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Municipio de Copacabana

INFORME

Código: C-EI-F-007

Versión: 00

Fecha actualización: 23-07-2015

Página 1 de 13 Código: C-EI-F- 007

1. NOMBRE DEL INFORME: INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO DE 1 DE MAYO AL 31 DE AGOSTO DE 2017

2. FUNDAMENTO LEGAL: Ley 1474 de 2011 artículo 9.

3. PRESENTACIÓN: La Administración Municipal de Copacabana, mediante el

Sistema Integrado de Gestión SIG- recoge y armoniza las directrices de los

requisitos definidos en la Norma NTCGP 1000 y el Modelo Estándar de Control

Interno MECI: 2014 de esta forma, la entidad propende por el aseguramiento de la

calidad en la prestación de los servicios, en la asistencia y el apoyo administrativo,

así como en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.

En cumplimiento del artículo 9º de la Ley 1474 de 2011, El Director Técnico de la

Dirección Técnica de Control Interno de Gestión procede a publicar el Informe

Pormenorizado del estado del Control Interno de esta entidad, con la evaluación a

través de los dos (2) Módulos y un (1) Eje transversal contemplados en el Modelo

Estándar de Control Interno – MECI: 2014 aprobado mediante el Decreto 943 del

21 de mayo de 2014.

Las actividades que se exponen a continuación corresponden a la evaluación del

periodo arriba indicado.

❖ Módulo de Control de Planeación y Gestión

❖ Módulo de Control de Evaluación y Seguimiento

❖ Eje Transversal Información y Comunicación

OBJETIVO: Presentar el resultado de la evaluación de las acciones que permiten

mantener y sostener el Sistema de Control Interno en la Administración Municipal,

conforme a los parámetros y directrices establecidos en las normas vigentes que lo


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regulan, garantizando así la permanente actualización, operación y sostenibilidad

de cada uno de los Módulos y componentes del Modelo Estándar de Control

Interno MECI.

ALCANCE: El Sistema de Control Interno de la Alcaldía Municipal de Copacabana

4. DEPENDENCIA Y PERIODO REVISADO: Todas las secretarías y

dependencias de la Administración Municipal. Segundo cuatrimestre - Mayo 01 a

Agosto 31 de 2017.

5. DESARROLLO DEL INFORME:

1. MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

Avances del Módulo COMPONENTE DEL TALENTO HUMANO Acuerdos compromisos y protocolos éticos ● La Administración Municipal adoptó los principios y valores por medio de la

Resolución 1650 del 31 de agosto de 2016 “Por medio del cual se modifica el código de ética de la Administración Municipal de Copacabana”, de igual manera quedaron incluidos en el Plan de Desarrollo 2016-2019 “Copacabana Somos Todos”.

● Durante el segundo cuatrimestre se socializaron los valores Tolerancia y

Responsabilidad en el Comité Coordinador de Control Interno de los meses de mayo y junio; así mismo en el boletín expedido por la Dirección Técnica de Control Interno se trabajó el valor de Tolerancia.


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Plan Institucional de formación y capacitación La Secretaría de Servicios Administrativos documentó el PIC-Plan Institucional de Capacitación y PIBEI-Plan Institucional de Bienestar, estímulos e incentivos; para ser presentado al comité de personal para su respectiva aprobación; durante este periodo se dictó una capacitación el tema fue Gestión Pública a la cual asistieron 8 funcionarios y esta fue dictada por la ESAP inicio en el mes de junio y una capacitación en gestión ambiental al cual asistieron 2 funcionarios. Manual de funciones y competencias laborales Durante este período evaluado se expidió el Decreto 071 del 13 de junio de 2017 por medio del cual se delegan unas funciones al Secretario de Servicios Administrativos del municipio y el Decreto 072 del 13 de junio de 2017 por medio del cual se delegan funciones a las cuatro inspecciones de policía del municipio. Evaluación de desempeño


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A la fecha de generación del presente informe sólo cuatro dependencias (Control Interno de Gestión, Servicios Administrativo, Secretaria de Educación y Secretario de Medio Ambiente) han presentado la evaluación con corte al 31 de julio. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Planes, programas y proyectos Durante este periodo se realizó el seguimiento a la ejecución de los planes de acción 2017, verificando la ejecución realizada durante el segundo trimestre de 2017.

Modelo de Operación por Procesos La entidad cuenta con un modelo de operación basado en procesos enfocado en el control continuo y la satisfacción del cliente conforme a los resultados de las auditorías externas de Calidad.


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Durante este periodo se actualizaron 3 formato:

- C-EI-F-004 PLAN DE MEJORAMIENTO V04

- C-EI-F-011 INFORME DE AUDITORÍA ESPECIAL DE CONTROL INTERNO V01,

- C-EI-F-012 SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN AL PLAN DE MEJORAMIENTO V02, perteneciente al proceso Evaluación Independiente

- Se crearon 4 formatos nuevos M-IV- F- 003 AUTO-INTERLOCUTORIO, M-IV-F-004 AUTO DE SUSTANCIACIÓN, M-IV-F-005 RECURSO DE APELACIÓN, M-IV-F-011 AUDIENCIA, pertenecientes al proceso Inspección vigilancia y control.

COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Durante el segundo cuatrimestre no se realizaron más actualizaciones a los riesgos, y se tienen 50 riesgos registrados:

NOTA: Nuevamente se le recuerda a la Administración que se requiere articular e integrar

los riesgos del Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano PAAC con el mapa de


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riesgos del Software Mejoramiso, el cual ya está parametrizado de acuerdo a la metodología específica para este tipo de riesgos expedida por el DAFP.

Desde la Dirección técnica de control interno se realizó un seguimiento al cumplimiento de los controles establecidos en cada uno (muestra) de los riesgos revisados los cuales se están llevando de manera correcta.

2. MÓDULO DE CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Avances del Módulo

COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN

La cultura del autocontrol se ha venido fortaleciendo gracias a las actividades

realizadas desde la Dirección Técnica de Control Interno de Gestión, por medio


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del boletín informativo, mensajes en fondos de pantalla, campañas de Autocontrol y

la Coordinación y seguimiento de los compromisos del Comité Coordinador de

Control Interno de manera mensual.

COMPONENTE AUDITORIA INTERNA Auditorías de Gestión de Control Interno Durante este periodo desde la Dirección Técnica de Control Interno se desarrolló la auditoría de: Arqueo caja menor (sorpresivo) de Alcaldía, Arqueo caja menor (sorpresivo) de Junta Deportes, Arqueo caja menor (sorpresivo) de INVICOP, Ciclo de tesorería Junta Municipal de Deportes y Ciclo de tesorería INVICOP, seguimiento a los riesgos. Se entregaron los informes respectivos enunciando las oportunidades de mejora y controles. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO


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Durante este periodo se le hizo seguimiento a los planes de mejoramiento

formulados en las auditorías internas de gestión.

3. EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

Avances del Eje

COMPONENTE DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

Frente a las QRS la Administración Municipal cuenta con diferentes medios para que la comunidad interponga sus peticiones, durante el segundo cuatrimestre (desde el 01 de mayo hasta el 31 de agosto) se recibieron 72 quejas de las cuales 13 de manera personal, 37 por el sitio Web, 6 por buzón y 4 telefónica.

“Fuente: Base de datos oficina comunicaciones”.


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Según el análisis realizado la dependencia que más QRS presenta en el primer cuatrimestre es la secretaría de salud (27).

En cuanto a los Derechos de Petición (DP) durante el durante el segundo cuatrimestre (desde el 01 de mayo hasta el 31 de agosto) se recibieron 294 derechos de petición, la dependencia que más derechos de petición presentó en este periodo fue la Dirección Financiera con 60. xx


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Se verificó que la Administración Municipal cuenta con diferentes medios para divulgar sus programas, proyectos, obras etc., los cuales se alimentan de manera permanente en: Página web, Redes Sociales (twitter, facebook, Youtube, Instagram, Flicker etc.), cartelera Informativas, Boletines informativos, cartillas etc.


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Se tienen actualizadas y aprobadas las TRD (Tablas de Retención Documental) queda pendiente la socialización y aplicación de las mismas. En cuanto a las TVD (tablas de valoración documental) estas aún se encuentran en el proceso de su implementación.

Aún está en proceso el cumplimiento total a la Ley 1712 de 2014 de Transparencia

y Acceso a la Información Pública; aunque se están adelantando actualmente

diferentes actividades para lograr su cumplimiento desde Gobierno en Línea (GEL);

una de ella es la nueva página web, la cual a la fecha de elaboración de este

informe se evidencio que se han realizado algunas actualizaciones a dicha página

web (http://www.copacabana.gov.co/Paginas/default.aspx).

ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO


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Se evidencia que el Sistema de Control Interno contribuye al cumplimiento de los objetivos de la entidad, a través del monitoreo que el Equipo MECI realiza mediante el cumplimiento del plan de trabajo para el año 2017, el cual busca articular el Sistema de Gestión de Calidad con el Sistema de Control Interno MECI: 2014 y el sistema de gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo, y se vienen realizando las reuniones por los integrantes del equipo MECI, en las cuales se trabajan uno a uno los elementos del MECI. Durante el segundo cuatrimestre se realizaron 3 reuniones de equipo MECI, de las cuales se tienen las respectivas actas.

RECOMENDACIONES

➢ Sostener una política de sensibilización a los servidores públicos sobre la importancia del Autocontrol mediante campañas.

➢ Retomar y actualizar las políticas de operación y proceder a socializar desde la Dirección del SIG.

➢ Se recomienda a la Secretaría de Servicios Administrativos socializar de manera más lúdica los valores y el código de ética entre los empleados.

➢ Hacer difusión por diferentes medios de todas las actividades que se realizan dentro del Sistema de gestión integral (MECI – SGC y SG-SST), con el fin de que todos los funcionarios de la administración refuercen su conocimiento y procuren la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión.

➢ Se requiere articular e integrar los riesgos del Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano PAAC con el mapa de riesgos del Software Mejoramiso, el cual ya está parametrizado de acuerdo a la metodología específica para este tipo de riesgos expedida por el DAFP.

➢


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➢ Un aspecto que requiere mayor compromiso por parte de varios de los Secretarios de Despacho tiene que ver con la formulación oportuna y cumplimiento de los planes de mejoramiento, producto de las auditorías realizadas por los entes externos y las internas de gestión que realiza la Dirección Técnica de Control Interno de Gestión.

(Original Firmado)

RODOLFO HERNAN CADAVID AREIZA

Director Técnico de Control Interno de Gestión

Elaboró: Lina María Restrepo Lora Firma:

Revisó y aprobó: Rodolfo Cadavid Areiza Firma:

Fecha de Elaboración: Septiembre 12 de 2017

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