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Universidad Autónoma de

chileFactibilidad de Instalación NUBOX

Factibilidad de Instalación NUBOX 2015

Introducción

A continuación se detalla un informe respecto a la factibilidad de instalación del software y hardware considerado para la empresa escogida.

Dentro de este se podrá ver beneficios esperados post instalación y puesta en marcha, lo que incluye el área administrativa, permitiendo llevar un control de los egresos e ingresos, formalizarse y tener mayor presencia en el mercado, al ser una empresa organizada en estos aspectos.

Dejamos a disposición del lector, el sistema escogido, junto a costo asociado, características del sistema en cuanto a conexión y otros.

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ContenidoIntroducción.......................................................................................................................................2

Beneficios esperados.........................................................................................................................4

Recurso Humano a cargo del sistema................................................................................................4

¿Cómo están definidos los usuarios del sistema?..........................................................................5

Supervisor:.........................................................................................................................5

Digitador:...........................................................................................................................5

Revisor:..............................................................................................................................5

Características del sistema.................................................................................................................5

Características del hardware a utilizar...............................................................................................6

¿Qué hace diferente a Nubox?.......................................................................................................6

Servicios y planes a contratar..................................................................................................6

1. Contabilidad.......................................................................................................................7

I. Valores...............................................................................................................................7

i. Funcionalidad........................................................................................................................7

2. Remuneraciones................................................................................................................8

I. Valores...............................................................................................................................8

i. Funcionalidad........................................................................................................................8

3. Factura Electrónica............................................................................................................9

I. Valores...............................................................................................................................9

i. Funcionalidad........................................................................................................................9

Conclusión........................................................................................................................................11

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Beneficios esperados

A modo general se espera optimizar los procesos administrativos, que permita agilizar proceso de crecimiento con herramientas y soluciones eficaces al alcance de las pequeñas empresas.

Hoy se dispone acudir a este tipo de sistema ya que se disminuye tiempo de trabajo manual en estas tareas, dada la facilidad del sistema y rapidez en poder utilizar.

La parte contable siempre es vital para una empresa, ya que nos permite llevar el control de Ingresos, egresos, respaldo de comprobantes, obtener reportes, etc.

La parte de las remuneraciones permitirá llevar un gestión eficiente de los pagos a los empleados, cumpliendo con todas las normas legales.

Por último la empresa ya se encuentra realizando facturación manual, por lo que es un plus que esta pese a no tener la obligatoriedad aún, comience a realizarlo en forma electrónica.

Beneficios EsperadosOptimización de procesos administrativos

El contar con este tipo de sistema agilizara los procesos que anteriormente se llevaban en forma manual, evitando errores al digitar 2 veces la misma información.

Accesibilidad

Por medio de internet, pueden conectarse desde todo el mundo. Ante algún corte de luz en el lugar donde se almacena el sistema y la información, Nubox se encuentra ubicado en forma estratégica en el sector de Santiago donde se repone a la brevedad. (Esto por estar cerca de la moneda).

Bajo costoPor 3 Servicios se accede hasta un 15 % de descuento (previa autorización de jefaturas), esto significa que por la contratación de los sistemas requeridos, se pagaran UF 8.67 (IVA Incluido)

Seguridad de la información

Tendremos la información con respaldo, ante cualquier eventualidad, esto nos da mayor seguridad.

Recurso Humano a cargo del sistema

Por ser una microempresa con visión y en proceso de crecimiento, dado la facilidad del Sistema, se harán cargo en primera instancia dos personas, para los cuales Nubox requiere los siguientes datos:

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Servicios a ContratarSupervisorRutE-mailRevisorRutE-mail

¿Cómo están definidos los usuarios del sistema?

Supervisor:Accede a todos los módulos del sistema: MAESTROS, MOVIMIENTOS, REPORTES, UTILITARIOS. Puede realizar todas las operaciones disponibles del sistema, tales como: Crear o eliminar empresas, modificar planes de cuenta y parámetros generales, ingresar movimientos y comprobantes, realizar centralizaciones y traspasos, generar, guardar e imprimir reportes.

Digitador:Accede a los módulos MOVIMIENTOS Y REPORTES. Permite ingresar y modificar movimientos de compras, ventas, comprobantes de Ingreso – Egreso y Traspaso, permite la obtención de informes a través de los módulos de reportes tanto en pantalla como en planilla de cálculo como Excel y PDF. Este usuario no tiene el atributo de modificar y/o alterar las configuraciones del modulo de MAESTROS.

Revisor:Solo accede al módulo REPORTES. Puede generar, guardar e imprimir reportes.

Características del sistema

En relación a los requerimientos mínimos de Hardware y Software, Nubox hace referencia en contrato a:

1. Internet Explorer 6.0 o superior.2. Acrobat Reader 6.0 o superior.3. Conexión a internet de banda ancha.4. PC IBM compatible, CPU 200MHZ o superior, 128 MB de memoria RAM o superior.

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Características del hardware a utilizar

¿Qué hace diferente a Nubox?

100% WebConexión desde cualquier lugar, acceso a toda hora, actualizaciones normativas automáticas.

Cero ImplementaciónNo requiere instalaciones de ningún tipo, fáciles de usar, puede empezar a trabajar en horas y no en días o semanas.

Especial atención en la labor del contadorPensando en los que cuentan, soluciones prácticas y estándares, orientadas a mejorar la eficiencia y optimizar la relación empresa-contador.

Nuestros clientes e historia nos avalanMás de 2400 clientes, 6000 usuarios, 12000 empresas trabajan con nuestras soluciones.(Cifra triplicada en la actualidad).

Bajo costo mensualFactura electrónica: Valores desde 0,7 UF (IVA incluido). Contabilidad y Remuneraciones : Valores desde 1,6 UF IVA incluido c/u.

Soporte telefónico de primer nivelSoporte telefónico incluido en el valor mensual, con atención personalizada en horario de oficina, que resuelve de verdad los problemas de los clientes. De ellos, el 98% manifiesta estar satisfecho o muy satisfecho con el servicio.

Seguridad de la informaciónMantenemos un esquema diario de respaldos y un plan de contingencia que garantiza la disponibilidad del servicio y la conservación der los datos aún en caso de eventos catastróficos.

Servicios y planes a contratar

Para el tipo de empresa y proyección que tienen, se implementarán los sistemas de Contabilidad, Remuneraciones y Factura Electrónica. Esto permitirá centralizar liquidaciones, documentos tributarios en la contabilidad de forma automática.

A demás por cada servicio contratado, se accede a una capacitación en dependencias Nubox, para 1 usuario de forma gratuita.

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1. Contabilidad

I. Valores

Tipo de Plan Usuarios Incluidos Tarifa Mensual (UF IVA Inc.)

Plan Inicio 1 Supervisor y 1 Revisor 1,6Plan Básico 1 Supervisor, 1 Digitador, 1 Revisor 2,1Plan Medio 1 Supervisor, 3 Digitador, 1 Revisor 2,9Plan Avanzado 1 Supervisor, 6 Digitador, 1 Revisor 3,7

i. Funcionalidad

a. Multiempresa, Permite administrar múltiples empresas.

b. Multiusuario, Permite a múltiples usuarios trabajar de manera simultánea.

c. Módulos de administración de: Empresas Planes de Cuentas Cuentas corrientes (Ej. Proveedores, Clientes) Centros de Costos Conciliación Bancaria Definición de Impuestos adicionales Asientos Contables predefinidos Asientos Contables

d. Movimientos Contables Ventas y Compras Centralización de Ventas y Compras automática o manual Cartolas Traspaso de Apertura Tesorería de clientes y proveedores

e. Múltiples Reportes Diario General y Mayor Balances (mensuales y acumulados): Clasificados, Comprobación,

8 Columnas. Estado de Resultados

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Libro de Ventas y Compras Estado y Saldo de Cuentas Corrientes Conciliación Bancaria Indicadores Financieros Libros contables exportables a Excel

2. Remuneraciones

I. Valores

Tipo de Plan Usuarios Incluidos Tarifa Mensual (UF IVA Inc.)

Plan Inicio 1 Supervisor y 1 Revisor 1,6Plan Básico 1 Supervisor, 1 Digitador, 1 Revisor 2,1Plan Medio 1 Supervisor, 3 Digitador, 1 Revisor 2,9Plan Avanzado 1 Supervisor, 6 Digitador, 1 Revisor 3,7

i. Funcionalidad

a. Multiempresa, Permite administrar múltiples empresas.

b. Multiusuario, Permite a múltiples usuarios trabajar de manera simultánea.

c. Módulos de administración de: Haberes y Descuentos fijos y variables Departamentos Funcionarios Liquidaciones de sueldo de tipo mensual Documentos Jurídicos (Contratos y Finiquitos) Comprobantes Feriados Movimientos Previsionales

d. Certificados, Permite obtener sin costo adicional el certificado de honorarios 1887.

e. Múltiples Reportes: Libro o Remuneraciones Planillas previsionales (AFP, Isapres, INP) Liquidaciones de sueldo

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Certificado anual de renta Planilla de Instituciones de seguridad Anexo caja de compensaciones Nominas de pago para bancos Generación para Previred y Cajas de compensación La Araucana

y Los Andes

f. Otras características Distintos tipos de sueldo base Seguro de Cesantía y APV Valores de IPC, UTM, comisiones de AFP, tramos de impuesto,

tasas de cotización, valores de asignación familiar, etc. Información siempre al día y provista en forma centralizada por

Nubox.

3. Factura Electrónica

I. Valores

Tipo de Plan por rango DTE

mensual

Tarifa Mensual (UF IVA Incl.)

DTE adicional fuera de rango (UF IVA Incl.)

Plan 0 - 40 0,70 0,019Plan 41 - 100 1,20 0,013Plan 101 - 200 1,70 0,009Plan 201 - 300 2,20 0,008

i. Funcionalidad

a. Multiusuario, Permite a múltiples usuarios trabajar de manera simultánea.

b. Módulos de Configuración: Formato de Documentos (Logo e imagen publicitaria) Certificado Digital Maestros Clientes Productos y Servicios

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c. Procesos Masivos

Carga de documentos tributarios electrónicos de manera masiva para su emisión

Carga de documentos en libro de compra y de venta

d. Módulos de Movimientos: Recepción de documentos y emisión de comprobantes Emisión de documentos tributarios electrónicos (DTE) Envíos al SII automatizado de DTE emitidos Despacho por correo electrónico de DTE Control de documentos recibidos por el cliente

e. Reportes: Libro de Compra Libro de Venta Libro de Guías de despacho Libro de boletas Documentos Tributarios Electrónicos

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Conclusión

En términos de factibilidad, es decir de la disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas señalados, podemos decir que:Si bien el estudio de factibilidad, es una de las primeras etapas del desarrollo de un sistema informático, este incluye objetivos, alcances y restricciones sobre el sistema, además de un modelo lógico de alto nivel del sistema actual. A partir de esto, se crean soluciones alternativas para el nuevo sistema, analizando para cada una de éstas, diferentes tipos de factibilidades. Los tipos de factibilidades básicamente son:

Factibilidad técnica: si existe o está al alcance la tecnología necesaria para el sistema. Factibilidad económica: relación beneficio costo. Factibilidad operacional u organizacional: si el sistema puede funcionar en la organización.

Para cada solución factible, se presenta una planificación preliminar de su implementación. Estos resultados se entregan a la gerencia, quienes son los que aprueban la realización del sistema informático. Dado el tipo de empresa, proyecciones de crecimiento y tipo de sistema cotizado, resulta altamente factible, esto ya que:La implementación tecnológica es mínima v/s los beneficios a adquirir, en esto se requieren al menos 2 PC. En cuanto a lo económico pudimos ver que el costo de los 3 sistemas será de UF 3,315 mensual (IVA Incl.). Lo que al año corresponde a $992.000 aprox. Monto totalmente cubrible dado los egresos de esta.Por último el sistema funcionará de manera efectiva en la organización, ya que está pensado para pequeñas y medianas empresas, además se cuenta con un servicio de orientación y guía en forma total durante los 3 primeros meses desde la contratación y posteriormente con un equipo calificado de soporte.

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