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Copacabana, septiembre 13 de 2017.

1. MODULO

CONTROL DE PLANEACION Y GESTION

DESDESDEDDES

1. COMPONENTE: TALENTO HUMANO.

1.1 Acuerdos y Compromisos éticos.

La empresa Social del Estado – ESE, Hospital Santa Margarita de Copacabana, mediante resolución administrativa N° 106 del 30 de diciembre de 2014 adoptó el Código de de ética y de buen gobierno. Disposición que adopta los valores y principios éticos y que se ajustan a las necesidades y orientaciones de la alta dirección de la institución.

1.2 Desarrollo del Talento Humano

1.2.1. Manual de Funciones y competencias laborales.

La Empresa Social de Estado – ESE, Hospital Santa Margarita de Copacabana, conforme al Acuerdo Nro. 07 del 15 de noviembre de 2016, actualizó el MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS PARA LOS EMPLEOS DE LA E.S.E. HOSPITAL SANTA MARGARITA DE COPACABANA, conforme a los decretos 2484 de 2014 y 1083 de 2015.

INFORME DETALLADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces

DIEGO ALBERTO MUÑOZ ARANGO

PERIODO EVALUADO: Mayo 1° al 31 de agosto de 2017. (Segundo cuatrimestre)

La Oficina de Control Interno y de Calidad de la ESE – Hospital Santa Margarita de Copacabana, se permite realizar la evaluación pormenorizada del estado del Sistema de

Control Interno y del efectivo cumplimiento en la actualización del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, conforme al contenido del Decreto Nacional 943 de 2014.

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En atención a lo establecido en el artículo 7° del Decreto Nacional 2842 de 2010, la alta dirección y la subgerencia administrativa, bajo las orientaciones de la Oficina de Control Interno, ha iniciado con la implementación del Sistema de Información para el Empleo Público – SIGEP, ya se cuentan con las claves y los respectivos roles (Talento Humano, Contratistas).

Se encuentran reportadas en el aplicativo SIGEP, las hojas de vida y la declaración de bienes y rentas de los funcionarios. En estricto sentido de acuerdo al desarrollo del decreto nacional 484 del 24 de marzo de 2017, la declaración de bienes y rentas debe de publicarse entre el 1° de junio y el 31 de julio de cada año.

Se recomienda a la alta dirección que por conducto de la subgerencia

administrativa, se verifique constantemente el cumplimiento del deber de actualizar y cargar los soportes respectivos en las hojas de vida del personal vinculado y contratistas de prestación de servicios.

1.2.2. Plan Institucional de Formación y Capacitación – PIC.

Para el año 2017 se adoptó el Plan Institucional de Capacitación - PIC, mediante la resolución No.013 del 17 de enero de 2017. La subgerencia administrativa, ha iniciado los contactos pertinentes con el SENA – Regional Antioquia, para que se vincule con su oferta académica, en especial en los programas de Word, Excel en sus niveles; básico, medio y avanzado. Para el 18 de septiembre se tiene previsto el inició de las capacitaciones con el SENA.

1.2.3. Programa de Inducción y reinducción.

De conformidad al Decreto Nacional 1567 DE 1998, en su artículo 7° se determinó:

Artículo 7º.- Programas de Inducción y reinducción. Los planes institucionales de cada entidad deben incluir obligatoriamente programas de inducción y de reinducción, los cuales se definen como procesos de formación y capacitación dirigidos a facilitar y a fortalecer la integración del

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empleado a la cultura organizacional, a desarrollar en éste habilidades gerenciales y de servicio público y suministrarle información necesaria para el mejor conocimiento de la función pública y de la entidad, estimulando el aprendizaje y el desarrollo individual y organizacional, en un contexto metodológico flexible, integral, práctico y participativo. Tendrán las siguientes características particulares:

a. Programa de Inducción. Es un proceso dirigido a iniciar al empleado en su integración a la cultura organizacional durante los cuatro meses siguientes a su vinculación. El aprovechamiento del programa por el empleado vinculado en período de prueba deberá ser tenido en cuenta en la evaluación de dicho período. Sus objetivos con respecto al empleador son:

1. Iniciar su integración al sistema deseado por la entidad, así como el fortalecimiento de su formación ética.

2. Familiarizarlo con el servicio público, con la organización y con las funciones generales del Estado.

3. Instruirlo acerca de la misión de la entidad y de las funciones de su dependencia, al igual que sus responsabilidades individuales, sus deberes y derechos.

4. Informarlo acerca de las normas y las decisiones tendientes a prevenir y a reprimir la corrupción, así como sobre las inhabilidades e incompatibilidades relativas a los servidores públicos.

5. Crear identidad y sentido de pertenencia respecto de la entidad;

a. Programas de Reinducción. Está dirigido a reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en cualquiera de los asuntos a los cuales se refieren sus objetivos, que más adelante se señalan. Los programas de reinducción se impartirán a todos los empleados por lo menos cada dos años, o antes, en el momento en que se produzcan dichos cambios, e incluirán obligatoriamente un proceso de actualizaciones acerca de las normas sobre inhabilidades e incompatibilidades y de las que regulan la moral administrativa. Sus objetivos específicos son los siguientes:

1. Enterar a los empleados acerca de reformas en la organización del estado y de sus funciones.

2. Informar a los empleados sobre la reorientación de la misión institucional, lo mismo que sobre los cambios en las funciones de las dependencias y de su puesto de trabajo.

3. Ajustar el proceso de integración del empleado al sistema de valores deseado por la organización y afianzar su formación ética.

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4. Fortalecer el sentido de pertenencia e identidad de los empleados con respecto a la entidad.

5. A través de procesos de actualización, poner en conocimiento de los empleados las normas y las decisiones para la prevención y supresión de la corrupción, así como informarlos de las modificaciones en materia de inhabilidades e incompatibilidades de los servicios públicos.

6. Informar a los empleados acerca de nuevas disposiciones en materia de administración de recursos humanos.

De igual manera el artículo 11 del citado decreto establece las obligaciones de las entidades y precisamente el literal (k) indica:

k.) Diseñar los programas de inducción y de reinducción a los cuales se refiere este Decreto - Ley e impartirlos a sus empleados, siguiendo a las orientaciones curriculares que imparta la Escuela Superior de Administración Pública bajo la orientación del Departamento Administrativo de la Función Pública.

Se recomienda continuar con el desarrollo de la plataforma interactiva de la empresa y en especial de su página de intranet, ya que al utilizar este medio se pueden crear amplios escenarios para talleres de multimedia de inducción institucional y reinducción al empleo, con su respectiva plantilla de evaluación. La implementación de un módulo interactivo ajustado a las necesidades de la ESE, para el entrenamiento de empleados nuevos o de reinducción al empleo, tanto del área administrativa como asistencial. En este elemento, debe realizarse mucho énfasis en el conocimiento de la plataforma estratégica de la entidad.

1.2.4. Plan de Bienestar social e incentivos laborales.

El plan de Bienestar Social, fue adoptado el pasado 3 de mayo de 2011, mediante la resolución N° 045. El plan se ajusta a las disposiciones contenidas en el Decreto Ley 1567 de 1998 sino para generar todos los mejores escenarios posibles en buscar del mejoramiento del entorno laboral. Recordemos que de conformidad al Decreto – Ley 1567 de 1998 en su TÍTULO II SISTEMA DE ESTÍMULOS PARA LOS EMPLEADOS DEL ESTADO, CAPÍTULO I Disposiciones generales del sistema de estímulos, Artículo 14° son finalidades básicas y concretas del sistema de estímulos I.

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Garantizar que la función administrativa y del talento humano se desvuelvan en función del bienestar social del empleado, pues es este el artífice de un adecuado ejercicio de lo público. II. Construcción de vida laboral que ayude al desempeño productivo y humano del empleado. III. Programa de estímulos para recompensar el desempeño de los empleados. IV. Cooperación interinstitucional de las entidades públicas para la asignación de incentivos al desempeño excelente de los empleados. Según el capítulo III. Programas de Bienestar social, en el artículo 20° se indica que los programas de bienestar social deben de organizarse a partir de la iniciativa de los servidores públicos, es por ello que se recomienda reactivar el comité de bienestar social e impulsar ante esta instancia, todas las acciones conducentes y pertinentes en beneficio de los empleados y sus correspondientes familias. Para logar tal propósito es necesario realizar previamente el diagnostico a aplicado a todos los servidores públicos de la entidad 1 , encuestas de necesidades de programas de bienestar social, con las finalidades de crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia. En igual sentido, es necesario puntualizar en las finalidades que debe busca los programas de bienestar social, es decir sus fines próximos: Artículo 21º.- Finalidad de los Programas de Bienestar Social (…)

a. Propiciar condiciones en el ambiente de trabajo que favorezcan el desarrollo de la creatividad, la identidad, la participación y la seguridad laboral de los empleados de la entidad, así como la eficacia, la eficiencia y la efectividad en su desempeño;

b. Fomentar la aplicación de estrategias y procesos en el ámbito laboral que contribuyan al desarrollo del potencial personal de los empleados, a generar actitudes favorables frente al servicio público y al mejoramiento continuo de la organización para el ejercicio de su función social;

c. Desarrollar valores organizacionales en función de una cultura de servicio público que privilegie la responsabilidad social y la ética administrativa, de tal forma que se genere el compromiso institucional y el sentido de pertenencia e identidad;

d. Contribuir, a través de acciones participativas basadas en promoción y la prevención, a la construcción de un mejor nivel educativo,

1 Según la Guía de Sistema de Estímulos adoptada por el DAFP – 2007.

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recreativo, habitacional y de salud de los empleados y de su grupo familiar;

e. Procurar la calidad y la respuesta real de los programas y los servicios sociales que prestan los organismos especializados de protección y previsión social a los empleados y a su grupo familiar, y propender por el acceso efectivo a ellos y por el cumplimiento de las normas y los procedimientos relativos a la seguridad social y a la salud ocupacional.

En especial a los literales “a” y “c” arriba descritos es necesario que con fundamento al artículo 75.1 del Decreto 1227 de 2005 y del artículo 24 en cita, realizar la respectiva medición del clima laboral y en su propósito de logar tal acometido generar las acciones antes descritas.

Según el documento Sistema de Estímulos Orientaciones Metodológicas – 2012, los campos detallados de intervención de todo Plan de Bienestar Social y Estímulos es la siguiente:

2. COMPONENTE: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. 2.1. Planes, Programas y Proyectos. Mediante el acuerdo N° 08 del 15 de noviembre de 2017, la honorable Junta Directiva de la ESE – Hospital Santa Margarita de Copacabana, aprueba el Plan de Desarrollo de la Empresa para el periodo 2016 – 2020. En dicho elemento se fijan las líneas de desarrollo y crecimiento institucional, en especial la Plataforma Estratégica de la Empresa. Para el mes de enero se formuló el nuevo Plan Operativo Anual – POA, a través del cual se establecieron los objetivos a desarrollar durante esta vigencia y los cuales se encuentran alineados con el Plan de Desarrollo Corporativo para el periodo 2016

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– 2020, este documento se encuentra debidamente publicado en la página web de la empresa. http://www.santamargarita.gov.co/index.php?option=com_content&view=article&id=206&Itemid=395 2.2. Modelo de Operación por procesos Los procesos y procedimientos al interior de cualquier empresa viven en constante evolución y mejora, situación que no se escapa para la ESE, Hospital Santa Margarita de Copacabana. Actualmente el mapa de procesos se determina.

2.3. Estructura Organizacional. A través de los años la planta de cargos de la empresa se ha venido sustancialmente disminuyendo, acudiendo a figuras no muy sanas como la tercerización laboral, para suplir la carencia del personal mínimo necesario para el desarrollo de las actividades operacionales entorno al giro ordinario de su objeto social que es la prestación óptima del servicio de salud, para cubrir el déficit de personal en su entonces se acudía a la contratación en su entonces con Cooperativas de trabajo asociado, las cuales en virtud de la Ley 1429 de 2010, en su artículo 63 fue prohibida este tipo de vinculación.

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La citada disposición establece, que el personal requerido para desarrollar actividades misionales permanentes en los sectores público y privado, no podrá ser vinculado a través de cooperativas de trabajo asociado, ni bajo ninguna otra forma de vinculación de intermediación laboral que afecte los derechos constitucionales, legales y prestacionales consagrados en las normas vigentes. Igualmente señala la norma, que cuando en los casos excepcionales previstos por la ley, las precooperativas y cooperativas de trabajo asociado tengan trabajadores, retribuirán a estos y a los asociados por las labores realizadas. Por último, el inciso tercero del artículo 63 de la Ley 1429 de 20102 preceptúa, que la entidad pública o privada que incurra en la prohibición de vincular personal para desarrollar actividades misionales permanentes, será multada con hasta 5.000 salarios; y que el servidor público. Seguidamente el Decreto Reglamentario 1429 del 28 de Abril de 2010 “Por el cual

se deroga el Decreto 657 del 3 de marzo de 2006 , se reglamentan los artículos 482, 483 y 484 del Código Sustantivo de Trabajo y se dictan otras disposiciones”, establece la figura del contrato sindical estableciendo en su artículo 1° lo siguiente.

ART. 1º—El contrato sindical como un acuerdo de voluntades, de naturaleza colectivo laboral, tiene las características de un contrato solemne, nominado y principal, cuya celebración y ejecución puede darse entre uno o varios sindicatos de trabajadores con uno o varios empleadores o sindicatos de empleadores, para la prestación de servicios o la ejecución de obras con sus propios afiliados, realizado en ejercicio de la libertad sindical, con autonomía administrativa e independencia financiera por parte del sindicato o de los sindicatos y que se rige por las normas y principios del derecho colectivo del trabajo.

En la actualidad la empresa continua con una figura igualmente no adecuada para

suplir las necesidades misionales de carácter permanente a través de la

contratación de sindicatos de trabajadores, haciendo uso del citado decreto, pero

que a criterio de esta oficina a raíz de la suspensión del Decreto 583 de 2016, por

parte del Honorable Consejo de Estado, mediante el radicado

No.11001032500020160048500 del quince (15) de marzo de dos mil diecisiete

(2017). Consejera Ponente Dra. SANDRA LISSET IBARRA VÉLEZ.

Entre las principales a partes de la decisión de la sala se establece:

“…De dicho reglamento el actor cuestiona particularmente los numerales 4. º Y 6. º Del artículo

2.2.3.2.1., a través de los cuales se precisan varias definiciones «para los efectos de la

aplicación de las normas laborales vigentes en los procesos administrativos de inspección,

2 Por la cual se expide la Ley de Formalización y Generación de Empleo.

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vigilancia y control de todas modalidades de vinculación diferentes a la contratación directa

del trabajador».

El numeral 4º de dicho artículo, define que «beneficiario» es la persona natural o jurídica que

se beneficia directa o indirectamente de la producción de un bien o de la prestación de un

servicio por parte de un proveedor. Mientras que «proveedor» es la persona natural o jurídica

que provea directa o indirectamente la producción de bienes o servicios al beneficiario, bajo

su cuenta y riesgo. Así mismo, la norma establece que tanto el beneficiario como el proveedor

pueden ser instituciones, empresas, personas naturales o jurídicas, u otras modalidades

contractuales, sociales o cooperativas, públicas o privadas. Que pueden tener las

modalidades de sociedades anónimas simplificadas, sociedades anónimas, empresas de

servicios temporales, sindicatos que suscriben contratos sindicales, agencias públicas de

empleo, agencias públicas y privadas de gestión y colocación, bolsas de empleo, servicios de

colaboración o manejo de recurso humano, contratistas independientes, simple intermediarios

o cualquier otra modalidad de vinculación, sea contractual, social o corporativa, sin que se

limiten a estas.

Por su parte, el numeral 6º del artículo 2.2.3.2.1. precisa, que se entiende como «tercerización

laboral» los procesos que un beneficiario desarrolla para obtener bienes o servicios de un

proveedor, siempre y cuando cumplan con las normas laborales vigentes, y que esta es ilegal

cuando en una institución y/o empresa pública y/o privada: i) se vincule personal para el

desarrollo de las actividades misionales permanentes a través de un proveedor de los ya

mencionados; y ii) se vincule personal de una forma que afecte los derechos constitucionales,

legales y prestacionales.

De acuerdo con lo expuesto, encuentra la Ponente que los enunciados normativos

demandados desbordan materialmente el contenido esencial del artículo 63 de la Ley

1429 de 2010,3 el cual hace referencia a la prohibición de contratar personal a través de

cooperativas de trabajo asociado, ni bajo ninguna otra forma de vinculación de

intermediación laboral, para desarrollar actividades misionales permanentes en los

sectores público y privado, mientras que la norma reglamentaria, regula aspectos

relacionados con la tercerización laboral, dentro de la cual ubica todas los mecanismos

legales de intermediación laboral, aspectos estos que no están comprendidos en la

referida ley. (Subrayas intencionales).

3 Por la cual se expide la Ley de Formalización y Generación de Empleo.

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Finalmente la Oficina de Control Interno, desde el año 2015, ha venido recomendado a la alta dirección, buscar otra figura de vinculación en el que actividades misionales y de carácter permanente se realicen con personal de planta o en su defecto a cogerse a la vinculación directa a través de las plantas de cargos temporales haciendo uso del Artículo 21 de la Ley 909 de 2004 y los artículos 2.2.1.1.1 al 2.2.1.1.4 del decreto 1083 de 2015.

En atención a lo anterior, mediante el contrato N° 59 del 5 de julio de 2017 la alta dirección ha emprendido el estudio técnico de la planta de cargos para la creación de una planta de cargos temporal que permita suplir las necesidades contantes y recurrentes del área médico – asistencial acorde a las necesidades y capacidad financiera de la empresa.

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2.4 Indicadores de Gestión. Una vez se surta la revisión, ajuste, actualización de los procesos y procedimientos se actualizarán los indicadores asociados a los mismos y al Plan Estratégico Corporativo. 2.5. Políticas de Operación. En el mes de agosto la subgerencia administrativa ha iniciado con la actualización y compilación del Manual Único de Procesos y Procedimientos, con el cual se busca centralizar en solo documento de consulta todas las guías de operación procedimental de la entidad tanto del área administrativa como asistencial. Se espera para el tercer cuatrimestre quede debidamente actualizado, socializado y compilado en un documento de consulta permanente de los funcionarios. Igualmente mediante la resolución N° 026 del 28 de febrero de 2017 la alta dirección adoptó el Manual de Políticas Públicas Institucionales, documento debidamente publicado en el portal web. COMPONENTE: ADMINISTRACION DEL RIESGO La alta dirección de la empresa, ha generado directrices claras para la reformulación, socialización, e interiorización de los principales riesgos en el quehacer institucional.

2. MODULO

EVALUACION Y SEGUIMIENTO

2.1 COMPONENTE: AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL. 2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión. La autoevaluación de la gestión, está asociada a la evaluación de la gestión institucional a partir del seguimiento del Plan Operativo Anual (POA) que se desarrolla desde cada una de las áreas y procesos de la Empresa y es liderada por las Subgerencias Administrativa y Científica.

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La empresa cuenta con el Programa de Auditoria para el Mejoramiento de la Calidad de la Atención en Salud - PAMEC, el cual sirve como mecanismo sistemático y continuo de evaluación y mejoramiento de la calidad en la atención de salud que reciben los usuarios conforme al Decreto nacional 1011 de 2006. 2.2 COMPONENTE: AUDITORÍA INTERNA. 2.2.1 Auditoria Interna. Para el año en curso la oficina de Control Interno y Calidad se ha propuesto el desarrollo de su Plan de Auditorias, el cual describe cada uno de las acciones en las que se enfocará el accionar, haciendo énfasis en los puntos más neurálgicos de los procesos (misionales y de apoyo). Recientemente se terminó la auditoria al servicio de urgencias Puntualmente las recomendaciones se sintetizan así:

Talento Humano

Mantener en un lugar de fácil acceso y consulta las hojas de vida del personal médico – asistencial.

Previo al inicio de labores del personal contratado, haciendo uso de la figura de la tercerización laboral se recomienda que se verifique que el mismo se encuentra debidamente afiliado al SGSS y si es posible hacer los controles rigurosos frente al tipo de aportante y el ingreso base de cotización. Lo anterior, en razón de que un profesional de la salud del área de urgencias en días pasados sufrió un accidente laboral y la incapacidad reconocida por la ARL, no reflejaba lo que verdaderamente recibía como afilada participe de la agremiación sindical.

Infraestructura.

Es necesario mejorar las condiciones locativas del área de urgencias que garanticen los mínimos estados de salubridad para la atención de los usuarios. (Favor leer el detalle de los hallazgos)

Dotación.

Es urgente el cambio de las colchonetas impermeables de cada una de las camillas del servicio de urgencias.

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Se recomienda el uso de un software especializado, para el manejo de las hojas de vida del equipo biomédico, que permita generar datos estadísticos sobre mantenimiento preventivo, correctivo y calibraciones.

Se recomienda la impresión de STIKCER, donde se evidencia el último mantenimiento (preventivo o correctivo). Los equipos carecen de algún rotulo que informe sobre el particular.

Se sugiere cuanto antes realizar la contratación del personal necesario para realizar el mantenimiento de las redes de gases medicinales.

2.3 COMPONENTE: PLANES DE MEJORAMIENTO. A raíz de la sentencia C - 103 de 2015 de la honorable Corte Constitucional, el control previo o los controles de advertencia desaparecen en el ordenamiento jurídico, dándole mayor énfasis al control fiscal previo asignado a las Oficinas de Control Interno.

3. EJE TRANSVERSAL

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Mediante la resolución administrativa Nro. 078 del 24 de agosto de 2017, la alta dirección adoptó las Tablas de Retención Documental – TRD, documento altamente importante para el quehacer institucional, con ello se logrará la adaptación a las políticas institucionales de buen manejo documental4, con ello se proyecta terminar con la incorporación de un software de administración electrónica del documento que genere trazabilidad en el manejo de toda la documentación de la empresa. Con lo anterior, se da efectivo cumplimiento de la normatividad vigente entre otras; Ley 594 de 2000, Decretos Reglamentarios 2578 de 2012, 1100 de 2014. Se reitera a la administración, la imperiosa necesidad de actualizar y colocar en funcionamiento la página de intranet, como herramienta de consulta para todo el personal al servicio de la institución. En esta se debe de centralizar la gran mayoría de la información institucional que debe de ser de conocimiento del personal, entre estas; códigos, políticas públicas institucionales, procesos, procedimientos,

4 Conforme al artículo 6 del Decreto 2609 de 2012, una vez formulada las TRD, la administración debe de incorporar la Política de Gestión Documental al instrumento compilatorio de la Resolución Administrativa Nro. 026 de febrero 28 de 2017.

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flujogramas, normogramas aplicables a los procesos, cursos de inducción y reinducción institucional en aplicaciones multimedia. Dentro de los componentes y subcomponentes del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, se tiene previsto desarrollar un sin número de actividades muy relacionadas con los Indicadores propuestos del – IGA, Índice de Gobierno en Línea, se sugiere que para el segundo semestre se articule todas la política entorno a los parámetros de gobierno en línea5 . Original firmado. DIEGO ALBERTO MUÑOZ ARANGO Jefe de Control Interno y de Calidad.

5 Según el Decreto Nro. 2573 de 2014 se establecen los lineamientos generales de gobierno en línea.