INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO -

LEY 1474 DE 2011

JEFE DE CONTROL

INTERNO,

O QUIEN HAGA SUS

VECES:

LIZETH PAOLA MENESES ZAMBRANO

PERÍODO EVALUADO: Noviembre a Febrero de 2019

FECHA DE ELABORACIÓN: Marzo de 2019

De conformidad con las disposiciones contenidas en el artículo 9 de la Ley 1474 del 2011, la Oficina de Control Interno y Gestión presenta el informe sobre el estado del Sistema de Control Interno de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga correspondiente al periodo noviembre-febrero de 2019. En marco del desarrollo de la implementación del Modelo Integrado de Planeación y gestión – MIPG, establecido por el Decreto Nacional 1499 de 2017, se adelantó en la Dirección de Transito de Bucaramanga - DTB, el autodiagnóstico, aplicado en mesas de trabajo con el equipo que realiza actividades en el marco de las dimensiones (Talento Humano, Direccionamiento estratégico y Planeación, Gestión con Valores para Resultados, Evaluación de Resultados, Control Interno Gestión de la Información y la Comunicación y Gestión del Conocimiento y la Innovación) en las que se recopilo información relacionada con el estado de la implementación de las diferentes políticas de gestión y desempeño institucional que aplican a las entidades públicas y se consolidan en el MIPG ; el seguimiento pormenorizado por parte de la Oficina de Control Interno, se enmarca en los postulados del MIPG, sus siete (7) dimensiones, de las cuales hace parte el control interno, las políticas definidas para cada dimensión, y las tres (3) líneas de defensa de que trata este Modelo.

El presente informe se continúa presentando bajo la estructura del Modelo MECI, enfocado en la dimensión de control interno dentro del MIPG, en línea con las buenas prácticas que referencia el Modelo COSO, y actualizado en un esquema de cinco (5) componentes: 1. Ambiente de Control; 2. Evaluación del Riesgo; 3. Actividades de Control; 4. Información y Comunicación; 5. Actividades de Monitoreo. De acuerdo con lo previsto en el Decreto 648 y 1499 de 2017, la entidad actualizó los actos administrativos relacionados con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, mediante Resolución 239 del 25 de Junio 2018, se integró el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, el cual será el encargado de orientar la implementación y operación del modelo integrado de Planeación y Gestión MIPG.

1. AMBIENTE DE CONTROL

Este componente demuestra primordialmente el compromiso y liderazgo de la Entidad, estableciendo

lineamientos que fortalecen el ambiente de control; por tal razón se tiene como evidencia en su amplia

gestión que la entidad cuenta con un Código de ética que formula los principios y valores adoptados al

interior de la entidad, adoptado mediante acto administrativo No171A del 07 de abril de 2017, en el cual se

formulan (5) principios y (4) valores Institucionales. Los valores institucionales se difunden en la entidad a

través de campañas y programas de inducción y re inducción, lideradas por parte de la oficina de Talento

Humano.

PRINCIPIOS: Se refieren a las normas o ideas fundamentales que adopta la institución para que guíen y

orienten la conducta organizacional.

VALORES: Conductas o normas consideradas como deseables en una comunidad, cualidades de todos

los servidores públicos o particulares con funciones públicas para acondicionar el modelo de servicio.

Estilo Liderazgo Alta Dirección

Frente al estilo de liderazgo de la alta Dirección, se encuentran dados en la planeación estratégica para las vigencias 2018/2019, el cual contiene los propósitos y objetivos Institucionales de largo plazo, metas y prioridades a mediano plazo y las estrategias y líneas generales de política que orientan las actividades del Gobierno Municipal en materia Vial definidos para cada periodo de un Gobierno Municipal. Se resalta la gestión adelantada por la alta Dirección en la búsqueda y consecución de recursos de inversión para el mejoramiento de las políticas institucionales que le competen, así mismo se ha venido realizando un trabajo de planeación estratégica para el desarrollo de los siguientes proyectos: Mejoramiento y Fortalecimiento de la Capacidad Institucional para el Desarrollo de Políticas institucionales con el objetivo de cumplir con los retos del Plan Municipal de Desarrollo, mejorando la oportunidad en la prestación de los servicios y ampliando la cobertura a nivel local a través del fortalecimiento de la capacidad institucional, Mejoramiento de las Políticas institucionales a través de las Tecnologías de Información TICS con el objetivo de actualizar y mejorar los procedimientos y recursos empleados en la investigación, formulación y difusión de políticas institucionales de aplicabilidad para la entidad y sus servidores públicos.

Planeación Estratégica: Dimensión de Direccionamiento Estratégico y Planeación

Planes de acción de Cada Una de las dependencias de la entidad

Lógica Ética

Estética Servicio

VALORES

Según lo establecido en el PR-DIR-001 Procedimiento Formulación, seguimiento y evaluación de planes de

acción, la Oficina asesora de Planeación tiene como función, asesorar la formulación de los planes de acción

y adelantar seguimiento a los planes de acción de la entidad, los cuales consolida, califica y socializa en los

informes de seguimiento trimestral y anual, que reporta a la Oficina de Control Interno y Gestión para la

Evaluación en el Plan de acción Institucional.

Para la vigencia 2019, se realizó la formulación de los planes de acción, mediante mesas de trabajo con

cada uno de los 7 líderes de dependencia y sus coordinadores de grupo de trabajo, igualmente se realizó la

publicación del plan de acción institucional 2019 en la pagina Web institucional en los términos establecidos

en la Ley 1474 de 2011.

DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

La Dirección de Transito de Bucaramanga gestiona el desarrollo del Talento Humano de manera articulada

con los demás procesos de la entidad, lo que ha permitido ejecutar los programas de capacitación, bienestar

e incentivos y seguridad y salud en el trabajo conformado con los planes: Institucional de capacitación 2018-

2019 y Plan Estratégico del Talento Humano (PETH), acorde con las necesidades de los servidores públicos.

Capacitaciones: Se ejecutaron diferentes actividades de capacitación relacionadas con inducción y

reinducción socialización del código de ética pesv, Implementación nuevo Sistema misional, Manejo de

alcohosensores, riesgos de corrupción, Sistema tipo de evaluación del desempeño laboral. En el periodo

noviembre a febrero de 2019, se dictaron seis (6) capacitaciones a todos los procesos de la entidad

relacionadas con inducción y reinducción socialización Código de ética Pesv.

El PIC está diseñado teniendo en cuenta la estructura y metodología que propone el Departamento

Administrativo de la Función Pública (DAFP), se viene llevando a cabo de acuerdo al cronograma establecido

con sus respectivas evidencias de asistencia. Este documento responde a las necesidades de capacitación

de los servidores públicos de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga y el desarrollo del mismo

satisfaciendo dichas necesidades, teniendo en cuenta el desarrollo de las capacidades, destrezas,

habilidades, valores y competencias fundamentales con miras a propiciar su eficacia personal, grupal y

organizacional de manera que se posibilite el desarrollo profesional de los empleados y el mejoramiento en

la prestación de los servicios. En el diagnóstico de las necesidades de capacitación, se debe tener en cuenta

no solo la encuesta a las dependencias a través del formato de necesidades sino también en lo plasmado

en el Comité del Plan Institucional de Capacitación PIC.

Programa De Bienestar Social:

Con base en lo establecido en el Plan de Bienestar Social Laboral vigencia 2019, se tienen programadas

ocho (8) actividades:

N° Actividades de Bienestar Tipo de Actividad

Frecuencia de la Actividad

1 Exaltación del Agente de Tránsito Social Laboral Una vez al Año

2 Día de la secretaria Social Laboral Una vez al Año

3 Día de los niños Familiar Una vez al Año

4 Jornada Lúdico Deportiva Familiar-Física Una vez al Año

5 Cierre de Vigencia Social Laboral Una vez al Año

6 Actividad de Vida Saludable (riesgo cardiovascular) Física Trimestral

7 Actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo Mental y Física Mensuales

8 Celebraciones espirituales en actos protocolarios Espiritual Cuando se establezca

Se otorgaron diez (10) condecoraciones a funcionarios de la entidad “Medalla al Mérito Dirección de Tránsito de Bucaramanga”, el 14 de diciembre de 2018 se realizó la celebración del día de la Familia DTB.

Cumplimiento del Programa de Incentivos:

El grupo de talento humano de la entidad está dando cumplimiento a lo establecido en la Resolución 292 del

11 de mayo de 2015 por medio del cual “adoptó el Plan de incentivos pecuniarios y no pecuniarios de la

entidad.

Mediante Resolución 392 del 01 de octubre de 2018 “se otorgó estimulo educativo de conformidad con la Resolución 292 del 11 de mayo de 2015, a funcionarios de la entidad. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud En El Trabajo de la DTB: La Dirección de Transito Bucaramanga comprometida con el cambio y desde la Oficina de Seguridad y salud

en el trabajo se dio inició al diseño e implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad de Salud en el

Trabajo de acuerdo a la Ley 1562 de 2012 y Decreto 1072 de 2015, documentos que se encuentran

parametrizados en la herramienta tecnológica GOOGLE DRIVE de la entidad. Diseñó e implementación y

actualización de los siguientes programas protocolos y formatos: Informe de rendición de cuentas del SG-

SST 2018, Plan de trabajo del SG-SST.2019, matriz de requisitos legales. Programa de reintegro laboral,

Procedimiento para prevención de riesgo público en actividades de control vehicular, Instructivo para la

realización de actividades deportivas y culturales. Se desarrollaron las siguientes capacitaciones durante el

periodo: Inducción en Seguridad y Salud en el Trabajo a los nuevos funcionarios de la DTB, capacitación en

autocuidado, capacitación manejo de estrés. Reinducción en Seguridad y Salud en el Trabajo, pausas

activas, capacitación al grupo de señalización sobre el manejo de cargas y uso de elementos de protección

personal y socialización de la política convivencia laboral buen trato y prevención del acoso laboral,

capacitación primero auxilios, manejo de desmayos, convulsiones e intoxicaciones, Capacitación sobre

derrames de pintura, aceita, manejo de kits, primeros auxilios, capacitación política del buen trato y

prevención del acoso laboral, capacitación comité de convivencia laboral, sobre las funciones y

responsabilidades del comité frente a la prevención del acoso laboral, capacitación sobre comunicación

asertiva (Generar habilidades que permitan prevenir, medir y resolver situaciones en relaciones

interpersonales en el ámbito laboral), Capacitación sobre el marco legal del comité de convivencia laboral a

los directivos y grupo B de control vial.

Capacitación marco legal comité de convivencia laboral a directivos

Socialización Política Buen Trato y Prevención del Acoso Laboral a Directivos, Inducción Contratistas Nuevos

Capacitación en Autocuidado y Pausas Activas Personal Operativo

Plan Estratégico de Seguridad Vial: toma de Prueba de alcoholemia al personal de Control Vial, dos veces

por mes, Seguimiento a casos de recomendaciones médicas ocupacionales con el supervisor inmediato en

actas de compromisos entre el empleado, supervisor y seguridad y salud en el trabajo., Auditoria al plan

estratégico de seguridad vial.

Prueba de Alcoholemia

Implementación programa de desorden musculo esquelético con el apoyo ARL Positiva

Ejecución presupuestal: La ejecución a 31 de Diciembre de 2018 (compromisos) alcanzo un 83,67%,

distribuidos en gastos de funcionamiento e inversión con una ejecución del 90,91% y 61,13%

respectivamente, tal como se presenta a continuación.

Rubro Nombre Rubro Ppto Definitivo Disponibilidad

Acumulada Compromisos Acumulados

Pagos Acumulados

Saldo x Ejecutar

% Ejec. Compr.

03 PRESUPUESTO DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 27.799.805.029 25.659.800.623 25.273.655.960 24.577.953.679 2.526.149.068 90,91%

0350 GASTOS DE PERSONAL 17.373.473.506 16.844.657.394 16.795.650.829 16.784.298.495 577.822.677 96,67%

0351 GASTOS GENERALES 4.749.400.158 4.430.975.290 4.114.655.990 3.456.085.397 634.744.168 86,64%

0352 TRANSFERENCIAS CORRIENTES 4.176.931.364 2.887.618.302 2.879.248.202 2.853.468.848 1.297.683.162 68,93%

0355 OTROS GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 1.500.000.000 1.496.549.637 1.484.100.939 1.484.100.939 15.899.061 98,94%

06 GASTOS DE INVERSION 8.934.009.378 7.006.712.280 5.461.738.084 4.284.339.324 3.472.271.294 61,13%

0635 SECTOR TRANSPORTE 8.934.009.378 7.006.712.280 5.461.738.084 4.284.339.324 3.472.271.294 61,13%

TOTAL GASTO DE FUNCIONAMIENTO E INVERSIÓN 36.733.814.407 32.666.512.903 30.735.394.044 28.862.293.003 5.998.420.362 83,67%

A Diciembre el total de compromisos asumidos por la Dirección de Tránsito de Bucaramanga ascendió a

$30.735.394.044 correspondiente al 83,67% de la apropiación vigencia 2018, los pagos por su parte

sumaron $28.862.293.003 equivalentes al 93.91% de los compromisos.

Frente a los proyectos de inversión la ejecución presupuestal al mes de Diciembre es de $5.461.738.084

correspondiente al 61.13% de la apropiación vigencia 2018.

2. EVALUACION DE RIESGOS

Descripción General del Mapa de Riesgos y Plan de Manejo Adoptado Por La Entidad

La Oficina Asesora de Planeación realizo asesoría y acompañamiento a los procesos para la elaboración de

los (7) siete Mapas de Riesgos por procesos Vigencia 2019 : Control Vial, Registro de la Información, Centro

de Diagnóstico Automotor CDA, Gestión Administrativa, Gestión Financiera, Gestión Jurídica, Gestión de la

Información TICS. Los cuales se encuentran publicados en la herramienta tecnológica Google Drive y en la

página web de la entidad. Así mismo se identificaron veinticuatro riesgos de corrupción, dentro de los siete

mapas de riesgos de corrupción para la presente vigencia. Es importante resaltar que la implementación de

la norma ISO 9001:2015 modificó la estructura por procesos de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga

en busca de una mayor funcionalidad, es por esto, que la entidad pasó de tener 19 procesos a 13 procesos.

Se dio cumplimiento al Artículo 74° del Estatuto Anticorrupción con la publicación del plan de acción y plan

de adquisiciones en la página Web de la entidad vigencia 2019. La entidad debe diseñar programas, que

permitan fortalecer la creación de una cultura organizacional. Dar cumplimiento al procedimiento de

inducción y reinducción a los contratistas. Los funcionarios de la entidad deben asistir a las capacitaciones

programadas de acuerdo al Plan Integral de Capacitación.

Realizar el seguimiento a los riesgos y aplicar los correctivos donde se evidencia la debilidad, se sugiere

revisar los riesgos de cada proceso, teniendo en cuenta la “guía para la administración del riesgo de gestión,

corrupción y seguridad digital y diseño de controles en entidades públicas”, Emitir lineamientos para el

tratamiento y manejo y seguimiento a los riesgos que afectan el logro de los objetivos institucionales, la alta

dirección a través de los comités deberá monitorear y revisar el cumplimiento de los objetivos a través de

una adecuada gestión de riesgos con relación a los cambios realizados en el Direccionamiento estratégico

y como estos puedan generar nuevos riesgos o modificar los que ya se encuentran identificados.

3. ACTIVIDADES DE CONTROL

Se adoptó un modelo operativo por procesos para los sistemas de gestión y control implementados por la entidad, cumpliendo los objetivos y políticas de calidad establecidos y a su vez a la ejecución de la misión y visión institucional. Se evidenció que cada proceso cuenta con una caracterización, procedimientos, formatos, instructivos,

guías, manuales, a los cuales se les han realizado mejoras y actualizaciones permanentes, con el propósito

de mantener el sistema bajo los principios de eficiencia y efectividad. El mapa de procesos se redefinió,

evaluó y analizo la interacción de los procesos. Debido a la implementación de la norma ISO 9001:2015, se

modificó la estructura por procesos de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga en busca de una mayor

funcionalidad, es por esto, que la entidad pasó de tener 19 procesos a 13, distribuidos de la siguiente manera:

N° PROCESOS ESTRATÉGICOS

PROCESOS DE APOYO

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL

1 Dirección de los Sistemas de Gestión

Jurídica y Contratación

Centro Diagnostico Automotor

Gestión de Auditoria

2 Direccionamiento Estratégico

Gestión TICS Planeamiento Vial

3 Gestión de Atención al Cliente

Gestión Financiera Control Vial

4 Gestión Administrativa Registro de la información

5 Cultura Vial

Con el fin de armonizar el Sistema de gestión con las condiciones de la estructura Orgánica se modificó el

modelo de operación, el cual trae como consecuencia la reorganización de las operaciones, procedimientos,

procesos, roles y responsabilidades. Se presenta reasignación de responsabilidades a los líderes de los

procesos con relación a la estructura orgánica: El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica quedo como líder del

proceso Gestión Jurídica y Contratación. La Secretaria General quedó como líder del proceso administrativo

que agrupa a las oficinas: Talento Humano, Almacén, Mantenimiento, Control Interno Disciplinario y Gestión

Documental. El jefe de la oficina Asesora de Sistemas lidera el Proceso TICS creado en el nuevo modelo.

Actividades realizadas por parte de la Oficina asesora de Calidad: Se Diseño e implemento el nuevo modelo

de operación por proceso, el cual fue socializado y aprobó en el comité directivo, Se reorganizo , estructuro

y documento el sistema de gestión, existe un procedimiento de auditoria Interna al Sistema Integrado de

Gestión, el cual se encuentra documentado, implementado y en proceso de mejora continua, se presentó el

nuevo Mapa de Procesos el cual ha sido socializado a los funcionarios de la entidad, de conformidad con la

norma SO 9001:2015.

Para que una organización funcione de manera eficaz, tiene que determinar y gestionar numerosas

actividades relacionadas entre sí, y esto se logra por medio de un Sistema de Gestión, ya que es una

herramienta que permite planear, ejecutar y controlar las actividades para el desarrollo de la misión de la

entidad; es por esto, que el enfoque para gestionar los procesos en la Dirección de Tránsito de Bucaramanga

se basa en el mantenimiento de los procedimientos y documentos, los seguimientos continuos, las

actualizaciones y la creación de documentos en el sistema de gestión de calidad y ambiental. Así mismo, la

entidad ejecuta programas ambientales los cuales están orientados a prevenir y mitigar los impactos

generados por la realización de sus labores, actividades y procesos, acompañado del estímulo de la

responsabilidad social y ambiental por parte de los funcionarios adscritos a la entidad, enmarcado en el

cumplimento de la normatividad ambiental legal vigente aplicable a la organización. La entidad cuenta con

mecanismos de seguimiento a la gestión institucional, para la revisión de avances y resultados, de igual

forma realiza seguimientos mensuales de avance al plan indicativo de la entidad y realiza reporte a la

Secretaria de Planeación Municipal mediante formato Plan de acción mensual. La Oficina asesora de

Planeación, presentó el Informe de Seguimiento a la Gestión Institucional con corte a 31 de Diciembre de

2019, el cual muestra el cumplimiento de las metas del Plan de acción Institucional.

Se dio cumplimiento a la Guía de Plan anual de adquisiciones de Colombia Compra Eficiente y a lo

establecido en el Comité de Plan anual de adquisiciones de la DTB, se encuentra Publicado en la página

Web de la entidad. Desde la alta Dirección se revisan permanentemente los temas institucionales en los

Comités Directivos realizados.

En el desempeño de su rol de evaluador independiente, la Oficina de Control Interno y gestión, viene

realizando sus auditorías permanentes, seguimientos a la gestión, elaboración y presentación de informes,

acorde con las disposiciones legales vigentes, y su programación para la vigencia.

Convenios y contratos: Durante el presente cuatrienio se gestionaron ciento noventa y siete (197) procesos

contractuales. En el siguiente cuadro se muestra por modalidad por la cual fue contratado cada proceso.

Modalidad

de contratación

N° procesos

TIPO DE CONTRATO

Suministros

Compraventa

Prestación de servicios

Convenios

Prestación de servicios profesionales y/o apoyo a la

gestión

Concurso de méritos 1 4 3 3 187

Mínima cuantía 4

Subasta Inversa 2

Directa 190

Totales 197 4 3 3 187

PQRDS: A continuación, se relacionan las PQRD creadas, reasignadas y cerradas correspondientes a los

meses de noviembre de 2018 a febrero de 2019.

Teniendo en cuenta el reporte de la plataforma encontrado en el siguiente link

http://transitobucaramanga.gov.co/pqrd-2017/reportes.php, donde se puede llevar un control y seguimiento

de las PQRD asignadas por los usuarios, se pudo establecer que ingresaron a la plataforma de reportes 57,

se reasignaron 37 y se encuentran cerradas 832, como se observa en los gráficos:

Procesos Disciplinarios:

Relación de los procesos disciplinarios, de acuerdo a la información suministrada por la secretaria General

de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga, el estado de los mismos correspondiente al periodo noviembre

2018 a febrero 2019, se detalla a continuación.

Indicadores de Gestión de la Oficina Asesora de Planeación Vigencia 2019:

A continuación se presentan los indicadores de Gestión de la Oficina Asesora de Planeación que hacen

parte de procesos estratégicos, con una frecuencia trimestral y anual, reportados con corte al IV Trimestre

del año 2018.

Cumplimiento Planes de Acción: De los siete (7) Planes de Acción consolidados por la oficina asesora de Planeación reportados por cada dependencia de la entidad, los mismos cumplen con una calificación por encima del 70% para el periodo estudiado a corte de 31 de diciembre, conforme al reporte en las actividades programadas de acuerdo al cronograma establecido. Cumplimiento de Proyectos de Inversión: Para el año 2018, se inscribieron 9 proyectos de Inversión en el Banco de Programas y Proyectos de la Secretaría de Planeación Municipal, los cuales ejecutaron las actividades proyectadas en la vigencia 2018, con cumplimiento de las metas a 31 diciembre de 2018.

NOMBRE DEL PROCESO NOMBRE DEL INDICADOR FRECUENCIA RESPONSABLE A NÁLISIS DEL RESULTADO

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

Cumplimiento Planes de Acción Trimestral Jefe oficina Asesora Planeación CUMPLIO

Cumplimiento de proyectos de inversión Anual Jefe oficina Asesora Planeación CUMPLIO

TABLA DE INDICADORES OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Plan De Desarrollo 2016-2019 Gobierno De Las Ciudadanas y Los Ciudadanos

La oficina Asesora de Planeación ha contribuido en la gestión del cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo - PDM 2016 -2019 “Gobierno de las ciudadanas y los ciudadanos”, y en lo particular en la vigencia 2018 así:

Actualización de los nueve (9) proyectos de Inversión para la vigencia 2018 de acuerdo a las mesas de trabajo realizadas con los líderes y responsables de cada Proyecto de inversión en cumplimiento a las metas del PDM 2016-2019, en la metodología MGA y certificados por el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Municipal, los cuales se presentan a continuación:

TABLA DE PROYECTOS DE INVERSIÓN DE LA DTB VIGENCIA 2018

PROYECTO DE INVERSIÓN CERTIFICADO CBPPIM

Formulación e implementación de alternativas que fomenten y fortalezcan la utilización de los modos

de transporte no motorizados en el municipio de Bucaramanga 20160680010200

Diseño e Implementación de un Centro de Investigación del Tránsito Vehicular y Peatonal en

Bucaramanga y su área de influencia 20160680010148

Formulación e Implementación de una Estrategia de Control Vial de la Dirección de Tránsito del

Municipio de Bucaramanga 20160680010092

Actualización, Mantenimiento y Georreferenciación de la Red Semafórica del Municipio de

Bucaramanga 20160680010093

Mejoramiento y Actualización de la Señalización Vial en el Municipio de Bucaramanga 20180680010003

Implementación y promoción de programas de educación vial a los usuarios de la vía en el municipio

Bucaramanga 20160680010089

Fortalecimiento del Centro de Diagnóstico Automotor de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga 20160680010090

Fortalecimiento institucional de los sistemas de información, Sistematización y Plataforma

Tecnológica de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga 20160680010157

Fortalecimiento de los Sistemas Integrados de Gestión de la Dirección de Transito de Bucaramanga 20160680010105

Fuente: Oficina Asesora de Planeación

Seguimiento mensual al cumplimiento de metas y ejecución presupuestal de cada Proyecto y metas asociadas al mismo. Se realizaron siete (7) Mesas de trabajo con los líderes y responsables de los Proyectos de Inversión para hacer seguimiento al cumplimiento de metas, avance en los procesos contractuales y ejecución presupuestal de cada proyecto. Se realizó reformulación al Proyecto “Fortalecimiento Institucional de los Sistemas de Información, Sistematización y Plataforma Tecnológica de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga”. Se realizaron los informes que solicita la Secretaria de Planeación Municipal y los diferentes Asesores del Despacho del Señor Alcalde, encaminados a monitorear el cumplimiento de Proyectos estratégicos, Metas de Producto y de Resultados del Plan de Desarrollo. De igual manera se asistió a las diferentes reuniones y capacitaciones convocadas por la Secretaria de Planeación Municipal, en el marco del seguimiento del Plan de Desarrollo Municipal 2016-2019. Se participó en el Proceso de Concertación de las metas del Plan Integral Zonal Ciudad Norte, Ciudad Jardín, Bucaramanga-PIZ 2018-2027 en lo correspondiente a la DTB. Programa de fortalecimiento de la capacidad estadística territorial del DANE con relación se concertaron de los indicadores a reportar por parte de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga en la Plataforma Sistema Estadístico Nacional-SEN del DANE, de acuerdo a las directrices dadas por la entidad y la Secretaria de Planeación Municipal. Plan Operativo Anual De Inversión POAI A través del Plan Operativo Anual de Inversión POAI se realizó el control y seguimiento a la ejecución de los

presupuestos asignados a los proyectos de inversión de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga y de las

metas asociadas a los mismos, en pro del cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo.

A través del POAI se articularon los Proyectos de Inversión, los rubros presupuestales y las metas del Plan

de Desarrollo, razón por la cual cada una de las actividades realizadas están planeadas y enfocadas al

cumplimiento del Plan de Desarrollo y las Políticas y actividades misionales de la Dirección de Tránsito de

Bucaramanga. Para la vigencia 2018 se formuló el Plan Operativo Anual de Inversión y fue aprobado por el

Consejo Directivo de la entidad como se muestra a continuación.

4. INFORMACION Y COMUNICACION

El Sistema de Gestión – SG, origina comunicaciones de tipo informativo, reglamentario y de solicitudes dirigidas a los diferentes procesos de manera formal, descendente, ascendente, horizontal, vertical y trasversal. Entendiendo que estas se enmarcan dentro de las comunicaciones internas de la entidad y están orientadas al fortalecimiento del sentido de pertenencia y las relaciones de diálogo, interacción y al incremento de la participación entre los servidores públicos, para el flujo de la información y la gestión del Sistema; para ello se establecerán los mecanismos comunicativos que garanticen una comunicación fluida,

efectiva y afectiva en los diferentes niveles y sentidos de la Administración, conceptualizando que las comunicaciones del Sistema de Gestión pueden ser internas o externas, y estas se integran a las determinaciones y lineamientos institucionales del Manual de comunicación. Mecanismos de comunicación: Web y Google Drive, este es el mecanismo institucional definido, para realizar comunicaciones oficiales interna y externamente, permite oportunidad en la comunicación y efectividad en la misma llegando la respectiva comunicación al destinatario. La herramienta tecnológica Drive se mantiene actualizada: con formatos, guías, manuales, planes y documentos propios del Sistema de Gestión de Calidad, garantizando la divulgación y comunicación de la misma a los diferentes Procesos. La oficina asesora de calidad es la encargada de facilitar el cargue de la información de cada uno de los procesos previa presentación de los mismos. Correos electrónicos institucionales: Correo electrónico, o en inglés e-mail, es el servicio de red para

permitir a los usuarios enviar y recibir mensajes mediante el sistema de comunicación electrónica. Por medio

de mensajes de correo electrónico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de documentos, este

se utiliza para la recopilación de información digital que deban allegar a la Dirección, al igual desde el correo

oficial de la Dirección se realizan comunicaciones con destinatarios que requieren oportunidad para la

transferencia de archivos y su posible manipulación.

Plataforma PQRD: Se creó el link de atención a PQRD en la página web de la institución,

http://transitobucaramanga.gov.co/pqrd-2017/ desde este link se atienden las PQRD y se tiene un mayor

control para garantizar respuesta en términos de ley al cliente externo.

La oficina de gestión TICS de la entidad consiente del papel determinante de los instrumentos tecnológicos

en el avance de las comunidades y en la eficiencia y eficacia de la entidad, para el cumplimiento de los

objetivos misionales y el desarrollo de la ciudadanía, Se cuenta con un Plan Estratégico de Tecnologías de

Información y Comunicaciones-PETIC de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga para el periodo 2016-

2019 en lo relacionado con el fortalecimiento de los sistemas de información, incluyendo en cada vigencia

los planes de acción a ejecutar, junto con sus presupuestos, el cual se convertirá en una herramienta de

gestión de la oficina de sistemas de la entidad.

Sistemas De Información y Comunicación Tic Para El Servicio

La entidad mantiene los canales de comunicación para el manejo de información interna y externa, como:

página Web, chat, Drive, correo institucional, twitter, carteleras, Facebook, boletines de prensa.

Se publica en el portal institucional toda comunicación de interés para la ciudadanía, así mismo en la página

web se cuenta con el modulo que permite a la ciudadanía poder elevar sus peticiones, quejas y reclamos

relacionadas con sus necesidades, las cuales son direccionados a las diferentes dependencias para ser

resueltas de manera oportuna conforme a la normatividad legal vigente. Participación por medios

electrónicos: a través de la página web se pueden adquirir los certificados de tradición de los vehículos

matriculados en la Dirección de Tránsito de Bucaramanga e igualmente pago de las vigencias municipales

(porte de placa).

Se implementó en coordinación con la Oficina asesora de Calidad la evaluación de la satisfacción del usuario,

por medio de Terminales de calificación con el fin de medir la calidad del servicio de las puntuaciones dadas

por los clientes a los distintos aspectos del trámite o servicio.

Gestión Integral De Proyectos DTI o Tecnologías De La Información

Sistema de Información Financiera, Sistema de Información Misional, ampliación de Infraestructura

Tecnológica, implementación de la plataforma PQRD con el fin de dar respuesta oportuna a las peticiones

quejas reclamos y denuncias presentadas por los ciudadanos de acuerdo con lo dispuesto por las normas

constitucionales y legales vigentes.

5. ACTIVIDADES DE MONITOREO

El Modelo MIPG sugiere las evaluaciones independientes continuas, para la verificación de los componentes del Sistema de Control Interno y su adecuada operación, lo mismo que para valorar la efectividad del control interno de la Entidad, el avance en logro de metas y nivel de ejecución de los planes, proyectos y programas, entre otros. Estas actividades se pueden dar en el día a día del proceder institucional, y a través de evaluaciones

periódicas (autoevaluación, auditorias) y su propósito es valorar la efectividad del control interno de la

entidad, la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos, el nivel de ejecución de los planes programas y

proyectos, los resultados de la gestión, con el propósito de detectar desviaciones, generar recomendaciones

para orientar las acciones de mejoramiento a la entidad.

La entidad viene realizando acciones permanentes de monitoreo y supervisión efectuadas, que permiten

valorar la efectividad del Control Interno de la Entidad; la eficiencia, la eficacia y efectividad de los procesos:

En desarrollo del plan anual de auditorías y seguimientos, la Oficina de Control Interno, presentó los

siguientes informes: Austeridad en el Gasto, Seguimiento a la Estrategia Anticorrupción y de Atención al Ciudadano,

cumplimiento de las Funciones del comité de Conciliación de Defensa Judicial, Repetición y Conciliación,

PQRD, Mapa de Riesgos institucional, indicadores de gestión, plan de acción, gobierno digital, pasivos

contingentes, evaluación de gestión por dependencia, informe control interno contable.

Se vienen realizando comités directivos, donde se revisan temas institucionales, avances de las metas

propuestas y temas relacionados con la gestión institucional, logros y dificultades, de igual manera se

asignan compromisos a los integrantes del comité.

Se realizan seguimientos trimestrales a los planes de acción de la entidad, por parte de la oficina asesora

de planeación, con el fin de verificar el avance de las metas y objetivos institucionales.

Se envían correos institucionales mensuales por parte de la oficina asesora de calidad recordando el reporte

de indicadores de gestión, de igual manera trimestralmente se informa a los procesos de la entidad la entrega

oportuna del avance del plan de acción de gestión institucional.

Planes de Mejoramiento: Para el mes de Noviembre de la vigencia 2018, la entidad suscribió un plan de

mejoramiento ante la Contraloria Municipal de Bucaramanga, derivado de la auditoria exprés No033 de 2018

realizada a la entidad. donde se detectaron 10 hallazgos de tipo administrativo y 2 con alcance disciplinario.

Igualmente, en el mes de Diciembre se efectuó seguimiento a los (5 ) cinco planes de mejoramiento, suscritos ante el ente de control, concluyendo que se encuentran pendiente por cerrar ( 13) trece hallazgos en su totalidad, teniendo en cuenta las fechas de terminación de metas.

AUDITORIA NO HALLAZGOS TIPO

Vigencia 2017- PGA 2018 34 administrativo

1 Fiscal

1 Sancionatorio

Vigencia 2016- PGA 2017, 20 administrativo

5 disciplinario

1 Fiscal

1 penal

2 sancionatorios

auditoria exprés 016 de 2018 2 Administrativo

2 Fiscal

1 penal

auditoria exprés 033 de 2018 10 administrativo

2 Disciplinario

Plan municipal Discapacidad 2 administrativo

CONCLUSIONES Y REFCOMENDACIONES:

El sistema de Control Interno de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga presenta un desarrollo sostenido, donde la mejora continua ha sido una constante y a partir del Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017, la entidad ha avanzado en la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión-MIPG en un 55%, de acuerdo a los lineamientos, orientaciones del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) y las condiciones de la entidad para cada una de las dimensiones. La oficina de Control Interno y gestión ofrece condiciones necesarias que permiten la implementación de mecanismos de Control, sin embargo algunos procesos no dan cumplimiento a las sugerencias realizadas en los respectivos seguimientos. La oficina de Control Interno y Gestión en cumplimiento a la relación con Entes Externos, continua con el acompañamiento permanente a las auditorías realizadas por los entes de control (Contraloría Municipal de Bucaramanga), sirviendo de enlace con los procesos de la entidad en cuanto a los requerimientos de información. Se han ralizado seguimientos trimestrales a las acciones correctivas descritas en los Planes de Mejoramiento suscritos con la Contraloría Municipal de Bucaramanga. Los seguimientos de Control Interno, han permitido evidenciar los avances significativos de la línea base de

la implementación del MIPG de la entidad; recomendando a los responsables el cumplimiento del plan de

acción propuesto por la entidad para la vigencia.

Se recomienda la adecuada formulación de los riesgos que puedan afectar la gestión y logros institucionales

para la vigencia 2019, teniendo en cuenta la “Guía para la administración del riesgo de gestión, corrupción

y seguridad digital y, Diseño de controles en las entidades públicas”.

Darle mayor celeridad al proceso de publicación de la información generada en cada proceso requerido por

la Ley 1712 de 2014 y reglamentada por el Decreto 103 de 2015.

Definir dentro de la descripción de las diferentes actividades los tipos documentales producidos, la

trazabilidad de los mismos, las oficinas y grupos de trabajo que participan en el trámite de los documentos;

cuya finalidad es evitar duplicidad de documentos, determinar responsables en la producción, tramite

y disposición final de los documentos.

Implementar controles con el fin de dar respuesta oportuna a las PQRD interpuestas por los usuarios, con el

fin de dar cumplimiento a los términos establecidos por la ley.

Fortalecer los sistemas de información y comunicación de la Dirección de Transito de Bucaramanga

mejorando el componente de programas, información y conocimiento (software), de todas las oficinas

gestoras, y definición de datos a procesar o difundir, de esta forma reduciendo el manejo manual de la

información y uso de herramientas como Excel que no permiten tener trazabilidad y controles de acceso a

la información. De esta forma, articulando acciones de gestión de activos de la información con el desarrollo

y establecimiento de acciones para el tratamiento de riesgos de seguridad y privacidad de la información.

Monitorear permanentemente el fortalecimiento de la transparencia activa, lo cual, implica la disponibilidad

de información a través de medios físicos y electrónicos actualizados mediante la publicación de la

información mínima legal exigida para los sitios web oficiales, de acuerdo con los parámetros establecidos

por la normatividad legal vigente.

Continuar con las adecuaciones y ajustes para la implementación del nuevo MIPG, a partir del resultado del

autodiagnóstico, herramienta dispuesta por el DAFP, tema sobre el cual trabaja la entidad bajo el liderazgo

de la Oficina Asesora de Planeación.

Actualizar y socializar el Código de integridad del servidor público.

Con el fin de propender por el mejoramiento continuo de la entidad, se recomienda revisar los procedimientos de cada proceso, con el fin de implementar diagramas de flujo de los procedimientos que se aplican en las oficinas alineadas al sistema misional de la DTB.

Revisar y actualizar el procedimiento de atención de peticiones quejas reclamos y denuncias, e incluir en las

actividades descritas, las solicitudes que se allegan por ventanilla de correspondencia, el cual debe contener

como mínimo los controles efectivos a los derechos de petición radicados para su respectivo seguimiento.

Teniendo en cuenta la importancia de las decisiones que se toman en los Comités Directivos, se recomienda fortalecer la oportunidad en la disponibilidad de las actas. Lo anterior dado la relevancia de efectuar el monitoreo y seguimiento oportuno a la gestión, acorde con los lineamientos de la alta dirección.

LIZETH PAOLA MENESES ZAMBRANO Asesora Grado 02 Control Interno y Gestión