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INSTRUCTIVO PARA LA LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS

SUSCRITOS POR LAS ALIANZAS

FORTALECIMENTO DE LA EDUCACIÓN TÉCNICA Y

TECNOLOGICA

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL


CONTENIDO

1. PROPOSITO DEL INSTRUCTIVO 2. ASPECTOS LEGALES DE LA LIQUIDACION

3. ASPECTOS FINANCIEROS DE LA LIQUIDACION

4. ANEXOS 4.1. MODELO DE ACTA DE LIQUIDACION 4.2. FORMATO “REPORTE FINAL DE EJECUCION” 4.3. FORMATO “RELACION DE BIENES ADQUIRIDOS”


1. PROPÓSITO DEL INSTRUCTIVO El presente instructivo tiene como objetivo proporcionar a las Alianzas conformadas por entidades del sector productivo, entidades del sector educativo y otras entidades de apoyo, los criterios de referencia e instrumentos para liquidación final de los contratos firmados con terceros en desarrollo del proyecto.

2. ASPECTOS LEGALES DE LA LIQUIDACION

De conformidad con lo establecido en el Manual Operativo de la CAF, bajo el cual se deben ejecutar los contratos celebrados por las Alianzas o convenios con recursos del Ministerio de Educación Nacional, estos deben liquidarse con el fin de que una vez culminados los contratos suscritos entre éste y aquellas, queden saneadas todas las situaciones de orden contractual surgidas con ocasión de la ejecución del Proyecto de Fortalecimiento de la Educación Técnica y Tecnológica y se eviten posteriores inconvenientes de orden legal sobre este aspecto. El numeral 3.4.11 del referido manual, expresa:

“Los contratos de tracto sucesivo, esto es, aquellos cuya ejecución se prolonga en el tiempo, y los demás que lo requieran, especialmente los contratos de obra, serán objeto de liquidación una vez vencido el término para la ejecución del contrato y dentro del término fijado o, en su defecto, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a su finalización, de común acuerdo entre las partes contratantes.”

Como consecuencia de lo anterior, es deber de las Alianzas a través de los interventores o encargados de la vigilancia y supervisión de los contratos cumplir con esta obligación, la cual se materializa a través de la suscripción de un “Acta”, en la que se de cuenta de esta situación. Dicha acta debe contener como mínimo:

• La identificación de las partes que la suscribirán.

• El objeto del contrato.


• La fecha de perfeccionamiento.

• Número y clase de contrato

• Término del contrato

• Término de la prórroga del contrato adicional, si lo hubiere

• Las modificaciones realizadas al contrato.

• El valor del contrato.

• Los valores girados y ejecutados.

• La forma y fechas de los pagos efectuados.

• Relación del informe de gestión final y del certificado de cumplimiento del objeto contractual.

• Un balance económico y financiero.

• La consideración de que existen saldos a favor de alguna de las partes, o que el contratista y/o las partes se encuentran a paz y salvo por todo concepto.

• La enunciación de que el acta presta mérito ejecutivo y de su liquidación unilateral en el evento de que no sea firmada por el contratista.

• La fecha.

• Si hay salvedad por alguna de las partes, deberán consignarse las observaciones y réplicas al respecto.

Se adjunta modelo del acta. Durante el período de liquidación, podrán acordar los ajustes, revisiones y reconocimientos que eventualmente y como consecuencia de situaciones anormales durante la ejecución del contrato hayan podido afectar su desarrollo y cumplimiento. De igual forma, en el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. De no llegarse a un acuerdo entre las partes en cuanto a la liquidación bilateral, la misma será practicada directa y unilateralmente por la Alianza. Para la liquidación se exigirá al contratista la ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a


la responsabilidad civil y, en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato. Ahora bien, dispone igualmente el manual, que en aquellos contratos en donde el objeto de éste se cumpla a satisfacción con la ejecución completa del mismo y el pago de su valor, se entenderá liquidado “ipso facto” con la última entrega y pago al contratista, salvo que haya saldos a favor de cualquiera de las partes u obligaciones pendientes. Esto significa que en aquellos eventos en los cuales, el pago de la totalidad del contrato se efectúe contra la entrega de la totalidad de los bienes o de la prestación del servicio, no se hace indispensable la elaboración de un acta de liquidación en los términos mencionados en la parte inicial de este instructivo

3. ASPECTOS FINANCIEROS DE LA LIQUIDACION En el proceso de liquidación de los contratos suscritos por las Alianzas con el Ministerio de Educación Nacional se seguirá el siguiente procedimiento: 1. Todos los contratos y registros deben estar cargados en el sistema de información

SIGA. 2. El valor cargado de los contratos debe ser igual al reportado en las actas de liquidación

de cada uno de ellos. Es necesario tener en cuenta que si por algún motivo los contratos no fueron ejecutados en su totalidad, el valor reportado en SIGA debe ser ajustado, según el acta de liquidación.

3. En el modulo de contrapartidas deben registrarse solo las certificaciones que fueron avaladas por la Interventoría. En el caso de que por algún motivo las certificaciones no cumplan con los requisitos exigidos, sus registros deben ser retirados del sistema.

4. En caso de que se haya presentado sobre ejecución en el monto de las contrapartidas la Alianza debe elaborar un informe en el cual indique las razones que la originaron en cada uno de los componentes e indicar en qué estuvo representada dicha sobre ejecución, así como el impacto en el cumplimiento del proyecto.

5. La alianza deberá diligenciar el documento anexo “Reporte final de ejecución”, el cual tiene por objeto efectuar la conciliación de los saldos de cada uno de los componentes y subcomponentes desde el punto de vista presupuestal y financiero. Su


diligenciamiento se hará teniendo en cuenta los valores reportados en el SIGA y deberá tener en cuenta las siguientes instrucciones: El reporte se divide en los siguientes conceptos: 5.1. Ingresos recibidos: corresponde a los recursos efectivamente recibidos por la

alianza tanto en efectivo como en especie. 5.2. Inversión: Las tres primeras casillas corresponde a la Ejecución financiera (pagos

efectuados). En “Ejecución financiera saldo anterior” se debe incluir el acumulado de cada uno de los componentes en el mes inmediatamente anterior al de la liquidación del contrato (fecha de terminación del contrato), según el módulo tres, para el caso de los recursos del MEN y para los recursos de contrapartida los saldos del módulo dos y del módulo tres, solo en los casos en los cuales la Alianza haya recibido y administrado recursos en efectivo. En “Ejecución financiera mes” se debe incluir la ejecución del mes de la liquidación, según lo indicado en el párrafo anterior. La “Ejecución financiera acumulada” corresponde a la sumatoria de la ejecución financiera saldo anterior” más la “Ejecución financiera mes”. En la casilla 4, se incluirá el Presupuesto final del proyecto. La casilla 5 corresponde a la Ejecución presupuestal acumulada a la fecha de liquidación del convenio. La casilla 6 corresponde al saldo de los Recursos por ejecutar (Presupuestal), y se origina de restar el presupuesto final el valor de la ejecución presupuestal acumulada. La casilla 7 corresponde al saldo de los Recursos por ejecutar (Financiera), y se origina de restar el presupuesto final el valor de la ejecución financiera acumulada

5.3. Cuentas por cobrar: Solo es posible que se registren valores en este renglón en la casilla correspondiente a la información del mes anterior, dado que a la fecha de liquidación del convenio no debe quedar ningún valor que no haya sido reintegrado a la cuenta del proyecto. El valor reportado en este renglón debe estar incluido en el balance.

5.4. Cuentas por pagar: Corresponde a valores que en el momento de la liquidación se adeuden a terceros por bienes o servicios prestados y que no hayan sido pagados, así como el valor de las retenciones o impuesto de industria y comercio


que hayan sido descontados y se encuentren pendiente de pago. Estos valores deben estar reportados en Balance.

5.5. Disponible: Es el resultado de la siguiente operación: Ingresos más cuentas por cobrar menos cuentas por pagar y debe corresponder al saldo reportado como disponible en el balance.

5.6. Los puntos 4.3 a 4.6 solo se diligencian para las casillas de “Ejecución financiera saldo anterior” y “Ejecución financiara acumulada”.

6. Saldo no ejecutado: El valor no ejecutado de los recursos recibidos, deberá ser

reintegrado al MEN, mediante consignación en el Banco de la República a nombre Dirección del Tesoro Nacional – Rendimientos Financieros, código 227, en la cuenta No. 61011094 y se deberá anexar copia de dicha consignación.

7. Balance: se anexará copia del balance con corte a la fecha de liquidación del convenio firmado por el representante legal de la alianza y contador.

8. Notas a los Estados Financieros: Las notas a los Balances proporciona los elementos necesarios para que aquellos usuarios que los lean, puedan comprenderlos claramente, y puedan obtener la mayor utilidad de ellos.

La Alianza debe tener en cuenta que según las normas contables: Las notas como presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa, son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros. Las mismas deben prepararse por los administradores, con sujeción a las siguientes reglas:

a) Cada nota debe aparecer identificada mediante números o letras y debidamente titulada, con el fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados financieros respectivos.

b) Cuando sea práctico y significativo, las notas se deben referenciar adecuadamente en el cuerpo de los estados financieros.

c) Las notas deben identificar el ente económico, resumir sus políticas y prácticas contables y los asuntos de importancia relativa.

d) Deben ser presentadas en una secuencia lógica, guardando en cuanto sea posible el mismo orden de los rubros de los estados financieros.

9. Cuenta Corriente: En caso de que no queden cuentas pendientes de pago, situación ideal, deberá tramitarse ante el banco que la cuenta sea saldada y se anexará copia expedida por el banco sobre dicho proceso. En caso de quedar cuentas pendientes de


pago, el saldo de la cuenta debe corresponder al valor de las cuentas por pagar más el valor de los gastos bancarios que se generen por dichos pagos. Para estos casos se deberá presentar copia de la conciliación bancaria y del extracto de la cuenta.

10. En el caso de quedar cuentas pendientes de pago, deberán remitir: Copia del auxiliar de la cuenta y soporte de cada una de las cuentas (facturas, recibido a satisfacción de los bienes o servicios no pagados, cuentas de cobro) y en el caso de los impuestos copia de los formularios que serán pagados.

Estos pagos deben hacerse durante los 15 días siguientes a la liquidación del contrato y deberán remitir al Ministerio copia de los documentos en los cuales se evidencie el pago de dichas cuentas adicionalmente deberá tramitarse ante el banco que la cuenta sea saldada y se anexara copia expedida por el banco sobre dicho proceso Es importante señalar que dado que la Alianza por ser una persona jurídica con obligaciones de tipo tributario, el representante legal, deberá hacer en forma oportuna los trámites ante las instituciones correspondientes con el fin de que CESEN dichas obligaciones, esto con el fin de evitar posibles multas y sanciones por incumplimiento de las obligaciones.

4. COMPROMISO DE LOS DOCENTES CAPACITADOS

Según lo establece el Manual Operativo, los docentes adscritos a las instituciones que hacen parte de la Alianza y que participaron de la formación en Colombia o en el exterior con recursos del proyecto, debe existir un compromiso expreso en cuanto a su aporte a la Alianza y en cuanto a su permanencia en la Institución, cuando termine su capacitación. Como consecuencia de lo anterior, es deber de las Alianzas velar porque se cumpla con esta obligación, la cual se materializa a través de la suscripción de una carta de compromiso en la que se de cuenta de esta situación.


5. RELACION DE LOS BIENES ADQUIRIDOS (INVENTARIO)

En el formato “Relación de bienes adquiridos”, que hace parte del presente documento, se debe incluir las relación de los equipos e instrumentos adquiridos para la modernización de los laboratorios; la descripción de la obra, localización y valor de la inversión; y la descripción, ubicación, cantidad y valor de la inversión en recursos bibliográficos. Esta relación deberá estar acompañada de los avales de sostenibilidad de los laboratorios y talleres, dado por los miembros de la alianza que se comprometen con su mantenimiento, y un documento que defina la propiedad de uso de los equipos al finalizar la alianza, de acuerdo con lo establecido en el Manual Operativo.

6. ARCHIVO

El represente legal de la Alianza debe tomar las medidas necesarias para garantizar la salvaguardia y custodia de todos los archivos del proyecto durante 5 años después de finalizado el contrato.

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