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Elaboró
MLE Marjorie Morales Aguilar Departamento de Programación y Control
Revisó MBA Rosa Chacón Alvarado
Jefe, Dpto de Programación y Control
MSC Jenny Mena Ugalde Jefe, Dpto de Contratación Administrativa
Aprobó Lic. Mario Umaña Mora
Director Proveeduría Institucional
7
Instructivo para el trámite de Procedimientos de Contratación Administrativa
Código DPI-MA01G02-PC
Ministerio de Seguridad Pública
Versión No. 02 Fecha en que rige 2017
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PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
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1 Contenido y Revisiones
1.1 Contenido
1 Contenido y Revisiones ............................................................................................ 1
1.1 Contenido ................................................................................................................. 1
1.2 Control de Revisiones ............................................................................................... 6
2 Presentación ............................................................................................................. 7
3 Objetivo .................................................................................................................... 8
4 Alcance ..................................................................................................................... 8
5 Disposiciones Generales .......................................................................................... 9
5.1 Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) .................................................. 14
5.2 Publicidad del Programa de Adquisiciones ............................................................. 15
5.3 Requisitos previos .................................................................................................. 16
5.3.1 Delimitar el Objeto Contractual y la Subpartida respectiva ................................... 16
5.3.2 Determinar las especificaciones, según la determinación de la necesidad .......... 17
5.3.3 Catálogo de Bienes y Servicios de SICOP ........................................................... 20
5.3.4 Inclusión del objeto contractual en el Plan de Adquisiciones publicado a inicios del
año 22
5.3.5 Trámites cuyos pagos se generan por reserva .................................................... 23
5.3.6 Fragmentación o fraccionamiento ilícito ............................................................... 23
5.3.7 Adquisiciones por Convenio Marco ...................................................................... 23
5.3.8 Definir la Estimación Contractual ......................................................................... 24
5.3.9 Garantizar la Disponibilidad Presupuestaria ........................................................ 28
5.3.10 Definir el Tipo de Trámite ................................................................................ 29
5.3.11 Determinar si en atención al objeto contractual y a las disposiciones del
Programa o Subprograma se requiere Criterio de una Unidad Técnica Especializada .. 32
5.3.12 Cumplir con lo dispuesto en la Directriz No. 023-H 4, dirigida al Sector Público
“Sobre la Eficiencia, Eficacia y Transparencia en la Gestión Presupuestaria de la
Administración Pública” ................................................................................................. 33
5.4 Decisión Inicial ........................................................................................................ 34
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5.4.1 Perfil de acceso al Sistema ..................................................................................... 39
5.4.1.1 Sistema CompraRed 2.0.................................................................................... 39
5.4.1.2 SICOP ............................................................................................................... 39
5.4.2 Inclusión de la Solicitud de Contratación y de los Anexos en el Sistema respectivo 40
5.4.3 Inclusión de los Aprobadores de las Solicitudes de Contratación en el sistema
SICOP 41
5.4.4 Aprobación del Jefe de Programa o Subprograma ................................................. 41
5.5 Trámite posterior a la Decisión Inicial ..................................................................... 42
6 Disposiciones Específicas ...................................................................................... 43
6.1 Mantenimiento Preventivo y Correctivo ................................................................... 44
6.2 10101 – Alquileres de Edificios, Locales y Terrenos ............................................... 45
6.3 10103 – Alquiler de Equipo de Cómputo ................................................................. 49
6.4 10104 – Alquiler y Derechos de Telecomunicaciones ............................................. 49
6.5 10302 – Medios de Comunicación .......................................................................... 50
6.6 10401 – Servicios Médicos y de laboratorio, Internamiento de Animales ................ 51
6.7 10405 – Servicios de Desarrollo de Sistemas Informáticos ..................................... 52
6.8 10406 – Servicios Generales de Fumigación .......................................................... 52
6.9 10406 – Servicios Generales (Limpieza de Tanques Sépticos) .............................. 52
6.10 10406 – Servicios Generales (Limpieza de Jardines u Oficinas) ............................. 53
6.11 10503 – Tiquetes Aéreos ........................................................................................ 54
6.12 10701 – Actividades de Capacitación ..................................................................... 55
6.13 10701, 10702, 20203 – Catering Service ................................................................ 57
6.14 10801 – Obras por Remodelación Internas de Oficinas o Delegaciones ................. 57
6.15 10805 – Mantenimiento y/o Reparación de Vehículos y/o Motocicletas .................. 58
6.16 10808 – Mantenimiento y Reparación de Equipo de Cómputo y Sistemas de
Información ...................................................................................................................... 59
6.17 20101 – Compra de Aceites y Fluidos Lubricantes ................................................. 59
6.18 20102 – Productos Farmacéuticos y Medicinales ................................................... 59
6.19 20103 – Productos Veterinarios .............................................................................. 59
6.20 20204 – Alimentos para Equinos y Canes .............................................................. 60
6.21 29901 – Útiles, y Materiales de Oficina y Cómputo ................................................. 60
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6.22 29904 – Textiles y Vestuarios ................................................................................. 60
6.23 29906 – Útiles y Materiales de Resguardo y Seguridad .......................................... 61
6.24 29999 – Compra de Herraduras para Equinos ........................................................ 61
6.25 50102 – Equipo de Transporte................................................................................ 61
6.26 50103 – Equipo de Comunicación .......................................................................... 62
6.27 50104 – Equipo y Mobiliario de Oficina ................................................................... 62
6.28 50105 – Equipo y Programas de Cómputo ............................................................. 63
6.29 50199 – Equipo de Iluminación, Equipos de Refrigeración Electrodomésticos y
Equipos de Refrigeración Comerciales ............................................................................ 63
6.30 50201 – Obras por Construcción de Edificaciones .................................................. 64
6.31 50207 – Instalaciones ............................................................................................. 66
6.32 59903 – Bienes Intangibles ..................................................................................... 67
6.33 Reparaciones Indeterminadas ................................................................................ 67
Anexo No. 1 ..................................................................................................................... 69
Circular No. DPI-063-2016 ............................................................................................... 69
Anexo No. 2 ..................................................................................................................... 75
Cuenta Especial ............................................................................................................... 75
Anexo No. 3 ..................................................................................................................... 77
Canje 77
Anexo No. 4 ..................................................................................................................... 79
Entrega según demanda .................................................................................................. 79
Anexo No. 5 ..................................................................................................................... 83
Jurisprudencia y lineamientos sobre solicitud de muestras .............................................. 83
Anexo No. 6 ..................................................................................................................... 85
Formulario del Cálculo de Porcentaje de Multa y Clausula Penal .................................... 85
Anexo No. 7 ..................................................................................................................... 89
Clausula Penal y listado de algunos defectos para establecer como posibles causales de
Multa 89
Anexo No. 8 ..................................................................................................................... 97
Tabla de equivalencias .................................................................................................... 97
Anexo No. 9 ..................................................................................................................... 99
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Tipos de trámite ............................................................................................................... 99
9.1 Artículo 138 y Artículo 139 ...................................................................................... 99
9.2 Artículo 139 Prorrogable ....................................................................................... 101
9.3 Artículo 208 .......................................................................................................... 102
9.4 Artículo 209 .......................................................................................................... 104
9.5 Convenio Marco ................................................................................................... 105
9.6 Inyección de Contenido ........................................................................................ 106
9.7 Trámites con permiso de la Contraloría General de la República ......................... 107
9.8 Pagos por reajuste ................................................................................................ 107
Anexo No. 10 ................................................................................................................. 109
Tabla de Unidades del SI ............................................................................................... 109
Anexo No. 11 ................................................................................................................. 111
Trámite de Solicitud de Modificaciones al Plan de Adquisiciones .................................. 111
Anexo No. 12 ................................................................................................................. 113
Formulario Referencial de Precios ................................................................................. 113
Anexo No. 13 ................................................................................................................. 117
Detalle de Subpartidas que deben cumplir con lo instaurado ......................................... 117
en la Directriz No. 023-H ................................................................................................ 117
Anexo No. 14 ................................................................................................................. 119
Formularios con requerimientos, según tipo de Trámite ................................................. 119
DPI-FO04O03-PC .......................................................................................................... 121
Requisitos para solicitudes de trámites por Cantidades Definidas (Art. 162 inciso a)
RLCA) 121
DPI-FO05O03-PC .......................................................................................................... 129
Requisitos para solicitudes de Contrato Adicional (Art. 209 RLCA)................................ 129
DPI-FO06O03-PC .......................................................................................................... 131
Requisitos para solicitudes de según Demanda o Consignación (Art. 162 inciso b) y c)
RLCA) 131
DPI-FO08O03-PC .......................................................................................................... 136
Requisitos para solicitudes de Inyección de Contenido .................................................. 136
DPI-FO09O03-PC .......................................................................................................... 138
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Requisitos para solicitudes de Modificación Unilateral del Contrato (Art. 208 RLCA) .... 138
DPI-FO10O03-PC .......................................................................................................... 141
Requisitos para solicitudes de Convenio Marco (Art. 115 RLCA) .................................. 141
DPI-FO11O02-PC .......................................................................................................... 144
Requisitos para solicitudes de Reajuste de Precios o Pago de Diferencias (Art. 31 RLCA)
144
DPI-FO15O02-PC .......................................................................................................... 145
Requisitos para solicitudes de Actividad Contractual desarrollada entre sujetos de
Derecho Público (Art. 138 RLCA) .................................................................................. 145
DPI-FO17O01-PC .......................................................................................................... 148
Requisitos para solicitudes de trámites excepcionados de Cantidades Definidas (Art. 139
RLCA) 148
DPI-FO18O01-PC .......................................................................................................... 157
Requisitos para solicitudes de trámites excepcionados de entrega Según Demanda (Art.
139 RLCA) ..................................................................................................................... 157
DPI-FO19O01-PC .......................................................................................................... 163
Requisitos para solicitudes de trámites excepcionados para Arrendamiento o Compra de
Bienes Únicos (Art. 139 inciso j) RLCA) ......................................................................... 163
Anexo No. 15 ................................................................................................................ 169
Instructivo sobre Autenticación Sistema Comprared ...................................................... 169
Anexo No. 16 ................................................................................................................ 175
Documento de Aceptación de Condiciones para rendir Garantía de Cumplimiento ....... 175
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1.2 Control de Revisiones
Revisión Fecha de Revisión Modificación realizada o comentarios
00 2014 Elaboración del documento
01 Noviembre de 2015 Actualización de documento
02 Diciembre de 2016 Actualización de documento
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2 Presentación
La Proveeduría Institucional en uso de las competencias que le confiere la Ley de
Contratación Administrativa y su Reglamento, la Ley de la Administración Financiera de la
República y Presupuestos Públicos, la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento
Ilícito y demás normativa conexa, la Ley General de Administración Pública, la Ley
General de Control Interno, así como las Directrices emitidas por la Dirección General de
Administración de Bienes y Contratación Administrativa, y la Contraloría General de la
República, ha elaborado el presente “Instructivo para el trámite de Procedimientos de
Contratación Administrativa” con el fin de colaborar en el proceso de Compra de Bienes,
Servicios y Obra, bajo las diferentes modalidades.
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Proveeduría Institucional
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3 Objetivo
Proporcionar una guía que contenga los requisitos mínimos que se deben cumplir en el
trámite de las solicitudes de contratación que se remiten a la Proveeduría Institucional
para garantizar de la forma más óptima posible el éxito de los procedimientos de compra.
4 Alcance
Proveer a los Programas y Subprogramas Presupuestarios de un instructivo para el
trámite de procedimientos de Contratación Administrativa y sus diferentes modalidades el
cual permita satisfacer las necesidades a partir del entorno que afronta cada uno.
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5 Disposiciones Generales
Partiendo de que todo lo concerniente a la actividad contractual que implique uso de
recursos públicos se encuentra regulado por La Ley de Contratación Administrativa y su
Reglamento, y haciendo uso de la plataforma informática vigente, se establece que todo
procedimiento de Contratación Administrativa debe ir acorde con los principios generales
que rigen esta materia, entre los cuales se encuentran los de eficiencia, eficacia,
publicidad, libre competencia, igualdad, buena fe e intangibilidad patrimonial, entre otros,
según el régimen jurídico establecido en el artículo 4 del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa.
Sin embargo, para el cumplimiento de esos principios generales, debe tomarse en cuenta
que todo proceso de compra pública está conformado por tres etapas fundamentales:
La Fase previa o de prerrequisitos es responsabilidad de los jefes de programa,
únicamente su verificación de corrección, ha sido y sigue siendo, responsabilidad de esta
Proveeduría Institucional.
Esta Fase Previa, también llamada Precontractual o de prerrequisitos, está compuesta por
dos sub fases:
1. Presupuestaria (LAFPP, RLAFPP, LCI, etc.)
2. Prerrequisitos normativos (LCA, RLCA, otros)
La sub fase Presupuestaria debe reflejar fielmente las metas, los objetivos e indicadores
contemplados en la planificación anual y estar debidamente vinculada con la planificación
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de mediano y largo plazo, en concordancia con el Plan Nacional de Desarrollo y con los
planes sectoriales y regionales en los que participa la institución, procurando que el
presupuesto institucional se constituya en un instrumento a su servicio que le permita
gestionar de una forma eficaz, eficiente y económica la prestación del servicio público
encomendado, en aras de lograr resultados positivos en función de los requerimientos
económicos, ambientales y sociales que debe atender a la luz de los objetivos de su
creación.
Los Prerrequisitos normativos deben garantizar que el procedimiento de contratación
administrativa cuya gestión se solicita, posee una justificación acorde con dicha
planificación presupuestaria así como que cumple con la publicidad del programa de
adquisiciones; que justifica su procedencia con indicación expresa de la necesidad a
satisfacer considerando para ello los planes de largo y mediano plazo, el Plan Nacional de
Desarrollo, el Plan Anual Operativo, el presupuesto y el Programa de Adquisición
Institucional, según corresponda; que indica de forma clara la descripción del objeto
contractual, las especificaciones técnicas y las características de los bienes, obras o
servicios que se requieran; que establece los procedimientos de control de calidad que se
aplicarán durante la ejecución del contrato y para la recepción de la obra, suministro o
servicio; que se ha realizado un ejercicio responsable para obtener una estimación
actualizada del costo del objeto; que indica expresamente los recursos humanos y
materiales de que dispone o llegará a disponer para verificar la correcta ejecución del
objeto del contrato; que designa un encargado general del contrato, así como que
garantiza la disponibilidad presupuestaria entre otros, según lo establece el Capítulo II de
la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.
Así mismo, resulta importante clarificar aquí que tanto la planificación (fase previa) como
el seguimiento de la ejecución de contratos (fase de ejecución), son responsabilidad
exclusiva del Jefe de Programa o Sub programa Presupuestario según la técnica del
Presupuesto por Programas, incluido aquí la formulación presupuestaria, su planificación,
programación así como su ejecución. Como evidencia de esto se tienen las Normas
Técnicas sobre Presupuesto Público N-1-2012-DC-DFOE, así como la Ley de
Administración Financiera y Presupuestos Públicos y su Reglamento.
La Fase de procedimiento es aquella que sí es responsabilidad de esta Dirección de
Proveeduría Institucional según lo establece el artículo 1 del Reglamento para el
Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerios de Gobierno Nº
30640-H, según reza:
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“Artículo 1º—Definición funcional de Proveeduría Institucional. Las Proveedurías
Institucionales serán las competentes para tramitar los procedimientos de
contratación administrativa que interesen al respectivo Ministerio (…)”.
En el mismo sentido el Reglamento de Organización del Ministerio de Seguridad Pública
N° 36366-SP en su artículo 75 indica que:
“Artículo 75.-La Dirección de Proveeduría Institucional, sin perjuicio de lo que se
disponga en otras disposiciones normativas emitidas por otros órganos
competentes por razón de la materia, tendrá las siguientes funciones: (…)
4) Confeccionar el cartel o pliego de condiciones y tramitar los procedimientos
de contratación administrativa hasta la fase de notificación de la emisión de pedido
de compra. (…)”
En atención a ello es que surge la necesidad de elaborar, revisar y actualizar anualmente
este Instructivo estableciendo por ejemplo las fechas límites para la Recepción de
Solicitudes de contratación con la finalidad de que los jefes de programa y sub programas,
en atención al tipo de procedimiento que corresponde, a la naturaleza del objeto
contractual, a sus elementos esenciales, etcétera, cumplan con las fechas establecidas
para que esta Dirección pueda al menos garantizarles la finalización del procedimiento
que corresponda.
Actualmente contamos con todos los procedimientos que se gestionan en esta Dirección
debidamente aprobados por la Oficina de Planificación Institucional mediante oficio 0477-
2014 de fecha 15 de diciembre de 2014, con la finalidad de ejercer nuestra misión como
órgano rector del procedimiento de adquisición de bienes, servicios y obras, garantizando
el cumplimiento del control interno así como de los principios de seguridad jurídica,
publicidad, legalidad, eficiencia y eficacia, a partir de los requerimientos de cada
Programa o Subprograma gestor.
Adicionalmente interesa agregar que en el trámite de todo procedimiento de contratación
administrativa procuramos ajustarnos estrictamente a lo dispuesto en la normativa
especial dictada al efecto, llámese la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento,
por lo que en lo que ésta no disponga, para efectos operativo administrativos,
establecemos en este Instructivo los requerimientos, formularios, u otros, que el Jefe de
Programa o Sub programa Presupuestario deberá acreditar respecto de cada trámite
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solicitado con la finalidad de garantizar su ajuste a derecho y a los principios generales de
Contratación Administrativa.
El Departamento de Control y Programación, una vez recibida una solicitud de pedido o
de contratación, procederá a su revisión y remisión para aprobación de la misma.
El Departamento de Contratación Administrativa, una vez recibida una solicitud de pedido
o de contratación debidamente aprobada para trámite, procederá a asignársela en el
plazo máximo de un día hábil, a un analista de trámite para su debida gestión en atención
a su estimación, según se trate de Escasa Cuantía o de Licitaciones.
En el caso de procedimientos concursales, una vez que el analista de trámite cuente con
todos los insumos necesarios para su elaboración, en el caso de Escasa Cuantía contará
con un plazo máximo de 2 días hábiles para su elaboración y aprobación por parte de la
Jefatura. En el caso de Licitaciones, el analista de trámite contará con un plazo máximo
de 5 días hábiles para su elaboración y remisión al área técnica o al programa o sub
programa gestor, según corresponda, lo cual deberá acreditar en la respectiva bitácora
que al efecto se incorpora en la carpeta física de control de cada procedimiento a su
cargo.
Cada área técnica, programa o sub programa gestor contará con un plazo máximo de 7
días hábiles para su respectiva verificación, no debiendo incorporar elementos nuevos en
esta etapa, mucho menos si de una u otra forma implican un incremento en la estimación
del objeto contractual o una modificación en algún elemento esencial.
El analista de trámite, una vez recibido el cartel revisado, contará con un plazo máximo de
2 días hábiles para crear el trámite en el sistema y remitir el cartel para su respectiva
aprobación. El resto de actividades relacionadas con el concurso, se gestionarán de
conformidad con los plazos máximos establecidos en la normativa vigente.
En las Licitaciones que si bien se tramitan por cantidades definidas, extemporáneas o
cuyo objeto contractual, alcance o plazo de ejecución sea tan extenso que brinde certeza
de que el contrato se ejecutará en el periodo presupuestario siguiente a aquel en que se
inicia o que éste se desarrolle por más de un periodo presupuestario, en SICOP se
tramitará únicamente para efectos de sistema bajo el formato “según demanda” dado que
esta plataforma electrónica a diferencia de CompraRed, no permite dictar una
adjudicación por un monto mayor del contenido de la solicitud de contratación para evitar
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arrastres y minimizar el riesgo de Sub ejecución presupuestaria, por lo que se exige que
el jefe de programa o sub programa gestor firme el formulario DPI-FO04O01-PC que se
anexa en este tipo de trámites y en el cual se lee la siguiente manifestación: “Se cuenta
con el contenido presupuestario para respaldar esta Solicitud de Contratación durante el
presente año programático, y esta Unidad Ejecutora se compromete a dar el contenido
económico en caso de arrastre.”, para efectos de garantizar el prerrequisito de
disponibilidad presupuestaria. En estos casos SICOP no permite la sustitución de la
solicitud de contratación para dotar de contenido presupuestario a la respectiva
contratación de previo a la formalización contractual por lo que con dicho compromiso del
Jefe de Programa o Sub Programa, estos procedimientos se tramitarán hasta su eficacia
debiendo el abogado a cargo de esta Proveeduría una vez aprobado el contrato, obtenido
el Refrendo Interno o Refrendo Contralor según corresponda, realizar la respectiva
notificación del contrato vía SICOP.
Una vez que el Programa o Sub Programa gestor recibe dicha notificación, contará con un
plazo máximo de 5 días hábiles para proceder a generar vía SICOP, la respectiva
inyección presupuestaria.
En los procedimientos que se tramiten bajo alguna causal de excepción, el analista de
trámite cuenta con un plazo máximo de 2 días hábiles para revisar toda la documentación
adjunta. Si requiere información adicional o no aportada en la solicitud de contratación
deberá gestionarla vía correo electrónico ante el programa o sub programa gestor
otorgando para ello un plazo máximo de 2 días hábiles. Una vez que cuente con todos
los insumos necesarios para su creación, deberá coordinar con el proveedor comercial
elegido por la unidad gestora para el caso particular, la fecha y hora de apertura de
ofertas, la cual deberá realizarse dentro del plazo máximo de 2 días hábiles. De todo lo
anterior, deberá dejar constancia en la respectiva bitácora que al efecto se incorpora en la
carpeta física de control de cada procedimiento a su cargo.
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5.1 Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)
Según Decreto No. 38830-H-MICITT firmado el 15 de enero de 2015, por jerarcas del
Ministerio de Hacienda y del MICITT, y publicado en el Diario Oficial La Gaceta No. 19,
del 28 de enero de 2015, se establece “La creación del Sistema Integrado de Compras
Públicas como Plataforma Tecnológica de uso obligatorio de la Administración Central
para la tramitación de los procedimientos de Contratación Administrativa”
Lo anterior, en busca de una integración de la gestión del proceso de compras públicas
estableciendo una única plataforma electrónica para el uso de las instituciones que
conforman el Estado.
Importante Cabe destacar que como parte de la transición del sistema Comprared 2.0 hacia SICOP, los siguientes trámites deberán ser generados en el sistema Comprared 2.0, siempre y cuando el contrato original o contrato marco, haya sido tramitado en ese mismo sistema, estos son:
Objetos de Convenios Marco vigentes en esa plataforma
Inyecciones de Contenido de contratos vigentes, de solicitudes creadas en esa plataforma
Modificaciones Contractuales (Art. 208 RLCA)
Contratos Adicionales (Art. 209 RLCA)
Reajustes de Precios
Pagos por rebajos en SIGAF Así mismo se recuerda que estas solicitudes se deben ingresar como Nulas Sin Contenido, lo anterior en acatamiento a la Circular No. CCAF-0007-2016, sobre uso
de reserva de recurso.
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5.2 Publicidad del Programa de Adquisiciones
Es importante que los Directores de los Programas y Subprogramas Presupuestarios
realicen una adecuada planeación y planificación de las compras públicas a su cargo para
que se desarrollen y ejecuten durante el año para el que se garantiza la disponibilidad
presupuestaria con el fin de favorecer el logro de los objetivos institucionales, esto
mediante el Programa de Adquisiciones.
Para el año presupuestario 2017, esta Proveeduría Institucional emitió el oficio Circular
No. DPI-047-2016, del 23 de agosto de 2016, solicitando la remisión del Plan Anual de
Adquisiciones para dicho periodo.
La publicación del extracto, tal como lo señala el Artículo 7° del Reglamento a La Ley de
Contratación Administrativa, se realizó el día 22 de diciembre de 2016 en el Diario Oficial
La Gaceta No. 246.
Esta información se encuentra disponible en la dirección electrónica
http://www.sicop.go.cr, Avisos por Instituciones, y en Comprared desde el mes de enero
de 2017.
Importante Aunado a la comunicación en mención, esta Dirección emitió la Circular No. DPI-063-2016, del 7 de noviembre de 2016 (ver Anexo No. 1), a partir de la Circular No. DGABCA-UID-0004-2016 del 12 de setiembre de 2016 suscrita por el Lic. Fabián David Quirós Álvarez, referente al “Procedimiento para el uso del Clasificador del Objeto del Gasto para la definición de imputaciones presupuestarias, Diccionario de Imputaciones y el Catálogo del Sistema de Compras vigente del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)”, en la misma se indica la importancia de no utilizar el catálogo de mercancías de Comprared como referencia para determinar la imputación presupuestaria de las compras realizadas por las Proveedurías de la
Administración Central e Instituciones Adscritas.
Artículo 7 - Publicidad del Programa de Adquisiciones En el primer mes de cada período presupuestario, la Administración dará a conocer el Programa de Adquisiciones proyectado para ese año, lo cual no implicará ningún compromiso de contratar. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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Este proceso es imprescindible para emprender cualquier procedimiento de compra para
el año vigente.
5.3 Requisitos previos
Los Programas y Subprogramas deben cumplir y gestionar adecuadamente los diversos
requerimientos presentes en la fase previa de todo proceso de compra pública, a fin de
lograr mejores resultados en las fases posteriores de trámite del procedimiento de
contratación administrativa y de ejecución contractual, procurando de mejor manera la
satisfacción del interés público así como el uso eficaz y eficiente de los recursos
económicos, materiales y humanos a veces tan limitados con los que dispone la
Administración, todo de previo a la inclusión de las solicitudes de contratación en el
sistema electrónico de Compras Públicas respectivo.
Lo anterior evitará además, tener que solicitar información adicional o tramitar
devoluciones o rechazos de las mismas, lo cual implica un reproceso por cuanto el
procedimiento de contratación administrativa no inicia hasta tanto se corrija la solicitud de
contratación1, debido a la integración del sistema electrónico de Compras Públicas
respectivo con el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF).
1 Según Circular No. DGABCA-NP-019-11, del 10 de enero de 2011, de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa
5.3.1 Delimitar el Objeto Contractual y la Subpartida respectiva
Una vez se tenga delimitado el objeto contractual que se desea adquirir y cuya naturaleza
obedece a la satisfacción de una necesidad, se debe asociar a la subpartida
correspondiente.
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5.3.2 Determinar las especificaciones, según la determinación de la
necesidad
Adicionalmente, se deben definir las especificaciones del objeto contractual, con la
finalidad de satisfacer en un 100% la necesidad de la Administración. Tal y como se
detalla a continuación:
Tipo de Solicitud
Cantidades definidas
Según demanda y Contrato continuo
Con Contenido Presupuestario
Sin Contenido Presupuestario
Cuenta Especial (Ver Anexo No. 2)
Canje (Ver Anexo No. 3)
Cantidad y cantidad que
satisface al 100%
la necesidad 2
En el caso de servicios, se debe indicar un (1) servicio
con el detalle de lo que corresponda
Ejemplo:
1 servicio de alquiler de 25 computadoras
1 servicio de capacitación para 10 funcionarios
Envase o Unidad de Medida
(hacer uso del Sistema Métrico
Decimal 3)
Unidad, litros, metros, kilogramos, centímetros cúbicos,
horas, etc.
Embalaje o presentación
requerida
Ejemplo: rollos, galones, cajas, paquetes, estañones,
etc.
Importante Tener en consideración lo comunicado mediante la Circular No. DPI-063-2016, del 7 de noviembre de 2016 (ver Anexo No. 1), a partir de la Circular No. DGABCA-UID-0004-2016 del 12 de setiembre de 2016 suscrita por el Lic. Fabián David Quirós Álvarez, referente al “Procedimiento para el uso del Clasificador del Objeto del Gasto para la definición de imputaciones presupuestarias, Diccionario de Imputaciones y el Catálogo del Sistema de Compras vigente del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)”, en la misma se indica la importancia de no utilizar el catálogo de mercancías de Comprared como referencia para determinar la imputación presupuestaria de las compras realizadas por las Proveedurías de la Administración
Central e Instituciones Adscritas.
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Tallas XS, S, M, L, XL
Colores NO indicar color a escoger, especificar el color
Dimensiones
Alto, largo, ancho, grosor, espesor, profundidad, rango
con máximos y mínimos
Ejemplo: olla arrocera +/- 5 tazas
NO indicar aproximadamente
Material Ejemplo: madera, metal, etc.
Modelo, código
Marca Sólo para trámites excepcionales o con una debida
justificación técnica
Forma Ejemplo: rectangular, cilíndrico, etc.
Peso
Calibre
Capacidad Almacenamiento, potencia, resistencia, volumen
Responsables
(de la Contratación, del Análisis
Técnico, del Seguimiento y del
Contrato)
Nombre del funcionario, teléfono de contacto y correo
electrónico
(según lo designe el Programa o Subprograma)
Fuente de financiamiento
001: Ordinaria
280: Extraordinaria
Cuentas Especiales (fondos de pesca)
En caso de contratos Plazo de vigencia
Posibles prórrogas
Forma de Pago
Usual de Gobierno
Por avance de obra
Otro
Modalidad de ejecución
Cantidad definidas
Según demanda (Ver Anexo No. 4)
Consignación
Modalidad de entrega
Una sola entrega
Entregas parciales
Entregas programadas
Solicitud de muestras
Indicar plazo de recepción de muestras (según fecha de
apertura), adicionalmente los tipos de pruebas,
verificaciones y valoraciones, la autoridad encargada
del estudio; así como el destino, considerando la
dimensión de las mismas.
(Ver Anexo No. 5, Jurisprudencia y lineamientos sobre
solicitud de muestras)
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Posibles causas de
incumplimiento contractual
(utilizar el Formulario del Cálculo
del porcentaje de Multa y Clausula
Penal (Ver Anexo No. 6)
Multa
Clausula Penal
(Ver Anexo No. 7: Clausula Penal y listado de algunos
defectos para establecer como posibles causales de
multa)
Posibles elementos a
considerar como valor
agregado en atención a la
naturaleza del objeto
contractual
Garantía extendida
Experiencia superior al mínimo de admisibilidad
Certificaciones de calidad
Etc.
Otras especificaciones Referirse a la Sección 6 del presente Instructivo:
Especificaciones según partida
2 Es de suma relevancia que el Programa o Subprograma determine desde el momento en que establece los requerimientos, la cantidad exacta que satisface al 100% la necesidad, esto en el caso eventual de que sea posible adjudicar una cantidad mayor.
3 Recordar que al momento de definir las especificaciones, en lo que corresponde a las medidas del objeto, se debe hacer uso del Sistema Métrico Decimal.
La unidad de medida del objeto contractual debe coincidir con el precio unitario indicado en la solicitud de pedido. En el Anexo No. 8, se adjunta una Tabla de Equivalencias, para uso de los Programas y Subprogramas en el caso de que lo requieran.
Para Longitud Para Masa Para Capacidad
Metros Gramos Litros ** Y sus equivalencias: Kilo, Hecto, Deca, Deci, Centi, Mili **
Artículo 86 – Acto Final Una vez hechos los estudios y valoraciones señalados en los artículos anteriores, la Administración, deberá dictar el acto de selección del adjudicatario. Cuando se soliciten precios unitarios y la Administración se haya reservado la posibilidad de adjudicar parcialmente una misma línea o mismo objeto, así lo indicará. Si la oferta ganadora del concurso presenta un precio menor al monto presupuestado, la Administración podrá adjudicar una mayor cantidad de bienes o servicios si la necesidad así lo justifica. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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De acuerdo a la naturaleza del objeto contractual o a la cuantía del negocio se define el
tipo de procedimiento que se va a tramitar, por lo cual es importante tener en
consideración los existentes.
5.3.3 Catálogo de Bienes y Servicios de SICOP
El Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) cuenta con un Catálogo con el
propósito de facilitar a los usuarios institucionales la búsqueda de Bienes y Servicios para
el ingreso de los procedimientos de compra.
En caso de que al momento de realizar la búsqueda 5, los bienes y servicios del Catálogo
no concuerden con las especificaciones del bien que requiere el Programa o
Subprograma (o sea no exista ficha técnica) corresponde crear una nueva ficha técnica,
sea bien o servicio, mediante la plataforma de Pre-Solicitudes de Catálogo, para lo cual
en todos los Programas y Subprogramas se cuenta con funcionarios con el rol de
Operador de Pre-Solicitud, cuyo acceso se valida con la firma digital.
5 El Programa o Subprograma se debe asegurar de realizar la búsqueda en el catálogo, de forma
que no se realice una solicitud de creación de una Ficha Técnica que ya existe, pues Gobierno
Digital no la va a aprobar.
Tipos de trámite
Alquiler de inmueble
Artículo 138 (Actividad Contractual desarrollada entre sujetos de Derecho Público, RLCA) 4
Artículo 139 (Objetos de naturaleza o Circunstancia concurrente incompatibles con el Concurso, RLCA) 4
Artículo 139 prorrogable 4
Artículo 208 (Modificación Unilateral del Contrato, RLCA) 4
Artículo 209 (Contrato Adicional, RLCA) 4
Convenio Marco 4
Inyección de Contenido 4
Trámites con permiso de la Contraloría General de la República 4
Pagos por reajuste 4
CD: Contratación Escasa Cuantía
LA: Licitación Abreviada
LN: Licitación Pública
4 Referirse al Anexo No. 9 para mayor información sobre los requerimientos
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Para efectos del registro de la pre-solicitud una vez seleccionado el tipo de solicitud, sea
bien o servicio, se despliega la página de la ficha técnica. Para su llenado se debe
ingresar la información de los espacios marcados con asterisco (*).
Posteriormente se debe incorporar los valores de los atributos individuales al Código de
Clasificación y una vez incorporada toda la información, remitirse para Aprobación, lo cual
implica que pasará a revisión del Coordinador de Pre-Solicitud, en este caso funcionarios
de esta Dirección de Proveeduría quienes tienen asignadas las solicitudes de los
Programas o Subprogramas de la siguiente forma:
Programa o Subprograma Datos del funcionario
090-01
090-03
090-05
090-06
Walter Alvarenga Franco
Teléfono: 2586-4839
E-mail: [email protected]
089-00
090-02
090-04
Marjorie Morales Aguilar
Teléfono: 2586-4065
E-mail: [email protected]
Una vez que los funcionarios de esta Dirección revisen el código creado, pueden proceder
de dos formas: remitir observaciones al Programa o Subprograma para que se corrija
alguna información del código o, trasladar la solicitud para aprobación. La decisión final de
aprobar o rechazar el código creado será responsabilidad y a discreción de Gobierno
Digital.
¿Qué hacer si no se cuenta con el rol de Operador de Pre-Solicitud? Para efectos de la asignación del rol de Operador de Pre-Solicitud en caso de que el Programa o Subprograma requiera cambiar de funcionario, asignar a otro o alguna necesidad particular, se debe solicitar mediante oficio dirigido a esta Dirección, debidamente firmado por el Jefe de Programa, Subprograma o Jefe Administrativo
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5.3.4 Inclusión del objeto contractual en el Plan de Adquisiciones publicado
a inicios del año
Tener en cuenta que se debe indicar el número de Gaceta en el que se realizó la
publicación correspondiente al Plan de Adquisiciones del objeto contractual en cuestión,
así como la fecha del Diario Oficial.
¿Qué hacer si no está incluido? Solicitar la Modificación al Plan de Adquisiciones (ver Anexo No. 11)
Importante al momento de crear los códigos - La información que se ingrese como el Nombre del Bien/Servicio, la Descripción del
Bien/Servicio, la Unidad de Empaque debe ser en mayúscula. - Para Bienes tanto en el Nombre, como en la Descripción se deben incluir cuatro (4)
atributos. - Para Servicios, no es necesario incorporar atributos. - Para separar decimales, se debe hacer uso de coma (,) y no de un punto (.) - Si en el Nombre y en la Descripción se detallan medidas, se debe hacer uso del
Sistema Métrico Decimal; y se deben incluir en minúscula o mayúscula según el Anexo No. 10, Tabla de Unidades del SI.
- El máximo de caracteres para el Nombre del Bien/Servicio es de 400 y para la Descripción del Bien/Servicio es 2000.
- Para la sección de Atributos Individuales, la cantidad mínima a incluir es de cuatro (4) atributos.
- Si el Código de Clasificación no tiene ligado un atributo que el Programa o Subprograma requiere, debe remitir el Código, el Atributo y la Descripción genérica de ese atributo mediante correo al funcionario designado, para ser creado
- En caso de repuestos para un equipo, máquina, etc., se debe indicar número de parte o referencia, sólo en estos casos se pueden indicar marcas y modelos.
- Si eventualmente algún Programa o Subprograma por alguna razón creó un código incorrecto o que no se adecuaba a las especificaciones del objeto de compra, el sistema permite modificarlo, siempre y cuando ninguna otra institución lo haya utilizado para una compra.
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5.3.5 Trámites cuyos pagos se generan por reserva
5.3.6 Fragmentación o fraccionamiento ilícito
5.3.7 Adquisiciones por Convenio Marco
Es primordial realizar la revisión respectiva a fin de verificar si el Objeto Contractual se
encuentra dentro del Convenio Marco, de modo que al momento de generar el trámite se
ingrese en forma adecuada.
Recordando que este tipo de trámites se solicitan directamente a la Dirección Financiera, e incluye lo que señala la Circular No. CCAF-010-2011
Con excepción de tiquetes aéreos y servicios de limpieza en Convenio Marco
Artículo 13 - Fragmentación La Administración no podrá fraccionar sus operaciones respecto a necesidades previsibles con el propósito de evadir el procedimiento de contratación que corresponde. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
Artículo 115 - Convenio Marco “…Los integrantes de un convenio marco, están obligados a consultarlo, antes de tramitar otro procedimiento para la adquisición de bienes y servicios cubiertos por el convenio y obligados a utilizarlo, salvo que demuestren mediante resolución motivada, poder obtener condiciones más beneficiosas con otro procedimiento, tales como, precio, condiciones de las garantías, plazo de entrega, calidad de los bienes y servicios, mejor relación costo beneficio del bien…” (El destacado no corresponde al original) Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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5.3.8 Definir la Estimación Contractual
La Ley de Contratación Administrativa en sus artículos 8 y 31, así como su Reglamento en los artículos 8 y 12, establecen como un requisito previo de toda compra pública que la Administración estime el monto aproximado del costo del objeto contractual, lo cual deberá realizarse en términos razonables bajo responsabilidad de la unidad solicitante o titular subordinado. La Contraloría General de la República en el año 2004, publicó en el Diario Oficial La Gaceta Nº 221 del 11 de noviembre, algunos lineamientos a seguir en materia de compras públicas, entre los cuales se encuentra el siguiente:
“(…) a) Al amparo de los artículos 8 y 31 de la Ley de Contratación Administrativa, las administraciones públicas deben establecer el monto estimado por reservar de sus presupuestos para una determinada contratación. Como parte de la estimación se impone realizar un estudio técnico o de mercado para obtener - en términos razonables - el posible precio por pagar. Los documentos que amparan tal estimación y el estudio técnico o de mercado deberán constar en expediente administrativo; asimismo, será obligación del jerarca referirse a ellos en la decisión que da inicio al procedimiento de que se trate, según lo ordena el artículo 7 de la Ley de Contratación Administrativa.” (El destacado no corresponde al original)
Más recientemente el Órgano Contralor ha reiterado mediante múltiples pronunciamientos administrativos que para realizar una estimación actualizada del costo del objeto conforme a las reglas de la estimación del negocio, se puede recurrir a realizar una revisión de precios promedios de mercado del objeto contractual o a utilizar otros mecanismos de actualización o proyección de precios mediante otras alternativas que
Importante Las instituciones del Sector Público que en este momento compran a través de los Convenios Marco vigentes, podrán continuar adquiriendo los bienes y servicios hasta su vencimiento, esto implica por lo tanto el uso de la plataforma Comprared 2.0 para ingresar solicitudes de pedido en el caso de que sean compras de objetos de Convenios Marco aún vigentes en esa plataforma (Directriz No. DGABCA-NP-03-2015, del 23 de marzo de 2015) Los Convenios Marco vigentes se pueden verificar en la página de Comprared 2.0 https://www.hacienda.go.cr/scripts/criiiext.dll?UTILREQ=COMPRARED.
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resulten razonables según la naturaleza del objeto, conforme se establezca a lo interno de cada Administración, indicando entre otros que:
“(…) Sobre la necesidad de realizar la estimación actualizada del objeto contractual, debemos aclarar que es una obligación para todos los procedimientos concursales, sean ordinarios o de excepción; pero consideramos que la forma en cómo lo realice cada Administración es a fin de cuentas un tema de control interno en función de los montos invertidos y con base a una lectura razonable de tal suerte que no podría ser la misma solución para todos los casos.” (Contraloría General de la República, oficios 03660 del 28 de abril de 2008 (DCA-1167-2008), R-DCA-302-2011 de las nueve horas del veintiuno de junio del dos mil once). (El destacado no corresponde al original)
En razón de ello, se recomienda que los Programas o Subprogramas promedien los precios obtenidos en los estudios de mercado que realicen a efecto de estimar un objeto contractual, tomando en cuenta su razonabilidad en atención al posible valor de mercado de los bienes o servicios que van a licitar. Vale recalcar que la estimación contractual, costo del objeto o estimación del negocio, es un tema fundamental que tiene múltiples consecuencias prácticas y jurídicas, entre ellas la finalidad de cumplir cuatro propósitos fundamentales: primero, proporcionarnos un monto aproximado del valor del objeto contractual a adquirir; segundo, proporcionarnos un monto de compra para determinar el tipo de procedimiento de contratación administrativa que corresponde tramitar por cuantía; tercero, nos proporciona el alcance del contenido presupuestario a garantizar para cada periodo presupuestario, pudiendo así programar el procedimiento de contratación para no sub ejecutar monto alguno, dividir el objeto en etapas de ejecución o simplemente tener certeza sobre el contenido presupuestario que se debe garantizar para el siguiente periodo presupuestario; y cuarto, se constituye en un parámetro para valorar en una fase posterior como lo es la fase de análisis de ofertas, si el precio ofertado por las empresas participantes, amerita un análisis de estructura de costos u otro, capaz de determinar su razonabilidad o no. En atención a lo anterior, se establecen dos lineamientos en esta materia: 1. En fase de análisis de ofertas, el área técnica designada por el Programa o
Subprograma gestor para determinar el cumplimiento o elegibilidad de las ofertas presentadas a concurso, deberá de una vez referirse a la razonabilidad de los precios ofertados para cada línea, debiendo el Programa o Subprograma implementar las medidas necesarias para verificar y garantizar de manera oportuna, que el contenido disponible en esa solicitud de contratación resulta suficiente para proceder a dictar acto final, incluso si ello implica sustituir dicha solicitud de contratación para inyectar el contenido presupuestario faltante según los montos que se van a adjudicar.
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2. Esta Proveeduría Institucional considera que un exceso en los precios presentados
a concurso que supere el 25% del monto estimado en la solicitud de contratación, no resulta razonable para el interés público por cuanto es público y notorio que los precios que cotizan las empresas o posibles oferentes en un sondeo de precios de previo a un concurso público, no corresponden a la realidad de mercado por cuanto se “inflan” o cotizan con una tendencia a la alta en el tanto a los posibles oferentes no les interesa revelar con exactitud el monto que presentarían en una fase posterior como lo es la de concurso; siendo que en fase de procedimiento se debería acreditar una tendencia a la baja, y no un incremento que supere el porcentaje que se establece en este punto. Sin embargo esto no excluye la posibilidad de realizar un análisis en cada caso en particular.
La estimación contractual se podrá realizar por medio de facturas proforma, sondeos de precios o consultando a proveedores: sean por medio de llamadas telefónicas, correo electrónico, visitas o de una contratación previa 6, siempre y cuando se acredite por el funcionario responsable.
6 Ofertas y/u órdenes de compra que no tengan más de seis (6) meses de emitidas.
Para efectos de la elaboración formal de la estimación contractual, la información se debe plasmar en el Formulario Referencial de Precios (Ver Anexo No. 12), el cual debe ser visible en el expediente digital que se conforme en el sistema electrónico de Compras Públicas respectivo como un anexo de la solicitud de contratación. Debe indicarse expresamente el nombre de la empresa consultada, la cual preferiblemente debe estar inscrita y activa en el Registro de Proveedores de SICOP.
Este instrumento constituye una declaración bajo fe de juramento, mediante la cual el
responsable de su realización debe llevar a cabo el estudio de mercado en cada Unidad
solicitante y hacer constar que los datos ahí consignados son fehacientes en todos sus
extremos, por lo que la Dirección de Proveeduría Institucional, bajo el principio de buena
fe, tomará como legítima toda la información consignada en dicho formulario, debiendo el
Programa o Subprograma solicitante conservar la documentación de respaldo
respectiva.(Circular No. DPI-48-2015, del 25 de setiembre de 2015).
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¿Qué información se debe incluir en el Formulario Referencial de Precios?
Descripción, características y/o especificaciones técnicas del objeto contractual.
Nombre de la empresa que cotiza, así como contacto, correo electrónico y teléfono.
Presentación del objeto contractual, de forma que los precios se puedan comparar
en condiciones equitativas. Ejemplo: unidades, cajas, paquetes, bolsas, etc.
Referencia del costo del objeto contractual mínimo por parte de tres proveedores
(preferiblemente incluidos en el registro de proveedores de SICOP).
Nombre, número de cédula y firma del funcionario que elabora el estudio.
Se recuerda que el Formulario Referencial de Precios y la información detallada en
el mismo, no debe exceder los tres (3) meses desde su elaboración hasta el ingreso
a la Dirección de Proveeduría, esto como parte de la solicitud de contratación.
Es responsabilidad del Jefe de Programa o Subprograma, verificar que la información
remitida por los proveedores comerciales (especificaciones técnicas, características, o
condiciones) corresponda al objeto contractual que indican que satisface la necesidad.
Trámites para los cuales es posible prescindir del Formulario Referencial de Precios
- Convenio Marco - Artículo 138 (Actividad Contractual desarrollada entre sujetos de Derecho
Público) - Artículo 139 (Objetos de naturaleza o Circunstancia concurrente incompatibles
con el Concurso, RLCA) - Artículo 208 (Modificación Unilateral del Contrato, RLCA) - Artículo 209 (Contrato Adicional, RLCA) - Inyecciones de Contenido - Obras por Remodelación Internas de Oficinas o Delegaciones & Obras por
Construcción de Edificaciones 7 - Pagos por reajuste de precios - Pagos por rebajos en SIGAF
7 Para estos objetos se debe suministrar criterio técnico de precios (Según Circular No. 0012/2015-DOC-SP, del 5 de mayo de 2015, emitida por la Arq. Irene Soto Urbina, Jefe Departamento de Obras Civiles)
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5.3.9 Garantizar la Disponibilidad Presupuestaria
El Programa o Subprograma Presupuestario es responsable de respaldar el respectivo
pago que derive de cada contratación administrativa dentro del periodo presupuestario en
el que se estime que se llevará a cabo su ejecución, de conformidad con la normativa
vigente.
Lo que procura la norma, es que de previo al inicio del procedimiento de contratación
administrativa y como resultado de un proceso de planificación, se disponga de los
recursos presupuestarios suficientes para garantizar el pago o cualquier erogación
derivada de dicho procedimiento, debiendo así, no solo garantizar que los recursos están
asignados o reservados sino que además estarán disponibles para garantizar el
respectivo pago en fase de ejecución. No se trata así de un requerimiento de forma, sino
de un prerrequisito que debe planearse y administrarse ligándolo preferiblemente con los
resultados obtenidos a raíz del ejercicio de elaborar el cronograma del proceso de
compra, el cual podrá colaborar con la toma de decisiones necesarias para garantizar en
el momento procesal oportuno tanto el contenido suficiente para el pago efectivo así como
que no se sub ejecutarán recursos presupuestarios por garantizar una contratación
administrativa que desde la fase previa tenemos la certeza de que iniciará su ejecución
hasta el siguiente ejercicio económico y no en el que se inicia, siempre y cuando no nos
encontremos ante el supuesto de que el contenido presupuestario que garantizará esa
contratación particular es objeto de una modificación presupuestaria.
Artículo 9 - Disponibilidad Presupuestaria Cuando se tenga certeza que el contrato se ejecutará en el período presupuestario siguiente a aquél en que dio inicio el procedimiento, o bien, éste se desarrolle por más de un período presupuestario, la Administración, deberá tomar las previsiones necesarias para garantizar, en los respectivos años presupuestarios el pago de las obligaciones. Para atender una necesidad muy calificada en casos excepcionales, en los que el inicio del procedimiento y la ejecución del contrato puedan darse dentro de un mismo período presupuestario y no se cuente con la totalidad de los fondos, se podrá solicitar autorización a la Contraloría General de la República para dar inicio en esa condición. En estos casos, la Contraloría General de la República, dispondrá de un plazo de diez días hábiles para pronunciarse sobre el particular. En las bases del concurso se advertirá expresamente sobre esta circunstancia. En este supuesto no podrá dictarse el acto de adjudicación hasta tanto no se cuente con el disponible presupuestario. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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Así mismo, se recuerda a los Programa y Subprogramas Presupuestarios que a fin de no
incurrir en la necesidad de una tramitación particular, efectivamente se aseguren de la
existencia del contenido económico en la subpartida respectiva, esto de previo a la
inclusión de las solicitudes de contratación, esto en concordancia con lo señalado en la
Circular No. DPI-062-2016, del 21 de octubre de 2016.
En los casos en los que el contrato se ejecute en el periodo siguiente o se desarrolle por
más de un periodo, el Jefe de Programa o Subprograma Presupuestario deberá acreditar
que se compromete a realizar la reserva presupuestaria para el periodo económico
siguiente.
En los casos en los que el procedimiento se inicie en SICOP sin contenido
presupuestario, bajo la modalidad “según demanda”, debe tomarse en cuenta lo siguiente:
Primero: en los casos en los que una solicitud de contratación se tramite “según
demanda” sin serlo, únicamente para efectos de que el sistema no comprometa el
contenido presupuestario estimado que desde el inicio se tiene certeza de que no se
ejecutará en el periodo presupuestario en el que se inicia, una vez que el procedimiento
de contratación sea eficaz y el contrato se haya notificado vía SICOP, el Programa o Sub
Programa gestor contará con un plazo máximo de 5 días hábiles para proceder a generar
vía SICOP, la respectiva inyección presupuestaria.
5.3.10 Definir el Tipo de Trámite
Una vez estimado el costo del objeto contractual el cual debe tomar en cuenta las
cantidades a requerir así como el monto de todas las formas de remuneración incluyendo
el costo principal, los fletes, los seguros, los intereses, los tributos y cualquier otra suma
que deba reembolsarse como consecuencia de la contratación, se debe definir el tipo de
procedimiento de contratación.
Lo anterior según los Límites Generales de Contratación Administrativa para el año en
vigencia, los cuales se emiten y comunican por la Contraloría General de la República.
Para el año 2017, los límites corresponden a los siguientes:
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Límites Generales de Contratación Administrativa
Ministerio de Seguridad Pública
Estrato B
(Excluye Obra Pública)
Año 2017
Licitación
Pública Licitación Abreviada
Contratación
Directa
Recurso de
Apelación
Artículo 84
LCA
Igual o más de Menos de Igual a o más
de Menos de A partir de
₡ 546.000.000,00 ₡ 546.000.000,00 ₡ 28.350.000,00 ₡ 28.350.000,00 ₡ 225.100.000,00
Límites Generales de Contratación Administrativa
(Para Obra Pública)
Año 2017
Licitación
Pública Licitación Abreviada
Contratación
Directa
Recurso de
Apelación
Artículo 84
LCA
Igual o más de Menos de Igual a o más
de Menos de A partir de
₡ 848.000.000,00 ₡ 848.000.000,00 ₡ 44.020.000,00 ₡ 44.020.000,00 ₡ 349.400.000,00
Según Resolución No. R-DC-011-2017, emitida por la Contraloría General de la República, publicada en el
Diario Oficial La Gaceta No. 40, Alcance Digital No. 43, del 24 de febrero de 2017 y comunicado mediante
Circular No. DPI-014-2017, del 01 de marzo de 2017
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Debe tomarse en cuenta que si la necesidad justifica que el plazo de la contratación
solicitada sea prorrogable por periodos anuales, éstas deben estimarse y con ellas no
superar el límite económico establecido en la tabla anterior para cada procedimiento
según se trate.
Por otro lado en el caso de precios en dólares, el Programa o Subprograma
presupuestario bajo su responsabilidad debe considerar un rango de diferencial cambiario
a fin de que sea posible soportar la fluctuación del dólar y no entrabar el trámite, por lo
que se recomienda que este sea de un 10%. Si el contenido no es suficiente implica para
el Programa o Subprograma sustituir la Solicitud de Contratación para inyectarle
contenido, lo cual no es lo óptimo dado que se debe diligenciar con anterioridad.
Adicionalmente, es importante considerar que según el tipo de procedimiento el cual
responde a la naturaleza o al costo del objeto contractual, se debe tener en cuenta las
fechas límites definidas por la Dirección de Proveeduría para la recepción de solicitudes
de contratación, las cuales se detallan a continuación:
Fecha Límites para la Recepción de
Solicitudes de Contratación
Tipo de Trámite Fecha
Licitación Pública 10 de Marzo de 2017
Licitación Abreviada 30 de Junio de 2017
Contratación de Escasa Cuantía 27 de Octubre de 2017
Trámites mediante al Artículo 201
del RLCA, Convenio Marco y
Contrataciones Excepcionadas
10 de Noviembre de 2017
Según Circular No. DPI-80-2016, del 26 de diciembre de 2016
Por experiencia de años anteriores se recomienda planificar cada procedimiento de
compra pública en atención a la naturaleza del objeto contractual, al tipo de procedimiento
y a sus elementos esenciales (especialmente su plazo de entrega o ejecución) con la
finalidad de cumplir con los plazos señalados para el trámite de los procedimientos de
contratación administrativa, garantizar el pago efectivo dentro del periodo presupuestario
en el que se hace la reserva, evitar arrastres y disminuir el riesgo de la sub ejecución
presupuestaria el cual es de exclusiva responsabilidad de los Programas y
Subprogramas.
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5.3.11 Determinar si en atención al objeto contractual y a las disposiciones
del Programa o Subprograma se requiere Criterio de una Unidad
Técnica Especializada
Si por la naturaleza del objeto contractual se requiere algún criterio de este tipo, se debe
coordinar su obtención con la instancia competente.
Departamento de Comunicaciones Policiales
Departamento de Obras Civiles o Unidad de Proyectos
Departamento de Transportes
Departamento Salud Ocupacional
Dirección General de Armamento
Dirección de Tecnologías de Información
La información consignada debe venir con el nombre y la firma del responsable del área
técnica respectiva.
Referirse a la Sección 6 del presente Instructivo Disposiciones específicas para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios de especial naturaleza
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5.3.12 Cumplir con lo dispuesto en la Directriz No. 023-H 4, dirigida al Sector
Público “Sobre la Eficiencia, Eficacia y Transparencia en la Gestión
Presupuestaria de la Administración Pública”
Según la Directriz mencionada se establecen requisitos adicionales para toda entidad que requiera ejecutar determinadas subpartidas.
Ver Anexo No. 13 Detalle de Subpartidas que deben cumplir con lo instaurado en la Directriz No. 023-H
Importante Según Circular No. 013-DTI-2015, del 4 de noviembre de 2015 emitida por la Licda. Jacqueline Sequeira Torres, Directora de Tecnologías de Información, se remitió el Formulario No. DTI-FC01 denominado Solicitud de Aprobación de Compra y/o Alquiler de Recursos Informáticos. Lo anterior para efectos de las partidas que se indican a continuación:
10103: Alquiler de equipo de cómputo
10104: Alquiler y derechos de telecomunicaciones
10405: Servicios de desarrollo de sistemas informáticos
10808: Mantenimiento y reparación de equipo de cómputo y sistemas de información
29901: Útiles y materiales de oficina y computo, sub clase 445 cinta magnética y de respaldo
50103: Para las subclases 005 centrales y teléfonos, y la 035 proyectores
50105: Equipo y programas de cómputo
59903: Bienes intangibles
Adicionalmente, tal como se indicó en la Sección 5.3.3 referente a las especificaciones según el reconocimiento de la necesidad, particularmente en cuanto a la cantidad, se recomienda al Programa o Subprograma, al momento de remitir la solicitud de aprobación, tomar la previsión de incorporar la cantidad exacta que satisface al 100% la necesidad, esto en el caso eventual de que sea posible adjudicar una mayor cantidad, en concordancia con lo instaurado en el artículo 86 del RLCA.
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Esta información debe ser bajo el formato de resolución según lo consignado en el oficio
No. DVA-367-2015, del 12 de mayo de 2015, suscrito por la Máster Bernardita Marín
Salazar, Viceministra Administrativa de este Ministerio.
5.4 Decisión Inicial
Artículo 7 – Inicio del procedimiento El procedimiento de contratación se iniciará con la decisión administrativa de promover el concurso, emitida por el jerarca o titular subordinado competente. Esta decisión encabezará el expediente que se forme y contendrá una justificación de su procedencia, una descripción y estimación de costo de objeto, así como el cronograma con las tareas y los responsables de su ejecución. La justificación del inicio del procedimiento de contratación deberá estar acorde con lo establecido en los planes de largos y mediano plazos, el Plan Nacional de Desarrollo, cuando sea aplicable, el plan anual operativo, el presupuesto y el programa de adquisición institucional, según corresponda. Ley de Contratación Administrativa
Importante Para objetos contractuales que requieran la aprobación de la Dirección de Tecnologías de Información, el programa o sub programa gestor se debe asegurar de que las cantidades aprobadas para compra coincidan tanto en el Formulario No. DTI-FC01 denominado Solicitud de Aprobación de Compra y/o Alquiler de Recursos Informáticos como en la Resolución suscrita por la Máster Bernardita Marín Salazar, Viceministra Administrativa.
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Artículo 8 – Decisión Inicial La decisión administrativa que da inicio al procedimiento de contratación será emitida por el Jerarca de la Unidad solicitante o por el titular subordinado competente, de conformidad con las disposiciones internas de cada institución. Esta decisión se adoptará una vez que la unidad usuaria, en coordinación con las respectivas unidades técnica, legal y financiera, según corresponda, haya acreditado, al menos, lo siguiente: a) Una justificación de la procedencia de la contratación, con indicación expresa de la necesidad a satisfacer, considerando para ello los planes de largo y mediano plazo, el Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Anual Operativo, el presupuesto y el Programa de Adquisición Institucional, según corresponda. b) La descripción del objeto, las especificaciones técnicas y características de los bienes, obras o servicios que se requieran, en caso de que puedan existir diferentes opciones técnicas para satisfacer la necesidad, acreditar las razones por las cuales se escoge una determinada solución, así como la indicación de la posibilidad de adjudicar parcialmente de acuerdo a la naturaleza del objeto. La Administración Central de manera obligatoria, y facultativamente las demás instituciones del Sector Público, utilizarán el catálogo de mercancías de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda. c) Cuando corresponda por la naturaleza del objeto, los procedimientos de control de calidad que se aplicarán durante la ejecución del contrato y para la recepción de la obra, suministro o servicio. d) La estimación actualizada del costo del objeto, de acuerdo con lo establecido en el presente Reglamento en cuanto a la estimación del negocio. e) En las licitaciones públicas, salvo que por la naturaleza del objeto no resulte pertinente, deberá acreditarse la existencia de estudios que demuestren que los objetivos del proyecto de contratación serán alcanzados con una eficiencia y seguridad razonables. Para determinar la eficiencia, se valorará el costo beneficio de modo que se dé la aplicación más conveniente de los recursos asignados. La seguridad razonable será determinada una vez considerados los riesgos asociados de la contratación, y éstos sean analizados y evaluados para adoptar las medidas pertinentes de administración de riesgos, según lo dispone la Ley General de Control Interno. f) Indicación expresa de los recursos humanos y materiales de que dispone o llegará a disponer para verificar la correcta ejecución del objeto del contrato. En la etapa de definición de especificaciones técnicas, selección y ejecución contractual deberá participar la unidad usuaria de la Administración que formuló el requerimiento. g) La designación de un encargado general del contrato cuando, por la magnitud del negocio o porque así sea conveniente al interés público o institucional, tal designación resulte conveniente para la adecuada ejecución del contrato. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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Tal como se estipula, esta decisión se adoptará una vez que la unidad usuaria, en
coordinación con las respectivas unidades técnica, legal y financiera, según corresponda,
haya acreditado, al menos, lo siguiente:
La especificación, determinación y alcance del objeto contractual, ya sea que se trate de
bienes, servicios u obras indicando la necesidad que se pretende satisfacer; el análisis de
requerimientos, la planificación y programación de las compras de manera que se detallen
cantidades, modalidades de entrega, formas de pago en atención a la naturaleza del
objeto, entre otras.
Asimismo debe verificarse el contenido económico con que se cuenta según los
resultados reflejados por el estudio referencial de precios o estudio de mercado realizado
al efecto y que sea suficiente para garantizar el pago respectivo en fase de ejecución.
(Artículo N°8 y N°9 de la Disponibilidad presupuestaria de la Ley de Contratación
Administrativa y su Reglamento).
De la misma forma tal cual lo señala el inciso c) del artículo 8 del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa indicado, las Circulares No. DGABCA-NC-02-2016 y No. DPI-
014-2016, reiteran la importancia de que en los procesos de Contratación Administrativa
se observe en todos sus extremos los requerimientos necesarios para satisfacer el interés
público, con un enfoque de eficiencia y mejoramiento continuo, procurando con ello que
las compras públicas cumplan con las especificaciones de calidad, los objetivos sociales,
económicos y ambientales, todo en un marco de legalidad y mejora continua.
En ese sentido, se les instruye para que cada unidad programática perteneciente a esta
Cartera Ministerial, vele para que en los procedimientos de contratación administrativa se
cumpla con la implementación de las normas de calidad emitidas por los órganos
competentes las cuales deben de tomarse en consideración para ser aplicadas ya sea en
los criterios de admisibilidad o en los factores de evaluación de los pliegos cartelarios,
según corresponda.
Se advierte que para que en un procedimiento de contratación administrativa de compra
de bienes o suministros proceda la aplicación de lo dispuesto en el segundo párrafo del
artículo 86 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, el Jefe de cada
Programa o Subprograma deberá indicar desde la solicitud de contratación o decisión
inicial, además de la cantidad de bienes para la que garantiza el contenido económico y
solicita la compra, la cantidad real de bienes que satisface al 100% la necesidad
institucional descrita, por lo que en caso de que si al momento de adjudicar, la oferta
ganadora presentara un precio menor al monto presupuestado, solicita adjudicar una
cantidad mayor de bienes hasta el máximo indicado.
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En caso de omisión de dicha indicación, y ante este supuesto fáctico al momento de
adjudicar, el Jefe de Programa o Subprograma, podrá requerir a la Proveeduría
Institucional la aplicación del citado artículo, indicando bajo su responsabilidad, que la
necesidad así lo justifica.
Todo lo anterior, bajo el entendido de que en estos supuestos el adjudicatario antes de
que el acto final adquiera firmeza, tiene el derecho de renunciar a ese excedente en la
adjudicación por las razones que él le indique a la Administración, caso contrario,
adquiere la obligación de entregar las cantidades adjudicadas.
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Importante Como apoyo a la gestión se recuerda que el Departamento de Programación y Control desarrolló para las áreas usuarias, en este caso los Programas y Subprogramas, una serie de Formularios con los requerimientos, para los siguientes tipos de trámite:
- DPI-FO04O03-PC: Requisitos para solicitudes de trámites por Cantidades Definidas (Art. 162 inciso a) RLCA)
- DPI-FO05O03-PC: Requisitos para solicitudes de Contrato Adicional (Art. 209 RLCA)
- DPI-FO06O03-PC: Requisitos para solicitudes de entrega Según Demanda o Consignación (Art. 162 inciso b) y c) RLCA)
- DPI-FO08O03-PC: Requisitos para solicitudes de Inyección de Contenido
- DPI-FO09O03-PC: Requisitos para solicitudes de Modificación Unilateral del Contrato (Art. 208 RLCA)
- DPI-FO10O03-PC: Requisitos para solicitudes de Convenio Marco (Art. 115 RLCA)
- DPI-FO11O02-PC: Requisitos para solicitudes de Reajuste de Precios o Pago de Diferencias (Art. 31 RLCA)
- DPI-FO15O02-PC: Requisitos para solicitudes de Actividad Contractual desarrollada entre sujetos de Derecho Público (Art. 138 RLCA)
- DPI-FO17O01-PC: Requisitos para solicitudes de trámites excepcionados de Cantidades Definidas (Art. 139 RLCA)
- DPI-FO18O01-PC: Requisitos para solicitudes de trámites excepcionados de entrega Según Demanda (Art. 139 RLCA)
- DPI-FO19O01-PC: Requisitos para solicitudes de trámites excepcionados para Arrendamiento o Compra de Bienes Únicos (Art. 139 inciso j) RLCA)
Ver Anexo No. 14, para efectos de su uso y aplicación los mismos son documentos diseñados en formato digital, en Excel. Una vez completados deben ser guardados en formato PDF y ser firmados digitalmente por el Jefe de Programa respectivo. Posteriormente se deben subir al sistema electrónico de Compras Públicas respectivo, como parte de los Anexos. Una vez que se publique para el año en curso la versión respectiva del presente Instructivo, los mismos serán remitidos vía electrónica a los encargados de manejo presupuestario, de igual forma pueden ser solicitados por medio de los correos [email protected] y [email protected]. En el caso de trámites para los cuales no se haya establecido un Formulario, el procedimiento se debe realizar mediante oficio el cual deberá detallar toda la información respectiva, firmado por el Jefe de Programa o Subprograma Presupuestario e
incorporarse al expediente digital.
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5.4.1 Perfil de acceso al Sistema
5.4.1.1 Sistema CompraRed 2.0
Para efectos de cualquier transacción en el sistema Comprared 2.0, es necesario contar
con un perfil el cual tiene una serie de roles que determinan los accesos y limitaciones del
usuario, esto según la responsabilidad que tenga dentro del proceso de contratación
administrativa, entiéndase todo lo relativo a solicitudes de pedido y trámites.
Este perfil lo valida la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación
Administrativa del Ministerio de Hacienda contra la firma digital y por lo tanto tiene la
misma vigencia.
Para las firmas digitales creadas o renovadas a partir del 20 de junio de 2016, la
Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa emitió la
Circular No. DGABCA-105-2016, del 12 de setiembre de 2016, mediante la cual remitió el
“Instructivo sobre Autenticación Sistema Comprared Agosto 2016”, por tanto para los
usuarios que tengan esta condición deben referirse a dicho procedimiento (Ver Anexo
No. 15).
5.4.1.2 SICOP
Para la obtención de roles y perfiles requeridos por los funcionarios para el uso del
Sistema, éstos deberán gestionarse a través del funcionario que cada Institución designe
como Administrador del Sistema SICOP (Directriz No. DGABCA-NP-06-2015, del 11 de
mayo de 2015).
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El trámite que corresponde a los Programas y Subprogramas Presupuestarios es remitir
mediante oficio o correo electrónico avalado por el Jefe de Programa o Subprograma, la
solicitud del tipo de perfil requerido para el uso del sistema.
5.4.2 Inclusión de la Solicitud de Contratación y de los Anexos en el
Sistema respectivo
Contacto - Funcionarios designados como Administradores del Sistema SICOP Ingeniero Sergio Merino Rodríguez Dpto de Programación y Control, Dirección de Proveeduría Institucional Teléfono: 2586-4041 E-mail: [email protected] Máster Rosa Eugenia Chacón Alvarado Dpto de Programación y Control, Dirección de Proveeduría Institucional Teléfono: 2586-4041 E-mail: [email protected]
Importante
- En caso de que persistan dudas o consultas antes de ingresar una solicitud de contratación en el sistema electrónico de Compras Públicas respectivo, se recomienda aclarar las mismas con los funcionarios del Departamento de Programación y Control, de cualquiera de la siguientes formas:
Presencial En horario de Lunes a Viernes en dos rangos horarios, de 9 am a 10 am y de 2 pm a 3 pm.
Por correo electrónico
Dirigido a [email protected], con copia a [email protected]
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Los Programas y Subprogramas Presupuestarios deben ingresar la Solicitud de
Contratación en el sistema electrónico de Compras Públicas respectivo, hasta que hayan
cumplido con todos los requisitos indicados en los párrafos anteriores.
Se deben adjuntar todos los documentos correspondientes al trámite, los cuales deben:
Ser legibles
Ser consecutivos
Ser concordantes
No estar invertidos
No estar duplicados
Adicionalmente se debe tener presente para documentos como certificaciones,
formularios referenciales de precio, ofertas de servicios, personerías, poderes, entre otros;
la vigencia de los mismos.
5.4.3 Inclusión de los Aprobadores de las Solicitudes de Contratación en el
sistema SICOP
Una vez incorporados los requisitos a la solicitud, el encargado en el Programa o Sub
Programa gestor, debe seleccionar a las personas encargadas de aprobar la solicitud de
contratación.
5.4.4 Aprobación del Jefe de Programa o Subprograma
Reiterar la responsabilidad del Jefe del Programa o Subprograma al momento de realizar
la aprobación de la Solicitud de Contratación, la cual implica que está brindando la
autorización para la ejecución del trámite. Adicionalmente, el principio de integralidad
Importante Para solicitudes de contratación sin contenido presupuestario o con fondos presupuestarios por concepto de Derechos de Pesca, NO se debe incluir para aprobación al Director Financiero, sólo debe registrarse al Jefe de Programa o Subprograma y al Proveedor Institucional.
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señala que toda la documentación anexa a la solicitud de contratación se entiende
avalada en su totalidad por el Jefe de Programa o Subprograma, una vez se apruebe la
solicitud.
Cabe señalar que hasta tanto no se apruebe la solicitud de contratación por el Jefe de
Programa o Subprograma no se tiene por finalizada, impidiendo con ello su continuación.
5.5 Trámite posterior a la Decisión Inicial
La solicitud de contratación aprobada por el Jefe de Programa o Subprograma inicia
en la Dirección de Proveeduría con la revisión por el Departamento de
Programación y Control.
En el caso de que se surjan interrogantes o dudas sobre la información incorporada
en la solicitud de contratación, estas se notificarán mediante correo electrónico al
Programa o Subprograma para lo correspondiente.
Una vez verificada la corrección de la solicitud de contratación o aclaradas las
interrogantes, se remitirá al Director de Proveeduría para su aprobación.
Posteriormente, el Director Financiero brindará su aval a la solicitud de contratación
desde el punto de vista presupuestario, esto en los casos que aplique.
Una vez la solicitud de contratación tenga las debidas aprobaciones la misma
pasará al Departamento de Contratación Administrativa para su trámite.
Artículo 10 – Trámite posterior a la decisión inicial Una vez adoptada la decisión inicial y cumplidos los requisitos previos, se trasladará a la Proveeduría Institucional quien conducirá el procedimiento de contratación administrativa (…) Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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6 Disposiciones Específicas
En el proceso de adquisición de bienes y servicios es importante considerar que debido a
la particularidad de algunos objetos contractuales así como a las características propias
de SICOP, podrán exigirse requerimientos adicionales, a efecto de realizar el
correspondiente procedimiento de contratación administrativa.
A continuación, se especifican los requisitos que deben ser incluidos en el expediente
digital para determinadas partidas.
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6.1 Mantenimiento Preventivo y Correctivo
Para la inclusión de la solicitud de contratación, se debe ingresar el mantenimiento
preventivo y el correctivo en dos líneas por separado utilizando la modalidad según
demanda, aún y cuando sepamos que la modalidad de ejecución del Mantenimiento
Preventivo es por cantidades definidas. Esto debido a una errada clasificación que
presenta SICOP respecto a los tipos de procedimiento.
Debe tomarse en cuenta que este tipo de mantenimientos no deben confundirse con lo
que es propiamente la garantía del bien, por lo que en caso de en una solicitud de
contratación cuyo objeto contractual sea obra o compra de bienes y se requiera garantía,
ésta debe individualizarse y especificarse en su alcance. Si se requiere además contratar
un mantenimiento, éste deberá separarse y estimarse o cuantificarse dado que si bien se
puede decir que en ese caso forma parte del objeto a licitar, se trata de un rubro
contractual que tiene un costo adicional al objeto, más si hablamos de un mantenimiento
preventivo donde se establecen incluso visitas periódicas para realizar diversas
actividades que en algunos casos puede incluir insumos o cambio de partes.
6.1.1 Mantenimiento Preventivo
Incluye una programación con una determinada frecuencia de visitas que implique
determinadas actividades y componentes como mano de obra, repuestos, etc., que sean
necesarias para garantizar la óptima conservación de los equipos objeto del servicio; las
cuales deben ser descritas de forma expresa y completa. Su modalidad de ejecución es
por cantidades definidas con entregas programadas.
6.1.2 Mantenimiento Correctivo
Inicia su ejecución en el momento en el que se reporta un daño en los equipos objeto de
servicio que debe ser atendido por el contratista, por lo que resulta necesario aportar en la
solicitud de contratación, un listado de posibles reparaciones indicando las demás
condiciones de ejecución como plazos máximos de respuesta, lo que incluye, etc., lo
anterior, con la finalidad de poder comparar ofertas en igualdad de condiciones y
adjudicar precios unitarios. Su modalidad de ejecución es según demanda.
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6.2 10101 – Alquileres de Edificios, Locales y Terrenos
Se insta a los Programas y Subprogramas a tramitar este objeto contractual mediante
concursos público, según lo establece el artículo 167 del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa, sin embargo, bajo responsabilidad del Jefe de Programa o
Subprograma, estos podrán tramitar el arrendamiento de inmuebles considerados por
ellos “bienes únicos” debiendo acreditar la debida justificación, y demás requerimientos
establecidos a continuación, en aplicación del artículo 139 inciso j), del citado
Reglamento.
Artículo 167 – Arrendamiento de inmuebles
La Administración podrá tomar en arrendamiento bienes inmuebles, con o sin opción
de compra, mediante el procedimiento de licitación pública, licitación abreviada o
contratación directa, según corresponda, de acuerdo con el monto estimado; sin
perjuicio de lo establecido en relación con el arrendamiento o compra de bienes único
de este Reglamento.
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
Artículo 139 – Objetos de naturaleza o circunstancia concurrente incompatibles con el
concurso
Inciso j) – Arrendamiento o compra de bienes únicos
La compra o arrendamiento de bienes que en razón de su ubicación, naturaleza,
condiciones y situación se configuren como el más apto para la finalidad propuesta. En
estos casos, el precio máximo será el que fije el personal especializado de la
Institución o en su defecto, de la Dirección General de Tributación.
La Administración podrá pactar el arrendamiento de inmuebles por construir o en
proceso de construcción, cuando ello convenga a sus intereses institucionales o
comerciales, según los términos que las partes convengan.
En el caso de la compra de inmuebles se requiere adicionalmente de la autorización
de la Contraloría General de la República, quien cuenta con un plazo máximo de diez
días hábiles para analizar la gestión.
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1. Según Informe de Control Interno de la Auditoría General No. No. 01-36-2015 CI/SA
del 20 de julio del 2015, comunicado mediante oficio circular No. DPI-044-2015, del
1 de setiembre de 2015, el Programa o Subprograma debe, de previo al inicio del
procedimiento de contratación, especificar los requerimientos a satisfacer en materia
del bien a contratar, como:
El área geográfica de cobertura
Cantidad de funcionarios que laboran o que van a laborar (en el caso de
delegaciones nuevas) para el momento que surge la necesidad y proyección
de crecimiento
Área estimada requerida
Condiciones mínimas deseables de acceso al inmueble y parqueo
Cumplimiento de normativa legal en materia de salud ocupacional y
discapacidad
Otras características consideradas relevantes para la prestación eficiente de
los servicios institucionales
2. Una vez establecidos los requerimientos, el Programa o Subprograma debe
coordinar la publicación sobre la necesidad del inmueble, en al menos un medio de
comunicación masiva, en concordancia con el informe mencionado; como una
alternativa para darle transparencia al procedimiento de contratación y aprovechar
otras opciones que puedan resultar elegibles.
A partir de lo anterior, el Programa o Subprograma debe identificar las posibles
edificaciones idóneas según las cuales la Administración pueda elegir la mejor
opción para ser tomada en arrendamiento, debiendo solicitar apoyo de las áreas
técnicas (Departamento de Obras Civiles y Departamento de Salud Ocupacional),
esto señalando las razones técnicas para justificar el más apto o de lo contrario las
razones por las cuales alguna de las alternativas no lo es.
Una vez cumplidos estos puntos, se puede continuar con la inclusión:
3. En cuanto a la solicitud de contratación en el sistema, se debe:
Incluir el objeto en una sola línea por el monto mensual, especificado en
colones, bajo la modalidad de según demanda (para efectos del sistema).
Ingresar el monto del presupuesto estimado correspondiente a total del plazo
de vigencia de la contratación.
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Indicar en la descripción: la provincia, el cantón y el distrito donde se
encuentra ubicado el inmueble
4. Oferta en original, debidamente firmada por el propietario o representante legal, que
indique lo siguiente:
Calidades del Propietario o Apoderado Generalísimo
Descripción del Inmueble
Monto mensual del Alquiler
El nombre o la razón social según sea el caso, para efectos de la emisión de
la orden de compra y el respectivo pago (si el inmueble tiene más de un
propietario, indicar el nombre de la persona que asumirá esta responsabilidad)
Número de Cuenta Cliente a donde se depositaría el pago mensual
Vigencia de la Oferta en días hábiles o naturales
Las leyendas de aceptación sobre:
La forma de pago usual de Gobierno
La cancelación de los timbres requeridos para el trámite de contratación
Sobre realizar las modificaciones propuestas por: el Departamento de Obras
Civiles, el Departamento de Salud Ocupacional, la Dirección de Informática y
la Dirección General de Armamento, así como el plazo en el que se obliga a
realizarlas
Indicar si el inmueble será ocupado una vez el contrato sea eficaz o hasta una
vez realizadas las remodelaciones.
5. Declaración Jurada, debidamente firmada que indique las siguientes leyendas:
Que se encuentra al día con el pago de las cuotas obrero patronales, o si no
es patrono
Que se encuentra al día con el pago al Fondo de Desarrollo y Asignaciones
Familiares (FODESAF)
Que se encuentra al día con el pago de todo tipo de impuestos nacionales
Que no le afectan las disposiciones establecidas según artículos 22 y 22 bis
de la Ley de Contratación Administrativa, y Artículo 65 del Reglamento a la
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6. Las siguientes Certificaciones o Documentos oficiales:
Fotocopia de la Cédula, en caso de persona física
Certificación de Personería Jurídica, en caso de Sociedades Anónimas 8
Certificación de cuenta cliente, por parte de la entidad bancaria
Plano Catastrado
Certificación Registral del Inmueble 8
Certificación de la Caja Costarricense del Seguro Social (C.C.S.S.) donde se
indique que se encuentra al día con las cuotas obrero patronales 8
Certificación de la Municipalidad de que se encuentra el día con los
impuestos8
Certificación del Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares
(FODESAF) 8
Si la propiedad a alquilar está hipotecada, deben presentar un documento de
la entidad bancaria con la cual tiene la hipoteca, donde conste que está al día
con los pagos 8
------------------------ 8 Estos documentos tienen una vigencia de 30 días ------------------------
7. Documento emitido por el Departamento de Obras Civiles o el representante
profesional del Programa o Subprograma, donde remitan un avalúo del inmueble
que se desea alquilar, así como indicar las modificaciones propuestas que el mismo
requiere, de forma tal que se ajuste a las necesidades de la Administración, dando
fe de que se realizaron todas las coordinaciones con las áreas técnicas pertinentes
(Departamento de Salud Ocupacional, Dirección de Informática y Dirección General
de Armamento, en caso de requerirse), según oficio Circular No. 0012/2015-DOC-
SP, del 5 de mayo de 2015, emitida por la Arq. Irene Soto Urbina, Jefe
Departamento de Obras Civiles. En el caso de que requiera remodelaciones, el
área técnica deberá indicar el plazo en el que el propietario del inmueble se obliga a
realizarlas.
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6.3 10103 – Alquiler de Equipo de Cómputo
1. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios emitido por la Dirección
de Tecnologías de Información.
2. Indicar la garantía que requiere el servicio.
3. Indicar si se requiere de capacitación y para cuántas personas.
4. Oficio en el cual se indique la distribución planificada que se va a realizar del equipo
informático.
5. Para las impresoras multifuncionales indicar si requiere de hardware y/o software.
6. Formulario No. DTI-FC01, denominado “Solicitud de Aprobación de Compra y/o
Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información,
con las debidas aprobaciones.
6.4 10104 – Alquiler y Derechos de Telecomunicaciones
1. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios emitido por la Dirección
de Tecnologías de Información.
2. Indicar la garantía que requiere el servicio.
3. Indicar si se requiere de capacitación, por cuántas horas y para cuántas personas.
4. Oficio en el cual se indique la distribución planificada que se va a realizar.
Importante Los Informes correspondientes al Criterio Técnico para efectos de contratación administrativa tienen vigencia de un año. Para efectos de validez de la oferta presentada, el monto por el alquiler mensual que se consigne en la misma debe ser menor o igual al monto determinado según el Criterio técnico del Departamento de Obras Civiles El Programa o Subprograma se debe asegurar de que el oferente se encuentre inscrito como Proveedor Comercial en SICOP, de lo contrario se imposibilita realizar el trámite de contratación solicitado, dado que en esta plataforma electrónica de compras públicas la Proveeduría Institucional debe invitar al oferente.
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5. Formulario No. DTI-FC01, denominado “Solicitud de Aprobación de Compra y/o
Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información,
con las debidas aprobaciones.
Lo anterior aplicable a:
Renovación/configuración certificado seguridad, uso página de internet
Alojamiento de página web
Otros (a valorar por parte de la D.T.I)
6.5 10302 – Medios de Comunicación
1. Indicar el objetivo específico para el cual se gestionó la contratación.
2. Indicar especificaciones de los anuncios, horarios y duración de las pautas.
3. Adicionalmente un plan en el cual se definan las pautas generales a seguir para la
selección de los medios, atendiendo al público meta, necesidades institucionales y
costos.
4. Oferta en original, firmada por el Representante Legal de la empresa, la misma debe
indicar:
Monto
Vigencia de la Oferta
Leyenda de aceptación que indica: la Forma de pago usual de Gobierno
Artículo 139 – Objetos de naturaleza o circunstancia concurrente incompatibles con el
concurso
Inciso c) – Medios de comunicación social:
La contratación directa de medios de comunicación social para la difusión de mensajes
relacionados con la gestión institucional.
En estos casos se deberá realizar un plan en el cual se definan las pautas generales a
seguir para la selección de los medios, atendiendo al público meta, necesidades
institucionales y costos. La contratación de agencias de publicidad deberá realizar por
los medios de contratación ordinarios.
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5. Las siguientes Certificaciones o Documentos oficiales:
Certificación de FODESAF
Certificación de Personería Jurídica, en caso de Sociedades Anónimas 9
------------------- 9 Estos documentos tienen vigencia de 30 días hábiles -------------------
6. Declaración Jurada, debidamente firmada que indique las siguientes leyendas:
Que se encuentra al día con el pago de las cuotas obrero patronales, o si no
es patrono.
Que se encuentra al día con el pago al Fondo de Desarrollo y Asignaciones
Familiares (FODESAF).
Que se encuentra al día con el pago de todo tipo de impuestos nacionales.
Que no le afectan las disposiciones establecidas según artículos 22 y 22 bis
de la Ley de Contratación Administrativa, y Artículo 65 del Reglamento a la
Ley de Contratación Administrativa.
6.6 10401 – Servicios Médicos y de laboratorio, Internamiento de Animales
1. Especificaciones técnicas del servicio a adquirir o características de la clínica o el
centro especializado, avalados por el Veterinario de la Unidad.
2. El Estudio Referencial de Precios para este tipo de trámite, debe realizarse con
oferentes que estén registrados ante el Colegio de Médicos Veterinarios de Costa
Rica y ante el Servicio Nacional de Salud Animal (SENASA).
3. Asegurarse de que los oferentes cuentan con un regente técnico, para efectos de la
emisión de recetas médicas.
4. Cumplir con lo señalado en la Ley General del Servicio Nacional de Salud Animal.
Importante Se recuerda a los Programas y Subprogramas considerar para este tipo de trámites el “Convenio Marco de Cooperación Interinstitucional entre Sistema Nacional de Radio S.A. y el Ministerio de Seguridad Pública”. El Programa o Subprograma se debe asegurar de que el oferente se encuentre inscrito como Proveedor Comercial en SICOP, de lo contrario se imposibilita realizar el trámite de contratación solicitado
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6.7 10405 – Servicios de Desarrollo de Sistemas Informáticos
1. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios emitidas por la Dirección
de Tecnologías de Información.
2. Indicar la garantía que requiere el servicio.
3. Indicar si se requiere capacitación y para cuantas personas.
4. Formulario No. DTI-FC01, denominado “Solicitud de Aprobación de Compra y/o
Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información,
con las debidas aprobaciones.
6.8 10406 – Servicios Generales de Fumigación
6.9 10406 – Servicios Generales (Limpieza de Tanques Sépticos)
1. Ubicación de lugar adonde se realizará el servicio.
2. Para la limpieza de tanques sépticos, indicar las medidas aproximadas de los
tanques.
Importante - Trámite se realiza a través de la Licitación de Convenio Marco para el servicio de Limpieza, Jardinería, Fumigación, Lavado de Vehículos y Lavado de Motor, para las instituciones públicas que utiliza Comprared, 2013LN-000009-CMBYC. - Considerar que esta Licitación vence el 18 de noviembre de 2017. - Trámite NO se realiza mediante solicitud de contratación, por lo cual la información se debe remitir vía electrónica a los correos [email protected] y [email protected]
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6.10 10406 – Servicios Generales (Limpieza de Jardines u Oficinas)
1. El Programa o Subprograma debe asegurarse de consignar la siguiente información:
a) Ubicación del lugar donde se realizará el servicio.
b) Área de limpieza en metros cuadrados.
c) Precio por metro cuadrado y precio total.
d) Plazo a contratar por parte de la Administración, el cual debe estar
expresado en meses (mínimo un mes).
e) Fecha de inicio del servicio.
2. Oferta de la empresa indicando los puntos a), b), c) y d), en caso de requerirse.
Importante - Trámite se realiza a través de la Licitación de Convenio Marco para el servicio de Limpieza, Jardinería, Fumigación, Lavado de Vehículos y Lavado de Motor, para las instituciones públicas que utiliza Comprared, 2013LN-000009-CMBYC - Considerar que esta Licitación vence el 18 de noviembre de 2017 - Trámite NO se realiza mediante solicitud de contratación, por lo cual la información se debe remitir vía electrónica a los correos [email protected] y [email protected] - Según el Contenido Presupuestario, se recomienda a los Programas y Subprogramas evaluar el periodo por el cual se requiere el servicio, de modo que se evite realizar varias solicitudes por periodos cortos y más bien se realice una sola por el periodo requerido. - Este tipo de Solicitud de Contratación, debe realizarse como mínimo con un mes de anticipación.
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6.11 10503 – Tiquetes Aéreos
1. El Programa o Subprograma debe asegurarse de consignar la siguiente información:
a) Motivo del viaje.
b) Periodo que contempla.
c) Hora de salida.
d) Hora de llegada.
e) Nombre del aeropuerto de destino.
Importante
- Trámite se realiza a través del Convenio Marco para la Emisión de Boletos Aéreos,
2014LN-000001-CMBYC
- Considerar que esta Licitación vence el 13 de mayo de 2017
- Este tipo de contratación NO se realiza mediante solicitud de compra, por lo cual la
información se debe remitir vía electrónica a los correos
[email protected] y [email protected]
- Este trámite se realiza concursado entre los oferentes del Convenio Marco
Importante Se les recuerda que para efectos de computar un año calendario se debe tener en cuenta que este finaliza el mismo día de la fecha de inicio: Ejemplo: Inicia 07/02/2016 Finaliza 07/02/2017 Si existieran prórrogas, las mismas finalizan el día natural anterior al de la fecha de inicio: Ejemplo: Inicia 07/02/2016 Finaliza 06/02/2017
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2. Acuerdo de viaje donde se acredite el día de salida y llegada.
Este rango de fechas se debe respetar para efecto de tramitar las fechas de compra
de los tiquetes de salida y regreso (Circular No. DCD-006-2017-SB del 10 de
febrero del 2014).
3. Documento emitido por el país anfitrión en el cual curse la invitación a la actividad a
realizarse.
4. Número de cuenta de viajero frecuente del participante, esto para el registro de
millas en el trámite de reservación y compra de boletos aéreos 10
10 Las Millas otorgadas de forma personal a cada funcionario por las aerolíneas, según sus políticas por concepto de compra de boletos aéreos mediante Convenio Marco, con recursos del Ministerio de Seguridad Pública, deben ser considerados y acreditados por el funcionario para nuevas adquisiciones de tiquetes aéreos a su nombre, con la finalidad de reducir los costos en procura del uso eficiente de los fondos públicos. (Circular No. 212-2013 DF).
6.12 10701 – Actividades de Capacitación
1. Indicar nombre y número de cédula de los funcionarios participantes.
2. Objetivo específico para el cual se está solicitando la capacitación.
Artículo 139 – Objetos de naturaleza o circunstancia concurrente incompatibles con el
concurso
Inciso e) – Servicios de capacitación:
Los servicios de capacitación únicamente en los supuestos de capacitación abierta,
entendida como aquella en la que se hace invitación al público en general y no es
programada en atención a las necesidades puntuales de una Administración y en la
cual se justifique su necesidad en función del cumplimiento de los fines institucionales.
Las necesidades de capacitación específicas de cada entidad y que requieren de una
contratación para esos fines deberán concursarse atendiendo a la estimación que se
haga, a excepción del supuesto en el que la empresa y el instructor sean extranjeros,
idóneos y por su especialidad, se considera fuera de competencia, en cuyo caso podrá
hacerse de manera directa.
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3. Oferta en original, firmada por el Representante Legal de la empresa, la misma debe
indicar:
Costo de la actividad
Vigencia de la Oferta
Leyenda de aceptación que indique: la Forma de pago usual de Gobierno
4. Certificación del Colegio de Profesionales en Ciencias Económicas de Costa Rica,
que haga constar que el oferente, está debidamente inscrito ante ellos, esto en el
caso que aplique. (Según Ley Orgánica 7105 de ese Colegio).
5. Certificación del Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (FODESAF)
6. Declaración Jurada, debidamente firmada que indique las siguientes leyendas:
Que se encuentra al día con el pago de las cuotas obrero patronales, o si no
es patrono
Que se encuentra al día con el pago al Fondo de Desarrollo y Asignaciones
Familiares (FODESAF)
Que se encuentra al día con el pago de todo tipo de impuestos nacionales
Que no le afectan las disposiciones establecidas según artículos 22 y 22 bis
de la Ley de Contratación Administrativa, y Artículo 65 del Reglamento a la
Ley de Contratación Administrativa
7. Documento de Aceptación de Condiciones y Razonabilidad del Precio, si aplica.
Importante Este tipo de Solicitud de Contratación, debe realizarse como mínimo con quince días hábiles de previo a la realización de la actividad de capacitación, caso contrario será rechazada. El Programa o Subprograma se debe asegurar de que el oferente se encuentre inscrito como Proveedor Comercial en SICOP, de lo contrario se imposibilita realizar el trámite
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6.13 10701, 10702, 20203 – Catering Service
Al momento de crear la Solicitud de Contratación el Programa o Subprograma debe
adjuntar el documento denominado Plan de Servicio de Alimentación, en el cual se
selecciona el tipo de servicio que se requiere. Este debe estar completo con los
requerimientos del Programa y Subprograma y debidamente firmado por el Jefe.
Adicionalmente se debe anexar este documento en formato de Excel. Este tipo de
contratación se debe solicitar con al menos quince días de anticipación a su realización.
6.14 10801 – Obras por Remodelación Internas de Oficinas o Delegaciones
1. Indicar la especialidad requerida del profesional responsable de la obra, por parte
del contratista.
2. Documento emitido por el Departamento de Obras Civiles, la Unidad de Proyectos o
el representante profesional del Programa y Subprograma, donde remitan las
especificaciones técnicas del proyecto, dando fe de que se realizaron todas las
coordinaciones con las áreas técnicas pertinentes (Departamento de Salud
Ocupacional, Dirección de Informática y Dirección General de Armamento, en caso
de requerirse), según Circular No. 0012/2015-DOC-SP, del 5 de mayo de 2015,
emitida por la Arq. Irene Soto Urbina.
3. Si la obra de la remodelación incluye la adquisición de equipo, el Programa o
Subprograma debe incluir la lista de la totalidad de los artículos dentro de las
especificaciones técnicas, para que se incluya en el pliego de condiciones, y por lo
tanto sean cotizados por los posibles oferentes. De modo que la oferta refleje el
desglose de precios de los artículos, para efectos del patrimonio. (Circular No. DPI-
45-2014 del 14 de noviembre de 2014), para esto el Programa o Subprograma debe
coordinar con la Dirección Financiera para efectos del código de mercancía y
descripción.
4. Si la remodelación se realiza en un bien inmueble que no pertenezca al Ministerio,
se debe justificar la inversión y ser removible para que pueda ser retirada en el
momento en que se requiera desocupar dicho inmueble.
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6.15 10805 – Mantenimiento y/o Reparación de Vehículos y/o Motocicletas
1. Indicar el número de patrimonio, número de placa, modelo y cilindraje.
2. Descripción detallada de los repuestos que se necesitan, identificando de forma
clara la unidad de medida y especificaciones técnicas del producto.
3. Si se trata de repuestos originales, justificar debidamente a qué obedece (plazo de
inicio y vencimiento de la garantía, número de contrato, etc.).
4. Si se acepta la cotización de repuestos originales y genéricos para una misma línea,
se debe remitir una metodología especial para evaluar y comparar ofertas en estos
casos en igualdad de condiciones.
5. Adjuntar la descripción detallada del mantenimiento y/o reparación de los vehículos
y motocicletas y una evaluación de las características técnicas emitida por la
Dirección de Transportes sobre los requerimientos de los vehículos.
6. Adjuntar copia del Acta del Instituto Costarricense sobre Drogas (I.C.D), si el
vehículo se encuentra en calidad de préstamo, con el nombre actualizado de la
persona o departamento bajo el cual se encuentra prestado o acta de donación, si
aún tiene placa particular.
Importante
Se recuerda que en sustitución del Formulario Referencial de Precios para esta
partida, se debe suministrar criterio técnico de precios donde debe incorporarse: el
presupuesto global de las actividades constructivas (tabla de actividades)
sustentándose también el valor del metro cuadrado tomado de: Valores de Tipologías
del Ministerio de Hacienda, Ofertas de referencia y Cotizaciones de referencia (Según
Circular No. 0012/2015-DOC-SP, del 5 de mayo de 2015, emitida por la Arq. Irene
Soto Urbina, Jefe del Departamento de Obras Civiles.)
Los Informes correspondientes al Criterio Técnico para efectos de contratación
administrativa tienen vigencia de un año.
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6.16 10808 – Mantenimiento y Reparación de Equipo de Cómputo y Sistemas
de Información
1. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios emitidas por la
Dirección de Tecnologías de Información.
2. Indicar la garantía que requiere el servicio.
3. Indicar si se requiere capacitación y para cuantas personas.
4. Oficio en el cual se indique la distribución planificada que se va a realizar del
servicio informático.
5. Formulario No. DTI-FC01, denominado “Solicitud de Aprobación de Compra y/o
Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información,
con las debidas aprobaciones.
6.17 20101 – Compra de Aceites y Fluidos Lubricantes
1. Descripción detallada de las especificaciones técnicas de los aceites emitidas por el
por la Dirección de Transportes.
2. Solicitud expresa por parte del Área Técnica indicando que el oferente se obliga -en
caso de resultar adjudicatario- a retirar de la Administración, el aceite usado en las
mismas cantidades de compra mediante transporte y la logística de recolección
adecuadas, así como el compromiso de su debida disposición final.
6.18 20102 – Productos Farmacéuticos y Medicinales
1. Especificaciones técnicas de los medicamentos a adquirir avaladas por el médico
encargado.
2. Plazo mínimo de vencimiento que debe garantizar el producto (al menos 2 años).
6.19 20103 – Productos Veterinarios
1. Especificaciones técnicas de los medicamentos a adquirir avaladas por el
Veterinario de la Unidad.
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2. El Estudio Referencial de Precios para este tipo de trámite, debe realizarse con
oferentes que estén registrados ante el Colegio de Médicos Veterinarios de Costa
Rica y ante el Servicio Nacional de Salud Animal (SENASA).
3. Asegurarse de que los oferentes cuentan con un regente técnico, para efectos de la
emisión de recetas médicas.
6.20 20204 – Alimentos para Equinos y Canes
1. Cantidad de alimento requerido expresado en kilogramos.
2. Especificaciones técnicas del alimento avaladas por el Veterinario de la Unidad.
3. En caso de que la necesidad sea de una marca específica de alimento, la solicitud
de contratación debe incorporar la justificación técnica respectiva.
6.21 29901 – Útiles, y Materiales de Oficina y Cómputo
1. Formulario No. DTI-FC01, denominado “Solicitud de Aprobación de Compra y/o
Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información
con las debidas aprobaciones.
2. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios emitidas por la Dirección
de Tecnologías de Información.
3. Indicar la garantía que requiere el bien.
4. Indicar si se requiere capacitación, por cuántas horas y para cuántas personas.
5. Oficio en el cual se indique la distribución planificada.
6.22 29904 – Textiles y Vestuarios
1. Para esta compra se requiere cumplir con lo dispuesto en el punto 3.1.2. del
“Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos
de ejecución presupuestaria en el proceso de visado”, cuando se trate de compra de
uniformes.
2. Indicar el tipo de tela, los colores, la cantidad, el tipo de prendas y las tallas que se
van a solicitar.
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6.23 29906 – Útiles y Materiales de Resguardo y Seguridad
1. Especificaciones técnicas de la Dirección General de Armamento o del técnico
especializado del Programa o Subprograma Presupuestario.
2. Indicar la garantía que requiere el equipo.
6.24 29999 – Compra de Herraduras para Equinos
1. Indicar el tamaño de las herraduras.
2. Especificaciones técnicas emitidas por el veterinario de la unidad.
6.25 50102 – Equipo de Transporte
1. Indicar de manera clara el tipo y color de los vehículos a adquirir.
2. Cumplir con lo establecido en el Artículo No. 56 de la Ley General de Policía en lo
que respecta a los colores, de manera que en aquellos casos que sean de
excepción (colores diferentes a azul y blanco) sean justificados.
3. Los vehículos que se importen deben ser obligatoriamente importados a nombre del
Ministerio de Seguridad Pública.
4. En el caso de que el Jefe de Programa o Subprograma requiera la adquisición de un
equipo móvil al cual sea necesario modificarle las especificaciones de fábrica,
deberá cumplir con lo comunicado mediante Circular No. DPI-03-2014 del 20 de
enero de 2014.
5. Distribución que se realizará sobre el equipo de transporte, es decir, las
delegaciones u oficinas que serán beneficiadas, incluyendo la cantidad por cada
una.
6. Argumentos que justifican razonablemente la adquisición de los vehículos, según
tipo.
7. Si los vehículos a adquirir son de uso policial, verificar que los mismos cuenten con
las características técnicas para esta función.
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6.26 50103 – Equipo de Comunicación
1. Formulario No. DTI-FC01, denominado “Solicitud de Aprobación de Compra y/o
Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información,
con las debidas aprobaciones.
Lo anterior, para las sub clases 005 Centrales y Teléfonos y la 035 Proyectores.
2. Especificaciones técnicas del equipo de comunicación a adquirir, emitidas por el
Departamento de Comunicaciones Policiales o el Área Técnica especializada.
3. Indicar la garantía que requiere el equipo.
4. Indicar si se requiere capacitación, por cuántas horas y para cuántas personas.
6.27 50104 – Equipo y Mobiliario de Oficina
Fotocopiadora
Para la compra de este tipo de bien se requiere lo siguiente:
1. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios emitidas por la Dirección
de Tecnologías de Información.
2. Indicar la garantía que requiere el producto
3. Indicar si se requiere capacitación, por cuántas horas y para cuantas personas.
4. Oficio en el cual se indique la distribución planificada.
Equipos de Aires Acondicionados
1. La adquisición de este tipo de objetos debe realizarse en cumplimiento de la
Directriz No. 011-MINAE denominada “Directriz dirigida a los Jerarcas de todas las
instituciones de la Administración Pública incluyendo aquellos órganos, entes,
Importante Los Programas y Subprogramas deben asegurarse de que en el expediente digital de la contratación consten las actas de recibido del Almacén Institucional, sean provisionales o definitivas, una vez se haya hecho el debido registro.
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empresas e instituciones del sector público centralizado, descentralizado
institucional y territorial, mediante la cual se establece la prohibición de adquirir
equipos, luminarias y artefactos de baja eficiencia que provoquen alto consumo de
electricidad para ser utilizados en los edificios e instalaciones de tránsito peatonal
que ocupe el sector público” 11
2. Especificaciones técnicas y Formulario Referencial de Precios emitidos por el
Departamento de Obras Civiles.
3. Indicar las garantías que requiere el producto.
4. En los casos que la adquisición implique compra e instalación, se debe hacer la
divisibilidad de los precios y de los plazos.
11 Publicado en La Gaceta No. 163 del 26 de agosto de 2014.
6.28 50105 – Equipo y Programas de Cómputo
1. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios emitido por la Dirección
de Tecnologías de Información.
2. Indicar la garantía que requiere el producto.
3. Indicar si se requiere de capacitación, por cuántas horas y para cuántas personas.
4. Oficio en el cual se indique la distribución planificada que se va a realizar del equipo
informático.
5. Para las impresoras multifuncionales indicar si requiere de hardware y/o software.
6. Formulario No. DTI-FC01, denominado “Solicitud de Aprobación de Compra y/o
Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información,
con las debidas aprobaciones.
6.29 50199 – Equipo de Iluminación, Equipos de Refrigeración
Electrodomésticos y Equipos de Refrigeración Comerciales
1. La adquisición de este tipo de objetos debe realizarse en cumplimiento de la
Directriz No. 011-MINAE, denominada “Directriz dirigida a los Jerarcas de todas las
instituciones de la Administración Pública incluyendo aquellos órganos, entes,
empresas e instituciones del sector público centralizado, descentralizado
institucional y territorial, mediante la cual se establece la prohibición de adquirir
equipos, luminarias y artefactos de baja eficiencia que provoquen alto consumo de
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electricidad para ser utilizados en los edificios e instalaciones de tránsito peatonal
que ocupe el sector público” 11
2. Especificaciones técnicas, Estudio Referencial de Precios emitidas por el
Departamento de Obras Civiles.
3. Indicar las garantías que requiere el producto.
11 Publicado en La Gaceta No. 163 del 26 de agosto de 2014.
6.30 50201 – Obras por Construcción de Edificaciones
1. Oficio remitido por el Departamento de Obras Civiles avalando los aspectos
relacionados al trámite que se va a realizar, así como manifestación expresa en
caso de requerirse sobre los siguientes aspectos:
Se cuenta con un estudio de suelos. En caso de no ser necesario, se deberá
justificar técnicamente
Sobre el visado de planos (CFIA)
Sobre permisos en general (de construcción, municipales, de sistema contra
incendios, sanitarios, etc)
Indicación según las especificaciones técnicas requeridas (Leyes y
Reglamentos del CFIA, Código de Cimentaciones de Costa Rica, Código de
Instalaciones Hidráulicas y sanitarias en Edificaciones de Costa Rica, Código
Eléctrico de Costa Rica, Código Sísmico, Código Urbano de Costa Rica,
Reglamento de Seguridad en Construcciones, Reglamento sobre el Manejo
de Residuos Sólidos Ordinarios, Reglamento para el trámite de visado de
planos para la Construcción, Reglamento para el Reajuste de Precios en
Contratos de Obra Pública de Construcción y Mantenimiento, Normas de la
NFPA (National Fire Protection Association), Regulaciones de la
Municipalidad donde se ubica el inmueble, y cualesquiera otras que sean de
aplicación del contrato que se solicita)
Sobre la debida inscripción del Director de Proyecto ante el CFIA.
Sobre la bitácora oficial, el programa de trabajo, la tabla de pagos, las
pólizas de riesgos del trabajo, las pólizas de seguros (tipos, cobertura, etc.).
Sobre la necesidad o no de una reunión de pre-inicio, su antelación a la
emisión de la orden de inicio, las actividades a realizar en dicha reunión
(revisión de subcontratos, de planillas de empleados, de aprobación
definitiva del programa de trabajo, de los diseños estructurales, eléctricos y
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electromecánicos, de las pólizas de seguros, de la bitácora del proyecto,
etc.).
Si requiere estudio de viabilidad ambiental o impacto ambiental, de una
regencia o de una garantía ambiental
Definición de las condiciones a establecer en el pliego respecto de la
participación en consorcio, según la naturaleza y complejidad de la obra
2. Las siguientes Certificaciones o Documentos oficiales:
Certificación Registral Nacional, a fin de garantizar que el inmueble es
propiedad del Estado y/o del Ministerio de Seguridad Pública
Plano Catastrado, certificado con los visados y debidamente firmados por el
responsable
Certificación de cualquier otro permiso estatal del Ministerio de Salud,
SETENA (si el trámite lo requiere), INVU, ICE, CNFL
Si se presentan los planos eléctricos, planos constructivos, firmados en
original o copia certificada, debidamente visados y con el número de registro
del profesional responsable, quien debe ser miembro activo del Colegio
Federado de Ingenieros y Arquitectos.
3. Documento emitido por el Departamento de Obras Civiles, la Unidad de Proyectos o
el representante profesional del Programa o Subprograma, donde remitan las
especificaciones técnicas del proyecto, dando fe de que se realizaron todas las
coordinaciones con las áreas técnicas pertinentes (Departamento de Salud
Ocupacional, Dirección de Informática y Dirección General de Armamento, en caso
de requerirse), según Circular No. 0012/2015-DOC-SP, del 5 de mayo de 2015,
emitida por la Arq. Irene Soto Urbina.
4. En caso de que como parte de la remodelación se incluya la adquisición de equipo o
mobiliario se debe requerir al oferente que indique en su plica el desglose de dichos
activos, así como su valor económico, para facilitar posteriormente el proceso de
patrimoniado de dichos bienes.
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6.31 50207 – Instalaciones
Construcción de Planta de Tratamiento de Aguas Residuales
1. Asegurarse de que los oferentes cuenten con un regente como profesional
responsable, que sea:
En Química, Ingeniería Química o profesiones afines, inscrito en el Colegio de
Ingenieros Químicos y Profesionales Afines (CIQPA)
O un Ingeniero Civil, inscrito en el Colegio Federado de Ingenieros y
Arquitectos (CCFIA)
Importante
Según oficio No. DACIQPA047-2016, suscrito por el Ing. Adrián Jiménez Brenes,
Director Administrativo del Colegio de Ingenieros Químicos y Profesionales Afines, para
toda contratación administrativa que tenga por objeto “Plantas de Tratamiento de Aguas
Residuales”, también los Ingenieros Químicos poseen competencia para actuar como
profesionales responsables, por lo que no es competencia exclusiva de un Ingeniero
Civil colegiado al CFIA realizar esa función.
Por tanto esta información debe valorarse por al área técnica en cada caso particular e
indicarle a esta Proveeduría sobre su incorporación al pliego cartelario.
Importante Se recuerda que en sustitución del Estudio Referencial de Precios para esta partida se debe suministrar criterio técnico de precios, donde debe incorporarse: el presupuesto global de las actividades constructivas (tabla de actividades) sustentándose también el valor del metro cuadrado tomado de: Valores de Tipologías del Ministerio de Hacienda, Ofertas de referencia y Cotizaciones de referencia (Según Circular No. 0012/2015-DOC-SP, del 5 de mayo de 2015, emitida por la Arq. Irene Soto Urbina) Los Informes correspondientes al Criterio Técnico para efectos de contratación administrativa tienen vigencia de un año.
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6.32 59903 – Bienes Intangibles
1. Especificaciones técnicas, Estudio Referencial de Precios emitidas por la Dirección
de Tecnologías de Información.
2. Indicar las garantías que requiere el producto.
3. Indicar si se requiere capacitación, por cuántas horas y para cuántas personas.
4. Oficio en el cual se indique la distribución planificada.
5. Formulario No. DTI-FC01, denominado “Solicitud de Aprobación de Compra y/o
Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información
con las debidas aprobaciones.
6.33 Reparaciones Indeterminadas
Se recuerda que este procedimiento es de naturaleza excepcional por lo que se insta a
todos los Programas y Subprogramas a realizar las acciones correspondientes para licitar
mediante procedimientos ordinarios de concurso según las estimaciones contractuales,
todas las posibles reparaciones de equipo móvil mediante la figura del mantenimiento
correctivo, aprovechando las prórrogas automáticas al plazo de ejecución hasta por un
máximo de tres, para un total de cuatro años.
Artículo 139 – Objetos de naturaleza o circunstancia concurrente incompatibles con el
concurso
Inciso g) – Reparaciones Indeterminadas:
Los supuestos en los que, para determinar los alcances de la reparación sea necesario
el desarme de la maquinaria, equipos o vehículos. Para ello deberá contratarse a un
taller acreditado, que sea garantía técnica de eficiencia y de responsabilidad, sobre la
base de un precio alzado, o bien, de estimación aproximada del precio para su
oportuna liquidación a efectuar en forma detallada. Queda habilitada la Administración
para precalificar talleres con base en sistemas de contratación que garanticen una
adecuada rotación de los talleres que previamente haya calificado como idóneos
siempre y cuando se fijen los mecanismos de control interno adecuados, tales como
análisis de razonabilidad del precio, recuperación de piezas sustituidas, exigencia de
facturas originales de repuestos, entre otros. En este caso es indispensable garantizar
la incorporación de nuevos talleres en cualquier momento.
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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Es así que adicional a la información general, el Jefe de cada Programa o Subprograma
deberá incluir en la solicitud de contratación correspondiente, lo siguiente:
1. Descripción completa de los equipos a reparar indicando al menos: el número de
patrimonio, el número de placa, modelo y cilindraje.
2. Certificación de que el taller a contratar está acreditado ante las instancias
correspondientes y constituye una garantía técnica de servicio, eficiencia y
responsabilidad.
3. Acreditar la razonabilidad del precio propuesto por la empresa contratista, debiendo
al menos tomar en cuenta el valor fiscal del vehículo, los precios de mercado y el
monto de la reparación.
4. Indicar las condiciones esenciales del contrato, plazo de entrega máximo, lugar de
entrega del vehículo, tipo de repuestos, condiciones de entrega y recepción del bien
al contratista y a la Administración, garantía de reparación y de los repuestos
requeridos, etc.
5. Adjuntar un prediagnóstico de las posibles reparaciones y el costo aproximado,
emitido y firmado por el Departamento de Transportes o el responsable de emitirlo.
6. Oferta en original, firmada por el Representante Legal de la empresa, la misma debe
indicar:
Costo de las reparaciones.
Vigencia de la Oferta.
Leyenda de aceptación que indica: la Forma de pago usual de Gobierno.
Garantía de las reparaciones y de los repuestos.
7. Oficio de la Dirección de Transportes o del responsable de emitirlo, indicado las
razones técnicas que imposibilitan a esa dependencia a realizar el diagnóstico
correspondiente en esa reparación particular.
Importante El Programa o Subprograma se debe asegurar de que el oferente se encuentre inscrito como Proveedor Comercial en SICOP, de lo contrario se imposibilita realizar el trámite
Anexo No. 1
Circular No. DPI-063-2016
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Anexo No. 2
Cuenta Especial
Corresponde a fondos externos, en algunos casos los mismos se incluyen en el
presupuesto ordinario, tales como:
Impuesto de Casinos
Impuesto por Caja de Banano Exportada
Con respecto a las compras que se realicen con el Impuesto por Caja de Banano
Exportada, la Auditoría General se pronunció mediante el Informe No. AGSP/EE-A01-49-
2012 con el fin de que especifiquen en las solicitudes de contratación y los documentos
de ejecución presupuestaria, el desglose y monto utilizado en las compras que sean
financiadas. (Circular No. DPI-013-2017 del 01 de marzo de 2017)
Artículo 5 - Los recursos provenientes de la recaudación de todos los tributos y las multas establecidos en esta ley serán destinados a financiar los programas de seguridad ciudadana, a fin de que sean invertidos, exclusivamente, en infraestructura física de los centros penitenciarios del país, a cargo del Ministerio de Justicia y Paz y en mantenimiento de equipo y material policial del Ministerio de Seguridad Pública. Ley de Impuestos a Casinos y Empresa de enlace de llamadas a apuestas electrónicas
Artículo 2 - Del impuesto establecido por la Ley Nº 5515, se destinarán US$ 0,03 para la seguridad ciudadana de las poblaciones aledañas a las fincas bananeras de la Zona Atlántica y otras zonas productoras de banano, así como para la seguridad de la población de la provincia de Limón en general y toda instalación productiva de dicha provincia.
Decreto 34028-H-MAG-MSP, publicado en La Gaceta No. 21 del 30 de enero de 2088
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O los que corresponden a una cuenta independiente del presupuesto, como:
Derechos de Pesca
Si un Programa o Subprograma Presupuestario hace uso de uno de estos fondos, debe:
Indicar tanto en la Solicitud de Contratación y el Plan de Adquisiciones el
porcentaje de la compra que será financiada con estas cuentas.
Crear la Solicitud de Contratación Sin Contenido Presupuestario y bajo la
modalidad de según demanda, únicamente para efectos de sistema.
Artículo 51 – Del producto que se obtenga por los cánones por concepto de registro y licencia de pesca de los barcos atuneros con bandera extranjera, así como de las multas y los comisos generados por la pesca que realicen esos barcos en aguas de jurisdicción costarricense, le corresponderá: c) Un diez por ciento (10%) para el Servicio Nacional de Guardacostas. Ley 8436 Ley de Pesca y Acuicultura
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Anexo No. 3
Canje
La solicitud de contratación para el Canje de Vehículos, debe presentar:
1. Informe del Departamento de Avalúos de la Dirección General de Tributación del
Ministerio de Hacienda o del funcionario competente perteneciente a la Dirección de
Transportes.
2. Certificación emitida por el Registro Nacional de los vehículos, donde conste que
están libres de gravámenes, anotaciones, infracciones o colisiones. En caso de que
alguno de los vehículos presenten gravámenes, anotaciones, infracciones o
colisiones debe existir un documento emitido por el Jefe de Programa o
Subprograma, donde se acredite el compromiso de liberarlos indicando el plazo en
el que se hará efectivo.
3. Número de patrimonio, número de placa, modelo y cantidad de vehículos para canje
4. Características técnicas necesarias para la compra del equipo automotriz nuevo
5. Incluir la distribución de los vehículos, esto según informe de la Auditoria Interna No.
AGSP/SA-01-578-2014 denominado Estudio Presupuestal del Segundo Semestre
de 2013 Subprograma Presupuestario 090-03 “Seguridad Ciudadana”
Artículo 32 – Bienes como parte del Pago La Administración, podrá ofrecer como parte del pago, bienes muebles de su propiedad, siempre que sean de libre disposición y afines al objeto que se pretende adquirir. Para ello habrá de enlistarlos en el cartel y contar con un avalúo que determine su valor a fin de que éste sea conocido por los potenciales oferentes. En todo caso, el avalúo no podrá exceder los tres meses anteriores a la respectiva invitación. Los bienes podrán ser inspeccionados por los interesados, antes de la presentación de su propuesta, para lo cual la Administración, tomará las medidas que faciliten el acceso a éstos. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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Anexo No. 4
Entrega según demanda
La modalidad de ejecución según demanda procede cuando por las condiciones que
presenta el Programa o Subprograma o por la naturaleza del objeto contractual, no resulta
posible establecer una cantidad definida de bienes o servicios a requerir en fase previa
dado que la necesidad surge en fase de ejecución sin previa planificación.
La solicitud de contratación donde se utilice la modalidad de entrega según demanda,
debe contemplar lo siguiente:
1. Justificación de la necesidad por parte del Jefe de Programa o Subprograma.
2. Documento anexo en formato de Word con las especificaciones técnicas y
características del objeto contractual, firmado por los responsables; en caso de que
adicional a la ficha técnica se requieran.
Artículo 162 – Modalidad del contrato de suministros b) Entrega según demanda: cuando las condiciones del mercado, así como el alto y frecuente consumo del objeto lo recomienden, en suministros tales como alimentos, productos para oficina y similares, se podrá pactar no una cantidad específica, sino el compromiso de suplir los suministros periódicamente, según las necesidades de consumo puntuales que se vayan dando durante la fase de ejecución. En este supuesto la Administración incluirá en el cartel, a modo de información general, los consumos, al menos del año anterior. Las cotizaciones se harán sobre la base de precios unitarios formulados con fundamento en una proyección de los consumos mensuales y totales aproximados. El cartel deberá definir con toda claridad, entre otros: el plazo de la contratación, el cual no podrá ser superior a cuatro años, incluyendo plazo inicial y eventuales prórrogas, las condiciones de revisión periódicas de precios, sea en aumento o disminución según comportamiento del mercado, las reglas sobre la eventual exclusividad, la metodología de ejecución del contrato, incluyendo los plazos mínimos de aviso al contratista para la siguiente entrega y los máximos en los que éste debe entregar, sistemas del control de calidad, causas de resolución contractual, reglas para excluir un producto y demás asuntos pertinentes. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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3. Indicar tallas (si corresponde a Textiles, Calzado, Equipo de Resguardo y
Seguridad, entre otros). Si ya en fase de ejecución la inyección es específica, deben
además indicarse las cantidades por talla.
4. Formulario Referencial de Precios.
5. Nombre y teléfono de contacto de los responsables del Análisis Técnico, de
Administrar el Contrato y de las Muestras.
6. Los recursos humanos o materiales para verificar la correcta ejecución del objeto
contractual.
7. Los procedimientos de control de calidad para la recepción de obras, suministros o
servicios y para ser utilizados en la ejecución del contrato.
8. La solicitud de muestras, si se requieren. Así como el destino, tipo de pruebas y
verificaciones o valoraciones a realizar.
9. La demanda de consumo de al menos el año anterior, o la proyección de al menos 1
año, si se compra por primera vez.
10. Los elementos que en atención a la naturaleza del objeto pueden considerarse
como un valor agregado, por lo que pueden establecerse por esta Proveeduría
como factores para evaluar las ofertas.
11. Plazo máximo de entrega en días hábiles o naturales, según cantidad.
12. Plazos mínimos de notificación al contratista en días hábiles o naturales, para efecto
de las entregas.
13. Posibles causas para la aplicación de multas durante la ejecución, para ser incluidas
en el pliego cartelario, según Circular No. DPI-015-2017, del 01 de marzo de 2017.
14. Si se requiere solicitar a las empresas participantes alguna capacidad financiera.
15. Tope presupuestario anual (Hasta límite de Escasa Cuantía, de Licitación
Abreviada, de Cuantía Inestimable o Monto Fijo).
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16. En caso de inclusión de líneas: indicar la justificación, el cumplimiento con el
procedimiento establecido en el pliego cartelario, el estudio referencial de precios,
acreditación de que el precio ofertado es razonable, consumo histórico de mínimo
un año, fe de que el producto cumple con los certificados de calidad, plazos
máximos y mínimos de aviso al contratista para una siguiente entrega, valoración y
cumplimiento técnico de muestras y de que las nuevas líneas cumplen técnicamente
con los requisitos establecidos por el Programa o Subprograma presupuestario, todo
de conformidad con el Artículo 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 208 de
su Reglamento.
Importante - Para este tipo de solicitudes, utilizar el Formulario No. DPI-FO06O03-PC: Requisitos para solicitudes de entrega Según demanda o Consignación (Art. 162 inciso b) y c) RLCA) o el Formulario No. DPI-FO18O01-PC: Requisitos para solicitudes de trámites excepcionados de entrega Según Demanda (Art. 139 RLCA), según aplique. - Se reitera tal cual lo señala el inciso c) del artículo No. 8 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa indicado anteriormente, la Circular No. DGABCA-NC-02-2016 y la Circular No. DPI-014-2016, la importancia de que en los procesos de Contratación Administrativa se observe en todos sus extremos de los requerimientos necesarios para satisfacer el interés público, un enfoque de eficiencia y mejoramiento continuo, con el fin de que las compras públicas cumplan con las especificaciones de calidad. Así como de incluir en las condiciones cartelarias de admisibilidad de los concursos, las normas impuestas por los reglamentos oficiales que son de uso obligatorio, los cuales buscan promover el cumplimiento de objetivos sociales, económicos y ambientales, todo en un marco de calidad y mejora continua.
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Anexo No. 5
Jurisprudencia y lineamientos sobre solicitud de muestras
En cuanto a la solicitud de muestras y según lo establece el artículo 57 anterior, debe
tomarse en cuenta que dependiendo del tipo de pruebas a realizar, debe preverse el
contar con los equipos especializados y el personal adecuado para realizarlas, todo con el
fin de garantizar la objetividad requerida, según se extrae de las resoluciones RC-156-
2000 y RC-546-2001 de la Contraloría General de la Republica,
Una vez presentadas las muestras en la hora y lugar establecidos por la Administración,
el área técnica encargada de realizar las pruebas, debe ofrecer una garantía de su
objetividad, la cual deberá quedar plasmada en su recomendación técnica
constituyéndose en uno de los principales elementos a considerar para adjudicar el
procedimiento de contratación administrativa. Sobre lo mencionado, la Contraloría
General de la República en su resolución No. RC-313-2001, señaló entre otras cosas que:
1. Debe reconocerse la autoridad técnica de quienes realizan las pruebas.
2. La Administración debe establecer parámetros en el cartel que dispongan una
metodología que debe de seguir el área técnica para la ejecución de las pruebas.
3. El experimento o prueba que se aplique debe de realizarse en un ambiente que
garantice la objetividad, de tal forma que, si la presencia de interesados en el
proceso pueda aplicar un factor cuestionable en el proceso de selección de las
mismas, la Administración puede justificar la decisión de denegar el acceso de los
participantes a las instalaciones durante las pruebas.
Artículo 57 – Muestras La solicitud de muestras, deberá ajustarse a criterios de razonabilidad y proporcionalidad y se solicitarán, en la medida que se estimen indispensables, para verificar el cumplimiento de las especificaciones del cartel y asegurar el cumplimiento de la finalidad propuesta. (…) El cartel deberá indicar, el destino que se dará a las muestras, señalando el tipo de pruebas, verificaciones y valoraciones que se aplicarán, así como la autoridad encargada de estudio. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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Además, cuando como resultado de las pruebas se descarte una de las ofertas, es
necesario “demostrar que los incumplimientos verificados en las muestras son
infracciones a aspectos esenciales de las bases de la licitación o disconformes con el
ordenamiento…”, al tiempo que se ha sostenido en reiteradas resoluciones del Órgano
Contralor, la necesidad que la Administración demuestre la trascendencia del
incumplimiento alegado, “…en el sentido de que no basta con señalar y demostrar la
existencia de un incumplimiento para descalificar a un oferente, sino que hace falta,
además, acreditar la trascendencia de ese incumplimiento en el resultado del concurso.”
(Ver resoluciones de la Contraloría General de la República RC-478-2000 y R-DCA-203-
2009, respectivamente).
Por consiguiente, con el fin de cumplir con los principios de eficacia, eficiencia, igualdad,
libre competencia, transparencia y publicidad que establece la Ley de Contratación
Administrativa, se solicita que en el expediente digital de la contratación conste el criterio
técnico de análisis de muestras emitido por cada una de las áreas técnicas de este
Ministerio, o en su defecto, por la Unidad Ejecutora, para la selección de las ofertas.
Finalmente, esta Dirección de Proveeduría ha detectado en sus controles internos, una
serie de oportunidades de mejora con respecto a este tema en específico, para que se
tome en consideración por cada una de las dependencias que presentan sus trámites
ante este Órgano Rector en materia de Contratación Administrativa:
1. Indicar el destino que se dará a las mismas al momento de finalizar la revisión por
parte del área técnica.
2. Indicar quién es el funcionario responsable de realizar las pruebas.
3. Definir claramente y en detalle el tipo de pruebas (en especial si las pruebas a
aplicar son organolépticas o destructivas).
4. Definir claramente si se van a solicitar muestras para todas las líneas del trámite o
para algunas de ellas.
5. En el caso específico de muestras de uniformes y calzado, debe de definirse la
cantidad y la talla requerida.
6. De requerirse análisis de laboratorio sobre especificaciones técnicas del objeto
contractual, valorar si es necesario la solicitud de muestras.
Anexo No. 6
Formulario del Cálculo
de Porcentaje de Multa y
Clausula Penal
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Anexo No. 7
Clausula Penal y listado de
algunos defectos para
establecer como posibles
causales de Multa
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Anexo No. 8
Tabla de equivalencias
Longitud Unidad Sistema Métrico Decimal
Milímetros Centímetros Metros
Sistema Inglés
1 pulgada 25.4 2.54001 0.025400
1 pie 304.801 30.4801 .3048
1 yarda 914.402 91.4402 .9144
1 millas 1609.35
Capacidad Unidad Sistema Métrico Decimal
Litros
Sistema Inglés
1 galón
3.785
Peso Unidad Sistema Métrico Decimal
Gramos Kilogramos
Sistema Inglés
1 onza 28.35 .028350
1 libra 453.592 .4536
1 tonelada
métrica
1000
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Anexo No. 9
Tipos de trámite
9.1 Artículo 138 y Artículo 139
Es primordial que los Programas y Subprogramas tomen en cuenta que los trámites que
se realicen al amparo del artículo 138 y el artículo 139, deben cumplir con los principios
que contempla el artículo 2 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
(eficiencia, eficacia, publicidad, libre competencia, igualdad, buena fe e intangibilidad
patrimonial).
El Programa o Subprograma debe velar porque aspectos como condiciones generales,
garantías, estructura de precios, razonabilidad del precio, causales de multas y/o cláusula
penal, entre otros; queden plasmados en el trámite.
Artículo 138 – Actividad contractual desarrollada entre sujetos de Derecho Público. Los sujetos de derecho público, podrán celebrar entre sí contrataciones sin sujeción a los procedimientos de contratación, siempre y cuando la actividad desplegada por cada uno se encuentre habilitada dentro de sus respectivas competencias. En sus relaciones contractuales, deberán observar el equilibrio y la razonabilidad entre las respectivas prestaciones. Los convenios de colaboración suscritos entre entes de derecho público, en ejercicio de sus competencias legales, no estarán sujetos a las disposiciones de la Ley de Contratación Administrativa. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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En general este tipo de trámites requiere de:
1. Oferta en original, firmada por el Representante Legal de la empresa, la misma debe
indicar:
Costo del bien o servicio
Vigencia de la Oferta
Leyenda de aceptación que indica: la Forma de pago usual de Gobierno
Condiciones o requerimientos del Programa o Subprograma (plazo de
entrega, garantía de productos y de reparación o mano de obra, etc.)
2. Certificaciones o Documentos oficiales, según el tipo de objeto o artículo aplicable
(referirse a la sección 6 Disposiciones Específicas)
3. Declaración Jurada, debidamente firmada que indique las siguientes leyendas:
Se encuentra al día con el pago de las cuotas obrero patronales, o si no es
patrono.
Se encuentra al día con el pago al Fondo de Desarrollo y Asignaciones
Familiares (FODESAF).
Se encuentra al día con el pago de todo tipo de impuestos nacionales.
No le afectan las disposiciones establecidas según artículos 22 y 22 bis de la
Ley de Contratación Administrativa, y Artículo 65 del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa.
Artículo 139 – Objetos de naturaleza o circunstancia concurrente incompatibles con el concurso La Administración, podrá contratar de forma directa los siguientes bienes o servicios que, por su naturaleza o circunstancias concurrentes, no puede o no conviene adquirirse por medio de un concurso, así como los que habilite la Contraloría General de la República: a) Oferente Único c) Medio de comunicación social e) Servicios de capacitación g) Reparaciones indeterminadas i) Interés manifiesto de colaborar con la Administración j) Arrendamiento o compra de bienes únicos k) Situaciones imprevisibles (Se mencionan únicamente los incisos más utilizados)
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4. El Oferente debe estar inscrito en el Registro de Proveedores del Gobierno Digital.
5. Documento de Aceptación de Condiciones para rendir Garantía de Cumplimiento,
firmada por el Representante Legal de la empresa, para efectos de aplicación en
caso de incumplimientos (Ver Anexo No. 16), exceptuando para trámites de
Arrendamiento de Bienes Inmuebles.
6. Estudio de Razonabilidad de Precio
9.2 Artículo 139 Prorrogable
En el caso de contrataciones sujetas a prórrogas con fundamento en el artículo cita, de
previo a convenir una de ellas los Programas o Subprogramas se encuentran obligados
a estudiar el mercado para determinar si han surgido nuevas opciones idóneas, en cuyo
casos han de adoptarse las medidas oportunas tendientes a iniciar el procedimiento
concursal que corresponda.
Importante Para estas solicitudes de contratación utilizar los Formularios: Artículo 138 Formulario No. DPI-FO15O02-PC, denominado Requisitos para
solicitudes de actividad contractual desarrollada entre sujetos de Derecho Público (Art. 138 RLCA)
Artículo 139 Formulario No. DPI-FO17O01-PC, denominado Requisitos para
solicitudes de trámites excepcionados de Cantidades Definidas (Art. 139 RLCA)
Formulario No. DPI-FO18O01-PC, denominado Requisitos para solicitudes de trámites excepcionados de entrega Según Demanda (Art. 139 RLCA) Formulario No. DPI-FO19O01-PC, denominado Requisitos para solicitudes de trámites excepcionados para Arrendamiento o Compra de Bienes Únicos (Art. 139 RLCA)
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9.3 Artículo 208
El Programa o Subprograma debe estudiar el trámite vigente antes de crear la solicitud
amparada al artículo 208, de modo que se asegure que efectivamente la compra obedece
a un criterio de imprevisibilidad, pues de lo contrario por un tema de incumplimiento de
la ley y su reglamentación la misma será rechazada, y deberá ser tramitada bajo alguna
otra modalidad (Informe de Auditoría No. AGSP/SA-02-06-2011 del 31 de enero de 2011).
La solicitud de contratación debe incluir la justificación respectiva, haciendo referencia a la
solicitud inicial, adicionalmente se debe incluir la oferta del contratista (que incluya
vigencia, leyenda de aceptación que indica “la Forma de pago usual de Gobierno”, etc.) y
el Estudio de Razonabilidad de Precio.
Artículo 208 – Modificación unilateral del contrato La Administración podrá modificar unilateralmente sus contratos tan pronto estos se perfeccionen, aún antes de iniciar su ejecución y durante ésta, bajo las siguientes reglas: a) Que la modificación, aumento o disminución del objeto, no le cambie su naturaleza,
ni tampoco le impida cumplir con su funcionalidad o fin inicialmente propuesto. b) Que en caso de aumento se trate de bienes o servicios similares. c) Que no exceda el 50% del monto del contrato original, incluyendo reajustes o
revisiones según corresponda. d) Que se trate de causas imprevisibles al momento de iniciar el procedimiento, sea
que la entidad no pudo conocerlas pese a haber adoptado las medidas técnicas y de planificación mínimas cuando definió el objeto.
e) Que sea la mejor forma de satisfacer el interés público. f) Que la suma de la contratación original, incluyendo reajustes o revisiones de precio,
y el incremento adicional no superen el límite previsto para el tipo de procedimiento tramitado
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Importante Para trámites que hayan sido creados en el sistema Comprared, en los casos donde la modificación unilateral no requiera erogación de dinero, el Programa o Subprograma debe remitir los documentos mediante correo electrónico a [email protected] y [email protected] Para este tipo de solicitudes, se debe utilizar el Formulario No. DPI-FO09O03-PC, denominado Requisitos para solicitudes de Modificación Unilateral del Contrato (Art. 208 RLCA. Debe tomarse en cuenta que en los casos en los que el programa o sub programa solicitante acepte una modificación en las características de los bienes y éstas sean en disminución, ejemplo, más pequeños, más cortos, menor capacidad, etc., deberá valorarse y acreditarse en la solicitud de modificación, si el precio también deberá modificarse en disminución; de no ser así, deberá justificar tal situación de forma expresa y bajo su responsabilidad.
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9.4 Artículo 209
Para la aplicación de este artículo es indispensable que en la Solicitud de Contratación se
incluya la siguiente información:
1. Indicación expresa de que el bien fue recibido a satisfacción y que en fase de
ejecución no hubo incumplimiento grave.
2. Que no hayan transcurrido más de seis meses desde la recepción provisional.
3. Aportar la última entrada a bodega y/o el recibido conforme.
4. Oficio de la Empresa contratista donde acepta mantener las mismas condiciones de
la contratación original.
Se advierte que esta modalidad no es aplicable a contratos de obra.
Artículo 209 – Contrato adicional Si ejecutado un contrato la administración requiere suministros o servicios adicionales de igual naturaleza podrá obtenerlos del mismo contratista siempre que éste lo acepte y se cumplan las siguientes condiciones. a) Que el nuevo contrato se concluya sobre las bases del precedente b) Que se mantengan los precios y condiciones con base en los cuales se ejecutaron las
obligaciones, pudiendo el contratista mejorar las condiciones iniciales. c) Que el monto del nuevo contrato no sea mayor al 50% del contrato anterior,
contemplado los reajustes o revisiones y modificaciones operadas. Cuando el objeto del contrato original esté contemplado los reajustes o revisiones y modificaciones operadas. Cuando el objeto del contrato original esté compuesto por líneas independientes, el 50% se calculará sobre el objeto y estimación general del contrato y no sobre el monto o cantidad de alguna línea en particular. En los contratos de objeto continuado el 50% se considerará sobre el plazo originalmente convenido sin considerar las prórrogas.
d) Que no hayan transcurrido más de seis meses desde la recepción provisional del objeto. Cuando la recepción provisional del objeto coincida con la definitiva, el plazo comenzará a contar a partir de esta fecha. En contratos con plazos de entrega diferidos, contará a partir de la última entrega de bienes. Se excluyen del cómputo de este plazo la ejecución de prestaciones subsidiarias de la principal, como el plazo de garantía sobre bienes o servicios de soporte y mantenimiento derivado del principal.
e) Que en el contrato precedente no se hubiera incurrido en ningún incumplimiento grave.
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9.5 Convenio Marco
Para efectos de hacer uso de la modalidad de Convenio Marco, se deben considerar los
siguientes puntos:
Prestar atención al estado de la vigencia de las Licitaciones en ejecución.
La Solicitud de Contratación debe consignar únicamente productos de un solo
Convenio, no se deben mezclar convenios distintos.
Cuando en el convenio se establezca una “opción a escoger”, el Programa o
Subprograma debe definir la especificación a requerir según sea la necesidad.
(Ejemplo: color de pintura o vehículos, leyenda de fechadores, etc.)
Si el Programa o Subprograma requiere de una cantidad mayor de productos al
rango establecido en el Convenio Marco, debe coordinar con el encargado del
Convenio en la Dirección General de Administración de Bienes, de modo que
corrobore que es factible y se debe indicar en la Solicitud de Contratación. Esto con
el fin de que una vez revisada en el Departamento de Programación y Control se
realice la ampliación de la misma y transcurra sin mayor inconveniente. (Circular
Importante Para este tipo de solicitudes, se debe utilizar el Formulario No. DPI-FO05O03-PC,
denominado Requisitos para solicitudes de Contrato Adicional (Art. 209 RLCA).
Artículo 115 – Convenio Marco
Los integrantes de un convenio marco, están obligados a consultarlo, antes de tramitar otro procedimiento para la adquisición de bienes y servicios cubiertos por el convenio y obligados a utilizarlo, salvo que demuestren mediante resolución motivada, poder obtener condiciones más beneficiosas con otro procedimiento, tales como, precio, condiciones de las garantías, plazo de entrega, calidad de los bienes y servicios, mejor relación costo beneficio del bien.
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No. DGABCA-NP-0119-2014 del 15 de Noviembre de 2016, Contactos de los
encargados de los Convenios Marco en la Dirección General de Administración de
Bienes y Contratación Administrativa)
Si el Programa o Subprograma elige una opción dentro del Convenio que es distinta
a la No. 1 o a la de menor precio, debe ajustarse a la directriz de uso
correspondiente a cada convenio, justificando en el caso respectivo, las razones por
las cuales está escogiendo una opción diferente a la señalada.
9.6 Inyección de Contenido
Este tipo de trámite se utiliza en casos de contratos prorrogables o en donde la modalidad
de entrega sea según demanda.
Para el mismo se requiere:
1. Adjuntar el contrato, la Aprobación Interna o el Refrendo para trámites generados en
Comprared.
2. Corroborar que el código presupuestario sea el mismo usado en la contratación
original.
3. Validar que la inyección sea acorde con la Aprobación Interna o el Refrendo, caso
contrario se procederá a rechazar.
4. Indicar por medio de oficio que el bien fue recibido a satisfacción y que en fase de
ejecución no hubo incumplimiento grave.
Importante Para este tipo de solicitudes, se debe utilizar el Formulario No. DPI-FO10O03-PC denominado Requisitos para solicitudes de Convenio Marco (Art. 115 RLCA)
Importante Para este tipo de solicitudes, se debe utilizar el Formulario No. DPI-FO08O03-PC denominado Requisitos para solicitudes de Inyección de Contenido.
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9.7 Trámites con permiso de la Contraloría General de la República
En los casos en los que los Programas o Subprogramas determinen la necesidad de
utilizar este tipo de trámites, según instrucciones de la señora Viceministra Administrativa,
deberán remitir a esta Proveeduría Institucional el respectivo borrador con la finalidad de
que sea revisado y remitido al Despacho del Ministro, tanto físico como digital, pues el
documento oficial dirigido a la Contraloría debe ser aprobado y firmado por dicha
autoridad.
9.8 Pagos por reajuste
En el caso de pagos por reajuste o por revisiones de precios, el Programa o Subprograma
deberá adjuntar en la Solicitud de Contratación la respectiva resolución de pago tramitada
por la Asesoría Jurídica y firmada por el Presidente de la República y el Ministro del ramo.
En el caso de pagos a contratista por rebajos en SIGAF, deben justificar de forma clara la
razones por la cuales se dio dicha situación en el sistema. En el caso en el que lo
tramiten junto con una inyección de contenido a un contrato en ejecución, deberán
desglosar de forma clara ambos rubros, adjuntando los respectivos formularios.
Importante Para este tipo de solicitudes, se debe utilizar el Formulario No. DPI-FO11O02-PC
denominado Requisitos para solicitudes de Reajuste de Precios o Pago de Diferencias.
Importante Para este tipo de solicitudes, adicional al Formulario No. DPI-FO11O02-PC indicado anteriormente, se debe adjuntar el Formulario No. DPI-FO08O03-PC, denominado Requisitos para solicitudes de Inyección de Contenido.
De igual forma se recuerda que la Solicitud de Contratación, debe mantener el mismo
código de la solicitud original, así como hacer referencia a la misma.
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Anexo No. 10
Tabla de Unidades del SI
Unidad Símbolo de la unidad Tipo
Kilometro km Longitud
Hectómetro hm Longitud
Decámetro dam Longitud
Metro m Longitud
Decímetro dm Longitud
Centímetro cm Longitud
Milímetro mm Longitud
Densidad ρ (kg/m3) Masa/volumen
Tonelada t Masa
Kilogramo kg Masa
Gramo g Masa
Hora h Tiempo
Minuto min Tiempo
Segundo s Tiempo
Ampere o amperio A Intensidad de corriente
Kelvin K Temperatura
Mol mol Cantidad de sustancia o
materia
Candela cd Cantidad de luminosidad
Newton N Fuerza
Joule o Julio J Energía
Hertz o hercio Hz Frecuencia
Pascal, Bar Pa, bar Presión
continua en la siguiente página -------------------------------------------------------
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Unidad Símbolo de la unidad Tipo
Vatio W Potencia
Voltio V Potencial eléctrico y fuerza electromotriz
Culombio C Carga eléctrica
Ohmio Ω Resistencia eléctrica
Siemens S Conductancia eléctrica
Faradio F Capacidad eléctrica
Tesla T Densidad de flujo
magnético e intensidad de campo magnético
Celsius °C Temperatura
Weber Wb Flujo magnético
Henrio H Inductancia
Radián rad Ángulo plano
Estereorradián sr Ángulo sólido
Lumen lm Flujo luminoso
Lux lx Iluminancia
Becquerelio Bq Actividad radiactiva
Gray Gy Dosis de radiación
absorbida
Sievert Sv Dosis de radiación
absorbida equivalente
Katán kat Actividad catalítica
Pixel px Resolución de imágenes
Byte B Unidad de información
Decibelio o decibel dB Unidad relativa a la
acústica
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Anexo No. 11
Trámite de Solicitud de Modificaciones al Plan de Adquisiciones
Es importante que al momento de elaborar el Plan Anual de Adquisiciones se tomen en
cuenta las previsiones respectivas, esto a fin de que la información remitida responda a
las necesidades presupuestarias de la forma más óptima posible, considerando que
únicamente lo plasmado en este Plan es lo que sería posible adquirir durante el año
presupuestario vigente.
Sin embargo, en el eventual caso de que por algún motivo se omita un bien o servicio de
alguna de las partidas descritas en el Plan de Adquisiciones es posible utilizar la
herramienta de la “Modificación al Plan Anual de Compras”, con el fin de incorporar los
que se hayan omitido.
Se debe remitir a los correos electrónicos [email protected] y
[email protected], los siguientes documentos:
Oficio de solicitud de modificación firmado en digital, por el Jefe de Programa o
Subprograma.
Archivo en formato de Word o Excel con el extracto de la modificación.
Reserva Presupuestaria.
Anexo No. 12
Formulario Referencial
de Precios
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Anexo No. 13
Detalle de Subpartidas que deben cumplir con lo instaurado
en la Directriz No. 023-H
Según la Directriz mencionada se establecen requisitos adicionales para toda entidad que
requiera ejecutar las siguientes subpartidas:
Artículo 25
10101 Alquiler de edificios, locales y terrenos
10102 Alquiler de maquinaria, equipo y mobiliario
10103 Alquiler de equipo de cómputo
10104 Alquiler y derechos de telecomunicaciones
10199 Otros Alquileres
Artículo 26
10301 Información
10302 Publicidad y propaganda
Artículo 27
10401 Servicios médicos y de laboratorio
10402 Servicios jurídicos
10403 Servicios de ingeniería
10404 Servicios en ciencias económicas y sociales
10405 Servicios de desarrollo de sistemas informáticas
10406 Servicios generales
10499 Otros servicios de gestión y apoyo
Artículo 28
10701 Actividades de capacitación
10702 Actividades protocolarias y sociales
Artículo 29
10801 Mantenimiento de edificios, locales y terrenos
10803 Mantenimiento de instalaciones y otras obras
10808 Mantenimiento y reparación de equipo de cómputo y
sistemas de información
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Artículo 30
50101 Maquinaria y equipo para la producción
50102 Equipo de transporte
50103 Equipo de comunicación
50104 Equipo y mobiliario de oficina
50105 Equipo y programas de cómputo
50106 Equipo sanitario, de laboratorio e investigación
50107 Equipo y mobiliario educacional, deportivo y recreativo
50199 Maquinaria y equipo diverso
Artículo 31
50301 Terrenos
50302 Edificios preexistentes
50399 Otras obras preexistentes
Artículo 32
90101 Gastos Confidenciales
Anexo No. 14
Formularios con
requerimientos, según
tipo de Trámite
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DPI-FO04O03-PC
Requisitos para solicitudes de trámites por Cantidades Definidas (Art. 162 inciso a) RLCA)
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DPI-FO05O03-PC
Requisitos para solicitudes de Contrato Adicional (Art. 209 RLCA)
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DPI-FO06O03-PC
Requisitos para solicitudes de según Demanda o Consignación (Art. 162 inciso b) y c)
RLCA)
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DPI-FO08O03-PC
Requisitos para solicitudes de Inyección de Contenido
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Requisitos para solicitudes de Modificación Unilateral del Contrato (Art. 208 RLCA)
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DPI-FO11O02-PC
Requisitos para solicitudes de Reajuste de Precios o Pago de Diferencias (Art. 31 RLCA)
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DPI-FO15O02-PC
Requisitos para solicitudes de Actividad Contractual desarrollada entre sujetos de Derecho
Público (Art. 138 RLCA)
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DPI-FO17O01-PC
Requisitos para solicitudes de trámites excepcionados de Cantidades Definidas (Art. 139
RLCA)
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DPI-FO18O01-PC
Requisitos para solicitudes de trámites excepcionados de entrega Según Demanda (Art. 139
RLCA)
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DPI-FO19O01-PC
Requisitos para solicitudes de trámites excepcionados para Arrendamiento o Compra de
Bienes Únicos (Art. 139 inciso j) RLCA)
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Anexo No. 15
Instructivo sobre Autenticación
Sistema Comprared
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Anexo No. 16
Documento de Aceptación de
Condiciones para rendir
Garantía de Cumplimiento
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Solicitud de Contratación/Pedido No. __________
Objeto Contractual: ___________________________________________
El que suscribe ________________________, cédula de identidad No.
_________________ representante legal de la Empresa ________________________,
en este acto se compromete a:
1. Depositar a favor del Ministerio de Seguridad Pública, una garantía de cumplimiento
correspondiente al ______ % (xxx por ciento, del monto total de la oferta presentada
para la solicitud de contratación No. __________, objeto contractual
_________________________________________________.
Para rendir esta Garantía se debe de tomar en consideración lo siguiente:
a) Esta garantía puede ser rendida por cualquiera de los medios que permite
expresamente el numeral 40 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa,
en la misma moneda que presentó la oferta, y con una vigencia no menor al plazo
de ejecución más sesenta (60) días hábiles adicionales a la fecha probable de la
entrega del objeto contractual, según requerimiento de la Proveeduría Institucional.
b) Independientemente del tipo o modo de rendición de la garantía de cumplimiento
de conformidad con el artículo 42 del RLCA, el oferente deberá rendirla según lo
dispuesto en el Manual para usuarios denominado “Manual para presentación de
garantías electrónicas para oferentes y contratistas M-PS-020-04-2014” publicado en
la página electrónica de SICOP.
c) Una vez transcurrido el plazo de vigencia de la garantía de cumplimiento, el
Ministerio procederá con su devolución dentro de los veinte (20) días hábiles
siguientes a que se presente la solicitud por parte del contratista, siempre que no se
encuentre pendiente un proceso por incumplimiento contractual.
ACEPTACION DE CONDICIONES
PARA RENDIR GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO
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d) Los bonos y certificados se recibirán por su valor real del mercado y deberán
acompañarse de una estimación efectuada por un operador de alguna de las bolsas
de valores legalmente reconocidas, se exceptúan de presentar dicha estimación los
certificados de depósito a plazo emitidos por bancos estatales.
2. Cancelar un monto correspondiente al 0.25% (cero punto veinticinco por ciento), del
monto total adjudicado por concepto de especies fiscales, más el monto aplicable por
concepto de reintegro de papel, los cuales deben ser cancelados mediante entero a
favor del Gobierno de Costa Rica. Lo anterior de conformidad con lo establecido en el
artículo 272 del Código Fiscal
3. Cláusula Penal y Multas
a) Si existiera atraso imputable al contratista en la entrega de los bienes
objeto de la contratación que le fueron notificados mediante una orden de compra,
éste autoriza al Ministerio de Seguridad Pública para que por concepto de cláusula
penal, le rebaje del pago respectivo la suma correspondiente al ______ %
( __________________ por ciento) del valor de la factura en trámite
correspondiente al bien entregado, por cada día hábil de atraso en la entrega de los
bienes (con respecto al plazo ofrecido), hasta un máximo de 25% (veinticinco por
ciento) del importe total de dicha orden de compra.
b) En el caso de que el contratista entregue bienes que no cumplan con lo
requerido en la orden de compra y no proceda a realizar las correcciones que le
indique la Administración en el plazo de cinco (5) días hábiles, se procederá a
cobrar una multa equivalente al ______ %
( __________________ por ciento) sobre el monto de la compra por cada día de
atraso en la corrección de lo indicado, hasta un máximo del 25% (veinticinco por
ciento) del monto de la compra luego de la cual se procederá a realizar el proceso
para determinar la eventual ejecución de garantía de cumplimiento, valoración de
posibles daños y perjuicios, resolución del contrato.
4. Causas para Resolución Contractual
a) El Ministerio de Seguridad Pública podrá disponer del procedimiento de
resolución contractual cuando el contratista incurra en algunas de las siguientes
faltas, incumplimiento en el tiempo de entrega, entregas incompletas de materiales,
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entregas de materiales defectuosos, siempre y cuando se acredite que estamos
ante un incumplimiento grave.
b) Una vez que se haya dado alguno de los anteriores supuestos, se
procederá a realizar el respectivo procedimiento de ejecución de garantía de
cumplimiento, resolución contractual (si la falta lo amerita) cobro de daños y
perjuicios (si el costo de la falta supera lo redimido por la garantía) y proceso de
sanción administrativa según los artículos 99 y 100 de la Ley de Contratación
Administrativa
___________________________________ ____________________
Firma del Representante Legal Cédula No.
