informe dirección de gestión documental dic 2014
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DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROYECTO:MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Diciembre del 2014
¿ CÓMO VAMOS A TERMINAR EL
AÑO 2014?
MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
100%
Cumplimiento del plan de desarrollo
8,05%(100%)
11,66%(97,17%)
21,776%(80%)
12,308%(58,032%)
22,064%(70%)
PORCENTAJE DE AVANCE
¿ Cómo terminaremos el 2014?Actividades de alto impacto
Para tener en cuenta:
Ejecución presupuestal 100%
Reintegración de $60.000.000 de
escáner
Ahorro a través de Outsourcing de
impresión de alrededor de
$ 300.000.000 /2014
Centro Administrativo La Alpujarra
Distancia 10,376 Km aprox.
Distancia 2,819 Km aprox.
Avance 2014 = 7,557 Km ( 63,62%)
Avance 2012 - 2013 = 1,5 Km ( 12,64%)
El avance en el cuatrienio ha sido del 76,26%
Indicadores
Oportunidad en la entrega de la
correspondencia recibida
Error en el direccionamiento de la correspondencia
recibida
Radicación de Externos
Transferencias
PQRS
¿ Cómo terminaremos el 2014 en la Dirección?Seguimiento y control
¿ Cómo terminaremos el 2014 en
la Dirección?
Modernización de espacios de trabajo
Implementación del OVA (Objeto Virtual
de Aprendizaje)
Implementación del digiturno
Cambio en taquillas
¿ Cómo terminaremos el 2014 en
el Archivo Histórico?
HALLAZGOS
Visita por parte del AGNHallazgos Vs Avance
Secretaría de Educación-Dirección de Gestión y Apoyo Administrativo
AVANCES
Base de datos en Excel, implementar el Formato Único deInventario Documental (FUID), en el Archivo de Gestiónpara la serie documental Historias Laborales.
Se verifica que en la Secretaría de Educación - Direcciónde Gestión y Apoyo Administrativo en la oficina donde secustodia y conservan las Historias Laborales, sirelacionan las historias laborales en el Formato Único deInventario Documental.
Revisar la hoja de Control para Normalizar en todas la OficinaA la fecha la Dirección de Gestión de Documental seencuentra en proceso de normalizar la Hoja de Controlpara la Administración Departamental.
En la oficina se encuentra un Fondo Acumulado el cualdeben intervenir de acuerdo a las fechas del Plan deMejoramiento Archivístico.
La Secretaría de Educación tiene planeado para el año2015, realizar una contratación que permita laorganización y el reconocimiento del Fondo Acumuladoque se encuentra ubicado en la oficina de HistoriasLaborales.
Se evidencia un Archivador con documentospertenecientes a Historias Laborales y DocumentaciónAdministrativa sin clasificación, ordenación e inventariodocumental.
Este archivo se encuentra en intervención por parte de laDirección de Gestión y Apoyo Administrativo, para quelos documentos que se encuentren allí, formen parte delas historias laborales.
HALLAZGOS
Visita por parte del AGNHallazgos Vs Avance
Secretaría General-Subsecretaria Logística
AVANCES
Base de datos en Excel, implementar FUID en elArchivo de Gestión para la Serie DocumentalContratos.
Se socializa a la servidora publica responsable del manejodel archivo el diligenciamiento del FUID, a la fecha seencuentra actualizando este formato.
Implementar la Hoja de Control teniendo encuenta el Acuerdo 05 de 2013.
A la fecha la Dirección de Gestión de Documental seencuentra en proceso de normalizar la Hoja de Controlpara la Administración Departamental.
¿ CUÁL ES NUESTRO PLAN DE
ACCIÓN PARA EL 2015 EN LA
DIRECCIÓN?
Iniciar el proceso de elaboración de Tablas de Valoración Documental.
Continuar con el almacenamiento de los documentos
Programa de Gestión Documental
Plan de Acción para el
Continuar la capacitación y acompañamiento a los municipios en Gestión Documental, para garantizar y seguir aumentando el nivel de cumplimiento en el Índice de Gobierno Abierto IGA
Plan de Acción para el
Apoyar a las unidades administrativas de la Gobernación en la aplicación de las Tablas de Retención Documental.
Fortalecer el proceso de la transferencias de las unidades administrativas al archivo central.
Evaluar las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental de municipios y entidades públicas.
TRD
Iniciar la actualización de las Tablas de Retención Documental de la Gobernación de Antioquia.
Consolidar los inventarios de las transferencias que se custodian y conservan en la dirección a través de la digitalización.
Plan de Acción para el
Fortalecer el equipo de radicación de taquillas con personas con calidad de servicio, puntualidad y trabajo en equipo.
Fortalecer los encargados de los archivos de gestión de las unidades administrativas en archivística, liderado por la dirección.
Fortalecer los procesos de radicación (actos administrativos, externos)
Fortalecer el uso de la FIRMA DIGITAL.
Apoyar a las unidades administrativas para eliminar los fondos acumulados que hayan quedado en el 2014
Un sueño: Generar unWeb-service con EPM
Plan de Acción para el
¿ CUÁL ES NUESTRO PLAN DE
ACCIÓN PARA EL OTRO AÑO EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO ?
Plan de Acción para el
Entrar en servicio el uso de MERCURIO para los usuarios de Archivo Histórico en la sala de consulta e internet.
Migrar los índices que se tienen en Excel a MERCURIO.
Proyecto: a través del consejo de patrimonio cultural, la conservación, preservación y restauración documental; además de la conservación, preservación y digitalización del archivo memoria visual de Antioquia
Normalizar los procesos de uso de los documentos para asuntos pedagógicos, comerciales y exposiciones, al igual que el proceso de reproducción de planos, fotografías, filmina y escrituras autenticadas.
¡GRACIAS!