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INSTRUCTIVODEPROCEDIMIENTOSPARAELUSOYMANEJODELOSFONDOSDELASCAJASMENUDAS,PARALASOFICINASREGIONALESYPERIFÉRICASDELREGISTROPÚBLICODEPANAMÁ

REGISTROPÚBLICODEPANAMÁDIRECCIÓNDEPLANIFICACIÓNYPRESUPUESTO Páginaii


REGISTROPÚBLICODEPANAMÁDIRECCIÓNDEPLANIFICACIÓNYPRESUPUESTO Páginaiii

REPÚBLICADEPANAMÁREGISTROPÚBLICODEPANAMÁ

DIRECCIÓNDEPLANIFICACIÓNYPRESUPUESTO

INSTRUCTIVODEPROCEDIMIENTOSPARAELUSOYMANEJODELOSFONDOSDELASCAJASMENUDAS,PARALASOFICINASREGIONALESY

PERIFÉRICASDELREGISTROPÚBLICODEPANAMÁ(PRIMERAVERSIÓN)

Panamá,octubre2015


REGISTROPÚBLICODEPANAMÁDIRECCIÓNDEPLANIFICACIÓNYPRESUPUESTO Páginaiv


MIEMBROSDELAJUNTADIRECTIVA

ÁLVAROALEMÁNMinistrodelaPresidencia-PresidentedelaJuntaDirectiva

Asistente:AugustoRamónArosemenaMoreno

MILTONHENRÍQUEZMinisteriodeGobierno

Suplente:Asistente:MaritzaRoyo

DULCIDIODELAGUARDIAMinisteriodeEconomíayFinanzas

Suplente:VíctorRaúlMedinaGonzález

ANALISAQUIJANODEGUARDIASectorFinancieroyServicios

IVANVICENTERODRÍGUEZGONZÁLEZSectordelaConstrucción

JUANFERNÁNDOCORROCORREASectordeAbogacía

FEDERICOHUMBERTARIASContraloríaGeneraldelaRepúblicaDelegadoEspecial:ZulimBouche

ROCÍOABRILDEVIDALDirectoradeAsesoríaLegal

SecretariadelaJuntaDirectiva


REGISTROPÚBLICODEPANAMÁDIRECCIÓNDEPLANIFICACIÓNYPRESUPUESTO Páginav


DIRECCIÓNSUPERIOR

FERNANDOA.ALFAROA.Director

GISELOLMEDOSubdirectora

PATRICIAARIASCERJACK

SecretariaGeneral

DIRECCIÓNDEPLANIFICACIÓNOLIMPIAPOLO

Directora

ORGANIZACIÓNYMÉTODOSADMINISTRATIVOSNURIAA.DESÁENZ

AnalistaAdministrativa

DIRECCIÓNDEFINANZASROSABARRÍADirectora

DIRECCIÓNDEADMINISTRACIÓNYELENAABADDirectora


REGISTROPÚBLICODEPANAMÁDIRECCIÓNDEPLANIFICACIÓNYPRESUPUESTO Páginavi

INDICE Páginas INTRODUCCIÓN vi

I. GENERALIDADESDELACAJAMENUDA 1 A. Concepto 1 B. ObjetivodelaCajaMenuda 1 C. ObjetivoInstructivo 1 D. Características 1 E. ÁmbitodeAplicación 1 F. BaseLegal 2

II. MEDIDASDECONTROLINTERNO 4 A. Objetivo 4 B. DisposicionesdeControlInterno 4III. GASTOSAPLICABLES 13IV. PROCEDIMIENTOSADMINISTRATIVOSPARAELMANEJODEL

FONDODECAJAMENUDA17

A. PROCESO PARA EL TRÁMITE DE APERTURADEL FONDODECAJAMENUDA

17

MapadeProceso 21 B. PROCESO PARA EL TRÁMITE DE LA GESTIÓN DE COBRO,

PARAPROVISIÓNINCIALDELFONDODECAJAMENUDA23

MapadeProceso 24 C. PROCESO PARA EL TRÁMITE DEL CHEQUE, PARA

PROVISIÓNINCIALDELFONDODECAJAMENUDA25

MapadeProceso 27 D. PROCESO PARA EL TRÁMITE DE SOLICITUD DE CAJA

MENUDA28

MapadeProceso 29 E. PROCESOPARAELTRÁMITEDELCOMPROBANTEDECAJA

MENUDA30

MapadeProceso 32 F. PROCESOPARAELTRÁMITEDEREEMBOLSODELFONDO

DECAJAMENUDA33

MapadeProceso 34 G. PROCESOPARAELTRÁMITE DE LAGESTIÓNDECOBRO

DELREEMBOLSODECAJAMENUDA37

MapadeProceso 36 H. PROCESO PARA EL TRÁMITE DEL CHEQUE DEL

REEMBOLSODECAJAMENUDA37

MapadeProceso

39

V. VARIACIONESDEAUMENTOODISMINUCIÓNDELFONDODE


REGISTROPÚBLICODEPANAMÁDIRECCIÓNDEPLANIFICACIÓNYPRESUPUESTO Páginavii

CAJAMENUDA 40

A. PROCESOPARAELTRAMITEDEAUMENTODELACAJAMENUDA

40

MapadeProceso 42 B. PROCESOPARAELTRÁMITEDEDISMINUCIÓNDEL

FONDODECAJAMENUDA43

MapadeProceso 45VI. PROCEDIMIENTODETRASPASOYCIERREDELFONDODECAJA 46

A. PROCESOPARAELTRÁMITEDETRASPASODELACAJAMENUDA

46

MapadeProceso 48 B. PROCESOPARAELTRÁMITEDECIERREDELFONDODE

CAJAMENUDA49

MapadeProceso 51 RÉGIMENDEFORMULARIOS 52

Núm.1 SolicituddeCajaMenuda 53Núm.2 ComprobantedeCajaMenuda 55Núm.3 SolicituddeReembolsodeCajaMenuda 57Núm.4 RecapitulacióndeCajaMenuda 59Núm.5 TarjetadeControldeMovimientodelEfectivodeCajaMenuda 61Núm.6 CuadrodeCotizaciones 63Núm.7 ComprobantedePagoProveedoresInformales 65Núm.8 ActadeArqueodeTraspasodeCajaMenuda 67Núm.9 ActadeCierredeCajaMenuda 70

RÉGIMENDEINFORMES 73 REGIMENDEINFORMES(Comentario) 74

Núm.1 InformedeReembolsosenTrámite 75Núm.2 InformedeComprobantesenCartera 77Núm.3 InformedeAnticipodeCaja 79

ANEXOS 81AnexoNúm.1

NormasLegalesRelativasalManejodelosFondos,LibroVdelaAdministraciónyFiscalizacióndelTesoroNacional,TítuloIdelaDireccióndelTesoroNacional,CapítuloIV

82

AnexoNúm.2

ProcedimientoContablepara registrar laAdquisicióndeActivofijo, por medio de Caja Menuda(“Emitido por la ContraloríaGeneraldelaRepública”)

85

AnexoNúm.3

FormulariodeGuíaparaPresentarDeclaraciónJuradadesuEstadoPatrimonial

88

GLOSARIO 91 BIBLIOGRAFIA 92


REGISTROPÚBLICODEPANAMÁDIRECCIÓNDEPLANIFICACIÓNYPRESUPUESTO Páginaviii

INTRODUCCIÓN

ElRegistroPúblicodePanamá,enusodelasatribucionesconferidasporlaLeyNo.3de1999y demás disposiciones legales vigentes, presenta la primera versión del Instructivo deProcedimientosparaelUsoyManejode losFondosde CajasMenudas,parael RegistroPúblicodePanamá,basadoenelManualdeCajaMenudaemitidoporlaContraloríaGeneraldelaRepública,elcualsediseñódeformaqueelusuarioconozcaelrolquelecorrespondeenelprocesodelosdocumentos,buscandoreglamentarestetipodefondos,afindequesuutilizaciónserealiceenformacorrecta,segúnloestablecidoenlasnormasjurídicasvigentes.Elpresentedocumentoconstadeseiscapítulosdesarrolladosenformasencillaydidácticademaneraqueel usuario lo apliqueen suáreade trabajo respectiva. El PrimerCapítuloGeneralidades incluyeelConceptodelFondode laCajaMenuda,ObjetivodelFondode laCajaMenuda,Característicasde laCajaMenuda,BaseLegaldel InstructivoyelÁmbitodeAplicación. SegundoCapítulo Medidas deControl Interno, relacionado con Aspectos deControl Interno establecido por la Contraloría General de la República. Tercer CapítuloGastosAplicablesdetallalosobjetosdelgastoqueestánautorizadosparalasoficinassedes,periféricas y regionales. El Cuarto Capítulo Procedimientos para los Desembolsos yReembolsosdeCajaMenuda, especificando cadaproceso acompañadode losmapasdeproceso.ElQuintoCapítuloVariacionesdelFondodeCajaMenuda,explicalaformacomose solicita un Aumento y Disminución de Caja Menuda. Y el Sexto Capítulo losProcedimientosdeTraspasoyCierredelFondodeCajaMenuda.FinalmenteseincluyeelRégimendeFormularios,Anexos,GlosarioyBibliografía. Dejamosplasmadoqueel InstructivoserigeenlanormatividaddelasNormasdeControlInterno, emitidas por la ContraloríaGeneral de la República, con propósito que nos guíaparaexaminaren formaprevia yposterior, las actuacionesde los servidorespúblicosqueparticipenenestosprocedimientos,porloquecorrespondealRegistroPúblico,enconjuntocon la Contraloría General de la República, la fiscalización y control de los procesosdetallados. La aplicación de este Instructivo operativo no exime del cumplimiento decualquieraotrareglamentaciónvigentenopresentadaenel texto,perorelacionadacon lamateriatratada.El Instructivo, no pretende fijar reglas inflexibles, por consiguiente, la Dirección dePlanificaciónyPresupuesto,estánanuentesaconsiderarlasrecomendacionesquesurjandesuaplicación,lasquesolicitamosremitirlasalaoficinaantesmencionada.

REGISTROPÚBLICODEPANAMÁ


REGISTROPÚBLICODEPANAMÁDIRECCIÓNDEPLANIFICACIÓNYPRESUPUESTO Página1

I. GENERALIDADESDELACAJAMENUDAA. CONCEPTO

Sonsumasdedinerofijas,enefectivo,destinadaalRegistroPúblico.SereembolsandelfondoGeneral.Noobstante,losprocesosdedesembolsoyreembolso,requierendelaafectaciónpresupuestariayfinanciera(afectacióncontable)parasuejecución.

B. OBJETIVODELACAJAMENUDA

Facilitar lagestiónadministrativayfinancierade lasoficinasdel RegistroPúblico,atravésdeadquisicionesocomprasdecuantíasmenores,permitiendolaatencióndemanerainmediatadelasnecesidadesimprevistasyocasionales(dedifícilanticipacióno programación), que surjan del desarrollo de las actividades inherentes alfuncionamientodelaoficinacorrespondiente.

C. OBJETIVODELINSTRUCTIVO

AplicarlasnormaslegalesvigentesrelacionadasconlaadministracióndelosFondosdeCajaMenuda,conelpropósitodeasegurarunagestiónoportuna,eficiente,eficazytransparentedelosrecursosfinancierosautorizados.

D. CARACTERÍSTICAS

1. Seoriginany reembolsandel FondoGeneral (Institucional),Rotativos, Trabajo,FijosdeInversión).

2. Semanejancondineroenefectivoúnicamente.3. Constituyenunmontofijodedinero,quesereembolsasegúnsevayautilizando.4. Se destinan para compras de bienes y servicios requeridos para satisfacer

necesidadesimprevistasyocasionales.E. ÁMBITODEAPLICACIÓN

EstedocumentoesdeusoobligatorioparalasOficinasAdministrativasdelRegistroPúblicodePanamá,Sede,PeriféricasyOficinasRegionales,queintervienenenlosprocedimientosdeCajaMenuda.



F. BASELEGALDELINSTRUCTIVO1. LeyNº8de27deenerode1956,“PorlacualseapruebaelCódigoFiscaldela

RepúblicadePanamá(GacetaOficialNúm.12995de29dejuniode1956).

2. LeyNº32,de8denoviembrede1984;OrgánicadelaContraloríaGeneraldelaRepública(GacetaOficialNúm.20188de20denoviembrede1984).

3. Ley No.38 de 31 de julio de 2000, “Qué aprueba el EstatutoOrgánico de la

Procuraduría de la Administración, regula el ProcedimientoAdministrativo ydicta disposiciones especiales”. (Gaceta Oficial No.24109 de 2 de agosto de2000).

4. LeyNº6de2de febrerode2005, por la cual se ImplementaunProgramade

EquidadFiscal.5. Texto Único Ley No.22 de 27 de junio de 2006.”Que regula la Contratación

Pública,conlasreformasaprobadasporlaLey35de2006,Ley2de2007,Ley21de2008,Ley41de2008,Ley69de2009,Ley80de2009,Ley12de2010,Ley30de2010yLey66de2010yLey48de2011.”QueregulalaContrataciónPúblicaydictaotradisposición”.GacetaOficialNo.25576de28dejuniode2006.

6. DecretoEjecutivoNúm.214DGAde8deoctubrede1999,“Porelcualseemitenlas Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”(GacetaOficialNúm.23946de14dediciembrede1999).

7. DecretoEjecutivoNúm.26de1febrerode1996,“Porelcualsedictannormas

relacionadasconelestablecimiento,autorizaciónyusodedispositivos,sistemas,programas, instrumentación y otros mecanismos de registro y controlesfiscalizadores.(GacetaOficialNum.22972del10febrerode1996).

8. DecretoNúmero420-2005DMySCde26deseptiembrede2005,porelcualse

actualizaeldocumentotituladoManualGeneraldeContabilidadGubernamental.

9. DecretoNúmero211-2007-DMySCde26dejuniode2007,PorelcualsecreaelDepartamentodeProcedimientosdeFondosyBienesPúblicosenlaDireccióndeMétodosySistemasdeContabilidad,(GacetaOficialNúm.25861).

10. DecretoNúmero 791-2011-DMySC de 20 de diciembre de 2011, Por el cual se

modifica algunas de sus partes, el documento titulado “Manual deProcedimientos para el uso y Manejo de las Cajas Menudas en la Entidades



Públicas,QuintaVersión”,oficializadomedianteDecretoNúm.455-2010-DMySCde14dediciembrede2010.(GacetaOficialNúm.26968-A).

11. NormasGeneralesdeAdministraciónPresupuestariasvigentes.12. Circular Núm.5-2009-DFG de 24 de julio de 2009, donde se confiere a la

SubdireccióndeFiscalizaciónGeneral,laverificacióndeprobidaddefuncionarios.



II. MEDIDASDECONTROLINTERNOA. OBJETIVO

Brindarseguridadrazonablesobreelbuenmanejodelosfondosprovistosatravésde las Cajas Menudas, de manera que se realice correctamente conforme a lasdisposicioneslegalesvigentes.

B. DISPOSICIONESDECONTROLINTERNO

1. LaSolicituddeAperturadeCajaMenudadebecontenerlosiguiente:ü ObjetivodelaCajaMenuda,sustentadodemaneraprecisayconcisa.ü MontodelaCajaMenuda.ü Nombre del Fondo y número de la Cuenta Bancaria de donde se

reembolsará.ü Nombre y ubicación de la oficina en donde estará físicamente la Caja

Menuda.ü Nombre de los funcionarios asignados para autorizar y custodiar el

fondo.ü Certificacióndenombramiento(ResolucióndenombramientoyTomade

Posesión.ü RecordPolicivo.ü Constancia que la Declaración Jurada de Estado Patrimonial, ante la

OficinadeFiscalizacióndelaContraloríaGeneralenelRegistroPúblico.ü Fotocopias legibles de las cédulas del Custodio con el Suplente y

Autorizadores.ü TodoslosdocumentosdebenserautenticadosporlaSecretaríaGeneral.

Todo funcionario que custodie y autorice Fondo de Caja Menuda deberádesempeñarse como servidor público, debe estar con cargos a partidas 001(Personal Fijo) y 004 (Personal Transitorio para Inversiones)”.DecretoNúmero791-2011-DMySCde20dediciembrede2011.Porelcualsemodificaalgunasdesuspartes,eldocumentotitulado“ManualdeProcedimientosparaelusoyManejodelasCajasMenudasenlaEntidadesPúblicas,QuintaVersión”.

2. ElCustodio,AutorizanteySuplentesdeFondosdeCajaMenudadebencumplirlo

establecidoen elartículo1,088delCapítuloIVdelCódigoFiscal,relativoalaprobidaddelosEmpleadosyAgentesdeManejo(verAnexos).



3. LasCajasMenudaspodránabrirsehastaporunmontodecincomilbalboas(B/.5,000.00). Excepcionalmente, el RegistroPúblicodePanamá,podrá solicitarunmonto mayor al indicado, en cuyo caso deberá detallar con precisión lasrazonesqueloobliganasolicitarlasumaencuestión.

4. Se podrán solicitar Cajas Menudas para operaciones específicas, cuando el

Registro Público desarrolle alguna actividad que requiera una respuestafinancierarápidaymenosburocrática;porejemplo,elcasodelpagodeviáticosenformaconstante.

5. UnavezautorizadalaAperturadeunaCajaMenudaporpartedelaContraloría

General,laprovisióninicialdefondosserealizarácomounaacciónfinancierasinimputación presupuestaria. Sin embargo, las entidades deberán tomar lasprovisiones del caso para tener disponibilidad en las partidas que se usarán almomentodecomprometerlosreembolsos.

6. Todos losdocumentospara laAperturade laCajaMenuda,que seenvíana la

Contraloría General de la República, deben ser autenticados por la SecretaríaGeneral.

7. LasCajasMenudasdebenserutilizadasparaadquirirBienesy/oServiciospropios

de los Códigos de Gastos Aplicables en el Capítulo III de este Manual, si elpresupuestodelaInstitucióndisponedetalespartidas.

8. LaCajaMenudaquehabiendo incurrido endesembolsos, no se le confeccione

SolicituddeReembolsoeneltranscursodedosmeses,selejuzgaráinactivayporello, laAdministraciónserálaresponsabledeordenarsucierreinmediato. Estaacción será ejecutada por la Oficina de Auditoría Interna o de FiscalizaciónGeneraldelaContraloríaenlaentidad.

9. Para alimentar el Fondo de las Cajas Menudas se hace necesario recurrir al

mecanismodereembolsoatravésdelprocesodelaafectaciónpresupuestariayfinanciera, reponiendo los recursos utilizados en la adquisición de bienes oservicios.

10. SerecomiendaquelosCustodiospresentensolicitudesdereembolsocuandose

haya usado del 20% al 40% de los recursos o de acuerdo a la velocidad derotaciónde fondos; loqueresultemejorparaasegurarseque laUnidadcuenteconrecursossuficientes,mientrassecumpleeltrámite.



11. LosCustodiosdeCajasMenudastendránhastadiez(10)díascalendarios,apartirdelafechaderecibodeloscomprobantesdegastos,paradocumentarlacomprae incluirla en el reembolso respectivo; transcurrido este período, sólo seaceptarán tales documentos en las solicitudes de reembolsos, si los justifica elDirector de Administración y Finanzas o Jefe del Programa, mediante notaexplicativa.

12. Las facturasde compras realizadas aproveedores formales, deben cumplir con

ciertas especificaciones: “La documentación se remitirá en formularios denumeración corrida y, por lo menos, con una copia que debe quedar en losarchivos de quien la expida, la copia puede reposar en archivos magnéticos,digitalesuotrométodotecnológico,siemprequelosoliciteelcontribuyenteyasíloautoricelaDirecciónGeneraldeIngresos(AutoridadNacionaldeIngresos).EnlosformulariossiempredebefigurarpreimpresoelnúmerodeRegistroÚnicodeContribuyente,enadelante(RUC),asícomoelnombre,razónsocialonombrecomercial,laindividualizaciónenelmargeninferiordelaempresaimpresoraodecualquiera personaque imprima supropia factura, o de terceros, indicando suRUC, la fecha de impresión y descripción de tiraje realizado mencionando lanumeracióninicialcomolafinal”1.“ParausodelasEstampillas,apegarsealaLeyNúm.8de15demarzode2010,sobreimpuestodetimbres”).

13. Las facturas deben tener adheridos los timbres a razón de B/0.10, por cada

B/.100.00ófracción,oensulugar,laleyendaimpresa:“Lostimbressonpagadospor Declaración Jurada”. Si se realizaran compras en abarroterías, deberápresentarse el comprobante de la caja registradora o un documento con lainformacióndelcomercioopersonaresponsabledelmismo.

14. Están exceptuadas de la imputación de timbres, las facturas en concepto de

bienesoserviciosporB/.9.99ocifrasinferioresalamisma,igualocurreconlasqueregistranITBMS.

15. Cuando las facturas sean impresas a través de mecanismos tecnológicos

(computadora, impresoras, otros), la casa comercial respectiva debe tenerautorizaciónatravésdeResoluciónemitidaporlaAutoridadNacionaldeIngresosdelMinisteriodeEconomíayFinanzas,elnúmerodelamisma,debesercolocadoenlaparteinferiordedichodocumento.

1.Gaceta Oficial No.25,232, de jueves 3 de febrero, Ley No.6 de 2 de febrero de 2005, Artículo 72, Parágrafo



En casos de áreas de difícil acceso o proveedores informales se aceptará unrecibo en papel simple a nombre de la institución con el nombre delproveedor,sufirma(directaoaruego)ynúmerodecédulayseadjuntaráelformularioNúm.6“ComprobantedePagoparaProveedoresInformales”.

16. Las facturas o recibos deben ser originales, expedidas a nombre del RegistroPúblicodePanamá,Instituciónqueefectuóelgasto;noanombredelfuncionarioqueadquiereelbienoservicioydebenindicarconclaridad,loadquirido.

17. Encasodenocontarconlasfacturasorecibosoriginales,sedebepresentarcopia

autenticadapor la casaproveedora,adjuntaaNotadeAceptacióndel superiorjerárquicodelaUnidadAdministrativaqueadquirióelbienoservicio.

18. Tododocumento sustentadorde adquisicionesdebeestar exentodeborrones,

tachones, adicionesuotras alteraciones. Además, toda facturao recibodebetener impreso el membrete del Proveedor, el Código de Registro Único delContribuyente(R.U.C.)yelDígitoVerificador(D.V.).

19. Cuandosecomprenaccesoriosorepuestos,enelComprobantedeCajaMenuda

sedeberáespecificarelequipo (descripciónynúmerode inventario),dondeseutilizarándichosaccesoriosorepuestos.

20. Cuando por alguna urgencia documentada, los funcionarios tengan que utilizar

corredoreso autopistas,paraelcumplimientooportunodesumisión,estepago se reconocerá, siempre y cuando presenten la constancia de suutilización(ObjetodeGasto151).Sepodránrealizarcomprasdetarjetaparaelusode los corredores (recargas), siemprey cuando tengaautorizacióndelDirectorGeneraldelaentidad. DecretoNúmero791- 2011-DMySCde20dediciembre de 2011, Por el cual se modifica algunas de sus partes, eldocumentotitulado “ManualdeProcedimientosparaelusoyManejode lasCajasMenudasenlaEntidadesPúblicas,QuintaVersión”.

21. Igualmente,cuandosetengaqueutilizarestacionómetros,oáreasquebrindenel

serviciodeestacionamientovehicular,sereconoceráelpago,siempreycuandoenelprimercasosetengalaautorizacióncorrespondiente,yenelsegundocasose presente la constancia (recibo o factura) y se indique el lugar y fecha de lamisiónrealizada(ObjetodeGasto169).

22. Cadavezqueserealicelacompradeunbien,atravésdelosrecursosdelFondo

de la CajaMenuda, y elmismo se considere de uso rutinario o común en lainstitución,seconsultarásuexistencia,enelAlmacén.Enelreembolsodeestas



compras, lasfacturasdelasmismas, debentenerelsellodenoexistencia”porpartedelaUnidaddeAlmacén.

23. Las compras iguales o menores a trescientos balboas (B/.300.00) podrán

realizarse con una (1) cotización, indicando solamente el bien o servicio aadquirirse.Lascomprassuperiores atrescientos balboas (B/.300.00) quenoexcedanlosmilbalboas(B/.1,000.00),sedebeadjuntarunmínimode(2)doscotizaciones. Las compras demás demil balboas y menor a tresmil balboas(B/.3,000.00) deben tener por lo menos, tres (3) cotizaciones, como reglageneral, estos dos (2) últimos casos deben ser realizados por la Unidad deCompras.

24. LosActivosFijosadquiridosporestefondonosedestinaránaexistenciasde

almacenes,peroseledarála“entradaysalida”simultáneamente,ycoordinaráncon la oficina de Bienes Patrimoniales del Registro Público la inclusión en elinventario institucionaly la colocaciónde la identificación delBienPatrimonial(Placa de Control, Código de Barras entre otros autorizados). Igualmente losfuncionarios de la oficina de Almacén verificarán y sellarán la documentaciónsustentadora. Cuando se den estas situaciones, se les sacará copias, tanto aldocumento de Recepción como al Despacho de Almacén, y se adjuntarán alComprobante de Pago de Caja Menuda, que será incluido en el reembolsocorrespondiente,paraevitarduplicidadenlosregistroscontables.

25. LosbienesadquiridosconrecursosdeCajasMenudaspuedenutilizarseenforma

inmediata en el área en que es necesario satisfacer la necesidad imprevistaocasional. En caso que no se encuentre conUnidad deAlmacén en el área, elreconocimiento de estos bienes debe ser realizado por los encargados de laUnidadAdministrativa Solicitante, previa coordinación con los responsables delAlmacéndelainstitución.

26. LaSolicituddeCajadebeiralaUnidaddeAlmacényverificarlaexistenciade

los bienes o suministros solicitados, si hay en existencia, completa elFormulario de “Despacho de Almacén”. De no tener en existencia, sella laSolicitudindicando“Nohayenexistencia”o“Noexiste”.

27. Cuando se tratede servicios, la respectivaUnidadTécnica responsable, hará la

recepción y salida de los mismos, verificando y sellando la documentaciónsustentadora.



28. Los documentos sustentadores en original deben reposar en los archivos delDepartamentodeContabilidaddelaInstitución.

29. Paralaserogacionesdealimentación(ObjetodeGasto201)ytransporte(Objeto

deGasto151)dentrodeláreadetrabajo,seutilizarásolamenteelComprobantedeCajaMenuda.

30. Cuandosepaguealimentaciónytransporteporlaborarenhorasextraordinarias,

debe mediar una autorización del Jefe inmediato, la cual debe ir adjunta alComprobante de Caja Menuda; para que este Comprobante pueda serreembolsado,deberáadjuntarseunacopiadelregistrodelamarcación,avaladocon la firma del Jefe inmediato o por el funcionario delegado. No obstante,aquellasinstitucionesenlascualesseutilizansistemasdehuelladactilarosimilar,se adjuntarán los informes que generen la información correspondiente, deltiempoextraordinario.

31. Sepodránpagarviáticosnacionales(ObjetodeGasto141)pormisión,hastapor

dos (2) días, completos o parciales, para dos (2) funcionarios, para lo cual sedeberá usar, los formularios de Viáticos y Comprobante de CajaMenuda. Seexceptúadellímiteindicado,loscasosdeCajasMenudasespecialesparaviáticos,que podrán pagar los mismos conforme a su disponibilidad al momento delrequerimientoenambossiempredebemediaruninforme.

32. Una vez se haya entregado dinero para realizar una adquisición, las facturas o

recibosdebenserpresentadosalCustodioenun lapsonomayordeun (1)díalaborable,silaCajaMenudaestáenlamismaUnidadAdministrativa,cuandonolo esté, entonces el lapsopodrá ser de dos (2) días laborables y en el caso deviáticos, los funcionariosquenorealicen lamisióndebendevolvereldinerodeinmediato,siempresedebecolocarfechaparatenerunparámetrodemedición.

33. Se prohíbe la entrega de dinero para realizar adquisiciones fuera del horario

regulardetrabajo(finesdesemana,díasfestivos).34. El Custodio no entregará efectivo alguno a funcionarios que habiendo recibido

efectivo antes, no hubieran presentado la respectiva factura o recibo alcumplirseeltérminoestablecido.

35. En casosdedevolucionesdedinero conposterioridadal reembolso respectivo,

dichomontodebeserdepositadoalfondoocuentabancariadedondederivoelreembolso.



36. Laafectaciónpresupuestariacorrespondientea losgastos realizados, seharáalmomentodetramitarelReembolso.Sinembargo,lainstitucióndebetomarlasprovisionesadecuadasparatenerdisponibilidadenlaspartidaspresupuestariasqueseusaránalcomprometerlosreembolsos.

37. La administración deberá proporcionar a las Unidades de Auditoría Interna,

OficinasdeFiscalizaciónGeneralenlaInstituciónyalCustodio,unlistadoconlosnombresyfirmasdelosfuncionariosfacultadosparaautorizarlosdesembolsos.

38. Los recursos de las Cajas Menudas deben mantenerse en cajas de seguridad,

guardadasenescritorios,archivadoresquetengancerradurasyllavesconfiables.AntesdesolicitarlaaperturayasignacióndeunaCajaMenuda,laAdministracióndebeconsiderarlascondicionesdeseguridadfísicadelasoficinasalaqueseleasignelamisma.

39. La Administración proveerá a los Custodios de estos fondos, una caja de

seguridadconLlaveconfiableparaqueguardeelefectivoyloscomprobantesdeCajaMenuda.

40. EncasodehurtoderecursosdelaCajaMenuda,elmismodebesernotificado

formalmentealaContraloríaGeneral,porelDirectorGeneral,máximaautoridadcorrespondiente, igualmente deberá adjuntar copia de la denuncia oficialinterpuestaantelasautoridadescompetentes(fiscalía,DIJ,etc.)quedocumenteelhecho.EnestecasolecorrespondealDepartamentodeTesorería,generarelchequedelos recursos del fondo, del cual se nutredichaCajaMenuda, por la cantidad areponerytantoestaUnidadcomoelDepartamentodeContabilidadrealizaránlosregistrosnecesarios.LaOficinadeFiscalizaciónenelRegistroPúblico,realizaráunarqueodecomprobaciónalaCajaMenudaencuestión,unavezelCustodiohayahechoefectivodichocheque.

41. El Custodio debe mantener dos archivos. Un archivo temporal para los

Comprobantes de dinero entregado, pendientes de factura o recibo, y otroarchivo para guardar los Comprobantes tramitados con sus documentossustentadores.

42. LosCustodiosdebenllevarunregistroactualizadodelasoperacionesdelaCaja

Menuda, mediante la Tarjeta de Control de Movimiento del Efectivo de CajaMenuda(verformularioNúm.5).LaAdministraciónvelaráporquesecumplaesterequisito,paralocualordenaráloscontrolesqueconsidereadecuados.



43. ParalafiscalizacióndeReembolsosdeCajaMenuda,verificarelexpedienteestédebidamentefoliadocontintaindelebleuotromediodeimpresiónseguroyensucorrespondienteordencronológico(Numeral46delArtículo201delaLey38de2000).

44. ElRegistroPúblico,a travésde laOficinadeAuditoría Interna,deberápracticar

arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de las CajasMenudas a sucuidado.EstosinperjuiciodelcontrolquepuedeejercerlaContraloríaGeneral.Igualmente, los arqueos por traspasos de fondos de CajaMenuda, podrán serrealizadosporfuncionariosdesignadospor laadministración(NormadeControlInterno 3.3.2.12 de Arqueos de Fondos y Valores, Normas de Control InternoGubernamentalparalaRepúblicadePanamá)”.

45. Los Fiscalizadores de la ContraloríaGeneral ejercerán el control sobre el uso y

manejo de las Cajas Menudas, al momento de revisar y verificar loscomprobantesdegastosrealizadosysusrespectivosdocumentossustentadores,incluidos en la Solicitud de Reembolso, sin perjuicio de la práctica defiscalizacionesconcomitantes,arqueosde fondosuotroscontrolesquepuedanrealizar la Dirección Nacional de Auditoría General de la Contraloría u otrosorganismosdefiscalizaciónycontroldelRegistroPúblico.

46. LosempleadosdemanejoquenorindancuentasalaContraloríaGeneraldela

República dentro de los plazos y en la forma prevista, serán sancionados deconformidadconloestablecidoenelArtículo22delaLey32de1984.

47. LassancionesseránaplicadasporelContralorGeneraldelaRepúblicaoporel

SubcontralorGeneral,segúnseaelcaso,medianteresoluciónmotivada.48. La resolución en que se imponga una sanción de multa a los empleados de

manejo,sóloadmiteenlavíagubernativaelrecursodereconsideraciónanteelContralorGeneraldelaRepúblicao,siesdelcaso,anteelSubcontralorGeneral.

49. Las sanciones de suspensión o destitución del empleado de manejo a que se

refieren los Artículos 22 y 23 de la Ley 32 de 1984, serán decretadas por laDireccióndeRegistro Público, una vez comprobados los hechos, y siguiendo elProcedimiento establecido en el documento titulado Guía Básica sobre elprocedimientoparalarendición,examenyfiniquitodecuentasdelosagentesyempleadosdemanejoaprobadoporlaContraloríaGeneralenenero2009.



50. “El Custodio así como el o los autorizantes presentaran ante la Oficina deFiscalización en el Registro Público, constancia que la Declaración Jurada deEstadoPatrimonial,quedebeserentregadaenlasededelaContraloríaGeneralde la República (Ley No.59 de 29 de diciembre de 1999, Que reglamenta elartículo 299 de la Constitución Política y Dicta otras Disposiciones contra laCorrupciónAdministrativa)”.

51. TodoCustodiodeFondodebeestaramparadopor fianza respectiva,estadebe

ser emitida por una institución financiera debidamente autorizada por laSuperintendenciadeBancaySeguros.

52. LosCustodiosdeberántenerunfuncionariosuplenteque loreemplazaraen las

ausenciastemporalesyvacaciones,previoarqueodetraspasorespectivo.53. ElCustodiodeberegirseporunhorariodecierredecaja,equivalenteaunahora

antes de finalizar el horario de salida, con el fin de realizar los registroscorrespondientes.Exceptuandocasosdeurgencia.

54. Los Custodios de Cajas Menudas al cambiar cheque de reembolso, debe ir

acompañado de Seguridad cuya misión finaliza cuando lo deja en la oficinarespectiva.



III. GASTOSAPLICABLES“A manera de introducción, resulta importante dejar establecidos los criteriosutilizados para determinar los códigos presupuestarios aplicables a través delmecanismodeCajasMenudas.Entalsentido,tresfueronlasbasesquesirvieronalaContraloríaGeneralparadiscriminarloscódigosencuestión.

Ø Enprimerlugar,lacaracterísticaprincipaldelaCajaMenuda,quelaidentificacomo una suma de dinero en efectivo, provista para satisfacer demanerainmediata necesidades imprevistas y ocasionales, surgidas del desarrollocotidianode lasactividades inherentesa lasoficinas. Debidoaestoseestápermitiendo el uso de la mayor parte de las partidas de Servicios NoPersonalesydeMaterialesySuministros.

Ø Ensegundainstancia,lalimitanteimpuestaalasCajasMenudasencuantoa

sus montos y por ende, al acceder a los procedimientos de compras quepueden realizarse con cargo a estos recursos, determina que las CajasMenudassólopuedanusarsepararealizarcomprasdemenorcuantía.

Porloanteriorseexcluyenlosserviciospersonales,lasinversionesfinancieras,lasconstruccionesporcontratos,lastransferenciascorrientes(conexcepcióndeDonativosaPersonasyCapacitacionesyEstudio)ydecapital,elServiciodelaDeudaPúblicaylasAsignacionesGlobales.

Ø Por último, debido al vínculo que hay entre Cajas Menudas y Fondos

Rotativosengeneral(queensumayoríasonreembolsadas),sehapermitidola inclusión de algunos objetos del gasto relativos al grupo Maquinarias yEquipos,siempreycuandosuusocumplaconlosdoscriteriosprecedentes:reposiciónurgentepordañomayor,vandalismoorobo,yhastaunmáximodeB/.300.00(trescientosbalboas).

Ø LaContraloríaGeneraldelaRepública,atravésdesusoficinasdelaDirección

deFiscalizaciónGeneral yelDepartamentodeProcedimientosdeFondosyBienesPúblicosdelaDireccióndeMétodosySistemasdeContabilidad,daránseguimientoalusoymanejodelasCajasMenudas,porloqueenelmomentoque lo juzgue oportuno, podrá actualizar la presente tabla de GastosAplicables,demodoquelamismasemantengadentrodeadecuadoslímitesdecontrol.

Ø Sinperjuiciodeloantesmencionado,elRegistroPúblico,porintermediodesusoficinasadministrativas,financierasydecontrolinterno,tambiénpodránsolicitaralaContraloríaGeneral,actualizacionesdeestecatálogodepartidas,enfuncióndesusparticularidadesoperativas.”



1.ServiciosNoPersonales101 Alquileresdeedificiosylocales(nomayorde5días).102 Alquiler de equipo electrónico. Se refiere a equipo de procesamiento de

datos.103 AlquilerdeEquipodeOficina.109 OtrosAlquileres.111 Agua

Paraelpagoaorganismos locales, legalmenteconstituidos,queproveenelservicio.

112 AseoPara el pago a empresas locales, legalmente constituidas, que proveen elservicio.

113 Correo114 EnergíaEléctrica

Para el pago a empresas locales, legalmente constituidas que proveen elservicio.

115 Telecomunicaciones.116 ServiciosdeTrasmisióndeDatos.119 OtrosServiciosBásicos.120 Impresión,EncuadernaciónyOtros.131 AnunciosyAvisos.141 Viáticosdentrodelpaís.143 Viáticosaotraspersonas.151 TransportedePersonasyBienesdentrodelpaís.153 Transportedeotraspersonas.161 Almacenaje.162 ComisionesyGastosBancarios.164 GastosdeSeguro.165 ServiciosAduaneros.169 OtrosServicios.181 MantenimientoyReparacióndeEdificios.182 MantenimientoyReparacióndeMaquinariayOtrosEquipos.183 MantenimientoyReparacióndeMobiliariosyEquipodeOficina.184 Mantenimiento y Reparación de Obras. Sólo en caso de construcciones

menores temporales destinadas a desarmarse por tratarse de serviciostransitorios(porejemplo,tribunas,casetas,tarimas).

185 MantenimientoyReparacióndeEquipoComputacional.189 OtrosMantenimientosyReparaciones.



2.MaterialesySuministros201 AlimentosparaConsumoHumano.202 AlimentosparaAnimales.203 BebidasNoAlcohólicas.211 AcabadoTextil.212 Calzado.213 HiladosyTelas.214 PrendasdeVestir.219 OtrosTextilesyVestuarios.221 Diesel.222 Gas.223 Gasolina.224 Lubricantes.229 OtrosCombustibles.ExceptoBunker(225).231 Impresos.232 Papelería.233 TextosdeEnseñanzas.239 OtrosProductosdePapelyCartón.241 AbonosyFertilizantes.242 Insecticidas,FumigantesyOtros.243 Pinturas,ColorantesyTintes.244 ProductosMedicinalesyFarmacéuticos.245 Oxígenomédico.ComprasUrgentes.249 OtrosProductosQuímicos.252 Cemento.253 Madera.254 MaterialdePlomería.255 MaterialdeEléctrico.256 MaterialMetálico.257 PiedrayArena.258 Tuberíasysusaccesorios.259 OtrosMaterialesdeConstrucción.261 ArtículosoProductosparaeventosoficiales.262 HerramientaseInstrumentos.263 MaterialyArtículodeseguridadpública.265 Materiales,AccesoriosySuministrosdeComputación.269 OtrosProductosVarios.



Continuación

2.MaterialesySuministros

271 ÚtilesdeCocinayComedor.272 ÚtilesDeportivosyRecreativos.273 ÚtilesdeAseoyLimpieza.274 ÚtilesyMaterialesMédicos,deLaboratorioyFarmacéutico.275 ÚtilesyMaterialesdeOficina.277 InstrumentalMédicoyQuirúrgico,Ejemplo:estetoscopios,espéculos,bisturís,

termómetros,etc.279 OtrosútilesyMateriales.280 Repuestos.

3.MaquinariayEquipoSolamenteencasosdereposiciónurgentepordañomayor,vandalismoorobo,hastaunmáximodeB/.300.00(trescientosbalboas).320 EquipoEducacionalyRecreativo.330 EquipoMédico,deLaboratorioySanitario.340 EquipodeOficina.350 MobiliariodeOficina.370 MaquinariasyEquiposVarios.380 EquipodeComputación.

6. TransferenciasCorrientes

624 CapacitacionesyEstudios.



IV. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DEL FONDO DE CAJAMENUDA

A. PROCESOPARAELTRÁMITEDEAPERTURADELFONDODECAJAMENUDA

1. DireccióndeFinanzasCuandoexiste lanecesidaddecreacióndeunFondodeCajaMenuda,deberealizarseprimerounInformedeAnálisisdeAperturadeCajaMenuda,quesustentedemaneraprecisayconcisa,lacausadelaApertura,incluyendolosdatosde:ü ObjetivodelaCajaMenuda,sustentadodemaneraprecisayconcisa.ü MontodelaCajaMenuda.ü Nombre del Fondo y número de la Cuenta Bancaria de donde se

reembolsará.ü Nombre y ubicación de la oficina en donde estará físicamente la Caja

Menuda.ü Nombre de los funcionarios asignados para autorizar y custodiar el

fondo.ü Fotocopias legibles de las cédulas del Custodio, Autorizantes con los

Suplentes.ü Certificacióndenombramiento(ResolucióndenombramientoyTomade

Posesión).ü RecordPolicivo.ü Constancia que la Declaración Jurada de Estado Patrimonial, ante la

OficinadeFiscalizacióndelaContraloríaGeneralenelRegistroPúblico.ü TodofuncionarioquecustodieyautoricefondodeCajaMenudadeberá

desempeñarse como servidor público, debe estar con cargos a partidas001(PersonalFijo)y004(PersonalTransitorioparaInversiones)”.DecretoNúmero791-2011-DMySCde20dediciembrede2011.Porel cual semodifica algunas de sus partes, el documento titulado “Manual deProcedimientos para el uso y Manejo de las Cajas Menudas en laEntidadesPúblicas,QuintaVersión”.

ü TodoslosdocumentosdebenserautenticadosporlaSecretaríaGeneral.RevisaelInforme,ydeestartodocorrecto,firmaeldocumentoparatomarladecisión,deserviable, solicitamedianteCorreoElectrónicouotromediotecnológico, a laOficina Institucional de RecursosHumanos, la certificación



enlaEstructuradePersonalloscargosdelosfuncionariosdesignadosparaelmanejodelaCajaMenuda.

2. OficinaInstitucionaldeRecursosHumanos

RecibelapeticiónyverificaqueloscargosdelCustodio,AutorizantesconlosSuplentesesténdentrodelaspartidaspresupuestariasdePersonalFijo(001)oPersonalTransitorioparaInversiones(004).EmiteCorreoElectrónicouotromedio,indicandolainformaciónrequeridayadjunta (Resolución de Nombramiento y Toma de posesión, remite a laDireccióndeFinanzas).

3. DireccióndeFinanzas

RecibelainformacióndelaOficinaInstitucionaldeRecursosHumanos,denoprocederbuscaaotros funcionariosque llenen los requisitos,de cumplir loexigidocontinuaconlosiguiente:Ø AutenticaladocumentaciónenlaSecretaríaGeneral.Ø Confecciona la Nota de Solicitud de Apertura dirigida al Contralor

GeneraldelaRepública, enbasealInformedeAnálisisdeAperturadeCajaMenuda,indicandoademáslosiguiente:

Ø SustentacióndelaSolicituddeAperturadeCajaMenudaØ MontoasolicitardelaCajaMenuda.Ø NombredelaUnidadAdministrativadondeestaráubicada.Ø Nombredelfondo.Ø NúmerodelaCuentaBancaria,dondesereembolsaralaCajaMenuda.

Adjuntaladocumentaciónquesedetalla:ü InformedeAnálisisdeAperturadeCajaMenuda.ü Copias de cédula de identidad personal, de los funcionarios

Custodio, Autorizantes y Suplentes respectivos, que se van aencargardelmanejodelFondodeCajaMenuda.

ü Certificaciónde la condiciónde sunombramientodel Custodio,AutorizanteySuplentes.(adjuntoResolucióndenombramientoyTomadePosesión).

ü RecordPolicivo.ü DeclaraciónJurada.

Revisa y confecciona expediente con la documentación sustentador con laNotadeSolicituddeApertura,yenvíaalDirectorGeneralparasufirma.

4. DirecciónGeneral

Recibe la Nota de Solicitud de Apertura con el Expediente de ladocumentación sustentadora, revisa y registra, de estar todo correcto, la



transfierealDirectorGeneral.Director General, firma la Nota de Solicitud de Apertura y devuelve a laSecretaria, esta recibe laNotadeApertura firmada conel Expedientede ladocumentación sustentadora y envíapor registromanual o electrónico a laDireccióndeFinanzas.


RecibeyregistralaNotadeSolicituddeAperturadeCajaMenuda,dirigidaalContralorGeneraldelaRepúblicadebidamentefirmada,conelExpedientedeladocumentaciónsustentadora,mantienecopiadeladocumentaciónensuarchivo y remite laNota de Solicitud deApertura firmada a laOficina deFiscalización,ubicadaenlaOficinaSede.

6. OficinadeFiscalizacióndelaContraloríaGeneraldelaRepública

Secretaría,recibelaNotadeSolicituddeAperturadeCajaMenuda,firmadaporelDirectorconelExpedientedeladocumentaciónsustentadora,registrayentregaalajefatura.Se efectúa el análisis de la misma, prepara opinión por escrito, verifica ladocumentación sobre todo las fotocopiasde las cédulasde los funcionariosque se van a encargar delmanejo del Fondo de CajaMenuda (Custodio,AutorizantesySuplentes).

AsignaSICO(SistemadeCorrespondenciadelaContraloría)yenvíalaNotadeSolicituddeAperturaconelExpedientedeladocumentaciónsustentadoraalaOficinaSededelaContraloríaGeneraldelaRepública.

CONTRALORÍAGENERALDELAREPÚBLICA

7. DepartamentodeCorrespondenciayArchivo OficialdeArchivo:

Recibe la Nota de Solicitud de Apertura con el Expediente de ladocumentación sustentadora, le da entrada en el sistema electrónico decontrolyenvíaalasdiferentesoficinasparasuanálisis.

8. SubdireccióndeFiscalización:Recibe la Nota de Solicitud de Apertura, con el Expediente de ladocumentaciónsustentadoradeAperturadeCajaMenuda.

Verificalaprobidaddelosfuncionarios.CoordinaconlasotrasDireccionesdelaContraloríaGeneral,encasoqueserequiera.Confecciona Nota del Resultado de la investigación, firma y remite alDespachodelContralor.



9. DespachodelContralor(Subcontralor)Recibe la Documentación referente a la Solicitud de Apertura de CajaMenuda, con Nota de Resultado de la Investigación y documentossustentadores.Evalúa laSolicituddeApertura(deconsiderarlonecesariosolicitaráestudiosadicionalesque lepermitancontar conelementosde juicio suficientesparadecidir).

ProcedeaprobaronolaSolicituddeApertura.confeccionaNotadirigidaalDirectordelRegistroPúblico,concopiaalaOficinadeFiscalizacióndelRegistroPúblico,firmayremitealDepartamentodeCorrespondenciayArchivo.

10. DepartamentodeCorrespondenciayArchivo

Envía ladocumentacióna laOficinadeFiscalizaciónen elRegistroPúblico,físicamenteoatravésdelSistemaElectrónico.

REGISTROPÚBLICODEPANAMA

11. OficinadeFiscalizaciónRecibeyregistra,NotaconlaaprobaciónonodelaAperturadelFondodeCaja Menuda, se queda con fotocopia del documento y envía al DirectorGeneral.

12. DirectorGeneral

Secretaria, recibe la Nota de Solicitud de Apertura de Caja Menuda,debidamente refrendada por la Contraloría General, revisa y registra yentregaalDirectorGeneral.


RecibelaNotadeAprobaciónonodeAperturadelFondodeCajaMenuda,siespositivaprocedeasacardelosarchivoslascopiasdeladocumentacióndela Nota de Solicitud de Apertura. Autoriza y coordina con la Jefatura delDepartamentodeTesorería,paraqueinicieelprocesodeelaboracióndelaGestióndeCobro,porelmontoasignadoenlaAperturadelaCajaMenudaycontinúeconlostrámitesconsecutivos.

NOTA:DenoexistirviabilidadparalaSolicituddeAperturadeCajaMenuda,analizaloindicadoyprocedealaevaluaciónparainiciareltrámitenuevamente.



MAPADEPROCESODEAPERTURADELFONDODECAJAMENUDA

OFICINASSEDE-REGISTROPÚBLICODEPANAMÁOFICINAS DECONTRALORÍA-SEDE

DIRECCION DEFINANZAS

DEPTO. DETESORERÍA

OFICINAINST.RECURSOSHUMANOS

DIRECTORGENERAL

OFICINA DEFISCALIZACION

CONTRALORIAGRAL.REP.

DescripcióndelProceso

1. Finanzas,solicitaaRecursosHumanosverificación de cargo, de losfuncionarios custodio, autorizante ysuplentes.

4. Dirección General, recibe, registraInforme de Análisis de Apertura yNota de Apertura, de no haberobjeción,firmalaNota.

2. Recursos Humanos, remite lacertificación autenticada de losfuncionarios, designados al manejodefondo.

5. Recibe, registra, Nota de Aperturadebidamente firmada con ladocumentación sustentadora, sacafotocopias y remite a la Oficina deFiscalización.

3. Finanzas, recibe información,confecciona Informe de Análisis deApertura de CajaMenuda y Nota deApertura, para la firma del DirectorGeneral.

6. Fiscalización, recibeNota deAperturafirmada con la documentación,confecciona Opinión y remite a laContraloríaGeneral.

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A 6

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DescripcióndelProcesoContinuación

7. Recibe la documentación, le da entradaal Sistema Electrónico y envía a lasdiferentesDireccionesparasuanálisis

11. Oficina de Fiscalización, recibe laNotadeAperturarefrendadaporel Contralor o Subcontralor,aprobada o no, remite a laDirecciónGeneral.

8. Recibe Nota de Apertura, Opinión delFiscalizador (a) con documentación,verifica la probidad de los funcionarios,enconjuntoconAuditoríaGral.,preparaNotadeResultadosdelaInvestigación.

12. Dirección General recibe la Notade Apertura del Fondo de CajaMenuda, aprobada o no yautorizaaFinanzas.

9. Recibe la documentación. Prepara Notaal Director General en el RegistroPúblico,conlaopiniónrespectiva.

13. Finanzas recibe, registra ycoordinayautorizadaaTesorería,parainiciareltrámiterespectivo.

10. EnvíaladocumentacióndeAperturaalaDirección de Fiscalización, físicamente yElectrónicamente.

PROCESODEAPERTURADELFONDODECAJAMENUDA

OFICINASSEDE-REGISTROPÚBLICODEPANAMÁOFICINAS DECONTRALORÍA-SEDE

DIRECCION DEFINANZAS

DEPTO. DETESORERÍA

OFICINAINST.RECURSOSHUMANOS

DIRECTORGENERAL

OFICINA DEFISCALIZACION

CONTRALORIAGRAL.REP.

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1213 11 10

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A



B. PROCESOPARAELTRÁMITEDELAGESTIÓNDECOBRO,PARALAPROVISIÓNINICIALDELFONDODECAJAMENUDA1. DireccióndeFinanzas

Recibe y registra la Nota de Aprobación de Apertura de Caja Menudarefrendada, emitida por la Contraloría General de la República, da su vistobuenoyenvíaalDepartamentodeTesorería,paraqueinicieeltrámite.

2. DepartamentodeTesorería

Recibe autorización, registra la Nota de Aprobación de Apertura de CajaMenudarefrendadapor laContraloríaGeneralde laRepública,sacacopiaeiniciaCarpetadeAperturadeCajaMenuda.Realiza transacciónygenera laGestiónCobro aNombredelCustodio/CajaMenuda, laimprimeyenvíaconeloriginaldelaNotaalDepartamentodeContabilidad.

3. DepartamentodeContabilidad

RecibeyregistralaGestióndeCobroconlaNotadeAprobacióndeApertura deCajaMenuda,realizatransacciónfinanciera,paraquesegireel cheque,posteriormentesellayfirmayenvíaalaDireccióndeFinanzas.

4. DireccióndeFinanzasRecibeyregistralaGestióndeCobroylaNotadeAprobacióndelaAperturadeCajaMenuda,verificayfirmaautorizandolaGestióndeCobro.EnvíaalaOficinadeFiscalización.

5. OficinadeFiscalización

RecibelaGestióndeCobroconlaNotadeAutorizacióndeAperturadeCajaMenuda, realiza los registros correspondientes, aplica el proceso defiscalización, de estar correcto, refrenda la Gestión de Cobro. Envía alDepartamentodeTesorería.


Recibe,registralaGestióndeCobrodebidamenterefrendadaconlaNotadeAutorizacióndeAperturadeCajaMenudaeiniciaeltrámitedelCheque.



PROCESOPARAELTRÁMITEDELAGESTIÓNDECOBRO,PARALAPROVISIÓNINICIALDEL

FONDODECAJAMENUDA

FINANZAS

TESORERÍA

CONTABILIDAD

FISCALIZACION


1. Finanzas, recibe Nota de Solicitud deAperturadeCajaMenuda,aprobadaporla Contraloría General y autoriza alDepartamento de Tesorería, para darinicioalproceso.

4. Finanzas, recibe, verifica Gestión deCobro y Nota de Apertura de CajaMenuda, firma Y envía a la Oficina deFiscalización.

2. Tesorería, recibe laNotadeAperturadeCajaMenudaautorizada,revisaygenerala Gestión de Cobro a nombre delCustodio/CajaMenuda.

5.. Recibe, revisa, realiza el registro de laGestióndeCobroyNotadeAperturadeCaja Menuda registrada y refrendaambosdocumentosyenvíaaTesorería.

3. Contabilidad, recibeGestióndeCobro, yNota de Apertura de Caja Menuda,realizaelregistrofinancieroyfirma.

6. Recibe, registra la Gestión de Cobro yNota de Apertura de Caja Menudarefrendados,ycontinúaconeltrámitedeCheque.

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C. PROCESOPARA ELTRÁMITEDELCHEQUE,PARALAPROVISIÓN INICIAL DELFONDODECAJAMENUDA

1. DepartamentodeTesoreríaRecibeyregistralaGestiónCobroconlaNotadeAprobacióndeAperturadeCajaMenuda,escogeelfondoindicado,realizatransacciónygeneralaimpresióndelCheque aNombre del Custodio/CajaMenuda, verifica el Cheque,Gestión deCobroconlaNotadeAutorizacióndeCajaMenudayenvíaalDepartamentodeContabilidad.

2. DepartamentodeContabilidadRecibeyregistraelCheque,GestióndeCobroconlaNotadeAprobacióndeAperturadeCajaMenuda,contabilizaelChequeemitido,sella,firmayenvíaa laDireccióndeFinanzas.3. DireccióndeFinanzas

Recibe y registra los documentos: Cheque, Gestión de Cobro y la Nota deAprobacióndelaAperturadeCajaMenuda,verificayfirmaelComprobantedeChequeenelrenglóndeautorizante.EnvíaalaDirecciónGeneral.

4. DirectorGeneralRecibe y registra los documentos: Cheque, Gestión de Cobro y la Nota deAprobacióndelaAperturadeCajaMenuda,verificayfirmaelChequeyenvíaalaOficinadeFiscalización.

5. OficinadeFiscalizaciónRecibelosdocumentos:Cheque,GestióndeCobroylaNotadeAprobacióndela Apertura de Caja Menuda realiza los registros correspondientes, aplica elproceso de fiscalización, de estar correcto, refrenda el Cheque. Envía alDepartamentodeTesorería.


Recibe los documentos firmados: Cheque, Gestión de Cobro y la Nota deAprobación de la Apertura de Caja Menuda, distribuye los documentos, losoriginales se envían al Departamento de Contabilidad y archiva copia en laCarpetadeApertura.NotificaalCustodioparaelretirodelCheque,sielCustodioesdeunaRegionalseenvíaporlavalija.



7. CustodiodeCajaMenudaProcedearevisar,firmaelComprobantedePagoyretiraelCheque.RealizaelprimerasientoenlaTarjetadeControldeMovimientodelEfectivodeCajaMenuda.CambiarelCheque,siempreacompañada(o)deunAgentedeSeguridad,colocaeldineroenlaCajaFuerte,parainiciaroperacionesdelfondo.Nota:ElCustodiosiempredebeiracompañadoalBancorespectivo,conunAgentedeSeguridad,elcualfinalizalabor,cuandoregresaalCustodioasuoficina.



MAPADEPROCESOPARAELTRÁMITEDELCHEQUE,PARALAPROVISIÓNINICIALDELFONDODECAJAMENUDA

TESORERÍA CUSTODIO CONTABILIDAD FINANZAS DIRECTORGRAL. FISCALIZACIÓN

DescripcióndeProceso

1. Registra laGestiónCobrocon laNotadeAprobacióndeAperturadeCajaMenuda,escoge el fondo indicado, realizatransacción y genera la impresión delCheque.

5. Realiza los registros correspondientes,aplicaelprocesodefiscalización,deestarcorrecto,refrendaelCheque.

2. Recibe y registra el Cheque, GestióndeCobro con la Nota de Aprobación deAperturadeCajaMenuda,contabilizaelChequeemitido,sella,firma.

6. Distribuye losdocumentos, losoriginalesse envían al Departamento deContabilidadyarchivacopiaenlaCarpetadeApertura.

3. Recibeyregistralosdocumentos:Cheque,GestióndeCobroylaNotadeAprobaciónde laAperturadeCajaMenuda,verificayfirma el Comprobante de Cheque en elrenglóndeautorizante.

7. Procede a retirar el Cheque, firma elComprobante de Pago. Realiza el primerasiento en la Tarjeta de Control deMovimientodelEfectivodeCajaMenuda,para dar inicio a las operaciones delFondo.

4. Recibeyregistralosdocumentos:Cheque,GestióndeCobroylaNotadeAprobaciónde laAperturadeCajaMenuda,verificayfirmaelCheque.

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D. PROCESOPARAELTRÁMITEDELASOLICITUDDECAJAMENUDA1. UnidadSolicitante

LaUnidadSolicitantellenaelformulariodeSolicituddeCajaMenuda,FormularioNúm.1,firmaylopresentaalservidorpúblicoylollevaalaUnidaddeAlmacén.

2. AlmacénRecibeyregistralaSolicituddeCajaMenuda,franqueandoconelrelojdecontroldelosdocumentos.RegistraenlibroexclusivoparaCajaMenuda.Verificalaexistenciademercancíadenoexistir,sellaindicandolanoexistenciayentregaalaUnidadSolicitanteparasutrámite,delocontrariodespacha.

3. Autorizante:VerificalaSolicituddeCajaMenudaydeestarcorrecto,firmaeindicandofechadelamisma,seexceptúaviáticos,alimentación,transporteocualquierservicio,yenvíaalaUnidadSolicitante.

4. UnidadSolicitante

Recibe la Solicitud de Caja debidamente registrada por el Almacén y envía alDepartamentodeTesorería-CustodiodeCajaMenuda,parasutrámite.



MAPADEPROCESOPARAELTRÁMITEDELASOLICITUDDECAJAMENUDA

UNIDADSOLICITANTE UNIDAD

AUTORIZANTEALMACÉN CUSTODIO

DescripcióndeProceso

1. La Unidad Solicitante llena elformulario de Solicitud de CajaMenuda, firma y envía a la UnidaddeAlmacén.

3. LaUnidadSolicitanteregistrayremitealaUnidadAutorizante.

2. RegistralaSolicituddeCajaMenuda,verificaexistencia,denoexistir sellaindicandolanoexistencia.

4. La Unidad Autorizante, verifica y deestar de acuerdo firma y se envía alCustodio.

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E. PROCESOPARAELTRÁMITEDELCOMPROBANTEDECAJAMENUDA1. CustodiodeCajaMenuda

Recibe la Solicitud de Caja debidamente autorizada por la UnidadSolicitanteyregistradaporelAlmacén.

Procedearevisar,ajustándosealosrequisitosexigidosenlanormatividadyladisponibilidad del Fondo; de estar conforme registra y confecciona elComprobantedeCajaMenuda,FormularioNúm.2.lacualdebetenernumeraciónsecuencial.

Verifica el contenido del documento, constata la liquidez del fondo, que elfuncionario para quien se le pide entregar el dinero no tenga Comprobantespendientesdefactura.Cumplidalaverificación,elCustodiofirmaelComprobantedeCajaMenuda.

2. DireccióndeFinanzasoensudefectolapersonaautorizada.

RecibeelComprobantedeCajaMenudaconlaSolicitud,verificaelcontenidodeldocumento, de estar correcto firma autorizando la erogación para realizar lacompra del bien o servicio de lo contrario devuelve incluyendo justificación yenvíaalaCustodio.

3. CustodiodeCajaMenudaRecibeel Comprobante y SolicituddeCajaMenuda debidamente autorizadosporlaDirección.Cumplida la verificación,el Custodio firmacomoconstanciade laentregadeldineroalfuncionario.Paraquerealicela(adquisición,servicio,alimentaciónotransporte).En caso que la adquisición supere los B/.300.00, (trescientos balboas) serárealizada por el Departamento de Compras, éste lleva a cabo las cotizacionespertinentesyal tener laadjudicaciónautorizada, solicitaalCustodiode laCajaMenuda para que entregue la suma requerida para adquirir el bien o servicio,adjuntandoelCuadrodeCotizaciones(FormularioNúm.6).

4. FuncionarioSolicitante

Realizalacompra,siestaesigualomenoraB/.300.00(trescientosbalboas),paralocualexigeeloriginaldelafacturaorecibodelproveedor,expedidoanombredelRegistroPúblicodePanamá.Anotasupropionombreyfirmaenlamisma(enforma tal que no altere ni cubra, el contenido), como constancia de haberrecibido a satisfacción.Debe entregar la factura al Custodio dentro del tiempoestablecido.



5. CustodiodeCajaMenudaRecibelafacturaoreciboporpartedelSolicitante,laquerevisayarchiva en

las carpetas de documentos en Cartera, para iniciar el (Proceso deReembolso).

Nota:El Solicitante deberá cumplir lo establecido en las Disposiciones de ControlInterno.



MAPADEPROCESOPARAELTRÁMITEDELCOMPROBANTEDECAJAMENUDACUSTODIO TESORERÍA UNIDADSOLICITANTE

FUNCIONARIO

DescripcióndelProceso1. Recibe Solicitud de Caja Menuda,

registradaporelAlmacén,yprocedea llenar el Comprobante de CajaMenuda y entrega a la personaautorizante.

4. Funcionario Solicitante, realiza la compra,paralocualexigeeloriginaldelafacturaorecibo del proveedor, expedido a nombredel Registro Público de Panamá. Firmacomo constancia de haber recibido asatisfacción. Debe entregar la factura alCustodiodentrodeltiempoestablecido.

2. Analiza la viabilidad en base a lasDisposiciones de Control Interno,revisa y autoriza al Custodio, de locontrariodevuelve.

5. Custodio,recibelafacturayarchivaenlacarpeta respectiva. Para iniciar elReembolso.

3. Cumplida la verificación, el Custodioentrega, al funcionario solicitante eldinero, para que realice la(adquisición, servicio, viáticos,alimentación o transporte). Ambosfirman y colocan fechade entrega enelComprobante.

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F. PROCESOPARAELTRAMITEDEREEMBOLSODELFONDODECAJAMENUDA1. CustodiodelFondo LasSolicitudesdeReembolsoseránpresentadasenoriginal,anombrede

NombredelCustodio/CajaMenuda”ydeberáreflejarlainformaciónconcernientealperíodoenqueserealizaronlosgastos,descripcióndelcódigopresupuestarioyrespectivoscargos,codificacióncontableytotaldelReembolsosolicitado.OrdenacronológicamentelosComprobantesenCartera.Completa y firma los formularios "Solicitud de Reembolso de Caja Menuda"(FormularioNúm.3)y“RecapitulacióndeCajaMenuda”(Formulario4).

Adjunta los formularios antes mencionados, los Comprobantes de Caja,amparadoconlaSolicituddeCajaMenuda,facturasyreciboscorrespondientes.

Verifica que los Comprobantes estén sellados por el Almacén en los casosaplicables,asícomoelcumplimientodelosdemásrequisitosnormativos.

EnvíadichadocumentaciónalaDireccióndeFinanzas.2. DireccióndeFinanzas Recibe,registrayverificaelReembolsodeCajaMenuda,firmaautorizandolaelReembolso.EnvíaalCustodiodeCaja.3. CustodiodelFondo

RecibeelReembolsodehaberinconsistenciacorrige,delocontrarioremitealaDireccióndePlanificaciónyPresupuesto.

4. DirecciónPlanificaciónyPresupuesto RecibelaSolicituddeReembolsoconlosdocumentossustentadores.

Registra laafectaciónpresupuestaria, sellay firma.Envía ladocumentación alDepartamentodeTesorería.



MAPADEPROCESODELTRÁMITEDEREEMBOLSODECAJAMENUDACUSTODIO TESORERIA

FINANZAS PRESUPUESTO

DescripcióndeProceso1.

Custodio, ordena cronológicamente losComprobantes en Cartera. Completa yfirma la Solicitud de Reembolso yRecapitulación de la Caja Menuda.Adjunta los documentoscorrespondientes.

3. CustodiorecibelaSolicituddeReembolsocon los documentos sustentadoresadjuntos. Verifica y envía al Depto. dePresupuesto.

2. Recibe laSolicituddeReembolsodeCajaMenuda con los documentossustentadores adjuntos. Verifica todo elexpediente para asegurar que todo estecorrecto.

4. Registra la afectación presupuestaria yenvíaalaUnidaddeTesorería-Custodio.

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G. PROCESO PARA EL TRÁMITE DE LA GESTIÓN DE COBRO DEL REEMBOLSO DECAJAMENUDA

1. DepartamentodeTesoreríaRecibe la Solicitud de Reembolso de Caja Menuda con los documentossustentadoresregistradospresupuestariamente.Verifica,ygeneraeldocumentodenominado“GestióndeCobro”aNombredelCustodio/CajaMenudaadjuntaelReembolsodelaCajaMenuda,firmada,sedaráinicioaltrámitedeaprobaciónypagodedichodocumento.Envía Gestión de Cobro con documentos sustentadores al Departamento deContabilidad.

2. DepartamentodeContabilidad

Recibe la Gestión de Cobro, con el Reembolso de la Caja Menuda ydocumentossustentadoresadjuntos.Realiza los registros contables pertinentes e imprime el Comprobante deDiario.Firmacomoconstanciadequelosregistrossehanrealizados.Envía la Gestión de Cobro y documentos sustentadores a la Dirección deFinanzas.

3. DireccióndeFinanzasRecibeyregistralaGestióndeCobrolafirmaautorizándola.EnvíaalaOficinadeFiscalización.

4. OficinadeFiscalizaciónRecibe la Gestión de Cobro con el Reembolso de Caja Menuda, realiza losregistros correspondientes, aplicaelprocesode fiscalización,deestar correcto,refrendalaGestióndeCobro.EnvíaalDepartamentodeTesorería.


RecibelaGestióndeCobro,conReembolsodelaCajaMenudaydocumentossustentadoresadjuntos,debidamentefirmados.RegistraparainiciareltrámitedelCheque.



PROCESOPARAELTRÁMITEDELAGESTIÓNDECOBRODELREEMBOLSO

DECAJAMENUDA

DPTO. DETESORERÍA

DEPTO. DECONTABILIDAD

DIRECCIÓN DEFINANZAS

DIRECTORGRAL.

CUSTODIO FISCALIZACIÓN

DescripcióndelProceso1. Recibe los documentos

sustentadores debidamentefirmados. Confecciona la Gestión deCobro a Nombre del Custodio /CajaMenudaadjuntaalReembolso.EnvíaalDepto.deContabilidad.

4. RecibelaGestióndeCobroconelReembolsoydocumentossustentadores.Decumplirconla normatividad, se refrenda y envía alDepartamentodeTesorería.

2. RecibeyregistralaGestióndeCobroy Reembolso de Caja Menuda ydocumentossustentadores.Contabilizaelpagoyfirmaenelsellode la transacción y envía a laDireccióndeFinanzas.

5. Tesorería recibe la Gestión de Cobrorefrendado con los documentossustentadores.IniciaeltrámitedeCheque.

3. Finanzas, registra la Gestión deCobro y el Reembolso de CajaMenuda y documentossustentadores, debidamenteregistrados. Revisa y firma losdocumentos.

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5

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H. PROCESO PARA EL TRAMITE DEL CHEQUE DEL REEMBOLSO DEL FONDO DECAJAMENUDA


Recibe la Gestión de Cobro con el Reembolso de Caja Menuda y losdocumentossustentadoresdebidamentefirmados.Verifica,ydeacuerdoalaprogramacióndepago,confeccionaeldocumentodenominado“Cheque”aNombredelCustodio/CajaMenuda,adjuntaalaGestióndeCobroyReembolsodelaCajaMenuda.RevisayfirmaelComprobantedelCheque.Envía Cheque, Gestión de Cobro con documentos sustentadores alDepartamentodeContabilidad.

2. DepartamentodeContabilidadRecibe y registra el Cheque adjunto a la Gestión de Cobro y Solicitud deReembolsodeCajaMenudaydocumentossustentadores.Realiza asiento de diario, contabilizando el pago, firma en el sello de latransacciónyenvíaalaDireccióndeFinanzas.

3. DireccióndeFinanzasRecibe y registra el Cheque adjunto a la Gestión de Cobro y Solicitud deReembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores, debidamenteregistrados.RevisayfirmalosdocumentosyenvíaalaDirecciónGeneral.

4. DirectorGeneralRecibe y registra el Cheque adjunto a la Gestión de Cobro y Solicitud deReembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores, de estar todocorrectofirmaelchequeyremitealaOficinadeFiscalización.

5. OficinadeFiscalizaciónRecibe y registra el Cheque adjunto a la Gestión de Cobro y Solicitud deReembolsodeCajaMenudaydocumentossustentadores.RecibeEntregaalequipodefiscalización,parasuverificación,decumplirconlanormatividad,seentregaaljefeparaelrefrendodelCheque.Delocontrariosedevuelveparasubsanarlainconsistencia.UnavezsubsanadoprocedearefrendarelCheque.Remite Cheque firmado con documentación adjunta al Departamento deTesorería.



6. DepartamentodeTesoreríaRecibe Cheque, Gestión de Cobro con el Reembolso de Caja Menuda,debidamenterefrendadoconlosdocumentossustentadores.Coloca a todos los documentos el sello de pagado, el cual tiene impreso lafecha,Númerodechequeyfirma.Sedistribuyeladocumentaciónparasuarchivo,originalparaelDepartamentodeContabilidadycopiaparaelCustodio.NotificaalCustodiodelaCajaMenudaparaqueretireelCheque.

7. CustodiodelFondo

El Custodio, firma como acuse de recibo del Cheque correspondiente alReembolso,efectúalosregistrospertinentes.Procedeacambiarelcheque,siempreacompañadodeunAgentedeSeguridadycolocaelefectivoenlacajadeseguridad. ArchivacopiadelosdocumentosqueamparanelReembolso.



PROCESODELTRÁMITEDELCHEQUEDELREEMBOLSODELFONDODECAJAMENUDA

Tesorería Contabilidad Finanzas Dirección

GeneralFiscalización Custodio

DescripcióndelProceso1. Recibe los documentos

sustentadores debidamentefirmados. Confecciona el “Cheque”aNombredelCustodio/CajaMenudaadjuntaalReembolso.EnvíaalDepto.deContabilidad.

5. Recibe Cheque con el Reembolso ydocumentos sustentadores. De cumplir conla normatividad, se refrenda del Cheque yenvíaalDepartamentodeTesorería.

2. RecibeyregistraelChequeadjuntoalaGestióndeCobroyReembolsodeCajaMenudaydocumentos.Contabilizaelpagoyfirmaenelsellode la transacción y envía a laDireccióndeFinanzas.

6. Tesorería recibe el Cheque refrendado conlos documentos sustentadores. Se distribuyeladocumentaciónparasuarchivo.NotificaalCustodiodelaCajaMenudaparaqueretireelCheque.

3. Finanzas, registraelChequeadjuntoalaGestióndeCobroyelReembolsode Caja Menuda y documentosdebidamente registrados. Revisa yfirmalosdocumentos.

7. Custodio, retira el Cheque correspondiente alReembolso, procede a cambiarlo, siempreacompañado de un Agente de Seguridad ycolocaelefectivoenlacajadeseguridad.

4. DirectorGeneral,recibeyregistraelCheque adjunto a la Gestión deCobro y Solicitud de Reembolso deCajaMenudaydocumentos,deestartodo correcto firma el cheque yremiteaFiscalización.

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V. VARIACIONES DE AUMENTOO DISMINICIÓNDEL FONDODE CAJAMENUDAA. PROCESOPARAELTRÁMITEDEAUMENTODELFONDODECAJA MENUDA1. DireccióndeFinanzas

CuandoexistelanecesidaddeAumentarunfondodeCajaMenuda,deberealizarprimeroun InformedeAnálisisdeAumentodeCajaMenuda, quesustentedemaneraprecisayconcisa,lacausadelaumentoincluyendo:Montodelincremento,nombreynúmerodelacuentabancaria,fondodondesereembolsaraetc.ConfeccionaNotadeSolicituddeAumentodelFondodeCajaMenuda,dirigidaalContralorGeneraldelaRepúblicayremitealDirector.Nota:LasOficinasRegionalesyPeriféricas,emitiránnotadeSolituddeAumentodirigidaalDirector,lacualcontinúaconelmismoprocedimiento.

2. DirectorGeneralLa Secretaria, recibe la Nota de Solicitud de Aumento con la documentaciónsustentadora, revisa y registra, de estar todo correcto la entrega al DirectorGeneral.Director General, firma la Nota de Solicitud de Aumento y transfiere a laSecretaria.La Secretaria recibe la Nota de Solicitud de Aumento firmada, con ladocumentación sustentadora y envía por registro manual o electrónico a laDireccióndeFinanzas.


Recibe la Nota de Solicitud de Apertura de CajaMenuda, dirigida al ContralorGeneraldelaRepúblicadebidamentefirmada,conladocumentación,mantienecopia en su archivo y remite la Nota de Solicitud de Aumento firmada con ladocumentaciónalaOficinadeFiscalización,ubicadaenlaOficinaSede.


Secretaría,recibelaNotadeSolicituddeAumentodeCajaMenuda,firmadaporelDirectorconladocumentaciónsustentadora,registrayentregaalajefatura.Verificayefectúaelanálisisdelamisma,preparaNotadeopiniónyentregaalaSecretaria,lacualasignaSICO(SistemadeCorrespondenciadelaContraloría)yenvía la documentación a la Oficina Sede de la Contraloría General de laRepública.



CONTRALORÍAGENERALDELAREPÚBLICA5. DepartamentodeCorrespondenciayArchivo

OficialdeArchivo:RecibelaNotadeSolicituddeAumentocondocumentación,ledaentradaenelsistemaelectrónicodecontrolyenvíaalasdiferentesoficinasparasuanálisis.

6. DespachodelContralor(Subcontralor)

Recibe la Nota dirigida al Contralor o Sub-Contralor General con laDocumentación referente al Aumento de Caja Menuda, con la Opinión de laOficinadeFiscalizaciónenelRegistroPúblico,paralaaprobaciónoconsideración.De ser necesario solicitará estudios adicionales que le permitan contar conelementosdejuiciosuficientesparadecidir).Procedeaaprobarono,laSolicituddeAumento,yconfeccionalaNotadirigidaalDirectordelRegistroPúblicodePanamá,concopiaa laOficinadeFiscalizacióninformándolelodecididoyfirma.EnvíaalaOficinadeFiscalizacióndelRegistroPúblico,atravésdelDepartamentodeCorrespondenciayArchivo.

7. DepartamentodeCorrespondenciayArchivo

Envía la documentación a la Oficina de Fiscalización General en el RegistroPúblico,físicamenteoatravésdelSistemaElectrónico.

REGISTROPÚBLICODEPANAMA8. OficinadeFiscalización

RecibeNotaconlaaprobaciónonodelAumentodelFondodeCajaMenuda,yenvíaalaDirecciónGeneral.

9. DirectorGeneralRecibeNota con la aprobación o no del Aumento del Fondo de CajaMenuda,revisayenvíaalaDireccióndeFinanzas.


RecibelaNotadeAprobaciónonodeAumentodelFondodeCajaMenuda,siespositiva procede a sacar de los archivos las copias de la documentación de laNotadeSolicituddeAumentoyadjunta,posteriormenteautorizaycoordinaconla Jefatura del Departamento de Tesorería para que inicie los procesos deGestióndeCobroyCheque,porelmontoasignadoparaelincrementodelaCajaMenuda.

NOTA:Denoexistir viabilidadanaliza lo indicadoyprocedea la evaluaciónpara iniciar eltrámitenuevamente.



MAPADEPROCESOPARAELTRÁMITEDEAUMENTODEL FONDODECAJAMENUDADIRECCIONFINANZAS

TESORERIA DIRECTORGRAL.

FISCALIZACIÓN CONTRALORIA


1. Finanzas confecciona Informe deAnálisis de Aumento de C.M., demanera precisa y concisa, la causadelaumentoverificayfirma.Enbaseal Informe prepara la Nota deSolicitud de Aumento dirigida alContralorGeneral.

6. Reciben las Notas referentes alaumento de Caja, Menuda y deproceder firma o no el incremento,confecciona laNota dirigida alDirectorGeneral y proceden a remitirlo a laOficinadeCorrespondencia.

2. ElDirectorGeneral,revisaelInformeyNotadeSolicituddeAumentoydeestartodocorrectofirma.

7. CorrespondenciaregistrayremiteNotade Aprobación no a la oficina deFiscalización.

3. Se reciben las Notas de Informe ySolicituddeAumentofirmadas.

8. Fiscalización recibe laNotadeSolicitudde aumento, envía a la DirecciónGeneral.

4. En la Oficina de Fiscalizaciónanalizan y de estar debidamentesustentada, prepara Nota deopinión y envía a la ContraloríaGeneral.

9. RecibelaNotadeSolicituddeAumento,refrendadayautorizaaFinanzasparaeltrámite.

5. Correspondencia recibe las Notasreferentesalincremento,daentradaal Sistema Electrónico y envía alDespachodelContralor.

10. Finanzas recibe la Nota de Solicitud deAumento, para dar inicio a los Procesosde confección de Gestión de Cobro yCheque.

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B. PROCESOPARAELTRÁMITEDEDISMINUCIÓNDELFONDODECAJAMENUDA1. DireccióndeFinanzas

CuandoexistelanecesidaddeDisminuirunfondodeCajaMenuda,porfaltaderotaciónoporrebajasconbaseapérdidasohurtos,debidamentedocumentados,conformea los procedimientosgeneralesparaestetipode casossesigue losiguiente:Se debe realizar un Arqueo de Caja por parte de laOficina de Fiscalización oAuditoríaInterna,paraestablecerlacifradeladisminución,enbasealArqueoseconfeccionaInformedeAnálisisdeladisminucióndeCajaMenuda,quesustentedemaneraprecisayconcisa,lacausadeladisminución,incluyendomontodelacaja yde la rebaja,nombreynúmerode la cuentabancaria y fondodonde sereembolsalacaja.ConfeccionaNotadeSolicituddeDisminucióndelFondodeCajaMenuda,dirigidaalContralorGeneraldelaRepúblicayremitealDirector.

2. DirectorGeneralRecibelaNotadeSolicituddeDisminuciónconladocumentaciónsustentadora,revisayregistra,deestartodocorrectoseletransfierealDirectorGeneral.Director General, firma la Nota de Solicitud de Disminución y entrega a laSecretaria.LaSecretaria recibe laNotadeSolicitudde Disminución,debidamente firmadaconladocumentaciónsustentadorayenvíaporregistromanualoelectrónicoalaDireccióndeFinanzas.


RecibelaNotadeSolicituddeDisminucióndeCajaMenuda,dirigidaalContralorGeneraldelaRepúblicadebidamentefirmada,conladocumentación,mantienecopiaensuarchivoyremitelaNotadeSolicituddeDisminuciónfirmadaconladocumentaciónalaOficinadeFiscalización,ubicadaenlaOficinaSede.


Secretaria,recibelaNotadeSolicituddeDisminucióndeCajaMenuda,firmadapor el Director con la documentación sustentadora, registra y entrega a lajefatura.Verificayefectúaelanálisisdelamisma,preparaNotadeopiniónyenvíalaNotadeladocumentaciónconlaSolicituddeDisminución.SeefectúaArqueodeCajaalFondorespectivoencoordinaciónconlaAuditoríaInterna,pararealizarelreintegrodeldineroalfondoqueoriginolacaja.PreparaExpedientedeladisminucióndelfondo,adjuntaBoletadeDepósito.SecretariaasignaSICO(SistemadeCorrespondenciadelaContraloría)yenvíaladocumentaciónalaDireccióndeFinanzayOficinaSededelaContraloríaGeneral



delaRepública.5. DireccióndeFinanzas

RecibecopiadelExpedienteDisminucióndelFondodeCajaMenuda,ArqueodeCaja,pararealizarelreintegrodeldineroalfondoqueoriginolacaja.Autoriza y coordina con la Jefatura del Departamento de Tesorería para queinicieelprocesodereintegrodeldineroalfondorespectivo,envíadocumentosdereintegroalaOficinadeFiscalización.


Recibe la documentación del Reintegro y adjunta a la Nota de Solicitud deDisminución de CajaMenuda con suNota de opinión y envía a la ContraloríaGeneral.

CONTRALORÍAGENERALDELAREPÚBLICA DepartamentodeCorrespondenciayArchivo7. OficialdeArchivo:

RecibeladocumentaciónreferentealaSolicituddeDisminución,ledaentradaenelsistemaelectrónicodecontrolyenvíaalasdiferentesoficinasparasuanálisis.

8. DespachodelContralor(Subcontralor)RecibelaDocumentaciónreferenteaDisminucióndeCajaMenuda,conNotadeopinión del Fiscalizador (a) de la institución y expediente de la oficina deFiscalización.(ReferirsealProcesodeAperturadeCajaMenuda).

NOTA:

Podrán realizarse rebajas con base a pérdidas o hurtos, debidamente documentados,conforme a los procedimientos generales para este tipo de casos, con la nota ocertificación formal de la Dirección de Administración y Finanzas. En tales casos seseguirá el mismo procedimiento de control establecido, con la participación de laContraloríaGeneraldelaRepública.




1. Confecciona InformedeAnálisis de ladisminución, en base al Arqueo,posteriormente, confecciona Nota deSolicitud de Disminución, dirigida alContralorGeneral.

5. Recibe Informe y Nota de Solicituddedisminución,verificayfirma.

2. Dirección General, recibe Nota deSolicitud de Disminución, con losdocumentos sustentadores, verifica yfirma.

6. Finanzas, saca fotocopias y remite aFiscalización.

3. FinanzasrecibelaNotadeSolicituddeDisminución, debidamente firmadacon los documentos sustentadores yremitealaOficinadeFiscalización.

7. Recibe la Solicitud de Disminución,procedearealizarArqueo.RealizadoesteycoordinaconFinanzas,paraelReintegro del dinero al Fondo queoriginolaCaja.

4. Recibe la Solicitud de Disminución,procede a realizar Arqueo. Realizadoesteycoordina conFinanzas,paraelReintegro del dinero al Fondo queoriginolaCajaMenuda.

8.9.

Contraloría General realiza lostrámites de Disminución de CajaMenuda.(Referirse al Procedimiento deAperturadeCaja).

PROCESOPARAELTRÁMITEDEDISMINUCIÓNDELFONDODECAJAMENUDA

DIRECCIONDEFINANZAS

TESORERIA

DIRECTORGENERAL

FISCALIZACIÓN

CONTRALORIAGENERAL

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VI PROCEDIMIENTODETRASPASOYCIERREDELFONDODECAJAMENUDA

A. PROCESOPARAELTRÁMITEDETRASPASODELFONDODECAJAMENUDA ElTraspasodelFondodeCajaMenuda,eslaacciónmedianteelcualse transfiere

laresponsabilidaddeCustodiaoAutorizacióndeunFondodeCajaMenuda.Cuandoelmotivodeltraspasoestransitorio,considerándosehastasesenta(60)díascalendarios. Lo reemplazara el Suplente, siempre y cuando llene los requisitosexigidos:Sieltraspasoespermanente,seprocederácomosifueseunaautorizaciónnueva.


CuandoexistelanecesidaddeunTraspasodeunFondodeCajaMenuda,yestenoexcedasesenta(60)díaselsuplentedelcustodioloreemplazara,siemprequeestéenlabasededatosquemantienesuprobidad.Solicita mediante Correo Electrónico u otro medio tecnológico, a la OficinaInstitucionaldeRecursosHumanos,laverificaciónenlaEstructuradePersonaldelfuncionarioquereemplazaráalCustodioparaelmanejodelaCajaMenuda.

Nota:LasOficinasRegionalesyPeriféricas,emitiránNotadeSolituddeTraspasodirigidaalDirector,lacualcontinúaconelmismoprocedimiento.

2. OficinaInstitucionaldeRecursosHumanosRecibe la petición y verificaqueel cargodel Custodio,Autorizante y Suplentesque estén dentro de las partidas presupuestarias de Personal Fijo (001) oPersonalTransitorioparaInversiones(004).EmiteCertificación,indicandolainformaciónrequeridayremitealaDireccióndeFinanzas.

3. DireccióndeFinanzasRecibe la información de laOficina Institucional de RecursosHumanos, de noprocederbuscaaotrofuncionarioquellenenlosrequisitos,decumplirloexigidocontinuaconlosiguiente:

Ø Confecciona la Nota de Solicitud de Traspaso dirigida al ContralorGeneraldelaRepública,indicandolosiguiente:

ü Sustentacióndelasolicitud,elporquédelTraspaso.ü NúmerodelaCuentaBancariadondesereembolsaraü OficinadondeestaráubicadalaCajaMenuda

Adjuntaladocumentaciónquesedetalla:Copia de cédula de identidad personal, del funcionariorespectivo, que se va a encargardelmanejodel FondodeCajaMenuda.



ü Nota o CorreodeRecursosHumanos con la certificaciónde lacondicióndesunombramiento.

ü RecordPolicivoü DeclaraciónJuradaü Nombre de la Unidad Administrativa donde se asigne la Caja

Menuda.ü Todoslosdocumentosdebenestardebidamenteautenticados.

Revisa y envía Nota de Solicitud de Traspaso, con la documentaciónsustentadora,alDirectorGeneralparasufirma.

4. DirectorGeneral

Recibe la Nota de Solicitud de Traspaso con la documentación sustentadora,revisayregistra,deestartodocorrecto,seletransfierealDirectorGeneral.Director General, firma la Nota de Solicitud de Traspaso y devuelve a laSecretaria,esta,registrayenvíaporregistromanualoelectrónicoalaDireccióndeFinanzas.


Recibe la Nota de Solicitud de Traspaso, debidamente firmada, con ladocumentación,mantienecopiadeladocumentaciónensuarchivoyremitelaNota de Solicitud de Traspaso firmada con la documentación, se remite a laOficinadeFiscalización.


Secretaria,recibelaNotadeSolicituddeTraspasodeCajaMenuda,firmadaporelDirectorconladocumentaciónsustentadora,registrayentregaalajefatura.

Se efectúa el análisis de la misma, verifica y asigna al funcionario que seencargaradelArqueodelTraspasoycoordinaconlaAdministración.FirmanelArqueoyActadeTraspaso,entregaeloriginalalCustodioycopiaalasOficinasdeFinanzasyAuditoríaInterna.Asigna SICO (Sistema de Correspondencia de la Contraloría) y envía ladocumentación a laOficina Sede de la Contraloría General de la República. YcopiadelArqueoalaDireccióndeFinanzas.


RecibeelArqueoyActadeTraspasoyprocedeasacardelosarchivoslascopiasde la documentación y adjunta al expediente posteriormente autoriza ycoordinaconlaJefaturadondeestáubicadoelfondoatraspasaralCustodio.



PROCESOPARAELTRÁMITEDETRASPASODELFONDODECAJAMENUDAENLAOFICINAFINANZAS RECURSOS

HUMANOSDIRECTORGENERAL

FISCALIZACON CONTRALORÍA

DescripcióndeProceso1. Cuando existe la necesidad de un

Traspaso de un Fondo de CajaMenuda,yestenoexceda sesenta(60)días,secontactaalSuplente,elquedebecumplircon losrequisitosexigidos, de lo contrario envíacorreo a R.Humanos para lacertificacióndeCargo.

5. Finanzas recibe la Nota debidamentefirmadaporelDirectorGeneral.

2. Realiza la certificación de cargo yenvía por correo electrónico yfísicamente, debidamenteautenticado.

6. Recibe la Nota de Solicitud de Traspaso.Efectúael análisisde lamisma, verifica yasignaal funcionarioqueseencargaradelArqueo del Traspaso y coordina con laAdministración.Firman y entrega el original al Custodio ycopiaalasOficinasdeFinanzasyAuditoríaInterna.SieltiempodelTraspasoesigualomenorde60días,eltrámiteesinterno,mayordeesteseenvíaalaContraloríaGeneral.

3. Recibelacertificaciónyconfeccionala Solicitud de Traspaso, dirigida alContralorGeneral.

7. Finanzascoordinatodolorelacionadoconla acción del Traspaso. (ReferirseProcedimientodeApertura).

4. ElDirectorGeneral,firmalaSolicituddeTraspasodeCajaMenuda.

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B. PROCESOPARAELTRÁMITEDECIERREDELFONDODECAJAMENUDAEslaacciónmedianteelcualsesolicitaelCierredeunFondodeCajaMenuda.“Cuando el Director General, lo determine, previo Arqueo solicitará el Cierre delFondoalarespectivaOficinadeFiscalización,laqueencoordinaciónconlaOficinadeAuditoría Interna o en su defectoOficina de Contabilidad, formalizarán el Cierre atravésdelacorrespondienteArqueoy"ActadeCierreFinal",documentoquedebeserfirmadoporelCustodioyrefrendadoporelFiscalizador(a)yAuditor(a)Interno.


Cuandoexiste lanecesidaddecerrarunFondodeCajaMenuda, confeccionaNotadirigidaalContralorGeneral,solicitandoelCierre,laquedebeindicarlosiguiente:

Ø SustentodelCierre.Ø MontodelaCajaMenuda.Ø NombredelaUnidadAdministrativadondeestáubicada.Ø Nombre del Fondo, Número de la cuenta bancaria, donde se

reembolsaralaCajaMenuda.Ø ArqueoyActadeCierre.

2. DirectorGeneralRecibe la Nota de Solicitud de Cierre del Fondo de Caja con la documentaciónsustentadora, revisa y registra, de estar todo correcto se le transfiere al DirectorGeneral.DirectorGeneral,firmalaNotadeSolicituddeCierreydevuelvealaSecretaria,estarecibe laNotadeSolicituddeCierre firmadacon ladocumentaciónsustentadorayenvíaporregistromanualoelectrónicoalaDireccióndeFinanzas.

3. DireccióndeFinanzasRecibe la Nota de Solicitud de Cierre, dirigida al Contralor General debidamentefirmada,conladocumentación,yenvíaa laOficinadeFiscalizaciónpararealizarelArqueoyActadeCierre.

4. OficinadeFiscalizaciónRecibe nota solicitando el Cierre del Fondo de Caja Menuda, procede a efectuararqueodelFondodelaCajaMenudaacerrar.LuegodeefectuadoelArqueo,coordinaconlaAdministraciónparaconfeccionarelActade CierreFinal (FormularioNúm.9),documentoquedebeser firmadoporelCustodioyrefrendadoporelFiscalizadoryelAuditorInterno.

De existir remanentes, se confecciona la Boleta de Depósito para ingresarlos al Fondorespectivo,quedioorigenalaCajaMenuda.



ElActadeCierre,seremitiráalaDireccióndeFinanzas,laUnidadAdministrativayCustodio,acompañadade laSolicituddeCierreyArqueodeCajaMenudayde laBoletadeDepósito,selladaporelBanco.

Secretaria,recibeladocumentacióndelReintegroyadjuntaalaNotadeSolicituddeCierredeCajaMenudaconsuNotadeopiniónyenvíaalaContraloríaGeneral.

CONTRALORÍAGENERALDELAREPÚBLICA5. DepartamentodeCorrespondenciayArchivo

OficialdeArchivoRecibe la documentación referente a la Solicitud de Cierre, le da entrada en elsistemaelectrónicodecontrolyenvíaalasdiferentesoficinasparasuanálisis.

6. SubdireccióndeFiscalización

RecibelaSolicituddeCierredeCajaMenudaconelArqueoyActadeCierrey,Notade opinión del Fiscalizador, comunica a las Direcciones involucradas, confeccionaNota dirigida al Director General del Registro Público y envía al Despacho delContraloroSub-Contralor.(ReferirsealProcesodeAperturadeCajaMenuda).

7. DespachodelContralor–Subcontralor

Recibe laDocumentaciónreferentealCierredeCajaMenuda,conNotadeopinióndelFiscalizador(a)delainstitución,yNotadirigidaalDirectordelRegistroycopiaalaoficinadeFiscalización.Procedearefrendar,paralaeliminacióndelfondo.

8. OficialdeArchivo

RecibeladocumentaciónreferentealaSolicituddeCierre,ledasalidaenelsistemaelectrónicodecontrolyenvíaalasoficinasdeRegistroPúblicoyFiscalización.


Secretaria,recibelaNotadeSolicituddeCierredeCajaMenuda,refrendadaporelContralor,registrayentregaalDirectorGeneral.

10. DirecciónGeneralSecretaría, recibe la Nota de Solicitud de Cierre de CajaMenuda, firmada por elContralor,registrayentregaalaDireccióndeFinanzas.


Secretaria, recibe la Nota de Solicitud de Cierre de CajaMenuda, firmada por elContralor, registra y coordina con el Departamento de Tesorería para el Cierre ycomunicaciónalaAdministración.



PROCESOPARAELTRÁMITEDECIERREDECAJAMENUDADirecciónFinanzas

Tesorería DirectorGral. Fiscalización ContraloríaGeneral

DescripcióndeProceso1. Cuandoexistelanecesidaddecerrarun

Fondo de Caja Menuda, confeccionaNota dirigida al Contralor General,solicitandoelCierre.

7. El Contralor firma Nota de Solicitud de Cierrede Caja Menuda, registra y envía alDepartamentodeCorrespondencia.

2. RecibelaNotadeSolicituddeCierredelFondo de Caja con la documentaciónsustentadora,firmalaNota.

8. Oficina de Correspondencia envía NotarefrendadaporelContraloraFiscalización.

3. Recibe la Nota de Solicitud de Cierre,dirigida al Contralor Generaldebidamente firmada, con el Arqueo yActadeCierre.

9. Fiscalización, recibe la Nota de Solicitud deCierre de Caja Menuda, refrendada por elContralor, registra y entrega al DirectorGeneral.

4. Recibe nota solicitando el Cierre,procedeaefectuararqueodelFondodelaCajaMenudaacerrar.CoordinaconlaAdministración para confeccionar elActadeCierreFinal.

10. Recibe la Nota de Cierre de Caja M.,refrendadaporelContralor,registrayautorizaalaDireccióndeFinanzas,parasutrámite.

5 Contraloría General, recibe ladocumentación referente a la Solicitudde Cierre, da entrada en el sistemaelectrónico de control y envía a lasdiferentesoficinasparasuanálisis.

11. Recibe la Nota de Cierre de Caja M.,refrendadaporelContralor,registrayautorizaeltrámite.

6. Recibe la Solicitud de Cierre de CajaMenuda con documentos, comunica alas Direcciones involucradas,posteriormente confecciona NotadirigidaalDirectorGeneraldelRegistroPúblico y envía al Despacho delContraloroSub-Contralor.

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RÉGIMENDEFORMULARIOS




FormularioNúm.1No._______

SOLICITUDDECAJAMENUDA

Panamá,_______de__________________________de___________________

UnidadAdministrativaSolicitante:_______________________________________________________

Entréguesea:______________________________________________________

Lasumade:____________________________________________B/._________

Enconceptode:____________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

Solicitadopor:Autorizadopor:________________________________________Nombre:Nombre:________________________________________FirmaFirma_________________________________________Fecha:Fecha:SELLODEALMACÉN_____________________FirmaFecha________________



SOLICITUDDECAJAMENUDA

A. OBJETIVO Autorizar la Solicitud al funcionario para la adquisición de

recursosparaadquirirbienesyserviciosqueseránutilizadospor la Institución, cuando las Unidades AdministrativasSolicitantes se encuentren físicamente alejadas tanto delqueautorizacomodelcustodio.

B. ORIGEN: UnidadesAdministrativasSolicitantes.

C. CONTENIDO: 1. Institución: RegistroPúblicodePanamá.2. No. IndicarqueesporCajaMenuda-úmerosecuencial.3. Fecha: Día,mesyañoenquesepreparaeldocumento.4. UnidadAdministrativa

Solicitante:Nombredelaoficinasolicitante.

5. Entréguesea: Nombrecompletodelfuncionarioaquienvaarealizarlacompra,omisiónoficial.

6. LasumadeB/. Sumaentregada,escritaenletrasynúmeros.7. Enconceptode: Explicación,precisayconcisadelalaboroelgastoarealizar.8. Solicitadopor:Nombre,

firmayfecha.Nombre,FirmadelfuncionarioasignadoporlaUnidadAdministrativa,paraautorizarlaentregadefondos,anotarfecha.

9. Autorizadopor: NombreyFirmadeljefeofuncionarioqueautoriza.

10. SellodeAlmacén,firmayfecha

ElAlmacéncolocasellofirmaeindicalafecha.

D. DISTRIBUCIÓN: Original CustodiodelFondoCopia UnidadSolicitanteNota:EstaSolicitudpuedeserrecibidaatravésdesistemasdecorrespondenciainterna(INTRANET),bajoresponsabilidaddelfuncionarioqueautorizadichasolicitud(passwordynombredelusuario).



FormularioNúm.2


No_________COMPROBANTEDECAJAMENUDA

Panamá,__________de______________________________de__________________UnidadAdministrativaSolicitante:___________________________________________Entréguesea:____________________________________________________________Lasumade:__________________________________________________B/.________Enconceptode:___________________________________________________________________________________________________________________________________

PARAUSODELCUSTODIODECAJA

Adelanto:________________________________________________B/.__________DisminuciónoAumento_________TOTAL(IgualaImportealafactura)___________________________________B/._________Proveedor:_______________________________________________

CÓDIGOPRESUPUESTARIO CÓDIGOFINANCIERO VALOR

B/.

_________________________________________________________________Autorizadopor(firma)Entregado-CustodioNombredelquerecibe(letraImprenta)

Fecha:________________Fecha:____________Firma:_______________Cédula:______________

Entregadedocumentos:Fecha:_________________Fecha:________________Hora:__________________Hora:_________________



COMPROBANTEDECAJAMENUDA

A. OBJETIVO: Formalizar la autorización de desembolso de los recursos y suentrega subsiguiente, para adquirir bienes y servicios que seránutilizadosporlaInstitución.

B. ORIGEN: CustodiodeFondodeCajaMenuda.C. CONTENIDO:

1.Institución: NombredelaInstitución.2.Número: Numeraciónimpresasecuencialestablecidaporlaoficina.3.Panamá: Día,mesyañoenquesepreparaeldocumento.4.UnidadAdministrativaSolicitante:

Nombredelaoficinaquegeneralasolicitud.

5.Entréguesea: Nombrecompletodelfuncionarioaquienseleentregaeldinero.6.LasumadeB/. Sumaentregada,escritaenletrasynúmeros.7.Enconceptode: Explicación,precisayconcisadelgastoarealizar.

PARAUSODELCUSTODIODECAJA8.Adelanto: SumaentregadaporelCustodio.

9.Disminuciónoaumento: DiferenciaentreeladelantoentregadoyelimportedelDesembolsosegúnfactura.

TOTALImportedelaFactura Sumaefectivamentepagada,segúnlafacturasustentadora10.Proveedor: Nombredelapersonanaturalojurídicaqueproporcionóelbieno

servicio.11.CódigosPresupuestarioFinanciero:

Códigosrespectivos.

12. Valor Montoenbalboasquecorrespondealgasto.13. FirmasyNombredelque

AutorizayEntrega.Firma de los funcionarios que respectivamente, autoriza eldesembolsoyentregaeldinero.

14. Nombredelquerecibe El que recibe (en este último caso, nombre, firma, número decédulayfecha).

D. DISTRIBUCIÓN Original OriginaldebereposarenelDepartamentodeContabilidad

NormadeControlInterno3.3.46.Copia CustodiodeFondo-ArchivoConsecutivoCopia UnidadAdministrativaSolicitante

Observaciones:Paraunamejorconservaciónymanejodeldocumento,serecomiendaqueelmismotengalassiguientesdimensiones:7x71/2(pulgadas).Dependiendodeloscostos,serecomiendaquelascopiasseandedistintoscolores.Por efectos de control, no se permite el uso demarquillas mecánicas para suplantar las



firmasautógrafasdelosfuncionarios.



FormularioNúm.3


SOLICITUDDEREEMBOLSODECAJAMENUDA

Fecha:_______________ ReembolsoNúm.__________UNIDADADMINISTRATIVASOLICITANTE:___________________________________

Comprobante Pagadoa ExplicacióndelGasto Codificación ValorB/.Núm. Fecha

PreparadoporCustodio/ CajaMenudaNombreyFirma:

TotaldelReembolso

_______________________________________



SOLICITUDDEREEMBOLSODECAJAMENUDA

A. OBJETIVO Detallarlosdesembolsosefectuados,parasolicitarsureembolso.

B. ORIGEN: CustodiodelFondo.

C. CONTENIDO:

1. Institución: IndicarnombredelaInstitución.

2. Fecha: Día,mesyañosenqueseconfeccionaelReembolso

3. ReembolsoNúm.: Númerosecuencialdelreembolso.

4. UnidadAdministrativaSolicitante

NombredelaUnidadAdministrativadondesepreparaelReembolso.

5. ComprobanteNúm.: NúmerodelComprobantequeseincluyeenelReembolso.

6. Fecha: FechadelComprobante.

7. Pagadoa: Nombredelapersonanaturalojurídicaaquienseledioelefectivo.

8. ExplicacióndelGasto: Detalledelconceptoutilizado.

9. Codificación: Indicarlosobjetosdegastos.

10. ValorB/.: Valordecadarenglón.

11. TotaldelReembolso:12. Preparadopor:

Sumatoriadelosvaloresdecadarenglón.NombreyFirmadelCustodio

D. DISTRIBUCIÓN:

Original: UnidaddeTesorería.

Copia: DepartamentodeContabilidad.

Observaciones:Serecomiendaqueeldocumentotengalassiguientesdimensiones:81/2x11(pulgadas).El original de esta solicitud debe ir acompañada de los comprobantes originales, sustentadores de losdesembolsosrealizados.Noesnecesarioquelascopiasdeestedocumentollevencoloresdiferentes.



FormularioNúm.4

RECAPITULACIÓNDECAJAMENUDA

PRESUPUESTARIO FINANCIERO VALOR

TotaldelReembolsoB/._______________ComprobanteenCarteraB/._______________ReembolsoenTrámiteB/._______________EfectivoenCajaB/._______________TotaldelFondoB/._______________

PreparadoporCustodio/CajaMenuda

(NombreyFirma)________________________________________

Revisadopor:

(NombreyFirma)______________________________________________

UnidadAdministrativa

Solicitante:

__________________



RECAPITULACIÓNDECAJAMENUDA

A.OBJETIVO: B.ORIGEN: CustodiodeCajaMenuda.

C. CONTENIDO: 1. CódigoPresupuestario Conceptosdeobjetodegastosconsusrespectivos

códigospresupuestarios.2. CódigoFinanciero: Conceptosdeobjetodegastosconsusrespectivos

códigosfinanciero.3. Valor: Valordecadarenglón.4. TotaldelReembolso: Sumatoriadelosvaloresdecadarenglón.5. ComprobanteenCartera,Númeroy

Fecha:Comprobantesqueseencuentranpendientesdereembolso.

6. ReembolsoenTrámite: Documentoqueseencuentranpendientesdepago.7. EfectivoenCaja: Saldorealdelefectivoencajaalafechadela

presentacióndelreembolso.8. TotaldelFondo: DebeserigualaltotaldelFondoAutorizado.9. NombresyFirmas NombresyFirmasdelasPersonasquepreparay

revisalaRecapitulación10. UnidadAdministrativaSolicitante: NombredelaUnidadAdministrativaquepreparala

RecapitulaciónD.DISTRIBUCIÓN: Original: DepartamentodeContabilidad.Copia: CustodiodelFondo.



FormularioNúm.5

TARJETADECONTROLDEMOVIMIENTODELEFECTIVODECAJAMENUDA

UNIDADADMINISTRATIVA:___________________________ASIGNACIÓN:___________CUSTODIO:______________________________________________________________________

FECHA DETALLE

COMPROBANTENÚM.

INGRESO EGRESO SALDO



TARJETADECONTROLDEMOVIMIENTODELEFECTIVODECAJAMENUDA

A. OBJETIVO: Llevar el registro continuode las operaciones de la CajaMenuda,

paraconocer rápidayoportunamenteel saldoodisponibilidadderecursos.

B. ORIGEN: EstedocumentodeberámantenersealdíaporpartedelCustodio.

C. CONTENIDO:

1. UnidadAdministrativa: Anote el nombre de la Unidad Administrativa responsable delFondo.

2. Asignación: Indiquelacantidadautorizadaparalacajamenuda.

3. Custodio: Nombredelfuncionarioencargadodelfondo.4. Fecha: Día,mesyañodecadaregistro.5. Detalle: Día,mesyañodecadaregistro.6. ComprobanteNúm.: Indiqueelnúmerodecomprobanteregistrado.

7. Ingreso: Pararegistrarelimportedelefectivorecibido.8. Egreso: Pararegistrarlaserogacionesefectuadas.

9. Saldo: ResultadodelaoperaciónIngresos-Egresos.D. DISTRIBUCIÓN:

Sólosepreparaenoriginal.Custodio.

Observaciones:Serecomiendaqueeldocumentotengalassiguientesdimensiones:81/2x11(pulgadas).Dependiendodelmovimientodelacajamenuda,seusaráunahojaporcadames.Lashojascorrespondientesalosmesestranscurridos,sedebenmantenerenlosarchivosdelaoficina.Eldocumentodebemantenersealdíaydisponiblepararevisiónycontrolporpartede laAdministración;sinperjuiciodelafiscalizaciónquepuedeejercerlaContraloríaGeneral.



FormularioNúm.6

REPÚBLICADEPANAMÁ

REGISTROPÚBLICODEPANAMÁSolicitudNúm.___________

CUADRODECOTIZACIONESDía Mes Año Núm. 1 2 3 Proveedor Teléfono Fax

Cantidad Descripción PRECIOS

1 2 3Unitario Total Unitario Total Unitario Total

FirmasAutorizadas____________________________CotizadorFecha_________________________________JefedeComprasFecha

Subtotal I.T.B.M.S.

Total Observaciones:________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________



CUADRODECOTIZACIONES

A. OBJETIVO: Dejar constanciaescrita sobre lasofertasdelprecio,

cantidad y calidad de los bienes y/o serviciosrequeridos, a efecto de que se seleccione alproveedorquepresentalasmejorescondicionesparalainstitución.

B. ORIGEN: DepartamentodeCompras.C. CONTENIDO:

1. SolicitudNúm.: Número de la Solicitud de Bienes y/o Servicios queoriginalascotizaciones.

2. Fecha: Día,mesyañoenquesehacenlascotizaciones.

3. Renglón: Número de renglón utilizado por cada Bien y/oServiciocotizado.

4. Cantidad: NúmerodeBienesy/oServiciosquesecotizan.

5. Descripción: DetalledelascaracterísticasdelosBienesy/oServicioscotizados.

6. Proveedores: NombreorazónsocialdelosProveedoresqueparticipanenlascotizaciones.

7. Precios:

PrecioUnitario: Valor de cada unidad de los Bienes y/o Servicioscotizados.

PrecioTotal: ResultadodelamultiplicacióndelpreciounitarioporlacantidaddeBienesy/oServicioscotizados.

8. Observaciones: Breveexplicaciónquepermitaampliarlainformacióncontenidaeneldocumento.

9. Jefede Compras:

Nombre y firma del funcionario responsable de launidaddecompras.

10. Cotizador: Nombre y firma del funcionario que efectuó lascotizaciones.

D. DISTRIBUCIÓN:Original

Se adjunta al Comprobante de CajaMenuda con elresto de los documentos sustentadores, Archivo delDepartamentodeContabilidad.

FormularioNúm.7



RÉPUBLICADEPANAMAREGISTROPÚBLICO

DENOMINACIÓNDELACAJAMENUDACOMPROBANTEDEPAGOPARAPROVEEDORESINFORMALES

FECHA: NÚM:______________

NOMBREDELPROVEEDOR:

CÉDULANUM:

CONCEPTODELPAGO:

DETALLEDEBIENESCOMPRADOSOSERVICIOPRESTADOPORELPROVEEDOR

DESCRIPCIÓN

CANTIDAD

COSTO

UNITARIO TOTAL

NÚM

GRANTOTAL

RECIBIDOPOR:

FIRMA

NOMBRE PAGADOPOR:

FIRMA:

NOMBRE NÚMDECÉDULADELPAGADOR:

NOTA: ESTE FORMULARIO DEBE SER UTILIZADO EN CASOS DE COMPRAS O PAGOS DE SERVICIOS,PRESTADOS POR PERSONAS QUE NO TENGAN FACTURAS CON MEMBRETES NI RUC (PROVEDORESINFORMALES). EN CASOS DE AREAS DE DIFICIL ACCESO SE ACEPTARA UN RECIBO EN PAPEL SIMPLE ANOMBRE DE LA INSTITUCIÓN CON EL NOMBRE DEL PROVEEDOR, SU FIRMA (DIRECTA O A RUEGO) YNUMERO DE CEDULA Y SE ADJUNTARA A ESTE FORMATO. LA INFORMACIÓN QUE AQUÍ CONSTA ESRESPONSABILIDADDELFUNCIONARIOQUEREALIZAELPAGO.



COMPROBANTEDEPAGOPARAPROVEEDORESINFORMALESA.OBJETIVO: Documentarlascomprasoejecucióndeservicios,enlacualel

proveedornocuentaconfacturasmembretadasniRUC,setratadepequeñosnegociosopersonasnaturaleslocalizadasenlugaresapartadosodedifícilacceso.

B.ORIGEN: UnidaddeComprasoUnidadSolicitante.

C.CONTENIDO: 1. Institución: NombredelaInstitución.

2. Denominacióndela

CajaMenuda:Nombrequeidentificalacajamenuda.

3. Fecha: Día,mesenqueserealizólacompraoserealizóelpago.4. Número: NúmerodelComprobante.

5. Nombredel

Proveedor:Nombreorazónsocialdelproveedorconsunúmerotelefónicositieneoalgúndatoquepermitasuidentificación.

6. CéduladeIdentidadPersonal:

Númerodecéduladelproveedor.

7. Conceptodepago: Breve descripción de la actividad para la cual se adquirieron losbienesy/oservicios.

DETALLEDEBIENESCOMPRADOSOSERVICIOPRESTADOPORELPROVEEDOR8. Número: Indicarelnúmerosecuencialdelosbienesoservicios.9. Descripción: DetalledelosBienesy/oservicioscomprados.

10. Cantidad: Indicarladebienesoserviciosadquiridos.11. Costo: a. Unitario: Importedecadaunidaddelosbienesy/oserviciosb. Total: Resultadodelamultiplicacióndelpreciounitarioconlacantidadde

unidadesadquiridas.c. GranTotal: Sumatoriadeloscostostotales.12. Recibidopor: Nombreyfirmadelproveedor13. Pagadopor: Nombreyfirmadelfuncionarioqueefectúaelpago.14. NúmerodeCéduladel

PagadorNúmerodecéduladeidentidadpersonaldelpagador

E.DISTRIBUCIÓN:Original:

CustodiodelFondo–Parautilizarloenelreembolso.

Copia1: CustodiodelFondo–ArchivoConsecutivo.Copia2: UnidadAdministrativaSolicitante



FormularioNúm.8REPÚBLICADEPANAMÁ

REGISTROPÚBLICODEPANAMÁACTADEARQUEO/TRASPASODECAJAMENUDA

EnlasOficinasde_______________________________,delaContraloríaGeneralsehallevadoacabolaverificacióndevaloresacargode_______________________hoy______________de____________,alas__________,conelresultadosiguiente:

Cantidad BilletesDenominación

Subtotal TOTAL

1.00 2.00 5.00 10.00 20.00 50.00 100.00 Monedas 0.01 0.05 0.10 0.25 0.50 1.00

TotaldelEfectivo________________ComprobantesenCartera(ANEXO)________________CuentasPendientesdeReembolso(ANEXO)________________TotalVerificado________________SaldoSegúnLibros________________DiferenciaSobranteoFaltante________________Sehaceconstarquedespuésdeverificadoelefectivoydemásvaloresarribadescritosfueronrecibidosintactospor______________________________quienfirmaráconforme.Observaciones:________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Recibidopor: Entregadopor: Fiscalizador/AuditorInterno:________________________________________________________________________________________________________________________



ACTADEARQUEO/TRASPASODECAJAMENUDA

A. OBJETIVO:

Presentar en detalle el resultado de las verificacionesselectivaspara comprobar auna fechadeterminadaelcontrol y manejo de fondos para Caja Menudadebidamente autorizada, así comopara el traspasodecustodiodelamisma.

B. ORIGEN:

Funcionarioasignado.

C. CONTENIDO: 1. NombredelaEntidad: Identificaciónonombrecompletodelaentidad. 2. NombredelaDirección Identificación de la Dirección objeto del arqueo de la

CajaMenuda. 3. EnlasOficinasde IdentificacióndondeserealizaelArqueo. 4. Valoresacargode NombrecompletoNombredelfuncionarioresponsable

delmanejodelfondooCajaMenudaobjetodelarqueo. 5. Hoy Día,mesyañoenquesellevaacaboelarqueo. 6. Alas HoraenquesefirmaelActadeArqueo. 7. Cantidad Recuento por denominación del dinero en papel

moneda 8. BilletesDenominación Descripcióndelosbilletesrecabadosenelarqueo. 9. Monedas: Descripcióndelasmonedasrecabadasenelarqueo. 10. Subtotal: Sumatoria por cada denominación evidencia en el

arqueo. 11. Total Sumatoria general de los billetes de todas las

denominaciones. 12. Totaldeefectivo Cantidaddedinerototalencustodiadelresponsablede

laCajaMenuda. 13. Comprobanteencartera ComprobantesdeCajaMenudaexpedidosparapagos,

los cuales se encuentran pendientes de recepción defacturaodocumentossustentadores.

14. Cuentapendientedereembolso Reembolso de Caja Menuda con se respectivadocumentaciónqueseencuentraentrámite.

15. Totalverificado Suma total de efectivo, comprobantes en cartera ycuentas pendientes de reembolso que conforman latotalidaddelacajaarqueada.

16. Saldosegúnlibro Deacuerdoaregistrosde libros,es lasumaautorizadaparalaaperturadelacajamenuda.

17. Diferenciasobranteofaltante Diferenciaresultanteentrelacifratotalverificadaenelarqueoylaregistradaenlibroscomoautorizada.

18. Recibidosintactospor Nombredelfuncionarioquerecibelosvaloresrecibidosdelarqueo.



19. Observaciones Hechos relevantesdelarqueoquedebenseranotadoscomoresultadodelarqueo.

20. Recibidopor Firma legal y Cédula de Identidad Personal delfuncionario encargado de la CajaMenuda (en caso dearqueo sorpresivo) o quien recibe la caja en caso deTraspaso.

21. Entregadopor Firma legal y Cédula de Identidad Personal delfuncionarioqueentrega laCajaMenudaenel casodeTraspaso.

22. Fiscalizador/AuditorInterno Nombre completo del Fiscalizador o Auditor Interno acargodearqueo.

D. DISTRIBUCIÓNOriginalCopia

CustodiodelFondo.UnidadAdministrativaquerecibeelInforme.



FormularioNúm.9REPÚBLICADEPANAMÁ

REGISTROPÚBLICODEPANAMÁACTADECIERREDECAJAMENUDA

EnlasOficinasde_______________________________,delaContraloríaGeneralsehallevadoacabolaverificacióndevaloresacargode_______________________hoy______________de____________,alas__________,conelresultadosiguiente:

Cantidad BilletesDenominación

Subtotal TOTAL

1.00 2.00 5.00 10.00 20.00 50.00 100.00 B/. Monedas 0.01 0.05 0.10 0.25 0.50 1.00 B/.

TotaldelEfectivo ComprobantesenCartera CuentasPendientesdeReembolso TotalVerificado SaldoSegúnLibros DiferenciaSobranteoFaltante

ElefectivodebeserdepositadointegroalFondorespectivo,quedioorigenalaCajaMenuda.Observaciones:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________

CustodiodelFondo

AuditorInterno

Fiscalizador

Adjuntar:InformedeReembolsosentrámite,InformedeComprobantesenCartera.



FormularioNúm.9

REGISTROPÚBLICODEPANAMÁ

ACTADECIERREDECAJAMENUDAA. OBJETIVO: PresentarendetalleelresultadodelprocesodecierredelFondo

deCajaMenuda.

B. ORIGEN: ServidorPúblicodesignado.

C. CONTENIDO:

1. NombredelaInstitución/Dirección

IdentificaciónonombrecompletodelaentidadoDirección.

2. EnlasOficinasde: Identificacióndondeserealizaelarqueo.

3. Valoresacargode: NombrecompletodelservidorpúblicoresponsabledelmanejodelfondooCajaMenudaobjetodelcierre.

4. Hoy: Día,mesyañoenquesellevaacaboelarqueo.

5. Alas: HoraenquesefirmaelActadeArqueo.

6. Cantidad: Recuentopordenominacióndeldineroenpapelmoneda.

7. BilletesDenominación: Descripcióndelosbilletesrecabadosenelarqueo.

8. Monedas: Descripcióndelasmonedasrecabadasenelarqueo.

9. Subtotal: Sumatoriaporcadadenominaciónevidenciaenelarqueo.

10. Total: Sumatoriageneraldelosbilletesdetodaslasdenominaciones.

11. Totaldeefectivo: CantidaddedinerototalencustodiadelresponsabledelaCajaMenuda.

12. ComprobanteenCartera Comprobantesdecajamenudaexpedidosparapagos,loscualesseencuentranpendientederecepcióndefacturaodedocumentossustentadores.

13. Cuentapendientedereembolso

Reembolsodecajamenudaconsurespectivadocumentaciónqueseencuentraentrámite.

14. Totalverificado: Sumatotaldeefectivo,comprobantesencarteraycuentaspendientesdereembolsoqueconformanlatotalidaddelacajaarqueada.



ACTADECIERREDECAJAMENUDAC. CONTENIDO

15. Menosmontosegúnlibros: Deacuerdoaregistrosdelibros,eslasumaautorizadaparalaaperturadelaCajaMenuda.

16. Diferencia,sobranteofaltante: Diferenciaresultanteentrelacifratotalverificadaenelarqueoylaregistradaenlibroscomoautorizada.

17. Observaciones: Hechosrelevantesdelarqueoquedebenseranotadoscomoresultadodelarqueo.

18. CustodiodelFondo: FirmalegalyCéduladeIdentidadPersonaldelfuncionarioencargadodelaCajaMenuda(encasodearqueosorpresivo)oquienrecibelacajaencasodeTraspaso.

19. Fiscalizador: NombrecompletodelFiscalizadoracargodelarqueo.

D. DISTRIBUCIÓN:

Original CustodiodeCaja.

Copia UnidadAdministrativaquerecibeelinforme.



RÉGIMENDEINFORMES



RÉGIMENDEINFORMES(Comentario):ElpresenterégimendeInformesseestablececomoelementodeaporteopcionalparaelmonitoreoyevaluacióndelastransaccionesrealizadasconlosFondosdelasCajasMenudasenunperiododeterminado.LosInformesaquípresentadosbuscandarlealaadministracióninstitucionalunavisiónmuchomásintegraldelosprocesosyoperacionescontenidasenestemanual,locualle permitirá tomar decisiones gerenciales que logre hacer más efectivo, eficiente,oportunaytrasparentelautilizacióndeestosrecursos,puestosasudisposición.Igualmente estos Informes estarán a disposición de los órganos de control internoinstitucionalesydelaContraloríaGeneralparamateriadeevaluacióncuandoestoslosconsiderenecesarios.



INFORMENÚM.1


INFORMEDEREEMBOLSOSENTRÁMITE

Del________de__________al______de___________de______________________CustodiodelFondo____________________MontoAutorizado____________________FuncionarioqueAutoriza________________MontoaReembolsar___________________

Reembolsos ValorNúm. Fecha

CertificamosquelosdatosdelpresenteinformesonveracesylosdocumentosquelasustentanreposanenlosarchivosdelaUnidaddeContabilidaddelaInstitución.PREPARADOPOR:___________________VERIFICADOPOR:____________________(NombreCompleto)(NombreCompleto)_________________________________________(Cédula)(Cédula)__________________________________________(Firma)(Firma)



INFORMEDEREEMBOLSOSENTRÁMITE

A. OBJETIVO:

Detallarlosdesembolsosefectuados.

B. ORIGEN:

UnidadAdministrativaqueadministraelFondo.

C. CONTENIDO: 1. NombredelaInstitución: IdentificaciónonombrecompletodelaInstitución. 2. Del: PeríodoquecubreelInforme. 3. CustodiodelFondo: Nombrecompletodelfuncionarioresponsabledelfondo. 4. MontoAutorizado: MontodelaCajaMenuda. 5. FuncionarioqueAutoriza: SuperiorresponsabledelaAdministracióndelFondo 6. MontoaRembolsar: Monto correspondiente a la cantidad de dinero

expresada mediante comprobantes objetos dereembolsosenelperiodo.

7. Reembolsos Detalle de los distintos reembolsos que contiene elInforme.

Núm.: Identificaciónnuméricadecadareembolso Fecha: Día,mesyañodecadareembolsoanexadoalinforme.

8. Valor Valor monetario de cada reembolso expresado en el

informe. 9. Preparadopor: Indicar el nombre completo, número de cédula y firma

delfuncionarioquepreparaelInformedeReembolsoenTrámite.

10. Verificadopor: Indicar el nombre completo, número de cédula y firmadel funcionarioqueverificael InformedeReembolsoenTrámite

D. DistribuciónOriginalCopia

CustodiodelFondoUnidadAdministrativaquerecibeelInforme.



INFORMENÚM.2

REGISTROPÚBLICODEPANAMÁINFORMEDECOMPROBANTESENCARTERA

Del__________de_____________al___________de_________de______CustodiodelFondo:__________________________________________________FuncionarioqueAutoriza:______________________________________________MontoaRembolsar___________

Comp.enCartera Pagadoa

Concepto

ValorNúm. Fecha

CertificamosquelosdatosdelpresenteinformesonveracesylosdocumentosquelasustentanreposanenlosarchivosdelaUnidaddeContabilidaddelaInstitución.PREPARADOPOR:___________________VERIFICADOPOR:____________________(NombreCompleto)(NombreCompleto)_________________________________________(Cédula)(Cédula)________________________________________(Firma)(Firma)



INFORMEDECOMPROBANTEENCARTERA

A. OBJETIVO:

Detallarloscomprobantesencarteraqueseencuentranentrámite.

B. ORIGEN:

UnidadAdministrativaqueadministraelFondo

C. CONTENIDO: 1. NombredelaInstitución: IdentificaciónonombrecompletodelaInstitución. 2. Del: PeríodoquecubreelInforme. 3. CustodiodelFondo: Nombrecompletodelfuncionarioresponsabledelfondo. 4. FuncionarioqueAutoriza: SuperiorresponsabledelaAdministracióndelFondo 5 MontoaRembolsar: Monto correspondiente a la cantidad de dinero


6 ComprobantesenCartera Detalle de los distintos comprobantes que tiene elinforme.

Núm.: Identificaciónnuméricadecadareembolso Fecha: Día,mesyañodecadareembolsoanexadoalinforme. 7 Pagadoa: Nombre de la Personal natural o jurídica a quien se le

hizolacompra. 8 Concepto Descripcióndelbienoservicioadquirido. 9 Valor Valor monetario de cada reembolso expresado en el

informe. 10 Preparadopor: Indicar el nombre completo, número de cédula y firma


11 Verificadopor: Indicar el nombre completo, número de cédula y firmadelfuncionarioqueverificael InformedeReembolsoenTrámite.

D. DISTRIBUCIÓN:OriginalCopia




INFORMENÚM.3

REGISTROPÚBLICODEPANAMÁINFORMEDEANTICIPODECAJA

Del__________de__________________al____________________de_____________CustodiodelFondo:_______________________________________________________FuncionarioqueAutoriza:__________________________________________________MontoaReembolsar:_______________

Anticipos Pagadoa

Concepto

ValorNúm. Fecha

CertificamosquelosdatosdelpresenteinformesonveracesylosdocumentosquelasustentanreposanenlosarchivosdelaUnidaddeContabilidaddelaInstitución.PREPARADOPOR:___________________VERIFICADOPOR:____________________(NombreCompleto)(NombreCompleto)_____________________ ____________________(Cédula)(Cédula)_____________________ ____________________(Firma) (Firma)



INFORMEDEANTICIPIODECAJA

A. OBJETIVO:

Detallar los anticipos en caja en trámite pendiente dejustificaciónosustento.

B. ORIGEN:

UnidadAdministrativaqueadministraelFondo

C. CONTENIDO: 1. NombredelaInstitución: IdentificaciónonombrecompletodelaInstitución. 2. Del: PeríodoquecubreelInforme. 3. CustodiodelFondo: Nombrecompletodelfuncionarioresponsabledelfondo. 4. FuncionarioqueAutoriza: SuperiorresponsabledelaAdministracióndelFondo 5. MontoaReembolsar: Monto correspondiente a la cantidad de dinero


6. Anticipos: Detallesde losdistintoscomprobantesporconceptodeanticipoquecontieneelinforme.

Núm.: Numeración que distingue o identifica cadacomprobantedeanticipoanexadoalinforme.

Fecha: Día,mesyañodecadareembolsoanexadoalinforme. 7. Pagadoa: Nombre de la Personal Natural o Jurídica a quien se le

hizolacompra. 8. Concepto: Descripcióndelbienoservicioadquirido. 9. Valor: Valor monetario de cada reembolso expresado en el

informe. 10. Preparadopor: Indicar el nombre completo, número de cédula y firma


11. Verificadopor: Indicar el nombre completo, número de cédula y firmadelfuncionarioqueverificaelInformedeReembolsoenTrámite

D. DISTRIBUCIÓNOriginalCopia




ANEXOS



AnexoNúm.1NORMASLEGALESRELATIVASALMANEJODELOSFONDOS

LIBROVDELAADMINISTRACIÓNYFISCALIZACIÓNDELTESORONACIONALTITULOIDELADIRECCIÓNDELTESORONACIONAL

CAPITULOIVDelosEmpleadosyAgentesdeManejo

ARTÍCULO1.088ParaserEmpleadooAgentedeManejoesprecisogozardebuenareputación,nohabersidocondenado a pena corporal por delitos de falsedad o contra la propiedad, no haber sidocalificadoporsentenciaejecutoriadacomoquebradofraudulentooculpableynoserdeudormorosodelTesoro.TampocopuedeserEmpleadooAgentedeManejoquien,habiéndolosidoenotrotiempo,resultó alcanzado en sus cuentas, aun cuando los alcances hayan sido condonados odeclaradosprescritos,ocuandonohayarendidosuscuentasoportunamente,aunquedeesaresponsabilidadhubierasidoeximido.Losnombramientoshechosencontravencióndeesteartículosonnulosycualquierpersonapuededemandarsunulidad.ARTÍCULO1.089Los Empleados o Agentes de Manejo que reciban o paguen o tengan bajo su cuidado,custodia o control, fondos del Tesoro Nacional, rendirán cuentas de conformidad con lasreglasqueestablezcalaContraloríaGeneraldelaRepública.ARTÍCULO1.090Todaslaspersonasquetenganasucuidado,obajosucustodiaocontrol,fondosdelTesoroNacional, serán responsables de ellos y de todas las pérdidas que ocurran a causa de sunegligenciaousoilegaldetalesfondos.ARTÍCULO1.091NingúnEmpleadooAgentedeManejoseráeximidoderesponsabilidadporquealeguehaberactuado por orden superior al hacer el pago o disponer de fondos por cuyomanejo seadirectamenteresponsable.Elempleadorsuperiorquehayaordenadoelpagoodisposiciónde fondos será solidariamente responsable de la pérdida que el Estado hubiere sufrido acausadesuorden.ARTÍCULO1.092NingúnEmpleadooAgentedeManejoquerecibaopague,otengabajosucuidado,custodiaocontroldefondosdelTesoroNacional,serárelevadoderesponsabilidadporsuactuaciónenelmanejodetalesfondos,sinomediantefiniquitoexpedidoporlaContraloríaGeneralde



laRepública.PARÁGRAFO:Nopodránserautorizados,permitidos,oadmitidoslosactosocontratosqueseenumeranacontinuación, a las personas que ejerzan o hayan ejercido algunos de los cargos que semencionanenelpresenteCapítulosinopresentandelfiniquitoexpedidoporlaContraloríaGeneraldelaRepública.1. Los pagos que deba efectuar el Tesoro Nacional o Municipal y las Entidades

Autónomas, y Semiautónomas, incluyendo salarios y remuneraciones por serviciosprestados.

2. Lasinscripcionesdelasescrituraspúblicassujetasalpagodelimpuestoderegistro.3. Laventadepasajesalexteriorylaobtencióndepermisosdesalidaparaviajarfuera

delpaís.ParalosefectospertinenteslaContraloríaGeneraldelaRepúblicaenviaráalaSeccióndePazy SalvodelMinisteriodeHacienda y Tesoroel detalle de las personas aque se refiere elpresenteCapítulo,quetengansaldospendientesconelTesoroNacional,afindequenoselesentregueelPazySalvo,enconceptodeImpuestossobrelaRenta,amenosquepresenteelfiniquitoexpedidoporlaContraloríaGeneraldelaRepública.

FianzasdeManejoyCumplimientoARTÍCULO1.093Todo Empleado o Agente de Manejo está obligado a prestar fianza que garantice lasresponsabilidades que le incumban, de manera que queden ampliamente protegidos losinteresesdelEstado.NoobstantelodispuestoenelincisoanteriornoestaráobligadoaprestarestasfianzaslosAgentesdeManejoen los casosenque laContraloríaGeneralde laRepública, lasestimeinnecesarias. ARTÍCULO1.094La forma y cuantía de las fianzas de manejo no señaladas por la Ley las determinará laContraloríaGeneraldelaRepública.Enningúncasoseránadmisibleslasfianzaspersonales,nihipotecarias,nilasprendarias.ARTÍCULO1.095TodapersonanaturalojurídicaquedeacuerdoconesteCódigooLeyespecialdebaprestarfianza de cumplimiento, lo hará por la suma y en la forma prevista en la respectivadisposición legal y de acuerdo con las reglamentaciones que establezca la ContraloríaGeneraldelaRepública.



ARTÍCULO1.096HastatantoquelasfianzasdequetratanlosdosartículosanterioreshayansidoaprobadasyaceptadasporlaContraloríaGeneraldelaRepública,lapersonaquedebaprestarlafianza,sisetratadeEmpleadosdeManejo,nopodráentrarenelejerciciodesusfunciones,ysisetratadeunparticular,nopodráasumir laobligaciónnicomenzaraprestarel servicioquedebagarantizarlafianza.ARTÍCULO1.097Contravienelodispuestoenelartículoanterior,elfuncionariopúblicodelÓrganoEjecutivoquedeposesiónalapersonanombradaparadesempeñaruncargopúblicodemanejooquepermitaactuaraunAgentedeManejosinquehayaconstituidolasfianzascorrespondientes.También contraviene lo dispuesto en dicho artículo el funcionario público del ÓrganoEjecutivo que permita a un particular asumir obligaciones o prestar servicios sin haberconstituidolarespectivafianza.ARTÍCULO1.098LasfianzasconstituidasdeacuerdoconelArtículo1.095,seránregistradasyarchivadasenlaContraloríaGeneraldelaRepública.ARTICULO1.099Las fianzasde losEmpleadosoAgentesdeManejo contribuirán la responsabilidadque sederivedeldesempeñodesusdeberesespecíficos.ARTÍCULO1.102Mientras el Empleado o Agente deManejo no haya cesado en el ejercicio de su cargo oactuaciónyobtenidoelfiniquitodesuscuentas,nopodrácancelarselafianzaquehubiereprestado.Tampoco podrá cancelarse la fianza prestada por un particular hasta que haya cumplidototalmentelasobligacionescontraídas.Los funcionarios públicos que contravengan las disposiciones de los incisos anterioresincurriránenlasresponsabilidadesestablecidasenelArtículo1.097deesteCódigo.



AnexoNum.2PROCEDIMIENTOCONTABLE

PARAREGISTRARLAADQUISICIÓNDEACTIVOFIJOPORMEDIODECAJAMENUDA

Procedimientocontablepararegistrarlaadquisicióndeactivofijo,pormediodecajamenuda

1.RegistrodelaRecepcióndeAlmacénylafacturaoriginal.

CódigoDescripción

70Ejecuciónpresupuestariadegastosdelgobiernocentral2340Equipodeoficina

32Cuentasporpagar321Bienesyservicios

(Asientosimultáneo)

15 Inventarios156Maquinaria,equiposyotros

91Ejecuciónpresupuestariaimputableacuentasfinanciera914Gastosdecapitalpresupuestariosaplicadosacuentasfinancieras


32Cuentasporpagar321Bienesyservicios

10 Cajaybancos102Cajamenuda

Débito

XX

XX

XX

Crédito

XX

XX

XX

2.RegistrodelDespachodeAlmacén.

CódigoDescripción

Débito

Crédito

2Lasentidadesemplearánlascuentasdeejecuciónpresupuestaria,deacuerdoaltipodepresupuestoyeláreainstitucionalenqueestánubicadas.



23Inmuebles,maquinariayequipo234Equipodeoficina3

15Inventarios156Maquinaria,equipoyotros

XX

XX

3.Registrodelasolicituddereembolsodecajamenuda.

CódigoDescripción

03Valoresydocumentosemitidosyrecibidos032Valoresydocumentosencirculación

04Responsabilidadporvaloresydocumentosemitidosyrecibidos

042Responsabilidadporvaloresydocumentosencirculación

Débito

XX

Crédito

XX

3Cuandoseadquieranotrosbienesqueclasifiquencomoactivofijo,seránutilizadaslascuentasdeInmuebles,maquinariayequipoquecorrespondan.

Procedimientocontablepararegistrarlaadquisiciónde

activofijo,pormediodecajamenuda

4.Registrodelreembolsodecajamenuda.

CódigoDescripción

10Cajaybancos102Cajamenuda

10Cajaybancos105Bancos,cuentascorrientes


04Responsabilidadporvaloresydocumentosemitidosyrecibidos

Débito

XX

XX

Crédito

XX



042Responsabilidadporvaloresydocumentosencirculación

03Valoresydocumentosemitidosyrecibidos032Valoresydocumentosencirculación

XX



AnexoNum.3FORMULARIODEGUÍAPARAPRESENTARDECLARACIÓNJURADADESUESTADOPATRIMONIAL

1. DATOSPERSONALES PrimerApellido SegundoApellido PrimerNombre SegundoNombre ___________ ____________ __________ __________ Nacionalidad:________________________ CéduladeIdentidadPersonalNo.______________Direccióncompletadesudomiciliopermanente:_______________________________________________

2. INGRESOSDELOSDOSÚLTIMOSAÑOSFISCALES2.1 Señalesusingresosdelosdosúltimosañosfiscales,identificandosusfuentesdemanera

específica:

Año20____ Año20____

3. CUENTASENBANCOS,COOPERATIVASOENTIDADESFINANCIERAS

SeñalesiposeecuentasenBancos,Cooperativasocualquierotraentidadfinanciera,enlaRepúblicadePanamáoenelexterior.BancooEntidadFinanciera País Tipodecuenta Númerodecuenta Cantidad

4. FUNDACIONES,ASOCIACIONESUORGANIZACIONESSINFINESDELUCROSeñalesiesmiembro,directivooasociadodealgunaFundación,AsociaciónuOrganizaciónsinfinesdelucro.

Nombre Cargo(miembrodirectivooasociado)



5. ACCIONESOCUOTASDEPARTICIPACIÓNEncasodeposeeraccionesocuotasdeparticipaciónemitidasporsociedadesanónimas,encomanditasimpleoporaccionesderesponsabilidadlimitada,cooperativasycuentasenparticipación(participación)quesetieneenunconsorcio.Art.252delCódigode Comercio), especifiquelosiguiente: 5.1 SOCIEDADES

5.1.1.SOCIEDADESACCIDENTALESOCUENTASENPARTICIPACIÓN

Nombre Porcentajedeparticipación

6. BIENESMUEBLESEINMUEBLES,TÍTULOSVALORESOINSTRUMENTOSCOMERCIALESALAORDEN,NOMINATIVOSOALPORTADOR,QUESEANDEPROPIEDAD,TOTALOPARCIALDELDECLARANTE. 6.1 BIENESINMUEBLES

DescripcióndelBien DatosdeInscripción

6.2 BIENESMUEBLESDebeincluirsetodoloqueustedconsideredevalor

DescripcióndelBien Fechadeadquisición

NombredelaSociedad

Acciones

Cantidaddeacciones Clasedeacciones

Valor



6.3 TITULOSVALORES,INSTRUMENTOSCOMERCIALES,ALAORDEN,NOMINATIVOOALPORTADOR

DescripcióndeltítuloValoroInstrumento

ComercialNombredelEmisorsegúnseaelcaso

7. CUENTASPORPAGAR

SeñalesiposeecuentasporpagaraentidadesbecariasofinancierasyapersonasnaturalesojurídicasDetalledecuentaporpagar InstitucionesBancarias,

FinancieraoPersona(naturalojurídica)Acreedora

Monto

FundamentodeDerecho:Ley59de29dediciembrede1999,“QueReglamentaelArtículo299delaConstituciónPolíticayDictaotrasDisposicionescontralacorrupciónAdministrativa.”(Actualmente304delaConstitución.



GLOSARIO1. FONDODECAJAMENUDA: Son sumas de dinero fijas, en efectivo, provistas a oficinas públicas a solicitud de

éstas.Sereembolsandefondosbancariosinstitucionales.Noobstante,elprocesodedesembolso y reembolso, requieren de la afectación presupuestaria y financiera(afectacióncontable)parasuejecución.

2. CUSTODIO:Funcionarioresponsabledirectodelmanejodefondos.

3. AUTORIZANTE:Funcionarioencargadodeautorizarelusode losrecursosdel fondo,responsableconjuntamenteconelcustodioenlaadministracióndelosmismos.

4. FIRMAAUTORIZADA:Firmaquecolocaenel “ComprobantedeCajaMenuda”,el funcionarioasignadoparaordenarpagosdeestefondo.

5. ADELANTODECAJA:

Cantidaddedineroentregadoaunfuncionarioparatramitarlacompradeunbienoservicio,cuyovalordefinitivosedesconoce.

6. COMPROBANTEDECAJA:

Documento contentivo de todos los detalles, incidencias y responsabilidadesinherentesaunpagoodesembolsos.

7. COMPROBANTEENCARTERA:

Documentossustentadoresdepagosodesembolsosdedinero,queseencuentranenpoderdelcustodio,pendientesdereembolsos.

8. REEMBOLSOENTRÁMITE:

Grupo de documentos sustentadores de pagos o desembolsos de dinero enprocesodereembolso.



BIBLIOGRAFÍA

1. LeyNº8de27deenerode1956,“porlacualseapruebaelCódigoFiscaldelaRepúblicadePanamá(GacetaOficialNúm.12995de29dejuniode1956).

2. LeyNº32,de8denoviembrede1984;OrgánicadelaContraloríaGeneral

delaRepública(GacetaOficialNúm.20188de20denoviembrede1984).

3. LeyNo.38de31dejuliode2000,“QuéapruebaelEstatutoOrgánicodela Procuraduría de la Administración, regula el ProcedimientoAdministrativoydictadisposicionesespeciales”.(GacetaOficialNo.24109de2deagostode2000).

4. LeyNº6de2defebrerode2005,porlacualseImplementaunPrograma

deEquidadFiscal.

5. TextoÚnicoLeyNo.22de27dejuniode2006.”QueregulalaContrataciónPública,conlasreformasaprobadasporlaLey35de2006,Ley2de2007,Ley21de2008,Ley41de2008,Ley69de2009,Ley80de2009,Ley12de2010,Ley30de2010yLey66de2010yLey48de2011.

6. DecretoEjecutivoNúm.214DGAde8deoctubrede1999,“Porelcualse

emiten lasNormasdeControl InternoGubernamentalpara laRepúblicadePanamá”(GacetaOficialNúm.23946de14dediciembrede1999).

7. DecretoEjecutivoNúm.26de1 febrerode1996, “Porel cual sedictan

normas relacionadas con el establecimiento, autorización y uso dedispositivos, sistemas, programas, instrumentación y otros mecanismosderegistroycontroles fiscalizadores. (GacetaOficialNum.22972del10febrerode1996).

8. DecretoNúmero420-2005DMySCde26deseptiembrede2005,porel

cualseactualizaeldocumentotituladoManualGeneraldeContabilidadGubernamental.

9. DecretoNúmero211-2007-DMySCde26dejuniode2007,Porelcualse

creaelDepartamentodeProcedimientosdeFondosyBienesPúblicosenla Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, (Gaceta OficialNúm.25861).



10. Decreto Número 455-2010-DMySC de 14 de diciembre de 2010, Por elcualseapruebaeldocumentotitulado“ManualdeProcedimientosparael uso yManejode lasCajasMenudasen la EntidadesPúblicas,QuintaVersión”,(GacetaOficialNúm.26968-A).

11. Decreto Número 791-2011-DMySC de 20 de diciembre de 2011, Por el

cualsemodificaalgunasdesuspartes,eldocumentotitulado“ManualdeProcedimientos para el uso y Manejo de las Cajas Menudas en laEntidades Públicas, Quinta Versión”, oficializado mediante DecretoNúm.455-2010-DMySC de 14 de diciembre de 2010. (Gaceta OficialNúm.26968-A).

12. NormasGeneralesdeAdministraciónPresupuestariasvigentes.

13. CircularNúm.5-2009-DFGde24dejuliode2009,dondeseconfierea la

Subdirección de Fiscalización General, la verificación de probidad defuncionarios.

14. ManualdeProcedimientosparalaReglamentación,AperturayManejode

Fondos Rotativos y Cajas Menudas - Dirección de Sistemas yProcedimientos,ContraloríaGeneraldelaRepública,1980.

15. ManualdeProcedimientosparalaReglamentación,AperturayManejode

Fondos Rotativos (Daniel Rivera - Nuria Ávila de Sáenz) - Dirección deSistemasyProcedimientos,ContraloríaGeneraldelaRepública,1991.

instructivo de procedimientos para el uso y manejo de …€¦ · núm.3 solicitud de reembolso de...

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