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ALCALDIA DE EL BAGRENIT.890984221-2

ALIANZA PARA LA TRANSFORMACIÓN SOCIAL

INFORME GENERAL DEL ARCHIVO PARA EL PROCESO DE EMPALME 2019

La administración pública es responsable de la gestión de los documentos y de la administración de sus archivos, igualmente debe garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de estos, ya que los documentos representan testimonio institucional, histórico y cultural, además de ser un recurso informativo, por tal razón, el Archivo de la entidad debe tomar acciones tendientes con la normatividad y facilitar el manejo adecuado de la información documental.

Se debe implementar medios, formas, canales y niveles de comunicación apropiados que permita la consolidación de una cultura archivística que garantice la continuidad del proceso de organización documental institucional. En virtud de lo anterior es necesario adoptar e implementar los siguientes procedimientos:

Actualización de las tablas de retención documental, Conforme con la Ley 594 del 2000 y sus decretos reglamentarios en los cuales se determina que la teniendo en cuenta la actual estructura orgánica funcional vigente de la entidad, además se requiere determinar la permanencia de los documentos en las diferentes fases del archivo y su disposición final (Título V (artículo 24) de la Ley 594/2000).

Adopción e implementación de las tablas de valoración documental Título V (artículo 24) de la ley 594/2000.

Adopción e implementación del PINAR (Plan Institucional de archivo) ley 1712/2014, el cual tiene como finalidad la planeación de la función archivística, a través de la articulación con los demás planes y programas de la entidad.

“ARCHIVO CENTRAL”Centro Administrativo Municipal (CAM) - Cra 49ª No 48ª 55 – Barrio Bijao – Telefax: 837 24 29- Ext. 101- 102

Correo Electrónico: [email protected]; Página Web www.elbagre-antioquia.gov.co

http://www.elbagre-antioquia.gov.co/

mailto:[email protected]



Con relación a la nueva normatividad archivística emitida por el Archivo General de la Nación, el Ministerio de Cultura y especialmente lo dispuesto en el Decreto 1080/2015, donde se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura, en la cual se definen los instrumentos mínimos de Gestión Documental y la estructura de los mismos deben contener, se evidencia la necesidad de realizar una actualización a los implementos que tiene implementado la Administración Municipal de El Bagre, como son: el Manual de Gestión Documental Y las tablas de retención documental, de tal manera que se determine la elaboración del diagnóstico integral de archivos que permita evidenciar el estado actual de la gestión documental en la entidad y establecer nuevas estrategias encaminadas a la optimización de los procesos y servicios que actualmente4 ofrece el archivo de la entidad, incluyendo la información en todos los soportes.

Se requiere un programa de gestión documental (Ley 594/2000) título V, el cual tiene como propósito la planificación, manejo y organización de los documentos de la entidad desde su origen hasta su disposición final.

Adopción e implementación del Sistema Integrado de conservación (Acuerdo 006/2014, capitulo II artículo 12), el cual determina en qué estado de conservación, deterioro, degradación se encuentra los documentos del Archivo Municipal, con la finalidad de aplicar las medidas o acciones necesarias para prevenir su deterioro.

Creación del Archivo Histórico (ley 594/2000 articulo 23) teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, es aquel al que se transfiere desde el archivo central, los documentos de archivo de conservación permanente.

Implementación de la Diplomática Documental (acuerdo 060 de 2001 articulo 6 y 14) la cual determina que la numeración de actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargaran de llevar los controles, atender las consultas y







los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeran los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumpla todas las disposiciones establecidas para e efecto. Si se presentan errores en la numeración, se dejara constancia por escrito, con la firma del jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativo, adicionalmente el artículo 14 establece que las entidades deben incorporar en los manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorando y otros, teniendo en cuenta las normas de ICONTEC existentes para el efecto, involucrando el concepto de imagen corporativo.

Se recomienda implementar herramientas que garanticen la foliación de los documentos, lo cual es fundamental en los procesos de organización archivística, teniendo en cuenta que su finalidad es controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación (carpetas, legajos, etc.)dicha acción permitirá la ubicación de los documentos y facilita el inventario de los documentos que se produce en el ejercicio de cada función, asegurando de esta manera el control de los documentos en sus diferentes fases,

Inventario documenta l(Ley 594/2000 título V artículo 26) se recomienda exigir la entrega del inventario documental de archivo, que se encuentra bajo la custodia de servidores públicos y contratistas, cuando se presente retiro definitivo del cargo, traslado y culminación de obligaciones contractuales.

La entidad debe garantizar las condiciones de edificios y locales adecuados par a la conservación de documentos, de conformidad con lo estipulado en los artículos 1 y 2, del acuerdo 049/2000, es importante que la entidad cuente con un espacio y locales destinados como sedes de archivos, los cuales deberán cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y







de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales. De igual manera la edificación debe tener en cuenta los siguientes aspectos y características: ubicación, aspectos estructurales, capacidad de almacenamiento, distribución, estantería, condiciones ambientales temperatura adecuadas, filtro de aire, iluminación y mantenimiento.

Ventanilla Única documental (Acuerdo 060/2001, Decreto 2150 de 1995 articulo 32), esta ventanilla única se encuentra adoptada, se recomienda establecer estrategias de control, que garanticen respetar el turno de cada funcionario, es necesario implementar u n sistema de radicación ágil y seguro que permita realizar seguimiento a los documentos radicados y que cumplan con los términos establecidos para su oportuna respuestas

Todas estas acciones son necesarias implementarlas para que se optimice la organización de los archivos, transformándolos en verdaderos recursos de información, que sirva como herramienta significativa para la aplicación de una política archivística integral y de gran utilidad para la entidad y los ciudadanos.

La Oficina de Archivo ha realizado algunas acciones encaminadas a mejorar la gestión documental, pero es necesario contar con el acompañamiento de Todas Las Secretarias o Alta dirección, para que apoyen estos procesos que van encaminados a facilitar el manejo adecuado de la información y de su consulta cuando estos sean requeridos.

Las acciones que ha realizado la oficina de archivos fueron encaminadas a mejorar la gestión documental, fueron las siguientes:







. Inducción de aplicación de TRD a todas las dependencias

. Auditoria de gestión documental en compañía de la Oficina de Control interno

. Registro y radicación de la correspondencia a través de la ventanilla única de correspondencia

.limpieza, mantenimiento y restauración de los documentos para su conservación

. Servicio de consultas de archivo

. Servicios de atención usuario

La entidad debe tener como prioridad la edificación de la oficina de archivo con las condiciones óptimas y con el espacio adecuado y Los respetivos elementos como son (cajas, carpetas, estanterías) para poder realizar las transferencias documentales y poder almacenar adecuadamente estos documentos para su adecuada conservación.

Se anexa inventario documental correspondiente a los años 2016, 2017.2018 y 2019 con corte al 30/09/2019. (8) folios.

INDUCCION DE APLICACIÓN TRD







AUDITORIA DE GESTION DOCUMENTAL







LIMPIEZA, MANTENIMIENTO Y RESTAURACION DE DOCUMENTOS







Atentamente,

LILIANA PATRICIA BARRANCO LOPEZAuxiliar Administrativo-Archivo





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