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Informe Final de Auditoria al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Bogotá D.C., Mayo 2019

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INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO DE LA AUDITORIA -------------------------------------------------------------------------- 3

1.1 Objetivos Específicos ---------------------------------------------------------------------------------- 3

2. ALCANCE DE LA AUDITORIA --------------------------------------------------------------------------- 3

3. PROCESO AUDITADO ------------------------------------------------------------------------------------ 3

4. MARCO LEGAL O ANTECEDENTES ------------------------------------------------------------------ 3

4.1 Antecedentes -------------------------------------------------------------------------------------------- 3

4.2 Marco Legal ---------------------------------------------------------------------------------------------- 5

5. ASPECTOS GENERALES -------------------------------------------------------------------------------- 6

5.1 Términos del Informe ---------------------------------------------------------------------------------- 6

5.2 Responsabilidad ---------------------------------------------------------------------------------------- 6

5.3 Plan General de Auditoria ---------------------------------------------------------------------------- 6

6. DESARROLLO DE LA AUDITORIA --------------------------------------------------------------------- 6

7. EVALUACIÓN DE LAS MEJORAS -------------------------------------------------------------------- 34

8. RESULTADOS DE LA AUDITORIA ------------------------------------------------------------------- 36

8.1 Aspectos Conformes -------------------------------------------------------------------------------- 36

8.2 No Conformidades Reales ------------------------------------------------------------------------- 37

8.3 Oportunidades de Mejora -------------------------------------------------------------------------- 48

8.4 Recomendaciones ----------------------------------------------------------------------------------- 49

9. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA --------------------------------------------------------------- 51

A. ANEXO 1 “Documentos del SGSST en el SIGEPRE” -------------------------------------------- 53

B. ANEXO 2 “Evaluación Estándares Mínimos Resolución 0312 De 2019” -------------------- 56

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1. OBJETIVO DE LA AUDITORIA

Evaluar el cumplimiento de los estándares mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo en el Proceso de Talento Humano con el fin de contribuir a la mejora continua del SIGEPRE.

1.1 Objetivos Específicos

1. Realizar seguimiento al cumplimiento de los Estándares mínimos del Sistema de Gestión

de la Seguridad y Salud en el Trabajo establecidos en la Resolución No. 0312 de 2019, en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

2. Evaluar la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo en cada una de las sedes del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

3. Revisar la eficacia de los Planes de Mejoramiento definidos en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

4. Entregar un informe con los resultados de la auditoria interna de gestión del SG - SST.

2. ALCANCE DE LA AUDITORIA

La evaluación se realizará a la aplicación de la Resolución 0312 de 2019 en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. 3. PROCESO AUDITADO

Proceso de Soporte: Talento Humano. 4. MARCO LEGAL O ANTECEDENTES

4.1 Antecedentes

El Decreto 1072 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, establece que el Ministerio del Trabajo o quien haga sus veces, determinará, de manera progresiva los estándares que hacen parte de los diversos componentes del Sistema de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales, de conformidad con el desarrollo del país, los avances técnicos y científicos del sector, realizando los ajustes y actualizaciones a que haya lugar. Mediante la Resolución 1111 de 2017 se definen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para empleadores y contratantes, los cuales son

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el conjunto de normas, requisitos y procedimientos de obligatorio cumplimiento, mediante los cuales se establece verifica y controla el cumplimiento de las condiciones básicas de capacidad tecnológica y científica; de suficiencia patrimonial y financiera; y de capacidad administrativa, indispensables para el funcionamiento, ejercicio y desarrollo de actividades de los empleadores y contratantes en el Sistema General de Riesgos Laborales. Los Estándares Mínimos del SG-SST son los siguientes:

CICLO ESTÁNDAR

I. PLANEAR

Recursos (10%)

Recursos financieros, técnicos, humanos y de otra índole requeridos para coordinar y desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo (SG-SST)

Capacitación en el Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo

Gestión Integral del Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el

Trabajo (15%)

Política de Seguridad y Salud en el Trabajo

Objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo SG-SST

Evaluación inicial del SG-SST

Plan Anual de Trabajo

Conservación de la documentación

Rendición de cuentas

Normatividad nacional vigente y aplicable en materia de seguridad y salud en el trabajo

Comunicación

Adquisiciones

Contratación

Gestión del cambio

II. HACER

Gestión de la Salud (20%)

Condiciones de salud en el trabajo

Registro, reporte e investigación de las enfermedades laborales, los incidentes y accidentes del trabajo

Mecanismos de vigilancia de las condiciones de salud de los trabajadores

Gestión de Peligros y Riesgos (30%)

Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos

Medidas de prevención y control para intervenir los peligros/riesgos

Gestión de Amenazas (10%)

Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias

III. VERIFICAR Verificación del SG-SST

(5%) Gestión y resultados del SG-SST

IV. ACTUAR Mejoramiento (10%) Acciones preventivas y correctivas con base en los resultados del SG-SST

A su vez establece las Fases de adecuación, transición y aplicación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo con Estándares Mínimos, de junio del año 2017 a diciembre del año 2019. La Resolución 0312 de 2019 por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST deroga la resolución 1111 de 2017 y actualiza fechas de las siguientes fases de implementación, que deben adelantar los empleadores y contratantes y que se encuentran en proceso de desarrollo, así:

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Actualmente la Entidad se encuentra en la Fase 4: Seguimiento y plan de mejora con las siguientes actividades: 1. Realizar la autoevaluación conforme a los Estándares Mínimos.

2. Establecer el plan de mejora conforme al Plan del Sistema de Gestión de SST ejecutado

en el año 2018 y lo incorporará al Plan del Sistema de Gestión 2019. Por lo anterior, se lleva a cabo esta Auditoria Interna de Gestión con el fin de evaluar el cumplimiento de los estándares mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo en el Proceso de Talento Humano, de conformidad con la Resolución 0319 de 2019 y demás normatividad vigente.

4.2 Marco Legal

1. Ley 1562 de 2012 “Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras

disposiciones en materia de salud ocupacional.”

2. Decreto 1295 de 1994 “Por el cual se determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales.”

3. Decreto 2090 de 2003 “Por el cual se definen las actividades de alto riesgo para la salud del trabajador y se modifican y señalan las condiciones, requisitos y beneficios del régimen de pensiones de los trabajadores que laboran en dichas actividades.”

4. Decreto 1072 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo.”

5. Resolución 2346 de 2007 “Por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales”

6. Resolución 0312 de 2019 “Por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para empleados y contratantes”

Fase 1:

JUN A AGO 2017

Evaluacion Inicial

Fase 2:

SEP A DIC 2017

Plan de Mejoramiento conforme a la

evaluacion inicial

Fase 3:

ENE A DIC 2018

Ejecución

Fase 4:

ENE A OCT 2019

Seguimiento y plan de mejora

Fase 5:

NOV 2019 en adelante

Inspeccion, Vigilancia y Control

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5. ASPECTOS GENERALES

5.1 Términos del Informe

Se utilizará para el presente Informe, los términos y definiciones establecidos en el Manual de Auditoría Interna (M-EM-01), los cuales deben ser tenidos en cuenta para su entendimiento y posterior formulación de los planes de mejoramiento, a saber:

No Conformidad Real – NCR: Incumplimiento de un requisito legal, técnico, de

organización o cliente. Se constituye cuando existe evidencia objetiva del incumplimiento. Oportunidad de Mejora – OM: Acción para mejorar un procedimiento, proceso o actividad.

Se constituye como una Recomendación.

5.2 Responsabilidad

Es responsabilidad del auditor la planeación, ejecución y cierre del ejercicio auditor al Área de Talento Humano en lo relacionado con Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Para la elaboración del presente informe se basa en la información que se consulta del aplicativo SIGEPRE, en la Intranet, en las visitas realizadas a cada una de las sedes de la entidad, en los sistemas de información y expedientes que fueron proporcionados bajo la estricta responsabilidad del Área de Talento Humano. Por último, es responsabilidad del equipo auditor producir un informe objetivo que refleje los resultados del proceso auditor, en cumplimento de los objetivos propuestos para la misma.

5.3 Plan General de Auditoría

Se comunicó el Plan General de Auditoría Interna a la gestión del Área de Talento Humano en lo relacionado con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante MEM19-00003442/IDM111520 del 05 de Marzo de 2019 con el fin de dar a conocer el objetivo, alcance y actividades a desarrollar durante la ejecución de la auditoría, sin embargo el día 07-mar-2019 mediante memorando MEM19-000033556/IDM111170 el Área de Talento Humano solicitó el aplazamiento de la apertura de la auditoria para el 15 de Marzo de 2019, y el cierre de la Auditoria se llevó a cabo el día 08 de Abril de 2019 de conformidad con el P-EM-01 Procedimiento de Auditorías Internas.

6. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

La Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, llevó a cabo la auditoria mediante entrevistas realizadas al grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, verificación de información documentada, la revisión de información publicada en

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Intranet, SIGEPRE, página web Presidencia de la República y visitas a cada una de las siguientes 12 sedes del DAPRE:

1. Casa Republicana 2. Vicepresidencia 3. Casa De Nariño 4. Hato Grande 5. Casa de Huéspedes Ilustres de San Juan de Manzanillo (Cartagena) 6. Sede Administrativa 7. Casa Equidad Para La Mujer 8. Edificio BBVA 9. Bancolombia Piso 8 10. Bancolombia Piso 10 11. Edificio Propiedad Horizontal 12. Edificio Galán

El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente - SGSSTMA está articulado al Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE:

Las actividades desarrolladas por el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST, en el PHVA son las siguientes:

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En el marco del Direccionamiento Estratégico de la Entidad, el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, se encuentra incluido en la Política del SIGEPRE. La información del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo publicada en el SIGEPRE, es:

COMPONENTE DESCRIPCION

INDICADORES

Frecuencia de los Accidentes Laborales Severidad de los Accidentes Laborales Mortalidad de los accidentes de trabajo Prevalencia de la Enfermedad Laboral Incidencia de la Enfermedad Laboral Tasa De Ausentismo General Índices de Lesiones Incapacitantes Incumplimientos Legales en SG-SST y MA Cumplimiento del cronograma anual de Seguridad y Salud en el Trabajo

PLAN DE ACCION

Estrategia 7 “Adelantar las actividades de mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente. 2018” Higiene y Seguridad Industrial Medicina Preventiva y del Trabajo Psicosocial Protección Contra Caídas Seguimiento a los indicadores del Sistema de Gestión de la SST. Seguimientos para las buenas prácticas a la disposición final de residuos

generados por la entidad

- Definición del Plan Anual de Trabajo de Seguridad y Salud en el Trabajo

• Subprograma de Higiene Industrial

• Subprograma de Seguridad Industrial

• Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo

• Programa de vigilancia epidemiológica

• Actividades de promoción y prevención en salud.

- Ejecución del Plan Anual de Trabajo de Seguridad y Salud en

el Trabajo

- Desarrollo del Comité de Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo y Comité de

Convivencia Laboral

- Formulación e implementación de acciones correctivas, de mejora al SIGEPRE y la identificación

de posibles riesgos como resultado de: Auditorías internas y externas, Administración de Riesgos,

Investigación de accidentes e incidentes de trabajo, Requerimientos o recomendaciones de autoridades administrativas y ARL, Resultado de indicadores y

análisis de datos, Autocontrol, Planes y Otros

• Correcciones

• Reprogramación de actividades

• Fortalecimiento de las competencias

• Revisión de la eficacia de las acciones

• Mantenimiento y Mejora del SIGEPRE

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COMPONENTE DESCRIPCION

Seguimientos para las buenas prácticas de ahorro de agua, energía y papel.

RIESGOS No cuentan con riesgos establecidos en el SIGEPRE

MEJORAS En las vigencias 2016, 2017, 2018 y 2019

DOCUMENTOS

1 Manual 2 Documento General 3 Guía 7 Procedimientos 24 Formatos

Total Documentos: 37 (ver Anexo 1)

La información publicada en la página de Intranet en el módulo de SGSST-MSA es la siguiente: Política de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente Objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente Política no data (No drogas, alcohol y tabaquismo) Documentos

o Kits de emergencia o Plan de trabajo anual 2019 SG-SST y MA 2019 (pdf y Excel) o Informe de Ausentismo Laboral 2018 (Consolidado anual) o Informe condiciones de salud y perfil sociodemográfico 2018 o ¿Cómo reportar un accidente de trabajo? o Política de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente (Documento firmado 21

de septiembre de 2018). o Objetivos del Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente (Documento firmado

21 de septiembre de 2018) o Matriz de requisitos legales del SG-SST y MA (Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio

Ambiente) o Matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles

Planes de emergencias

o L-TH-0X Lineamiento Plan de Emergencias o Casa de Huéspedes Ilustres de Cartagena o Casa de Nariño o DAPRE o Casa Galán o Hacienda Presidencial Hato Grande o Vicepresidencia

Rutas de evacuación

o Casa de Nariño o Casa Galán o Casa Republicana o Edificio Administrativo

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o Edificio DAPRE - Fondo de Promoción de la Cultura o Vicepresidencia

Normativa

o Resolución No. 0312 del 13 de febrero de 2019 o Resolución No. 0828 del 1 de noviembre de 2016 o Resolución No. 0745 del 10 de octubre de 2016 o Decreto No. 1072 del 26 de mayo de 2015 o Acoso Laboral Ley 1010 de 2006

En el Área de Talento Humano se encuentra el Grupo de Sistema de Gestión y Seguridad y Salud en el Trabajo, conformado así:

COORDINADOR (Rafael Palomino) SIGEPRE Enlace oficina TH ARL Medicina Preventiva Informes Comités

PROFESIONAL Contratación Comunicación (Diseño)

TECNICO Citación Exámenes Ocupacionales Reporte ARL, Accidente de Trabajo, Afiliación

Contratistas, Carnet asistentes viajes Ingresar información en Cactus

SECRETARIA Archivo TRD Estudios de Mercado Entrega de EPP

Reportes

AUXILIAR Apoyo en Archivo Verificar Botiquines, sillas de ruedas Recopilar información

CONTRATISTA Brigadas de Emergencia: Implementación,

documentación, mantenimiento y capacitación. Documentación e Indicadores SG SST Apoyo en riesgos. Atención Pre Hospitalaria (APH)

FISIOTERAPEUTA Inspección puestos de trabajo (Ingreso y Revisión) Desordenes musculo esquelético Pausas Activas Maternas

EJECUTIVA INTEGRAL DE SERVICIOS Enlace entre ARL y DAPRE Gestión Administrativa

MEDICO OCUPACIONAL (En proceso) Medicina preventiva Programas Talleres Análisis e informes condiciones de seguridad Copasst

DAPRE ARL

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El Plan Detallado de la Auditoria contempló la evaluación del cumplimiento de los requisitos de la Resolución 0312 de 2019 “Por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST” y de las diferentes sedes, como se evidencia a continuación y con los siguientes resultados:

ASPECTO A EVALUAR (P.H.V.A)

BASE INFORMATIVA (Documentos y Registros)

RESULTADOS

C NC

DETALLE EVIDENCIA D A R

PLA

NE

AR

RE

CU

RS

OS

Recursos financieros,

técnicos, humanos y de otra

índole requeridos

para coordinar y desarrollar

SG-SST

1.1.1. Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST Solicitar el documento en el que consta la asignación, con la respectiva determinación de responsabilidades y constatar la hoja de vida con soportes, de la persona asignada.

X

1.1.2 Responsabilidades en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST Solicitar el soporte que contenga la asignación de las responsabilidades, en SST

X

1.1.3 Asignación de recursos para el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST Constatar la existencia de evidencias físicas que demuestren la definición y asignación del talento humano, los recursos financieros. Técnicos y de otra índole para la implementación, mantenimiento y continuidad del Sistema de Gestión de SST evidenciando la asignación de recursos con base en el plan de trabajo anual.

X

1.1.4 Afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales Solicitar una lista de los trabajadores vinculados laboralmente a la fecha y comparar con la planilla de pago de aportes a la seguridad social de los cuatro (4) meses anteriores a la fecha de verificación. Solicitar una lista de, los trabajadores vinculados por prestación de servicios a la fecha y comparar con la última planilla de pago de aportes a la seguridad social suministrada por los contratistas Realizar el siguiente muestreo: En empresas mayores a doscientos un (201) trabajadores verificar el registro de 30 trabajadores. De la muestra seleccionada verificar la afiliación al Sistema General de Seguridad Social. En los casos excepcionales de trabajadores independientes que se afilien a través de agremiaciones verificar que corresponda a una

X

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RESULTADOS

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agremiación autorizada por el Ministerio de Salud y Protección Social, conforme al listado publicado en la página Web del Ministerio del Trabajo o del Ministerio de Salud y Protección Social.

1.1.5 Pago de pensión trabajadores alto riesgo En los casos en que aplique, verificar si se tienen identificados los trabajadores que se dedican en forma permanente al ejercicio de las actividades de alto riesgo de que trata el Decreto 2090 de 2003 y si se ha realizado el pago de la cotización especial señalado en dicha norma.

X No Aplica

1.1.6 Conformación COPASST Solicitar los soportes de la convocatoria, elección, conformación del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo y el acta de constitución. Constatar si es igual el número de representantes del empleador y de los trabajadores y revisar si el acta de conformación se encuentra vigente. Solicitar las actas de reunión mensuales del último año del Comité Paritario y verificar el cumplimiento de sus funciones.

X

Una vez revisadas las carpetas entregadas por el Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, se encontró documento de fecha 16 de Noviembre de 2017, en el cual se establecen los representantes de los trabajadores (3 principales y 3 suplentes), elegidos mediante votación. Sin embargo, en entrevista realizada al Coordinador del Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, se estableció que uno de los suplentes ya no se encuentra laborando en la Entidad y la vacante aún no ha sido suplida. Incumpliendo lo establecido en la resolución 0823 de 2011 y en el Artículo 123. COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL de la Resolución 0093 del 11 de Febrero de 2019, en el cual se establece como debe estar integrado el Comité. No Conformidad 1

1.1.7 Capacitación COPASST Solicitar documentos que evidencien las actividades de capacitación brindada a los integrantes del COPASST.

X

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RESULTADOS

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1.1.8 Conformación Comité de Convivencia Solicitar el documento de conformación del Comité de Convivencia Laboral y verificar que esté integrado de acuerdo a la normativa y que se encuentra vigente. Solicitar las actas de las reuniones (como mínimo una reunión cada tres (3) meses) y los informes de Gestión del Comité de Convivencia Laboral, verificando el desarrollo de sus funciones.

X

Se evidenció que uno de los miembros principales del Comité y representante de los servidores públicos, se encuentran en vacancia temporal y no se ha suplido la vacante, incumpliendo el Artículo 111. Comité de Convivencia Laboral de la Resolución 0093 del 11 de Febrero de 2019 en el cual se establece como debe estar integrado el Comité. No Conformidad 2 Adicionalmente, la información de Quiénes somos del Folleto-CCL-2017.pdf publicado en la Intranet, en donde se muestra el listado de los integrantes del Comité de Convivencia Laboral, se evidenció que dos de las personas designadas por el Director no concuerdan con la Resolución 0586 del 10 de Agosto de 2017, mediante la cual se conformó el Comité y se designaron los representantes del Director en el Comité. Incumpliendo lo establecido en el Numeral 7.5.3 Control de la Información Documentada de la NTC_ISO_9001:2015. No Conformidad 3 Las actas de reunión y los informes de gestión son documentos confidenciales, razón por la cual solo se revisaron las fechas de suscripción; donde se logró establecer el cumplimiento de las reuniones mínimo cada tres (3) meses por parte del Comité de Convivencia Laboral. Sin embargo, a la fecha de revisión (29 de Marzo de 2019) no se encontró el informe de gestión de lo reportado en la última reunión realizada el día 28 de Enero de 2019. También se encontró que la fecha del Acta No. 5 no concuerda con la fecha del listado de asistencia a la reunión, ya que la vigencia de suscripción del Acta es 2017 y el listado de asistencia es de 2018. Incumpliendo lo establecido en el Numeral 7.5.3 Control de la Información Documentada de la NTC_ISO_9001:2015. No Conformidad 4

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RESULTADOS

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Capacitación en el Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el

Trabajo

1.2.1 Programa Capacitación promoción y prevención PYP Solicitar el programa de capacitación anual y la matriz de identificación de peligros y verificar que el mismo esté dirigido a los peligros ya identificados y esté acorde con la evaluación y control de los riesgos y/o necesidades en Seguridad y Salud en el Trabajo. Solicitar los documentos que evidencien el cumplimiento del programa de capacitación.

X

1.2.2 Capacitación, Inducción y Reinducción en Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, actividades de Promoción y Prevención Solicitar la lista de trabajadores, participantes independientemente de su forma de vinculación y/o contratación, y verificar los soportes documentales que den cuenta de la inducción y reinducción de conformidad con el criterio. La referencia es el programa de capacitación y su cumplimento. Para realizar la verificación tener en cuenta: En empresas con doscientos uno (201) trabajadores en adelante, verificar los soportes para 30 trabajadores.

X

1.2.3 Responsables del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST con curso (50 horas) Solicitar el certificado de aprobación del curso de capacitación virtual de cincuenta (50) horas en SST definido por el Ministerio del Trabajo, expedido a nombre del responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

X

GE

ST

IÓN

IN

TE

GR

AL D

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IST

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ST

IÓN

DE

LA

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GU

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Y L

A S

ALU

D

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EL T

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BA

JO

Política de Seguridad y Salud en el Trabajo

2.1.1 Política del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST firmada, fechada y comunicada al COPASST Solicitar la política del Sistema de Gestión de SST de la empresa y confirmar que cumpla con los aspectos contenidos en el criterio. Validar para la revisión anual de la política como mínimo.: fecha de emisión, firmada por el representante legal actual, que estén incluidos los requisitos normativos actuales. Entrevistar a los miembros del COPASST para indagar el conocimiento de la política en SST.

X

La política de SST que se encuentra publicada en Intranet, incluye los requisitos normativos actuales, se encuentra firmada por el Director y se encuentra fechada (21 SEP 2018), sin embargo no es la misma política de SST del Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE (M-DE-01 Versión 19 del 03 de Septiembre de 2018). Adicionalmente, en el INFORME DE ACTIVIDADES EJECUTADAS EN MEDICINA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO E HIGIENE Y SEGURDAD INDUSTRIAL – TERCER TRIMESTRE 2018, en la actividad de Socialización de la política del sistema de gestión de

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RESULTADOS

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seguridad y salud en el trabajo en el SIGEPRE, hay un pantallazo donde se informó que “La política de SST de la entidad, se encuentra integrada con la política del SIGEPRE lo cual se encuentra en el aplicativo SIGEPRE”. Incumpliendo con la norma ISO 9001:2015, 7.5.3.2 Para el control de la información documentada. La información documentada conservada como evidencia de la conformidad debe protegerse contra modificaciones no intencionadas. No Conformidad 5

Objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo

2.2.1 Objetivos definidos, claros, medibles, cuantificables, con metas, documentados, revisados del SG-SST Revisar si los objetivos se encuentran definidos, cumplen con las condiciones mencionadas en el criterio y si existen evidencias del proceso de difusión.

X

Los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo establecidos en el Manual del Sistema Integrado del Gestión de la Presidencia de la República - SIGEPRE (M-DE-01 Versión 19 del 03-Sep-2018), son diferentes a los objetivos firmados por el Director del DAPRE el 21-Sep-2018. Incumpliendo con la norma ISO 9001:2015, 7.5.3.2 Para el control de la información documentada. La información documentada conservada como evidencia de la conformidad debe protegerse contra modificaciones no intencionadas. No Conformidad 6 - De los objetivos del SG-SST firmados por el Director DAPRE se evidencia divulgación en el mes de octubre/2018, en Intranet y como protector de pantalla.

Evaluación inicial del SG-SST

2.3.1 Evaluación e identificación de prioridades Solicitar la evaluación inicial del Sistema de Gestión de SST mediante la matriz legal, matriz de peligros y evaluación de riesgos, verificación de controles, lista de asistencia a capacitaciones, análisis de puestos de trabajo, exámenes médicos de ingreso y periódicos y seguimiento de indicadores, entre otros.

X

La evaluación Inicial vigencia 2017 no se encuentra debidamente firmada por el empleador o contratante ni por el responsable de la ejecución del SG SST, en la vigencia 2018 no se cuenta documento con el diseño del SG SST, adicionalmente y no se cuenta con un Plan de Trabajo sino con un Cronograma de Actividades de SG-SST y MA 2018. Incumpliendo con la norma ISO 9001:2015 numeral 4.4.2 literal a) mantener información documentada para apoyar la operación de sus procesos; b) conservar la información documentada para tener la confianza de que los procesos se realizan según lo planificado. No Conformidad 7

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Plan Anual de Trabajo

2.4.1 Plan que identifica objetivos, metas, responsabilidad, recursos con cronograma y firmado. Solicitar el plan de trabajo anual (2017,2018 y 2019). Verificar el porcentaje de cumplimiento del mismo (El cual identifica los objetivos, metas, responsabilidades, recursos, cronograma de actividades, firmado por el empleador y el responsable del Sistema de Gestión de SST). En el caso que se hayan presentado incumplimientos al plan, solicitar los planes de mejora respectivos.

X

Se evidencia que el Cronograma de Actividades del SG SST y MA 2018, no se encuentra firmado por el empleador sino por el Coordinador del SG SST y el Contratista del SG SST. Es enviado por correo electrónico Plan de Trabajo Anual Vigencia 2019 del SG-SST y MA firmado por la Jefe de Talento Humano, el Coordinador del SG SST y el Contratista del SG SST. Se evidencia en Intranet el Plan de Trabajo Anual de la Vigencia 2019, el cual no se encuentra firmado por el empleador ni el responsable del SGSST. Incumpliendo con la norma ISO 9001:2015 numeral 4.4.2 literal a) mantener información documentada para apoyar la operación de sus procesos; b) conservar la información documentada para tener la confianza de que los procesos se realizan según lo planificado. No Conformidad 8 En la página web de Presidencia se encuentra publicado el Cronograma de Actividades del SG-SST y MA 2018 con seguimiento I Semestre 2018 y a la fecha no se ha publicado el de la vigencia 2019. Incumpliendo el Decreto 612 de 2018 establece Articulo 1. "2.2.22.3.14. Integración de los planes institucionales y estratégicos al Plan de Acción. Literal 8. Plan de Trabajo Anual en Seguridad y Salud en el Trabajo No conformidad 9

Conservación de la documentación

2.5.1 Archivo o retención documental del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST Constatar la existencia de un sistema de archivo y retención documental, para los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de SST. Verificar mediante muestreo que los registros y documentos sean legibles (entendible para el lector Objeto), fácilmente identificables y accesibles (para todos los que estén vinculados con cada documento en particular), protegidos contra daño y pérdida.

X X

Si bien es cierto que el grupo cuenta con TRD la cual consta de 7 series que aseguran la conservación y custodia de los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión y Seguridad en el Trabajo SG-SST , se pudo evidenciar que las carpetas en físico no cuentan con rótulos ni con hoja de control que es lo mínimo que se debe tener en la organización del archivo de gestión, incumpliendo con lo establecido en el Acuerdo N° 05 de 2013 artículo 15 y Acuerdo N° 02 de 2014 artículo 12 que habla de la elaboración y diligenciamiento de la hoja de control durante la etapa activa del expediente y con lo establecido en el numeral 5 del artículo 4 del Acuerdo N° 042 de 2002, "Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación [...]No Conformidad 10

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RESULTADOS

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Rendición de cuentas

2.6.1 Rendición sobre el desempeño Solicitar los registros documentales que evidencien la rendición de cuentas anual, al interior de la empresa del desarrollo del Sistema de Gestión de SST. Solicitar a la empresa los mecanismos de rendición de cuentas que haya definido y verificar que se haga y se cumplan con los criterios del requisito. La rendición de cuentas debe incluir todos los niveles de la empresa ya que en cada uno de ellos hay responsabilidades sobre la Seguridad y Salud en el Trabajo.

X

Normatividad nacional vigente y aplicable en materia de seguridad y salud en el trabajo

2.7.1 Matriz legal Solicitar la matriz legal, y verificar que contenga: • Normas vigentes en riesgos laborales, aplicables a la empresa. • Normas técnicas de cumplimiento de acuerdo con los peligros / riesgos identificados en la empresa. • Normas vigentes de diferentes entidades que le apliquen, relacionadas con riesgos laborales.

X

Comunicación

2.8.1 Mecanismos de comunicación, auto reporte en Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST Constatar la existencia de mecanismos eficaces de comunicación interna y externa (recibir y responder las comunicaciones) que tiene la empresa en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo.

X

Adquisiciones

2.9.1 Identificación, evaluación, para adquisición de productos y servicios en Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST Verificar la existencia de un procedimiento para la identificación y evaluación de las especificaciones en SST de las compras o adquisición de productos y servicios y constatar su cumplimiento.

X

No se encontró el procedimiento para la identificación y evaluación de las especificaciones en Seguridad y Salud en el Trabajo de las adquisiciones de productos y servicios, como se evidenció en la revisión del módulo del SIGEPRE documentos y formatos referentes a los procesos de Talento Humano y Adquisición de Bienes y Servicios. Incumpliendo lo establecido en el artículo 2.2.4.6.27 del Decreto 1072 de 2015 No Conformidad 11

Contratación

2.10.1 Evaluación y selección de proveedores y contratistas Solicitar el documento que señale los criterios relacionados con SST para la evaluación y selección de proveedores, cuando la empresa los haya establecido.

X

No existe un documento que señale los criterios relacionados con SST para la evaluación y selección de proveedores, como se evidenció en prueba de recorrido y en entrevista con el coordinador del Grupo de SST. Incumpliendo con lo dispuesto en el numeral 2.10.1de la Resolución 0312 de 2019. No Conformidad 12 Se evidenció que no se informó a los contratistas previo al inicio del contrato

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los peligros y riesgos generales y específicos de su zona de trabajo incluidas las actividades o tareas de alto riesgo, rutinarias y no rutinarias, así como la forma de controlarlos y las medidas de prevención y atención de emergencias, como se determinó en la entrevista con el equipo de trabajo al no encontrar soportes documentales que permitan verificar el cumplimiento de las actividades descritas. Incumpliendo lo establecido en el numeral 4 del artículo 2.2.4.6.28 del Decreto 1072 de 2015 No Conformidad 13 No se evidenció un seguimiento periódico sobre el cumplimiento de la normatividad en seguridad y salud el trabajo por parte de los proveedores, contratistas y sus trabajadores, toda vez que no existen soportes documentales que permitan verificar el cumplimiento de las actividades descritas. Incumpliendo lo establecido en el numeral 6 del artículo 2.2.4.6.28 del Decreto 1072 de 2015 No Conformidad 14

Gestión del cambio

2.11.1 Evaluación del impacto de cambios internos y externos en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST Solicitar el documento que contenga el procedimiento para evaluar el impacto sobre la Seguridad y Salud en el Trabajo que se pueda generar por cambios internos o externos.

X

Se evidencia que cuentan con el Procedimiento Identificación de peligros y riesgos (P-TH-21). El Formato de Reporte de Actos y Condiciones Inseguras - FACI (F-TH-64), se evidenció la utilización de un formato controlado y otro formato no controlado con información similar. Incumpliendo con la norma ISO 9001:2015, 7.5.3.2 Para el control de la información documentada. La información documentada conservada como evidencia de la conformidad debe protegerse contra modificaciones no intencionadas. No conformidad 15

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Condiciones de salud en el

trabajo

3.1.1 Descripción sociodemográfica y diagnóstico de condiciones de salud Solicitar el documento consolidado con la información socio demográfica acorde con lo requerido en el criterio y el diagnóstico de condiciones de salud (información actualizada de todos los trabajadores del último año: la descripción socio demográfica de los trabajadores (edad, sexo, escolaridad, estado civil) y el diagnóstico de condiciones de salud que incluya la caracterización de sus condiciones de salud, la evaluación y análisis de las estadísticas sobre la salud de los trabajadores tanto de origen laboral como común y los resultados de las evaluaciones médicas ocupacionales)

X

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3.1.2 Actividades de Promoción y Prevención en Salud Solicitar las evidencias que constaten la definición y ejecución de las actividades de medicina del trabajo, promoción y prevención y los programas de vigilancia epidemiológica, de conformidad con las prioridades que se identificaron con base en los resultados del diagnóstico de las condiciones de salud y los peligros /riesgos de Intervención prioritarios

X

3.1.3 Información al médico de los perfiles de cargo Verificar que se le remitieron al médico que realiza las evaluaciones ocupacionales, los soportes documentales respecto de los perfiles de cargos, descripción de las tareas y el medio en el cual desarrollaran la labor los trabajadores.

X

3.1.4 Realización de Evaluaciones Médicas Ocupacionales -Peligros- Periodicidad- Comunicación al Trabajador Solicitar los conceptos de aptitud que demuestren la realización de las evaluaciones médicas. Solicitar el documento o registro que evidencie la definición de la frecuencia de las evaluaciones médicas periódicas Solicitar el documento que evidencie la comunicación por escrito al trabajador de los resultados de las evaluaciones médicas ocupacionales.

X

La frecuencia de las evaluaciones médicas periódicas no se encuentra formalmente definida en un documento controlado en el SIGEPRE, como se evidenció en las entrevistas realizadas al Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, incumpliendo el ítem "Evaluaciones médicas ocupacionales" del artículo 16 de la Resolución 0312 de 2019 y Resolución 2346 de 2007. No Conformidad 16 Los resultados de las evaluaciones médicas ocupacionales no se están comunicando por escrito al trabajador, como se evidenció en las entrevistas realizadas al Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, incumpliendo el ítem "Evaluaciones médicas ocupacionales" del artículo 16 de la Resolución 0312 de 2019. No Conformidad 17 No se ha realizado la totalidad de las evaluaciones médicas periódicas, como se evidenció en las entrevistas realizadas al Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, incumpliendo el ítem "Evaluaciones médicas ocupacionales" del artículo 16 de la Resolución 0312 de 2019. No Conformidad 18

3.1.5 Custodia de Historias Clínicas Evidenciar los soportes que demuestren que la custodia de las historias clínicas esté a cargo de una institución prestadora de servicios en SST o del médico que practica las evaluaciones médicas ocupacionales

X

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3.1.6 Restricciones y recomendaciones médico laborales Solicitar documento de recomendaciones y restricciones médico laborales a trabajadores y constatar las evidencias de que la empresa las ha acatado ha realizado las acciones que se requieran en materia de reubicación o readaptación. Solicitar soporte de recibido por parte de quienes califican en primera oportunidad y/o a las Juntas de Calificación de Invalidez, de los documentos que corresponde remitir al empleador para efectos del proceso de calificación de origen y pérdida de capacidad laboral.

X

3.1.7 Estilos de vida y entornos saludables (controles tabaquismo, alcoholismo, farmacodependencia y otros) Solicitar el programa respectivo y los documentos y registros que evidencien el cumplimiento del mismo.

X

3.1.8 Agua potable, servicios sanitarios y disposición de basuras Verificar mediante observación directa si se cumple lo exigido en el criterio, dejando soporte fílmico o fotográfico al respecto (Contar con un suministro permanente de agua potable, servicios sanitarios y mecanismos para disponer excretas y basuras.)

X

3.1.9 Eliminación adecuada de residuos sólidos, líquidos o gaseosos Constatar mediante observación directa, las evidencias donde se dé cuenta de los procesos de eliminación de residuos conforme al criterio. Solicitar contrato de empresa que elimina y dispone de los residuos peligrosos cuando se requiera dicha disposición.

X

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Registro, reporte e

investigación de las

enfermedades laborales, los incidentes y

accidentes del trabajo

3.2.1 Reporte de los accidentes de trabajo y enfermedad laboral a la ARL, EPS y Dirección Territorial del Ministerio de Trabajo Indagar con los trabajadores si se han presentado accidentes de trabajo o enfermedades laborales (en caso afirmativo, tomar los datos de nombre y número de cédula y solicitar el reporte). Igualmente, realizar un muestreo del reporte de registro de accidente de trabajo (FURAT) y el registro de enfermedades laborales (FUREL) respectivo, verificando si el reporte a las Administradoras de Riesgos Laborales, Empresas Promotoras de Salud y Dirección Territorial se hizo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al evento o recibo del diagnóstico de la enfermedad.

X

3.2.2 Investigación de Accidentes, Incidentes y Enfermedad Laboral Verificar por medio de un muestreo si se investigan los incidentes, accidentes de trabajo y las enfermedades laborales con la participación del COPASST. y si se definieron acciones para otros trabajadores potencialmente expuestos. Constatar que las investigaciones se hayan realizado dentro de los quince (15) días siguientes a su ocurrencia a través del equipo investigador y evidenciar que se hayan remitido los informes de las investigaciones de accidente de trabajo grave o mortal o de enfermedad laboral mortal. En caso de accidente grave o se produzca la muerte, verificar la participación de un profesional con licencia en Seguridad y Salud en el Trabajo en la investigación (propio o contratado), así como del Comité Paritario de SST.

X

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3.2.3 Registro y análisis estadístico de Incidentes, Accidentes de Trabajo y Enfermedad Laboral Solicitar el registro estadístico actualizado de lo corrido del año y el año inmediatamente anterior al de la visita, así como la evidencia que contiene el análisis y las conclusiones derivadas del estudio que son usadas para el mejoramiento del Sistema de Gestión de SST. (Llevar registro estadístico de los accidentes de trabajo que ocurren así como de las enfermedades laborales que se presentan; se analiza este registro y las conclusiones derivadas del estudio son usadas para el mejoramiento del Sistema de Gestión de SST)

X

Mecanismos de vigilancia

de las condiciones de

salud de los trabajadores

3.3.1 Medición de la frecuencia de la accidentalidad Solicitar los resultados de la medición para lo corrido del año y/o el año inmediatamente anterior y constatar el comportamiento de la frecuencia de los accidentes y la relación del evento con los peligros/riesgos identificados.

X

3.3.2 Medición de la severidad de la accidentalidad Solicitar los resultados de la medición para lo corrido del año y/o el año inmediatamente anterior y constatar el comportamiento de la severidad y la relación del evento con los peligros/riesgos identificados.

X

3.3.3 Medición de la mortalidad de Accidentes de Trabajo Solicitar los resultados de la medición para lo corrido del año y/o el año inmediatamente anterior y constatar el comportamiento de la severidad y la relación del evento con los peligros/riesgos identificados.

X

3.3.4 Medición de la prevalencia de Enfermedad Laboral Solicitar los resultados de la medición para lo corrido del año y/o el año inmediatamente anterior y constatar el comportamiento de la severidad y la relación del evento con los peligros/riesgos identificados.

X

3.3.5 Medición de la incidencia de Enfermedad Laboral Solicitar los resultados de la medición para lo corrido del año y/o el año inmediatamente anterior y constatar el comportamiento de la incidencia de las enfermedades laborales y la relación del evento con los peligros / riesgos identificados

X

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3.3.6 Medición del ausentismo por causa médica Solicitar los resultados de la medición para lo corrido del año y del año inmediatamente anterior y constatar el comportamiento del ausentismo y la relación del evento con los peligros /riesgos.

X

GE

ST

IÓN

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Identificación de peligros, evaluación y valoración de

riesgos

4.1.1 Metodología para la identificación, evaluación y valoración de peligros Solicitar el documento que contiene la metodología. Verificar que se realiza la identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos conforme a la metodología definida de acuerdo con el criterio y con la participación de los trabajadores, seleccionando de manera aleatoria algunas de las actividades identificadas. Confrontar mediante observación directa durante el recorrido a las instalaciones de la empresa la identificación de peligros.

X

4.1.2 Identificación de peligros con participación de todos los niveles de la empresa Solicitar las evidencias que den cuenta de la participación de los trabajadores en la identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos, así como de la realización dicha identificación con la periodicidad señalada en el criterio. Solicitar información acerca de si ha habido eventos mortales o catastróficos y validar que el peligro asociado al evento este identificado, evaluado y valorado. En los casos que se encuentren valoraciones de riesgo no tolerable, verificar la implementación inmediata de las acciones de intervención y control.

X

Se evidencio que falta la Matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles de las sedes de la Casa de Huéspedes Cartagena y la actualización del Edificio BBVA -Consejería para las Regiones, como se observó en la publicación de las matrices en la página de intranet en el módulo de SGSST-MA, incumpliendo con la Resolución 312 de 2019 Articulo 20. Estándares Mínimos en el lugar de trabajo “…En los lugares de trabajo que funcionen con más de un turno, el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y el cumplimiento de Estándares Mínimos deben asegurar la cobertura en todas las jornadas y si la empresa tiene varios centros de trabajo el sistema de gestión debe garantizar una cobertura efectiva de todos sus trabajadores.” No conformidad 19

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4.1.3 Identificación de sustancias catalogadas como carcinógenas o con toxicidad aguda Revisar la lista de materias primas e insumos, productos intermedios o finales, subproductos y desechos y verificar sí estas son o están compuestas por agentes o sustancias catalogadas como carcinógenas en el grupo 1 de la clasificación de la Agencia Internacional de Investigación sobre el Cáncer (International Agency for Research on Cancer, IARC) y con toxicidad aguda según los criterios del Sistema Globalmente Armonizado (categorías I y (1). Se debe verificar que los riesgos asociados a estas sustancias o agentes carcinógenos o con toxicidad aguda son priorizados y se realizan acciones de prevención e intervención. Así mismo se debe verificar la existencia de áreas destinadas para el almacenamiento de las materias primas e insumos y sustancias catalogadas como carcinógenas y con toxicidad aguda.

X No Aplica

4.1.4 Realización mediciones ambientales, químicos, físicos y biológicos Verificar los soportes documentales de las mediciones ambientales realizadas y la remisión de estos resultados al Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.

X

Plan de prevención,

preparación y respuesta ante emergencias

4.2.1 Implementación de medidas de prevención y control de peligros/riesgos identificados Solicitar evidencias de la ejecución de las medidas de prevención y control. de acuerdo con el esquema de jerarquización y la identificación de los peligros , la evaluación y valoración de los riesgos realizada. Constatar que estas medidas se encuentran programadas en el plan anual de trabajo. Verificar que efectivamente se dio prioridad a las medidas de prevención y control frente a los peligros/riesgos identificados como prioritarios.

X

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4.2.2 Verificación de aplicación de medidas de prevención y control por parte de los trabajadores Solicitar los soportes documentales implementados por la empresa donde se verifica el cumplimiento de las responsabilidades de los trabajadores frente a la aplicación de las medidas de prevención y control de los peligros/riesgos (físicos, ergonómicos, biológicos, químicos, de seguridad, públicos, psicosociales, entre otros). Realizar visita a las instalaciones para verificar el cumplimiento de las medias de prevención y control por parte de los trabajadores.

X

En el procedimiento P-TH-23 Identificación Necesidades de Elementos de Protección Personal o Contra Caídas, se menciona el formato F-TH-69 Inspección de Elementos de Protección Personal. Sin embargo, al momento de solicitar una muestra aleatoria del formato diligenciado, el Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo manifiesta que el documento no se está usando. Incumpliendo el paso 5 Realizar Inspecciones y Supervisión al Uso y Estado de los Elementos de Protección Individual del procedimiento P-TH-23. No Conformidad 20

4.2.3 Elaboración de procedimientos, instructivos, fichas, protocolos Solicitar los soportes documentales implementados por la empresa donde se verifica el cumplimiento de las responsabilidades de los trabajadores frente a la aplicación de las medidas de prevención y control de los peligros/riesgos (físicos, ergonómicos, biológicos, químicos, de seguridad, públicos, psicosociales, entre otros). Realizar visita a las instalaciones para verificar el cumplimiento de las medias de prevención y control por parte de los trabajadores.

X

4.2.4 Realización de inspecciones sistemáticas a las instalaciones, maquinaria o equipos con la participación del COPASST Solicitar los formatos de registro de visitas de inspección elaborados. Solicitar la evidencia de las visitas de inspección realizadas a las instalaciones, maquinaria y equipos, incluidos los relacionados con la prevención y atención de emergencias y verificar la participación del COPASST en las mismas.

X

4.2.5 Mantenimiento periódico de instalaciones, equipos, máquinas, herramientas Solicitar la evidencia del mantenimiento preventivo y/o correctivo en las instalaciones, equipos, máquinas y herramientas de acuerdo con los manuales de uso de estos y los informes de las visitas de inspección e reportes de condiciones inseguras.

X

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4.2.6 Entrega de Elementos de Protección Personal EPP, se verifica con contratistas y subcontratistas Solicitar los soportes que evidencien la entrega y reposición de les elementos de protección personal a los trabajadores. Verificar los soportes del cumplimiento del criterio por parte de los contratistas y subcontratistas. Verificar los soportes que evidencian la realización de la capacitación en el uso de los elementos de protección personal.

X

En las inspecciones al uso y al estado de los elementos de protección personal no se diligenció el formato F-TH-69, como se evidenció en las entrevistas realizadas al Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, incumpliendo el paso 5 del procedimiento P-TH-23. No Conformidad 21 Se encontraron formatos de entrega de elementos de protección personal (F-TH-67) que no tienen diligenciado el nombre de la persona a quien se entregaron los EPP, como se evidenció en la revisión de los expedientes del Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, incumpliendo el numeral 4.5.4 de la norma OHSAS 18001 (Control de Registros). No Conformidad 22

GE

ST

ION

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AZ

AS

Plan de prevención,

preparación y respuesta ante emergencias

5.1.1 Se cuenta con el Plan de Prevención y Preparación ante emergencias Solicitar el plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias y constatar evidencias de su divulgación. Verificar si existen los planos de las instalaciones que identifican áreas y salidas de emergencia y verificar si existe la debida señalización de la empresa. Verificar los soportes que evidencien la realización de los simulacros y análisis de los mismos y validar que las recomendaciones emitidas con base en dicho análisis hayan sido tenidas en cuenta en el mejoramiento del plan de emergencias.

X

El Lineamiento Plan Emergencia DAPRE publicado en la Intranet, se encuentra en versión borrador, por lo tanto no se encuentra controlado en el SIGEPRE. Incumpliendo el Ítem Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias - Artículo 16. Estándares Mínimos para empresas de más de cincuenta (50) trabajadores de la Resolución 0312 de 2019. No Conformidad 23 Los Planes de Emergencias y los planos de las instalaciones que identifican Áreas y Salidas de emergencia de cada una de las sedes tampoco se encuentran controlados en el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE, los documentos publicados en la Intranet, se encuentran en borrador. Adicionalmente no se cuenta con los Planes de Emergencia de la Casa de la Equidad de la Mujer, Edificio ubicado en la Carrera 8 No. 12B – 61 pisos 8 y 10, el Edificio ubicado en la Carrera 8 No. 12B-42 Piso 3, Edificio Propiedad Horizontal y Casa Republicana. Incumpliendo el Ítem Elaborar un plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias que identifique las amenazas, evalúe y analice la vulnerabilidad. - Artículo 16. Estándares Mínimos para empresas de más de cincuenta (50) trabajadores de la Resolución 0312 de 2019 y el Artículo 3°. Documentación de la Resolución 0827 de 2016. No Conformidad 24

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Se evidencia en el SIGEPRE los formatos F-TH-77 Inspección de extintores y el Formato F-TH-78 Inspección de Camillas de Emergencia, sin embargo al evidenciar los formatos diligenciados por el área se encuentran sin codificación F-TH-XX. Incumpliendo con la norma ISO 9001:2015, 7.5.3.2 . Para el control de la información documentada. La información documentada conservada como evidencia de la conformidad debe protegerse contra modificaciones no intencionadas. No conformidad 25 Los Informes de los simulacros no fueron aprobados por el funcionario competente, como se observó en los informes de 2 simulacros, así: a) Informe de Simulacro No. 3 del 22 de Marzo de 2018: No se encuentra firmado por ninguna de las personas que participaron en la elaboración, revisión y aprobación del documento; b) Informe de Simulacro No. 4 del 25 de Octubre de 2018: se encontró que la persona que Revisa es la misma que Aprueba el documento. Lo anterior afecta la eficacia de los puntos de control y genera un incumplimiento a lo establecido en el Artículo 1°. Representante de la Dirección de la Resolución 0827 de 2016, en donde el delegado por la Dirección para liderar la implementación, el mantenimiento, seguimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST y Medio Ambiente es el Jefe del Área de Talento Humano. No Conformidad 26

5.1.2 Brigada de prevención conformada, capacitada y dotada Solicitar el documento de conformación de la brigada de prevención, preparación y respuesta ante emergencias y verificar los soportes de la capacitación y entrega de la dotación.

X

Durante la revisión documental, se observaron capacitaciones a los Brigadistas y la entrega de la dotación. Sin embargo, no se encontró el documento que conforma la Brigada de prevención, preparación y respuesta ante emergencias. El Reglamento Interno Brigada de Emergencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, se encuentra en versión borrador, por lo tanto no se encuentra controlado en el SIGEPRE. Incumpliendo el Ítem Brigada de prevención, preparación y respuesta ante emergencias - Artículo 16. Estándares Mínimos para empresas de más de cincuenta (50) trabajadores de la Resolución 0312 de 2019 y el Artículo

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3°. Documentación de la Resolución 0827 de 2016. No Conformidad 27

VE

RIF

ICA

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VE

RIF

ICA

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N D

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G-S

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Gestión y resultados del

SG-SST

6.1.1 Definición de indicadores del SG-SST de acuerdo con las condiciones de la empresa Solicitar los indicadores del Sistema de Gestión de SST definidos por la empresa. Solicitar informe con los resultados de la evaluación del Sistema de Gestión de SST de acuerdo con los indicadores mínimos señalados en el presente acto administrativo.

X

En el SIGEPRE se evidencian los siguientes indicadores: - Incumplimientos Legales del SG-SST y MA: En el SIGEPRE se encuentra la información de este indicador donde se reporta para la vigencia 2018 cero (0) incumplimientos. Sin embargo, de conformidad con la información suministrada por la ARL en la elaboración de la Matriz Legal SG-SST DAPRE, se reporta la "Evaluación cumplimiento Legal Requisitos Legales y Salud en el Trabajo - SST", así: Vigencia 2017: Ítems a Evaluar 239 y el puntaje obtenido 222. Cumplimiento 91%; Vigencia 2018: Ítems a Evaluar 240 y el puntaje obtenido 239. Cumplimiento 99% La información publicada en Intranet no corresponde a la información suministrada por la ARL

- Cumplimiento del Cronograma anual de seguridad y salud en el trabajo: En el SIGEPRE se evidencia un cumplimiento del cronograma para la vigencia 2018 del 100%, sin embargo en la muestra realizada se evidencia que la actividad "Seguimiento al procedimiento para la realización de los exámenes medico laborales de la entidad" en donde el registro/actividad "procedimiento elaborado" no se evidencia ningún procedimiento en el SIGEPRE por lo anterior esta tarea no se cumplió y el cumplimiento del cronograma no corresponde al 100%. Teniendo en cuenta que la información documentada apropiada como evidencia de los resultados, no corresponde a la información publicada en el SIGEPRE (NTC ISO 9001:2015 9,1 Seguimiento, Medición, Análisis y Evaluación. b) los métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación necesarios para asegurar resultados válidos). No conformidad 28

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6.1.2 Las empresa adelanta auditoría por lo menos una vez al año Verificar soportes de la realización de auditorías internas al Sistema de Gestión de SST, con alcance a todas las áreas de la empresa, adelantadas por lo menos una (1) vez al año (2017, 2018). Solicitar el programa de la auditoria que deberá incluir entre otros aspectos, la definición de la idoneidad de la persona que sea auditora, el alcance de la auditoría, la periodicidad, la metodología y la presentación de informes y verificar que se haya planificado con la participación del COPASST.

X

6.1.3 Revisión anual por la alta dirección, resultados y alcance de la auditoría Solicitar a la empresa los soportes que den cuenta del alcance de la auditarla, verificando el cumplimiento de los aspectos señalados en los numerales del artículo 2.2.4.6.30. del Decreto 1072 de 2015

X

6.1.4 Planificar auditoría con el COPASST Solicitar el documento donde conste la revisión anual por la alta dirección y la comunicación de los resultados al COPASST y al responsable del Sistema de Gestión de SST.

X

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NT

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Acciones preventivas y correctivas con base en

los resultados del SG-SST

7.1.1 Definir acciones preventivas y correctivas con base en los resultados del SG-SST Solicitar la evidencia documental de la implementación de las acciones preventivas y/o correctivas necesarias con base en los resultados de la supervisión, inspecciones, medición de los indicadores del Sistema de Gestión de SST entre otros. y las recomendaciones del COPASST.

X

7.1.2 Acciones de mejora conforme a revisión de la alta dirección Solicitar la evidencia documental de las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora que se implementaron según lo detectado en la revisión por la Alta Dirección del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. (2017-2018)

X

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RESULTADOS

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7.1.3 Acciones de mejora con base en investigaciones de accidentes de trabajo y enfermedades laborales Solicitar la evidencia documental de las acciones de mejora planteadas conforme a los resultados de las investigaciones realizadas y verificar su efectividad.

X

7.1.4 Elaboración Plan de Mejoramiento e implementación de medidas y acciones correctivas solicitadas por autoridades y ARL Solicitar las evidencias de las acciones correctivas realizadas en respuesta a los requerimientos o recomendaciones de las autoridades administrativas y de las administradoras de riesgos laborales.

X

VISITA A SEDES

CASA REPUBLICANA X

VICEPRESIDENCIA X

CASA DE NARIÑO X

En la matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles, se encuentra un riesgo No ACEPTABLE (Espacios Confinados), en donde el control es "Aplicar procedimiento de espacios confinados" sin embargo el responsable de SG SST manifiesta que no existe reglamentación relacionada con el tema y por ende no hay procedimiento. Adicionalmente el control a las personas es la entrega de EPP, sin embargo en la inspección realizada se evidenció con el personal de mantenimiento que en los últimos días han venido realizando la actividad por las lluvias y al solicitar los EPP que utilizan (Rodilleras, Coderas y Casco) están nuevos y empacados sin ser utilizados. Incumpliendo con el procedimiento P-TH-23 y adicionalmente no se utiliza el formato F-TH-69 Inspección de Elementos de Protección Personal Incumpliendo con la norma ISO 9001:2015 numeral 4.4.2 literal b) conservar la información documentada para tener la confianza de que los procesos se realizan según lo planificado. No Conformidad 29

En el recorrido Casa de Nariño se evidenció que la oficina de Asesores Secretaria Privada, que adecuaron este año, no cuenta con la iluminación y ventilación requerida para los puestos de trabajo. El Responsable de SG SST manifiesta que no fue informado sobre la adecuación de estas oficinas para poder

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RESULTADOS

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determinar los riesgos de estos puestos de trabajo, evidenciando debilidades en los mecanismos de comunicación interna con las personas encargadas con el SG SST y otras dependencias de la entidad. Presentando deficiencias en el Artículo 16. de la Resolución 0312 de 2019 con el Ítem. Mecanismos de Comunicación. Oportunidad de Mejora 1

HATO GRANDE X

Las instalaciones no cuentan con señalización de salidas de emergencia, ni señalización de seguridad y salud en el trabajo, se requiere la organización y señalización en el cuarto de máquinas. Incumpliendo con la norma ISO 9001:2015 numeral 4.4.2 literal b) conservar la información documentada para tener la confianza de que los procesos se realizan según lo planificado. No Conformidad 30

CASA DE HUESPEDES ILUSTRES DE SAN JUAN DE MANZANILLO

X

En la visita realizada se evidenció que varios extintores se encuentran ubicados en el suelo sin el debido soporte ni señalización, en la casa se encuentran tres gabinetes contraincendios pero no están adecuadamente instalados, le hacen falta implementos y no cuentan con la seguridad requerida. Adicionalmente solo cuentan con una camilla que está incompleta, esta sin los inmovilizadores. En los cuartos de máquinas se encuentran ubicados materiales que no deben estar allí, como ACPM, pinturas y otros. No existe ningún tipo de señalización en las instalaciones. Incumpliendo con el Decreto número 1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.8. Obligaciones de los empleadores, 6. Gestión de los Peligros y Riesgos: Debe adoptar disposiciones efectivas para desarrollar las medidas de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y establecimiento de controles que prevengan daños en la salud de los trabajadores y/o contratistas, en los equipos e instalaciones. No Conformidad 31

Se evidenció que cuentan con los elementos requeridos para el trabajo en alturas, sin embargo los trabajadores no tienen conocimiento de su uso y no se les ha dado la capacitación de Trabajo Seguro en Alturas. Adicionalmente se tienen los documentos P-TH-29 Trabajo Seguro en alturas, F-TH-92 Inspección preoperacional de elementos contra caídas, F-TH-93 Permiso de Trabajo Seguro de Alturas, F-TH-94 Análisis de Trabajo Seguro (ATS), F-TH-30Trabajo seguro en Andamios; los cuales están

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RESULTADOS

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vigentes desde abril/2018 y a la fecha no se han utilizado. Incumpliendo con la norma ISO 9001:2015 numeral 4.4.2 literal b) conservar la información documentada para tener la confianza de que los procesos se realizan según lo planificado. No Conformidad 32

SEDE ADMINISTRATIVA X

CASA EQUIDAD PARA LA MUJER X

En la visita realizada no se observa la camilla y sus accesorios en el primer piso, no se cuenta con el plano de las instalaciones que identifican áreas y salidas de emergencia, se observó que no se está cumpliendo con la adecuada disposición de residuos peligrosos, al encontrar tubos fluorescentes sin cumplir con los requisitos de norma, para su disposición final, se observó que existen escaleras que no cuentan con bandas antideslizantes, existen debilidades en la señalización referente al punto eléctrico ubicado detrás de la puerta principal, el punto de encuentro en caso de emergencia y a la ubicación de los extintores, no se encontró el soporte para la instalación del extintor, se observaron elementos que pueden llegar a ocasionar algún tipo de accidente sin la respectiva señalización. Incumpliendo con el Decreto número 1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.8. Obligaciones de los empleadores, 6. Gestión de los Peligros y Riesgos. No Conformidad 33

EDIFICIO BBVA X

No se está cumpliendo con la adecuada disposición de basuras, existen debilidades en la señalización de las salidas de emergencia y rutas de evacuación al no ser fluorescente y no se observó la ruta de evacuación en las zonas comunes de las escaleras de emergencia, no se observa el mantenimiento preventivo y correctivo en las instalaciones al encontrar luminarias fundidas y tomas sin asegurar, no se encuentra identificada la persona que desempeña las funciones de brigadista y no se observa el cumplimiento de las medidas de prevención. Incumpliendo con el Decreto número 1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.8. Obligaciones de los empleadores, 6. Gestión de los Peligros y Riesgos. No Conformidad 34

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RESULTADOS

C NC


BANCOLOMBIA PISO 8 (DESCONTAMINA COLOMBIA)

X

No se cuenta con el plano de las instalaciones que identifican áreas y salidas de emergencia, no se encuentra identificada la persona que desempeña las funciones de brigadista, no se observa, el cumplimiento de las medidas de prevención, toda vez que, no se observó la ruta de evacuación en las zonas comunes, así mismo se evidenció la falta de iluminación y la presencia de elementos que obstaculizan la circulación en las escaleras de emergencia. Incumpliendo con el Decreto número 1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.8. Obligaciones de los empleadores, 6. Gestión de los Peligros y Riesgos. No Conformidad 35

BANCOLOMBIA PISO 10 (SECRETARIA DE TRANSPARENCIA)

X

No se cuenta con el plano de las instalaciones que identifican áreas y salidas de emergencia, no se observa el mantenimiento preventivo y correctivo en las instalaciones, al encontrar luminarias fundidas, no se encuentra identificada la persona que desempeña las funciones de brigadista, no se observa en la visita realizada a las instalaciones, el cumplimiento de las medidas de prevención, toda vez que, no se observó la ruta de evacuación en las zonas comunes, así mismo se evidenció la falta de iluminación de las escaleras de emergencia, se observó que no se está cumpliendo con la adecuada disposición de las basuras, al encontrar desperdicios fuera de los puntos establecidos para tal fin. Incumpliendo con el Decreto número 1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.8. Obligaciones de los empleadores, 6. Gestión de los Peligros y Riesgos. No Conformidad 36

EDIFICIO PROPIEDAD HORIZONTAL X

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RESULTADOS

C NC


EDIFICIO GALÁN X

Se evidenció que al ingreso del edificio en el registro biométrico se encuentran al lado dos máquinas dispensadoras de alimentos que en el momento que una persona esté utilizando estas máquinas, los servidores públicos que van a ingresar o están saliendo no lo pueden hacer. Además, se evidenció que la camilla que se encuentra a la entrada del edificio se encuentra obstruida por el cilindro para descargar armas como lo podemos ver en el registro fotográfico. Incumpliendo con el Decreto número 1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.8. Obligaciones de los empleadores, 6. Gestión de los Peligros y Riesgos. No Conformidad 37

C: CONFORME; NC: NO CONFORME; D: DOCUMENTACIÓN; A: APLICACIÓN; R: RESULTADO

De la evaluación realizada por cada uno de los Auditores de los 60 Estándares Mínimos de SG SST y 12 Sedes, se determinaron: 37 No Conformidades y 1 Oportunidad de Mejora, las cuales fueron revisadas y consolidadas.

7. EVALUACIÓN DE LAS MEJORAS

Se llevó a cabo la revisión de la eficacia de los siguientes 3 Planes de Mejoramiento del Área de Talento Humano relacionados con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo - SGSST:

1. NCR-0723 TH - No se evidencia la asignación de recursos para la realización de exámenes periódicos

Acciones:

a. Incluir en el Plan Anual de Adquisiciones Vigencia 2019 los recursos para la realización de los exámenes periódicos ocupacionales.

b. Incluir en el Plan Anual de Adquisiciones 2018 los recursos para la realización de los exámenes médicos ocupacionales.

c. Solicitar las vigencias futuras para la contratación de los exámenes ocupacionales periódicos.

Una vez revisadas las evidencias, se determina que éstas son viables y coherentes para dar cumplimiento al plan de mejoramiento. Adicionalmente, se realizó verificación en el SECOP en donde se encontró que se actualmente existe un contrato suscrito con la siguiente información:

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Contrato No.: 218-18 Empresa: Medical Protection Ltda. Fecha de Finalización: 30 de Noviembre de 2020 Valor del Contrato: $78.977.533.

- Vigencia 2018: $1.903.982 - Vigencia 2019: $38.464.785 - Vigencia 2020: $38.608.766

Por lo anterior, y teniendo en cuenta la información entregada por el Coordinador del Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo acerca del valor estimado de los Exámenes Médicos Ocupacionales Periódicos para la Vigencia 2018, el Plan de Mejoramiento se declara EFICAZ.

2. OM-0280 TH-Medición ausentismo laboral por causas diferentes a incapacidad médica y licencias de maternidad y paternidad

Acciones: a. Definir los lineamientos para conceder permisos a los funcionarios b. Realizar parametrización del aplicativo de servicios en línea para el trámite de permisos c. Realizar el informe de ausentismo laboral por causas diferentes a incapacidad médica,

cuando sean solicitados por las dependencias competentes. d. Socializar los lineamientos para conceder permisos a los funcionarios Una vez revisadas las evidencias, se determina que éstas son viables y coherentes para dar cumplimiento al plan de mejoramiento, teniendo en cuenta que se desarrolló el documento L-TH-02 Lineamientos para el trámite de situaciones administrativas, se realizó la parametrización del Sistema de Gestión Humana - Kactus a través del módulo "Mis Solicitudes" para que los funcionarios soliciten sus permisos a través del Self Service del sistema y su socialización se llevó a cabo mediante la Guía para la solicitud de permisos que se encuentra en intranet; de otra parte se elabora informe de ausentismo laboral por causa no médica de acuerdo a los registros suministrados por el Grupo de Nómina. Por lo anterior, el Plan de Mejoramiento se declara EFICAZ.

3. OM-0446 TH-Tarjeta de Información para Visitantes en caso de Emergencia Acciones: 1. Elaboración 2. Presentación y Aprobación 3. Impresión de Tarjetas de Información 4. Divulgación y Entrega En prueba de recorrido realizada el día 2 de abril de 2019, se evidenció el ingreso de dos visitantes a la Entidad a los cuales se les realiza la entrega de la respectiva tarjeta.

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Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta propuesta la cual fue la creación de la Tarjeta de información para visitantes elaborada e implementada en las diferentes sedes del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, por lo anterior, el Plan de Mejoramiento se declara EFICAZ. 8. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

De la muestra tomada se pudo evidenciar el siguiente resultado:

RESULTADO NÚMERO PORCENTAJE

Aspectos Conformes 9 23,7%

No Conformidades Reales 14 36,8%

Oportunidad de Mejora 1 2,7%

Recomendaciones 14 36,8%

Total 38 100%

8.1 Aspectos Conformes

1. Disposición y compromiso del grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, en la

coordinación y atención a la Auditoria, lo que permitió cumplir con el plan de trabajo.

2. Mejoras Eficaces: Las acciones implementadas en 3 mejoras fueron eficaces: NCR-0723, OM-0280 y OM-0446.

3. Plan Institucional de Capacitación: El Plan anual de capacitación se encuentra

publicado en la página web de Presidencia y se evidencian los listados de asistencia referidos al programa de capacitación relacionada con Seguridad y Salud en el Trabajo.

4. Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo: Se logró evidenciar, que éste Grupo

cuenta con recurso humano y técnico para desarrollar sus funciones:

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Cinco (5) Funcionarios (un Coordinador, un Profesional, un Técnico, una Secretaria, una Auxiliar)

Un (1) Contratista Tres (3) de la ARL (Una Fisioterapeuta, una Ejecutiva Integral de Servicio y un

Médico Ocupacional (En Proceso))

5. Idoneidad del Coordinador del SG SST: El Coordinador del grupo de seguridad y Salud en trabajo cuenta con el correspondiente curso de capacitación virtual de cincuenta (50) horas en SST definido por el Ministerio del Trabajo y es Especialista en salud ocupacional y riesgos laborales.

6. Investigación a los accidentes y enfermedades laborales: Se observó que se están realizando las correspondientes investigaciones a los accidentes y enfermedades laborales presentadas en la Entidad, en el mismo sentido se observaron reportes de registro de accidente de trabajo y los reportes realizados en los correspondientes formularios (FUREL).

7. Comunicación del SG SST: Se observó que existen medios de comunicación como lo

son correos electrónicos y salva pantallas con información para prevenir riesgos, se realizan actividades como pausas activas y prevención de caídas al mismo nivel. Adicionalmente están realizando capacitaciones a los Soldados Bachilleres que se encuentran en la Casa de Nariño en Seguridad y Salud en el Trabajo.

8. Política de no alcohol, drogas y tabaquismo: El DAPRE cuenta con una política de

no alcohol, drogas y tabaquismo; se han realizado campañas de prevención consumo de alcohol, drogas y tabaco (cigarrillo) y se observa la socialización.

9. Indicadores: Se realiza seguimiento a los indicadores establecidos en la normatividad

vigente: Frecuencia de accidentalidad, severidad de la accidentalidad, mortalidad de accidentes de trabajo, prevalencia de accidentes de trabajo, incidencia de Enfermedad laboral y ausentismo por causa médica, en el SIGEPRE.

8.2 No Conformidades Reales

NCR 1 - Falta de seguimiento en la Conformación del COPASST

Se evidencia falta de seguimiento en la conformación del COPASST teniendo en cuenta que una vez revisadas las carpetas entregadas por el Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, se encontró documento de fecha 16 de Noviembre de 2017, en el cual se establecen los representantes de los trabajadores (3 principales y 3 suplentes), elegida mediante votación. Sin embargo, en entrevista realizada al Coordinador del Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, se estableció que uno de los suplentes ya no se encuentra laborando en la Entidad y la vacante aún no ha sido suplida. Incumpliendo lo establecido en la Resolución 0312 de 2019, Articulo 16 en lo relacionado con la conformación y funcionamiento del COPASST que establece

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“Constatar si es igual el número de representantes del empleador y de los trabajadores y revisar si el acta de conformación se encuentra vigente”; a su vez se incumple la resolución 0823 de 2011 y en el Artículo 123. COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL de la Resolución 0093 del 11 de Febrero de 2019, en el cual se establece como debe estar integrado el Comité.

NCR 2 - Falta de seguimiento en la conformación y elaboración de informes del

Comité de Convivencia Se evidenció falta se seguimiento en la conformación del Comité de Convivencia teniendo en cuenta que mediante la Resolución 0586 del 10 de Agosto de 2017* (publicada en Intranet) se conforma el Comité de Convivencia Laboral de la Presidencia de la República y se designan los representantes del Director en el Comité y se determinó que uno de los miembros principales del Comité y representante de los servidores públicos, se encuentra en vacancia temporal y no se ha suplido la vacante. De otra parte, la información de Quiénes somos del Folleto-CCL-2017.pdf publicado en la Intranet, en donde se muestra el listado de los integrantes del Comité de Convivencia Laboral, se evidenció que dos de las personas designadas por el Director no concuerdan con la Resolución 0586 del 10 de Agosto de 2017. Incumpliendo lo establecido en la Resolución 0312 de 2019, Articulo 16 en lo relacionado con la conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral que establece “Solicitar el documento de Conformación del Comité de Convivencia Laboral y verificar que esté integrado de acuerdo a la normativa y que se encuentre vigente”; y lo establecido en el Numeral 7.5.3 Control de la Información Documentada de la NTC_ISO_9001:2015. Igualmente se evidenció falta de seguimiento en la elaboración de informes del Comité de Convivencia teniendo en cuenta que a la fecha de revisión (29 de Marzo de 2019) no se encontró el informe de gestión de lo reportado en la última reunión realizada el día 28 de Enero de 2019; también se encontró que la fecha del Acta No. 5 no concuerda con la fecha del listado de asistencia a la reunión, ya que la vigencia de suscripción del Acta es 2017 y el listado de asistencia es de 2018. Incumpliendo lo establecido en el Numeral 7.5.3 Control de la Información Documentada de la NTC_ISO_9001:2015.

NCR 3 - Falta control de información de la Política y Objetivos del SG SST Se evidenció falta control de información de la Política y Objetivos del SG SST teniendo en cuenta que los documentos publicados en intranet /SGSST y MA/ Documentos / Política SST-MA y Objetivos SST-MA se encuentran firmados por el Director con fecha 21 sep 2018 y son diferentes a la Política de SST y objetivos del SG SST establecidos en el Manual del – SIGEPRE (M-DE-01 Versión 19 del 03 de Septiembre de 2018). Incumpliendo con la norma ISO 9001:2015, 7.5.3.2 Para el control de la información documentada “La información documentada conservada como evidencia de la conformidad debe protegerse contra modificaciones no intencionadas”

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NCR 4 - Deficiencia en control de los documentos de Evaluación Estándares

Mínimos y Plan de Trabajo SG SST Se evidenció deficiencia en control de los documentos de Evaluación Estándares Mínimos teniendo en cuenta que la evaluación Inicial vigencia 2017 no se encuentra debidamente firmada por el empleador o contratante ni por el responsable de la ejecución del SG SST, en la vigencia 2018 se encuentra firmada únicamente por el responsable de la ejecución del SG-SST y la evaluación de la vigencia 2019 no se evidencio debidamente firmada sino en el computador. Subsanada en Mesa de Trabajo del 03 y 14 de Mayo de 2019, Anexos correo electrónico del día 16-May-2019. Igualmente se evidenció deficiencia en el control del documento del Plan de Trabajo del SG-SST ya que no se cuenta con un Plan de Trabajo sino con un Cronograma de Actividades de SG-SST y MA 2018 el cual está firmado por el Responsable del SG SST y el Contratista del SG SST y no por el empleador. Adicionalmente no utilizan el formato debidamente codificado que se encuentra en el SIGEPRE. (F-TH-70). En la vigencia 2019 se remite el Plan de Trabajo Anual Vigencia 2019 del SG SST y MA con fecha 30-Dic-2018 firmado por la Jefe de Talento Humano, el coordinador del SG SST y el Contratista del SG SST en un formato que no corresponde la versión vigente registrada en el SIGEPRE (F-TH-70). Incumpliendo con la Resolución 0312 de 2019, Articulo 16 en lo relacionado con el Plan de Trabajo “Diseñar y definir un Plan Anual de Trabajo para el cumplimiento del sistema de gestión de SST,……, firmado por el empleador y el responsable del Sistema de Gestión de SST” y la norma ISO 9001:2015 numeral 4.4.2 literal a) mantener información documentada para apoyar la operación de sus procesos; b) conservar la información documentada para tener la confianza de que los procesos se realizan según lo planificado.

NCR - No se encuentra publicado el Plan de Trabajo SG SST Se evidencia que a fecha 08-Abril-2019 no se encuentra publicado el Plan de Trabajo del SG-SST en la página WEB de presidencia en Atención Ciudadana/ Transparencia y Acceso a la información pública/ 6. PLANEACION/ 6.1.3.3.7. Plan de Trabajo Anual SST y MA, el documento que aparece es el Cronograma de Actividades del SG-SST y MA 2018 y es el seguimiento semestral 2018 más no el Plan de Trabajo del SG SST de la Vigencia 2019. Subsanada en Mesa de Trabajo del 03 y 14 de Mayo de 2019, Correo electrónico del día 21-May-2019 – MEM19-00007550 .

NCR 5 - Deficiencias en el Archivo SG-SST Se evidencian deficiencias en el archivo del SG-SST ya que las carpetas en físico no cuentan con rótulos ni con hoja de control que deben tener en la organización del archivo de gestión, como se evidencia a continuación:

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Incumpliendo con la Resolución 0312 de 2019, Articulo 16 en lo relacionado con Archivo y Retención Documental “Contar con un sistema de archivo y retención documental, para los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de SST” y el Acuerdo N° 05 de 2013 artículo 15 y Acuerdo N° 02 de 2014 artículo 12 que habla de la elaboración y diligenciamiento de la hoja de control durante la etapa activa del expediente y con lo establecido en el numeral 5 del artículo 4 del Acuerdo N° 042 de 2002, "Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación [...]

NCR 6 - Falta de procedimiento ó documentos Se evidenció que falta el procedimiento para la identificación y evaluación de las especificaciones en Seguridad y Salud en el Trabajo para la adquisición de productos y servicios, teniendo en cuenta la revisión del módulo del SIGEPRE documentos y formatos referentes a los procesos de Talento Humano y Adquisición de Bienes y Servicios. Incumpliendo con la Resolución 0312 de 2019, Articulo 16 en lo relacionado con la identificación y evaluación de las especificaciones en Seguridad y Salud en el Trabajo de las adquisiciones de productos y servicios “Establecer un procedimiento para la identificación y evaluación de las especificaciones en SST de las compras y adquisición de productos y servicios” e igualmente a lo establecido en el artículo 2.2.4.6.27 del Decreto 1072 de 2015. De otra parte no se evidenció el documento que conforma la Brigada de prevención, preparación y respuesta ante emergencias; además el Reglamento Interno Brigada de Emergencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, se encuentra en versión borrador en la intranet y no se encuentra como documento controlado en el SIGEPRE. Incumpliendo con la Resolución 0312 de 2019, Articulo 16 en lo relacionado con Brigada de prevención, preparación y respuesta ante emergencias “Solicitar el documentos de conformación de la brigada de prevención, preparación y respuesta ante emergencias….” y el Artículo 3°. Documentación de la Resolución 0827 de 2016.

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NCR 7 – Falta de seguimiento en el Control de Documentos Se evidencia la falta de seguimiento en el control de los documentos como se muestra a continuación:

El Formato de Reporte de Actos y Condiciones Inseguras - FACI (F-TH-64): se utiliza un formato controlado y otro formato no controlado con información similar.

El formato F-TH-69 Inspección de Elementos de Protección Personal: al momento de solicitar una muestra aleatoria del formato diligenciado, el Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo manifiesta que el documento no se está usando e igualmente se evidenció en recorrido por la Casa de Nariño al solicitar la inspección de EEP entregados para el riesgo relacionado con espacio confinados.

Se encontraron formatos de entrega de elementos de protección personal (F-TH-67) que no tienen diligenciado el nombre de la persona a quien se entregaron los EPP, como se evidenció en la revisión de los expedientes del Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo.

El formato F-TH-77 Inspección de extintores y el Formato F-TH-78 Inspección de Camillas de Emergencia: Al revisar las carpetas con los formatos diligenciados se evidenció que se encuentran con la codificación F-TH-XX y no utilizan los formatos codificados registrados en el SIGEPRE.

En la sede Casa de Huéspedes Ilustres de San Juan de Manzanillo se evidenció que se tienen los documentos P-TH-29 Trabajo Seguro en alturas, F-TH-92 Inspección pre operacional de elementos contra caídas, F-TH-93 Permiso de Trabajo Seguro de Alturas, F-TH-94 Análisis de Trabajo Seguro (ATS), F-TH-30Trabajo seguro en Andamios; los cuales están vigentes desde abril/2018 y a la fecha no se han utilizado.

Incumpliendo con la norma ISO 9001:2015, 7.5.3.2 (Control de la información documentada), norma OHSAS 18001 numeral 4.5.4 de la (Control de Registros), norma ISO 9001:2015 numeral 4.4.2 literal b) conservar la información documentada para tener la confianza de que los procesos se realizan según lo planificado y con los procedimientos establecidos en el SIGEPRE relacionados con el SG SST.

NCR 8 - Deficiencias en la realización de las evaluaciones médicas periódicas Se evidencian deficiencias en la realización de las evaluaciones medicas periódicas teniendo en cuenta que la frecuencia de las evaluaciones médicas periódicas no se encuentra formalmente definida en un documento controlado en el SIGEPRE, los resultados de las evaluaciones médicas ocupacionales no se están comunicando por escrito al trabajador y no se han realizado la totalidad de las evaluaciones médicas periódicas, como se evidenció en las entrevistas realizadas al Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo. Incumpliendo la Resolución 0312 de 2019 artículo 16 en lo relacionado con las Evaluaciones médicas ocupacionales “Solicitar los conceptos de aptitud que demuestren la realización de las evaluaciones médicas, el documento o registro que evidencie la definición de la frecuencia de las evaluaciones médicas periódicas, el documento que evidencie la comunicación por escrito al trabajador de los resultados de las evaluaciones

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médicas ocupacionales” y con la Resolución 2346 de 2007 Capitulo II Articulo 3. Tipos de Evaluaciones médicas Ocupacionales. Las evaluaciones médicas ocupacionales que debe realizar el empleador público y privado de forma obligatoria son como mínimo las siguientes: 2. Evaluaciones medicas ocupacionales periódicas (programadas o por cambio de ocupación) “.

NCR 9 - Falta de lineamiento de Plan de Emergencia y deficiencia en los informes de simulacro Se evidencia que falta el documento sobre el lineamiento del Plan de Emergencia teniendo en cuenta que se evidenció que en la Intranet se encuentra publicado el borrador del Lineamiento Plan Emergencia DAPRE sin contar con la aprobación respectiva ni está controlado en el SIGEPRE. Igualmente se evidenció que están publicados en Intranet borradores de los Planes de Emergencias y los planos de las instalaciones que identifican áreas y salidas de emergencia de algunas sedes que tampoco se encuentran controlados en el SIGEPRE. Faltan los Planes de Emergencia de la Casa de la Equidad de la Mujer, Edificio ubicado en la Carrera 8 No. 12B – 61 pisos 8 y 10, el Edificio ubicado en la Carrera 8 No. 12B-42 Piso 3, Edificio Propiedad Horizontal y Casa Republicana. Incumpliendo con la Resolución 0312 de 2019, Articulo 16 en lo relacionado con el Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias y el Artículo 3°. Documentación de la Resolución 0827 de 2016. Adicionalmente se evidenciaron deficiencias en los informes de simulacro teniendo en cuenta que los Informes de los simulacros no fueron aprobados por el funcionario competente, como se observó en los informes de 2 simulacros, así: a) Informe de Simulacro No. 3 del 22 de Marzo de 2018: No se encuentra firmado por

ninguna de las personas que participaron en la elaboración, revisión y aprobación del documento;

b) Informe de Simulacro No. 4 del 25 de Octubre de 2018: se encontró que la persona que Revisa es la misma que Aprueba el documento.

Lo anterior afecta la eficacia de los puntos de control y genera un incumplimiento a lo establecido en el Artículo 1°. Representante de la Dirección de la Resolución 0827 de 2016, en donde el delegado por la Dirección para liderar la implementación, el mantenimiento, seguimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST y Medio Ambiente es el Jefe del Área de Talento Humano.

NCR 10 - Deficiencia en los indicadores de evaluación del SG SST Se evidenció deficiencia en los siguientes indicadores de evaluación del SG SST: - Incumplimientos Legales del SG-SST y MA: En el SIGEPRE se encuentra la

información de este indicador donde se reporta para la vigencia 2018 cero (0) incumplimientos.

Sin embargo, de conformidad con la información suministrada por la ARL en la elaboración de la Matriz Legal SG-SST DAPRE, se reporta la "Evaluación

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cumplimiento Legal Requisitos Legales y Salud en el Trabajo - SST", así: Vigencia 2017: Ítems a Evaluar 239 y el puntaje obtenido 222. Cumplimiento 91%; Vigencia 2018: Ítems a Evaluar 240 y el puntaje obtenido 239. Cumplimiento 99% La información publicada en Intranet no corresponde a la información suministrada por la ARL

- Cumplimiento del Cronograma anual de seguridad y salud en el trabajo: En el SIGEPRE se evidencia un cumplimiento del cronograma para la vigencia 2018 del 100%, sin embargo en la muestra realizada se evidencia que la actividad "Seguimiento al procedimiento para la realización de los exámenes medico laborales de la entidad" en donde el registro/actividad "procedimiento elaborado" no se evidencia ningún procedimiento en el SIGEPRE por lo anterior esta tarea no se cumplió y el cumplimiento del cronograma no corresponde al 100%.

Incumpliendo con la norma NTC ISO 9001:2015 9,1 Seguimiento, Medición, Análisis y Evaluación. b) los métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación necesarios para asegurar resultados válidos.

NCR 11 - Falta de control en el cumplimiento de normatividad relacionada con proveedores y contratistas Se evidenció que falta control en el cumplimiento de normatividad relacionada con proveedores y contratistas teniendo en cuenta que no existe un documento que señale los criterios relacionados con SST para la evaluación y selección de proveedores, no se informó a los contratistas previo al inicio del contrato los peligros y riesgos generales y específicos de su zona de trabajo incluidas las actividades o tareas de alto riesgo, rutinarias y no rutinarias, así como la forma de controlarlos y las medidas de prevención y atención de emergencias; adicionalmente no se evidenció un seguimiento periódico sobre el cumplimiento de la normatividad en seguridad y salud el trabajo por parte de los proveedores, contratistas y sus trabajadores, toda vez que no existen soportes documentales que permitan verificar el cumplimiento de las actividades descritas, como se determinó en la entrevista con el equipo de trabajo al no encontrar soportes documentales que permitan verificar el cumplimiento de las actividades descritas. Incumpliendo con lo dispuesto en la Resolución 0312 de 2019 Articulo 16 en lo relacionado con la Evaluación y selección de proveedores y contratistas, con lo establecido en el numeral 4 y numeral 6 del artículo 2.2.4.6.28 del Decreto 1072 de 2015.

NCR 12 - Falta de uso de elementos de protección personal y capacitación Se evidencio la falta de uso de elementos de protección personal y capacitación teniendo en cuenta que en la matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles de Casa de Nariño, se encuentra un riesgo NO ACEPTABLE (Espacios Confinados), en donde el control es "Aplicar procedimiento de espacios confinados" sin embargo el responsable de SG SST manifiesta que no existe reglamentación relacionada con el tema y por ende no hay procedimiento.

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Adicionalmente el control a las personas es la entrega de EPP, sin embargo en la inspección realizada se evidencio con el personal de mantenimiento que en los últimos días han venido realizando la actividad por las lluvias y al solicitar los EPP que utilizan (Rodilleras, Coderas y Casco) están nuevos y empacados sin ser utilizados; adicionalmente en la sede Casa de Huéspedes Ilustres de San Juan de Manzanillo se evidencio que cuentan con los elementos requeridos para el trabajo en alturas, sin embargo los trabajadores no tienen conocimiento de su uso y no se les ha dado la capacitación de Trabajo Seguro en Alturas. Incumpliendo con el procedimiento P-TH-23 Identificación necesidades de Elementos de Protección Personal o Contra Caídas y el P-TH-29 Trabajo Seguro en alturas.

NCR 13 - Debilidades en la revisión, mantenimiento y adecuación de Gabinetes contraincendios y extintores Se evidenciaron debilidades en la revisión, mantenimiento y adecuación de Gabinetes contraincendios y extintores teniendo en cuenta que en la Auditoria de Administración de Riesgos del mes de febrero de 2019, se evidencio que en Casa de Nariño hay gabinetes contraincendio abiertos sin seguridad, gabinetes cerrados con el martillo por dentro, gabinetes sin martillo, mangueras rotas y sin estar conectadas, afectando la seguridad en el trabajo; en la visita realizada a la Casa de Huéspedes Ilustres de San Juan de Manzanillo, se evidencio que varios extintores se encuentran ubicados en el suelo sin el debido soporte ni señalización, en la casa se encuentran tres gabinetes contraincendios pero no están adecuadamente instalados y en la Casa de la Equidad no se encontró soporte para la instalación del extintor.

ABIERTOS SIN MARTILLO

CERRADO CON EL MARTILLO POR DENTRO

SIN CONECTAR Y MANGUERA ROTA

SIN CONECTAR MANGUERA

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Incumpliendo con el Decreto número 1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.8. Obligaciones de los empleadores, 6. Gestión de los Peligros y Riesgos.

NCR 14 - Falta de señalización, organización y adecuación de espacios con los implementos necesarios de Seguridad y Salud en el Trabajo Se evidenció falta de señalización, organización y adecuación de espacios con los implementos necesarios de Seguridad y Salud en el Trabajo, como se muestra a continuación:

Las instalaciones de Hato Grande no cuentan con señalización de salidas de emergencia, ni señalización de seguridad y salud en el trabajo, se requiere la organización y señalización en el cuarto de máquinas.

En la visita realizada a la Casa de Huéspedes Ilustres de San Juan de Manzanillo, cuentan con una camilla que está incompleta, en los cuartos de máquinas se encuentran ubicados materiales que no deben estar allí, como ACPM, pinturas y otros. No existe ningún tipo de señalización en las instalaciones.

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En la Casa de la Equidad de la Mujer, no se observa la camilla y sus accesorios en el primer piso, no se cuenta con el plano de las instalaciones que identifican áreas y salidas de emergencia, no se está cumpliendo con la adecuada disposición de residuos peligrosos, al encontrar tubos fluorescentes sin cumplir con los requisitos de norma, para su disposición final, se observó que existen escaleras que no cuentan con bandas antideslizantes, existen debilidades en la señalización referente al punto eléctrico ubicado detrás de la puerta principal, el punto de encuentro en caso de emergencia y a la ubicación de los extintores, no se encontró el soporte para la instalación del extintor, se observaron elementos que pueden llegar a ocasionar algún tipo de accidente sin la respectiva señalización.

En Edificio BBVA no se está cumpliendo con la adecuada disposición de basuras, existen debilidades en la señalización de las salidas de emergencia y rutas de evacuación, no se observa el mantenimiento preventivo y correctivo en las instalaciones, no se encuentra identificada la persona que desempeña las funciones de brigadista y no se observa el cumplimiento de las medidas de prevención.

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En Edificio Bancolombia Piso 8 no se cuenta con el plano de las instalaciones que identifican áreas y salidas de emergencia, no se encuentra identificada la persona que desempeña las funciones de brigadista, no se observa el cumplimiento de las medidas de prevención, toda vez que, no se observó la ruta de evacuación en las zonas comunes, así mismo se evidenció la falta de iluminación y la presencia de elementos que obstaculizan la circulación en las escaleras de emergencia.

En Edificio Bancolombia Piso 10 no se cuenta con el plano de las instalaciones que identifican áreas y salidas de emergencia, no se observa el mantenimiento preventivo y correctivo en las instalaciones, al encontrar luminarias fundidas, no se encuentra identificada la persona que desempeña las funciones de brigadista, no se observa la ruta de evacuación en las zonas comunes, falta de iluminación de las escaleras de emergencia, se observó que no se está cumpliendo con la adecuada disposición de las basuras al encontrar desperdicios fuera de los puntos establecidos para tal fin.

En Edificio Galán se evidencio al ingreso del edificio dos máquinas dispensadoras de alimentos que obstaculiza el ingreso de los servidores públicos que van a ingresar o salir. Adicionalmente se evidenció que la camilla que se encuentra a la entrada del edificio se encuentra obstruida por el cilindro para descargar armas.

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Incumpliendo con el Decreto número 1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.8. Obligaciones de los empleadores, 6. Gestión de los Peligros y Riesgos.

NCR - Falta la Matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles de sedes Se evidenció que falta la Matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles de la sede Casa de Huéspedes Cartagena ya que no se encuentra publicada en la Intranet en el módulo de SGSST-MA y la matriz del Edificio BBVA -Consejería para las Regiones se encuentra desactualizada teniendo en cuenta que los riesgos y peligros identificados en la matriz publicada en Intranet corresponden a la Consejería Presidencial para la Juventud Colombia Joven quienes no se encuentran en la sede desde el mes de octubre de 2018 y actualmente está ubicado el personal de la Consejería para las Regiones. Incumpliendo con la Resolución 312 de 2019 Articulo 16 en lo relacionado con la identificación de peligros con participación de todos los niveles de la empresa y con el Artículo 20. Estándares Mínimos en el lugar de trabajo “…En los lugares de trabajo que funcionen con más de un turno, el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y el cumplimiento de Estándares Mínimos deben asegurar la cobertura en todas las jornadas y si la empresa tiene varios centros de trabajo el sistema de gestión debe garantizar una cobertura efectiva de todos sus trabajadores”. Teniendo en cuenta que actualmente está En Desarrollo la No Conformidad Real NCR-0722 No se contemplan las sedes de Sopo y Cartagena dentro de la matriz de riesgos; se define continuar el desarrollo de esta mejora contemplando la evidencia antes descrita y no establecer otra No Conformidad Real.

8.3 Oportunidades de Mejora

OM 1 - Debilidades en la Comunicación Interna del SG SST con otras dependencias

de la entidad Se evidenciaron debilidades en la Comunicación Interna del SG SST con otras dependencias de la entidad teniendo en cuenta que en el recorrido Casa de Nariño se

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evidenció que la oficina de Asesores Secretaria Privada, que adecuaron este año, no cuenta con la iluminación y ventilación requerida para los puestos de trabajo. El Responsable de SG SST manifiesta que no fue informado sobre la adecuación de estas oficinas para poder determinar los riesgos de estos puestos de trabajo, evidenciando debilidades en los mecanismos de comunicación interna con las personas encargadas con el SG SST y otras dependencias de la entidad. Se presentan deficiencias en la comunicación de otras dependencias de la entidad con el sistema de gestión y seguridad y salud en el trabajo, por lo cual se recomienda documentar un procedimiento para establecer Mecanismos de Comunicación.

8.4 Recomendaciones

Recomendación 1

Se recomienda adoptar las acciones necesarias para mantener actualizada la matriz de identificación de peligros de todas las sedes con el fin de incluir la totalidad de los elementos que pueden ser causantes de accidentes y enfermedades.

Recomendación 2 Se recomienda realizar capacitación a los soldados que apoyan las actividades en Hato Grande sobre el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, y continuar con la capacitación a los soldados de la Casa de Nariño; de tal manera que en caso de una emergencia se aseguren de brindar una asistencia a los visitantes o personal que se encuentre en el lugar.

Recomendación 3

En la sede Hato Grande se recomienda seguimiento por parte del área de seguridad y salud en el trabajo ya que actualmente se encuentran en reubicación de los miembros de la fuerza pública que brindan seguridad a la sede para que las adecuaciones que están desarrollando cumplan con los requisitos establecidos en el SG SST.

Recomendación 4

Se recomienda realizar la actualización del normograma de la dependencia en el SIGEPRE, con el fin de incluir la Resolución 0632 de 2018 y mantener la información ajustada.

Recomendación 5

Se recomienda unificar los nombres de las sedes teniendo en cuenta que hay diferencia de nombres en las sedes en los documentos elaborados por el SG SST como por ejemplo:

Plan de Emergencias DAPRE y Matriz de Peligros Sede Administrativa

Plan de Emergencias Casa de Nariño y Matriz de Peligros Palacio de Nariño Esto con el fin de mantener una información unificada y que aplique a todos los documentos que se elaboren del SG SST.

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Recomendación 6 Se recomienda revisar la información de las matrices de peligros y riesgos de cada una de las sedes, teniendo en cuenta que al realizar el análisis por parte la oficina de control interno de en relación con la aceptabilidad del riesgo, se repite información de la Consejería Presidencial para la Juventud Colombia Joven y la de la Consejería Presidencial para la Niñez y la Adolescencia, como se muestra a continuación:

Lo anterior con el fin de monitorear los controles que tienen establecidos y se tomen las acciones pertinentes para los riesgos Aceptables con Control Especifico y los No Aceptables

Recomendación 7

Se Recomienda realizar análisis periódico y presentar los resultados a la alta dirección para tomar decisiones e implementar un plan de trabajo en relación al resultado de la ejecución de los controles de la matriz de peligros y riesgos; con el fin de determinar si los controles están siendo efectivos o no, o se tienen que implementar más controles.

Recomendación 8 Se recomienda que una vez se finalice el Plan de Seguridad Vial, se articulen los riesgos al Sistema de Gestión y Seguridad en el Trabajo, con el fin de consolidar la información y realizar el seguimiento a todos los riesgos establecidos.

Recomendación 9

Teniendo en cuenta que el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SGSST está integrado al Sistema de Gestión de la Presidencia de la Republica SIGEPRE, se recomienda que de conformidad a los Lineamientos para la Administración de Riesgos del SIGEPRE se identifique un Riesgo que cubra todo el SGSST, esto con el fin de integrada la matriz de peligros y riesgos de SG SST al SIGEPRE.

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Recomendación 10

Se recomienda el ajuste de la fórmula y periodicidad de los Indicadores Mínimos de Seguridad y Salud en el Trabajo de conformidad a lo establecido en la Resolución 312 de 2019 Articulo 30, con el fin de ajustar la información en módulo de indicadores del SIGEPRE.

Recomendación 11

Se recomienda revisar la definición de los objetivos teniendo en cuenta que los objetivos sean medibles, sin embargo las metas de reducir el 10% no corresponden a un análisis histórico de resultados. • Accidente Laboral- Caída al mismo nivel: 2016 (6 Casos), 2017 (15 Casos): Variación + 250% 2017 (15 Casos), 2018 (26 Casos): Variación + 73% • Incapacidades - Sistema Respiratorio: 2016 (57 Casos), 2017 (105 Casos): Variación + 84% 2017 (107 Casos), 2018 (144 Casos): Variación + 35% Lo anterior con el fin de determinar indicadores que se ajusten a las actividades que se están desarrollando en la entidad por parte del grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Recomendación 12

Se recomienda revisar los documentos publicados en el SIGEPRE teniendo en cuenta que se encuentran publicados 37 documentos del SG SST (Documentos General: 2; Formatos: 24; Guía: 3; Manual: 1 y Procedimiento: 7) y de los anteriores documentos no utilizan 13 (Documento General: 1; Formatos: 10 y Procedimiento: 2); es decir el 35% no se aplican. (Ver Anexo 1) Con el fin de mantener en el SIGEPRE los documentos que se requieran para el desarrollo de las actividades del SG SST.

Recomendación 13

Se recomienda que las acciones preventivas y correctivas del SGSST, que se evidencien en las actas del COPASST y en actas de Comité Institucional de Gestión y Desempeño se integren como un Plan de Mejora en el SIGEPRE, con el fin de mantener en el sistema el desarrollo de las actividades que se ejecutan para el cumplimiento de las actividades del SG SST.

Recomendación 14

Se recomienda realizar la actualización de los documentos en relación con la imagen institucional y la nueva estructura del DAPRE; de conformidad con la Guía Sistema Grafico G-SA-01 que permitan cumplir con los requerimientos establecidos por la entidad y mantener actualizada la información.

9. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

La Oficina de Control Interno realizó el seguimiento al cumplimiento de los Estándares mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo establecidos en la Resolución No.

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0312 de 2019 y la revisión de la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo en cada una de las sedes del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. De la información obtenida se realizó la Evaluación Estándares Mínimos establecidos Resolución 0312 de 2019 (Ver Anexo 2), obteniendo el siguiente resultado:

CICLO ESTÁNDAR PESO

PORCENTUAL

CALIFICACION DE LA EMPRESA O

CONTRATANTE

I. PLANEAR

RECURSOS (10%) 10 9

GESTIÓN INTEGRAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y LA SALUD

EN EL TRABAJO (15%) 15 8

II. HACER

GESTIÓN DE LA SALUD (20%) 20 19

GESTIÓN DE PELIGROS Y RIESGOS (30%) 30 26

GESTION DE AMENAZAS (10%) 10 0

III. VERIFICAR

VERIFICACIÓN DEL SG-SST (5%) 5 5

IV. ACTUAR MEJORAMIENTO (10%) 10 10

TOTALES 100 77

Teniendo en cuenta que el puntaje obtenido esta entre el 60% y 85% la valoración es MODERADAMENTE ACEPTABLE para lo cual se requiere desarrollar las siguientes actividades:

Realizar y tener a disposición del Ministerio del Trabajo un Plan de Mejoramiento. Enviar a la Administradora de Riesgos Laborales un reporte de avances en el término

máximo de seis (6) meses después de realizada la autoevaluación de Estándares Mínimos. Plan de visita por parte del Ministerio del Trabajo.

Los aspectos por mejorar de la entidad con relación a los estándares mínimos del SG SST son los siguientes:

Recursos Conformación del COPASST

Conformación del Comité de Convivencia

Gestión Integral del SG SST Plan Anual de Trabajo

Archivo o retención Documental Identificación, evaluación, para

adquisición de productos y servicios

Evaluación y selección de proveedores y contratistas

Comunicación

PLANEAR

Gestión de la Salud Realización de los exámenes médicos

ocupacionales: pre ingreso, periódicos

Gestión de peligros y riesgos Identificación de peligros con

participación de todos los niveles de la empresa.

Gestión de amenazas Plan de Prevención y Preparación ante

emergencias

Brigada de prevención conformada, capacitada y dotada

HACER

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A. ANEXO 1 “Documentos del SGSST en el SIGEPRE”

No. DOCUMENTO CODIGO NOMBRE VERSION FECHA OBSERVACIÓN

1 Manual M-TH-02

Manual de Seguridad y Salud en el Trabajo - SST y Medio Ambiente para Contratistas

2 15/sep/2017

2 Documento

General D-TH-01

Programa de Elementos de Protección Personal

1 14/oct/2016

3 Documento

General D-TH-03

Plan de Rescate en Alturas

1 16/abr/2018 No se utiliza

4 Guía G-TH-08 Guía para el Trabajo Seguro en Alturas


5 Guía G-TH-05

Guía para el Reporte e Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo

2 02/oct/2018

6 Guía G-TH-06

Guía para la Identificación de peligros, Valoración de Riesgos y Determinación de Controles

2 23/jul/2018

7 Procedimiento P-TH-28

Funcionamiento, Seguimiento y Control del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo - COPASST

1 06/feb/2018


Identificación Necesidades de Elementos de Protección Personal o Contra Caídas

0 04/oct/2016


Reporte e Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo

1 26/ago/2016

10 Procedimiento P-TH-29 Trabajo Seguro en Alturas

1 09/may/2018 No se utiliza

11 Procedimiento P-TH-21 Identificación de Peligros y Riesgos

1 06/sep/2016

12 Procedimiento P-TH-30 Trabajo Seguro en Andamios


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Elaboración del Plan Institucional de Capacitación, Plan Anual de Bienestar Social e Incentivos y el SG-SST

8 24/jun/2016 El SG SST no

utiliza este formato

14 Formato F-TH-68 Matriz Elementos de Protección Personal

2 23/may/2018

15 Formato F-TH-67

Entrega de Elementos de Protección Personal o Contra Caídas

1 19/oct/2016

Se evidencian formatos sin

diligenciar a quien se le entregan EPP

16 Formato F-TH-69 Inspección de Elementos de Protección Personal

1 19/oct/2016 No se utiliza

17 Formato F-TH-62

Investigación y Análisis de Incidentes o Accidentes de Trabajo

1 26/ago/2016

18 Formato F-TH-92

Inspección Preoperacional de Elementos contra Caídas


19 Formato F-TH-93 Permiso de Trabajo Seguro en Alturas


20 Formato F-TH-94 Análisis de Trabajo Seguro (ATS)


21 Formato F-TH-63 Formato de Identificación de Peligros y Riesgos

1 06/sep/2016 En el último año no

lo han utilizado

22 Formato F-TH-66 Planificación de Inspecciones de SST

1 06/sep/2016 En el último año no

lo han utilizado

23 Formato F-TH-64

Formato de Reporte de Actos y Condiciones Inseguras - FACI

1 06/sep/2016

Se utiliza este formato controlado y otro no controlado

con la misma información

24 Formato F-TH-65

Matriz de Identificación de Peligros, Valoración de Riesgos y Determinación de Controles

1 06/sep/2016

25 Formato F-TH-95

Hoja de Vida Elementos de Protección contra Caídas


26 Formato F-TH-70 Cronograma de Actividades del SG-SST

1 19/oct/2016 Versión 02 del 27-

Mar-2019

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Plan de trabajo anual SG SST y

MA

27 Formato F-TH-38

Evaluación de Actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo

2 15/jun/2016 No se utiliza

28 Formato F-TH-44

Encuesta Desórdenes Músculo-Esqueléticos

2 19/jul/2016

29 Formato F-TH-71 Informe de Simulacro 1 29/dic/2016

Elaboran informe en formato pero

digital y sin codificación

30 Formato F-TH-76 Hoja de Vida de Inscripción Brigada de Emergencias

1 29/dic/2016

Se evidenció formatos sin firma, sin archivar y faltan

brigadistas

31 Formato F-TH-77 Inspección de Extintores

1 29/dic/2016

Los formatos diligenciados que se evidenciaron

están con el código F-TH-XX

32 Formato F-TH-78 Inspección Camillas de Emergencia

1 29/dic/2016

Los formatos diligenciados que se evidenciaron

están con el código F-TH-XX

33 Formato F-TH-79 Inspección de Botiquines

1 29/dic/2016

34 Formato F-TH-81 Alertas Médicas 1 29/dic/2016

35 Formato F-TH-90

Matriz de identificación, planificación y evaluación de requisitos legales y de otra índole en SST y MA

1 07/nov/2017

36 Formato F-TH-36 Entrega de Dotación 4 18/oct/2018

37 Formato F-TH-24

Medición de efecto de bienestar social, seguridad y salud en el trabajo necesidades - preferencias de incentivos.

5 15/jun/2016 El SG SST no

utiliza este formato

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B. ANEXO 2 “Evaluación Estándares Mínimos Resolución 0312 De 2019”

CICLO

ESTÁNDAR ÌTEM DEL ESTÁNDAR VALOR PESO

PORCENTUAL

PUNTAJE POSIBLE CALIFICACION DE LA

EMPRESA O CONTRATA

NTE

CUMPLE TOTALMENTE

NO CUMPLE

NO APLICA

JUSTIFICA NO

JUSTIFICA

I. P

LA

NE

AR

RE

CU

RS

OS

(10%

)

Recursos financieros, técnicos, humanos y de otra índole requeridos para coordinar y desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo (SG-SST) (4%)

1.1.1. Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST

0,5

4

0,5 0 0 0

3

1.1.2 Responsabilidades en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST

0,5 0,5 0 0 0

1.1.3 Asignación de recursos para el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST

0,5 0,5 0 0 0

1.1.4 Afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales

0,5 0,5 0 0 0

1.1.5 Pago de pensión trabajadores alto riesgo

0,5 0 0 0,5 0

1.1.6 Conformación COPASST / Vigía

0,5 0 0 0 0

1.1.7 Capacitación COPASST / Vigía

0,5 0,5 0 0 0

1.1.8 Conformación Comité de Convivencia

0,5 0 0 0 0

Capacitación en el Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo (6%)

1.2.1 Programa Capacitación promoción y prevención PYP

2

6

2 0 0 0

6

1.2.2 Capacitación, Inducción y Reinducción en Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, actividades de Promoción y Prevención PyP

2 2 0 0 0

1.2.3 Responsables del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST con curso (50 horas)

2 2 0 0 0

GE

ST

IÓN

IN

TE

GR

AL D

EL S

IST

EM

A D

E G

ES

TIÓ

N D

E L

A

SE

GU

RID

AD

Y L

A S

ALU

D E

N E

L T

RA

BA

JO

(1

5%

) Política de Seguridad y Salud en el Trabajo (1%)

2.1.1 Política del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST firmada, fechada y comunicada al COPASST/Vigía

1

15

1 0 0 0

8

Objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo SG-SST (1%)

2.2.1 Objetivos definidos, claros, medibles, cuantificables, con metas, documentados, revisados del SG-SST

1 1 0 0 0

Evaluación inicial del SG-SST (1%)

2.3.1 Evaluación e identificación de prioridades

1 1 0 0 0

Plan Anual de Trabajo (2%)

2.4.1 Plan que identifica objetivos, metas, responsabilidad, recursos con cronograma y firmado

2 0 0 0 0

Conservación de la

2.5.1 Archivo o retención documental del Sistema de

2 0 0 0 0

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CICLO


PORCENTUAL


EMPRESA O CONTRATA

NTE

CUMPLE TOTALMENTE

NO CUMPLE

NO APLICA

JUSTIFICA NO

JUSTIFICA

documentación (2%)

Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST

Rendición de cuentas (1%)

2.6.1 Rendición sobre el desempeño

1 1 0 0 0

Normatividad nacional vigente y aplicable en materia de seguridad y salud en el trabajo (2%)

2.7.1 Matriz legal 2 2 0 0 0

Comunicación (1%)

2.8.1 Mecanismos de comunicación, auto reporte en Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST

1 1 0 0 0

Adquisiciones (1%)

2.9.1 Identificación, evaluación, para adquisición de productos y servicios en Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST

1 0 0 0 0

Contratación (2%)

2.10.1 Evaluación y selección de proveedores y contratistas

2 0 0 0 0

Gestión del cambio (1%)

2.11.1 Evaluación del impacto de cambios internos y externos en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST

1 1 0 0 0

II. H

AC

ER

GE

ST

IÓN

DE

LA

SA

LU

D (

20%

)

Condiciones de salud en el trabajo (9%)

3.1.1 Evaluación Médica Ocupacional Descripción sociodemográfica y diagnóstico de condiciones de salud

1

9

1 0 0 0

8

3.1.2 Actividades de Promoción y Prevención en Salud

1 1 0 0 0

3.1.3 Información al médico de los perfiles de cargo

1 1 0 0 0

3.1.4 Realización de los exámenes médicos ocupacionales: pre ingreso, periódicos Realización de Evaluaciones Médicas Ocupacionales -Peligros- Periodicidad- Comunicación al Trabajador

1 0 0 0 0

3.1.5 Custodia de Historias Clínicas

1 1 0 0 0

3.1.6 Restricciones y recomendaciones médico laborales

1 1 0 0 0

3.1.7 Estilos de vida y entornos saludables (controles tabaquismo, alcoholismo, farmacodependencia y otros)

1 1 0 0 0

3.1.8 Agua potable, servicios sanitarios y disposición de basuras

1 1 0 0 0

P á g i n a 58 | 60



CICLO


PORCENTUAL


EMPRESA O CONTRATA

NTE

CUMPLE TOTALMENTE

NO CUMPLE

NO APLICA

JUSTIFICA NO

JUSTIFICA

3.1.9 Eliminación adecuada de residuos sólidos, líquidos o gaseosos

1 1 0 0 0

Registro, reporte e investigación de las enfermedades laborales, los incidentes y accidentes del trabajo (5%)

3.2.1 Reporte de los accidentes de trabajo y enfermedad laboral a la ARL, EPS y Dirección Territorial del Ministerio de Trabajo

2

5

2 0 0 0

5 3.2.2 Investigación de

Accidentes, Incidentes y Enfermedad Laboral

2 2 0 0 0

3.2.3 Registro y análisis estadístico de Incidentes, Accidentes de Trabajo y Enfermedad Laboral

1 1 0 0 0

Mecanismos de vigilancia de las condiciones de salud de los trabajadores (6%)

3.3.1 Medición de la severidad de los Accidentes de Trabajo y Enfermedad Laboral Medición de la frecuencia de la accidentalidad

1

6

1 0 0 0

6

3.3.2 Medición de la frecuencia de los Incidentes, Accidentes de Trabajo y Enfermedad Laboral Medición de la severidad de la accidentalidad

1 1 0 0 0

3.3.3 Medición de la mortalidad de Accidentes de Trabajo y Enfermedad Laboral

1 1 0 0 0

3.3.4 Medición de la prevalencia de incidentes, Accidentes de Trabajo y Enfermedad Laboral

1 1 0 0 0

3.3.5 Medición de la incidencia de Incidentes, Accidentes de Trabajo y Enfermedad Laboral

1 1 0 0 0

3.3.6 Medición del ausentismo por incidentes, Accidentes de Trabajo y Enfermedad Laboral por causa médica

1 1 0 0 0

GE

ST

IÓN

DE

PE

LIG

RO

S Y

RIE

SG

OS

(3

0%

)

Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos (15%)

4.1.1 Metodología para la identificación, evaluación y valoración de peligros

4

15

4 0 0 0

11

4.1.2 Identificación de peligros con participación de todos los niveles de la empresa

4 0 0 0 0

4.1.3 Identificación y priorización de la naturaleza de los peligros (Metodología adicional, cancerígenos y otros) Identificación de sustancias catalogadas como carcinógenas o con toxicidad aguda

3 0 0 3 0

4.1.4 Realización mediciones ambientales, químicos, físicos y biológicos

4 4 0 0 0

P á g i n a 59 | 60



CICLO


PORCENTUAL


EMPRESA O CONTRATA

NTE

CUMPLE TOTALMENTE

NO CUMPLE

NO APLICA

JUSTIFICA NO

JUSTIFICA

Medidas de prevención y control para intervenir los peligros/riesgos (15%)

4.2.1 Se implementan las medidas de prevención y control de peligros Implementación de medidas de prevención y control de peligros/riesgos identificados

2,5

15

2,5 0 0 0

15

4.2.2 Se verifica aplicación de las medidas de prevención y control Verificación de aplicación de

medidas de prevención y control por parte de los trabajadores

2,5 2,5 0 0 0

4.2.3 Hay procedimientos, instructivos, fichas, protocolos Elaboración de procedimientos, instructivos, fichas, protocolos

2,5 2,5 0 0 0

4.2.4 Inspección con el COPASST o Vigía Realización de inspecciones sistemáticas a las instalaciones, maquinaria o equipos con la participación del COPASST

2,5 2,5 0 0 0

4.2.5 Mantenimiento periódico de instalaciones, equipos, máquinas,

herramientas

2,5 2,5 0 0 0

4.2.6 Entrega de Elementos de Protección Personal EPP, se verifica con contratistas y subcontratistas

2,5 2,5 0 0 0

GE

ST

ION

DE

AM

EN

AZ

AS

(10%

)

Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias (10%)

5.1.1 Se cuenta con el Plan de Prevención y Preparación ante emergencias

5

10

0 0 0 0

0

5.1.2 Brigada de prevención conformada, capacitada y dotada

5 0 0 0 0

III. V

ER

IFIC

AR

VE

RIF

ICA

CIÓ

N D

EL S

G-S

ST

(5%

)

Gestión y resultados del SG-SST (5%)

6.1.1 Indicadores estructura, proceso y resultado Definición de indicadores del SG-SST de acuerdo con las condiciones de la empresa

1,25

5

1,25 0 0 0

5 6.1.2 Las empresa

adelanta auditoría por lo menos una vez al año

1,25 1,25 0 0 0

6.1.3 Revisión anual por la alta dirección, resultados y alcance de la auditoría

1,25 1,25 0 0 0

6.1.4 Planificar auditoría con el COPASST

1,25 1,25 0 0 0

IV. A

CT

UA

R

ME

JO

RA

MIE

NT

O

(10%

)

Acciones preventivas y correctivas con base en los resultados del SG-SST (10%)

7.1.1 Definir acciones de Promoción y Prevención con base en resultados del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST Definir acciones preventivas y correctivas con base en los resultados del SG-SST

2,5 10 2,5 0 0 0 10

P á g i n a 60 | 60



CICLO


PORCENTUAL


EMPRESA O CONTRATA

NTE

CUMPLE TOTALMENTE

NO CUMPLE

NO APLICA

JUSTIFICA NO

JUSTIFICA

7.1.2 Toma de medidas correctivas, preventivas y de mejora Acciones de mejora conforme a revisión de la alta dirección

2,5 2,5 0 0 0

7.1.3 Ejecución de acciones preventivas, correctivas y de mejora de la investigación de

incidentes, accidentes de trabajo y enfermedad laboral Acciones de mejora con base en investigaciones de accidentes de trabajo y enfermedades laborales

2,5 2,5 0 0 0

7.1.4 Implementar medidas y acciones correctivas de autoridades y de ARL

Elaboración Plan de Mejoramiento e implementación de medidas y acciones correctivas solicitadas por autoridades y ARL

2,5 2,5 0 0 0

TOTALES 100 77

Cuando se cumple con el ítem del estándar la calificación será la máxima del respectivo ítem, de lo contrario su calificación será igual a cero (0).

Si el estándar No Aplica, se deberá justificar la situación y se calificará con el porcentaje máximo del ítem indicado para cada estándar. En caso de no justificarse, la calificación el estándar será igual a cero (0)

El presente formulario es documento público, no se debe consignar hecho o manifestaciones falsas y está sujeto a las sanciones establecidas en los artículos 288 y 294 de la Ley 599 de 2000 (Código Penal Colombiano)

FIRMA DEL EMPLEADOR O CONTRATANTE FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN SG-SST

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