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INSTITUTO TECNOLÓGICO DE LA CONSTRUCCIÓN
MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN
IMPLEMENTACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TÉCNICO-ADMINISTRATIVO
DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN EN INSTALACIONES DE GAS L. R
TESIS QUE PARA OBTENER EL GRADO DE
MAESTRO En ADMINISTRACIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN
PRESENTA
JORGE ANTONIO SOLÓRZANO RODAS
ESTUDIOS CON RECONOCIMIENTO DE VALIDEZ OFICIAL POR LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA, CONFORME AL ACUERDO No. 00954061 DE FECHA 7 DE MARZO DE 1995
OAXACA, OAX. NOVIEMBRE, 2000
ABSTRACT
IMPLEMENTACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TÉCNICO-ADMINISTRATIVO DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN EN INSTALACIONES DE GAS LP.
SOLÓRZANO RODAS JORGE ANTONIO No. de paginas 208
Esta investigación se dirige a las Unidades de Verificación en instalaciones de gas L.P., quienes tienen la responsabilidad de emitir el dictamen que evalúa la conformidad.
Para esto es necesario tener la evidencia de estos requisitos normativos que debe cumplir el titular de la Unidad de Verificación.
La propuesta de investigación, es implementar el manual de procedimientos técnico-administrativo para tener la evidencia que la Unidad de Verificación realiza las verificaciones con imparcialidad, competencia técnica, conformidad y calidad.
Para garantizar la calidad del servicio se implementará un sistema de aseguramiento de la calidad, a través del manual de calidad.
AGRADECIMIENTOS
AL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE LA CONSTRUCCIÓN
"Solamente enseñando/ el corazón mantiene el gusto por aprender"
Al M. en I. JAVIER ORTEGA GONZALEZ
Por su gran apoyo en la realización de ía presente investigación.
DEDICATORIA
A MIRIAM:
Mi esposa^ por su comprensión/ apoyo y paciencia.
A JORGE DIEGO Y MYRIA:
Mis hi jos/ gracias por ser tan maravillosos.
C O N T E N I D O
INTRODUCCIÓN VIII
JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN XI
MÉTODO DE INVESTIGACIÓN XV Planteamiento del problema XV Objetivo general XVI Objetivos específicos XVI Hipótesis XVI Alcance XVII Procedimiento de la investigación XVII
CAPITULO I.- LA NORMATIVIDAD Y ANTECEDENTES DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
1.1 Generalidades 2 1.2 Unidades de Verificación 6 1.3 Ley Federal de Metrología y Normalización 7 1.4 Reglamento de la Ley Federal de Metrología y Normalización 10 1.5 Requisitos generales de acreditamiento de Unidades de Verificación NMX-CC-16:1993 12 1.6 Unidad de Verificación en gas licuado de petróleo 15 1.7 Unidades de Verificación en instalaciones de aprovechamiento para gas L.P. 16 1.7.1 El acreditamiento y autorización de las Unidades Verificadoras en instalaciones de
aprovechamiento 19 1.8 La aprobación y acreditamiento de la Unidad de Verificación en materia de gas L.P. 20 1.9 Conclusiones 20
CAPITULO II.- LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
2.1 Generalidades 23 2.2 Descripción de encuestas y metodología de aplicación 24 2.3 Encuestas 25 2.4 Diagnostico de la Unidad de Verificación 26 2.5 Estrategias de la Unidad de Verificación 39 2.6 Selección de estrategia 42 2.7 Conclusiones 44
CAPITULO III.- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN
3.1 Generalidades 47 3.2 Estrategias 50 3.3 Implementación de estructura organizacional 50 3.3.1 Funciones 51 3.3.2 Actividades 51 3.3.3 Obligaciones y responsabilidades 52 3.3.4 Autoridad 52 3.3.5 Desarrollo organizacional 52 3.3.6 La emisión de la Unidad de Verificación 53 3.3.7 Visión de la Unidad de Verificación 54 3.3.8 Filosofía de la Unidad de Verificación 54 3.3.9 Valores de la Unidad de Verificación 55 3.3.10 Recursos humanos 55 3.3.11 Organigrama de la Unidad de Verificación 56 3.3.12 Perfil del personal de la Unidad de Verificación 57 3.3.12.1 Titular de la Unidad de Verificación 57 3.3.12.2 Auxiliar técnico 58 3.3.12.3 Secretaria 58 3.3.13 Análisis del puesto 59 3.3.13.1 Titular de la Unidad de Verificación 60 3.3.13.2 Auxiliar técnico 62 3.3.13.3 Secretaria 64 3.3.14 Reclutamiento del personal 66 3.3.15 Selección del personal 66 3.3.16 Contratación 66 3.3.17 Inducción 67 3.3.18 Capacitación 67 3.3.19 Salario 68 3.3.20 Servicio de prestaciones 68 3.3.21 Seguridad e higiene 69 3.3.22 Terminación de la relación de trabajo 69 3.4 Elaboración del manual de procedimientos de verificación 69 3.4.1 Conceptualización del procedimiento 69 3.4.2 Responsabilidad de la redacción de los procedimientos 71 3.4.3 Identificación, análisis y diseño de procedimientos 71 3.4.4 Procedimiento maestro 72
Portada del procedimiento maestro para elaborar procedimientos 74 Procedimiento maestro para elaborar procedimientos 75 Portada del procedimiento para.... 80 Guía para generar código de identificación del procedimiento y formato 82 Guía de instructivo de llenado de cuadros de carátula 83 Formato para 83 Portada del procedimiento maestro para elaborar y revisar manuales 84 Procedimiento maestro para elaborar y revisar manuales de procedimientos 85 Carátula del manual 89 Portada del manual 90
3.5 Manual de procedimientos de verificación 91 Portada del manual 92 índice 93 Introducción 94 Política de calidad 95
Objetivos específicos del manual 96 Revisiones y modificaciones a los procedimientos y formatos 97 Diagrama de flujo general de los procedimientos de verificación 98 Procedimientos y formatos de verificación 99 Procedimiento para la solicitud de servicio 100 Procedimiento para presentar presupuesto 104 Presupuesto para elaborar contrato de servicio 108 Procedimiento para solicitar proyecto, memoria técnica y control de estos documentos 112 Procedimiento para la revisión del proyecto y memoria técnica 117 Procedimiento para realizar la verificación de la instalación 123 Procedimiento para el acta circunstanciada de la visita de verificación 129 Procedimiento para el reporte de no conformidad 133 Procedimiento para elaboración de documentación de la verificación 137 Procedimiento para la entrega de documentos y finiquito 147
3.6 Implementación del manual de procedimientos 151 3.6.1 Acciones de apoyo para la implantación 151 3.6.2 Mecanismos de información 152 3.7 Control y evaluación de resultados 153 3.7.1 Mecanismos de control 153 3.7.2 Evaluación de resultados 153 3.8 Retroalimentación 154 3.9 Revisiones y actualizaciones 154 3.10 Auditorias 155 3.10.1 Lineamientos para las auditorias 155 3.10.2 Clasificación de auditorias 155 3.10.3 Auditorias internas de la Unidad de Verificación. 156 3.10.4 Responsables de las auditorias 156 3.10.5 Programación de auditorias 156
CAPITULO IV.-SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
4.1 Generalidades 159 4.2 Elección de la norma a utilizar 160 4.3 Elaboración del manual de calidad de la Unidad de Verificación 162
Manual de calidad 164 índice 165 1.0 Documento de control 166 1.1 Objetivo del manual 166 1.2 Alcance 166 1.3 Registro de actualizaciones 167 1.4 Relación de propietarios del manual calidad 168 1.5 índice temático 169 1.6 Control para revisiones y cambios 172 1.7 Responsabilidad de los requerimientos 172 1.8 Documentos de referencia 172 2.0 Antecedentes de la Unidad de verificación 173 3.0 Introducción 174 4.0 Requisitos del sistema de calidad 175 4.1 Responsabilidad de la dirección 175 4.1.1 Política de la calidad 175 4.1.2 Organización 176 4.1.2.1 Responsabilidad y autoridad 176 4.1.2.2 Organigrama 177
4.1.2.3 Recursos 177 4.1.2.4 Representante de la dirección 178 4.1.3 Revisión por la dirección 178 4.1.4 Documentos de referencia 178 4.2 Sistema de calidad 179 4.2.1 Generalidades 179 4.2.2 Procedimientos del sistema de calidad 179 4.2.2.1 Documentos de referencia 179 4.2.3 Planeación de calidad 180 4.3 Revisión del contrato 182 4.3.1 Generalidades 182 4.3.2 Revisión 182 4.3.3 Modificaciones al contrato 182 4.3.4 Registros 182 4.3.5 Documentos de referencia 182 4.4 Control del diseño 183 4.5 Control de documentos y datos 184 4.5.1 Generalidades 184 4.5.2 Aprobación y emisión de documentos y datos 184 4.5.3 Cambios de documentos y datos 184 4.5.4 Documentos de referencias 185 4.6 Adquisiciones 186 4.6.1 Generalidades 186 4.6.2 Evaluaciones de subcontratistas 186 4.6.3 Datos para subcontratar 186 4.6.4 Verificación de los subcontratistas 186 4.6.4.1 Verificación del titular en las instalaciones del subcontratista 186 4.6.4.2 Verificación del cliente al subcontratista 186 4.6.5 Documentos de referencia 186 4.7 Control de productos proporcionados por el cliente 187 4.7.1 Generalidades 187 4.7.2 Documentos de referencia 187 4.8 Identificación y rastreabilidad del producto 188 4.8.1 Generalidades 188 4.8.2 Identificación 188 4.8.3 Documentos de referencia 188 4.9 Control del proceso 189 4.9.1 Generalidades 189 4.9.2. Documentos de referencia 189 4.10 Inspección y prueba 190 4.10.1 Generalidades 190 4.10.2 Inspección y pruebas de recibo 190 4.10.3 Inspección y prueba en proceso 190 4.10.4 Inspección y pruebas finales 190 4.10.5 Registros de inspección 190 4.10.6 Documentos de referencia 190 4.11 Control de equipo de inspección, medición y prueba 191 4.11.1 Generalidades 191 4.11.2 Procedimiento de control 191 4.11.3 Documentos de referencia 191
4.12 Estado de inspección y prueba 192 4.12.1 Generalidades 192 4.12.2 Documentos de referencia 192 4.13 Control de producto no conforme 193 4.13.1 Generalidades 193 4.13.2 Revisión y disposición de productos no conformes 193 4.13.3 Documentos de referencia 193 4.14 Acción correctiva y preventiva 194 4.14.1 Generalidades 194 4.14.2 Acción correctiva 194 4.14.3 Acción preventiva 194 4.14.4 Documentos de referencia 195 4.15 Manejo, almacenamiento, empaque, conservación y entrega 196 4.15.1 Generalidades 196 4.15.2 Manejo 196 4.15.3 Almacenamiento 196 4.15.4 Empaque 196 4.15.5 Conservación 196 4.15.6 Entrega 196 4.15.7 Documentos de referencia 196 4.16 Control de registros de calidad 197 4.16.1 Generalidades 197 4.16.2 Documentos de referencia 197 4.17 Auditorias de calidad interna 198 4.17.1 Generalidades 198 4.17.2 Programa de auditorias 198 4.17.3 Documentos de referencia 198 4.18 Capacitación 199 4.18.1 Generalidades 199 4.18.2 Implementación 199 4.18.3 Documentos aplicables 199 4.19 Servicio 200 4.19.1 Generalidades 200 4.19.2 Responsabilidad 200 4.19.3 Documentos de referencia 200 4.20 Técnicas estadísticas 201 4.20.1 Identificación de necesidades 201 4.20.2 Procedimientos 201 4.20.3 Documentos de referencia 201 5.0 Glosario 202
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 203
BIBLIOGRAFÍA 208
ANEXO
VIII
INTRODUCCIÓN
Esta investigación se diseñará tomando como usuarios a los titulares y al
personal de las Unidades de Verificación en instalaciones de aprovechamiento de
gas L.P.
Se pretende que sea una herramienta útil; se integrará de tal manera que
permita una fácil comprensión y sea una guía que puede ser de aplicación
inmediata en el desarrollo de actividades de las Unidades de Verificación.
La propuesta de esta investigación será la de tener la evidencia de los
requisitos normativos que debe cumplir el titular de la Unidad de Verificación.
La implementación del manual de procedimientos técnico-administrativo de
la Unidad de Verificación en instalaciones de aprovechamiento de gas L.P. será de
vital importancia, porque en él se encontrarán documentadas las actividades,
responsabilidades y obligaciones que se deben cumplir al realizar las
verificaciones.
Esto permitirá dar confianza y seguridad al personal de la Unidad de
Verificación al desarrollar su trabajo, ya que tendrá un documento en el cual se
pueda apoyar y de esta forma garantizar el servicio que ofrece.
Este trabajo de investigación se plantea en cuatro capítulos, a través de los
cuales se integra la información que permite conocer el desempeño de
actividades de la Unidad de Verificación y a partir de este panorama, realizar
propuestas con el objeto de que se cumplan los requerimientos normativos y se
ofrezca un servicio de calidad.
Se plantea en primera instancia la justificación del tema; en segunda el
método de investigación, el cual esta compuesto por el planteamiento del
problema; el objetivo general y los específicos; se plantea la hipótesis y el
procedimiento de investigación.
IX
En el Capitulo 1 se describen los capítulos y artículos de la Ley Federal de
Metrología y Normalización, el reglamento de Distribución de Gas L.P. y la Norma
NMX-CC-16:1993 "Requisitos generales de acreditamiento de Unidades de
Verificación"; y las normas complementarias que inciden en el desempeño de las
actividades de la Unidad de Verificación.
La situación actual de la Unidad de Verificación se desarrolla en el Capitulo
2, a través de un diagnóstico el cual tiene como objetivo conocer las
características de la organización, identificar fortalezas y debilidades que se
derivan del comportamiento presente de la empresa e identificar oportunidades y
amenazas del entorno.
Se realizará la investigación de campo con el objeto de recopilar la
información requerida. Esta recopilación se realizará a través de encuestas por
cuestionarios.
Una vez procesada y analizada la información se establecerá las
estrategias a implementar.
El Capitulo 3 se refiere a la implementación de la estructura organizacional,
se describe la misión y visión, la filosofía y valores, recursos humanos, el perfil del
personal, análisis del puesto, contratación y capacitación, seguridad e higiene y
terminación de la relación de trabajo.
Se elabora el manual de procedimientos de verificación, el cual describe
los 10 procedimientos identificados de manera secuencial y ordenada.
En los procedimientos se establecen las funciones y responsabilidades del
personal responsable de realizar las actividades.
Se establece el procedimiento maestro para indicar la forma en que se
deben desarrollar los procedimientos, para que todos sean uniformes en su
presentación. Se describe la forma de implantar, acciones de apoyo, los
mecanismos de control, las revisiones, actualizaciones y las auditorias internas,
las cuales verifican el grado de cumplimiento de las actividades de la Unidad de
Verificación.
X
En el Capitulo 4, se realiza la propuesta del sistema de aseguramiento de la
calidad, a través del manual de calidad, el cual fue realizado cumpliendo los 20
puntos de la norma NM-CC.004:1995/ISO-9002:1994 "Sistema de calidad-Modelo
para el aseguramiento de la calidad en producción, instalación y servicio.
Por ultimo se presentan las conclusiones; que una vez desarrollada la
investigación, nos permitirá tener un amplio panorama de las funciones y
obligaciones de la Unidad de Verificación en instalaciones de aprovechamiento de
gas L.P. así mismo se presentan sugerencias para el óptimo desempeño de su
función.
XI JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
A partir de la apertura de los mercados internacionales se han presentado
una serie de cambios que afectan directa o indirectamente a los diferentes
sectores productivos de los países.
México no podía ser la excepción, con la firma de tratados comerciales en
los que ha participado con otros países, han ocasionado transformaciones a todos
los niveles y sectores.
En la industria de la construcción, las empresas que forman este sector
están empezando a ser exigidas con estos cambios: la normalización de los
insumos, las certificaciones de la calidad y tal vez lo mas reciente, el programa de
las competencias laborales; estas exigencias obviamente traen beneficios de
índole económico, productivo y competitivo.
Uno de estos cambios en el sector de la construcción, es el motivo del
presente trabajo de investigación.
El 1Q de Julio de 1992 se publica, en el Diario Oficial de la Federación, la
Ley Federal de Metrología y Normalización, la cual tiene objetivo en materia de
metrología y en materia de normalización, en este rubro, establece el sistema
nacional de acreditamiento de organismos de normalización y certificación, de
Unidades de Verificación y de laboratorios de prueba y calibración.
En esta ley se establecen los requisitos de la acreditación y aprobación de
los interesados en obtener el acreditamiento de la Unidad de Verificación.
El 25 de Noviembre de 1993, se publica, en el Diario Oficial de la
Federación, el Reglamento de Distribución de Gas Licuado de Petróleo (L.P.), su
objetivo es regular el servicio de distribución de gas L.P.; este reglamento
promueve la creación de las Unidades de Verificación en instalaciones de
aprovechamiento de gas L.P.
XII
Con la aparición de este nuevo reglamento, desaparece la figura del perito
o técnico responsable de autorizar el funcionamiento de las instalaciones y es
sustituido por las Unidades de Verificación. Los peritos venían funcionando desde
1960.
Los requisitos para acreditarse como Unidad de Verificación, han sido muy
estrictos; la documentación solicitada es la elemental, el problema se presenta en
la evaluación de conocimientos, que tiene un alto grado de dificultad, y se ha
reflejado en el hecho de, que únicamente 207 Unidades de Verificación con esta
especialidad existen en toda la República Mexicana. Esto ha motivado que el
titular de la Unidad de Verificación, esté en una continua actualización, respecto a
adquirir y reafirmar conocimientos técnicos y estar documentado en referencia a
las normas que inciden en su desempeño, ya que cada dos años debe obtener la
reacreditación.
El 27 de diciembre de 1993 se publica en el Diario Oficial de la Federación
la norma NMX-CC-16:1993, "Requisitos generales de acreditamiento de Unidades
de Verificación"; esta norma tiene como objetivo establecer los requisitos
generales que deben cumplirse a fin de proporcionar la confianza suficiente de los
servicios que presta la Unidad de Verificación y estos sean conducidos con:
imparcialidad, competencia técnica, confidencialidad y esmero.
Estos requisitos en lo general son: organización y procedimientos de
operación, sistemas de calidad, personal calificado, métodos y procedimientos de
verificación, instalaciones y equipo; por citar los mas importantes.
Estos requisitos hasta hoy no han sido exigidos, pero tomando en cuenta
que el 14 de Enero de 1999, se publicó en el Diario Oficial de la Federación la
autorización para operar como entidad nacional de acreditación a la asociación
civil, denominada Entidad Mexicana de Acreditación A.C., quien será la encargada
de acreditar a las Unidades de Verificación, se considera que estos requisitos
empezaran a ser exigidos.
XIII
Por lo consiguiente la Unidad de Verificación en instalaciones de
aprovechamiento de gas LP., tendrá que prepararse para modificar el desempeño
de sus actividades, pues tendrá nuevas exigencias, que además de impactar en el
titular, también al personal de la organización será exigido.
Este hecho a motivado a realizar el presente trabajo de investigación. Ante
una urgente necesidad de contar con la investigación que indique, analice y evalúe
la manera en que actualmente opera la Unidad de Verificación y la manera en que
debe operar.
La propuesta de la investigación, tomando en cuenta los antecedentes, es
implementar el manual de procedimientos técnico-administrativo, para tener la
evidencia que la Unidad de Verificación cumple con los requisitos normativos y
asegurar la calidad en el servicio de verificar las instalaciones de aprovechamiento
de gas LP.
Para garantizar la calidad del servicio ofrecido, es necesario implantar un
sistema de aseguramiento de la calidad, para esto se ha elaborado el manual de
calidad.
El manual de calidad, es el documento que establecerá la política de
calidad y describe el sistema de calidad de la Unidad de Verificación.
Al realizar la presente propuesta de investigación, esta tiene los siguientes
beneficios:
Utilidad.- Este manual puede tener una aplicación inmediata en virtud que
cumplirá los requisitos normativos. Puede ser una guía para las Unidades de
Verificación en general y en particular a las Unidades de Verificación en
instalaciones de aprovechamiento.
Impacto.- Para las Unidades de Verificación en instalaciones será de fácil
aplicación. La cobertura será, por lo menos en las unidades con esta especialidad.
o I I c B I B L I O T E C A
XIV
Interés personal:- Es la actividad que se ha desempeñado durante 18
años. Ayudará a tener un reconocimiento personal y la seguridad de cumplir con
requisitos normativos.
Viabilidad.' Existe fácil acceso a las fuentes de información.
Al implementar los manuales, la Unidad de Verificación, tendrá un cambio
de actitud en toda la organización, el personal tendrá definidas sus
responsabilidades y obligaciones, tendrá la seguridad que está cumpliendo con los
requisitos normativos y por lo consiguiente estará ofreciendo un servicio de
calidad.
MÉTODO DE INVESTIGACIÓN
XV
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Ante los cambios que se han suscitado en el desarrollo de las
actividades de los responsables de autorizar el funcionamiento de las
instalaciones de gas L.P. al pasar de peritos de gas a Unidades de Verificación
con la especialidad en instalaciones de aprovechamiento de gas L.P., estas
entidades tienen que cumplir: funciones, atribuciones y obligaciones que las leyes,
reglamentos y normas les exigen.
Por lo consiguiente es necesario conocer la manera y forma que las
Unidades de Verificación con esta especialidad cumplen con estas nuevas
disposiciones.
Disposiciones que exigen que la Unidad de Verificación cuente con la
estructura organizacional, que tenga los procedimientos con los cuales realiza la
verificación, operar un sistema de calidad, tener el personal calificado que
garantice que los dictámenes de funcionamiento de las instalaciones de gas L.P.
cumplen con la evaluación de la normatividad.
A partir de estos antecedentes, se pueden hacer las siguientes preguntas:
¿Tiene la Unidad de Verificación la estructura organizacional?
¿Cuenta con los procedimientos de verificación documentados?
¿Tiene implementado un sistema de calidad?
¿Cumple las necesidades y expectativas que el cliente espera de la Unidad
de Verificación al ofrecer el servicio?
Todas estas preguntas se podrán contestar con la presente investigación.
OBJETIVO GENERAL
XVI
Promover la elaboración e implantación del manual de procedimientos
técnico-administrativo, para tener la evidencia que la Unidad de Verificación
cumple con los requisitos normativos y asegura la calidad en el servicio de
verificar las instalaciones de aprovechamiento de gas L.P.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Realizar el diagnóstico de la situación actual de la Unidad de Verificación.
• Implementar la estructura organizacional.
• Definir la misión y visión la Unidad de Verificación.
• Determinar el perfil del personal.
• Establecer los lineamientos para el reclutamiento, la sección, contratación,
inducción y capacitación del personal.
• Realizar la propuesta del sistema de aseguramiento de calidad.
HIPÓTESIS
Las hipótesis que se someten a prueba en esta investigación son:
La primera afirma que: con la evidencia del manual de procedimientos
técnico-administrativo, la Unidad de Verificación cumple con los requerimientos
normativos.
La segunda establece que: con la aplicación de este manual, la Unidad de
Verificación ofrece al cliente un servicio con oportunidad, eficiencia y calidad.
ALCANCE
XVII
El presente trabajo de investigación tiene como alcance las actividades que
desarrollan las Unidades de Verificación en instalaciones de aprovechamiento de
gas L.P. al evaluar la conformidad.
PROCEDIMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN
Se utilizarán investigaciones documentales y de campo:
INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL
Para realizar la investigación documental se requerirá consultar en
bibliotecas (Biblioteca General de la Universidad Autónoma de Oaxaca, Biblioteca
del Instituto Tecnológico de Oaxaca, Biblioteca de la Universidad Mesoamericana
campus Oaxaca), en Instituciones Federales (SECOFI), Secretaria del Trabajo
etc., Consultas de Diarios Oficiales, normas, leyes, reglamentos. Durante se
desarrolle la investigación, se tendrá la opción a cursos, seminarios y
diplomados que tengan referencia en esta investigación.
LA INVESTIGACIÓN DE CAMPO
En esta parte del estudio se realizará la investigación de campo que
iniciará con la recolección, análisis e interpretación de la información.
DESARROLLO DE CUESTIONARIOS
Se desarrollarán los cuestionarios considerando los siguientes objetivos:
• Identificar las características de los centros de trabajo.
• Identificar el modelo de trabajo.
• Conocer su organización.
XVIII
• Conocer el grado de cumplimiento de los requisitos de acreditamiento de las
Unidades de Verificación (NMX-CC-16.1993).
DETERMINACIÓN DE LA MUESTRA
Se investigarán 10 Unidades de Verificación de la región Oaxaca-Chiapas.
Este número corresponde al 5% del total de las Unidades de Verificación de
las instalaciones de aprovechamiento de gas L.P.
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN
Se procederá a realizar el análisis e interpretación del resultado de los
cuestionarios. Se representarán gráficamente y se propondrán medidas
correctivas.
CAPITULO I
LA NORMATIVIDAD Y ANTECEDENTES DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
1
1.0 LA NORMATIVIDAD Y ANTECEDENTES DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
1.1 GENERALIDADES
En México, previo a la firma del tratado de libre comercio entre Estados Unidos de Norteamérica, Canadá y México se generaron cambios en las leyes, normas y reglamentos, en diferentes actividades. Estos cambios tienen como objetivo, ser similar a la contraparte, es decir actuar bajo los mismos principios.
El 1Q de Julio de 1992, se publica en el Diario Oficial de la Federación, LA LEY FEDERAL SOBRE METROLOGÍA Y NORMALIZACIÓN (LFMN)1. según el articulo 2Q, esta ley tiene por objeto:
I.- En materia de Metrología: a) Establecer el sistema General de Unidades de Medida;
b) Precisar los conceptos fundamentales sobre Metrología;
c) Establecer los requisitos para la fabricación, importación, reparación, venta, verificación, y uso de instrumentos para medir los patrones de medida;
d) Establecer la obligatoriedad de la medición en transacciones comerciales y de indicar el contenido neto en los productos envasados;
e) Instituir el Sistema Nacional de Calibración;
f) Crear el Centro Nacional de Metrología, como organismo de alto nivel técnico en la materia; y
g) Regular, en lo general, las demás materias relativas a la metrología.
II.- En materia de normalización, certificación, acreditamiento y verificación:
a) Fomentar la trasparencia y eficiencia en la elaboración y observancia de normas oficiales y normas mexicanas;
b) Instituir la Comisión Nacional de Normas para que coadyuve en las actividades que sobre normalización corresponde realizar a las distintas dependencias de la administración publica federal;
1 Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 1B de Julio de 1992 y reformada por decreto y publicada en el Diario
Oficial de la Federación el 20 de mayo de 1997. (LFMN)
2
c) Establecer un procedimiento uniforme para la elaboración de normas oficiales mexicanas por las dependencias de la administración publica federal;
d) Promover la concurrencia de los sectores publico, privado, científico y de consumidores en la elaboración y observancia de normas oficiales mexicanas y normas mexicanas;
e) Coordinar las actividades de normalización, certificación, verificación y laboratorios de prueba de las dependencias de la administración publica federal.
f) Establecer el sistema nacional de acreditamiento de organismos de normalización y de certificación, unidades de verificación y de laboratorios de prueba y de calibración; y
g) En general, divulgar las acciones de normalización y demás actividades relacionadas con la materia.
Como se indica en la fracción II inciso f, del articulo citado anteriormente, se establece el sistema de acreditamiento y dentro de este la creación de las entidades denominadas Unidades de Verificación.
La acreditación es el acto por el cual una entidad de acreditación reconoce la competencia técnica y confiabilidad de los organismos de certificación, de los laboratorios de prueba, de los laboratorios de calibración y de las Unidades de Verificación para la evaluación de la conformidad.
Se entiende por Unidad Verificadora; "la persona física o moral que realiza actos de verificación; y por verificación: la constatación ocular o comprobación mediante muestreo, medición y pruebas de laboratorio, o examen de documentos que se realizan para evaluar la conformidad en un momento dado"2.
Por evaluación de la conformidad se entenderá: "la determinación del grado de cumplimiento con las normas oficiales mexicanas (NOM), o la conformidad con las normas mexicanas (NMX), las normas internacionales (ISO) u otras especificaciones, prescripciones o características (normas de referencia)"3.
2 Ley Federal de Metrología y Normalización (LFMN). op. cit.
3 Ibid.
3
Resumiendo, se puede decir que evaluar la conformidad es:
EL PROCESO MEDIANTE EL CUAL UN PRODUCTO, SISTEMA O SERVICIO ES EVALUADO CONTRA UNA NORMA
Según el diccionario4, norma es la regla sobre la manera como se debe hacer o está establecido que se haga una determinada cosa.
La normalización tiene gran importancia tanto desde los puntos de vista técnico y económico, como político, para el desarrollo de un país. La normalización es la actividad dirigida a implantar reglas con el objetivo de ordenar una actividad determinada, para beneficio y con la participación de todos los interesados y en particular para lograr la optimización de la economía en general, cumpliendo las condiciones funcionales y los requisitos de seguridad.
IMPORTANCIA DE LAS NORMAS:
> Son importantes medios de comunicación tanto en el comercio interno como el internacional.
> Unifican parámetros a los cuales deben ajustarse los productos, procesos y servicios.
> Sirven para ahorrar costos en la producción previniendo la aparición de fallas repetitivas en los procesos.
> Fomentan la protección al consumidor a través de una adecuada calidad de productos y servicios.
En México existen cuatro tipos de normas, que son:
NORMA OFICIAL MEXICANA (NOM).- Es la regulación técnica de observancia obligatoria expedida por las dependencias competentes, conforme a las finalidades establecidas en el articulo 40 de la LFMN., que establece reglas, especificaciones, atributos, directrices, características o prescripciones aplicadas a un producto, proceso, instalación, sistema actividad o servicio o método de producción u operación, así como aquellas relativas, a terminología, simbología, embalaje, marcado o etiquetado y las que se requieran a su cumplimiento o aplicación.
4 Diccionario Enciclopédico Ilustrado, edit. Océano S.A Barcelona España. 1994
4
Tiene como finalidad establecer, las características y/o especificaciones que deben reunir los productos y procesos cuando estos puedan constituir un riesgo para la seguridad de las personas o dañar la salud humana, animal, vegetal, el medio ambiente general y laboral o para la preservación de recursos naturales.
NORMA MEXICANA (NMX).- Es la que elabora un organismo nacional de normalización, o la Secretaría, en los términos de esta Ley, que prevé para uso común y repetido, reglas, especificaciones, atributos, métodos de prueba y directrices, características o prescripciones aplicables a un producto, proceso, instalación, sistema, actividad, servicio ó método de producción u operación, así como aquellas relativas a terminología, simbología, embalaje, marcado o etiquetado.
Las normas son de aplicación voluntaria, su finalidad principal es establecer especificaciones mínimas de calidad de un bien, proceso o servicio.
NORMA INTERNACIONAL.- La norma, lineamiento o documento normativo, que emite un organismo internacional de normalización u otro organismo internacional relacionado con la materia y que puede ser reconocido por el Gobierno Mexicano en los términos del derecho internacional.
NORMAS DE REFERENCIA.- Es la que elaboran las entidades de la administración publica federal, en aquellos casos en que las normas mexicanas o internacionales aplicables no cubran sus requerimientos o bien las especificaciones que contengan se consideren inaplicables u obsoletas.
Al evaluar la conformidad, se tendrá que realizar contra estas normas, y de esta manera:
LOS PRODUCTORES: Podrán distinguir sus productos, servicios, procesos o sistemas en el mercado.
LOS CONSUMIDORES: Tendrán la certeza y seguridad sobre lo que com— pran o consumen.
EL GOBIERNO : Poner en vigor las regulaciones de las que es responsable para proteger la salud, sanidad y seguridad de la población.
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B I B L I O T E C A
1.2 UNIDADES DE VERIFICACIÓN.
La dirección de Normas de la Secretaría de Comercio y Fomento Industrial (SECOFI), define a las Unidades de Verificación de la siguiente manera:
"Son personas físicas ó morales de tercera parte, que tienen la organización, el personal, la capacidad e integridad para coadyuvar en la evaluación de la conformidad a través de la constatación ocular ó comprobación mediante muestreo, medición, pruebas de laboratorio o examen de documentos en un momento o tiempo determinado, con la confianza que los servicios que presta son conducidos con competencia técnica, imparcialidad y confidencialidad".
Existen diferentes tipos de Unidades de Verificación, acreditadas ante (SECOFI); en:
• GAS LP. Y GAS NATURAL • SEGURIDAD, HIGIENE Y MEDIO AMBIENTE DE TRABAJO. • INSTALACIONES ELÉCTRICAS. • INFORMACIÓN COMERCIAL. • INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN. • AMBIENTAL • SANIDAD VEGETAL Y SANIDAD ANIMAL • TURISMO. • SECTOR HIDRÁULICO.
La normalización que aplica a las Unidades de Verificación, en lo general son:
• LA LEY FEDERAL DE METROLOGÍA Y NORMALIZACIÓN.
• EL REGLAMENTO DE LA LEY FEDERAL DE METROLOGÍA Y NORMALIZACIÓN (RLFMN).
• LA NORMA MEXICANA NMX-CC-16-1993-SCFI, "REQUISITOS GENERALES DE ACREDITAMIENTO DE UNIDADES DE VERIFICACIÓN".
En lo particular:
• LAS NORMAS QUE APLICAN A LA ESPECIALIDAD, EN LA QUE FUE ACREDITADA LA UNIDAD VERIFICADORA.
A continuación se describirán los artículos de la ley, reglamento y la norma mexicana, que aplican a las Unidades de Verificadoras:
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1.3 LEY FEDERAL DE METROLOGÍA Y NORMALIZACIÓN.
Esta ley tiene como objetivo en materia de normalización establecer el sistema nacional de acreditamiento de organismos de normalización y de certificación, Unidades de Verificación y de laboratorios de prueba y de calibración.
A continuación se citan los capítulos y artículos de la ley que inciden en la Unidad de Verificación:
CAPITULO l.-DE LA ACREDITACIÓN Y APROBACIÓN. ART.68.- La evaluación de la conformidad será realizada por las dependencias competentes o por los organismos de certificación, los laboratorios de pruebas o de calibración y por las Unidades de Verificación acreditadas y, en su caso, aprobados en los términos del artículo 70.
La acreditación de los organismos, laboratorios y unidades a que se refiere el párrafo anterior será realizada por las entidades de acreditación, para lo cual el interesado deberá: I. Presentar solicitud por escrito a la entidad de acreditación correspondiente,
acompañando, en su caso, sus estatutos y propuesta de actividades; II. Señalar las normas que pretende evaluar, indicando la materia, sector, rama, campo, o
actividad respectivos y describir los servicios que pretende prestar y los procedimientos a utilizar;
III. Demostrar que cuenta con la adecuada capacidad técnica, material y humana, en relación con los servicios que pretende prestar, así como con los procedimientos de aseguramiento de calidad, que garanticen el desempeño de sus funciones; y
IV. Otros que se determinen en esta Ley o su reglamento.
Integrada la solicitud de acreditación se procederá conforme al articulo siguiente:
ART.69.- Las entidades de acreditación integran comités de evaluación, como órganos de apoyo para la acreditación y en su caso, para la aprobación por las dependencias competentes.
ART.70.- Las dependencias competentes podrán aprobar a las personas acreditadas que se requieran para la evaluación de la conformidad, en lo que se refiere a normas oficiales mexicanas.
ART.70-C- La entidad de acreditación y las personas acreditadas por estas deberán:
IV V
Ajustarse a las reglas, procedimientos y métodos que se establezcan en las normas mexicanas y en defecto, las internacionales; Prestar sus servicios en condiciones no discriminatorias y observar las demás disposiciones en materia de competencia económica; Evitar la existencia de conflictos de interés que puedan afectar sus actuaciones y excusarse de actuar cuando existan tales conflictos; Resolver reclamaciones de cualquier interesado; y Permitir la revisión o verificación de sus entidades por parte de la dependencia competente, y demás por las entidades de acreditación en el caso de personas acreditadas.
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CAPITULO II.- DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA CONFORMIDAD.
ART.74.- Las dependencias o las personas acreditadas y aprobadas podrán evaluar la conformidad a petición de parte, para fines particulares, oficial eso de exportación. Los resultados se harán constar por escrito.
CAPITULO VI.- DE LAS UNIDADES DE VERIFICACIÓN.
ART.84.- Las Unidades de Verificación podrán a petición de la parte interesada, verificar el cumplimiento de normas oficiales mexicanas, solamente en aquellos campos o actividades para las que hubieren sido aprobadas por las dependencias competentes.
ART.85.- Los dictámenes de las Unidades de Verificación serán reconocidos por las dependencias competentes, así como por los organismos de certificación y en base a ellos podrán actuar en los términos de esta Ley y conforme a sus respectivas atribuciones.
ART.86.- Las dependencia podrán solicitar el auxilio de las Unidades de Verificación para la evaluación de la conformidad con respecto de normas oficiales mexicanas, en cuyo caso se sujetaran a las formalidades y requisitos establecidos en esta Ley.
ART.87.- El resultado de las operaciones que realizan las Unidades de Verificación se harán constar en un acta que será firmada, bajo su responsabilidad, por el acreditado en el caso de las personas físicas y por el propietario del establecimiento, o por el presidente del consejo de administración, administrador único o director general de la propia Unidad de Verificación reconocido por las dependencias conforme a las funciones que hayan sido específicamente autorizadas a la misma.
TITULO QUINTO.- DE LA VERIFICACIÓN CAPITULO ÚNICO.- VERIFICACIÓN Y VIGILANCIA.
ART.91.- Las dependencias competentes podrán realizar visitas de verificación con el objetivo de vigilar el cumplimiento de esta Ley y demás disposiciones aplicables, independientemente de los procedimientos para la evaluación de esta conformidad que hubieren establecido. Al efecto el personal autorizado por las dependencias podrá recabar los documentos de la evidencia necesaria para ello, así como las muestras conforme a lo dispuesto.
ART.92.- De cada visita de Verificación efectuada por personal de las dependencias competentes o Unidades de Verificación , se expedirá una acta detallada, sea cual fuera el resultado, la que será firmada por el representante de las dependencias o unidades, en su caso por el laboratorio en que se hubiere realizado, y el fabricante o prestador del servicio si hubiere intervenido.
ART.94.- Para los efectos de esta Ley se entiende por visita de verificación: I. La que se practique en los lugares en que se realice el proceso, alguna fase del
mismo, de productos, instrumentos para medir o servicios, con objeto de constatar ocularmente que se cumple con lo dispuesto en esta ley y además disposiciones derivadas de ella, así como comprobar lo concerniente a la utilización de los instrumentos para medir; y/o
II. La que se efectué con objeto de comprobar el cumplimiento de las normas oficiales mexicanas.
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ART.97.- De toda visita de verificación se levantará acta circunstanciada, en presencia de dos testigos propuestos por la persona con quien se hubiere entendido la diligencia o por quien la practique si aquella se hubiese negado a proponerlos.
TITULO SEXTO.- DE LOS INCENTIVOS, SANCIONES Y RECURSOS. CAPITULO II.- DE LAS SANCIONES.
ART.112.- El incumplimiento a lo dispuesto en esta ley y además disposiciones derivadas de ella será sancionado administrativamente por las dependencias conforme a sus atribuciones y en base a las actas de verificación y dictámenes de laboratorios acreditados que le sean presentados a la dependencia encargada de vigilar el cumplimiento de la norma conforme lo establecido en esta ley. Sin perjuicio de las sanciones establecidas en otros ordenamientos legales, las sanciones aplicables serán las siguientes: I. Multa;
II. Clausura temporal o definitiva que podrá ser parcial o total; III. Arresto hasta por treinta y seis horas; IV. Suspensión o revocación de la autorización, aprobación, o registro según corresponda;
y V. Suspensión o cancelación del documento donde constan los resultados de la
evaluación de la conformidad, así como de la autorización del uso de contra señas y marcas registradas.
ART.119.- La secretaria y las dependencias competentes de oficio, a petición de la Comisión Nacional de Normalización o de cualquier interesado, previo cumplimiento de la garantía de audiencia de acuerdo a lo establecido en la Ley Federal de Procedimiento Administrativo, podrá revocar todo o parcialmente la autorización, según corresponda, en las entidades de acreditación o de las personas acreditadas cuando:
I. Emitan acreditaciones, dictámenes, actas o algún otro documento que contenga información falsa, relativos a las actividades para las cuales fueron autorizadas, acreditadas o aprobadas;
II. Nieguen reiterada o injustamente el proporcionar el servicio que se les solicite; III. La disminución de recursos o de capacidad para emitir certificados o dictámenes se
prolongue por mas de tres meses consecutivos; o IV. Renuncien expresamente a la autorización, acreditación o aprobación otorgada. En el
caso de personas acreditadas se cancele su acreditación por una entidad de acreditación.
La renovación conllevará la entrega a la autoridad competente de la documentación relativa a las actividades para las cuales dichas entidades fueron autorizadas, y aprobadas, la prohibición de ostentarse como tales, sí como la de utilizar cualquier tipo de información o emblema pertinente átales actividades.
Se han descrito los artículos de mayor importancia en el desarrollo de las actividades, disposiciones regulatorias, vigilancia y sanciones de las entidades denominadas Unidades de Verificación, y de esta forma conocer el marco regulatorio de sus actividades en general.
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1.4 REGLAMENTO DE LA LEY FEDERAL SOBRE METROLOGÍA Y NORMALIZACIÓN5.
El reglamento de la LFMN tiene como objetivo desarrollar los preceptos de la ley. El reglamento es el documento de apoyo en el que se describen con claridad y al detalle los lineamientos del marco normativo de la ley, que inciden en la Unidad De Verificación.
TITULO CUARTO.- DE LA ACREDITACIÓN Y DETERMINACIÓN DE CUMPLIMIENTO CAPiTUO I.- DE LA ACREDITACIÓN Y APROBACIÓN
ART.75.- Las entidades de acreditación, previa opinión de las dependencias competentes, podrán suspender en forma parcial o total la acreditación de los organismos de certificación, laboratorios, y de prueba, laboratorio de calibración o Unidades de Verificación, cuando: I. No proporcionen a la entidad de acreditación o a las dependencias competentes en forma oportuna y completa los informes que les sean requeridos respecto a su funcionamiento y operación. II. Se impidan u obstaculicen las funciones de verificación y vigilancia de la entidad de acreditación o de las dependencias competentes;
III. Se disminuyan los recursos o la capacidad necesaria para emitir los dictámenes técnico o las certificaciones en áreas determinadas, caso en el cual las suspensión se concentrara en el área respectiva, o ;
IV. Cuando se violan las disposiciones de la Ley y el represente reglamento.
Los organismos de certificación, laboratorios de prueba, laboratorios de calibración y unidades de Verificación, después de haber sido notificados, y tendrán el termino de cinco días para manifestar lo que a su derecho convenga a la entidad de acreditación que pretende imponer la medida. Concluido dicho termino sin que se justifique su actuación, se procederá a la suspensión de los mismos. La suspensión durara en tanto no se cumpla con los requisitos u obligaciones respectivas, pudiendo concretarse esta, solo al área de incumplimiento cuando sea posible.
ART.76.- Las entidades de acreditación, previa opinión de las dependencias competentes, podrán cancelar la acreditación de los organismos de certificación, laboratorio de prueba, laboratorio de calibración o Unidades de Verificación, cuando: I. Emitan documentos donde se hagan constar los resultados de elaboración de la
conformidad con información o datos erróneos o falsos; II. Nieguen reiterada o injustificadamente el servicio que se les solicite;
III. Renuncien expresamente a la acreditación concedida para operar; IV. Reincidan en las violaciones a que hacen referencia las fracciones I, II, y II del articulo
anterior, o V. Se disminuyan los recursos o la capacidad para emitir certificados o dictámenes por
mas de tres meses consecutivos.
Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 14 de Enero de 1999. (RLFMN).
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CAPITULO II.- DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA CONFORMIDAD.
ART.88.- Los laboratorios de prueba y calibración, organismos de certificación y, en su caso, la Unidades de Verificación acreditadas y aprobadas deberán demostrar, en la forma que indique la entidad de acreditación, que operan bajo un procedimiento de aseguramiento de la calidad que se encuentra previsto en las normas oficiales mexicanas, normas mexicanas o normas de lineamientos internacionales, que actúan con imparcialidad, independencia e integridad y que garantizan la confidencialidad y la solución de posibles conflictos que puedan afectar la confianza que deben brindar.
TITULO QUINTO.- REGLAMENTO DE LA LEY FEDERAL SOBRE METROLOGÍA Y NORMALIZACIÓN. CAPITULO ÚNICO.- VERIFICACIÓN Y VIGILANCIA. ART.97.- La visitas de verificación para la evaluación de la conformidad respecto de normas oficiales mexicanas se efectuarán por el personal de la autoridad competente debidamente autorizado o mediante auxilio de unidades de verificación acreditadas y aprobadas que sean comisionadas específicamente por la autoridad respectiva, conforme a un programa de verificaciones previamente elaborado por la misma.
ART.98.- El personal de la autoridad competente o de la Unidad de Verificación acreditada y aprobada, comisionado para efectuar las visitas de verificación o comprobación deberá observar las reglas siguientes: I. Se presentará en la empresa con una identificación vigente en la que conste que está
adscrito a la autoridad competente, o bien, a la Unidad de Verificación acreditada y aprobada. Dicha identificación deberá contener por ambos lados la leyenda siguiente "Esta credencial autoriza a su portador a realizar la verificación, solamente si exhibe el oficio de comisión correspondiente".
II. Entregará el original del oficio de comisión a fin de que la persona que atiende la visita tenga conocimiento del objeto de la misma y en su caso, copia de la acreditación y aprobación correspondiente. Dicho oficio deberá indicar el domicilio y teléfono de la autoridad competente que ordena la visita con el fin de que los particulares que son visitados puedan verificar la procedencia de la misma;
III. Solicitará a la persona que atiende la visita, que nombre a dos personas que fungirán como testigos, en los términos del articulo 97 de la Ley;
IV. Realizará una constatación ocular de los productos, métodos, procesos, sistemas o practicas industriales, comerciales o de servicios que se encuentren en el establecimiento y, es su caso, recabará muestras según sea el objeto de la visita;
V. Una vez realizada la verificación procederá a levantar el acta con letra legible, sin tachaduras y asentando con toda claridad los hechos encontrados;
VI. Antes de cerrar el acta, firmarán el margen y el calce los que deseen hacerlo, y la falta de alguno de ellos se hará constar en la misma, sin que esto invalide su contenido.
Estos son los capítulos y artículos del reglamento, que inciden en las actividades de la Unidad de Verificación y que regirán su comportamiento en el proceso de verificar.
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1.5 REQUISITOS GENERALES DE ACREDITAMIENTO DE UNIDADES DE VERIFICACIÓN NMX-CC-16-19936. Esta norma mexicana establece los requisitos generales que deben cumplirse a fin de
proporcionar la confianza suficiente de que los servicios que presta una Unidad de Verificación sean conducidos con competencia técnica, imparcialidad, confidencialidad y esmero, que además aseguren el contenido y exactitud de los informes, los cuales deben ser elaborados por el personal competente y calificado, todo ello para cubrir las necesidades de los usuarios individuales, entidades gubernamentales organismos de certificación y otros relacionados con actividades de certificación y acreditamiento:
4*.- ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DE OPERACIÓN ORGANIZACIÓN.- La Unidad de Verificación debe:
• Estar constituida legalmente •Tener una estructura organizacional que le permita mantener la capacidad para
realizar sus funciones técnicas en forma satisfactoria • Definir claramente los campos tecnológicos a ser cubiertos por sus servicios de
verificación. •Ser capaz de demostrar que tiene la capacidad de proveer los servicios de
verificación • No tener interés comercial en el producto, proceso o servicio que verifique la unidad •No tener compromiso, ni haber tenido compromiso en cualquier servicio de
consultoría que entre en conflicto con su papel de verificación
PROCEDIMIENTO DE OPERACIÓN- La Unidad de Verificación debe tener procedimientos para.
• Delimitar claramente los servicios de verificación acreditados de cualquier otra función.
• Limitar las actividades a aquellas funciones para las cuales esta específicamente enfocada.
• Establecer mecanismos de retroalimentación y acciones correctivas siempre que se detecten discrepancias en la verificación
• Atender reclamaciones técnicas • Considerar y resolver apelaciones en contra de sus decisiones. • También puede ser requerido que la Unidad de Verificación, proporcione información
en aspectos tales como-
a) El historial de experiencias de la Unidad de Verificación b) El área geográfica en que generalmente cubre el servicio de verificación c) Los propietarios de la Unidad de Verificación. d) La calificación de su directivo y de su personal.
5 SISTEMA DE CALIDAD • La Unidad de Verificación debe operar en un sistema de calidad interno eficaz
adecuado al tipo, campo y volumen de trabajo que realiza. Este sistema de calidad debe seguir lo establecido por la sene de normas NMX-CC aplicables El sistema de calidad debe seguir todos los criterios contenidos en la presente norma y estar documentado. Esta documentación debe estar disponible para el uso del personal del la U V.; debe mantenerse actualizado por el responsable de la U V
Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 27 de Diciembre de 1993
NOTA La numeración corresponde a la indicada en la norma NMX-CC-16-1993
12
• El sistema de calidad debe ser auditado y revisado sistemática y periódicamente, para asegurar la efectividad del sistema y sus resultados. Tales auditorias y revisiones deben registrarse junto a los detalles de cualquier acción tomada.
• La Unidad de Verificación debe mantener un sistema para el control de toda la documentación relacionada con su sistema de calidad para:
a) Asegurar que las ediciones actualizadas de la documentación adecuada está disponible en los lugares requeridos y para todo el personal involucrado.
b) Asegurar que todos los cambios enmiendas a los documentos están correctamente actualizados.
c) Asegurar que los documentos obsoletos son eliminados de su uso. d) Notificar a las partes involucradas los cambios significativos.
6 PERSONAL • La Unidad de Verificación debe tener suficiente personal para llevar a cabo su
trabajo, para el cual declarara ser competente. • El personal debe tener la educación necesaria, capacitación actualizada, los
conocimientos técnicos y experiencia en las funciones asignadas. • El personal de la Unidad de Verificación, que tenga la responsabilidad de hacer
recomendaciones iniciales debe estar calificado en las disciplinas correspondientes. • Tener adecuada experiencia en la aplicación practica del aseguramiento de calidad,
técnicas de inspección, de verificación y métodos de producción. • Todo el personal debe estar consciente del alcance y limitaciones de sus funciones y
responsabilidades. • La remuneración del personal no debe estar influenciada por la frecuencia o los
resultados de las verificaciones. • Debe existir una descripción del trabajo para cada categoría, que incluya los
requisitos necesarios de educación, entrenamiento, conocimientos técnicos y de experiencia.
7 MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN • La Unidad de Verificación debe usar los métodos procedimientos especificados en los
requisitos contra los cuales debe realizarse la verificación. • La Unidad de Verificación, debe estar provista y usar adecuadamente las
instrucciones de la documentación. Todas las instrucciones normas o procedimientos deben mantenerse actualizados y estar disponibles para todo el personal.
• Cuando sea necesario utilizar métodos o procedimiento que no han sido requeridos deben registrarse cualquier desviación, adición u omisión de los requisitos.
8 MANEJO DE MUESTRAS. • Debe aplicarse un sistema para identificar las muestras. • Cuando sea necesario, debe existir un procedimiento para almacenar muestras o
elementos.
9 ESTABILIDAD FINANCIERA. • La Unidad de Verificación debe ser financieramente sana.
10 CAPACIDAD DE COMUNICACIÓN. • La Unidad de Verificación debe ser capaz de comunicarse efectivamente con los
clientes de sus servicios en las diferentes áreas geográficas.
11 REGISTROS. • La Unidad de Verificación debe mantener un sistema de registros que sea adecuado
a sus circunstancias particulares y a los requisitos de otros organismos. 13
• Debe mantener por un periodo predeterminado los registros de todos los informes de verificación.
• La Unidad de Verificación, debe asegurarse que en todo momento tales registros serán mantenidos confidencialmente y seguros por un periodo adecuado.
12 INFORMES. • El trabajo realizado por la Unidad de Verificación debe de remplazarse con un
informe para sus clientes. • Todos los informes deben ser invariablemente aprobados o revisados por el personal
de la Unidad de Verificación con un nivel de supervisión adecuada. • La Unidad de Verificación, debe asegurarse que en todo momento dichos informes se
mantendrán en confidencialidad y seguros. • Se debe tener un cuidado particular en la presentación de los informes de
verificación para que el lector tenga una clara comprensión. • Las correcciones o las adiciones a un informe de verificación después de su emisión,
debe hacerse solamente a través de un documento posterior al informe.
13 CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD . • La Unidad de Verificación debe tener reglas y medidas de seguridad para la
protección de los derechos de propiedad y la confidencialidad de la información. • Debe estar dispuesta a observar los términos y condiciones de confidencialidad y
seguridad de sus practicas de acuerdo a lo requerido por sus clientes. • En el transcurso de sus actividades, la Unidad de Verificación, puede recibir
información tal como: los procesos de fabricación, información del mercado, volumen o valor de la producción y otros, que se consideran secretas o confidenciales.
• Todo el personal de la debe estar consciente de la necesidad de confidencialidad y seguridad de su trabajo.
• Todo personal designado en el campo del trabajo de la Unidad de Verificación debe ser acreditado con un distintivo que le sirva como identificación.
14 INSTALACIONES Y EQUIPO • La Unidad de Verificación debe tener instalaciones y equipos adecuados, que
permitan satisfacer todas las necesidades asociadas con los servicio de verificación que se lleven a cabo.
• Al personal de verificación debe proporcionársele el equipo necesario para el desempeño de sus servicios.
15SUBCONTRATACION • Las Unidades de Verificación deben generalmente desempeñar por si mismas la
verificación que se han comprometido a realizar. • Cuando una Unidad de Verificación subcontrate una parte de la verificación debe
asegurarse que las responsabilidades y obligaciones de la verificación conducida en su nombre, se cumpla.
• La Unidad de Verificación debe asegurar y estar en posibilidad de demostrar que su subcontratado es competente para el desarrollo de los servicios en cuestión.
• La Unidad de Verificación, debe advertir y obtener el consentimiento por escrito referente a la intención de subcontratar cualquier parte de la verificación.
16 COOPERACIÓN. • La Unidad de Verificación debe proporcionar al cliente una cooperación razonable
para permitir el seguimiento del desarrollo de la verificación. • La Unidad de Verificación, debe cooperar con el organismo con el cual tiene
relaciones contractuales que involucran los servicios de verificación. 14
Se han descrito los requisitos generales que la Unidad de Verificación debe cumplir para poder llevar a cabo los servicios de verificación bajo los criterios especificados.
1.6 UNIDAD DE VERIFICACIÓN EN GAS LICUADO DE PETRÓLEO.
Como se describió con anterioridad la normatividad que aplica a las Unidades Verificadoras en lo general: La Ley Federal de Metrología y Normalización, el Reglamento de la Ley Federal de Metrología y la MNX-CC-16-1993. Requisitos Generales de Acreditamiento de Unidades de Verificación; en lo particular las normas o reglamentos que aplican a la especialidad en que obtienen su acreditación; a las Unidades Verificadoras en gas L.P. les aplica el REGLAMENTO DE DISTRIBUCIÓN DE GAS LICUADO DE PETRÓLEO (LP.)7.
El reglamento, tiene como objeto "regular el servicio de distribución de gas licuado de petróleo". Las Unidades Verificadoras en gas L.P. , se acreditan de conformidad y operan en una o mas de las siguientes especialidades: a) Plantas de almacenamiento, bodegas de distribución y estaciones de
suministro de gas para carburación; b) Instalaciones de aprovechamiento domesticas, comerciales de servicios e
industriales; c) Instalaciones de equipo de carburación y en equipos de carburación; d) Pruebas no destructivas para sistemas de gas.
La Unidad de Verificación en gas L.P., desarrollará servicios con el propósito de comprobar el cumplimiento de las normas aplicables a las instalaciones.
En el Capitulo Sexto, del Reglamento, relacionado con: la verificación de las instalaciones, cita en e l : ART.33.- El diseño, construcción, equipamiento, modificación, funcionamiento y retiro de plantas de almacenamiento, estaciones de gas, bodegas, de distribución, instalaciones de aprovechamiento, así como las mediciones a equipo y auto tanques, se llevaran a cabo con apego a las normas y demás disposiciones aplicables en la materia.
ART.34.- Las actividades a que se refiere el articulo anterior deberán supervisarse y dictaminarse por unidades verificadoras acreditadas en la especialidad correspondiente.
7 Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 25 de Noviembre de 1993.
NOTA.- L.P. ó Gas Licuado de Petróleo: Combustible en cuya composición predominan los hidrocarburos butano,
propano o sus mezclas.
15
La Secretaria de Comercio y Fomento Industrial, publicó en el Diario Oficial de la Federación, del día 11 de Junio de 1999, la relación de las 471 Unidades Verificadoras en gas L.P.
A continuación se relacionan las Unidades Verificadoras en gas L.P., de acuerdo a la entidad federativa donde se ubican:
ENTIDAD FEDERATIVA
AGUASCALIENTES BAJA CALIFORNIA COAHUILA CHIAPAS CHIHUAHUA DISTRITO FEDERAL DURANGO EDO. DE MÉXICO GUANAJUATO GUERRERO HIDALGO JALISCO MICHOACÁN MORELOS NAYARIT OAXACA, PUEBLA QUERETARO QUINTANA ROO SAN LUIS POTOSÍ SINALOA SONORA TABASCO TAMAULIPAS TLAXCALA VERACRUZ YUCATÁN ZACATECAS
PLANTAS DE
ALMACENAMIENTO 1 5 3 2 3
43 0 16 13 0 1 8 0 0 0 0 4 2 1 5 2 3 1 5 2 2 2 2
130
INSTALACIONES DE
APROVECHAMIENTO 5 9 6 5 12 53 6 16 14 2 0 7 3 4 1 6 6 8 2 7 2 7 3 4 2 9 2 2
207
INSTALACIONES DE
CARBURACIÓN D 2 7 2 0 4
29 0 16 8 2 0 6 1 0 0 1 4 2 1 5 1 1 0 6 1 1 2 2
107
PRUEB, NO
ESTRUC 0 1 0 0 1
12 0 3 1 0 0 1 0 0 0 0 0 2 0 4 0 0 0 0 0 0 0 0 27
1.7 UNIDADES DE VERIFICACIÓN EN INSTALACIONES DE APROVECHAMIENTO PARA GAS L.P.
Motivo del presente trabajo será la actividad de las Unidades de Verificación en Instalaciones de Aprovechamiento, las cuales tiene como objetivo: La verificación de las instalaciones domesticas, comerciales, de servicios e industriales, con el propósito de comprobar el cumplimiento de las Normas Oficiales Mexicanas en dichas instalaciones.
16
Por instalaciones de aprovechamiento de gas L.P., se entenderá el sistema fijo y permanente que a presión regulada suministra gas L.P. a los aparatos de consumo para su aprovechamiento como combustible.
La normatividad que aplica a las Unidades de Verificadoras en instalaciones de aprovechamiento de gas L.P., es:
> LEY FEDERAL DE METROLOGÍA Y NORMALIZACIÓN. > REGLAMENTO DE LA LEY FEDERAL DE METROLOGÍA Y
NORMALIZACIÓN. > LA NORMA MEXICANA NOM-069-SCFM994. REQUISITOS GENERALES
DE ACREDITAMIENTO DE UNIDADES DE VERIFICACIÓN. > EL REGLAMENTO DE GAS LICUADO DE PETRÓLEO. > NORMA OFICIAL MEXICANA NOM-069-SCFI-1994. INSTALACIONES DE
APROVECHAMIENTO PARA GAS LP. > NORMAS COMPLEMENTARIAS.
La norma de referencia que aplica a las Unidades de Verificación en instalaciones de aprovechamiento para evaluar la conformidad es la NOM-69-SCFL19948. esta norma fija las reglas para el diseño, ejecución y modificación de instalaciones para gas L.P. Esta norma se complementa con las siguientes normas:
NOM-018/1-SCFI-1993 RECIPIENTES PORTÁTILES PARA CONTENER GAS L.P..NO EXPUESTOS A CALENTAMIENTO POR MEDIOS ARTIFICIALES. FABRICACIÓN
NOM-018/2-SCFI-1993 RECIPIENTES PORTÁTILES PARA CONTENER GAS LP. VÁLVULAS.
NOM-018/3-SCFI-1993 DISTRIBUCIÓN Y CONSUMO DE GAS L.P., RECIPIENTES PORTÁTILES Y SUS ACCESORIOS, PARTE 3 COBRE Y ALEACIONES.
NOM-018/4-SCFI-1993 DISTRIBUCIÓN Y CONSUMO DE GAS L.P.,RECIPIENTES PORTÁTILES Y SUS ACCESORIOS. PARTE 4. REGULADORES DE BAJA PRESIÓN PARA GASES LICUADOS DE PETRÓLEO.
NOM-021/1-SCFI-1993 RECIPIENTES SUJETOS A PRESIÓN NO EXPUESTOS A CALENTAMIENTOS POR MEDIOS ARTIFICIALES P/ CONTENER GAS L.P. TIPO NO PORTÁTIL.
NOM-021/2-SCFI-1993 RECIPIENTES SUJETOS A PRESIÓN NO EXPUESTOS A CALENTAMIENTO POR MEDIOS ARTIFICIALES PARA CONTENER GAS L.P. TIPO NO PORTÁTIL, DESTINADOS A PLANTA DE ALMACENAMIENTO PARA DISTRIBUCIÓN Y ESTACIONES DE APROVECHAMIENTO DE VEHÍCULOS.
NOM-021/3-SCFI-1993 RECIPIENTES SUJETOS A PRESIÓN NO EXPUESTOS A CALENTAMIENTO POR MEDIOS ARTIFICIALES PARA CONTENER GAS L.P. TIPO NO PORTÁTIL, PARA INSTALACIONES DE APROVECHAMIENTO FINAL DE GAS L.P. COMO COMBUSTIBLE.
8 Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 1 de Agosto de 1994
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NOM-026-STPS-1993 APLICACIÓN DE CÓDIGO DE COLORES EN INSTALACIONES INDUSTRIALES
NOM-028-STPS-1993 SEGURIDAD. CÓDIGO DE COLORES PARA LA IDENTIFICACIÓN DE FLUIDOS CONDUCIDOS EN TUBERÍAS.
NMX-B-10-1986 PRODUCTIS SIDERÚRGICOS. TUBOS DE ACERO AL CARBONO CON O SIN COSTURA NEGROS O GALVANIZADOS POR INMERSIÓN EN CALIENTE PARA USOS COMUNES.
NMX-E-43-1977 TUBOS DE POLIETILENO. CONDUCCIÓN DE GAS NATURAL O LP. NMX-H-22-1989 CONEXIONES ROSCADAS DE HIERRO MALEABLE. NMX-W-18-1991 COBRE TUBOS SIN COSTURA PARA CONDUCCIÓN DE FLUIDOS
A PRESIÓN. NMX-W-101-1982 COBRE. CONEXIONES SOLDABLES. NMX-X-002-1986 LATÓN CONEXIONES ROSCADAS NMX-X-004-1967 CALIDAD Y FUNCIONAMIENTO DE CONEXIONES UTILIZADAS EN
LAS MANGUERAS QUE SE EMPLEAN EN LA CONDUCCIÓN DE GAS L.P. Y NATURAL
NMX-X-25-1992 VÁLVULAS PARA RECIPIENTES SUJETOS A PRESIÓN NO EXPUESTOS A CALENTAMIENTOS POR MEDIOS ARTIFICIALES PARA CONTENER GAS L.P. TIPO NO PORTÁTIL.
NMX-X-026-1973 REGULADOR DE BAJA PRESIÓN CON VÁLVULA PARA ACOPLAMIENTO DIRECTO.
NMX-X-029-1985 GAS L.P MANGUERAS CON REFUERZO DE ALAMBRE O FIBRAS TEXTILES.
NMX-X-031-1983 INSTALACIONES DE GAS NATURAL O LP. VAPOR DE AIRE. VÁLVULA DE PASO.
NMX-X-057-1972 CALIDAD Y FUNCIONAMIENTO DE VAPORIZADORES PARA GAS L.P.
Toda instalación de aprovechamiento de gas L.P., debe ser dictaminada por una Unidad Verificadora acreditada, dicha unidad debe emitir un dictamen, indicando el cumplimiento de las normas y de esta manera saber que la instalación garantiza la seguridad de los usuarios.
Según el ART.37 del Reglamento de Gas Licuado de Petróleo9; Son obligaciones de las Unidades Verificadoras:
I. Dictaminar el cumplimiento de la norma respecto del diseño y de ejecución de obras y de instalaciones, asegurándose de que tanto, los proyectos de la realización de los mismos, cumplan con lo establecido en las normas y demás disposiciones legales aplicables;
II. Supervisar el cumplimiento de las medidas de seguridad de las obras e instalaciones;
III. Verificar que la operación y funcionamiento de instalaciones cumplan con las características establecidas en las normas y demás disposiciones establecidas.
IV. Supervisar la ejecución de las obras e instalaciones que se realicen conforme al proyecto presentado inicialmente, junto con la solicitud de autorización;
9 Reglamento de Distribución de Gas Licuado de Petróleo publicado el 25 de Noviembre de 1993, en el Diario Oficial
de la Federación
18
V. Verificar que los manuales de capacitación, operación, mantenimiento y contingencias cumplan con las normas correspondientes y;
VI. Las demás que se establezcan en este reglamento y las disposiciones legales establecidas.
1.7.1 EL ACREDITAMIENTO Y AUTORIZACIÓN DE LAS UNIDADES VERIFICADORAS EN INSTALACIONES DE APROVECHAMIENTO.
Los antecedentes de las Unidades Verificadoras son los siguientes:
El 29 de marzo de 1960, se publica en el Diario Oficial de la Federación el Reglamento de la Distribución de Gas L.P. y Natural. En sus art. del 41 al 54, se fijan las normas a que deben sujetarse los peritos responsables en materia de proyectos e instalaciones de gas L.P. y gas natural. La dependencia que autorizaba a los peritos era la Secretaria de Industria y Comercio (S.I.C).
El 30 de Julio de 1970, se publica en el Diario Oficial de la Federación el instructivo que norma las funciones de los técnicos responsables en materia de gas L.P. y gas natural. La Dirección General de Gas de la Secretaria de Industria y Comercio era la encargada de autorizar a los técnicos responsables.
El 25 de Noviembre de 1993, se publica en el Diario Oficial de la Federación el Reglamento de Gas Licuado y de Petróleo. Del art.33 al 38, se promueve la creación de las entidades denominadas Unidades Verificadoras, las cuales se acreditarán de conformidad con lo dispuesto en La Ley Federal de Metrología y Normalización. La Secretaria de Comercio y Fomento Industrial es la encargada de aprobar y acreditar a las Unidades de Verificación.
El 4 de Diciembre de 1995, se publico en El Diario Oficial de la Federación, la adscripción de la Dirección General de Gas al titular de la Secretaria de Energía; le corresponde a esta Secretaría, aprobar y a la Secretaría de Comercio y Fomento Industrial, la que acredite a las Unidades de Verificación.
El 14 de Enero de 1999, se publico en el Diario Oficial de la Federación, la autorización para operar como entidad nacional de acreditación a la asociación civil denominada Entidad Mexicana de Acreditación A.C., con esto se da cumplimiento a uno de los objetivos de la Ley de Metrología y Normalización, que es establecer organismos de Normalización y de Certificación. Corresponde a esta entidad acreditar ahora a las Unidades de Verificación y a la Secretaria de Energía le corresponde su aprobación.
19
1.8 LA APROBACIÓN Y ACREDITAMIENTO DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN EN MATERIA DE GAS LP.
El proceso para obtener la aprobación y acreditamiento es de la siguiente manera.
La dependencia que aprueba, lanza la convocatoria a nivel nacional, normalmente es una vez por año y los requisitos son:
A. Llenar una solicitud: se requieren los datos generales del solicitante y anexar Curriculum Vitae, copia del acta de nacimiento, historial de experiencia, avalada documentalmente, cédula profesional con licenciatura relacionada en la materia, registro federal de contribuyentes y cuatro fotos tamaño infantil.
B. Presentar un examen de conocimientos técnicos, el cual debe ser aprobado con una calificación mínima de 8.
El comité de evaluación de Unidades de Verificación es el encargado de calificar exámenes y evaluar resultados.
La dependencia encargada de realizar la aprobación comunica al solicitante el resultado, si es aprobatorio, deberá esperar el acreditamiento de la dependencia acreditadora si el resultado es negativo, podrá solicitar la revisión de la evaluación o en su caso esperar una nueva convocatoria.
Los acreditados, tienen una validez de dos años. Vencido el tiempo es necesario esperar la convocatoria y cumplir con los requisitos de esta, para el reacreditamiento.
1.9 CONCLUSIONES
En este capitulo se ha descrito el marco normativo que rige a las Unidades de Verificación, las cuales tiene como objetivo evaluar la conformidad de un producto.
Las Unidades de Verificación tienen la responsabilidad de actuar de acuerdo a los lineamientos normativos en el desempeño sus funciones, estos lineamientos están descritos en leyes, reglamentos, normas y demás disposiciones que apliquen:
Según requerimientos normativos la Unidad de Verificación debe tener una organización; el personal, la capacidad y la integridad para realizar los servicios de verificación bajo criterios especificados, además de contar con los
20
procedimientos documentados, haber implementado un sistema de calidad, contar con la estructura organizacional para que pueda garantizar un servicio de calidad.
La Unidad de Verificación en instalaciones de aprovechamiento de gas LP.,esta encargada de emitir un dictamen indicando el cumplimiento de las normas y de esta manera saber que la instalación garantiza la seguridad de los usuarios.
Es importante conocer el grado de cumplimiento de los requisitos del marco normativo de Unidades de Verificación en instalaciones de aprovechamiento de gas L.P., para esto es necesario implementar un diagnostico que nos permita conocer de que manera realizan sus actividades y como están organizadas.
21
CAPITULO II
LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
22
B I C I I C B L I 0 T E C A
2.0 LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
2.1 GENERALIDADES Este capitulo tiene como propósito realizar el diagnostico de la situación
actual de las Unidades de Verificación en Instalaciones de aprovechamiento para gas L.P.
Los objetivos del diagnostico son: • Identificar las características de la organización • Identificar las principales variables no controlables del entorno. • Identificar sus fortalezas y debilidades, que se derivan del comportamiento
presente de la empresa. • Identificar sus oportunidades y amenazas del entorno.
Es necesario conocer de las Unidades de Verificación: su organización, el procedimiento de trabajo, el método de control del proceso de verificación y así identificar sus principales problemas o/y oportunidades que se presenten.
La Unidad de Verificación ofrece o presta un servicio, de ahí la importancia de evaluar sus procesos; tiene la ventaja que la actividad de verificación la desarrolla en base a la normatividad que aplica al producto a verificar, pero cabe preguntarse: ¿ y la organización como está? ¿ se han documentado sus procesos?.
Al realizar el diagnostico de la Unidad de Verificación caben también las siguientes preguntas:
A DONDE ESTA LA U.V.? A DONDE VA LA U.V.? A DONDE QUIERE IR LA U.V.?
ADONDE QUEREMOS
. ^ • \ IR9
ADONDE - H VAMOS?
Fig. No.1 LAS TRES PREGUNTAS BÁSICAS
23
Las dos primeras preguntas quedaran contestadas al concluir el diagnostico, la tercera pregunta se contestará al desarrollar el tercer capitulo.
2.2 DESCRIPCIÓN DE ENCUESTAS Y METODOLOGÍA DE APLICACIÓN
Para poder realizar el diagnostico de la Unidad de Verificación es necesario conocerla internamente, conocer cuales son los procedimientos de verificación y conocer su estructura organizativa.
Se realizo la investigación de campo con el objeto de recopilar la información real de la Unidad de Verificación. Esta recopilación de la información se realizó a través de encuestas por cuestionario.
Desarrollo de Cuestionarios. Se desarrollaron los cuestionarios, considerando los siguientes objetivos:
• Identificar las características de los centros de trabajo.
• Identificar su modelo de trabajo.
• Conocer su organización.
• Conocer de qué manera cumplen los requisitos de acreditamiento de
Unidades de Verificación ( NMX-CC-16:199310)
Determinación de la Muestra.
Se decidió investigar a 10 Unidades de Verificación de la región (Oaxaca-Chiapas); 7 Unidades con la especialidad en Instalaciones de aprovechamiento de gas y 3 Unidades en Instalaciones eléctricas.
Se incluyeron las Unidades de Verificación eléctricas, dada la similitud de sus actividades.
Aplicación de Encuestas.
Se procedió a llamar por teléfono a los titulares de las Unidades de Verificación, para concertar una cita para explicarles el motivo de la investigación.
10 NMX-CC-16:1993 0p.cit.
24
Una vez concertada la cita se acudió a las diferentes oficinas de las Unidades de Verificación, se les dio a conocer a los titulares, cual es el objetivo de realizar esta investigación, en que consistían las encuestas y se les explico la forma del llenado, se les aclaro algunas dudas que surgieron en ese momento. Durante la entrevista explicativa, se observo mucha disposición para colaborar con la investigación.
A cada titular de la U.V. se les hizo entrega de un juego de cuatro diferentes encuestas, con el compromiso, que la devolución de éstas seria en 72 horas. Si existía alguna duda, debían de comunicarse por teléfono para aclararlas
También se adquirió el compromiso que la información proporcionada, sería manejada con estricta confidencialidad, ya que fue una de las principales preocupaciones que se percibió durante las entrevistas.
La devolución de las encuestas, se tardó en promedio una semana. Únicamente se devolvieron 6 juegos de encuestas; las que faltaron (cuatro juegos de encuestas) los titulares de las U.V., argumentaron exceso de trabajo.
Los comentarios recibidos por los titulares que colaboraron, fueron muy positivos, en virtud que el contenido de las encuestas los hizo reflexionar respecto a las actividades que realizan y las diferencias que presentan.
2.3 ENCUESTAS
Las encuestas aplicadas cubren los siguientes aspectos:
Encuesta No.1.- EVALUACIÓN DE LOS CENTROS DE TRABAJO DE — LAS UNIDADES DE VERIFICACIÓN.
Encuesta No.2.- CUESTIONARIO DE DIAGNOSTICO DE PRODUCTIVIDAD Y CALIDAD.
Encuesta No.3.- DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL.
Encuesta No. 4.- CUESTIONARIO DE INFORMACIÓN PREVIA PARA OBTENER EL ACREDITAMIENTO DE UNIDAD DE VERIFICACIÓN (NMX-CC-16:1993)
25
2.4 DIAGNOSTICO DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
El proceso de diagnostico, se entiende como una lógica de investigación, cuya intención es pasar de un conocimiento de la problemática a la definición del problema que comprende: Cuales son las causas de los síntomas, cuales los efectos, quienes y como se ven afectados, que elementos pueden controlarse, con que medio se cuenta para ello, cuales son los obstáculos principales, etc.11
La situación de la Unidad de Verificación no es muy favorable en lo que se refiere a su organización y al control de sus procesos, según los resultados de las encuestas aplicadas.
A continuación, se presentan los resultados de las encuestas, las gráficas y la interpretación de resultados, según las investigaciones de campo.
ENCUESTA No.1.- EVALUACIÓN DE LOS CENTROS DE TRABAJO DE LAS UNIDADES DE VERIFICACIÓN.
Objetivo del cuestionario:
• Esta evaluación la aplica la Secretaría del Trabajo y Prevención Social, y tiene como objetivo: Que las microempresas cuenten con un instrumento practico para verificar el cumplimiento de la normatividad en sus centros de trabajo en cuanto a la seguridad.
El cuestionario
A continuación se presenta el cuestionario sintetizado en un diagrama de matriz , en ella se incluyen: las preguntas, las respuestas de las 6 Unidades de Verificación, el valor de los puntos a cada respuesta y el porcentaje de frecuencia según la contestación afirmativa ó negativa
11 Perales Rivera Silva Diagnostico Fundamentos, metodología y técnicas Cuadernos de planeacion y Sistemas
UNAM Mexico 199 p17
26
Diagrama de matriz de los resultados de la encuesta No.1
PREGUNTAS
1. ¿ Las instalaciones de su centro, están construidas para soportar los fenómenos meteorológicos y los que se originen por las actividades que se desarrollan?
2. ¿ Las areas de su centro de trabajo se mantienen limpias y ordenadas?
3. ¿ Las instalaciones eléctricas se encuentran en buen estado (se evitan instalaciones provisionales, cables sueltos, registros abiertos, etc.)?
4. ¿El centro de trabajo cuenta con equipo para la prevención y combate de incendios
5. ¿ El patrón proporciona capacitación en seguridad e higiene en el trabajo?
6. ¿ La maquinaria y equipo que se utiliza, ¿cuenta con dispositivos de seguridad?
7. ¿Los trabajos cuentan con equipo de protección personal acorde al tipo de riesgo?
8. ¿Se cuenta con espacios destinados para el almacenamiento de materiales?
9. ¿Se extiende el material de curación para prestar los primeros auxilios?
10. ¿En su centro de trabajo existe y funciona la Comisión de Seguridad e Higiene?
11. ¿Se mantienen controlados los agentes contaminantes (ruido, polvos, humos, vapores, gases, etc.)
12. ¿Se utilizan señales y avisos de seguridad en su centro de trabajo?
13. ¿Se investigan las causas de los accidentes para evitar su repetición?
14. ¿ La herramienta que se utiliza se encuentra en condiciones apropiadas para trabajar?
15. ¿ Los trabajadores cumplen con las medidas de seguridad
SUMA DE PUNTOS
UNIDAC
1
SI
SI
SI
SI
NO
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
NO
SI
SI
19
2
SI
SI
SI
NO
SI
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
SI
SI
SI
23
Criterio de evaluación
) DE VERIFICACIÓN No.
3
SI
SI
SI
SI
SI
SI
NO
SI
SI
NO
NO
NO
SI
SI
NO
22
4
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
SI
SI
SI
26
5
SI
SI
SI
SI
SI
NO
SI
NO
SI
NO
NO
NO
NO
SI
SI
20
6
SI
SI
SI
NO
NO
SI
SI
SI
NO
NO
SI
SI
SI
SI
SI
23
VALOR DE PUNTOS
SI
2
1
3
3
3
2
2
2
2
2
3
2
2
2
2
NO
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
PORCENTAJE SI
100%
100%
100%
65%
65%
85%
85%
85%
65%
0%
15%
15%
65%
100%
85%
NO
0%
0%
0%
35%
35%
15%
15%
15%
35%
100%
85%
85%
85%
0%
15%
27
Se suman los puntos de la encuesta y se compara el resultado con la siguiente tabla.
PUNTOS De 31 A 34
De 28 A 30
De 21 A 27
Menos de 21
CONDICIONES DE SEGURIDAD Muy buenas
Buenas
Regulares
Malas
Gráfica de resultados
Gráfica No.1.- Condiciones de seguridad de los Centros de Trabajo de las Unidades de Verificación, según resultados de las encuestas.
U
N
O
34
25
20
15
10
5
0
y
y
y
y
19
"23" 22
26
20
2* • 1 D2 D3 • 4 • 5 • 6
Unidades de verificación No. 1, 2, 3, 4, 5, 6
28
Interpretación de resultados
Según los puntos obtenidos la clasificación es la siguiente:
Unidad de Verificación No. 1 2 3 4 5 6
Puntos Obtenidos 19 23 22 26 20 23
Condiciones de Seguridad Mala Regular Regular Regular Mala Regular
De acuerdo a los resultados del cuestionario, se interpreta, que las oficinas de las Unidades de Verificación, deben mejorar, en el aspecto de seguridad para el personal, en el desempeño de las actividades.
La evaluación de los centros de trabajo de las Unidades de Verificación, nos indican que las condiciones son de REGULARES A MALAS.
Los puntos críticos son:
1. El 35% de las U.V. no cuentan con equipo para prevención y combate de incendios.
2. El 35% no proporciona capacitación en seguridad e higiene. 3. El 100% de las U.V. , no tienen comisión de seguridad e higiene. 4. El 85% no cuentan con señales y avisos de seguridad en su centro de
trabajo.
Las acciones correctivas propuestas serán:
• Programar y priorizar las correcciones de las desviaciones detectadas. • Verificar las correcciones a las disposiciones con el apoyo de los
trabajadores. • Vigilar continuamente el cumplimiento de las disposiciones, haciendo
participar a los trabajadores.
29
ENCUESTA No.2.- CUESTIONARIO DE DIAGNOSTICO DE PRODUCTIVIDAD Y CALIDAD.
Objetivo de la encuesta.
Definir un modelo de trabajo para que las empresas micro, pequeña y mediana, implementen un sistema de calidad con base a la serie de normas ISO 9000.
El cuestionario.
El cuestionario de diagnostico de productividad y calidad esta enfocado a las etapas del proceso administrativo: planeación, organización, control y dirección.
El cuestionario consta de 32 preguntas: 9 preguntas son de planeación, 8 preguntas de organización, 5 preguntas de dirección y 10 preguntas de control.
Las preguntas se tienen que contestar de manera afirmativa ó negativa. Las respuestas afirmativas y negativas de las Unidades de Verificación se
concentran en el siguiente cuadro:
Síntesis de respuestas afirmativas y negativas.
Unidad de Verificación No
1 2 3 4 5 6 SUMA
TOTAL %
Planeación (9) Afirmativas
2 7 5 5 5 5
29
Negativas 7 2 4 4 4 4
25 54
54 46
Organización (8) Afirmativas
5 3 5 5 5 4 27
4! 56
Negativas 3 5 3 3 3 4 21
3 44
Dirección (5) Afirmativas
5 5 5 5 5 5
30 3(
100
Negativas 0 0 0 0 0 0 0
D 0
Control (10) Afirmativas
6 9 5 7 7 6
40
Negativas 4 1 5 3 3 4 20
60 67 33
30
Gráfica No. 2.- Porcentaje de respuestas afirmativas ( A ) y negativas ( N )
100%
90%
80% 70%
60% 50%
40% 30%
20%
10% 0%
101
56 67 54 A/%. :46:
N: Í33:
" %..*
Planeación Organización Dirección Control
La interpretación de la gráfica es la siguiente:
El 54% de las actividades de las Unidades de Verificación son planeadas, el 46% son improvisadas.
Referente a la organización, el 56% se canalizan adecuadamente, el 44% son actividades no controladas.
Las Unidades de Verificación ejercen la dirección adecuada, al 100%. Respecto al control de actividades, se corrigen el 67% de las deficiencias
que se detectan y el 33% de las actividades no son controladas.
Para interpretar de manera global el resultado, se presenta en el siguiente cuadro el resumen las respuestas afirmativas, se realiza la ponderación con respecto a las etapas del proceso administrativo y una vez realizada la calificación se interpreta el resultado.
31
TABLA DE EVALUACIÓN DE LAS UNIDADES DE VERIFICACIÓN
ETAPA
PLANEACION ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL TOTAL
TOTAL PREGUNTAS
9 8 5 10 32
RESPUESTAS AFIRMATIVAS UNIDAD VERIFICACIÓN No.
1
2 5 5 6 18
2
7 3 5 9 24
3
5 5 5 5 20
4
5 5 5 7 22
5
5 5 5 7
22
6
5 4 5 6
20
FACTOR DE PONDERACIÓN %
30 20 20 30 100
CALIFICACIÓN (%) UNIDAD VERIFICACIÓN No.
1
6 12 20 18 56
2
22 7
20 26 75
3
15 12 20 15 62
4
15 12 20 21 68
5
15 12 20 21 68
6
15 9 20 18 62
Gráfica de Resultados.
56% 75% 62% 68% 68% 62%
U.V. No. 1 2 3 4 5 6
CALIFICACIÓN PORCENTUAL DE LAS UNIDADES DE VERIFICACIÓN
32
ETAPA Planeación
PONDERACIÓN 30%
Organización 20%
Dirección 20%
Se le asigno este porcentaje, ya que es la base de la operación de toda organización, porque fija las políticas, los objetivos, estrategias, programas, presupuestos y procedimientos de trabajo. Se le asigno este porcentaje, porque es aquí donde se asignan funciones, obligaciones, responsabilidades y de esta manera aprovechar adecuadamente los recursos humanos y económicos. Se le asigno esta porcentaje, porque de esta etapa depende la ejecución adecuada de los planes y programas de trabajo para el logro de los objetivos organizacionales y la calidad del producto o servicio. Se le asigno este porcentaje, porque en esta etapa se pueden detectar las deficiencias, tomar las acciones correctivas necesarias y de esta manera poder retroalimentar el sistema de trabajo.
Se procede a la interpretación de los resultados:
A. - Si el resultado que se obtuvo fue entre el 81 a 100%, la empresa está lista para implementar un sistema de calidad.
B. _ Si el resultado obtenido fue entre el 61 a 80%, las cosas marchan bien, sin embargo es necesario realizar un análisis para corregir desviaciones que están detectadas y tener una mayor área .
C. - Si el resultado fue entre el 50% a 60%, las cosas no marchan bien, por lo que es necesario tomar acciones correctivas urgentes para evitar problemas.
Control 30%
De acuerdo a la tabla de evaluación y a la interpretación de resultados, las Unidades de Verificación encuestadas, se sitúan en el inciso B; y de acuerdo a este rubro, es necesario corregir desviaciones que se detectaron en la encuesta y de esta manera tener mayor área de oportunidad y estar preparada para poder implementar un sistema de calidad.
33
Según las preguntas de las encuestas es necesario aplicar medidas correctivas en los siguientes aspectos:
Definir política y objetivo de la empresa. Planear e implementar un sistema de administración. Asignar recursos específicos para la capacitación y entrenamiento. Tener por escrito los procedimientos que indiquen cómo realizar el trabajo. Implementar un método para prevenir la ocurrencia de sucesos que afectan la calidad del producto o servicios. Análisis de puestos para el personal de la empresa. Implementar procedimientos administrativos y operativos claros para todos los involucrados. Documentar las causas que originan un problema. Control de documentos administrativos, técnicos y operacionales generados por el proceso o algún proyecto en particular. Tener identificados los procesos especiales. No se ha implementado un sistema de calidad.
ENCUESTA No. 3.- DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL
Objetivo Determinar si las Unidades de Verificación tienen definido: su objetivo, la
misión, visión y filosofía; saber si identifican fortalezas y debilidades, oportunidades y amenazas del entono
El Cuestionario. Se encuentra integrado por 12 preguntas, en las cuales se les requiere a los
encuestados, en primer lugar contestar, afirmativa ó negativamente y en segundo lugar en caso de contestar afirmativamente, describirla. Las preguntas están enfocadas a citar:
• El objetivo, la misión, la visión y la filosofía de las Unidades de Verificación. • Identificar sus fortalezas y debilidades. • Identificar sus oportunidades y amenazas.
34
Gráficas de resultados.
TIENEN DEFINIDO SU OBJETIVO
TIENEN DEFINIDA LA MISIÓN
15% NO 15% NO
85% SI 85% SI
TIENEN DEFINIDA LA VISIÓN
35% NO
TIENEN DEFINIDA SU FILOSOFÍA
65% NO
35% SI
65% SI Interpretación de resultados.
Según podemos apreciar en las gráficas, la mayoría de las Unidades de Verificación, tienen definido: su objetivo, la misión, la visión y en menor porcentaje su filosofía.
Respecto a la misión y visión, según describieron las Unidades de Verificación encuestadas, estos conceptos no están muy claros, porque si partimos que:
LA MISIÓN : Es el propósito de la empresa LA VISION : Es retrato general de la empresa, tal como a sus integrantes
les gustaría que fuera en el futuro.
Al describir los encuestados los conceptos de misión y visión no corresponden a las definiciones anteriores. Por lo consiguiente, la interpretación gráfica de estos dos conceptos varía de la siguiente manera:
15% SI 15% SI 85% NO
r¿ MISIÓN
85% NO
VISION
35
Referente a las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que describen en las encuestas son:
FORTALEZAS • Conocimiento del
area. • Experiencia. • Aplicar Normas
Oficiales Mexicanas.
• Capacitación continua.
• Conocimientos técnicos.
DEBILIDADES • Falta preparación
del mercado. • No cumplir al
100% con las Normas Oficiales Mexicanas.
• No tener gran mercado.
OPORTUNIDADES • Se ejerce en todo
el país. • El número de U.V.
es reducido
• Todos usamos gas.
• Tener poca competencia.
AMENAZAS • Competencia
desleal. • Entidad Mexicana
de Acreditación.
• Tratados de libre comercio.
• Las empresas ga-seras.
• Tratados internacionales.
Por lo consiguiente es necesario definir: > El objetivo. > La misión. > La visión. > La filosofía.
de las Unidades de Verificación y de igual manera:
• Hacer uso de las fortalezas para aprovechar oportunidades. • Evitar amenazas usando fortalezas. • Vencer debilidades para aprovechar oportunidades.. • Reducir al mínimo las debilidades y así evitar amenazas.
Esto se lograra implementando estrategias que permitan tener Unidades de Verificación; responsables, confiables, profesionales y logren garantizar un buen servicio a sus clientes.
ENCUESTA NO. 4. INFORMACIÓN PREVIA PARA OBTENER EL ACREDITA—-MIENTO. ANEXO B, de la NMX-CC-1993 Requisitos Generales de Acreditamiento de Unidades de Verificación.
Objetivo.
Conocer el grado de cumplimiento de los requisitos generales que deben de cumplir en el servicio que presta la Unidad de Verificación.
36
El cuestionario.
Este cuestionario esta dividido en 7 partes, que son:
1. GENERALES. 2. ORGANIZACIÓN. 3. SISTEMA DE CALIDAD. 4. PERSONAL. 5. REGISTROS E INFORME 6. CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD. 7. ESTADOS FINANCIEROS.
El cuestionario esta integrado por 42 preguntas. El resultado de la encuesta, se presenta de manera global en la siguiente gráfica.
Gráfica de resultados
37
C I I C B I B L I O T E C A
Interpretación de resultados. En los aspectos GENERALES, la Unidades de Verificación, lo cumplen un
79%. En esta parte está descrito: El campo tecnológico, el tipo de acreditamiento y el área geográfica cubierta.
Referente a la ORGANIZACIÓN el 52%, resulta un porcentaje muy bajo. Los aspectos a mejorar son: • La coordinación de interpretación y la operación de los procedimientos. • Proteger el personal de la influencia comercial o de otro tipo de influencias. • Debe existir un sistema para detectar las deficiencias en la verificación.
EL SISTEMA DE CALIDAD, de las unidades de Verificación, es altamente deficiente, únicamente alcanzan el 13%:
• No existe un responsable de coordinar el sistema de calidad. • No están documentados los procedimientos y la política para la operación de la
Unidad de Verificación. • Es necesario que la persona responsable de la administración de calidad tenga
la autoridad y responsabilidad para identificar los problemas de calidad e iniciar soluciones.
• No existe procedimiento de auditoria para verificar las actividades.
En referencia al PERSONAL, la puntuación es del 74%, las acciones a mejorar son: • Establecer un procedimiento para eliminar los datos obsoletos de los
documentos. • No existen procedimientos documentados para el trabajo de verificación.
En REGISTROS E INFORMES, las Unidades de Verificación obtienen el 90%, para mejorar: • Es necesario asegurarse que los registros estén actualizados, completos,
exactos y mantenidos cuando se requieran.
La CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD, tienen el 42%; es necesario implementar mejoras en: • Evaluar el personal en aspectos de seguridad. • Es necesario que el personal de la Unidad de Verificación, cuente con
credenciales de identificación. • Se debe elaborar un procedimiento para poder subcontratar con otros
organismos.
Referente a los ESTADOS FINANCIEROS, la evaluación es del 100%, lo que nos indica que las Unidades de Verificación, son financieramente sanas.
38
2.5 ESTRATEGIAS DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
ANÁLISIS DEL ENTORNO Las Unidades de Verificación, como todas las empresas, se desarrollan en
un medio ambiente,12 el cual se denomina entorno.
FIG. No.2.- MEDIO AMBIENTE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
En el entorno externo, existen variables no controlables, que inciden en las actividades de las Unidades de Verificación, estas variables no las puede controlar, pero si afectan en sus actividades o en su desarrollo.
Estas variables no controlables son de carácter económico, político y social. Al realizar un análisis de estas variables, estas se enfocan a las oportunidades y amenazas del medio ambiente.
El entorno interno, es la parte interior de la empresa y en ella encontramos dos variables principales: fortalezas y debilidades. ANÁLISIS FODA
Esta herramienta denominada FODA, son las iniciales de las cuatro variables que intervienen en el análisis estrategia.
F = Fortaleza. O = Oportunidades. D = Debilidades. A = Amenazas.
La idea principal de este análisis estratégico, es la manera de aprovechar al máximo las oportunidades y protegerse contra las amenazas, tomando en cuenta las propias fortalezas y debilidades. En otras palabras se trata de diseñar la mejor inserción de la empresa dentro del medio ambiente.13
12 Rodríguez Jorge Apuntes de la materia Admon de Empresa Constructora Maestría Administración de la
Contracción Oaxaca Feb/98
13 Rodríguez Valencia Joaquín Como aplicar la planeacion estratégica a la pequeña y mediana empresa
Mexico Edif Ecafsa 1998 p 83
39
ANÁLISIS DE FUERZAS Y DEBILIDADES.
A continuación se resumen las fortalezas y debilidades que fueron encontradas al aplicar las encuestas anteriores..
Las debilidades, son las características propias de la empresa que constituyen obstáculos internos, para conseguir objetivos.
Las fortalezas, son las características propias de la empresa que le favorecen en el logro de los objetivos.
Estas variables se dividen básicamente en dos areas propuestas que son, la administrativa y la operativa.
AREA
ADMINISTRATIVA
DEBILIDADES
1 No esta definida la misión, visión, objetivos y política por escrito «
2. No se ha implementado un sistema de administración
3. No existe un programa de mantenimiento preventivo para el equipo.
4. Falta un manual de organización. ^ u ' 5 No existe un sistema de selección del
personal. 6. No existe un análisis de puestos. 7. No existe un control adecuado de los
documentos administrativos. 8. No se ha implementado un sistema de
calidad 9. El personal no conoce los limites de su
responsabilidad. 10. El personal no esta protegido de la
influencia comercial 11. La administración se maneja por
costumbre y criterio 12. No se proporciona capacitación en
segundad e higiene. 13. No existen señales y avisos de
segundad en la oficina. 14. Falta un programa de capacitación 15. No existe formato de contrato 16. El personal no cuenta con credencial
de identificación. 17. Implementar método de trabajo en
equipo. 18. Colocar extintores en la oficina. 19 Plan de carrera para el personal.
FUERZAS
30.
31. 32. 33. 34.
35. 36. 37.
»
Reconocimiento de los clientes por servicio que presta Personal capacitado Aceptar cambios tecnológicos >• Baja rotación del personal. Disposición para mejorar
organización. * Oficinas adecuadas. *• Responsabilidad. <• Atención personalizada al cliente
el
la
40
AREA
OPERATIVAS
DEBILIDADES
20. No existe el control adecuado de los documentos operativos.
21. No están definidos los procesos de verificación.
22. No están documentados los procedimientos para realizar la verificación.
23. No está documentado el procedimiento de revisión de proyecto y memoria técnica.
24. Falta la secuencia documentada desde la solicitud hasta emitir el dictamen.
25. Control deficiente para verificar el desarrollo de la instalación.
26. No existe un procedimiento de rechazo, cuando la instalación no cumple con la norma.
27. No se llevan controles estadísticos 28. No existen los requisitos para poder
subcontratar. 29. Falta tener identificados los procesos
especiales.
FUERZA
38 La experiencia del titular •* 39. Amplio conocimiento de las normas que
aplican en la verificación. 40. Conocimiento técnico * 41. Capacitación operativa. 42. Rápida atención a las llamadas de
verificar. «
*
ANÁLISIS DE OPORTUNIDADES Y AMENAZAS A continuación se resumen las oportunidades y amenazas de las Unidades
de Verificación, que fueron encuestadas según los cuestionarios mencionados anteriormente.
Las oportunidades, son las situaciones que se presentan en el entorno y que pueden favorecer a la empresa.
Las amenazas, son las situaciones que se presentan en el medio ambiente y que pueden afectar a la empresa de manera negativa.
AREA
SOCIAL POLÍTICO ECONÓMICO
OPORTUNIDADES
43. El numero tan reducido de Unidad de Verificación en instalaciones de aprovechamiento.
44. Poder realizar verificaciones en toda la república.
45. Al tener el acreditamiento de la Entidad Mexicana de Acreditación, se podrán realizar verificaciones en todos los países con los cuales se firmen tratados.
46. Ofrecer asesoría técnica a empresas 47. Poder ser subcontratado por otra U.V.
para realizar verificaciones. 48. Poca competencia. 49. Conocimiento del mercado. «
AMENAZAS
50. Unidades de Verificación Nacionales. 51. Unidades de Verificación
Internacionales. 52. Empresas gaseras. 53. Entidad Mexicana de Acreditación. 54. El Gobierno Federal. 55. Competencia desleal. *• r < .-*?»»# « «<• 56. Tratados con otros países. 57. Legislación Nacional. 58. Nuevas Normas. < c t*t n>i „£ /u.?, 59. Acreditación de nuevas U.V.
41
MATRIZ DOFA
Identificadas las oportunidades, amenazas, debilidades y fortalezas de las Unidades de Verificación, se realiza la matriz DOFA, la cual tiene como objetivo que al realizar el cruce de las variables, se pueda:
• Hacer uso de fortalezas para aprovechar oportunidades. • Evitar amenazas usando sus fortalezas. • Vencer debilidades para aprovechar oportunidades. • Reducir al mínimo las debilidades y así evitar amenazas.
MATRIZ DOFA DOFA
D E B 1 L 1 D E S (D)
F 0 R T A L E Z A S (F)
OPORTUNIDADES (0)
• Tener una estructura organizacional para realizar sus actividades en forma satisfactoria.
• Elaborar un plan de carrera para lograr el bienestar e involucrar al personal
• Documentar los procedimientos de la verificación: Control de documentos, revisión de proyectos y memoria técnica, proceso de verificación, flujos de operación, controles estadísticos.
• Buscar nuevos mercados. • Ofrecer asesoría a otras empresas. • Ser subcontratado por otra U.V.
AMENAZAS (A)
• Documentar todos los procedimientos de la verificación.
• Capacitación constante al personal. • Estar actualizado en la Normatividad. • Un mayor acercamiento con las
dependencias de gobierno y EMA
• Difusión de los servicios de la U V. • Acercamiento con dependencias • Ampliar el área gráfica de trabajo.
2.6 SELECCIÓN DE ESTRATEGIA
A partir de la matriz DOFA, se pueden seleccionar estrategias, las cuales deben estar vinculadas con la misión y visión; las estrategias seleccionadas son:
• IMPLEMENTAR ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. • DOCUMENTAR LOS PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN.
42
Teniendo las estrategias podemos determinar nuestro objetivo y a su vez las tácticas.
Estas tres variables se representan en una misma matriz del árbol.
TÁCTICAS
ESTRATEGIAS
OBJETIVO
DOCUMENTAR LAS ACTIVIDADES DE LA U.V..EN UN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
TÉCNICO-ADMINISTRATIVO
IMPLEMENTAR ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
DOCUMENTAR LOS
PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN
DEFINIR LA MISIÓN, VISION, OBJETIVO Y
FU OROFIA
DEFINIR PERFIL DEL PERSONAL
ANÁLISIS DE FUNCIONES
SELECCIÓN DE PERSONAL
PROGRAMA DE CAPACITACIÓN
ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO
CONTROL DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN
FORMATOS
43
Definidas las estrategias, es necesario saber quien es el responsable de realizarlas. En este caso será el titular de la Unidad de Verificación.
También es necesario indicar el tiempo que se requiere para lograrlas y se propone el siguiente calendario de actividades.
ESTRATEGIAS
IMPLEMENTAR ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
DOCUMENTAR LOS
PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN
TÁCTICAS
DEFINIR,MISIÓN,VISION,OBJ FILOSOFÍA
DEFINIR PERFIL DEL PERSONAL
SELECCIÓN DEL PERSONAL
ANÁLISIS DE FUNCIONES
PROGRAMA DE CAPACITACIÓN
ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO
CONTROL DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN
FORMATOS
CALENDARIO SEMANAS
1
i 2 3
•
4
^
5
1
6
.
7
"
8
• 2.7 CONCLUSIONES
La Unidad de Verificación en instalaciones de aprovechamiento de gas L.P. es una micro empresa 14, según datos de las encuestas.
Es una micro empresa que presta un servicio profesional, que es el verificar que las instalaciones de aprovechamiento de gas L.P., cumplan con la evaluación de la conformidad, es decir que cumplan con la normatividad que les aplica.
Una empresa que emite un dictamen de cumplimiento de la normatividad, debe tener una organización de acuerdo al tipo de servicio especializado que ofrece.
13 Tomando en cuenta el no de trabajadores al servicio, estas se pueden clasificar en empresas micro, pequeñas,
medianas y grandes de acuerdo al programa de la modernidad y desarrollo de la industria, expedido por SECOFI
y publicado en el Diario Oficial de la Federación del día 11 de Abril de 1991 Clasificación micro, hasta 15
trabajadores, pequeña de 16 a 100 trabajadores, mediana de 101 hasta 250 trabajadores y grandes, mas de 250
trabajadores
44
La actividad de verificar es un proceso, el cual debe estar debidamente documentado, de tal manera que la verificación tenga un estándar de calidad.
Al realizar el diagnostico de la Unidad de Verificación ha permitido conocer los principales problemas que se presentan durante el desarrollo de sus actividades, problemas que obstaculizan el buen desempeño de su trabajo y además limitan su desarrollo.
Se han detectado las amenazas y las oportunidades del entorno exterior y en su entorno interior sus debilidades y fortalezas.
Al principio de este capitulo nos hicimos dos preguntas:
¿DÓNDE ESTA LA U.V.? • Si tomamos en cuenta la experiencia técnica de los titulares de las
Unidades de Verificación, en promedio, es de 15 años, se considera que su posicionamiento es bueno.
• La organización es deficiente en virtud que la administración no se encuentra soportada.
• En el aspecto técnico, no están documentados los procedimientos de la verificación (la razón de ser de esta empresa).
• No se ha implementado alguna metodología relacionada con la calidad.
Por lo tanto, la organización de la Unidad de Verificación, debe cambiar su estructura, para poder responder eficazmente a los cambios del entorno.
¿A DÓNDE VA LA U.V.?
Las empresas de servicio cada vez son mas exigidas. Deben ofrecer un servicio que garantice eficiencia, seguridad y calidad.
Debe ser una organización dinámica y abierta al cambio.
Es una empresa que esta sujeta a una acreditación por parte de la Entidad Mexicana de Acreditación y debe ser aprobada por la Secretaria de Energía; la Unidad de Verificación esta obligada a tener una organización sólida en todos sus aspectos: Técnicos-Administrativos, porque al perder su acreditación, esta empresa desaparece del ambiente.
Por lo tanto se concluye que:
Es necesario planear una organización ideal, una organización que responda a las necesidades actuales, siendo dinámica y flexible ofreciendo un servicio de calidad.
45
CAPITULO III
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN
46
3.0 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN
3.1 GENERALIDADES
Las Unidades de verificación en instalaciones de aprovechamiento de gas L.P., son empresas de servicio que tienen como objetivo: emitir un dictamen, indicando el cumplimiento de las normas y de esta manera saber que la instalación de aprovechamiento de gas, garantiza la seguridad de los usuarios.
La actividad de realizar la verificación, implica un proceso. Un proceso es una mezcla y transformación de un grupo especifico de insumos en un conjunto de rendimientos de mayor valor15, tal como se represente en el siguiente flujograma.
INSUMO ENTRADA RENDIMIENTO SALIDA
Sin embargo la representación gráfica de este proceso no es del todo correcta. Deja afuera dos importantes elementos: Clientes y Proveedores. Los rendimientos van a los clientes, estos reciben los productos ó servicios. "Satisfacer con éxito las necesidades de los clientes es la razón de existir del proceso"16, para lograrlo es necesario obtener una retroalimentación continua de los clientes.
CONTROL
PROCESO DE TRANSFORMACIÓN Agrega valor, involucrando personal y otros recursos
RETROALIMENTACIÓN
15 Harbour, Jerry L Manual de Trabajo de remgenieria de procesos Mexico, Edit Panorama, 1999 p 31
16 Harbour, op cit, p 32
47
17 Harbour 1/, dice: El objetivo de cualquier proceso es transformar los insumos en rendimientos de mayor eficacia, confiabilidad y eficiencia, así como al precio mas bajo que sea posible (economía).
Entenderemos por: Eficacia.- Cumplir con el objetivo, el objetivo es el cliente por lo tanto -
un proceso eficaz satisface las necesidades del cliente. Confiabilidad.- Significa la consistencia en el rendimiento del proceso, el ni
vel de calidad del rendimiento es siempre igual. Eficiencia.- Se relaciona con la velocidad del proceso, cuanto tiempo es
necesario para transformar los insumos en rendimientos. La economía.- Es el costo de transformar el conjunto de insumos en uno
de rendimientos. Mientras mas barato sea el proceso, m a yores serán las utilidades.
El proceso de la Unidad de Verificación se ilustra en el siguiente flujograma.
MEDIO AMBIENTE
OPORTUNIDADES Y AMENAZAS ¡ NORMAS, LEYES, REGLAMENTOS
(CONTROL)
ENTRADAS
RECURSOS:
HUMANOS
TÉCNICOS
MATERIALES
FINANCIEROS
¿
PROCESO
FUNCIONES ADMINIS TR ATI VAS
MANUALES
INSTRUCTIVOS
PROYECTOS
MEMORIAS DE CALCULO
raesr
FORTALEZAS Y DEBILIDADES
^>
i
SALIDA
SERVICIO CON: OBJETIVO META PRODUCTIVIDAD DESARROLLO IMAGEN POSICIONAMIENTO CALIDAD
(RETROALIMENTACION)
AUDITORIAS INTERNAS Y EXTERNAS EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE OPERACIONES
ENCUESTAS A CLIENTES
17 Harbour, op. cit., p.39
48
La Unidad de Verificación es una organización que existe para cumplir con un objetivo, es decir realizar un trabajo, al cual le debe agregar valor. El trabajo que realiza lo lleva a cabo a través de una red de procesos. En una organización existen muchas funciones que se deben realizar. Estas incluyen recursos humanos, técnicos, materiales y financieros. Toda organización necesita identificar, organizar y administrar sus procesos y de esta manera proporcionar calidad en sus servicios.
Es necesario que la Unidad de Verificación realice servicios de calidad, porque de esta manera:
s Aumenta el numero de servicios. s Para conservar clientes. S Para ser mas competitivos. S Para alcanzar un mayor proceso. s Para obtener un mayor prestigio. S Para tener un posicionamiento. s Para incrementar la demanda del servicio.
Este servicio de calidad que debe ofrecer la Unidad de Verificación, debe estar soportado, en un plan general que permita que la organización pueda enfrentarse a su entorno y vivir dentro de el, para lograr esto, se deben implementar estrategias con el propósito de obtener ventajas competitivas. Estas estrategias se convertirán en fortalezas que harán que la Unidad de Verificación tenga mayores oportunidades, y estas oportunidades se reflejen con un valor agregado que será el servicio de calidad, el cual se puede representar de la siguiente manera:
• Satisfacción del cliente
Servicio de Calidad
Satisfacción del personal • de la organización.
49
3.2 ESTRATEGIAS
Las estrategias que se utilizan, es producto de los resultados de las encuestas aplicadas a las Unidades Verificadoras que participaron.
Las estrategias y sus tácticas son:
• ESTRATEGIA: I MP LE MENTAR ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Tácticas : Funciones,Actividades,Obligaciones y responsabilidades Misión, visión, filosofía, valores Perfil del personal. Análisis de puestos. Reclutamiento, selección y contratación. Inducción y capacitación. Salario, servicio, prestaciones, segundad e higiene. Terminación de la relación.
• ESTRATEGIA: ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN.
Tácticas: Procedimientos maestros. Documentar los procedimientos de verificación . Formatos.
3.3 IMPLEMENTACION DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Según los requisitos generales de acreditamiento de Unidades de Verificación de Unidades de Verificación NMX-CC-16-199318, en el capitulo 4, se refiere a la organización y cita que la Unidad de Verificación debe tener una estructura organizacional que le permita mantener la capacidad para realizar sus funciones técnicas en forma satisfactoria.
Que es una estructura organizacional? Según Rodríguez Valencia19, los términos de estructura y organización,
merecen ser analizados, tanto por separado, como en lo que respecta a las relaciones que entre ellos existen.
La "Estructura" indica relación, disposición orgánica, arreglo, estratificación jerárquica. La estructura denota la forma como se ordenan y se disponen entre si las partes de un todo.
18 Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 27 de Diciembre de 1993.
19 Rodriguez Valencia, Joaquin. Como elaborar y usar los manuales administrativos. México, Edit.ECAFSA,1999.p.6
50
Y "Organizar" consiste en dotar de una estructura, de un plan o de un modo de funcionamiento. La organización ayuda a suministrar los medios para que el personal desempeñe sus puestos.
La estructura se refiere a la descripción de funciones, relaciones que se mantienen entre los puestos, niveles jerárquicos. La organización sitúa a todos los problemas que permiten el funcionamiento de la empresa: División y especialización del trabajo, delegación de autoridad, tramo de control, coordinación del trabajo.
La estructura organizacional es un instrumento de gran importancia para realizar los procesos de la dirección y el control, como por ejemplo: de comunicación de decisión, de comparación, de corrección, etc.; además, sirve para canalizar los esfuerzos de acuerdo a los planes y objetivos organizacionales.
Por tanto, esta plenamente justificada la necesidad de diseñar e implementar una adecuada estructura organizacional y de sistematizar teóricamente las interrelaciones de sus partes componentes. La falta de una adecuada estructura organizacional crea dificultades a la dirección, tales como: conflictos de autoridad, duplicidad de mando, falta de orden, indisciplina, etc.
3.3.1 FUNCIONES
La función se define como: Un agrupamiento de las principales unidades de trabajo es decir la reunión lógica y armónica de las actividades afines20.
En las actividades que realiza la Unidad de Verificación, podemos agruparlas en dos áreas: La administrativa y la operativa.
AREA ADMINISTRATIVA: Realiza la administración de las — Actividades de la organización.
AREA OPERATIVA : Es la encargada de realizar las actividades técnicas de la organi— zación.
Corresponde al titular de la Unidad de Verificación coordinar las dos áreas.
3.3.2 ACTIVIDADES
Las actividades se pueden definir así: son la cantidad de trabajo especifico que debe realizar una Unidad ó una persona para que puedan realizar funciones.21
20 Rodriguez Valencia, op. cit., p. 14
21 Rodriguez Valencia, op. cit., p. 15
51
En la Unidad de Verificación, las actividades por área son:
AREA ADMINISTRATIVA : Es la encargada de planear, organizar, dirigir y controlar todas las actividades de la U.V.
AREA OPERATIVA : Es la encargada de realizar las verificaciones, revisar proyectos y -memorias técnicas de las instalaciones de aprovechamiento.
3.3.3 OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES.
Las obligaciones las podemos definir así: son las actividades que tiene que realizar un individuo debido al puesto que ocupa en la organización. Las responsabilidades se definen como: Es la obligación de responder a la ejecución de los deberes asignados22.
Las obligaciones y responsabilidades del personal de la Unidad de Verificación estarán descritas en el ANÁLISIS DE PUESTO.
3.3.4 AUTORIDAD. La autoridad es el derecho de exigir de los subordinados, con base en el
puesto formal; esta autoridad es impersonal y se deriva del puesto y no del individuo23.
Corresponderá al titular de la Unidad de Verificación, ejercer la autoridad, ya que es el responsable de la organización.
3.3.5 DESARROLLO ORGANIZACIONAL.
Una de las tendencias de la administración moderna, es el desarrollo organizacional.
El desarrollo organizacional es una estrategia educativa adoptada para lograr un cambio de la organización, que se centra en los valores, actitudes, relaciones y clima organizacional, tomado como punto de partida a las personas24.
Los cambios que busca la Unidad de Verificación, están ligados directamente a los resultados de las encuestas aplicadas, y una de las demandas que la organización debe satisfacer es el posicionamiento del personal, que se identifique con la organización y conozca deberes y obligaciones y de esta manera aumente su eficiencia para el logro de metas organizacionales.
22 Rodriguez Valencia, op. cit., p.16
23 Rodriguez Valencia, op. cit., p.17
24 Audirac Castañeda, Carlos Augusto. A.B.C. del desarrollo organizacional. México, Edit. Trillas, 1977. p.17
52
Estas demandas, al implementar el desarrollo organizacional en la Unidad de Verificación serian:
• Elaborar e implementar la misión, visión, filosofía y valores de la organización.
• Definir el perfil del personal y realizar el análisis del puesto que la organización requiere.
• Formular e implementar la forma de reclutamiento, selección, contratación e inducción para asegurar el óptimo aprovechamiento del personal.
• Desarrollar el, personal por medio de la capacitación • Fomentar el arraigo del personal a la organización. • Observar los prospectos de seguridad e higiene en las instalaciones de
la empresa. • Facilitar la salida del personal de la organización.
Al implementar el desarrollo organizacional el personal se involucra para tomar decisiones, construir con ideas, ejercer su influencia y aceptar responsabilidades en el empleo de modelo de participación y delegación de autoridad, participa en los programas de desarrollo de la organización, consiguiendo con esto mejorar la eficiencia del personal.
3.3.6 LA MISIÓN DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN.
La declaración de misión de una organización consiste en redactar en forma clara y objetiva la razón de ser ó existir de la organización y debe responder a los siguientes cuestionamientos:
Quienes somos? Para quien lo hacemos?
Que hacemos? Porque lo hacemos?
Además debe contener las siguiente características:
* Enfocada al * Positiva y * Entendible para cliente. Motivadora. todo el personal.
Dando respuesta a los anteriores cuestionamientos: Quienes somos : Una empresa de servicios. Que hacemos : Verificar las Instalaciones de aprovechamiento
de gas L.P. Para quien lo hacemos : Para el cliente. Porque lo hacemos : Para garantizar la seguridad.
53
< I I c B I 8 L I 0 T E C /
La misión de la Unidad de Verificación es:
EMPRESA DE SERVICIOS QUE VERIFICA QUE LAS INSTALACIONES DE GAS LP., CUMPLAN CON LAS NORMAS VIGENTES, PARA GARANTIZAR LA SEGURIDAD DEL CLIENTE , OFRECIENDO ESTE SERVICIO CON IMPARCIALIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y CALIDAD.
3.3.7 VISION DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN.
Consiste en redactar en lenguaje claro y objetivo a dónde quiere llegar la organización, es decir proyectar a futuro la misión de la empresa.
Las características de la visión son:
• Debe definir claramente el futuro deseado. • Debe tener un enfoque positivo • Debe representar para la organización un reto alcanzable • Debe ser altamente motivadora para todos los integrantes de la
organización.
La visión de la Unidad de Verificación es:
SER LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN LÍDER EN LA REGION, OFRECIENDO A NUESTROS CLIENTES UN SERVICIO DE CALIDAD EN LA VERIFICACIÓN DE LAS INSTALACIONES Y LOGRAR EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA ORGANIZACIÓN
3.3.8 FILOSOFÍA DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
La filosofía de la organización, es un conjunto de pensamientos y doctrinas con los que se rige una organización. En muchos casos, la filosofía se va auto definiendo con la influencia de todas aquellas personas que colaboran en la organización.
A continuación se realiza una propuesta de filosofía de la Unidad de Verificación :
54
Nuestra organización se compromete a; • Ser flexible y dispuesta a transformarse y adaptase a los cambios de
su entorno. • Estar inmersa en un proceso de aprendizaje continuo. • A ser evaluada permanentemente en su desempeño. • A conjuntar la diversidad de intereses, habilidades y especialidad de
los integrantes de la empresa para el logro de sus objetivos.
3.3.9 VALORES DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN.
Los valores, son el conjunto de aspectos éticos y morales que tiene una organización. La misión y la visión de cualquier organización requieren estar firmemente apoyadas por valores, ya que estos son la base para formar la cultura del trabajo, la cual a su vez constituye la disciplina esencial necesaria para guiar cualquier organización.
VALORES:
* Respeto a la dignidad humana. * Enfoque al cliente. * Comunicación abierta. * Fomento de calidad de vida. * Sensibilidad y adaptabilidad * Trabajo de equipo.
a los cambios de su entorno. * Seguridad ante todo. * Honradez.
3.3.10 LOS RECURSOS HUMANOS.
Para el buen funcionamiento de una empresa entran en juego no solo los recursos técnicos y financieros, sino también los recursos humanos que intervienen en su operación y que son un factor definitivo para su éxito o fracaso. De ahí que una de la funciones cruciales del empresario sea la de conseguir y retener personal competente y responsable para que la organización se desarrolle sanamente.
Los recursos humanos, son las personas que trabajan en una organización. Las habilidades que poseen y su conocimiento acerca del sistema de trabajo son de gran valor para la organización.
La Norma Mexicana NMX-CC-006/225, referente a los recursos humanos dice:
El recurso mas importante en cualquier organización es el personal involucrado. Esto es especialmente importante en una organización de servicio, en donde la conducta y el desempeño de los individuos se refleja directamente en la calidad del servicio. Se recomienda que la dirección:
25 NMX-CC-006/2 "Administración de la calidad y elementos del sistema de calidad Parte 2 Directrices para
servicios Cotennsiscal México 1995 p 8
55
> Seleccione al personal con base a la capacidad. > Provea un ambiente laboral. > Obtenga el potencial de cada miembro de la organización . > Asegure que las tareas a ser realizadas y los objetivos a alcanzar sean
entendidos. > Establezca acciones planeadas para actualizar las habilidades del personal. > Implantar el desarrollo del personal. > Haga sentir a todo el personal que tiene un compromiso e influencia en la
calidad del servicio proporcionado a los clientes.
Desde que el trabajador ingresa a la organización hasta que egresa, se puede identificar un ciclo de tres fases:
1-. FASE : Reclutamiento, selección y contratación. 2-. FASE : Inducción y capacitación. 3-. FASE : Despido justificado, incapacidad, jubilación ó muerte.
Se procederá a analizar cada una de las actividades y cumplir con los requerimientos para que de esta manera se garantice un servicio de calidad.
3.3.11 ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN.
El organigrama de la Unidad de Verificación, según las Unidades encuestadas es el siguiente:
AUX TECI
LIAR MICO
TITULAR DE LA UNIDAD DE
VERIFICACIÓN
wmmmu, i-< hmmmkk,.
*
í
SECRETARIA
Únicamente son tres personas que forman la organización; tendrá un staff de asesores (ejemplo: contabilidad) los cuales son contratados por servicios profesionales.
56
3.3.12 PERFIL DEL PERSONAL DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN. Se trata de determinar un retrato hablado de la persona ideal. Señala los
requisitos que debe cumplir una persona que desee ocupar el puesto. Se basa en su escolaridad, habilidad, responsabilidad y aspectos psicológicos26.
A continuación se describe el perfil deseado de los recursos humanos de la Unidad de Verificación:
3.3.12.1 NOMBRE DEL PUESTO: Titular de la Unidad de Verificación.
Objetivo: Es el responsable de la dirección general de la organización y de la eficiente administración de esta. Emite los dictámenes de las instalaciones de aprovechamiento de gas L.P. y dirige la empresa hacia el logro de sus metas. Escolaridad: Titulo y cédula profesional de las siguientes profesiones: Arquitecto, Ingeniero Civil, Ingeniero Mecánico, Ingeniero Industrial y tener la acreditación como Unidad de Verificación. Funciones: Emitir los dictámenes de las instalaciones de aprovechamiento. Coordinar las funciones del personal. Establecer mecanismos de control. Seleccionar y reclutar personal. Capacitar al personal de nuevo ingreso. Supervisar que se apliquen los procedimientos operativos de la Verificación. Responsable de la aplicación de los manuales. Establecer relaciones con los clientes y las autoridades. Dirigir la empresa al éxito. Conocimientos y habilidades: Conocimiento de la normatividad aplicable a las Unidades de Verificación. Analítico. Facilidad para relacionarse. Experiencia: Mínima de 2 años. Responsabilidad: El manejo de recursos económicos. Manejo de datos e información proporcionada por el cliente. Coordinar el personal a su cargo. Cualidades de conducta: Confidencialidad, Honradez, responsabilidad, iniciativa, lealtad, disponibilidad, competitividad, ético, creatividad, acostumbrado a trabajar bajo presión y cultura de servicio con los clientes.
26 Espitia Ortiz, Oscar, Apuntes de clase: Administración de recursos humanos. ITC. Marzo/1998.
57
Estado civil: Casado, Característica física: Buena salud.
3.3.12.2 NOMBRE DEL PUESTO: Auxiliar técnico.
Objetivo: Realizar la revisión de proyectos y memorias de calculo y colaborar con el titular al realizar la Verificación de las instalaciones de aprovechamiento. Escolaridad: Estudiante de los últimos semestres de las carreras de: Arquitecto, Ing. Civil, Ing. Mecánico Industrial. Funciones y Responsabilidades: Revisar proyectos de instalaciones de gas l.p. Revisar memorias técnicas de instalaciones de gas l.p. Participar en las verificaciones que se realicen. Atender a clientes. Manejo de datos e información proporcionada por el cliente. Conocimientos y habilidades: Manejo de computadora y programas de word, windos, excel y auto-card. Hacer trazos manuales. Tomar notas al realizar la Verificación. Experiencia: No necesaria. Responsabilidad: Revisión de proyectos y memorias técnicas de instalaciones. Manejo de datos e información proporcionada por el cliente. Atender al cliente. Cualidades de conducta: Confidencialidad, honradez, responsabilidad, ético, iniciativa, lealtad, disponibilidad, competitivo, creativo y cultura de servicio con los clientes. Estado civil: Indistinto. Sexo: Indistinto. Características físicas: Buena salud.
3.3.12.3 NOMBRE DEL PUESTO: Secretaria.
Objetivo: Realizar trabajos de transcripciones mecanográficas, control de archivo, atención al cliente, recibir recados, formula concentraciones y estadísticos.
58
Escolaridad: Estudios comerciales. Funciones y responsabilidades: Realiza trabajos de transcripciones mecanográficas. Control de archivos. Coordina la limpieza y mantenimiento de las instalaciones. Recibe solicitudes de trabajo. Recibe recados y atiende al cliente. Conocimientos y habilidades: Manejo de computadora y de programas. Buena ortografía. Conocimientos de gramática. Archivonomia. Experiencia: Mínima de 6 meses Cualidades de conducta: Honradez, confiable, responsable, ética, iniciativa, lealtad, disponibilidad, competitiva, creativa y cultura de servicios con los clientes. Estado civil: Indistinto. Sexo: Femenino. Características físicas: Buena salud.
3.3.13 ANÁLISIS DE PUESTO.
La técnica conocida con el nombre de "Análisis de puestos", responde a una urgente necesidad de las empresas: Para organizar eficazmente a los trabajadores de estas, es indispensable conocer con toda precisión, lo que cada trabajador hace y las actividades que requiere para hacerlo bien27.
De esta manera el personal realizara mejor y con mayor facilidad sus labores al conocer a detalle cada una de las operaciones que debe realizar. De esta manera realizaran sus actividades con eficacia y eficiencia.
La ausencia de este análisis de puesto origina: Incertidumbre sobre obligaciones. Desconocimiento de la responsabilidad. Se hace difícil exigir el exacto cumplimiento de las obligaciones. Facilita que se eludan responsabilidades y obligaciones. Impide realizar técnicamente el mejoramiento de los sistemas de trabajo.
27 Reyes Ponce, Agustín. Análisis de Puesto. México, Edit. Limusa, 1984. p.13
59
A continuación se realiza el análisis de puesto del recurso humano de la Unidad de Verificación:
3.3.13.1 NOMBRE DEL PUESTO: Titular de la Unidad de Verificación.
Ubicación: Oficina de la Unidad de Verificación. Area: Coordina las áreas : Administrativa y operativa. Jefe inmediato: Ninguno. Empleados a sus ordenes: El auxiliar técnico y la secretaria. Contactos permanentes: Clientes, competidores, bancos, autoridades, subcontratistas, profesionistas y asesores. Descripción genérica: Es el responsable de la dirección general y de la eficiente administración de la organización. Emite los dictámenes de las instalaciones de aprovechamiento de gas L.P. Funciones básicas: A.- Administración general:
A.1.- Previsión de operación: Introducir sistemas y métodos para aumentar la productividad tales como; Simplificación de proceso y mejoramiento de la calidad. A.2.- Previsión financiera:- Analiza e interpreta los estados financieros con el fin de decidir las medidas necesarias para mantener y mejorar la posición económica de la empresa. A.3.- Previsión económica:- Realiza estudios económicos de índole general tales como el nivel de salarios, costo de la vida, etc.
B.- Planeación: Formula y revisa periódicamente las políticas. Formula por escrito los planes para impulsar y desarrollar en forma adecuada la empresa.
C- Organización: Estudia y revisa constantemente la organización de la empresa. Cuida que el personal realice las actividades que han sido fijadas en el análisis de puestos. Exige que cada empleado cubra sus obligaciones de todas las actividades que le han sido encomendadas y que se les provea para ello de los medios necesarios. Selecciona el personal. Es el responsable de la capacitación del personal.
D.- Dirección: Delega oportuna y adecuadamente la responsabilidad y autoridad que requiera el colaborador. Toma las decisiones de carácter general
60
para la empresa. Establece la mejor coordinación entre todo el personal. Supervisa la actuación del personal, tanto por medio de la revisión de controles e informes ordinarios como personalmente, para orientar, mejorar y ajustar las actividades y funciones. Cuida de establecer en toda la empresa; una adecuada comunicación, para que los objetivos, políticos y normas etc., sean siempre oportunamente conocidos y debidamente interpretados. Cuida que la remuneración al personal logre estimular del mejor modo posible para prestar su plena colaboración.
E.- Control: Cuida se realicen los reportes o informes estadísticos, de contabilidad y operativos, con el fin de obtener información precisa, sintética y oportuna de las diferentes actividades. Verificar el control de calidad de los dictámenes. Realiza el control de las opiniones de los clientes. Debe llevar un control del personal referente a; horas extras trabajadas, sugerencias o quejas importantes del personal. Estudia e interpreta todos los controles con el fin de medir y calificar los resultados que se obtienen de las diferentes actividades de la empresa.
F.- Finanzas: Elabora el presupuesto anual de ingresos y egresos. Elabora los presupuestos mensuales. Controla los pagos hechos por la empresa, revisando para ello la póliza. Cuida que se revisen detalladamente las facturas presentadas a cobro. Controla los depósitos hechos en el banco, revisando las fechas. Autoriza créditos a clientes. Cuida que se cobre oportunamente a clientes. Cuida que se realice adecuadamente la facturación que va a ser presentada a los clientes. Lleva un control estadístico de los costos de producción. Interpreta el control mencionado y los estados financieros, a efecto de estudiar la conveniencia de aumentar o disminuir los renglones correspondientes y aplicar las medidas que considere necesarias. Cuida que se realicen periódicamente auditorias a la contabilidad. Cuida la correcta elaboración y presentación de las declaraciones necesarias para efectuar los pagos fiscales. Requiere al contador la entrega oportuna de los recibos de dichos pagos.
G.- Servicios de oficina: Supervisa y coordina los trabajos de oficina en general. Cuida a través de la secretaria el correcto funcionamiento del archivo, procurando determinar que documentos se deben archivar, cuales se deben desechar, que tiempo se deben conservar los documentos, la normalización de formatos internos y externos de la empresa.
H.- Actividad operativa: Atiende las solicitudes de los clientes para realizar verificaciones. Coordina la revisión de proyectos y memorias técnicas de las instalaciones de aprovechamiento. Atiende personalmente o delega
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responsabilidad en el auxiliar técnico para la realización de la verificación. Si procede se emite el dictamen correspondiente. Vigila que la documentación se archive correctamente. Es responsable de cuidar que la actividad de verificación se realice confidencialmente y que la documentación que proporciona el cliente sea cuidadosamente tratada.
I.- Relaciones publicas: Mantiene las mejores relaciones con las autoridades. Atiende a los clientes, proveedores y subcontratistas. Procura especial atención a las relaciones con la competencia. Mantiene contacto y membresías con organizaciones de índole gremial, social y laboral. Debe participar en aquellas actividades de su comunidad, que considere ventajosas para aumentar el prestigio de la empresa.
J.- Actividades diarias: 1.- Revisa asuntos pendientes y los ordena según su importancia a
fin de desahogarlas en el mismo día. 2.- Revisa y estudia la correspondencia recibida. Contesta de
inmediato la que lo amerite. 3.- Atiende o hace llamadas telefónicas sobre diversos asuntos con
clientes, competidores, autoridades, asesores, subcontratistas, etc.
4.- Celebra acuerdos con colaboradores a fin de recibir información, tomar decisiones, resolver dudas, etc.
5.- Realiza verificaciones de instalaciones de aprovechamiento, coordina revisión de proyectos y memorias técnicas. Emite dictámenes
6.- Autoriza documentos, créditos y cobranzas. K.- Actividades periódicas:
1.- Mensualmente revisar los controles de calidad. 2.- Control de pagos fiscales. 3.- Asistir a cursos programados.
L- Actividades eventuales: 1.- Participar en congresos, convenciones, asambleas que se
consideren convenientes para aumentar el prestigio de la empresa.
2.- Preparar informes.
3.3.13.2 NOMBRE DEL PUESTO: Auxiliar técnico.
Ubicación: Oficina de la Unidad de Verificación. Área: Operativa.
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Jefe inmediato: Titular de la Unidad de Verificación. Comunicación: Ascendente.- El titular de la Unidad de Verificación. Horizontal.- La secretaria. Externa.- Clientes. Empleados a sus ordenes: Ninguno. Contactos permanentes: Clientes, asesores, subcontratistas, el titular y la secretaria de la Unidad de Verificación. Descripción genérica: Realiza la revisión de proyectos y memorias de calculo de la instalación de aprovechamiento y colabora con el titular a realizar Verificaciones de instalaciones. Funciones básicas: A.- Actividades continuas:-_Realiza la revisión de proyectos de la
instalación de aprovechamiento de acuerdo al formato establecido, e indica en su caso , las anomalías encontradas. Realiza la revisión de la memoria técnica de la instalación de aprovechamiento, de acuerdo a un formato establecido e indica en su caso las anomalías encontradas. Coordina con el cliente la corrección de las anomalías. Realiza verificaciones a las instalaciones de aprovechamiento. Es testigo de las pruebas de hermeticidad que se le realizan a las instalaciones. Emite un reporte de conformidad o no conformidad al titular, en el caso que proceda, se elabora el dictamen de la instalación y si no procede coordina las actividades conjuntamente con el cliente para que la instalación cumpla con la normatividad. Llena los formatos institucionales de la verificación y los entrega al titular para la firma de autorización. Archiva los documentos que entrego al cliente referente a datos técnicos, proyecto, memoria de calculo.
B.-Actividades periódicas:-Elabora el reporte mensual de las Verificaciones emitidas. Lleva el control estadístico de las actividades de Verificación. Asiste a cursos de capacitación.
C.-Actividades eventuales:- Asiste con la representación del titular, cuando este así se lo indique. Realiza cualquier otra actividad similar o conexa con su puesto que se le señale.
Especificaciones del puesto: A.- Habilidad:
1.- Escolaridad:- Estudiante de los últimos semestres de la carrera de Arquitecto. Ing. Civil ó Ing. Mecánico Industrial.
2.- Experiencia:- No necesaria. 3.- Criterio:- Amplio criterio para resolver problemas.
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B.- Destreza: Requiere conocimientos de manejo de computadora y de programas
Word, window, excel, y auto-card. Representación gráfica, para tomar notas al realizar la Verificación.
C.-Esfuerzo: a).- Físico.- No requiere de gran esfuerzo físico, el mayor tiempo estará sentado. b).- Mental.- Requiere atención continua para la revisión de proyectos y memorias técnicas así también al realizar la verificación.
D.- Responsabilidad: Revisar proyecto y memoria técnica, participar en verificaciones. Responsable de cuidar el equipo de computo y material de oficina que esté bajo su resguardo.
E.- Condiciones de trabajo: a).- Ambiente circundante.- El sitio de trabajo es limpio y esta bien ventilado. b).- Posición.- Realiza su trabajo sentado o parado, en áreas seguras. c).- Riesgos.- Ninguno.
3.3.13.3 NOMBRE DEL PUESTO : Secretaria
Ubicación: Oficina de la Unidad de Verificación. Área: Administrativa. Jefe inmediato: Titular de la Unidad de Verificación. Empleados a sus ordenes: Ninguno. Comunicación: Ascendente.- El titular de la Unidad de Verificación. Horizontal.- El titular técnico. Externa.- Clientes y proveedores. Contactos permanentes: Clientes, el titular y el auxiliar técnico de la Unidad de Verificación. Descripción genérica: Es la encargada de realizar trabajos de transcripciones mecanográficas, control de archivo, atención a clientes.
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Funciones básicas: A.- Servicios. Toma dictados y realiza transcripciones mecanográficas.
Contesta correspondencia, copia artículos ó estudios que se le indiquen. Despacha oportunamente la correspondencia.
B.- Archivo. Abre expedientes y concentra todos los documentos que forman parte de las verificaciones. Archiva la correspondencia, llevando un minutario.
C- Comunicación. Atiende a las personas que se presenten en las oficinas, solicitándoles sus datos, nombre, asunto, etc., antes de pasarlas con el titular, tomando sus recados en el caso que éste no pueda recibirlos o esté ausente. Atiende las llamadas telefónicas, tomando nota de los recados. Mantiene al día el directorio telefónico. Cuida de anotar en la agenda los pendientes, recordando oportunamente al titular los que debe desahogar.
D.- Vigilancia de la oficina. Cuida que se haga la limpieza de la oficina, así como su presentación y orden. Gestiona con oportunidad la reparación y revisión de las computadoras, muebles, equipo, etc.
E.- Selección del personal. Recibe la solicitud de trabajo e instruye sobre la forma de llenar dicha solicitud en caso necesario, citándolos para la entrevista previa, a una hora fija. Pasa al titular los datos del trabajador. Hace los contratos. Acuerda cita a una hora fija, para que el titular le de la bienvenida.
F.-Control de asistencia. Lleva el control del personal. Reporta al titular la inasistencia y explica el motivo. Controla la salida del personal. Formula y cuida que se presenten oportunamente al Seguro Social, los avisos requeridos.
G.- Obligaciones generales. Realiza cualquier otra actividad de servicio similar que le sea encomendada por el titular. En ausencia del titular es la encargada de vigilar que se ejecuten sus instrucciones.
Especificaciones del puesto: A.- Habilidad:
1.- Escolaridad:- Estudios comerciales. 2.- Experiencia:- Mínima de 6 meses. 3.- Criterio:- El necesario para resolver problemas sencillos.
B.- Esfuerzo: 1.- Físico:- El necesario para la pulsación mecanográfica. 2.- Mental:- Atención concentrada durante los dictados y en las transcripciones para evitar errores.
C- Responsabilidad: 1.- En tramites:- Se encuentran a su cargo todos los tramites. 2. En sigilo:- Tiene acceso a información confidencial y a problemas delicados e importantes. 3.- En equipo:- Esta a su cargo el cuidado del equipo y mobiliario de la oficina.
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D.- Condiciones de trabajo: 1.- Posición:- Varía, predominando la de estar sentada. 2.- Cansancio:- El producido por la trascripción mecanográfica. 3.- Ambiente circundante:- El sitio de trabajo es limpio y bien ventilado. 4.- Riesgos:- Ninguno.
3.3.14 RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
Conjunto de esfuerzos que hace la organización por atraer al personal mejor calificado y con mayores posibilidades de integración
Este reclutamiento para integrar el personal de la Unidad de Verificación se realizara a través de instituciones educativas, bolsas de trabajo publicas, anuncios en diarios, revistas, recomendaciones y colegios de profesionistas.
3.3.15 SELECCIÓN DEL PERSONAL
La selección es elegir entre diferentes candidatos al que reúna los perfiles idóneos de los puestos vacantes de la empresa.
Para ello se realizan, entre otras, las siguientes acciones: Llenado de solicitud de empleo, entrevistas de preselección y selección, aplicación de exámenes psicotécnicos, de conocimientos, de personalidad, de estudios médicos y socioeconómicos.
Para realizar la selección del personal, el titular de la Unidad de Verificación contratara a un especialista para que aplique los exámenes y de manera conjunta, se seleccione al candidato idóneo.
3.3.16 CONTRATACIÓN
La contratación del personal de la Unidad de Verificación se formalizara por medio de un documento, tal y como lo señala el Articulo 24 de la Ley Federal del Trabajo (L.F.T.), cuyo texto literal establece: "Las condiciones de trabajo deben hacerse constar por escrito cuando no existan contratos colectivos aplicables. Se harán dos ejemplares, por lo menos, de los cuales quedara uno en poder de cada parte"29.
28 Espitia Ortiz, op cit
29 Ley Federal del Trabajo Articulo 20,21,24,25,26,35
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Es obligación del titular de la Unidad de Verificación, elaborar el contrato individual de trabajo dado que éste es el documento en el que se establecen las condiciones de trabajo que regirán las relaciones laborales, además de constituir un elemento probatorio en caso de juicio; su elaboración resulta particularmente relevante para la empresa, mas que para el propio trabajador, al omitir su celebración, la relación laboral se presumirá existente, la carencia de dicho documento es imputable al titular de la Unidad de Verificación.
El articulo 25 de la L.F.T., establece cuales son las principales condiciones que debe contener el contrato de trabajo.
El personal de la Unidad de Verificación será contratado por tiempo indeterminado.
3.3.17 INDUCCIÓN Corresponde al titular de la Unidad de Verificación, familiarizar al trabajador
con la empresa. La inducción se puede iniciar con una platica en la que le informe: • Antecedentes de la empresa, número de personal, datos económicos,
posicionamiento en el mercado, la misión, visión, valores y filosofía de la empresa.
• Recomendaciones con respecto a la puntualidad, presentación y relación con los compañeros.
• Las prestaciones a las que tiene derecho. • Las obligaciones que contrae con el puesto que desempeñará. • Presentarlo con los compañeros, explicándole la función del puesto de
cada uno de ellos. • Llevarlo a su área de trabajo, se le mostrará el equipo con el que
trabajará. Se le indicaran las condiciones de seguridad e higiene que deberá observar.
• Por ultimo indicarle que sin temor puede plantear sus dudas.
3.3.18 CAPACITACIÓN Uno de los grandes campos de la administración de recursos humanos es
la capacitación, puede afirmarse que el objetivo principal de la capacitación es el proceso de enseñanza-aprendizaje.
La capacitación consiste en una actividad planeada y basada en necesidades reales de una empresa y orientada hacia un cambio en los conocimientos, habilidades y actividades del colaborador30. La capacitación le permitirá al trabajador desempeñar eficazmente su puesto, para lograr los objetivos de la organización y del empleado.
La capacitación es de índole obligatorio tal y como lo indica el articulo 123 de nuestra Constitución, en su fracción XIII, dice textualmente: "Las empresas,
30 Silíceo A. Alfonso. Capacitación y desarrollo de personal. México, Edit. Limusa. 1993. p. 20
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cualquiera que sea su actividad estarán obligadas a proporcionar a sus trabajadores, capacitación o adiestramiento para el trabajo. La ley reglamentaria determinará los sistemas, métodos y procedimientos conforme a los cuales los patrones deberán cumplir con dicha obligación".
La obligación de capacitar y adiestrar fue reglamentada por el Diario Oficial de la Federación, con fecha 28 de abril de 1978, según los artículos 153 A al 153 X de la Ley Federal del Trabajo.
El titular de la Unidad de Verificación, debe ser un convencido de la importancia que tiene capacitar al personal, ya que esto trae varias ventajas competitivas de la empresa con respecto a las demás Unidades de Verificación. Corresponde al titular identificar la necesidad de proveer capacitación aprobada a todos los niveles del personal dentro de la organización.
Al capacitar al personal se obtienen los siguientes beneficios: • Ayuda al individuo para la toma de decisiones y solución de
problemas. • Da confianza. • Permite el logro de metas individuales. • Elimina los temores a la incompetencia o a la ignorancia. • Incrementa el nivel de satisfacción del puesto.
Los principales medios para formar profesionalmente a los recursos humanos son cursos, eventos, conferencias y software educativos.
Será responsabilidad del titular de la Unidad de Verificación, elaborar el programa de capacitación, el cual debe cubrir las expectativas; también debe llevar un registro relativo a la capacitación.
Los cursos de capacitación que se impartirán al personal de la organización serán de: normatividad, calidad, relaciones humanas, asertividad, seguridad e higiene, auditorias internas y todo aquel curso que a consideración del titular sea conveniente implementarlo.
3.3.19 SALARIO
Al personal de la Unidad Verificadora, se le debe proporcionar la remuneración en términos contratados, acorde a su capacidad, responsabilidad y esfuerzo. De acuerdo a la legislación laboral, según artículos del 82 al 114 de la Ley Federal del Trabajo.
3.3.20 SERVICIOS Y PRESTACIONES
Son valores agregados al salario y bienestar del trabajador, con el propósito de provocar su interés hacia la organización y mejorar su nivel de vida. Las principales acciones son aguinaldos, primas y periodos de vacaciones superiores a los establecidos por las leyes.
68
3.3.21 SEGURIDAD E HIGIENE
Será obligación del titular de la Unidad de Verificación, observar los preceptos legales según el articulo 123 Constitucional, Fracción XV y del 509 al 512F de la Ley Federal del Trabajo, referente a las normas sobre seguridad e higiene, en las instalaciones de la empresa y adoptar las medidas adecuadas para prevenir accidentes en el uso del equipo, instrumentos y materiales de trabajo.
La Unidad de Verificación debe tener un reglamento interno referente a la seguridad e higiene. Todo el personal debe participar en platicas de inducción, a los beneficios de acatar las disposiciones de seguridad e higiene.
3.3.22 TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN DE TRABAJO
De acuerdo con el articulo 53 de la Ley Federal del Trabajo, son causas de terminación de las relaciones laborales las siguientes: mutuo consentimiento de las partes, la muerte del trabajador, la incapacidad física o mental o inhabilidad manifiesta del trabajador, que haga imposible la prestación del trabajo.
Y también los casos a que se refiere el articulo 434, son; la fuerza mayor ó el caso fortuito no imputable al patrón; la quiebra legalmente declarada.
Estas serán las causales, que pueden originar la terminación laboral entre la Unidad de Verificación y el personal.
3.4 ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN
3.4.1 CONCEPTUALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO.
La finalidad de un procedimiento consiste, en actuar de modo que las operaciones de naturaleza repetida se realicen siempre en el mismo modo.
La norma NMX-CC-001: 199531, define al procedimiento como: "La forma especifica de desarrollar una actividad".
Un procedimiento puede considerarse como la sucesión cronológica y secuencial de operaciones relacionadas entre si, de una actividad especifica dentro de un ámbito predeterminado.
El contar con la descripción de los procedimientos permite difundir entre el personal operativo, los diversos pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina y se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeño del personal, a los que se les asignan actividades involucradas en un determinado procedimiento.
31 NMX-CC-001 1995 Administración de la Calidad y Aseguramiento de la Calidad Vocabulario Cotennsiscal
México 1995.p3
69
c r i c B ' ::: L I O T E T '
Cuando un procedimiento esta escrito, se dice que es un procedimiento documentado, los cuales forman parte de un manual.
Un manual es un documento elaborado sistemáticamente que indica las actividades a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deben ser realizadas ya sea en conjunto o separadamente 32.
El presentar un procedimiento aislado, no permite conocer la operación de una organización, por lo tanto surge la necesidad de que todos los procedimientos se agrupen de manera sistemática, en un documento que es el manual de procedimientos33.
El manual de procedimientos, tiene como objetivo: • Compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las
operaciones que se efectúan, los formatos a utilizar para la realización de las actividades.
• Establecer formalmente los métodos y técnicas de trabajo que deben seguirse para la realización de las actividades.
• Precisar responsabilidades operativas para la ejecución de las actividades.
El objetivo de la Unidad de Verificación es la de emitir un dictamen de las instalaciones de aprovechamiento de gas l.p. que verifica. Esta actividad se realiza siempre bajo un mismo esquema; que es secuencial y cronológico, por lo tanto, de gran utilidad será que la Unidad de Verificación realice sus actividades con procedimientos que se encuentren documentados y que formen parte del manual de procedimientos de verificación.
Las ventajas que tendrá la Unidad de Verificación al tener elaborado su manual de procedimiento de verificación, serán:
• Describir en forma detallada las actividades y requerimientos. • Los puestos responsables en su ejecución. • Ayudar en la inducción al puesto y en la capacitación al personal. • Proporcionan una visión integral al personal, al describir los
procedimientos en su conjunto. • La actividad se realizará correctamente a la primera vez. • Permite al personal controlar sus operaciones. • Documentar la experiencia y así mejorar los procedimientos. • Alcanzar la eficacia y eficiencia en las actividades. • Inspirar confianza. • Proporcionar pruebas objetivas para demostrar la calidad del servicio
y así ganarse la confianza del cliente.
32 Rodriguez Valencia, op. cit., p.55
33 Rodriguez Valencia, op.cit., p.105
70
3.4.2 RESPONSABILIDAD DE LA REDACCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS.
Corresponde al titular de la Unidad de Verificación, ser el responsable de redactar los procedimientos; ya que es la persona mas familiarizada con la actividad.
3.4.3 IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS
A pesar de la experiencia que se tenga del conocimiento de los procedimientos y de una concepción clara, sistematizada y ordenada de las operaciones que se realizan al llevar a cabo la verificación de las instalaciones de aprovechamiento, es necesario seguir un método que garantice la descripción de los procedimientos:
Fuentes de información: fueron las Unidades de Verificación que participaron en las encuestas.
Método de recopilación de información: las entrevistas personales con titulares de las unidades, así como las encuestas que se aplicaron permitieron obtener la información deseada, también a través de la observación directa de la realización de verificaciones.
Integración de la información: una vez que se realizó la recopilación, se procedió a la integración de la información, la cual tenía como objetivo ordenar y sistematizar los datos obtenidos. Para facilitar la tarea de integrar, se procedió a organizar en carpetas cada procedimiento de trabajo. Esta información se agrupó según la actividad.
Análisis de información: Una vez obtenida la información que se recopiló se procedió a su análisis. Al analizar esta información fue conveniente responder a seis cuestionamientos que fueron básicos en la redacción de un procedimiento:
Que trabajo se hace?: Se trata de saber qué actividades se efectúan. Quien lo hace?: Se refiere a qué persona interviene en el procedimiento. Como se hace?: Se refiere a los métodos o técnicas aplicadas para realizar
el trabajo. Cuando se hace?: Se refiere a la información sobre la secuencia del trabajo Donde se hace?: Se refiere a la ubicación geográfica. Porque se hace?: Es la justificación de la existencia del procedimiento.
Representación del procedimiento: Una vez recabada, integrada y analizada la información se procedió, a la redacción del procedimiento, siguiendo las operaciones secuencialmente hasta el termino del procedimiento.
Resultado: Los procedimientos que resultaron de la investigación son los que a continuación describimos:
71
1.-SOLICITUD DE SERVICIO. 2.-PRESUPUESTAR PRESUPUESTO. 3.- CONTRATO DE SERVICIO . 4.- SOLICITUD DE PROYECTO, MEMORIA TÉCNICA Y CONTROL
DE DOCUMENTOS. 5.- REVISIÓN DE PROYECTO Y MEMORIA TÉCNICA. 6.- VERIFICACIÓN DE LA INSTALACIÓN. 7.- ACTA CIRCUNSTANCIADA DE LA VISITA DE VERIFICACIÓN. 8.- REPORTE DE NO CONFORMIDAD. 9.- ELABORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DE LA VERIFICACIÓN.
10.- ENTREGA DE DOCUMENTOS Y FINIQUITO.
Antes de iniciar la redacción de los procedimientos, se deben establecer los lineamientos que deben seguir los procedimientos, para que estos sean uniformes en cuanto a su presentación. Estos lineamientos se establecen en el procedimiento maestro.
3.4.4 PROCEDIMIENTO MAESTRO.
Previo al desarrollo de los procedimientos, se debe desarrollar el procedimiento maestro, que es donde se plasma el método a seguir en la elaboración de procedimientos, con el objeto que todos sean uniformes en cuanto a su presentación.
Premisas de los procedimientos maestros 34. 1. Cualquier persona que labore en la organización tiene la
capacidad para elaborar procedimientos. 2. Todos los procedimientos deben estar claramente identificados
con un código que facilite su identificación y control. 3. Toda la información que genere la organización se considera
confidencial y solamente para uso y beneficio exclusivo de la propia organización.
4. Todos los procedimientos deben revisarse cuando menos una vez al año.
5. Los documentos controlados, deben usar el logotipo de la organización en color, para identificar los documentos originales de las copias fotostáticas.
A continuación se describe la estructura y contenido así como los formatos para elaborar procedimientos maestros:
FORMATO 01: Portada del procedimiento maestro para elaborar procedimientos, estructura y contenido.
FORMATO 02: Portada del procedimiento para
34 Alvarez Torres, Martín. Manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos.México,Edit.Panorama.1998.p59.
72
FORMATO 03: Para el desarrollo del formato para... ANEXO 1 : Guía para generar código de identificación del procedimien
to y formato. ANEXO 2 : Guía de instructivo de llenado de cuadros de carátula. FORMATO 04: Portada del procedimiento maestro para elaborar y revisar
manual de procedimientos de verificación, estructura y — contenido.
FORMATO 05: Carátula del manual de procedimientos de verificación. FORMATO 06: Portada del manual de procedimientos de verificación.
Para elaborar el contenido de los procedimientos maestros se utilizó de guía el libro "Manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos" de Martín Álvarez Torres.
73
FORMATO 01
LOGOTIPO DÉLA
VERIFICACIÓN *™"PO^TADAbEL>ROCTDlMIENTÓ MAESTRO P Á R Á ^ L Á ^ O R A R " fiQJg—— '• PROCEDIMIENTOS i DE_
ELABORO : FIRMA :
APROBÓ : FIRMA:
FECHA DE APROBACIÓN/ REVISION
TITULO
1.0 PROPOSITO
2.0 ALCANCE
3.0 RESPONSABILIDADES
4.0 DEFINICIONES
5.0 RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.0 REVISION DEL PROCEDIMIENTO
7.0 DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS
8.0 DIAGRAMA DE FLUJO
9.0 PROCEDIMIENTO
10.0 FORMATO
11.0 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO
12.0 REGISTRO
13.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
ANEXOS
If No. Revisión : JlEÍaboró: ~"'• Revisó y autorizó. — _ — — —
ii No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 74
J NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN || CÓDIGO: ' LOGOTIPO jj
DELA ¡L....... . ^ ...... ,marJ^rwm... „=«». ._ ^ ., = _ J ,, ^ «VERIFICACIÓN '^PROCEDIMIENTO MAESTRO PARA ELABORAR PROCEDIMIENTOS' IpHOJÁ: i! ii 'i DE
1.0 PROPOSITO
Establecer las guías y requerimientos para estandarizar la elaboración de los procedimientos que se realicen dentro de la Unidad de Verificación al realizar la verificación de las instalaciones de aprovechamiento.
2.0 ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todos los procedimientos que se desean documentar.
3.0 RESPONSABILIDADES
3.1 Del elaborador de procedimientos. 3.1.1 Se podrán elaborar procedimientos congruentes con la política de calidad de la Unidad de
Verificación y con los demás procedimientos de la organización. 3.1.2 Se podrá elaborar un nuevo procedimiento siempre y cuando se requiera, utilizando un lenguaje
sencillo y comprensible, además de respetar y utilizar los lineamientos y normas contenidas en este procedimiento.
3.1.3 Se debe respaldar en disquetes los procedimientos que se han generado. Los disquetes deben ser almacenados en un archivo con llave.
3.2 Las personas que reciban un procedimiento a revisión: 3.2.1 El personal de la Unidad de Verificación (U.V) tiene un plazo de tres días naturales, a partir del
día que recibieron el documento para hacer sus comentarios y observaciones por escrito, de lo contrario se entenderá que ha sido aceptado.
3.3 El titular de la Unidad de Verificación: 3.3.1 Es la única persona que autoriza los procedimientos. 3.3.2 Debe firmar los procedimientos para que se consideren oficiales. 3.3.3 Asignará a los procedimientos el código de identificación. La guía para generar código de
identificación se muestra en el anexo 1 3.3.4 Para evitar duplicidad, cada vez que se elabore un procedimiento, le asignará un número
consecutivo de código. 3.3.5 Cuando un procedimiento requiera el uso de formatos estos también deben ser registrados y
codificados. Los formatos deben ser anexados. Cada formato deberá tener su instructivo de llenado.
3.3.6 Se consideran documentos controlados, solamente aquellos procedimientos que: a).- Que estén firmadas las portadas, tanto por quien elaboró como por el titular de la Unidad de
Verificación, b).- Estén debidamente impresos en papelería original con el logotipo de la Unidad de
Verificación, en color. 3.3.7 Difundirá e implementará con el personal involucrado el procedimiento, para asegurar que se
incorpore al trabajo diario. 3.3.8 Guardará por un periodo de un año las versiones obsoletas del procedimiento en su poder.
:; No. Revisión : i Elaboró: Revisó y autorizó: ,¡ Sustituye a: ' Fecha de emisión: !j ' i} í
Ii. , „ m _ j | ,__. rl . _ _ , , j | ^™™. v
No. de hoja consecutiva ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 75
i r NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN CÓDIGO: LOGOTIPO
DÉLA
VERIFICACIÓN i PROCEDIMIENTO MAESTRO PARA ELABORAR PROCEDIMIENTOS ¡HOJA:
If ' D E -
3.4 Los usuarios del procedimiento: 3.4.1 Deben reportar en cualquier momento al titular de la Unidad de Verificación, las actividades o
criterios que sean necesarios incluir en el procedimiento correspondiente. 3.4.2 Deben asegurar la confidencialidad de la información contenida en el procedimiento. 3.4.3 Se podrá entregar a un tercero una copia fotostática de algún procedimiento, solo con la debida
autorización del titular de la Unidad de Verificación.
3.5 Los clientes, auditores internos, auditores externos que deseen conocer los procedimientos.
3.5.1 Podrán revisar y/o auditar los procedimientos generados por la organización.
4.0 DEFINICIONES
4.1 Procedimiento: Es la forma especifica de desarrollar una actividad. 4.2 Procedimiento original: Son los procedimientos que están escritos o impresos en formatos que
contengan el logotipo de la organización en color y que están firmados por la persona que los elaboró y por el titular de la Unidad de Verificación, que es quien autoriza. Los procedimientos originales son considerados como DOCUMENTOS CONTROLADOS, dentro de la organización.
4.3 Documentos aplicables y/o anexos: son todas aquellas fuentes de información complementaria que permiten ejecutar adecuadamente los procedimientos. Esta información se considera vital y necesaria para cumplir con el procedimiento.
5.0 RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 El titular de la Unidad Verificadora es el responsable de editar, revisar y actualizar adecuadamente el procedimiento.
6.0 REVISION DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Este procedimiento será revisado una vez al año de la fecha de emisión o antes si cambia el sistema administrativo de la organización.
7.0 DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS
7.1 Se deben citar los documentos a consultar para una mejor aplicación del procedimiento.
8.0 DIAGRAMA DE FLUJO
8.1 Es la técnica utilizada para representar gráficamente los procedimientos, siguiendo la secuencia en que se realizan las operaciones.
9.0 PROCEDIMIENTO
9.1 El elaborador /revisor del procedimiento 9.1.1 Determina si el procedimiento es nuevo. Si es nuevo continua con el siguiente paso. Si ya existe
y solamente se va a revisar, entonces pasa al punto No.9.1.6 9.1.2 El titular determina la necesidad de elaborar un nuevo procedimiento.
No. Revisión : jí Elaboró: j Revisó y autorizó: Sustituye a: Fecha de emisión:
No. de hoja consecutiva ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 76
; LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN ; CÓDIGO:
U N U A U U t ^w»,~™**™^wtf*^^ ««««««««^««Í™»^^
VERIFICACIÓN ¡PROCEDIMIENTO MAESTRO PARA ELABORAR PROCEDIMIENTOS ;;-HOJA: i! X DE
9.1.3 Debe mecanografiar el procedimiento en el procesador de textos Microsoft Word. Las letras tipo arial, con tamaño 10, los títulos en negritas y mayúsculas y el texto en minúsculas.
9.1.4 Se utilizaran los siguientes títulos, como guía para elaborar el procedimiento. 1.0 PROPOSITO 2.0 ALCANCE 3.0 RESPONSABILIDADES 4.0 DEFINICIONES 5.0 RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.0 REVISION DEL PROCEDIMIENTO 7.0 DOCUMENTO APLICABLE Y/O ANEXOS 8.0 DIAGRAMA DE FLUJO 9.0 PROCEDIMIENTO
10.0 FORMATO 11.0 INSTRUCTIVO DE LLENADO 12.0 REGISTRO 13.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
NOTA: Siempre deberán usarse todos los títulos. Si por excepción en alguno de ellos no hubiese información que mencionar, se pondrá la leyenda "NO APLICA"
9.1.5 Se asigna el nombre mas adecuado al procedimiento que se va a desarrollar. El nombre del procedimiento debe iniciar con el texto "PROCEDIMIENTO PARA "
9.1.6 Solicitar al titular de la Unidad de Verificación, el código consecutivo del procedimiento. Este número se genera de acuerdo a la guía mostrada en el anexo 1
9.1.7 Se define el PROPOSITO del procedimiento de una manera clara y concreta. 9.1.8 Define de manera precisa el ALCANCE del procedimiento. 9.1.9 Redacta las RESPONSABILIDADES de los puestos involucrados en el procedimiento que se
consideran necesarias comprender para llevar a buen efecto el procedimiento. 9.1.10 Asigna al RESPONSABLE idóneo del procedimiento, mismo que se encargará de hacer las
revisiones o modificaciones correspondientes. 9.1.11 Define la REVISIÓN del procedimiento, mismo que se encargará de hacer las revisiones y
modificaciones correspondientes. 9.1.12 Enlista los DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS de apoyo al procedimiento. 9.1.13 Elabora el DIAGRAMA DE FLUJO del procedimiento, siguiendo la secuencia en que se realizan
las operaciones. 9.1.14 Desarrolla el procedimiento correspondiente. 9.1.14.1 La secuencia y descripción de cada paso a desarrollar, debe corresponder exactamente a lo
mostrado en el diagrama de flujo. 9.1.14.2 Durante el desarrollo del procedimiento se recomienda que el nombre del puesto, que
desempeña la actividad se indique en letras negritas y minúsculas. 9.1.15 Define la LISTA DE DISTRIBUCIÓN , incluyendo las áreas correspondientes en donde se
encuentran los usuarios. 9.1.16 El personal que reciba un procedimiento a revisión tiene un plazo de tres días naturales para
regresar sus comentarios y observaciones respectivas. Si no se tienen comentarios, se dará por aceptado.
9.1.17 Para el desarrollo de un procedimiento se deberá utilizar la portada del procedimiento (Formato 02) y para describir el procedimiento el Formato 03.
i Fecha de emisión:
No. de hoja consecutiva ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 77
!| NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN ;{CÓDIGO: LOGOTIPO ' ;>
DÉLA ; UNIDAD DE
VERIFICACIÓN .; PROCEDIMIENTO MAESTRO PARA ELABORAR PROCEDIMIENTOS ¡f HOJA:
9.2 El aprobador del procedimiento (Titular de la Unidad de Verificación). 9.2.1 Revisa que el procedimiento sea congruente con la política de calidad. 9.2.2 Aprueba el procedimiento.
9.3 El elaborador del procedimiento. 9.3.1 Numera todos los anexos que forman parte del procedimiento. 9.3.2 La portada debe contener: El nombre del procedimiento, el código asignado, el nombre de la
persona que elaboro, el nombre de la persona que aprobó, la fecha de aprobación/revisión, las paginas donde se localizan los títulos del contenido. Anexo.
9.3.3 Firma en el renglón de "ELABORO" de la portada. 9.3.4 Obtiene la firma del titular de la Unidad de Verificación. 9.3.5 Entrega el original del procedimiento al titular de la Unidad de Verificación
9.4 La secretaria. 9.4.1 Recibe el original del nuevo procedimiento. 9.4.2 En la portada correspondiente verifica y anota el número de revisión (letras O, A, B, C, D,...).
Los niveles de revisión se pueden ver en el anexo 1. 9.4.3 Anota la fecha de emisión. 9.4.4 Anota el nombre de la persona quien esta registrado y dando de alta al procedimiento
correspondiente. 9.4.5 Pagina todas las hojas de los procedimientos. 9.4.6 Imprime los procedimientos. 9.4.7 Distribuye las copias en las áreas que se encuentran en la lista de distribución y les retira la
versión anterior cuando esto sea aplicable. 9.4.8 Sella con la leyenda "CANCELADO" el procedimiento correspondiente a la versión anterior en
su poder y la archiva. 9.4.9 Incorpora el procedimiento en el Manual correspondiente.
10.0 FORMATO
10.1 El titular de la Unidad de Verificación determina si es necesario elaborar un formato 10.2 Se elabora de acuerdo a la información que se desea documentar o registrar. La información
que se solicite debe ser la adecuada. 10.3 Se asignará a todos los formatos un código de identificación, según se muestra en el anexo 1 10.4 Se debe mecanografiar el formato.
11.0 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO
11.1 Se desarrolla el instructivo de llenado del formato de acuerdo a la información solicitada en cada cuadro ó renglón del formato. Es importante que previo a la descripción de cada cuadro o renglón del formato, se identifique cada uno de ellos con un número. Durante el desarrollo del instructivo de llenado se recomienda que el numero se indique en negritas y minúsculas.
irNaRwision : :[*EÍaboró: '•• Revisó y autorizó: """^Fsustituye a: ífTecha de emisión:
,i ¡L No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 78
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN I CÓDIGO:
i PROCEDIMIENTO MAESTRO PARA ELABORAR PROCEDIMIENTOS jpHOJA:
I DE_
12.0 REGISTRO
12.1 Indica el control que tendrá de los documentos y formatos generados, cuantas copias se imprimen, donde se guardan y por cuanto tiempo.
13.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
13.1 Se define la LISTA DE DISTRIBUCIÓN, incluyendo las áreas correspondientes en donde se encuentra el usuario.
• TITULAR DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN. • AREA OPERATIVA : AUXILIAR TÉCNICO. • AREA ADMINISTRATIVA : SECRETARIA
No. Revisión : ¡¡Elaboró; ""¡"Revisó y autorizó: I Sustituye a: lÍFecha de emisión:
No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 79
FORMATO 02 II NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
LOGOTIPO | DE LA I"
UNIDAD DE - ™ - — — - — » ~ — — - - - - - - - - - - - - - -VERIFICACIÓN PORTADA DEL PROCEDIMIENTO PARA.
I
ELABORO
APROBÓ
FECHA DE APROBACIÓN/ REVISIÓN
i CÓDIGO:
.ÍHOJA: DE
FIRMA
FIRMA
TITULO
1.0 PROPOSITO
2.0 ALCANCE
3.0 RESPONSABILIDADES
4.0 DEFINICIONES
5.0 RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.0 REVISION DEL PROCEDIMIENTO
7.0 DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS
8.0 DIAGRAMA DE FLUJO
9.0 PROCEDIMIENTO
10.0 FORMATO
11.0 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO
12.0 REGISTRO
13.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
ANEXOS
No. Revisión : Elaboró: i Revisó y autorizó- Sustituye a: ) Fecha de emisión:
i No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 80
FORMATO 03 I NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
LOGOTIPO |í DÉLA '•
UNIDAD DE . - - » — - - - - - -VERIFICACIÓN :! FORMATO PARA .
1 CÓDIGO:
HOJA: DE
EN ESTA AREA SE DESARROLLA EL CONTENIDO DEL FORMATO
No. Revisión : i
i—¡ . J
Elaboró: Revisó y autorizó: ! ___________ Fecha de emisión:
No. de hoja consecutiva ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 81
ANEXO 1
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN CÓDIGO:
lí
VERIFICACIÓN G U I A P A R A GENERAR CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO Y FORMATO
HOJA: DE
Todos los códigos, para identificar procedimientos y formatos están formados por tres secciones.
PRIMERA SECCIÓN SEGUNDA SECCIÓN TERCERA SECCIÓN "PROCEDIMIENTO" O "FORMATO" DOS LETRAS TRES DÍGITOS
PRIMERA SECCIÓN: Se usa la palabra "PROCEDIMIENTO" o "FORMATO", al inicio del CÓDIGO, según sea el caso, para identificar clara y rápidamente todos los documentos controlados.
SEGUNDA SECCIÓN: Las dos letras corresponden al área donde se generó el procedimiento o formatos: TU : Titular de la Unidad de Verificación. AO : Área operativa. AA: Área administrativa.
TERCERA SECCIÓN: Los tres dígitos, son los números consecutivos asignados por el titular de la Unidad de Verificación según el orden en que el elaborador del procedimiento o formato, lo solicite. Los números van del 001 al 999.
NOTA GENERAL: Para identificar el nivel de revisión del procedimiento o formato, según corresponda, se utilizan las letras del alfabeto en orden consecutivo. Las letras que se usan van de la "A" a la "Z". La única excepción es para el procedimiento o formato, nuevo o de reciente emisión. La letra "O" indica nuevo o reciente emisión . La letra "A" indica que se ha realizado la primera revisión. La letra "B", indica que ha realizado la segunda revisión. Y así sucesivamente.
EJEMPLO: PROCEDIMIENTO TU 002
TU.- Procedimiento generado por el titular de la Unidad de Verificación ~ " 002.- Número consecutivo asignado por el titular de la Unidad de Verificación,._
FORMATO AO 002
AO.- Formato generado por el área operativa. 002.- Número consecutivo asignado por el titular de la Unidad de Verificación.
No. Revisión : |[ÉTaborór***™™~^ Revisó y autorizó: J Sustituye a: ' Fecha de emisión:
No. de hoja consecutiva ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 82
ANEXO 2 • NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
. CÓDIGO:
GUIA DE INSTRUCTIVO DE LLENADO DE CUADROS DE CARÁTULA HOJA: DE
INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LOS CUADROS DE CARÁTULA
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
(1)
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN (2)
NOMBRE: (4)
CÓDIGO: (3)
HOJA: (5) DE
No. Revisión : (6)
Elaboró: (7)
Revisó y autorizó: (8)
Sustituye a-
0) Fecha de emisión:
(10)
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. De hoja consecutiva
(11)
INSTRUCTIVO:
1. Espacio dedicado al logotipo de la Unidad de Verificación.
2. Se coloca el nombre del titular de la Unidad de Verificación, el número de registro de la Unidad de Verificación, la dirección, teléfono, fax y E-mail.
3. Para asignar el código ver el anexo 1
4. Se anota el nombre del procedimiento o formato.
5. Se compagina individualmente cada procedimiento, incluyendo formatos. Ejemplo: hoja 1 de 6, hoja 5 de 10.
6. Se anota el número consecutivo de revisiones. Cuando el documento es nuevo, se identifica como revisión "O". Ver anexo 1
7. Se anota el nombre de la persona que elaboró el procedimiento.
8. Se anota el nombre del titular de la Unidad de Verificación, es la única persona que puede revisar y autorizar.
9. Se anota el número de revisión del documento sustituido.
10. Se anota la fecha de emisión del documento.
11. Numeración consecutiva de hojas.
No. Revisión : Elaboró: ; Revisó y autorizó: | Sustituye a: Fecha de emisión:
No. de hoja consecutiva ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 83
FORMATO 04 II NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN 1 CÓDIGO:
LOGOTIPO DÉLA
VERIFICACIÓN r "PORÍADADÉL P R Ó C E D I M I É N T Ó I Í A E S T I R O P Á R A E L Á B O R Á R Y " "HOJA:"*""*" I REVISAR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN ¡ DE ¡ . . . í :
ELABORO
APROBÓ
FIRMA
FIRMA
FECHA DE APROBACIÓN/ REVISIÓN
TITULO
1.0 PROPOSITO
2.0 ALCANCE
3.0 RESPONSABILIDADES
4.0 DEFINICIONES
5.0 RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.0 REVISION DEL PROCEDIMIENTO
7.0 DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS
8.0 PROCEDIMIENTOS
9.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
ANEXOS
No. Revisión : Elaboró: Revisó y autorizó: f ¡ ?
Sustituye a: Fecha de emisión:
No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 84
!I NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN I CÓDIGO: LOGOTIPO
DE LA UNIDAD DE -—--- ~ — - ™ — . — . —=. ,_ ™ , - . -_«=_.-. ._ s— »™._^_ - s » — . „ _
VERIFICACIÓN PROCEDIMIENTO MAESTRO PARA ELABORAR Y REVISAR MANUAL | HOJA DE PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN •• DE_
1.0 PROPOSITO
Estandarizar los criterios a seguir en la elaboración del Manual de procedimientos de Verificación dentro de la organización.
2.0 ALCANCE
Este Procedimiento es aplicable a la elaboración del Manual de procedimientos de verificación.
3.0 RESPONSABILIDADES
3.1 Del elaborador del Manual. 3.1.1 Únicamente el titular de la Unidad de Verificación, puede elaborar el Manual de procedimientos
de verificación. 3.1.2 Debe elaborar el Manual de acuerdo a los lineamientos y normas incluidas en esta procedimiento. 3.1.3 Debe incluir en el Manual toda la información necesaria así como los procedimientos y formatos.
Se podrán tener los tomos que sean necesarios, siempre y cuando los tenga debidamente identificados.
3.1.4 Debe revisar el manual cuando menos una vez al año. 3.1.5 Utilizara carpetas de argolla de una pulgada en color blanco, para identificar el Manual de
procedimientos de verificación. 3.1.6 Es el responsable de ver que se documenten adecuadamente las principales actividades y
procesos dentro del Manual de procedimientos. 3.1.7 Ordena por número de código todos los procedimientos y formatos que incluya el manual. 3.1.8 Es el responsable de que la documentación sea respaldada en disquetes y protegerla
adecuadamente. 3.1.9 Se considera como DOCUMENTO CONTROLADO, solamente aquel documento que:
a).- Tenga debidamente firmada la correspondiente portada, tanto por quien elaboró como por quien aprobó. b).- Estén debidamente impresos en papelería original con el logotipo de la Unidad Verificadora en color.
3.1.10 Se incluirá en el Manual solamente documentos controlados. 3.1.11 Es el responsable de difundir e implementar con el personal los cambios y la nueva
documentación que se incluya en el Manual. 3.1.12 Debe revisar cuando menos una vez al año de emitido el procedimiento y formato
correspondiente, con el propósito de asegurar continuamente la congruencia entre lo que se dice y lo que se hace.
3.2
3.1.1
3.1.2
3.2
3.3.1
j j _ _ _ _ _
Los usuarios del Manual. Debe reportar en cualquier momento las actividades o criterios que sean necesarios incluir en
los Manuales. Debe asegurar la confidencialidad de la información contenida en el Manual.
Los clientes, auditores internos y auditores externos que deseen conocer el funcionamiento de la organización:
Podrán revisar y/o auditar el Manual de procedimientos de verificación generado en la organización.
: I Elaboró: || Revisó y autorizó: [¡Sustituye a: f Fecha de emisión:
No. de hoja consecutiva ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 85
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN >j CÓDIGO: '<•'.
. Jl _ _ E D ^ ^
DE PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN S DE_
4.0 DEFINICIONES
4.1 MANUAL : es un libro elaborado sistemáticamente que indica las actividades a ser cumplidas. 4.2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Es el libro que contiene todos los procedimientos de operación. 4.3 VERIFICACIÓN: Confirmación del cumplimiento de los requisitos especificados. 4.4 ELABORADOR DEL MANUAL: Es la persona que ha sido designada como responsable de
formalizar el Manual.
5.0 RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 El titular de la Unidad de Verificación es el responsable de revisar y actualizar adecuadamente este procedimiento.
6.0 REVISION DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Este procedimiento será revisado cuando menos una vez al año.
7.0 DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS.
FORMATO 01 : Portada del procedimiento maestro para elaborar procedimientos, estructura y contenido.
FORMATO 02 : Portada del procedimiento para FORMATO 03 : Para el desarrollo del procedimiento para ANEXO 1 : Guía para generar código de identificación del procedimiento y formato. ANEXO 2 : Guía De instructivo de llenado de cuadros de carátula. FORMATO 04 : Portada del procedimiento maestro para elaborar y revisar manual de procedi
mientos de verificación. FORMATO 5 : Carátula del manual. FORMATO 6 : Portada del manual.
8.0 PROCEDIMIENTO
8.1 Se usan los siguientes CAPÍTULOS, como guía para desarrollar el contenido del Manual. Estos se indican con LETRAS MAYÚSCULAS, RESALTADAS (letras negritas) para una mejor identificación.
CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN. PORTADA. ÍNDICE. POLÍTICA DE CALIDAD. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL MANUAL. REVISIONES Y MODIFICACIONES A LOS PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL DE LOS PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN. PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS. ANEXOS.
*1Í No. Revisión : SI Elaboró: i: Revisó y autorizó: ;{Sustituye a: .: Fecha de emisión: f :; i'.
L i s
No. de hoja consecutiva ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 86
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN * CÓDIGO:
PROCEDIMIENTO MAESTRO PARA ELABORAR PROCEDIMIENTOS ¡i HOJA: 2 DE_ II
8.1.1 El titular de la Unidad de Verificación define los objetivos específicos del Manual.
8.2 El elaborador del Manual y sus colaboradores. 8.2.1 Estudian y dominan los procedimientos maestros. 8.2.2 Enlistan los procedimientos y formatos que requieren elaborar o revisar para tener
documentadas todas las funciones necesarias. 8.2.3 Elaboran un calendario donde programan la elaboración o revisión de procedimientos y
formatos, asignando responsable y fechas de elaboración. 8.2.4 Desarrollan los procedimientos y formatos de acuerdo a los procedimientos maestros.
8.3 El elaborador del Manual. 8.3.1 Integra el Manual conforme él vaya aprobando los procedimientos y formatos. 8.3.2 Establece un programa de difusión del Manual. 8.3.3 Implanta los procedimientos y formatos aprobados. 8.3.4 Si durante la implantación se observa que en el procedimiento o formato no hay congruencia,
entre lo que se dice y lo que se hace, se regresara al elaborador del Manual, al punto 8.2.3, para hacer la revisión.
8.3.5 Si ya paso un año desde la ultima revisión del procedimiento, regresarlo al elaborador del Manual al punto 8.2.3, para hacer la revisión.
8.3.6 Actualiza el índice del contenido del Manual cada vez que se revisa o integra a él un nuevo procedimiento o formato.
8.3.7 La portada del Manual esta integrada por lo siguiente: 8.3.7.1 Logotipo de la Unidad de Verificación, a color. 8.3.7.2 Nombre de la Unidad de Verificación, número de registro de la Unidad Verificadora. 8.3.7.3 Nombre del Manual. 8.3.7.4 Fecha de elaboración.
Ver formato 05 8.3.8 Vigila que se respeten cabalmente los procedimiento y formatos.
9.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN 9.1 Se define la LISTA DE DISTRIBUCIÓN, incluyendo las áreas correspondientes en donde se
encuentra el usuario.
• TITULAR DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN • AREA OPERATIVA: Auxiliar técnico. • AREA ADMINISTRATIVA: Secretaria.
10.0 CONTROL DE LOS MANUALES 10.1 El titular de la Unidad de Verificación será el responsable de elaborar un listado y registro del
personal que tiene en su poder un tomo del manual, a continuación se muestra la "Hoja de control de distribución de Manuales.
No Revision é Elaboro Reviso y autorizo ^Sustituye a Fecha de emisión:
No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 87
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN CÓDIGO: i{ LOGOTIPO ; DÉLA •.i UNIDAD DE ¡ VERIFICACIÓN !l PROCEDIMIENTO MAESTRO PARA ELABORAR PROCEDIMIENTOS II HOJA:
DE
CONTROL DE DISTRIBUCIÓN DE MANUALES
NOMBRE DEL USUARIO NO. DE MANUAL
AREAO DEPENDENCIA
FIRMA RECIBO 0
DEVOLUCIÓN FECHA DE ENTREGA
FECHA DE DEVOLUCIÓN
10.2 En la portada del Manual, se localiza un recuadro que dice: DOCUMENTO CONTROLADO, en ei se anota quien entrega el manual y el número de copia controlada. Este número consecutivo es asignado por el titular de la Unidad de Verificación, quien es el responsable del control.
No. Revisión : I Elaboró: | Revisó y autorizó: > Sustituye a. •I Fecha de emisión:
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
88
FORMATO 05 CARÁTULA DEL MANUAL
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DEL TITULAR DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN No. de registro de la Unidad Verificadora
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN EN INSTALACIONES DE
APROVECHAMIENTO DE GAS L.P.
89
FORMATO 06 PORTADA DEL MANUAL
C I I c B I B L I Q T E C
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DEL TITULAR DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN No. de registro de la Unidad Verificadora
Ubicación: Calle, número, ciudad, teléfono, fax, E-mail.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
VERIFICACIÓN
DOCUMENTO CONTROLADO
Responsable de distribución:
Copia Controlada No.
Fecha de elaboración:
3.5 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN
3.5.1 Al contar con el diseño de los procedimientos de verificación, se esta en posibilidad de integrar la información en un solo documento, denominado MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN.
El Manual de procedimientos propuesto, esta redactado de una manera sencilla, clara, de fácil lectura, permite hacer referencias rápidas y precisas. Es de fácil interpretación para el personal de la organización y para personas ajenas a la misma.
Se han estructurado los procedimientos de manera secuencial, de tal manera que facilite la actividad cotidiana.
Se definen claramente las responsabilidades y obligaciones del responsable de realizar la actividad.
A continuación se presenta el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN, de instalaciones de aprovechamiento de gas L.P. conformado de acuerdo a los lineamientos antes mencionados.
91
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DEL TITULAR DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN No. de registro de la Unidad Verificadora
Ubicación: Calle, número, ciudad, teléfono, fax, E-mail.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
VERIFICACIÓN
DOCUMENTO CONTROLADO
Responsable de distribución:
Copia Controlada No.
Fecha de elaboración:
I LOGOTIPO
I DÉLA í UNIDAD DE ¡i VERIFICACIÓN
i NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
ÍNDICE
i CÓDIGO:
i HOJA: 1 DE 1
ÍNDICE
I.- INTRODUCCIÓN. II.-- POLÍTICA DE CALIDAD. III.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL MANUAL. IV.-REVISIONES Y MODIFICACIONES A LOS PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS. V.-DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL DE LOS PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN. VI.- PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS DE VERIFICACIÓN.
1.- procedimiento para la solicitud de servicio. 2.- procedimiento para presentar presupuesto. 3.- procedimiento para elaborar contrato de servicio. 4.- procedimiento para solicitar proyecto, memoria técnica y control de estos
documentos. 5.- procedimiento para la revisión del proyecto y memoria técnica. 6.- procedimiento para realizar la verificación de la instalación. 7.- procedimiento para el acta circunstanciada de la visita de verificación. 8.- procedimiento para el reporte de no conformidad. 9.- procedimiento para elaboración de documentación de la verificación.
10.- procedimiento para la entrega de documentos y finiquito.
/isior 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0
No. de i paginas
1 1 1 1 1 1 4 4 4
5 6 6 4 4 10 4
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
93
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE ! VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
INTRODUCCIÓN
¡i CÓDIGO: [
1 1 DE 1
I.- INTRODUCCIÓN
Realizar la verificación de las instalaciones de aprovechamiento de gas LP., implica la responsabilidad de que:
1. La dependencia federal ha delegado a la Unidad de Verificación la responsabilidad de emitir el dictamen de funcionamiento de las instalaciones de aprovechamiento de gas L.P.
2. La verificación se realiza de acuerdo a lineamientos establecidos en las normas oficiales mexicanas, y demás aplicables.
3. El propietario de la instalación, deposita su confianza en la Unidad de Verificación, ya que al recibir el dictamen, se esta garantizando que la instalación ha sido realizada de acuerdo a normas aplicables en vigor.
Por lo consiguiente, el personal de la Unidad Verificadora, debe estar consiente de la gran responsabilidad que implica realizar la verificación de una instalación.
La realización de una verificación es a través de una serie de actividades relacionadas entre si. Estas actividades siempre son las mismas.
El manual de procedimientos de verificación tiene como objetivo principal describir los procedimientos de las actividades que se realizan al verificar una instalación de aprovechamiento de gas L.P., y garantizar que siempre se realizan de la misma manera, con: seguridad, confiabilidad, calidad y así garantizar la confianza de nuestro servicio.
Para esto en necesario tener documentados los procedimiento de manera secuencial y ordenada de las actividades que se realizan.
En este manual los procedimientos y los formatos están redactados de una manera clara, sencilla y de fácil lectura, de tal manera que se facilite su comprensión.
Esta establecido el alcance de cada procedimiento, así como la responsabilidad de la persona que realiza determinada actividad.
Los formatos de los procedimientos cuentan con su instructivo de llenado, de tal manera que esto facilita el desempeño de la tarea a realizar.
Los procedimientos descritos en este manual abarcan todo el proceso de la verificación; desde que el cliente solicita el servicio, hasta que se entrega la documentación y se finiquita la relación de servicio.
Estos procedimientos serán revisados por lo menos una vez al año, por lo que será importante la colaboración del personal de la organización, para retroalimentar los procedimientos y formatos y de esta manera optimizar las actividades.
ro. Revisión : Elaboró: - Revisó y autorizó: • Sustituye a: Fecha de emisión-
,._„„„. __j_ _. i No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 94
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN LOGOTIPO
DÉLA UNIDAD DE
VERIFICACIÓN POLÍTICA DE CALIDAD
I CÓDIGO:
; HOJA: 1 DE 1
POLÍTICA DE CALIDAD.
El titular de la Unidad de Verificación y el personal de la organización, se comprometen a
realizar la verificación de las instalaciones de aprovechamiento de gas L.P., de acuerdo a normas
en vigor aplicables. Realizando la actividad de verificar con: imparcialidad, competencia técnica,
confidencialidad, calidad y de esta manera garantizar la confianza del servicio a través del
aseguramiento de la calidad. Nuestro compromiso con el cliente es garantizar la atención y
satisfacción de sus necesidades, y expectativas.
No. Revisión : Elaboró: | Revisó y autorizó: ¡
¡I i
Sustituye a: I Fecha de emisión:
No. de hoja consecutiva ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 95
I NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN | CÓDIGO: LOGOTIPO ]• '{>
DE LA ?
VERIFICACIÓN • .HOJA: OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL MANUAL 1 DE 1
III.- OBJETIVOS.
• Compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que se efectúan, así como
los formatos a utilizar para la realización de las actividades de verificación.
• Establecer formalmente los procedimientos de trabajo que deben seguirse para la realización de las
actividades.
• Precisar responsabilidades operativas para la ejecución de las actividades de verificación.
• Garantizar a nuestros clientes que a través de esta documentación de los procedimientos de
verificación de las instalaciones de aprovechamiento de gas L.P., ofrecemos calidad y seguridad en
el servicio.
¡INaRev^
No. de hoja consecutiva ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 96
I LOGOTIPO If DE LA i| UNIDAD DE t VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN l CÓDIGO: a é
REVISIONES Y MODIFICACIONES A LOS PROCEDIMIENTOS Y u HOJA: FORMATOS 1 DE 1
IV.- REVISIONES Y MODIFICACIONES A LOS PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS.
• El titular de la Unidad de Verificación es el responsable de editar, revisar, modificar y
actualizar adecuadamente los procedimientos y formatos.
• Los procedimientos y formatos, serán revisados, cuando menos una vez al año, a partir de
la fecha de emisión .
I No. Revisión : i Elaboró: Revisó y autorizó: I Sustituye a: ij Fecha de emisión:
No. de hoja consecutiva ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 97
I NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN < CÓDIGO: LOGOTIPO ,
DE LA t
VERIFICACIÓN "^DIAGRAMA DE FÜJJOGENERAL DÍTLOS'PROCEDIMIENTOS DE*~ HOJA:"""™ ~" VERIFICACIÓN 1 DE 1
•I
V.- DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL DE LOS PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN
INICIO
J¿_ SOLICITUD DE
SERVICIO
JL PRESUPUESTO
PROC 1
PROC 2
NO ^
CONTRATO DE SERVICIO PROC 3
3L SOLICITUD DE PROYECTO Y MÚ PROC 4
MORÍA TÉCNICA
NO " >
PROPIETARIO ORDENA
ELABORACIÓN
JL REVISION DE
PROYECTO Y ME MORÍA TÉCNICA
PROC 5
V
CUMPLEN REQUISITOS' NO
" > USUARIO OR DE NA CORRECCIÓN
_^_
VERIFICACIÓN D E ^ ~ LA INSTALACIÓN
PROC 6
JL ACTA
CIRCUNSTANCIADA PROC 7
NO - >
REPORTE NO CONFORMIDAD
PROC 8
-X. SI
DOCUMENTAOS DÉLA
VERIFICACIÓN
_ ^
PROC 9
ENTREGA DE DOCUMENTOS Y
FINIQUITO
_ ^
PROC 10
No Revisión : Elaboró: Revisó y autorizó' Sustituye a. , Fecha de emisión:
No de hoja consecutiva ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 98
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN í CÓDIGO: LOGOTIPO
!i DÉLA " '•'. UNIDAD DE :,-—-:-— •"-- • ~ = = ^ ^ = - -= l a s ^ - . ^ J =^- -a™« f i =^^ ' VERIFICACIÓN ' i HOJA. | PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS DE VERIFICACIÓN :> 1 DE 1_
VI.- PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS DE VERIFICACIÓN.
1. PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE SERVICIO.
2. PROCEDIMIENTO PARA PRESENTAR PRESUPUESTO.
3. PRESUPUESTO PARA ELABORAR CONTRATO DE SERVICIO.
4. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR PROYECTO, MEMORIA TÉCNICA Y CONTROL DE ESTOS
DOCUMENTOS.
5. PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN DEL PROYECTO Y MEMORIA TÉCNICA.
6. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA VERIFICACIÓN DE LA INSTALACIÓN.
7. PROCEDIMIENTO PARA EL ACTA CIRCUNSTANCIADA DE LA VISITA DE VERIFICACIÓN.
8. PROCEDIMIENTO PARA EL REPORTE DE NO CONFORMIDAD.
9. PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DE LA VERIFICACIÓN.
10. PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE DOCUMENTOS Y FINIQUITO.
No. Revisión : I Elaboró: || Revisó y autorizó: ]| Sustituye a:
No. de hoja consecutiva ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 99
¡) NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN LOGOTIPO
DÉLA UNIDAD DE
VERIFICACIÓN 1. PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE SERVICIO
CÓDIGO: PROCEDIMIENTO AA 001
DE : HOJA:
1
ELABORO
APROBÓ
FIRMA
FIRMA
FECHA DE APROBACIÓN/ REVISIÓN :
TITULO
1.0 PROPOSITO
2.0 ALCANCE
3.0 RESPONSABILIDADES
4.0 DEFINICIONES
5.0 RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.0 REVISION DEL PROCEDIMIENTO
7.0 DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS
8.0 DIAGRAMA DE FLUJO
9.0 PROCEDIMIENTO
10.0 FORMATO
11.0 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO.
12.0 REGISTRO
13.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
ANEXOS
FORMATO AA 001 PARA LA SOLICITUD DE SERVICIO
No. Revisión :
0 Elaboró: Revisó y autorizó: Sustituye a: Fecha de emisión:
No. de hoja consecutiva ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 100
- LOGOTIPO DÉLA
;¡ UNIDAD DE '•' VERIFICACIÓN ;;
TNOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
1. PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE SERVICIO
i CÓDIGO: l PROCEDIMIENTO AA 001
,HOJA 2 DE
1.0 PROPOSITO
1.1. Dar cumplimiento al art. 84 de la LFMN, que establece que el servicio de verificación será a petición del cliente.
2.0 ALCANCE
2.1 Este procedimiento será para la solicitud del servicio.
3.0 RESPONSABILIDADES
3.1 La responsable de que se cumpla con este procedimiento será la secretaria.
4.0 DEFINICIONES
4.1 Cliente: es el receptor de un producto suministrado por el proveedor.
4.2 LFMN: Ley Federal de Metrología y Normalización.
5.0 RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 El titular de la Unidad de Verificación es el responsable de revisar este procedimiento.
6.0 REVISION DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Este procedimiento será revisado una vez al año, de la fecha de emisión.
7.0 DOCUMENTO APLICABLE
7.1 Ley Federal de Metrología. Capitulo V art. 84 7.2 Anexo Formato AA001 8.0 DIAGRAMA DE FLUJO
( Inicia \ _ "> El cliente solicita
verificación ^ \ secretaria atien-
al cliente y proporciona solicitud
I cliente llena solicitud de servicio
S í gresa a la secre-•S ana solicitud llena - > La secretaria
abre expediente del cliente
J¿ ( Termina )
9.0 PROCEDIMIENTO
9.1 El cliente acude a la oficina, solicitando verificación de la instalación de aprovechamiento de gas L.P. 9.2 La secretaria atiende al cliente, le instruye como llenar el formato de solicitud de servicio AA 001 9.3 El cliente llena la solicitud de servicio, formato AA 001 9.4 El cliente regresa a la secretaria, la solicitud llena. 9.5 La secretaria abre expediente del cliente. 9.6 Para el procedimiento No. 2
No. Revisión :
0 ¡i Elaboró: I Revisó y autorizó: Sustituye a: Fecha de emisión:
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
101
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN LOGOTIPO
DÉLA UNIDAD DE
VERIFICACIÓN 1. PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE SERVICIO
CÓDIGO: . PROCEDIMIENTO AA 001 t
> H O J A :
I 3 DE
10.0 FORMATO
Se anexa FORMATO AA 001 para elaborar solicitud de servicio.
11.0 INSTRUCTIVO DE LLENADO
1) Se anota el nombre completo del cliente.
2) Ubicación donde se encuentra la instalación (calle, número, colonia, ciudad.)
3) Indica la clase de instalación.
4) Indica la capacidad del recipiente.
5) Proporciona la cantidad de aparatos de consumo.
6) Lugar y fecha de la solicitud.
7) Anota su nombre y firma.
12.0 REGISTRO
12.1 Formato AA 001, se emite únicamente en original, una vez requisitado se abre expediente y se archiva.
13.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
13.1 Área administrativa: secretaria. ,
I No. Revisión :
' 0 Elaboró: -. Revisó y autorizó: Sustituye a: Fecha de emisión:
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
102
'; NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN LOGOTIPO
DÉLA UNIDAD DE
VERIFICACIÓN FORMATO PARA SOLICITUD DE SERVICIO
¡J CÓDIGO: íí FORMATO AA 001
; HOJA: 4 DE 4
SOLICITUD DE SERVICIO
El (la) que suscribe C. Ill Solicita al titular de esta Unidad, la verificación de la Instalación de aprovechamiento de gas L.P., de acuerdo
a los siguientes datos:
Ubicación: ( 2 :
( 3 ) Clase de la instalación: ( ) Domestica
Capacidad del recipiente estacionario:
Cantidad de aparatos de consumo :
( ) Comercial
ÍA1
L5)
( ) Industrial
Lugar y fecha lü
11 Nombre y Firma del Cliente.
¡¡No Revision
0 Elaboro Reviso y autorizo Sustituye a Fecha de emisión
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No de hoja consecutiva
103
}
LOGOTIPO
1 DE LA
I UNIDAD DE !- VERIFICACIÓN
ELABORO :
APROBÓ :
:fÑOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
;1 2. PROCEDIMIENTO PARA PRESENTAR PRESUPUESTO
FECHA DE APROBACIÓN/ REVISIÓN :
FIRMA :
FIRMA :
'CÓDIGO: PROCEDIMIENTO A
" T Í O I A ™ " ™ ' 1 DE
A 002 ) 1
±=j
TITULO
1.0 PROPOSITO
2.0 ALCANCE
3.0 RESPONSABILIDADES
4.0 DEFINICIONES
5.0 RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.0 REVISION DEL PROCEDIMIENTO
7.0 DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS
8.0 DIAGRAMA DE FLUJO
9.0 PROCEDIMIENTO
10.0 FORMATO
11.0 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO.
12.0 REGISTRO
13.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
ANEXOS
FORMATO AA 002 PARA PRESENTAR PRESUPUESTO
No. Revisión : Elaboró: | Revisó y autorizó: Sustituye a: ,¡ Fecha de emisión:
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
104
LOGOTIPO DÉLA
1 UNIDAD DE 'VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN i CÓDIGO: S PROCEDIMIENTO AA 002
2 PROCEDIMIENTO PARA PRESENTAR PRESUPUESTO II HOJA:
2 DE
1.0 PROPOSITO
1.1 Presentar al cliente el importe de la verificación y el alcance del trabajo.
2.0 ALCANCE
2.1 Este procedimiento es para presentar presupuesto.
3.0 RESPONSABILIDADES
3.1 La responsabilidad de aplicar este procedimiento es la secretaria.
4.0 DEFINICIONES
No aplica.
5.0 RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 El titular de la Unidad de Verificación es el responsable de usar este procedimiento.
6.0 REVISION DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Este procedimiento será revisado una vez al año, de la fecha de emisión.
7.0 DOCUMENTO APLICABLE
7.1 Anexo Formato AA 002
8.0 DIAGRAMA DE FLUJO düZD
A
í Inicia \ _ ^ La secretaria
elabora presupuesto
- > La secretaria presenta al cliente el
presupuesto - >
Cliente analiza presupuesto ^ < Acepta9 - >
El cliente firma de aceptado el
Presupuesto
( Termina \¿_
Pasa procedimiento No.3
-y-Las scretana abre
sxpediente y archiva presupuesto
firmado
9.0 PROCEDIMIENTO
9.1 La secretaria, elabora el presupuesto de la verificación solicitada. 9.2 La secretaria presenta al cliente el presupuesto e indica el alcance del trabajo. 9.3 El cliente analiza el presupuesto y toma la decisión. 9.4 Si el cliente no acepta el presupuesto, la relación se concluye. 9.5 Si el cliente acepta, la secretaria le solicita que firme de aceptado el presupuesto. 9.6 La secretaria abre expediente y archiva presupuesto aceptado y firmado. 9.7 Pasa al procedimiento No. 4 No. Revisión :
0 Elaboró: | Revisó y autorizó: ! Sustituye a: Fecha de emisión:
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
105
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN LOGOTIPO ¡
DE LA " UNIDAD DE ~
VERIFICACIÓN ;l 2. PROCEDIMIENTO PARA PRESENTAR PRESUPUESTO
CÓDIGO: PROCEDIMIENTO AA 002
. HOJA: 3 DE
10.0 FORMATO
Se anexa FORMATO AA 02 para presentar presupuesto.
11.0 INSTRUCTIVO DE LLENADO
1) Se anota el nombre completo del cliente.
2) Se anota la clase de instalación: domestica, comercial ó industrial.
3) La ubicación donde se encuentra la instalación ( calle, número, colonia y ciudad.)
4) Se anota el importe del presupuesto con número y letra.
5) Se anota el lugar y la fecha.
6) Debe firmar el titular de la Unidad Verificadora.
7) Debe anotar su nombre y firmar el cliente.
12.0 REGISTRO
12.1 Del formato AA 002, se emite únicamente en original, estando ya firmado por el cliente se abre expediente y se archiva.
13.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
13.1 Área administrativa: secretaria.
No. Revisión :
I o Elaboró. Revisó y autorizó: Sustituye a: Fecha de emisión:
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
106
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
C I I c
FORMATO PARA PRESENTAR PRESUPUESTO
< CÓDIGO: 1 • FORMATO AA 002 j : 1
.•Í . ,; rHOJA:
4 DE 4
i
i
c.
FORMATO DE PRESUPUESTO
( 1 )
Por este conducto presento a su consideración el presupuesto de verificación de la instalación de gas
L.P., clase : ( 2 )
Ubicación : ( 3 )
Importe presupuesto : $ X
El presupuesto incluye las siguiente actividades:
Revisión del proyecto y memoria técnica. Verificación de la Instalación y emitir el dictamen de la
verificación.
Se requiere el 70% de anticipo para el inicio de las actividades, el saldo será cubierto al realizar la
verificación a la instalación.
Lugar y fecha: i_5_
ATENTAMENTE
( 6 )
Titular de la Unidad de Verificación
ACEPTO PRESUPUESTO
( 1 )
Nombre y firma del cliente
, No Revision
0 Elaboró: Revisó y autorizó: Sustituye a: Fecha de emisión:
No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 107
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
Í
' . . . _ „ „ .
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN j
3. PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR CONTRATO DE SERVICIO. '
(CÓDIGO: PROCEDIMIENTO AA 003
HOJA: 1 DE 4
ELABORO
APROBÓ
FIRMA :
FIRMA
FECHA DE APROBACIÓN/ REVISIÓN
TITULO
1.0 PROPOSITO
2.0 ALCANCE
3.0 RESPONSABILIDADES
4.0 DEFINICIONES
5.0 RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.0 REVISION DEL PROCEDIMIENTO
7.0 DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS
8.0 DIAGRAMA DE FLUJO
9.0 PROCEDIMIENTO
10.0 FORMATO
11.0 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO.
12.0 REGISTRO
13.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
ANEXOS
FORMATO AA 003 PARA ELABORAR CONTRATO DE SERVICIO
No. Revisión Elaboró: Revisó y autorizó: l Sustituye a: Fecha de emisión:
No. de hoja consecutiva ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 108
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN LOGOTIPO
DÉLA UNIDAD DE
VERIFICACIÓN
..CÓDIGO: i PROCEDIMIENTO AA 003
'i HOJA: 3. PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR CONTRATO DE SERVICIO 2_ DE
1.0 PROPOSITO
1.1 Establecer la responsabilidad y obligaciones del cliente y del titular de la Unidad de Verificación.
2.0 ALCANCE
2.1 Este procedimiento es para elaborar el contrato de servicio.
3.0 RESPONSABILIDADES
3.1 El responsable de aplicar este procedimiento es el titular de la Unidad de Verificación en primera instancia y la secretaria en segunda instancia.
4.0 DEFINICIONES
Contrato: Convenio que produce o transfiere obligaciones y derechos.
5.0 RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 El titular de la Unidad de Verificación será el responsable de revisar este procedimiento.
6.0 REVISION DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Este procedimiento será revisado una vez al año, de la fecha de emisión.
7.0 DOCUMENTO APLICABLE
7.1 Anexo Formato AA 003
8.0 DIAGRAMA DE FLUJO
[ Inicia \ _ • ^
La secretaria elabora
el contrato • >
La secretaria presenta al cliente
para revisión • ^
Cliente revisa el contrato ^
El cliente firma el contrato y lo de-
devuelve a la secretaria
• ^
La secretaria archiva en el
expediente
J¿ í Termino J
Pasa procedimiento No.3
9.0 PROCEDIMIENTO
9.1 La secretaria, elabora el contrato usando el formato AA 003 9.2 La secretaria presenta el contrato al cliente para que lo revise. 9.3 El cliente procede a revisar el contrato. 9.4 Si el cliente esta de acuerdo firma el contrato. 9.5 La secretaria archiva el contrato en el expediente del cliente.
p _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 0
p^______ Revisó y autorizó |
i i
Sustituye a: Fecha de emisión:
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
109
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN CÓDIGO: PROCEDIMIENTO AA 003
!( LOGOTIPO
DÉLA UNIDAD DE , ,
VERIFICACIÓN M «HOJA. 1 3. PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR CONTRATO DE SERVICIO 3 DE
10.0 FORMATO
Se anexa FORMATO AA 03
11.0 INSTRUCTIVO DE LLENADO
1) Se anota el nombre completo del cliente.
2) Se anota el nombre del titular de la Unidad Verificadora.
3) Se anota el número del registro de la Unidad Verificadora.
4) Se anota la dirección (calle, número, colonia y ciudad).
5) Se anota si es persona física o moral.
6) Se anota la clase de instalación: domestica, comercial e industrial.
8) Se anota el domicilio en donde esta la instalación.
9) Se anota el importe recibido con número y letra.
10) Se anota el saldo en número y letras.
11) Se anota día, mes y año.
12) Se anota el número de días.
13) Se anota el nombre de la ciudad y el estado.
14) Se anota la fecha de la firma del contrato (día, mes y año)
15) Se anota el nombre de la ciudad y el estado donde se firma el contrato.
16) Firma el titular de la Unidad de Verificación y el cliente.
12.0 REGISTRO
12.1 El formato AA 003, se emite únicamente en original y copia. El original se archiva en el expediente del cliente, la copia se le entrega al cliente.
13.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
13.1 Área administrativa: secretaria.
No. Revisión : 1 Elaboró: Revisó y autorizó: I Sustituye a: Fecha de emisión: si i I ?
0 , -I i No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 110
DÉLA UNIDAD DE
VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN ' CÓDIGO: FORMATO AA 003
•Í
.„. . . _ . . „ _ _ _ _ ^ , ™ _ — _ _
FORMATO PARA ELABORAR CONTRATO DE SERVICIO '• 4 DE
CONTRATO DE SERVICIO
Contrato de servicio que celebran por una parte el Sr. ( 1 ) , a quien en lo sucesivo, se le denominara el cliente y por otra parte el
C. ( 2 ) , a quien en lo sucesivo se le denomina Unidad de Verificación.
DECLARACIONES PRIMERA.- El ( 1 ) , declara ser Unidad de Verificación en instalaciones de aprovechamiento de gas L.P. aprobado por la Secretaria de Energía, con el registro No. ( 3 ) , que tiene los conocimientos y la experiencia para desarrollar los trabajos profesionales relacionados con la verificación de las instalaciones de gas L.P., y señala para recibir notificaciones el siguiente domicilio ( 4 ) SEGUNDA.- El cliente declara ser persona ( 5 ) y desea libre y espontáneamente contratar los servicios de la Unidad de Verificación para la verificación de la instalación de gas L.P clase:
( 6 ) en el domicilio ( 7 ) CLAUSULAS
PRIMERA.- La Unidad de Verificación se obliga a verificar de acuerdo a la Norma Oficial Mexicana en vigor y a entregar una copia del dictamen resultante de la verificación. SEGUNDA.- Importe del contrato: El importe del presente contrato es por la cantidad de $ ( 8 )
_í ) TERCERA.- Forma de pago: La Unidad de Verificación recibe del cliente, por concepto de anticipo la cantidad de $ (_9J
X CUARTA.- En el momento de recibir la verificación contratada, el cliente se compromete a pagar el saldo que es de $ (10) ( ]_ QUINTA.- Plazo de ejecución: La Unidad de Verificación se obliga a iniciar los trabajos del presente contrato el QJ_) Y a concluirla en ( 12 ) Días naturales, contados a partir de esta fecha. SEXTA.- El cliente dará todas las facilidades a la Unidad de Verificación para llevar a cabo todos los trabajos relacionados con la verificación de la instalación de aprovechamiento de gas L.P., y reconocerá las observaciones que señale la Unidad de Verificación en relación a la Norma Oficial Mexicana. SÉPTIMA.- Para la interpretación del conocimiento de este contrato, las partes se someten a las autoridades de la ciudad de ( 13 ) renunciando el fuero de sus domicilios presentes o futuros. El presente se firma a los ( 14 ) , en la ciudad de
LJ5J
UNIDAD DE VERIFICACIÓN CLIENTE
Nombre y firma del titular de la Unidad de Verificación Nombre y firma
No. Revisión : | Elaboró:
0 !¡ Revisó y autorizó: Sustituye a: Fecha de emisión.
No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 111
•í •; NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN 1 CÓDIGO: » LOGOTIPO ¡í ; PROCEDIMIENTO AA 004
DE LA '' 1 UNIDAD DE
VERIFICACIÓN ¡! 4- PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR PROYECTO, MEMORIA • HOJA: ! ; TÉCNICA Y CONTROL DE ESTOS DOCUMENTOS !' 1 DE 5_
ELABORO : FIRMA :
APROBÓ : FIRMA:
FECHA DE APROBACIÓN/ REVISIÓN :
TITULO
1.0 PROPOSITO
2.0 ALCANCE
3.0 RESPONSABILIDADES
4.0 DEFINICIONES
5.0 RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.0 REVISION DEL PROCEDIMIENTO
7.0 DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS
8.0 DIAGRAMA DE FLUJO
9.0 PROCEDIMIENTO
10.0 FORMATO
11.0 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO.
12.0 REGISTRO
13.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
ANEXOS
FORMATO AA 004 PARA SOLICITAR PROYECTO, MEMORIA TÉCNICA Y CONTROL DE ESTOS DOCUMENTOS.
FORMATO AA005 PARA RECIBO DE DOCUMENTOS.
| No. Revisión : II Elaboró: | Revisó y autorizó: [(Sustituye a: j Fecha de emisión:
i 0 i 1
No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 112
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
¡s NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
4. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR PROYECTO, MEMORIA TÉCNICA Y CONTROL DE ESTOS DOCUMENTOS
•CÓDIGO: PROCEDIMIENTO AA 004
HOJA: 2 DE
1.0 PROPOSITO
1.1 Solicitar al cliente el proyecto y la memoria técnica de la instalación , para revisar y conocer las características de la instalación a verificar, controlar y asegurar los documentos proporcionados por el cliente.
2.0 ALCANCE
2.1 Este procedimiento es para solicitar el proyecto y la memoria técnica de la instalación de gas L.P.
3.0 RESPONSABILIDADES
3.1 La secretaria es la responsable de aplicar este procedimiento.
4.0 DEFINICIONES
No aplica.
5.0 RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 El titular de la Unidad de Verificación será el responsable de revisar este procedimiento.
6.0 REVISION DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Este procedimiento será revisado una vez al año, a partir de la fecha de emisión.
7.0 DOCUMENTO APLICABLE
7.1 Anexo Formato AA 004 y Formato AA 005
8.0 DIAGRAMA DE FLUJO
í inicia J-
El cliente ordena su elaboración
^L La secretaria
solicita al cliente el proyecto y
- ^ memoria técnica — ^ - > según Formato
AAQQ4
El cliente entrega los documentos
solicitados ->
La secretaria recibe los docu
mentos y llena Formato AA 005
• ^
El cliente recibe recibe el Formato
AA005 firmado
( Termina ) ^
PASA AL PROCEDIMIENTO No 5
iL La secretaria
archiva los documentos
recibidos
No. Revisión :
0 Elaboró: Revisó y autorizó: 1 Sustituye a: 1 Fecha de emisión:
1 I No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 113
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE
í| NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN '• CÓDIGO: ! PROCEDIMIENTO AA 004
1 VERIFICACIÓN '., 4- PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR PROYECTO, MEMORIA TÉCNICA Y CONTROL DE ESTOS DOCUMENTOS
HOJA: 3 DE
9.0 PROCEDIMIENTO
9.1 La secretaria solicita al cliente el proyecto y la memoria técnica; Formato AA 004 9.2 Si el cliente no tiene estos documentos, debe ordenar su elaboración. 9.3 Si el cliente tiene los documentos los entrega a la secretaria. 9.4 La secretaria recibe los documentos y lleva el Formato AA 005 para control de los documentos
recibidos. 9.5 El cliente recibe el Formato AA 005 , control de documentos entregados. 9.6 La secretaria archiva en el expediente los documentos recibidos. 9.7 Pasa el procedimiento No. 5
10.0 FORMATO
10.1 Se anexa Formato AA 004 y Formato AA 005
11.0 INSTRUCTIVO DE LLENADO
11.1 Formato AA 004 1.- Se anota el nombre completo del cliente. 2.- Clase de la instalación: domestica, comercial o industrial. 3.- La ubicación de la instalación: calle, número, colonia y ciudad. 4.- Se marca con "X", la documentación recibida. 5.- Se anota el lugar y la fecha de recepción de los documentos. 6.- Firma de recibido la secretaria.
12.0 REGISTRO
12.1 El formato AA 004 se emite únicamente en original y se le entrega al cliente. 12.2 El formato AA 005 se emite en dos tantos, uno para el cliente y el otro se archiva en el expediente del
cliente.
13.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
13.1 Área administrativa: secretaria.
:| No. Revisión : :j Elaboró: ij Revisó y autorizó: !| Sustituye a: Fecha de emisión:
L ° ; No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 114
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN ¡ LOGOTIPO í DÉLA ; UNIDAD DE 1 VERIFICACIÓN
CÓDIGO: FORMATO AA 004
'! FORMATO PARA SOLICITAR PROYECTO, MEMORIA TÉCNICA Y ;¡ HOJA: ,< CONTROL DE ESTOS DOCUMENTOS , £_ DE
C.
SOLICITUD DE PROYECTO Y MEMORIA TÉCNICA
_Í_L
Por este conducto solicito a usted la documentación necesaria para poder revisar la revisión y conocer las
Características de la instalación a verificar, clase i_2_L
CLASE:
( 3 ) Domestica
( 3 ) Comercial
( 3 ) Industrial
DOCUMENTOS SOLICITADOS.
• Plano instalación de gas. • Listado de material.
• Plano instalación de gas. • Listado de material. • Catalogo de aparatos a instalar.
• Planos de construcción. • Planos instalación de gas. • Memoria técnica. • Listado de material. • Catalogo de aparatos a instalar.
Atentamente
El titular de la Unidad Verificadora
No. Revisión :
0 Elaboró: Revisó y autorizó: ifsustituyea: Fecha de emisión:
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
115
p«.. : NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN LOGOTIPO
DÉLA UNIDAD DE ¡f=
VERIFICACIÓN ;j FORMATO PARA RECIBO DE DOCUMENTOS
• CÓDIGO: í FORMATO AA 005
, HOJA: ' 5 DE 5
RECIBO DE DOCUMENTOS
Recibí del C. U_L Los documentos que a continuación relacionamos, que se utilizan para poder realizar la
verificación de la instalación de gas L.P., clase ( 2 ) y que esta ubica
da en: ( 3 )
( 4
DOCUMENTOS RECIBIDOS
Plano instalación de gas.
Listado de material.
Catalogo de aparatos a instalar.
Memoria técnica.
Planos de construcción.
R e c i b i
Lugar y fecha:
Nombre y firma de la secretaria
( 5 )
No. Revisión
0 jt Elaboró: Revisó y autorizó: Sustituye a: Fecha de emisión:
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
116
¡1 NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN '• CÓDIGO: 'í LOGOTIPO i PROCEDIMIENTO AO 005 'I DÉLA ¡! ¡!
i VERIFICACIÓN Á 5- PROCEDIMIENTO PARA LA REVISION DEL PROYECTO Y % HOJA: » MEMORIA TÉCNICA 1 DE
ELABORO : FIRMA :
APROBÓ : FIRMA
FECHA DE APROBACIÓN/ REVISIÓN :
TITULO
1.0 PROPOSITO
2.0 ALCANCE
3.0 RESPONSABILIDADES
4.0 DEFINICIONES
5.0 RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.0 REVISION DEL PROCEDIMIENTO
7.0 DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS
8.0 DIAGRAMA DE FLUJO
9.0 PROCEDIMIENTO
10.0 FORMATO
11.0 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO.
12.0 REGISTRO
13.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
ANEXOS
FORMATO AO 006 PARA REVISIÓN DE PROYECTO Y MEMORIA TÉCNICA. FORMATO AO 007 PARA REVISIÓN DE PROYECTO Y MEMORIA TÉCNICA INDUSTRIAL.
-~r~ -.—,•-• •i No. Revisión : ;: Elaboró: ., Revisó y autorizó: ,', Sustituye a- ¡ Fecha de emisión:
, o 1 j i No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 117
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN LOGOTIPO „
DÉLA UNIDAD DE ™ - = = = ^ ^ = i - ^ , ~ .
VERIFICACIÓN . 5- PROCEDIMIENTO PARA LA REVISION DEL PROYECTO Y MEMORIA TÉCNICA
5 CÓDIGO: > PROCEDIMIENTO AO 0 0 5
[HOJA 2 DE 6
1.0 PROPOSITO"
1.1 Es revisar si el proyecto y la memoria técnica de la instalación cumplen con los requisitos de la norma en vigor.
2.0 ALCANCE
2.1 Este procedimiento es para la revisión del proyecto y memoria técnica.
3.0 RESPONSABILIDADES
3.1 El responsable de aplicar este procedimiento es el auxiliar técnico.
4.0 DEFINICIONES
4.1 No aplica.
5.0 RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 El titular de la Unidad de Verificación será el responsable de revisar este procedimiento.
6.0 REVISION DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Este procedimiento será revisado una vez al año, a partir de la fecha de emisión.
7.0 DOCUMENTOS APLICABLES
7.1 La norma en vigor de instalaciones de aprovechamiento de gas L.P.
8.0 DIAGRAMA DE FLUJO Se devuelven los documentos al cliente para su
correción
/ " Í N I P . I / V N >^ La secretaria entrega al auxiliar técnico el proyecto y memoria
técnica para su revision
• >
El auxiliar técnico revisa el proyecto y
memoria de acuerdo a los formatos
r - >
Formato AO 006 domestica y rnmprnalps
~W NO
• >
Formato AO 007 Industriales
La secretaria archiva documentos en el
expediente ^
_^_
El auxiliar técnico devuelve a la secretaria los documentos
PASA AL PROCEDIMIENTO No 6
No. Revisión :
0 p____™__, Revisó y autorizó:
i í
Sustituye a: Fecha de emisión:
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
118
II NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN 1 CÓDIGO: LOGOTIPO ¡PROCEDIMIENTO AO005
DÉLA
VERIRCACION 5 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN DEL PROYECTO Y | HOJA: ' MEMORIA TÉCNICA % 3 DE
9.0 PROCEDIMIENTO
9.1 La secretaria entrega al auxiliar técnico todos los documentos que el cliente entrego (proyecto, memoria de calculo, etc.)
9.2 El auxiliar técnico revisa los documentos, si se trata de una instalación domestica o comercial, utiliza el formato AO 006.
9.3 Si es una instalación industrial utilizara el formato AO 007. 9.4 El auxiliar técnico debe ser muy cuidadoso al revisar el proyecto y al finalizar, debe emitir el resultado;
cumple ó no cumple. 9.5 Para indicar que la revisión cumple, es porque todos los puntos están debidamente requisitados. 9.6 Si un punto no esta indicado, se marca que NO CUMPLE. 9.7 Los puntos que no cumplen se indicaran en el renglón de "observaciones a corregir" 9.8 El auxiliar técnico, entregara a la secretaria, la relación de los puntos en los que no cumple el
proyecto y/o memoria técnica para su corrección. 9.9 La secretaria le entregara al cliente la relación de faltantes para que éste ordene su corrección ó
complemento, según el caso. 9.10 Si la revisión CUMPLE, se puede programar la visita de verificación de la instalación. 9.11 El auxiliar técnico devuelve a la secretaria el proyecto, memoria técnica, documentos, formatos de
revisión. 9.12 La secretaria concerta con el cliente, cita para llevar a cabo la verificación. Le indica que debe estar
presente el constructor de la instalación, pues se realizaran las pruebas de hermeticidad a la instalación.
10.0 FORMATO
10.1 Se anexa Formato AO 006 y Formato AO 007
11.0 INSTRUCTIVO DE LLENADO
11.1 Formato AO 006 REVISION DE PROYECTO. 1.- Se indica con una "X" la clase de la instalación a que corresponde. 2.- Se anota el nombre completo del propietario. 3.- La ubicación de la instalación: calle, número, colonia y ciudad. 4.- Se marca con "X", el resultado de la revisión. 5.- Se anotaran las observaciones a corregir, si existieran. 6.- Se anota el nombre y firma del auxiliar técnico que revisó. 7.- Se anota la fecha de revisión.
11.2 Formato AO 007 REVISION DE PROYECTO Y MEMORIA TÉCNICA. 1.- Se anota el nombre completo del propietario. 2.- Se anota la dirección: Calle, número, colonia y ciudad. 3.- Se indica con una "X", el resultado de la revisión 4.- Se anotaran las observaciones a corregir, si existieran. 5.- Se anota nombre y firma del auxiliar técnico que reviso. 6.- Se anota la fecha de revisión.
(Ño. Revisión :
0 ¡Elaboró! Revisó y autorizó' Sustituye a: | Fecha de emisión:
, I No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 119
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
5 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISION DEL PROYECTO Y MEMORIA TÉCNICA
CÓDIGO: PROCEDIMIENTO AO 005
' HOJA: '' 4 DE
12.0 REGISTRO
12.1 El formato AO 006 se emite en original únicamente y se archiva en el expediente.
12.2 El formato AO 007 se emite en original únicamente, se archiva en el expediente.
13.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
13.1 Área administrativa: secretaria. 13.2 Área operativa: Auxiliar técnico.
No. Revisión :
0 I Elaboró:
S Revisó y autorizó: Sustituye a | Fecha de emisión:
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
120
: NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN ¡CÓDIGO: * FORMATO AO 006 LOGOTIPO
DÉLA | I
VERIFICACIÓN I f T o R l v Í A T ^ ^ " H O j ^ ™ - — —
DOMESTICA Y COMERCIAL 5 DE
REVISIÓN DE PROYECTO
( 1 ) Instalación clase:
Propietario :
Dirección:
Domestica ( ) Comercial (
1A± ( 3 )
REVISAR
RECIPIENTE: Localización y capacidad.
REGULADORES: Presión de salida y capacidad.
ADITAMENTOS: De control, medición y seguridad.
TUBERÍAS: De llenado.- Longitud, tipo, diámetro y válvulas de control.
De servicio.- Longitud, tipo y diámetro.
Tendido.- Visible, oculta ó subterránea.
APARATOS DE CONSUMO: Tipo, gasto y localización.
RESULTADO DE CALCULO: Calculo por tramos y máxima caída de presión.
( 4 ) RESULTADO DE LA REVISIÓN: CUMPLE (
OBSERVACIONES A CORREGIR:
NO CUMPLE ( )
REVISO ( 6 )
Nombre y firma Fecha de revisión: 1ZJ_
j No. Revisión : j
i - - ° 1 ! Revisó y autorizó: Sustituye a: ¡Fecha de emisión!
i
Ño. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 121
I LOGOTIPO i DE LA •' UNIDAD DE ; VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN CÓDIGO: , FORMATO AO 007
FORMATO PARA REVISION DE PROYECTO Y MEMORIA TÉCNICA | HOJA: i INDUSTRIAL I 6 DE 6_
REVISION DE PROYECTO Y MEMORIA TÉCNICA
Instalación clase INDUSTRIAL
Propietario: ( 1 )
Dirección: ( 2 )
REVISAR Revisar memoria técnica descriptiva.- Este documento debe contener lo siguiente: a) Ubicación de la Industria. b) Uso de gas. c) Especializaciones de diseño de la instalación y resultado del calculo del diámetro de las tuberías
en alta presión. d) Locaiización y capacidad del o de los recipientes que se proyecte instalar, indicando sus
accesorios, zona de protección, distancias, capacidad de vaporización, iguales datos del vaporizador si se proyecta su uso.
e) Calculo de la vaporización que proporcione el o los recipientes. f) Descripción de la trayectoria de la tubería, a partir del recipiente de almacenamiento, indicando
si estará enterrada o adosada en muro, clase y dimensiones, protección con que se cuenta y pintura, justificando este, en caso de ser diferente al reglamento.
g) Presión de salida y capacidad de los reguladores así como la presión a la que deben funcionar los aparatos de consumo.
h) Descripción de los aparatos de consumo, tipo y gasto. i) Descripción de los aparatos y accesorios de control y seguridad para los aparatos de consumo, j) Descripción del sistema empleado para desalojar los gases de la combustión de gas L.P. k) Descripción de equipo contra incendio proyectado. I) Si se emplea combustible sustituto, mencionar el tipo, deposito del mismo y la locaiización. m) Existencia o no de fluidos que puedan reaccionar peligrosamente con el gas L.P.
En los planos se deberá revisar: a) La locaiización de la industria en un croquis de dimensiones que sea accesible para los fines
indicados. b) Un plano en planta, escala, indicando la locaiización de los recipientes, vaporizador, aparatos de
consumo, equipo contra incendio, tendido de tuberías, además los recipientes de combustible sustituto, en su caso, así como los depósitos de otras materias inflamables o explosivas que se encuentren a distancia menor de 15 metros de recipientes para gas L.P., estacionarios.
c) Diagrama isométrico de la instalación. Recipientes, tuberías, accesorios y aparatos de consumo.
( 3 ) Resultado de la revisión: CUMPLE
( 4 ) Observaciones a corregir:
Reviso ( 5 )
Nombre y firma
[NaFte\^^ II 0 II B
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA
NO CUMPLE
( 6 ) Fecha:
1 Sustituye a: ÍFedhacieerTiislóní
No. de hoja consecutiva
USO EXCLUSIVO 122
¡ Í Ñ o I ^ I LOGOTIPO ¡ -PROCEDIMIENTO AO 006 )
DE LA ; ! UNIDAD DE VERIFICACIÓN 6-" PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA VERIFICACIÓN DE LA "• HOJA:
I INSTALACIÓN '. 1 DE
ELABORO : FIRMA :
APROBÓ : FIRMA
FECHA DE APROBACIÓN/ REVISIÓN :
TITULO
1.0 PROPOSITO
2.0 ALCANCE
3.0 RESPONSABILIDADES
4.0 DEFINICIONES
5.0 RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.0 REVISION DEL PROCEDIMIENTO
7.0 DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS
8.0 DIAGRAMA DE FLUJO
9.0 PROCEDIMIENTO
10.0 FORMATO
11.0 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO.
12.0 REGISTRO
13.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
ANEXOS
FORMATO AO 008 PARA ANOTAR LOS DATOS DE VERIFICACIÓN DE LA INSTALACIÓN. FORMATO AO 014 PARA REALIZAR LA VERIFICACIÓN DE LA INSTALACIÓN.
No Revision
0 Elaboro il Reviso y autorizo ,< Sustituye a Fecha de emisión
ll :.L,
i
No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 123
IS NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN LOGOTIPO ',
DE LA ':
VERIFICACIÓN : éTPTOC^DÍMTÉÑ'fo PARA ^ A L I Z A R T Á I / E R I Í F I C A C I O Ñ DE LA™ THÓJA: | INSTALACIÓN ' 2
CÓDIGO: PROCEDIMIENTO AOOOD
DE
1.0 PROPOSITO
1.1 Verificar si la instalación de aprovechamiento cumple con la conformidad de la norma oficial vigente.
2.0 ALCANCE
2.1 Este procedimiento será para realizar la verificación de la instalación.
3.0 RESPONSABILIDADES
3.1 La responsabilidad de este procedimiento es en primera instancia del titular de la Unidad de Verificación y en segunda instancia del auxiliar técnico.
4.0 DEFINICIONES
4.1 Verificación: Confirmación del cumplimiento de los requisitos especificados por medio del examen y aporte de evidencia objetiva.
5.0 RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 El titular de la Unidad de Verificación es el responsable de revisar este procedimiento.
6.0 REVISION DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Este procedimiento será revisado una vez al año, a partir de la fecha de emisión.
7.0 DOCUMENTOS APLICABLES
7.1 La norma en vigor de instalaciones de aprovechamiento de gas L.P. 7.2 Formato AO 008 y AA 014
8 DIAGRAMA DE FLUJO
^ Í N I C I O V _ ^
/termina ) ^ -
JL El titular o el auxiliar se
trasladan a donde esta la
instalación
Se concluye ^ _ la verificación ^
Pasa al procedimierftS-
No.7
^
I No. Revisión .
0
1 Elaboró:
En el domicilio son atendidos por el cliente
o su representante
^ El titular o el auxiliar inician la verificación
• >
Se revisan 1 - El recipiente 2 - regulador 3 -tuberías 4 - muebles Formato AO 008
Si la instalación aprueba hermeticidad, eí cliente, constructor y testigo firman formato AA014
NO (Ver procedimiento No.8) V
Se realiza la prueba de
hermeticidad ala
instalación
' Revisó y autorizó: Sustituye a: i Fecha de emisión:
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
124
•L...
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN i CÓDIGO: LOGOTIPO .¡PROCEDIMIENTO AOOO6
DE LA < ",
VERIFICACIÓN '• " 6-™^ROCEDTMÍÍNTO PARA REÁUZARTA" VERTFTCA'CTÓN IDE LA ""';"HOJA:"™" II INSTALACIÓN i 3 DE 6
9.0 PROCEDIMIENTO
9.1 El titular de la Unidad de Verificación y/o el auxiliar técnico se trasladan al inmueble donde está la instalación.
9.2 En el inmueble deben ser atendidos por el cliente o su representante, así como por el constructor de la instalación
9.3 El titular de la Unidad de Verificación y/o el auxiliar inician la verificación; Durante que realiza la verificación, anota los datos que se requieren, en el formato AO 008.
9.4 Revisa la ubicación del recipiente y revisa si las válvulas están en buen estado y de la placa de datos obtiene lo siguiente: Marca, Norma de fabricación, serie, año de fabricación y capacidad en litro.
9.5 Revisa el regulador, y obtiene sus características: Marca, Presión de salida y Capacidad. 9.6 Revisa la tubería de servicio que esté sujeta y pintada. El tipo y el diámetro usado. Si esta oculta o
visible. Mide y registra las distancias de los tramos. Dibuja el isométrico de la Instalación 9.7 Revisa la tubería de llenado que (si existe), este sujeta y pintada. El tipo y el diámetro usado. Debe
estar visible en todo su recorrido. Mide y registra la distancia. Revisa que tenga las válvulas de control: Válvula de llenado, Válvulas de globo, Válvula de seguridad y desfogue.
9.8 Revisa la ubicación de los muebles de consumo. Registra sus características. Que estén ubicados en lugares ventilados. Que cada mueble tenga su válvula de paso ó en su caso se cuente con una válvula de corte general.
9.9 Le solicita al cliente o su representante que le indique al constructor proceda a realizar las pruebas de hermeticidad para certificar la hermeticidad de la instalación.
9.10 Las pruebas de hermeticidad se realizan a la presión y durante el tiempo indicado a continuación. 9.10.1 Línea de servicio en baja presión: Se usará aire. Antes de conectar los aparatos de consumo,
durante 30 minutos a una presión manométrica de 500gr/cm2. Con los aparatos de consumo conectados durante 10 minutos, a una presión manométrica de 28gr/cm2.
9.10.2 Líneas en alta presión regulada: Se usará aire, durante 30 minutos a una presión manométrica de 3.00 kg/cm2
9.11 El titular de la Unidad de Verificación y/o el auxiliar técnico deberá certificar que durante se estén realizando las pruebas de hermeticidad, no se registre caída alguna en el manómetro. Si se detecta caída de presión manométrica, se le indicara al cliente o su representante que le indique al constructor se corrija de inmediato la anomalía para que nuevamente se realice la prueba de hermeticidad.
9.12 Si la instalación no cumple con la norma aplicable, se le indicara al cliente en el formato de no conformidad ( ver procedimiento No.8) para que se corrijan las no conformidades y nuevamente se vuelva a realizar la verificación.
9.13 Si la instalación cumple con la conformidad, se le solicita al cliente y al constructor que firmen el formato AO 009 " Resultado de la prueba de hermeticidad". El formato será llenado posteriormente en oficina.
9.14 El auxiliar técnico pega en el recipiente estacionario, una calcomanía que identifique a la Unidad de Verificación que realizó la verificación de la instalación.
9.15 El titular y/o el auxiliar técnico, procede a llenar el formato del acta circunstanciada ( ver procedimiento No.7).
9.16 El titular de la Unidad de Verificación y/o auxiliar técnico, regresan a la oficina. Si la instalación cumplió con la conformidad, el auxiliar técnico pasa los datos que requisito durante la verificación para que la secretaria elabore el dictamen ( ver procedimiento No.9). El auxiliar técnico dibuja el diagrama isométrico de la instalación, el cual forma parte del dictamen. Entrega a la secretaria el formato AA 014 "Resultado de la prueba de hermeticidad " , para que lo llene y anexe al dictamen.
No. Revisión : : Elaboró: f Revisó y autorizó: Sustituye a: I Fecha de emisión:
O i l No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 125
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
c I I c B J..8 J - U U - e - C
LOGOTIPO DÉLA
' UNIDAD DE {VERIFICACIÓN
10.0 FORMATO
•CÓDIGO: PROCEDIMIENTO AO 006
6.- PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA VERIFICACIÓN DE LA INSTALACIÓN
i HOJA: • 4 DE
t
Se anexan Formatos AO 008 y AA 014
11.0 INSTRUCTIVO DE LLENADO
11.1 Formato AO 008 DATOS DE VERIFICACIÓN DE LA INSTALACIÓN. 1. Se marca con una "X" la clase de instalación a que corresponde. 2. Se anota el nombre completo del propietario. 3. Se anota la dirección: calle, número, colonia y ciudad. 4. Se anotan los datos del recipiente: marca, la norma de fabricación, la capacidad, el número de
serie, la ubicación ( ejem: azotea) y el año de fabricación. 5. Datos del regulador: La marca, la presión de salida y su capacidad. 6. Se indica si la tubería de servicio: esta sujeta ó no, si esta pintada o no, los diámetros utilizados,
el tipo de tubería, las distancias de los tramos. Se dibuja la instalación en un diagrama isométrico.
7. Se indica si la tubería de llenado: Esta sujeta ó no, si esta pintada ó no, el diámetro utilizado, el tipo de tubería y la longitud total.
8. Muebles de consumo: Se anotarán los muebles instalados, describiendo sus características (ejem: estufa 4 quemadores), el consumo de cada aparato, así como su ubicación.
9. Se anotará, si al realizar la prueba de hermeticidad en el sistema de baja , alta o llenado, aprobó o no la prueba.
10. Se realizara el dictamen de la instalación, si cumple o no cumple. 11. Se anota la fecha de la verificación. 12. Se anota el nombre y firma de la persona que realizo la verificación ( el titular de la Unidad de
Verificación y/o el auxiliar técnico, únicamente.) 11.2 Formato AO 014 RESULTADO DE LA PRUEBA DE HERMETICIDAD. 11.2.1 Cuando la instalación aprueba la hermeticidad, se le solicita al cliente, al constructor de la instalación
y a un testigo firmen el punto No.9 del formato. El llenado del formato se realizará en la oficina. Únicamente deben firmar.
REGISTRO El formato AO 008 únicamente se emite en original, se archiva en el expediente. Para el formato AA 014, ver procedimiento No.9
12.0 12.1 12.2
13.0 13.1
LISTA DE DISTRIBUCIÓN Área operativa: Auxiliar técnico.
No. Revisión : \ 0
Elaboró: Revisó y autorizó: Sustituye a: Fecha de emisión:
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
126
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN •' CÓDIGO: FORMATO AO 008
FORMATO PARA ANOTAR LOS DATOS DE VERIFICACIÓN DE LA HOJA: INSTALACIÓN 5 DE
( 1 ) Instalación de clase:
( 2 ) PROPIETARIO:
DATOS DE VERIFICACIÓN
Domestica ( ) Comercial ( ) Industrial ( )
( 3 ) DIRECCIÓN :
( 4 ) RECIPIENTE: Marca
Serie
( 5 ) REGULADOR Marca
( 6 ) TUBERÍA DE SERVICIO:
( 7 ) TUBERÍA DE LLENADO:
( 8 ) MUEBLES DE CONSUMO: Mueble: Mueble: Mueble: Mueble:
Disponen de válvula di ( 9 ) PRUEBAS DE HERMETICI
(10) DICTAMEN: CUMPLE (11) FECHA DE LA VERIFIC/
DATO
Norma de Fa
Ubicación
P. Sal.
Suieta (Si) (No)
Tipo
Dibujar isométrico
Suieta (Si) (No)
Tipo
Consumo Consumo Consumo Consumo
5 paso DAD:
Baja Presión : Alta Presión Línea llenado :
LA CONFORMIDAD ^CION:
S
b.
Pintada (Si)
Distancias
de la Instalación
Pintada (Si
Distancias
Aprobó prueba Aprobó prueba Aprobó prueba
Año de
Cap.
(No)
sn trame
) (No)
sn tram<
M3/h. M3/h. M3/h. M3/h.
(SI ) (SI ) (SI )
N
Cap.
Fab.
Diámetros
3S
Diámetros
DS
Ubicación Ubicación Ubicación Ubicación
(NO) (NO) (NO)
0 CUMPLE
Lts.
( 1 2 ) REALIZO LA VERIFICACIÓN
Nombre y firma
I No. Revisión :
o Elaboró: Revisó y autorizó: Sustituye a: I Fecha de emisión:
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
127
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN LOGOTIPO
DÉLA UNIDAD DE
VERIFICACIÓN PARA EL RESULTADO DE LA PRUEBA DE HERMETICIDAD
; CÓDIGO: ' FORMATO AA 014 f
'- HOJA: 6 DE 6 I
PRUEBA DE HERMETICIDAD
( 1 ) Lugar y fecha
SECRETARIA DE COMERCIO Y FOMENTO INDUSTRIAL
Asunto: Reporte de resultados de Prueba de Hermeticidad No. instalación de Aprovechamiento de Gas. Clase de instalación :
m efectuada a ( 3 )
En cumplimiento a lo dispuesto en el capitulo 10 párrafo 10.9 de la Norma Oficial Mexicana NOM 069 SCFI
en vigor la cual, rige las instalaciones de Aprovechamiento de Gas L.P., en el presente se detallan los
resultados obtenidos en las pruebas de Hermeticidad efectuadas a la instalación de Aprovechamiento cuyos
datos de identificación son:
Propietario:
Ubicación:
1A1
151
( 6 ) Líneas de :
Baja Presión Regulada
Alta Presión Regulada
Llenado
Presión de prueba Periodo
Las pruebas fueron atestiguadas por las siguientes personas
PROPIETARIO O ( 7 ) CONSTRUCTOR REPRESENTANTE TESTIGO
(Nombre y firma) (Nombre y firma) (Nombre y firma)
Protesto lo necesario
( 8 ) Nombre, firma, número de registro del titular de la Unidad Verificadora
,i No. Revisión :
í o ij
Tp in Elaboró: i Revisó y autorizó: Sustituye a. i Fecha de emisión:
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
128
II NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN ¡ CÓDIGO: LOGOTIPO i PROCEDIMIENTO A0 007
DE LA ñ
UNIDAD DE VERIFICACIÓN < 7- ' PROCEDIMIENTO PARA EL ACTA CIRCUNSTANCIADA DE LA .• HOJA:
' VISITA DE VERIFICACIÓN \ 1 DE
ELABORO : FIRMA
APROBÓ : FIRMA
FECHA DE APROBACIÓN/ REVISIÓN :
TITULO
1.0 PROPOSITO
2.0 ALCANCE
3.0 RESPONSABILIDADES
4.0 DEFINICIONES
5.0 RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.0 REVISION DEL PROCEDIMIENTO
7.0 DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS
8.0 DIAGRAMA DE FLUJO
9.0 PROCEDIMIENTO
10.0 FORMATO
11.0 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO.
12.0 REGISTRO
13.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
ANEXOS
FORMATO AO 009 PARA EL ACTA CIRCUNSTANCIADA.
I No. Revisión :
I 0 _ _ _ _ _ ^ ^ a: i Fecha de emisión:
No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 129
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN CÓDIGO: PROCEDIMIENTO AO 007
! 7 7 P R O C E D I M I E N T O PARA EL ACTA CIRCUNSTANCIADA DE LA HOJA: : VISITA DE VERIFICACIÓN 2 DE
1.0 PROPOSITO
1.1 Dar cumplimiento a los artículos 87,92 y 97 de la LFMN, que indica que de toda visita de verificación se levantará acta circunstanciada.
2.0 ALCANCE
2.1 Este procedimiento será para el acta circunstanciada de la visita de verificación.
3.0 RESPONSABILIDAD
3.1 El responsable de llenar el acta será el que realice la visita de verificación y puede ser el titular de la Unidad de Verificación o el auxiliar técnico.
4.0 DEFINICIONES
4.1 LFMN: Ley Federal de Metrología y Normalización. 4.2 Visita de verificación: La que se efectué con el objeto de comprobar el cumplimiento de las Normas
Oficiales Mexicanas.
5.0 RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 El responsable de revisar este procedimiento será el titular de la Unidad de Verificación.
6.0 REVISION DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Este procedimiento será revisado una vez al año; de la fecha de emisión.
7.0 DOCUMENTO APLICABLE
7.1 Ley Federal de Metrología y Normalización, Cap. VI art.87 y Titulo quinto de la verificación, art., 90 al 99.
8.0 DIAGRAMA DE FLUJO
( ^ I N I C I A ^ y -• ^
Al termino de la verificación se procede alienar el formato del
acta
^ El titular de la Unidad de Verificación o el auxiliar
técnico llenan el acta circunstanciada
• ^
El responsable de la verificación manifiesta en el acta el resultado
de la verificación
^Termina ) ^ _ Se procede al ^ cierre del acta ^
Firman el acta los
participantes
^ Se solicita al cliente si
tiene algo que manifestar para
asentarlo en el acta
<r
PASA AL PROCEDIMIENTO No.9
No. Revisión :
0 Elaboró: Revisó y autorizó: | Sustituye a: Fecha de emisión: ¡S
No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 130
. NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN CÓDIGO: LOGOTIPO "' PROCEDIMIENTO A0 007
DÉLA UNIDAD DE
VERIFICACIÓN • 7 ' PROCEDIMIENTO PARA EL ACTA CIRCUNSTANCIADA DE LA . HOJA: '! VISITA DE VERIFICACIÓN 3 DE
9.0 PROCEDIMIENTO
9.1 Cuando se termina la verificación de la instalación, el titular de la Unidad de Verificación o el auxiliar técnico, deben llenar el acta circunstanciada.
9.2 El responsable de la verificación manifestará el resultado de la misma. 9.3 Se le pregunta al propietario o su representante si desea manifestar alguna aclaración referente a la
verificación. 9.4 Se solicita al propietario o su representante, designe dos testigos. Deberán firmar el acta, tanto el
responsable de la verificación, el propietario y los dos testigos. 9.5 Si por alguna circunstancia el propietario y los testigos se negaran a firmar, no afectará la validez del
documento ( según art. 97 de la LFMN). 9.6 Se procede al cierre del acta circunstanciada. 9.7 Del acta se le debe dejar copia a la persona con quien se entendió la diligencia. 9.8 El titular de la Unidad de Verificación o el auxiliar técnico, entregaran a la secretaria , el original del
acta circunstanciada para que esta sea archivada en el expediente del propietario.
10.0 FORMATO
10.1 Se anexa formato AO 009 PARA EL ACTA CIRCUNSTANCIADA DE LA VISITA DE VERIFICACIÓN
11.0 INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. Se anota el nombre del titular de la Unidad de Verificación. 2. Se anota el número del registro de la Unidad Verificadora. 3. Se anota la hora en que se inicia la diligencia. 4. El día, el mes y el año en que se inicia la diligencia. 5. Se anota la clase de Instalación (domestica, comercial o industrial) 6. Nombre completo del propietario. 7. La dirección completa: calle, número, colonia y ciudad. 8. Se anota lo que manifiesta la Unidad de Verificación, referente a la verificación (ejem. La instalación
cumple ó la instalación no cumple). 9. Se anota el comentario que desee, el visitado. 10. Se anota la hora en que se concluye la diligencia. 11. Se anota el día, mes y año que se concluye la diligencia. 12. Nombre y firma del titular de la Unidad de Verificación ó auxiliar técnico. 13. Nombre y firma del propietario. 14. Nombre y firma de los dos testigos.
12.0 REGISTRO
12.1 El formato AO 009, se emite en original y copia. El original se conserva en el expediente del propietario. La copia se le entrega al propietario, en el momento que se cierra el acta.
13.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
13.1 Área operativa: Auxiliar técnico. 13.2 Área administrativa: Secretaria.
No. Revisión : jj Elaboró: ¡ Revisó y autorizó: ]| Sustituye a: | Fecha de emisión:
i o
No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 131
I NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN '•¡ LOGOTIPO j; DE LA t
'j VERIFICACIÓN ! f " = t ~ * ™ ~ ó
ACTA CIRCUNSTANCIADA
'CÓDIGO: i) FORMATO AO 009
HOJA: DE
El que suscribe
la Unidad Verificadora No.
(3 ) hrs.,del dia
( 1 ) ,titular de
IL (4 : del mes de
de la instalación de aprovechamiento de gas LP., clase
(1)
ill
inicia la visita de verificación , siendo las
( 4 ) del año ( 4)
111 ubicada en
, propiedad de:
El titular de la Unidad de Verificadora
Manifiesta :
( 1
11.
El visitado manifiesta, si quisiera hacerlo: (9
Se procede al cierre de la presente acta, siendo las (10 ) , hrs. del día (11
( 11 ) , del año (11 ) y firman al calce los que en ella intervinieron.
del mes
( 1 2 ) Titular de la Unidad de Verificación ó Auxiliar Técnico
Nombre y firma
Testigos
(13 Nombre y firma del propietario
ill Nombre y firma
14) Nombre y firma
No. Revisión : 0
; Elaboró' Revisó y autorizó: Sustituye a: Fecha de emisión:
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
132
pJOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN I CÓDIGO: LOGOTIPO |[ I PROCEDIMIENTO AOOO8
DE LA ¡ UNIDAD DE
VERIFICACIÓN I 8 - ' PROCEDIMIENTO PARA EL REPORTE DE NO CONFORMIDAD '. HOJA: ;' 1 DE 4
ELABORO : FIRMA :
APROBÓ : FIRMA:
FECHA DE APROBACIÓN/ REVISIÓN
TITULO
1.0 PROPOSITO
2.0 ALCANCE
3.0 RESPONSABILIDADES
4.0 DEFINICIONES
5.0 RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.0 REVISION DEL PROCEDIMIENTO
7.0 DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS
8.0 DIAGRAMA DE FLUJO
9.0 PROCEDIMIENTO
10.0 FORMATO
11.0 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO.
12.0 REGISTRO
13.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
ANEXOS
FORMATO AO 010 PARA EL REPORTE DE NO CONFORMIDAD
',\ No. Revisión : . Elaboró: ' Revisó y autorizó: •'• Sustituye a: . Fecha de emisión: i o : ;í : jL .- ^.r. J _
No. de hoja consecutiva ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 133
¡! NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN 1 LOGOTIPO '; DE LA •:.
UNIDAD DE t - ' = = = ^ = = = = ^ ^ ••-«=»-• .-a=ss=?.-íssassír...... = •j VERIFICACIÓN '% 8-- PROCEDIMIENTO PARA EL REPORTE DE NO CONFORMIDAD ! HOJA:
' CÓDIGO: , PROCEDIMIENTO AO 008
DE
1.0 PROPOSITO
1.1 Al realizar la verificación de la instalación se puede encontrar que no cumple con los requisitos de la norma en vigor, entonces se emite un reporte de no conformidad.
2.0 ALCANCE
2.1 Este procedimiento será para emitir el reporte de no conformidad.
3.0 RESPONSABILIDAD
3.1 El responsable de emitir este documento será el que realice la verificación y serán únicamente el titular de la Unidad de Verificación o el auxiliar técnico.
4.0 DEFINICIONES
4.1 No conformidad: No cumplir con los requisitos de una norma.
5.0 RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 El responsable de revisar este procedimiento será el titular de la Unidad de Verificación.
6.0 REVISION DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Este procedimiento será revisado una vez al año, de la fecha de emisión.
7.0 DOCUMENTO APLICABLE
7.1 Anexo formato AO 010 PARA EL REPORTE DE NO CONFORMIDAD.
8.0 DIAGRAMA DE FLUJO
• >
Se reviso 1 - El recipiente 2 - Regulador 3 - Tuberías 4 - Muebles
VIENE DEL PROCEDIMIENTO No.6
>< Cumple' NO
->
\ SI
VER PROCEDIMIENTO No 6
Se elabora el reporte de no conformidad ->
El propietario ordena
corrección de no conformidad
->,
PASA AL PROCEDIMIENTO No.6
¡I Ño. Revisión :
0 •5 Elaboró1 ': Revisó y autorizó: ¡HSustJtuye a:
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO
Fecha de emisión:
No. de hoja consecutiva
134
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN CÓDIGO: LOGOTIPO ' PROCEDIMIENTO AOOO8
DE LA | UNIDAD DE ¿ " = = = . = = = ^ ^ -- . . ; ^ = = = ^ ^
VERIFICACIÓN i1 8 " PROCEDIMIENTO PARA EL REPORTE DE NO CONFORMIDAD i HOJA: ;' « 3 DE
9.0 PROCEDIMIENTO
9.1 Cuando se termina de realizar la verificación de la instalación ( incluyendo la prueba de hermeticidad), se emite el dictamen (Formato AO 008), si cumple la conformidad o no la cumple.
9.2 Cuando no cumple la conformidad, en el sitio, se procederá a emitir el reporte de no conformidad. 9.3 En este reporte se hará la descripción de anomalías y la corrección propuesta. 9.4 Este reporte se emite en original y copia. El original se le entrega al propietario y debe de firmar la
copia, la cual conserva el responsable de la verificación. 9.5 Se le explicará ampliamente al propietario cada una de las anomalías, para que ordene su
corrección al constructor. 9.6 Se le indica al propietario que cuando se realicen las correcciones, se comunique a la oficina de la
Unidad de Verificación para que la secretaria programe nuevamente la visita de verificación.
10.0 FORMATO
10.1 Se anexa formato AO 010 PARA EL REPORTE DE NO CONFORMIDAD.
11.0 INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. Se anota el nombre completo del propietario. 2. Se anota la dirección: calle, número, colonia y ciudad. 3. Se marca con una "X", la clase de instalación a la que corresponda. 4. Se anota el nombre del responsable de emitir el reporte: Titular de la Unidad de Verificación ó
auxiliar técnico. 5. Se anotan las anomalías encontradas. 6. Se anotan las correcciones propuestas. 7. Se anota el lugar y la fecha en que se emite el reporte de no conformidad. 8. Se anota nombre y firma de la persona que recibe el reporte de no conformidad. 9. Se anota nombre y firma del responsable de emitir el reporte de no conformidad.
12.0 REGISTRO
12.1 El formato AO 010, se emite en original y copia. El original se le entrega al propietario y firma la copia de recibido. El responsable de emitir este reporte, debe entregar la copia a la secretaria para que se archive en el expediente del propietario.
13.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
13.1 Área operativa: Auxiliar técnico. 13.2 Área administrativa: secretaria
I No. Revisión : j Elaboró: | Revisó y autorizó:
l_ v | y Sustituye a1 I Fecha de emisión
No. de hoja consecutiva ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 135
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
Propietario
Dirección
FORMATO PARA EL REPORTE DE NO CONFORMIDAD
REPORTE DE NO CONFORMIDAD
( 1 )
CÓDIGO: •• FORMATO AOO10
! HOJA: : 4 DE 4
( 2 )
( 3 ) Clase de instalación: Domestica ( )
Responsable de este reporte :
Comercial (
( 4 )
Industrial ( )
( 5 ) Descripción de anomalías ( 6 ) Corrección propuesta
Lugar y fecha: i_7_L
RECIBE REPORTE ATENTAMENTE
( 8 ) Nombre Y firma
UL± Nombre y firma del responsable
de emitir este reporte
p _ _ _ _ _ _ _ _ 0
Elaboró: |
i . j
Revisó y autorizó:
. ™ . . — ™ _ ~ , —
Sustituye a: Fecha de emisión:
No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 136
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN ' CÓDIGO: PROCEDIMIENTO AO 009
f 9.- PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN i HOJA: DE LA VERIFICACIÓN I 1 DE 10_
ELABORO : FIRMA
APROBÓ : FIRMA
FECHA DE APROBACIÓN/ REVISIÓN :
TITULO
1.0 PROPOSITO
2.0 ALCANCE
3.0 RESPONSABILIDADES
4.0 DEFINICIONES
5.0 RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.0 REVISION DEL PROCEDIMIENTO
7.0 DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS
8.0 DIAGRAMA DE FLUJO
9.0 PROCEDIMIENTO
10.0 FORMATO
11.0 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO.
12.0 REGISTRO
13.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
ANEXOS
FORMATO AA 011 PARA EL DICTAMEN DE LA INSTALACIÓN DE APROVECHAMIENTO DE GAS L.P. FORMATO AA 012 PARA EL INFORME DESCRIPTIVO DE LA INST. DE APROV. DE GAS L.P. FORMATO AA 013 PARA EL DIAGRAMA ISOMETRICO DE LA INS. DE APROV. DE GAS L.P. FORMATO AA 014 PARA REPORTE DE RESULTADOS DE PRUEBE DE HERMETICIDAD. FORMATO AA 015 PARA EL ACTA DE ENTREGA DE LA INST. DE APROV. DE GAS L.P.
: No. Revisión ¡| Elaboró: l¡ Revisó y autorizó: j Sustituye a: i Fecha de emisión:
¡ o í !
No de hoja consecutiva ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 137
Is NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN ; LOGOTIPO 1 ¡1 DE LA \
UNIDAD DE •'=
.CÓDIGO: PROCEDIMIENTO AO 009
VERIFICACIÓN 9 " PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DE LA VERIFICACIÓN
1.0
1.1
2.0
2.1
3.0
3.1
4.0
4.1
5.0
5.1
6.0
6.1
7.0
7.1
8.0
HOJA: 2 DE 10
PROPOSITO
Elaborar la documentación de la verificación de la instalación de aprovechamiento que ha cumplido con la conformidad.
ALCANCE
Este procedimiento es para elaborar la documentación de la verificación.
RESPONSABILIDAD
La responsable de llenar la documentación de la verificación es la secretaria. La responsabilidad de firmar estos documentos, corresponde al titular de la Unidad de Verificación.
DEFINICIONES
No aplica.
RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
El responsable de revisar este procedimiento será el titular de la Unidad de Verificación
REVISION DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento será revisado una vez al año, de la fecha de emisión.
DOCUMENTO APLICABLE
Anexo Formatos: AA 011, AA 012, AA 013, AA 014 Y AA 015
DIAGRAMA DE FLUJO
( ' 1 N I C I O \ _ _ ^ La secretaria
llena los siguientes formatos
( ^ T E H M I N ^ \ ^ _
PASA AL PROCEDIMIENTO No 10
• >
1 - Dictamen de la inst de aprov de gas L P 2 - Informe descriptivo de las inst de aprov de gas L P 3 - Diagrama isometnco de la Inst de aprov de gas L P 4 - Reporte de resultados de prueba de hermeticidad 5 - Acta de entrega de la inst de aprov de gas L P
La secretaria llama al cliente para entregarle
su documentación
^
El titular de la Unidad de
Verificación entrega la
documentación a la secretaria
< -
- >
Ala documentación se le asigna un
numero de control
Se le entrega al titular de la Unidad de
Verificación la documentación para su firma
< •
No. Revisión : Elaboró: Revisó y autorizó: Sustituye a:
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO
j Fecha de emisión:
No. de hoja consecutiva 138
; "* '""" I N O M B R E DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN * """ ¡CÓDIGO: LOGOTIPO i .PROCEDIMIENTO A0 009
DÉLA if J :: VERIFICACIÓN ^ ^ p R Q c T E i l ^ ^ !" DE LA VERIFICACIÓN 3 DE 10
9.0 PROCEDIMIENTO
9.1 La secretaria llena la documentación de la verificación, que esta integrada por los siguientes formatos.
9.2 Formato AA 011 Dictamen de la instalación de aprovechamiento de gas L.P. 9.3 Formato AA 012 Informe descriptivo de la instalación de aprovechamiento de gas L.P. 9.4 Formato AA 013 Diagrama isométrico de la instalación de aprovechamiento de gas L.P. 9.5 Formato AA 014 Reporte de resultado de prueba de hermeticidad. 9.6 Formato AA 015 Acta de entrega de la instalación de aprovechamiento de gas L.P. 9.7 Cuando la documentación a sido llenada, se le asigna el número de dictamen. Todos los formatos
de esa verificación llevan el mismo número de dictamen. A los dictámenes se les asigna numeración consecutiva.
9.8 Cuando los formatos están llenos y tiene asignado el número de dictamen, se le entrega al titular de la Unidad de Verificación, para que firme los documentos. Cuando ya están firmados los documentos se le regresa a la secretaria.
9.9 La secretaria integra el expediente que entregará al cliente. 9.10 La secretaria llama al cliente para que pase a recoger la documentación de la verificación.
10.0 FORMATO
10.1 Se anexan los siguientes formatos: 10.2 AA 011 Dictamen de la instalación de aprovechamiento de gas L.P. 10.3 AA 012 Informe descriptivo de la instalación de aprovechamiento de gas L.P. 10.4 AA 013 Diagrama isométrico de la instalación de aprovechamiento de gas L.P. 10.5 AA 014 Reporte de resultado de prueba de hermeticidad. 10.6 AA 015 Acta de entrega de la instalación de aprovechamiento de gas L.P.
11.0 INSTRUCTIVO DE LLENADO
11.1 Formato AA 011 Dictamen de la instalación de aprovechamiento de gas L.P. 1. Se anota el lugar y la fecha ( corresponde al día que se llenan los formatos) 2. Se anota la clase de instalación. 3. Se anota el número de dictamen. 4. Nombre completo del propietario. 5. La dirección: calle, número, colonia y ciudad. 6. Se anota el nombre, firma y número de registro del titular de la Unidad de Verificación.
11.2 Formato AA 012 Informe descriptivo de la instalación de aprovechamiento de gas L.P. 1. Nombre completo del propietario. 2. La dirección: calle, número, colonia y ciudad. 3. Se anota el número de dictamen. 4. La clase de instalación 5. El número de recipientes. 6. La marca del recipiente.
No. Revisión : I Elaboró: Revisó y autorizó: j Sustituye a- i Fecha de emisión: o 4 i» « i
._ ,t . : No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 139
i " " " " NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN " "" ".'CÓDIGO: LOGOTIPO '; If PROCEDIMIENTO A0 009
: DE LA '';
\ VERIFICACIÓN f l i T P R a C ^ ^ HOJA7"™""" | i DE LA VERIFICACIÓN 4 DE 10_
7. La capacidad del recipiente. 8. El número de serie del recipiente. 9. El año de fabricación del recipiente. 10. El número de reguladores. 11. El tipo: baja presión ó alta presión. 12. Se indica la presión de salida. 13. La capacidad del recipiente. 14. El tipo de tubería de servicio. 15. El diámetro utilizado. 16. El tipo de tubería de llenado. 17. El diámetro utilizado. 18. El tipo de tubería. 19. el diámetro utilizado. 20. Los accesorios de control (válvulas de paso) 21. La cantidad de aparatos de consumo. 22. El tipo de aparatos de consumo. 23. La capacidad de los aparatos de consumo. 24. El equipo con que se realizó la prueba de hermeticidad. 25. Las condiciones de prueba. 26. Se anota el nombre, firma y número de registro del titular de la Unidad de Verificación.
11.3 Formato AA 013 Diagrama isométrico de la instalación de aprovechamiento de gas LP. NOTA: Todos estos datos se obtienen del Formato AO 008
1. Se anotara el nombre completo del propietario. 2. Se anotara la dirección: calle, número, colonia y ciudad. 3. Se anotara la clase de instalación. 4. Se anota el número del dictamen. 5. Se representa el isométrico de la instalación de aprovechamiento y debe contener lo siguiente: El
recipiente estacionario y su capacidad en Its. El regulador, indicando la presión de salida y la capacidad. Identificar con letras los tramos de la tubería, indicando la longitud, el tipo de material y el diámetro de la tubería en cada tramo. Representación de los muebles de consumo, con su respectivo consumo en m3/h. Las válvulas de control. Se indicará, junto al isométrico el calculo de máxima caída de presión. Se debe indicar también, junto al isométrico los datos del recipiente: capacidad, serie, marca y año de fabricación.
6. Se anota el nombre, firma y número de registro del titular de la Unidad de Verificación. 11.4 Formato AA 014 Reporte de resultado de prueba de hermeticidad.
1. Se anota el lugar y la fecha. 2. El número del dictamen. 3. La clase de instalación. 4. Nombre completo del propietario. 5. Se anota la dirección: calle, número, colonia y ciudad. 6. Se anota la presión de prueba y el tiempo (periodo) de la prueba de hermeticidad. 7. Se anotan los nombres y firmas del constructor, el propietario ó su representante y el testigo. 8. Nombre, firma y número de registro del titular de la Unidad de Verificación.
No. Revisión :
0 Elaboró: Revisó y autorizó: jSustrtuyea: Fecha de emisión: I
No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 140
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN CÓDIGO: PROCEDIMIENTO AO 009
9.- PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DE LA VERIFICACIÓN
11.5 Formato AA 015 Acta de entrega de la instalación de aprovechamiento de gas L.P. 1. Se anota la clase de instalación. 2. El número del dictamen. 3. Nombre completo del propietario. 4. Se anota la dirección: calle, número, colonia y ciudad. 5. Se anota lugar y fecha. 6. Nombre y firma del constructor de la instalación. 7. Nombre y firma del propietario o su representante. 8. Nombre y firma de testigos.
12.0 REGISTRO
12.1 Los formatos AA 011, AA 012, AA 013, AA 014 y AA 015, se emiten en tres tantos, los cuales se distribuirán de la siguiente manera: un tanto para la Dependencia, un tanto para el propietario, y un tanto para la Unidad de Verificación, el cual se conservara en el archivo "vivo" durante un año y en archivo "muerto", cuatro años.
13.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN 13.1 Área administrativa: Secretaria. 13.2 Área operativa: Auxiliar técnico.
No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 141
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN CÓDIGO: LOGOTIPO 1 '. FORMATO AA 011
:' DE LA i UNIDAD DE ,. ! VERIFICACIÓN ' FORMATO PARA EL DICTAMEN DE LA INSTALACIÓN DE i HOJA: ;| I APROVECHAMIENTO DE GAS LP. \ 6 DE 10_
DICTAMEN
Lugar y fecha (JJ SECRETARIA DE COMERCIO Y FOMENTO INDUSTRIAL
INSTALACIÓN CLASE: (_2J DICTAMEN No. [_3]
MANIFIESTO
Que he revisado el proyecto No. (_3J y que una vez ya terminada, he inspeccionado personalmente la instalación de aprovechamiento de gas L.P., descritas en el mismo, las cuales se usarán para el abastecimiento de los equipos y aparatos de consumo propios de:
Propietario: (_4J
Ubicada en: (_5J y en consecuencia.
DICTAMINO
Que la instalación cumple con los requisitos de la Norma Oficial Mexicana NOM 069 SCFI-1994, en vigor en el articulado aplicable. Así también, he revisado y avalado el Reporte de Resultados de la(s) prueba(s) de Hermeticidad aplicables no encontrando fugas o inconveniencias, por lo cual esta instalación puede ser operada sin riesgos en su operación normal, por lo que quedan aprobadas tal y como actualmente se encuentren.
Así mismo le informo que el usuario y/o sus representantes han sido enterados que cualquier modificación a las instalaciones aprobadas por medio de este documento, deberá ser notificada a la Unidad de Verificación para su revisión y aprobación ANTES de efectuarlas y que éstas deben ser efectuadas por personal autorizado y competente.
Atendiendo lo anterior, solicito a usted se sirva extender la Autorización de Inicio de Operaciones para dicha instalación.
Protesto lo necesario
(6) Nombre, firma y número de registro del
titular de la Unidad de Verificación
No Revisión • ¡I Elaboró: jl Revisó y autorizó: ¡¡Sustituye a: Fecha de emisión 0
,-—=_ - L_ JL^^ il _ _ _J No. de hoja consecutiva ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 142
f NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN LOGOTIPO
DÉLA UNIDAD DE
r CÓDIGO. í FORMATO AA012
,! VERIFICACIÓN ; FORMATO PARA EL INFORME DESCRIPTIVO DE LA INSTALACIÓN íj HOJA: I ' DE APROVECHAMIENTO DE GAS LP. 1 7 DE
INFORME DESCRIPTIVO DE LA INSTALACIÓN DE APROVECHAMIENTO DE GAS L.P.
10
Propietario:
Ubicación:
_LU
n: Dictamen No. ( 3 )
Instalación clase: ( 4 )
RECIPIENTES CANT ( 5 )
MARCA ( 6 )
TUBER TIPO ( 1 4 )
CAP LTS. ( 7 )
A DE SERVICIO DIÁMETRO
( 1 5 )
SERIE ( 8 )
ANO FAB.
( 9 )
REGULADORES CANTIDAD
( 1 0 )
TUBERÍA DE LLENADO TIPO ( 1 6 )
DIÁMETRO ( 1 7 )
APARATOS DE CO CANTIDAD
(21 ) TIPO ( 2 2 )
CAPACIDAD m3/h ( 2 3 )
TIPO
( 1 1 )
PRESIÓN SAL ( 1 2 )
TUBERÍA DE LIQUIDO TIPO (18)
DIÁMETRO ( 1 9 )
CAPACIDAD m3/h
(13)
ACCESORIOS CONTROL
(20)
NSUMO CANTIDAD
( 2 1 ) TIPO ( 2 2 )
CAPACIDAD m3/h ( 2 3 )
EQUIPO DE PRUEBA: ( 24 ) CONDICIONES DE PRUEBA: ( 25 )
CERTIFICO QUE: CADA COMPONENTE DE LA INSTALACIÓN CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES DE LAS NORMAS CORRESPONDIENTES Y QUE LA INSTALACIÓN CUMPLE CON LOS LINEAMIENTOS EN LA NORMA NOM 069 SCFI 1994 Y DEMÁS APLICABLES. ANEXOS
( 2 6 ) Nombre, firma y número de registro del titular de la
Unidad de Verificación.
No. Revision . Elaboró. [ Reviso y autorizó I Sustituye a: Fecha de emisión
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
143
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
1 i
c ^_BJ_£L4
NOMBRE DÉ LA UNIDAD DE ^ p j p ^ Q J g ^
n=dT^MAToT^^ ! DE APROVECHAMIENTO DE GAS LP. i . . .
I I -JLXLJE
c _E_|
rcobiGOT • *— FORMATO AA013
HOJA: 8 DE 10
DIAGRAMA ISOMETRICO DE LA INSTALACIÓN DE APROVECHAMIENTO DE GAS L.P.
CLASE DE LA INSTALACIÓN: (3 ) DICTAMEN No. [4]
PROPIETARIO: (JJ
UBICACIÓN: (_2J
(5) ISOMETRICO
IH Nombre, firma y número de registro del titular de la Unidad de Verificación
No. Revisión Elaboró:
_ - J t
Revisó y autorizó. ( ¡Sus t——: Fecha de emisión:
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
144
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN % CÓDIGO: «FORMATO AA014
FORMATO PARA REPORTE DE RESULTADOS DE PRUEBA DE . HOJA: HERMETICIDAD 9 DE 10
PRUEBA DE HERMETICIDAD
Lugar y fecha
SECRETARIA DE COMERCIO Y FOMENTO INDUSTRIAL
Asunto: Reporte de Resultados de Prueba de Hermeticidad No. Instalación de Aprovechamiento de Gas, clase de instalación:
( 1 )
efectuada a
111 En cumplimiento a lo dispuesto en el capitulo 10 párrafo 10.9 de la Norma Oficial Mexicana NOM 069 SCFI en vigor la cual, rige las instalaciones de aprovechamiento de gas L.P., en el presente se detallan los resultados obtenidos en las pruebas de Hermeticidad efectuadas a la instalación de aprovechamiento cuyos datos de identificación son:
PROPIETARIO:
UBICACIÓN:
111
H.
( 6) Líneas de:
Baja Presión Regulada
Alta Presión Regulada
Línea de Llenado
Presión de prueba Periodo
Las pruebas fueron atestiguadas por las siguientes personas
(7)CONSTRUCTOR PROPIETARIO O REPRESENTANTE
TESTIGO
(Nombre y firma) ( nombre y firma) ( nombre y firma)
±81 Nombre, firma, número de registro del
titular de la Unidad de Verificación
i No. Revisión : Elaboró: Revisó y autorizó: f Sustituye a: ¡Fechade emisión:
__ . l -
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
145
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN = CÓDIGO: FORMATO AA015
FORMATO PARA EL ACTA DE ENTREGA DE LA INSTALACIÓN DE ; fHOJA: APROVECHAMIENTO DE GAS L.P. <j lfJ_ DE 10
ACTA DE ENTREGA DE LA INSTALACIÓN DE APROVECHAMIENTO DE GAS L.P.
CLASE DE LA INSTALACIÓN: ( 1 DICTAMEN No. 111
PROPIETARIO:
UBICACIÓN:
(3J
( 4 ,
Por medio del presente documento se efectúa la entrega física de la instalación de aprovechamiento de gas L.P, clase ( JJ , la cual fue verificada por la Unidad de Verificación acreditada ante la Secretaria de Comercio y Fomento Industrial.
La instalación se entrega en condiciones técnicas de ser puesta en funcionamiento con los aparatos de uso inmediato conectados y sus válvulas cerradas. Las terminales para instalar aparatos de consumo no disponibles han sido taponados herméticamente y el tanque se encuentra conectado a la instalación.
La instalación ha sido probada conforme a los requisitos aplicables descritos a la Norma Oficial Mexicana NOM-069-SCFI-1994 en vigor, cuyo reporte de resultados se anexa.
El propietario ó sus representantes han sido notificados que la conexión de los aparatos pendientes solo debe ser realizada por personal capacitado y utilizado materiales aprobados para uso de gas L.P., y bajo la supervisión de una Unidad de Verificación acreditada ante la SECOFI.
Queda bajo la responsabilidad del propietario o de la persona que en su nombre firma la presente, el darle cuidado y mantenimiento necesario y el cumplimiento de las prevenciones antes citadas.
Se extiende la presente en:
ENTREGA LA INSTALACIÓN EL CONTRUCTOR
Lugar y fecha: ( 5 )
RECIBE LA INSTALACIÓN EL PROPIETARIO O REPRESENTANTE
ill Nombre y firma
TESTIGOS
( 7 ) Nombre y firma
181 Nombre y firma
_LL Nombre y firma
No. Revisión : llEJaboró: | Revisó y autorizó: I Sustituye a:
_J<_
(Fecha de emisión:
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
146
!. " '" " T N Ó M B R E DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN" * * " ~"~ ' ~ ' CÓDIGO: *>> LOGOTIPO '» ; PROCEDIMIENTO AA Oí0
ií DELA I _lí ;' UNIDAD DE ¡^?..™^======^^
I VERIFICACIÓN!! 10.-PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE DOCUMENTOS Y ¡J HOJA: J !• |Í FINIQUITO > 1 DE 4
ELABORO : FIRMA :
APROBÓ : FIRMA
FECHA DE APROBACIÓN/ REVISIÓN :
TITULO
1.0 PROPOSITO
2.0 ALCANCE
3.0 RESPONSABILIDADES
4.0 DEFINICIONES
5.0 RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.0 REVISION DEL PROCEDIMIENTO
7.0 DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS
8.0 DIAGRAMA DE FLUJO
9.0 PROCEDIMIENTO
10.0 FORMATO
11.0 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO.
12.0 REGISTRO
13.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
ANEXOS
FORMATO AA 016 PARA LA ENTREGA DE DOCUMENTOS Y FINIQUITO
1 No. Revisión : ~~j
) ° ! Elaboró: I Revisó y autorizó: | Sustituye a: | Fecha de emisión:
No. de hoja consecutiva ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 147
í
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN , LOGOTIPO i DE LA ., ' UNIDAD DE l h = = ^ ^ '- •' ~ • ' . ™ ^ : . = ¡ ^ . = = 5 VERIFICACIÓN | 10.- PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE DOCUMENTOS Y HOJA ; I FINIQUITO "; 2
:! CÓDIGO: PROCEDIMIENTO AAO10
DE
1.0 PROPOSITO
1.1 Entregar al propietario la documentación de la verificación de la instalación de aprovechamiento de gas L.P., y finiquitar de acuerdo a compromiso contractual el servicio profesional.
2.0 ALCANCE
2.1 Este procedimiento es para la entrega de documentos y finiquito
3.0 RESPONSABILIDAD
3.1 La responsable de aplicar este procedimiento es la secretaria.
4.0 DEFINICIONES
4.1 No aplica
5.0 RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 El responsable de revisar este procedimiento es el titular de la Unidad de Verificación.
6.0 REVISION DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Este procedimiento será revisado una vez al año, de la fecha de emisión.
7.0 DOCUMENTO APLICABLE
7.1 Anexo Formato AA 016
8.0 DIAGRAMA DE FLUJO
( ' INICIAN ^
La secretaria integra el
expediente del propietario • >
La secretaria llama al
propietario para que recoja sus documentos
->
Ei propietario acude a la oficina
de la Unidad Verificadora
C^x
-> Se solicita al
propietario firme el formato AA
016
Se le entrega el expediente con los documentos
<r
No. Revisión : ^ J E _ _ _
i .. I Revisó y autorizó: Sustituye a: Fecha de emisión:
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
148
¡ NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN CÓDIGO: ' LOGOTIPO ! PROCEDIMIENTO AAO10
DE LA | : VERIFICACIÓN ^ " ~ ^ ™ p j ^ ^ ^ ! * FINIQUITO 3 DE 4 _
9.0 PROCEDIMIENTO
9.1 La secretaria integra el expediente que se entrega al propietario. 9.2 El expediente estará integrado por los formatos AA 011, AA 012, AA 013, AA 014, AA 015 ( ver
procedimiento No.9). En un fólder tamaño carta se colocaran los formatos antes mencionados. Se le anexan también la documentación que anteriormente nos entregó (ver procedimiento No.4).
9.3 La secretaria llama al propietario para que pase a recoger sus documentos. 9.4 El propietario acude a la oficina a recoger los documentos. 9.5 La secretaria le solicita que revise y firme el formato AA 016 de la entrega de documentos y finiquito. 9.6 Se le entrega el expediente con toda su documentación. 9.7 FIN DE TODO EL PROCESO OPERATIVO DE VERIFICACIÓN.
10.0 FORMATO
10.1 Se anexa Formato AA 016 para la entrega de documentos y finiquito.
11.0 INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. Se anota el lugar y fecha. 2. Se anota nombre completo del propietario. 3. Se anota nombre de la calle, número, colonia y ciudad. 4. Se anota el número del dictamen de la verificación. 5. Se anota la clase de instalación. 6. Se anotan los documentos que el propietario entrego ( ejemp. Proyecto, memoria técnica) 7. Se anota la fecha de la firma del contrato ( ver formato AA 003) 8. Se anota nombre y firma del propietario. 9. Se anota nombre y firma del titular de la Unidad de Verificación.
12.0 REGISTRO
12.1 El formato AA 016 se emite en dos tantos; un tanto para el cliente y otro tanto pera el titular de la Unidad de Verificación, este tanto, la secretaria lo archiva en el expediente del cliente.
13.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
13.1 Área administrativa: Secretaria.
No. Revisión : | Elaboró: ||Rev¡sóyautorrzól — ™ j — — _ — — j ^ ^ ^ ^ - ^ ^ ^
ft _ , . „ _ _ i ., .-. -~, I •-- • , = _ j _ No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 149
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
10.- FORMATO PARA LA ENTREGA DE DOCUMENTOS Y FINIQUITO
CÓDIGO: FORMATO AA 016
HOJA: 4 DE
Sr. Presente.
Lugar y fecha: ( D
111
En referencia a la verificación de la instalación de aprovechamiento de gas LP., del inmueble ubicado en: (_3J , se le hace entrega de la docu-
,de la instalación clase: mentación de la verificación registrada con el DICTAMEN No. (5)
IA:
DOCUMENTOS QUE SE ENTREGAN
1. Dictamen de la instalación. 2. Informe descriptivo. 3. Diagrama isométrico. 4. Reporte de resultados de prueba de hermeticidad. 5. Acta de entrega de la instalación
Así también de los documentos que anteriormente entregó:
(6)
Toda vez que se han cumplido las cláusulas del contrato de servicio, de común acuerdo decidimos finiquitar, el contrato celebrado el [7J
RECIBO DE CONFORMIDAD Y FINIQUITO CONTRATO
ENTREGA DOCUMENTOS Y FINIQUITO CONTRATO
(8) Nombre Y firma
n; Nombre y firma del titular de la Unidad de
Verificación
¡MVIo. Revisión . ¡¡Elaboró: l; o •
[ Revisó y autorizó' ¡ Sustituye a: í Fecha de emisión:
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
150
3.6 IMPLEMENTACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Una vez que el manual de procedimientos ha sido elaborado, autorizado e impreso, debe ser difundido entre el personal, aquellos procedimientos que le competen, por el responsable de su aplicación, que es el titular de la Unidad de Verificación.
La implantación del manual será un paso muy importante pues trasforma los planteamientos y medidas de mejoramiento en acciones especificas y concretas que tendrán los beneficios de elevar la productividad y agilizar el trabajo.
Generalmente el método denominado " instantáneo ", es el mas utilizado en la implantación de manuales ya que proviene del mas alto nivel, en este caso es el titular de la Unidad Verificadora, y esto le confiere una naturaleza o validez obligatoria.
3.6.1 ACCIONES DE APOYO PARA LA IMPLANTACIÓN.
En virtud que el manual de procedimientos busca optimizar el funcionamiento de la Unidad de Verificación, las medidas de mejoramiento operativo que se desprenderán de el, deberán vincularse con los aspectos sustantivos, por lo consiguiente no se les debe concebir como algo aislado, sino un proceso en conjunto.
El implantar el manual en una organización nueva, no presenta problemas, pues el personal esta en formación, la inducción y capacitación será en base al manual de procedimientos. El problema se presentaría en la Unidad de Verificación en funcionamiento ya que viene a cambiar hábitos, actitudes, costumbres y tradiciones.
El introducir cambios en la Unidad de Verificación puede implicar resistencia por parte del personal. Las personas tienen tendencia a rechazar los cambios porque se piensa que aportan inestabilidad en el trabajo. Esta actitud no debe pasar inadvertida por el titular de la Unidad de Verificación, como responsable de implantar el manual.
Será necesario que al implantar el manual, exista en la organización un clima de confianza, que permita que la implantación se realice y se mantenga, por lo que será necesario que el titular siempre tome en cuenta las opiniones, sugerencias, puntos de vista y en general cualquier aportación del personal y de esta manera se involucre en la implantación.
151
Así como es importante involucrar al personal, resulta igualmente importante el convencimiento del personal acerca de los beneficios que este manual les trae en sus actividades cotidianas y que se reflejan en un servicio de calidad.
El proceso de implantación del manual será: 1. El titular de la Unidad de Verificación será el responsable de implantar el
manual. 2. Será el titular el encargado de informarles los beneficios. 3. El titular será el responsable de sensibilizar al personal para incrementar
la confianza y colaboración para que además de aceptar el cambio, lo generen y lo sostengan.
4. A través de la capacitación del personal conocerá el manual y aprenderá a utilizarlo. Será preciso coordinar sesiones de trabajo para introducir y explicar al personal el manual.
5. Con las sesiones de capacitación, el personal se familiarizará con los procedimientos y cualquier duda será aclarada por el titular.
6. Durante se realicen las sesiones, el titular debe tomar siempre en cuenta las opiniones, sugerencias y punto de vista del personal.
7. Se le indica al personal, que una vez que el primer ejemplar del manual este en circulación, se convierte en la única autoridad que el personal debe usar para el desempeño de sus actividades.
8. Se le debe informar al personal que periódicamente se realizaran evaluaciones para verificar el grado de cumplimiento de los procedimientos, esto con el fin de que el personal no sienta que se le está vigilando, sino que forma parte del proceso.
9. Se le informa al personal que se realizaran encuestas con los clientes para conocer la percepción del servicio. El resultado de estas encuestas se le da a conocer al personal con el objeto que conozcan el punto de vista del cliente con respecto al servicio ofrecido.
3.6.2 MECANISMO DE INFORMACIÓN
Son aquellos que se instrumentan con la finalidad de establecer los canales adecuados para que la información tanto de implantación de mejoras, como de respuestas a desviaciones pueda llegar con agilidad y claridad al responsable.35
Corresponde al titular de la Unidad de Verificación., dar respuesta a estas desviaciones y proponer las medidas correctivas correspondientes.
Las modificaciones o medidas correctivas se darán a conocer al personal en reuniones que se celebran periódicamente ( se sugiere realizarlas cada mes ), en ella se intercambian ideas, se plantean problemas y se proponen soluciones, con el objeto de optimizar las actividades. De estas reuniones se levantaran minutas.
35 Flankin J , Enrique Benjamín Manuales Administrativos Fac Contaduría y Administración, UNAM Mexico 1997 p 40
152
3.7 CONTROL Y EVALUACIÓN DE RESULTADOS.
Concluida la etapa de implantación, se verifica la aplicación correcta de cada documento que conforma el manual de procedimiento de verificación para estar en condiciones de juzgar la eficiencia de los nuevos procesos.
3.7.1 MECANISMOS DE CONTROL.
Los mecanismos de control para comprobar la eficiencia de los resultados se puede realizar por cualquiera de los siguientes medios:
> Revisión de los procedimientos por área.
> Revisión de los formatos por área.
> Medir la carga de trabajo desarrollada por el personal.
> Realizar encuestas entre los clientes y tomar en cuenta las observaciones
que hagan para la evaluación de los resultados.
> Analizar los nuevos costos de operación.
> Revisar evaluaciones ( auditorias internas y externas ) programadas.
> Revisar el manual de procedimientos una vez al año, a partir de la fecha de
emisión.
Estos mecanismos serán revisados cada año.
3.7.2 EVALUACIÓN DE RESULTADOS.
Para la evaluación de los resultados, se tomaran en cuenta los siguientes criterios:
> Comparar los resultados con los correspondientes ejercicios anteriores.
> Comparar las desviaciones presupuestarias y los costos de operación con
los correspondientes ejercicios anteriores.
De acuerdo con la observaciones que se hagan de los procedimientos y de los resultados obtenidos podrán aplicarse a las modificaciones para suprimir y/o controlar las causas. Será recomendable que el titular de la Unidad de Verificación, reflexione sobre la aplicación de las medidas correctivas a fin de suprimir las verdaderas causas del problema y no las que sean aparentes o consecuentes.
153
3.8 RETROALIMENTACION
A partir de la información obtenida durante el control y evaluación de resultados, se hará una retroalimentación al manual de procedimientos.
La retroalimentación tendrá como objeto modificar, ajustar, corregir, confirmar y actualizar lo siguiente:
> Los objetivos del manual de procedimientos.
> Los propósitos de cada procedimiento.
> La implantación del manual y la capacitación del personal.
> Las medidas de control implantadas.
La importancia de esta etapa radica en que el manual de procedimientos estará sujeto a una revisión y actualización constante que habrá de contribuir a elevar la productividad de la Unidad de Verificación.
3.9 REVISIONES Y ACTUALIZACIONES.
" El valor del manual y en especial el de procedimientos, .depende de la validez de su información. A un año de su distribución e implantación, el manual perderá valor cuando menos un 15% ó 20% de la información será inexacta; a dos años de su implantación cuando menos el 30% ó 35% de su contenido será inexacto y nadie sabrá de qué parte se trata, además de la perdida de confianza de este documento "36.
La utilidad de los manuales de procedimientos radica en la información que contienen por lo que será necesario mantenerlo permanentemente actualizado, a través de revisiones periódicas, para ello es conveniente tomar en cuenta:
1. El titular de la Unidad de Verificación, revisara cuando menos una vez al año el contenido del manual a fin de mantenerlo apegado a las actividades operativas.
2. Cuando el personal proponga modificaciones, cambios o suprimir alguna parte de un procedimiento o de un formato, corresponde al titular verificar que la propuesta se apegue a las actividades operativas.
3. Las actualizaciones serán regulares e irregulares. Las regulares son los programas y las irregulares, se llevan a cabo cuando sea necesario, por ejemplo: El cambio de la norma de las instalaciones de aprovechamiento y que modifique algún procedimiento.
36 Rodríguez Valencia, op cit, p 126
154
3.10 AUDITORIAS
3.10.1 LINEAMIENTOS PARA LAS AUDITORIAS
Una vez que sea implantado el manual de procedimientos, la única forma que la organización puede verificar su efectividad es realizando evaluaciones periódicas. Uno de los mecanismos de control será aplicar auditorias.
El responsable de programar y realizar auditorias es el titular de la Unidad de Verificación.
Las auditorias que se realicen en la Unidad de Verificación, tendrán la guía de lineamientos establecidos en las normas: NMX-CC-7-1-1993 Directrices para auditar sistemas de calidad- parte 1: Auditorias; NMX-CC-7-2-1993 Directrices para auditar sistemas de calidad- parte 2: Administración del programa de auditorias; NMX-CC-8-1993 Criterios de calificación para auditores de sistemas de calidad.
Los resultados que espera el titular de la Unidad de Verificación, al realizar las auditorias serán:
1. Descubrir deficiencias en la aplicación de los procedimientos.
2. Identificar el área que requiere mayor atención.
3. Realizar correcciones de los problemas presentados e implementar
acciones de prevención.
4. Proporcionar información para establecer nuevos objetivos.
3.10.2 CLASIFICACIÓN DE AUDITORIAS.
Las auditorias pueden clasificarse como externas e internas.
Las externas: son las que se practican en una empresa, siguiendo los procedimientos que son de la empresa auditora no de la auditada. En esta categoría se encuentran las auditorias que se reciben de los clientes o de las empresas de certificación y las auditorias que el titular de la Unidad de Verificación realizaría a los subcontratistas.
Las auditorias internas: son las que se practican en una empresa siguiendo el procedimiento de auditoria propio de la empresa auditada. En estas auditorias los auditores pueden pertenecer o no a la empresa auditada.
155
La Unidad de Verificación, en primera instancia, al implantar el manual de procedimientos, requiere de auditorias internas, las cuales medirán la eficiencia de la operación de sus actividades; corresponderá a la Entidad Mexicana de Acreditamiento (EMA) aplicar las auditorias externas, cuando esta entidad lo considere pertinente, también cuando el titular solicite la certificación ante algún organismo certificador.
3.10.3 AUDITORIAS INTERNAS DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
En la Unidad de Verificación, las auditorias internas serán una herramienta de ayuda, ya que medirán la eficiencia en el desarrollo de sus actividades, será un control de controles ya que revisará y evaluará el trabajo realizado por el personal y propone controles preventivos para evitar desviaciones y controles correctivos cuando las desviaciones se presenten.
Las auditorias internas que se practicarán en la Unidad de Verificación por su alcance serán: auditoria documental, que tiene que ver con el manual de procedimientos; auditoria de implantación, que tiene que ver con las formas de dar cumplimiento a lo documentado, y la auditoria de proceso, si se trata de un procedimiento.
3.10.4 RESPONSABLES DE LA AUDITORIAS
El titular de la Unidad de Verificación será el responsable de programar y realizar las auditorias, con la ayuda del personal. Será necesario que todo el personal de la organización sea capacitado para poder realizar las auditorias internas. Esta capacitación será a través de cursos especializados.
3.10.5 PROGRAMACIÓN DE AUDITORIAS
Corresponde al titular de la Unidad de Verificación, programar las auditorias internas, que se deberán realizar durante un año.
Se propone que mensualmente se realice una auditoria de proceso, a un proceso. Una vez al año, se realice una auditoria documental y de igual manera una auditoria de implantación, (ver programa de auditoria).
Corresponde al titular de la Unidad de Verificación, elaborar el plan de acciones correctivas para subsanar las no conformidades de las auditorias internas.
156
PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA DE LOS PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDAD POR AUDITAR MES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO No.1
PROCEDIMIENTO No.2
PROCEDIMIENTO No.3
PROCEDIMIENTO No.4
PROCEDIMIENTO No.5
PROCEDIMIENTO No.6
PROCEDIMIENTO No.7
PROCEDIMIENTO No.8
PROCEDIMIENTO No.9
PROCEDIMIENTO No.10
IMPLANTACIÓN
1
• 2
• 3
P
4
•
5
J 6
J
7
•
8
•
9
J
10
•
11
•
12
•
CAPITULO IV
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
158
4.0 SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
4.1 GENERALIDADES Para que la Unidad de Verificación pueda garantizar la calidad en el servicio
de verificar las instalaciones de aprovechamiento de gas L.P., es necesario ofrecer un aseguramiento sobre la calidad del servicio ofrecido.
La NMX-CC-001: 199537, define el aseguramiento de la calidad, como un conjunto de actividades planeadas, sistemáticas implantadas dentro del sistema de calidad y demostradas según se requiera para proporcionar confianza de que un elemento cumplirá los requisitos de calidad.
Pola Maseda 38, dice que en la definición del aseguramiento de la calidad, conviene analizar con mas detalle algunos aspectos contenidos en esta definición:
• Conjunto de acciones planificadas; es decir que están definidas de acuerdo a un plan previamente aceptado.
• Sistemáticas; se refiere aquí a la existencia de un sistema o método de actuación predefinido y por supuesto documentado.
• Necesarias para proporcionar confianza; no es valida la aplicación de cualquier tipo de acción. Es necesario que con su aplicación se puedan asegurar los resultados. Esto es precisamente lo que aparece a continuación.
• El producto o servicio (elemento), satisfacerá los requisitos.
En la definición de aseguramiento de la calidad, encontramos el termino sistema de calidad.
El sistema de calidad39: es la estructura organizacional, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para implantar la administración de calidad.
Resulta pues de vital importancia que la Unidad de Verificación debe diseñar un adecuado sistema de calidad y dotarlo de recursos y medios necesarios para asegurar la confianza que se satisfacen los requisitos y exigencias en materia de calidad y de esta manera se esta garantizando el aseguramiento de la calidad.
Un sistema de aseguramiento de la calidad esta formado por una estructura y metodología que permite obtener los resultados deseados.
37 NMX-CC-001:1995. Administración de la Calidad y Aseguramiento de la Calidad-vocabulario. Cotennsiscal. México 1996.p.11
38 Pola, Maseda Ángel. ISO 9000: Una visión gerencial. España. Edit. Granjea S.A. 1997. p.20
39 NOM-CC-001: 1995. op.Cit.p.11
159
Para establecer el sistema de aseguramiento de la calidad es necesario aprovechar los criterios establecidos en las normas de calidad emitidas a nivel nacional y sus homologadas a nivel internacional, esto es, las normas NMX-CC-e ISO 9000, las cuales servirán como base de aplicación del sistema de aseguramiento de la calidad de la Unidad de Verificación en instalaciones de aprovechamiento de gas LP.
Las normas antes referidas están constituidas por 20 criterios que establecen lo que debe aplicarse para el logro del aseguramiento de la calidad. En la tabla No.4.1 se pueden apreciar las tres normas del sistema de calidad.
4.2 ELECCIÓN DE LA NORMA A UTILIZAR
Las normas de la familia NMX-CC, describen los elementos que se deben abarcar en los sistemas de calidad, pero no como se llevan a la practica estos elementos en una organización especifica40.
La familia de las normas NMX-CC, enfoca sus directrices y requisitos a la satisfacción del cliente.
Los requisitos básicos para los sistemas de calidad están contenidos en las siguientes normas mexicanas:
NORMA NACIONAL NORMA INTERNACIONAL CAMPO DE APLICACIÓN NMX-CC-003:1995 ISO-9001:1994 Sistemas de calidad-Modelo
para el aseguramiento de la calidad en diseño, desarrollo, producción, instalación y servicio.
NMX-CC-004:1995 ISO-9002:1994 Sistemas de calidad-Modelo para el aseguramiento de la calidad en producción, instalación y servicio.
NMX-CC-005:1995 ISO-9003:1994 Sistema de calidad-Modelo para el aseguramiento de la calidad en inspección y pruebas finales.
La diferencia en la aplicación de estas normas consiste en que la primera corresponde solo a las empresas que desempeñan su producto, lo producen y/o comercializan y dan servicio al cliente. La segunda se refiere a las que únicamente lo producen y/o comercializan y dan servicio al cliente y la tercera a las que solo hacen algunas inspecciones (básicamente laboratorios).
40 MX-CC-002/1:1995. Administración de Calidad y Aseguramiento de la Calidad. Partel: Directrices para solución y
uso. COTENNSICAL.1995.p.2
160
La Unidad de Verificación en instalaciones de aprovechamiento de gas L.P., se identifica con la norma NMX-CC-004:1995; esta norma aplica cuando41:
• Se necesita demostrar la capacidad de un proveedor para suministrar productos conformes en base a un diseño establecido.
• Lograr la satisfacción del cliente, previniendo la no conformidad en todas las etapas desde la producción hasta el servicio.
A continuación, en la tabla No.41, se presentan las normas del sistema de calidad, en referencia cruzada de los números de cláusula para los temas correspondientes.
Tabla No. 4.1 normas del sistema de calidad.
Aseguramiento de calidad externo Requisitos
NMX-CC-3 NMX-CC-4 NMX-CC-5
X •
Guía de Aplicación
4.1 4.2
4.3 4.4
4.5 4.6 4.7
4.8 4.9
4.10 4.11 4.12 4.13 4.14
4.15 4.16 4.17 4.18 4.19 4.20
Titulo de la cláusula
Responsabilidad de la dirección
Sistema de calidad
Revisión del contrato
Control del diseño
Control de documentos y datos
Adquisiciones
Control de productos prop por el cliente
Identificación y rasteabilidad del producto
Control del proceso
Inspección y prueba
Control de equipo de inspección, medición y prueba
Estado de inspección y prueba
Control de producto no conforme
Acción correctiva y preventiva
Manejo, alineamiento, empaque, conservación y entrega
Control de registros de calidad
Auditorias de calidad internas
Capacitación
Servicio
Técnicas estadísticas
Requisitos NMX-CC-16:1993
4,6,9,10,14
5 --
11,12.13 15 8 8 7 --
-------
16 -
• =Requisito Amplio • =Requisito menos amplio que NMX-CC-3 Y NMX-CC-4 X = Elemento no presente
41 NMX-CC-004:1995. Sistemas de calidad-Modelo para el aseguramiento de la calidad en producción, instalación y
servicio. Cotennsiscal. México.1996.p.2
161
Una vez seleccionada la norma que se aplicará en el sistema de aseguramiento de la calidad de la Unidad de Verificación, se deben documentar todos los puntos que la norma seleccionada requiere.
Los beneficios que obtendrá la Unidad de Verificación al aplicar la norma serán:
• Cumplir con los requerimientos de los clientes. • Satisfacer sus necesidades operativas. • Permite obtener el aseguramiento de la calidad de la empresa. • Incrementa su nivel competitivo.
En el capitulo uno, inciso 1.4, de la presente investigación, se citaron los Requisitos Generales de Acreditamiento de Unidades de Verificación NMX-CC-16-1993, y se describen los siguientes puntos:
4.- Organización y procedimientos de operación. 5.- Sistema de calidad. 6.- Personal. 7.- Métodos y procedimientos de verificación. 8.- Manejo de muestras. 9.- Estabilidad financiera.
10.- Capacidad de comunicación. 11.- Registros. 12.- Informes. 13.- Confidencialidad y seguridad. 14.- Instalaciones y equipo. 15.-Subcontratación. 16.-Operación.
En el sistema de aseguramiento de la calidad a implementar en la Unidad de Verificación, deben ser tomados en cuenta estos requisitos. En la tabla No.4.1, se establece la referencia cruzada, de tal manera que al documentar los requisitos de la norma NMX-CC-004:1995, se integren los requisitos de la norma NMX-16-1993.
4.3 ELABORACIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN.
El manual de calidad42, es un documento que establece la política de calidad y describe el sistema de calidad de una organización.
42 NMX-CC-001:1995op.cit.p.13
162
Al ser creado el manual de calidad, que es la pieza fundamental y mas necesaria, la tangibilidad del proceso y aseguramiento de la calidad se convierte en una suma de evidencias. El manual de calidad es un documento que establece las políticas de calidad generales en una organización; es una herramienta de administración para mantener conscientes a todos en la organización de sus responsabilidades dentro del programa de calidad43.
La elaboración del manual de calidad de la Unidad de Verificación, será muy importante pues dará ordenamiento en sus actividades. Este manual deberá servir como guía de acción para todo el personal, así mismo facilitar la aclaración de cualquier consulta. El contenido del manual debe estar de acuerdo a la norma NMX-CC-004:1995.
En una organización pequeña, como es el caso de la Unidad de Verificación, corresponde al titular de la Unidad de Verificación, elaborar e implantar el manual de calidad.
Para elaborar el manual, el titular se apoya en la norma NMX-CC-018/ISO10013:1995, Directrices para desarrollar manuales de calidad. Esta norma mexicana proporciona las directrices para el desarrollo, preparación y control de los manuales, adaptados a las necesidades especificas del usuario.
El manual deberá contar por separado con información que lo respalde, como es el caso de los procedimientos e instructivos, los cuales podrán incluirse en otros manuales, para que en forma integral se pueda constituir la documentación del sistema de aseguramiento de la calidad de la Unidad de Verificación, como se puede apreciar en el siguiente resumen.
NIVEL DOCUMENTO CONTENIDO 1Q Manual de calidad Descripción de objetivos, políticas, estructura del
sistema y acciones de carácter general con las que se cumplen los lineamientos de las normas
2e Procedimientos Descripción de los procedimientos de trabajo. 39 Instructivos de operación Describe instrucciones de trabajo.
En esta propuesta de la elaboración del manual de calidad no se realizan los procedimientos, tampoco los instructivos, pero si se citaron en el desarrollo del manual. Será motivo de otra investigación desarrollar los procedimientos.
A continuación se realiza la propuesta del manual de calidad de la Unidad de Verificación en instalaciones de aprovechamiento de gas L.P.
43 Cruz, Jose. ISO 9000 Asegure la calidad con la herramienta del siglo XXI. México Edit. Orion. 1996 p.153
163
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DEL TITULAR DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN No. de registro de la Unidad Verificadora
Ubicación: Calle, número, ciudad, teléfono, fax, E-mail.
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD MANUAL DE CALIDAD
DOCUMENTO CONTROLADO
Responsable de distribución:
Copia Controlada No.
Fecha de elaboración:
164
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRÉ DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN CÓDIGO:
HOJA: 1 DE 38
ÍNDICE
PORTADA
1.0 DOCUMENTOS DE CONTROL
1.0 ANTECEDENTES DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
2.0 INTRODUCCIÓN
3.0 REQUISITOS DEL SISTEMA DE CALIDAD
4.0 GLOSARIO
No. Revisión : Elaboró: Revisó y autorizó: Sustituye a: Fecha de emisión:
No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 165
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD MANUAL DE CALIDAD
CÓDIGO: UV-MC-1.0
HOJA: 2 DE 38
1.0 DOCUMENTO DE CONTROL
1.1 OBJETIVO DEL MANUAL
Este manual de calidad tiene como objetivo, establecer el sistema de aseguramiento de la calidad, basado en la norma NMX-CC-004:1995 y de esta manera satisfacer necesidades y expectativas de los clientes, en la verificación de las instalaciones de aprovechamiento de gas L.P.
El manual de calidad incluye los objetivos, políticas, procedimientos y registros que integran nuestro sistema de aseguramiento de la calidad y garantizar que el servicio que se ofrece cumple con los requerimientos establecidos.
1.2 ALCANCE
El manual de la calidad aplica a la Unidad de Verificación en instalaciones de aprovechamiento de gas L.P. y el alcance de su aplicación cubre la prestación del servicio relacionado con la verificación de instalaciones de aprovechamiento de gas L.P.
Describe los requisitos y actividades que debe satisfacer la Unidad de Verificación, en cumplimiento con la norma NMX-CC-004:1995.
No. Revisión : Elaboró: Revisó y autorizó: Sustituye a: Fecha de emisión:
No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 166
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DÉ LA UNIDAD DE V E R I F Í C Á C Í O N
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD MANUAL DE CALIDAD
: „,,.
CÓDIGO: UV-MC-1.0
HOJA: 3 DE 38
1.3 REGISTRO DE ACTUALIZACIONES
PAGINA AFECTADA NOTIFICACIÓN
FECHA DE ACTUALIZACIÓN REVISION
1 No. Revisión : Elaboró: Revisó y autorizó: I Sustituye a: || Fecha de emisión:
I <í
No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 167
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
* • • — ~ ~ ~ ~ ~ . — ,
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD MANUAL DE CALIDAD
CÓDIGO: UV-MC-1.0
HOJA: 4 DE 38
1.4 RELACIÓN DE PROPIETARIOS DEL MANUAL DE CALIDAD
COPIA CONTROLADA No. NOMBRE DEL PROPIETARIO
FIRMA DE RECEPCIÓN
FECHA DE RECEPCIÓN
I I
No. Revisión : Elaboró: l| Revisó y autorizó: I Sustituye a: j Fecha de emisión:
No. de hoja consecutiva ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 168
«J I I J O T K IT" £
<*-~i
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
| NOMBRE DE LA UNÍDÁD DE VERIFICACIÓN
L r ~ ~ SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD í MANUAL DE CALIDAD L
CÓDIGO: UV-MC-1.0
(HOJA: ! 5 DE 38
1.5 ÍNDICE TEMÁTICO
REQUISITO REVISION PAGINA índice
1.0 Documento de Control 1.1 Objetivo del manual 1.2 Alcance 1.3 Registro de actualizaciones. 1.4 Lista de propietarios del manual de calidad 1.5 índice temático 1.6 Control de revisiones y cambios 1.7 Responsabilidad de los requerimientos 1.8 Documentos de referencia 2.0 Antecedentes de la Unidad de Verificación 3.0 Introducción 4.0 Requisitos del sistema de calidad 4.1 RESPONSABLE DE LA DIRECCIÓN 4.1.1 Política de calidad 4.1.2 Organización 4.1.2.1 Responsabilidad y autoridad 4.1.2.2 Organigrama 4.1.2.3 Recursos 4.1.2.4 Representante de la dirección 4.1.3 Revisiones por la dirección 4.1.4 Documentos de referencia 4.2 SISTEMA DE CALIDAD 4.2.1 Generalidades 4.2.2 Procedimientos del sistema de calidad 4.2.2.1 Documentos de referencia 4.2.3 Planeación de calidad 4.3 REVISION DEL CONTRATO 4.3.1 Generalidades 4.3.2 Revisión 4.3.3 Modificación al contrato 4.3.4 Registros 4.3.5 Documentación de referencia 4.4 CONTROL DEL DISEÑO 4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS 4.5.1 Generalidades 4.5.2 Aprobación y emisión de documentos y datos 4.5.3 Cambios de documentos y datos 4.5.3.1 Documentos de referencia
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
1 2 2 2 3 4 5 8 8 8 9 10 11 11 11 12 12 13 13 14 14 14 15 15 15 15 16 18 18 18 18 18 18 19 20 20 20 20 21
No. Revisión : Elaboró: I Revisó y autorizó: Sustituye a: Fecha de emisión:
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No de hoja consecutiva
169
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD MANUAL DE CALIDAD
CÓDIGO: UV-MC-1.0
HOJA: 6 DE 38
REQUISITO REVISION PAGINA 4.6 ADQUISICIONES 4.6.1 Generalidades 4.6.2 Evaluación de subcontratistas 4.6.3 Datos para subcontratar 4.6.4 Verificación de los subcontratistas 4.6.4.1 Verificación del titular en las instalaciones del subcontratista 4.6.4.2 Verificación del cliente al subcontratista 4.6.5 Documentos de referencia 4.7 CONTROL DEL PRODUCTO PROPORCIONADO POR EL CLIENTE 4.7.1 Generalidades 4.7.2 Documentos de referencia 4.8 IDENTIFICACIÓN Y RASTREABILIDAD DEL PRODUCTO 4.8.1 Generalidades 4.8.2 Identificación 4.8.3 Documentos de referencia 4.9 CONTROL DEL PROCESO 4.9.1 Generalidades 4.9.2 Documentos de referencia 4.10 INSPECCIÓN Y PRUEBA 4.10.1 Generalidades 4.10.2 Inspección y prueba de recibido 4.10.3 Inspección y pruebas en proceso 4.10.4 Inspección y pruebas finales 4.10.5 Registro de inspección 4.10.6 Documentos de referencia 4.11 CONTROL DE EQUIPO DE INSPECCIÓN, MEDICIÓN Y PRUEBA 4.11.1 Generalidades 4.11.2 Procedimiento de control 4.11.3 Documentos de referencia 4.12 ESTADO DE INSPECCIÓN Y PRUEBA 4.12.1 Generalidades 4.12.2 Documentos de referencia 4.13 CONTROL DE PROCEDIMIENTOS NO CONFORMES 4.13.1 Generalidades 4.13.2 Revisión y disposiciones de productos no conformes 4.13.3 Documentos de referencia 4.14 ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA 4.14.1 Generalidades 4.14.2 Acción correctiva 4.14.3 Acción preventiva 4.14.4 Documentos de referencia
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
22 22 22 22 22 22 22 22 23 23 23 24 24 24 24 25 25 25 26 26 26 26 26 26 26 27 27 27 27 28 28 28 29 29 29 29 30 30 30 30 31
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REQUISITO REVISION PAGINA 4.15 MANEJO,ALMACENAMIENTO,EMPAQUE,CONSERVACION Y ENTREGA 4.15.1 Generalidades 4.15.2 Manejo 4.15.3 Almacenamiento 4.15.4 Empaque 4.15.5 Conservación 4.15.6 Entrega 4.15.7 Documentos de referencia 4.16 CONTROL Y REGISTROS DE CALIDAD 4.16.1 Generalidades 4.16.2 Documentos de referencia 4.17 AUDITORIAS DE CALIDAD INTERNA 4.17.1 Generalidades 4.17.2 Programa de auditorias 4.17.3 Documentos de referencia 4.18 CAPACITACIÓN 4.18.1 Generalidades 4.18.2 Implementación 4.18.3 Documentos de referencia 4.19 SERVICIO 4.19.1 Generalidades 4.19.2 Responsabilidad 4.19.3 Documentos de referencia 4.20 TÉCNICAS ESTADÍSTICAS 4.20.1 Identificación de necesidades 4.20.2 Procedimiento 4.20.3 Documentos de referencia 5.0 GLOSARIO
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
32 32 32 32 32 32 32 32 33 33 33 34 34 34 34 35 35 35 35 36 36 36 36 37 37 37 37 38
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1.6 CONTROL PARA REVISIONES Y CAMBIOS
El personal de la Unidad de Verificación esta autorizado para efectuar revisiones y sugerencias de cambios del manual de calidad.
Únicamente el titular de la Unidad de Verificación puede aprobar los cambios.
Se debe notificar por escrito al titular, la propuesta de modificación del documento. En el escrito se debe indicar el cambio propuesto, así como la razón que lo motiva ( PROCEDIMIENTO MC-TU-1-01).
1.7 RESPONSABILIDAD DE LOS REQUERIMIENTOS
Es responsabilidad del titular de la Unidad de Verificación asegurar que los requerimientos de este manual sean implantadas en todas las áreas.
El cumplimiento de los requisitos en responsabilidad del responsable directo de cada área y del titular de ver que se cumplan.
El manual tiene una estructura que describe los procedimientos y políticas generales para guiar en el establecimiento de un sistema de aseguramiento de calidad, de acuerdo a los requerimientos del servicio de verificación de instalaciones de aprovechamiento y los del cliente.
1.8 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
PROCEDIMIENTO MC-TU-01-01 Procedimiento para Propuesta de cambios al Manual de Calidad PROCEDIMIENTO MC-TU-01-02 Procedimiento para actualizar el Manual de Calidad y documen
tos del sistema.
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2.0 ANTECEDENTES DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN.
Los antecedentes de las Unidades Verificadoras son los siguientes:
El 29 de Marzo de 1960, se publica en el Diario Oficial de la Federación, el Reglamento de la Distribución de Gas L.P. y Natural. En sus artículos del 41 - al 54Q, se fijan las normas a que deben sujetarse los peritos responsables en materia de proyectos e instalaciones de gas L.P. y gas natural. La dependencia que autorizaba a los peritos era la Secretaría de Industria y Comercio (S.I.C.)
El 30 de Julio de 1970, se publica en el Diario Oficial de la Federación , el instructivo que norma las funciones de los técnicos responsables en materia de Gas L.P. y Gas Natural. La Dirección General de Gas de la Secretaría de Industria y Comercio era la encargada de autorizar a los técnicos responsables.
El 25 de Noviembre de 1993, se publica en el Diario Oficial de la Federación, el Reglamento de Gas Licuado y de Petróleo. Del Articulo 33Q al 389, se promueve la creación de las entidades denominadas Unidades Verificadoras, las cuales se acreditarán de conformidad con lo dispuesto en la Ley Federal de Metrología y Normalización. La Secretaría de Comercio y Fomento Industrial es la encargada de aprobar y acreditar a las Unidades Verificadoras.
La Unidad de Verificación esta integrada por su titular, un auxiliar técnico y la secretaria.
La actividad de la Unidad de Verificación en instalaciones de aprovechamiento de Gas L.P. es: Verificar que las instalaciones de gas L.P. domésticas, comerciales e industriales cumplan con la conformidad de acuerdo a normas oficiales mexicanas.
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3.0 INTRODUCCIÓN
Este manual de calidad forma parte del sistema de aseguramiento de la calidad de la Unidad de Verificación en instalaciones de aprovechamiento de Gas L.P. y cumple con los requisitos establecidos en la norma NMX-CC-004:1995.
La estricta aplicación de este manual permite estandarizar la calidad de los servicios de verificación que presta la Unidad de Verificación en instalaciones de aprovechamiento de gas L.P. y de esta manera satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes.
La Unidad de Verificación en instalaciones de aprovechamiento de Gas L.P., es una empresa acreditada de tercera parte, que tiene la organización, el personal, la capacidad e integridad para llevar a cabo los servicios de Verificación de las instalaciones de aprovechamiento de Gas L.P., bajo criterios especificados.
El manual de calidad de la Unidad de Verificación, incluye los objetivos, política, procedimientos y registros, que integran el sistema de aseguramiento de la calidad y garantizar que el servicio que se ofrece, cumple con los requisitos establecidos.
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¡ H ~ ™ ~ " SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD : MANUAL DE CALIDAD
¡CÓDIGO: (UV-MC-1.0 i | HOJA: ! 11 DE 38 l_ .
4.0 REQUISITOS DEL SISTEMA DE CALIDAD.
4.1 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
El titular de la Unidad de Verificación ha documentado y adoptado la política de calidad y el compromiso con la misma a través de una política de calidad, sustentada en el presente manual de calidad, y que permite satisfacer las expectativas y necesidades del cliente en la verificación de las instalaciones de aprovechamiento de Gas L.P.
El titular identifica dos tipos de clientes: el interno y el externo. El cliente interno, es el personal que labora en la Unidad de Verificación. El cliente
externo, es la persona física, empresa o institución que contrata los servicios de la Unidad de Verificación.
4.1.1 Política de calidad
La política de calidad de la Unidad de Verificación representa el compromiso que asume la empresa sobre calidad, en su actuación operativa, representa una guía de acción de las actividades cotidianas con los clientes internos y externos.
El titular de la Unidad de Verificación, se asegura que la política de calidad es entendida, implantada y mantenida en toda la organización, de la siguiente manera:
Entendida: Se incluye en el orden del día, de las reuniones de revisión (PROCEDIMIENTO MC-TU-1-03).
Implantada: El nivel de la implantación se evalúa en las auditorias internas de calidad ( PROCEDIMIENTO MC-TU-17-01).
Mantenida: Evaluar los niveles de satisfacción de los clientes (PROCEDIMIENTO MC-TU-1-03) y dando seguimiento a las sugerencias y opiniones de clientes (PROCEDIMIENTO MC-TU-19-01).
POLÍTICA DE CALIDAD: El titular de la Unidad de Verificación y el personal de la organización, se
comprometen a realizar la Verificación de las instalaciones de aprovechamiento de Gas L.P., de acuerdo a normas en vigor aplicables. Realizando la actividad de verificar con: imparcialidad, competencia técnica, confidencialidad, calidad y de esta manera garantizar la confianza del servicio a través del aseguramiento de la calidad. Nuestro compromiso con el cliente es garantizar la atención y satisfacción de sus necesidades y expectativas.
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NOMBRÉ DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD MANUAL DE CALIDAD
CÓDIGO: UV-MC-1.0
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MISIÓN La misión de la Unidad de Verificación es:
EMPRESA DE SERVICIOS QUE VERIFICA QUE LAS INSTALACIONES DE GAS LP. CUMPLAN CON LAS NORMAS VIGENTES, PARA GARANTIZAR LA SEGURIDAD DEL CLIENTE, OFRECIENDO ESTE SERVICIO CON IMPARCIALIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y CALIDAD.
VISION La visión de la Unidad de Verificación es:
SER LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN LÍDER EN LA REGION, OFRECIENDO A NUESTROS CLIENTES UN SERVICIO DE CALIDAD EN LA VERIFICACIÓN DE LAS INSTALACIONES DE GAS LP. Y LOGRAR EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA ORGANIZACIÓN.
4.1.2 Organización
4.1.2.1 Responsabilidad y Autoridad.
El titular de la Unidad de Verificación ha definido y documentado la responsabilidad, autoridad y la interrelación de todo el personal que administra, realiza y verifica el trabajo que afecta a la calidad, particularmente para el personal que necesita la libertad organizacional y autoridad (PROCEDIMIENTO MC-TU-I-04) para:
a)
b)
c)
d) e)
Iniciar acciones para prevenir la ocurrencia de no conformidades, relacionadas con el proceso de verificación de las instalaciones y el sistema de calidad (PROCEDIMIENTO MC-TU-1-01) (PROCEDIMIENTO MC-TU-1-02) (PROCEDIMIENTO MC-AO-13-01) (PROCEDIMIENTO MC-AO-14-01). Identificar y registrar cualquier problema relacionado con la verificación de las instalaciones y el sistema de calidad (PROCEDIMIENTO MC-AO-13-01) (PROCEDIMIENTO MC-AO-14-01). Iniciar, recomendar o proporcionar soluciones a través de los canales designados (PROCEDIMIENTO MC-TU-1-01) (PROCEDIMIENTO MC-TU-1-03). Verificar la implantación de las soluciones (PROCEDIMIENTO MC-TU-17-01).
Controlar el proceso posterior y entrega de la verificación hasta que la deficiencia o condición de insatisfactoria se haya corregido (PROCEDIMIENTO MC-TU-1-06) (PROCEDIMIENTO MC-TU-1-07).
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NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD MANUAL DE CALIDAD
CÓDIGO: UV-MC-1.0
HOJA: 13 DE 38
4.1.2.2 Organigrama
La Unidad de Verificación tiene estructurado su organigrama, que ilustra las interrelaciones y responsabilidades del personal que administra y verifica el trabajo.
TITULAR DE LA UNIDAD DE
VERIFICACIÓN
4.1.2.3 Recursos
El titular de la Unidad de Verificación es el responsable de identificar los requerimientos de los recursos humanos, materiales y financieros, para asegurar que la calidad del servicio que ofrece cumpla con las necesidades del cliente.
Recursos humanos: La Unidad de Verificación tiene el personal necesario para llevar a cabo su trabajo, para el cual declara ser competente. El personal tiene la educación necesaria, capacitación actualizada, los conocimientos técnicos y la experiencia en las funciones asignadas. Tiene la adecuada experiencia en la aplicación practica del aseguramiento de la calidad, técnicas de inspección y de verificación. Se cuenta con un organigrama que debe estar completo y el personal cumple con el perfil del personal. (PROCEDIMIENTO MC-TU-1-05).
Recursos materiales: La Unidad de Verificación tiene las instalaciones físicas adecuadas para el buen desempeño de las actividades laborales. El titular proporcional al personal el equipo necesario para el desempeño de sus actividades asociadas con los servicios de verificación.
Recursos financieros: La Unidad de Verificación es una organización financieramente sana, en virtud que el titular, elabora un presupuesto anual, con el cual se cubren los gastos de operación.
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UNIDAD DE VERIFICACIÓN
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NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
1 SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD ? MANUAL DE CALIDAD
CÓDIGO: UV-MC-1.0
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4.1.2.4 Representante de la dirección
El titular de la Unidad de Verificación es el representante de la dirección y es el coordinador de calidad en cumplimiento con los lineamientos de la norma NMX-CC-004:1995 y tiene la autoridad definida para:
Asegurar que el sistema de calidad es establecido, implantado y mantenido de acuerdo a los requisitos del sistema de calidad.
4.1.3 Revisión por la dirección
El titular de la Unidad de Verificación tiene como política revisar el desempeño del sistema de calidad, una vez al año y cuando se requiera de manera extraordinaria, para asegurar su eficiencia y cumplimiento de la norma (PROCEDIMIENTO MC-TU-1-03) (PROCEDIMIENTO MC-TU-17-01) (PROCEDIMIENTO MC-TU-19-01).
4.1.4 Documentos de referencia
PROCEDIMIENTO MC-TU PROCEDIMIENTO MC-TU PROCEDIMIENTO MC-TU PROCEDIMIENTO MC-TU PROCEDIMIENTO MC-TU PROCEDIMIENTO MC-TU PROCEDIMIENTO MC-TU-PROCEDIMIENTO MC-AO PROCEDIMIENTO MC-AO PROCEDIMIENTO MC-TU-PROCEDIMIENTO MC-TU-
1 -01 Procedimiento para propuestas de cambios al manual de calidad 1 -02 Procedimiento para actualizar el manual de calidad y documentos del sistema.
-1-03 Procedimiento para elaborar reuniones de revisión. 1-04 Procedimiento para descripción de puestos. 1 -05 Procedimiento para el perfil del personal.
-1-06 Procedimiento para reclamaciones técnicas. 1 -07 Procedimiento para apelaciones en contra de sus decisiones. 13-01 Procedimiento para el control de producto no conforme. 14-01 Procedimiento para acciones correctivas y preventivas. 17-01 Procedimiento para auditorias internas. 19-01 Procedimiento para las sugerencias y opiniones de los clientes.
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UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DÉ LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
SISTEMA DÉ ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD i MANUAL DE CALIDAD
CÓDIGO: UV-MC-2.0
HOJA: 15 DE 38
4.2 SISTEMA DE CALIDAD
4.2.1 Generalidades
El titular de la Unidad de Verificación ha establecido, documentado y mantenido un sistema de calidad como medio que asegure la verificación de las instalaciones de Gas L.P., conforme con los requisitos especificados, para esto se ha preparado este manual de calidad, de acuerdo con los requisitos de la norma NMX-CC-004:1995; el manual de calidad hace referencia a los procedimientos del sistema de calidad y describe la estructura de la documentación usada en el sistema de calidad, (PROCEDIMIENTO MC-TU-2-01)
4.2.2 Procedimientos del sistema de calidad
Para cumplir con los requerimientos de la norma NMX-CC-004:1995, en base al sistema de calidad, el titular habrá:
a) Preparado procedimientos documentados de acuerdo con los requisitos de la norma y aplicable a las actividades de verificación de instalaciones (MANUAL DE CALIDAD Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS)
b) Implantado efectivamente el sistema de calidad y sus procedimientos documentados (MANUAL DE CALIDAD).
En cumplimiento de la norma, el alcance y detalle de los procedimientos que forman parte del sistema de calidad, dependen de la complejidad del trabajo, métodos usados, de las habilidades y capacitación requerida por el personal involucrado en llevar a cabo la verificación de las instalaciones de gas L.P.
4.2.2.1 Documentos de referencia
El sistema de calidad regula y controla a través de procedimientos las actividades siguientes:
PROCEDIMIENTO MC-TU-1-01 PROCEDIMIENTO MC-TU-1-02
PROCEDIMIENTO MC-TU-1-03 PROCEDIMIENTO MC-TU-1-04 PROCEDIMIENTO MC-TU-1-05
Procedimiento de propuesta de cambios al manual de calidad. Procedimiento para actualizar el manual de calidad y documentos del sistema. Procedimiento para elaborar reuniones de revisiones. Procedimiento para descripción de puestos. Procedimiento para el perfil del puesto.
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Elaboró: Revisó y autorizó: Sustituye a: | Fecha de emisión:
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UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD MANUAL DE CALIDAD
CÓDIGO: UV-MC-2.0
HOJA: 16 DE 38
PROCEDIMIENTO MC-TU-1-06 PROCEDIMIENTO MC-TU-1-07 PROCEDIMIENTO MC-TU-2-01 PROCEDIMIENTO MC-TU-2-02 PROCEDIMIENTO MC-TU-3-01 PROCEDIMIENTO MC-TU-5-01
PROCEDIMIENTO MC-TU-5-02
PROCEDIMIENTO MC-TU-5-03
PROCEDIMIENTO MC-TU-5-04
PROCEDIMIENTO MC-TU-6-01 PROCEDIMIENTO MC-TU-7-01
PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO
MC-TU-8-01 MC-TU-9-01 MC-TU-10-01 MC-TU-11-01 MC-TU-12-01 MC-TU-13-01 MC-TU-14-01 MC-TU-15-01
PROCEDIMIENTO MC-TU-16-01 PROCEDIMIENTO MC-TU-16-02 PROCEDIMIENTO MC-TU-17-01 PROCEDIMIENTO MC-TU-17-02 PROCEDIMIENTO MC-TU-18-01 PROCEDIMIENTO MC-TU-19-01 PROCEDIMIENTO MC-TU-20-01
4.2.3 Planeación de calidad
Procedimiento de reclamaciones técnicas. Procedimiento para apelaciones en contra de sus decisiones. Procedimiento de la estructura del sistema de calidad. Procedimiento para elaborar planes de calidad. Procedimiento para revisión del contrato. Procedimiento para elaboración de documentos y datos del sistema de calidad. Procedimiento para el control de documentos y datos del sistema de calidad. Procedimiento para lista maestra de documentos y datos del sistema de calidad. Procedimiento para la identificación y manejo de documentos obsoletos. Procedimiento para subcontratistas. Procedimiento para el control de documentos proporcionados por el cliente. Procedimiento de identificación del producto. Procedimiento del control del proceso. Procedimiento de inspección y prueba. Procedimiento para el control de inspección. Procedimiento de estado de inspección y prueba. Procedimiento de control de producto no conforme. Procedimiento para acciones correctivas y preventivas. Procedimiento para manejo, almacenamiento, empaque, conservación y entrega. Procedimiento para el control de registros de calidad. Procedimiento de lista maestra de registro de calidad. Procedimiento para auditorias internas del sistema de calidad. Procedimiento para auditorias internas de subcontratistas. Procedimiento para capacitación. Procedimiento de las sugerencias y opiniones del cliente. Procedimiento para técnicas estadísticas.
4.2.3.1 El titular de la Unidad de Verificación ha definido y documentado el cumplimiento de los requisitos para la calidad. Se han establecido procedimientos consistentes con todos los requisitos del sistema de calidad, esta documentación se adapta correctamente al método de operación de la Unidad de Verificación. El uso de procedimientos operativos de segundo y tercer nivel permiten cumplir con los requisitos del sistema de calidad, asignando responsabilidad directa a cada uno de los procedimientos antes citados.
4.2.3.2 El titular de la Unidad de Verificación ha considerado las siguientes actividades como parte del proceso de preparación de los planes de calidad, para cumplir los requisitos especificados (PROCEDIMIENTO MC-TU-2-02):
No. Revisión : Elaboró: Revisó y autorizó: Sustituye a: Fecha de emisión:
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LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DÉ LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD MANUAL DE CALIDAD
CÓDIGO: UV-MC-2.0
HOJA: 17 DE 38
a) Se tienen las especificaciones complementarias de los planes de calidad para el proceso de verificación, (PROCEDIMIENTO MC-TU-2-02).
b) Se han identificado y elaborado los controles al programa de capacitación, para desarrollar el conocimiento y habilidad del personal de la Unidad de Verificación, para lograr el nivel de calidad requerido (PROCEDIMIENTO MC-TU-18-01).
c) Asegurar la compatibilidad de los procedimientos del proceso de verificación. d) Actualizar según sea necesario las herramientas para el control de calidad
(PROCEDIMIENTO MC-TU-1-01) (PROCEDIMIENTO-MC-TU-1-02). e) Identificar y determinar las verificaciones adecuadas en las etapas apropiadas de la
realización del proceso de la verificación de instalaciones (PROCEDIMIENTO MC-AO-9-01).
f) Aclarar las normas que apliquen en la verificación de instalaciones ( PROCEDIMIENTO
MC-TU-18-01). g) Identificar, preparar y conservar los registros de calidad (PROCEDIMIENTO MC-TU-16-
01).
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LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRÉ DÉ LA U N ¡ 5 ^ 5 | r ^ ^ j
I SISTEMA DÉ ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD |
MANUAL DE CALIDAD j
CÓDIGO: UV-MC-3.0
HOJA: 18 DE 38
4.3 REVISIÓN DEL CONTRATO
4.3.1 Generalidades
El titular ha establecido y mantenido el procedimiento documentado para la revisión del contrato y para la coordinación de estas actividades (PROCEDIMIENTO MC-TU-3-01) al realizar la verificación de las instalaciones de gas.
4.3.2 Revisión
Antes de la presentación de una oferta o de la aceptación de un contrato, el titular de la Unidad revisa el contenido del contrato y solo se acepta después de haber definido y entendido claramente sus requerimientos, las condiciones de entrega y haber verificado que se tiene la capacidad para cumplir con ellos.
4.3.3 Modificaciones al contrato
Los cambios, en los términos del contrato con el cliente, pueden surgir por modificaciones de normas, reglamentos, leyes y acuerdos. Los cambios deben ser notificados al cliente. El titular de la Unidad de Verificación ha establecido un procedimiento en el caso de presentarse las modificaciones o cambios al contrato (PROCEDIMIENTO MC-TU-3-01).
4.3.4 Registros
El titular de la Unidad de Verificación mantiene soporte de las revisiones y/o modificaciones de los contratos (PROCEDIMIETO MC-TU-16-01).
4.3.5 Documentos de referencia
PROCEDIMIENTO MC-TU-3-01 PROCEDIMIENTO PARA REVISIÓN DEL CONTRATO. PROCEDIMIENTO MC-TU-16-01 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD
No. Revisión : '
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Elaboró: Revisó y autorizó: Sustituye a: Fecha de emisión:
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LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD MANUAL DE CALIDAD
CÓDIGO: UV-MC-4.0
HOJA: 19 DE 38
4.4 CONTROL DEL DISEÑO
El alcance de esta norma no incluye los requisitos del sistema de calidad para el control del diseño. Esta cláusula se incluye para corresponder con la numeración de la norma NMX-CC-004:1995
No. Revisión : Elaboró: Revisó y autorizó: Sustituye a: Fecha de emisión:
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UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD MANUAL DE CALIDAD
¡CÓDIGO: I UV-MC-5.0
[HOJA: I 20 DE 38 I
4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS
4.5.1 Generalidades
El titular de la Unidad de Verificación ha establecido y mantenido procedimientos documentados para controlar todos los documentos y datos que se relacionan con los requisitos internos y los de la norma NMX-CC-004:1995, incluyendo los documentos de origen externo (PROCEDIMIENTO MC-TU-5-OI).
4.5.2 Aprobación y emisión de documentos y datos
El titular revisa y autoriza los documentos y datos antes de ser emitidos (PROCEDIMIENTO MC-TU-1-02). Se ha establecido y se dispone de una lista maestra de los documentos oficiales del sistema de calidad (PROCEDIMIENTO MC-TU-5-03), para identificar el estado de revisión vigente de los documentos e impedir el uso de documentos obsoletos y/o invalidados.
Estos controles aseguran que: a) Las ediciones de los documentos están disponibles en las oficinas de la Unidad de
Verificación. Una copia para consulta del personal de la unidad y una copia disponible para los clientes interesados en conocer el sistema de calidad (PROCEDIMIENTO MC-TU-5-02).
b) Los documentos obsoletos y/o invalidados son retirados de inmediato de todos los puntos de emisión o uso, asegurándolos contra el uso no intencional (PROCEDIMIENTO MC-TU-5-04).
c) Los documentos obsoletos retenidos para efectos legales y/o de preservación, son identificados indicando claramente que son obsoletos (PROCEDIMIETO MC-TU-5-04).
4.5.3 Cambios en documentos y datos
Los cambios a los documentos y datos son revisados y aprobados por el titular de la Unidad de Verificación. El personal que realizó la propuesta de cambio tiene acceso a la información de respaldo que fundamenta la revisión y aprobación (PROCEDIMIENTO MC-TU-1-01).
Una vez aprobado el documento, se identifica en la hoja de registro de actualizaciones del manual y en la lista maestra de documentos (PROCEDIMIENTO-MC-1-01).
No. Revisión : |
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Elaboró: Revisó y autorizó' II Sustituye a'
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NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN LOGOTIPO
DÉLA UNIDAD DE
VERIFICACIÓN SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD MANUAL DE CALIDAD
CÓDIGO: UV-MC-5.0
¡ HOJA: i 21 DE 38
4.5.4 Documentos de referencia
PROCEDIMIENTO MC-TU-1-02
PROCEDIMIENTO MC-TU-5-01
PROCEDIMIENTO MC-TU-5-02
PROCEDIMIENTO MC-TU-5-03
PROCEDIMIENTO MC-TU-5-04
Procedimiento para actualizar el manual de calidad y documentos del sistema de calidad. Procedimiento para la elaboración de documentos y datos del sistema de calidad. Procedimiento para el control de documentos y datos del sistema de calidad. Procedimiento para lista maestra de documentos y datos del sistema de calidad. Procedimiento para la identificación y manejo de documentos obsoletos.
No. Revisión : Elaboró: Revisó y autorizó: Sustituye a: Fecha de emisión:
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LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD MANUAL DE CALIDAD
: CÓDIGO: UV-MC-6.0
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JL" DE 38
4.6 ADQUISICIONES
4.6.1 Generalidades El titular ha establecido y mantenido el procedimiento documentado para asegurar
que cuando sea necesario subcontratar, el subcontratista seleccionado cumpla con los requisitos de calidad especificados (PROCEDIMIENTO MC-TU-6-OI).
4.6.2
a)
b)
c)
Evaluación de subcontratistas El titular de la Unidad de Verificación: Evalúa y selecciona a los subcontratistas en base a su habilidad para cumplir con los requisitos del subcontrato y cualquier requisito especifico de aseguramiento de la calidad (PROCEDIMIENTO MC-TU-6-OI) ( PROCEDIMIENTO MC-TU-17-02). Determina el tipo y alcance del control sobre el subcontratista. La evaluación que se realiza y se documenta (PROCEDIMIENTO MC-TU-17-02). Establece y mantiene registro de calidad de subcontratistas confiables (PROCEDIMIENTO MC-TU-16-01).
4.6.3 Datos para subcontratar El titular de la Unidad de Verificación tiene registrada la información relacionada con
la competencia y el cumplimiento de los subcontratos del subcontratista seleccionado (PROCEDIMIENTO MC-TU-17-02)
4.6.4 Verificación de los subcontratistas
4.6.4.1 Verificación del titular en las instalaciones del subcontratista Cuando el titular de la Unidad de Verificación requiera verificar las instalaciones del
subcontratista, el titular de la Unidad debe especificar los acuerdos de verificación.
4.6.4.2 Verificación del cliente al subcontratista Cuando el contrato lo especifique, el cliente tiene el derecho de verificar las
instalaciones del subcontratista.
4.6.5 Documentos de referencia
PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO
MC-TU-6-01 MC-TU-16-01 MC-TU-17-02
Procedimiento para subcontrataciones Procedimiento para el control de requisitos de calidad Procedimiento para auditorias de calidad a subcontratistas.
No. Revisión : | !
Elaboró: Revisó y autorizó: I Sustituye a: Fecha de emisión:
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UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE V E R Í F Í C A C I O N
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD MANUAL DE CALIDAD
¡ CÓDIGO: | UV-MC-7.0 1! II HOJA: S 23 DE 38
4.7 CONTROL DE PRODUCTOS PROPORCIONADOS POR EL CLIENTE
4.7.1 Generalidades
El titular ha establecido y mantenido procedimientos documentados para el control de verificación, almacenamiento y mantenimiento de los documentos proporcionados por el "cliente para realizar las verificaciones de las instalaciones de gas (PROCEDIMIENTO MC-TU-7-01). Cualquier documento que se pierda, dañe o sea inadecuado para su uso se debe registrar y reportar al cliente, (PROCEDIMIENTO MC-TU-7-01).
Los productos proporcionados por el cliente pueden ser impresos o medios magnéticos. La responsabilidad de la recepción recae en el área administrativa y el uso de estos recae en el área operativa ( PROCEDIMIENTO MC-TU-7-01).
4.7.2 Documentos de referencia
PROCEDIMIENTO MC-TU-7-01
PROCEDIMIENTO MC-TU-16-02
Procedimiento para el control de documentos proporcionados por el cliente. Procedimiento para la lista maestra de control de registro de calidad.
No. Revisión : | Elaboró: Revisó y autorizó: Sustituye a: i Fecha de emisión:
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UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD MANUAL DE CALIDAD
CÓDIGO: UV-MC-8.0
HOJA: 24 DE 38
4.8 IDENTIFICACIÓN Y RASTREABILIDAD DEL PRODUCTO
4.8.1 Generalidades
El titular de la Unidad de Verificación ha establecido y mantenido procedimientos documentados para identificar el producto por medios adecuados desde su recepción y durante todas las etapas hasta su entrega (PROCEDIMIENTO MC-TU-8-01).
4.8.2 Identificación
El titular identifica el producto en forma única, esta identificación se registra; desde su recepción, análisis, dictamen y entrega al cliente (PROCEDIMIENTO MC-TU-16-01).
4.8.3 Documentos de referencia
PROCEDIMIENTO MC-TU-8-01 PROCEDIMIENTO MC-TU-16-01
Procedimiento de identificación del producto. Procedimiento para el control de registros de calidad.
No. Revisión : I i
Elaboró: Revisó y autorizó: I Sustituye a: "1 Í
Fecha de emisión:
No. de hoja consecutiva
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UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD MANUAL DE CALIDAD
CÓDIGO: UV-MC-9.0
HOJA: 25 DE 38
4.9 CONTROL DEL PROCESO
4.9.1 Generalidades
El titular de la Unidad de Verificación ha establecido y mantenido documentado el manual de procedimientos de verificación para el proceso de la verificación de instalaciones de aprovechamiento de gas L.P., bajo condiciones controladas (PROCEDIMIENTO MC-TU-9-01).
La responsabilidad del control del proceso, ha sido asignada a cada responsable en el manual de procedimientos de verificación y en el se establecen: a) Los procedimientos documentados para realizar el proceso de verificar
instalaciones de aprovechamiento de gas. Cumplir con las normas, reglamentos, leyes y los planes de calidad y manuales aplicables (PROCEDIMIENTO MC-TU-2-02).
El uso adecuado del equipo de oficina y las instalaciones de la Unidad Verificadora para un ambiente laboral apropiado. Supervisar y controlar el proceso de verificación, esto permite un control preventivo. Los criterios para la ejecución del trabajo de una manera clara y practica.
b)
c)
d) e)
4.9.2 Documentos de referencia
Manual de procedimientos de verificación.
PROCEDIMIENTO MC-TU-2-02 PROCEDIMIENTO MC-TU-9-01
Procedimiento para elaborar planes de calidad. Procedimiento para el control del proceso.
No. Revisión : || Elaboró:
— , _ _ j | _. _ _ _ _ _
Revisó y autorizó: Sustituye a: Fecha de emisión:
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
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——————— LOGOTIPO
DÉLA UNIDAD DE
VERIFICACIÓN
- .,, ->
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD MANUAL DE CALIDAD
.
CÓDIGO: UV-MC-10.0
HOJA: 26 DE 38
4.10 INSPECCIÓN Y PRUEBA
4.10.1 Generalidades
El titular de la Unidad de Verificación ha establecido y mantenido procedimientos documentados de inspección y prueba para verificar que se cumplan los requisitos especificados en la verificación de instalaciones. La inspección y prueba requerida están detalladas en los procedimientos documentados y en los planes de calidad (PROCEDIMIENTO-MC-TU-2-02) (PROCEDIMIENTO MC-TU-10-01).
4.10.2 Inspección y pruebas de recibo
El titular debe asegurarse que al realizar el proceso de verificar, éste cumpla con los requisitos especificados. La verificación del cumplimiento con los requisitos especificados y está de acuerdo con el plan de calidad (PROCEDIMIENTO MC-TU-2-02).
4.10.3 Inspección y prueba en proceso
El titular inspecciona y prueba el producto como lo requiere el plan de calidad (PROCEDIMIENTO MC-TU-2-02) y en el procedimiento documentado (PROCEDIMIENTO MC-TU-10-01).
4.10.4 Inspección y pruebas finales
El titular realiza las inspecciones y pruebas finales de acuerdo con el plan de calidad y el procedimiento documentado, para completar la evidencia de conformidad del producto terminado.
4.10.5 Registros de inspección
El titular ha establecido y mantenido los registros que contienen la evidencia de que el producto ha sido inspeccionado y probado. Estos registros muestran si el producto ha pasado o no las inspecciones de acuerdo a los criterios de aceptación.
Cuando el producto no pase cualquier inspección se aplica el procedimiento para control de producto no conforme (PROCEDIMIENTO MC-TU-13-01)
4.10.6 Documentos de referencia
PROCEDIMIENTO MC-TU-2-02 Procedimiento para elaborar planes de calidad. PROCEDIMIENTO MC-TU-10-01 Procedimiento de inspección. PROCEDIMIENTO MC-TU-13-01 Procedimiento de control de producto no conforme.
No. Revisión : \ Elaboró: Revisó y autorizó: Sustituye a: I Fecha de emisión:
No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 190
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
.JL SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
MANUAL DE CALIDAD
I CÓDIGO: UV-MC-11.0
HOJA: 27 DE 38
4.11 CONTROL DE EQUIPO DE INSPECCIÓN, MEDICIÓN Y PRUEBA
4.11.1 Generalidades
El titular ha establecido y mantenido procedimientos documentados para controlar los medios por los cuales inspecciona el proceso de verificación desde su recepción, análisis, dictamen hasta la entrega para demostrar la conformidad del producto con los requisitos especificados.
El titular no utiliza equipo para realizar las verificaciones, se realiza mediante revisiones. El titular utiliza el software y el hardware como equipo de apoyo administrativo.
4.11.2 Procedimiento de control
No aplica a la Unidad de Verificación.
4.11.3 Documentos de referencia
PROCEDIMIENTO MC-TU-5-02
PROCEDIMIENTO MC-TU-1-03 PROCEDIMIENTO MC-TU-8-01 PROCEDIMIENTO MC-TU-11 -01
Procedimiento para el control de documentos y datos del sistema de calidad. Procedimiento para elaborar reuniones de revisión. Procedimiento de identificación del producto. Procedimiento para el control de inspección.
No. Revisión : j Elaboró: Revisó y autorizó: Sustituye a: Fecha de emisión: I
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UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD MANUAL DE CALIDAD
CÓDIGO: UV-MC-12.0
HOJA: ¡ 28 DE 38
4.12 ESTADO DE INSPECCIÓN Y PRUEBA
4.12.1 Generalidades
Durante todo el proceso de verificación, el producto debe mostrar una identificación del estado que guarda con respecto a las revisiones realizadas (PROCEDIMIENTO MC-TU-8-01). El titular ha establecido que la hoja de tramite sea la que identifique la documentación. Esta hoja se mantiene anexa a la documentación durante todo el proceso, quedando bajo la responsabilidad del trabajador que esté utilizando la documentación (PROCEDIMIENTO MC-TU-12-01).
4.12.2 Documentos de referencia
PROCEDIMIENTO MC-TU-8-01 PROCEDIMIENTO MC-TU-12-01
Procedimiento de identificación del producto. Procedimiento de estado de inspección y prueba.
No. Revisión : I i
i i
Elaboró: Revisó y autorizó:
,
Sustituye a: Fecha de emisión:
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
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UNIDAD DE VERIFICACIÓN
L_
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN i
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA C A T Í D A D - ™ " " " ~ H MANUAL DE CALIDAD
i 1
CÓDIGO: UV-MC-13.0
HOJA: 29 DE 38
4.13 CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME
4.13.1 Generalidades
El titular ha establecido y mantenido procedimientos documentados para asegurar que se prevenga el uso no intencionado de los productos no conformes con los requisitos especificados durante el proceso de la verificación. El control del producto no conforme debe incluir la identificación, la documentación, la evaluación así como la notificación al cliente. El responsable de la actividad será el responsable de identificar cuando se presente un producto no conforme (PROCEDIMIENTO MC-TU-13-01).
4.13.2 Revisión y disposición de productos no conformes
La responsabilidad para la revisión y la disposición de los productos no conformes se realizan de acuerdo al procedimiento documentado (PROCEDIMIENTO MC-TU-13-01), el resultado de la revisión puede ser:
a) Que el cliente cumpla con los requerimientos para satisfacer los requisitos especificados.
b) Aplicar alternativas. c) Rechazar el producto.
La descripción de la no conformidad y de las reparaciones que se acepten, deben registrarse para indicar su condición (PROCEDIMIENTO MC-TU-16-01).
4.13.3 Documentos de referencia
PROCEDIMIENTO MC-TU-13-01 PROCEDIMIENTO MC-TU-16-01
Procedimiento para control de producto no conforme. Procedimiento para el control de registros de calidad.
No. Revisión : I Elaboró: Revisó y autorizó: Sustituye a: 1 Fecha de emisión:
I ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO
No. de hoja consecutiva 193
- — — ——
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD MANUAL DE CALIDAD
CÓDIGO: UV-MC-14.0
HOJA: 30 DE 38
4.14 ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA
4.14.1 Generalidades
El titular de la Unidad de Verificación ha establecido y mantenido procedimientos para implantar acciones correctivas y preventivas. Cualquier acción correctiva o preventiva adoptada para eliminar las causas de no conformidades reales ó potenciales debe ser apropiada a la magnitud de los problemas y correspondiente a los riesgos encontrados (PROCEDIMIENTO MC-TU-14-01).
El titular debe registrar, implantar y difundir cualquier cambio en los procedimientos documentados como resultado de acciones correctivas y preventivas (PROCEDIMIENTO MC-
TU-1-01) (PROCEDIMIENTO MC-TU-1-02). El titular es el responsable para iniciar el proceso de acciones correctivas y
preventivas así como la aplicación efectiva de las mismas en los procesos de verificación. Para evaluar la efectividad de las acciones correctivas y preventivas se realizan
auditorias internas de calidad (PROCEDIMIENTO MC-TU-I7-01).
4.14.2 Acción correctiva
Los procedimientos para las acciones correctivas deben incluir: a) El manejo efectivo de las reclamaciones de los clientes y los informes de los
productos no conformes (PROCEDIMIENTO MC-TU-14-01) (PROCEDIMIENTO MC-TU-1-06).
b) La investigación de las causas de las no conformidades. c) Acciones correctivas necesarias para eliminar la causa de las no conformidades. d) Los controles que aseguren que las acciones correctivas sean efectuadas y que
estas sean efectivas.
4.14.3 Acción preventiva
Los procedimientos para las acciones preventivas deben incluir: a) El uso de las fuentes apropiadas de información, tales como los procesos y
operaciones de trabajo las cuales afectan la calidad del producto, los resultados de las auditorias, los registros de calidad, los informes de servicio y las reclamaciones de los clientes con el fin de detectar, analizar y eliminar las causas potenciales de no conformidades (PROCEDIMIENTO MC-TU-14-01) (PROCEDIMIENTO MC-TU-17-01)
(PROCEDIMIENTO MC-TU-1-06) (PROCEDIMIENTO MC-TU-1-03).
No. Revisión : Elaboró: Revisó y autorizó: Sustituye a: Fecha de emisión: 1
No. de hoja consecutiva ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 194
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UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA ÜÑlDÁD DE V E R I F Í C Á C Í S Ñ
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD MANUAL DE CALIDAD
CÓDIGO: UV-MC-14.0
HOJA: 31 DE 38
b) La determinación de los pasos necesarios para tratar cualquier problema que requiera acciones preventivas.
c) La iniciación de las acciones preventivas y el establecimiento de los controles que aseguren su efectividad.
d) La información relevante sobre las acciones efectuadas son sometidas a revisión del titular.
4.14.4 Documentos de referencia
PROCEDIMIENTO MC-TU-1-01
PROCEDIMIENTO MC-TU-1-02
PROCEDIMIENTO MC-TU-1-03 PROCEDIMIENTO MC-TU-1-06 PROCEDIMIENTO MC-TU-14-01 PROCEDIMIENTO MC-TU-17-01
Procedimientos para propuestas de cambio al manual de calidad. Procedimientos para actualizar el manual de calidad y documentos del sistema. Procedimientos para elaborar reuniones de revisión. Procedimientos para atender reclamaciones técnicas. Procedimientos para acciones correctivas y preventivas. Procedimientos para auditorias internas de calidad.
1 No. Revisión : j Elaboró: j Revisó y autorizó: 1 Sustituye a: Fecha de emisión:
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LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE ;J VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN CÓDIGO: UV-MC-15.0
„ J L SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
MANUAL DE CALIDAD | HOJA: i 32 DE 38
4.15 MANEJO, ALMACENAMIENTO, EMPAQUE, CONSERVACIÓN Y ENTREGA
4.15.1 Generalidades
El titular ha establecido y mantenido procedimientos documentados para el manejo, almacenamiento, empaque, conservación y entrega del producto, durante el proceso de verificación, de tal manera que se asegure la calidad del producto hasta que sea entregado al cliente (PROCEDIMIENTO MC-TU-15-01).
4.15.2 Manejo
El titular ha establecido procedimiento documentado para evitar el daño, deterioro o extravío de los documentos proporcionados por el cliente (PROCEDIMIENTO MC-TU-15-01).
4.15.3 Almacenamiento
El titular ha designado áreas para el almacenamiento de los documentos de clientes
4.15.4 Empaque
El termino empaque no aplica en la Unidad de Verificación.
4.15.5 Conservación
El titular aplica métodos apropiados para la conservación de los documentos, mientras se encuentran bajo su control.
4.15.6 Entrega
El titular toma las medidas necesarias para proteger la calidad de los productos. Esta protección debe extenderse hasta la entrega de los documentos. Mientras la entrega no se lleve a cabo, se protegerán de las condiciones ambientales para evitar su deterioro (PROCEDIMIENTO MC-TU-15-01)
4.15.7 Documentos de referencia
PROCEDIMIENTO MC-TU-15-01 Procedimiento para manejo, almacenamiento, empaque, conservación y entrega.
i No. Revisión : Elaboró: i Revisó y autorizó: Sustituye a: Fecha de emisión:
i
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No de hoja consecutiva
196
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UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD MANUAL DE CALIDAD
CÓDIGO: UV-MC-16.0
HOJA: 33 DE 38
4.16 CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD
4.16.1 Generalidades
El titular de la Unidad de Verificación ha establecido y mantenido procedimientos documentados para identificar, compilar, codificar, archivar, almacenar, conservar y disponer de los registros de calidad, con el objeto de tener evidencia de la efectividad del sistema de calidad para cumplir con los requisitos especificados (PROCEDIMIENTO MC-TU-16-01) en el proceso de verificación de instalaciones de gas L.P.
El titular de la unidad es el responsable de garantizar el adecuado control de los registros de calidad.
Todos los registros de calidad son legibles y están almacenados y conservados de tal forma que pueden recuperarse fácilmente. Están almacenados en un lugar que los previene de daños o deterioro y evitan su perdida. En el procedimiento (PROCEDIMIENTO MC-TU-16-01) se establece y registra el tiempo que deben conservarse los registros de calidad. Si el contrato lo establece, los registros de calidad están disponibles para su evaluación por parte del cliente o su representante durante un periodo acordado.
4.16.2 Documentos de referencia
PROCEDIMIENTO MC-TU-16-01 Procedimiento para el control de registro de calidad.
No. Revisión : i Elaboró: Revisó y autorizó: Sustituye a: Fecha de emisión:
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
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UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD MANUAL DE CALIDAD
CÓDIGO: UV-MC-17.0
HOJA: 34 DE 38
4.17 AUDITORIAS DE CALIDAD INTERNA
4.17.1 Generalidades
El titular ha establecido y mantenido procedimientos documentados para planear y llevar a cabo auditorias de calidad interna al proceso de verificación para determinar si las actividades de calidad y los resultados relativos a ésta cumplen con los acuerdos planeados y para determinar la efectividad del sistema de calidad (PROCEDIMIENTO MC-TU-17-01).
4.17.2 Programa de auditorias
Las auditorias de calidad internas deben ser programadas con base al estado y la importancia de la actividad a ser auditada y deben llevarse a cabo por personal independiente de aquel que tenga responsabilidad directa sobre la actividad a ser auditada.
El titular es el responsable de la planeación del programa anual de auditoria interna. El titular verifica que los resultados de las auditorias deben registrarse
(PROCEDIMIENTO MC.TU-16-01) y darse a conocer al personal que tenga la responsabilidad del área auditada. El personal responsable del área, debe tomar acciones correctivas oportunamente sobre las deficiencias encontradas durante la auditoria (PROCEDIMIENTO MC-TU-1-03) (PROCEDIMIENTO MC-TU-14-01).
Las actividades de seguimiento a las auditorias deben verificar y registrar la implantación y efectividad de las acciones correctivas efectuadas y corresponde al auditor interno la responsabilidad.
4.17.3Documentos de referencia
PROCEDIMIENTO MC-TU-1-03 PROCEDIMIENTO MC-TU-14-01 PROCEDIMIENTO MC-TU-16-01 PROCEDIMIENTO MC-TU-17-01
Procedimiento para elaborar reuniones de revisión. Procedimiento para acciones correctivas y preventivas. Procedimiento para el control de registros de calidad. Procedimiento para auditorias internas del sistema de calidad.
No. Revisión : Elaboró: Revisó y autorizó: Sustituye a: Fecha de emisión:
No. de hoja consecutiva ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 198
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UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DÉ LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD MANUAL DE CALIDAD
fcODÜGO: UV-MC-18.0
HOJA: 35 DE 38
4.18 CAPACITACIÓN
4.18.1 Generalidades
El titular ha establecido y mantenido procedimientos documentados para identificar las necesidades de capacitación, y capacitar a todo el personal que realize verificaciones y que afectan a la calidad. El personal que ejecuta tareas especificas debe estar calificado en base a educación, capacitación y experiencia, según se requiera (PROCEDIMIENTO MC-TU-18-01).
4.18.2 Implementación
El titular, para determinar la capacitación se apoya en: propuestas del personal, análisis de los informes de auditoria, sugerencias, opiniones, comentarios y cambios de normatividad.
Se tienen registros relativos a la capacitación (PROCEDIMIENTO MC-TU-16-01).
4.18.3 Documentos aplicables
PROCEDIMIENTO MC-TU-1-04 PROCEDIMIENTO MC-TU-16-01 PROCEDIMIENTO MC-TU-18-01
Procedimiento para descripción de puestos. Procedimiento para el control de registro de calidad. Procedimiento para capacitación.
No. Revisión : j I i
Elaboró: 1 Revisó y autorizó: I Sustituye a: Fecha de emisión: j
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
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LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD MANUAL DE CALIDAD
~ ™ ~
CÓDIGO: UV-MC-19.0
HOJA: 36 DE38
í
4.19 SERVICIO
4.19.1 Generalidades
El titular ha establecido y mantenido procedimientos documentados para verificar en forma periódica el nivel de satisfacción, necesidades y expectativas de los clientes e informar que el servicio al cliente cumple con los requisitos especificados.
4.19.2 Responsabilidad
El titular es el responsable de las actividades de evaluar los niveles de satisfacción de los clientes y mantener los registros (PROCEDIMIENTO MC-TU-19-OI) (PROCEDIMIENTO MC-TU-16-01).
La evaluación de los niveles de satisfacción de los clientes externos e internos, se determina con las siguientes actividades: a) Atender las sugerencias y quejas de los clientes.
Realizar encuestas, cuando menos una vez al año, para determinar las necesidades, expectativas, así como el nivel de satisfacción de los clientes (PROCEDIMIENTO MC-TU-19-01). Auditorias de calidad internas (PROCEDIMIENTO MC-TU-1-03). Reuniones de revisión ( PROCEDIMIENTO MC-TU-1-03).
b)
c) d)
4.19.3 Documentos de referencia
PROCEDIMIENTO MC-TU-1-03 PROCEDIMIENTO MC-TU-16-01 PROCEDIMIENTO MC-TU-17-01 PROCEDIMIENTO MC-TU-19-01
Procedimiento para elaborar reuniones de revisión. Procedimiento para el control de requisitos de calidad. Procedimiento para auditorias internas del sistema de calidad. Procedimiento de las sugerencias y opiniones de clientes.
No. Revisión : |
i i
Elaboró: Revisó y autorizó: Sustituye a: Fecha de emisión:
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
200
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRE DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD MANUAL DE CALIDAD
CÓDIGO: UV-MC-20.0
HOJA: 37 DE 38
4.20 TÉCNICAS ESTADÍSTICAS
4.20.1 Identificación de necesidades
El titular de la Unidad de Verificación ha identificado las técnicas estadísticas requeridas para el establecimiento, control y verificación de la capacidad del proceso de verificación de instalaciones y de las características del producto (PROCEDIMIENTO-MC-TU-20-01).
El titular es el responsable de verificar el uso de las técnicas estadísticas.
4.20.2 Procedimientos
El titular ha establecido y mantenido procedimientos documentados para implantar y controlar la aplicación de técnicas estadísticas identificadas, utilizando métodos estadísticos de apoyo al control del proceso y para identificar las áreas donde se puede mejorar la calidad ( PROCEDIMIENTO MC-TU-1-03).
El personal que participa en la solución de problemas ha sido capacitado (PROCEDIMIENTO MC-TU-18-01).
4.20.3 Documentos de referencia
PROCEDIMIENTO MC-TU-03 PROCEDIMIENTO MC-TU-18-01 PROCEDIMIENTO MC-TU-20-01
Procedimiento para elaborar reuniones de revisión. Procedimiento para capacitación. Procedimiento para técnicas estadísticas.
No. Revisión : |
i i
Elaboró: I Revisó y autorizó: Sustituye a: Fecha de emisión: 1
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO No. de hoja consecutiva
201
LOGOTIPO DÉLA
UNIDAD DE VERIFICACIÓN
NOMBRÉ DE LA UNIDAD DE VERIFÍCACIÓN
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD MANUAL DE CALIDAD
CÓDIGO: UV-MC-17.0
HOJA: 38 DE 38
5.0 GLOSARIO
Para las definiciones de los términos utilizados en este manual de calidad,
consultar la norma NMX-CC-001:1995 - Administración de la calidad y aseguramiento de
la calidad. Vocabulario.
No. Revisión : j Elaboró: l Revisó y autorizó: Sustituye a: Fecha de emisión:
No. de hoja consecutiva
ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO 202
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
A partir de 1993, fecha en la que se promueve la creación de las Unidades
de Verificación, esta actividad tiene un cambio radical, porque la dependencia
federal, traslada a las Unidades de Verificación la responsabilidad de autorizar a
su nombre, el funcionamiento de las instalaciones de gas L.P., a través de un
dictamen que evalúa la conformidad.
Con esta transición se generan una serie de requerimientos, que la Unidad
de Verificación debe cumplir: documentar procedimientos, implementar un sistema
de calidad, estructura organizacional, etc..
Durante el proceso de esta investigación, nos permitió conocer la manera
en que realiza sus actividades y tener un panorama de la situación en que se
encuentran las Unidades de Verificación.
De acuerdo a la información que integra el diagnóstico de la situación
actual, se puede valorar que las Unidades de Verificación en instalaciones de
aprovechamiento de gas L.P. no se encuentran preparadas para dar cumplimiento
a los requisitos normativos, en virtud de que no tienen la organización que de
acuerdo al servicio especializado que ofrece debería tener.
Por lo tanto, corresponde al titular, empezar a generar estos cambios de tal
manera que pueda responder eficazmente a los cambios del entorno. El cambio
en la organización se debe centrar en los valores, actitudes y relaciones; para que
el personal se identifique con la organización.
La propuesta de esta investigación es implantar el manual de
procedimientos técnico-administrativo, el cual apoya la actividad principal, que es
la de verificar las instalaciones de aprovechamiento de gas L.P.
La actividad de verificar es un proceso, el cual debe estar documentado, de
tal manera que la verificación tenga un estándar de calidad.
203
En este documento se encuentra definido el perfil del personal y se realiza
el análisis del puesto; de esta manera el titular podrá evaluar al personal y saber si
cumple con los requisitos.
Para garantizar la calidad en el servicio de verificar es necesario
implementar el sistema de aseguramiento de la calidad. A través del manual de
calidad, se establece la política de calidad y se describe el sistema de calidad de
la Unidad de Verificación.
Los beneficios al implementar la propuesta de esta investigación serán:
• Mayor eficiencia y eficacia .
• Reducir costos.
• Optimizar recursos.
• Satisfacer necesidades operativas.
• Incrementar su nivel competitivo.
• Cumplir los requerimientos del cliente.
y por lo consiguiente se logra la satisfacción del cliente en el servicio de verificar
instalaciones.
Será responsabilidad del titular de la Unidad, implementar esta propuestas,
por los beneficios y satisfacciones que se lograrán.
El titular debe estar consciente que al tratar de implementar estas
propuestas, traerá consigo una serie de dificultades, derivadas del hecho de
introducir cambios. Será necesario sensibilizar al personal que es necesario
aceptar estos cambios, por el bien de la organización, para que los integrantes
puedan participar con entusiasmo y responsabilidad en la implantación y
desarrollo de ésta propuesta.
El titular debe estar consciente que el entorno trae nuevos cambios y
requerimientos cada vez mas exigentes, por lo consiguiente el titular debe ser un
líder que con su ejemplo y acciones guíe a todo el personal de la Unidad de
Verificación. 204
C I I c B I B L I O T E C A
Retomando las hipótesis planteadas al inicio de esta investigación que se
refieren a:
La primera afirma que: con la evidencia del manual de procedimiento técnico
administrativo, la Unidad de Verificación cumple con los requerimientos
normativos.
La segunda establece que: con la aplicación de esta manual , la Unidad de
Verificación ofrece al cliente un servicio con oportunidad, eficiencia y calidad.
Al concluir el trabajo de investigación se puede afirmar que las dos hipótesis
son validas.
La primera hipótesis es valida, porque al tener los procedimientos de
verificación documentados en un manual, se cumple con los requerimientos
normativos de las dependencias e instituciones encargadas de las Unidades de
Verificación y porque se tendrá la evidencia al evaluar la conformidad
La segunda hipótesis, también es valida porque al tener la evidencia del
manual, el personal cuenta con un apoyo, que le indica cuales son las
responsabilidades, obligaciones y funciones que tiene que desempeñar durante el
proceso de la verificación y de esta manera actuará con eficiencia, oportunidad y
calidad.
Como se indicó con anterioridad al desarrollar el manual de calidad, no se
realizaron los procedimientos, aunque si fueron citados en el desarrollo del
manual. Se propone que el diseñar y desarrollar los procedimientos sea motivo de
otra línea de investigación.
RECOMENDACIONES AL TITULAR DE LA UNIDAD DE VERIFICACIÓN.
A continuación se presentan las siguientes recomendaciones:
• Desarrollar el trabajo en forma armónica, en una organización dinámica
lograda mediante valores.
• Asociarse con otro titular, con el cual se identifique a través de metas
comunes, para hacer frente a la competencia, aprovechar nuevas
205
oportunidades, complementar fortalezas, teniendo como finalidad
introducirse a nuevos mercados.
• Seleccionar el personal. Las personas que forman parte de la
organización deben tener los mismos valores, así como tener los
conocimientos, habilidades, actitudes y aptitudes para satisfacer al
cliente.
• Elaborar un plan basado en los conceptos, técnicas y procedimientos
para un cambio organizacional.
• Capacitar, involucrar y facultar al personal, para que se integre a los
nuevos cambios, motivándolos a que expresen sus ideas para mejorar el
desarrollo del trabajo y que el servicio que se le proporciona al cliente
sea de calidad.
• Tomar en consideración los eventos, congresos o reuniones que se
lleven a cabo en las cámaras, asociaciones y organizaciones para poder
estar al tanto de la nueva tecnología y conocimientos .
• Considerar las ideas que los clientes proporcionan para mejorar el
servicio, estas sugerencias se consideran para beneficio del cliente y de
la misma organización.
• Es importante que se involucre la organización con instituciones
educativas sobre todo en aspectos de capacitación para tener apoyos y
mayor información de los avances que hay con respecto al uso de la
tecnología y poner en practica esto para ser el mejor del mercado.
Por lo consiguiente:
Con esta investigación se logró integrar y documentar el manual de
procedimientos técnico-administrativo y se realiza la propuesta del manual de
calidad, integrando así el sistema de aseguramiento de la calidad en el
desempeño de las actividades de la Unidad de Verificación en instalaciones de
gas LP. 206
Con estas evidencias, la Unidad de Verificación ofrecerá un servicio que
cumple con la normatividad y así garantizar un servicio de calidad que satisface
las necesidades y expectativas del cliente.
De manera personal, en la Unidad de Verificación a mi cargo, la
implantación ha resultado difícil, pero con disciplina y constancia, se han venido
aplicando los procedimientos y los beneficios han sido:
• Mejor control.
• Mayor organización.
• Proyección de imagen.
• Reducción de costos.
• Servicios de calidad.
207
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210
ANEXOS
Se anexan los formatos de las encuestas aplicadas en esta investigación
AUTO EVALUACIÓN DÉLAS
MICROEMPRESAS PARA EL
CUMPLIMIENTO DÉLA
NORMATIVIDAD
OBJETIVO:
Que las microempresas cuenten con un instrumento práctico para verificar el cumplimiento de la normatividad en sus centros de trabajo, a fin de evitar que los trabajadores se accidenten, disminuir las pérdidas materiales y daños a los productos, maquinaria y equipo; aumentar la productividad y propiciar mejores relaciones laborales en el trabajo
Documento proporcionado por: Secretaría del Trabajo y Previsión Social
y Dirección General de Seguridad E Higiene en el Trabajo
EVALUACIÓN DE LA UNIDAD VERIFICADORA, RESPECTO A SUS CENTROS DE TRABAJO
INDICACIONES A través de la observación sensorial de su empresa, señale con una X si su respuesta es (si) o (no) SI NO
1. ¿ Las instalaciones de su centro, están construidas para soportar los fenómenos meteorológicos y los que se originen por las actividades que se desarrollan?
2. ¿ Las areas de su centro de trabajo se mantienen limpias y ordenadas?
3. ¿Las instalaciones eléctricas se encuentran en buen estado ( se evitan instalaciones provisionales, cables sueltos, registros abiertos, etc.)?
4. ¿El centro de trabajo cuenta con equipo para la prevención y combate de incendios?
5. ¿El patrón proporciona capacitación en seguridad e higiene en el trabajo?
6. La maquinaria y equipo que se utiliza, ¿cuenta con dispositivos de seguridad?
7. ¿Los trabajadores cuentan con equipo de protección personal acorde al tipo de riesgo?
8. ¿Se cuenta con espacios destinados para el almacenamiento de materiales?
9. ¿Se tiene el material de curación para prestar los primeros auxilios?
10. ¿En su centro de trabajo existe y funciona la Comisión de Seguridad e Higiene?
11. ¿Se mantiene controlados los agentes contaminantes (ruido, polvos, humos, vapores, gases, etc.)
12. ¿Se utilizan señales y avisos de seguridad en su centro de trabajo?
13. ¿Se investigan las causas de los accidentes para evitar su repetición?
14. ¿La herramienta que se utiliza se encuentra en condiciones apropiadas para trabajar?
15. ¿Los trabajadores cumplen con las medidas de seguridad e higiene establecidas por la empresa?
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COMENTARIOS
1. Identifique las áreas de su centro de trabajo que no cumplen las disposiciones normativas evaluadas. Reúna a los trabajadores para analizarlas, y
2. Programe y prioríce la corrección de las desviaciones detectadas.
3. Verifique la corrección de las disposiciones normativas con el apoyo de los trabajadores.
4. Vigile continuamente el cumplimiento de las disposiciones normativas, haciendo participar a los trabajadores en la evaluación.
CALIFICACIÓN
Sume los puntos marcados con "X" y compare los resultados con la tabla siguiente:
TOTAL:
PUNTOS CONDICIONES DE SEGURIDAD
DE 31 A 34
DE 28 A 30
DE 21 A 27
MENOS DE 21
MUY BUENAS
BUENAS
REGULARES
MALAS
CUESTIONARIO DE DIAGNOSTICO DE PRODUCTIVIDAD Y CALIDAD
SI
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
NO
1. ¿ Cuenta con el organigrama general de su empresa?
2. ¿ Tiene definidas las políticas y objetivos de su empresa?
3. ¿ Ha planeado e implementado algún sistema de administración?
4. ¿ Asigna recursos específicos para la capacitación y entrenamiento de
personal?
5. ¿ Dispone de un programa de mantenimiento preventivo para las
máquinas, equipos y herramientas clave de su empresa?
6. ¿ Cuenta con programas de trabajo que le ayuden a medir el cumplimiento
de sus objetivos a corto plazo? SI NO
7. ¿Lleva por escrito algún procedimiento que le indique como realizar el
trabajo cotidiano en oficinas, en la planta productiva u obra? SI NO
8. ¿Ha dejado de participar en la firma de un contrato o en algún concurso de
obra pública por no contar con un plan de calidad, procedimientos o un
sistema de calidad? SI NO
9. ¿Ha planeado algún método para prevenir la ocurrencia de sucesos que
afecten la calidad de sus productos o servicios SI NO
ORGANIZACIÓN
10. ¿Tiene definidas las funciones de su personal? SI NO
11. ¿ Cuenta con los análisis de puestos para el personal de su empresa? SI NO
12. ¿ Están definidas las interrelaciones organizaciones y técnicas de su
personal? SI NO
13. ¿ Tienen definidas las áreas de trabajo, transporte y evacuación de su
empresa? SI NO
14. ¿ Cuenta con un programa de seguridad industrial? SI NO
15. ¿Para la compra de materias primas e insumos, tiene definidos de alguna
manera a sus mejores proveedores? SI NO
16. ¿Ha mejorado la distribución de su planta productiva para hacer más
fluido el proceso de producción?
17. ¿ Existen buenas relaciones interpersonales dentro de su empresa? SI NO
SI
SI
SI
NO
NO
NO
DIRECCIÓN (FASE OPERATIVA)
18. ¿Hace uso de formatos de contrato o pedido especifico para su SI NO
empresa?
19. ¿Inspecciona las materias primas e insumos antes de integrarlos al
proceso de producción?
20. ¿Considera importante el manejo y almacenamiento adecuado de las
materias primas e insumos?
21. ¿Ha implementado procedimientos de compras, administrativos,
operativos claros para todos los involucrados?
22. ¿ Ha designado personal calificado para los procesos especiales de su
empresa? SI NO
CONTROL
23. ¿Ha tenido retrasos en el cumplimiento de los programas de producción
o en la prestación del servicio de su empresa? SI NO
24. Cuando se presenta algún problema en su empresa, ¿ busca
soluciones y no culpables?
25. ¿Identifica las causas que originaron fallas en su empresa?
26. ¿Cuándo identifica las causas que originaron un problema, los
documenta?
27. ¿Ha establecido algún método que le permita prevenir la ocurrencia de
las mismas fallas? SI NO
28. ¿Ha implementado algún método para diferenciar lo importante de lo SI NO
urgente?
29. ¿Controla los documentos administrativos, Técnicos y operacionales
planeados y generados en el proceso o en algún proyecto en particular? SI NO
30. ¿Ha establecido algún control sobre los materiales, productos en
proceso y producto final que no cumpla con las especificaciones? SI NO
31. ¿Ha detectado perdidas económicas en la empresa a causa de
retrabajos, duplicidad de funciones, tiempos muertos o ausencias de SI NO
personal?
32. ¿Tiene identificados a los procesos especiales de su empresa? SI NO
SI
SI
SI
NO
NO
NO
DIAGNOSTICO ORGANIZACIÓN AL
Unidad Verificadora (U.V.) en: .
La U.V., tiene definidos sus objetivos? SI NO
¿Cuáles son?
¿Tiene definida la misión? SI NO
Descríbala:
¿Cual es la visión de la U.V., ¿la tiene? SI NO
La visión es:
¿Cual es la filosofía de la U.V.? SI NO
La filosofía es:
¿Cuáles son las fortalezas de la U.V.?
¿Cuáles son sus debilidades?
¿Cuáles son las oportunidades de la U.V.?
¿Cuáles son sus amenazas?.
UNIDAD VERIFICADORA EN: CUESTIONARIO:
A.- GENERALES 1. La unidad verificadora (U.V.), tiene una persona que pueda ser contactada en
ausencia del responsable principal? Si No 2. La U.V. esta acreditada a nivel Nacional ó Internacional 3. ¿Cuál es su campo tecnológico? 4. Describa cuales son las areas geográficas cubiertas en su campo de
operación:
B.- ORGANIZACIÓN 5. ¿Cuántas personas integran la organización? (incluyéndolo a usted:)
6. ¿ Cuenta con un gerente ó gerente técnico responsable para asegurar que se cumplan los objetivos y los criterios?: si no
7. Describa como están definidos los campos tecnológicos y como los da a conocer al personal: _____
8. Describa como le comunica a su personal acerca de la extensión y los limites de sus responsabilidades:
9. Describa como coordina la interpretación y la operación de los procedimientos:.
10. Describa como realiza la supervisión del personal:
11. ¿Cómo esta protegido el personal o usted de la influencia comercial o de otro tipo de influencias?__
12. ¿Existe un sistema definido para detectar las deficiencias en la verificación y sus causas?
C - SISTEMA DE CALIDAD 13. ¿Existe un responsable de la coordinación del sistema de calidad de la U.V.:
Si No 14. ¿ Están documentados la política y los procedimientos para la operación de la
Unidad Verificadora? Si No 15. ¿La persona responsable de la administración de la calidad tiene la autoridad y la
responsabilidad para identificar los problemas de calidad e iniciar soluciones efectivas? ¿ Existe esa persona responsable? Si No ¿Tiene la autoridad y la responsabilidad? Si No
16. ¿ La documentación contiene procedimientos para la supervisión de cualquier personal no calificado?
17. ¿ Existe un procedimiento escrito de auditoria para verificar las funciones de la administración de la calidad? Si No
D.- PERSONAL 18. Número total del personal que integran la U.V.: 19. Represente el organigrama que muestre la estructura de la U.V.:
20. ¿Cuáles son los requisitos del puesto para cada posición del organigrama:
21. ¿El personal habla en forma fluida el español?: Si No 22. ¿ Existen las facilidades adecuadas para la interpretación o traducción en otro
idioma? 23. ¿ Los métodos de capacitación son aplicables para alcanzar y mantener las
habilidades del personal y al mismo tiempo cumplir los requisitos de calidad? Si No
24. ¿ Los manuales, las instrucciones del trabajo, regulaciones, normas, hojas de trabajo, listas de verificación, están disponibles para uso del personal? Si No
25. ¿Existe un sistema para actualizar, implantar y registrar los cambios de estos documentos? Si No
26. ¿ Están disponibles los documentos, incluyendo hojas de trabajo y lista de verificación, para cada tipo de trabajo de verificación? Si No
, 27. ¿ Los documentos y los datos de referencia se mantienen en condición actualizada? Si No
28. ¿Los datos obsoletos de los documentos, se eliminan rápidamente? Si No 29. ¿Existen procedimientos claramente documentados para el trabajo de verificación?
Si No 30. ¿ Los métodos y procedimientos de verificación que no son mencionados en
especificaciones y manuales se registran?
E.- REGISTROS E INFORMES 31. ¿Existen métodos para programar visitas de verificación? Si No 32. ¿Existen las disposiciones para asegurarse que los registros están actualizados,
completos, exactos y mantenidos cuando se requieran? Si No 33. ¿Se mantiene los registros? Si No 34. ¿Los informes de verificación contiene toda la información requerida? Si No 35. ¿La unidad de verificación está prepara para dar las disposiciones necesarias al
enviar copias de informes de verificación al organismo acreditador cuando se requiera, manteniendo confidencialidad absoluta? Si No
F.- CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD 36. ¿El personal esta consiente de la confidencialidad y como afecta ésta en su trabajo?
Si No 37. ¿El personal ha sido evaluado en aspectos de seguridad? Si No 38. ¿ El personal cuenta con una credencial de identificación o medios equivalentes de
identificación por parte de la unidad de verificación? Si No 39. ¿ La unidad de verificación acepta que exista una supervisión y vigilancia continua
por parte del organismo acreditador? Si No 40. ¿Subcontrata trabajos con otro organismo? Si No 41. ¿Existen lineamientos escritos para la cooperación de los clientes y con los
organismos acreditadores para la unidad de verificación? Si No
G.- ESTADOS FINANCIEROS 42. ¿ Los estados financieros o cualquier documento que avale la salud financiera de la
U.V., están actualizados y debidamente presentados? Si No