informe evaluación del desempeño
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Informe de Evaluación del Desempeño 2012 Resultados substanciales de la evaluación del desempeño, generales y por gerencia Lic. Mario Arce, Licda. Fanny Quesada
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Conforme a lo establecido en la normativa vigente se realizó Evaluación del Desempeño
(E.D) para el período 2012, lo anterior dando la continuidad necesaria para el desarrollo del
proceso iniciado a nivel institucional en el año2011.
Destacando que el modelo de Evaluación del Desempeño permite:
Planificar y dirigir la dinámica del trabajo del personal municipal
Promover una buena comunicación entre el evaluado y el evaluador
Propiciar el establecimiento de factores que se destinen a satisfacer las expectativas
y aumentar el grado de motivación de los colaboradores en el trabajo
Determinar necesidades de capacitación y desarrollo del personal
Sustentar la rotación y promoción de colaboradores
La herramienta de evaluación del desempeño ha sido diseñada de acuerdo a los cargos
existentes en el manual de puestos, además se establecieron varios conceptos técnicos,
que permitieran agilizar y contar con un instrumento amigable y oportuno para la población
evaluadora, así mismo, este instrumento arroja resultados en tiempo real, sin tener que
pasar por un proceso de conteo y calculo a la vez, fue así que para poder crear dicho
instrumento se dio la necesidad de definir una conceptualización técnica en función de la
E.D, entre ellos:
1- Definición de rangos: que corresponde a una conceptualización solicitada por el
Código Municipal en cuanto a las calificaciones y según el Artículo 137, en el que se
definen las categorías: Regular, Bueno, Muy Bueno y Excelente.
2- División de toda la estructura ocupacional en cinco grandes grupos: Operativos,
Técnicos, Administrativos, Profesionales y Jefaturas.
3- Definición de Factores: entre los que se definieron: Para jefaturas comunicación
apropiada, desarrollo de la organización, capacidad de planificación, liderazgo,
pensamiento estratégico, orientación al servicio. Operativo: orientación al servicio,
desarrollo en el trabajo, trabajo en equipo, adaptación al cambio, esfuerzo. Seguridad:
Orientación al servicio, Desarrollo en el trabajo, Trabajo en equipo, adaptación al
cambio, esfuerzo. Administrativo: comunicación adecuada, diligencia,
responsabilidad, Conocimiento organizacional, capacidad para aprender. Profesional y
técnico: orientación a resultados, criterio, innovación al conocimiento, credibilidad
técnica, orientación al servicio
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4- Revisión del modulo de evaluación o conjunto de cuestionarios, el cual se realizó en
Excel, de tal manera que al incorporar las marcas en cualquier cuestionario
(respuestas) automáticamente suman el resultado y una vez terminada cada
evaluación, instantáneamente produce el resultado.
5- Preparación de la instrumentalización que explica todo el proceso, la cual consistió
en Guías, memorándum, brochure para toda la población evaluada y el cronograma
de participación de la evaluación de las diversas Gerencias y dependencias
institucionales.
6- Se coordino con la Dirección de Tecnologías de Información para que todos los
elementos de la E.D estuvieran en la MUNINET, de tal manera que el instrumento nos
sirvió de plataforma de consulta y produjo un efecto reproductivo entre los usuarios
según cronograma, además que la población evaluadora contó con un archivo
complementario de instrumentos de consulta y ejecución en sus equipos de computo.
7- Se desarrollo, el proceso de planeación descrito como una acción de gran
relevancia para el proceso que se denomino “acompañamiento”, donde en forma
personalizada se dieron las indicaciones a quienes lo solicitaban dado que ya se tenía
la experiencia del año pasado, esta se enlazo a jefaturas, supervisores, encargados de
proceso, coordinadores y todo responsable de personal, esto con el objeto de que las
instrucciones y demás condicionamientos de la E.D, fueran claros y homogéneos.
Del proceso
La E.D se desarrollo en todas las Gerencias Institucionales y dependencias:
- Alcaldía
- Secretaría Municipal
- Auditoria
- Gerencia Administrativa Financiera
- Gerencia Gestión Municipal
- Gerencia De Provisión de Servicios.
Cada una de ellas e internamente, según la estructura institucional, se le proporciono la
instrumentalización y el acompañamiento debido, procurando que todo funcionario (a) que
estuviera en plaza fija fuese evaluado (a) además que tenía que cumplir con la condición de
tener un año en el puesto que ocupaba en el momento de la evaluación
Una vez que el responsable realizaba la evaluación, la cual la podría haber hecho en forma
discreta, sin presencia del evaluado (a), en entrevista u otras formas, se entregaba la hoja de
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resultados, la cual desencadena automáticamente un proceso de acuerdo o desacuerdo que
se le llamo apelación:
Apelación ; se producía en el momento de la entrega donde el trabajador podría estar de
acuerdo o no con el resultado, lógicamente si desde el primer momento estaba de acuerdo,
la evaluación se daba como positiva para su envió, sino se estaba de acuerdo con los
resultados se daban dos pasos de resolución adicionales, el siguiente sería una
reconsideración de parte del evaluador (a), la cual entregaba nuevamente y si el trabajador
(a) no estaba de acuerdo se remitía los resultados a la alcaldía para su resolución, esto de
conformidad con el Artículo 140 del Código Municipal.
Dimensión de la Evaluación
La población total de la Municipalidad de San José, se visualiza por la cantidad de
plazas que se registran en el informe (PLREP08) facilitado por la sección de
Administración de Salarios y corresponden a un total de 2957 plazas, para el período
2012, sin embargo este dato para nuestro efecto se tiene que descomponer en varios
elementos, que son plazas por suplencias, interinos y aquellas plazas que les
llámanos circulante, que corresponden a las que se encuentran en un proceso de
selección y contratación en momentos en que la evaluación se esta realizando, para
lo cual una vez contabilizado todos los ítem se definió la población a evaluar en un
total de 2485 posibles evaluados.
Plazas Generales (PLREP08) 2979 100%
Recurso Suplencias Interinos y otros 364 12.20%
Población por evaluar 2615 87.80%
Como dato a considerar en este apartado, está la población a evaluar que corresponde el
12.2% de trabajadores (as) y lo conforman los grupos de suplencias interinos y otros plazas
(circulantes) o sea 364 colaboradores, así mismo la población que se debe evaluar que es el
87.80%.
La población total de la Municipalidad de San José, se visualiza por la cantidad de
plazas en propiedad que se registra en el informe (PLREP08) facilitado por la sección
de Administración de Salarios y corresponden a un total de 2615 plazas, para el
período 2012.
Plazas en propiedad (PLREP08) 2604 100%
Colaboradores evaluados 1879 72.00%
Colaboradores sin evaluar 611 23.65%
Colaboradores sin evaluar con justificacion 114 4.20%
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Como dato a considerar en este apartado, de los 2615 colaboradores nombrados en
propiedad se evaluaron el 72.15% , considerando que 23.65% no fueron evaluados y
el 4.20% se justificó su no evaluación por alguna circunstancia especial: menos de un
año de estar en propiedad, incapacitados o algunos casos de movimientos del
personal de mando de las diferentes áreas, los cuales a su vez no tenían el tiempo
prudente para desarrollar las evaluaciones, por lo que se decidió desistir de este
proceso hasta que las mismas cumplan con el año en el puesto.
Una vez contabilizado la generalidad se definió con claridad la población a evaluar dividida
por Gerencias, quedando de la siguiente manera:
AUDITORIA
SECRETARIA MUNICIPAL
ALCALDIA GERENCIA FINANCIERA
GERENCIA GESTION
GERENCIA PROV.SERVICIOS
TOTALES
25
15 171 303 180 1910 2604
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN SEGÚN GERENCIA
ALCALDIA
El total de población de esta estructura es de 171 colaboradores (as) conformados por las
áreas de Departamento de comunicaciones, Dirección de Tecnologías de Información,
Departamento de Recursos Humanos, Contraloría de Servicios y Sección de Protocolo y
relaciones Internacionales, el porcentaje de las evaluaciones realizadas fue del 70 % (126
colaboradores) y las calificaciones obtenidas en la misma solo se dieron en los rangos de
excelente con 91 colaboradores y muy bueno con 35 colaboradores, alcanzando una de las
mejores calificaciones, sin embargo pesa en esta área la ausencia de las calificaciones de las
Jefaturas que componen la estructura, como de las que se tenía que aplicar a las Gerencias.
Resumen de resultados:
TOTAL POBLACION 171 EVALUADOS 145 84.8%
NO EVALUADOS CON JUSTIFICACION 12 7.02%
SIN EVALUAR 14 8.09%
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EVALUACIONES REALIZADAS
EXCELENTE 42.69 % 73
MUY BUENO 41.52 % 71
BUENO 0.58% 1
REGULAR
0
TOTAL 145
Alcaldía Municipal 1
SECRETARIA MUNICIPAL
El total de población de esta estructura es de 15 colaboradores (as) conformados por las
áreas de :xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, el porcentaje de las evaluaciones realizadas fue del
86.67% (13 colaboradores) y las calificaciones obtenidas en la misma solo se dieron en los
rangos de excelente con 13 colaboradores.
Resumen de resultados:
TOTAL POBLACION 15 EVALUADOS 13 86.67%
NO EVALUADOS CON JUSTIFICACION 1 6.67%
SIN EVALUAR 1 6.67%
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EVALUACIONES REALIZADAS
EXCELENTE 86.67 % 13
MUY BUENO
0
BUENO
1
REGULAR
0
TOTAL 86.67 13
13
1 1
EVALUADOS
NO EVALUADOS CON JUSTIFICACION
SIN EVALUAR
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AUDITORIA
El total de población de esta estructura es de 25 colaboradores (as) conformados por las
áreas de Departamento Auditoria Financiera, Departamento Auditoria Operativa, el
porcentaje de las evaluaciones realizadas fue del 76% (19 colaboradores) y las calificaciones
obtenidas en la misma solo se dieron en los rangos de excelente con 19 colaboradores , 3 no
evaluados y 3 sin evaluar.
Resumen de resultados:
TOTAL POBLACION 25 EVALUADOS 19 76%
NO EVALUADOS CON JUSTIFICACION 3 12%
SIN EVALUAR 3 12%
0
2
4
6
8
10
12
14
EXCELENTE MUY BUENO BUENO REGULAR
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EVALUACIONES REALIZADAS
EXCELENTE 28 % 7
MUY BUENO 48 % 12
BUENO 0.% 0
REGULAR 0% 0
TOTAL 145
19
3
3
EVALUADOS
NO EVALUADOS CON JUSTIFICACION
SIN EVALUAR
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Resultados de la Gerencia de Gestión Municipal:
El total de población de esta estructura es de 180 colaboradores(as) conformados por las
áreas de Departamento de Regulación, Departamento de Desarrollo Organizacional,
Departamento de gestión Urbana, Departamento de Información Catastral y Geográfica,
Departamento de Observatorio Municipal, Departamento de Participación Ciudadana,
Dirección de Planificación, Dirección Regulación y Seguimiento, Sección de Permisos y
Patentes y Sección de Inspección. El porcentaje de las evaluaciones realizadas fue del 86.67
% (156 colaboradores) y las calificaciones obtenidas en la misma se dieron de la siguiente
manera: en el rangos de excelente 75 colaboradores, muy bueno con 76 colaboradores,
bueno 5 colaboradores y nadie obtuvo calificación de regular. Resumen de resultados:
TOTAL POBLACION 180 EVALUADOS 156 86.67%
NO EVALUADOS CON JUSTIFICACION 5 2.78%
SIN EVALUAR 19 10.56%
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5
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15
20
7
12
0 0
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EVALUACIONES REALIZADAS
EXCELENTE 75
MUY BUENO 76
BUENO 5
REGULAR 0
TOTAL 156
156
5 19
EVALUADOS
NO EVALUADOS CON JUSTIFICACION
SIN EVALUAR
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Resultados de la Gerencia Administrativa y Financiera
El total de población de esta estructura es de 210 colaboradores(as) conformados por los
Departamentos de Contabilidad, Presupuesto, Gestión Ingresos y Tesorería, Gestión
Tributaría, Servicios Internos, Recursos Materiales y Servicios, Direcciones Administrativa y
Financiera, Sección Ingresos y Tributos, Sección de Almacén y Distribución y secciones de
Centro de Documentación, Archivo Central, Egresos, Servicios Generales y Transportes , el
porcentaje de las evaluaciones realizadas fue del 69.31% y las calificaciones obtenidas en la
misma se dieron de la siguiente manera: en el rangos de excelente 69 colaboradores, muy
bueno con 116 colaboradores, bueno 24 colaboradores y regular 5 colaboradores. Las
calificaciones obtenidas en la misma se dieron de la siguiente manera: en el rango de
excelente 112 colaboradores, muy bueno con 154 colaboradores y bueno 6 persona.
Resumen de resultados:
Gerencia Administrativa y Financiera Ejecución
TOTAL POBLACION 303 EVALUADOS 210 69.31%
NO EVALUADOS CON JUSTIFICACION 20 6.60%
SIN EVALUAR 73 24.09%
0
10
20
30
40
50
60
70
80
EXCELENTE MUY BUENO BUENO REGULAR
75 76
5 0
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EVALUACIONES REALIZADAS
EXCELENTE 69
MUY BUENO 116
BUENO 24
REGULAR 1
TOTAL 303
210
20
73
EVALUADOS
NO EVALUADOS CON JUSTIFICACION
SIN EVALUAR
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Resultados de la Gerencia de Provisión de Servicios
El total de población de esta estructura es de 1910 colaboradores(as) conformados por el
Área de mejoramiento de Barrios, Bibliotecas, Cementerios, Depto. Desarrollo Económico
Social y cultural, Departamento de Obra Publica, Departamento de Gestión Ambiental,
Departamento de Servicios Culturales, Estacionómetros, Mercados, Protección Medio
Ambiente, Secciones de Construcción y Mantenimiento red Pluvial, Construcción y
Mantenimiento de Obras, Mantenimiento Automotor, Maquinaria y Equipo, Aseo de Vías,
Diseño e Ingeniería, Gestión de Residuos, Parques y Áreas Verdes y Seguridad Interna, el
porcentaje de las evaluaciones realizadas fue del 70.58% (1348 colaboradores), y se
presenta una población de 489 colaboradores sin evaluar con un 56.60% y 73 colaboradores
no evaluados con justificación que corresponde a un 25.6 %.
Las calificaciones obtenidas en la misma se dieron de la siguiente manera: en el rango de
excelente 460 colaboradores, muy bueno con 738 colaboradores y bueno 135
colaboradores y regular 15.
Resumen de resultados:
TOTAL POBLACION 1910 EVALUADOS 1348 70.58%
NO EVALUADOS CON JUSTIFICACION 73 3.82%
SIN EVALUAR 489 25.60%
0
50
100
150
200
250
69
116
24 1
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EVALUACIONES REALIZADAS
EXCELENTE 460
MUY BUENO 738
BUENO 135
REGULAR 15
1348
73
489 EVALUADOS
NO EVALUADOS CON JUSTIFICACION
SIN EVALUAR
0
100
200
300
400
500
600
700
800
EXCELENTE MUY BUENO BUENO REGULAR
460 738
135
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Integrado Gráfico de la Evaluación 2012
Resumen General por población atendida y resultados:
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EVALUACION DEL DESEMPEÑO 2012
AUDITORIA FINANCIERO GESTION PROVISION ALCALDIA CONCEJO TOTALES
EXCELENTE 7 28,00 69 22,77 75 41,67 460 24,08 73 42,69 13 86,67 697
MUY BUENO 12 48,00 116 38,28 76 42,22 738 38,64 71 41,52 0,00 1013
BUENO 0 0,00 24 7,92 5 2,78 135 7,07 1 0,58 0,00 165
REGULAR 0 0,00 1 0,33 0,00 15 0,79 0,00 0,00 16
INCAPACITADOS 2 8,00 12 3,96 2 1,11 24 1,26 4 2,34 1 6,67 45
PSGS 0 0,00 0,00 0,00 3 0,16 0,00 0,00 3
DESPEDIDO 0 0,00 0,00 0,00 1 0,05 0,00 0,00 1
VACACIONES 0 0,00 0,00 0,00 11 0,58 0,00 0,00 11
INTERINO 1 4,00 0,00 0,00 1 0,05 3 1,75 0,00 5
MENOS DE UN AÑO 0 0,00 7 2,31 3 1,67 17 0,89 5 2,92 0,00 32
PENSION 0 0,00 1 0,33 0,00 4 0,21 0,00 0,00 5
PROCESO DISCIPLINARIO 0 0,00 0,00 0,00 1 0,05 0,00 0,00 1
RENUNCIA 0 0,00 0,00 0,00 1 0,05 0,00 0,00 1
0,00 0,00 0,00 10 0,52 0,00 0,00 10
SIN EVALUAR 3 12,00 73 24,09 19 10,56 489 25,60 14 8,19 1 6,67 599
TOTAL 25 100,00 303 100,00 180 100,00 1910 100,00 171 100,00 15 100,00 2604
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INCONSISTENCIAS PRESENTADAS EN EL PROCESO:
1. Algunas jefaturas utilizaron los formularios utilizados en el año 2011 y esto provoca un
sesgo en el resultado de la evaluación.
2.Se evaluaron algunos colaboradores que se encuentran nombrados en forma interina,
lo que denota el desconocimiento de las jefaturas para realizar el proceso de
evaluación
3. El no contar con equipo de apoyo (computadora portátil) para facilitar el
acompañamiento o inducción a los supervisores y coordinadores operativos, provoco
dificultades a este nivel y por supuesto extender los tiempos en la ejecución de la
evaluación mientras se buscaban las alternativas del caso, situación que nos complico
la programación de sesiones y se tuvieron que cambiar fechas de atención, por no
contar con el equipo necesario. Así mismo algunas dependencias no contaban con
equipo para su propia ejecución.
4. Algunas Jefaturas no tienen claridad del personal que se tiene a cargo, por lo que el
control y registro de las evaluaciones se dificultó notablemente, teniéndose que
solicitar las mismas posterior a una revisión que realiza el área de Evaluación del
Desempeño, así mismo, en el proceso de remisión de resultados se presentan
colaboradores pendientes de evaluación y sin que medie justificación alguna, esto por
estar el personal en vacaciones, incapacitado o con permiso, o en otra dependencia.
5. Se genera nuevamente de parte de algunas jefaturas la falta compromiso en la
ejecución de la evaluación, presentándose atrasos en la entrega y solicitud de
prorrogas para los mismos efectos, lo que genera que pocos realizaran este ejerció en
tiempo y forma, donde la alta Gerencia no se excluye de esta situación.
6. Existe personal nombrado en algunas áreas y prestan servicios en otras, ya sea en
calidad de préstamo lo que genera la consulta de en quien recae la responsabilidad de
la evaluación de estos colaboradores
7. Se presenta personal nombrado en un puesto y ejerciendo funciones que no son
inherentes al mismo, lo que dificulta el acople de los cuestionarios para los
colaboradores a evaluar.
8. Las evaluaciones del personal en vacaciones, incapacitado, con permisos especiales u
otro, se debe de realizar una vez incorporados y cumplido el tiempo pertinente si
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fueran vacaciones o incapacidades de corto tiempo se debe de realizar
inmediatamente, de lo contrario al no ejecutarse las evaluaciones del período, queda
desprovisto el personal de las calificaciones. Y se da un incumplimiento de labores de
parte de la Jefatura inmediata y superiores jerárquicos
9. Algunas jefaturas enviaron el resultado físico no así el digital lo que genera , que no se
tenga la información en tiempo y forma para realizar las estadísticas.
Recomendaciones:
1. Dadas algunas observaciones de las Jefaturas y personal evaluador el orden de
ejecución de esta actividad cambiara en cuanto a su cronológica, quedando un
solo período para la ejecución de la Evaluación 2013.
2. En el proceso propiamente dicho, cada jefatura tendrá bajo su total
responsabilidad el control de la entrega de la evaluación de sus colaboradores.
3.Para dicho control deberá nombrarse uno o varios (as) colaboradores llamadas
enlaces, quienes serán los (as) que lleven el control del proceso, en cuanto a
entregas, tiempos y resultados, como generar un informe de entrega de datos al
área de Evaluación del Desempeño. Sin embargo esto no exime de la
responsabilidad de las jefaturas.
4. En el período 2013, se ajustarán algunas preguntas de los cuestionarios en general
y en relación con algunas áreas ya identificadas que presentan particularidades
importantes, producto de las observaciones que hicieran algunas jefaturas.
5. A nivel de recursos para el área de Evaluación del Desempeño, esta debe dotarse
del equipo de apoyo necesario para la ejecución del proceso, entre los que se
destacan equipo, laptops y equipo de multimedia, lo anterior para generar
mejores resultados en tiempo y forma.
6. Para efectos de retroalimentación del proceso de la E.D y como se indico
anteriormente, se confeccionó un instrumento de consulta, el cual será tomado
en cuenta para incorporar elementos tanto de forma como de fondo a los módulos
de evaluación, entre los principales resultados están:
Info
rme
de
la
Ev
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aci
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de
l D
ese
mp
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De
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Re
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Informe de Evaluación del Desempeño
Municipalidad de San José | Informe de Resultados
2012
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25
Proceso claro y sencillo
Satisfación de la asesoría
Información fue la
suficiente.
Comprendió la técnica
Cuenta con tecnología
empoderado en este
proceso.
18
20
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21
16
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3
0
2
0
5 6
0 1 1
0 1 1
Si No No contesto
Info
rme
de
la
Ev
alu
aci
ón
de
l D
ese
mp
eñ
o –
De
pa
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curs
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Hu
ma
no
s
Informe de Evaluación del Desempeño
Municipalidad de San José | Informe de Resultados
2012
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Este instrumento, nos permitirá ajustar de una mejor manera todo el modulo de evaluación,
el cual además de los datos que se presentan, se procesaron unas serie de observaciones,
precisas sobre algunos servicios que debemos acercarlos cada vez más a una realidad de la
evaluación, permitiendo de esta manera, que tanto el evaluador como el evaluado, se
sientan más identificados con lo que se solicita y se califica en el trabajo.
0
2
4
6
8
10
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20
Se apega a sus necesidades
Fue adecuado el tiempo
Las preguntas son insumos para medir
La capacidad instalada es
suficiente
Le impidió algo ejecutar la E.D
Considera que su dependencia
necesita un instrumento
específico
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11
18
7 8
11
0
10
3
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0 1
0 0 0 0
Si No No contesto