informe erp 15_octubre_2011

5/17/2018 INFORME ERP 15_Octubre_2011 - slidepdf.com

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UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS

11

Sistema de Planificación

de Recursos Empresariales La Visión Empresarial

García Mendoza, Jhann Frank

Puente Chanco, Clever



SISTEMA DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES

2 UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS

INTRODUCCIÓN _______________________________________________________ 5

1. OBJETIVOS ________________________________________________________ 6

2. METODOLOGÍA ____________________________________________________ 6

3. ESPECIFICACIONES DE LOS ERP _______________________________________ 7

3.1. DEFINICION _________________________________________________________ 7

3.2. ORÍGENES Y EVOLUCIÓN _______________________________________________ 8

3.3. OBJETIVOS DE LOS ERP ________________________________________________ 9

3.4. ESTRUCUTRA BÁSICA Y CARACTERÍSTICAS _________________________________ 9

3.4.1. Arquitectura Cliente/Servidor ______________________________________________ 9

3.4.2. Elevado número de funcionalidad __________________________________________ 10

3.4.3. Grado de Abstracción ____________________________________________________ 10

3.4.4. Adaptabilidad __________________________________________________________ 10

3.4.5. Modularidad ___________________________________________________________ 10

3.4.6. Orientación a los procesos del negocio ______________________________________ 10

3.4.7. Universalidad___________________________________________________________ 10

3.5. VENTAJAS DE LOS ERP ________________________________________________ 11

3.6. DESVENTAJAS DE LOS ERP _____________________________________________ 12

3.7. COSTOS: ___________________________________________________________ 12

3.8. TIEMPO Y COMPLEJIDAD DE IMPLEMENTACIÓN: __________________________ 12

3.9. PERSONAL: _________________________________________________________ 12

3.10. MODULOS INTEGRADOS ____________________________________________ 13

3.10.1. Finanzas: ______________________________________________________________ 13

3.10.2. Producción: ____________________________________________________________ 13

3.10.3. Logística: ______________________________________________________________ 13

3.10.4. Ventas y Marketing: _____________________________________________________ 14 3.10.5. Recursos Humanos:______________________________________________________ 14

4. PROVEEDORES DE ERP _____________________________________________ 15

4.1. SAP _______________________________________________________________ 15

4.2. PEOPLESOFT ________________________________________________________ 16

4.3. ORACLE ____________________________________________________________ 16

4.4. BAAN _____________________________________________________________ 16

4.5. - JDEDWARDS _______________________________________________________ 17

INDICE





5. SISTEMAS ERP DE SOFTWARE LIBRE __________________________________ 17

5.1. ADEMPIERE ________________________________________________________ 17

5.2. GNUe _____________________________________________________________ 17

5.3. OPENBRAVO _______________________________________________________ 18

5.4. SUGARCRM ________________________________________________________ 18

5.5. OPENERP __________________________________________________________ 18

6. IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA ERP _________________________________ 18

6.1. FASE DE LA IMPLANTACIÓN DE UN ERP __________________________________ 19

6.2. PROBLEMAS DE IMPLANTACIÓN _______________________________________ 19

6.3. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO (FCE) EN LA IMPLANTACIÓN DEL ERP ___________ 20

7. IMPLEMENTACIÓN ________________________________________________ 20

7.1. PREPARATIVOS _____________________________________________________ 20

7.2. CARACTERISTICAS DE UN DESARROLLO DE IMPLEMENTACION _______________ 21

7.2.1. Complejidad: ___________________________________________________________ 21

7.2.2. Flexibilidad: ____________________________________________________________ 21

7.2.3. Alcance de la aplicación: __________________________________________________ 21

7.2.4. Infraestructura Tecnológica: _______________________________________________ 22

7.2.5. Cambios en los procesos organizacionales: ___________________________________ 22

7.2.6. Intensidad de la relación con el proveedor del sistema: _________________________ 22 7.2.7. Involucramiento de los usuarios: ___________________________________________ 22

7.3. COSTO-BENEFICIO ___________________________________________________ 23

8. OPEN BRAVO, ERP( SISTEMA DE GESTIÓN OPEN SOURCE) _________________ 24

8.1. INTRODUCCIÓN _____________________________________________________ 24

8.2. DEFINICIÓN ________________________________________________________ 24

8.3. COMPARACIÓN DE EDICIONES _________________________________________ 26

8.4. Distribución y Costos _________________________________________________ 27 8.4.1. Edición Comunidad ______________________________________________________ 27

8.4.2. Edición Basic ___________________________________________________________ 27

8.4.3. Edición Profesional ______________________________________________________ 28

8.5. SERVICIOS DE OPENBRAVO ____________________________________________ 29

8.5.1. Entorno de desarrollo de Openbravo ________________________________________ 31

8.5.2. REQUERIMIENTOS DE INSTALACIÓN ________________________________________ 32

8.6. MODULOS DE OPENBRAVO ____________________________________________ 33

8.6.1. Gestión de datos maestros: _______________________________________________ 33

8.6.2. Gestión de aprovisionamientos ____________________________________________ 33

8.6.3. Gestión de almacenes ____________________________________________________ 33





8.6.4. Gestión proyectos y servicios ______________________________________________ 34

8.6.5. Gestión de la producción _________________________________________________ 34

8.6.6. Gestión comercial y CRM _________________________________________________ 34

8.6.7. Finanzas y contabilidad ___________________________________________________ 35

8.6.8. Inteligencia de negocio (BI) _______________________________________________ 35 8.6.9. Punto de Venta- Rentail __________________________________________________ 35

9. RECOMENDACIONES PARA IMPLEMENTAR UN ERP ______________________ 36

10. CONCLUSIONES _________________________________________________ 38

Grafico Nº 1: Funciones de un ERP ________________________________________________ 7

Grafico Nº 2: Evolución de los sistemas de Planificación ______________________________ 8

Grafico Nº 3: Arquitectura Básica de un ERP _______________________________________ 11

Grafico Nº4.- Esquema U.S.A., (Understand Simplify Automate) _______________________ 13

Grafico Nº 5: Integración de módulos ____________________________________________ 14

Grafico Nº6.- Soluciones ERP en mercado español __________________________________ 15

Grafico Nº 7: Metodología Gestión de OpenBravo __________________________________ 26

Grafico N° 8: Plataforma Open Bravo ____________________________________________ 30

Grafico N° 9: Arquitectura de Funcionamiento de Openbravo _________________________ 31

Grafico N° 10: Diagrama de proceso de operación Openbravo. ________________________ 31

INDICE DE GRAFICOS

http://o/INFORME%20ERP%20SABADO%2015-OCT.docx%23_Toc306420620































INTRODUCCIÓN

Desde los años 80, la tecnología ha jugado un papel fundamental en los

cambios de los paradigmas de cómo se hacen los negocios. El mercado ofrece

un conjunto de productos para optimizar los procesos del negocio por medio de

Sistemas de Información que capturan, almacenan, procesan y distribuyen los

datos e información generada por las distintas unidades administrativas,

operativas y productivas de la empresa. Por otro lado, todas las organizaciones

se encuentran inmersas en un escenario cambiante, en la cual la organización

que no se alinee con la tecnología irá perdiendo clientes y lentamente, sino de

manera radical saldrán del mercado.

Los sistemas de planificación de los recursos empresariales (ERP), junto

con sistemas de Gestión de la Cadena de Suministros (SCM) y Administración

de Relaciones con los Clientes (CRM) llevan a nuestra organización a acotar

distancias entre nuestros proveedores y clientes, buscando obtener la

integración de todos los procesos y crear fidelidad con ellos. Quizás uno de losprimeros pasos para cumplir con el sueño de toda empresa sea una correcta

implantación de ERP.

Hasta la década pasada, algunos de los principales ejecutivos se

podrían dar el lujo de suponer que los modelos de negocio eran casi estables e

indestructibles, y por ende, las empresas tenían que trabajar para mejorar, pero

rara vez tenían que cambiar, por lo menos en su esencia. Pero hoy con larevolución en todos los aspectos de la sociedad, es impensable no cambiar, y

uno de los principales factores claves para el éxito es el uso eficiente de las

tecnologías de información. En la actualidad son pocas las empresas exitosas

que no utilizan tecnologías de información. La tecnología está presente en, por

lo menos, uno de sus procesos principales del negocio.





1. OBJETIVOS

El objetivo de este trabajo es determinar cuáles son las motivaciones

que tienen las empresas para la implementación de sistemas integrados.

Los riesgos y los obstáculos que enfrenta la implementación del ERP

pueden parecer más impactantes si se considera el entorno de las

empresas, caracterizadas por estrictas limitaciones de conocimientos y

recursos.

Conocer los diferentes proveedores que desarrollan este tipo de

software y cuáles son sus características fundamentales.

2. METODOLOGÍA

El método utilizado para conocer las características y evolución de los

ERP corresponde a una investigación bibliográfica de la literatura existente a

la fecha y complementada con análisis de información residente en internet

tanto de proveedores de solución tipo ERP como de experiencias de

empresas que lo implantaron.





Fuente: Blog de los estudiantes de Ing. Industrial UCV

Grafico Nº 1: Funciones de un ERP

3. ESPECIFICACIONES DE LOS ERP

3.1. DEFINICION

Es un sistema de gestión de la información estructurado para satisfacer

la demanda de soluciones de gestión empresarial, basado en el ofrecimiento de

una solución completa que permite a las empresas evaluar, implementar y

gestionar más fácilmente su negocio.





3.2. ORÍGENES Y EVOLUCIÓN

Estos sistemas comenzaron a desarrollarse en USA durante la segunda guerra

mundial, con el objetivo de apoyar la gestión de los recursos materiales que

demandaba el ejército. Fueron llamados MRPS (Material Requirements

Planing Systems). En la década de los 60, las compañías manufactureras

retomaron la idea de MRPS con el fin de gestionar y racionalizar sus

inventarios y planificar el uso de recursos acorde a la demanda real de sus

productos, por lo que los MRPS evolucionan en MRP (Manufacturing

Resource Planning).

En los 80 la utilización de estos sistemas incluían conceptos como “Just in

Time”, manejo de la relación con clientes y proveedores, entre otros, es así

como los MRP evolucionan completamente hasta lo que se conoce como MRP

II. En la década de los 90, producto de la globalización, las empresas

comenzaron a requerir sistemas que apoyaran la gestión empresarial,

integraran las partes del negocio, promovieran la eficiencia operativa y sirvieran

de soporte; aspecto críticos de la administración. Así la industria de software en

un comienzo desarrollo aplicaciones para integrar los distintos sistemas MRP I

y MRP II, que años más tarde se transformaron en los sistemas empresariales

integrados, conocidos actualmente como ERP (Enterprise Resource

Planning).

Grafico Nº 2: Evolución de los sistemas de Planificación

Fuente: Blog J. Miguel Uriol





3.3. OBJETIVOS DE LOS ERP

Los principales objetivos de estos sistemas ERP son:

Optimización de todos los procesos de nuestra empresa.

Acceso de toda nuestra información de forma precisa, segura,

rápida y verdadera (integridad de datos).

Compartir información entre todas las secciones y componentes de

la organización y de nuestra empresa para mayor eficiencia.

Eliminación de datos y operaciones ya no necesarias para el

correcto funcionamiento, optimización y renovación de las servibles.

El propósito más importante en un ERP, es dar todo apoyo a los clientes del

negocio, respuestas rápidas y eficientes a sus problemas así como un

inmejorable manejo de información, que sea lo suficientemente útil para que

permita la toma de las mejores decisiones y la disminución de los costes totales

de operación para ambos.

3.4. ESTRUCUTRA BÁSICA Y CARACTERÍSTICAS

Un sistema ERP es una solución informática integral que está formada por

unidades independientes denominadas módulos: Los primeros y fundamentales

son los denominados los módulos básicos, de adquisición obligatoria, y

alrededor de los cuales se agregan aquellos módulos opcionales que se

agregan para incorporar nuevas funciones al sistema ERP.

Son varias las industrias del software que diseñan, desarrollan y comercializan

estas soluciones, y aun existiendo diferencias en el producto final presentan

ciertas características comunes, estas son las siguientes:

3.4.1. Arquitectura Cliente/Servidor





Los sistemas ERP cuentan con un computador central (servidor), con la

capacidad para atender a varios usuarios simultáneamente (clientes).

3.4.2. Elevado número de funcionalidad

Los sistemas ERP poseen un elevado número de funcionalidades lo que

permite abarcar prácticamente la totalidad de los procesos de negocio de la

mayoría de las empresas.

3.4.3. Grado de Abstracción

Los sistemas ERP tienen la capacidad para manejar cualquier tipo de

circunstancias que pueda tener lugar en la empresa y soporta diversos grupos

empresariales sin conexión entre ellos.

3.4.4. Adaptabilidad

Son sistemas capaces de adaptarse a cualquier empresa, independientemente

del sector al que pertenezcan y de las particularidades de los procesos de

negocio.

3.4.5. Modularidad

Los ERP están formados por un número específico de módulos,

independientes entre sí, pero a la vez están comunicados, lo que permite una

gran adaptabilidad a las empresas de acuerdo a su tamaño y disponibilidad de

recursos.

3.4.6. Orientación a los procesos del negocio

Desde el punto de vista del diseño de los ERP, todas sus funcionalidades están

organizadas utilizando un modelo de referencia de acuerdo a la lógica del

negocio mediante una herramienta de modelación de procesos de negocio.

3.4.7. Universalidad





Grafico Nº 3: Arquitectura Básica de un ERP

Fuente: Colomina Climent E. Sistemas De Información En La Empresa:Versión 2.0, Octubre 2001.

Al ser un software de tipo World Class( capacidad competitiva central ), un ERP

puede ser usado por cualquier organización. Sin embargo, sus proveedores

señalan que existen ERP para algunas industrias específicas

3.5. VENTAJAS DE LOS ERP

Un empresario que no use un sistema de ERP, en función de sus

necesidades, puede encontrarse con muchos tipos de software

cerrados, que no pueden personalizarse. Ni evidentemente,

optimizar su negocio. La ventaja de tener un ERP es que todo lo

relacionado con la producción, control de ventas, y más, está

integrado.

La efectividad de un ERP puede usarse para controlar el cambio,

cuando ocurra, desde una versión antigua a una más nueva, en





los productos, los datos van hacia la efectividad y algunos van a la

suspensión del mismo.

La seguridad es algo integrado en los productos/servicios ERP,

evitando sabotajes de cualquier tipo o el espionaje industrial.

Hay conceptos de mercadeo y ventas (los que incluyen CRM o la

relación administrativa con los consumidores)

3.6. DESVENTAJAS DE LOS ERP

La mayoría de los problemas que tienen las compañías con el ERP son

debido a la inversión inadecuada para la educación continua de un personal

excelente, incluyendo los cambios de la puesta en práctica y de la prueba, y a

una carencia de las políticas corporativas que afectan cómo los datos del ERP

se obtienen y a mientras que permanecen actualizados. Las limitaciones y los

obstáculos del ERP incluyen:

3.7. COSTOS:

Este es uno de los inconvenientes más importantes que enfrenta una

empresa. Además de los propios al producto existen costos como los de

capacitación, implementación, soporte, configuración, etc.

3.8. TIEMPO Y COMPLEJIDAD DE IMPLEMENTACIÓN:

La implementación de un sistema ERP es un proceso intensivo en eluso del tiempo, lo que puede afectar la eficiencia temporal de las operaciones

de la empresa.

3.9. PERSONAL:

Un sistema ERP automatiza muchas tareas ejecutadas por personas, si

éstas no están bien entrenadas y no tienen habilidades para el manejo del

sistema ERP, la organización se verá afectada como un todo.





Grafico Nº4.- Esquema U.S.A., (Understand Simplify Automate)

Fuente: Framiñám, J., Ruiz, R., Sistemas ERP

3.10. MODULOS INTEGRADOS

3.10.1. Finanzas:

Permite reducir el coste de almacenamiento de los registros financieros

e información mejorada para el análisis y una reconciliación desde la

contabilidad general a la auxiliar.

3.10.2. Producción:

Permite la mejor planificación de pedidos, mediante la unión de ventas

y distribución de la gestión de materiales en tiempo real.

3.10.3. Logística:

Integra la distribución con la producción de un modo más fuerte, las

ventas e informes y por consiguiente los indicadores futuros del

rendimiento.





3.10.4. Ventas y Marketing:

Mejora la ejecución de análisis de rentabilidad debido a la obtención

de datos en tiempo real, permitiendo la muestra de beneficios por

segmentos del mercado.

3.10.5. Recursos Humanos:

Permite mejorar la planificación de Recursos Humanos,

proporcionando una base de datos integrada de personal (empleados o

contratados). Mantiene salarios y estructura de beneficios. Contabiliza

la nómina y las calificaciones individuales.

Grafico Nº 5: Integración de módulos

Fuente: Blog Carlos Farias





4. PROVEEDORES DE ERP

Durante el posicionamiento de soluciones corporativas de gestión en el

capítulo anterior, se han adelantado los principales proveedores de

software ERP y, en la mayoría, coincide con el nombre comercial de su

solución. En este capítulo vamos a comentar los principales

desarrolladores de “grandes corporaciones”, aunque casi todos tienen

soluciones “menos pesadas” para el sector de la PYME (en el siguiente

capítulo veremos en detalle estas soluciones).

En el Grafico Nº 5 podemos observar el posicionamiento de los

diferentes ERP en el mercado español, según el estudio de IESE-CIIL.

Cabe destacar el porcentaje (>15%) de desarrollo a medida

(identificados como “Custom”); esto es, soluciones corporativas

desarrolladas según los criterios de negocio de la empresa pero

cumpliendo los objetivos de un ERP de integración de datos y procesos

del negocio.

4.1. SAP

Grafico Nº6.- Soluciones ERP en mercado español





Su sistema R/

3 fue optimizado para gestionar los procesos de

producción y gestión, logística y recursos humanos. Hoy día, pasados

más de 30 años, cuenta ya con más de 12 millones de usuarios, 64.500

instalaciones, 1.500 socios y 23 soluciones informáticas. Es considerada

la mayor empresa proveedora de ERP a nivel mundial, contribuyendo

para eso, haber sido una de las pioneras.

4.2. PEOPLESOFT

Es el segundo mayor proveedor mundial, siendo su arma más fuerte los

módulos de gestión de recursos humanos. La compañía Peoplesoft está

actualmente por direccionar sus productos para las áreas de los

servicios, con productos de control de costos. Sap y la Peoplesoft han

mantenido un éxito continuo debido a la oferta de nuevas

potencialidades a sus clientes, así como el constante aumento de

clientes que son empresas conocidas mundialmente.

4.3. ORACLE

Produce y vende aplicaciones ERP desde 1987, siendo la mayoría de

sus clientes empresas relacionadas a la producción y consumo de

productos, siendo así un adversario directo de SAP. Curiosamente en

cerca de un 80% de los casos, el software de SAP opera sobre una base

de datos Oracle. Sin embargo Oracle ha resistido a algunos problemas

los últimos años, debido al cambio de la estructura del grupo.

4.4. BAAN

Es una empresa holandesa y una fuerte competidora de SAP.

Recientemente, tal como otros proveedores, ha dedicado especial

atención al mercado de pequeñas y medianas empresas, hecho que





tiene resultado en una enorme variedad de productos que ofrece así

como un rápido retorno financiero.

4.5. - JDEDWARDS

A pesar de vender software ya hace muchos años, sólo se hicieron

conocidos mundialmente hace pocos años. Desde que lanzaron el

OneWorld, software ERP, consiguieron una importante cuota dentro del

mercado mundial de ERP.

5. SISTEMAS ERP DE SOFTWARE LIBRE

Para aquellas organizaciones que desean incorporar el sistema ERP en su

producción, existe la posibilidad de utilizar alguno de los tantos ERP de

software libre que se encuentran disponibles en la actualidad, con todas las

ventajas de configuración y personalización que incluye este tipo de

software, siempre y cuando se tenga cierto conocimiento al respecto.

5.1. ADEMPIERE

Este software ha sido basado en su antecesor Compiere y desarrollado

bajo tecnologías libres, por lo que se encuentra licenciado bajo GPLv2.

Cabe destacar que soporta base de datos PostgreSQL y ha sido

integrado a iText permitiendo así generar archivos del tipo PDF.

5.2. GNUe

Para aquellas empresas que requieren de un sistema ERP sin

demasiada complejidad, una de las opciones más recomendables es

GNUe, que consta de un grupo de aplicaciones que debido a su

funcionamiento conjunto puede ser utilizado como un ERP.





5.3. OPENBRAVO

Posee una estructura totalmente integrada y su plataforma ha sido

desarrollada en base a software libre, y pensado para ser utilizado

mediante conexión a Internet.

Openbravo posee soporte para bases de datos del tipo PostgreSQL y

Oracle, pero su limitación reside puntualmente en el hecho de que no

puede ser utilizado por usuarios que no posean conexión a Internet, ya

que se utiliza a través de un navegador web.

5.4. SUGARCRM

Es un sistema simple que nos permite administrar nuestro

emprendimiento, en el caso de poseer un negocio pequeño, también

para los profesionales que ofrecen servicios, ya que incluye una eficaz

funcionalidad de manejo de información del tipo agenda de contactos,

gestión de ventas, stocks, y demás.

5.5. OPENERP

Para aquellos que poseen una Pyme y desean implementar un sistema

ERP para gestionar las operaciones, una de las herramientas más

recomendables es OpenERP, que justamente ha sido desarrollado en

base a las necesidades de las pequeñas y medianas empresas.

6. IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA ERP

Aunque hoy en día las herramientas y metodologías son buenas, no se

aconseja hacer la implantación en toda la empresa en una sola fase, a

pesar de que el coste y el tiempo es menor que si la implantación es

multifase, ya que hay muchas posibilidades de que algo salga mal.





La implantación se suele hacer por módulos (aprovechando la

modularidad de los ERP).

Se implanta un módulo, se prueba, se confirma el buen funcionamiento y

se deja de utilizar esa parte del viejo sistema y se pasa al nuevo. Esta

técnica es más barata que mantener el viejo sistema en funcionamiento

hasta que esté totalmente implantado el nuevo.

6.1. FASE DE LA IMPLANTACIÓN DE UN ERP

Las fases del ciclo de vida del ERP consisten en los varios estudios porlos que un sistema ERP presumiblemente pasa durante su vida dentro

de una organización. Estas fases

son de:

Decisión de adopción

Adquisición

Implantación

Uso y mantenimiento

Evolución

Abandono.

6.2. PROBLEMAS DE IMPLANTACIÓN

A pesar de las promesas de una total integración entre sistemas, las

organizaciones enfrentan tremendos obstáculos en la implantación de

los paquetes del ERP. La literatura especializada, particularmente la de

divulgación más comercial, recoge muchos casos sobre implantaciones

fracasadas o de consecuencias insatisfactorias, además de diversos





problemas a lo largo de las implantaciones. Algunos de los

aspectos/obstáculos en las implantaciones ERP son los siguientes:

elevadas tasas de implantaciones fracasadas

elevados costes y la duración del proyecto

dificultad en llevar a cabo la gestión del cambio en la organización.

6.3. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO (FCE) EN LA IMPLANTACIÓN DEL

ERP

Compromiso de la dirección.

Líder comprometido con el proyecto.

Usuarios involucrados y que se adueñen del nuevo sistema.

Definir objetivos del Proyecto.

Solución inmediata de problemas.

Recursos dedicados de tiempo completo al proyecto.

Capacitación oportuna y apropiada.

Asesoría externa experta y especializada.

Concienciación de los cambios de responsabilidades y perfiles de los

puestos.

Alineación con otras iniciativas de negocio.

7. IMPLEMENTACIÓN

7.1. PREPARATIVOS

La implantación del sistema ERP, muchas veces, es el proyecto de

tecnología más grande y trascendente jamás implementado en la

organización, por tanto se traduce para la organización en un proceso





largo y complejo que involucra, además del rediseño de los procesos del

negocio, un indispensable acoplamiento entre el sistema de información

y la organización y viceversa.

Una organización que pueda usar una bien estructurada y definida

metodología para la implementación de un sistema de ERP,

progresando desde la etapa de selección hasta la etapa de operación,

puede reducir el grado de riesgo y mejorar la probabilidad de que dicha

implementación sea un éxito.

7.2. CARACTERISTICAS DE UN DESARROLLO DE IMPLEMENTACION

Algunos de las características que son visibles en la organización

cuando se va a implementar un ERP metódicamente son:

7.2.1. Complejidad: La complejidad que lleva consigo es de alto riesgo.

Debido a esto, una de las tareas más importantes en el comienzo

del proyecto es definir las fronteras y los alcances del sistema,

para poder hacer que toda la implementación gire en torno a estoslímites previamente definidos.

7.2.2. Flexibilidad: Dentro de la estrategia de la organización es

importante que esta defina claramente el mayor alcance del

sistema de acuerdo a las características de la empresa para

maximizar el aprovechamiento del sistema ERP que le permita

crear nuevas ventajas competitivas y mantener las ventajas

competitivas obtenidas.

7.2.3. Alcance de la aplicación: La implantación del nuevo sistema

ERP debe ofrecer una única solución que abarque todas las áreas

de la organización, para ello se requiere que la alta administración

esté 100% involucrada, ya que siempre habrán problemas muy

comunes que se pueden aparecer.





7.2.4. Infraestructura Tecnológica: La implantación del ERP requiere

reemplazar y/o optimizar la infraestructura existente en la

organización. Esta actividad puede incrementar el riesgo del

proyecto, ya que el proyecto recibe una importante inyección de

capital adicional, que requiere habilidades de especialización, y

en algunos casos, la posibilidad de parar el negocio

temporalmente para su implantación.

7.2.5. Cambios en los procesos organizacionales: La implementación

del ERP implica un cambio masivo en los procesos de trabajo y

en los flujos de la información. Por naturaleza, introducir cambios

es un proceso políticamente difícil que puede mostrar la

resistencia de grupos o personas conservadoras; por ello, una vez

tomada la decisión de la implementación, se debe incluir una

campaña de publicidad para dar a conocer y promocionar el

sistema a lo largo y ancho de la compañía.

7.2.6. Intensidad de la relación con el proveedor del sistema: El

éxito del proyecto depende plenamente de que existe una buna

relación con el proveedor y del tamaño del sistema que se está

implantando. Aunque el riesgo aumentará dependiendo el grado

de experiencia del proveedor en empresas similares, el grado de

dependencia debido a la escasa transferencia de conocimiento de

la organización, y a que la empresa proveedora sea

financieramente estable.

7.2.7. Involucramiento de los usuarios: Hay estudios que muestran

que el involucramiento de los usuarios finales y los

desarrolladores es muy importante, además el grado de

habilidades de los usuarios es un factor clave para el éxito del

sistema.





7.3. COSTO-BENEFICIO

La implementación exitosa de un sistema de ERP en la empresa no es la etapa

final del proceso de este sistema de soporte en las decisiones de negocio. El

éxito a largo plazo del proyecto descansa en la exitosa implementación de un

plan de aseguramiento de calidad, o en un plan de optimización posterior a la

implementación.

Para obtener beneficios completos, se necesita un completo éxito operacional y

un retorno óptimo de la inversión del sistema. La organización debe ver más

allá de la utilización del sistema y centrarse en mejorar el desempeño. El

desempeño incremental es de particular importancia en la economía actual. El

siguiente paso, después de una implementación exitosa, es la optimización

midiendo cuidadosamente el retorno de inversión y acelerando la curva de

aprendizaje. La optimización trae nuevas ideas que no fueron consideradas

durante la implementación del proyecto o estaban fuera de su alcance, tal

como la expansión del software implementado, el hardware para hacer los

procesos existentes, etc.

La optimización debe ser planeada y ejecutada con el mismo cuidado con el

que se ejecutaron los procesos de la propia implementación. Como regla,

debemos seguir una metodología documentada, que tengan detalles del

proyecto, así como fechas de compromisos y asignación de las tareas a cada

miembro.

Primero, deben ser establecidos los objetivos de la optimización. Para ello

también se debe evaluar el estado actual del sistema ya implementado, su

funcionalidad y el impacto en los procesos actuales del negocio.

El proceso de la optimización es una herramienta para mostrar los beneficios

de la implementación del sistema de ERP y alcanzar la esperada eficiencia

organizacional. Pero al final del día, el éxito de la implementación del sistema





está definido por la habilidad de la empresa de integrar y consolidar la propia

funcionalidad del sistema de ERP. Optimizar no significa un fracaso del sistema

actual, este proceso sólo se debe ver como parte de una mejora continua.

La decisión de invertir una cantidad considerable de capital en un proceso de

implementación de un sistema de ERP refleja la disponibilidad de la

administración para cambiar la manera tradicional de cómo opera la empresa.

Las organizaciones que pueden adoptar y adaptarse a un sistema de ERP

tienen una ventaja competitiva superior a las que no utilizan este sistema.

8. OPEN BRAVO, ERP( SISTEMA DE GESTIÓN OPEN SOURCE)

8.1. INTRODUCCIÓN

OpenBravo es un sistema de gestión empresarial que se encuentra disponible

en Español y con código abierto, con lo cual puede descargarse gratis y ser

implantado en la empresa sin necesidad de comprar una licencia, aunque

seguramente alguien tendrá que hacerse cargo de los costes deimplementación por un profesional especializado en sistemas ERP, esto si se

desea realizar con éxito tal implementación y obtener el mayor provecho para

la organización.

8.2. DEFINICIÓN

OpenBravo básicamente se trata de un sistema de gestión empresarial, en sus

singlas en inglés ERP, Enterprise Resource Planning que se basa en software

libre. Su entorno es web y se incluyen paquetes para múltiples idiomas, incluido

castellano.

Con un sistema de ERP se puede gestionar la organización en sus diferentes

módulos disponibles, como ser la gestión de stock, gestión de proyectos,

gestión comercial, gestión financiera y contable además de contar con un

sistema de producción y planificación y una sección de Business Intelligence.





El manejo de facturas, leads, contactos, lo hacen un completo sistema que

vincula los conceptos de la organización en 360 grados.

El software de ERP dispone de manejo de usuarios y un completo mecanismo

de privilegios de usuarios con los cuales se pueden asignar permisos y

accesos a los distintos módulos, todo bajo un completo manejo de roles.

La generación de reportes (reporting) es un tema central en estos sistemas

ERP, y también se encuentra disponible en la solución ERP brindada por

OpenBravo, siendo posible exportar en distintos formatos, incluidos el conocido

Microsoft Excel.

Los módulos de alertas permiten notificar a los usuarios acerca de

determinadas condiciones que se verifican a lo largo del tiempo y

programables, por ejemplo en determinado momento donde el nivel de stock es

inferior a un umbral. La auditoría también es tomada en serio, siendo posible

registrar todas las acciones que se llevan a cabo en el sistema, y mediante

privilegios de auditor es posible controlar lo que otros usuarios realizan.

Fuente: Open bravo





Grafico Nº 7: Metodología Gestión de OpenBravo

8.3. COMPARACIÓN DE EDICIONES

Openbravo 3 está disponible en diferentes ediciones que están basadas en

el mismo código en software libre pero con diferentes opciones de servicios

comerciales y beneficios para adaptarse a cada una de las necesidades.

Comunidad Basic ProfesionalFuncionalidad

Básica: Finanzas , Ventas,

Aprovisionamiento, Almacenes, Datos

Maestros

Módulos en software libre

Localización profesional

Módulos comerciales(módulos sencillos

de auto-implementación que deben ser





adquiridos directamente por los clientes)

Módulos comerciales (Módulos de gran

valor añadido que habitualmente

requieren de los servicios de

implementación de un partner. Se

tienen que adquirir a través de los

partners de OpenBravo)

Lista parcial de

módulos Tier 2:

Manufacturing

MRP

Projects & Service

Advanced Asset

Management

Intercompany

Documents

Módulos de 3º

Soporte y MantenimientoSoporte de la comunidad

Instalación en un clic de los packs de

mantenimiento

Garantía del ciclo de vida

Mantenimiento del stack tecnológico Openbravo

Appliance

Garantía de soporte y de corrección de

errores

Protección de la propiedad inlectual

Herramientas de Implementación

Instalación en la nube o in situ

Ampliación de pantallas de usuario

Gestión de copias de seguridad

Licencia y Precios

Acceso al código fuente

Disponibilidad Descarga on-line

Compra on-line

Partners Openbravo

8.4. Distribución y Costos

8.4.1. Edición Comunidad

Está disponible directamente a través de Openbravo para personas que

quieran hacer uso del software gratuitamente (uso sin costo alguno).

8.4.2. Edición Basic

http://www.openbravo.com/es/product/erp/production-management/




http://www.openbravo.com/es/product/erp/project-service-management/


http://www.openbravo.com/es/product/exchange/modules/advanced-asset-management/



http://www.openbravo.com/es/product/exchange/modules/intercompany-documents/



http://www.openbravo.com/product/exchange/














Está disponible directamente a través de Openbravo mediante suscripción. La

tarifa es anual y por usuario concurrente siguiendo el siguiente esquema:

365€ (o $365, dependiendo de la moneda de la región), para los 3

primeros usuarios concurrentes

365€/$ por cada usuario concurrente adicional, hasta 2 adicionales

Mínimo de 3 usuarios concurrentes hasta un máximo de 5

No hay limitaciones en cuanto al número de “usuarios nominales”

Nota: 3 usuarios concurrentes pueden significar de 5 a 8 usuarios nominales,

dependiendo del patrón de uso del sistema

Para muchas pequeñas empresas, la Edición Basic de Openbravo 3, ofrece la

posibilidad de tener un magnífico ERP por un euro al día.

8.4.3. Edición Profesional

Se distribuye exclusivamente a través de los Partners Oficiales de Openbravo.

Es una solución ERP comercial completamente soportada para las pequeñas y

medianas empresas que buscan simplificar y maximizar sus operaciones.

Cuota anual por usuario concurrente que proporciona acceso a todos los

módulos funcionales básicos

Sin limitaciones en cuanto a usuarios nominales Descuento por volumen según usuarios concurrentes y descuento por

fidelidad en las renovaciones anuales

Acceso a una selección de módulos comerciales y plantillas. Otros, no

están incluidos en la Edición Profesional de Openbravo pero pueden ser

adquiridos a un coste adicional

La Edición Profesional de Openbravo 3 puede ser adquirida sin el stack

tecnológico o con una de las dos opciones que incluyen también el soporte al

stack tecnológico sin ningún coste adicional.

OpenbravoPro

Edition

Openbravo Pro puede implantarse combinándolo con la tecnología que

prefiera

OpenbravoPro

Edition +OpenbravoAppliance

Stack

Pro Edition + Openbravo Appliance Stack es la Edición Profesionalpaquetizada con un stack tecnológico listo para su despliegue en lanube, pre-configurada y optimizada para Openbravo ERP.

Esta opción amplia las ventajas de la Pro Edition al Openbravo

Appliance Stack:





incluido en el stack

administración con gestor de copia de seguridad y cortafuegos

integrado

Recomendación: la opción de Openbravo Appliance Stack es la mejoropción de instalación si:

directamente desde el navegador por una persona sin conocimientostécnicos, o

a estándar que haya sido completamente

optimizado por el fabricanteNota: Si se prefiere, Openbravo Appliance Stack puede también instalarse en susservidores o alojarse en un Data Center de su elección

OpenbravoPro

Edition +UbuntuStack

Openbravo Pro Edition + Ubuntu Stack es la Edición Profesional

paquetizada con el stack tecnológico de Ubuntu, pre-configurada y

optimizada para Openbravo ERP.

Esta opción amplia las ventajas de la Pro Edition con el Stack de

Ubuntu:ncias y el soporte de todo el software

incluido en el stackRecomendación: la opción Stack Ubuntu proporciona una capacidadde configuración ilimitada y la posibilidad de añadir fácilmente otrospaquetes de Linux. Es la mejor opción de instalación si:

Necesita instalar otros componentes complementarios en el servidor

(copias de seguridad, monitorización, seguridad, etc.), o

Suscripción anual: Desde 500 a 400€ / por usuario concurrente* (según

volumen), mínimo 3 usuarios

8.5. SERVICIOS DE OPENBRAVO

Este software permite una administración de las operaciones diarias,

optimización de los procesos operativos, aumento de la satisfacción de losclientes, así como un incremento de la rentabilidad.

Desde la perspectiva financiera, el software libre le ahorra el pago

de licencias. Normalmente, en un proyecto de implantación de un ERP

para una Pyme, el coste de las licencias supone un tercio del coste total

del proyecto.

Debido a su condición de aplicación web, los usuarios pueden acceder

al sistema, configurando sus permisos de acceso, con sólo tener un

navegador instalado. Incrementando la disponibilidad de la información y

aumentando la productividad.





Basa su efectividad en una red cualificada de Partners que ayudan a dar

servicio a clientes independientemente del lugar en que se encuentren.

Este sistema de gestión está conformado por las áreas:

Gestión de compras y almacenes, gestión de proyectos y servicios, gestión

de la producción, gestión comercial y gestión económico-financiera:

Incluyendo, dentro de la misma aplicación la gestión avanzada de clientes o

CRM (Customer Relationship Management) e inteligencia de negocio o BI

(Business Intelligence).

Openbravo consiste en una arquitectura como la que se muestra a

continuación, y además básicamente es la interconexión de los diferentes

módulos.

Grafico N° 8: Plataforma Open Bravo

Fuente: Open bravo





La mayor parte del código se genera automáticamente por el motor que

denominado

WAD (Wizard for Application Development), basándose en la información

contenida en el Diccionario del modelo de datos (Data Model Dictionary).Esta característica proporciona una mejor calidad del código al reducir

drásticamente la codificación manual, al tiempo que mejora la productividad

y eficiencia del desarrollo. El motor ejecuta y recompila la aplicación

cada vez que el administrador modifica la configuración para adaptarla a

un nuevo requerimiento.

8.5.1. Entorno de desarrollo de Openbravo

Esta ejecución crea los ficheros correspondientes al modelo MVC, tal como

muestra la figura anterior:

• Modelo: ficheros xsql con sentencias SQL ejecutables.

• Presentación: ficheros HTML y XML que definen el aspecto de las

transacciones y su relación con los datos.

• Control: servlets Java que definen las acciones que se deben ejecutar,

gestionan el modelo y generan la presentación.

Grafico N° 9: Arquitectura de Funcionamiento de Openbravo

Grafico N° 10: Diagrama de proceso de operación Openbravo.

Fuente: Open bravo





8.5.2. REQUERIMIENTOS DE INSTALACIÓN

Openbravo está basado en Web, y posee ampliaciones ERP para

pequeñas y medianas empresas. La solución ampliada ERP incluye CRMbásico (Modulo de relación con los clientes) y BI (negocio Inteligente) y

una amplia gama de funciones estándar como compras, almacenamiento,

proyectos, fabricación y dirección de las ventas, Gestión financiera y

mucho más. Openbravo es usado en empresas de diferentes sectores y que

cumplen diversas tareas en el mercado: distribución, servicios y fabricación.

Para ejecutar el software, la aplicación debe estar instalada en un servidor con

MVC-FF (MVC Foundation Framework), para proporcionar soporte a la

arquitectura MVC, la cual facilita el desacoplamiento de las áreas de

desarrollo, permitiendo el crecimiento sostenible de la aplicación y una

mayor facilidad en el mantenimiento del código.

Adicionalmente, es necesario instalar un conjunto de aplicaciones de base que

conforman el entorno operativo (Operating Environment), como Plataforma

Java, Apache-Tomcat y una base de datos.

Soporta cualquier sistema operativo:

Microsoft Windows Vista, XP, 2000, 2003 server.

Linux: Red Hat, CentOS, OpenSuse, Debian, Ubuntu, Fedora

Fuente: Open bravo





Para iniciar Openbravo, se requiere el siguiente software:

Plataforma Java 2 edición estándar 5.0 o superior.

Apache-Tomcat versión 5.5 o Superior.

8.6. MODULOS DE OPENBRAVO

8.6.1. Gestión de datos maestros:

La correcta gestión de los datos maestros de su negocio (productos, clientes,

proveedores, etc.) constituye un aspecto fundamental para garantizar la

coherencia y trazabilidad de sus procesos. Mantener una única codificación,evitar duplicidades y compartir la información relevante entre todas las áreas de

su empresa es uno de los retos al que se enfrentan en la actualidad

organizaciones de todo tipo y tamaño. Openbravo ERP le ayuda a organizar y

centralizar los datos clave de su negocio, facilitando que la información fluya

con facilidad y rapidez entre todas las áreas implicadas en los diferentes

procesos de negocio.

8.6.2. Gestión de aprovisionamientos

El módulo de gestión de aprovisionamientos de Openbravo le da el control de

su cadena de suministro con una funcionalidad optimizada para minimizar los

costes de adquisición y maximizar la colaboración con terceros. Totalmente

integrado con la Gestión Económico-Financiera y de Almacén

8.6.3. Gestión de almacenes

Los procesos de gestión de almacenes que incorpora Openbravo ERP

permiten que las existencias en su organización estén siempre al día y

correctamente valoradas. La posibilidad de definir la estructura de almacenes

de su organización hasta el mínimo nivel (ubicación) facilita que los stocks

estén siempre perfectamente localizados. Adicionalmente, las capacidades

para gestionar los lotes de mercancías y la posibilidad de utilizar números de

serie aseguran el cumplimiento de los requisitos de trazabilidad impuestos en la

mayoría de industrias.





8.6.4. Gestión proyectos y servicios

Orientado a empresas cuya actividad se basa en la entrega y/o realización de

proyectos o servicios. Con relación a los proyectos, Openbravo ERP permite

gestionar, de manera perfectamente integrada con el resto de la aplicación, el

presupuesto, las fases, los costes y las compras asociados a cada proyecto

individual. El componente de servicios, permite la definición de servicios y

recursos y el control de todas las actividades, facturables o no, realizadas para

un cliente externo o interno, así como la monitorización detallada de los gastos

incurridos.

8.6.5. Gestión de la producción

Las funciones de producción y gestión de planta en Openbravo ERP permiten

el modelado de la estructura productiva de cada organización (secciones,

centros de coste, máquinas y utillajes), así como de los datos relevantes para

la producción: planes de producción (secuencias de operaciones) y productos

involucrados en las mismas. En la actualidad, la funcionalidad suministrada por

Openbravo ERP se orienta a cubrir las necesidades habituales de los entornos

de producción discreta: planificación de la producción y de los

aprovisionamientos relacionados mediante MRP, creación de órdenes de

fabricación, partes de trabajo (notificación de tiempos y consumos), cálculo de

los costes de producción, notificación de incidencias de trabajo y partes de

mantenimiento.

8.6.6. Gestión comercial y CRM

La funcionalidad de Openbravo ERP en el área de gestión comercial está

expresamente diseñada con el objetivo de permitir la máxima flexibilidad y

agilidad en la ejecución, determinantes en cualquier proceso comercial. Es

posible encadenar los documentos (pedido, albarán, factura) en cualquier

orden que la empresa precise o incluso prescindir de alguno de ellos si no es





necesario. Todo ello se consigue sin sacrificar la coherencia e integridad de los

datos y garantizando la trazabilidad del proceso. Las capacidades de

integración con sistemas de captura de pedidos en PDA extienden la potencia

de la solución más allá de los límites físicos de la propia empresa.

Para minoristas con múltiples tiendas, el sistema puede integrarse de manera

natural con Openbravo POS.

8.6.7. Finanzas y contabilidad

La solución de contabilidad proporcionada por Openbravo ERP está diseñada

para minimizar la introducción manual de datos por parte del usuario,

liberándole así de tareas pesadas y rutinarias y permitiendo, por tanto, que

pueda focalizarse en otras de mayor valor añadido. Este incremento de

productividad es debido a que el área financiera actúa como un recolector de

todos los hechos relevantes que se van generando desde el resto de áreas de

gestión, de manera que éstos tienen un reflejo automático en la contabilidad

general, en las cuentas a cobrar y en las cuentas a pagar en cuanto se

producen.

8.6.8. Inteligencia de negocio (BI)

Las organizaciones empresariales manejan, en la actualidad, muchos datos en

la práctica de su actividad, pero ello no significa necesariamente que dispongan

de información útil para la gestión de su negocio. El componente de BI de

Openbravo ERP, integrado en el propio sistema de gestión, le ayudará a

realizar un seguimiento continuo del estado de su negocio, proporcionándole la

información relevante para la toma de decisiones. Los cuadros de mando

predefinidos le permitirán verificar, mediante la monitorización de una serie de

indicadores clave, si la estrategia definida está siendo correctamente

implantada en su organización.

8.6.9. Punto de Venta- Rentail





Punto de Venta – Retail, es la oferta comercial de Openbravo que combina la

funcionalidad del backoffice de Openbravo 3 con Openbravo POS, la aplicación

de Punto de Venta en software libre líder del mercado. Distribuida de forma

exclusiva a través de los partner oficiales de Openbravo, Punto de Venta –

Retail garantiza el flujo de información continuo entre el punto de venta y el

backoffice proporcionando a las Pymes del sector Retail una solución de

gestión totalmente integrada, asequible y de fácil uso que es a su vez ágil y

basada en estándares.

9. RECOMENDACIONES PARA IMPLEMENTAR UN ERP

1. Define un equipo técnico-funcional y una fecha para el arranque.

Tener en cuenta que a medida que avance el proyecto la involucración en el

proyecto puede llegar a ser un 80% de la jornada laboral.

2. Evalúa al menos 3 software alternativos. Exige una demo e intenta que se

adapte lo máximo posible a tu negocio.

3. Evalúa al menos 2 partners para un mismo software. Valora positivamente elequipo humano y el despliegue de medios que hagan para convencerte que

ellos son las personas que estás buscando.

4. Concreta lo máximo posible el alcance de la oferta. No escatimes esfuerzos

en esta fase ya que te ahorrará malos entendidos y dinero.

Involucra en la definición a las áreas funcionales que vayan a utilizar el

ERP.

Detalla al máximo el alcance de los trabajos del partner. No asumas la

responsabilidad para la carga de los datos y concreta si las horas

contratadas serán presenciales o a distancia.

Define una fecha para el arranque e incluye una cláusula de penalización

por el incumplimiento de dicha fecha. Ten en cuenta que arrancar no

implica que todo funcione, por lo que también es importante incluir una

fecha para cerrar el proyecto.

Cierra el precio de la oferta para la funcionalidad que has definido.

5. Una vez aceptada la oferta, la siguiente fase es la definición del DR

(documento de requerimientos). Aquí es importante profundizar y definir al

máximo nivel. Tener claro que la funcionalidad que no esté incluida en el DR





te la van a facturar aparte y podrás ver crecer el coste de la implementación

sustancialmente.

6. Desarrollo: importante coordinar los desarrollos propios con los del partner

para que ninguno tenga que esperar al otro.

7. Carga de datos: es uno de los momentos clave ya que muchos de los errores

funcionales vienen de datos mal cargados. Asegúrate que la carga la realiza

el partner.

8. Probar, probar y probar: La formación funcional al resto de la empresa te

ayudará a detectar errores y olvidos.

9. Arranque sí o no: Si no lo ves claro, retrasa el arranque. Si llegado este

momento tienes dudas la situación es más grave de lo que piensa.

10. Arranque y formación: si en el momento de arranque eres capaz de trabajar

con normalidad a un 80% de la funcionalidad, el arranque ha sido un éxito.

11. Post-arranque: el detalle importa y pulir cuesta. Es básico estabilizar y

normalizar la situación cuanto antes. Planifica con tu partner el cierre del

proyecto y ten en cuenta que aquí llegan los conflictos de intereses con tu

partner ya que algunas cosas que tu no des por buenas y consideres que

estén incluidas en el DR resulta que serán nueva funcionalidad para tu

partner.

12. Negocia un contrato de soporte y no pretendas hacerte un experto en ERP.13. Las integraciones con otras herramientas. Es algo en que uno no suele

pensar pero ten en cuenta que tarde o temprano queras integrar tu ERP con

un CRM y este a su vez con otras herramientas más como plataformas de

envío de mailings o tu centralita. La cosa no termina nunca.





10. CONCLUSIONES

La tecnología ha ocupado un lugar muy importante en las organizaciones

ya que ha permitido que sus procesos sean más efectivos y eficientes. El

contar con tecnología que se adapte a los cambios constantes que se

generan, es una ventaja competitiva que hace que las organizaciones sigan

teniendo presencia en el mercado.

Uno de los principales objetivos que persiguieron las empresas al momento

de implantar el ERP es la necesidad de tener acceso a información

confiable, precisa y oportuna, optimización de los procesos de la

organización y la posibilidad de compartir información entre todas las áreas

de la organización.