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INFORME SEVRI/SINEM-2014 CREACIO N Y DESARROLLO DE PROGRAMAS DE FORMACIO N

MUSICAL

Proceso de Control

Interno SiNEM

Informe SEVRI/SiNEM-2014 Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin Musical

Proceso de Control Interno SiNEM

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CONTENIDO I.OBJETIVOS 2 II.SELECCIN DEL PROCESO EVALUADO POR SEVRI . 3

III.SOBRE LEGISLACIN Y NORMATIVA..... 3

III.A. Sobre SEVRI.... 3 III.B. Sobre Ley N 8894 Creacin del Sistema Nacional de Educacin Musical... 4 IV. SOBRE LOS OBJETIVOS ESTRATGICOS DEL SISTEMA NACIONAL DE EDUCACION MUSICAL 6

IV.A. Organizacin actual del SINEM: 6

IV.B. Misin: .. 6

IV.C. Visin: ... 6

IV.D. Objetivos: . 7

V. SOBRE EL PROCEDIMIENTO INMERSO EN LA CREACION Y DESARROLLO DE PROGRAMAS DE FORMACION MUSICAL. . 7 VI. SOBRE LA METODOLOGA PARA LA EJECUCIN DEL SEVRI .. 9 VI.A.-Seleccin del proceso .. 9 VI.B.- Revisin del contexto....9 VI.C.-Recoleccin de informacin10 VI.D.-Anlisis de los datos..10 VII. PRESENTACIN Y ANLISIS DE LA INFORMACIN RECOLECTADA.. 11 VII.A. Identificacin del riesgo.. 11 VII.A.1. Descripcin de los riesgos identificados:.. 11 VII.A.2. Clasificacin de los riesgos segn la estructura del riesgo institucional. 12 VII.B. Anlisis del nivel de los Riesgo Identificados..................................................................................... 13 VII.C. Evaluacin de Controles Existentes y Priorizacin del Riesgo... 14 VII.D. Planes de Accin: Medidas de administracin y seguimiento del Riesgo Existente. 14 VII.D. Nivel de Riesgo Aceptable y tolerancia al Riesgo.19

VIII RECOMENDACIONES.. 19

Fuentes 20

ANEXOS.. 21



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Informe del Sistema de Valoracin del Riesgo Institucional

Del Sistema Nacional de Educacin Musical 2014 A continuacin se presenta el Informe del Sistema de Valoracin del Riesgo Institucional del Sistema Nacional de Educacin Musical, 2014 (SEVRI/SiNEM-2014) para ser aprobado por la Direccin General del SiNEM. Este ao se valoraron los riesgos existentes en el procedimiento: Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin Musical.

I.OBJETIVOS Los objetivos que dirigen este informe son: Objetivo General Detectar los riesgos implcitos en el procedimiento: Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin Musical, por medio de la aplicacin del SEVRI para establecer las acciones necesarias que aseguren la administracin de los mismos con el fin de alcanzar un nivel de riesgo aceptable. Objetivos especficos - Sistematizar la informacin sobre los riesgos inherentes en el procedimiento:

Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin Musical. - Elaborar un plan de seguimiento para la administracin de los riesgos detectados en

el procedimiento: Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin Musical. - Proveer a los jerarcas los insumos necesarios para la toma de decisiones en materia

de riesgos institucionales. Limitaciones Para la realizacin de este estudio se tuvo como limitaciones

El desconocimiento de la organizacin en general, en materia de control interno, sistema de valoracin de riesgos y autoevaluacin entre otros aspectos relacionados.

Falta de recursos materiales y fsicos para poder abarcar a toda la organizacin.

Se cont con un solo funcionario que incluso se le tuvo que enviar a capacitacin para poder realizar el SEVRI dentro del SiNEM



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No contar con manuales de procesos expertos y oficiales en la organizacin para ubicar todos los aspectos exigibles.

Dificultad para encontrar la informacin que sustenta el proceso entre otros aspectos menores relacionados.

II.SELECCIN DEL PROCESO EVALUADO POR SEVRI

La seleccin del proceso a ser valorado por medio del SEVRI es realizada por el rea de Control Interno, Direccin Acadmica, Administrativa y General del Sistema Nacional de Educacin Musical (SiNEM), es as como, a partir de un anlisis de los objetivos institucionales dichas reas institucionales definen segn correo del 02 de Noviembre del 2014, lo siguiente:

Para efectos de eleccin, se sugiri, que el mismo fuera congruente con la misin, visin y objetivos del SiNEM, tal cual se plantean en la ley de Creacin. Por este motivo, se eligi el Proceso de Creacin de Escuelas de Msica SiNEM, en virtud que el mismo corresponde a un proceso sustantivo de la institucin

III.SOBRE LEGISLACIN Y NORMATIVA

El marco legal dentro del cual se realiz SEVRI/SiNEM-2014 est compuesto por el bloque de legalidad de ejecucin del SEVRI y artculos de la Ley de Creacin del SiNEM que se vinculan con el Procedimiento Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin Musical. III.A. Sobre SEVRI La valoracin del riesgo institucional tiene su sustento de legalidad en la Ley No. 8292 Ley General de Control Interno, que dice que:

Artculo 10.-Responsabilidad por el sistema de control interno. Sern responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, ser responsabilidad de la administracin activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento

Sistema Especfico de Valoracin del Riesgo

Artculo 18.-Sistema especfico de valoracin del riesgo institucional. Todo ente u rgano deber contar con un sistema especfico de valoracin del riesgo institucional por reas, sectores, actividades o tarea que, de conformidad con sus particularidades, permita identificar el nivel de riesgo institucional y adoptar los mtodos de uso continuo y sistemtico, a fin de analizar y administrar el nivel de dicho riesgo.



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La Contralora General de la Repblica establecer los criterios y las directrices generales que servirn de base para el establecimiento y funcionamiento del sistema en los entes y rganos seleccionados, criterios y directrices que sern obligatorios y prevalecern sobre los que se les opongan, sin menoscabo de la obligacin del jerarca y titulares subordinados referida en el artculo 14 de esta Ley.

Artculo 19.-Responsabilidad por el funcionamiento del sistema. El jerarca y los respectivos titulares subordinados de los entes y rganos sujetos a esta Ley, en los que la Contralora General de la Repblica disponga que debe implantarse el Sistema Especfico de Valoracin de Riesgo Institucional, adoptarn las medidas necesarias para el adecuado funcionamiento del Sistema y para ubicarse al menos en un nivel de riesgo institucional aceptable.

Las autoridades indicadas deben constituirse en parte activa del proceso que en su efecto se instaure (Costa Rica Leyes, decretos, etc. 2008).

El riesgo se entiende como la posibilidad, no certeza, de que ocurra un evento, ya sea interno o externo, que podra afectar el logro de los objetivos planeados por el Programa, Departamento o Unidad, en el cumplimiento de su misin y visin institucional

Las diversas clases de planes y proyectos, poseen diferentes formas de riesgos y por tanto deben abordarse en forma individual, a fin de prevenirlos y poder minimizar los efectos de tales riesgos en el logro de los objetivos propuestos. El Sistema de Valoracin del Riesgo del SiNEM, contempla dos elementos bsicos para su ejecucin: las directrices oficiales y el instrumento o matrices (ver anexo N1) para la recoleccin de la informacin. Los riesgos que se detectaron fueron ubicados dentro de la estructura de riesgos con que cuenta el organismo, esto con el fin de ir definiendo aquellas reas que son ms susceptibles a riesgos. Esto es fundamental para la elaboracin de planes para la administracin de los mismos. III.B. Sobre Ley N 8894 Creacin del Sistema Nacional de Educacin Musical Los siguientes artculos de la Ley N 8894, estn directamente relacionados con el procedimiento denominado Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin Musical, el cual fue aprobado por acuerdo sptimo en sesin ordinaria No. 17-2014 del 10 de Noviembre del 2014. Para efectos de este informe se transcriben los siguientes artculos:

Artculo 2.- Objetivos

Sern objetivos del Sinem los siguientes:

f) Abrir programas musicales en zonas que padecen deterioro de los indicadores sociales como pobreza, desercin escolar y drogadiccin; estos programas se llamarn de accin social musical, y sern infantiles y ensambles varios.

108250122Resaltado



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Artculo 3.- Funcionamiento

El Sinem funcionar bajo dos modalidades: creacin de escuelas nuevas y apoyo a las escuelas de naturaleza municipal o particular que estn debidamente acreditadas ante el Sistema, de conformidad con el Reglamento de la presente Ley.

Artculo 5.- Funciones de la Junta Directiva

Sern funciones de la Junta Directiva las siguientes:

c) Conocer y aprobar la apertura de las escuelas nuevas del Sinem y de programas especiales.

e) Aprobar las contrataciones de bienes y servicios y de convenios. Esta funcin podr ser delegada al director general, previa resolucin de la Junta Directiva.

g) La Junta Directiva nombrar el personal especializado en Msica.

Artculo 9.- Autorizaciones

Autorcese al Sinem para el cumplimiento de sus fines, a lo siguiente:

c) Suscribir contratos o convenios con personas pblicas y privadas.

d) Arrendar y dar en arrendamiento bienes inmuebles y muebles, incluidos los instrumentos musicales.

e) Conceder u otorgar permisos de uso de las instalaciones pertenecientes al Sinem.

f) Donar y prestar bienes, incluidos sus instrumentos musicales, o servicios a las escuelas de msica municipales o privadas que estn debidamente acreditadas ante el Sinem.

g) Contratar y adquirir los bienes o servicios necesarios para el funcionamiento del Sinem. Fuente: Ley N 8894 Creacin del Sistema Nacional de Educacin Musical

108250122Resaltado



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IV. SOBRE LOS OBJETIVOS ESTRATGICOS DEL SISTEMA NACIONAL DE EDUCACION MUSICAL.

A continuacin se anotan los objetivos estratgicos, misin y visin del SiNEM.

IV.A. Organizacin actual del SINEM:

Ministerio de Cultura y Juventud

Sistema Nacional de Educacin Musical

Fuente: Plan Operativo Institucional 2015 (POI)

IV.B. Misin:

Establecer programas de formacin musical de alta calidad en todo el pas, basados en el principio de inclusin, que sirvan como herramienta de desarrollo humano, dirigidos a toda la poblacin nacional de nios, nias y jvenes.


IV.C. Visin:

Ser un sistema de educacin musical de cobertura nacional, con altos estndares de calidad artstica y humana, que promueva una sociedad ms sensible, con mayor capacidad de convivir en paz y que brinde una mejor formacin cultural y artstica




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IV.D. Objetivos:

Segn la Ley de Creacin del SiNEM N8894, en su artculo 2, se definieron los siguientes objetivos:

a) Crear y desarrollar escuelas de msica y programas de formacin musical en todo el pas.

b) Ofrecer a la poblacin costarricense, especialmente a nias, nios y

adolescentes, la oportunidad de acceder a un programa de orquesta y programas especiales de promocin para la formacin musical.

c) Utilizar el proceso de formacin musical como una herramienta de desarrollo

humano en poblaciones de alto riesgo, para fomentar destrezas, habilidades mentales y actitudes que permitan mejorar la convivencia y las relaciones interpersonales.

d) Descubrir talentos entre la poblacin de nios, nias y jvenes costarricenses,

que les permita desarrollarse en el campo musical.

e) Desconcentrar la educacin musical en regiones del pas que hayan demostrado el inicio de la formacin musical como arma o instrumento laboral para el futuro.

f) Abrir programas musicales en zonas que padecen deterioro de los indicadores

sociales como pobreza, desercin escolar y drogadiccin; estos programas se llamarn de accin social musical, y sern infantiles y ensambles varios.

g) Brindar formacin artstica y cultural para nios, nias y adolescentes fuera de

la zona metropolitana, gestando la calidad humana y el producto artstico Fuente: Plan Operativo Institucional 2015 (POI)

V. SOBRE EL PROCEDIMIENTO INMERSO EN LA CREACION Y DESARROLLO DE PROGRAMAS DE FORMACION MUSICAL. Objetivo: Establecer, a partir de las solicitudes de las comunidades mediante entidades pblicas o privadas, programas de formacin musical de alta calidad en todo el pas, dirigidos a nios, nias y jvenes en poblaciones que padecen deterioro de los indicadores sociales , que sirva como herramienta para el desarrollo humano. 1)- Por medio de los conciertos didcticos de los diferentes programas de formacin musical existentes, los padres de familia consultan a los profesores sobre informacin del SiNEM en la cual estos docentes indican cmo canalizar las dudas e inquietudes al respecto. (Directores, Encargados y formadores de Programas de formacin musical). 2)- La comunidad interesada, representada por alguna entidad pblica o privada hace solicitud por escrito justificando la creacin de un programa de formacin musical. (La comunidad interesada, representada por alguna entidad pblica o privada).



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3)- Alimentar la base de datos "Propuestas de Expansin" con la solicitud recibida. (Encargado de Planificacin). 4)- Determinar mediante anlisis de cobertura y criterios de planificacin el orden priorizado de apertura de los programas solicitados. Dichos criterios corresponden a: Cantones prioritarios, Zonas que padecen deterioro de los indicadores sociales como pobreza desercin y drogadiccin (MIDEPLAN, INEC), anlisis del POI. (Encargado de Planificacin y Direccin Acadmica). 5)- Verificacin de disponibilidad de Recursos y el contenido de las partidas presupuestarias. (Jefe Departamento Administrativo). 6)- Enviar comunicado solicitando a la entidad del proyecto seleccionado los "Requisitos de inscripcin vigencia y funcionamiento para las asociaciones y fundaciones que soliciten firmar un convenio de colaboracin con el SiNEM" (Anexo 1). (Encargado de Planificacin). 7)- Recepcin de los "Requisitos de inscripcin vigencia y funcionamiento para las asociaciones y fundaciones que soliciten firmar un convenio de colaboracin con el SiNEM" para proceder a validacin de la Direccin General. (Direccin General y Direccin Acadmica). 8)- Envo a la Junta Directiva del SiNEM para aprobacin de inicio de trmite para la apertura de un nuevo programa de formacin musical en la localidad priorizada. (Direccin General). 9)- Aprobado los requisitos se procede a confeccionar un borrador del convenio con toda la informacin previamente analizada y solicitada. (Encargado de convenios). 10)- Se coordina reunin entre las partes con el Director General, Director Acadmico, Director Administrativo y asociacin para analizar los requerimientos, acuerdos verificacin de conformacin de asociacin. (Director General, Director Acadmico, Director Administrativo). 11)- Realizar modificaciones pertinentes del convenio. (Encargado de convenios). 12)- Envo a la Junta Directiva del SiNEM para para aprobacin de la firma del convenio de colaboracin con la asociacin. (Direccin General). 13)- Firma del Convenio. (Direccin General). 14)- Solicitar a la Unidad de Recursos Humanos la inclusin y gestin pertinente de los funcionarios a quien el SiNEM pagar su salario y dems aspectos. Ver procesos: Nombramientos y Nmina de planilla. (Director Administrativo, Unidad de Recursos Humanos).



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15)- En caso de compra de edificio solicitar a la Unidad de Proveedura las compras requeridas para equiparar programa de formacin de formacin musical. Ver proceso: solicitud de sedes. (Director Administrativo, Unidad de Proveedura). 16)- Solicitar a la Unidad de Bienes la distribucin de los insumos requeridas para equipar programa de formacin de formacin musical. Ver proceso: Proceso de asignacin de bienes. (Director Administrativo, Unidad de Bienes). 17)- Solicitar a la Unidad de Presupuesto y Financiero contable las partidas y registros requeridas para equipar presupuestariamente al programa de formacin de formacin musical. Verificacin de las diferentes partidas dependiendo del requerimiento a la Unidad de Presupuesto y Financiero: A)-Partida 0: "nombramientos", B)-Partida 1: "servicios", C)-Partida 5: "edificios preexistentes" y D)-Partida 2: "suministros". En caso de adquisicin de infraestructura revisar los procedimientos: 1)- Compra de infraestructura por medio del presupuesto ordinario y 2)-Compra de infraestructura por medio del presupuesto extraordinario. (Director Administrativo, Unidad Financiera Contable y Presupuestaria). 18)- Adjuntar al expediente de la creacin del programa de formacin musical los oficios donde la Direccin Administrativa solicita los soportes administrativos anteriormente descritos, para su aprobacin a nivel de Gerencia General del SiNEM y aprobado se procede a incorporar en la MAPI. Presupuesto ordinario. (Director Acadmico, Director Administrativo Y Director General). 19)- Archivar expediente de Convenio Suscrito y documentacin adjunta. (Encargado Planificacin SiNEM). 20)- Se da inicio y apertura al programa de formacin musical. (Direccin General, Director Acadmico, Director Administrativo). FIN DEL PROCESO

VI. SOBRE LA METODOLOGA PARA LA EJECUCIN DEL SEVRI

La ejecucin del SEVRI/SiNEM-2014 se hizo siguiendo una serie de pasos: VI.A.-Seleccin del proceso La seleccin del proceso fue responsabilidad de las reas de Control Interno, Direccin Acadmica, Administrativa y General del Sistema Nacional de Educacin Musical (SiNEM), quienes luego de un anlisis seleccion Proceso Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin Musical, por la relevancia de este al ser un proceso sustantivo de la institucin, tal y como se explic anteriormente. VI.B.- Revisin del contexto El contexto se hizo tomando en cuenta los siguientes referentes: trazado y anlisis el proceso de Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin Musical y el bloque de legalidad para la ejecucin del SEVRI.



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VI.C.-Recoleccin de informacin La etapa de recoleccin de informacin se realiz en dos momentos:

Recolectar la informacin mediante grupo focal para construir el marco referencial del proceso en donde se desarroll SEVRI/SiNEM-2014: se levant informacin mediante investigacin documental y reuniones con los funcionarios del SiNEM: el superior subordinado encargado del proceso, el enlace de Sistema de Control Interno y funcionarios que estn directamente implicados en el proceso seleccionado tales como los encargados de proveedura institucional, financiera contable y presupuestal, recursos humanos, planificacin y directores, encargados y formadores de programas de formacin musical.

Recoleccin de la informacin por medio de matrices: esta informacin medular para el SEVRI/SiNEM-2014 se realiz por medio del Grupo Focal. Las matrices para determinar el nivel de riesgo fue llenada por el analista de Control Interno con cada uno de los funcionarios del grupo focal, segn lineamientos de la ley No. 8292 Ley General de Control Interno.

Las matrices de recoleccin de informacin contemplan los puntos bsicos descritos en las directrices de la Contralora General de la Repblica en materia de riesgo, a saber:

1. Identificacin del Riesgo. 2. Anlisis del nivel de los Riesgo Identificados. 3. Evaluacin de Controles Existentes y Priorizacin del Riesgo. 4. Plan de Accin: Medidas de administracin y seguimiento del Riesgo Existente. 5. Nivel de Riesgo Aceptable y tolerancia al Riesgo 6. Documentacin y comunicacin de los riesgos relevantes.

VI.D.-Anlisis de los datos Una vez recolectada la informacin y tomando como referencia el marco de la legislacin, los objetivos estratgicos del Sistema Nacional de Educacin Musical, el objetivo estratgico del programa, la estructura de riesgo institucional, la legislacin sobre Control Interno y las directrices de la Contralora General de la Repblica en materia de SEVRI se procedi a hacer el anlisis. Se inici con la conceptualizacin del riesgo, es ac donde se enunciaron los riesgos segn la definicin de riesgo en el mbito de Control Interno El riesgo inicial, y los planes de trabajo de las acciones a administrar sobre de los riesgos del proceso estudiado y finalmente se presentan las recomendaciones para cerrar el informe.



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VII. PRESENTACIN Y ANLISIS DE LA INFORMACIN RECOLECTADA Se cont con la participacin de los superiores subordinados y colaboradores estuvo, -como ya se indic-, limitada a aquellos que tenan implicacin directa en el proceso de Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin Musical. VII.A. Identificacin del riesgo Se desprendi segn reuniones focales concertadas con cada uno de los participantes del procedimiento sobre las acciones descritas, aquellas situaciones (eventos) que de presentarse y afectar los objetivos estratgicos del SiNEM. VII.A.1. Descripcin de los riesgos identificados: Riesgo No. 1 Director General (reas Acadmicas y Administrativas) Debido a Polticas Presupuestarias e Inflacin Nacional hace que el nuevo gobierno defina recortes en el presupuesto como medida de liquidez, se podra presentar una falta de autorizacin u asignacin sobre el disponible en el recurso presupuestario institucional, esto repercutira en el cumplimiento de los objetivos propuestos en lo relacionado a posibles atrasos o carencias de recurso humano, servicios, instalaciones, mobiliario y equipo. Riesgo No.2 Director General (reas Acadmicas y Administrativas). Al presentarse nuevas prioridades o ideas en la direccin gerencial abocadas a cambios en las polticas institucionales, se podra presentar recortes presupuestarios en lo concerniente a partidas para compra, alquiler o construccin de edificios, repercutiendo en el objetivo propuesto en lo relacionado a la adquisicin de un edificio con la infraestructura adecuada para la enseanza de los programas de msica. Riegos No.3 Jefatura Administrativo y rea de Bienes A pesar de contar con hojas electrnicas de control y un enlace con el sistema de Hacienda (SIBINET), podra presentarse deficiencias de error humano en los inventarios y documentacin en el control de los Bienes, repercutiendo este hecho en el no contar con un sistema de software unificado, que permita enlazar las sedes con oficinas centrales en lo que respecta a la asignacin de bienes, afectando el objetivo propuesto en lo relacionado con la dotacin de instrumentos musicales, mobiliario y equipo que el nuevo programa requiere.



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Riegos No.4 Director Acadmico y rea de Planificacin Debido a no contar con un software o programa electrnico seguro sobre Propuestas de Expansin, se podra presentar una deficiencia en el respaldo de informacin, omisin u error humano a la hora de trasladar la misma repercutiendo en el objetivo propuesto en lo relacionado a conocer el mercado meta al que queremos llegar. Riegos No.5 Director Acadmico y rea de Planificacin Al presentarse burocracia empresarial externa en el manejo de la informacin institucional, se podra dar generar Informacin por parte de dichos entes externos de forma deficiente o carente de criterio, induciendo al error humano a la hora de solicitar la informacin de los entes externos, repercutiendo en el objetivo propuesto en lo concerniente a conocer con exactitud las zonas de riesgo social. Riegos No.6 Director Acadmico Debido a nuevas prioridades o ideas en la direccin gerencial debido a cambios en las polticas institucionales, se podra presentar la cancelacin de conciertos didcticos en sustitucin de nuevas y diferentes actividades, sumndole la falta de capacitacin a los docentes, repercutiendo en el objetivo propuesto en lo concerniente a las personas particulares no se enteran de los programas y creacin para formacin musical. VII.A.2. Clasificacin de los riesgos segn la estructura del riesgo institucional. Uno de los objetivos de clasificar los riesgos bajo las categoras estipuladas en la estructura, es poder detectar por medio de un histrico institucional1 la periodicidad o permanencia de la fuente de riesgos y las reas afectadas por estos. Una vez identificados estos seis riesgos, se clasificaron segn la Estructura de Riesgo Institucional.

1 El histrico institucional del riesgo cobra sentido cuando se ha elaborado el SEVRI para todos los procesos institucionales.



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Cuadro No. 1 Clasificacin de los riesgos del SEVRI/SiNEM-2014

Segn estructura de riesgo institucional

Riesgo

Tipo de riesgo

Riesgo No. 1 Riesgo Externo, clasificado en la categora de Entorno Poltico, afectando el proceso en lo presupuestal.

Riesgo No. 2 Riesgo Interno, clasificado en la categora de Estratgico Liderazgo, afectando el proceso en la Infraestructura.

Riesgo No. 3 Riesgo Interno, clasificado en la categora de Tecnolgico Disponibilidad, afectando el proceso en los bienes.

Riesgo No. 4 Riesgo Interno, clasificado en la categora de Tecnolgico Disponibilidad, afectando el proceso en la informacin.

Riesgo No. 5 Riesgo Externo, clasificado en la categora de Conocimiento Institucional, afectando el proceso en la informacin.

Riesgo No. 6 Riesgo Interno, clasificado en la categora de Estratgico Liderazgo, afectando el proceso en la Informacin.

Fuente: rea de Control Interno SiNEM, 2014

VII.B. Anlisis del nivel de los Riesgo Identificados. El riesgo inicial indica el nivel de riesgo al que se enfrenta la institucin si no se toman medidas para su administracin. En el siguiente cuadro se puede ver, que an sin medidas, los riesgos se encuentran en un nivel de medio a bajo.

Cuadro No. 2 Anlisis del riesgo inicial

SEVRI/MCJ-2014

Responsables en Administrar el Riego

Riesgo PROBA BILIDAD

IMPAC TO

NIVEL DE RIESGO INICAL

Director General (reas Acadmicas y Administrativas)

Posibles atrasos o carencias de recurso humano, servicios, instalaciones, mobiliario y equipo e Instrumentos Musicales.

2

3

6 (Medio)

Director General (reas Acadmicas y Administrativas)

Carencia en la adquisicin de un edificio con la infraestructura adecuada para la enseanza de los programas de msica.

2

2

4 (Medio)

Jefatura Administrativo y rea de Bienes

Necesidad de un Sistema tecnolgico personalizado y unificado para la Administracin de Bienes institucionales segn lo requerido.

1

3

3 (Bajo)



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Director Acadmico y rea de Planificacin

Ausencia de Herramienta de Informacin tecnolgica institucional para toma de decisiones (mercado meta).

2

3

6 (Medio)

Director Acadmico y rea de Planificacin

Inexactitud en la focalizacin de zonas de riesgo social.

2

3

6 (Medio)

Director Acadmico Desconocimiento en el pblico en general sobre los programas y creacin para formacin musical.

3

1

3 (Bajo)

Fuente: Unidad de Control Interno SiNEM, 2104

VII.C. Evaluacin de Controles Existentes y Priorizacin del Riesgo. Al ser el primer estudio formal en la que se determinaron los niveles de riesgo inicial, no se contaba an con medidas de control que ayudaran a determinar la Prioridad (entindase por Prioridad la determinacin del grado de afectacin que causa el riesgo existente). Por lo tanto, en el momento en que se establezcan dichos controles se podr terminar en qu nivel se ubican los riesgos a nivel residual y por ende su afectacin e Importancia, este cuadro se analizara en el prximo informe anual. VII.D. Planes de Accin: Medidas de administracin y seguimiento del Riesgo Existente. Son las medidas a implementar tomando en cuenta el costo beneficio, FODA, idoneidad, tipo de inters y viabilidad jurdica entre otros factores. En este caso se clasificaran como medidas Preventivas mediante plan de accin o mejora, ya que su implementacin previene los posibles riesgos analizados. Las medidas propuestas para administrar el riesgo son las siguientes: Riesgo No. 1: El proceso conlleva no solo la verificacin de disponibilidad de recursos y el contenido de las partidas presupuestarias ya sea de manera ordinaria o extraordinaria, sino que tambin la ejecucin de las mismas, debido a que es indispensable equipar presupuestariamente al programa de formacin musical con respecto a nombramientos, servicios, edificios y suministros, sin embargo, se podra presentar asuntos de ndole externa como Polticas Presupuestarias e Inflacin Nacional a nivel de gobierno de turno repercutiendo en el cumplimiento de los objetivos propuestos. Debido a este atenuante se toma como una buena medida preventiva para administrar el riesgo por parte del Director General (reas Acadmicas y Administrativas) a saber:

Gestionar mediante la asociacin o fundacin de manera aparte y privada la adquisicin de los aspecto requeridos, llmese recurso humano, servicios, instalaciones (compra o alquiler), mobiliario y equipo para los programas de msica e indicarlo en la creacin del convenio pactado entre las partes.

108250122Resaltado



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Riesgo No.2: Como parte de la consecucin del objetivo propuesto cabe la posibilidad de comprar edificios para equipar programa de formacin de formacin musical mediante el proceso solicitud de sedes. Sin embargo debido a nuevas prioridades o ideas en la Direccin Gerencial abocadas a cambios en las polticas institucionales, se podra presentar recortes presupuestarios en lo concerniente a partidas para compra, alquiler o construccin de edificios, repercutiendo en el objetivo propuesto. Debido a este atenuante se toma como una buena medida preventiva para administrar el riesgo por parte del Director General (reas Acadmicas y Administrativas) a saber:

Analizar propuestas para alquilar inmuebles que cumplan con las condiciones adecuadas requeridas para el fin u objeto a cumplir.

Riesgo No.3: Resulta indispensable no solo tener la informacin a la mano y en lnea, sino tambin el contar con los insumos suficientes y de calidad a la hora de la asignacin de los bienes requeridos para equipar al programa de formacin musical, sin embargo, como se mencion anteriormente, aun contando con hojas electrnicas de control y de estar enlazados con el sistema de Hacienda (SIBINET), esta asignacin se pudiera ver afectada a causa de deficiencias de error humano en la informacin referente a los inventarios al contar documentacin mal elaborada u otras omisiones repercutiendo en la consecucin del objetivo. Debido a este atenuante se toma como una buena medida preventiva para administrar el riesgo por parte de la Jefatura Administrativo y rea de Bienes a saber:

Comprar de un software personalizado que mantenga en lnea y actualizado la gestin de (inventarios - Bienes) haciendo referencia a la documentacin soporte y dems procesos segn las necesidades del rea.

Riesgo No.4: Actualmente se alimenta una base de datos denominada "Propuestas de Expansin" de acuerdo a las solicitudes recibidas para conocer entre otras cosas el mercado meta al que queremos llegar segn el objetivo propuesto sin embargo esta accin podra desvirtuarse por causas de omisin u error humano a la hora de trasladar la informacin. Debido a este atenuante se toma como una buena medida preventiva para administrar el riesgo por parte de la Direccin Acadmica y rea Planificacin a saber:

Adquirir un software u hoja electrnica con sistemas de seguridad que sirva de base de datos para Propuestas de Expansin, con la que dicha herramienta



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ayude a determinar y mantener informado a la institucin en cuanto a mercados metas entre otras opciones segn se requiera, para la toma de decisiones.

Riesgo No.5: En cuanto a la determinacin de los indicadores sociales como pobreza desercin y drogadiccin en zonas que padecen deterioro, con la ayuda de (MIDEPLAN, INEC), pudiera verse afectado al presentarse burocracia empresarial con la facilitacin de la informacin repercutiendo en el objetivo propuesto en lo concerniente a conocer con exactitud las zonas de riesgo social. Debido a este atenuante se toma como una buena medida preventiva para administrar el riesgo por parte de la Direccin Acadmica y rea Planificacin a saber:

Solicitar a los interesados presentar documentacin probatoria y de forma independiente sobre indicadores sociales como pobreza, desercin y drogadiccin que afectan la zona de inters particular.

Capacitar al personal o docentes de la zona a realizar un censo o encuesta que ayude a dar soporte a la necesidad presentada en cuanto a determinacin de zona de riesgo social.

Riesgo No.6: El conocimiento sobre diferentes programas de formacin musical existentes se da por medio de la asistencia a conciertos didcticos que el SiNEM realiza, sin embargo debido a nuevas prioridades o ideas en la direccin gerencial abocadas a cambios en las polticas institucionales, se podra presentar la cancelacin de conciertos didcticos en sustitucin de nuevas y diferentes actividades, repercutiendo en el objetivo propuesto. Debido a este atenuante, se toma como una buena medida preventiva para administrar el riesgo por parte de la Direccin Acadmica a saber:

Realizar secciones de capacitaciones a los docentes sobre Programas de Msica.

Mandar a imprimir y entregar tratados o boletines informativos sobre como participar en Programas de Msica.



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Cuadro No. 3 Planes de Accin

SEVRI/MCJ-2014

Planes de Accin

Accin Acciones especficas Plan de seguimiento de

acciones

# riesgo (parmetro de aceptabilidad) Responsables de la accin

Fecha programa

da

Fecha de ejecucin

Indicador

1 Gestionar mediante la asociacin o fundacin de manera aparte y privada la adquisicin de los aspecto requeridos, llmese recurso humano, servicios, instalaciones (compra o alquiler), mobiliario y equipo para los programas de msica e indicarlo en la creacin del convenio pactado entre las partes.

1)- Verificar si hay contenido presupuestario en las Partidas: A)-Partida 0: "nombramientos", B)-Partida 1: "servicios", C)-Partida 5: "edificios preexistentes" y D)-Partida 2: "suministros". En caso de no tener disponibilidad realizar las modificaciones pertinentes en el presupuesto y solicitar a Junta Directiva su nueva reasignacin.

rea Financiera ene-15 mar-15 Oficios con Documentacin soporte enviado

IDEM 2)- En caso de adquisicin de infraestructura revisar los procedimientos: A)- Compra de infraestructura por medio del presupuesto ordinario y B)-Compra de infraestructura por medio del presupuesto extraordinario. Y realizar lo que tipifican dichos procedimientos.

rea Financiera y rea de Proveedura

ene-15 mar-15 Oficios con Documentacin soporte enviado

IDEM 3)- En caso de que no sea posible de ninguna manera viable existente poder aplicar las acciones (puntos 1 y 2). Verificar y Reunirse ya sea con la Asociacin o Fundacin interesada el analizar la posibilidad de gestionar por medio de trmites privados la adquisicin de recursos econmicos (Prstamo u actividades mercantiles) para dotar al programa de a saber de: Recurso Humano (Docentes y Administrativos), Pago de Servicios Pblicos, Alquiler o Compra de Instalaciones, Adquisicin de Mobiliario y equipo. (Documentar en expediente cada situacin).

Director General, Director Acadmico y Jefatura del Departamento Administrativo

abr-15 jun-15 Oficios con Documentacin soporte enviado

IDEM 4)- Registrar en Convenio pactado, cada una de las clausulas, tipificando claramente que se consigo en las mismas segn logro gestionar en los pasos anteriores (Puntos 1, 2 y 3).

rea de Planificacin y Legal


2 Analizar propuestas para alquilar inmuebles que cumplan con las condiciones adecuadas requeridas para el fin u objeto a cumplir.

1)- Aplicar el procedimiento sobre: solicitud de sedes para alquiler de Edificio. Ver requisito especfico sobre: (Asesorase con ingenieros y arquitectos sobre cules son los estndares que deberamos cumplir para una ptima infraestructura a la hora de alquilar un edificio para el programa y en base a eso montar una lista de chequeo para su posterior anlisis.)

rea de Proveedura


IDEM 2)- Una vez completada estas listas de chequeo, realizar un anlisis comparativo de las opciones ms viable para alquilar edificio y documentar para toma de decisiones.

rea de Proveedura


3 Compra de un software que mantenga en lnea y actualizado la gestin de (inventarios - Bienes) haciendo referencia a la documentacin soporte y

1)- Aplicar el procedimiento sobre: solicitud de asignacin de bienes. Para dotar al programa de lo requerido.

rea de Bienes ene-15 mar-15 Oficios con Documentacin soporte enviado



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dems procesos segn las necesidades del rea

IDEM 2)- Confeccionar un requerimiento tcnico sobre aspectos necesarios que debe contener un software personalizado a manera institucional que realice de manera gil y oportuna el manejo de inventarios, donde indique caractersticas del bien, ubicacin, plaqueo, costos, documentacin soporte entre otros aspectos a identificar, dando informacin sobre existencias y carencias.

rea de Bienes ene-15 mar-15 Oficios con Documentacin soporte enviado

IDEM 3- Realizar la presentacin y solicitud del requerimiento tcnico a la Administracin segn procedimientos de compras, para su adquisicin o confeccin del Software especificado a nuestras necesidades.

rea de Bienes abr-15 jun-15 Oficios con Documentacin soporte enviado

4 Adquirir un software u hoja electrnica con sistemas de seguridad que sirva de base de datos para Propuestas de Expansin, en la que dicha herramienta sirva para determinar y mantener informado a la institucin en cuanto a mercados metas entre otras opciones segn se requiera, para la toma de decisiones

1)- Confeccionar un requerimiento tcnico sobre aspectos necesarios que debe contener un software u hoja electrnica especializada que realice de manera gil y oportuna el manejo de la Herramienta "Propuestas de Expansin, que ayude entre otros factores los mercados metas que nuestras programas persiguen, brindando informacin para toma de decisiones.

rea de Planificacin


IDEM 2- Realizar la presentacin y solicitud del requerimiento tcnico a la Administracin segn procedimientos de compras, para su adquisicin o confeccin del Software especificado a nuestras necesidades.

rea de Planificacin


5-A Solicitar a los interesados presentar documentacin probatoria y de forma independiente sobre indicadores sociales como pobreza desercin y drogadiccin que afectan la zona de inters particular

1)- Asesorase con instituciones como (MIDEPLAN, INEC, IMAS), u otras afines coordinando reuniones que nos ayuden a determinar zonas de riesgo social particularmente pobreza, desercin estudiantil y drogadiccin para poder focalizar los indicadores que requiere SiNEM para los programas de msica.

rea de Planificacin

ene-15 abr-15 Oficios con Documentacin soporte enviado

IDEM 2)- En caso de que no sea posible obtener la informacin segn (Punto 1), solicitarle a los interesados que justifiquen con informacin suficiente y veraz, debidamente certificada por instancias legales la determinacin de los ndices de riesgo social requeridos. Presentando un informe con grficas, anexos y confrontacin de documentacin soporte que de respaldo a lo descrito.

rea de Planificacin


5-B Capacitar al personal o docentes de la zona a realizar un censo o encuesta que ayude a dar soporte a la necesidad presentada en cuanto a determinacin de zona de riesgo social

1)- Realizar encerronas de capacitacin y buscar si es posible asesoramiento externo para no solo dotar al personal acadmico sino tambin a los docentes en cmo se puede llevar a cabo un censo para determinacin de zonas de riesgo social.

rea de Planificacin


IDEM 2)- Confeccionar un documento ya sea cuestionario u otros con las caractersticas requeridas segn la necesidad que se persigue y sirva de base para la recopilacin, tabulacin y anlisis de la informacin.

rea de Planificacin


IDEM 3)- Ya contando con personal capacitado para esta funcin establecer un programa a nivel pas para realizar giras encausadas a este fin para la obtencin de la informacin requerida.

rea de Planificacin

jul-15 oct-15 Oficios con Documentacin soporte enviado



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6-A Realizar secciones de capacitaciones a los docentes sobre Programas de Msica

1)- Redactar un documento que sirva de pase para montar una presentacin en la que contenga cada una de las pautas a seguir para la conformacin de los programas de formacin musical, en donde se establezcan los requisitos y beneficios entre otros factores que sean de inters para el conocimiento de la poblacin.

Direccin Acadmico


IDEM 2)- Realizar encerronas de capacitacin para capacitar a los docentes a difundir la informacin sobre como participar en programas de formacin musical, explicando los detalle del mismo

Direccin acadmico


6-B Mandar a imprimir y entregar tratados o boletines informativos sobre como participar en Programas de Msica

1)- Con el documento redactado segn se seal en el punto (6-A-1), mandar a confeccionar un boletn informativo sobre como poder participar en programas de formacin musical, para ellos solicitar a la Proveedura institucional el procedimiento a seguir para definir detalles, cantidades y caractersticas entre otros factores.

Direccin acadmico

jul-15 oct-15 Oficios con Documentacin soporte enviado

Fuente: Proceso de Control Interno SiNEM, 2104 VII.D. Nivel de Riesgo Aceptable y tolerancia al Riesgo

Al ser el primer estudio formal en la que se determinaron los primeros riesgos institucionales relacionados con el proceso de creacin de programas de formacin msica, no se cuenta con determinacin de la tolerancia que es la cantidad de riesgos que la entidad est preparada a exponerse antes de una accin. Este cuadro se analizara en el prximo informe anual.

VIII RECOMENDACIONES

Como resultado del proceso de SEVRI/SiNEMJ-2014 se concluye: -Acoger en el transcurso del presente ao los Planes de Accin en las diferentes reas como medidas para poder administrar y dar seguimiento a los riesgos existentes. -Que se brinde un mayor apoyo por parte de la Administracin en pro de mejorar en recursos tanto materiales como fsicos, para el fortalecimiento del rea de control interno. -Que se realice una contratacin de una firma externa para la Profesionalizacin de los Manuales de Procesos Institucionales.



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Fuentes

Contralora General de la Repblica (2005) Directrices generales para el

establecimiento y funcionamiento del sistema especfico de valoracin del riesgo

institucional (SEVRI) D-3- 2005-co-DEFOE. Costa Rica.

Costa Rica (2008) Ley general de control interno. Contiene Manual de Normas

Generales de Control Interno de la Repblica y las Entidades y rganos sujetos

a su Fiscalizacin. Imprenta Nacional.

Costa Rica (2010). Ley N 8894 Creacin del Sistema Nacional de Educacin

Musical. Publicada en la Gaceta n 243 del 15 de Diciembre del 2010.

Centro de Investigacin Capacitacin de Administracin Pblica (2012) Pasos

para la Implementacin del SEVRI en los Procesos y Autoevaluacin

Institucional. Universidad de Costa Rica, Costa Rica.

Plan Operativo Institucional 2015 (POI), aprobado por Junta Directica del SiNEM

en Setiembre del 2014.

ANEXOS



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ANEXO 1 MATRICES PARA LA RECOLECCIN DE INFORMACIN PARA EL SEVRI

SISTEMA NACIONAL DE EDUCACION MUSICAL

AREA DE CONTROL INTERNO

SISTEMA ESPECFICO DE VALORACIN DEL RIESGO INSTITUCIONAL

Proceso Objetivo Categora Cdigo de Riesgo Fuente de Riesgo General Riesgo Descripcin del Riesgo



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Anlisis de Riesgos Identificados

Factor de Riesgo Consecuencias Impacto Probabilidad Exposicin del Riesgo



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Evaluacin de Controles existentes evaluacin del riesgo existente Control Est Documentado Se aplica actualmente Es efectivo para

minimizar el riesgo Prioridad Residual Afectacin Importancia



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Medidas de Administracin del Riego Existente

Variacin de nivel de riesgo con medidas existentes Anlisis Costo/ Beneficio

Aceptabilidad Resultados



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Nivel de Riesgo Aceptable y Tolerancia al Riesgo Indicador Descripcin del Indicador Tolerancia

informe_sevri-sinem_2014 (1).pdf

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