instructivo para formular e implementar el plan operativo

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EL SALVADOR UNAMONOS 'ARA CRECEII

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Instructivo para Formular e Implementar

el Plan Operativo Anual 2017

Aprobación

Código: IPM0202 Versión: 1

Subdirectora Ejecutiva

Gerencia de Planificación Octubre 2016

InstructivoparaDiseñareImplementarel

PlanOperativoAnual

2Código:IPM0202Versión:1

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ContenidoI. Introducción 3

II. BaseLegal 5

III. Objetivo 6

IV. Roles de las Unidades Organizativas en el Proceso dePlaneamientoEstratégicoyOperativo

6

a) RolesenlaEtapa1“FormularelPlanOperativoAnual 6

b) RolesenlaEtapa2“ImplementarelPlanOperativoAnual” 8

V. EtapasdelProcesodePlaneamientoEstratégicoyOperativo 8

a) EtapaI“FormularelPlanOperativoAnual”. 9

Paso1Organizarunequipodetrabajoconpersonalclavedelárea,paraeldiseñodelPlandeTrabajo.

10

Paso 2 Identificar información básica para diseñar el PlanOperativo.

11

Paso3Definirlasactividades. 11

3.1Tiposdeactividad 11

3.2Definicióndeactividades. 13

3.3AsignarPresupuestoalPOA 17

Paso4ValidarelPOAdecadaárea 17

Paso5AprobarelPOAdecadaárea 18

b) EtapaII“ImplementarelPlanOperativoAnual”. 18

Anexo1GuíasobreelmanejodematricesEXCELparaformularelPOA2017

19


PlanOperativoAnual


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I. Introducción

Uno de los principios de administración que contribuye amejorar el desempeño en lasorganizaciones,seanestasdecarácterprivadoopúblico,eselde“UnidaddeDirección”,ysignificaquetodoslosmiembrosdeunaorganizacióndebentrabajarafavordelosmismosobjetivos.Esteprincipiorequieredelaaplicacióndeunprocesodeplanificación,conelcuales posible definir y ordenar los propósitos concretos que el equipo directivo de laorganizacióndeseaalcanzar, demodoque lepermita realizar susactividadesdemaneraordenada y coordinada, que conduzca al uso eficiente de los recursos, evitar laimprovisación,comotambiéndesempeñarsedemaneraefectivadentrodelcontextoenelcualopera,queparaelcasodelCNReselgubernamental,endondelademandadeserviciosporpartedepersonas jurídicasynaturales, seorientaasolventarnecesidadesdeordenlegalqueregulanaspectosdelámbitoeconómicoysocial,comotambiénnecesidadespropiasdelpaís.Envirtuddeloanterior,elCNRaplicaunprocesodeplanificaciónestratégicoyoperativo,del cual resulta el primer documento que guía el rumbo institucional, es decir, el PlanEstratégicoInstitucional2014‐2019,endondeseestablecelaVisión,PolíticadelaCalidad,Misión, Objetivos Estratégicos, indicadores e iniciativas. Todo ello en su conjunto,representan los propósitos que la Administración Superior pretende alcanzar en lospróximos5años.

ElPlanEstratégicoInstitucional2014‐2019(PEI),formuladobajolametodologíadelCuadrodeMandoIntegral(CMI),tieneporobjetoconsolidareintegraresfuerzosentrelasdistintasáreasorganizativasque intervieneneneldesarrolloy logrode losobjetivosestratégicosinstitucionales. En el marco de esta metodología, los propósitos del PEI 2014‐2019, seconfigurandelamanerasiguiente:

4Perspectivas

1PolíticadelaCalidad

7ObjetivosEstratégicos

16 Indicadores


PlanOperativoAnual


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ElcuadrosiguientemuestraespecíficamentelaestructuradelPEI2014‐2019delCNR

PERSPECTIVAS OBJETIVOSESTRATÉGICOS INDICADORES No.DE

INICIATIVAS

1. DesarrolloInstitucional y delTalentoHumano

1.‐Crearyarmonizarla normativainstitucional

1.‐%deleyesynormativascreadas4

2.‐%deleyesynormativasarmonizadas

2.‐Fortalecer lascapacidades deltalentohumano

3.‐%promediodeeficaciadelagestióndeltalentohumano 6

3.‐Modernizar lascapacidades degestióninstitucional

4.‐Indice de instancias nuevasfuncionando 1

5.‐Índice de eficacia de los sistemasautomatizados 1

6.‐Índicedeeficaciadeinstrumentosdegestiónalineados

3

7.‐Indicedehacinamiento 3

8.‐Indice de obsolescencia de la flotavehicular

1

9.‐Indice de obsolescencia tecnológica(Hardware,Software) 1

2. Eficacia en losProcesosInstitucionales

4.‐Optimizar elfuncionamientointegrado de losprocesos

10.‐Indice de automatización de losprocesos 3

11.‐% de reducción de los tiempos derespuestas(ClienteInterno)

3

12.‐% de reducción de los tiempos derespuestas (Usuarios y UsuariasExternos)

5

3. AutosostenibilidadFinanciera yGestión de losRecursos

5.‐Optimizar el usodelosrecursos

13.‐Costo promedio de serviciosprestados 3

6.‐Fortalecer laautosostenibilidadde mediano y largoplazo

14.‐%deaumentodeltotaldeingresosprovenientesdetodaslasfuentes

514b.‐Productividadlaboralpromedio

4. Calidad en elServicio a losUsuariosyUsuarias

7.‐Elevar el nivel desatisfacción de losusuariosyusuarias

15.‐Indice de satisfacción de losusuariosinternos

2

16.‐Indice de satisfacción de losusuariosyusuariasexternos 6

TotaldeIniciativas….. 47


PlanOperativoAnual


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Unsegundodocumentoquesurgedelaaplicacióndelprocesodeplanificaciónestratégicayoperativa,eselPlanOperativoAnual,enelcualsedefineprincipalmenteelcaminoaseguirparaalcanzarlasIniciativasEstratégicas.Tienecomoelementodeentradaparasuformulación,elPEI,por loque susactividadesdebencontribuirprincipalmentea lograr losobjetivosdeeficacia,eficiencia,efectividad,excelenciayéticadefinidosen laestructuradelPEI. Enesteorden,laestructuradelPOAeslasiguiente:

ParafacilitarlaelaboracióndelPOA,laGerenciadePlanificacióndisponedeunarchivodeExcel, que automatiza la matriz para formular el POA, el cual facilita el diseño de lasactividadesysubactividadesalavezquepermitesuvinculaciónconlasiniciativas,objetivosestratégicoseindicadoresdelPEI2014‐2019.Laoperatividaddeestasmatrices,seabordaenelAnexo1“GuíasobreelmanejodematricesEXCELparaformularelPOA2017”.

II. BaseLegal

LanormativalegalaplicablealprocesodePlaneamientoEstratégicoyOperativo,sedetallaacontinuación:

1. NormasTécnicasdeControlInternoEspecificasdelCNR,artículo16,elcualestableceque“Lavaloracióndelosriesgos,comocomponentedelSistemadeControlInterno,deberáestarsustentadaenunaplanificaciónparticipativaydedivulgacióndelosplanes,paralograrcompromiso sobre el cumplimientode losmismos.Elnivel ejecutivo formulará,divulgará,ejecutaráyrealizará,elseguimientodelPlanAnualOperativo,elcualdeberáseraprobadoporelConsejoDirectivo.”

4Perspectivas

1Políticadelacalidad7ObjetivosEstratégicos

16Indicadores


PlanOperativoAnual


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2. ReglamentodelaLeyOrgánicadeAdministraciónFinancieradelEstado,articulo38,elcualestablecelosiguiente:“ElPresupuestodeEgresosdelSectorPúbliconoFinanciero,comprenderálaintegracióndetodoslosgastosqueseproyectanparaunejerciciofiscalysusustentaciónpresupuestariaanivelinstitucionaldeberájustificarseenPlanesdeTrabajoquecompatibilicenpropósitosconrecursos”.

3. Ley deAcceso a la InformaciónPública, la cual en su artículo 10,numeral 8, seestableceque “Losentesobligados,demaneraoficiosa,pondránadisposicióndelpúblico,divulgarán y actualizarán, en los términos de los lineamientos que expida el Instituto, lainformaciónsiguiente….”ElPlanOperativoAnual”

4. Manual de Operaciones del CNR, artículo IX, el cual indica que a la Gerencia de

Planificaciónlecorrespondelaemisióndelineamientosgeneralesparalaformulacióndelosplanesdetrabajoasícomotambiénsupervisarelcumplimientodelosmismos.

III. Objetivo

Normarlaformulacióneimplementacióndelosplanesoperativosanuales,estableciendolasactividadesadesarrollarencadaunalasetapas,afindelograrmejorcoordinaciónentrelosinvolucradosenesteproceso,comotambién,alinearelquehacerinstitucionalalosobjetivosdelPEI2014‐2019.

IV. Roles de las Unidades Organizativas en el Proceso de

PlaneamientoEstratégicoyOperativo

La formulación e implementación del plan, conlleva la armonización de esfuerzos entre losdistintosnivelesjerárquicosdelCNR.EnesesentidosedescribenlosprincipalesrolesqueelConsejoDirectivo,DirecciónEjecutiva,GerenciadePlanificaciónyÁreasorganizativasdelCNRtienenenlasetapasdeesteproceso.

a) Rolesenlaetapa1“FormularelPlanOperativoAnual”

Área Roles

ConsejoDirectivo

AprobarelPlanOperativoAnual,segunlodisponeelArt.16delasNTCI‐CNR.(POAinstitucional).


PlanOperativoAnual


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Área Roles

DirecciónEjecutiva

AprobarloslineamientosparalaformulacióndelPlanOperativoAnual.

AprobarelPlanOperativoAnual(POA)decadaáreaorganizativa.

SometeralaaprobacióndelConsejoDirectivo,elPOAInstitucional.

GerenciadePlanificación

EmitirelinstructivoparalaformulaciondelPOA.

Socializar el instructivo para la formulación, implementación y

seguimientodelPOAyvelarporsucumplimiento.

Facilitarlosmecanismos,seanestosmanualesoautomatizadosparalaformulaciónyseguimientodelPOA.

OrientaralasunidadesorganizativasdelCNR,enlaformulacióndelPOAdesuáreayseguimientodelmismo.

OrganizaryllevaracabojornadasdevalidaciondelPOAelaboradoporcadaunidadorganizativadelCNR.

Consolidar el POA Institucional y someterlo a la aprobacion de laDireccionEjecutiva.

ÁreasOrganizativas

delCNR

Formular los planes operativos de sus áreas, según los lineamientos

emitidosparatalefecto. Validar ante laGerencia dePlanificación, la propuestadel POAde su

área.

Presentar ante la Direccion Ejecutiva, el POA de sus áreas para suaprobaciónpreliminar.


PlanOperativoAnual


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b) RolesenlaEtapa2“ImplementarelPlanOperativoAnual”

Área Roles

DirecciónEjecutiva

InstruiralasáreasorganizativasdelCNR,sobreelcumplimientodelPlanOperativoAnualaprobado.

Gerencia dePlanificación

Comunicar a la Unidad de Acceso a la Información Pública, el plan

OperativoAnualaprobado,parasurespectivapublicación,enatencióna lo dispuesto en la LeydeAcceso a la InformaciónPública, la cualexpresa:Art.10.Losentesobligados,demaneraoficiosa,pondránadisposicióndel público, divulgarán y actualizarán, en los términos de loslineamientosqueexpidaelInstituto,lainformaciónsiguiente:

Numeral8:Elplanoperativoanualylosresultadosobtenidosenelcumplimientodelmismo;lasmetasyobjetivosdelasunidadesadministrativasdeconformidadconsusprogramasoperativos;ylosplanesyproyectosdereestructuraciónomodernización.

Unidad deAcceso a laInformaciónPública

PublicarelPlanOperativoAnualaprobado.(POAInstitucional)

GestionarlasconsultasdelaciudadaníasobreelPlanOperativoAnual.

ÁreasOrganizativasdelCNR

Socializar el POA al interior de sus áreas y con el personal que la

integra,estoconelobjetodeconcientizarygenerarcompromisosobreelaportequecadaunohaceenelcumplimientodeobjetivosymetas,lascualesasuvezcontribuyenalprogresoinstitucional,comotambiénabrindarmejoresserviciosalosusuariosyusuarias.


PlanOperativoAnual


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V. EtapasdelProcesodePlaneamientoEstratégicoyOperativo

La aplicación del proceso de Planeamiento Estratégico y Operativo conlleva las etapassiguientes:

Es oportunomencionar, que este instructivo solamente regula las etapas de “FormularelPlan”, e “Implementar el Plan”. Las etapas de “Monitorear el Plan” y “Definir eimplementaraccionesparasubsanardesviaciones”,seránabordadasenotraguía.

a) EtapaI“FormularelPlanOperativoAnual”.

Estaetapaconllevalospasossiguientes:

1. Organizarunequipodetrabajoconpersonalclavedeláreaorganizativa,paraeldiseñodelPlandeTrabajo,

Con los resultados del seguimiento, se analizan lasrazones que inciden en el no cumplimiento de metasesperadas en indicadores y actividades, tomando lasaccionesnecesariasquetributenallogrodelasmismas.

1 FormularelPlan

Serefiereadefinir lasactividadesarealizarduranteunperiodo, teniendo como base principal, los objetivos,indicadoreseiniciativasdelPEI.

De acuerdo a las NTCI‐CNR, art. 16, este proceso deberealizarse de manera participativa, a fin de lograr unamejordefinicióndelasactividadesygenerarcompromiso.

Comprende la socialización del plan a todos losinvolucrados así como la asignación de metas yactividades a los responsables de concretarlas, para lapuestaenmarchadelasmismas.

2 ImplementarelPlan

3 MonitorearelPlan

Es la verificación mensual de las actividadesprogramadas,afindeestablecerelniveldecumplimientodecadauna,comotambiéneldesempeñodelPlanensuconjunto.

4Definireimplementar

accionesparasubsanardesviaciones.


PlanOperativoAnual


GP

2. IdentificarinformaciónbásicaparaformularelPlanOperativo,3. Definirlasactividades,4. ValidarelPOAdecadaárea,5. AprobarelPOAdecadaárea,

Acontinuaciónsedescribeenqueconsistecadaunodelospasosindicados.

Con este paso se aplica lo expresado en elArt.16 “PlanificaciónParticipativa” de lasNormasTécnicasdeControlInternodelCNR,alavezqueselograunamejorprecisiónenelplanteamientodelasactividades.

Enatenciónaloanterior,sedeberáconformarunequipodetrabajoconelpersonalclavedecadaáreaolosqueseestimennecesarios,elcualdebeserlideradoporeltitular.

Muyimportanteesdejarconstanciadelequipodetrabajoqueseestablezca,comotambiéndelosacuerdosqueresultenenlasreunionesquesellevenacaboparaeldiseñodelplan.Eneste sentido deberá remitirse un memorando a la Gerencia de Planificación donde senotifiquelaconformacióndelequipodetrabajo.

ElquehacerdelasOficinasDepartamentales,deberáserrepresentadoenunasolaactividadenelPOAdelaoficinacentral,siempreycuandoestasmetasyactividadesseandeaplicacióncomúnatodaslasoficinas.Unejemplodeloanterior,sonactividadestalescomo: “Atenderlademandadelosusuarios”; “Brindarrespuestaeneltiempoestipulado,alasquejasdelosusuarios”,entreotras.

Paraelcasodeestosejemplos,aniveldesubactividadpuedendetallarselasproyeccionesporoficina.

Si hay actividades de carácter específico en las oficinas departamentales, estas deberánevidenciarseenelPOAdelaoficinacentral,asignandocomoresponsablealjefedelaoficinadepartamental.

Paso1

Organizarunequipodetrabajoconpersonalclavedelárea,paralaformulacióndelPlandeTrabajo.


PlanOperativoAnual


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El objetivo de este paso, es disponer de información base que oriente o fundamente loscompromisosqueseadquieranenelPOAatravésdelasactividades.Estainformaciónpuedeser:

PlanEstratégicoInstitucional2014‐2019, PresupuestoInstitucional, Informesderesultadosdegestiónobtenidosenañosanteriores, Solicitudesdeentidadesexternasointernas,ohallazgosdeauditoríasinternasoexternas,querequieransolucionesintegralesaproblemáticasidentificadas,yqueenamboscasos,requierenunainversiónsignificativadetiempoyrecursos,

Marcolegalquerigeelquehacerinstitucional, Accionesplanificadasenlosmapasderiesgos,paraabordarriesgosyoportunidadesdelosprocesosyobjetivosestratégicosyquesuimplementaciónrequiereuntiempoconsiderableparafinalizarlas,

RequerimientosdepartesinteresadaspertinentesparaelSistemadeGestiónEstratégicaydelaCalidad,entantoseafactibleelcumplimientodelosmismos,

CualquierotrainformaciónqueseanecesariaparalaformulacióndelPOA.

3.1 Tiposdeactividad.

LasactividadesdelPOArespondenadosprincipalescontextos:

Alcontextoestratégico,cuyabaseeselPlanEstratégicoInstitucional2014‐2019y,

AlcontextoMisionalendosvías:unaderivadadelasatribucionesconsignadasenelmarcolegalquerigeelquehacerinstitucionalylaotraderivadadelarazóndeserdecadaunidadorganizativa.

Sobre labasede loanteriorsepuedenidentificardostiposdeactividades:Lasdecarácterestratégicoy lasde caráctermisional. En estas últimasnodeberán incluirse aquellas decarácterrutinariocomoprepararinformesoayudasdememorias,puessonactividadesqueseencuentranimplícitasdentrodelaactividadprincipal.

Paso2

Identificar información básica para formular el PlanOperativo.

Paso3

Definirlasactividades.


PlanOperativoAnual


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Lasactividadesdecarácterestratégico,seformulanconlaintenciónde:

Ejecutarlainiciativaestratégica, Aportar y concretar lasmetasestablecidasen indicadoresyobjetivosestratégicos,considerando que el objeto de estos propósitos es generar desarrollo y cambios en lascondiciones actuales de la institución a fin de fortalecerla en todos los ámbitos quenecesitendeatención,comoporejemplo: Mejorarelposicionamientoeimageninstitucional, Lograrmayoragilidadenlaprestacióndeservicios, Mejorareldesempeñoenaspectoséticosyadministrativos, Alcanzarnivelesderentabilidadquegaranticenlasolvenciaysostenibilidadfinanciera, Facilitarelaccesodelosserviciosquesebrindan, Ampliarlarelaciónconentidadeshomólogasenotrospaíses,onuevosconvenioscon

entidadesqueapoyantécnicaofinancieramenteproyectos, Fortalecerlainfraestructurainstitucional, Mejorarnivelesdecalidezenlaatención,entreotros.

Unejemplodeactividadesestratégicaseselsiguiente:

PerspectivaObjetivoEstratégico Indicador

IniciativaEstratégica ActividadesEstratégicas

1‐Desarrolloinstitucionaly de TalentoHumano

2‐Modernizarlascapacidadesde gestióninstitucional

7‐ Índice deHacinamiento

Desarrollar eimplementarunplan deinversión paralainfraestructurafísica yequipamiento.

AE1.Elaborarundiagnósticosobreestadoactualdelainfraestructurafísicaysuequipamiento.AE2.Diseñarelplandeacciónparafortalecerlainfraestructurafísicaymodernizarsuequipamiento.

AE3.Implementar la primera fasedel plan de acción parafortalecer la infraestructurafísica y modernizar sequipamiento.


PlanOperativoAnual


GP

Lasactividadesdecaráctermisional,tienensuorigenenelmarcolegalquerigeelquehacerinstitucional, esdecir, guardanestrecha relación conelpropósitoparael cual fue creada lainstituciónoáreaorganizativa.

Porejemplo:

EjecutarelPlandeComprasInstitucional, ElaborarelProyectodePresupuestosparaelaño2017, Implementar el plan de mantenimiento tecnológico, en infraestructura,formación/capacitacióndelrecursohumano,etc.

Atenderlademandadelosserviciosregistrales, Gestionarlasquejasdelosusuarioseneltiempoestablecidoparasurespuesta,etc.

3.2 Definicióndeactividades.

Paralograrunamejordefinicióndelasactividades,hayquetomarencuentaalgunosaspectosqueconduzcanalograrequilibrioenlosplanteamientosquesehagan,comotambiénfacilitensu posterior seguimiento. Para tal efecto, se utilizará la Técnica S.M.A.R.T, cuyas siglasrepresentanunacrónimodeadjetivosenelidiomainglés,loscualescalificancualidadesdelasmetas. Aplicando estas siglas al idioma español, las actividades en principio debencaracterizarseporser:

S Específicas,

M Medibles,

A Asignables,

R RealistasyRelevantes,

T Temporales.

Importante

Las actividadesmisionales, deberan ser vinculadas a la PerspectivaNo.1 “DesarrolloInstitucionalydelTalentoHumano”,iniciativaNo.48titulada“Desarrollartodaslasaccionesdecaráctermisionaldelaunidadorganizativainstitucionalpertinente.”


PlanOperativoAnual


GP

SIGLA DEFINICIÓN

Específicas

Se refiere a enfocar y precisar lo que se quiere alcanzar, evitandogeneralidadesoambigüedadesalmomentoderedactar lasactividades.ActualmenteexisteunadiversidaddeusuariosquetienenaccesoalPOA,ypor tal razón, estedocumentodebe serde fácil comprensión.Enesesentido, es importante que almomento de enunciar las actividades setomenencuentalassiguientesrecomendaciones:

Laredacciónsedebeiniciarconverbosenmodoinfinitivo,(Palabrasque denotan acciones y que terminan en Ar, Er, Ir,) Por ejemplo:Diagnosticar,Inscribir,Proveer,Mejorar,Instruir,Fortalecer,etc.

Elnombredelaactividaddebeserbreveperomuypreciso,demodoquefácilmentesecomprendaloquesequiererealizar.

Guardar la debida vinculación con la iniciativa, indicador, objetivoestratégicoyperspectiva,(Alineación).

Formularactividadesenelmarcodelascompetenciasdelárea,yencasodehaberactividadesquerequierendelapoyodeotrasunidades,verificar la disposición de tiempo y recurso que dispone la unidadinvolucrada.

Las actividades se redactarán, según lo indicado en el paso 3 delAnexo1“GuíasobreelmanejodematricesEXCELparaformularelPOA2017”.(Página5).

Medible

Consisteencuantificar loqueseesperaalcanzaren lasactividades,demodo que se facilite monitorear el avance de las mismas durante suejecución.Estoseindicaráenlacolumnallamada“ResultadoEsperado”,delformatoparaelPOA,ydeberámantenerconsistenciaconelenunciadodelaactividad.La cuantificación se indicará con valores absolutos. Por ejemplo: 10jornadas,2oficinascapacitadas,20personas instruidas,15reportes,5mediciones,20Kilómetros,2proyectos,20contratos,etc.Para aquellas actividades en las que no exista verdadera certeza de lacantidad que se espera alcanzar, el resultado esperado meta podráindicarseenporcentaje.

S

M


PlanOperativoAnual


GP

SIGLA DEFINICIÓN

Medibles

Porejemplo:100%delasquejasresueltaseneltiempoestablecido,100%delasasesoríasbrindadaseneltiempo,100%deloseventossolicitadosporentidadesexternas,atendidos,etc.Otra información que sigue al Resultado Esperado, es el deMedio deVerificación.Estedatorepresentalaevidenciaconcretaqueseobtienealhaber ejecutado la actividad. Constituye la evidencia de la gestiónrealizada, no solo para el que ejecuta el POA, sino también para serpresentada como evidencia ante cualquier organismo interno o externoquelarequiera.SielResultadoEsperadometaes:10jornadas,elmediodeverificaciónlopodríaconstituirlaslistasdeasistenciaasícomoelprogramadesarrolladoenelevento.Serecomiendacomo,buenapráctica,crearcarpetasdigitalespor actividady colocar losmediosde verificación como respaldode lasmismas.El ResultadoEsperado y elMedio deVerificación, se indicarán según elpaso4delAnexo1 “Guía sobreelmanejodematricesEXCELparaformularelPOA2017”.(Página6).

Asignables

La“DivisióndelTrabajo”esotroprincipioadministrativoaplicableaesteproceso,yenresumenserefierealaasignaciónderesponsablesparacadaunadelasactividades.Laasignacióndeactividadestienealabaseelnivelquelapersonaocupaenlaescalajerárquicacomotambiénlasfuncionesdelpuesto.Estadistribucióndeltrabajopromuevelaeficiencia,elcompromiso,facilitaelcontroldelasactividades,justificalospuestosdetrabajoypresupuesto,laevaluacióndeldesempeño,yademás,sedacumplimientoalart.15delasNTCIde lasNormasTécnicasdeControl Internode laCortedeCuentas.Los responsables se indicarán, según lo establecido en el paso4 delAnexo1“GuíasobreelmanejodematricesEXCELpara formularelPOA2017”,(Página6).LosresponsablespuedenserDirectores,Gerentes,Jefes de Unidad, de todos los niveles jerárquicos, o el Técnico que seapertinente.Engeneraldeberáespecificarseelnombreyapellido,evitandocolocarelpuestoqueocupanlaspersonas.

M

A


PlanOperativoAnual


GP

SIGLA DEFINICIÓN

EnelencabezadodelPOAdeberáaparecerelnombredelDirector,GerenteoJefedeUnidaddePrimerNivelcomoresponsablegeneraldelPOA.

RealistasyRelevantes

Al momento de establecer las actividades, se debe considerar lafactibilidad que existe para llevarlas a cabo, evitando sobrevalorar osubestimarlasactividadesyporendeeldesempeño.Paraellohabráquetomar en cuenta los recursos humanos, la disponibilidad financiera ytecnológica,lainteracciónconotrasáreas,requisitoslegales,etc.La información histórica, estadística, informes de resultados y datossimilares, representan una valiosa fuente para generar proyeccionesobjetivas.Debenenunciarsesolamenteaquellasactividadesquesonrelevantesparaconcretarlasiniciativas.Siparaconcretarlainiciativasenecesitamásdeuna actividad, estas deberán colocarse demodo secuencial y en ordenlógico.Sedebeevitarconfundiractividadconsubactividad.Lassubactividades,tienenlafuncióndeestablecersecuencialmente,elcaminoaseguirparaconcretarlaactividadytienenunperiodomáscortoquelaactividadparallevarlasacabo.Alassubactividadesselesdeberáasignarponderación,colocandoelvalormásaltoa laquedarespuestaalresultadoesperadometa.Tambiénsedeberáindicarelresponsabledellevarlaacabo,especificandonombreyapellido.Losenunciadosdelasactividadesysubactividades,secolocaránsegúnloestablecido en el paso 3 y 5, delAnexo1 “Guía sobreelmanejodematricesEXCELparaformularelPOA2017”).(Pág.5y7).

Temporales

Otroelementoimportantequesedebeindicar,esellapsodetiempoenelcualsedesarrollaránlasactividadesysubactividades.Laasignacióndeltiempoestaráenfuncióndeprioridades,lacantidaddetiempo y recursos que se requieren para desarrollarla, incluyendo lainteracciónconotrasunidadesoinstancias,elniveldeoportunidaddelaactividad,etc.

R

T


PlanOperativoAnual


GP

SIGLA DEFINICIÓN

Temporales

Es oportuno aclarar que el tiempo en el cual las actividades se ejecutan,vendrádeterminadopor laprogramaciónque se asignea cadaunade lassubactividadesquelaconforman.Porejemplo:

Actividades/SubactividadesTiempodeEjecución

E F M A

ActividadXY En‐Ab SubactividadXY1 1 SubactividadXY2 1 SubactividadXY3 2 2 2

3.3 AsignarPresupuestoalPOA

EstedatoloproporcionarálaUFIyseráincorporadoporlaGerenciadePlanificaciónalPOAdecadaáreaorganizativasegúncorresponda.

PrevioalapresentacióndelPOAantelaDirecciónEjecutiva,laGerenciadePlanificación,organizarayllevaraacabojornadasdevalidaciondeldocumentoconcadaunadelasareas,conelobjetodeverificarlaaplicaciondeesteinstructivoenlaformulaciondelPOA,comotambienvalorarloscompromisosqueseadquierenenlasactividades.Posterior a esta validacion, la Gerencia de Planificacion gestionara ante la DireccionEjecutiva,jornadasdepresentaciondelPOA,lacualrealizaraeltitulardecadaarea,estoconelobjetodebuscarlaaprobacionpreliminardelmismo.Selevantaranactasdecadareunion,afindedocumentarlasrecomendacionesyacuerdosqueresulten.

Paso4 Validar el POA de cada área

T


PlanOperativoAnual


GP

Enestepaso,laGerenciadePlanificacionverificarasilasobservacionesquesurgieronenlasjornadasdepresentaciondelPOAhansidosubsanadas.Finalmente, la Gerencia de Planificacion procedera a imprimir el POA de cada area ygestionaralasrespectivasfirmascorrespondientesalvistobuenoproporcionadopor: EltitulardecadaunidadorganizativaresponsabledesuPOAy, ElDirectorEjecutivo.

ElDirectorEjecutivoinformaraalConsejoDirectivosobreelPOAformulado.

b) EtapaII“ImplementarelPlanOperativoAnual”.Estaetapaconstadeunpaso,yconsisteensocializarelPOAaprobadoparalapuestaenmarchadelmismo.

Enatenciónalodispuestoenelartículo15delasNTCIdelaCortedeCuentasy16delasNTCI‐CNR,eltitulardecadaunidadorganizativa,deberádivulgarasupersonalelPOAdesuárea,formalizandoasílaasignacióndeactividades.Algunosdelosbeneficiosqueseobtienendeestaprácticason:

Segeneraconcienciadeloscompromisosquelaunidadorganizativaasumeenelaño, Elpersonaladquiereunconocimientointegraldelquehacerdeláreaorganizativa, Se involucra al personal en el logro de las actividades y metas, generando así

compromiso, Facilitalacomunicaciónycooperaciónentreáreas,etc.

Sedeberádejarconstanciadelajornadadesocialización,atravésdeactaylistadeasistenciadelosparticipantes.

Paso5 AprobarelPOAdecadaárea


GP

CentroNacionaldeRegistros

Anexo1

GuíasobreelmanejodematricesEXCELparaformularelPOA2017

GuíasobreelmanejodematricesdeEXCEL ParaformularelPOA2017


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INDICE

I INTRODUCCIÓN 21

II PASOSPARAFORMULARELPOAENLASHOJASDETRABAJODEEXCEL 23

PasoNo.1SeleccionarcarpetayarchivodeformatosPOA

23

PasoNo.2

Seleccionarlasiniciativasenlasqueparticipalaunidadorganizativa23

PasoNo.3

IngresarlasactividadesdefinidasparaelPOA24

PasoNo.4

IndicarelResultadoEsperado,MediodeverificaciónyResponsablesdelaactividad

25

PasoNo.5

DefinirSubactividades26

III

VINCULACIÓN ENTRE MATRIZ DE SUBACTIVIDADES Y MATRIZ DEACTIVIDADES.

27

IV

CONFIGURACIÓNDECONTROLESDESEGURIDADDELARCHIVOEXCEL 29


PlanOperativoAnual


GP

I. INTRODUCCIÓN

EsteanexoesunaguíaparaelusodelashojasdetrabajodiseñadasenEXCELparaelaborarelPOA.Estashojasfacilitanvincularelplanestratégicoconlasactividadesoperativasqueseránformuladasparaelperíododeunaño.Atravésdeestemecanismo,laGerenciadePlanificaciónproveeunaherramientaparalaconstruccióndelPOA,sinembargosehaceénfasis,queelmanejoycontenidode la informaciónqueahíseconsigne,esresponsabilidadde lostitularesdecadaárea.

Para facilitar el acceso a estas hojas de trabajo, la Gerencia de Planificación dispone de unservidor llamado“ProyectoGP”,dentrodelcual sehacreadounacarpetaparacadaunidadorganizativa.CadacarpetatieneunarchivoenEXCELcuyonombreseestructuradelamanerasiguiente:“POA+nombredelárea+añodelPOA”,porEjemplo:05‐POADRGM2017.

Este archivo en EXCEL contiene las hojas de trabajo para consignar las actividades ysubactividades.Lafigurasiguiente,ilustraelcontenidodelarchivo.

Laprimerahojadetrabajollamada“PLANESTRATÉGICO2014‐2019”,tieneporobjetofacilitarlaconsultadeloscomponentesdelPlanEstratégico,incluyendolaparticipaciónquetienenlasunidadesorganizativasenlasiniciativas.

Enlasegundahojadetrabajo,nombradaPOADELAUNIDAD,sedefiniránlasactividades,resultadoesperado(productofinalometa),mediodeverificación,responsables,asícomotambiénvincularactividadesquerequierenelapoyodeáreasquebrindanserviciostransversales

Eltercertipodehojaseráparadetallarlassubactividades.Habráunahojaporcadaactividadquesehayadefinidoenlasegundahoja.

Porejemplo:Sisedefinieron5actividades,corresponderán5hojasdetrabajoparadescribirlassubactividadesdecadauna.

Esta hoja se ha diseñado para las áreasorganizativas que brindan serviciostransversales,esdeciraquellasunidadesque atienden requerimientos a nivelinstitucional.Porejemplo,lassolicitudesquelamayoríadelasáreashacenaDTI,ESFOR,GIM,UFI,UACI,GC,GDN,URICC,UJ,UGDA,DDHAyGP. Este paso pretende lograr una mejorcoordinación, entre los solicitantesy lasunidadesquebrindanel servicioanivelinstitucional,afindequeenconjuntosedeterminesilasactividadesquelaunidadsolicitante incorpora en el POA, sonfactiblesdellevarseacabo.


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HojadetrabajoNo.2“FormulacióndeActividades”

HojadetrabajoNo.3“Formulacióndesubactividades”

HojadetrabajoNo.4“RequerimientosTransversales”


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II. PASOSPARAFORMULARELPOAENLASHOJASDETRABAJODEEXCEL

PasoNo.1SeleccionarcarpetayarchivodeformatosPOA

Elprimerpasoconsisteenseleccionarlacarpetacorrespondientealáreaorganizativa.LuegoabrirelarchivodeEXCEL,cuyonombreseestructuradelamanerasiguiente:

“POA+nombredelárea+añodelPOA”,porEjemplo:05‐POADRGM2017.

Estepasoseilustraenlafigurasiguiente:

PasoNo.2Seleccionarlasiniciativasenlasqueparticipalaunidadorganizativa

IngresaralahojadetrabajoNo.2“POADELAUNIDAD”yseleccionarlasiniciativassegúnlomuestralafiguraNo.1,eligiendoenprincipio,aquellasenlasquesetieneparticipacióndirecta.

Las iniciativas en las que participa cada unidad organizativa, pueden ser consultadas en laprimerahojadetrabajotitulada““PLANESTRATÉGICO2014–2019”oenlaspáginas38ala42deldocumentodePlanEstratégico,ubicadoenel“proyectogp”.

FiguraNo.1Seleccióndeiniciativas

Nota

Lacarpetasolodebecontenerelarchivodel

POA

Las primeras trescolumnas indican laPerspectiva, ObjetivoEstratégico y elIndicadorasociadoa lainiciativa y seránvisibles hasta elmomento en el cual seelijalainiciativa.

La elección de lasiniciativas se hará enestacolumnayseeligendesplegando la lista deiniciativas y elegiraquellasenlascualeslaunidad organizativaparticipasegúnelPEI.


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PasoNo.3IngresarlasactividadesdefinidasparaelPOA

Al elegir las iniciativas se despliega el campo en la columna titulada “Actividad”. En ella sedigitaráelenunciadodelamismasegúnlosparámetrosderedacciónestablecidosenlaletra“SyR”delatécnicaS.M.A.R.T.explicadaenelinstructivoparaeldiseñodelPOA.

Si hubiere más de una actividad para desarrollar la iniciativa, esta se digitará en ordensecuencial en las filas siguientes. Luego seleccionar la iniciativa a la que corresponde. Cabemencionar que pueden existir actividades que aportan a iniciativas en las cuales el áreaorganizativanotieneparticipaciónsegúnPEI.Enesecaso,agregarlasactividadessiempreycuando estas actividades sean relevantes, es decir, genere un impacto considerable en eldesarrollodelainiciativa.Unejemplodeestepaso,seilustraenlafigurasiguiente:

FiguraNo.2Ingresodeactividades

PerspectivaObjetivoEstratégico Indicador Iniciativas #

Actividad

PLANESTRATÉGICOINSTITUCIONAL2014‐ 2019Elnumero DesarrolloInstitucionalydelTalentoHumano

1.‐Crearyarmonizarlanormativainstitucional

1.‐%deleyesynormativascreadas

1.‐Formularanteproyectosdeleyparafortalecerlagestióninstitucionalquecontribuyaalordenamientoterritorialyaldesarrolloeconómicoysocialdelpaís.

1 ActividadA

DesarrolloInstitucionalydelTalentoHumano




2 ActividadB

DesarrolloInstitucionalydelTalentoHumano




3

ActividadC

Deberá existir igual número de iniciativas y actividades. Si no se cumple esta condición deigualdad, entonces el título de la columnade “Iniciativas” adoptará unnombrediferente ycambiarádecolor,indicandoconellounllamadodeatención.

Elnúmerocorrelativoapareceautomáticamentealdigitarlaactividad.


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PasoNo.4 IndicarelResultadoEsperado,MediodeVerificaciónyResponsablesde laActividad.

Paracadaactividadsedebedefinir,elresultadoesperado,mediodeverificaciónyresponsables,segúnlosparámetrosindicadosenla letra“M”y“A”delatécnicaS.M.A.R.T.descritaenelinstructivo para el diseño del POA. Para efectos de ilustración se indican las columnas delformatoPOAendondeseingresalainformación.

Debido a que algunas actividades requieren del apoyo de áreasorganizativas que brindan servicios a nivel institucional, (EjemploDTI,ESFOR,GC,entreotras.);alfinaldelformato,habráunalistadesplegabledetalesáreas,estoconelobjetodeelegirlaunidaddelacualsenecesitaelapoyoparaconcretarlaactividad.Alrealizarestepaso,lainformaciónserávinculadaenunahojaadicionalalPOAdeláreaqueseelija.Estepasopretendelograrunamejorcoordinaciónentrelossolicitantesylasunidadesquebrindanelservicioanivelinstitucional,afindequeenconjunto, se determine si las actividades que la unidad solicitanteincorporaenelPOAsonfactiblesdellevarseacabo,delocontrarionodebeplanificarseolimitarlassolamentealoqueseafactiblealcanzar.

La redacción inicia con una cantidad de lo que seespera, como resultado final de la actividad. Ej: 5proyectos,10oficinasfuncionando,etc.

Sonlasevidenciasporelcualsecompruebalaactividadyelresultadoesperado.

SeindicarácomoresponsablealosDirectores,GerentesyJefesdeprimery segundo nivel y técnico pertinente, especificándolos con nombre yapellido. Deberá aparecer solamente la persona que tenga laresponsabilidaddirectaencuantoaldesempeñodelaactividad.


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PasoNo.5DefinirSubactividades

Paracadaactividadsedefiniránsubactividadessegúnloexplicadoenlaletra“R”y“T”delatécnica S.M.A.R.T. la cual se describe en el instructivo para la formulación del POA. Para elingresodeinformaciónseprocederádelamanerasiguiente.

0

1‐Haciendo“click”enelnúmerocorrelativode la actividad, seabre la hoja detrabajo de lassubactividades.

1.1Sedesplegarálasiguientehojadetrabajo,lacualsecompletadelamanerasiguiente:

NOTA:Enestoscamposestánvinculadosdemaneraautomáticaalaactividad,ResultadoesperadoyResponsable,conelpropósitodenoperderelenfoquedelaactividadyelresultadoqueseespera.

2–Celdasparaladescripciónordenadaysecuencialdelassubactividades

3–Celdasparaasignarresponsablesalassubactividades

4–Celdasparalaasignarlaponderación(%)segúnelniveldeincidenciaquetienensobrelaactividadysuresultadoesperado.Lasumatoriadebeser100%.

5– Celdasparaindicarunidaddemedidadelasubactividad,lacualsepuedeexpresaren#,%o$.

6–Celdasparaindicarlaprogramaciónmensualdelasubactividad. Elformatodeestasceldassólosonnúmerosabsolutos.


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III. VINCULACIÓNENTREMATRIZDESUBACTIVIDADESYMATRIZDEACTIVIDADES.

La siguiente ilustración muestra la relación entre la matriz de subactividades y lasactividades

Estasceldasmuestranunpromediomensual, determinadoa travésdelporcentaje de programación quetienecadaactividad.

El peso ponderado que se asigne a cada subactividad se distribuye entre los valores de la programaciónmensual.Laprogramaciónasignadaalassubactividades,serálaquedetermineelvalorporcentualpromedioaniveldeactividad.Estedatosereflejamensualysevinculaalamatrizdeactividades.

El período total en el cual se desarrollará la actividad, sedetermina,apartirdelosvaloresporcentualesqueseindicanenlaprogramación,loscualesasuvezsealimentandelamatrizdesubactividades.


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3.1 CriterioAcumulativo

Otro aspecto a considerar en la programación de las subactividades es el “CriterioAcumulativo”,elcualconsisteenincrementardemodoacumuladolaprogramacióndeunmesaotro.EstoesasídebidoaqueelPOAseconstruyebajounaperspectivadeprogreso,yademásdebeproporcionardatosacumuladosalmomentodehaceranálisis sobre losavancesquesehanobtenido hasta un determinado período, demodo que se responda a la siguiente pregunta¿CuántoeselvalorylasactividadesplanificadasdesdeEnerohastahoy?La siguiente ilustración explica este criterio, en donde el cuadro de color grismuestra unaprogramación sin datos acumulados mientras que en el segundo cuadro las cantidadesprogramadasseacumuladeunmesparaotro,loquedenotaunincremento.


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IV. CONFIGURACIÓNDECONTROLESDESEGURIDADDELARCHIVOEXCEL

Losusuariosqueestánautorizadosparaingresaralservidor"proyectoGP"sonlosqueestánrelacionadosanivel institucional, conelSistemadeGestiónEstratégicayde laCalidad.Lospermisos de acceso al servidor son aplicados por la DTI a solicitud de la Gerencia dePlanificación. Si alguna Unidad Organizativa requiere permisos de acceso al servidor y suscarpetas, o modificaciones a los permisos ya otorgados, deberá solicitarlo a través dememorandoaestaGerencia,justificandolasrazonespertinentes.ParaelmanejodelosarchivosquecontienenelformatodelPOAsehanautorizadodostiposdeusuariosloscualesson:

a) Usuariosconpermisosdeconsulta.Puedenabrir losarchivosenmodode lectura,esdecir,“nopueden”modificarlainformaciónconsignadaenlasmatrices.ElobjetivoesquepuedanconsultarelPOA’sdesuunidadyeldecualquierotra.Almomentodeabrirlosarchivos,aestosusuariosnoselespideclavedeapertura.

b) Usuariosconpermisoparaingresarymodificarinformación,puedenabrirlosarchivosenmododelectura‐escritura,esdecir“pueden”digitarymodificarlainformacióndelPOAenlasmatrices.Paraelloseasignaunaclavedeaccesoalarchivo.Dichasclavessonlas vigentes desde el año 2014. Es responsabilidad de cada enlace o usuario conderechosdelectura‐escrituraelresguardodesuclave.

Duranteelperíododeformulaciónde losPOA, lashojasdetrabajodelarchivodematrizdeactividadesysubactividades,estarándesbloqueadas.CuandosetengalaversiónfinaldelPOAdecadaárea,laGerenciadePlanificaciónprocederáabloquearlainformaciónrelacionadaconlasactividadesysuprogramación,dejandolibresolamentelasceldasendondeseregistrarálosavancesdelasactividadesysubactividades.

instructivo para formular e implementar el plan operativo

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