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SISTEMA DE GESTIÓN DESAF 5I01, Gestión de la corresponden cia R: 11/07/12 V. 01 Página 1 de 12

INSTRUCTIVO GESTIÓN DE LA CORRESPONDENCIA

1. PROPÓSITO 1.1. Definir los lineamientos, actividades e instrucciones para la gestión de la

correspondencia recibida y enviada desde la DESAF. 2. DESCRIPCIÓN

2.1. La correspondencia del DESAF está constituida por el conjunto de cartas y

paquetes que se transportan, envían, entregan o reciben de o hacia, distintas dependencias.

2.2. Este instructivo nace en el procedimiento 5P02, Comunicación institucional, e incluye las actividades y tareas de recepción y distribución documental interna y externa desarrolladas con el fin de contribuir con el funcionamiento y la misión de la DESAF.

2.3. El objetivo de estas disposiciones es permitir que se entregue oportuna y

eficazmente, los documentos al interior y exterior de la Dirección, de acuerdo con los requerimientos de los remitentes y destinatarios, y de realizar el seguimiento a la correspondencia que se reciba o remita.

2.4. Términos y conceptos de interés:

• Comunicaciones Oficiales. Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

• Correspondencia. Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

• Documento Original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

• Documento Público. Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

• Radicación. Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibido o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que


establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado del documento.

• Registro de Comunicaciones. Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: Nombre de la persona y/o Entidad Remitente o Destinataria, Nombre o Código de la(s) Dependencia(s) Competentes, Número de Radicación, Nombre del Funcionario Responsable del Trámite, Anexos y Tiempo de Respuesta (si lo amerita).

• Serie Documental. Conjunto de unidades documentales 2.5. Corresponde a las unidades y funcionarios de la DESAF, el uso del sistema

informático, herramienta para controlar la correspondencia recibida y enviada tanto de entidades e instituciones externas, como interdepartamental.

2.6. Este instructivo involucra a todos los funcionarios y departamentos de la DESAF encargados del manejo de documentos y correspondencia.

2.7. La correspondencia que se considere personal, tal como estados bancarios y

de tarjetas de crédito, facturas de servicios, como de celular o de otros pagos no institucionales se procederá a devolverla a la empresa de mensajería que transporta el documento.

2.8. Este instructivo está estructurado y funciona según se indica en los siguientes apartados:

• Ingreso al sistema informático correspondencia (2.2.1.) • Correspondencia enviada (2.2.2.) • Correspondencia recibida (2.2.3.) • Soporte y funciones adicionales (2.2.5.)

2.8.1. Ingreso de correspondencia al sistema informático:

• Presione doble clic en el ícono señalado en la Figura 1.

Figura 1. Ícono de acceso.


• Ingrese el usuario y contraseña suministrado por el área de Soporte Informático.

• El sistema despliega la pantalla ilustrada en la Figura 2.

Figura 2. Menú principal.

2.8.2. Correspondencia enviada. Registro de correspondencia enviada: 2.8.2.1. Seleccione la opción de acuerdo con la pantalla ilustrada en la figura 3.

Para acceder, siga las siguientes instrucciones.

• Correspondencia enviada • Memorandos ú Oficios. • Registrar un memorando ó registrar un oficio.

Figura 3. Menú principal - Registrar un memorando.


2.8.2.2. El Sistema apertura una ventanilla en la cual asigna automáticamente un número consecutivo bajo el cual se registra el documento.

2.8.2.3. Digite la siguiente información en los espacios asignados (mediante la Figura 4 se ilustra la ubicación de los espacios por completar):

1. Asunto. 2. Unidad de procedencia. 3. Funcionario emisor. 4. Unidad destino. 5. Funcionario receptor. 6. Adicionalmente digite –en caso de ser necesario- la unidad y

funcionarios a los cuales se les genera una copia del documento. 7. Verifique la información integrada y finalice presionando la opción

registrar.

figura 4. Registrar un memorando.

2.8.2.4. Disponible en el sistema, se encuentra un registro independiente de

memorandos y oficios, el cual permite al usuario visualizar y dar seguimiento a la correspondencia registrada. Ver Figura 5.

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Figura 5. Registro de memorandos / Registro de oficios.

2.8.2.5. Para acceder, siga las siguientes instrucciones. Ver Figura 6. • Correspondencia enviada. • Memorandos ú Oficios. • Ver registro de memorandos ó Ver Registro de oficios.

Figura 6. Acceso a “Ver registro de memorandos”.

2.8.3. Correspondencia recibida. Registro de la correspondencia recibida.


2.8.3.1. Ingrese al sistema informático, en la opción “Registrar documento recibido” Ver Figura 7.

2.8.3.2. Para acceder, siga las siguientes instrucciones.

• Correspondencia recibida. • Registrar documento recibido.

Figura 7. Menú principal – Registrar documento recibido. 2.8.3.3. El Sistema apertura una ventanilla en la cual asigna automáticamente un

número consecutivo bajo el cual se registra el documento.

2.8.3.4. Digite la siguiente información en los espacios asignados (mediante la figura 8 se ilustra la ubicación de los espacios por completar):

1. Tipo de documento: se identifica el tipo de documento, sea interno,

externo o de acuerdo a la naturaleza del documento. 2. Número: número de oficio referenciado en el documento recibido. 3. Emitido: el sistema integra automáticamente la fecha actual. 4. Asunto. 5. Integrar información del emisor: Unidad / Funcionario. 6. Integrar información del receptor. 7. En caso de que el documento sea dirigido a otra instancia y llegue a la

DESAF como una copia, corresponde al usuario integrar en el espacio “Asunto” la palabra “COPIA”.

8. Verifique la información integrada y finalice presionando la opción registrar.


Figura 8. Registrar correspondencia recibida. 2.8.3.5. Se encuentra disponible en el sistema un registro de documentos recibidos,

que permite al usuario visualizar y dar seguimiento a la correspondencia registrada. Ver Figura 9.

Figura 9. Ver registro de documentos recibidos.

2.8.3.6. Para acceder siga las siguientes instrucciones. Ver Figura 10. • Correspondencia recibida.

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• Ver registro documentos recibidos.

Figura 10. Acceso a “Ver registro documentos recibidos”.

2.8.3.7. Mediante el registro de correspondencia recibida, es viable verificar el estado actual de la documentación a través de un sistema de notas ubicado en cada registro. Adicionalmente, en la casilla “Respuesta” el usuario tiene la posibilidad de registrar la respuesta efectiva de entrega del documento.

2.8.3.8. Para registrar el seguimiento a los documentos recibidos, ingrese al “Registro de correspondencia recibida”, marque el documento a modificar y seleccione la opción “Actualizar”, de esta manera las casillas para seguimiento son editables en su contenido.

Integración de documentos escaneados. 2.8.3.9. El sistema informático correspondencia permite adjuntar a cada registro una

versión digitalizada del documento a través de un documento en formato PDF.

• Coloque el documento físico en la bandeja de entrada del escáner y

siga las instrucciones suministradas en la pantalla del escáner. • Ingrese desde su equipo de cómputo al programa “PaperPort”

presionando doble clic en el ícono correspondiente. Figura 11.


Figura 11. Ícono de acceso “PaperPort”.

• En el programa PaperPort, presione el botón “digitalizar”, seleccione la fuente “scandesaf” y posteriormente localice el documento escaneado. Presione el botón adquirir y cierre la ventana.

• De esta manera, el documento queda almacenado en la bandeja principal del programa PaperPort.

• Seguidamente, debe exportar el documento al sistema informático correspondencia para lo cual siga las siguientes instrucciones: Localice y abra el documento digitalizado, seleccione “Guardar como”, seleccione el archivo “Aplicaciones (/terraba) (Z:), Correspondencia, Datos, Correspondencia recibida, Carpeta de unidad correspondiente.

• Finalmente guarde el documento con el número de serie generado automáticamente por el sistema informático correspondencia.

• Verifique la adecuada visualización del documento para lo cual marque el registro en “Ver registro documentos recibidos” y presione el botón “Ver PDF”.

2.8.3.10. Adicionalmente, el sistema informático almacena el usuario que integra el

documento. Dicho usuario es el único autorizado para generar modificaciones futuras al registro y completar las casillas de seguimiento.

2.8.4. Soporte y funciones adicionales 2.8.4.1. Cambiar contraseña.

• El usuario cuenta con acceso a modificar su contraseña personal de acceso al sistema informático. Para ello, ingresa a la opción “Cambiar contraseña” ubicada en el Menú principal de la aplicación.

2.8.4.2. Gestión de usuarios / unidades.

• Para la apertura, edición o eliminación de cuentas de usuarios, ingrese a la opción “Mantenimiento” ubicado en el Menú principal.

• Integración de usuarios: seleccione la opción correspondiente e integre la información solicitada de acuerdo a la figura 12.


Figura 12. Agregar usuarios.

• Integración de unidades: seleccione la opción correspondiente e integre la información solicitada de acuerdo a la Figura 13.

Figura 13. Agregar unidades.

Nota: Para gestionar usuarios y/o unidades, el usuario debe contar con permiso de administrador.


2.8.4.3. Generación de respaldos.

• El sistema informático cuenta con la capacidad para generar respaldos de la base de datos construida. Los respaldos se generan por medio de la opción “Mantenimiento” y se almacenan en la unidad de disco duro del servidor.

Nota: Para la realización de respaldos, el usuario debe contar con permiso de administrador. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5P02, Comunicación institucional 4. CONTROL DE VERSIONES

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Versión Fecha Origen del cambio


REPRESENTANTE DE LA

DIRECCIÓN DIRECTOR/A DE LA DESAF

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