¿Qué es el SIGEP?

INSTRUCTIVO DE REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN

SIGEP 2016 Ver.4.5 (Enero 2016)

Módulo Hoja de Vida Grupo de Gestión Humana

¿Qué es el SIGEP?¿Qué es el SIGEP?

“El Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP, el cual corresponde alSistema General de Información Administrativa del Sector Público de que trata la Ley 909 de2004, es una herramienta tecnológica que sirve de apoyo a las entidades en los procesos deplanificación, desarrollo y la gestión del recurso humano al servicio del Estado.

Adicionalmente, el SIGEP suministra la información necesaria para la formulación depolíticas de organización institucional y recursos humanos. El SIGEP está orientado a cubrirlos organismos y entidades de las tres ramas del poder público, organismos de control,organización electoral y organismos autónomos.”*

• http://www.sigep.gov.co/informacion.jsp?idcategoria=7&idinfor=42

¿Qué es el SIGEP?Ventajas del SIGEP:

El SIGEP ofrece una serie de beneficios a los Funcionarios y Contratistas como a las entidadespúblicas:

• Mantiene la información de su hoja de vida actualizada.

• Genera automáticamente el formato de Hoja de Vida de la Función Pública

• Guarda soportes de educación y experiencia para consultarlos en cualquier momento

• Toma sus datos básicos para su declaración juramentada de bienes y rentas.

• En caso de ingresar a otra entidad del Estado, la información ya estará registrada.

• Contribuye al Directorio Telefónico de entidades ya vinculadas al SIGEP.

• Permite a la entidad generar reportes rápidamente

El SIGEP es una fuente formal y oficial de información, por lo tanto es necesario que esta sea precisay completa.

Recuerde que el diligenciamiento y actualización del Módulo Hoja de Vida es responsabilidad decada funcionario. La hoja de vida debe actualizarse cada vez que se presente alguna novedad.

Recomendamos seguir este instructivo para familiarizarse con el sistema.

¿Qué es el SIGEP?Documentos adjuntos

Antes de ingresar al SIGEP, debe escanear los siguientesdocumentos, pues estos deben ser subidos una sola vez alsistema:

1. Fotocopia de su cédula de ciudadanía2. Diploma de Bachiller o certificado de último grado

cursado.3. Diploma, Acta de Grado o Certificados de Educación

Superior.

4. Libreta Militar (Para los hombres)

5. Tarjeta Profesional. (Si aplica)

6. Licencia de Conducción. (Para aquellos que ejerzan el cargo de Conductor Mecánico)

Configurar escaneo:El SIGEP tiene un límite de 1024 kb por archivo,para evitar inconvenientes sugerimos escanearloa blanco y negro en calidad media o baja.

¿Qué es el SIGEP?Ingresando al SIGEPEntramos a www.sigep.gov.co y hacemos clic en“Servidores Públicos”

Para ingresar debe escribir su usuario (Número decédula), su contraseña y el número o palabra queaparezca en la imagen que está debajo de lacontraseña.

Si no recuerda su contraseña, haga clic en “Heolvidado mi contraseña” y escriba su número decédula. La contraseña llegará a su correoregistrado.

Si la contraseña no llega a su correo institucional opersonal, debe comunicarse con Camilo Rodrígueza la extensión 1149 (Funcionarios) o conEsperanza Prieto a la extensión 1309(Contratistas).

Por favor lea el mensaje que aparece al ingresar, siestá de acuerdo, haga clic en “Acepto” paracontinuar

¿Qué es el SIGEP?Hoja de Vida

• Ingrese al botón “Hoja de Vida”, y luego a “Persona”.

¿Qué es el SIGEP?Procedimiento resumido

1. Complete o actualice la información personal en “Persona”.2. Complete o actualice su dirección de domicilio, dejando una fecha reciente.3. Actualice su estado civil.4. Si aplica, registre su Licencia de Conducción y Tarjeta Profesional, subiendo copia

escaneada.5. Actualice su número telefónico: Se recomienda dejar un número personal de contacto y el

teléfono institucional.6. Actualice su correo electrónico: Debe dejar el correo institucional y se recomienda dejar

un correo personal de contacto.7. Si posee alguna discapacidad, por favor inclúyala8. Actualice su información de Bachillerato subiendo copia escaneada del diploma o

certificado.9. Actualice su información de educación superior (Graduado o no) subiendo copia

escaneada del soporte o certificado.10. Si ha sido docente, incluya esta información.11. Actualice su nivel de manejo de otro idioma en lectura, escritura y conversación12. Registre toda su experiencia laboral llenando mínimo los campos con asterisco * y

subiendo copia de los soportes.13. Al terminar active la casilla “Certifico que la información de mi hoja de vida se encuentra

actualizada.”

¿Qué es el SIGEP?

DATOS BÁSICOS:

Diligencie sus datos personales básicos y adjunte copia de su Cédula de Ciudadanía.

Luego debe guardarlo con el botón y avanzar con el botón

DIRECCIÓN:Registre o actualice su dirección de domicilio y deje una fecha de actualización recinte.

Recuerde que el SIGEP es una fuente de información oficial, en caso de que la Registraduría u otra entidad del Estado requiera direcciones de funcionarios, esta será la primera fuente de consulta.

Una vez lo actualice, guárdelo con el botón y avance con el botón .

¿Qué es el SIGEP?

ESTADO CIVIL:

Registre o actualice su Estado Civil, guardando con el botón

DOCUMENTOS ADICIONALES:

Los siguientes documentos adicionales son obligatorios:

• Libreta Militar (Para los hombres)

• Matricula Profesional (Si aplica)

• Licencia de Conducción (Para aquellos que ejerzan el cargo de Conductor Mecánico)

¿Qué es el SIGEP?Subiendo documentos

Para subir documentos adicionales en SIGEP, primero complete la información y guarde con el botón

Luego vaya a la tabla abajo y haga clic en el botón

Haga clic en el botón “Examinar” y cargue el archivo para subir.

Al subirlo el sistema le informará su subió correctamente.

Debe hacer esto con cada documento adicional que deba subir.

¿Qué es el SIGEP?

TELÉFONO:

Aquí debe registrar dos números telefónicos: El institucional y uno personal de contacto, seleccionando “oficina” o “domicilio” según sea el caso.

*Aquellos que por sus labores no tengan una extensión asignada en el Ministerio, pueden dejar la de un compañero cercano, o dejar la extensión en blanco.

CORREO ELECTRÓNICO:

Aquí debe registrar dos correos electrónicos: El institucional y uno personal de contacto, seleccionando “oficina” o “domicilio” según sea el caso.

¿Qué es el SIGEP?

DISCAPACIDAD:

Si presenta alguna discapacidad, por favor inclúyala indicando el tipo de discapacidad y su grado (Leve, Moderado o Severo).

EDUCACIÓN BÁSICA Y MEDIA:

Debe registrar su título de bachiller subiendo copia del diploma.

En caso de no haber culminado, puede registrar y subir una certificación del último curso realizado.

¿Qué es el SIGEP?Educación superior (En el país)

Debe registrar las carreras que cursó o está cursando y que sean de los siguientes niveles:

• Técnica Profesional

• Tecnológica

• Universitaria

• Especialización

• Maestría

• Doctorado

Primero debe activar la casilla “En el país”, luego registrar la información que pide y guardar.

Si está cursando una carrera en este momento puede registrar el semestre que ya terminó, e ir actualizando a medida que vaya avanzando de semestre o se gradue.

En la siguiente hoja se explica como adjuntar el soporte en PDF.

¿Qué es el SIGEP?Adjuntar soporte de Educación

Superior (En el país)Para adjuntar el soporte de Educación Superior, siga las siguientes instrucciones:

1. Haga clic en el botón “Actualizar” como indica la flecha roja.

2. Luego haga clic en Examinar y elija el soporte escaneado en PDF para subirlo, como indica la flecha morada. El sistema lo guardará automáticamente.

3. Haga clic en mostrar para para que el sistema muestre el archivo que se subió, como indica la flecha negra.

Si quiere corregir algún dato o adjuntar el soporte, y aparece la Lupa, por favor indicar a Gestión Humana para habilitar la modificación.

¿Qué es el SIGEP?Educación Superior (En el exterior)

Aquí debe registrar los programa de educación superior que cursó en el exterior, indicando el nivel académico del programa tal cual lo establece cada país.

Recuerde que un título obtenido en el exterior solo es válido en Colombia si está homologado por el Ministerio de Educación.

Si no ha homologado su título, por favor adelantar el trámite ante dicho Ministerio.

El soporte puede adjuntarse como se indicó en la diapositiva anterior.

¿Qué es el SIGEP?

EXPERIENCIA DOCENTE:Si ejerce o ha ejercido como docente, por favor diligencie la información del formulario y guarde.

En caso de tener varios periodos, debe registrar uno por uno.

En caso de que la Institución no salga en el listado de Instituciones, puede escribirlo en el campo (Otra institución)

Si no ha ejercido como docente, puede dejar este campo en blanco y continuar.

IDIOMAS:Si tiene conocimientos buenos, muy buenos o regulares sobre algún idioma (Diferente al español) puede registrarlo aquí para conversación, lectura o redacción.

El sistema no pide certificados.

En Fecha de Inicio puede dejar la fecha de actualización de Hoja de Vida.

¿Qué es el SIGEP?Experiencia Laboral

Aquí debe registrar toda su información de experiencia laboral certificada, incluyendo su cargo actual.

• Primero debe registrar el departamento, la ciudad, y las fechas de ingreso y retiro.

• Después debe indicar si fue negocio propio o no.

• Si no fue negocio propio, elija si la empresa o entidad es pública o privada y complete la información.

• Después elija si la vinculación fue ordinaria o por contrato de prestación de servicios y complete la información.

• Los campos con asterisco* son obligatorios además se recomienda registrar la dependencia.

Si tiene varios periodos, debe registrarlos uno por uno y guardarlos.

¿Qué es el SIGEP?Experiencia Laboral (Cargo actual)

Si es funcionario, asegúrese que la información de su cargo actual está completa (Incluyendo denominación y grado), tenga en cuenta que si actualmente se encuentra en encargo, debe diligenciar la información de ese cargo.

De igual modo, si ha trabajado en algún cargo de planta de otra entidad pública, por favor registre denominación y grado.

Si tiene alguna duda o inconveniente al registrar denominación, código y grado, por favor comuníquese con Camilo Rodríguez a la extensión 1149 para brindarle orientación.

¿Qué es el SIGEP?Adjuntar soporte Experiencia Laboral

Para adjuntar el soporte de Experiencia Laboral, siga las siguientes instrucciones:

1. Haga clic en el botón “Actualizar” como indica la flecha roja.

2. Luego haga clic en Examinar y elija el soporte escaneado en PDF para subirlo, como indica la flecha morada. El sistema lo guardará automáticamente.

3. Haga clic en mostrar para para que el sistema muestre el archivo que se subió, como indica la flecha negra.

Si quiere corregir algún dato o adjuntar el soporte, y aparece la Lupa, por favor indicar a Gestión Humana para habilitar la modificación.

¿Qué es el SIGEP?Aprobar su Hoja de Vida

Al terminar, por favor active la casilla “Certifico que la información de mi hoja de vida se encuentra actualizada”

¿Qué es el SIGEP?Recuerde

Con esto ya ha terminado de actualizar la información de su hoja de vida.

Recuerde actualizarla siempre que cambie de Dirección, Teléfono o Correo electrónico personal, también si ha iniciado o finalizado algún programa de educación superior.

“Gracias por diligenciar el Módulo de Hoja de

Vida en el SIGEP.”