instructivo descargue y cargue archivos instituciones colegios 07-06-2013

INSTRUCTIVO PARA EL CARGUE Y DESCARGUE DE ARCHIVOS VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE

COMPROMISOS EDUCACIÓN - MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN

Código: En aprobación

Fecha aprobación:

GESTIÓN PARA EL INGRESO SOCIAL Versión: 01

1. OBJETIVO

El presente documento contiene los aspectos básicos a tener en cuenta para la realización del Registro de Cumplimiento de Compromisos por las instituciones educativas.

2. DESCARGAR ARCHIVOSIngresar por la opción “Cumplimiento de Compromisos” Manejo de Archivos –Descargar archivos con beneficiarios por entidades”.

Al desplegar el campo entidades educativas, aparecen todas las sedes adscritas al colegio principal al cual tiene acceso el Rector de la entidad. El descargue de archivos debe hacerse sede por sede.

El nombre del archivo que se descarga está compuesto de la siguiente manera:

130: indica el total de niños que bajan en el archivo

39817: Indica el código de la sede, este número es el que se debe registrar para ver el resultado de la validación del archivo posteriormente.

54001: Corresponde al código del municipio.

5_6_2013: corresponde a la fecha en que se descarga el archivo

17_15_40_450: Corresponde a la hora en que se descargo el archivo.

El archivo contiene la información de los niños beneficiarios que estudian en cada sede, independiente en que municipio están radicadas las familias. En la parte final aparecen la siguientes 3 columnas:

Dirección de Ingreso SocialConmutador (57 1) 5960800 Ext 7275 * Calle 7 No. 6-54 Piso 2- Bogotá – Colombia * www.dps.gov.co




Fecha aprobación:


Cumplió (S/N)

Causal de Inasistencia

Fecha de Retiro o Deserto (DD/MM/AAAA)

En importante que tengan en cuenta lo siguiente: Todos los niños bajan con N, y la institución debe indicar en cada caso si el menor cumplió o no el compromiso, para lo cual es preciso que:

En los casos de No cumplimiento se registre N y adicionalmente la causal.

Existen 3 causales posible, las cuales se despliegan al ingresar al campo:

Cuando las causales sean Retiro o Deserción, es obligatorio que la institución registre la fecha en que se presentó el evento, el sistema valida:

Que se haya registrado la fecha y que ésta esté dentro del período que se está verificando.

En los casos de Cumplimiento se debe registrar S en el campo Cumplió únicamente. No se debe registrar ni causal, ni fecha. El sistema rechaza los registros que presenten inconsistencia por este motivo.

3. CARGAR ARCHIVOS:

Ingresar por la opción “Cumplimiento de Compromisos “Cargar Archivo de cumplimiento por Entidades.

Es importante que tenga en cuenta que la validación de la información cargada NO se realiza en línea, tiempo real, es decir el archivo cargado entra en cola y el resultado del cargue cada rector debe visualizarlo posteriormente. Por esto es importante que el Rector esté consultando, el estado del proceso hasta que encuentre que ha finalizado y visualice el resultado obtenido después de la validación realizada por el sistema.





Fecha aprobación:


El resultado de la validación se puede ver ingresando por la misma opción y registrando en el campo

El número indicado en el nombre del archivo. En el ejemplo es 39817

El sistema presenta el total de registros validados y los registros inconsistentes con su respectivo mensaje de error. El Rector debe corregir la información en el mismo archivo cargado inicialmente o puede descargar uno nuevo para hacerlo.

Si se descarga uno nuevo, el archivo muestra la misma información cargada inicialmente y en los campos inconsistentes, siempre en la columna Cumplió presenta una N.

El sistema presenta:

en espacio Estado del proceso, la fecha y en el campo de Mensaje el número de registros cargados exitosamente.

o Pendiente: El proceso está en cola

o Ejecución: El proceso se está ejecutando. Si desea esperar el resultado,

pueda dar Buscar en el código y la pantalla se refresca. o Finalizado: indica que el proceso de validación termino bien.

o Finalizado con error: Indica que el proceso de validación no termino por

error. (de comunicación, de servidor, de luz, tiempo de espera agotado o cierre de inicio de sesión por tiempo inactivo). Comunicarse con la mesa de ayuda.

En el espacio Inconsistencias, se relacionan uno a uno los códigos de los beneficiarios inconsistentes, la fecha de la inconsistencia y la Causal.





Fecha aprobación:


Cuando en el campo de Inconsistencias se presente más de una hoja, todas deben ser revisadas para su corrección. Recuerde que la Hoja que se está visualizando es la que aparece sin el _ en la parte inferior. Ej. 3. Si aparece 3 indica que la hoja está cerrada.

El sistema siempre presenta las inconsistencias que arrojo el último archivo cargado.

Cuando se carga el archivo con las correcciones de inconsistencias, en el resultado del cargue se presentan en “Mensaje" únicamente los registros cargados luego de su corrección y No la totalidad de registros del archivo.

4. CORRECCIONES DE INCUMPLIMIENTOS:

Se entiende por corrección cuando se ha registrado un incumplimiento “N” en el archivo ya cargado y se desea cambiar por un Cumplimiento “S”. En este caso se procede a descargar nuevamente el archivo de “Registro de Cumplimientos” para realizar la corrección requerida.





Fecha aprobación:


5. ANULACIONES DE CUMPLIMIENTOS REGISTRADOS:Cuando se requiera anular un Cumplimiento “S” ya cargado, se procede a descargar el archivo de “Anulación de Registros”. Este archivo presenta en la Columna “Cumplió S/N” lo registrado por la institución. Solo en los eventos en que en esta columna “Cumplió” aparezca el registro de un cumplimiento “S”, se puede realizar la anulación, registrando “S” en el campo “Anular Registro ya cargado S/N), la causal y la fecha cuando sea un retiro o deserción.

Es importante tener en cuenta que cuando en este archivo se selecciona un registro que figura en la columna “Cumplió, como “N” el sistema no efectúa ningún cambio. Estos casos deben corregirse descargando el archivo “Registro de cumplimientos” según lo indicado en el punto 3 Correcciones de Incumplimientos.

RECUERDE: Si se requieren realizar nuevas anulaciones descargue siempre nuevamente el archivo.


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