informe requisitos pa para copep - modelo de referencia

Modelo de Referencia

REQUISITOS GENERALES PARA PROMOTORES ASOCIADOS

1. Contrato entre Promotor Asociado (PA) y Promotor con licenciaa. Contacto recomendado: Sra. Janet Ocasio, Asistente de COPEP; Sra. Yetzaira o

Wanda Lugo de OSPEP.b. El contrato debe especificar lo siguiente:

i. Condiciones / Cláusulasii. Término (24 meses)

iii. Información de Promotor Asociado y Promotor con licencia1. Nombres completos2. Direcciones Postales y Físicas3. Números de Teléfonos4. Seguro Social de los individuos5. Número de Licencia del Promotor 6. Número de colegiado del Promotor con licencia

2. Incorporación de empresas a. PAs interesados en crear una corporación que realice labor similar a la de sus

operaciones, debe realizar las siguientes gestiones:i. Ir al Departamento de Estado en Viejo San Juan o Plaza Las Américas para

gestionar y obtener los siguientes1. Certificado de Registro y Certificado de Incorporación

a. COSTO: $150.00ii. Solicitar un número de Seguro Social Patronal o EIN (Employer

Identification Number)1. Es recomendable realizar la gestión por internet, ya que recibirá el

número de inmediato, contrario a realizar la gestión por teléfonoa. Link del sitio web para solicitar el EIN

i. https://sa2.www4.irs.gov/modiein/individual/ legal-structure.jsp

iii. NOTA: Para solicitar cualquier documento requerido a una corporación, de los presentados en el punto 3 en adelante, el Presidente o Representante de la corporación deberá presentar una carta donde la corporación le autoriza a él (ella) a solicitar y obtener el(los) documento(s) requerido(s), aunque el PA sea el único dueño o Presidente de la Corporación.

3. Certificación de Registro como Promotor Asociado en COPEP a. Contacto recomendado: Sra. Janet Ocasio, Asistente de COPEP.b. Llevar contrato original entre PA y el promotor licenciado, y una copia.c. Recibir orientación sobre el uso correcto del logo de COPEP, multas, entre otras.

i. Multa de $500.00 por no hacer uso del logo de COPEP en la promoción de los eventos.

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https://sa2.www4.irs.gov/modiein/individual/legal-structure.jsp

https://sa2.www4.irs.gov/modiein/individual/legal-structure.jsp


4. ID de COPEPa. Se la entregarán al momento de someter la documentación para registrarse y

certificarse como PA ante COPEP.

5. Certificado y Registro de Comerciantea. Contacto: Oficina de Recaudaciones (IVU), División de Servicios al Comerciante de

Hacienda de la Región o Distrito donde resida el PA.i. Contactos recomendados:

1. OESTE – Sr. Roberto Guardiola, Oficina del IVU, Hacienda, Centro de Gobierno, Mayagüez.

2. METRO – Sra. Yetzaira, Asistente de OSPEP o Sra. Wanda Lugo, Supervisora de OSPEP, Hacienda, Ave. Kennedy.

ii. El documento a llenar es el Modelo SC 2914 1. Link del formulario en la red, para ser impreso

a. http://www.hacienda.gobierno.pr/downloads/pdf/ formularios/SC%202914.pdf

b. Multas de Hacienda i. $10,000.00 por evento al individuo(s), corporación(es) y local(es) que

lleve a cabo un evento como Promotor, sin tener las debidas certificaciones, permisos y registros.

c. El individuo que tenga una corporación vendrá obligado a gestionar dos Certificados de Registro de Comerciante: uno para la corporación y otro para el individuo.

i. Llevar original y copia de los siguientes:1. Contrato entre el PA y el Promotor con licencia.2. Certificación de Registro en COPEP3. ID de COPEP4. Licencia de Conducir5. Tarjeta Seguro Social 6. Registro de la corporación, de aplicar.7. Certificado de incorporación, de aplicar.8. Carta del IRS de la corporación que confirme el número de Seguro

Social Patronal o EIN de la corporación, de aplicar.ii. Ambas certificaciones deben ser llenadas con las mismas especificaciones:

1. Llenar certificaciones como Agente NO retenedora. IGNORAR el punto 12 del documento interno de OSPEP

“Documentos a someter para registrarse como Promotor Asociado de Espectáculos Públicos - PARA PROMOTORES ASOCIADOS” (ver Anejo), donde se indica se debe llenar la certificación como Agente Retenedor. Ellos le indicarán verbalmente que NO es así, si llenan en los encasillados 10 y 23 de la Solicitud de Certificado de Registro de Comerciante como que el volumen esperado de ganancias será de $40,000 al final del año.

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http://www.hacienda.gobierno.pr/downloads/pdf/formularios/SC%202914.pdf



2. Sugerencias de Hacienda, confirmadas, para llenar encasillados importantes:

a. Encasillados 10 y 23 – escribir $40,000.00b. Encasillado 15 – marcar “NO”c. Encasillado 19 – escribir 71130 (clasificación

correspondiente a Promotores de Espectáculos)3. Se le expedirá una copia provisional de la Solicitud llenada y el

Certificado le llegará en cuatro a seis semanas, por correo postal, de color ROJO, no verde, ya que no retiene.

6. Registrarse como Promotor en OSPEP a. Contacto: OSPEP, Depto. de Hacienda, Ave. Kennedy.

i. Sra. Yetzaira, Asistente OSPEP.ii. Sra. Wanda Lugo, Supervisora OSPEP.

b. Multas de Hacienda i. $10,000.00 por evento al individuo(s), corporación(es) y/o local(es) que

lleve a cabo un evento como Promotor, sin tener las debidas certificaciones, permisos y registros.

c. Requisitos y dónde puede conseguir cada documento solicitadoi. Debe entregar los documentos requeridos con la hoja de OSPEP

“Documentos a someter para registrarse como Promotor Asociado de Espectáculos Públicos - PARA PROMOTORES ASOCIADOS” (ver Anejo).

ii. El PA debe llevar completada la Parte I de la Solicitud de la Licencia de Promotor de Espectáculos Públicos (Modelo SC-2061)

1. Link del formulario en la red, para ser impreso.a. http://www.hacienda.gobierno.pr/downloads/pdf/

formularios/SC%202061.pdfiii. Certificado de Buena Conducta del PA

1. Cuartel de la Policía de Puerto Rico2. Costo: $1.50 en sellos de Colecturía

iv. Certificación Negativa de Deudas del PA1. Colecturías, Hacienda

v. Certificación de Radicación de Planilla de Contribución sobre Ingresos del PA

1. Colecturías, Hacienda2. Costo: $5.00

vi. Certificación negativa de deuda en ASUME1. ASUME del municipio o Región del PA

vii. Copia de la última planilla de contribución sobre ingresos del PA1. Mostrar original

viii. Seguro Social1. Original y copia

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ix. Dos fotos 2”x2”1. En el documento de OSPEP lee “Dos fotos 2x2, tipo Pasaporte”,

cuando el tamaño pasaporte es MAYOR al 2”x2”. El tamaño aceptado por OSPEP es el 2”x2” y es más económico que el tipo Pasaporte.

a. Costo: alrededor de $6.00 a $7.00x. Documento o ID que confirme mayoría de edad del PA, en copia y original

1. Licencia de Conducir y/o Certificado de Nacimientoxi. Estado de situación financiera del PA

1. Se recomienda que sea llenado por un Contable o CPA, pero puede ser llenado por el individuo.

a. Favor notar que OSPEP no tiene conocimiento del origen o lugar donde se puede conseguir el documento requerido. Se recomienda lo lleven ya completado. El mismo se encuentra por internet.

i. Estado de situación financiera de individuos (Modelo SC 3325)

1. Link del formulario para imprimirloa. http://

www.hacienda.gobierno.pr/downloads/pdf/formularios/SC%203325.pdf

xii. Certificado de Registro de Comerciante como Agente Retenedor1. Según OSPEP, NO APLICA a PA ser Agente Retenedor. Ver punto 5.

a. Deberá someter el Certificado de Registro de Comerciante como Agente NO Retenedor

i. De no haberlo recibido aún por correo postal, OSPEP acepta la copia de la Solicitud de Certificado de Registro de Comerciante que se le entrega al PA de forma provisional mientras recibe el documento por correo.

2. Deberá someter original y copia.xiii. Contrato con el promotor licenciado

1. Original y copia.a. Asegurarse de que el contrato cumple con los requisitos

de OSPEP presentados en el punto 1 de este documento.

7. Patente Municipala. Contacto: Oficina de Patentes del Municipio (Alcaldía) donde efectuará

operaciones el PA y/o su corporación.b. Los requerimientos pueden variar de Municipio en Municipio, por lo que el

siguiente es un ejemplo de los documentos requeridos a esta servidora.i. El individuo que tenga una corporación vendrá obligado a gestionar dos

patentes: una para la corporación y otra para el individuo.1. Llevar original y copia de los siguientes

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a. Para solicitar Patente Municipal del PA como Comerciante Individuo

i. Certificación de Registro de Comercianteii. Seguro Social

iii. ID de COPEPiv. Certificación de Registro en COPEPv. Comprobante de Dirección postal y residencial del

comerciante 1. Talonario de agua, luz o teléfono

vi. Dirección de la oficina principalvii. Teléfono de la oficina principal

viii. Fecha de comienzo de operaciones del comerciante

ix. Si efectuará operaciones desde un lugar arrendado, copia del contrato de arrendamiento

x. Si es propietario del lugar desde donde operará, copia de las escrituras de la propiedad.

xi. Permiso de uso expedido por ARPExii. Certificaciones de Hacienda

1. No deuda2. Radicación de Planillas

xiii. Certificación de Deuda del CRIM1. Costo: $2.00

xiv. Contrato de compra – ventas, si aplicaxv. Planillas de contribución sobre ingresos de los

pasados cinco años.b. Para solicitar Patente Municipal de una Corporación

i. Certificación de Registro de Comerciante de la corporación

ii. Seguro Social Patronal (Carta IRS)iii. ID de COPEPiv. Certificación de Registro en COPEPv. Comprobante de Dirección postal y residencial de

la corporación 1. Talonario de agua, luz o teléfono

vi. Comprobante de Dirección postal y residencial del Presidente

1. Talonario de agua, luz o teléfonovii. Dirección de la oficina principal

viii. Teléfono de la oficina principalix. Fecha de comienzo de operaciones x. Si efectuará operaciones desde un lugar

arrendado, copia del contrato de arrendamientoxi. Si la corporación es propietaria del lugar desde

donde efectuará operaciones, copia de las escrituras de la propiedad.

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xii. Permiso de uso expedido por ARPE

xiii. Certificaciones de Hacienda 1. No deuda2. Radicación de Planillas

a. Costo: $5.00xiv. Certificación de Deuda del CRIM

1. Costo: $2.00xv. Contrato de compra – ventas, si aplica

xvi. Planillas de contribución sobre ingresos de la corporación de los pasados cinco años.

xvii. Planillas de de contribución sobre ingresos del Presidente de los últimos cinco años.

xviii. Planillas de los socios en caso de sociedad o corporación doméstica.

8. Seguro de Responsabilidad Públicaa. Contacto: Agencia o Agente de Seguros

i. Costo estimado: $500.00 en adelante, por año.ii. Cubre: hasta un millón de dólares, eventos pequeños y medianos de hasta

dos mil personas.iii. Debe endosar al Promotor licenciado y la corporación de éste(a), de

aplicar.b. NOTA: El PA debe asegurarse de contratar servicios (luces, artistas, sonidos,

tarimas, entre otros) que tengan su propio seguro.i. El PA debe asegurarse de mantenerse en contacto con su asegurador para

notificarle cada evento y localidades, así como de cualquier cambio en cantidad de público o lugar, para adquirir el(los) seguro(s) que mejor se ajuste(n) a la realidad de cada evento.

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NOTAS IMPORTANTES Y RECOMENDACIONES

1. Carpeta de permisos y certificaciones del PAa. El PA debe crear una carpeta, tipo “binding folder”, donde mantenga en micas

transparentes todos sus documentos originales: permisos, certificaciones, registros y demás con una a dos fotocopias.

i. En cualquier momento o lugar le puede ser requerido entregar una copia y mostrar algún original.

1. De no tenerlas accesibles, podría perder su turno en cualquier lugar o agencia para realizar una gestión que le puede tomar un día completo.

2. Solicitud de documentos para una corporación a. Para solicitar cualquier documento, en cualquier agencia u oficina, el PA deberá

presentar una carta donde la corporación autoriza al Presidente o Representante de la misma (PA) a solicitar y obtener el(los) documento(s) que usted solicita (ejemplo: Certificación de No Deuda en Hacienda de la corporación).

i. Aunque el PA sea el único dueño o Presidente de la Corporación, la carta le será requerida en conjunto con varias identificaciones, tales como:

1. Carta del IRS con el número de Seguro Social Patronal o EIN de la corporación

2. Seguro Social del Presidente de la Corporación3. ID del Presidente de la Corporación

3. Refrendo de boletosa. El Refrendo de boletos se realiza en la misma oficina donde se gestiona el

Certificado de Registro de Comerciante, en Hacienda.b. Le pueden requerir por vez primera, si no le conocen, original y copia de su

contrato con el Promotor licenciado, todos sus permisos y certificaciones, IDs y demás.

c. En los boletos debe aparecer la siguiente informacióni. Enumeración de los boletos

ii. Nombre del PA, su DBA y/o logoiii. Fecha, hora y lugar del eventoiv. Costo por boleto

1. Costo del boleto ___2. IVU Estatal (6%) ___3. IVU Municipal (1%) ___4. Costo total ____

v. Según COPEP, no es necesario incluir el logo del Colegio en los boletos ya que no lo consideran promoción, pero puede agregarse de interesarlo.

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1. De no agregarlo, no incurrirá en la penalidad de $500.00 de COPEP.

d. El refrendo debe realizarse 10 días o más, previo a cada evento, para evitar incurrir en una penalidad de $25.00 por evento refrendado tardíamente.

i. Ver Anejo: DA-06-07, Refrendo de boletos, del 11 de septiembre de 2006.e. Debe solicitarle al Técnico de Hacienda que escriba en “Observaciones” lo

siguiente: Evento de Promotor Asociado, Fulano de Tal.f. De cancelarse un evento, el PA debe presentarse a la oficina donde refrendó los

boletos para cancelar el evento en el sistema de Hacienda.

4. IVU a. IVU Estatal 6% e IVU Municipal 1%, de los boletos vendidos.b. El pago se realiza los días 1 al 5 del siguiente mes.

i. Ya que el Promotor Asociado no es tenedor de licencia de Promotor ante Hacienda, el PA no es el ente que debe pagar los IVU, según OSPEP y COPEP.

1. El PA le entregará o enviará al Promotor con licencia el total de los IVUs (7%) para que el Promotor con licencia realice los debidos pagos.

5. Patente Municipal a. El PA recibirá una Patente Provisional primeramente.b. Pago de Patente

i. 0.005% de las ganancias presentadas a dicha oficina en las fechas recomendadas.

1. Todas las corporaciones y/o individuos deberán presentarse a la Oficina de Patentes durante los primeros quince días de enero, para informar sus ganancias y presentar prueba de las mismas.

2. Aquellos individuos y/o corporaciones que logren $5,000 o más de ganancias al 31 de diciembre, deberán pagar el 0.005%.

a. Verificar con la Oficina de Patentes de su Alcaldía para más detalles.

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PROCEDIMIENTOS Y RECOMENDACIONES DE OSPEP

La Sra. Yetzaira, Asistente de la Sra. Wanda Lugo (Supervisora de OSPEP), notificó durante el mes de julio de 2009 que los siguientes son los requerimientos de dicha oficina para los Promotores con licencia y los PA:

1. Requisitos del contrato entre el PA y el Promotor con licenciaa. Condiciones / Cláusulasb. Término (24 meses)c. Información de Promotor Asociado y Promotor con licencia

i. Nombres completosii. Direcciones Postales y Físicas

iii. Números de Teléfonosiv. Seguro Social de los individuosv. Número de Licencia del Promotor

vi. Número de colegiado del Promotor con licencia

2. Boletos de PA y refrendosa. El Promotor con licencia debe expedir una carta con toda su información,

autorizando al PA a refrendar boletos a su licencia por el término del contrato.b. Los boletos deben estar enumerados.c. Debe aparecer el nombre del Promotor con Licencia y su número de licencia en el

boleto.d. Debe aparecer el logo del Promotor con licencia y/o su corporación.e. Debe aparecer en alguna parte del boleto “Promotor Asociado: Fulano de Tal”f. Costo del boleto, incluyendo IVUs y el Total del mismo.

3. Requisitos para PA en la promoción/publicidad de sus eventosa. Incluir el nombre del Promotor con licenciab. Incluir el logo del Promotor con licencia y/o el de su corporaciónc. Debe mencionarse en la promo “Promotor Asociado: Fulano de Tal”

4. Fianza de Haciendaa. No le corresponde al PA adquirirla ya que no es tenedor de licencia de Promotor

ante Hacienda.

5. IVUsa. No le corresponde al PA pagar los IVUs, ya que no es tenedor de licencia de

Promotor ante Hacienda.i. Los eventos van directamente a la licencia del Promotor primario.

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ii. El PA debe entregarle al Promotor con licencia el monto correspondiente a los IVUs (7% en total), de lo vendido en boletos, para que el segundo sea quien realice los pagos correspondientes.

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informe requisitos pa para copep - modelo de referencia

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