informe final de auditorÍa financiera y de gestiÓn a la

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA

800.107.701-8 CÓDIGO: MODELO 10-AF

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN VERSIÓN: 0

PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 15-12-2020

FORMATO INFORME AUDITORIA FINANCIERA Y DE

GESTIÓN PÁGINA 1 DE 52

Dirección: Carrera 10 No. 15-76 Tunja, Boyacá Código Postal: 150001080 Telefax: (8)-7441843

Página Web: www.contraloriatunja.gov.co E- mail: [email protected]

INFORME FINAL DE AUDITORÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN

A

LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA GUSTAVO ROJAS PINILLA DE TUNJA ANA GERTRUDIS SIERRA GARCIA

Rectora VIGENCIA 2020

Tunja, 27 de Septiembre de 2021









Contralor Municipal de Tunja (E) FABIÁN RICARDO MURILLO BAUTISTA Auditor Fiscal (C) NANCY VILLATE PÉREZ Supervisor de Auditoría NANCY VILLATE PÉREZ Equipo auditor: MABEL ASTRID VARELA CUADRADO Líder de Auditoria: MABEL ASTRID VARELA CUADRADO









TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................... 6

1.1. SUJETO DE CONTROL Y RESPONSABILIDAD ................................................................. 7

1.2. MARCO REGULATORIO APLICABLE AL SUJETO DE CONTROL...................................... 7

1.3 RESPONSABILIDAD DE LA CONTRALORÍA ............................................................................ 8

2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA FINANCIERA Y DE GESTIÓN ............................................. 9

2.1 MACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE ................................................... 9

2.1.1. FUNDAMENTO DE LA OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS ................. 9

2.1.2. OPINIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS................................................................. 10

2.1.3. PRINCIPALES RESULTADOS CONTABLES .................................................................. 10

2.1.4. CONCEPTO DE CONTROL INTERNO CONTABLE ...................................................... 14

2.2. MACROPROCESO PRESUPUESTAL ..................................................................................... 15

2.2.1. FUNDAMENTO DE LA OPINIÓN PRESUPUESTAL .......................................................... 15

2.2.2. OPINIÓN PRESUPUESTAL ............................................................................................... 15

2.2.3. PRINCIPALES RESULTADOS PRESUPUESTALES ..................................................... 16

2.3. GESTIÓN DE LA INVERSIÓN Y DEL GASTO........................................................................ 20

2.3.1 FUNDAMENTO DEL CONCEPTO SOBRE LA GESTIÓN DE LA INVERSIÓN Y DEL

GASTO .............................................................................................................................................. 20

2.3.2. CONCEPTO SOBRE LA GESTIÓN DE LA INVERSIÓN Y DEL GASTO .................... 20

2.3.3. PRINCIPALES RESULTADOS SOBRE LA GESTIÓN DE LA INVERSIÓN Y DEL

GASTO .............................................................................................................................................. 20

2.4. FENECIMIENTO DE LA CUENTA ............................................................................................ 28

3. OTROS CONCEPTOS Y TEMAS EVALUADOS .......................................................................... 29

3.1. REVISIÓN DE LA RENDICIÓN DE LA CUENTA .................................................................... 29

3.2. EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DEL CONTROL FISCAL INTERNO ........................ 30

3.3. EFECTIVIDAD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO .................................................................. 32

4. HALLAZGOS ...................................................................................................................................... 32









4.1. HALLAZGOS CONTABLES ..................................................................................................... 32

4.2 HALLAZGOS GESTIÓN PRESUPUESTAL. ......................................................................... 37

4.3 HALLAZGOS DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL ................................................................. 40

5. CUADRO CONSOLIDACIÓN DEHALLAZGOS………………………...................................51

6. PLAN DE MEJORAMIENTO………………………………………………………….52









Tunja, 27 de septiembre de 2021.

Licenciada ANA GERTRUDIS SIERRA GARCIA Rectora Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla. Asunto: Informe final de Auditoria Financiera y de Gestión vigencia Respetada licenciada Sierra García: La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó auditoría a los estados financieros de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla de Tunja, por la vigencia 2020, así mismo, con fundamento en el artículo 268 de la Constitución Política, se realizó auditoria al presupuesto de la misma vigencia. Conforme lo establece la Guía de Auditoría Territorial – GAT adoptada mediante la Resolución 010 de 2020, este informe de auditoría contiene: la opinión sobre los estados financieros, la opinión sobre el presupuesto y el concepto sobre la gestión e inversión del gasto. Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla dentro del desarrollo de la auditoría, otorgando un plazo de cinco días hábiles siguientes al recibo del informe preliminar para que la entidad emitiera respuesta al mismo, haciendo entrega de la misma en el tiempo acordado Durante la ejecución de la auditoria se configuraron diez (10) hallazgos Administrativos

FABIÁN RICARDO MURILLO BAUTISTA Contralor Municipal (E) Elaboro: Mabel Astrid Varela Profesional Especializado (E). Reviso: Nancy Villate Pérez– Auditor fiscal (C)









INTRODUCCIÓN

Dentro del plan de vigilancia y control fiscal de la Contraloría Municipal de Tunja se programó realizar la auditoría financiera y de gestión a la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla de Tunja la cual se realizó bajo los siguientes parámetros: OBJETIVO: Proferir un dictamen integral que permita determinar en los procesos de gestión financiera y contable, si los estados financieros y el presupuesto a la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla de Tunja, reflejan razonablemente los resultados, y si la gestión fiscal se realizó de forma económica, eficiente y eficaz; informando sobre la adecuada utilización de los recursos públicos y el cumplimiento de los fines esenciales del Estado, en beneficio de la comunidad; determinando el fenecimiento, mediante la opinión a los estados financieros, al presupuesto y el concepto sobre la gestión de la inversión y del gasto durante la vigencia 2020.

ALCANCE:

La auditoría analizó y evaluó la información presentada en los estados contables y cifras

presupuestales de los recursos propios de la Institución Educativa Gustavo Roja Pinilla

de Tunja con corte a 31 de diciembre de 2020, para lo cual desarrolló procedimientos y

pruebas focalizadas en los macro procesos de gestión financiera y contable y gestión

presupuestal, contractual y del gasto.

El proceso auditor se realizó teniendo en cuenta los siguientes factores y variables a evaluar de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla de Tunja.

Rendición y revisión de la cuenta: se evaluará la oportunidad en la rendición de la cuenta, suficiencia y calidad de la información rendida.

Gestión contractual: objeto contractual, especificaciones técnicas en la ejecución de los contratos, deducciones de ley, interventoría y/o supervisión, publicación y liquidación de contratos.

Legalidad: Cumplimiento de normas de los asuntos auditados en los componentes a evaluar.









Se auditó el período comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre de 2020, dentro

del marco de la auditoría financiera y de gestión.

1.1. SUJETO DE CONTROL Y RESPONSABILIDAD

El sujeto de control es la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla de Tunja quien es

responsable de preparar y presentar tanto los estados financieros de conformidad con la

nuevo marco normativo para entidades de gobierno, como las cifras presupuestales de

conformidad con el Decreto 111 de 1996 y demás normas aplicables, además es

responsable de establecer el control interno necesario que permita que toda la

información reportada a la Contraloría municipal de Tunja se encuentre libre de

incorrección material debida a fraude o error.

1.2. MARCO REGULATORIO APLICABLE AL SUJETO DE CONTROL

Las principales normas por la cual se rige la entidad en los aspectos contable, presupuestal y contractual son: 1. Resolución 533 de 2015 y sus modificaciones, por la cual se incorpora como parte

integrante del régimen de contabilidad pública el marco normativo para entidades del gobierno, el cual está conformado por: el marco conceptual para la preparación de información financiera; las normas para el reconocimiento, revelación, medición y presentación de los hechos económicos, los procedimientos contables, las guías de aplicación, el catálogo general de cuentas y la doctrina contable pública.

2. Instructivo cierre contable vigencia 2020, expedido por la Contaduría General de la Nación.

3. Resolución 193 del 5 de mayo de 2016 de la CGN "Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable".

4. Ley 80 del 28/10/1993 "Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública".

5. Ley 1150 de 2007, decreto 489 de 1998, ley 1474 de 2011, decreto ley 019 de 2012.

6. Artículos del 7 al 16 del Decreto 4791 de 2008. Por el cual se reglamentan parcialmente los artículos 11, 12, 13 y 14 de la ley 715 de 2001. en relación con el Fondo de Servicios Educativos de los establecimientos educativos estatales.

7. Ley 1075 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Educación”, con el objetivo de compilar y racionalizar las normas de









carácter reglamentario que rigen a dicho Sector y contar con un instrumento jurídico único para el mismo.

1.3 RESPONSABILIDAD DE LA CONTRALORÍA

La responsabilidad de la Contraloría Municipal de Tunja, es obtener una seguridad razonable de que los estados financieros y el presupuesto están libres de errores materiales, ya sea por fraude o error y emitir un informe que contenga las opiniones sobre si están preparados, en todos los aspectos significativos, de conformidad con los marcos de información financiera y presupuestal. Además, un concepto sobre control interno fiscal. Seguridad razonable es un alto grado de seguridad, pero no garantiza que una auditoría realizada de conformidad con las ISSAI siempre detecte una incorrección material cuando existe. Las incorrecciones pueden deberse a fraude o error y se consideran materiales si, individualmente o de forma agregada puede preverse razonablemente que influyan en las decisiones económicas que los usuarios toman basándose en esos estados financieros o presupuesto. La Contraloría Municipal de Tunja, ha llevado a cabo esta auditoría financiera y de gestión, de conformidad con las Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores - ISSAI, emitidas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), según lo establecido en la Resolución Orgánica 010 del 29 de enero de 2020, por la cual se adopta la Guía de Auditoría Territorial en el Marco de las Normas Internacionales de Auditoria ISSAI - GAT. Como parte de una auditoría de conformidad con las ISSAI, la Contraloría Municipal de Tunja aplica juicio profesional, mantiene una actitud de escepticismo profesional durante toda la auditoría y cumple con los requerimientos de ética en relación con la independencia. Así mismo:

1. Identifica y valora los riesgos de incorrección material en los estados financieros y el presupuesto, debida a fraude o error, diseña y aplica procedimientos de auditoría para responder a dichos riesgos y obtiene evidencia de auditoría suficiente y adecuada para proporcionar una base para la opinión. El riesgo de no detectar una incorrección material debida a fraude es más elevado que en el caso de una incorrección material debida a error, ya que el fraude puede implicar colusión, falsificación, omisiones









deliberadas, manifestaciones intencionadamente erróneas o la elusión del control interno.

2. Obtiene conocimiento del control interno relevante para la auditoría con el fin de diseñar procedimientos de auditoría que sean adecuados en función de las circunstancias y con la finalidad de expresar una opinión sobre la eficacia del control interno de la entidad.

3. Evalúa la adecuación de las políticas contables aplicadas y la razonabilidad de las estimaciones contables y la correspondiente información revelada por la dirección.

4. Evalúa la presentación global, la estructura y el contenido de los estados financieros, incluida la información revelada, y si los estados financieros representan las transacciones y hechos subyacentes de un modo que logran la presentación fiel.

5. Comunica a los responsables del gobierno de la entidad en relación con: entre otras cuestiones, el alcance y el momento de realización de la auditoría planificada y los hallazgos significativos de la auditoría, así como cualquier deficiencia significativa del control interno que se identificó en el transcurso de la auditoría.

La Contraloría Municipal de Tunja ha comunicado a los responsables de la dirección del sujeto de control auditado en relación con, el alcance y el momento de realización de la auditoría planificados y las observaciones significativas de la auditoría, entre otras, así como cualquier deficiencia significativa del control interno identificada por la Contraloría Municipal de Tunja en el transcurso de la auditoria.

2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA FINANCIERA Y DE GESTIÓN

2.1 MACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE

2.1.1. FUNDAMENTO DE LA OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Para la evaluación de los estados financieros de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla de Tunja para el periodo contable 2020, se realizaron pruebas sustantivas de detalle y procedimientos analíticos, con el fin de comprobar los saldos de las cuentas contables seleccionadas y su adecuada presentación y otra información proporcionada por la Institución, relacionada con su gestión; y obtener evidencia de que los datos producidos por el software contable SIGIEP, cumplen con las características de la información financiera de relevancia y representación fiel. La opinión de los estados financieros se determinó teniendo en cuenta el nivel de incorrecciones o imposibilidades presentadas en la evaluación de las partidas









seleccionadas.Se evaluó la dinámica y razonabilidad de los saldos incluidos en las cuentas del Estado de Situación Financiera y Estado de Resultados a 31 de diciembre de 2020 de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla de Tunja; de igual forma se efectuó el análisis selectivo de procesos relacionados con Propiedad, Planta y Equipo, Cuentas por Cobrar, y cuentas por pagar. Pruebas sustantivas de detalle y procedimientos analíticos, con el fin de comprobar los saldos de la clase, grupo, cuenta, subcuenta y auxiliares del estado financiero objeto de análisis y su adecuada presentación. . Durante la evaluación no se detectaron incorrecciones no materiales ni materiales.

2.1.2. OPINIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

En opinión de la Contraloría municipal de Tunja los Estados Financieros de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla de Tunja, presentan razonablemente en todos los aspectos significativos, la situación financiera a 31 de diciembre de 2020, y los resultados de sus operaciones por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con el marco de información financiera aplicable conllevando a una opinión limpia.

2.1.3. PRINCIPALES RESULTADOS CONTABLES

2.1.3.1. ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA La revisión y análisis se realizó a nivel de Clase (activo, pasivo y patrimonio) y de Grupo (11 Efectivo, 13 Cuentas por Cobrar, 16 Propiedades Planta y Equipo, 24 Cuentas por Pagar) para el examen realizado se cotejo la información contenida en el balance de prueba, con lo soportes de las operaciones realizadas.

Cuadro No. 1 Estado de Situación Financiera Comparativo 2020-2019









Fuente: Estado de Situación Financiera suministrado por la Entidad

2.1.3.1.1. ACTIVO Según el Estado de Situación Financiera de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla de Tunja a 31 de diciembre de 2020, el Activo presenta un saldo de $ 466, 076, 379. Se observa que la partida más representativa corresponde al grupo de Efectivo y Equivalentes al Efectivo con una participación del 39,81%, seguido de Propiedad, planta y equipo el cual tiene una participación del 59,28%, Otros Activos con una participación del 0,88%, y Cuentas por Cobrar con una participación del 0.017%.

1110 BANCOS

Durante la vigencia 2020, los recursos de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla

de Tunja, se manejaron a través de 4 cuentas corrientes, al cierre de la vigencia las

cuentas corrientes presentaron un saldo en libros de contabilidad de $ 185.570.641, para

CODIGO DETALLEDICIEMBRE DE

2020DICIEMBRE 2019 variación %

1 ACTIVO 466,076,379.00 387,007,106.00 79,069,273.00 20.43%

11 EFECTIVO 185,570,641.00 79,460,740.00 106,109,900.00 133.54%

13

CUENTAS

POR

COBRAR

83,622.00 979,250.00 895,628.00 -91.46%

16

PROPIEDA

DES*

PLANTA Y

EQUIPO

276,308,614.00 302,453,613.00 26,144,999.00 91.36%

19OTROS

ACTIVOS4,113,502.00 4.113.502 0.00 100.00%

2 PASIVO 22,252,922.00 19,066,419.00 3,186,503.00 16.71%

24

CUENTAS

POR

PAGAR

2,750,000.00 2,750,000.00 -1,931,783.00 0.00%

3PATRIMONI

O443,823,457.00 367,940,687.00 75,882,770.00 20.62%

31HACIENDA

PÚBLICA443,823,457.00 367,940,687.00 75,882,770.00 20.62%









un total en la cuenta 1110 Depósitos en Instituciones Financieras por valor de $

185.570.641.

En la cuenta Banco Popular 110-25004054-0, se recaudan recursos propios y presenta

un saldo al cierre de la vigencia por valor de

$ 60.808.330, en la Cuenta 220-250-22343-5 Banco Popular” , se realizan transferencias

para realizar pagos a terceros, en la cuenta maestra 110-250-63124-2 con un saldo por

valor de $ 104,270,394 se recaudan recursos de transferencias de la nación por concepto

de gratuidad, y en la cuenta del Banco Popular 110-250-1325-9 la cual presenta un saldo

por valor de $ 5.728.787.

De lo anterior, efectuado el cruce de la información con las conciliaciones y extractos bancarios y a su vez con los saldos registrados en el balance general a 31 de diciembre de 2020, se observó que los registros son coherentes y razonables. 13 CUENTAS POR COBRAR Las Cuentas por Cobrar, presentan un saldo a 31 de diciembre de 2020 por valor de $ 83.622, los cuales representan el valor de los gastos bancarios, realizados por el Banco Popular, no autorizados a la cuenta maestra, de los cuales ya se realizó la solicitud de devolución. 16 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO La cuenta propiedad, planta y equipo presenta un saldo al cierre de la vigencia 2020 por valor de $ 276.308,614, se evidencia una disminución con respecto a la vigencia 2019 por valor de $ 26.144.999,el cual corresponde al registro de la depreciación acumulada de los bienes. La partida más representativa del grupo corresponde a la cuenta 1670 Equipos de Comunicación y Computación por un valor de $ 423, 560, 186, seguido de las cuentas, 1655 Maquinaria y Equipo por valor de $ 201, 878,101, 1665 Muebles, Enseres y Equipo de Oficina por valor de $ 188,483,793, 1681 Bienes de Arte y Cultura por valor de $85, 391,821 y 1680 Equipos de Comedor, Cocina, Despensa y Hotelería por valor de









$12,751,648, además de lo anterior presenta una depreciación acumulada por valor de $635,756,934,51.

2.1.3.1.2. PASIVO

El pasivo de la Institución Educativa según el Estado de Situación Financiera al cierre de la vigencia 2020 presenta un saldo de $ 22,252,922 , está conformado por la cuenta 2407 Recaudo a favor de terceros por valor de $ 18,058,066 , 2436 retención en la fuente $ 1.444.856 y 2490 Otras Cuenta por Pagar por valor de $ 2.750.000.

2.1.3.1.3. PATRIMONIO El patrimonio a 31 de diciembre de 2020 refleja un saldo por valor de $ 443,823,457, observándose un incremento del 20,62% con relación a la vigencia 2019, está conformado por las cuentas 3105 Capital Fiscal por valor de $ 284,623,656, 3109 Resultado de Ejercicios Anteriores por valor de $ 83,317,031 y 3110 Resultado del Ejercicio por valor de $ 75,882,770. 2.1.3.2. ESTADO DE RESULTADOS

Cuadro No. 2

ESTADO DE RESULTADOS COMPARATIVO 2020-2019

INGRESO 2020 2019

VARIACIÓN

NETA

41 INGRESOS FISCALES 2079150 2720200 641050

43 VENTA DE SERVICIOS 0 1532500 1532500

44 TRANSFERENCIAS Y SUBVENCIONES 119220887 87276972 (31,943,915.00)

47

OPERACIONES

INTERINSTITUCIÓNALES 83510347.88 156866506 73356158.12

TOTAL INGRESO 217781296.9 249229178 31447881.12

UTILIDAD BRUTA 217781296.9 249229178 31447881.12

GASTOS 0 0 0

51 ADMINISTRACION 111695179.7 225945208.3 114250028.6

5111 GENERALES 111695179.7 225945208.3 114250028.6

TOTAL GASTOS 111695179.7 225945208.3 114250028.6

UTILIDAD OPERACIONAL 106086117.2 23283969.73 (82,802,147.46)









48 OTROS INGRESOS 2518075.38 3665871.87 1147796.49

4802 FINANCIEROS 1179912.38 1187955.87 8043.49

4808 OTROS INGRESOS ORDINARIOS 1338163 2477916 1139753

53

DETERIORO, DEPRECIACIONES,

AMORTIZACIONES Y PROVISIONES 32694999 65982600.69 33287601.69

58 OTROS GASTOS 26423.46 31186.89 4763.43

6 COSTO DE VENTAS 0 0 0

7 COSTOS DE TRANSFORMACION 0 0 0

0 UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS 75882770.11 (39,063,945.98)

(114,946,716.09) Fuente: Estado de Resultado Integral suministrado por la Entidad

2.1.3.2.1. INGRESOS . Los Ingresos de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla de Tunja, se componen por Ingresos Fiscales los cuales a 31 de diciembre de 2020 reflejan un saldo por valor de $ 2.079.150 por concepto de certificados y constancias de estudio, Transferencias y Subvenciones por valor de $ 119.220.887 por concepto de los giros recibidos por parte del Ministerio de Educación Nacional, Operaciones Interinstitucionales por recursos recibidos de la Alcaldía de Tunja para pago de servicios públicos por valor de $83.510.347, y Otros Ingresos por valor de $ 2.518.075, correspondiente a intereses sobre depósitos financieros. 2.1.3.2.2. GASTOS Y COSTOS Los Gastos de la Institución Educativa, están compuestos por: Gastos de Administración y Operación por valor de $111.695.179, Deterioro, Depreciaciones, Amortizaciones y Provisiones por valor $ 32.694.999 y Otros Gastos, correspondientes a gastos financieros por valor de $ 26.423 Dentro de los Gastos de Administración y Operación más representativos se encuentran: Servicios Públicos por valor de $ 22.535.614, Materiales y Suministros por valor de $39.405.392, seguros $11.892.698 y Mantenimiento por valor de $7.000.000.

2.1.4. CONCEPTO DE CONTROL INTERNO CONTABLE

De acuerdo con el anexo a la Resolución 193 de 2016 “Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública el Procedimiento









para la evaluación del control interno contable”, el numeral 1.1 define el Control Interno Contable como: “Es el proceso que bajo la responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad, así como de los responsables de las áreas financieras y contables, se adelanta en las entidades, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, de modo que garanticen razonablemente que la información financiera cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel de que trata el Régimen de Contabilidad Pública.”

La Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla, no rinde informe de control Interno contable a la contaduría General de la nación ni al DAFP, debido a que es una entidad agregada al Municipio de Tunja.

Al interior de la entidad se realiza el autocontrol por parte de los funcionarios involucrados en el área financiera presupuesto, almacén, tesorería y contabilidad. En la parte contable se registran y reconocen los hechos económicos, se verifican todas las operaciones realizadas mediante conciliaciones bancarias y presupuestales, arqueos, verificación de documentos soportes de cuentas. Con la adquisición del software integrado de contabilidad, presupuesto, tesorería y almacén se están registrando las operaciones económicas teniendo en cuenta los soportes suministrados por las diferentes dependencias aplicando los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados el plan general de Contabilidad Pública vigente y el manual de procedimientos.

Los libros oficiales se encuentran registrados en el software contable y presupuestal a 31 de diciembre de 2020. Para el registro de transacciones contables se tienen como base los soportes de pagaduría y almacén áreas que manejan la parte financiera de la entidad aplicando los principios de contabilidad generalmente aceptados, el plan general y el manual de procedimientos.

2.2. MACROPROCESO PRESUPUESTAL

2.2.1. FUNDAMENTO DE LA OPINIÓN PRESUPUESTAL

La opinión presupuestal se determinó teniendo en cuenta la evaluación de la gestión en los procesos de planeación, aprobación, modificaciones y ejecución, en los cuales no se establecieron incorrecciones ni imposibilidades.

2.2.2. OPINIÓN PRESUPUESTAL









De acuerdo con la evaluación de la gestión presupuestal realizada a la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla de Tunja se establece una opinión Sin Salvedades.

2.2.3. PRINCIPALES RESULTADOS PRESUPUESTALES

APROBACIÓN

El presupuesto de ingresos y Gastos del Fondo de Servicios Educativos correspondiente

a la vigencia 2020 de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla de Tunja, fue

aprobado por Consejo Directivo mediante acuerdo 011 del 10 de diciembre de 2019, por

un valor de $ 251. 644.200

MODIFICACIONES

La Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla, realizo adiciones por valor de

$150.108.916 y Reducciones por valor de $ 132.675.040, para un presupuesto definitivo

de $ 269.077.706, a través de los siguientes actos administrativos de modificación del

presupuesto de la vigencia así:

Acuerdo No. 001 de 2020 Adición de Recursos de Balance de $ 60.443.572.07

Acuerdo No. 003 de 2020 adiciona recursos por valor de $ 59.094.195

Acuerdo No. 004 de 2020 adiciona recursos por valor de $ 26.860.427

Acuerdo No. 006 de 2020 se realiza adición de recursos por valor de $ 3.496.222

Acuerdo No. 007 de 2020 reducción de recursos por valor de $ 132.361.540

Acuerdo No. 008 de 2020 reducción al presupuesto por valor de $ 313.500

Acuerdo No. 009 de 2020 adiciona recursos por valor de $ 214.500









Cuadro No. 3 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS

Fuente: Formato f06 Ejecución de Ingresos

Los ingresos de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla de Tunja presentaron un recaudo por $ 269.076.906, el cual corresponde al 99,86% del valor presupuestado

Para la vigencia 2020 se presupuestó por Ingresos Operacionales $ 4.697.100, con una participación del 1,7% dentro del presupuesto de ingreso y un porcentaje de recaudo del 8,0%, por Transferencias se presupuestaron $ 202.733.234 con una participación del 63% y un porcentaje de recaudo del 0,014%, por Recursos de Capital se presupuestaron $ 61.646.571y se recaudó el 99,96%.

Ingresos Operacionales: Están conformados por constancias y certificados de estudio por $2.200.000, duplicados diplomas y actas de grado por $ 452.700, programas de educación adulto mayor con un

I.E. GUSTAVO ROJAS PINILLA

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS

VIGENCIA 2020

RUBRO DETALLE

PRESUPUESTO

DEFINITIVO PARTICIPACION RECAUDO

SALDO POR

RECAUDAR

1

PRESUPUSTO DE INGRESOS

SERVICIOS EDUCATIVOS 269,076,906 100% 268,702,031 374.875

11 INGRESOS OPERACIONALES 4,697,100 1,7% 4,345,550 351,550

12 TRANSFERENCIAS 202,733,234.00 75% 202.731,234 2000

13 RECURSOS DE CAPITAL 61,646,571 22% 61,625,247 21,324









recaudo $ 1.230.000, y derechos de grado por adulto mayor con un recaudo de $ 814.400 Transferencias: Dentro de las transferencias se encuentran las recibidas por el Ministerio de Educación Nacional, por concepto de gratuidad y calidad gratuidad educativa, dentro de las cuales se encuentra dos giros, el primero por valor $ 92.360.460, de acuerdo con la Resolución 3958 17 de marzo de 2020 y el segundo por valor de $ 26.860.427de acuerdo con la Resolución 6740 del 6 Mayo de 2020. Adicionalmente se recibieron transferencias del Municipio de Tunja por valor de $ 59. 094.125. Recursos de Capital: Los recursos de capital corresponden a la incorporación al presupuesto de los saldos en bancos al cierre de la vigencia 2019 por valor de $ 61.625.247 y los rendimientos financieros generados por valor de $ 1.181.675.

Cuadro No.4 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS

Fuente: Formato f06 Ejecución de Gastos

El presupuesto de gastos de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla de Tunja durante la vigencia 2020 tuvo una ejecución de $ 105.300.691., lo cual representa el

I.E. GUSTAVO ROJAS PINILLA

EJECUCION PRESUPUESTAL GASTOS

VIGENCIA 2020.

RUBRO DETALLE

PRESUPUESTO

DEFINITVO

PARTICIPA

CION

COMPROMISO

S POR EJECUTAR POR EJECUTAR

2

Presupuesto de gastos

del fondo de servicios

educativos 268,863,506 39,2% 105,300,691 163,777,015 60,86%

21

Gastos de

funcionamiento 96.842.160 23,6% 63,478,985 33.363.174 34%

22

Gastos de

funcionamiento recursos

transferencias 51,280,649 8,7% 23.496.666. 27.783.983 55%

23

Gastos de

funcionamiento recursos

de capital 60,645,572 6,7% 18325040 42.320.532 69%









39,14% del total presupuestado, quedando un saldo por ejecutar de $ 163.777.015 que representa el 60.86% del presupuesto por ejecutar.

Se observa que de acuerdo con la clasificación presupuestal presentada por la Institución, se ejecutaron por Gastos de Funcionamiento – Recursos Propios un total de $96,842,160, representando una ejecución del 23.6%, por Gastos de Funcionamiento – Recursos Transferencias se ejecutaron un total de $ 51,280,649 el cual representa un 45% de ejecución. Dentro de los gastos más representativos se encuentran los rubros Dotación Institucional de Material y Medios Pedagógicos para el Aprendizaje Covid 19 por valor de $ 54.272.961,15, Mantenimiento Preventivo por valor de $ 31.356.035, Servicios Públicos (Recursos Propios) por valor de $ 28.934.007,67, Ciclo Formación Complementaria por valor de $ 23.518.845, Servicios Públicos (Recursos Transferencias) por valor de $ 21.505.676,17. Utilización de los Recursos Los recursos recibidos por la Institución Educativa por gratuidad durante la vigencia 2020 fueron utilizados teniendo en cuenta los conceptos establecidos en el Artículo 11 del Decreto 4791 de 2008 y 4807 del 2011. CUENTAS POR PAGAR Se encuentra representado por las cuentas por pagar a 31 de diciembre de 2020 según la resolución No. 45 del 11 de diciembre por valor de $ 2.750.000, el saldo de la cuenta de los valores descontados por concepto de estampillas Adulto mayor $ 13.903.304, pro cultura $ 4.1540.762 y el saldo de la cuenta retención en la fuente e industria y comercio $ 1.444.856. La entidad, presenta un saldo acumulado de vigencias anteriores correspondiente a la cuenta 2407, recaudos a favor de terceros por valor de $ 18.58.066, sin que se evidencie gestión administrativa alguna con el fin de realizar el pago a favor de terceros.









2.3. GESTIÓN DE LA INVERSIÓN Y DEL GASTO

2.3.1 FUNDAMENTO DEL CONCEPTO SOBRE LA GESTIÓN DE LA INVERSIÓN Y

DEL GASTO

En la evaluación de adquisición, recepción y uso de bienes y servicios se incluyó la verificación del cumplimiento de los principios de la gestión contractual (Principios de transparencia, economía, selección objetiva, publicidad e igualdad) en las diferentes etapas de la contratación. Una vez analizada la gestión de adquisición, recepción y uso de bienes y servicios a través de la contratación en La Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla de Tunja, se constató que se enmarca dentro del cumplimiento de las normas contractuales. La Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla de Tunja en la vigencia de 2020, suscribió 16 contratos por valor de $ 98.849.553, de los cuales se tomó una muestra de 10 contratos por valor de $ 89.894.115 que corresponde en valor al 90,7% y en número al 62,5 del total de la contratación suscrita en la vigencia 2020, por la Institución Educativa.

2.3.2. CONCEPTO SOBRE LA GESTIÓN DE LA INVERSIÓN Y DEL GASTO

La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría realizada conceptúa que la gestión de la de Tunja es favorable con observaciones, producto de la calificación relacionada con la gestión contractual a través del papel de trabajo PT.12. Matriz de evaluación fiscal, con una calificación de 36.3%. Las observaciones planteadas en el presente informe, se dan como resultado del proceso de análisis del soporte documental de los contratos, en donde se evidenciaron , inconsistencias en la elaboración de los estudios previos y que corresponden a la etapa de planeación de los contratos con respecto, al análisis de los precios de mercado, planteamiento de los riesgos previsibles del contrato, la cobertura y expedición de las pólizas, así como en la etapa contractual, la finalización de la misma, a través del acta de terminación del contrato, y en la etapa pos contractual, la elaboración del cierre del expediente contractual en los términos de la ley.

2.3.3. PRINCIPALES RESULTADOS SOBRE LA GESTIÓN DE LA INVERSIÓN Y DEL

GASTO









2.3.3.1. GESTIÓN CONTRACTUAL La Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla de Tunja en la vigencia de 2020, suscribió 16 contratos por valor de $ 98.849.553, de los cuales se tomó una muestra de 10 contratos por valor de $89.894.115 que corresponde en valor al 90,7% y en número al 62,5 del total de la contratación suscrita en la vigencia 2020, por la Institución Educativa.

En los procesos contractuales se revisaron los requisitos exigidos en cada una de las etapas del proceso verificando el cumplimiento de las especificaciones técnicas, las deducciones de ley en los pagos, el cumplimiento del objeto contratado, la asignación de supervisión y análisis de los informes presentados, así como la liquidación de los contratos.

Cuadro No. 5

CONTRATOS EJECUTADOS EN LA VIGENCIA 2020

Clase de contrato No. de

contratos Valor total Contratos VALOR %

Prestación de servicios (C1) 6 $ 24.310.000.00 15.7%

Mantenimiento y/o reparación (C4) 1 $ 3,000.000.00 16.2%

Suministros (C6) 7 $ 35,480,505,00 56.1%

Transporte (C12) 1 $ 24,166,350,00 0.0%

Seguros (C15) 1 $ 11,892,698.00 8.2%

TOTAL 16 $ 98.849.553 100% Fuente: Formato 202020 F20_13A_AGR – Ejecución contractual Elaboró: Equipo auditor

2.3.3.1.1 Criterios de Selección. Para la determinación de la muestra de los contratos a evaluar se utilizó el aplicativo de muestreo para poblaciones finitas referenciado en el Papel de Trabajo. Teniendo en cuenta que en la muestra se debe determinar la clase de contrato se procedió a filtrar la información registrada en el formato_202020_F20_13A_AGR por clase de contrato, Prestación de Servicios, Suministros, Mantenimiento y Seguros se tomó el universo de los contratos como se puede observar en la tabla siguiente:









Cuadro No 6 MUESTRA DE CONTRATOS A AUDITAR 2020

Clase de contrato No de contratos

F13A_agr

Tamaño de la

muestra

Valor de los

Contratos

Prestación de Servicios 6 2 $ 16.000.000.00

Suministro 7 4 $ 30.835.067.00

Mantenimiento 1 2 $ 7.000.000.00

Transporte 1 1 $ 24,166,350,00

Seguros 1 1 $ 11,892,698.00

TOTAL 16 10 $ 89.894.115.00

Fuente: Formato- 202020_ F20_13A_AGR

2.3.3.1.2. Normatividad aplicable

La Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla de Tunja, en su actividad contractual se rige con la siguiente normativa: Ley 715 de 2001, Decreto 4791 del 19 de diciembre de 2008, Ley 80 de 1993, Constitución Política de Colombia de 1991, Ley 1150 de 2011, y Ley 1474 de 2011.

2.3.3.1.3. Manual de contratación

La Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla, fijó los lineamientos mediante el Acuerdo 011 de 22 de noviembre del 2016 y No. 02 del 13 de febrero del 2020 de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla, donde se reglamenta la contratación para el fondo de Servicios Educativos.

2.3.3.1.4. Fuentes de Financiación Revisados los certificados de disponibilidad presupuestal CDP y Registros presupuestales RP de cada uno de los contratos de auditados, se comprobó que los recursos provienen de Recursos del sistema general de participaciones, y recursos de capital.









2.3.3.1.5. Etapas de la actividad contractual De conformidad con lo establecido en el Manual de contratación, Estatuto de Contratación, en el capítulo I etapas del proceso de contratación define seis (6) etapas de la actividad contractual. 1) Planeación Contractual 2) Etapa contractual 3) Etapa poscontractual. De conformidad con las normas de contratación vigentes en cada una de las etapas del proceso contractual se revisó: 2.3.1.5.1. Planeación Contractual La Institución Educativa deberá contar con un plan de adquisiciones en el que conste la planeación de las necesidades de adquisición de bienes y servicios, de acuerdo con el presupuesto proyectado para la vigencia fiscal correspondiente. En consecuencia, le corresponde a cada sede o dependencia realizar la programación de la necesidad de bienes o servicios requeridos para proyectar la contratación obligatoria en la ejecución de los programas y solo se podrá dar inicio a un proceso de contratación cuando este se encuentre incorporado en el Plan Anual de Adquisiciones. Este plan se debe subir a la página de la SECOP a más tardar el 31 de enero del año fiscal. Se podrán hacer ajustes al Plan Anual de adquisiciones y estos se subirán a la página del sistema electrónico de Contratación Pública (SECOP) por el funcionario responsable. 2.3.1.5.2. Etapa Poscontractual La Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla, divide la etapa contractual en la suscripción del contrato, supervisión en la ejecución del contrato, modificaciones a los contratos, suspensiones de los contratos, cesión de los contratos, terminación anticipada de los contratos por mutuo acuerdo de las partes, sanciones por incumplimientos contractuales, garantías, formas y formalidades contractuales 2.3.1.5.3. Etapa Poscontractual Se considera como el periodo para realizar la liquidación de los contratos, en donde las partes hacen una revisión total de las obligaciones ejecutadas, con el fin de que las partes se puedan declarar a paz y salvo. 2.3.1.5.4. Selección Objetiva A través del proceso contractual la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla, de Tunja, realiza el proceso de selección con base en el estatuto general de la contratación pública,









decreto 1082 del 2015, cuando el monto de la contratación supera los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes, y para la selección de los contratistas a través de las modalidades, de licitación pública, selección abreviada de menor cuantía, mínima cuantía, contratación directa. De igual forma de conformidad con lo establecido en la ley 715 del 2001, decreto 4791 del 2008, y el decreto 1075 del 2015, establece en su manual de contratación el procedimiento para la contratación de bienes y servicios hasta veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigencias de los Fondos de Servicios Educativos. 2.3.3.1.5. Revisión de Contratos Gustavo Rojas Pinilla Tunja Vigencia 2020 De los 10 contratos tomados como muestra, se realizó la revisión de cada una de las etapas , hasta la etapa de liquidación del contrato, en los cuales se verificó el cumplimiento de las normas que le son aplicable así como los requisitos legales en cada una de las etapas del proceso contractual, para lo cual se utilizó el Papel de Trabajo PT 11-AF- Ejecución contractual, de la Nueva Guía de Auditoria Territorial, donde se revisó y analizo los procedimientos en la Etapa precontractual, Contractual y Post, así como la Recepción de bienes y servicios por parte del almacén de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla de Tunja y la Publicación en el SECOP. Para determinar la calificación de la Gestión contractual se realizó en el Papel de Trabajo PT 12-AF- Matriz de Evaluación de Gestión Fiscal, en la cual se evalúan y califican los Principios de Eficacia y Economía en cada una de las etapas del proceso contractual. En el desarrollo de la auditoria se verificó el cumplimiento de las especificaciones técnicas; para los contratos de suministro se revisaron las especificaciones técnicas determinadas en los estudios previos e invitación a ofertar, las cuales se confrontaron con las de la propuesta, factura de venta, las actas de recibo a satisfacción, el comprobante de ingreso a almacén y acta de liquidación.

Cuadro No 7

CONTRATOS AUDITADOS VIGENCIA 2020

MuestraC) Número Del Contrato (C) Objeto Del Contrato

(D) Valor Inicial Del Contrato

1 Transporte escolar rural para estudiantes residentes en las zonas rurales de Florencia La Esperanza y Porvenir $ 24.166.350









11

Compraventa de material lúdico educativo y didáctico que permita favorecer el proceso de aprendizaje como parte del paquete de recursos para el trabajo en casa por causa del coronavirus covid19 para estudiantes de preescolar básica primaria básica secundaria y media de la institución educativa $15.154.200

13

Contratar con una entidad aseguradora legalmente constituida en Colombia, las pólizas que amparen los bienes muebles, intereses patrimoniales de propiedad de la entidad y de aquellos por los que sea o llegare a ser legalmente responsable la Institución Educativa $11.892.698

4

El contratista se obliga a prestar sus servicios profesionales y de apoyo a la gestión en asesoría contable presupuestal financiera y tributaria para la institución educativa de la vigencia fiscal 2020 $11.000.000

16 Compra venta de elementos de aseo y cafetería para la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla $ 5.972.355

8 Compraventa de impresora multifuncional para la Institución educativa Gustavo rojas pinilla $ 5.250.000

7

Prestación de servicios profesionales de licencia de uso de software como servicio SAS para el manejo de la información contable y de tesorería de la Institución educativa $ 5.000.000

5 Compraventa de papel y tintas para las fotocopiadoras e impresoras de la Institución educativa Gustavo rojas pinilla $ 4.300.000

9 Contrato de servicio de mantenimiento zonas verdes de la Institución educativa Gustavo rojas pinilla sede central y John f Kennedy $ 4.000.000

2 Mantenimiento y adecuación auditorio de la Institución educativa Gustavo rojas pinilla $ 3.000.000

Los anteriores contratos, fueron auditados en su totalidad, desde la etapa de planeación hasta la etapa de liquidación, para lo cual se tomó la información reportada en el SIA OBSERVA y SECOP I, así como la información enviada por la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla a través de correo electrónico de cada uno de los contratos. Se efectuó la revisión y análisis de los documentos requeridos en cada una de las etapas contractuales (precontractual, contractual y pos contractual), en las cuales se pudo evidenciar el cumplimiento de los principios y procedimientos establecidos en el manual de contracción de la entidad y demás normas vigentes; de igual forma se conceptúa sobre la gestión fiscal y la gestión de resultados emitiendo un concepto Favorable con observaciones, en razón a las observaciones que a continuación se establecieron en el desarrollo del proceso auditor. CONTRATO 11-2020. DEFICIENCIAS EN LOS ESTUDIOS PREVIOS EN CONCORDANCIA CON LO ESTABLECIDO EN LA EJECUCION DEL CONTRATO Al hacer la revisión documental que soportan el proceso contractual, revisados durante la auditoria, se detectaron inconsistencias en las exigencias de las garantías que amparan el contrato por parte de la entidad en los estudios previos, por cuanto, en el numeral 10 de los estudios previos no se exigieron garantías, sin embargo, el contratista suscribió póliza de cumplimiento .









Lo anterior generando irregularidades en el procesos precontractual con relación a los documentos que garantizan el cumplimiento del contrato, en contravía de lo establecido en el artículo 5.1.2 estudios y documentos previos, 5.1.2.10 Garantías, formas y formalidades contractuales del Acuerdo 011 de 22 de noviembre del 2016 y No. 02 del 13 de febrero del 2020 de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla. CONTRATO 2-2020 DEFICIENCIAS EN LOS ESTUDIOS DE MERCADO Dentro de la documentación suministrada por el ente auditado, se identifica que el proceso contractual carece de soportes del estudio de mercado, y descripción de precios unitarios que determine el valor de los elementos a suministrar por el contratista, en contravía de lo establecido en el artículo 5.1.2 Estudios y documentos previos. Los contratos que celebre la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla, estarán precedidos de unos estudios y documentos previos realizados por la sede o dependencia que solicita la contratación, en los que se establezca la necesidad, conveniencia y oportunidad de la celebración del contrato y se presente un estudio de los precios y condiciones del mercado, los estudios y documentos previos servirán de base para la elaboración de la invitación pública o pliego de condiciones según el caso, según lo establecido en el Acuerdo 011 de 22 de noviembre del 2016 y No. 02 del 13 de febrero del 2020 de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla. CONTRATO 2-2020 INEXISTENCIA DE DESCRIPCIÓN DE RIESGOS El contrato no contiene análisis de riesgos previsibles en los estudios previos, esta situación pone en evidencia las deficiencias en la realización de los documentos pre-. contractuales, ya que carecen de las condiciones mínimas de los procesos contractuales estipuladas por la normativa legal vigente, en contravía de lo establecido en el artículo 5.1.2 estudios y documentos previos, 5.1.2.10 Garantías, formas y formalidades contractuales del Acuerdo 011 de 22 de noviembre del 2016 y No. 02 del 13 de febrero del 2020 de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla. Manual de contratación, en concordancia con el artículo 4 de la ley 1150 del 2007, decreto 4170 del 2011 manual Colombia compra eficiente. Contrato 02-2020 FALTA DE DESCRIPCIÓN DEL VALOR EN LA MINUTA DEL CONTRATO En la minuta del contrato , se encontró que no se establece el valor de cada uno de los valores unitarios, lo que no permite el cumplimiento del principio de selección objetiva del contratista, en razón a que los interesados en participar no pueden observar









los precios ofertados en el proceso, de igual forma en contravía de lo establecido en el “artículo 5.1.2.5 Valor estimado del contrato. Se debe señalar el valor estimado del contrato de conformidad con los soportes técnicos y económicos contenidos en los estudios previos realizados. El valor debe incluir los costos e impuestos a que haya lugar, en los que incurra el contratista para la ejecución del contrato “del Acuerdo 011 de 22 de noviembre del 2016 y No. 02 del 13 de febrero del 2020 de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla En la totalidad de los contratos revisados en la muestra, la entidad NO suscribe documento soporte que determine la terminación del contrato. De la totalidad de la muestra auditada, se pudo evidenciar que la entidad, en ninguno de los contratos revisados, suscribió acta de terminación del contrato que determine el porcentaje de ejecución del contrato en un 100%, si bien es cierto, la entidad tiene dentro de sus controles que el pago únicamente se realiza al contratista, una vez se haya ejecutado el contrato, el procedimiento relacionado con la terminación del contrato, no se encuentra documentado. Revisados los documentos que soportan la terminación del contrato, así como en el desarrollo del diligenciamiento del papel de trabajo PT. 11, se concluye que, la entidad Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla , en la vigencia 2020 no suscribe ningún documento que determine la terminación del contrato, lo que evidencia la inexistencia de controles frente a los porcentajes de ejecución del contrato, el cumplimiento de contratista, y el cumplimiento de los plazos establecidos en el mismo, lo que puede generar para la entidad pagos de más al contratista e incumplimientos del contratista que permitan realizar las posteriores reclamaciones ,lo anterior en cumplimiento a los principios de la contratación estatal de eficiencia y eficacia, en concordancia con los procesos y procedimientos de la entidad, en este caso a través del manual de contratación el Acuerdo 011 de 22 de noviembre del 2016 y No. 02 del 13 de febrero del 2020 de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla. En la totalidad de los contratos revisados en la muestra, no se encontró, que la entidad suscriba, ningún documento soporte después del acta de liquidación de contrato, como tampoco documento que determine el cierre del expediente contractual. De la revisión realizada a los documentos que soportan las actividades posteriores a la liquidación del contrato y cierre del proceso contractual, así como en el desarrollo del diligenciamiento del papel de trabajo PT. 11, se concluye que, la entidad Institución









Educativa Gustavo Rojas Pinilla, en la vigencia 2020 , no realizó ninguna actividad posterior a la liquidación de los contratos, de igual forma, tampoco expidió en los contratos revisados, documento de cierre del proceso o expediente contractual , lo que determina la inexistencia de controles relacionados con el cierre y terminación del proceso contractual, en concordancia con el manual de contratación de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla de la ciudad de Tunja mediante el Acuerdo 011 de 22 de noviembre del 2016 y No. 02 del 13 de febrero del 2020 del Municipio de Tunja.

2.4. FENECIMIENTO DE LA CUENTA

Con base en la calificación de los Macro procesos auditados se determina que la cuenta de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla de Tunja por la vigencia 2020 FENECE, al obtener una calificación del 91,9%, obteniendo los siguientes resultados: 1. Principio de Eficacia 83.6 % ( Eficaz)

2. Principio de Eficiencia 0,0% (Eficiente)

3. Principio de Economía 80,5% (económica)









Fuente: Matriz de Evaluación de la Gestión Fiscal Elaboró: Comisión de Auditoria

3. OTROS CONCEPTOS Y TEMAS EVALUADOS

3.1. REVISIÓN DE LA RENDICIÓN DE LA CUENTA

CONCEPTO SOBRE LA RENDICIÓN DE LA CUENTA La revisión de la cuenta es el punto de partida del proceso de control fiscal, mediante este sistema se evalúa la eficiencia, eficacia, equidad y economía con que los sujetos de control realizan sus funciones, permitiendo analizar, conceptuar y opinar sobre los resultados en cada vigencia auditada. La Contraloría Municipal de Tunja, mediante resolución No. 175 del 17 de diciembre de 2013 y sus modificatorias, reglamentó la forma y los términos para la rendición electrónica y la revisión de cuentas e informes que las entidades sujetas de control deben presentar. En cumplimiento de lo prescrito en la resolución No 175 de 2013, la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla de Tunja rindió en término la cuenta correspondiente a la vigencia 2020.

EFICACIA EFICIENCIA ECONOMIA

OPINION

PRESUPUESTAL

100.0% 15.0%

EJECUCIÓN DE

GASTOS15% 100.0% 15.0%

CONCEPTO GESTIÓN

INVERSIÓN Y GASTO

GESTIÓN

CONTRACTUAL70% 81.0% 80.5% 56.5%

100% 86.7% 80.5% 86.5%

OPINION ESTADOS

FINANCIEROS

100.0% 100.0%Limpia o sin

salvedades

100% 100.0% 100.0%

83.6% 80.5%

EFICAZ ECONOMICA

244.1% 66.7% EFICAZ 155.4%INDICADORES FINANCIEROS

PONDERACIÓNPROCESO

TOTAL MACROPROCESO GESTIÓN

PRESUPUESTAL

100%

MACROPROCESO

GESTIÓN

PRESUPUESTAL60%

GESTIÓN FINANCIERA 40%

100%TOTAL PONDERADO

ESTADOS FINANCIEROS

TOTAL MACROPROCESO GESTIÓN

FINANCIERA

GESTIÓN DE LA

INVERSIÓN Y

DEL GASTO

GESTIÓN DE

PLANES,

PROGRAMAS Y

PROYECTOS

CONCEPTO/

OPINION

CALIFICACIÓN POR

PROCESO/MACROPROCESO

36.3%

PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN FISCAL

Favorable

Limpia o sin

salvedades

51.9%

GESTIÓN

PRESUPUESTAL15.6%

EJECUCIÓN DE

INGRESOS15%

91.9%

40.0%

FENECIMIENTO

TOTALES

SE FENECE

CONCEPTO DE GESTIÓN









Revisada la cuenta de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla de Tunja de la vigencia de 2020, la cual fue rendida en el Sistema Integral de Auditorias SIA de conformidad con los lineamientos de la resolución No 175 de 2013, obtuvo un puntaje de 100.0 por lo cual el concepto de la redición de la cuenta es Favorable.

Fuente: Evaluación de la Rendición de la Cuenta

3.2. EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DEL CONTROL FISCAL INTERNO

La calificación del Control Fiscal Interno es: Con deficiencias al obtener un calificación de 1.6, encontrándose en el rango de > 1.5 a 2.0.

TABLA DE RESULTADOS

Diseño de controles PARCIALMENTE ADECUADO

Riesgo combinado BAJO

VARIABLES CALIFICACIÓN

PARCIALPONDERADO

PUNTAJE

ATRIBUIDOOportunidad en la rendición de la cuenta 100.0 0.1 10.00

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos) 100.0 0.3 30.00

Calidad (veracidad) 100.0 0.6 60.00

100.0

Favorable

Concepto

Favorable

Desfavorable

Concepto rendición de cuenta a emitir

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

VALORACIÓN DISEÑO DE

CONTROL - EFICIENCIA

(25%)

CALIFICACION SOBRE LA

CALIDAD Y EFICIENCIA DEL

CONTROL FISCAL INTERNO

INTERNO

PARCIALMENTE ADECUADO BAJO CON DEFICIENCIAS

PARCIALMENTE ADECUADO BAJO CON DEFICIENCIAS

PARCIALMENTE ADECUADO BAJO CON DEFICIENCIAS CON DEFICIENCIAS

1.6GESTIÓN FINANCIERA

GESTIÓN PRESUPUESTAL

RIESGO COMBINADO

(Riesgo

inherente*Diseño del

control)

MACROPROCESO

VALORACIÓN DE

EFECTIVIDAD DE LOS

CONTROLES

(75%)

Total General









Efectividad de controles CON DEFICIENCIAS

Resultado del CFI CON DEFICIENCIAS

Rangos de ponderación CFI

De 1.0 a 1.5 Efectivo

De > 1.5 a 2.0 Con deficiencias

De > 2.0 a 3.0 Inefectivo

Fuente: Matriz de Riesgos y Controles

La calificación anterior es el resultado de la valoración de los riesgos identificados y el diseño de los controles realizados por la entidad durante el proceso auditor en cada macro proceso, la identificación que las deficiencias se describen a continuación:

Para la ejecución de la auditoria se identificaron los riesgos en los procesos, los cuales en el evento de materializarse pueden ocasionar deficiencias en la gestión, impidiendo que se cumplan con los objetivos de la entidad en cada proceso evaluado.

De la evaluación correspondiente realizada por este ente de control, se determinó una calificación del control interno con deficiencias, teniendo en cuenta que se identificaron riesgos en el proceso contable , presupuestal y contractual, y deficiencia en los controles asociados a los mismos, por lo cual se materializaron los riesgos relacionados con la cuenta propiedad planta y equipo, inconsistencias en la generación de cuentas por pagar, baja ejecución presupuestal, presupuesto oficial del contrato que no corresponde con la realidad , la expedición de pólizas y falta de cubrimiento de los riesgos previsibles del contrato.

De la revisión de evaluación del control fiscal interno, basado en el papel de trabajo PT 06 AF, se logró concluir que el proceso contractual evaluado presenta deficiencias en los controles, con un resultado de riesgo inherente combinado final bajo.









3.3. EFECTIVIDAD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

Fuente: Evaluación Plan de Mejoramiento

Al hacer la evaluación que corresponde a la Auditoria de la vigencia 2019 realizada a la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla, se observó que hasta la fecha no se ha cumplido el tiempo límite para la ejecución, sin embargo hizo la evaluación parcial arrojando un cumplimiento del 91.58%. Este puntaje es el resultado del cumplimiento de las 15 acciones de mejora acciones de mejora propuestas en la Auditoria realizada el año anterior.

4. HALLAZGOS

4.1. HALLAZGOS CONTABLES

OBSERVACIÓN 1 Administrativa (Se levanta) Por no efectuar la depuración

contable al Grupo 16 Propiedad planta y equipo y no efectuar el cálculo de la

depreciación discriminada por elemento de conformidad con las normas.

Revisado el grupo 16 Propiedad, Planta y Equipo del Estado de situación financiera a 30 de diciembre de 2020, se observó que la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla, se limita a registrar el valor de la depreciación de la vigencia en forma global que para la

Calificación Parcial Ponderación Puntaje Atribuido

78.9 0.20 15.8

94.7 0.80 75.8

1.00 91.58

CumpleConcepto a emitir cumplimiento Plan de Mejoramiento

Efectividad de las acciones

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

RESULTADO EVALUACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO

VARIABLES A EVALUAR

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento

Concepto

Cumple

No Cumple

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

RANGOS DE CALIFICACIÓN









vigencia de 2020 fue por la suma de $635.756.934. Depreciación que no tiene soporte legal para efectuar la verificación, por consiguiente, genera incertidumbre el valor registrado en la cuenta 1685 depreciación acumulada. Situación que se da por la no actualización de los inventarios, y por la no aplicación de los procedimientos para el cálculo de la depreciación lo que genera incertidumbre en la contabilización de dicha cuenta, teniendo en cuenta lo anterior no se cumple con el anexo de la Resolución 193 de 2016 de CGN el cual establece en el numeral 3.3.1 Controles asociados al cumplimiento del marco normativo, a las etapas del proceso contable, a la rendición y a la gestión del riesgo de índole contable y en el numeral “2.2 Para obtener los estados financieros, las entidades deben procesar los datos provenientes de los hechos económicos que, de acuerdo con el marco normativo aplicable a la entidad, deban ser reconocidos. El proceso de transformación de los datos se lleva a cabo mediante el reconocimiento, la medición y la revelación de los hechos económicos. El proceso contable está compuesto por etapas y sub tapas que permiten la preparación y presentación de información financiera, mediante el uso de sistemas y procedimientos internos que garanticen el cumplimiento de las características cualitativas de la información financiera”. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. El valor del registro de la depreciación de la vigencia 2020 no corresponde al valor de $635.756.934, este valor corresponde al valor de la depreciación acumulada a 31 de diciembre de 2020. La Institución Educativa sí registra la depreciación en forma individual, elemento por elemento teniendo en cuenta las normas precedentes y las normas internacionales según el inventario. Se anexa cuadro de inventarios con el cálculo de la depreciación y la depreciación acumulada por cada elemento y clasificados por normas precedentes e internacionales. ANEXO 2 Y 3.

DECISION DE LA CONTRALORIA

De acuerdo a la respuesta de la entidad, y los anexos allegados numeros 2 y 3, se puede verificar que la entidad en su inventario físico clasifica los bienes de acuerdo con el grupo al que pertenece y realiza la depreciación individual. Razón por la cual se levanta la observación. HALLAZGO 1. Administrativo. Saldo acumulado de vigencias anteriores del Pasivo 2407 Recaudo a favor de terceros sin transferir al beneficiario El pasivo al cierre de la vigencia 2020 presenta un saldo de $22,252,922 el pasivo de la Institución Educativa según el Estado de Situación Financiera, está conformado por la









cuenta 2407 Recaudo a favor de terceros por valor de $ 18,058,066, 2436 retención en la fuente $ 1.444.856 y 2490 Otras Cuenta por Pagar por valor de $ 2.750.000

El recaudo a favor de terceros, se encuentra representado por las cuentas por pagar que quedan pendientes por cancelar a 31 de diciembre de 2020 según la resolución de cuentas por pagar por valor de $ 2.750.000, el saldo de la cuenta de los valores descontados por concepto de estampillas Adulto mayor $ 13.903.304, pro cultura $4.1540.

La constitución de cuentas por pagar se realizó a través de la Resolución No. 45 de 11 de diciembre de por valor de $ 2.750.000, correspondientes a los rubros presupuestales 2111 Honorarios Profesionales por valor de $ 2.750.000, la cual es coherente con los registros contables. La entidad, presenta saldos acumulados de vigencias anteriores correspondientes a la cuenta 2407, recaudos a favor de terceros por valor de $ 18.58.066 sin que se evidencie gestión administrativa alguna con el fin de realizar la devolución a los beneficiarios correspondientes. La cuenta 2407 Recursos a favor de terceros representa el valor de los recursos recaudados en efectivo, que son propiedad de otras entidades públicas, privadas o personas naturales, se acredita con el valor de los recursos recaudados en efectivo que son de propiedad de otra entidad y se debita con el valor del pago efectuado a la entidad pública, debido a lo anterior es una cuenta transitoria en la cual se registran los descuentos realizados mientras se hace el respectivo pago al beneficiario, al observarse que esta cuenta se encuentra acumulada de vigencias anteriores, la entidad no cumple con los establecido en las descripciones y dinámicas de la cuenta, con el agravante que son recursos que no son de propiedad de la Institución Educativa. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Se revisó la información de los pasivos de los Estados Financieros y los libros de contabilidad y los valores son congruentes en los valores registrados. La resolución de cuentas por pagar sólo debe incluir las cuentas que afectan las cuentas comprometidas del presupuesto, el valor de las retenciones ya están incluidas con la afectación presupuestal. De igual manera, en la cuenta 2407 recaudos a favor de terceros estampillas Adulto mayor $13.903.304 y Pro cultura

$4.154.762 se encuentran los valores que se han venido efectuando por estos conceptos como parte del plan de

mejoramiento vigencia fiscal 2016, suscrito por la Alcaldía Mayor de Tunja con la Contraloría General de la República.

Sin embargo, a la fecha, y de acuerdo con lo informado a la Institución Educativa el proceso de Responsabilidad Fiscal

008-2019 que adelanta la Contraloría Municipal de Tunja, se encuentra en etapa probatoria, por lo cual no se tiene un









concepto definitivo al respecto. Sin embargo la Institución solicitó al Concejo Municipal de Tunja concepto al respecto,

el cual fue respondido mediante oficio, radicado de salida CMT.P-662 del 02 de agosto de 2019 (ANEXO 4).


La entidad en su respuesta manifiesta que el valor de las cuentas por pagar coincide con

los libros de contabilidad, situación que no se está observando por parte del ente de

control, De acuerdo con los soportes allegados en la réplica, se evidencia lo observado.

El concepto solicitado data de fecha 23 de Julio del 2019, sin embargo, la entidad no ha

realizado ninguna gestión administrativa al respecto, y debe proceder a realizar el giro de

esos recursos al beneficiario.

Cabe anotar que esta es una cuenta transitoria en la cual se registran los descuentos realizados

mientras se hace el respectivo pago al beneficiario, al observarse que esta cuenta se encuentra acumulada de vigencias anteriores, la entidad no cumple con los establecido en las descripciones

y dinámicas de la cuenta, con el agravante que son recursos que no son de propiedad de la Institución Educativa.

Se mantiene la observación y se configura hallazgo Administrativo para ser incluido

en el plan de mejoramiento.

HALLAZGO 2. Administrativo. Errores en la clasificación contable de los ingresos recibidos por transferencias. Una vez revisada la clasificación contable de los ingresos de la Institución Educativa, se puedo establecer que hay registros contables en los cuales se está realizando una inadecuada clasificación contable. Teniendo en cuenta lo anterior se pudo evidenciar que las transferencias recibidas por parte de la Alcaldía Municipal la Institución Educativa la clasifica como Operaciones Interinstitucionales, siendo lo correcto el registro en la subcuenta 442803 Para Gastos de Funcionamiento de la cuenta 4428 Otras Transferencias, lo anterior de conformidad con el CONCEPTO No. 20211100002081 DEL 11-02-2021 de la Contaduría General de la Nación, adicionalmente la Institución Educativa registra el valor recibido por concepto de constancias y certificados de estudio en la cuenta 4110 que según el catálogo general de cuentas para entidades de gobierno, esta cuenta se denomina “Contribuciones, Tasa, en Ingresos no Tributarios” la cual “Representa el valor de los ingresos causados por la entidad que se originan por conceptos tales como contribuciones, tasa, multas, sanciones, estampillas y cuotas de









sostenimiento.” Debido a lo anterior este concepto no corresponde con la transacción registrada por la Institución, es así que según CONCEPTO No. 20201100066001 DEL 16-12-2020 de la Contaduría General de la Nación establece que para el registro de certificados de estudio, duplicados de diplomas, actas de grado, se debe utilizar la cuenta 421090 Otros bienes comercializados Debido a lo anterior no se cumple con el anexo de la Resolución 193 de 2016 el cual establece: “2.2.1.2 Clasificación. Es la sube tapa en la que, de acuerdo con las características del hecho económico, se determina el elemento de los estados financieros y las partidas específicas a afectar, según el marco normativo aplicable a la entidad.” RESPUESTA DE LA ENTIDAD. La Institución Educativa Rojas Pinilla es una entidad que agrega la información financiera al Municipio de Tunja para que sea ésta la que consolide la información que debe ser enviada a la Contaduría General de la Nación. En reunión con la Contadora del Municipio y todas las contadoras de las Instituciones Educativas, se determinó que la subcuenta que se debe manejar para el ingreso de los certificados y constancias es la 411017 Formularios y especies valoradas. De igual forma la cuenta en la que se registra los ingresos por transferencias del Ministerio debe ser la subcuenta 440818 Participación Para Educación de la cuenta 4408 Sistema General de participaciones y del grupo 44 Transferencias y Subvenciones y los ingresos recibidos por transferencias del Municipio se registran en la subcuenta 470508 Funcionamiento de la cuenta 4705 Fondos Recibidos del grupo 47 Operaciones Interinstitucionales. Para la consolidación de la información, la Contadora del Municipio envía a las contadoras de las Instituciones Educativas, el auxiliar de las cuentas del municipio de las transferencias enviadas para que sean coherentes con las cuentas de las operaciones reciprocas que maneja el Municipio de Tunja en la consolidación de la información con las Instituciones Educativas. Teniendo en cuenta lo anterior, la Institución Educativa está manejando las cuentas contables para el manejo de la consolidación contable con el Municipio de Tunja. A la fecha, la Institución Educativa no ha recibido ninguna notificación por parte de la Oficina de Contabilidad ni de la Contaduría General de la Nación de las cuentas que se manejan para estos registros. En el mes de agosto la Contraloría del Municipio de Tunja envió a la Institución Educativa los conceptos, los cuales

serán aplicados a partir de la fecha. ANEXO 5. Circular Externa No. 02 de agosto 10 de 2021.

DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad, no desvirtúa la observación, por el contrario acepta lo observado e indica que los conceptos emitidos por la Contraloría Municipal de Tunja, serán aplicados a partir de la fecha, por lo tanto se mantiene la observación y se configura hallazgo Administrativo, para que sea incluido en el plan de mejoramiento.









4.2 HALLAZGOS GESTIÓN PRESUPUESTAL.

HALLAZGO 3 Administrativo. Baja ejecución presupuestal de gastos frente a lo

proyectado.

El presupuesto de gastos de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla de Tunja durante la vigencia 2020 tuvo una ejecución por valor de $105.300.691, lo cual representa el 39, 2% del total presupuestado, quedando un saldo por ejecutar de $ 163.777.015, y que representa el 60.86% del presupuesto por ejecutar.

En la preparación del presupuesto se deben realizar la proyección de los ingresos que se

vayan a recaudar y los gastos que se pretendan realizar durante la vigencia, sin embargo

si bien durante la vigencia hubo un recaudo de ingresos por valor de $ 268. 702.031

equivalente al 99,8%, llama la atención que la Institución Educativa a pesar de obtener

recursos no los está utilizando, observándose una muy baja ejecución del presupuesto

de gastos, lo anterior teniendo en cuenta que tan solo se comprometieron durante la

vigencia un total de $ 105.300.691 lo cual no alcanzó ni siquiera el 50% de lo

presupuestado. Por lo anterior se infiere que la Institución Educativa estaría recibiendo

recursos muy superiores a las necesidades de funcionamiento y de inversión en cada

vigencia, o estas necesidades no están debidamente planeadas para su ejecución, que

genera una deficiente gestión administrativa, en contravía del principio de planificación

y universalidad establecidos en el artículo 14 y 15 del decreto 111 de 1.996, teniendo en

cuenta que no se ejecutaron los gastos que estaban programados, a pesar que se

contaba con recursos suficientes.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD

En cuanto a esta observación existieron circunstancias externas que impidieron que se ejecutara el presupuesto en

un mayor porcentaje; como lo fue la pandemia y por ella la promulgación del Decreto 417 de 17 de marzo de 2020

mediante el cual la Presidencia de la República declara Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica por 30

días inicialmente y luego el gobierno colombiano por Decreto 457 de 2020 ordenó el aislamiento preventivo obligatorio

para todos los habitantes del país desde el 24 de marzo hasta al 13 de abril de 2020 . Posteriormente se dio aislamiento

con excepciones hasta el 31 de agosto de 2020.

Por lo anterior el gasto relacionado con Transporte Escolar Rural prestado a los estudiantes para asistir a clases

presenciales se debió interrumpir, y este rubro representa un alto porcentaje en la ejecución presupuestal de la









Institución Educativa. A fin de dar un referente señalamos que durante la vigencia 2019 el valor ejecutado por

transporte escolar fue de $ 96.194.226 correspondiente a un 31% del presupuesto definitivo de la vigencia 2019 en

contraste con lo ejecutado en 2020 por $ 8.055.450 correspondiente al 3% del presupuesto definitivo de gastos $

268.863.506.95. Se adjunta ANEXO 6. Ejecuciones de Gastos vigencias 2019-2020. Es importante señalar que con

los recursos que vienen con destinación específica (SGP) como lo son transporte escolar y servicios públicos no se

pueden otro tipo de gastos, motivo por el cual se ejecutaron.

Con relación en lo estipulado en el Decreto 111 de 1996 en el Artículo 13. Planificación. El presupuesto de la

Institución si guardó concordancia con el Plan Anual de Adquisiciones establecido para la vigencia 2020, con la

salvedad de que por la situación de Emergencia por Pandemia COVID-19 algunos de los bienes y/o servicios y

actividades pasaron a ser no prioritarios por requerir presencialidad como: la contratación de Instructor de danzas,

realización de actividades científicas, deportivas y culturales e Inscripción en Participación en competencias científicas,

deportivas y culturales. Otros no pudieron ser ejecutados como la actualización de activos, por las mismas razones.

En cuanto al cumplimiento de lo señalado en el Decreto 111 artículo 15. Universalidad. El presupuesto si cumplía con

este principio, ya que se incluyeron todos los gastos proyectados a ejecutar en la vigencia 2020.

Reiteramos que se ejecutaron los recursos atendiendo las necesidades a proveer en la circunstancia excepcional de

pandemia COVID-19.


VALOR

PRESUPUESTO DEFINITIVO AÑO 2019 314,037,944.13$

PRESUPUESTO DEFINITIVO AÑO 2020 268,863,506.95$

VALOR EJECUTADO

AÑO 2019

PROPORCION EN

CUANTO

A EJECUCIÓN GENERAL

96,194,226.00$ 31%

VALOR EJECUTADO

AÑO 2020

8,055,450.00$ 3%

Fuente: Ejecuciones Presupuestales de Gastos años 2019-2020

Cuadro 1

DENOMINACIÓN

GASTO TRANSPORTE ESCOLAR









La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado, si bien la pandemia ocasionó

trastorno en algunas actividades, las funciones administrativas públicas tuvieron

continuidad así no se hubieran realizado de manera presencial, por lo cual y en aras de

que la entidad realice una adecuada programación y ejecución de los gastos necesarios

para el adecuado funcionamiento institucional, se confirma la observación

configurándose como hallazgo administrativo.

HALLAZGO 4 Administrativo. Publicación de Ejecuciones presupuestales Y

estados financieros.

Al Ingresar a la página web de la I.E. Gustavo Rojas Pinilla con fecha 30 de agosto del 2021, se evidenció que la entidad no ha publicado los informes del Numera 5. Presupuesto 5.1 Presupuesto General, 5.2 Ejecución Presupuestal Histórica anual y 5.3 Estados Financieros de manera oportuna, de acuerdo con lo establecido en el artículo 19 del decreto 4791 de 2008 y el artículo 9 de la ley 1712 de 2014, presuntamente por la ausencia de actividades de control que permitan que la información se publique en los términos establecidos en la norma y que evidencia las falencias en la oportunidad de publicación de la información presupuestal contraviniendo lo establecido en la norma en cuanto a los términos de la publicación de las ejecuciones presupuestales. A través del artículo 9 de la ley 1712 de 2014, que reglamenta el acceso a la información pública. RESPUESTA DE LA ENTIDAD La Institución Educativa ha venido realizando la publicación en la página web, así como en la cartelera de la Institución

Educativa cumpliendo con el principio de publicidad. Se seguirá actualizando acorde con los requerimientos normativos

en aplicación al Decreto 4791 de 2008 y la Ley 1712 de 2014.

DECISION DE LA CONTRALORIA. De acuerdo a la respuesta de la entidad, se observa en el pantallazo que el 27 de enero de 2020 se publicó la ejecución presupuestal 2019 aunque no se evidencia con corte a que mes, asimismo se observan dos archivos en PDF de ejecuciones trimestrales en el transcurso de la vigencia 2021, no aparece las ejecuciones del 2020, ni se evidencia la publicación del presupuesto anual como lo exige la norma, tampoco la publicación de los estados financieros en forma mensual. Razón por la cual se mantiene la observación y se configura hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento.









4.3 HALLAZGOS DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL

HALLAZGO 5 Administrativo. Contrato 11-2020. Deficiencias en los estudios previos en concordancia con lo establecido en la ejecución del contrato. Al hacer la revisión documental que soportan el proceso contractual, revisados durante la Auditoria, se detectaron inconsistencias en las exigencias de las garantías que amparan el contrato por parte de la entidad en los estudios previos, por cuanto, en el numeral 10 de los estudios previos no se exigieron garantías, sin embargo, el contratista suscribió póliza de cumplimiento.









Lo anterior generando irregularidades en el proceso precontractual con relación a los documentos que garantizan el cumplimiento del contrato en contravía de lo establecido en el artículo 5.1.2 estudios y documentos previos, 5.1.2.10 garantías en caso que se requieran y 5.2.8 garantías, formas y formalidades contractuales del Acuerdo 011 de 25 de noviembre del 2011 y No. 02 del 13 de febrero del 2020 de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Este proceso de contratación se hizo bajo la modalidad de Mínima cuantía, se utilizó lo determinado en el decreto 1082 de 2015, artículos 2.2.1 .5.1., 2.2.1 .5.1, y especialmente el artículo 2.2.1.2.1.5.4. “Garantías. La Entidad Estatal es libre de exigir o no garantías en el proceso de selección de mínima cuantía y en la adquisición en Grandes Superficies”, en este sentido, en los estudios previos no se consideró la exigencias de pólizas teniendo en cuenta que el contrato era de compraventa y que se cancelaba contra entrega, sin embargo, el oferente que resultó favorecido, que en este caso fue la FUNDACIÓN EQUIPO EDUCATIVO AULA PARA EL PROGRESO Y DESARROLLO HUMANO – FEDPRODES, cuyo representante legal, el señor JAIME ALFONSO RODRÍGUEZ AHUMADA, manifestó de manera voluntaria la intención de constituir una póliza de calidad y cumplimiento como un valor agregado a la propuesta inicial. En este sentido, la Institución Educativa consideró que siendo una manifestación discrecional del proponente aceptó esta iniciativa. Es de aclarar que la Institución Educativa en sus procesos contractuales, nunca solicita algún requisito adicional a lo estipulado tanto en los estudios previos como en la invitación pública si es del caso. Finalmente, la Institución Educativa considera que no se están generando irregularidades en el proceso contractual, toda vez, que como se indicó anteriormente fue por iniciativa del proponente la suscripción de la póliza.

DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad, no desvirtúa la observación, por el contrario corrobora lo observado por el grupo auditor, en cuanto, a que se evidencian inconsistencias entre los documentos requeridos en el proceso de selección, y los aportados en el proceso contractual, de otro lado, es preciso determinar, que los documentos que constituyen el proceso contractual, no pueden ser aportados a iniciativa del proponente, se trata de un proceso contractual estatal con el cumplimiento de los principios de la contratación estatal, entre los cuales se encuentra el de selección objetiva de los participantes. Igualmente, si bien es cierto, no materializo ningún riesgo, pero existe una alta probabilidad de que suceda, se mantiene la observación y se configura hallazgo administrativo, para que sea incluido en el plan de mejoramiento.









HALLAZGO 6 Administrativo. Contrato 2-2020 deficiencias en los estudios de mercado. Dentro de la documentación suministrada por el ente auditado, se identifica que el proceso contractual carece de soportes del estudio de mercado, y descripción de precios unitarios que determine el valor de los elementos a suministrar por el contratista, en contravía de lo establecido en el artículo 5.1.2 estudios y documentos previos del Acuerdo 011 de 25 de noviembre del 2011 y No. 02 del 13 de febrero del 2020 de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Con relación a esta observación, la Institución Educativa en sus estudios previos en la descripción del objeto a contratar el numeral 3.1 indica “OBJETO: MANTENIMIENTO Y ADECUACIÓN AUDITORIO DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA GUSTAVO ROJAS PINILLA A TODO COSTO DE RESANES, IMPERMEABILIZACIÓN PAREDES, PINTURA EN VINILO PAREDES Y COLUMNAS, ENTRE OTROS”. (Resaltado nuestro), estas actividades se tipifican como un contrato de obra pública ya que por definición: “Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera sea la modalidad de ejecución y pago”, (artículo 32 de la Ley 80 de 1993). Por la cuantía del contrato, se aplicó la contratación directa mediante el Acuerdo 02 de 13 de febrero de 2020 “Por medio del cual se actualiza y se modifica el Manual de Contratación de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla. Para este proceso contractual, se utilizó el procedimiento para valores desde un peso (1,00) y hasta seis (6) salarios mínimos legales mensuales vigentes; en el numeral 6.2.1., el tercer literal indica que “-La Auxiliar Administrativa de almacén hace un análisis de precios mediante la solicitud de mínimo dos (2) cotizaciones sin perjuicio de consultas de precios del mercado en plataformas digitales (internet), para obtener precios de referencia con lo que se pretende adquirir”. En este sentido, se solicitaron cotizaciones a dos personas con experiencia, las cuales, por el tipo de actividad a realizar se desplazaron a la sede de la Institución Educativa para determinar las actividades y cantidades de obra necesarias, que se resumen en las dos cotizaciones presentadas y que fueron los soportes para determinar tanto el objeto del contrato como las obras a realizar. Aplicando los principios de la contratación estatal, este tipo de contrato se tipificó como a todo costo o global que está contemplado por Colombia Compra Eficiente en la “Guía para Procesos de Contratación de obra pública”. Esta guía en el título II “Fase de planeación en Procesos de Contratación de obra pública” literal E “Valor y forma de pago de contratos de obra pública”, indica que: “Las Entidades Estatales pueden establecer el valor y la forma de pago de los contratos de obra pública a través de los siguientes métodos, que, aunque no están contemplados de manera expresa en la Ley 80 de 1993, pueden ser pactados por las partes.









Precio global: el contratista obtiene como remuneración una suma fija y es el único responsable del cumplimiento del objeto, la vinculación de personal, la elaboración de subcontratos o la obtención de materiales(subrayado nuestro). En el contrato a precio global se incluyen todos los costos directos e indirectos en que incurre el contratista para la ejecución de la obra y la Entidad Estatal no debe reconocer mayores cantidades de obra u obras adicionales necesarias no previstas que se encuentren dentro del objeto. Llave en mano: en esta modalidad, el contratista se compromete a realizar todas las labores relacionadas con la obra incluyendo los diseños, estudios de factibilidad, construcción, contratación del personal, instalaciones y suministros y la contraprestación a cargo del contratista es la obra terminada y en funcionamiento. El precio corresponde a un valor previamente establecido que opera como remuneración por todas las gestiones que adelanta el contratista. Precios unitarios: las partes establecen el costo por unidad de cada uno de los conceptos que integran la obra a ejecutar o ítems de obra. Con base en este valor, las partes definen la estimación inicial de la obra, pero el valor real es el que corresponde a la multiplicación de las cantidades de obra ejecutadas efectivamente por el precio de cada unidad de obra. Administración delegada: la Entidad Estatal delega la ejecución de la obra en el contratista en calidad de director técnico, quien la ejecuta por cuenta y riesgo de la misma Entidad Estatal. El contratista obtiene como remuneración los honorarios que se pactan por su gestión. El administrador delegado se encarga de ejecutar la obra y responde por su buen resultado pero es la Entidad Estatal quien asume los Riesgos derivados del contrato y la financiación de la obra. Los honorarios del contratista pueden pactarse en forma de porcentaje sobre el valor de la obra o como precio fijo. Cuando se haga uso de esta forma de pago, la Entidad debe abrir un proceso de selección para elegir al contratista a través de una Licitación Pública con el fin de garantizar los principios de selección objetiva, transparencia y economía que deben observarse en la actividad contractual del Estado. Rembolso de gastos: en esta modalidad el contratista asume los gastos de ejecución del contrato y la Entidad Estatal en forma periódica rembolsa dichos gastos y además reconoce al contratista los honorarios que se pactan por su gestión”. Teniendo en cuenta lo anterior y como se expuso, la Institución Educativa utilizó el método de a todo costo o precio global que como se indica: “…En el contrato a precio global se incluyen todos los costos directos e indirectos en que incurre el contratista para la ejecución de la obra y la Entidad Estatal no debe reconocer mayores cantidades de obra u obras adicionales necesarias no previstas que se encuentren dentro del objeto”, es así que para este método no se incluyeron precios unitarios, que sí están contemplado como otra modalidad en la “Guía para Procesos de Contratación de obra pública”.

DECISION DE LA CONTRALORIA. HALLAZGO 7 Administrativo. Contrato 2-2020 inexistencia de descripción de riesgos.









El contrato no contiene análisis de riesgos previsibles en los estudios previos, esta situación pone en evidencia las deficiencias en la realización de los documentos pre-. Contractuales, ya que carecen de las condiciones mínimas de los procesos contractuales estipuladas en el artículo 4 de la ley 1150 del 2007, ley 4170 del 2011 por el cual se crea la agencia de contratación pública Colombia compra eficiente. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Es de resaltar que la Institución Educativa considera que no está incumpliendo con lo establecido en la Ley 1150 de

2007 y las demás normas modificatorias, ya que este contrato se realizó con sujeción a la Ley 715 de 2001 que en su

artículo 13 inciso 7 reza que “…Ninguna otra norma de la Ley 80 de 1993 será aplicable a los actos y contratos de

cuantía inferior a veinte (20) salarios mínimos mensuales que hayan de vincularse a las cuentas de los Fondos…”, así

mismo, el Decreto 4791 de 2008 “Por el cual se reglamentan parcialmente los artículos 11, 12, 13 y 14 de la Ley 715

de 2001 en relación con el Fondo de Servicios Educativos”, en su artículo 17 establece el segundo inciso “…Si la

cuantía es inferior a los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes se deben seguir los procedimientos

establecidos en el reglamento expedido por el consejo directivo…”.

Sin embargo, la Institución Educativa en sus procesos internos y como un mejoramiento continuo, y en virtud del principio de transparencia, así como en el plan de mejoramiento vigencia 2020 suscrito con la Contraloría Municipal de Tunja y aprobado mediante oficio DC-100-1326 del 17 de noviembre de 2020, en todos los estudios previos de los procesos contractuales de la vigencia 2021, se están tipificando la estimación y asignación de riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato, como se puede verificar en la Secop.

DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad, confirma lo observado por el grupo auditor, además es una observación repetitiva con la vigencia anterior, sin embargo, se tiene en cuenta que la observación está incluida en el plan de mejoramiento de la vigencia 2020, el cual se encuentra en ejecución para cumplir, por lo anterior se mantiene la observación y se configura hallazgo administrativo, para que se le dé cumplimiento al plan de mejoramiento suscrito. HALLAZGO 8 Administrativo. Contrato 02-2020 falta de descripción del valor en la minuta del contrato. En la minuta del contrato , se encontró que no se establece el valor de cada uno de los valores unitarios, lo que no permite el cumplimiento del principio de selección objetiva del contratista, en razón a que los interesados en participar no pueden observar los precios ofertados en el proceso, lo anterior en contravía de lo establecido en el artículo









“5.1.2.5 Valor estimado del contrato: Se debe señalar el valor estimado del contrato de conformidad con los soportes técnicos y económicos contenidos en los estudios previos realizado. El valor debe incluir todos los costos e impuestos a que haya lugar, en los que incurra el contratista para la ejecución del contrato” del Acuerdo 011 de 25 de noviembre del 2011 y No. 02 del 13 de febrero del 2020 de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Con relación a esta observación, y como se indicó en la observación No 7, el contrato 02-2020 es un contrato de obra pública, en el cual no se establecen los precios unitarios ya que se utilizó el método a todo costo o global, método que está contemplado por Colombia Compra Eficiente en la “Guía para Procesos de Contratación de obra pública”. Esta guía en el título II “Fase de planeación en Procesos de Contratación de obra pública”, establece entre otros que “Las Entidades Estatales pueden establecer el valor y la forma de pago de los contratos de obra pública a través de los siguientes métodos…”, entre los que se encuentran el Precio global, el cual define que “el contratista obtiene como remuneración una suma fija y es el único responsable del cumplimiento del objeto, la vinculación de personal, la elaboración de subcontratos o la obtención de materiales (subrayado nuestro). En el contrato a precio global se incluyen todos los costos directos e indirectos en que incurre el contratista para la ejecución de la obra y la Entidad Estatal no debe reconocer mayores cantidades de obra u obras adicionales necesarias no previstas que se encuentren dentro del objeto. Esta guía también se contempla el método de Precios unitarios: el cual indica que: “las partes establecen el costo por unidad de cada uno de los conceptos que integran la obra a ejecutar o ítems de obra. Con base en este valor, las partes definen la estimación inicial de la obra, pero el valor real es el que corresponde a la multiplicación de las cantidades de obra ejecutadas efectivamente por el precio de cada unidad de obra”.

DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad, no desvirtúa la observación; la entidad, indica que el contrato es un contrato de obra, en el cual para fijar el valor del contrato, se utilizó el método a todo costo o global, que se encuentra contemplado en Colombia Compra eficiente, el cual señala Precio global: el contratista obtiene como remuneración una suma fija y es el único responsable del cumplimiento del objeto, la vinculación de personal, la elaboración de subcontratos o la obtención de materiales. En el contrato a precio global se incluyen todos los costos directos e indirectos en que incurre el contratista para la ejecución de la obra y la Entidad Estatal no debe reconocer mayores cantidades de obra u obras adicionales necesarias no previstas que se encuentren dentro del objeto. }}. Precios unitarios: las partes establecen el costo por unidad de cada uno de los conceptos que integran la obra a ejecutar o ítems de obra. Con base en este valor, las partes definen la estimación inicial de la obra, pero el valor real es el que corresponde a la multiplicación de las cantidades de obra ejecutadas efectivamente por el precio de cada unidad de obra.









De la revisión realizada a la minuta del contrato, se puede establecer, que la entidad, no incluye, los costos directos e indirectos del contratista, y de otro lado, en la minuta del contrato fija cantidades y unidad de obra, sin establecer valores, por lo anterior, se mantiene la observación y se configura hallazgo Administrativo, para que sea incluido en el plan de mejoramiento. HALLAZGO 9 Administrativo. En la totalidad de los contratos revisados en la muestra, la entidad NO suscribe documento soporte que determine la terminación del contrato. De la totalidad de la muestra auditada, se pudo evidenciar que la entidad, en ninguno de los contratos revisados, suscribió acta de terminación del contrato que determine el porcentaje de ejecución del contrato en un 100%, si bien es cierto, la entidad tiene dentro de sus controles que el pago únicamente se realiza al contratista, una vez se haya ejecutado el contrato, el procedimiento relacionado con la terminación del contrato, no se encuentra documentado. Revisados los documentos que soportan la terminación del contrato, así como en el desarrollo del diligenciamiento del papel de trabajo PT. 11, se concluye que, la entidad Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla , en la vigencia 2020, no suscribe ningún documento que determine la terminación del contrato, lo que evidencia la inexistencia de









controles frente a los porcentajes de ejecución del contrato, el cumplimiento de contratista, y el cumplimiento de los plazos establecidos en el mismo, lo que puede generar para la entidad pagos de más al contratista e incumplimientos del contratista que permitan realizar las posteriores reclamaciones ,lo anterior en cumplimiento a los principios de la contratación estatal de eficiencia y eficacia, en concordancia con los procesos y procedimientos adoptados por la entidad, en este caso a través del manual de contratación el Acuerdo 011 de 25 de noviembre del 2011 y No. 02 del 13 de febrero del 2020 de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla. RESPUESTA DE LA ENTIDAD. Con relación a esta observación, la Institución Educativa no suscribe acta de terminación de los contratos de manera taxativa, sin embargo, sí tiene constituida el acta de recibido a satisfacción, acta en la cual se indica la fecha del acta, se relacionan los elementos suministrados, si fue un contrato de compraventa o la descripción del servicio recibido, acta que también contempla la certificación o concepto del supervisor, y que es un documento previo para el pago y liquidación. El acta de recibo final que tiene implementada la Institución Educativa, y en correspondencia con la jurisprudencia establecida “…es un elemento accidental del contrato, pues de acuerdo con las cláusulas pactadas en el mismo, es un documento que las partes utilizan para verificar la correcta ejecución del contrato y que sirve de insumo para hacer su liquidación…”. Esta acta de recibo a satisfacción va en concordancia con la sentencia del Consejo de Estado en relación con la ejecución y liquidación del Contrato estatal, que se relaciona a continuación: “NOTA DE RELATORIA: En relación con la ejecución y liquidación del contrato estatal, consultar Sentencia del 20 de noviembre de 2008, exp. 17031. Respecto al objetivo principal de la liquidación final del contrato, ver sentencia del 16 de agosto de 2001, exp. 14384. EJECUCION DEL CONTRATO ESTATAL - Actas suscritas por las partes / ACTAS SUSCRITAS POR LAS PARTES - Actas de avance y acta de recibo final / CONTRATO DE TRACTO SUCESIVO - Actas parciales de recibo / ACTAS DE RECIBO PARCIAL - Noción. Definición. Concepto / ACTAS DE RECIBO PARCIAL - Finalidad. Fundamento / ACTA DE RECIBO FINAL - Noción. Definición. Concepto / ACTA DE RECIBO FINAL - Acuerdo de voluntades entre las partes / ACTA DE RECIBO FINAL - Finalidad. Fundamento A lo largo de la ejecución de los contratos celebrados por las entidades estatales, suelen presentarse diversas situaciones cuya documentación se lleva a cabo a través de actas suscritas por las partes. (…) Entre las que se suelen levantar durante la ejecución de los contratos, se hallan i) las actas parciales de avance, que se suscriben periódicamente para registrar en ellas el progreso en la ejecución de las prestaciones y ii) el acta de recibo final. Es usual que en contratos de tracto sucesivo, en los que se pactan entregas periódicas de obras, bienes o servicios, se acuerde la elaboración de actas parciales de recibo cada cierto tiempo, que servirán como soporte para la elaboración de las respectivas cuentas de cobro y por lo tanto, constituyen uno de los requisitos acordados para su presentación,









de tal manera que, dichas actas, representan cortes parciales de la ejecución del objeto contractual, que va avanzando conforme transcurre el plazo acordado y su finalidad básicamente es la de permitir el cálculo del avance de la ejecución en relación con lo pactado así como el valor de lo que se ejecutó en ese periodo de tiempo, para efectos de realizar el respectivo cobro parcial. En relación con el acta de recibo final –sobre la cual versa el problema jurídico a resolver en el sub-lite-, la ley, como en el caso de las actas parciales, tampoco regula concretamente esta clase de elemento accidental del contrato, que se deja al libre acuerdo de voluntades de las partes contratantes. Es de resaltar que el Consejo de Estado en esta sentencia no hace referencia a las actas de terminación, pero sí para las actas de recibo a satisfacción en el entendido que “…dicha acta de recibo final es concebida como un medio de verificación de la ejecución del objeto contractual, para determinar si el mismo se efectuó cabalmente y de acuerdo con las especificaciones pactadas en el contrato, lo que significa que dicha acta constituye un elemento anterior y útil para la liquidación de los contratos, puesto que a través de ella se constata cualitativa y cuantitativamente el cumplimiento de las prestaciones a cargo del contratista como paso previo para efectuar el respectivo corte de cuentas que implica la liquidación del contrato -aunque en algunas ocasiones, las partes de hecho liquidan el contrato en la que denominan acta de recibo final-(subrayado nuestro)…”. Teniendo en cuenta lo anterior, la suscripción del acta de recibo a satisfacción por las partes, y por analogía, es el equivalente al acta de terminación ya que como se indicó anteriormente se describen los elementos adquiridos y/o el servicio prestado, así como la certificación o concepto del supervisor, y que es un documento previo para el pago y liquidación. Es de destacar que del 100% de los contratos celebrados en la vigencia 2020, el 81% fueron pactados a un solo pago, y con un único recibo a satisfacción suscrito por las partes, en donde se constata el cumplimiento del objeto del contrato a cabalidad; el 19% de los contratos restantes (que corresponde a tres) para cada pago pactado, y al informe de actividades presentado por el contratista, se suscribía un acta de recibido a satisfacción en la que se especificada la labor realizada, el pago a efectuar, la fecha de suscripción del acta, y el concepto del supervisor, entre otros. Por lo todo lo anteriormente expuesto, la Institución Educativa se basa en la normatividad legal vigente y en la jurisprudencia existente al respecto en el entendido que no existe acta de terminación.

DECISION DE LA CONTRALORIA Del análisis realizado a la respuesta de la entidad, se concluye lo siguiente, en primer lugar, y una vez revisado el manual de contratación modificado por la entidad, mediante acuerdo 02 del 13 de febrero del 2020, se evidencia que el procedimiento determinado como Acta de Recibo a Satisfacción, no se encuentra establecido en lo descrito en la etapa contractual como tampoco en la etapa poscontractual del manual, de otro lado, el documento determinado como acta de recibió a satisfacción adoptado por la entidad, no cuenta , con la información referida frente al plazo de ejecución pactado del contrato y su cumplimiento o no. Por lo anterior se mantiene la observación y se configura hallazgo administrativo para que sea incluido en el plan de mejoramiento.









HALLAZGO 10. Administrativo. En la totalidad de los contratos revisados en la muestra, no se encontró, que la entidad suscriba, ningún documento soporte después del acta de liquidación de contrato, como tampoco documento que determine el cierre del expediente contractual. De la revisión realizada a los documentos que soportan las actividades posteriores a la liquidación del contrato y cierre del proceso contractual, así como en el desarrollo del diligenciamiento del papel de trabajo PT. 11, se concluye que, la entidad Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla, en la vigencia 2020 , no realizó ninguna actividad posterior a la liquidación de los contratos, de igual forma, tampoco expidió en los contratos revisados, documento de cierre del proceso o expediente contractual , lo que determina la inexistencia de controles relacionados con el cierre y terminación del proceso contractual, dejando los procesos abiertos, en contravía de los principios de la contratación estatal de eficiencia y eficacia- manual de contratación de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla de la ciudad de Tunja mediante el Acuerdo 011 de 25 de noviembre del 2011 y No. 02 del 13 de febrero del 2020 de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla. RESPUESTA DE LA ENTIDAD Esta observación hace referencia al Decreto 1082 de 2015, Artículo 2.2.1.1.2.4.3. “Obligaciones posteriores a la liquidación. Vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, la Entidad Estatal debe dejar constancia del cierre del expediente del Proceso de Contratación”. En este sentido la Institución Educativa, de los contratos suscritos con el Estatuto General de Contratación Pública y normas reglamentarias, efectuará el cierre del expediente una vez hayan vencido la totalidad de las garantías suscritas, de los demás contratos aplicará lo establecido en el manual de contratación teniendo en cuenta que la Ley 715 de 2001 en su artículo 13 inciso 7 reza que “…Ninguna otra norma de la Ley 80 de 1993 será aplicable a los actos y contratos de cuantía inferior a veinte (20) salarios mínimos mensuales que hayan de vincularse a las cuentas de los Fondos…”. DECISION DE LA CONTRALORIA La entidad acepta la observación, por lo que realizará el cierre el expediente contractual, con respecto a los contratos suscritos correspondientes al Estatuto General de Contratación Pública. De otro lado se debe aclarar a la entidad, que con respecto a los manuales de contratación en virtud del marco normativo de la ley 715 del 2001, si bien es cierto, se establece en el artículo 13, que con respecto a los contratos de cuantía inferior a vente (20) salarios mínimos mensuales, no se le aplicará ninguna otra norma de la ley 80 de 1.993, es preciso indicar, que la contratación estatal , independiente de









la normatividad especial que se le aplique, debe regirse por los principios de contratación estatal de eficiencia, eficacia, transparencia, en virtud de una buena gestión y administración de los recursos públicos. Por lo anterior, se mantiene la observación, y se configura hallazgo Administrativo para que sea incluido en el plan de mejoramiento.

5. CUADRO CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

Cuadro No.8. Consolidación de Hallazgos

No. DESCRIPCION Calificación de los Hallazgos

HA HD HF HP HS cuantía

1.

Hallazgo No.1 Administrativo. Saldo acumulado de vigencias anteriores del Pasivo 2407 Recaudo a favor de terceros sin transferir al beneficiario .

X

2.

Hallazgo No. 2 Administrativo. Errores en la

clasificación contable de los ingresos recibidos por

transferencias. .

X

3. Hallazgo No. 3 Administrativo Baja ejecución

presupuestal de gastos frente a lo proyectado. X

4. Hallazgo No. 4 Administrativo Publicación de

Ejecuciones presupuestales y estados financieros. X

5.

Hallazgo No. 5 Administrativo. Deficiencias en

los estudios previos en concordancia con lo establecido en la ejecución del contrato.

X

6. Hallazgo No. 6 Administrativo. Contrato 2-2020

deficiencias en los estudios de mercado

X









CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR $

Administrativos 10

Fiscales 0

Disciplinarios 0

Penales 0

Sancionatorios 0

7. Hallazgo No. 7 Administrativo. Contrato 2-2020

inexistencia de descripción de riesgos. X

8. Hallazgo No. 8 Administrativo. Contrato 02-2020 falta de descripción del valor en la minuta del contrato.

X

9. Hallazgo No. 9 Administrativo. En la totalidad de

los contratos revisados en la muestra, la entidad NO suscribe documento soporte que determine la terminación del contrato.

X

10.

Hallazgo No. 10 Administrativo. En la totalidad

de los contratos revisados en la muestra, no se encontró, que la entidad suscriba, ningún documento soporte después del acta de liquidación de contrato, como tampoco documento que determine el cierre del expediente contractual.

X









6. PLAN DE MEJORAMIENTO La entidad, deberá elaborar el Plan de Mejoramiento, con acciones y metas de tipo correctivo y/o preventivo, dirigidas a subsanar las causas administrativas que dieron origen a los hallazgos identificados por la Contraloría Municipal de Tunja, como resultado del proceso auditor y que hacen parte de este informe. Tanto el Plan de Mejoramiento como los avances de este, deberán ser reportados a través del Sistema de Rendición de cuentas SIA Contraloría, conforme a lo establecido en la Resolución 175 de 2013. FABIÁN RICARDO MURILLO BAUTISTA Contralor Municipal (E) Elaboro: Mabel Astrid Varela –profesional especializado Reviso: Nancy Villate Pérez – Auditor fiscal (C)

informe final de auditorÍa financiera y de gestiÓn a la

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