SECRETARIA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Línea Estratégica 5: Barbosa Eficiente con Buen Gobierno

Programa 5.3.2 Clima Laboral 5.3.4 Atención al Ciudadano

“Somos un equipo transformador”

PROGRAMAS Y PROYECTOS (OBJETIVOS) Actividad (objetivos de programa)

# de

actividades

programadas

Costo por

actividad

Recursos

Apropiados

Recursos

Programados

Actividades

Ejecutadas

EFICACIA

Act.ejecutada/Act.

programada

Elaborar, social izar e intervenir diagnóstico sobre las necesidades

ergonómicas y de herramientas técnicas y tecnológicas de la

institución en el cuatrienio

4 5.600.000 0 5.600.000 2 50%

Implementar el sistema General de Seguridad y Salud en el trabajo en

el cuatrienio1 15.000.000 0 10.200.000 1 100%

Ejecutar el sistema General de Seguridad y Salud en el trabajo en el

cuatrienio4 80.000.000 0 9.000.000 10 250%

Realizar semanas de seguridad y salud ocupacional en el trabajo con

sus respectivas actividades en el cuatrienio8 8.500.000 0 3.000.000 2 25%

Realizar jornadas de integración para los funcionarios y contratistas

en el cuatrienio4 45.000.000 0 45.000.000 1 25%

Realizar dotaciones de elementos ergonómicos (equipos de oficina,

mobiliario) en el cuatrienio4 500.000.000 0 5.000.000 1 25%

Realizar mediciones de cl ima laboral en el cuatrienio 2 1.700.000 0 1.700.000 2 100%

Elaborar estudio técnico de la modernización de la estructura y planta

de cargos de la administración municipal, manual de funciones,

procesos y procedimientos en el cuatrienio

1 121.800.000 121.800.000 121.800.000 1 100%

Realizar actividades orientadas al HACER en el cuatrienio 32 12.800.000 0 7 22%

Realizar actividades orientadas al SER en el cuatrienio 48 19.200.000 0 14 29%

Dar trámite a las PQRS recibidas en el cuatrienio 100% 0 0 0 410 64.87%

Adecuar y/o dotar la oficina de atención al usuario en el cuatrienio 1 0 0 0 0 0

5.3.2 CLIMA LABORAL

5.3.4 ATENCION AL CLIENTE

16.000.000

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA - TALENTO HUMANO

NIVEL / NATURALEZA

PERIODOLIBRE

NOMBRAMIENTO Y REMOCION

CARRERA ADMINISTRATIVA

PROVISIONALIDAD VACANTES TOTAL

DIRECTIVO 1 15 4 20

ASESOR 1 1 2

PROFESIONAL 2 2 18 22 44

TECNICO 4 10 23 7 44

ASISTENCIAL 2 11 18 7 38

TOTAL 2 24 23 59 40 148

MEDICIÓN DE CLIMA ORGANIZACIONAL

Objetivo: Analizar el estado de satisfacción de los servidores en su ambiente laboral, para el diseño de estrategias de intervención que favorezcan la productividad y el mejoramiento continuo de los procesos organizacionales.

Participantes: 85 servidores

Resultados: El nivel de satisfacción es del 82%

Asuntos a mejorar:

• Salud y seguridad en el trabajo

• Comunicación organizacional

• Programa de capacitaciones

PLAN DE CAPACITACIONES

• Modificación al Manual de Funciones y perfiles laborales Resolución 039 del 1de febrero 2017.

• Diagnóstico de la plata física para compra de mobiliario $252,000,000 yreparación de la plata física $47,000,000.

CAPACITACIONES ASISTENTES

Socialización Proceso de Modernización Administrativa 99

Nuevo Código de Policía y Convivencia Ciudadana 46

1er Encuentro de Comités de Convivencia laboral 2

Normatividad, deberes y derechos de la Brigada de Emergencia 15

Normatividad, deberes y derechos del COPAST 6

Normatividad, deberes y derechos del Comité de Convivencia Laboral 6

Charla "Actitud al 100% 122

Charla Manejo de estrés 58

TOTAL 354

ACTIVIDADES DE BIENESTAR LABORAL

• Atención del día de la Mujer

• Atención del día de la Secretaria

• Incentivos Laborales: Horarios especiales, día de cumpleaños, horas de estudio, permisos remunerados.

• Estímulos y reconocimientos individuales por la participación en las actividades de personal.

• “QUE TE MOTIVA” Actividad como control en el cumplimiento del horario.

GESTION ADMINISTRATIVA

ACCIONES / GESTIÓN VALORACION CUANTITATIVA

Reclamaciones Administrativas 10

Recursos de Reposición Reclamaciones administrativas 10

Derechos de petición 15

Apoyo con las respuestas a juzgados por acciones de tutela 5

Proyección de actos administrativos (licencias por luto, calamidades domésticas, sistema de evaluación de desempeño, entre otros)

18

Revisión, aprobación y tramite de liquidaciones de ex funcionarios10

Revisión y aprobación de hojas de vida de funcionarios a ingresar a la dependencia. 12

SG-SST: Decreto 1072 de 2015

SEMANA DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO “AUTOCUIDADO TRABAJO DE TODOS” DEL 24 AL 28 DE ABRIL DE 2017

• LUNES:

APERTURA DE LA SEMANA DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: 134 personas participantes

CARRERA DE OBSERVACION “AUTOCUIDADO TRABAJO DE TODOS”: socialización del SG-SST: 79 personas participantes.

• MARTES:

CAPACITACION PSIQUICOMEDIA “ACTITUD AL 100”: Asistencia 99 personas.

• MIERCOLES:

CAPACITACION MANEJO Y CONTROL DEL ESTRÉS: Asistencia de 58 personas.

• JUEVES

“CAMPAÑA ESTILO DE VIDA SALUDABLE”

RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD

• Total funcionarios atendidos en los servicios ofrecidos: 129

• Total funcionarios atendidos en optometría: 38

• Total funcionarios atendidos en examen de mama, próstata y citología (demanda inducida): 10

• Total funcionarios atendidos en promoción y prevención: 22

• Total funcionarios atendidos en higiene bucal: 18

• Total funcionarios atendidos en nutrición: 9

• Total funcionarios atendidos en medicinal general: 13

• Total funcionarios atendidos en fisioterapia: 19

• VIERNES

“DIA DE TRABAJO CON PAPA/MAMA”

Como celebración del día del niño se realizaron algunas actividades donde los niñospudieron interactuar con sus padres en su lugar de trabajo y disfrutaron de una tarde derecreación, dulces y helado, como parte del programa de incentivos de Bienestar Laboral.

EXAMENES MEDICOS OCUPACIONALES PERIODICOSJUEVES Y VIERNES 27 Y 28 DE ABRIL DE 2017

OBJETIVOCumplir con la normatividad 2346 del 2007 vigente en cuanto a la realización porparte de la empresa de los Exámenes Médicos Laborales Periódicos.

ALCANCE Inspeccionar y mitigar los estados físicos y ergonómicos causados en cada una de lasáreas de trabajo de cada empleado. Doctor: Miguel Miranda Hernández, MedicoLaboral con licencia 98598 en Seguridad y Salud en el trabajo. Para los dos díasconsecutivos (Jueves y Viernes).

60 personas atendidas

UNIDAD OPERATIVA ALMACEN E INVENTARIO• Registro de 19.586 bienes equivalente a un 70% del inventario total de bienes muebles

del municipio.

• Bienes inmuebles 186 predios y edificaciones, a la fecha hay 45 de ellos avaluados y con su respectivo registro fotográfico y respectiva ficha técnica.

• Aseguramiento de todo el parque automotor incluidas las volquetas y la maquinaria amarilla: en total 31 vehículos.

• Recolección de 1700 bienes aproximadamente, dados de baja y recogidos para su disposición final en: 3 Institución Educativas, 6 Centros Educativos rurales, en el Centro de Transformación y en las Instalaciones del CAM y del CAS.

• La compañía de seguros SURAMERICANA realizo el pago la póliza de fraude de empleados del municipio de Barbosa, por un valor de $129.113.447.

• El gasto de combustible está estable en comparación con el año 2016. Dicho gasto se aumentará en un 30% por la compra de la maquinaria amarilla y las volquetas.

OPTIMIZACIÓN RECURSOS COMPUTO, WIFI Y TELEFONIA

ANALISIS Y DEPURACIÓN DE GASTOS ADMINISTRATIVOS:

• AHORRO MES WIFI: $1’205.094

• AHORRO MES TELEFONÍA: $672.547

• AHORRO MES EPM: $400.000

• TOTAL : $2’277.641

PROCESOS CONTRATUALES EN EJECUCIÓN:

• REALIZACIÓN DEL INVETARIO DE EQUIPOS DE COMPUTO

• MODERNIZACIÓN DE LA PLANTA TELEFÓNICA CON NUEVA TECNOLOGICA

• LEGALIZACIÓN DEL ANTIVIRUS Y LICENCIAS DE SEGURIDAD DE DATOS Y ACCESO

• CREACION DEL PUESTO DE ATENCION A LA COMUNIDAD

ATENCION A LA COMUNIDAD - PQRSF

MES N° PQRSF

ENERO 79

FEBRERO 95

MARZO 130

ABRIL 89

TOTAL 393

TIPO CANTIDAD

PETICION 318

QUEJA 31

RECUERSO DE REPOSICION 5

FELICITACIONES 2

TUTELAS 37

TOTAL 393

81%

8%

1%

1%

9%

PQRSF por tipologia

PETICION

QUEJA

RECUERSO DEREPOSICION

FELICITACIONES

DEPENDENCIA N° PQRSF

DESPACHO DEL ALCALDE 31

SECRETARIA DE SALUD, PROTECCIÓN SOCIAL Y

DESARROLLO COMUNITARIO

10

SECRETARIA DE GOBIERNO Y CONVIVENCIA

CIUDADANA

35

SECRETARIA DE HACIENDA 30

SECRETARIA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 25

DEPARTAMIENTO ADMINISTRATIVO DE

PLANEACION

102

SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA 4

SECRETARIA DE DESARROLLO AGROPECUARIO

Y AMBIENTAL

3

SECRETARIA DE MOVILIDAD 151

INDER Y CONCEJO 2

TOTAL 393

8%3%

9%

8%

6%

26%

1%1%

38%

0%

PQRSF por Dependencia

Despacho Del Alcalde

Secretaria De Salud, Protección Social Y Desarrollo Comunitario

Secretaria De Gobierno Y Convivencia Ciudadana

Secretaria De Hacienda

Secretaria De Servicios Administrativos

Departamiento Administrativo De Planeacion

Secretaria De Educacion Y Cultura

Secretaria De Desarrollo Agropecuario Y Ambiental

Secretaria De Movilidad

Inder Y Concejo

SOLICITUD CANTIDAD

CUMPLIMIENTO DE TERMINOS. 325

SIN CONTESTAR EN LOS TERMINOS LEGALES. 62

PENDIENTES POR CONTESTAR Y CON

VENCIMIENTOS DE TERMINOS.

6

TOTAL 393

83%

16%

1%

Por oportunidad de respuesta

CUMPLIMIENTO DE TERMINOS.

SIN CONTESTAR EN LOS TERMINOS LEGALES.

PENDIENTES POR CONTESTAR Y CON VENCIMIENTOS DE TERMINOS.

Apertura del puesto de ATENCIÓN AL CUIDADANO, a partir del mes de mayo e implementación del manual de ATENCION AL USUARIO.

¡GRACIAS!