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CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES

CÓDIGO

FECHA VERSIÓN PÁGINAS

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Carrera 7 No. 18-55 Palacio Municipal piso 7º. – Teléfono: 3248278 Fax: 3248299

Web: www.contraloriapereira.gov.co E-mail: [email protected] Pereira - Risaralda

A/CI-8Informe Final

INFORME FINAL DE AUDITORÍA MODALIDAD

EXPRES

ATENCION A LA DENUNCIA D16-0064-1477-080

VIGENCIA 2016

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA

FECHA: ENERO 2018


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CONTRALOR MUNICIPAL DE PEREIRA ALBERTO DE JESUS ARIAS DAVILA

Equipo Directivo:

JUAN DAVID HURTADO BEDOYA Subcontralor

CARLOS ANDRES DE LA PAVA ISAZA

Director Técnico de Auditorias

ESPERANZA LONDOÑO OCAMPO Directora Técnica de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva

DORA ANGELA TORRES QUICENO

Directora Operativa de Planeación y Participación Ciudadana

Equipo Auditor:

LUZ ADRIANA MURILLO RAMIREZ Profesional universitario

MARTHA LUCIA CASTILLO GIRALDO

Técnico

LINA YISEL ESPINOSA CARDONA Contratista

EDWIN HECTOR CAMPOS CAMPOS Contratista


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TABLA DE CONTENIDO

Página

1 CARTA DE CONCLUSIONES 4

2 RESULTADO DE LA AUDITORIA 7

3 ANEXOS 25


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1. Carta de Conclusiones

Pereira, Enero de 2018

Doctora ROSA ELENA ANGEL ARENAS Secretaria de Cultura Municipal Cra 10 No. 16-60 Edificio Centro Cultural Lucy Tejada

Pereira

Asunto: Carta de Conclusiones

La Contraloría Municipal de Pereira, con fundamento en las facultades otorgadas

por el Artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Exprés a la

Denuncia D16-0064-1477-080, a través de la evaluación de la legalidad y

transparencia con que se administraron los recursos puestos a su disposición.

La responsabilidad de la Contraloría Municipal de Pereira consiste en producir un

Informe de Auditoría Exprés que contenga el concepto sobre el examen

practicado.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente

aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la

Contraloría Municipal de Pereira, consecuentes con las de general aceptación; por

lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera

que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro

concepto.

La auditoría incluyó la verificación del cumplimiento contractual de los contratos

ejecutados durante las Fiestas de la Cosecha, vigencia 2016 por el Instituto

Municipal de Cultura y Fomento al Turismo y de las disposiciones legales; los

estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de

trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Pereira.


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CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO

La Contraloría Municipal de Pereira, como resultado de la auditoría adelantada,

conceptúa que la gestión realizada por el Instituto Municipal de Cultura y Fomento

al Turismo, vigencia auditada, CUMPLE con la transparencia y legalidad debida.

Lo anterior sustentado en el resultado de la revisión del cumplimiento del objeto

contractual de los contratos ejecutado durante la vigencia 2016 en las Fiestas de

la Cosecha.

Denuncia D16-0064-1477-080

La presente denuncia consta de diez y ocho (18) contratos los cuales fueron

celebrados por el Instituto Municipal de Cultura y Fomento al Turismo, vigencia

2016, en el marco de las Fiestas de la Cosecha.

Se aplicó la formula estadística con el total del universo (18) contratos, arrojando

como resultado un selectivo de cuatro (4), no obstante el equipo auditor consideró

necesario la revisión de tres (3) contratos más, con el propósito de brindarle una

respuesta satisfactoria al quejoso. Por otra parte, en la Auditoria Especial a la

Contratación del Instituto Municipal de Cultura y Fomento al Turismo, vigencia

2016, se revisaron dos (2) contratos los cuales también se incluyeron en este

proceso.

Al revisar los nueve (9) contratos, se pudo advertir que ocho (8) de ellos,

presentan irregularidades, las cuales la entidad debe de asumir e implementar

acciones de mejora que conlleve a subsanarlas, no obstante, en el contrato

restante (1) se evidencia una posible deficiencia en el proceso contractual, la cual

puede redundar en pérdida de recursos para el Municipio de Pereira al no

cumplirse los pagos de tarifas por el uso de espacio público.

PLAN DE MEJORAMIENTO

La Entidad debe ajustar el plan de mejoramiento que se encuentra desarrollando, con acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias comunicadas


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durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El Plan de Mejoramiento ajustado debe ser entregado dentro de los términos establecidos por la Contraloría Territorial. Dicho plan de mejoramiento debe contener las acciones y metas que se

implementarán por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una

de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma

para su implementación y los responsables de su desarrollo

Atentamente,

_______________________

ALBERTO ARIAS DAVILA

Contralor Municipal de Pereira.


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2. RESULTADO DE LA AUDITORIA

2.1 ALCANCE

La Contraloría Municipal de Pereira en cumplimiento de su función constitucional y

del Plan General de Auditoría de la vigencia 2017 aprobado mediante Resolución

N. 019 de enero 13 de 2017, en el cual queda establecido la Auditoria Exprés

relacionada con la Denuncia D16-0064-1477-080 correspondiente a los contratos

celebrados en el marco de las Fiestas de la Cosecha, vigencia 2016, por el

Instituto Municipal de Cultura y Fomento al Turismo

El presente informe de auditoría Exprés tiene por objetivo general a tender la Denuncia relacionada, con la revisión de los contratos suscritos por el Instituto Municipal de Cultura y Fomento al Turismo en la celebración de las Fiestas de la Cosecha, vigencia 2016.

La presente auditoría pretende dar respuesta a los objetivos específicos definidos dentro del Memorando de Asignación No 61 del 11 de diciembre de 2018.

La presente denuncia consta de diez y ocho (18) contratos los cuales fueron

celebrados por el Instituto Municipal de Cultura y Fomento al Turismo, vigencia

2016, en el marco de las Fiestas de la Cosecha.

En Mesa de Trabajo celebrada el día 12 de diciembre de 2017, se determinó

realizar una prueba piloto, aplicándose la formula estadística con un universo del

total de los contratos antes mencionados, donde se obtuvo como resultado un

selectivo de cuatro (4) contratos, sin embargo, en el desarrollo de la auditoria, el

equipo auditor consideró necesario la revisión de tres (3) contratos más, dado que

se considera pertinente para dar una respuesta satisfactoria al quejoso.

A continuación se relacionan los contratos a revisar teniendo en cuenta la

muestra.


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TABLA No.1

CONTRATOS RESULTADO

DE LA MUESTRA

Valor en pesos

No

Contrato OBJETO CONTRATISTA VALOR $

Convenio No. 201600058

La realización de actividades culturales en el

marco del Campeonato Municipal de Fútbol de

salón masculino y femenino, exhibición de

XGAMES, carrera atlética y exhibición de

drones”.

Corporación

Eventos 60.973.000


Apoyar la realización del desfile de comparsas

universitarias el día 11 de agosto de 2016 en el

marco de las fiestas aniversarias de Pereira

2016”

Fund. Talentos Desarrollo Humano

35.000.000


Apoyar la realización de la fiesta WHITE NIGHT que se realizará el día 13 de agosto de 2016 en el hotel Movich, en el marco de las fiestas

aniversarios de Pereira 2016

Fundacrecer 15.000.000

Contrato No. 2016003

Apoyar la realización de las fiestas populares,

fiestas de despecho y concurso del despecho en

el marco de las fiestas Aniversarios de Pereira

153 años.

Asociación

Progresar 320.000.000

Fuente: Información rendida SIA, calculo equipo Auditor

En el Desarrollo del proceso auditor se incluyeron tres (3) contratos más, con el

fin de dar respuesta al numeral cuatro (4) y el numeral cinco (5), para lograr

brindar una respuesta satisfactoria y completa al denunciante

TABLA No. 2

CONTRATOS INCLUIDOS Valor en pesos

No


Contrato

No

201600017

Apoyar la realización de COROCITO MUSICAL

en el marco de las fiestas aniversarias de Pereira

2016, contiguo al parque la Rebeca el día 18 de

agosto de 2016

Fundación

Nuevos

Caminos 16.000.000


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Contrato

No

20160005

Apoyar la realización del evento denominado "I

encuentro Internacional del bolero y el romance"

en el marco de las fiestas aniversarias de Pereira

153 años

Fundación

Nuevos

Caminos 40.000.000

Contrato

No

201600014

Apoyar la realización de la feria de la circunvalar

que se realizará entre el 13. 14 y 15 de agosto.

En el marco de las fiestas Aniversarias de Pereira

2016.

FUNDACRECER

50.000.000

Fuente: Información rendida SIA

Por otra parte, en la Auditoria Especial a la Contratación del Instituto Municipal de

Cultura y Fomento al Turismo, vigencia 2016, se revisaron dos (2) contratos los

cuales se relacionan a continuación:

TABLA No. 3

CONTRATOS REVISADOS EN

AUDITORIA DE CONTRATACICION Valor en pesos

No


Contrato No 20160007

objeto de Apoyar la realización de las fiestas de Fonda en Fonda en el Marco de las Fiestas Aniversarías de Pereira 2016, en el Parque Olaya Herrera entre el 11 y el 21 de agosto de 2016

Fundación Festival de Música Internacional del Café

200.000.000


Aunar esfuerzos para la realización del XIII

Festival Gastronómico Internacional, opera Flash

en Pereira, en el marco de las Fiestas

aniversarías de Pereira

Fundación de Arte de Pereira

50.000.000


En el desarrollo de la auditoria antes mencionada, se revisaron estos contratos a

través de la matriz (papel de trabajo de contratación). Ver anexo N° 1 y 2,

arrojando el siguiente resultado:

Del Contrato No 20160007, con la Fundación Festival de Música Internacional del

Café, de acuerdo a la matriz se identifica que cumplieron con los procedimientos

que allí se estipulan para evaluar el cumplimiento de los principios de la

contratación, y como conclusión se determinó que las actas de pago y CE no

presentaban factura o cuenta de cobro del contratista, por lo tanto al ejercer el


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derecho de contradicción la entidad aporto dichos documentos, desestimando la

observación.

Del Convenio No. 201600059, con la Fundación de Arte de Pereira, de acuerdo a

la matriz se identifica que cumplieron con los procedimientos que allí se estipulan

para evaluar el cumplimiento de los principios de la contratación, y como

conclusión se determinó que la presentación del proyecto de cultura fue elaborado

y firmado por el representante legal de la fundación, lo que ayudo a calificar

positivamente el plan de mejoramiento suscrito anteriormente por la entidad, y que

además durante el proceso no se realizó convocatoria, por lo que no garantizó el

principio de publicidad y transparencia, este último al ser analizado por el apoyo

jurídico se desestima ya que en el momento de realizarse dicho convenio no era

necesario cumplir con este requisito

2.2 RESULTADOS DEL PROCESO AUDITOR Durante el proceso auditor, se cumplió con el objetivo de atender la denuncia relacionada en el memorando de asignación No 061 de diciembre 11 de 2017, así:

2.2.1. Contrato No 2016003, Contrato No 20160005 y Contrato No 20160017

El denunciante en el numeral cuatro (4), relaciona que en la vigencia 2016 se celebraron los siguientes contratos por valor de: “$376.000.000 obtuvo Rita Inés Velásquez Cifuentes con dos entidades sin ánimo de lucro. La Asociación Progresar Pereira que recibió $320.000.000 de pesos para las Fiestas Populares de Despecho y Concurso del Rey del Despecho; $40.000.000 más para el Primer (I) encuentro Internacional del Bolero y El Romance, que nada tiene que ver con el ya posicionado festival de la Fundación Amigos del Bolero que ajusto 20 años en Septiembre y $16.000.000 de pesos para Corocito Musical a través de la Fundación Nuevos Caminos, que atendió un escaso público con poder adquisitivo para pagar la estadía en las mesas acordonadas”.

En el proceso auditor se determinó que el Instituto Municipal de Cultura y Fomento al Turismo en la Vigencia 2016, celebro los siguientes contratos relacionados con el numeral de la denuncia, así:


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TABLA No. 4

CONTRATOS DE LA DENUNCIA Valor en pesos

No CONTRATO

OBJETO VALOR NOMBRE

FUNDACION

REPRESEN TANTE LEGAL

Contrato No

2016003 Apoyar la realización de las fiestas

populares. Fiesta del despecho y

concurso del rey del despecho en el

marco de las fiestas aniversarias de

Pereira 153 años.

320.000.000

Asociación Progresar Pereira

Rita Inés Velásquez Cifuentes

Contrato No

2016005 Apoyar la realización del evento

denominado “encuentro internacional

del bolero y el romance”. En el marco

de las fiestas aniversarias de Pereira

153 años.

40.000.000

Fundación Nuevos Caminos


Contrato No

20160017 Apoyar la realización de Corocito

musical en el marco de las fiestas

aniversarias de Pereira 2016. Contiguo

al parque la rebeca el día 18 de agosto

de 2016.

16.000.000

Fundación Nuevos Caminos



Se pudo determinar que la Representante Legal de las dos (2) fundaciones Asociación Progresar y Fundación Nuevos Caminos corresponde a la Señora Rita Inés Velásquez Cifuentes, con relación a la ejecución de los contratos, los expedientes aportan el cumplimiento, a través de fotografías y videos. Sin embargo, llama la atención al equipo auditor que con una representante legal haya contratado el valor de $376.000.000 por tres (3) contratos, notando una concentración de la contratación para un mismo representante legal en un corto lapso de tiempo. En el desarrollo de la auditoria se observa, que el Contrato No 2016003, por valor de $320.000.000, la Asociación Progresar Pereira, con quien se celebró dicho contrato, no tenía la exclusividad en el objeto contractual, toda vez que existen más fundaciones y asociaciones que habrían podido realizar dicha actividad, sin embargo, el Instituto no tuvo en cuenta otras opciones para la ejecución de este objeto.


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Igualmente, no se observa pluralidad en los estudios previos que antecedieron los citados contratos, denotándose una posible falta de transparencia en los procesos, es decir, no se garantiza una selección objetiva. Por otra parte el Contrato No 2016005 cuyo objeto es “Apoyar la realización del evento denominado “encuentro internacional del Bolero y el Romance”. En el marco de las fiestas aniversarias de Pereira 153 años”, por valor de $40.000.000 y celebrado con la Fundación Nuevos Caminos, se evidenció que en la minuta del contrato no se estableció el valor a cobrar, por dicho evento, dado que en la tarjeta de invitación registran un cobro por valor de $60.000, para la presentación del I Encuentro Internacional del Bolero y el Romance en el Teatro Santiago Londoño, el 12 de noviembre de 2016. 2.2.2. Convenio No. 20160014 y Convenio No. 20160010 A través de esta Denuncia el quejoso manifiesta en el numeral cinco (5) que: “Otros de los privados que obtuvo beneficio del erario fue Fundacrecer con $65.000.000 de pesos así: $50.000.000 de pesos por la Feria De la Circunvalar, en la que cobro entre $300.000 y $400.000 pesos por cada carpa y $15.000.000 más por la Fiesta White Night En Hotel Movich por cuyo ingreso cobro un aporte de $180.000 pesos.” Al hacer la revisión de la denuncia antes mencionada, se evidenció un contrato suscrito entre la Fundación Multipropósito para el Fortalecimiento Social “FUNDACRECER” y el Instituto Municipal de Cultura y Fomento al Turismo, cuyo objeto fue: “Apoyar la realización de la fiesta White Nigth que se realizó el día 13 de agosto de 2016 en el hotel Movich, en el marco de las Fiestas Aniversarias de Pereira 2016”; por valor de $15.000.000. Así mismo, se suscribió otro contrato con la misma Fundación, es decir,

FUNDACRECER, con el objeto correspondiente a: “Apoyar la realización de la feria de la circunvalar que se realizará entre el 13, 14 y 15 de agosto. En el marco de las Fiestas aniversarios de Pereira 2016”, por valor de $50.000.000. A continuación se realiza el análisis por separado de los contratos en mención; el

convenio No. 20160014 está compuesto por nueve (9) alcances, así:


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1. Apoyar la realización de la fiesta White Nigth, en el marco de las fiestas

aniversarias de Pereira 2016, en el Hotel Movich, el día 13 de agosto de 2016, a partir de las 7:00 pm.

2. Garantizar muestras artísticas, culturales y musicales durante el evento. 3. Contar con la producción requerida para la realización del evento como es:

sistema de sonido line array, consola digital, microfónica profesional, monitores activos de dos pulgadas, luces: cabezas móviles, 40 pares de luces Led, máquinas de humo. Seis pantallas led. Tarima de 6X6 estructura en trimalla.

4. Garantizar la logística que requiere el evento como son mesas, sillas y demás elementos que se requiera para llevar a feliz término el evento.

5. Incorporar en las distintas piezas comunicativas: volantes, invitaciones, afiches, pendones, mailing, marketing digital.

6. Ubicar de forma permanente y visible, la imagen aprobada para la promoción de las fiestas aniversarias de Pereira en el lugar donde se realice el evento

7. Contar con el talento humano, recursos físicos y en general toda la logística que sea necesaria para garantizar la ejecución del objeto y alcances del contrato (Incluyendo trámites, autorizaciones, permisos y demás).

8. Entregar paz y salvos o pagos, por concepto de erogaciones a que haya lugar (Derechos de autor, derechos de reproducción fotográfica u otros)

9. Entregar al supervisor designado informe detallado, de acuerdo al sistema de gestión de calidad, con los soportes y evidencias requeridas para verificar el cumplimiento de la ejecución del contrato.

Una vez analizado y revisado el convenio No. 20160014, se observó que las pruebas presentadas en el informe de actividades, las cuales corresponden a

registros fotográficos, no son suficientemente claras y además no soportan de manera concisa el cumplimiento de los alcances 5 y 6 de dicho contrato. Así mismo, en el informe de actividades se manifiesta que se anexa video como prueba de la realización del evento, sin embargo, al revisar los soportes del contrato, no se encontró dicho video, lo que incumple el alcance número 8 y 9 por parte del supervisor. Por otra parte, se evidenció que las tarjetas de invitación a este evento, registran un cobro por valor de $180.000 por la fundación “FUNDACRECER”; además en el contrato suscrito entre las partes no se estipula el cobro por venta de boletería


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para la entrada al evento, lo que supuestamente generó a la fundación utilidades aproximadamente de $38´880.000. El convenio No. 20160010, sus nueve (9) alcances se relacionan a continuación: 3 Apoyar la realización de la Feria de la Circunvalar, en el marco de las Fiestas

Aniversarios 2016, en la Avenida Circunvalar los días 13 y 14 de agosto entre las 10:00 a.m. y 11:00 p.m. y el 15 de agosto entre las 10:00 a.m. y 6:00 p.m.

4 Garantizar muestras artísticas, culturales y musicales en tres tarimas así como en diferentes puntos estratégicos durante la feria.

5 Contar en cada tarima con luces, sonido y techo de 6 x 6 6 Garantizar la logística que requiere el evento como son 55 carpas tipo pagoda,

mesas y sillas y demás elementos que se requieran para llevar a feliz término el evento

7 Incorporar en las distintas piezas comunicativas: la imagen de las Fiestas Aniversarios de Pereira, suministrada por el IMCFT, así como promocionar el evento a través de las siguientes piezas comunicativas: Afiches micro perforados, volantes, pantallas publicitarias

8 Ubicar de forma permanente y visible, la imagen aprobada para la promoción de las fiestas aniversarios de Pereira en el lugar donde se realice el evento

9 Contar con el talento humano, recursos físicos y en general toda la logística que sea necesaria para garantizar la ejecución del objeto y alcances del contrato (Incluyendo trámites, autorizaciones, permisos y demás

10 Entregar paz y salvos o pagos, por concepto de erogaciones a que haya lugar (Derechos de autor, derechos de reproducción fotográfica u otros)

11 Entregar al supervisor designado informe detallado, de acuerdo al sistema de gestión de calidad, con los soportes y evidencias requeridas para verificar el cumplimiento de la ejecución del contrato.

En lo que corresponde al Contrato No. 20160010, se evidencia que tanto el objeto como los alcances se cumplieron, en lo que corresponde a las actividades enfocadas a las Fiestas Aniversarias de Pereira, se observa registros fotográficos, tales como: tarimas, carpas entre otros. El Decreto No 890 del 11 de noviembre de 2009, “donde se reglamentan algunas disposiciones del Acuerdo No 78 de diciembre 17 de 2008, por el cual se crea el Fondo de Aprovechamientos Económicos del Espacio Público y se adopta el reglamento de usos y aprovechamientos económicos del Espacio Público del


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Municipio de Pereira”, en su capítulo IV Eventos Realizados por Entidades Sin Ánimo de Lucro, establece en su artículo 17 que: “Los eventos que realicen entidades privadas sin ánimo de lucro para el desarrollo de actividades de tipo religioso, deportivo, investigativo, recreativo, social, educativo, ambiental, promoción y prevención de la salud y similares en el espacio público, siempre y cuando no utilicen ningún tipo de publicidad, ni se genere cobro alguno para quienes participen en ellas, sino que tengan como único objetivo el beneficio de la comunidad, no serán objeto de cobro de las tarifas establecidas por el uso y aprovechamiento del espacio público” Teniendo en cuenta lo anterior, al realizar la revisión del expediente y los soportes de dicho contrato, se evidencia publicidad de empresas comerciales tales como: Calzado Bucaramanga, Tropical Cocktails, Trópico Agua Pura, Frutdes Dry Fruits, Fabricando Sonrisas, La Casita de Tin Tin. Así mismo se determinó el cobro por el uso de las carpas, lo cual no hacía parte del objeto contractual, no obstante, la fundación FUNDACRECER utilizo el espacio público donde obtuvo usufructo por concepto de publicidad y arrendamiento de estas carpas generando un lucro por este aprovechamiento, contraviniendo lo estipulado en Decreto 890 de 2009, en su artículo 17. Así mismo, se observa el incumplimiento a lo establecido en el Acuerdo No. 78 de 2008, en lo referente al Fondo de Aprovechamiento Económico del Espacio Público y el Reglamento de usos y aprovechamientos económicos de los elementos constitutivos del espacio público del Municipio de Pereira, dado que fueron utilizadas 58 carpas en dicho evento, lo arroja 928 metros cuadrados de espacio público utilizado para un total de tres (3) días de evento y teniendo en cuenta un mercado temporal ubicado en la vía circunvalar, lo que generaría un ingreso para el Municipio de $895.668. La anterior situación refleja la ausencia de control por parte del supervisor asignado por el Instituto de Cultura y Fomento al Turismo, teniendo en cuenta que no fue advertida dicha irregularidad a la Secretaria de Planeación y Gobierno Municipal, sobre el cobro del uso del espacio público a través de FUNDACRECER y la utilización de publicidad en el evento llevado a cabo.


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2.2.3 Convenio No. 201600058 El Denunciante manifiesta en el numeral 7, que el Instituto, suscribió un convenio por valor de $60.973.000 pesos con la Corporación Eventos para 4 eventos así: “Campeonato Municipal de futbol de salón masculino y femenino, exhibición de X-Games, carrera atlética y exhibición de drones”, de este convenio, no hay registro en la web de su realización. En el proceso auditor se pudo evidenciar, que el Instituto Municipal de Cultura y Fomento al Turismo, en el marco de las Fiestas de la Cosecha 20016, celebró un convenio con la Corporación Eventos, por valor de $60.973.000 y cuyo objeto fue “La realización de actividades culturales en el marco del Campeonato Municipal de Fútbol de salón masculino y femenino, exhibición de X-GAMES, carrera atlética y exhibición de drones”, en un periodo correspondiente a 20 días, iniciando el 12 de agosto de 2016 y finalizando el 1 de septiembre de 2016 Dicho convenio está compuesto por once (11) alcances, como se detalla a continuación:

• Realización de actividades culturales. • Realización de 1 campeonato de fútbol de salón masculino y femenino en Pereira. • Entrega de uniformes a cada uno de los 64 equipos participantes en sus dos ramas masculino y femenino. • Entrega de premiación. • Coordinación del evento. • Convocatoria del evento. • Realización de la carrera atlética. • Entrega de camisetas a cada uno de los participantes de la carrera atlética. • Realización de la exhibición de X-GAMES FREELINES CONTEST. • Realizar la exhibición de drones.

La CORPORACION EVENTOS que tenga en su objeto contractual actividades que den cumplimiento a los componentes de las políticas públicas y/o privadas metas del plan de desarrollo de política, deberá cumplir con los siguientes alcances: A) digitar semanalmente la información estadística en la plataforma que


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la Alcaldía destine para tal fin de forma correcta y coherente de acuerdo a los reportes y soportes físicos de campo. B) Diligenciar completamente todas las variables del formato normalizado para el registro de la información estadística del campo, el cual se convierte en soporte de la ejecución del contrato. C) Diligenciar la información en la plataforma que la Alcaldía destine para tal fin, relacionada con las actividades que se desarrollaron en la ejecución de los contratos que dan cumplimiento a los componentes de políticas públicas y/o metas del Plan de Desarrollo. Sin embargo, al efectuar la revisión del cumplimiento de dicho convenio, no se evidencia el soporte del cumplimiento de lo correspondiente al alcance (11), en lo concerniente al diligenciamiento de formatos del registro de la información estadística de la ejecución de este convenio en la Plataforma de la Alcaldía. Así lo registra también, el informe de actividades que soporta el Acta de Pago Final, con fecha del 24 de agosto de 2016, en la cual se manifiesta que: a la fecha “Las Plataformas aún no han sido habilitadas para el Instituto Municipal de Cultura y Fomento al Turismo”, no obstante, se anexa en el expediente el recibido a satisfacción por parte del interventor, como también el pago total del mismo. Por otra parte, no se observó gestión alguna por parte del interventor que estuviera enfocada al total cumplimiento del objeto contractual, lo que conlleva al incumplimiento de lo establecido en las clausulas sexta y octava del contrato, como también al artículo 82 en conexión con el artículo 84 de la Ley 1474 de 2011. En lo que respecta a la publicación del Convenio en la página WEB del Instituto Municipal de Cultura y Fomento al Turismo, no se evidencia el registro de su publicación, dado lo anterior, se incumple lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1712 “tratándose de contrataciones sometidas al régimen de contratación estatal, cada entidad publicará en el medio electrónico institucional sus contrataciones en curso y un vínculo al sistema electrónico para la contratación pública o el que haga sus veces, a través del cual podrá accederse directamente a la información correspondiente al respectivo proceso contractual, en aquellos que se encuentren sometidas a dicho sistema, sin excepción.


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2.2.4 Convenio No. 2016008 En el numeral 11 de la denuncia, el quejoso aduce que el IMCFT celebró convenio por “$35.000.000 de pesos para el Desfile de Comparsas Universitarias a cargo de la Fundación Talentos Desarrollo Humano y que al parecer cada Universidad financió su propia presentación”. El quipo auditor evidenció que el Instituto en la vigencia 2016 suscribió el convenio que tiene por objeto “Apoyar la realización del desfile de comparsas universitarias el día 11 de agosto de 2016 en el marco de las fiestas aniversarías de Pereira 2016”, con los alcances que a continuación se relacionan:

La entidad apoyada se compromete para con el instituto a: 1) apoyar la realización del desfile de comparsas universitarias el día 11 de agosto de 2016, en el marco de las fiestas Aniversarias de Pereira a partir de las 4.00 p.m. se dará inicio al desfile, el montaje se iniciara a las 12.00 m

El recorrido del desfile es el siguiente: salida desde carrera 7ª con calle 13 5hasta la carrera 7ª entre calles 35 y 37, llegando al parque banderas,

Apoyar a cada comparsa con el vestuario, maquillaje y con los recursos logísticos requeridos.

Ubicar en la tarima de la carrera 7a entre calle 36 y 37 parque de banderas que contara con la logística y producción para la presentación de manifestaciones artísticas, como para exaltar la mejor comparsa.

Coordinar una muestra cultural con diferentes manifestaciones como son:

chirimías y papayeras quienes animaran el cierre del desfile de comparsas.

Contar con el talento humano, recursos físicos y en general toda la logística que sea necesaria para garantizar la ejecución del objeto y alcances del contrato (incluyendo tramites, autorizaciones, permisos y demás),

Ubicar de forma permanente y visible, la imagen de Pereira es una fiesta, en lugares visibles.

Entregar paz y salvos o pagos, por concepto de erogaciones a que haya lugar (derechos de autor, derechos de reproducción fonográfica u otros)

Entregar al supervisor designado un informe detallado, de acuerdo al sistema de gestión de la calidad, con los soportes y evidencias requeridos para verificar el cumplimiento de la ejecución del contrato.


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Una vez revisado el contrato, no se evidencian soportes de cumplimiento del alcance No. 3, el cual se enfoca a: “Al apoyo de la comparsa con el vestuario, maquillaje y con los recursos logísticos requeridos”, sin embargo en la propuesta del contratista, en la composición de los recursos, este rubro hace parte del componente del proponente, así:

Maquillaje y materiales para las comparsas por $3’000.000.

3. RELACION DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente Auditoría Especial Atención Denuncia N° D16 0064-1477-080, sobre los contratos de las actividades de las Fiestas de la Cosecha de Pereira en la Vigencia 2016, se establecieron nueve (9) Hallazgos administrativas, de las cuales una (1) son de posible connotación disciplinaria y una (1) con posible incidencia fiscal por un valor de ochocientos noventa y cinco mil seiscientos sesenta y ocho pesos $895.668 como se detallan a continuación:

TABLA No. 5

RELACION DE HALLAZGOS

Connotación No OBSERVACIÓN ADMTV DISCIP FISCAL CUANTIA $

1 Contrato No 2016003, Contrato No 20160005 y Contrato No 20160017 X

2 Contrato No 2016003 X

3 Contrato No 2016005 X

4 Convenio No. 20160014 X


6 Convenio No. 20160010CON Posible Connotación Disciplinaria Y Fiscal En Cuantía De $895.668.

X X X 895.668




TOTAL 9 1 1 895.668

Fuente: Resultado proceso auditor


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HALLAZGO ADMINISTRATIVO No. 1 Contrato No 2016003, Contrato No 20160005 y Contrato No 20160017 Se pudo determinar que la Representante Legal de las dos (2) fundaciones Asociación Progresar y Fundación Nuevos Caminos corresponde a la Señora Rita Inés Velásquez Cifuentes, sin embargo, el equipo auditor evidencia que una misma representante legal suscribió contratos por valor de $376.000.000, notándose una concentración de la contratación para un mismo representante legal en un corto lapso de tiempo. Una vez analizada la respuesta dada por el Instituto Municipal de Cultura y Fomento al Turismo, el equipo auditor considera desestimar la connotación disciplinaria, quedando en firme la connotación administrativa con el fin de implementar acciones de mejora para que en el momento de elaborar los estudios previos se determine amplia y suficiente la experiencia de las fundaciones que van a postularse para la contratación, considerando que la experiencia deben ser muy coherentes con el objeto del contrato. HALLAZGO ADMINISTRATIVO No 2 Contrato No 2016003 En el desarrollo de la auditoria se observa, que el Instituto suscribió Contrato en mención, por valor de $320.000.000, celebrado con la Asociación Progresar Pereira, en el cual se observa que dicho contratante no tiene la exclusividad en el objeto contractual, toda vez que existen más fundaciones y asociaciones que habrían podido realizar dicha actividad, sin embargo, el Instituto no tuvo en cuenta otras opciones para la ejecución de este objeto. Igualmente, no se observa pluralidad en los estudios previos que antecedieron los citados contratos, denotándose una posible falta de transparencia en los procesos, es decir, no se garantiza una selección objetiva. Una vez analizada la respuesta dada por el Instituto Municipal de Cultura y Fomento al Turismo, el equipo auditor considera desestimar la connotación disciplinaria, quedando en firme la connotación administrativa, con el fin de implementar acciones de mejora en los referente a la ampliación de los estudios previos, en lo relacionado a experiencia, así mismo, tener en cuenta a varias fundaciones y asociaciones y así tener opciones, en el momento de la selección


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HALLAZGO ADMINISTRATIVO No. 3 Contrato No 2016005 Este contrato presenta un objeto de “Apoyar la realización del evento denominado “encuentro internacional del Bolero y el Romance”. En el marco de las fiestas aniversarias de Pereira 153 años”, por valor de $40.000.000 y celebrado con la Fundación Nuevos Caminos, observándose que en la minuta del mismo no se estableció el valor a cobrar, por dicho evento, dado que en la tarjeta de invitación registran un cobro por valor de $60.000, por cada entrada a dicho evento, el cual se llevó a cabo en el Teatro Santiago Londoño, el 12 de agosto de 2016. La anterior situación refleja la debilidad en lo correspondiente a la interventoría presentada a este contrato, toda vez que no se registró en el contrato la cuantía a cobrar por este evento. Una vez analizada la respuesta dada por el Instituto Municipal de Cultura y Fomento al Turismo, el equipo auditor considera desestimar la connotación disciplinaria, quedando en firme la connotación administrativa, con el fin de incluirlo en un Plan de Mejoramiento, para que la Secretaria implemente acciones en cuanto a las actividades que tienen valor, cobro al público. HALLAZGO ADMINSITRATIVO No. 4 Convenio No. 20160014 Una vez analizado y revisado el convenio No. 20160014, que tiene por objeto, “Apoyar la realización de la fiesta WHITE NIGHT que se realizará el día 13 de agosto de 2016 en el hotel Movich, en el marco de las fiestas Aniversarias de Pereira 2016”, se observó que las pruebas presentadas en el informe de actividades, las cuales corresponden a registros fotográficos, no son suficientes, claras y no soportan de manera concisa el cumplimiento del objeto contractual, así mismo, en el informe de actividades manifiesta que se anexa video como prueba de la realización del evento, sin embargo, al revisar dicho soporte, no se encuentra lo antes mencionado. Dada a la respuesta de la Secretaria de Cultura, se desestima la connotación

Disciplinaria, teniendo en cuenta los soportes en el Derecho de Contradicción, sin

embargo, se debe incluir en el Plan de mejoramiento, con el fin de exigir, revisar,

que los soportes sean suficiente, claros, concisos, del cumplimento de los

convenios de apoyo, a cargo de los supervisores asignados, por lo tanto esta

observación se afirma quedando como hallazgo Administrativo.


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HALLAZGO ADMINSITRATIVO No. 5 Convenio No. 20160014 Al hacer la revisión del convenio No. 20160014, relacionado con el “Apoyar la realización de la fiesta WHITE NIGHT que se realizará el día 13 de agosto de 2016 en el hotel Movich, en el marco de las fiestas Aniversarias de Pereira 2016”, se evidenció que para el ingreso a este evento era a través de tarjetas de invitación las cuales tenían un costo de $180.000 por persona, a través de la fundación “FUNDACRECER. Cabe anotar que en la minuta del contrato no está establecido el cobro por el valor antes mencionado para la participación en dicho evento o actividad, lo que refleja la ausencia de control y seguimiento por parte del Interventor para el cumplimiento del objeto contractual. Una vez analizada la respuesta dada por el Instituto Municipal de Cultura y Fomento al Turismo, el equipo auditor considera desestimar la connotación disciplinaria, quedando en firme la connotación administrativa, con fin que la Secretaria implemente acciones de mejora, al registrar en los contratos o minutas, si el evento tiene valor o costo para el público, teniendo en cuenta que son recursos del Estado. HALLAZGO ADMINSITRATIVO No. 6 Convenio No. 20160010CON Posible Connotación Disciplinaria Y Fiscal En Cuantía De $895.668. CONDICION: El convenio No. 2016010, relacionado con “Apoyar la realización del Feria de la Circunvalar, que se realizó el 13, 14 y 15 de agosto, en el marco de las fiestas Aniversarias de Pereira 2016”, se evidenció que en dicho evento se realizó el cobro de $300.000 y $400.000, por concepto de alquiler de las carpas, por otra parte, se determinó que en las tarjetas promocionales de dicha actividad se registra publicidad de empresas comerciales, como consta también en el registro fotográfico. Posible connotación Fiscal por valor de $895.668 pesos CAUSA: Se observa debilidad en el control que no permite advertir oportunamente el problema, así mismo, se evidencia ausencia de seguimiento y monitoreo, así mismo, una presunta falta de diligencia y cuidado de los recursos públicos.


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EFECTO: La situación detallada como posibles deficiencias en el proceso contractual, pueden redundar en pérdida de recursos y de esa manera colocar en riesgo los recursos económicos. CRITERIO: Incumplimiento al Artículo 2º. De la Ley 87 de 1993 establece- Objetivos del sistema de Control Interno. Atendiendo los principios constitucionales que debe caracterizar la administración pública, el diseño y el desarrollo del Sistema de Control Interno se orientarán al logro de los siguientes objetivos fundamentales:

a. Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que lo afecten;

b. Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional;

c. Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad;

Incumpliendo con el Decreto 890 de 2009, en su artículo 17 La respuesta dada por la Entidad no es de recibo para la Contraloría, ya que el contratista no cumplió con el pago de Tarifas municipales en lo relacionado con Espacio Público, teniendo en cuenta que la Fundación Multipropósito para el Fortalecimiento Social “Fundacrecer”, recibió $50.000.000 para el apoyo de la Feria, por otra parte utilizó publicidad apoyando dicho evento, de acuerdo a lo anterior el contratista debió cancelar $895.668 en la Alcaldía Municipal. Por otra parte continua la connotación Disciplinaria, ya que la Supervisora debió haber previsto que dicha Fundación no había cancelado estos recursos al Municipio de Pereira, y Administrativo con el fin que implementen acciones de mejora, por lo tanto se debe incluir en el Plan de Mejoramiento HALLAZGO ADMINSITRATIVO No. 7 Convenio No. 201600058 CONDICION: En el proceso auditor se pudo evidenciar, que el Instituto Municipal de Cultura y Fomento al Turismo, en el marco de las Fiestas de la Cosecha 20016, celebró un convenio con la Corporación Eventos, por valor de $60.973.000 y cuyo objeto


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fue “La realización de actividades culturales en el marco del Campeonato Municipal de Fútbol de salón masculino y femenino, exhibición de X-GAMES, carrera atlética y exhibición de drones”. Al efectuar la revisión de dicho convenio, no se evidencia el soporte del cumplimiento de lo correspondiente al último alcance (11), en lo concerniente al diligenciamiento de formatos del registro de la información estadística de la ejecución de este convenio en la Plataforma de la Alcaldía. Una vez analizada la respuesta dada por el Instituto Municipal de Cultura y Fomento al Turismo, el equipo auditor considera desestimar la connotación disciplinaria, quedando en firme la connotación administrativa, por lo tanto, se deben implementar acciones de mejora en lo concerniente al diligenciamiento de los formatos de registro de la información estadística, en la Plataforma del Municipio, por lo tanto se debe incluir en un Plan de Mejoramiento HALLAZGO ADMINSITRATIVO No. 8 Convenio No. 201600058 CONDICION: Con respecto al Convenio No. 201600058 celebrado con la Corporación Eventos, cuyo objeto fue “La realización de actividades culturales en el marco del Campeonato Municipal de Fútbol de salón masculino y femenino, exhibición de X-GAMES, carrera atlética y exhibición de drones”, en lo que respecta a la publicación del Convenio en la página WEB del Instituto Municipal de Cultura y Fomento al Turismo, no se evidencia el registro de su publicación, lo que indica la falta de control y seguimiento que presentó este contrato por parte del interventor. Una vez analizada la respuesta dada por el Instituto Municipal de Cultura y Fomento al Turismo, el equipo auditor considera desestimar la connotación disciplinaria, quedando en firme la connotación administrativa HALLAZGO ADMINSITRATIVO No. 9, Convenio No. 20160008 CONDICION:


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Una vez revisado el Convenio No. 20160008 relacionado con el “Apoyo para la realización de desfile de las comparsas universitarias el día 11 de agosto de 2016, en el marco de las fiestas Aniversarias de Pereira”, se observó que no existe coherencia entre el alcance No. 3 el cual está enfocado el “Al apoyo de la comparsa con el vestuario, maquillaje y con los recursos logísticos requeridos” frente a los componentes establecidos en el contrato, los cuales están compuestos por la distribución de cada ítem del recurso entregado por IMCFT para la realización de dicho evento. Se ratifica la observación Administrativa y se desestima la connotación Disciplinaria Teniendo en cuenta que la Entidad debe implementar acciones de mejora en cuanto la elaboración de los estudios previos, minuta del contrato y seguimiento del objeto contractual. Por lo tanto esta observación se afirma quedando como hallazgo Administrativo

4. ANEXOS

Formato Plan de Mejoramiento Auditoría Especial Atención Denuncia N° D16-0064-1477-080 , en formato .DOC que se anexa en seis (06) folios.

Encuesta de satisfacción de la auditoría externa, en formato .DOC, que se anexa

en un (01) folio

informe final de auditorÍa modalidad expres atencion a la … · ejecutados durante las fiestas de...

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