informe final de auditorÍa · el honorable concejo municipal de sabanalarga, mediante acuerdo n°...

_________________________________________________________________________ Calle 9 N° 19-58. Yopal - Telefax 6354700 y 01-8000-910-770 - www.contraloriacasanare.gov.co - [email protected]

INFORME FINAL DE AUDITORÍA

AUDITORÍA MODALIDAD REGULAR ALCALDIA DE SABANALARGA VIGENCIAS 2013-2014

PLAN GENERAL DE AUDITORÍAS – 2015

YOPAL, OCTUBRE DE 2015

mailto:[email protected]


CARMENZA MOTTA RODRÍGUEZ

Contralora Departamento de Casanare

FLADY ALEXANDER SIERRA ACOSTA Vicecontralor

ANNY YOMARY BELTRÁN MOLANO Directora de Vigilancia Fiscal

EQUIPO AUDITOR:

ANDRÉS MAURICIO MORENO GUTIÉRREZ Profesional Universitario

Coordinador

BIBIANA MARCELA AVELLA Profesional Universitario



TABLA DE CONTENIDO

1. DICTAMEN INTEGRAL 4 2. DESARROLLO DE LA AUDITORIA 9 2.1.1. Gestión presupuestal 9 2.1.1.1. Presupuesto de ingresos 9 2.1.1.2. Ejecución presupuestal de gastos 11 2.1.1.3. Análisis ejecución presupuestal. 14 2.1.2. Gestión contable y financiera 2013-2014 17

2.1.2.1. Balance General comparativo 2013-2014 17 2.1.2.2. Estado de actividad financiera, económica, social y ambiental 18

2.1.2.3. Observaciones a los estados financieros 19

2.2. CONTROL DE GESTIÓN 23 2.2.1. Rendición y revisión de la cuenta 23 2.2.2. Legalidad 24 2.2.3. Gestión Administrativa 25 2.2.3.1. Proceso de Talento Humano 25 2.2.3.2. Almacén e Inventarios 31 2.2.3.3. Archivo 33 2.2.3.4. Sentencias Judiciales 34 2.2.3.5. Plan de Mejoramiento 35 2.2.3.6. Control fiscal interno 37 2.2.3.7. Gestión Contractual 39

2.3. CONTROL DE RESULTADOS 43 2.3.1. Seguimiento al Plan de Desarrollo 43 2.3.2. Cumplimiento Planes, Programas y Proyectos 43 3. TABLA DE HALLAZGOS 46

3.1. Resumen Presuntos Hallazgos Fiscales 47



Yopal, 06 de Octubre de 2015

Ingeniero DUMAR ALFREDO ALFONSO ROA Alcalde Sabanalarga – Casanare

1. DICTAMEN INTEGRAL

La Contraloría Departamental de Casanare, en cumplimiento de las funciones señaladas en la Constitución Política y demás disposiciones legales, en especial las leyes 42 de 1993 y 330 de 1996 dispuso, dentro del Plan General de Auditorías, PGA, para la vigencia fiscal 2015, realizar una Auditoría Modalidad regular a la Alcaldía Municipal de Sabanalarga - vigencias 2013- 2014. Para el desarrollo de la auditoría, se tuvieron en cuenta las Normas de Auditoría Gubernamental Colombianas, las normas de general aceptación contenidas en la Guía de auditoría territorial, GAT, según la Resolución 039 de 2014 y la Resolución N° 301 por medio de la cual se adopta la cuarta versión del Proceso Auditor; así mismo, se realizó visita a las instalaciones de la Entidad auditada con de fin de verificar la documentación propia de las actividades administrativas realizadas en los períodos evaluados para obtener un mayor nivel de objetividad en el ejercicio auditor. Basados en la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría, la responsabilidad es de realizar un pronunciamiento a través de un documento integral, sobre el fenecimiento de la cuenta, basado en los resultados sobre la gestión adelantada por la Administración de la Entidad, en las áreas o procesos auditados, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables consolidados. En este orden, se evaluaron los procesos: Contables, Financieros y Presupuestal, Contratación, Talento Humano, Viáticos, Almacén e inventarios, Archivo, Planes, Programas y Proyectos, Sentencias Judiciales, Plan de Mejoramiento, tomándose los aspectos más relevantes y constituyéndose posteriormente las respectivas observaciones para el final, con el informe definitivo, elaborar el Plan de Mejoramiento.



Concepto sobre el Fenecimiento Con base en la calificación total de 82.6 puntos sobre la evaluación de los componentes de Gestión, Resultados y Financiero, la Contraloría Departamental de Casanare, FENECE, la cuenta de la Entidad para las vigencias fiscales 2013 y 2014, de acuerdo a la opinión a los Estados Contables de la Alcaldía Municipal de Sabanalarga y el resultado del concepto de gestión fiscal Favorable.

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

ALCALDÍA DE SABANALARGA

Componente Calificación parcial Ponderación Calificación

Total

1. Control de gestión 94.4 0.5 47.2

2. Control de resultados 87.3 0.3 26.2

3. Control financiero 45.8 0.2 9.2

Calificación total 1.00 82.6 Fenecimiento FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal FAVORABLE

Fuente: Matriz de Gestión Fiscal

A continuación se presentan los rangos utilizados en la evaluación para el fenecimiento, a fin de emitir el concepto de la gestión fiscal y de cada uno de los componentes:

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Rango Concepto

80 o más puntos FENECE

Menos de 80 puntos NO FENECE

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Rango Concepto

80 o más puntos FAVORABLE

Menos de 80 puntos DESFAVORABLE

Los fundamentos de este pronunciamiento se dan a conocer a continuación: Control de Gestión

La Contraloría Departamental de Casanare, como resultado de la auditoría realizada, conceptúa que el Control de Gestión, es Favorable, como consecuencia de la evaluación de gestión contractual, revisión de la cuenta, legalidad, plan de mejoramiento y control fiscal interno, lo que arrojó una



calificación de 94.4 puntos sobre 100, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

CONTROL DE GESTIÓN FISCAL

ALCALDIA MUNICIPAL DE SABANALARGA

Factores Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

1. Gestión contractual 98.1 0.70 68.7

2. Rendición y revisión de la cuenta 100.0 0.05 5.0

3. Legalidad 91.2 0.05 4.6

4. Plan de mejoramiento 76.5 0.10 7.7

5. Control fiscal interno 84.8 0.10 8.5

Calificación total 1.00 94.4

Concepto de Gestión a emitir Favorable


Control de Resultados

La Contraloría Departamental de Casanare, como resultado de la Auditoría adelantada, considera que el concepto del Control de Resultados es Favorable, como consecuencia de la evaluación de los aspectos misionales consignados en Planes, Programas y Proyectos (Plan de Desarrollo “Sabanalarga Somos Todos”), lo que arrojó una calificación 87.3, proveniente de ponderar el factor que se relaciona a continuación:

CONTROL DE RESULTADOS


Factores mínimos Calificación

Parcial Ponderación

Calificación Total

1. Cumplimiento planes programas y proyectos 87.3 1.00 87.3

Calificación total

1.00 87.3

Concepto de gestión de resultados Favorable


Control Financiero y Presupuestal La Contraloría Departamental de Casanare, como resultado de la Auditoría desarrollada, precisa que el Control Financiero y Presupuestal es Desfavorable, como resultado de la evaluación de los estados contables, la gestión presupuestal y financiera, lo que arrojó una calificación de 45.8 puntos sobre 100, proveniente de ponderar los factores que a continuación se relacionan:



CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

Factores mínimos Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Estados contables 0.0 0.50 0.0

2. Gestión presupuestal 83.3 0.25 20.8

3. Gestión financiera 100.0 0.25 25.0

Calificación total

1.00 45.8

Concepto de Gestión Financiero y Ppal. Desfavorable


Opinión sobre los Estados Contables

La Contraloría Departamental de Casanare, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Regular a la Alcaldía de Sabanalarga, a través del examen a los Estados Financieros Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental preparados con corte a diciembre 31 del 2013 y 2014 y de la comprobación de las operaciones financieras conforme a las normas legales y de procedimientos aplicables, a los Estados. La preparación de los Estados Financieros y de la información analizada es responsabilidad de la entidad, mientras que a la Contraloría Departamental de Casanare, le corresponde producir un informe en el cual se exprese una opinión sobre la razonabilidad de dichos estados, la eficiencia y la eficacia del Sistema de Control Interno. La revisión se llevó a cabo de acuerdo con las normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría Departamental de Casanare, en la Resolución 301 de 2014, por medio de la cual se adopta la cuarta versión del proceso auditor; por lo tanto requirió acorde con ellas, la planeación y la ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar la opinión y los conceptos expresados en el informe. El control incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad; las cifras o revelaciones; presentación del Balance y Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental y cumplimiento de las disposiciones legales, por lo que el examen proporciona una información suficiente para fundamentar la opinión y los conceptos expresados en el informe de auditoría. De conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, para la Contraloría Departamental de Casanare, la opinión de los Estados



9

2. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

2.1. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 2.1.1. Gestión presupuestal

El Honorable Concejo Municipal de Sabanalarga, mediante Acuerdo N° 17 del 05 de diciembre de 2012, aprobó el presupuesto de ingresos y gastos e inversión para el Municipio de Sabanalarga Casanare, para la vigencia fiscal 2013, por $4.010.286.413, durante la vigencia presentó modificaciones para un presupuesto de $17.459.216.392,45; adicionado el presupuesto del sistema general de regalías, el total presupuestado ascendió a $18.470.013.344 en la vigencia.

Para el 2014, el presupuesto de ingresos y gastos e inversión fue aprobado por el Concejo Municipal mediante Acuerdo N° 14 del 13 de Noviembre de 2013 por valor de $4.209.078.051, presentó modificaciones durante la vigencia fiscal 2014 para una apropiación de $16.480.122.666,68; adicionado el presupuesto del sistema general de regalías, el total presupuestado ascendió a $16.480.122.667.

Durante las dos vigencias se observó un incremento considerable en el presupuesto definitivo respecto al presupuesto inicial, el cual ascendió al 357.30% y 291.54% respectivamente, ocasionado principalmente por la incorporación de los recursos del balance de la vigencia anterior.

Fuente: Ejecuciones presupuestales

2.1.1.1. Presupuesto de ingresos

Según la información reportada en la cuenta fiscal por la Administración Municipal de Sabanalarga, durante la vigencia 2013, recaudó Ingresos por valor de $19.431.287.193, equivalentes al 105% del valor presupuestado, y durante el año 2014, los ingresos recaudados fueron de $19.343.517.800, equivalente al 117% del presupuesto definitivo para dicha vigencia, es decir, en términos generales superaron el recaudo frente al valor presupuestado en cada vigencia.


A continuación se muestra una gráfica del presupuesto definitivo frente al recaudo en cada una de las vigencias auditadas.

VIGENCIAPRESUPUESTO

INICIALADICIONES REDUCCIONES

APROPIACIÓN

DEFINITIVA

VARIACIÓN

ABSOLUTA

VARIACIÓN

RELATIVA

2013 4.038.918.813 14.578.371.150 147.276.619 18.470.013.344 14.431.094.531 357,30

2014 4.209.078.051 12.438.493.184 167.448.568 16.480.122.667 12.271.044.616 291,54

VIGENCIAAPROPIACIÓN

DEFINITIVA

TOTAL

RECAUDO

%

RECAUDO

2013 18.470.013.344 19.431.287.193 105%

2014 16.480.122.667 19.343.517.800 117%



10

● Comportamiento de recaudo vigencia 2013

A continuación se refleja el comportamiento del recaudo de acuerdo a la clasificación de los ingresos, donde se observa que los impuestos indirectos, transferencias del nivel Nacional, fondos especiales, recursos de capital y sistema general de regalías, superaron el valor presupuestado. Un comportamiento inverso se dio por los aportes y transferencias departamentales, impuestos directos y tasas y tarifas con un porcentaje de recaudo de tan solo el 83%, 67% y 37% respectivamente. La mayor participación en el recaudo de los ingresos, se dio por los recursos de capital, que representan el 45.53% del total recuadado durante la vigencia, que obedece principalmente a los recursos del balance incorporados como resultado del supeávit fiscal, seguido de las transferencias del nivel departamental con el 17,88% y transferencias del nivel Nacional con una participación de 17,81%, menor participación se dio por los ingresos por fondos especiales, sistema general de regalías y impuestos directos e indirectos, como se refleja a continuación:


● Comportamiento de Recaudo vigencia 2014

Durante la vigencia fiscal 2014, según la clasificación de los ingresos los que presentaron mayor recaudo frente al presupuesto definitivo, lo conformaron: tasas

DENOMINACION RUBRO PRESUPUESTAL PRESUPUESTO

DEFINITIVO RECAUDOS

%

RECAUDO

%

PARTICIPACIÓN

PRESUPESTO DE INGRESOS 18.470.013.344 19.431.287.193 105% 100,00

INGRESOS CORRIENTES 7.336.646.907 7.887.070.259 108% 40,59

INGRESOS TRIBUTARIOS 612.145.100 933.722.567 153% 4,81

IMPUESTOS DIRECTOS 420.000.000 281.756.665 67% 1,45

IMPUESTOS INDIRECTOS 192.145.100 651.965.902 339% 3,36

INGRESOS NO TRIBUTARIOS 6.724.501.807 6.953.347.692 103% 35,78

TASAS Y TARIFAS 48.365.000 17.858.857 37% 0,09

APORTES Y TANSFERENCIAS DEPARTAMENTALES 4.167.313.860 3.474.228.208 83% 17,88

TRANSFERENCIAS DEL NIVEL NACIONAL 2.508.822.947 3.461.260.627 138% 17,81

FONDOS ESPECIALES 1.499.915.052 1.605.018.731 107% 8,26

RECURSOS DE CAPITAL 8.622.654.434 8.808.498.189 102% 45,33

RECURSOS SISTEMA GENERAL DE REGALIAS SGR 1.010.796.952 1.130.700.014 112% 5,82



11

y tarifas, impuestos indirectos, transferencias del nivel nacional, fondos especiales, sistema general de regalías y recursos de capital; los aportes y transferencias departamentales e impuestos directos tuvieron un porcentaje de recaudo del 84% y 68% respectivamente.

Al igual que en la vigencia 2013, la mayor participación en el recaudo de los ingresos, se dio por los recursos de capital, que representan el 48.05% del total recuadado durante la vigencia, que obedece principalmente a los recursos del balance incorporados como resultado del supeávit fiscal, seguido de las transferencias del nivel nacional con el 21,96%, sistema general de regalías participó con el 13.39%, fondos especiales 11,78%, y en menor proporción se dio y impuestos directos e indirectos, tasas y tarífas y transeferencias departamentales, como se refleja a continuación:


2.1.1.2. Ejecución presupuestal de gastos

La Alcaldía Municipal de Sabanalarga para la vigencia fiscal 2013 contó con un presupuesto de gastos definitivo de $18.470.013.344, de los cuales comprometió $15.605.762952, equivalente al 84%, para el 2014 el presupuesto definitivo para este municipio fue de $16.480.122.667, de los cuales se comprometió la suma de $12.601.677.925, es decir, una ejecución del 76%, como se observa a continuación:


DENOMINACION RUBRO PRESUPUESTAL PRESUPUESTO

DEFINITIVO RECAUDOS

%

RECAUDO

%

PARTICIPACIÓN

PRESUPESTO DE INGRESOS 16,480,122,666.88 19,343,517,799.68 117% 100.00

INGRESOS CORRIENTES 3,329,688,647 5,181,283,827 156% 26.79

INGRESOS TRIBUTARIOS 649,200,000 795,603,436 123% 4.11

IMPUESTOS DIRECTOS 450,000,000 306,683,900 68% 1.59

IMPUESTOS INDIRECTOS 199,200,000 488,919,536 245% 2.53

INGRESOS NO TRIBUTARIOS 2,680,488,647 4,385,680,390 164% 22.67

TASAS Y TARIFAS 6,300,000 21,747,200 345% 0.11

APORTES Y TANSFERENCIAS DEPARTAMENTALES 138,402,363 116,283,496 84% 0.60

TRANSFERENCIAS DEL NIVEL NACIONAL 2,535,786,284 4,247,649,694 168% 21.96

FONDOS ESPECIALES 1,691,292,640 2,278,172,483 135% 11.78

RECURSOS DE CAPITAL 9,293,966,827 9,293,865,828 100% 48.05

RECURSOS SISTEMA GENERAL DE REGALIAS SGR 2,165,174,553 2,590,195,662 120% 13.39

VIGENCIAPRESUPUESTO

DEFINITIVOEJECUCIÓN

%

EJECUCIÓN

2013 18.470.013.344 15.605.762.952 84%

2014 16.480.122.667 12.601.677.925 76%



12

A continuación se muestra de manera gráfica el porcentaje de ejecución en cada una de las vigencias.

● Comportamiento de Compromisos Vigencia 2013 La Alcaldía Municipal de Sabanalarga durante la vigencia fiscal 2013 comprometió recursos por concepto de gastos de funcionamiento por valor de $874.863.220, equivalente al 95.14% del presupuesto apropiado, la inversión se realizó por valor de $14.563.176.020, alcanzando el 83.79% del presupuesto definitivo, observando que la menor ejecución se dio por las fuentes de financiación de: recursos de transporte de hidrocarburos, fondo local de seguridad, fondo pro cultura, fondo de maquinaria y estampilla pro anciano.

La mayor participación de la ejecución presupuestal, se dio por la inversión con aportes del nivel departamental y nacional que alcanzaron el 46.65% y 13.90% respectivamente, seguido de transportes de hidrocarburos con una participación del 9.28%, fondo local de salud 8.52%, sistema general de participaciones 6.49% y sistema general de regalías 5.94%; en menor participación se presentó la inversión con recursos propios y demás fondos.



13

Fuente: Ejecuciones Presupuestales

● Comportamiento de Compromisos Vigencia 2014 La ejecución de los recursos durante la vigencia fiscal 2014, se dio por valor de $12.601.677.925, equivalente al 76.47%, frente a la apropiación definitiva. Los gastos de funcionamiento de la Administración Municipal ascendieron a $939.919.454 y la inversión se dio por $11.490.589.151, donde la menor ejecución se dio por las fuentes de financiación de: estampilla pro anciano, fondo pro cultura, aportes departamentales y recursos de transporte de hidrocarburos. La mayor participación de inversión de recursos, se dio por sistema general de regalías con el 13.56%, seguido por el fondo local de salud con el 11.29%, inversión con aportes del nivel nacional alcanzaron el 10.58%, transporte de hidrocarburos con una participación del 10.10% y sistema general de participaciones 9.48%; en menor participación se presentó la inversión con recursos propios, aportes departamentales y demás fondos.

DENOMINACION RUBRO PRESUPUESTAL APROPIACION

DEFINITIVA COMPROMISOS

%

EJECUCIÓN

%

PARTICIPACIÓN

PRESUPUESTO DE GASTOS 18.470.013.344 15.605.762.952 84,49 100,00

GASTOS FUNCIONAMIENTO 1.088.560.420 1.042.586.932 95,78 6,68

GASTOS FUNCIONAMIENTO CONCEJO MUNICIPAL 80.576.024 79.519.000 98,69 0,51

GASTOS FUNCIONAMIENTO PERSONERÍA MUNICIPAL 88.425.000 88.204.712 99,75 0,57

GASTOS FUNCIONAMIENTO ALCALDÍA MUNICIPAL 919.559.396 874.863.220 95,14 5,61

Servicios personales 589.810.228 572.032.879 96,99 3,67

Gastos generales 234.689.502 213.048.984 90,78 1,37

Transferencias 95.059.666 89.781.357 94,45 0,58

PRESUPUESTO DE INVERSIÓN 17.381.452.924 14.563.176.020 83,79 93,32

SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES 1.482.702.827 1.013.245.292 68,34 6,49

RECURSOS DE TRANSPORTE DE HIDROCARBUROS 2.648.275.963 1.448.409.585 54,69 9,28

INVERSION CON RECURSOS PROPIOS 270.092.368 188.863.207 69,93 1,21

FONDOS ESPECIALES 1.887.267.264 1.522.330.714 80,66 9,75

Fondo Local de Salud 1.338.465.936 1.329.210.424 99,31 8,52

Fondo Local de Seguridad 159.389.335 87.132.305 54,67 0,56

Fondo Procultura 66.624.552 21.665.000 32,52 0,14

Fondo de Maquinaria 11.230.000 2.227.487 19,84 0,01

Fondo de Actividades Bomberiles 22.453.603 18.292.998 81,47 0,12

Estampilla Pro Anciano 249.342.503 63.802.500 25,59 0,41

Fondo Agropecuario 12.691.561 - -

Fondo de Vivienda Municipal 23.648.418 - -

Fondo Centro Ecoturístico 1.640.235 - -

Fondo Convenio ICA 1.781.121 - -

CANCELACIÓN DE RESERVAS VIGENCIA 2012. 15.591.363 13.591.363 87,17 0,09

INVERSIÓN CON APORTES. 10.066.726.188 9.450.118.203 93,87 60,56

Nacionales 2.540.727.226 2.169.914.441 85,41 13,90

Departamentales. 7.520.748.235 7.280.203.762 96,80 46,65

Otros Aportes 5.250.727 -

SISTEMA GENERAL DE REGALÍAS 1.010.796.952 926.617.655 91,67 5,94



14


2.1.1.3. Análisis ejecución presupuestal. Analizando el comportamiento de recaudo de los ingresos para el año 2013 como 2014, frente a los compromisos realizados de acuerdo a las ejecuciones presupuestales, se observa que se presentó superávit presupuestal de $3.825.524.241 y $6.741.839.875 respectivamente, como se refleja a continuación:

DENOMINACION RUBRO PRESUPUESTAL APROPIACIÓN

DEFINITIVA COMPROMISOS

%

EJECUCIÓN

%

PARTICIPACIÓN

PRESUPUESTO DE GASTOS 16.480.122.667 12.601.677.925 76,47 100,00

GASTOS FUNCIONAMIENTO 1.131.441.770 1.111.088.774 98,20 8,82

GASTOS FUNCIONAMIENTO CONCEJO MUNICIPAL 83.211.563 78.857.042 94,77 0,63

GASTOS FUNCIONAMIENTO PERSONERÍA MUNICIPAL 92.400.000 92.312.278 99,91 0,73

GASTOS FUNCIONAMIENTO ALCALDÍA MUNICIPAL 955.830.207 939.919.454 98,34 7,46

Servicios personales 655.283.441 650.279.736 99,24 5,16

Gastos generales 219.113.505 208.206.457 95,02 1,65

Transferencias 81.433.261 81.433.261 100,00 0,65

PRESUPUESTO DE INVERSIÓN 15.348.680.897 11.490.589.151 74,86 91,18

SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES 1.539.763.015 1.195.150.981 77,62 9,48

RECURSOS DE TRANSPORTE DE HIDROCARBUROS 3.069.520.252 1.272.640.575 41,46 10,10

INVERSION CON RECURSOS PROPIOS 264.756.665 208.136.268 78,61 1,65

FONDOS ESPECIALES 2.223.666.041 1.604.884.221 72,17 12,74

Fondo Local de Salud 1.518.761.992 1.422.902.603 93,69 11,29

Fondo Local de Seguridad 234.733.845 99.573.960 42,42 0,79

Fondo Procultura 77.246.663 21.250.000 27,51 0,17

Fondo de Maquinaria 15.708.308 15.708.308 100,00 0,12

Fondo de Actividades Bomberiles 8.076.948 - -

Estampilla Pro Anciano 324.927.250 42.345.000 13,03 0,34

Fondo Agropecuario 12.686.561 - -

Fondo de Vivienda Municipal 25.937.618 - -

Fondo Centro Ecoturístico 1.740.235 - -

Fondo Convenio ICA 3.846.621 3.104.350 - 0,02

CANCELACIÓN DE RESERVAS VIGENCIA 2013. 4.043.072.846 4.032.498.097 99,74 32,00

INVERSIÓN CON APORTES. 2.042.727.525 1.468.774.187 71,90 11,66

Nacionales 1.643.990.853 1.333.288.344 81,10 10,58

Departamentales. 393.485.945 135.485.843 34,43 1,08

Otros Aportes 5.250.727 - -

SISTEMA GENERAL DE REGALÍAS 2.165.174.553 1.708.504.822 78,91 13,56

DETALLE VIGENCIA 2013 VIGENCIA 2014

RECAUDO 19,431,287,193 19,343,517,800

COMPROMISOS 15,605,762,952 12,601,677,925

SUPERÁVIT PRESUPUESTAL 3,825,524,241 6,741,839,875



15

HA1. Mayor valor Recaudado no Incorporado

El superávit presupuestal presentado, obedece a la baja ejecución de gastos en cada vigencia, aunado al mayor recaudo frente al valor presupuestado en algunas rentas durante las dos vigencias. Al respecto, este Organismo de Control señala, que dentro de las atribuciones que por ley le están dadas a la Entidad, está en la facultad de incorporar mediante adición presupuestal este mayor recaudo, de tal forma que pueda comprometer dichos recursos, en proyectos que vayan en pro del bienestar social de la comunidad dentro de la vigencia, y no solo hasta el cierre fiscal incorporándolo como superávit, razón por la cual se determina un hallazgo administrativo.

A continuación se presentan las rentas más representativas con mayor recaudo durante las dos vigencias:

Fuente: Ejecuciones presupuestales – Secretaría de Hacienda Municipal

PRESUPUESTO

DEFINITIVO RECAUDO

MAYOR VALOR

RECAUDADO

PRESUPUESTO

DEFINITIVO RECAUDO

MAYOR VALOR

RECAUDADO

Industria y comercio vigencia actual 72,450,000.00 483,839,593 411,389,593 74,000,000 296,541,619 222,541,619

Transporte de crudo agencia nacional de hidrocarburos -ECOPETROL 350,000,000 828,674,623 478,674,623

Transporte de crudo - Ocensa S.A. 410,000,000.00 1,432,029,981 1,022,029,981 500,000,000 1,590,534,893 1,090,534,893

Transporte de gas - transportadora de gas del interior 10,000,000 159,866,038 149,866,038

Fondo local de seguridad 69,012,421.00 171,489,236 102,476,815 60,000,000 635,934,717 575,934,717

Fondo proanciano 57,218,890.00 151,606,137 94,387,247 45,000,000 117,534,963 72,534,963

Excedentes financieros vigencia 2012-Aportes Departamentales 3,354,334,375.00 3,540,283,130 185,948,755

Asignaciones Directas SGR 1,649,007,932 2,008,493,241 359,485,309

Fondos de compensacion regional desarrollo ciencia y tecnologÍa - SGR 447,166,621 473,547,057 26,380,436

SGR Sistema de monitoreo SMCE 20,000,000 70,500,000 50,500,000

VIGENCIA 2014VIGENCIA 2013

DENOMINACION RUBRO PRESUPUESTAL



16

HA2.HD1.HF1. Prescripciones Impuesto Predial La Administración Municipal durante las vigencias 2013 y 2014 mediante resolución reconoció la prescripción de la acción de cobro del impuesto predial a solicitud de los contribuyentes. Ahora bien, analizada la norma integralmente, si bien es cierto, no se enmarca dentro de la prescripción de que trata el estatuto tributario y de rentas del municipio, si se evidencia que la situación ocurrida, corresponde a la omisión por parte de la Administración Municipal de efectuar la liquidación oficial del impuesto predial, dentro de los términos establecidos según el estatuto de rentas y calendario tributario del municipio, existiendo la obligación de ejercer el cobro oportuno de los tributos, situación que conllevó a que no se efectuó el cobro coactivo por no contar con el título ejecutivo para ser exigible. Conforme a lo anterior, este Ente de Control determina la anterior situación como falencia administrativa en el entendido, que no fueron diligentes y oportunas en el procedimiento establecido para hacer efectivo el cobro, observando debilidades de control, que no permitieron advertir oportunamente el hecho, ocasionando situaciones de detrimento patrimonial, por lo que se constituye un hallazgo administrativo, con presunta incidencia disciplinaria por incumplimiento del numeral 2 y 30 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 y con presunto alcance fiscal por $11.347.800, por los valores dejados de cobrar en su oportunidad, tal como se describe a continuación:

N°

RESOLUCIÓNNOMBRE CEDULA VIGENCIA TOTAL

125 JUSTO GERMAN CUESTA VALERO 74,810,325 2007 83,100

110 JOSÉ OCTAVIO PÉREZ MENDOZA 74,810,058 2007 855,700

203 SONIA MORALES MONTEJO 52,006,743 2007 92,300

354 YOLANDA MURILLO RAMÍREZ 23,417,605 2007 325,900

400

JAIRO ALEXANDER MALAVER

PALENCIA 74,810,385 2007 71,500

495 MARCELA AFANADOR HERNÁNDEZ 20,454,440 2007 2,013,800

494 PILAR AFANADOR HERNÁNDEZ 20,454,439 2007 879,700

491 MARÍA TERESA APONTE 41,685,147 2007 114,500

539

DIRECCIÓN DE ESTUPERFACIENTES

DR. JOSÉ ROBERTO URIBE 2007 212,800

420 NIDIAN VILLAMOR ROA 23,417,717 2007-2008 686,300

419

MANUEL ROBERTO VARGAS

PRECIADO 4,076,500 2007-2008 915,500

6,251,100

N°

RESOLUCIÓNNOMBRE CEDULA VIGENCIA TOTAL

97 LEOPOLDO ALFONSO ARIAS 4,076,051 2007-2008 1,625,500

280 SILVIA RAMÍREZ 23,417,741 2007-2008 656,600

2SEGUNDO RAMÍREZ CELY

4,164,365

2007-2008-

2009 140,400

8 VICTOR HUMBERTO RINCÓN 19,233,818 2008-2009 1,441,100

9 VICTOR HUMBERTO RINCÓN 19,233,818 2008-2009 357,200

10 VICTOR HUMBERTO RINCÓN 19,233,818 2009 875,900

5,096,700

11,347,800TOTAL

SUBTOTAL

DECRETADAS EN LA VIGENCIA 2014

SUBTOTAL



17

2.1.2. Gestión contable y financiera 2013-2014 Para el análisis de la información contable y financiera se tuvieron en cuenta los estados financieros correspondientes a las vigencias 2013 y 2014 de la Alcaldía Municipal de Sabanalarga, para lo cual se realizaron algunas pruebas de auditoria en cuanto a los soportes y documentos contables que la sustentan; a efecto de indicar su realidad financiera y fiscal. La función del Ente de Control, es emitir un concepto en cuanto a los resultados obtenidos durante la auditoria de los mismos; es decir, si dichos estados financieros reflejan razonablemente en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de la entidad. 2.1.2.1. Balance General comparativo 2013-2014

Para el análisis contable y financiero de la entidad se utilizaron métodos de reconocido valor técnico como son la variación relativa y la variación absoluta. La variación relativa refleja el comportamiento de las cuentas mayores dentro del grupo que representan y se hacen por cada vigencia, mientras que la variación absoluta refleja el comportamiento de las cuentas entre un periodo y otro, como se describen a continuación.

(Cifras en miles de pesos)

Fuente: Estados Financieros

ACTIVO

CORRIENTE 21.475.030 19.157.188 2.317.842 12% 69%

EFECTIVO 14.407.052 9.483.320 4.923.732 52% 46%

DEUDORES 5.442.298 8.048.188 -2.605.890 -32% 18%

INVERSIONES 945.120 945.120 0 0% 3%

NO CORRIENTE 9.621.495 11.666.235 -2.044.740 -18% 31%

PROPIEDADES DE PLANTA Y EQUIPO 5.927.075 6.599.522 -672.447 -10% 19%

OTROS ACTIVOS 3.694.420 5.066.713 -1.372.293 -27% 12%

TOTAL ACTIVOS 31.096.525 30.823.423 273.102 1% 100%

PASIVO

CORRIENTE 6.326.733 6.462.652 -135.919 -2% 96%

CUENTAS POR PAGAR 5.571.751 5.792.088 -220.337 -4% 84%

OBLIGACIONES LABORALES 43.267 28.838 14.429 50% 1%

PASIVOS ESTIMADOS 711.715 641.726 69.989 11% 11%

NO CORRIENTE 278.567 244.193 34.374 14% 4%

OTROS PASIVOS 278.567 244.193 34.374 14% 4%

TOTAL PASIVOS 6.605.300 6.706.845 -101.545 -2% 100%

PATRIMONIO

PATRIMONIO INSTITUCIONAL 24.491.225 24.116.578 374.647 2% 100%

TOTAL PATRIMONIO 24.491.225 24.116.578 374.647 2%

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 31.096.525 30.823.423 273.102 1%

2013VARIACION

ABSOLUTA

% VARIACION

RELATIVADETALLE 2014

%

PARTICIPACION



18

El total de los activos a 31 de Diciembre de 2014, presentaron un aumento de tan solo el 1% con relación al año anterior, si bien se observa incremento en algunas cuentas, también se refleja la disminución representativa en la cuenta de deudores.

Al cierre de la vigencia 2014 la Alcaldía Municipal alcanzó un total de activos por valor de $31.096.525 (miles) de los cuales el 69% corresponde a activos corrientes, donde el grupo de Efectivo es el más representativo con un 46%, los activos no corrientes representaron el 31%, donde Propiedad Planta y equipo representa el 19% frente al total de activos, en menor porcentaje se encuentran los grupos de deudores con el 18%, Otros activos con el 12%, e Inversiones con tan solo el 3%.

En el grupo de los pasivos, se observa una disminución del 2% frente a los pasivos de 2013, su variación absoluta de $101.545 (miles), obedeció a la disminución de las cuentas por pagar.

Los pasivos al 31 de diciembre de 2014 ascienden a $6.605.300 (miles), siendo el grupo de cuentas por pagar la más significativa, ya que representa el 84.4% del total del pasivo, seguido del grupo de pasivos estimados con el 11% y en menor proporción se dio para los demás grupos.

2.1.2.2. Estado de actividad financiera, económica, social y ambiental

A continuación se presenta análisis comparativo de los Estados de Actividad financiera, Económica, Social y Ambiental presentados por la Administración Municipal de Sabanalarga, donde se observa el comportamiento presentado por los ingresos, gastos y costos correspondientes a las vigencias 2013 y 2014.



19

Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental (Cifras en miles de pesos)

Fuente: Estados Financieros Analizados los ingresos de la vigencia 2014 frente a los de 2013, se observa que estos presentaron una variación absoluta positiva de $1.732.564 (miles), es decir, se incrementaron en el 16%, pese a la disminución presentada en los ingresos por transferencias. En cuanto a los gastos en que incurrió la entidad, aumentaron considerablemente con respecto al año anterior, en $4.877.841(miles), equivalente al 66%, ocasionado principalmente por el incremento en el gasto social. El Resultado del ejercicio, se disminuyó en un 88% ocasionado principalmente por el aumento presentado en los gastos.

2.1.2.3. Observaciones a los estados financieros

A continuación se reflejan algunas situaciones encontradas durante el proceso auditor que inciden en la razonabilidad de las cifras reveladas en los Estados Contables, así: HA3. Manejo de los recursos

En los procedimientos que tiene establecidos la Administración Municipal, para el manejo de los recursos que recibe en efectivo señala que debe consignarse a diario, no obstante, revisada una muestra de los soportes de caja de los años 2013 y 2014, se observó que no se está consignando oportunamente los dineros recaudados en tesorería, situación que evidencia falta de controles al interior de la entidad y que conlleva a un alto riesgo de los recursos, razón por la cual se determina un hallazgo administrativo.

DETALLEVIGENCIA

2014

VIGENCIA

2013

VARIACIÓN

ABSOLUTA

% VARIACIÓN

RELATIVA

INGRESOS 12.690.954 10.958.390 1.732.564 16%

INGRESOS FISCALES 4.234.389 3.040.033 1.194.356 39%

VENTA DE SERVICIOS 0 2.723 (2.723) -100%

TRANSFERENCIAS 5.933.963 6.658.507 (724.544) -11%

OPERACIONES INSTITUCIONALES 0 1.169.276 (1.169.276) -100%

OTROS INGRESOS 2.522.602 87.851 2.434.751 2771%

GASTOS OPERACIONALES 12.255.441 7.377.600 4.877.841 66%

DE ADMINISTRACION 1.377.971 1.407.072 (29.101) -2%

DE OPERACIÓN 418 0 418 0%

PROVISIONES, AGOTAMIENTO, DEPRECIACIÓN 789.049 769.450 19.599 3%

TRANSFERENCIAS 129.950 0 129.950 0%

GASTO SOCIAL 9.553.015 5.192.256 4.360.759 84%

OTROS GASTOS 405.038 8.822 396.216 4491%

RESULTADO DEL EJERCICIO 435.513 3.580.790 (3.145.277) -88%



20

HA4.HD2.HF2. Control de recaudos En la visita de campo, se realizaron pruebas de auditoría, donde se evidenció una serie de documentos – recibos de caja anulados, a lo cual la Contadora del Municipio allegó oficio del 10 de febrero del 2015, en el que cita: “…revisado el

auxiliar de caja de las vigencias 2012, 2013 y 2014, se han encontrado ciertas inconsistencias en movimiento contable, relacionadas con la existencia de un considerable número de recibos de caja correspondientes en su mayoría al pago de impuesto Predial, que aparecen eliminados y/o anulados en el módulo de contabilidad y en algunos sin anular en el módulo predial, en este último caso, como si estuvieran pagados; cuando cada recibo debe aparecer anulado tanto en el módulo de contabilidad como en el módulo predial y los dos soportes físicos deben reposar en el archivo de la dependencia con la observación del caso.

Así mismo se detecta al revisar el auxiliar de caja, que no aparecen como corresponden de manera consecutiva y en el orden numérico, es decir, faltan documentos en el sistema, los cuales si han sido eliminados y/o anulados deberían aparecer con el consecutivo y con la observación que indica que el documento ha sido anulado…”

Dado lo anterior y en el desarrollo de la auditoria, se verificó el libro auxiliar de contabilidad para cada una de las vigencias señaladas, donde en acompañamiento de la contadora del Municipio y la persona encargada de suministrar y apoyar la implementación del software contable Prosoft, se analizaron el total de comprobantes con código LT 5R, correspondiente a Predial, de los cuales durante las vigencias 2012 a 2014 se encontraron 112 anulados; para lo cual se revisó tanto en el módulo predial, como en el módulo de contabilidad, observando que la mayoría eran anulados para corregir errores generados al momento de subir la información al módulo de predial, el cual fue instalado a inicios del año 2011, y en otros casos, los documentos se anulaban porque se generaban de manera involuntaria como comprobantes de caja, soportado con la cancelación en Bancos y se registraban como consignaciones por identificar. Una vez realizado la respectiva verificación en los módulos tanto de predial como de contabilidad, se concluye que la mayoría de estos recibos anulados correspondían a impuesto predial de vigencias 2011 hacia atrás, sin embargo, existen comprobantes de vigencias de 2012 en adelante, que se encontraron anulados, sin observarse nota explicativa en el comprobante que justifique la anulación, situación que genera un menos cabo al patrimonio por el recaudo de estos tributos que no ingresaron a las arcas del Municipio. De acuerdo a lo anterior, este Organismo de Control, observa falencias de control y seguimiento a los procesos establecidos por la entidad, en razón a que no fueron operantes los controles existentes, de tal forma que se mitigara el riesgo presentado, razón por la cual se determina un hallazgo administrativo, con presunto alcance disciplinario y fiscal por valor de $16.654.300, que corresponde



21

al total de los comprobantes anulados sin justa causa, pero que según los soportes del módulo de predial no aparecen anulados, como se refleja a continuación.

HA5. Partidas por depurar Con el fin de analizar la razonabilidad de las cifras presentadas como deudores en los estados financieros, se observó que a 31 de diciembre de 2014 existen cuentas por depurar, dado que presentan saldos registrados en la contabilidad de vigencias anteriores, correspondiente a las diferentes cuentas que conforman los siguientes grupos:

Avances y Anticipos Entregados: Registra saldos de años anteriores, situación que obedece a anticipos dados a contratistas que no se amortizaron en el momento de pago, lo cual genera incertidumbre en el total de la cuenta, que asciende a $4.650.654.412, que equivale al 85% del total del grupo de deudores y el 15% frente al total del Activo.

Cargos diferidos: Las subcuentas que la conforman, registran saldos de vigencias anteriores que a la fecha no han sido diferidos, es decir, no se ha realizado la debida afectación al gasto en cada una de las cuentas que conforman este grupo lo cual genera incertidumbre en el total de la cuenta, que su saldo asciende a $808.811.958, que representa el 22% del total del grupo de otros activos.

AÑO DE

LIQUIDACIÓN

N° DE

RECIBOFECHA BENEFICIARIO TOTAL

2012 1780 20120517 RAMÍREZ BERNAL SANTOS 660,600

2012 2138 20121213 FLORINDA MENDOZA ALONSO 50,100

2012 2139 20121213 PÉREZ CHÁVEZ ANDRÉS 60,400

2012 2140 20121214 ROA AGUIRRE NIXON FAUNER 75,600

2012 2142 20121213 MENDOZA PÉREZ MARÍA LILIA 20,600

2012 2144 20121213 PÉREZ CHÁVEZ ANDRÉS 166,500

2012 2234 20130205 JIMÉNEZ MAESTRE ZULEMIS CARINA 42,100

2013 2234 20130205 JIMÉNEZ MAESTRE ZULEMIS CARINA 32,000

2012 2904 20130517 CANO ÁVILA ABELARDO 743,000

2013 3129 20130804 GAMBA JORGE ELIECER 1,098,400

2013 3130 20130804 GAMBA JORGE ELIECER 1,231,300

2012 3205 20130207 TOLOZA ACEVEDO FANADEL 1,517,800

2013 3205 20130207 TOLOZA ACEVEDO FANADEL 1,182,400

2012 3206 20130207 TOLOZA ACEVEDO FANADEL 112,000

2013 3206 20130208 TOLOZA ACEVEDO FANADEL 87,800

2012 3207 20130207 VÁSQUEZ MARTÍNEZ CARMEN LUCILA 1,171,700

2013 3207 20130207 VÁSQUEZ MARTÍNEZ CARMEN LUCILA 912,800

2014 3870 20140430 GONZÁLEZ CABALLERO LUIS EDUARDO 3,084,400

2014 4120 20140606 GAMBA RUIZ JORGE ELIECER 550,200

2012 4139 20140625 MARTÍNEZ BOHÓRQUEZ PABLO ENRIQUE 1,351,800

2013 4139 20140625 MARTÍNEZ BOHÓRQUEZ PABLO ENRIQUE 1,199,600

2014 4139 20140625 MARTÍNEZ BOHÓRQUEZ PABLO ENRIQUE 841,000

2014 4220 20141104 SÁNCHEZ VACA RAÚL ANTONIO 462,200

16,654,300 TOTAL



22

Adquisición de bienes y Servicios: Este cuenta la conforman las subcuentas de Bienes y Servicios y Proyectos de inversión, donde según los auxiliares de estas cuentas se observa saldos de vigencias anteriores que han sido arrastrados en la contabilidad y no se han amortizado con el reconocimiento del gasto, generando incertidumbre en el saldo a 31 de diciembre de 2014 que asciende a $5.213.142.870, que representa el 79% del total del pasivo.

Acreedores: Dentro de la cuenta de Acreedores, se observa que a 31 de diciembre registran saldos de vigencias anteriores pendientes por depurar, aunado al registro de consignaciones pendientes por depurar por valor de $58,455,058.50, aspectos que generan incertidumbre en el saldo de la cuenta.

Conforme a las anteriores situaciones que afectan la razonabilidad de las cuentas y por ende de los estados financieros y sobre las cuales no se evidencia una gestión adecuada para su depuración y conciliación, este Organismo de Control determina un hallazgo administrativo. HA6. Sistema de Causación Una vez revisados los auxiliares de los diferentes ingresos recibidos por el Municipio, se observó que sus registros no se están realizando por el sistema de causación, se registran por el sistema de caja, como es el caso de las rentas propias por concepto de impuesto predial e industria y comercio, inobservando con ello el principio de causación que cita: “Los hechos financieros, económicos, sociales y

ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de

estos”. Conforme a lo anterior, que se constituye un hallazgo administrativo. HA7. Saldos Superiores al 5% en las cuentas “otros” Verificadas las cuentas del balance, las siguientes subcuentas denominadas otros u otras poseen valores superiores al 5% del total de la respectiva cuenta, inobservados lo dispuesto en el Numeral 11, Capítulo II, Título III, de la Resolución 356 de 2007 de la Contaduría General de la Nación, situación que se constituye un hallazgo administrativo.

CODIGO CUENTA VALOR% FRENTE A

LA CUENTA

142090 Otros Avances y anticipos 264.268.709 5.68

164090 Otras edificaciones 2.799.860.129 42.32

165590 Otras Maquinarías y Equipo 134.442.808 25.41

171090 Otros Bienes de Uso Público 168.748.964 12.22

178590 Amortización Otros Bienes de Uso Público (188.525.381) 13.46

191090 Otros Cargos Diferidos 55.860.529 6,91

242590 Otros Acreedores 101.469.799 89.77

290590 Otros recaudos a favor de terceros 216.025.788 77,55



23

HA8. Avalúo de Bienes Inmuebles La entidad no ha actualizado el valor de los bienes inmuebles de acuerdo con métodos de avalúo técnico en cuanto a las normas técnicas relativas a los activos, como lo indica el Régimen de Contabilidad Pública "Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo" en el numeral 2.9.1.1.5 Propiedades planta y equipo y la Circular Externa No. 060 de 2005 emitida por la Contaduría General de la nación que cita “el valor de realización, actual o presente de estos activos debe determinarse al cierre del periodo en el cual se hubieren adquirido o formado y al menos cada tres años, se debe efectuar a todos los bienes inmuebles y muebles cuyo costo histórico individual sea superior a diez salarios mínimos mensuales legales vigentes mediante avalúos practicados por personas naturales, vinculadas o no laboralmente al ente económico, o por personas jurídicas, de comprobada idoneidad profesional, solvencia moral, experiencia e independencia. Siempre y cuando no existan factores que indiquen que ello sería inapropiado, entre uno y otro avalúo estos se ajustan al cierre del periodo utilizando indicadores específicos de precios según publicaciones oficiales o, a falta de éstos, por el índice de precios al consumidor para ingresos medios, establecido por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE, registrado entre el 1° de enero y el 31 de

diciembre del respectivo año”. Conforme a lo anterior, se establece un hallazgo administrativo. 2.2. CONTROL DE GESTIÓN

2.2.1. Rendición y revisión de la cuenta El Municipio de Sabanalarga, rindió la cuenta para la vigencia 2013 y 2014. Una vez realizado el estudio de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas a través de las variables de oportunidad, suficiencia y calidad, se emite un concepto Eficiente, de acuerdo a lo contenido en la Resolución de rendición electrónica de cuentas de la Contraloría Departamental de Casanare.

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje

Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta 100.0 0.10 10.0

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos)

100.0 0.30 30.0

Calidad (veracidad) 100.0 0.60 60.0

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

1.00 100.0

Fuente: Estados Financieros



24

Calificación

Eficiente Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Reportes de información

De acuerdo a las variables evaluadas, se conceptúa que la rendición de la cuenta del Municipio de Sabanalarga para las vigencias 2013 y 2014 es Eficiente, en razón a que obtuvo 100 puntos sobre 100; evidenciando el cumplimiento en la información suministrada en aplicativo SIA, para las vigencias auditadas. 2.2.2. Legalidad

La contratación en sus etapas precontractual, contractual, pos- contractual, debe estar dirigida al cumplimiento de los fines esenciales del Estado, los principios de la función administrativa, consagrados en el artículo 2 y 209 de la Constitución Política de Colombia, los principios de la gestión fiscal determinados en el artículo 3° de la Ley 610 de 2000, la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1450 de 2011, el Decreto 0734 de 2012 y Decreto 1510 de 2013, el Estatuto Anticorrupción Ley 1474 de julio de 2011, y demás normas que rigen la contratación estatal.

El resultado de la calificación de legalidad, es el producto de la verificación del cumplimiento por parte del Municipio de Sabanalarga, de las normas que le son aplicables, a las operaciones financieras, administrativas y económicas realizadas durante las vigencias auditadas. Teniendo en cuenta lo anterior, este Organismo de Control emite concepto Eficiente, producto del resultado de 91.2 puntos sobre 100, con base en las siguientes variables evaluadas: 8

LEGALIDAD

VARIABLES A EVALUAR

Calificación Parcial

Ponderación Puntaje Atribuido

Financiera 80.8 0.40 32.3

De Gestión 98.1 0.60 58.9

CUMPLIMIENTO LEGALIDAD 1.00 91.2

Fuente: Matriz Evaluación Fiscal

Calificación

Eficiente Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0



25

2.2.3. Gestión Administrativa En cuanto a la gestión administrativa, a continuación se presenta la evaluación a los procesos de talento humano, almacén e inventarios y sentencias judiciales.

2.2.3.1. Proceso de Talento Humano ● Estructura Organizacional Mediante Decreto 22 del 7 de julio del 2003, se estableció la estructura orgánica de la Administración Municipal de Sabanalarga, la cual se encuentra conformada así: Área de Dirección y Coordinación, que corresponde al Despacho del Señor Alcalde, tres (3) Áreas de Apoyo, conformadas por las Secretarias de Planeación y Obras Públicas (División Banco de Proyectos), General y de Hacienda; dos (2) Áreas Básicas o Misionales, conformadas por la Secretaria de Desarrollo Social e Inspección de Policía. Adicionalmente, la estructura la conforman órganos de apoyo y dirección, como se refleja a continuación:



26

La planta de la Administración Municipal, está conformada por quince (15) cargos, donde se encontró que los niveles más representativos obedecen al nivel asistencial con el 47%, seguido del nivel directivo con un 33%, y un 13% en el nivel profesional; tal como se muestra en la siguiente gráfica.

● Hojas de vida del personal de planta

El equipo auditor llevo a cabo la revisión de las hojas de vidas de los funcionarios de planta de la entidad, a fin de verificar el cumplimiento de la normatividad vigente para la vinculación de los funcionarios y demás documentación requerida en las hojas de vida, de conformidad con la Circular No. 004 de 2003, emitida por el Archivo General de la Nación, que señala:

Decreto de nombramiento

Acta de posesión

Hoja de vida en formato de la Función Pública actualizado

Formato de declaración de rentas y bienes

Afiliación al sistema de seguridad social en salud, Pensión, Riesgos Profesionales y Cajas de compensación familiar

Actos administrativos de liquidación de vacaciones

Acto administrativo de liquidación de cesantías

Actos administrativos de novedades de personal (permiso, licencias, renuncia, viáticos, etc.)

Certificado de antecedentes fiscales, disciplinarios y judiciales.

Evaluación De Desempeño

Una vez revisadas las historias laborales de los funcionarios de la Administración, se observó que todos acreditan la documentación correspondiente a la normatividad vigente y se encuentran debidamente organizadas, foliadas, y con la

correspondiente hoja de FUID.

33%

47%

13%

7%

Estructura Planta de Personal

DIRECTIVO

ASISTENCIAL

PROFESIONAL

TECNICO



27

● Liquidación de Nómina

La Administración Municipal, tiene establecidos los salarios de los funcionarios de acuerdo a la escala salarial autorizada, el incremento salarial anual se realiza fundamentado en el porcentaje que determina el Gobierno Nacional; por la tanto, la Alcaldía Municipal, adoptó los salarios según lo establecido en el Acuerdo No. 006 del 2013 y Acuerdo No. 004 del 2014

HA9. Salario mínimo vital

En revisión de los pagos de nómina a los funcionarios de planta de la Administración Municipal, se evidenció que en el caso de la Señora Nelsa Nubia Juya Huertas, la Alcaldía, generó desde el mes de junio del 2013 hasta diciembre del 2014, pagos netos inferiores al valor del salario mínimo legal, omitiendo lo señalado en el artículo 18 de la Ley 1429 de 2010, que señala: “Tampoco se puede

efectuar la retención o deducción sin mandamiento judicial, aunque exista orden escrita del trabajador, cuando quiera que se afecte el salario mínimo legal o convencional o la

parte del salario declarada inembargable por la Ley”. Conforme a lo anterior, esta Contraloría, constituye un hallazgo administrativo.

● Contratos de Prestación de Servicios

Vigencia 2013

La Administración Municipal durante la vigencia 2013, celebró un total de 48 Contratos de Prestación de Servicios, por valor de $596.173.137, de los cuales el 52% obedecen a objetos contractuales con funciones administrativas, que conllevan a realizar labores permanentes, que de acuerdo con el manual de funciones son propias de los funcionarios de planta de la entidad, observando de igual manera, que dichos contratos son asignados, más de una vez durante el año, a una misma personal. La siguiente grafica refleja el porcentaje de personal de planta, frente a los contratos de prestación de servicios suscritos por la entidad en la vigencia 2013:

0

10

20

30

40

13% 20% 20%

27% 20%

2%

19%

40% 33%

6%

Personal de Planta Vs. Contratos de Prestacion de Servicios Vigenia 2013

PERSONAL DE PLANTA (%)

CONTRATOS DE PRESATACION DE

SERVICIOS (%)



28

Fuente: Contraloria Departamental de Casanare La Secretaria de Planeación y Obras Públicas, en la vigencia 2013 tuvo la mayor participación en contratos de prestación de servicios, con un equivalente del 40%; Desarrollo Social participó con una contratación del 33%, Secretaría General con 19% y en menor proporción se dio Secretaría de Hacienda y Despacho del Alcalde.

Fuente: Secretaria General – Alcaldia de Sabanalarga Vigencia 2014 Con respecto a la vigencia 2014, la Administración Municipal, celebró un total de

64 Contratos de Prestación de Servicios, por valor de $879.032.388, un 32% mas

que el año anterior, de los cuales el 55% obedecen a objetos contractuales con funciones administrativas, que conllevan a realizar labores permanentes, las cuales deben ser desarrolladas por funcionarios de planta de la entidad; observándose de igual manera, que fueron asignados de manera consecutiva a una misma persona durante la vigencia.

Fuente: Contraloria Departamental de Casanare

La Secretaria de Desarrollo Social, fue la de mayor representación en contratos de prestación de servicios, con un equivalente al 42%; seguido de la Secretaria de Planeación y Obras Públicas con un 34%, Secretaría General tuvo una participación del 17% y en menor participación se dio para Secretaría de Hacienda y Despacho del Alcalde.

0

20

40

60

DESPACHOALCALDE

GENERAL PLANEACION YOBRAS

PUBLICAS

SDESARROLLOSOCIAL

HACIENDA

13% 20% 20%

27% 20%

2%

17%

34% 42%

5%

Planta de Personal Vs. Contratos de Prestacion de Servicios

Vigencia 2014

PERSONAL DE PLANTA (%)


SERVICIOS (%)

SECRETARIAS PERSONAL

DE PLANTA

PERSONAL DE PLANTA

(%)

CONTRATOS DE PRESTACION DE

SERVICIOS


SERVICIOS (%)

DESPACHO ALCALDE 2 13% 1 2%

GENERAL 3 20% 9 19%

PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS 3 20% 19 40%

DESARROLLO SOCIAL 4 27% 16 33%

HACIENDA 3 20% 3 6%

TOTAL 15 100% 48 100%



29

Fuente: Secretaria General – Alcaldia de Sabanalarga

HA10 Necesidades de Personal Si bien es cierto, que el Estatuto de Contratación permite celebrar contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, estos aplican siempre y cuando las labores a desarrollar no sean propiamente públicas o administrativas; sin embargo, conforme a lo anterior, se observa que un gran porcentaje de los contratos suscritos, su objeto conlleva atender actividades relacionadas con funciones administrativas, incurriendo en riesgo de establecer verdaderas relaciones laborales.

Adicionalmente, existen otras formas de vincular personal de planta como lo indica el artículo 21 de la Ley 909 de 2004 de aplicación supletoria a todos los sistemas de carrera, la cual prevé la posibilidad de establecer plantas temporales para los siguientes casos:

a. Cumplir funciones que no realiza el personal de planta por no formar parte de las actividades permanentes de la administración. b. Desarrollar programas o proyectos de duración determinada. c. Suplir necesidades de personal por sobrecarga de trabajo, determinada por hechos excepcionales. d. Desarrollar labores de consultoría y asesoría institucional de duración total, no superior a 12 meses y que guarde relación directa con el objeto y la naturaleza de la institución.

El marco anteriormente expuesto, relacionado con la excepcionalidad evita que el mismo Estado bajo pretexto de razones de economía, vulnere las garantías y derechos de las personas, sometiéndolas a una vinculación ocasional, para cumplir funciones de carácter permanente, por lo anterior, se insta a la entidad a evaluar las necesidades de personal existentes, razón por la cual se determina un hallazgo administrativo.

● Viáticos Para efectos del reconocimiento de viáticos, la Alcaldía Municipal se basa la escala de viáticos establecida por el Gobierno Nacional, su reglamentación para

SECRETARIAS PERSONAL DE PLANTA

PERSONAL DE PLANTA

(%)

CONTRATOS DE PRESTACION DE

SERVICIOS


SERVICIOS (%)

DESPACHO ALCALDE 2 13% 1 2%

GENERAL 3 20% 11 17%

PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS 3 20% 22 34%

DESARROLLO SOCIAL 4 27% 27 42%

HACIENDA 3 20% 3 5%

TOTAL 15 100% 64 100%



30

reconocimiento y legalización se basa en el Decreto No. 066 del 3 de julio de 2007. De acuerdo a la información suministrada por la entidad, durante la vigencia 2013, efectuó pagos por este concepto, por $25.906.924 y en el 2014 por $22.798.534.

HA11. Legalización Viáticos Con el objeto de verificar el proceso y los respectivos soportes de legalización de viáticos; se seleccionó una muestra de veinte un (21) actos administrativos que otorgaron comisiones de viáticos correspondientes a las vigencias auditadas; aunque no es representativo, se observó que en las Resoluciones No. 567 y 595 del 2014, no anexan documento soporte del pago del servicio de transporte. De otra parte, se señala que si bien es cierto la Administración Municipal otorga los viáticos y gastos de transporte de acuerdo a los decretos expedidos por el gobierno nacional, se observó que la entidad no ha ajustado el acto administrativo por medio del cual se reglamenta el procedimientos para conferir comisión de servicios con reconocimiento de viáticos y gastos de transporte Conforme a las anteriores observaciones, se constituye un hallazgo administrativo. ● Plan de Capacitación y Bienestar Social Para la vigencia 2013 y 2014, la Administración Municipal, formuló el Plan de Capacitación y Bienestar Social, basado en la Constitución Política y en los Decretos No. 1567 de 1998 y 1227 del 2005; los cuales se adoptaron mediante Resolución No. 109 del 06 de marzo del 2013 y Resolución No. 155 del 13 de marzo del 2014. Plan de Bienestar Social

De acuerdo al Plan de Bienestar elaborado por la entidad para las vigencias auditadas, se encontró registro fotográfico que permite evidenciar el desarrollo de las diferentes actividades programadas, de igual manera se evidencio el resultado de unas encuestas aplicadas a cada uno de los funcionarios de planta que permite medir la satisfacción de los mismos, en cuanto al desarrollo de las actividades establecidas en el plan, corroborando de esta manera su cumplimiento. Inducción y Reinducción La Administración Municipal, implementó el programa de inducción y reinducción, para los nuevos funcionarios como para los que ya hacen parte de la planta, informando de forma adecuada las veces que sea necesario, cada uno de los aspectos o circunstancias que modifiquen o afecten algún proceso en la Administración.



31

Programa de Incentivos Para la vigencia 2013, la Administración Municipal, contaba con un programa de incentivos, inmerso en el Plan de Bienestar, en el cual definió los siguientes productos:

Interacción con el propósito de elevar los niveles de eficiencia, satisfacción, desarrollo y bienestar de los servidores del estado en el desempeño de su labor y de contribuir al cumplimiento efectivo de los resultados institucionales.

Se llevaran a cabo la elección del mejor del mejor funcionario de carrera y se incentivara.

Se llevara a cabo la elección del mejor equipo de trabajo y se incentivara.

Una vez revisada la información entregada por la entidad, llama la atención al Ente de Control, en razón a que no se observó soportes que reflejen el cumplimiento de las actividades relacionadas con este programa. Así mismo, se observó que para el año 2014, la entidad no formuló programa de incentivos.

Programa de Salud Ocupacional

HA12 Aplicación programa salud ocupacional

Una vez revisada la información relacionada con el cumplimiento legal en materia de Salud Ocupacional, este Organismo de Control, no observó formulación alguna en cumplimiento a lo establecido, en el Decreto 614 de 1984, Ley 1562 del 2012 y demás disposiciones legales, ni acto administrativo de conformación del Comité Paritario de Salud Ocupacional operante durante las vigencias auditadas. De acuerdo a las observaciones descritas anteriormente, este Órgano de Control, señala que la Administración Municipal, no cuenta con la formulación, elaboración y adopción del programa de salud ocupacional de conformidad con la normatividad vigente, en consecuencia de ello, se configura un hallazgo administrativo.

2.2.3.2. Almacén e Inventarios

En desarrollo de la auditoria, se evidencio que la Administración Municipal, cuenta con procesos internos que reglamentan la gestión de los recursos físicos de la entidad, como: entrada y salida de elementos, análisis de necesidades y solicitud de bienes y servicios para el funcionamiento, presupuestos, cruce de información financiera con el área de contabilidad, programación de mantenimiento de equipos, entre otras actividades.

HA13. Falencias en el área de almacén e inventarios.

Durante el desarrollo de la auditoria, se llevó a cabo una visita por las instalaciones de la Alcaldía, a fin de verificar el estado de los bienes muebles y



32

maquinaria a cargo de la entidad, identificando las siguientes situaciones:

Bienes inservibles y en desuso, ubicados en el parque automotor.

Los bienes muebles de la entidad, no cuentan con plaquetas identificables, ya que las que tenían se borraron.

Falencias en el proceso de baja de bienes inservibles, dado que no ha llevado a cabo un proceso administrativo para la disposición final de estos bienes o que en su defecto hayan cumplido su vida útil.

Conforme a lo anterior, se determina un hallazgo administrativo a fin de que la entidad evalúe las situaciones encontradas.

Cabe resaltar la labor realizada por la Administración Municipal, posterior al informe preliminar, en virtud a la organización dada a los bienes de la entidad, con el fin de mantenerlos adecuadamente, evitando el deterioro de los mismos, como se observa en el siguiente registro fotográfico.

Registro Fotográfico

Antes Después



33

HA14. Garantía de los bienes

Los bienes que posee la Administración Muncipal, han sido adquiridos con recursos del Estado, sin embargo, no se observó que los mismos esten amparados con garantía alguna, inobservando lo establecido en materia de salvaguarda de los bienes a su cuidado y custodia, situación que no permite prevenir sobre circuntancias que puedan llegar a ocacionar un detrimento al patrimonio público, razón por la cual este Organismo de Control constituye un hallazgo administrativo. 2.2.3.3. Archivo De acuerdo al manual de funciones de la entidad, la Secretaria de Despacho de la Secretaria General, tiene a su cargo “Organizar y manejar el sistema de archivo central

y el archivo general del Municipio, implementando mecanismos de actualización, conservación vigilancia y acceso a la documentación del Municipio”.

Al respecto, se observó que la entidad cuenta con un avance significativo en la organización y administración del archivo, dejando ver, que en su mayoría, los expedientes a su cargo se encuentran organizados, en carpetas cuatro solapas, cajas de conservación marcadas y rotuladas, permitiendo su fácil ubicación, tablas de retención documental (hasta 2013), hoja FUID, foliación adecuada, expedientes identificados. Conforme a lo anterior, este Organismo de Control resalta el avance adelantado por la Administración Municipal, ya que cuenta con un adecuado control de archivo y el correspondiente manual de procedimiento de la gestión documental.



34

Registro Fotográfico

Antes Después

2.2.3.4. Sentencias Judiciales

Respecto al estado de las sentencias judiciales en contra de la Administración Municipal de Sabanalarga, se observó cinco (5) procesos, los cuales se relacionan a continuación:

Juzgado Primero Administrativo Descongestión del Circuito de Yopal Casanare, Reparación Directa No. 850013331701200700752, del Municipio de Sabanalarga contra, los ex alcaldes, Segundo Ramírez y Mauricio Esteban Chaparro. El proceso fue fallado a favor del Municipio, y en contra de los ex alcaldes, Segundo Ramírez y Mauricio Esteban Chaparro, quienes fueron condenados solidariamente a cancelar, la suma de $22.908.275.

Tribunal Administrativo de Casanare, Acción Popular No. 850012331002-2011-00212-00, de Gustavo Hernando Melo, contra el Departamento De Casanare, Corporinoquia y Municipio de Sabanalarga.

El Municipio de Sabanalarga, dio cumplimiento a lo contemplado en la Resolución No. 500.41-14-0302 del 03 de marzo del 2014, razón por la cual, el



35

Tribunal Administrativo de Casanare mediante Auto de fecha 12 de noviembre del 2014, resuelve cumplida, la obligación por parte del Municipio de Sabanalarga.

Juzgado Segundo Administrativo del Circuito de Yopal, Nulidad y Restablecimiento del Derecho No. 2013-00293, de Sulemis Jiménez Maestre, contra el Municipio de Sabanalarga.

Procuraduría 53 Judicial II, Reparación Directa No. 2014-054, de Gustavo Hernando Melo y otro, contra el Departamento de Casanare y Municipio de Sabanalarga.

Juzgado Primero Administrativo de Yopal, Ordinario Laboral No. 2014-067, de Ayonel Pérez, contra Municipio de Sabanalarga.

Respecto, a los tres últimos procesos, el grupo auditor, encontró que aún están en etapas procesales. 2.2.3.5. Plan de Mejoramiento En el desarrollo de la auditoria, se llevó a cabo el seguimiento y la evaluación al cumplimiento del plan de mejoramiento suscrito por la Alcaldía Municipal de Sabanalarga, como resultado de la auditoría modalidad Especial, realizada a esta entidad en la vigencia 2014. A efectos de evaluar el cumplimiento a las acciones correctivas presentadas por la entidad a los hallazgos administrativos formulados en la citada auditoría, se tuvo en cuenta lo contenido en las Resoluciones N° 339 de 2014 y 027 de 2015, por medio de la cual se dictan normas sobre los planes de mejoramiento de las entidades sujetos de control de la Contraloría.

Informes de Avance Para evaluar los informes de avance del plan de mejoramiento, el Ente de Control se basó por lo establecido en la Resolución N° 027 de 2015, la cual modificó el literal a) señalando lo siguiente: “Para el informe de avance se evaluaran las variables

de oportunidad, suficiencia y calidad, de acuerdo a la siguiente ponderación: Oportunidad 25 puntos sobre 100, suficiencia 25 puntos sobre 100 y calidad 50 puntos sobre 100”.

En cuanto a los informes de avance, la Alcaldía Municipal de Sabanalarga, no presento los correspondientes informes pertenecientes al seguimiento y desarrollo al Plan de Mejoramiento de la Auditoria Especial a la contratación de las vigencias 2011-2012, en auditoría realizada en el año 2014. Razón por la cual, la calificación realizada a través de las variables de oportunidad, suficiencia y calidad, arroja un concepto Ineficiente, dado al



36

incumplimiento de lo contemplado en el artículo No. 7 de la Resolución N° 339 de 2014, que cita: “Los sujetos de control auditados rendirán dentro de los cinco (5) días

siguientes al trimestre contado desde la fecha de recibo de la carta de conformidad, un informe trimestral sobre el avance y ejecución de los Planes de Mejoramiento, y un informe definitivo dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de vencimiento del plazo de ejecución señalado.

Los informes de avance presentados deberán contener el diligenciamiento total del formato y anexos que soporten el avance reportado de tal forma que reflejen su veracidad”.

De acuerdo a lo anterior, la calificación determinada por esta Contraloría; es cero (0) puntos sobre 100, en razón a lo no presentación de los informes trimestrales de avance.

Acciones de Cumplimiento al Plan de Mejoramiento

A efectos de evaluar el cumplimiento a las acciones del Plan de Mejoramiento, se tuvo en cuenta lo contenido en la Resolución N° 339 de 2014, en el artículo 9, literal b, que indica: En las acciones de cumplimiento al plan de mejoramiento, se

evalúan las acciones correctivas a través de las variables: “Cumplimiento del plan de mejoramiento” con una ponderación del 40% y “Efectividad de las acciones con una ponderación del 60% y de acuerdo con los criterios de seguimiento se les asignará las siguientes calificaciones.

CALIFICACIÓN

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

Criterio de Cumplimiento

Para la evaluación de cumplimiento del plan de mejoramiento, se tendrá en cuenta los conceptos de FAVORABILIDAD, de acuerdo a la calificación final establecida en la matriz de seguimiento así:

CONCEPTO RANGO CRITERIO

Favorable 80-100 Cumple

Desfavorable 0-79 No cumple

Se evaluó el cumplimiento y la efectividad, de las cinco (5) acciones correctivas, producto de los hallazgos detectados en la Auditoría modalidad Especial realizada a la Alcaldía de Sabanalarga, en el año 2014.



37

A continuación se presenta el resultado de la evaluación de cada uno de los componentes:

Conforme a lo anterior, se observa que de las cinco (5) acciones correctivas que se evaluaron, una (1) dio calificación parcial, debido a lo siguiente: Hallazgo 3: “Programas de Salud Ocupacional”: La Administración Municipal tiene presupuestado para la vigencia 2015, recursos para la puesta en marcha del programa de Salud Ocupacional, sin embargo, aún no se ha adoptado. A continuación se refleja la calificación obtenida, en la evaluación al plan de mejoramiento:

PLAN DE MEJORAMIENTO

VARIABLES A EVALUAR Calificación

Parcial Ponderación

Puntaje Atribuido

Cumplimiento al plan de mejoramiento 90.0 0.40 36.0

Efectividad de las acciones 90.0 0.45 40.5

Informe de avance al Plan de Mejoramiento 0.0 0.15 0.0

Cumplimiento al Plan de Mejoramiento 1.00 76.5

Concepto de Gestión a Emitir Desfavorable

Fuente: Matriz de evaluación fiscal

Al tener en cuenta que la entidad no ha cumplido el Plan de Mejoramiento, como consecuencia al puntaje obtenido de 76.5 puntos sobre 100; cifra que nos arroja un concepto Desfavorable, ocasionado principalmente por la no presentación de los informes trimestrales de avance, razón por la cual se insta a la entidad continuar optimizando sus procesos internos administrativos, a fin de lograr mejor eficiencia, eficacia, economía y transparencia en los procesos internos, sopena de las sanciones previstas por su incumplimiento. 2.2.3.6. Control fiscal interno

90.0 90.0 0.0

Cumplimiento Efectividad Informe de

avance

1 2 2 0

2 2 2 0

3 1 1 0

4 2 2 0

5 2 2 0

Hallazgo No.



38

La Contraloría Departamental de Casanare, como resultado de la auditoría realizada, conceptúa que el Control de fiscal interno, es Eficiente, como consecuencia del resultado de 84.8 puntos sobre 1.00, teniendo en cuenta que en desarrollo de la auditoria se encontraron algunas falencias en los componentes, de: gestión contractual, gestión financiera y presupuestal, bienes inmuebles, vehículos; observaciones realizadas en el presente informe por este Organismo de Control.

CONTROL FISCAL INTERNO

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje Atribuido

Evaluación de controles (Primera Calificación del CFI)

83.5 0.30 25.0

Efectividad de los controles (Segunda Calificación del CFI)

85.4 0.70 59.8

TOTAL 1.00 84.8

Las funciones de control interno están delegadas mediante Decreto No. 047 del 2010, al Secretario de Despacho de la Secretaria General de la Alcaldía, teniendo en cuenta que dentro de su estructura organizacional la Administración, no tiene creada la Oficina de Control Interno; razón por la cual, la funcionaria quien hace sus veces, dio a conocer al grupo auditor, la documentación que permite evidenciar que la entidad ha venido cumpliendo con las diferentes disposiciones de tipo reglamentario, que permiten observar la mejora continua en los diferentes procesos, como se puede apreciar a continuación:

Respecto a la presentación de informes de orden legal a que están obligadas las entidades del estado (informe ejecutivo anual, informe pormenorizado, informe de austeridad del gasto, informe de seguimiento y control en al PAAC, informe de control interno contable,) entre otros, se encontró que la Administración ha venido presentado de forma adecuada cada uno de los correspondientes informes; evidenciando la publicación de los mismos en la página oficial de la Alcaldía y las certificaciones entregadas por parte del DAFP.

De acuerdo a lo establecido en el Decreto 943 del 2014, la Administración Municipal, llevo a cabo la actualización del Modelo Estándar de Control Interno (MECI), durante los últimos cuatro meses de la vigencia 2014, arrojando los siguientes resultados: 92% en el módulo de Planeación y gestión, 93% Evaluación y Seguimiento e información y comunicaciones con un 100%:

De igual manera, se indica que la entidad viene avanzando en el cumplimiento de los demás componentes, los cuales presentan un avance significativo, como lo son: Estructura organizacional, actualización manual de funciones y Plan de Incentivos



39

De acuerdo a la información presentada por la entidad, se evidencia que la misma, cuenta con un programa establecido para el desarrollo de auditorías internas, evidenciando, que la administración realiza dos veces al año, dicho procesos, generando como resultado de ello, acuerdos de gestión y evaluación de compromisos, procedimientos efectuados durante las dos vigencias auditadas, de acuerdo a la información presenta por el funcionario responsable.

2.2.3.7. Gestión Contractual Para efectos de evaluar la contratación ejecutada por la Administración Municipal, este Ente de Control, con base en los procedimientos señalados en las Resolución No. 301 del 2014, “Por medio de la cual se adopta la cuarta versión del proceso auditor para la Contraloría Departamental de Casanare”, procedió a tomar una muestra de 56 procesos contractuales financiados con recursos propios de las vigencias 2013 y 2014, por valor de $2.401.524.957.

Fuente: SIA

Evaluación de la gestión contractual Como resultado de la auditoría, el concepto de la gestión contractual es Eficiente, con una calificación de 98.1, resultado de ponderar los aspectos, de gestión en cumplimiento de las especificaciones técnicas, verificación deducciones de ley, labores de interventoría y supervisión, cumplimiento del objeto contractual, seguimiento y liquidación de contratos, de acuerdo a las normas reglamentarias en contratación.

CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR

C1- Contrato de Prestación de Servicios 58 $ 397,425,943 13 $ 155,253,290

C2- Contrato de Interventoría 4 $ 278,603,069 1 $ 25,200,000

C3- Contratos de Mantenimiento 4 $ 31,901,840.00 0 0

C4- Contrato de Obra 4 $ 2,452,997,131 2 $ 733,427,250

C5-Contrato de Suministro 18 $ 316,672,526 10 $ 245,649,290

C8 - Contratos de Arrendamiento 2 $ 9,600,000 0 0

C10 – Otros 38 $ 650,268,333 1 $ 196,826,412

128 $ 4,137,468,842 27 $ 1,356,356,242

C1- Contrato de Prestación de Servicios 39 $ 777,987,812 6 $ 129,963,671

C2- Contrato de Interventoría 3 $ 74,051,262 0 0

C4- Contrato de Obra 21 $ 2,265,886,272 5 $ 515,770,389

C5-Contrato de Suministro 25 $ 221,622,512 6 $ 68,350,214

C10 – Otros 33 $ 764,629,649 12 $ 331,084,441

121 $ 4,104,177,507 29 $ 1,045,168,715

249 $ 8,241,646,349 56 $ 2,401,524,957

2014

Subtotal

TOTAL

VIGENCIA CLASE DE CONTRATOCONTRATACION MUESTRA SELECCIONADA

2013

Subtotal



40

Fuente: Matriz de Evaluación fiscal

De la muestra seleccionada se examinó si los contratos celebrados se ajustaron a los principios generales de economía, transparencia, responsabilidad y selección objetiva. De igual manera se examinó si en los mismos, con antelación a su celebración, se realizaron los estudios previos, cumpliendo con las formalidades legales exigidas por las normas contractuales regulatorias de la materia, es decir si en los mismos se hicieron los análisis de necesidades técnicas, presupuestales, jurídicas, de conveniencia, de la modalidad de contratación, de las calidades a cumplir y de la justificación del valor de la contratación, evaluación al cumplimiento del objeto contractual, entre otros. A continuación se presentan las observaciones encontradas a los contratos de la muestra seleccionada, así: CONTRATO Nº: 063/19 DE JUNIO DE 2013

CLASE: CONTRATO DE SUMINISTRO

OBJETO: SUMINISTRO DE 990 PAQUETES NUTRICIONALES Y KIT DE ASEO CON DESTINO A LA POBLACION ADULTA MAYOR DEL MUNICIPIO DE SABANALARGA CASANARE

CONTRATISTA: FUNDACION INTEGRAL PARA EL DESARROLLO DE CASANARE (FIDECA) R/L: ANDREA CAROLINA CALDERON MEDINA

VALOR INICIAL: $102.762.000

PLAZO SEIS (6) MESES

PS QContratos

Suminis troQ

Contratos

Consultoría

y Otros

Q

Contratos

Obra

Públ ica

Q

Cumplimiento de las

especificaciones técnicas100 28 100 16 100 5 100 7 100 0.5 50

Cumplimiento

deducciones de ley100 28 100 16 100 5 100 7 100 0.05 5

Cumplimiento del objeto

contractual98 28 100 16 88 4 100 7 98.14 0.2 19.6

Labores de Interventoría y

seguimiento95 22 88 16 90 5 100 7 93.00 0.2 18.6

Liquidación de los

contratos100 28 100 16 100 4 86 7 98.18 0.05 4.9

1 98.1CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL

GESTIÓN CONTRACTUAL


VARIABLES A EVALUAR

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

Promedio PonderaciónPuntaje

Atribuido



41

OBSERVACIONES

HA15. Falencias de Supervisión

La Administración Municipal suscribió el presente contrato, de suministro de 990 paquetes nutricionales y kit de aseo, y según las obligaciones pactadas con el contratista en la cláusula octava del contrato cita: “Realizar tres entregas bimensuales

al almacén municipal de 330 paquetes nutricionales incluye kit de aseo personal de

acuerdo con las especificaciones técnicas contratadas”, así mismo, cita: “Acompañar y

prestar el apoyo a la Secretaría de Desarrollo Social o a quien designen, para la entrega de los paquetes nutricionales a los adultos mayores beneficiarios. Donde se tomará por parte del supervisor el registro fotográfico, registro de planillas de los beneficiarios al recibido de los paquetes nutricionales.”

Una vez revisado el expediente contractual, se observó las respectivas entradas a Almacén municipal de los paquetes nutricionales por parte del contratista de conformidad con lo pactado, sin embargo, se evidencio que las planillas de entregas de los paquetes nutricionales, no cuentan con el debido diligenciamiento, toda vez, que ninguno de los registros presentados contempla las fechas, lo cual no permite identificar el periodo en el que fue realizada cada una de las entregas. Por lo anterior, este Organismo de Control denota falencias en la labores de supervisión, razón por lo cual se determina un hallazgo administrativo. CONTRATO: 068/ 24 DE JUNIO DE 2014


OBJETO: ADQUISICIÓN DE VESTIDO Y CALZADO DE LABOR PARA LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE SABANALARGA.

CONTRATISTA: HEYDY CONSTANZA LÓPEZ SOLANO

VALOR: $9.959.550

PLAZO QUINCE (15) DÍAS

CONTRATO: 145/12 DE NOVIEMBRE DE 2014


OBJETO: COMPRA DE VESTUARIO DEPORTIVO PARA LA PARTICIPACIÓN DE LOS DEPORTISTAS DEL MUNICIPIO DE SABANALARGA EN LA FINAL DEPARTAMENTAL DE LOS JUEGOS ESCOLARES A REALIZARSE EN EL MUNICIPIO DE SAN LUIS DE PALENQUE Y LOS JUEGOS DEPARTAMENTALES DE LA DISCAPACIDAD QUE SE VAN A REALIZAR EN EL MUNICIPIO DE MANÍ CASANARE EN NOVIEMBRE DE 2014

CONTRATISTA: JESÚS DANIEL MUÑOS ORTIZ

VALOR: $4.076.000.

PLAZO DIEZ (10) DÍAS



42

OBSERVACIONES HA16. Falencias Administrativas Una vez revisados los expedientes de los contratos, se observó que las facturas presentadas por los contratistas no contienen todos los requisitos de ley como fecha de emisión ni consecutivo, razón por la cual se insta a la entidad a verificar previamente los documentos presentados en consecuencia se configura un hallazgo administrativo a fin de que la entidad establezca acciones correctivas en la mejora de los procesos de gestión documental y revisión contractual. CONTRATO Nº: 136/21 DE OCTUBRE DEL 2014

CLASE: CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS

OBJETO:

PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA FORTALECER LOS PROCESOS PRECONTRACTUALES Y ADMINISTRATIVOS, QUE SE DESAROLLEN EN LAS SECRETARIAS DE DESPACHO SECRETARIA GENERAL Y DE DESARROLLO SOCIAL DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL DE SABANALARGA, CASANARE PARA DAR CUMPLIMIENTO A FUNCIONES ASIGNADAS A LOS ENTES MUNICIPALES.

CONTRATISTA: CAMILO ANDRES MURCI MORENO

VALOR INICIAL: $7.500.000

PLAZO DOS (2) MESES Y QUINCE (15) DIAS

OBSERVACIONES

Falencias Administrativas El numeral 9.7 del estudio previo Forma de Pago, cita: “El MUNICIPIO pagara al

CONTRATISTA el valor del contrato por conducto de la Secretaria de Hacienda, de la siguiente manera: a) Dos (2) pagos parciales mensuales por la suma de TRES MILLONES DE PESOS ($3.000.000) M/CTE. y un pago final por la suma de UN MILLON QUINIENTOS MIL PESOS MCTE ($1.500.000), previa presentación de los informe de actividades, presentación de los pagos de seguridad social integral (salud, pensión y riesgos profesionales) y certificación de cumplimiento expedida por el supervisor. Para el pago final se requiere la suscripción del acta de liquidación”. Así mismo, se estableció en la Forma de Pago del contrato de prestación de servicios.

Llama la atención a esta Contraloría, que a efectos de realizar el pago al contratista, en el periodo comprendido entre el 23 de octubre al 22 noviembre del 2014; la Administración Municipal en el acta parcial del 5 de diciembre de 2014 en el balance financiero registró como valor a pagar $3.500.000, así mismo se refleja dicho valor en la certificación de cumplimiento y por ende en la orden de pago, sin observarse modificación alguna a la forma de pago establecida, cuando este pago obedecía a $3.000.000.



43

Lo anterior, refleja falencias en los procesos administrativos de supervisión contractual, denotando riesgos en el cumplimiento de las obligaciones pactadas en los actos administrativos, por razón, se constituye un hallazgo administrativo, la cual se adiciona al hallazgo denominado HA17. Falencias administrativas, por tratarse de situación similar. Procesos Contractuales sin Liquidar En el desarrollo de la auditoria, se solicitó a la Administración Municipal información sobre contratos y convenios sin liquidar de las vigencias anteriores; una vez revisada la misma y verificada mediante la plataforma SIA, se corroboro que la entidad no presenta a la fecha procesos contractuales que hayan cumplido su término, sin liquidar.

2.3. CONTROL DE RESULTADOS 2.3.1. Seguimiento al Plan de Desarrollo A efectos de evaluar la gestión que ha venido desarrollando la Alcaldía de Sabanalarga, se llevó a cabo el seguimiento al cumplimiento de planes, programas y proyectos, establecidos en el Plan de Desarrollo “Sabanalarga Somos Todos”, de las vigencias 2012, 2013 y 2014, producto de la verificación a la ejecución del mismo, dando como resultado la siguiente calificación, así:


Factores Mínimos Calificación

Parcial Ponderación Calificación Total

Cumplimiento Planes Programas y Proyectos

87.3 1.00 87.3

Calificación total 1.00 87.3

Concepto de Gestión de Resultados Favorable

Conforme a lo anterior, se observa que la Administración Municipal de Sabanalarga, ha cumplido en gran porcentaje con los indicadores esperados en los planes, programas y proyectos, obteniendo como resultado un concepto Favorable, con una calificación de 87.3 puntos sobre 100. 2.3.2. Cumplimiento Planes, Programas y Proyectos

Esta Contraloría, llevo a cabo el seguimiento al plan de desarrollo “Sabanalarga Somos Todos”, mediante la revisión a planes programas y proyectos planteados y ejecutados por la Alcaldía Municipal de Sabanalarga, durante las vigencias 2012, 2013 y 2014, a fin observar el avance respecto a los factores de eficacia y eficiencia, así:



44


Factores Mínimos Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

Eficacia 94.7 0.50 47.3

Eficiencia 80.0 0.50 40.0

Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1.00 87.3

En consecuencia a la evaluación de los factores de eficacia y eficiencia del Plan de Desarrollo “Trabajando por Sabanalarga” 2012–2015, se obtuvo una calificación de 87.3 puntos sobre 100, logrando un resultado de cumplimiento de las metas proyectadas. A continuación se presentan las metas que aún no han sido ejecutadas, así:

META DEL PRODUCTOTIPO DE

META

LINEA

BASE

META

PROGRAMADA

META

CUMPLIDA

Gestión para la implementación de una estrategia para

fortalecer el bilingüismo en niños, niñas, adolescentes y

jóvenes durante los cuatro años.

MM 0 1 0

Formulación e implementaciòn de un (1) plan decenal de

deportes del municipio de sabanalarga durante los cuatro añosMM 0 1 0

Gestiòn para el desarrollo de un (1) sistema de informaciòn en

salud Municipal de anàlisis semestral durante los 4 años.MM 0 1 0

Desarrollo de los estudios y diseños para un (1) proyecto de

agua potable durante los cuatros años para el àrea urbana.MM 0 1 0

Instalación y puesta en funcionamiento de ocho (8) sistemas de

potabilización en acueductos rurales durante los cuatro años

que benefician a 407 habitantes.

MI 1 5 0

Gestiòn inmobiliaria (servidumbres) para dos(2) proyectos de

sanemiento bàsico en centros poblados durante los cuatro

años.

MM 0 2 0

Construcción de 50 sistemas de tratamiento de aguas

residuales para beneficiar aprox. A 250 habitantes en centros

poblados y área rural dispersa durante cuatro años.

MI 170 30 0

Gestiòn para la adquisiòn de un (1) vehìculo compactador de

residuos sòlidos para el municipio en el cuatrienio.MM 0 1 0

Prestaciòn del servicio de agua potable en seis (6) veredas del

municipio durante el cuatrienio.MI 0 3 0

Gestiòn de construcciòn de la primera etapa centro

agroindustrial; en el àrea urbana para pequeños y medianos

productores durante los cuatro años.

MM 0 1 0

Construcción de 80 viviendas de interés social prioritaria

nucleada el sector urbano y/o centros poblados para familias

en condición de pobreza o vulnerabilidad durante los cuatro

años.

MI 0 70 0

Construcción de 50 mejoramiento de vivienda con interés social

prioritaria urbano y rural para familias en condiciones de

pobreza o vulnerabilidad durante los cuatro años.

MI 0 25 0

Gestión para la adquisición de 250 hectáreas en las cuencas y

microcuencas abastecedoras de los acueductos municipales

durante los cuatro años.

MI 93 125 0

Gestión para la implementación de 250 hectáreas de

reforestación protectora en predios del municipio para la

conservación y protección de cuencas y microcuencas

abastecedoras durante los cuatro años

MI 0 125 0

Ejecución de un (1) estudio para la ubicación de la escombrera

municipal y construcción de la misma durante los cuatro años.MM 0 1 0

Gestión e implementación de un (1) proyecto para captura de

bonos de carbono durante cuatro añosMM 0 1 0

Gestión para la adquirió de un (1) vehículo para la atención de

emergencias y desastres en el municipio en los cuatro años.MM 0 1 0

Gestión para el establecimiento de 25 hectáreas de café

tecnificado asociado con plátano en el área rural durante los

cuatro años.

MG 0 25 0

Gestión para el establecimiento de cinco (5) hectáreas de

Cítricos en el área rural del municipio durante los cuatro añosMI 0 3 0

Apoyo a (3) microempresarios en artesanías del Municipio

durante los cuatro años.MI 0 2 0

Gestión de estudios y diseños del proyecto de implementación

de teleférico u otras dos opciones en el municipio durante los

cuatro años.

MM 0 1 0

Realización de un (1) proceso de actualización catastral urbano

y rural del MunicipioMM 0 1 0



45

HA17. Falencias Plan de Desarrollo Revisados los documentos soportes allegados por la entidad como evidencia de las acciones realizadas al seguimiento del Plan de Desarrollo “Sabanalarga Somos Todos 2012-2015”, se observó, que de la Administración proyecto 138 metas para su cumplimiento; no obstante, una vez analizada la información entregada por el funcionario responsable, se evidenció, que la entidad a la fecha ha ejecutado 116 metas que corresponde a un 85% de cumplimiento, contra 15% que equivalen a 22 metas no ejecutadas. De acuerdo a la anterior, cabe resaltar que la entidad presenta ante el cumplimiento al plan de desarrollo las siguientes falencias: ● Se observó falencias de planeación en las metas programadas al plan de

desarrollo, toda vez, que revisado el plan indicativo consolidado allegado, se relaciona una serie de metas programadas para ser ejecutadas en los primeros años de administración; denotando que a la fecha la entidad no ha dado cumplimiento a las mismas; de igual manera, cabe resaltar que no se evidenció documento alguno que permita evidenciar que las metas hayan sido reprogramadas.

● Una vez analizada la documentación referente al Plan de acción, POAI y el pan indicativo consolidado, se observó que los mismos no se encuentran actualizados, en cuanto a los datos contenidos en los movimientos presupuestales establecidos para cada una de las metas, y los indicadores esperados.

● De acuerdo a la información suministrada, se evidenció que en algunas metas

programadas no reflejaban los recursos proyectados, situación que genera incertidumbre, a la hora de analizar la información, toda vez, que las mismas si mostraban cumplimiento y valor ejecutado; razón por la cual, el grupo auditor determino en estos casos, tomar el valor ejecutado como el proyectado, a fin de evaluar el cumplimiento de las metas así presentadas por la entidad.

De acuerdo a lo anterior, este Organismo de Control, constituye un hallazgo administrativo, a fin de verificar las situaciones anteriormente descritas a efectos del cumplimiento del Plan de Desarrollo.



46

3. TABLA DE HALLAZGOS

COD. DESCRIPCIÓN H.A. H.D. H.F. H.P.

HA1.

Mayor valor Recaudado no Incorporado: El superávit

presupuestal presentado, obedece a la baja ejecución de

gastos en cada vigencia, aunado al mayor recaudo frente al

valor presupuestado en algunas rentas durante las dos

vigencias

X

HA2.HD1.HF1.

Prescripciones impuesto predial: El comportamiento de los

ingresos por concepto de impuesto predial unificado de las

vigencias anteriores, frente a las auditadas, presentan

falencias en el cobro y recuperación de estos tributos.

X X X

HA3.

Manejo de los recursos: En los procedimientos que tiene

establecidos la Administración Municipal, para el manejo de

los recursos que se reciben en efectivo los cuales deben ser

consignados a diario, se observó que no se está consignando

oportunamente los dineros recaudados en tesorería.

X

HA4.HD2.HF2.

Control de recaudos: En la visita de campo, se realizaron

pruebas de auditoría, donde se evidenció una serie de

documentos – recibos de caja anulados; observando falencias

de control y seguimiento a los procesos establecidos por la

entidad, ya que presentan saldos en contabilidad de vigencias

anteriores.

X X X

HA5.

Partidas por depurar: Con el fin de analizar la razonabilidad de

las cifras presentadas como deudores en los estados

financieros, se observó que a 31 de diciembre de 2014 existen

cuentas por depurar.

X

HA6.

Sistema de Causación: Una vez revisados los auxiliares de los

diferentes ingresos recibidos por el Municipio, se observó que

sus registros no se están realizando por el sistema de

causación.

X

HA7.

Saldos Superiores al 5% en las cuentas “otros”: Verificadas

las cuentas del balance, las siguientes subcuentas

denominadas otros u otras poseen valores superiores al 5%

del total de la respectiva cuenta, inobservados lo dispuesto en

el Numeral 11, Capítulo II, Título III, de la Resolución 356 de

2007 de la C.G.N.

X

HA8.

Avalúo de bienes inmuebles: La entidad no ha actualizado el

valor de los bienes inmuebles de acuerdo con métodos de

avalúo técnico en cuanto a las normas técnicas relativas a los

activos, como lo indica el Régimen de Contabilidad Pública.

X

HA9.

Salario mínimo vital: En revisión de los pagos de nómina a los

funcionarios de planta de la Administración Municipal, se

evidencio que en el caso de la Señora Nelsa Nubia Juya

Huertas, la Alcaldía, generó desde el mes de junio del 2013

hasta diciembre del 2014, pagos netos inferiores del valor del

salario mínimo legal.

X

HA10.

Necesidad de Personal: Si bien es cierto, que el Estatuto de

Contratación permite celebrar C.P.S. profesionales y de apoyo

a la gestión, estos aplican siempre y cuando las labores a

desarrollar no sean propiamente públicas o administrativas;

sin embargo, conforme a lo anterior se observa que un gran

porcentaje de los contratos suscritos, su objeto conlleva

atender actividades relacionadas con funciones

administrativas, incurriendo en riesgo de establecer

verdaderas relaciones laborales.

X

HA11.

Legalización de viáticos: Si bien es cierto la Administración

Municipal otorga los viáticos y gastos de transporte de acuerdo

a los decretos expedidos por el gobierno nacional, se observó

que la entidad no ha ajustado el acto administrativo por medio

del cual se reglamenta el procedimientos

X

HA12

Planes y Programas de Talento Humano: Este Órgano de

Control, señala que la Administración Municipal, no cuenta con

formulación del programa de salud ocupacional de

conformidad con la normatividad vigente

X

HA13.

Falencias en el área de almacén e inventarios: Durante el

desarrollo de la auditoria, se llevó a cabo una visita por las a

las instalaciones de la Alcaldía, a fin de verificar el estado de

los bienes muebles, inmuebles y maquinaria a cargo de la

entidad.

X

HA14.

Garantía de los bienes: Los bienes que posee la

Administración Municipal, han sido adquiridos con recursos

del Estado, sin embargo, no se observó que los mismos estén

amparados con garantía alguna.

X

HA15.Falencias de Supervisión:

Contrato de Suministro No. 063 de 2013 X

HA16.

Falencias administrativas:

Contrato de Suministro 068 de 2014

Contrato de Suministro 145 de 2014

Contrato de Prestación de Servicios 136 de 2014

X

O17.Falencias en el Plan de Desarrollo: la administración

municipal carece de planeación en las metas programadas. X

17 2 2 0TOTAL


informe final de auditorÍa · el honorable concejo municipal de sabanalarga, mediante acuerdo n°...

Documents