informe pormenorizado de control interno a marzo …...informe sobre el estado del control interno...
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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO
LEY 1474 DE 2011
PERIODO EVALUADO 12 DE NOVIEMBRE DE 2016 AL 11 DE MARZO DE 2017
Teniendo en cuenta que la Ley 1474 en su Artículo 9, habla de los reportes que se deben
realizar por parte de las Oficinas de Control Interno en las entidades, se elaboró el presente
informe sobre el estado del Control Interno en el periodo que va del 12 de noviembre de
2016 al 11 de marzo de 2017. Los resultados de la entidad se describen tanto en los avan-
ces, como en las dificultades que se han presentado para el logro de los Objetivos Misiona-
les y del Plan de Desarrollo de la actual administración. Como parte del desarrollo del con-
trol interno y a la par de la finalización del programa Anual de Auditorias del año 2016 y del
inicio del mismo en el año 2017, se han obtenido por parte de la Oficina de Control Interno
los informes de auditorías, evaluaciones, seguimientos y monitoreos; que la Oficina ha gene-
rado al interior del Instituto; los Planes de Mejoramiento de carácter interno, elaborados por
las diferentes dependencias, con seguimiento en procura de la permanente mejora del Insti-
tuto. Adicional a lo anterior, es importante resaltar que las diferentes dependencias también
han generado por iniciativa propia acciones correctivas y oportunidades de mejora que se
traducen en una corrección de desviaciones que se puedan haber presentado en el periodo
evaluado.
La Alta Dirección ha valorado, el papel estratégico de la Oficina de Control Interno, acatan-
do en su mayoría las sugerencias y recomendaciones fruto de las Auditorias y Evaluacio-
nes preventivas en tiempo real, lo que ha permitido fortalecer el Sistema de Control Interno.
Finalmente la Oficina de Control Interno solicitó información de los avances que han tenido
las dependencias del Instituto para cada uno de los módulos, componentes y elementos del
Modelo Estándar de Control Interno – MECI, adoptado por el Estado Colombiano mediante
el Decreto 1083 de 2015, con el fin de apoyar el informe con datos actualizados y que han
sido generados por el IDRD, las siguientes son las dependencias que han facilitado infor-
mación: Secretaría General – Área de Atención al Ciudadano y Apoyo a la Contratación,
Oficina Asesora de Planeación, Oficina Asesora de Comunicaciones y Subdirección Admi-
nistrativa y Financiera - Área de Talento Humano y Área Financiera.
1. MODULO CONTROL DE PLANEACION Y GESTIÓN
1.1. Componente – Desarrollo del Talento Humano
En este componente que hace parte del Módulo de control de Planeación y Gestión,
se observan elementos como los “Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos, adi-
cionalmente el elemento “Desarrollo del Talento Humano”. El IDRD, tiene en el Apli-
cativo ISOlucion, los actos administrativos que soportan la adopción de los princi-
1
pios y valores de la entidad; los desarrolla publicándolos en el aplicativo para cono-
cimiento de los funcionarios, adicionalmente se encuentran cada una de las activi-
dades que desarrolla el elemento de Talento Humano.
Sugerencia: La Oficina de Control Interno recuerda la necesidad que las estrate-
gias de socialización de éstos principios y valores del Ideario Ético, deben tener una
programación y divulgación; donde, las Áreas correspondientes deben actualizar y
mostrar los logros que se realizan en cuanto a estos temas en el aplicativo ISOlu-
cion, en espacios de participación de los servidores públicos y en otros mecanismos
de difusión. Adicionalmente se han realizado actividades con respecto a los temas
de gestores éticos, que no están en el informe enviado por Talento Humano.
Avances de las dependencias
Registro de las capacitaciones, inducciones, re-inducciones realizadas (tema, objetivo y fe-
cha que se realizó).
REGISTRO DE CAPACITACIONES – 12 DE NOVIEMBRE DE 2016 AL 11 DE MARZO DE2017
Temas Objetivo Fecha
Acuerdo 565 de 2016
Divulgar y socializar el Sistema
Tipo de Evaluación del Desempe-
ño Laboral de los Empleados Pú-
blicos de Carrera Administrativa y
en Periodo de Prueba
Noviembre 10 de 2016
Gestión Documental Base de la
Transparencia - Foro Soy10
Concientizar a los servidores públi-
cos de su responsabilidad sobre la
autenticidad, integridad, fiabilidad y
disponibilidad de los documentos
en soportes físicos y electrónicos y
del impacto de la gesitón docu-
mental como herramienta de la
transparencia
Noviembre 11 de 2016
Comunicación y Liderazgo
Fortalecer las competencias, cono-
cimientos y habilidades de los Ser-
vidores Públicos
Noviembre 23 de 2016
Derecho Humanos en el Servicio
Público
Fortalecer las competencias, cono-
cimientos y habilidades de los Ser-
vidores Públicos
Noviembre 29 de 2016
Consejos Prácticos para ejercer
una supervisión contractual efecti-
va
Fortalecer las competencias, cono-
cimientos y habilidades de los Ser-
vidores Públicos
Noviembre 29 de 2016
Funciones Legales de las Comisio-
nes de Personal
Fortalecer las competencias, cono-
cimientos y habilidades para
miembros de las Comisiones de
Personal
Diciembre 13 de 2016
2
Plan de Mejoramiento - Temas
Precontractual y de Supervisión
Fortalecer la gestión y el manual
del Plan de MejoramientoDiciembre 21 y 27 de 2016
Evaluación MECI-FURAG
Dar a conocer a las entidades los
lineamientos que deben seguir
para la evaluación del Modelo Es-
tándar de Control Interno MECI y
del Modelo Integrado de Planea-
ción y Gestión -MIPG
Febrero 03 y 10 de 2017
Acuerdo 565 de 2016
Divulgar y socializar el Sistema
Tipo de Evaluación del Desempe-
ño Laboral de los Empleados Pú-
blicos de Carrera Administrativa y
en Periodo de Prueba
Febrero 7, 09 y 21 de 2017
Nueva Metodología para la Ges-
tión del Rendimiento de los Geren-
tes Públicos Acuerdos de Gestión
y Documentos CONPES Nuevo
Modelo del Empleo Público en Co-
lombia
Gestión del Rendimiento y Conso-
lidar un sistema de empleo públicoFebrero 16 de 2017
Primer Encuentro Distrital de Ofici-
nas de Control Interno Disciplinario
Cumplir los objetivos estratégicos
trazados por la Administración Dis-
trital
Febrero 27 y 28 de 2017
Fuente: Área de Talento Humano - IDRD
Reseña Inducción
Durante el período del 12 de noviembre de 2016 al 28 de febrero de 2017, no se llevaron a
cabo inducciones ni re-inducciones.
Sugerencia: La Oficina de Control Interno ve necesario que se revisen periódicamente los procedi -
mientos, formatos, instructivos y demás mecanismos administrativos con el fin de actualizarlos a la
normatividad vigente, a las nuevas políticas administrativas y a los desarrollos del Sistema Integrado
de Gestión. Igualmente, con los múltiples cambios de personal de prestación de servicios, hay que ac-
tivar pronto esta actividad.
Estado Actual del Plan de Capacitación Vigencia 2017
El Plan Institucional de Capacitación de la vigencia 2017, se encuentra consolidado y se pro-
yectó Resolución para aprobación.
3
Relación cuantitativa de los servidores de Libre Nombramiento, Carrera Administrati-va, Trabajadores Oficiales y Provisionales.
Tipo de Vinculación Noviembre 2016 Febrero 2017
Carrera administrativa 174 174
Libre Nombramiento 18 17
Provisionales 32 32
Trabajadores Oficiales 12 12
Fuente: Área de Talento Humano - IDRD
Relación cuantitativa personas en encargo, nombramientos y retiros del personal de LibreNombramiento, Carrera Administrativa, Trabajadores Oficiales y Provisionales en la presentevigencia.
2017
Personas en Encargo 63
Fuente: Área de Talento Humano - IDRD
Personas Nombra-das
2017 Personas Retira-das
2017
Carrera adminis-trativa
0 Carrera adminis-trativa
0
L i b r e N o m b r a-miento
1 Libre Nombra-miento
1
Provisionales 0 Provisionales 0
4
Trabajadores Ofi-ciales
0 Trabajadores Ofi-ciales
0
Fuente: Área de Talento Humano - IDRD
Estado actual de los programas de bienestar e incentivos, salud ocupacional y el planinstitucional de capacitación en el período referido
Bienestar e incentivos
1. Se realizó en ceremonia pública, el sorteo para la elección de los mejores funciona-
rios de carrera administrativa en cada uno de los niveles ocupacionales. Se tramita-
ron algunos pagos de estos incentivos.
2. Se realizó la entrega de los bonos de navidad para los hijos de los funcionarios en
edades comprendidas entre los 0 y 12 años.
3. Se realizaron afiliaciones y desafiliaciones a la Caja de Compensación Familiar.
4. Se llevaron a cabo las Vacaciones Recreativas para los niños en edades entre 5 y 12
años, hijos de los funcionarios IDRD con la participación de 25 niños. En la misma fe-
cha, se realizó el Campamento para los hijos de los funcionarios en edades entre los
13 y 16 años, con la participación de 11 niños.
5. Conjuntamente con la Caja de Compensación Familiar (Compensar), se adelantaron
las gestiones necesarias para la mejora de las instalaciones físicas del gimnasio de la
sede administrativa del IDRD, la puesta a punto de los equipos y la dotación con los
implementos necesarios para la práctica del deporte.
6. Se adelantó el trámite para pago de los auxilios que establece la convención colecti-
va, para los trabajadores oficiales de la entidad, cómo bonificaciones educativas y
auxilios para anteojos.
7. Se adelantaron los trámites de pago y solicitudes relacionadas con los préstamos de
vivienda adjudicados por el Comité para los funcionarios del IDRD.
Subprogramas – Talento Humano y Desarrollo Humano
Subprograma de Seguridad Industrial5
Se realizó capacitación a los integrantes de la Brigada de Emergencias en temas
como Primeros auxilios y contra incendios, con la participación de 12 brigadistas.
Se actualizó con las empresas contratistas de Servicios Generales y Vigilancia los do-
cumentos pertinentes a los riesgos expuestos en la actividad ocupacional (Programa
de Riesgo químico, hojas de vida y perfil psicosocial).
Se adelantó el proceso de contratación para la adquisición de equipos y elementos de
seguridad industrial, brigada de emergencias, primeros auxilios y estación antropomé-
trica.
Se finalizó en conjunto con la Subdirección Técnica de Parques, el proceso de contra-
tación para la elaboración de la matriz de peligros y riesgos laborales en 73 parques y
escenarios del IDRD.
Se construyó el documento Permiso de Trabajo en Alturas para el IDRD, el documen-
to se encuentra en la Oficina Asesora de Planeación para instalarlo en ISOLUCION –
Gestión del Talento Humano.
Se realizó con la Brigada de Emergencias y Línea de Vida proveedor de ARL Positi-
va, la salida de práctica a la Pista Samán el 14 de diciembre de 2016, donde se reali-
zaron ejercicios en cuerdas altas.
Subprograma de higiene ocupacional
Se coordinó con el Área de Administración de Escenarios la fumigación a las áreas de
archivo, tesorería general y cuartos de almacenamiento de la Sede Administrativa del
IDRD.
Se realizaron actividades de gimnasia laboral y fisioprofilaxis con los pasantes del
Programa de Fisioterapia de la Corporación Universitaria Iberoamericana, fortalecien-
do el concepto de pausas activas en los funcionarios y contratistas del IDRD.
Se realizaron jornadas semanales de toma de tensión a los funcionarios y contratis-
tas de la sede administrativa.
Se adecuaron algunos puestos de trabajos de funcionarios con recomendaciones de
la respectiva EPS y ARL.
Se elabora Nueva Política de Seguridad y Salud en el Trabajo del IDRD, con el nuevo
direccionamiento estratégico 2016-2020 del IDRD.
Se adecuó, un espacio alterno provisional para continuar con las actividades del gim-
nasio, por intervención en obra civil del salón asignado, mantenimiento y adecuación
6
de las máquinas de cardio y fortalecimiento (pesas), este se mantuvo sin servicio has-
ta la reinauguración a comienzos del mes de enero de 2017.
Se entrega el informe de la auditoría con las evidencias solicitadas por la Oficina de
Control Interno, después de realizada la auditoría al SISO en el mes de noviembre.
Se entrega informe a la Subdirección Administrativa y Financiera del SISO, como so-
porte a la Revisión por la Dirección General.
Subprograma de medicina del trabajo
Se realizaron las prácticas deportivas de natación, voleibol y Gimnasio, enmarcadas
en el programa de prevención del riesgo cardiovascular, el estrés laboral, y lesiones
osteomusculares, en la cual participaron aproximadamente 65 funcionarios y contra-
tistas.
Se reportaron oportunamente los accidentes de trabajo que han sido comunicados al
área, realizado los trámites correspondientes para cada caso. A su vez en cumpli-
miento con la resolución 1406 de conformación de equipos investigadores de acci-
dentes de trabajo, se reúnen el presidente del COPASO, el jefe del Área y la Especia-
lista en Salud Ocupacional para aplicar la metodología de investigación y cumplir con
el procedimiento exigido por la ARL para accidentes graves.
Se realiza la consolidación de la estadística de los Accidentes de Trabajo reportados
en el año 2016: cinco (5) en el personal de planta y sesenta y dos (62) en contratis-
tas, para un total de 67 accidentes.
Se consolido la Estadística del año 2016 así:
La Tasa de ausentismo 2016 fue del 0,98%
El Índice de Frecuencia 2016 fue del 2,1%
El Índice de Severidad 2016 fue del 31,14%
El Índice de Lesiones Incapacitantes (ILI) 2016 fue del 0,07 por mil.
Se construyó el procedimiento y el formato para implementar las inspecciones pla-
neadas, el documento se encuentra en el aplicativo ISOLUCION – Gestión del Talen-
to Humano.
Se finalizó el proceso de contratación para la realización de las actividades tendientes
a fortalecer la calidad de vida laboral de los funcionarios del IDRD por parte del CO-
PASST 2016.
7
Se finalizó el proceso de contratación para la aplicación de la encuesta de Clima Or-
ganizacional para los funcionarios de planta del IDRD.
Se finalizó el procedimiento para el personal de planta, de reubicación laboral por an-
tecedente de accidente de trabajo o por recomendaciones del médico de la EPS.
1.2. Componente – Direccionamiento Estratégico
1.2.1. Planes, Programas y Proyectos:
El módulo de Control de Planeación y Gestión tiene que ver con aquellos parámetros de
control que han definido las entidades en función del cumplimiento de la visión, misión, ob-
jetivos, principios, metas y políticas. El Instituto en el aplicativo ISOlución generó un módu-
lo denominado MECI, el cual proporciona la información tendiente al cumplimiento y desa-
rrollo del Sistema de Control Interno. En éste aplicativo se tienen definidos en el LINK Di-
reccionamiento Estratégico: la Misión, Visión, Objetivos Estratégicos, Políticas y Objetivos
del Sistema Integrado de Gestión; dichos parámetros de control fueron aprobados median-
te Acta del Comité del Sistema Integrado de Gestión del 19 de octubre de 2016. Los pará-
metros de control adicionalmente debían recoger elementos de coherencia entre el Plan de
Desarrollo Distrital “Bogotá Mejor para Todos” y los objetivos para los cuales el Instituto fue
creado. La Oficina de Planeación mediante una metodología participativa de las dependen-
cias misionales en los meses de septiembre y octubre de 2016, realizado el trabajo de ela-
boración y actualización de estos parámetros de control. Este link de Direccionamiento Es-
tratégico se replica en el aplicativo ISOlucion en el módulo MECI.
El módulo de control de planeación y Gestión observa las situaciones que tienen que ver
con los planes, programas y proyectos que el IDRD brinda a la comunidad, para ello cuen-
ta con diferentes instrumentos como el Plan Operativo por dependencias, en los cuales se
generan una serie de compromisos que son evaluados trimestralmente por las dependen-
cias y por la Oficina Asesora de Planeación que realiza el acompañamiento y seguimiento;
se suman los proyectos de inversión que se visualizan en el informe ejecutivo mensual,
con su grado de avance presupuestal y la ejecución. Finalmente se tienen los datos e in-
formaciones que se extractan de los indicadores de producto y objetivo, mensuales. A con-
tinuación, se presentan los resultados en cuanto a plan operativo e informe ejecutivo de
proyectos de inversión:
Resumen de resultados a diciembre de 2016 Planes Operativos:
Total % cumplimiento
Metas programadas 172 N.A.
8
Metas que cumplieron con el 100% 145 84.30%
Metas que no cumplieron con el100%
27 15.70%
Fuente: Oficina Asesora de Planeación - IDRD
En cuanto a los Planes Operativos del Instituto vigencia 2016, se programó un total de
172 metas, en donde 145 metas cumplieron con todas las actividades propuestas, es
decir un 84.3%, del total. Mientras 27 metas no cumplieron con las actividades
propuestas obteniéndose un porcentaje del 15.7%; con relación al año 2015,
encontramos una mejora sustancial en cuanto al incumplimiento de las metas, ganando a
favor un 9% de un año con respecto al otro, pasando de niveles del 24% al 15,7%. En el
informe de Control Interno a las dependencias de enero de 2017, se hace referencia a la
necesidad “que al plantearse las actividades y metas, se sigan las políticas de operación,lo anterior teniendo en cuenta que existen actividades que no son claras, concretas,medibles, verificables en el tiempo y no se tienen en cuenta los recursos disponibles(humanos, financieros, técnicos y tecnológicos)”; situación que puede mejorar los niveles
de cumplimiento de los planes operativos en la presente vigencia.
Proyectos de Inversión:
Resultados a diciembre de 31 de 2016PROYECTO DE IN-
VERSIÓNPPTO INICIAL PPTO DEFINITIVO EJECUCION EJE %
1076 – Rendimiento
deportivo al 100 x
100 $ 6.300.654.008 $ 6.300.654.008 $ 6.261.248.072 99,37%
1147 – Deporte me-
jor para todos $ 4.640.203.561
$ 4.140.767.372 $ 4.116.881.061 99,42%
1077 – Tiempo es-
colar complementa-
rio $ 16.810.242.517 $ 16.084.085.588 $ 16.040.208.921 99,73%
1082 – Construc-
ción y adecuación
de parques y equi-
pamientos para to-
dos
$ 124.822.465.107 $ 103.284.295.903 $ 60.718.185.537 58,79%
9
1145 – Sostenibili-
dad y mejoramiento
de parques, espa-
cios de vida
$ 30.921.109.522 $ 31.270.912.644 $ 31.240.165.968 99,90%
1146 – Re-
creación Activa 365 $ 8.218.911.879 $ 10.051.570.420 $ 9.873.093.779 98,22%
1148 – Fortaleci-
miento de la gestión
institucional de cara
a la ciudadanía.
$ 2.292.676.638 $ 1.992.676.638 $ 1.556.122.976 78,09%
1155 – Moderniza-
ción institucional $ 7.100.000.000 $ 6.900.000.000 $ 3.319.670.974 48,11%
1200 – Mejoramien-
to de las tecnolo-
gías de la informa-
ción orientado a la
eficiencia
$ 2.012.500.000 $ 2.012.500.000 $ 1.966.113.390 97,70%
Fuente: Oficina Asesora de Planeación - IDRD
Los proyectos de inversión de la Subdirección Técnica de Parques y la Subdirección Técnica
de Recreación y Deportes, y algunos de los programas de la Subdirección Administrativa y
Financiera, llegaron a ejecuciones cercanas al 100%; al contrario, la Subdirección Adminis-
trativa y Financiera en algunos de los proyectos y la Subdirección Técnica de Construccio-
nes presentan baja ejecución. Los controles implementados en cada una de las áreas o de-
pendencias responsables, dejan observar las debilidades que se tienen en cuanto a la eje-
cución presupuestal, evidencian los cuellos de botella que puedan existir en el proceso de
contratación; adicionalmente los instrumentos administrativos creados para la ejecución pre-
supuestal (Procedimiento de proyectos de inversión) cuentan con las instancias que corrijan
las desviaciones que se puedan presentar en el proceso. Es importante que, al realizar la
evaluación de los resultados de la vigencia anterior, se tomen las medidas necesarias y co-
rrespondientes, tanto desde las Subdirecciones como desde las Oficinas de apoyo y planea-
ción, para que los porcentajes de ejecución sean mejores en la vigencia 2017.
Adicional a lo anterior se encuentran las modificaciones más representativas que se presen-
taron en la vigencia 2016, frente al Plan de Desarrollo.
Afectaciones metas:
PROYECTO FECHA DEMODIFICACION
DESCRIPCIÓN
10
Construcción y adecuación de
parques y equipamientos para
todos
Septiembre Reformulación según memorandos No. 429353 de septiembre 29
de 2016 y No. 445293 de octubre 7 de 2016, para realizar recorte
presupuestal por valor de $ 21.538.169.204 correspondiente a cupo
de endeudamiento. Se ajustó la meta “Construir y/o mejorar
parques metropolitanos, zonales y equipamientos” de 11 a 9. Se
eliminaron los parques La Esperanza y Las Margaritas.
Recreación Activa 365 Diciembre Reformulación según memorando No. 526633 de noviembre 30 de
2016, para realizar recorte presupuestal por valor de $
495.665.625. Se ajustó la meta “Realizar actividades recreativas
dirigidas a grupos etarios" de 15.800 a 15.799
Construcción y adecuación de
parques y equipamientos para
todos
Diciembre Reformulación según memorando No. 563843 de fecha diciembre
16 de 2016, para realizar ajustes en las magnitudes de las
siguientes metas: 1 “Construir y/o mejorar parques vecinales” de 12
a 0; 2 “Construir y/o mejorar parques metropolitanos, zonales y/o
equipamientos“ de 9 a 0; 3 “ Gestionar la construcción de
equipamientos deportivos y recreativos “ . de 2 a 0; 4 “Adquirir
predios ubicados en el parque zonal Hacienda Los Molinos
localidad Rafael Uribe Uribe” de 7 a 0; 5 “Construir y/o adecuar
canchas sintéticas” de 6 a 0; 6 “Realizar los diseños y estudios de
parques o equipamientos de diferentes escalas” de 5 a 0; 8”
Realizar el mejoramiento de parques con gimnasios y juegos
infantiles “ de 14 a 0.
Fuente: Oficina Asesora de Planeación - IDRD
Afectaciones presupuestales:
PROYECTO FECHA DEMODIFICACION
DESCRIPCIÓN
Construcción y adecuación de
parques y equipamientos para
todos
Septiembre Reformulación según memorando 429353 de septiembre 29 de
2016 y 445293 de octubre 7 de 2016, para realizar recorte
presupuestal por valor de $ 21.538.169.204. Decreto 418 de
septiembre 30 de 2016, Secretaria Distrital de Hacienda.
Deporte Mejor para Todos Noviembre Reformulación según memorando 465423 de fecha octubre 28 de
2016, para realizar traslado de $ 265.277.054 al proyecto
Recreación Activa 365. Resolución IDRD 982 de fecha noviembre
17 de 2016.
Tiempo Escolar
Complementario
Noviembre Reformulación según memorando 465423 de fecha octubre 28 de
2016, para realizar traslado de $ 644.026.663 al proyecto
Recreación Activa 365. Resolución IDRD 982 de fecha noviembre
17 de 2016.
Sostenibilidad y mejoramiento
de parques, espacios de vida
Noviembre Reformulación según memorando 482813 de fecha noviembre 2 de
2016, para realizar traslado del proyecto de Bogotá Humana
“Parques Inclusivos: Física, Social, Económica y Ambientalmente”
al proyecto “Sostenibilidad y mejoramiento de Parques Espacios de
Vida” por valor de $ 492.487.596. Resolución IDRD 981 de fecha
noviembre 17 de 2016.
11
Recreación Activa 365 Noviembre Reformulación según memorando 465423 de fecha octubre 28 de
2016, para realizar traslado de los proyectos Deporte Mejor para
Todos, Tiempo Escolar Complementario, Fortalecimiento de la
Gestión Institucional de cada a la ciudadanía y Modernización
Institucional al proyecto por valor de $ 1.409.303.717. Resolución
IDRD 982 de fecha noviembre 17 de 2016.
Reformulación según memorando 469243 de fecha octubre 26 de
2016, para realizar traslado de los proyectos Jornada Escolar 40
horas semanales, Tiempo Libre tiempo Activo, Construcción y
adecuación de parques y escenarios para la inclusión, Bogotá
Participactiva, Bogotá Forjador de Campeones, Acciones
Metropolitanas para la convivencia, Pedalea por Bogotá y
Fortalecimiento Institucional al proyecto por valor de $ 919.020.449.
Resolución IDRD 982 de fecha noviembre 17 de 2016.
Fortalecimiento de la gestión
institucional de cara a la
ciudadanía
Noviembre Reformulación según memorando 465423 de fecha octubre 28 de
2016, para realizar traslado de $ 300.000.000 al proyecto
Recreación Activa 365. Resolución IDRD 982 de fecha noviembre
17 de 2016.
Modernización Institucional Noviembre Reformulación según memorando 465423 de fecha octubre 28 de
2016, para realizar traslado de $ 200.000.000 al proyecto
Recreación Activa 365. Resolución IDRD 982 de fecha noviembre
17 de 2016.
Deporte Mejor para Todos Diciembre Reformulación según memorando 526633 de noviembre 30 de
2016 para realizar reducción presupuestal por valor de $
234.159.135 correspondiente a la fuente IVA al servicio de Telefonía
Móvil. Resolución Ministerio de Hacienda No. 957 del 07 junio de
2016. Decreto No. 588 de diciembre 20 de 2016.
Tiempo Escolar
Complementario
Diciembre Reformulación según memorando 526633 de noviembre 30 de
2016 para realizar reducción presupuestal por valor de $
82.130.266 correspondiente a la fuente IVA Cedido de Licores. Lo
anterior teniendo en cuenta las instrucciones de Secretaria Distrital
de Hacienda a través de memorando No. 2016EE165237 del
11/11/2016 y IDRD No. 2016100246492 del 15/11/2016. Decreto
No. 588 de diciembre 20 de 2016.
Sostenibilidad y mejoramiento
de parques, espacios de vida
Diciembre Reformulación según memorando 140511 de octubre 05 de 2016
para realizar reducción presupuestal por valor de $ 142.684.474
correspondiente al pago de pasivo exigible. Resolución IDRD 1074
de fecha diciembre 6 de 2016.
Recreación Activa 365 Diciembre Reformulación según memorando 526633 de noviembre 30 de
2016 para realizar reducción presupuestal por valor de $
495.665.625 correspondiente a la fuente IVA cedido de licores. Lo
anterior teniendo en cuenta las instrucciones de Secretaria Distrital
de Hacienda, a través de memorando No. 2016EE165237 del
11/11/2016 y IDRD No. 2016100246492 del 15/11/2016. Decreto
No. 588 de diciembre 20 de 2016.
Fuente: Oficina Asesora de Planeación - IDRD
Avances de las Dependencias:
12
La Subdirección Administrativa y Financiera remite los informes de ejecución de los pro-
yectos del Plan de Desarrollo “Bogotá Humana”, “Bogotá mejor para todos” y el estado de
las reservas constituidas a diciembre 31 de 2016, como se muestra en los siguientes cua-
dros:
Ejecución - Bogotá Humana
Bogotá HumanaCod Rubro Presu-
puestoDisponible
nov-16 dic-16 ene-17 feb-17
Presu-puestoCom-
prometi-do
GirosReali-zados
Presu-puestoCom-
prome-tido
GirosRealiza-
dos
Presu-puestoCom-
prome-tido
GirosReali-zados
Presu-pues-
toCom-pro-meti-
do
Giros Rea-lizados
Inversión 61.695 0 4.093 0 11.292 0 0 0 1.982
928 Jornada es-colar 40 ho-ras semana-les
11.557 0 332 0 507 0 0 0 142
847 Tiempo libre tiempo acti-vo
1.769 0 208 0 281 0 0 0 48
708 Construc-ción y ade-cuación de parques y escenariospara la inclu-sión
1.469 0 135 0 328 0 0 0 55
814 Bogotá par-ticipactiva
934 0 64 0 35 0 0 0 4
816 Bogotá for-jador de campeones
9.286 0 500 0 1.017 0 0 0 193
842 Parques in-clusivos: fí-sica, social, económica yambiental-mente
25.913 0 2.093 0 2.812 0 0 0 1.122
846 Acciones metropolita-nas para la convivencia
4.383 0 303 0 611 0 0 0 178
862 Bogotá es mi parche
100 0 0 0 0 0 0 0 0
867 Corredores vitales
0 0 0 0 0 0 0 0 0
845 Pedalea por Bogotá
451 0 10 0 4.823 0 0 0 3
949 Probidad y 0 0 0 0 0 0 0 0 0
13
transparen-cia en el IDRD
818 Fortaleci-miento insti-tucional
5.833 0 448 0 878 0 0 0 237
Fuente: Subdirección Administrativa y Financiera
Adicional a la información anterior, la Oficina de Control Interno en Evaluación realizada a
corte 31 de octubre de 2016, observa que posterior a la armonización presupuestal se te-
nían unos compromisos remanentes de $63.000 millones, para los diferentes proyectos del
citado Plan de Desarrollo, que a esa fecha de corte se habían ejecutado en un 97.3% y te-
nían giros por alrededor del 75%. Para el corte del 28 de febrero de 2017, quedaban reser-
vas por ejecutar por valor de $1.213.204 miles.
Ejecución - Bogotá Mejor para Todos
Bogotá Mejor para TodosCod Rubro Presupues-
to Disponi-ble 2016
nov-16 dic-16 ene-17 feb-17
Presu-puestoCom-
prome-tido
GirosReali-zados
Presu-puestoCom-
prometi-do
GirosRealiza-
dos
PresupuestoDisponible
2017
Presu-puesto
Compro-metido
GirosRealiza-
dos
Presu-puesto
Compro-metido
Giros Rea-lizados
Inversión 182.992 24.694
6.767 54.681 23.254 331.789.220 6.738 81 36.381.193
268.990
1076 Rendimiento Deportivo al 100x100
6.301 496 713 1.041 1.705 17.680.000 449 0 6.430.975
778
1077 Tiempo EscolarComplementa-rio
16.166 1.495 2.344 344 3.454 21.874.000 1.038 0 2.389.341
0
1147 Deporte Mejor para Todos
4.375 84 704 597 856 6.546.000 61 0 1.791.002
1.640
1082 Construcción y adecuación de parques y Equi-pamientos paraTodos
103.284 18.733
81 29.187 3.308 152.285.023 641 0 1.833.090
0
1145 Sostenibilidad y Mejoramientode Parques, es-pacios de vida
31.413 2.433 2.165 15.008 9.933 101.832.197 2.947 81 11.226.817
262.651
1146 Recreación Ac-tiva 365
10.547 1.171 577 3.403 3.150 23.072.000 31 0 8.032.074
0
1148 Fortalecimientoa la gestión ins-titucional de cara a la ciuda-danía
1.993 100 112 832 409 6.170.000 1.571 0 4.419.974
3.921
1155 Modernización Institucional
6.900 182 0 3.137 36 1.330.000 0 0 0 0
1200 Mejoramiento de la TIC
2.013 0 71 1.132 403 1.000.000 0 0 257.920 0
Fuente: Subdirección Administrativa y Financiera
14
La inversión Directa del Plan de Desarrollo “Bogotá Mejor para Todos” se gestiona en el
Instituto a través de 9 proyectos de inversión que se muestran en el cuadro anterior. De és-
tos quedaron recursos en reserva por valor de $82.458.897 miles, cuya ejecución se en-
cuentra en un 8%, a 28 de febrero del presente año. Adicionalmente se le asignaron
$331.789.220 miles en el presupuesto de 2017, de los cuales se han ejecutado
$40.256.354 miles, equivalentes al 10.6%, transcurridos 2 meses de la vigencia.
Estado de las Reservas cons�tuidas a 31 de diciembre de 2017
Rubro ReservasDefinitivas
% Participaciónsobre la Reserva
Definitiva
Giros 2017 Saldo por Girar
Valor % Valor % % Participación so-bre el Saldo por Gi-
rarGastos 94.051.921 100,00% 9.301.374 9,89% 84.750.547 90,11% 100,00%Gastos de Funciona-miento
1.202.838 1,28% 333.999 27,77% 868.839 72,23% 1,03%
Inversión 92.849.083 98,72% 8.967.375 9,66% 83.881.708 90,34% 98,97%Jornada escolar 40 ho-ras semanales
426.942 0,45% 141.810 33,22% 285.132 66,78% 0,34%
Tiempo libre tiempo ac-tivo
71.535 0,08% 48.006 67,11% 23.529 32,89% 0,03%
Construcción y ade-cuación de parques y escenarios para la in-clusión
159.895 0,17% 55.239 34,55% 104.656 65,45% 0,12%
Bogotá participactiva 10.078 0,01% 4.396 43,62% 5.682 56,38% 0,01%Bogotá forjador de campeones
354.152 0,38% 193.205 54,55% 160.947 45,45% 0,19%
Parques inclusivos: fí-sica, social, económicay ambientalmente
1.474.492 1,57% 1.121.794 76,08% 352.698 23,92% 0,42%
Acciones metropolita-nas para la convivencia
331.721 0,35% 177.533 53,52% 154.188 46,48% 0,18%
Pedalea por Bogotá 8.396 0,01% 3.301 39,32% 5.095 60,68% 0,01%Fortalecimiento institu-cional
426.659 0,45% 237.434 55,65% 189.225 44,35% 0,22%
Rendimiento Deportivo al 100x100
1.398.996 1,49% 81.866 5,85% 1.317.130 94,15% 1,55%
Tiempo Escolar Com-plementario
5.998.474 6,38% 375.024 6,25% 5.623.450 93,75% 6,64%
Deporte Mejor para To-dos
1.106.495 1,18% 619.524 55,99% 486.971 44,01% 0,57%
Construcción y ade-cuación de parques y Equipamientos para To-dos
57.190.486 60,81% 216.192 0,38% 56.974.294 99,62% 67,23%
Sostenibilidad y Mejo-ramiento de Parques, espacios de vida
14.607.235 15,53% 4.224.609 28,92% 10.382.626 71,08% 12,25%
Recreación Activa 365 3.952.976 4,20% 836.469 21,16% 3.116.507 78,84% 3,68%Fortalecimiento a la gestión institucional decara a la ciudadanía
929.155 0,99% 294.693 31,72% 634.462 68,28% 0,75%
Modernización Institu-cional
3.282.546 3,49% 63.880 1,95% 3.218.666 98,05% 3,80%
Mejoramiento de la TIC 1.118.850 1,19% 272.400 24,35% 846.450 75,65% 1,00%
15
Fuente: Subdirección Administrativa y Financiera
A su vez, el estado de las reservas constituidas a 31 de diciembre de 2016 fue de
$94.029.289 miles. De las mismas se han ejecutado un total de $9.488.348 miles, es decir
un 10,09% transcurridos dos meses de la presente vigencia, cifra que sumada al presu-
puesto vigente se constituye en un monto de $ 416.330.161 miles. Esta Oficina ve con
preocupación el gran volumen de recursos por ejecutar durante 2017 y que amenaza con
incrementar los pasivos exigibles para la próxima vigencia, e incrementar el rezago presu-
puestal. Lo cual sugiere efectuar una ejecución rigurosa de los recursos.
Avances Área de Apoyo a la Contratación
El Área de Apoyo a la Contratación proporciona los datos por tipo de contrato y la cantidad
realizada durante el periodo.
Noviembre 12 a diciembre 31 de 2016.
TIPO DE CONTRATO CANTIDAD
CONTRATO DE APROVECHAMIENTO ECONOMICO 2
CONTRATO DE COMODATO 1
CONTRATO DE COMPRAVENTA 16
CONTRATO DE CONSULTORIA 9
CONTRATO DE INTERVENTORIA 7
CONTRATO DE OBRA 16
CONTRATO DE PAGO DE DERECHOS CONEXOS DE AUTOR 1
CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS 25
CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PERSONAS NATURALES 39
CONTRATO DE SEGUROS 2
CONTRATO DE SUMINISTRO 6
CONTRATO DE SUSCRIPCION 2
16
CONTRATO INTERADMINISTRATIVO 2
CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS ARTISTICOS 9
CONVENIO 5
TOTAL 142
Fuente: Área de Apoyo a la Contratación
Enero 1 al 28 de febrero de 2017.
TIPO DE CONTRATO CANTIDAD
CONTRATO DE APROVECHAMIENTO ECONOMICO 7
CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PERSO-
NAS NATURALES941
ORDEN DE COMPRA 2
TOTAL 950
Fuente: Área de Apoyo a la Contratación
1.2.2. Modelo de Operación por Procesos:
En el año 2016, a través de la resolución 980, se adoptó el mapa de procesos en su ver-
sión número cuatro (4), que modificó el mapa en el sentido de tener en el IDRD un proceso
específico para los temas de tecnologías en la información y la comunicación, además de
suprimir el proceso de la Unidad Ejecutora Local – UEL. A la par del Mapa de Procesos, se
encuentra la caracterización de cada uno de los procesos tanto estratégicos, de evalua-
ción, misionales y de apoyo, los cuales contienen links con contenidos como el listado ma-
estro de documentos (procedimientos, formatos, manuales, instructivos, etc).
17
1.2.3. Estructura Organizacional:
En el módulo MECI, del aplicativo ISOlucion, se encuentra el elemento de Direccionamien-
to Estratégico que contiene los aspectos relacionados con la estructura organizacional de
la entidad, desde el acuerdo de creación, la estructura organizacional y la normatividad re-
lacionada con la entidad. Adicionalmente parte de ésta información se réplica en el link de
trasparencia de la página WEB del IDRD. El Manual de Funciones y competencias labora-
les se encuentra actualizado en el Modulo MECI del aplicativo ISOlucion.
Cambios y/o modificaciones en la estructura organizacional.
En el periodo comprendido entre el 12 de noviembre de 2016 al 28 de febrero de 2017, no
se realizaron cambios y/o modificaciones en la estructura organizacional de la Entidad.
1.2.4. Indicadores de Gestión:
18
En el módulo MECI, del aplicativo ISOlucion se encuentra en Direccionamiento Estratégico
los contenidos de indicadores y de los proyectos de inversión de los dos (2) últimos años,
con el fin de mantener actualizada la información respecto a la medición e la gestión insti-
tucional observando de manera especial los cambios que acontecen periódicamente en la
gestión atada al logro de objetivos y metas. El proceso de indicadores se revisa en las de-
pendencias correspondientes y se mantiene el seguimiento por parte de la Oficina Asesora
de Planeación. Manual de Funciones y competencias laborales se encuentra actualizado
en el Modulo MECI del aplicativo ISOlucion.
Avances de las dependencias
Conclusión general del estado actual sobre el cumplimiento de las metas y los indicadores
de gestión de la vigencia 2016.
Tipo de Indicador Total
Indicador de eficacia 41
Indicadores de eficiencia 35
Indicadores de efectividad 18
TOTAL INDICADORES 94
Fuente: Oficina Asesora de Planeación - IDRD
El comportamiento de los indicadores fue:
NOVIEMBRE 2016
Tipo deindicador
Totalindicadores a
medir
Totalindicadores
medidos
No reportaron No cumplen conla meta
Eficacia 12 11 1 3
Eficiencia 9 9 0 5
Efectividad 2 2 0 1
Total 23 22
NO REPORTARON:* Contratación: Cumplimiento presentación informes seguimiento avance de
contratos (supervisores)
NO CUMPLEN CON LA META:
19
EFICACIA:
1. Planeación: Oportunidad en la entrega por parte de las Subdirecciones del
informe mensual de seguimiento a proyectos de inversión
2. Construcciones: Ejecución del PAC – Diseño y Construcción de Parques y
Escenarios
3. Parques: Aprovechamiento económico de parques y/o escenarios
EFICIENCIA:
1. Parques: Ejecución del PAC - Administración de parques y escenarios
2. Recreación: Ejecución del PAC - Promoción de la Recreación
3. Recreación: Asistentes en la Recreovía
4. Recreación: Asistentes Recreación para Personas con limitaciones
5. PQRS: Tiempo de respuesta de las PQRS
EFECTIVIDAD:
1. PQRS: Satisfacción de peticionarios
DICIEMBRE 2016Tipo de
indicadorTotal
indicadores amedir
Totalindicadores
medidos
No reportaron No cumplen con la meta
Eficacia 41 38 3 5
Eficiencia 35 35 0 13
Efectividad 15* 14 1 3
Total 91 87
NOTA: *Se establecieron 3 indicadores adicionales los cuales tiene frecuencia de
medición bianual para un total de 18 de efectividad
NO REPORTARON:* Contratación: Cumplimiento presentación informes seguimiento avance de
contratos (supervisores)
* Costos: Procesos Oportunamente Tramitados
* Costos: Actualización Base de Datos Control Integral de Obras
20
* Comunicaciones: visitas página web
NO CUMPLEN CON LA META:
EFICACIA:
1. Archivo: Normalización de instrumentos archivísticos
2. Archivo: Grado de cumplimiento de requisitos legales aplicables Subsistema
Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).
3. Administrativa: Grado de cumplimiento de requisitos legales aplicables
Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SsyST).
4. Administrativa: Grado de cumplimiento de requisitos legales aplicables
Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).
5. Administrativa: Grado de cumplimiento de requisitos legales aplicables
Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI)
EFICIENCIA:
1. Construcciones: Ejecución presupuestal Diseño y construcción de Parques y
escenarios
2. Construcciones: Ejecución del PAC – Diseño y Construcción de Parques y
Escenarios
3. Recreación: Ejecución del PAC - Promoción de la Recreación
4. Comunicaciones: Free press
5. PQRS: Tiempo de respuesta de las PQRS
6. PQRS: Porcentaje disminución de quejas y reclamos
7. Contratación: Oportunidad en la definición de los procesos - inferiores al 10%
de la menor cuantía
8. Contratación: Oportunidad en los actos de apertura
9. Administrativa: Ejecución presupuestal de inversión - Administrativa y
Financiera
10. Financiera: Oportunidad en el trámite de la orden de pago colectiva 11. Financiera: Oportunidad en el trámite de la cuenta de pago individual
12. Recursos físicos: Porcentaje reducción generación total de residuos del
IDRD.
13. Recursos físicos: Porcentaje reducción generación de residuos
aprovechables del IDRD
EFECTIVIDAD:
1. Construcciones: Calidad de los Parques y Escenarios
21
2. Comunicaciones: Publicaciones positivas en medios de comunicación
3. Administrativa: Índice de severidad de accidentes
ENERO 2017
Tipo deindicador
Totalindicadores a
medir
Totalindicadores
medidos
No reportaron No cumplen conla meta
Eficacia 12 11 1 4
Eficiencia 9 9 0 7
Efectividad 2 2 0 1
Total 23 22
NO REPORTARON:* Contratación: Cumplimiento presentación informes seguimiento avance de
contratos (supervisores)
NO CUMPLEN CON LA META:
EFICACIA:
1. Planeación: Oportunidad en la entrega del informe mensual de seguimiento a
proyectos de inversión
2. Recreación: Asistentes Recreación para Personas Mayores
3. Recreación: Asistentes Recreación para Personas con limitaciones
4. Recreación: Asistentes Recreación para la infancia
EFICIENCIA:
1. Construcciones: Ejecución del PAC – Diseño y Construcción de Parques y
Escenarios
2. Parques: Ejecución del PAC - Administración de parques y escenarios
3. Deportes: Ejecución del PAC - Fomento al Deporte
4. Recreación: Ejecución del PAC - Promoción de la Recreación
5. PQRS: Tiempo de respuesta de las PQRS
6. Administrativa: Ejecución del PAC - Administrativa y Financiera
7. Administrativa: Oportunidad en el trámite de la orden de pago colectiva
22
EFECTIVIDAD:
1. PQRS: Satisfacción de peticionarios
Fuente: Oficina Asesora de Planeación - IDRD
1.2.5. Políticas de Operación:
En el módulo de control de planeación y gestión se encuentra el tema de las Políticas de Opera-
ción, el IDRD en cada uno de los procedimientos establecidos por cada proceso, determina cuales
son las políticas de operación aplicables y con base en ello construye el paso a paso (flujograma),
los responsables, los puntos de control y otras actividades que fortalecen la gestión administrativa
y enmarcan las actividades en un lineamiento (política), acorde con la caracterización del Proceso.
Avances de las dependencias
Relación de los procedimientos nuevos y que se han modificado en el SistemaIntegrado de Gestión.
Actualmente, el mapa de procesos cuenta con 15 procesos. En el segundo semestre del año
2016 se modificó el mapa en cuanto a que se eliminó el proceso “Gestión Proyectos UEL” y
se creó el proceso “Gestión de Tecnología de la Información y las Comunicaciones”.
a) Se crearon cinco nuevos procedimientos:
• Planes de mejoramiento interno.
• Plan de mejoramiento entes de control.
• Inspecciones de seguridad.
• Notificación, reporte e investigación de incidentes y accidentes ambientales.
• Gestión de incidentes.
b) Se modificaron 23 procedimientos:
• Consulta Unidad de Ciencias Aplicadas al Deporte – UCAD.
• Formulación y seguimiento del plan operativo.
• Otorgar, renovar, actualizar, suspender o revocar el reconocimiento deportivo.
• Promoción de actividad física.
• Acción preventiva.
• Control de producto y/o servicio no conforme administración y mantenimiento de
parques y escenarios.
23
• Proyectos de inversión.
• Acción correctiva.
• Escuelas deportivas.
• Apoyo técnico metodológico al atleta.
• Gestionar integralmente los residuos generados por la sede administrativa.
• Identificación y evaluación de aspectos e impactos ambientales.
• Uso eficiente de recursos para la sede administrativa.
• Comunicación interna y externa.
• Administración del centro de documentación.
• Atención a peticiones, quejas, denuncias y/o reclamos.
• Pagos.
• Contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión.
• Contratación de bienes y/o servicios inferiores al 10% de la menor cuantía.
• Concurso de méritos.
• Control de equipos de medición.
• Notificación de actos administrativos de otras entidades.
• Cobro coactivo.
c) Se crearon seis nuevos instructivos:
• Uso eficiente de los recursos para la sede administrativa.
• Referenciación competitiva.
• Documento guía derechos y deberes de los ciudadanos y de las autoridades en la
atención de PQRS.
• Seguimiento a la publicación de información en la página web del IDRD en
cumplimiento a la Ley 1712 de 2014.
• Instructivo para actas de comité de contratación.
• Instructivo para elaboración y organización de las actas de la junta directiva.
d) Se modificaron tres instructivos:
• Diligenciamiento de la matriz de identificación y evaluación aspectos e impactos
ambientales.
• Administración de la página web y redes sociales.
• Organizar y conservar los archivos contractuales.
e) Se modificaron tres manuales:
• Manual del Sistema Integrado de Gestión.
• Manual de comunicaciones y de manejo y control de crisis.
24
• Manual de supervisión e interventoría.
De otra parte, se creó el Programa de Gestión Documental – PGD y el plan de prevención
de emergencias y atención de desastres para el archivo central y archivos de gestión del
IDRD.
1.3. Componente – Administración del Riesgo
1.3.1. Políticas de Administración del Riesgo:
En el módulo de control de planeación y gestión se encuentra el tema de riesgos, que ha
tenido algunos desarrollos en el sentido del Sistema Integrado de Gestión, que involucra
en los Subsistemas un nuevo elemento que denomina matrices de riesgos, de tratamiento
diferente en cado de uno de ellos; adicionalmente se tiene los riesgos anticorrupción que
están definidos en la Ley 1474 de 2011.
En cuanto a la Política de Administración del riesgo se actualizó durante el periodo evalua-
do con el fin de incorporar a los riesgos de gestión algunos de los nuevos elementos que
se han desarrollado a la par de la implementación del Sistema Integrado de Gestión; en
este orden de ideas, se plantea que las Políticas operativas de Administración del Riesgo,
evalúen los mapas de Riesgos por Procesos, Seguridad y Salud en el Trabajo, Gestión Do-
cumental, Seguridad en la Información entre otros; así mismo se contempló en las mismas
políticas de operación en lo concerniente a los riesgos asociados a la corrupción. La actua-
lización de la Política de Riesgos, viene acompañada de la actualización del Procedimiento
de Administración del Riesgo, que se ha venido trabajando en la Oficina de Control Interno
con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeación, para que en el transcurso de los prime-
ros meses del año se pueda tener un procedimiento más expedito y riguroso en cuanto a
los controles y las actividades que desarrollan las dependencias.
La Oficina de Control Interno, realizó en el mes de enero de 2017, el informe de Segui-
miento al Mapa de Riesgos de Gestión – Vigencia 2016, en el cual se recogen los diferen-
tes aspectos que marcaron la gestión del IDRD, con respecto a la temática de Riesgos.
Una situación relevante tiene que ver con la cantidad de riesgos que están clasificados
como riesgo de Zona Extrema, los cuales alcanzan a ser el 50% del total, adicionalmente
los riesgos catalogados de Zona baja son el 9% del total; en ese orden de ideas, se deben
fortalecer los controles para que ellos garanticen la no materialización del riesgos y en
caso de ocurrencia tener los suficientes elementos que permitan su corrección inmediata,
impidiendo la generación de costos adicionales a la entidad.
Adicional a lo anterior se encuentra el análisis de cumplimiento a las metas de los proyec-
tos de inversión que están en cabeza de las Dependencias misionales, que al materializar
el riesgo deben incorporar acciones de mejora que corrijan las desviaciones que se pre-
sentan al incumplimiento en las metas, en el año 2016 se pudieron definir las acciones
25
(356, 664, 326, 319, 316, 312, 311, 310, 285 y 279), que buscan corregir las deficiencias
encontradas. Por otro lado, la Oficina de Control Interno plantea “estos riesgos deben te-ner especial seguimiento por parte de los dueños de los procesos. Debido a la importanciade incorporar aspectos que tienen que ver con el Plan de Desarrollo Distrital”.
Se hace un análisis por cada uno de los procesos institucionales, observando en ellos la
pertinencia de la medición, su oportunidad, las evidencias documentales presentadas, la
medición de los indicadores asociados entre otros; la Oficina de Control Interno, se permite
señalar las omisiones que presentan las dependencias en su seguimiento, realiza las ad-
vertencias que se consideran pertinentes y las traduce en un seguimiento en el aplicativo
ISOlucion.
El informe de Control Interno, contiene adicionalmente los aspectos generales a tener en
cuenta en la vigencia 2017, con el fin de que el tema de los riesgos profundice en las acti-
vidades de la gestión administrativa y evite a la entidad la materialización del riesgo en el
sentido de ocasionar gastos al IDRD, que puedan ser previsibles y de manejo a través de
los controles.
1.3.2. Identificación de Riesgo:
En el aplicativo ISOlucion, se encuentra el contexto estratégico del año 2016 con los ele-
mentos de análisis DOFA, necesarios para la elaboración del Mapa de Riesgos, que debe-
rán ser actualizados para la vigencia 2017, tarea que se realizara antes de finalizar el pri-
mer trimestre de 2017. Por otro lado, se encuentra el marco de identificación de los riesgos
que para el año 2017, deberá contener parte de la nueva Política de Riesgos señalada an-
teriormente. Es importante que, en el nuevo contexto de riesgos de la entidad, al imple-
mentar las matrices de los Subsistemas del Sistema Integrado de Gestión, contenga una
nueva forma de seguimiento que posibilite la acción correctiva en caso de materialización
u omisión por parte de las dependencias correspondientes.
1.3.4. Análisis de Riesgos y valoración de riesgos:
Durante cada vigencia, posterior a la formulación y actualización de los riesgos, se deben
realizar mesas de trabajo con el fin de determinar las metodologías de seguimiento, sus
tiempos y responsables para que al final de cada uno de los trimestres se tenga una ges-
tión eficaz frente a los mismos. En el aplicativo ISOlucion, se encuentra el módulo de ries-
gos, que contiene las actividades e indicadores, que permiten el control de los riesgos, su
seguimiento y responsables. Este aplicativo tiene la posibilidad de adjuntar las evidencias
de seguimiento, la oportunidad en el seguimiento y realizar los análisis correspondientes.
Sugerencia: Frente a la actualización de los riesgos en cada vigencia, de acuerdo con los
lineamientos originados en el procedimiento Administración del Riesgo, se ha venido reali-
zando normalmente en el mes de enero, para los años 2016 y 2017, esto no se realizó, ge-
nerando de esta manera inconvenientes para el seguimiento y control. La Oficina de Con-
26
trol Interno, ve necesario revaluar la situación para llevar una coherencia de los riesgos de
gestión, con los de corrupción y con los riesgos de los subsistemas del Sistema integrado
de Gestión.
2. MODULO CONTROL DE PLANEACION Y GESTIÓN
El Modelo Estándar de Control Interno, recoge en este módulo la agrupación de los pará-
metros de control que se hallan definido por parte de la entidad, con el fin de valorar per-
manentemente su efectividad en cuanto a la Gestión Institucional. Este Módulo de evalua-
ción mide la eficiencia, eficacia y efectividad de los diferentes procesos institucionales en
el sentido de poder evaluar los planes, programas y proyectos, así como los resultados de
la gestión, adicionalmente poder establecer posibles desviaciones y definir salidas institu-
cionales apegadas a las normas con el objetivo que la entidad brinde a su público objetivo
el mejor servicio.
2.1. Componente – Autoevaluación del Control y Gestión
En el Módulo de Control de Planeación y Gestión, se ha definido el componente de Autoeva-
luación del Control y Gestión, mediante una metodología definida por la Oficina de Control
Interno, se elaboró en diciembre de 2016, la “AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CON-
TROL INTERNO DEL IDRD VIGENCIA AÑO 2016”. La metodología consiste en una serie de
encuestas a los funcionarios y servidores públicos, estos respondan las preguntas sobre el
Modelo Estándar de Control Interno – MECI. Para la vigencia 2016, participaron 225 servido-
res públicos, que respondieron 34 preguntas de los diferentes módulos, componentes y ele-
mentos del MECI, mediante el radicado interno 533623 del 5 de diciembre de 2016, se pue-
den observar los resultados de la autoevaluación.
Para destacar, en desarrollo de la Autoevaluación, la Oficina de Control Interno se llega a la
conclusión “en este año 2016 se elevó, luego de venir siendo contestada por una menorcantidad de personas, pasando de 116 en 2013, a 86 en 2014, a 73 en 2015, se elevó a 225en el año 2016. Síntoma que podría reflejar tendencia de un mayor involucramiento de losfuncionarios y servidores con la gestión y el ejercicio de la Autoevaluación del Sistema deControl Interno”. Lo que genera al interior de la entidad un mayor compromiso con el control
interno, con el autocontrol y en general con la gestión administrativa.
Otro punto a destacar dentro de la evaluación es el resultado de todo el Modelo, obteniendo
un nivel ADECUADO, que corresponde a una calificación del 3,87 sobre cinco (5). La Oficina
de Control Interno viene realizando la medición desde el año 2008, encontrando que el año
2016, ha sido uno de los mejores años para la medición y autoevaluación del MECI.
27
Sugerencia: La Oficina de Control Interno en el citado informe de diciembre de 2016, hace
énfasis en la necesidad de fortalecer el “elemento” Desarrollo del Talento Humano, en el
sentido de mejorar el clima laboral de la entidad y en cuanto al Módulo de Información y Co-
municación es necesario medir la efectividad de los medios de comunicación tanto a nivel
externo como interno de la entidad.
Otra herramienta para la Autoevaluación de Control y Gestión, tiene que ver con la “sensibili-
zación autoevaluación”, que viene trabajándose a través de mecanismos como los “Boleti-
nes de Autocontrol”, que empezaron a difundirse desde el 18 de marzo de 2014, con el Bole-
tín No. 1, llegando al número 70, el 3 de marzo de 2017. En el periodo evaluado de noviem-
bre de 2016 a marzo de 2017, se han realizado ocho boletines de autocontrol, los cuales se
publican en los diferentes aplicativos y se envían a los correos institucionales. Por otro lado,
se tiene en el plan operativo de la Oficina de Control Interno la meta de sensibilizar el tema
de Control Interno a los servidores del Instituto, con charlas o talleres dirigidos por grupos de
trabajo, para el último trimestre se tres (3) capacitaciones a las dependencias de Tesorería,
Contabilidad y Presupuesto. Para el 2017, se dejó en el Plan Operativo los talleres de sensi-
bilización para las diferentes dependencias.
2.2. Componente – Auditoría Interna
La Oficina de Control Interno, para desarrollar el “Componente”, Auditoria Interna viene
elaborando el programa anual de Auditorias de Control Interno y el Programa Anual de
Auditorias del Sistema Integrado de Gestión, adicionalmente se contempla el Plan Operativo
dela Oficina de Control Interno, las evaluaciones, seguimientos y monitoreos de control
interno; lo anterior, con el fin de tener las herramientas de seguimiento al Sistema de Control
Interno.
28
Fuente: Oficina de Control Interno
El Plan Anual de Auditorias para el año 2017, que se muestra en el cuadro anterior, fue
aprobado en el comité de Coordinación del Control Interno, llevado a cabo el 08 de febrero
de 2017, adicionalmente el Plan Operativo esta publicado en la página WEB del IDRD, en el
link de Rendición de Cuentas, así como en el aplicativo ISOlucion en el módulo de MECI.
Informe Ejecutivo de Control Interno
ESTADO GENERAL
En cuanto al ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL IDRD du-
rante la VIGENCIA 2016, la Oficina de Control Interno consideró que su nivel de madurez
fue alto y garantizó razonablemente el adelanto en el logro de los propósitos del Instituto. La
Entidad mantuvo implementado el MECI, el Sistema de Gestión de la Calidad, gestionó la
optimización de estos sistemas e impulsó en general mejoras en el Sistema Integrado de
Gestión, acorde con la Norma Técnica Distrital (NTD-SIG 001:2011), con lo que propició el
fortalecimiento integral del control institucional. Es de mencionar que se renovó la certifica-
ción al Sistema de Gestión de Calidad, luego de ser evaluada por el ICONTEC.
FORTALEZAS Y DEBILIDADES
1.ENTORNO DE CONTROL: Fortaleza: Compromiso de Alta dirección, lineamientos éticos
y de gestión, incremento de proponentes en contratación, apoyo y acogida a expansión de
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autocontroles. Mejoraron estudios previos, actualizados manuales de Contrastación y de Su-
pervisión e Interventoría. Debilidad: Carencia de acuerdos documentados de gestión de di-
rectivos. Insuficiencias en planeación operativa, y de análisis e intervenciones consecuentes
del Clima Laboral.
2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y GESTIÓN: Fortaleza: claro y difundido conoci-
miento de planes estratégicos, adecuación y actualización de Misión, Visión, objetivos y me-
tas, solidez de operación por procesos y actualización de procedimientos, herramientas para
facilitar su consulta y afianzamiento. Ejecución presupuestal del 81%. Debilidad: Bajo el ni-
vel de ejecución del presupuesto en cuanto autorizaciones de giro del 48%.
3. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO: Fortaleza: Cubre todos los procedimientos, hubo con-
tinuidad en plan Anticorrupción. Debilidad: Limitado enfoque estratégico reflejado en matriz
y seguimiento. Bajo análisis de efectividad de acciones para controlar riesgos residuales y
en casos de materialización.
4. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO: Fortaleza: Establecimiento y desarrollo de programa
anual de auditorías internas cubriendo todos los procesos misionales y contratación, entre
otros. Debilidad: Demoras en oportunidad de establecimiento de planes de mejoramiento,
su implementación, seguimiento y análisis de efectividad.
5. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN: Fortaleza: Optimización en manejo de gestión do-
cumental, mecanismos y sistemas de información. Debilidad: Medición de efectividad de
medios y estrategias de comunicación a nivel externo e interno.
Sugerencia: La Oficina de Control Interno, considera que es indicado continuar mejorando
integralmente el Sistema del Control Interno del IDRD, afianzando las fortalezas y optimizan-
do los controles para tratar el ámbito de las debilidades aplicando buenas prácticas en los
diferentes componentes.
Procedimiento de Auditoria Interna
El Modelo Estándar de Control Interno, ha definido que en el Modulo de Control, Evaluación
y Seguimiento, se cuente con las herramientas necesarias para evaluar el Modelo, generar
las alternativas de solución a las desviaciones encontradas y generar mejora continua en la
Entidad. El IDRD, tiene previsto lo anterior con los procedimientos de Auditorías Internas del
Sistema Integrado de Gestión y de Auditorías Internas de Control Interno. Los
procedimientos se encuentran en el aplicativo ISOlucion en el proceso de Control,
Evaluación y Seguimiento y el Modulo MECI.
A continuación, se presentan las Auditorias, Evaluaciones, Monitoreos realizadas en el
30
periodo evaluado:
Se presentó el Informe Final de Auditoria de Contratación a través del radicado
490703 del 8 de noviembre de 2016. Se presentó informe de Auditoria de Control
Interno al Diseño y Construcción de Parques y Escenarios, con radicado 570433 de
diciembre 22 de 2016. Evaluación y seguimiento a los proyectos de inversión,
radicado 505243 del 17 de noviembre de 2016. Informe de Evaluación de la queja del
señor Carlos Serrato, radicado 170051 del 18 de noviembre de 2016. Informe de
Evaluación del Riego de Colusión en la contratación del IDRD, radicado 170011 de 18
noviembre de 2016. Evaluación Austeridad en el Gasto Publico – Tercer Trimestre,
radicado 512763 de 24 de noviembre de 2016. Evaluación – seguimiento Plan de
Mejoramiento Individual, radicado 562053 de 16 de diciembre de 2016. Evaluación
proyecto TEC- Planificación de Sesiones de Centros de Interés, radicado 564143 de
19 de diciembre de 2016. Monitoreo cabinas de sonido TEC – UDS, radicado 566753
de 20 de diciembre de 2016. Auditoria de Control Interno a la Subdirección Técnica
de Recreación y deportes, radicado 576743 del 28 de diciembre de 2016. Evaluación
al Sistema de Control Interno Contable, radicado 14573 del 17 de enero de 2016.
Evaluación de la Gestión por Dependencias, radicado 28513 del 30 de enero de
2017. Evaluación Módulos de Aprovechamiento Económico, radicado 90233 de 2 de
febrero de 2017.
Las No Conformidades, producto de las Auditorias y Evaluaciones se registran en el
aplicativo ISOlucion, de tal forma que los responsables de los procesos, realicen las
acciones pertinentes para corregir las desviaciones que se hayan podido presentar.
Para el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, se realizaron los
seguimientos respectivos por medios de memorando interno a todas las
dependencias y su resultado se pública en el sitio WEB del IDRD (www.idrd.gov.co),
Informe No. 14.
Se consolidó y validó las cuentas mensuales (Noviembre y diciembre de 2016, Enero,
Febrero y Marzo de 2017) a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal –
SIVICOF de la Contraloría de Bogotá D.C. Adicionalmente se presentó la Cuenta
Anual de la Contraloría de Bogotá, el 15 y 28 de febrero de 2017. Adicionalmente se
envió el plan de mejoramiento de la Contraloría General del Republica, el 17 de enero
de 2017, por correo electrónico, enviado a la Secretaria de Hacienda Distrital.
En lo que respecta a los planes de mejoramiento, se vienen realizando los
seguimientos pertinentes a los diferentes responsables de las dependencias en el
aplicativo ISOlucion, en el módulo de mejoramiento. Así mismo en las diferentes
31
mesas de trabajo con los funcionarios delegados por cada proceso. Es importante
anotar que se han realizado los seguimientos a los planes de mejoramiento internos,
originados por las diferentes auditorías y evaluaciones que realiza esta Oficina,
seguimiento a las solicitudes realizadas por los entes de Control y actualización de la
base de datos para su posterior seguimiento
La Oficina de Control Interno remitió el “Informe evaluación matriz legal”, sobre la
aplicación de la normatividad relativa a los subsistemas del Sistema Integrado de
Gestión, radicado 581713 del 30 de diciembre de 2016; adelantando con ello la
medición de los indicadores de cumplimiento legal de los Subsistemas.
3. EJE TRANSVERSAL INFORMACION Y COMUNICACIÓN
3.1. Componente - Información y Comunicación interna y externa
El componente de información y comunicación interna y externa cuenta con elementos como
el procedimiento de atención a las Peticiones, Quejas y Reclamos, actualizado a 30 de di-
ciembre de 2016, en el cual se adicionaron nuevos elementos en la descripción del procedi-
miento. Adicionalmente se cuenta con las fuentes de información interna (isolución y Orfeo),
el LINK de rendición de cuentas de la página WEB, las tablas de retención y las políticas de
comunicaciones.
En este componente se encuentran los avances de las dependencias así en el elemento
procedimiento PQRS:
1. ESTADO ACTUAL DE LOS SERVICIOS QUE PRESTAN LOS SUPERCADES:
En la actualidad los módulos de atención de los Supercades Bosa, Américas, CAD, 20 de
Julio y Suba, conforme con el Decreto 604 de 1997, se lleva a cabo la solicitud y entrega del
“Pasaporte Vital – Tarjeta de recreación y espectáculos públicos para adultos mayores”,siendo este el trámite con más requerimientos por parte de la ciudadanía.
Adicionalmente, en los módulos de atención, se suministra información sobre los siguientes
servicios que oferta el IDRD:
Centro de Documentación
Eventos Metropolitanos
Permiso para uso temporal del Salón Presidente del IDRD
Préstamo de uso de escenarios especiales administrados por el IDRD
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Préstamo de uso de módulos ubicados en parques o escenarios administrados por el
IDRD.
Préstamo de uso de parques y escenarios para la ubicación de atracciones mecáni-
cas.
Préstamo de uso de parques y escenarios para prácticas deportivas, procesos de for-
mación o entrenamiento, o prácticas culturales.
Préstamo de uso de parques y escenarios para torneos, mercados temporales y acti-
vidades comerciales.
Programa Ciclovía
Programa Escuela de la Bicicleta
Programa Muévete Bogotá
Programa Nuevas Tendencias Deportivas Bogotá – NTD Bogotá.
Programa Recreación Comunitaria
Programa Recreación Incluyente
Programa Recreación para la infancia
Programa Recreación para la Juventud
Programa Recreación para personas Mayores
Programa Recreovía
Uso de Piscinas Practica Libre
SUPERCADE MES TURNOS TOTAL
AMERICAS
NOVIEMBRE 2016 257
1356DICIEMBRE 2016 412
ENERO 2017 460
FEBRERO 2017 227
SUBA
NOVIEMBRE 2016 197
1296DICIEMBRE 2016 180
ENERO 2017 519
FEBRERO 2017 400
BOSA
NOVIEMBRE 2016 122
600DICIEMBRE 2016 78
ENERO 2017 192
FEBRERO 2017 208
33
20 DE JULIO
NOVIEMBRE 2016 542
1499DICIEMBRE 2016 333
ENERO 2017 415
FEBRERO 2017 209
CAD
NOVIEMBRE 2016 251
1834DICIEMBRE 2016 461
ENERO 2017 599
FEBRERO 2017 523
TOTAL 6585
Fuente: Área de Atención al Ciudadano
Teniendo en cuenta lo anterior, a continuación, se relaciona el número trámites y servicios
gestionados por el IDRD, en cada uno de los módulos de atención a la ciudadanía ubicados
en los Supercades, entre el 12 de noviembre de 2016 y 28 de febrero de 2017.
SUPERCADE MES TURNOS TOTAL
AMERICAS
NOVIEMBRE
2016 2571356
DICIEMBRE 2016 412
ENERO 2017 460
FEBRERO 2017 227
SUBA
NOVIEMBRE
2016 1971296
DICIEMBRE 2016 180
ENERO 2017 519
FEBRERO 2017 400
BOSA
NOVIEMBRE
2016 122600
DICIEMBRE 2016 78
ENERO 2017 192
FEBRERO 2017 208
20 DE JULIO
NOVIEMBRE
2016 5421499
DICIEMBRE 2016 333
ENERO 2017 415
FEBRERO 2017 209
CAD
NOVIEMBRE
2016 2511834
DICIEMBRE 2016 461
ENERO 2017 599
FEBRERO 2017 523
TOTAL 6585
Fuente: Área de Atención al Ciudadano
34
2. CONCLUSIÓN GENERAL DE LAS PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS, CLASIFICADAS POR DEPENDENCIA:
El Área de Atención al Cliente, Quejas y Reclamos bajo la coordinación de la Secretaría Ge-
neral, continúa fortaleciendo el proceso de gestión de la atención a las peticiones, quejas y
reclamos, adoptando las medidas necesarias para realizar el seguimiento que permita la
atención de las mismas, dentro de los términos que estipulan las normas vigentes.
En el período comprendido entre el 12 de noviembre de 2016 y 28 de febrero de 2017, se
recibieron 1251 PQRS. El 52,52% de los requerimientos que ingresaron al IDRD por medio
de los canales oficiales de recepción, correspondieron a asuntos competentes con la Subdi-
rección Técnica de Parques y que en su gran mayoría se refieren a mantenimiento de par-
ques, instalación de gimnasios biosaludables y solicitud de puntos de venta en la Ciclovía.
En segundo lugar con un 16,39%, se encuentra la Subdirección Técnica de Recreación y
Deportes; luego la Oficina Asesora Jurídica con 12,39%, la Subdirección Técnica de Cons-
trucciones con 8,71%, y en menor porcentaje de las demás áreas del Instituto, como se
muestra a continuación:
DEPENDENCIA
2016 2017
TOTAL %
NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBRERO
DIRECCIÓN GENERAL 1 1 3 5 0,40
SECRETARÍA GENERAL 3 1 2 6 0,48
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 6 22 9 18 55 4,40
SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE PARQUES 82 113 178 284 657 52,52
SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE CONSTRUCCIONES 15 18 39 37 109 8,71
SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECREACIÓN Y DEPORTES 76 30 27 72 205 16,39
OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES 1 1 2 0,16
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 1 1 0,08
OFICINA ASESORA JURÍDICA 25 41 35 54 155 12,39
OFICINA DE ASUNTOS DISCIPLINARIOS 3 3 0,24
APOYO A LA CONTRATACIÓN 5 9 15 10 39 3,12
35
DESARROLLO Y GESTIÓN COMUNITARIA 1 3 10 14 1,12
TOTAL 214 238 308 491 1251 100
Fuente: Área de Atención al Ciudadano
3. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES MÁS SOBRESALIENTES DE LA GESTIÓN DEL DEFENSOR DEL CIUDADANO:
A continuación, se detallas las actividades más relevantes de la gestión adelantada por el
área de Atención al Cliente, Quejas y Reclamos:
1. Se realizó una capacitación en el mes de noviembre de 2016 a los auxiliares de atención
al ciudadano sobre temas de información institucional y adicionalmente a los servidores pú-
blicos que integran el Área Atención al Cliente, Quejas y Reclamos.
2. El 30 de diciembre de 2016 se actualizó a la versión 13 el procedimiento “Atención a Que-jas, Denuncias y/o Reclamos, definiendo claramente las responsabilidades de cada una delas Áreas donde se gestionan las peticiones ciudadanas” el cual se encuentra disponible en
el aplicativo Isolución en el Procesos Gestión de Comunicaciones.
4. TOTAL DE PQRS CONTESTADAS FUERA DE TÉRMINOS Y REPORTADAS A LA OFICINA DE ASUNTOS DISCIPLINARIOS DEL PERÍODO:
MES N° de PQRS
NOVIEMBRE 31
DICIEMBRE 7
ENERO 39
FEBRERO *** 2
TOTAL 79
36
***: en cuanto a la información a suministrar para el mes de febrero de 2017, aún se encuentran en trámite de respuesta de
las PQRS, por lo cual no hay reporte definitivo del período.
Fuente: Área de Atención al Ciudadano
5.PORCENTAJE DE SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS SOBRE LAS RESPUESTAS DADAS POR EL IDRD, CORRESPONDIENTES AL PERÍODO REFERIDO:
AÑO MESESTotal personas con-
tactadas
N° personas sa-
tisfechas
N° personas insa-
tisfechas
% de Satisfac-
ción
2016
NOVIEMBRE 33 20 13 60,60
DICIEMBRE 29 22 7 75,86
2017
ENERO 44 32 12 72,72
FEBRERO ** 5 3 2 60,00
**: Mes vencido. Se están realizando las llamadas en este momento
Fuente: Área de Atención al Ciudadano
Fuentes de Información:
En el módulo MECI, se encuentran las fuentes de información internas (Isolcuion y Orfeo),
sin embargo, es importante generar los enlaces pertinentes que apoyen la información nece-
saria.
Rendición de cuentas:
En el módulo MECI, del aplicativo ISOlucion, se remite al link de la página del IDRD, la infor-
mación concerniente a los diferentes mecanismos de rendición de cuentas, así se puede
consultar información tal como los Proyectos de inversión IDRD, el Plan de Acción, Plan
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Operativo, Informes de Gestión IDRD, Atención al cliente – PQRS, Ejecución presupuestal,
Estados financieros, Informe pormenorizado de Control Interno, Procesos jurídicos contra el
IDRD, Planes de mejoramiento, Actas de gestión archivo y correspondencia e informes de
empalme de la administración.
Sugerencia: Es importante que las dependencias responsables de cada uno de estos enla-
ces los revisen periódicamente para no mantener información obsoleta o irrelevante que no
sea coherente con los tiempos de rendición de cuentas. Casos como la “cartilla de gestión
del IDRD durante el año 2014”, “rendición de cuentas”, “informes de planes de mejoramiento
integral”, “informes de procesos contra el IDRD”, “Informe de atención al cliente PQRS de fe-
brero de 2016”; deben ser revisados por los responsables en oportunidad.
Tablas de Retención Documental:
En el módulo MECI, del aplicativo ISOlucion, se remite al LINK de las tablas de retención do-
cumental del año 2015, que incluyen cuadros de clasificación y las tablas de retención docu-
mental de las diferentes dependencias como la Dirección General, Secretaria General, Ofici-
nas Asesoras, Subdirección de Parques, Subdirección de Construcciones, Subdirección
Técnica de Recreación y Deportes y la Subdirección Administrativa y Financiera. A finales de
2016, se terminó una revisión por parte del equipo de Archivo y Correspondencia para ajus-
tar y actualizar las tablas de retención documental y remitirlas al archivo distrital para su con-
validación, se encuentra a la espera de estas definiciones para aplicar y socializar en las de-
pendencias los nuevos adelantos sobre el particular.
Política de Comunicaciones
Como parte de los desarrollos del proceso de Gestión de Comunicaciones y unido a la políti-
ca del componente de Información y Comunicaciones se adelantaron algunas mejoras en
los instrumentos administrativos “Manual de Comunicaciones y de Manejo y Control de Cri-
sis”, “Procedimiento Comunicación Interna y Externa” y “Instructivo Administración Página
WEB y Redes Sociales”; la Oficina Asesora de Comunicaciones después de aprobado el
Manual, se encuentra en proceso de implementación a través de diferentes mecanismos.
Avance de las dependencias
Descripción del cumplimiento del Plan de Comunicación
Luego de la aprobación por parte de la Dirección General en noviembre de 2016, del Manual
de Comunicaciones que incluye los formatos del Plan para el año 2017, se remitieron los
38
mismos a los subdirectores de las áreas misionales del IDRD, solicitando su diligenciamien-
to y alimentación informativa permanente a través de la opción Drive, de los correos electró-
nicos de las personas que manejan la información en dichas subdirecciones, para su conso-
lidación y cumplimiento por parte de la Oficina de Comunicaciones. Dicha remisión se hizo
con memorandos radicados 88483, 88593 y 88633 del 1 de marzo de 2017, los cuales
anexo como evidencia.
Sugerencia: Teniendo en cuenta lo novedoso del Manual de Comunicaciones y de Manejo
de Crisis, la Oficina de Control Interno considera que es necesario que socialice a todos los
funcionarios éste instrumento administrativo para conocer los alcances y los objetivos del
mismo, con el fin de conocer de primera mano la forma y proceder en consecuencia en los
diferentes casos.
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3.2. Componente – Sistemas de información y Comunicación
En este componente se encuentran elementos como los Sistemas de Información
para el Proceso Documental, que en el IDRD están conformados básicamente por el
aplicativo ORFEO, y el procedimiento de Administración de Correspondencia. En el
Modulo MECI de ISOlucion, se encuentran estos instrumentos; es importante generar
40