INSTITUTO GEOFISICO DEL PERU

N° 056-IGP/2012Lima, 22 de Marzo del 2012

CONSIDERANDO:

Que. es necesario establecer una directiva general que prevea los procedimientos y lineamientos para que elpersonal del Institute Geofisico del Per0 cumpla al momenta de hater entrega del cargo que se le hubiere asignado, asicomo el procedimiento para su recepciOn:

Que. segOn el articulo 6° de la Ley N° 28716, Ley de Control Intern° de as Entidades del Estado, es obligaciOndel titular del pliego y de los funcionarios de la entidad velar per el adecuado cumplimiento de las funciones y actividadesde la entidad y del Organ° bajo a su cargo, con sujecibn a la normativa legal y perfeccionamiento del sistema y lasmedidas de control interno, en armonia con los objetivos trazados por la institution;

Que. en el item 3.7 Rendicibn de Cuentas de las Normas de Control Interne, aprobada por ResoluciOn deContraloria N C 320-2006-Ca establece que el Titular de la entidad, as funcionarios y servidores estan obligados a rendircuenta por el use de los recursos o bienes del Estado, el cumplimiento misional y de los objetivos institucionales. asi comoel logro de los resultados esperados;

Que, ademas mediante ResoluciOn de Contraloria N° 372-2006-CG se aprobb la directiva N° 08-2006-CG/SGE-PC sobre Lineamientos Preventivos para las Entidades del Estado sobre Transferencia de GestiOn. la cual establece loslineamientos a seguir por los funcionarios de las entidades sujetas al ambito del Sistema Nacional de Control para realizaruna eficiente transferencia de gestiOn;

Que. a fin de asegurar la adecuada continuidad de los servicios y actividades durante los procesos detransferencia en el Institute Geofisico del Peru, resulta necesario regular el procedimiento por el cual se realice la entregay recepciOn de cargo y por ende emitir el acto administrative aprobatorio correspondiente;

De conformidad can las atribuciones conferidas a travês de la ResoluciOn de Presidencia N° 010-IGP/2012 del16.01.2012, con lo dispuesto en la ResoluciOn de Contraloria N° 372-2006-CG que aprueba las Directivas N° 08-2006-CG/SGE-PC sobre Lineamientos Preventivos para las Entidades del Estado sobre Transferencia de GestiOn" y N° 09-2006-CG/SGE-PC "Lineamientos para el Control de la Transferencia de GestiOn en las Entidades del Estado'', en laResoluciOn de Contraloria N° 320-2006-CG referente a las Normas de Control Interne;

0 \ SE RESUELVE:

ARTICULO PRIMERO.- APROBAR la "Directiva General para la Entrega y RecepciOn de Cargo" asi como susformates y anexos que forman parte de la presente resoluciOn.

ARTICULO SEGUNDO.- DISPONER la difusiOn y publicaciOn en la pagina Web del IGP de la referida directivapara su estricto cumplimiento.

REGISTRESE. COMUNIQUESE y CUMPLASE

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INSTITE 10 GEOFISICO DEL

PERU

DIRECTIVA N° 004-OGA-IGP/2012

APROBADO PORRESOLUCION DIRECTORAL N° 056-IGP/2012

Institute Geofisico del Peri.'DirecciOn General de AdministraciOn

DirecciOn de Personal

DIRECTIVA GENERAL PARA LA ENTREGA YRECEPCION DE CARGO

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Institute Geofisico del Peri,DirecciOn General de AdministraciOn

Direction de Personal

V)

1. OBJETIVO

Establecer normas, procedimientos y lineamientos a seguir para la entrega y recepci6n de cargodel personal que labora en el IGP.

IL FINALIDAD

Garantizar la transferencia de funciones y la continuidad de las actividades de la instituciOn,salvaguardando la informaciOn, el acervo documentario y los bienes que constituyen patrimoniodel IGP.

ALCANCES

La presente directiva es de cumplimiento obligatorio para todo el personal del IGP que pordiversos motivos se ausenta temporalmente de la instituci6n o termina su relaciOn laboral,cualquiera sea la modalidad de su contrataciOn.

Para el caso de la Autoridad Ejecutiva Superior, los funcionarios de DirecciOn y/o confianza delIGP se aplicará las disposiciones contempladas en las Directivas N° 08-2006-CG/SGE-PC"Lineamientos Preventivos para las Entidades del Estado sobre Transferencia de GestiOn" y N°09-2006-CG/SGE-PC "Lineamientos para el Control de la Transferencia de GestiOn en lasEntidades del Estado".

RESPONSABILIDADES

La DirecciOn de Personal es la unidad encargada de vigilar, verificar y evaluar el cumplimientode la presente Directiva, bajo responsabilidad.

V. BASE LEGAL

Decreto Legislativo N° 728. Ley de Productividad y Competitividad Laboral, aprobado porD.S 003-1997-TR.Ley N° 28175, Ley Marco del Empleo POblicoLey N° 27785.- Ley Orgànica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloria Generalde la RepOblica.Ley N° 28716, Ley de Control Interne de las Entidades del Estado.ResoluciOn de Contraloria N° 320-2006-CG, Normas de Control Interne.ResoluciOn de Contraloria N° 372-2007-CG, que aprueba la Directiva N° 08-2006-CG/SGE-PC, Lineamientos Preventivos para las Entidades del Estado sobre Transferencia deGestiOn.Ley N° 27815, Ley del COdigo de Etica de la FunciOn POblica y sus modificatoriasResoluci6n de Presidencia N° 147-IGP/2010, que aprueba el Reglamento Interne deTrabajo del Institut° Geofisico del Per0.

DISPOSICIONES GENERALES

La entrega y recepciOn de cargo es un acto por el cual el trabajador hace entrega a su jefeinmediato superior o a otro trabajador designado por êste. de los bienes, trabajosencomendados pendientes de atenciOn y el acervo documentario que le fueran asignadospor la instituciOn, suscribiendo ambos un "Acta de Entrega-Recepci6n de Cargo" (VerAnexo N° 01) en serial de conformidad y/o manifestando sus observaciones en el mismodocumento, en concordancia con los objetivos de Control Interne.

• xIC

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Instituto Geofisico del Peri,DirecciOn General de AdministraciOn

Direcci6n de Personal

5.2. La entrega y recepciOn de cargos se efectuara en los siguientes casos:

-Fermin° del vinculo laboral, que comprende la renuncia, cese, jubilaciOn, destituci6n,incapacidad y/o invalidez permanente, rescisiOn de contrato, resolucibn o vencimientode contrato.Desplazamiento. que comprende la reasignaciOn, permuta, rotaciOn. destaque,designaciOn, encargo de puesto o de funciones (cuando exceda de 15 dias habiles) ycomisibn de servicio (cuando excedan de 15 dias habiles).Vacaciones o licencias (cuando excedan de 15 o mas dias).Suspension en el cargo por medida disciplinaria sin goce de remuneraciones mayor a15 dias habiles.

5.3. Al termino del mandato, designaciOn o cese de encargo en la funciOn o en la labor. eltrabajador debera rendir cuenta de su gestibn y permitir la continuidad del servicio, atraves de un adecuado proceso de transferencia de funciones.

5.4. La entrega de cargo en los supuestos mencionados en los numerales 5.2 y 5.3 deberarealizarse en un plazo maximo de cinco (05) dies habiles, contados desde el mismo dia dela emisiOn de la resoluciOn o acto que disponga el termino de sus funciones o la ausenciatern poral.

5.5. En el caso que el trabajador se encuentre en estado de incapacidad temporal opermanente o gozando de licencia por enfermedad, su jefe inmediato o el jefe de laDirecciOn de Personal efectuaran las acciones que sewn necesarias con el fin degarantizar una adecuada asunciOn del cargo vacante por el reemplazante del personalincapacitado.

5.6. La entrega del cargo se realizara mediante el "Acta de Entrega-Recepcibn de Cargo", laque debera ser elaborada por el trabajador que entrega el cargo con la debidaanticipaci6n a fin de permitir su correspondiente verificaciOn.

En caso el trabajador que entrega el cargo no estuviera presente fisicamente al momentode realizarse la entrega y suscribirse el Acta, el jefe inmediato superior designara porescrito a un trabajador para que, conjuntamente con personal encargado del controlpatrimonial, realicen el inventario respectivo de los documentos, archivos, material yequipo de oficina asignados. En dichos casos el jefe inmediato superior o el trabajadordesignado por este para recibir los bienes y el acervo documentario deberan suscribir elActa, dejando constancia de la ausencia del trabajador que entrega el cargo en la parte de"Observaciones" de dicho documento.

5.8. En caso el jefe inmediato superior o el trabajador designado por este para recibir losbienes y el acervo documentario determine algOn tipo de incongruencia o inexactitud en el"Acta de Entrega-RecepciOn de Cargo", debera dejar constancia de ella en la parte de"Observaciones" de la referida Acta.

Conjuntamente con el "Acta de Entrega-Recepci6n de Cargo", el trabajador entregara un"Informe del Estado de la Gestibn" donde manifestara en forma clara y directa la situaci6nde las responsabilidades asignadas a su persona a la fecha de entrega del cargo. En casode no presentarse dicho Informe, el jefe inmediato superior u otro trabajador designadopor este debera recibir los bienes y el acervo documentario dejando constancia de ello enla parte de "Observaciones" de la referida Acta.

En los casos de desplazamiento de personal que se realicen en la Sede Principal o haciaotras Sedes del IGP, los mismos deberan ser comunicados por el Director del area desdela cual se realize el desplazamiento, a la Direcci6n de Personal. Dicha comunicaci6ndebera ser realizada con una anticipaciOn no menor de diez (10) dias habiles anteriores ala realizaciOn del traslado.

5.11. En caso el cese se produzca por muerte del trabajador, se aplicara lo dispuesto en losnumerales 5.7 y 5.9 de las Disposiciones Generales de la presente Directiva.

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La presente directive entrare en vigencia a partir del dia hebil siguiente de su aprobacibn.

Institute Geofisico del PeruDirecci6n General de AdministraciOn

Direcci6n de Personal

5.12. Cada Direccibn es responsable de verificar, en coordinaciOn con el area de controlpatrimonial de la instituciOn, que el "Acta de Entrega - RecepciOn de Cargo" seacompletada en forma adecuada y suscrita por las partes que intervienen.

VII. DISPOSICIONES ESPECIFICAS

6.1. La Direccibn de Personal, al tomar conocimiento formal de cualquiera de los casosestablecidos en el numeral 5.2 y 5.3 de las Disposiciones Generales de la presenteDirective, comunicare al superior inmediato del trabajador que efectuare la entrega paraque, de estimarlo pertinente, designe al trabajador encargado de la recepciOn el "Acta deEntrega - Recepcion de Cargo".

6.2. La responsabilidad del jefe inmediato superior o del trabajador designado por este comoencargado de la recepcibn del "Acta de Entrega - Recepcibn de Cargo" se determinare apartir de la fecha de suscripcibn de la referida Acta.

6.3. El trabajador que entrega el cargo elaborare el Acta de Entrega — Recepcibn de Cargo"en original y 01 copia, las cuales deberen ser debidamente suscritas por el Jefe inmediatoo personal designado por este.

6.4. El trabajador que deba realizar el Acta de Entrega de Cargo — Recepcibn de Cargo(Anexo 1), debe adjuntar al mismo lo siguiente:

Informe situacional de los documentos pendientes por atender.RelaciOn de los archivos documentarios debidamente ordenados (Files)Relacibn de los bienes patrimoniales asignados, de los libros; yOtros bienes e informes que de acuerdo a la funcibn que haya desarrollado en lainstitucibn correspondan informar.El fotocheck

6.5. El trabajador que ya no mantiene vincula laboral con la instituci6n debere entregar losdocumentos senalados en el item 6.4 de la presente directive al jefe inmediato superior oal trabajador designado por este.

6.6. Efectuada la verificaciOn de los documentos y bienes entregados por el trabajadorsaliente, el jefe inmediato superior debere remitir a la Direcci6n de Personal el "Acta deEntrega — Recepci6n de Cargo", para que este Ultima anexe los documentos en el legajocorrespondiente del trabajador.

VIII. DE LOS FORMATOS

Se dispone el use obligatorio de los siguientes formates:

. ••

Acta de Entrega de Cargo — RecepciOn de CargoConstancia de no Adeudos

ANEXO 1ANEXO 2

IX. VIGENCIA

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Institute Geofisico del PeruDirecci6n General de AdministraciOn

Direcci6n de Personal

Anexo 1

ACTA DE ENTREGA DE CARGO - RECEPCION DE CARGO

GENERALES

Lugar:

Fecha:

Horn:

Unidad Organica:

DEL CARGO

DenominaciOn:

Nivel:

III.- DE LA ENTREGA DEL CARGO

Motivo:

FIRMA DE TRABAJADOR QUE

FIRMA DE PERSONAL QUE RECIBEHACE LA ENTREGA

Apellidos y Nombres: Apellidos y Nombres:Cargo: Cargo:DNI N°: DNI N°:

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Firma y Sello: Responsable de BibliotecaFecha:

Firma y Sello: Responsable de Caja ChicaFecha:

Firma y Sello: DirecciOn de PersonalFecha:

Firma y Sello: Director de TesoreriaFecha:

Firma y Sello: Director de ContabilidadFecha:

Firma y Sello: Administrador CafeteriaFecha:

Anexo 2

CONSTANCIA DE NO ADEUDOS

No tiene adeudos en los registrosde la Oficina de Tesoreria

No tiene adeudos en los registrosde la oficina de Contabilidad

No tiene adeudos en los registrosde la cafeteria

No tiene pendientes de entregar:- Fotocheck.

No tiene adeudos en los registrosde Caja Chica

No tiene adeudos en los registrosde Biblioteca