instrución sobre identificación de actuacións e xestión de ... · instrución sobre...
TRANSCRIPT
INSTRUCIÓN 1/2019 DO PLENO SOBRE A
IDENTIFICACIÓN DAS ACTUACIÓNS DOS
PLANS DE TRABALLO E A XESTIÓN DOS
EXPEDIENTES DE FISCALIZACIÓN E
PREVENCIÓN DA CORRUPCIÓN
Instrución sobre Identificación de actuacións e xestión de expedientes de fiscalización e prevención da corrupción
ÍNDICE
I. INTRODUCIÓN ................................................................................................................ 3
II. PROCEDEMENTO PARA A CATALOGACIÓN DE ACTUACIÓNS DE FISCALIZACIÓN E PREVENCIÓN DA CORRUPCIÓN PREVISTAS NOS PLANS DE TRABALLO ................. 3
II.1. METODOLOXÍA ................................................................................................................................ 3
II.2. APLICACIÓN PRÁCTICA E IMPLANTACIÓN DA METODOLOXÍA ........................................................ 4
III. IDENTIFICACIÓN DOS EXPEDIENTES DE FISCALIZACIÓN E DE PREVENCIÓN DA CORRUPCIÓN ......................................................................................................... 4
III.1. MODELO DE IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ............................................................................ 4
III.2. APLICACIÓN PRÁCTICA E IMPLANTACIÓN DA METODOLOXÍA ....................................................... 5
IV. PROCEDEMENTOS E TRÁMITES ELECTRÓNICOS ........................................................... 6
IV.1. TRÁMITES DE FISCALIZACIÓN E PREVENCIÓN DA CORRUPCIÓN EN SEDE ELECTRÓNICA ............... 6
IV.2. NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA ........................................................................................................ 7
V. ARQUIVO DOS EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS ............................................................... 7
V.1. ARQUIVO ELECTRÓNICO DE XESTIÓN ............................................................................................. 7
V.2. ESTRUTURA DAS CARPETAS DE FISCALIZACIÓN NA UNIDADE R: .................................................... 9
V.3. ARQUIVO DEFINITIVO E ARQUIVO ÚNICO. NORMATIVA DE TRANSFERENCIA ................................ 10
VI. NORMATIVA EN VIGOR .............................................................................................. 11
ANEXOS ........................................................................................................................... 13
Anexo 1: Modelo de comunicación de petición de documentación das actuacións de fiscalización para remitir pola sede electrónica .................................................................................................................................................................................. 15
Anexo 2: Modelo de comunicación de petición de documentación das actuacións de prevención da corrupción para remitir pola sede electrónica........................................................................................................................................................................... 16
Anexo 3: Normativa do Arquivo de transferencia de documentación de fiscalización, do 4 de xullo de 2018.................................. 17
Anexo 4: Datos identificativos do documento ............................................................................................................................... 20
Instrución sobre Identificación de actuacións e xestión de expedientes de fiscalización e prevención da corrupción
3
I. INTRODUCIÓN
O Pleno do Consello de Contas na súa sesión do día 6 de novembro de 2018 acordou aprobar, a
proposta da Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental, o sistema de identificación e
clasificación de arquivo do Consello de Contas como parte integrante da política de xestión de
documentos e os diversos instrumentos técnicos do mesmo, entre os que se inclúe o Cadro de
clasificación de documentos e o Modelo de identificación de documentos e series de fiscalización
e prevención da corrupción que incorpora os criterios de catalogación de actuacións dos Plans de
traballo.
Tamén acordou aprobar as metodoloxías dos procesos de identificación e clasificación de
documentos, que se asocian a estes instrumentos e permitirán a organización dos documentos
nos arquivos de xestión e o desenvolvemento de programas de identificación de procedementos
e series, e os criterios e a metodoloxía de catalogación das actuacións dos Plans de traballo de
fiscalización e de prevención da corrupción recollidos no Apéndice-1 do Anexo 4-2 da proposta
presentada ao Pleno.
Así mesmo, aprobou a adecuación do modelo actual de identificación dos documentos que se
xeran nas diversas fases de elaboración dos informes de fiscalización, establecido mediante a
Instrución da Secretaría Xeral 1/2012, ao modelo de identificación de agrupacións e de unidades
documentais recollido no citado Modelo de identificación de documentos e series de fiscalización
e prevención da corrupción.
Nesta instrución danse normas referidas ao procedemento de catalogación das actuacións de
fiscalización e prevención da corrupción, á identificación dos expedientes de fiscalización e de
prevención da corrupción, á tramitación dos correspondentes procedementos e trámites
electrónicos e ao arquivo dos expedientes electrónicos.
II. PROCEDEMENTO PARA A CATALOGACIÓN DE ACTUACIÓNS DE
FISCALIZACIÓN E PREVENCIÓN DA CORRUPCIÓN PREVISTAS NOS
PLANS DE TRABALLO
II.1. METODOLOXÍA
O procedemento a seguir axustarase aos seguintes trámites:
1. Comunicación do borrador de proposta de Plan de traballo (en adiante PT) á persoa titular da
Presidencia da Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental (en adiante CTAXD) para que
o persoal da unidade administrativa responsable en materia de arquivo (en adiante Arquivo)
asigne os códigos de actuación e expediente correspondente.
Instrución sobre Identificación de actuacións e xestión de expedientes de fiscalización e prevención da corrupción
4
2. Comunicación a cada área de fiscalización dos códigos asignados ás súas actuacións para que
verifiquen a asignación e a validen ou propoñan cambios.
3. Incorporación da catalogación definitiva ás propostas de aprobación do PT que se eleven aos
órganos de goberno.
4. Comunicación aos servizos informáticos da nova catalogación de actuacións e dos ID de
expedientes.
5. Publicación no apartado Arquivo da intranet da información resultado da catalogación e
identificación dos procedementos, plans de traballo, series, expedientes e axentes, e canta
información sexa pertinente.
II.2. APLICACIÓN PRÁCTICA E IMPLANTACIÓN DA METODOLOXÍA
1. Para realizar a catalogación, o Arquivo seguirá os criterios establecidos no Apéndice-1 do
Anexo 4-2 do acordo sobre sistema de identificación e clasificación de arquivo do Consello de
Contas de Galicia aprobada polo Pleno1.
2. Co obxecto de facer efectiva esta metodoloxía, o Arquivo terá como interlocutor/a á persoa
que ocupe o posto de Auditor/a-Director/a Técnico/a de Gabinete para a verificación e validación
da catalogación das actuacións e como responsable da incorporación do resultado da
catalogación á proposta de PT que se eleve cada ano ao Pleno.
3. Así mesmo, será tamén responsable de comunicar ao Arquivo o peche das actuacións
(aprobación en Pleno e presentación ao Parlamento) para incorporar esa información ao catálogo
de plans de traballo e ao histórico de fiscalización.
III. IDENTIFICACIÓN DOS EXPEDIENTES DE FISCALIZACIÓN E DE
PREVENCIÓN DA CORRUPCIÓN
III.1. MODELO DE IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
O modelo vixente de identificación dos documentos xerados nos procedementos de fiscalización
e prevención da corrupción está recollido no instrumento arquivístico denominado Modelo de
identificación de documentos e series de fiscalización e prevención da corrupción, versión 1.0.
(en adiante MIDOC-FIS-PCO) que inclúe como apéndice os criterios e a metodoloxía da
catalogación de actuacións dos plans de traballo2.
A identificación das series e expedientes de fiscalización é resultado dos programas de
identificación de procedementos e series, aprobados no seo da CTAXD, que se desenvolven co
traballo conxunto do persoal do Arquivo e das áreas de fiscalización.
1 Os criterios están accesibles para consulta na sección Arquivo\Identificación da Intranet baixo o epígrafe Criterios de catalogación dos PT 2 O citado modelo está accesible na sección Arquivo\Identificación da Intranet baixo o epígrafe Modelo de identificación de documentos-series de fiscalización e prevención da corrupción v. 1.0
Instrución sobre Identificación de actuacións e xestión de expedientes de fiscalización e prevención da corrupción
5
III.2. APLICACIÓN PRÁCTICA E IMPLANTACIÓN DA METODOLOXÍA
1. O Arquivo, como encargado da catalogación das actuacións dos PT, asignará os códigos de
actuación e o identificador (ID) correspondente de expediente.
2. O identificador de expediente deberá constar en toda a documentación de cada actuación,
incluída aquela que se dirixa aos contadantes e organismos obxecto de control e aqueloutra que
sexa tramitada cunha ferramenta de xestión de auditoría. Figurará no encabezado do documento
co formato que se estableza.
3. O identificador ou nome-clave que se asigne ás agrupacións de documentos e unidades documentais do expediente axustarase aos criterios básicos establecidos no Modelo de identificación xeral, versión 1.0. (en adiante MIDOC)3 do sistema de identificación e clasificación de arquivo do Consello de Contas que se especifican a continuación:
O ID pode corresponderse co título: extracto significativo do tipo documental con
indicación da súa tradición documental: copia, borrador, anteproxecto...e o exercicio,
volume ou versión se fose o caso.
O ID do documento pode ser mixto incluíndo números, que poden corresponderse con
agrupacións de documentos, e o título do documento.
As referencias á elementos como a tradición documental, volume, idioma, versión,
poderán indicarse mediante abreviaturas, establecidas en táboas de valores
corporativas de forma previa.
As partes que compoñen o identificador separaranse sempre por trazo baixo, sen
espazos e no caso das letras irán sen tiles e en minúscula (agás as abreviaturas).
A Identificación de documentos que se xeran nas diversas fases de elaboración dos
informes de fiscalización axustarase ao establecido no apartado III.2.4 desta instrución.
Exemplos:
copia_notificacion_interesado (unidade documental)
acuse_recibo_denuncia (unidade documental)
conta_xeral_institucional (agrupación de documentos)
00_documentacion_administrativa (agrupación de documentos)
A1_Informe_fondos_de_compensacion_interterritorial_2015_GA (unidade documental)
3 O citado modelo está accesible na sección Arquivo\Identificación da Intranet baixo o epígrafe Modelo de identificación de documentos v.1.0.
Instrución sobre Identificación de actuacións e xestión de expedientes de fiscalización e prevención da corrupción
6
4. A Identificación de documentos que se xeran nas diversas fases de elaboración dos informes de fiscalización axustarase ao establecido na instrución 1/2012 da Secretaría Xeral, do 21 de marzo 4 que queda modificada pola presente como se indica a continuación:
O código de área substitúese polo ID de expediente quedando o ID dos documentos das diversas
fases do informe do seguinte xeito:
Documentos das fases de elaboración dos informes
ID documento Fase
ID de expediente_A1_titulo_volume_exercicio_idioma anteproxecto - fase de borrador
ID de expediente_A2_titulo_volume_exercicio_idioma anteproxecto sen alegacións
ID de expediente_A3_titulo_volume_exercicio_idioma anteproxecto con alegacións
ID de expediente_P_titulo_volume_exercicio_idioma proxecto de informe
ID de expediente_D_titulo_volume_exercicio_idioma informe definitivo
Exemplo:
Documentos das fases de elaboración dos informes
ID documento
1502017_01_A1_Informe_fondos_de_compensacion_interterritorial_2015_GA
Para poder aplicar este cambio na identificación e arquivo dos documentos das fases de
elaboración dos informes, o Arquivo e o Servizo de informática comunicarán ás secretarías dos
conselleiros a relación de ID de expedientes correspondentes a cada informe e resolverán as
dúbidas que poidan xurdir.
5. Os informes finais que se entregan ao Parlamento e se publican na Web institucional deberán
incorporar no seu encabezamento ademais do título o código de actuación, de xeito que se
faciliten as posteriores referencias ao mesmo.
IV. PROCEDEMENTOS E TRÁMITES ELECTRÓNICOS
IV.1. TRÁMITES DE FISCALIZACIÓN E PREVENCIÓN DA CORRUPCIÓN EN
SEDE ELECTRÓNICA
Para a remisión de documentación para as fiscalizacións e para os estudos de prevención da
corrupción, os equipos de fiscalización deberán seguir as seguintes instrucións e pasos:
1. Identificar a actuación e o expediente correspondente no catálogo dos PT5.
2. Seleccionar e cumprimentar o modelo de comunicación entre os dous que se incorporan no Anexo 1 e 2 desta Instrución.
3. Preparar o anexo no que se relacione a documentación solicitada que se incorporará a cada comunicación. Recoméndase que se organice a relación de documentos solicitados en
4 A norma pode consultarse no apartado de Normativa interna da Intranet
5 O catálogo e o modelo de comunicación estarán dispoñibles na sección Arquivo\Xestión documental da Intranet
Instrución sobre Identificación de actuacións e xestión de expedientes de fiscalización e prevención da corrupción
7
agrupacións ou apartados seguindo criterios de organización coherentes cos que se queren establecer para o arquivo da documentación do expediente de fiscalización. Igualmente, recoméndase que, en tanto non existan normas definitivas de identificación das agrupacións de documentos e unidades documentais dos expedientes, se estableza un identificador ou nome-clave para os documentos electrónicos que se soliciten na relación deste anexo, segundo os criterios establecidos nesta instrución no seu capítulo III.2.3.
4. Por outro lado, os modelos ou formularios electrónicos de documentos deberán nomearse facendo referencia aos diversos apartados ou agrupacións do anexo da comunicación, e deberán achegarse ao Servizo de Informática que os incorporará á ficha informativa do procedemento para permitir a súa descarga por parte dos contadantes.
5. Por último, remitirase a comunicación como notificación electrónica.
IV.2. NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA
Para efectuar as notificacións electrónicas relativas a procedementos de fiscalización e
prevención da corrupción, seguiranse as seguintes normas:
1. Os documentos a notificar deberán estar en formato PDF/A e estar asinados electronicamente co formato PAES. Teñen que levar un nome-clave que se deberá asignar seguindo as normas do apartado IV.1-4 desta instrución.
2. Deberase xerar unha anotación de saída no Rexistro Xeral do Consello de Contas por cada notificación electrónica emitida.
3. A notificación electrónica enviarase dende cada área a través dunha plataforma de notificacións como Notifica.gal (ou Notifica do Estado cando estea dispoñible) indicando o código de procedemento e o ID de expediente no que se está practicando a notificación.
4. O persoal autorizado poderá realizar envíos e seguimento de notificacións dos procedementos configurados para a súa Área.
5. Cada área de fiscalización comunicará ao Servizo de Informática e ao Arquivo o listado de persoas autorizadas con acceso á plataforma de notificacións aos efectos oportunos de alta no servizo e control de procedementos.
V. ARQUIVO DOS EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS
V.1. ARQUIVO ELECTRÓNICO DE XESTIÓN
No momento actual, en tanto non se conte cunha plataforma de administración electrónica que
permita unha xestión electrónica integral dos procedementos, os expedientes de fiscalización e
prevención da corrupción no seu estado de xestión deben ser arquivados no actual Repositorio
de documentación (unidade R:), segundo as seguintes normas:
1. O arquivo da fiscalización en curso debe estruturarse nas seguintes agrupacións: Documentación administrativa, Documentación técnica e Documentación contable ou outra documentación complementaria.
Instrución sobre Identificación de actuacións e xestión de expedientes de fiscalización e prevención da corrupción
8
2. O criterio de identificación dos documentos xerados nos procedementos de fiscalización está establecido segundo o MIDOC_FIS_PCO polo ID da serie documental e o ID de expediente (código de actuación do PT). Ambos códigos determinan a organización nas carpetas de R:
Identificador nivel serie e subserie de fiscalización
Elemento Valor Definición
ID serie 999 identificador numérico aleatorio de tres díxitos
ID subserie 999Z identificador alfanumérico aleatorio de tres díxitos e unha letra
maiúscula
Exemplos:
Series e subseries de Fiscalización
ID serie series
142 Expedientes de fiscalización dos fondos de compensación interterritorial
152A Expedientes de fiscalización selectiva de servizos extrasanitarios
144 Expedientes de fiscalización da Conta Xeral da Administración C.A.
Identificador nivel expediente de fiscalización
Elemento Valor Definición
ID expediente 999AAAA-99 Código da actuación composto polo Identificador da área
produtora + o ano do PT + número correlativo de actuación de 2
díxitos
ID subexpediente 999AAAA-99A Código da actuación composto polo Identificador da área + o ano
do PT + un número correlativo de actuación de 2 díxitos e unha
letra correlativa para cada subexpediente
Exemplos:
Expedientes de Fiscalización
ID expediente Expedientes
1502017-01 Expediente de fiscalización dos fondos de compensación interterritorial, exercicio 2015.
(Corresponde á actuación 1ª da Área de Coordinación do PT de 2017)
1612017-02 Expediente de fiscalización da CX da Administración CA, exercicio 2015. (Corresponde á
actuación 2ª da Área de Conta Xeral do PT de 2017)
1642017-03 Expediente de fiscalización do inventario de bens do Servizo Galego de Saúde.
(Corresponde á actuación 3ª da Área de Sergas do PT de 2017)
Instrución sobre Identificación de actuacións e xestión de expedientes de fiscalización e prevención da corrupción
9
3. Esta identificación e clasificación deberá ser idéntica para os expedientes ou parte dos expedientes que se elaboren cunha ferramenta de xestión de auditoría, e para os anteproxectos, proxectos e informes definitivos. Deste xeito, garantirase a integridade do expediente con independencia de onde estea sendo xestionado e tamén con independencia de que forme parte do arquivo administrativo ou técnico da fiscalización.
4. No que respecta á xestión dos anteproxectos, proxectos e informes definitivos, aplicarase o establecido na Instrución 1/2012da Secretaría Xeral, do 21 de marzo, sobre a xestión dos informes de fiscalización en versión electrónica e a súa remisión á Secretaría, modificada pola presente instrución no seu apartado III.2.4.
V.2. ESTRUTURA DAS CARPETAS DE FISCALIZACIÓN NA UNIDADE R:
A parte da unidade R: destinada á fiscalización está organizada en dúas categorías (carpetas)
que se corresponden cos ámbitos de actuación da función fiscalizadora: Administración
autonómica e Administración local, nas que se arquivan, en carpetas organizadas por series, os
expedientes de fiscalización, de contas rendidas e de contratos e convenios.
A estrutura do repositorio de documentación dentro desas dúas categorías está establecida para
os expedientes de fiscalización e rendición, segundo os seguintes modelos:
1. Expedientes de fiscalización.-
Unidade R: Estrutura de arquivo para series e subseries de fiscalización
Elemento
carpeta
Elemento
carpeta
Elemento
carpeta
Elemento
documento
ID serie ID expediente ID/nome de agrupación
documental
ID/nome da unidade documental
Exemplos
R:ADMINISTRACION_LOCAL/161/1622016-03/02_corrrespondencia/notificacion_20170101.pdf
R:AMINISTRACION_AUTONOMICA/142/1502017-01/modificacions/propostas_de_modificacions.docx
R:AMINISTRACION_AUTONOMICA/173/1612017-01/00_00-correspondencia_listado_de_acredores_2016.docx
Instrución sobre Identificación de actuacións e xestión de expedientes de fiscalización e prevención da corrupción
10
2. Expedientes de contas rendidas, de contratos e de convenios.-
As contas rendidas resultado do exercicio de obrigas legais xerais (conta xeral da CCAA, contas
de entidades instrumentais, contas xerais da administración local, contratos e convenios) deberán
xestionarse e arquivarse segundo o seguinte modelo:
Unidade R: Estrutura de arquivo para series e subseries de contas, contratos, convenios
Elemento
carpeta
Elemento
carpeta
Elemento
carpeta
Elemento
carpeta
Elemento
carpeta
Elemento
documento
ID serie ID interesado
/entidade
Exercicio rendido Versión
rendición
ID ou nome da
agrupación
documental
ID ou nome da unidade
documental
Exemplos
R: ADMINISTRACION_AUTONOMICA/184/0602/2012/01/02-conta_xeral_sergas/acredores/relacions_acredores_sergas_2012.md5
R: ADMINISTRACION_AUTONOMICA/183/S151001H/1148/7/2015/ampliacion_prazo/X_acordo_7_ampliacion_prazo.pdf
R:ADMINISTRACION_LOCAL/154/G32244105/2013/RELOS_2014_1898_1286_1898.pdf
V.3. ARQUIVO DEFINITIVO E ARQUIVO ÚNICO. NORMATIVA DE
TRANSFERENCIA
A unidade administrativa responsable en materia de arquivo, como arquivo central da institución,
custodia os expedientes pechados resultado das actividades do Consello de Contas.
A unidade R: constitúe tamén na actualidade o arquivo electrónico definitivo da documentación
do Consello de Contas, en tanto non se dispón dun “arquivo electrónico único” que cumpra as
garantías derivadas da lexislación vixente. Para que actúe como tal, é necesaria a transferencia
da custodia dos expedientes pechados mediante a aplicación da regulamentación de permisos de
acceso e xestión.
O procedemento de transferencia dos expedientes de fiscalización e prevención da corrupción
dun estado de xestión (expedientes abertos) a un estado de arquivo definitivo (expedientes
pechados) debe ser regulado na CTAXD para cada serie e ou grupo de series como resultado do
proceso de identificación dos procedementos de fiscalización e de prevención da corrupción e de
avaliación das series resultado dos mesmos.
Porén, na ausencia desa regulación específica, esta instrución establece os seguintes criterios:
1. A transferencia destes expedientes regulase, nos seus aspectos máis xerais, pola Instrución
2/2008 da Secretaría Xeral, do 5 de maio 6, pola que se fixan as normas básicas sobre a xestión
da documentación de arquivo nas oficinas de xestión, e nos aspectos específicos pola circular do
Arquivo do 4 de xullo de 2018 sobre Normativa de transferencia de documentación de
fiscalización, que se inclúe no Anexo C desta instrución.
2. O tratamento da documentación de fiscalizacións e de prevención da corrupción pechadas co
obxecto de transferilas será a seguinte:
6 A norma pode consultarse no apartado de Normativa interna da Intranet
Instrución sobre Identificación de actuacións e xestión de expedientes de fiscalización e prevención da corrupción
11
- Revisión dos documentos almacenados nas carpetas dos expedientes coa fin de determinar
a necesidade de conservación ou eliminación dos mesmos.7
- Eliminación da documentación de apoio e de borradores ou copias que carezan de interese
e valor para o procedemento.
- Preparación da folla de transferencia segundo a norma de Arquivo nº 1 versión 2ª de
transferencia de documentación8, enviándoa por correo electrónico ao correo
[email protected] e ao correo [email protected] . O formulario da
mesma está dispoñible na sección Arquivo da Intranet .
3. A documentación administrativa tramitada polos órganos de goberno integrarase no expediente segundo os criterios e normas que se determinen na CTAXD.
4. Os expedientes electrónicos transferidos deixarán de estar accesibles e deberán ser consultados mediante o servizo do arquivo.
5. No caso de que os expedientes electrónicos a transferir non foran aínda arquivados na unidade R: por parte do equipo responsable, para poder efectuar a transferencia dos mesmos, deberanse pasar a esa unidade atendendo aos criterios indicados no apartado V.1. e V.2 da presente instrución.
VI. NORMATIVA EN VIGOR
Xunto coa presente instrución continúan en vigor as seguintes:
- A Instrución 2/2008 da Secretaría Xeral, do 5 de maio, pola que se fixan as normas básicas
sobre a xestión da documentación de arquivo nas oficinas de xestión.
- A Instrución 1/2012 da Secretaría Xeral, do 21 de marzo, sobre a xestión dos informes de
fiscalización en versión electrónica e a súa remisión á Secretaría, modificada pola presente
instrución no seu apartado III.2.4.
7 Ver “Documentación da fiscalización. Apuntamentos sobre xestión” na Intranet na sección Arquivo\Normativa
vixente 8 Ver a norma no Anexo C desta Instrución ou na Intranet na sección Arquivo\Normativa vixente
Instrución sobre Identificación de actuacións e xestión de expedientes de fiscalización e prevención da corrupción
13
ANEXOS
Instrución sobre Identificación de actuacións e xestión de expedientes de fiscalización e prevención da corrupción
15
ANEXO 1: MODELO DE COMUNICACIÓN DE PETICIÓN DE DOCUMENTACIÓN DAS
ACTUACIÓNS DE FISCALIZACIÓN PARA REMITIR POLA SEDE ELECTRÓNICA
O Pleno do Consello de Contas por acordo de data .............. aprobou o programa de traballo
para o exercicio 201.., publicado na web institucional www.ccontasgalicia.es. Entre as actuacións
deste programa inclúese a fiscalización título da actuación
Para levar a cabo os traballos de fiscalización necesitamos que a Dirección dese centro poña a
nosa disposición a documentación que se relaciona no anexo.
A remisión desta documentación pode realizarse en varios envíos, pero sempre a través da sede
electrónica do Consello de Contas https://sede.consellodecontas.es segundo estas indicacións:
1.- Selección do procedemento- Accederase á lista de servizos dispoñibles na sede e
seleccionarase o seguinte procedemento:
FISXXXX- Remisión da documentación de fiscalización da Área de .................
2.- Referencia ao identificador do expediente de fiscalización- No campo ASUNTO do
formulario incluirase o identificador do expediente de fiscalización ID de expediente.
3.- Relación de contido- No campo EXPOSICIÓN do formulario, relacionaranse os apartados
ou grupos de documentación correspondentes ao anexo que se estean remitindo nese envío.
Na ficha informativa do procedemento disporase, se o caso, de modelos dos documentos
electrónicos aos que se fai referencia no anexo para descargar e cumprimentar.
A persoa autorizada para o envío desta documentación debe estar en posesión de certificado
electrónico recoñecido e cumprir cos requisitos técnicos para o correcto funcionamento do portal
(detallados na axuda da sede).
Santiago de Compostela,....de .............de 20..
O conselleiro/ ou responsable técnico dos traballos
Instrución sobre Identificación de actuacións e xestión de expedientes de fiscalización e prevención da corrupción
16
ANEXO 2: MODELO DE COMUNICACIÓN DE PETICIÓN DE DOCUMENTACIÓN DAS
ACTUACIÓNS DE PREVENCIÓN DA CORRUPCIÓN PARA REMITIR POLA SEDE
ELECTRÓNICA
Pleno do Consello de Contas por acordo de data .............. aprobou o programa de traballo para
o exercicio 201X, publicado na web institucional www.ccontasgalicia.es. Entre as actuacións deste
programa inclúese o estudo de prevención da corrupción título da actuación
Para levar a cabo os traballos de prevención da corrupción necesitamos que a Dirección dese
centro poña a nosa disposición a información que se relaciona no anexo.
A remisión desta información pode realizarse en varios envíos, pero sempre a través da sede
electrónica do Consello de Contas https://sede.consellodecontas.es segundo estas indicacións:
1.- Selección do procedemento- Accederase á lista de servizos dispoñibles na sede e
seleccionarase o seguinte procedemento:
PCOXXXX- Remisión da información de prevención da corrupción da Área de .................
2.- Referencia ao identificador do expediente de control da corrupción- No campo
ASUNTO do formulario incluirase o identificador do expediente de control da corrupción ID de
expediente.
3.- Relación de contido- No campo EXPOSICIÓN do formulario, relacionaranse os apartados
ou grupos de cuestionarios e información correspondentes ao anexo que se estean remitindo
nese envío.
Na ficha informativa do procedemento disporase, se o caso, de modelos dos documentos
electrónicos aos que se fai referencia no anexo para descargar e cumprimentar.
A persoa autorizada para o envío desta documentación debe estar en posesión de certificado
electrónico recoñecido e cumprir cos requisitos técnicos para o correcto funcionamento do portal
(detallados na axuda da sede).
Santiago de Compostela,....de .............de 20..
O conselleiro/ ou responsable técnico dos traballos
Instrución sobre Identificación de actuacións e xestión de expedientes de fiscalización e prevención da corrupción
17
ANEXO 3: NORMATIVA DO ARQUIVO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACIÓN DE
FISCALIZACIÓN, DO 4 DE XULLO DE 2018
Na realización das transferencias de expedientes de fiscalización ao Arquivo Central da
Institución deberán seguirse as seguintes normas:
1. Os expedientes remitiranse ao Arquivo unicamente cando o seu trámite estea
completado e a fiscalización aprobada polo Pleno da Institución. Se por algunha razón
fose necesario entregalos antes de que se produza a aprobación institucional, será
precisa que a entrega estea acompañada dun documento que certifique tal necesidade
asinado polo Secretario Xeral e o Conselleiro responsable da Área produtora da
documentación.
2. Os expedientes remitiranse ao Arquivo completos, é dicir, incorporarán non so os
papeis de traballo, se non tamén a documentación administrativa das fiscalizacións:
correspondencia, plans de traballo, borradores dos informes, anteproxectos, informes,
alegacións. Os agrupacións de documentos dentro dos expedientes de fiscalización
deben responder aos seguintes epígrafes: Documentación administrativa,
Documentación técnica e Documentación contable ou outra documentación
complementaria.
3. Os documentos que constitúen o expediente deberán arquivarse nas carpetas do
expediente na unidade R: ou se estivesen en soporte papel nas caixas coa orde que
requira cada tipo de documento:
A documentación técnica ou papeis de traballo organizados segundo os
criterios técnicos de auditoría que permitan a súa recuperación.
Os documentos administrativos en dous bloques: “correspondencia” e
“informe cas súas diversas fases”, por orde cronolóxica. A documentación
administrativa tramitada polos órganos de goberno integrarase no expediente
segundo os criterios e normas establecidas pola Comisión Técnica de Arquivo e
Xestión Documental.
Se existe documentación contable ou doutro tipo complementaria,
organizarase de xeito que sexa recuperable. Non serve de nada gardar
información opaca e non localizable por calquera que poida ter que consultar o
expediente no futuro. Se esta documentación non se considera que deba
conservarse a longo prazo, sexa porque non foi fiscalizada, porque está dalgún
Instrución sobre Identificación de actuacións e xestión de expedientes de fiscalización e prevención da corrupción
18
outro xeito xa recollida nos papeis de traballo, ou por calquera outra razón,
indicaranse estas características na “folla de remisión” e tamén, se así se quere,
a lapis nas cubertas que a conteñan.
4. Na entrega de documentación en soporte papel, sempre que sexa posible
suprimiranse as gomas, clips, grampas, etc. substituíndoas por carpetiñas, folios, ou
calquera separador non metálico.
5. Os expedientes agruparanse en entregas que se axustarán á clasificación das series
documentais do Cadro de clasificación de documentos do Consello de Contas evitando
mesturar expedientes de series diferentes. Os identificadores e títulos das series están
recollidos nos listados denominados “Series documentais da Área” dentro do apartado
que para cada área de fiscalización está habilitado na sección ARQUIVO-XESTIÓN
DOCUMENTAL da INTRANET.
6. Cando os expedientes ou parte deles estean en soporte papel deberán introducirse en
caixas que vos facilitará o Arquivo. Nelas unicamente deberá constar o número
correlativo de caixa a lapis.
7. Cando os expedientes estean en soporte electrónico deberán seguirse as instrucións
recollidas no apartado 2 da Normativa sobre xestión da documentación electrónica
xerada nos procedementos de fiscalización (Norma de Arquivo 2.2.).
8. Xunto coa documentación entregarase unha “folla de transferencia” na que se debe
relacionar o contido das entregas de documentación especificando o soporte da mesma
(papel, electrónico). Este documento, en tanto o noso programa de xestión de arquivo
non permita que sexa cumprimentada en rede, está dispoñible na páxina principal da
sección ARQUIVO da INTRANET co nome “Formulario de transferencia”. A “folla de
transferencia” constitúe unha acta que certificado traspaso da custodia dos documentos
ao Arquivo.
9. Por outra parte, “as follas de transferencia” son ademais un primeiro e importante
instrumento de control dos fondos do Arquivo e cumprimentalas adecuadamente supón
unha axilización no traballo de recuperación da documentación e de instalación no caso
da documentación en papel. Aconséllase facer unha relación o máis detallada posible
dos documentos que se remiten e que, en calquera caso, deberá axustarse á clasificación
e ordenación aludidas nos apartados 2 e 3 desta norma.
Instrución sobre Identificación de actuacións e xestión de expedientes de fiscalización e prevención da corrupción
19
ANEXOS COMPLEMENTARIOS
Anexo 1. Responsabilidade de custodia e transferencia
A efectos de custodia da documentación das fiscalizacións enténdese que é responsable da
custodia da mesma, por delegación do conselleiro poñente da mesma, o responsable do equipo
de auditoría que efectúe dita fiscalización. Conseguintemente a “folla de transferencia” deberá ir
asinada polo conselleiro poñente ou polo auditor responsable da mesma.
Anexo 2. Organización da documentación e da transferencia nos arquivos de oficina.
O Arquivo aconsella aos responsables dos diversos equipos de auditoría e áreas que estableza
criterios de organización dos papeis de traballo uniformes e que se axusten a normativa vixente
no ámbito público.
Considérase conveniente que os equipos de auditoría e áreas nomeen un responsable de arquivo
de oficina, encargado de custodiar toda a documentación pendente de transferencia, controlar o
préstamo de documentos ao persoal do equipo ou área, e de efectuar o procedemento de
transferencia, controlar o préstamo de documentos ao persoal do equipo ou área, e de efectuar o
procedemento de transferencia baixo a supervisión dos responsables da fiscalización. Esta
persoa, en contacto co persoal da Sección de Arquivo e Biblioteca, recibiría unha formación
adecuada en técnicas arquivísticas que, por suposto, non é posible prestar a todo o persoal no
seu conxunto.
Instrución sobre Identificación de actuacións e xestión de expedientes de fiscalización e prevención da corrupción
20
ANEXO 4: DATOS IDENTIFICATIVOS DO DOCUMENTO
Nome do
documento:
Instrución 01/2019 sobre a identificación das actuacións dos plans de
traballo e a xestión dos expedientes de fiscalización e prevención da
corrupción
Área funcional: Goberno e dirección.- Elaboración de disposicións normativas (relativas á
Xestión documental e arquivo)
Versión: 1.0
ID. documental 068B_2019_002\identificacion_PT_e_xestion_expedientes_FIS_PCO_v.1.0
ID. da Norma
Nome do autor Pleno
ID. do autor: DIR3: CCG:
Nome do xestor: Comisión Técnica de Arquivo e Xestión Documental
ID. do xestor: DIR3: CCG:
Data de
expedición:
[XX de XX de 2019]
Fundamento
normativo:
- Artigo 7 da Lei 6/1985 e artigo 5 do Regulamento de réxime interior do
Consello de Contas
- Acordo do Pleno, do 6 de novembro de 2018, polo que se aproba o
sistema de identificación e clasificación de arquivo do Consello de
Contas como parte integrante da política de xestión de documentos e
os diversos instrumentos técnicos do mesmo
Historial: - Implantación do modelo de identificación das series, subseries e
expedientes correspondentes ás funcións específicas de fiscalización e
prevención da corrupción
- Implantación das metodoloxía de catalogación das actuacións dos plans
de traballo
Ámbito de
aplicación:
- Procedementos e series de fiscalización e prevención da corrupción
Período de validez: - As normas incluídas nesta Instrución entrarán en vigor desde a data da
súa expedición ata que sexan modificadas, substituídas ou derrogadas
por unha normativa ou política posterior.
- Se se producen actualizacións derivadas de cambios organizativos ou
normativos poderán ser incluídos como anexos