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INSTRUCTIVO INSCRIPCIÓN DE MATERIAS EN ARCA

2 Inscripción de materias en ARCA Código: IN-GRI-007 Versión 02 Fecha de versión: 06-Feb-2015

Contenido

1. Proceso Para la Inscripción de Materias: ........................................................ 3

1.1. Conocer las Materias que se deben Inscribir: .................................................... 3

1.2 Ingreso al Sistema. .................................................................................................... 5

1.3 Inscripción de Materias: ............................................................................................ 6

1.3.1 Materias que se van a inscribir: ....................................................................... 6

1.3.2 Carrito de Compras Inscripción (sirve para inscribir materias). ................ 12

1.4 Baja de Clase ........................................................................................................... 15

.......................................................................................................................................... 16

1.5 Cambio de Clase ..................................................................................................... 16

1.6 Generar Factura de Matricula ................................................................................ 19

2. Consulta de Facturas. ..................................................................................... 20

2.1 Centro de Pago en Línea ....................................................................................... 21

2.1.1 Pago en efectivo ............................................................................................... 21

2.1.2 Pago en Línea: (Es un medio seguro) .......................................................... 22


1. Proceso para la inscripción de materias:

1.1. Conocer las materias que se deben inscribir:

Consulta de Pensum:

a. Para realizar una correcta inscripción de materias, es recomendable que conozca el

pensum de la carrera que está cursando y las materias del semestre del cual desea

inscribir, si no conoce bien su pensum lo puede descargar de la siguiente forma,

debe ingresar a la página de la ECCI http://www.ecci.edu.co/ seleccionar del menú

Programas y luego la opción Pregrados.

b. Al ingresar a pregrados, seleccione el programa que está cursando haciendo clic

sobre el nombre del programa.

c. Debe descargar el pensum haciendo clic sobre el botón que dice “Descargar

pensum”.

http://www.ecci.edu.co/


d. Ahora por favor identificar las materias que va a inscribir de su pensum ejemplo: si

va a inscribir todo segundo semestre.

Cuando haya identificado las materias de su carrera que desea inscribir, debe ingresar al sistema de Información ARCA.


1.2 Ingreso al sistema.

a. Debe hacer clic sobre el link ARCA, ubicado en el menú lateral de la parte

izquierda de la página de la ECCI, o digitando en su navegador la siguiente url:

arca.ecci.edu.co

Luego aparece la ventana de Login del sistema, para poder ingresar debe poseer un

usuario y una contraseña. En caso de no saber su ID_Usuario y Contraseña por favor

enviar un email solicitando estos datos a [email protected] (enviar número de

documento).

mailto:[email protected]


1.3 Inscripción de materias:

1.3.1 Códigos de las materias que se van a inscribir:

Nota: Para inscribir las materias debe conocer el código de las clases, para obtener esta

información debe seguir los siguientes pasos: 1. Debe hacer clic sobre “Herramienta de Informes”, para descargar el informe que

que muetsra el lisatdo de clases.

2. Hacer clic en la opción “XML Publisher”.


3. Hacer clic sobre “Visor de Informe de Consultas”

4. Luego en el campo que le aparece en blanco, digite la palabra “CLASES” (en

minúscula o mayúscula) y haga clic en buscar.

El sistema le mostrara el listado con los informes de las clases programadas por programa académico, debe identificar la abreviatura de su programa académico Para su conocimiento “Abreviatura de Programas Académicos”:

Abreviatura Programa Académico

ESAI Esp. Automatización Industrial

ESGIH Esp. Gerencia Ing Hospitalaria

ESGM Esp. Gerencia de Mantenimiento

ESPLI Esp. Producción y Logística Internacional

ESTI Esp. Telecomunicaciones Inalámbricas

PRCI Comercio Internacional

PRCP Contaduría Publica

PRDM Profesional Diseño de Moda

PREN Profesional en Enfermería

PRIA Ingeniería Ambiental

PRIB Ingeniería Biomédica

PRIE Ingeniería Electronica

PRIM Ingeniería Mecánica

PRIME Ingeniería Mecatrónica

PRIN Ingeniería Industrial


PRIP Ingeniería de Plasticos

PRIS Ingeniería de Sistemas

PRLM Profesional Lenguas Modernas

PRMP Mercadeo y Publicidad

TLARI Tecnología Automatización y Robótica

TLCPM Tecnología Creación Producción de Moda

TLDA Tecnología Desarrollo Ambiental

TLDI Tecnología Desarrollo Informático

TLEI Tecnología Electrónica Industrial

TLEM Tecnología en Electromedicina

TLGC Tecnología Gestión Contable

TLGCE Tecnología en Gestión de Comercio Exterior

TLMA Tecnología Mecánica Automotriz

TLMI Tecnología Mecánica Industrial

TLMIP Tecnología Mecánica Industrial Propedéutica

TLPI Tecnología Gestión Procesos Industriales

TLPL Técnico Profesional en Tecnología de Plasticos

TLPPL Tecnología en Procesamiento de Plasticos

TLSTC Tecnología en Soporte de Telecomunicaciones

TPCEN Comercio Exterior y Negocios Internacionales

TPDA Desarrollo Ambiental

TPDE Desarrollo Empresarial

TPDM Técnico Profesional en Diseño de Modas

TPEI Electronica Industrial

TPEM Electromedicina

TPGC Gestión Contable

TPLM Técnico Profesional en Lenguas Modernas

TPMA Mecánica Automotriz

TPMI Mecánica Industrial

TPMP Técnico Profesional en Mercadeo y Publicidad

TPMT Mercadotecnia

TPSIS Técnico Profesional de Sistemas

TPTC Telecomunicaciones

CIENCIAS_BASICAS Ciencias Básicas

VIRTUALES Aulas Virtuales

TPMA_MEDELLIN Mecánica Automotriz –Medellín

TPEI_MEDELLIN Electronica Industrial – Medellín

TPDE_MEDELLIN Desarrollo Empresarial – Medellín


5. Hacer clic en Ver Informe del programa al cual usted corresponde.

Nota:

Para las materias de ciencias básicas se debe escoger

“ECCI_CLASES_CIENCIAS_BASICAS “

Para las materias de Aulas virtuales se debe escoger

“ECCI_CLASES_VIRTUALES”

Al hacer clic sobre el link de Ver Informe del programa seleccionado, le aparece la siguiente ventana.

6. Aquí debe escoger el ciclo Lectivo (Ccl Lvo) haciendo clic sobre la lupa, este hace

referencia al periodo académico en el cual va a inscribir sus materias para

consultar los horarios ofrecidos y luego debe hacer clic en Aceptar.

Los ciclos lectivos se componen de la siguiente nemotécnica: 1463-> Segundo Periodo Académico de 2014 14 -> Corresponde al año del periodo académico (2014). 6 -> Corresponde a la duración del periodo académico (6 meses). 3 -> Corresponde al periodo académico, (1 y 3 son periodos académicos normales), (2 y 4 son periodos académicos vacacionales).


Al hacer clic en el botón “Acep”, le aparecerá el listado de horarios ofertados por la coordinación para el ciclo lectivo seleccionado, el informe muestra la siguiente información.

a. Grupo (Número de Grupo y Jornada)

b. Ciclo Lectivo

c. Programa

d. Asignatura

e. N° de Clase

f. Hora Inicial y Final de la clase

g. Días en los cuales se va a impartir la materia (Y = Hay clase y N = No hay

Clase)

h. Salón (Sede y número de Salón)

i. Total Inscritos (número de personas inscritas en la materia)

j. Total Cupos (Cantidad de estudiantes que pueden componer el curso, el

coordinador en la mayoría de los casos guarda 5 cupos para repitentes)


Ejemplo: En la imagen se puede observar que la asignatura Algebra lineal se imparte los días Martes y Jueves de 8 am a 10 am, debe observar si la clase seleccionada a inscribir tiene cupos disponibles (total cupos – total inscritos = Cantidad de cupos libres) , de lo contrario el sistema le arrojara un mensaje el cual le indicara que no hay cupos disponibles Cuando haya identificado la asignatura a inscribir debe tener en cuenta el número de clase, este número es importante debido a que es el que va a ingresar al momento de inscribir las materias para el pago de matrícula.

7. Para la inscripción de materias debe seleccionar la opción Planificación Académica

que se encuentra dentro del menú Autoservicio.


8. Luego hacer clic en Carrito de Compras.

1.3.2 Carrito de compras inscripción (sirve para inscribir materias).

En esta opción podrá realizar la inscripción de materias, para cada semestre y/o cursos vacacionales.

1. Hacer clic en Carrito de Compras Inscripción, al ingresar encontrara una ventana

donde podrá colocar el número de clase que desea inscribir esto lo debe hacer en

el campo Introducción N° Clase.

Nota: Esto lo puede realizar cuando haya identificado la asignatura a inscribir, el cual obtuvo del informe anteriormente descargado del sistema. (Ítem 1.3.1)


2. Una vez ingrese el número de clase debe hacer clic en “Anadir”

3. Al añadir la clase, le aparecerá la siguiente ventana con la información de la clase,

para continuar haga clic en el botón “Sig”.

El sistema le confirmara que se añadió de forma correcta la asignatura al carrito de compras inscripción, cuando no encuentre ningún inconveniente.

Nota: Este paso lo debe repetir con todas las materias que desee inscribir.


4. Para continuar con el proceso de inscripción, debe seleccionar las materias que

desea inscribir, haciendo clic en el recuadro que esta en la columna que dice

“Seleccionar” en cada materia que desea finalmente inscribir y matricular.

5. Hacer clic en el botón “inscripción”.

6. Para culminar el proceso de Inscripción de materias debe hacer clic en el botón

Finalizar Inscripción.

Nota:

1. Recuerde identificar los números de clase del informe que descargo en

“Herramientas de Informe”.

2. Si finalizo el proceso de inscripción y desea quitar alguna materia debe seguir los

pasos del (Item 1.4)

3. Si finalizo el proceso de inscripción y desea cambiar una materia de horario debe

realizar el proceso del (Item 1.5)

Luego de realizar la totalidad de la inscripción de asignaturas que va a cursar para el siguiente ciclo lectivo, debe descargar la factura correspondiente a la matricula, el valor de esta factura dependerá del número de los créditos de las asignaturas que inscribió, debe estar pendiente del cronograma emitido por la ECCI para el pago de la misma.


1.4 Baja de clase

Esta opción le permitirá cancelar una o varias asignaturas que tenga inscritas o matriculadas que ya no desee cursar, debe estar muy seguro si en realidad desea cancelar alguna asignatura ya que este proceso después de realizado no es posible reversarlo (tener en cuenta las fechas en las cuales se puede realizar adición y cancelación de materias y cancelación de materias)

Al ingresar a la opción de Baja de Clase, le aparecerá el listado de materias que usted ha matriculado, para cancelar una o varias asignaturas debe seguir los siguientes pasos.

1. Seleccionar las materias haciendo clic en el recuadro que está a mano izquierda de

cada materia.

2. Luego hacer clic en el botón Baja de Clases Seleccionadas.


3. Debe hacer clic en el botón Finalizar Baja, para culminar con el proceso de baja de

clase.

El sistema le mostrara el mensaje si fue o no posible la cancelación de la asignatura o asignaturas seleccionadas.

Nota: Si la notificación sale correcta quiere decir que ya está dada de baja la materia que usted ha seleccionado; si sale error, quiere decir que no se logró dar de baja la materia.

1.5 Cambio de clase

Esta opción le permite cambiar una clase que tenga matriculada por otra que usted desee sin tener la necesidad de cancelar una asignatura, teniendo en cuenta que la clase a seleccionar cumpla con el pensum o plan académico del programa que está cursando, ya que se verá afectado si selecciona una clase que no cumpla o esté dentro de su plan académico.


Al Ingresar a la opción Cambio de Clase, le aparecerá el listado de materias que tiene matriculadas.

Para buscar la misma clase pero en horario diferente debe tener en cuenta

1. El número de curso de la asignatura (este número lo puede encontrar en la

columna Clase ejemplo TCFNETL 5581: 1AM(3448), el número de curso es el

5581, para poderla buscar de forma más rápida y eficiente,

2. Debe seleccionar la clase del curso que desea cambiar.

3. Debe hacer clic en el botón “buscar”.

4. Debe colocar el número de curso (anteriormente identificado) en el campo N°

Curso

5. Hacer clic nuevamente en “buscar”.


Aquí podrá visualizar las clases ofertadas del curso buscado con diferentes horarios, 6. Debe seleccionar el que curso desea inscribir, teniendo en cuenta que el sistema

validara si se le cruza el horario con otra asignatura. Haciendo clic en “seleccionar

clase”.

7. Luego hacer clic en el botón Sig


8. El sistema le pedirá confirmación sobre las clases a cambiar, si está de acuerdo

haga clic en Finalizar Cambio.

9. El sistema le notificara si fue correcto el cambio o no.

1.6 Generar factura de matricula

Para Generar su factura de matrícula debe estar seguro que ya ha inscrito todas las materias que desea ver el en periodo. Nota: Si usted realiza modificaciones en la inscripción de materias, debe generar una nueva factura debido a que puede variar el valor a pagar.


a. Para generar su factura de Matricula: Una vez haya terminado de inscribir las

materias, debe seguir la siguiente ruta para este proceso:

Autoservicio > Finanzas del Campus > Gen. Factura Matrícula

b. Debe hacer clic en Generar Matrícula.

c. Hacer clic en Guardar

2. Consulta de facturas.

En esta opción podrá descargar las facturas que le sean cargadas a su cuenta por diferentes conceptos como (matricula, nivelatorios, habilitaciones, certificaciones, etc.). Nota: Puede realizar pago en línea o realizar su pago en efectivo (descargando la factura y llevándola a la entidad bancaria).


2.1 Centro de pago en línea

Esta opción le permite descargar las facturas generadas a su usuario y cuenta con la posibilidad de realizar el pago en línea de cada una de ellas. Al ingresar a la opción de Centro de pago en línea encontrara el listado con las facturas que se han generado a su cuenta.

Para realizar el pago de cada factura cuenta con 2 opciones:

2.1.1 Pago en efectivo

a. Descargar la factura: Para realizar esta acción debe hacer clic sobre el número de

factura.

En la ventana que le aparece podrá visualizar la información correspondiente a la

factura.

b. Debe hacer clic en Generar Recibo de Pago,

Tener en cuenta que para poder visualizar la factura, se debe tener las ventanas

emergentes activas en su navegador (Explorer, Firefox, Google Chrome, etc.).


c. Imprimir o guardar el recibo para llevarlo a la entidad Bancaria.

2.1.2 Pago en línea: (Es un medio seguro)

a. Debe seleccionar la factura a pagar y hacer clic en el botón Pagar en Línea.

Nota: Luego le aparecerá la ventana del Asistente para pago en línea, aquí debe seguir los pasos que le indica este asistente, tener en cuenta que los datos a diligenciar en este asistente deben pertenecer al tarjetahabiente.

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