informe de valoración de riesgos institucionales

7/31/2019 Informe de Valoracin de Riesgos Institucionales

1/18

M IN ISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL

2 0 1 2

In for m e d e Valor acin d eRie sgos In st itu cion a lesDireccin General de Planificacin

Departamento de Control Interno

S A N J O S / C O S T A R I C A


2/18

Sistem a de Cont rol Int erno Inst i t ucional_ _________ _______ __________ _________________ _______ _______________

2

Tabla de cont enido s

Tabla de contenidos................................................................................................................2

Presentacin...........................................................................................................................3

M et od olo ga...........................................................................................................................4

Result ado s del Proceso Instit ucion al SEVRI-M TSS-2012 ...........................................................6

Iden t ificacin del Riesgo .........................................................................................................6

* Riesgos Oper ati vos ............................................................................................................6

* Riesgos de Dir eccin ..........................................................................................................7

* Riesgos Tecnol gicos y de la Info rm acin ... . .. . .. . .. . .. .. . .. . .. . .. . .. .. . .. . .. . .. . .. .. .. . .. . .. .. .. . .. .. . .. .. . .. .. .7

* Riesgos Financiero s............................................................................................................8

* Riesgo de Evaluaci n Estrat gica ......................................................................................8

Evalu acin del n ivel de ri esgos ..............................................................................................10

Evaluacin de l os Con t ro les 1 1

Clasificacin del Riesgo .........................................................................................................13

Administracin de Riesgos....................................................................................................14

Conclusiones.........................................................................................................................17


3/18


3

Presentacin

A part i r de la prom ulgacin de la Ley Genera l de Cont ro l In terno No . 8292, M anual de Norm asTcnicas de Control Interno y Directrices D-3-2005, emit idas por la Contralora General de laRepblica, se incorpora la obl igatoriedad para que los jerarcas y los t i tu lares subordinados deto das las inst i tu ciones del Estad o cuent en con u n Sistem a Especf ico de Valor acin del Riesgo.

Por consigu iente, el presente in for m e sim bol iza la com unicacin de r iesgos com o la act iv idadperm anente de este pr oceso, que consiste en la preparac in, la d ist r ibu c in y la actua l izacin deinform acin opor tun a sobre los r iesgos ident i f icados.

Asim ism o, se in tegra al proceso de rendic in de cuentas y a l com prom iso que m uestr a e l

M inisterio d e Trabajo y Seguridad Social por el cum plim ient o de las exigencias cont enidas en lalegislacin costarr icense en m ater ia de cont ro l in t erno.

Com o dato s re levantes, destacan los resu l tados genera les inst i t uc ionales de l 37% de r iesgosclasi f icados com o m oderados, que se obt ienen de la in tegracin de dato s m ostrados en elanlisis de cada depend encia que int egra el M TSS. Los riesgos m oder ados son aqu ellos quepresentan una vu lnerabi l idad m edia y requieren com prob aciones per id icas para asegurar quese m ant iene la ef iciencia de las m edidas de cont rol.

En cuanto a los cont ro les existent es, e l 6% son cal i f icados com o m uy bu enos; e l 58% han s idoevaluados com o bueno s (son apro piados parc ialm ente y a lgunos requieren de m ejoras que les

perm ita dar va lor agregado a la gest in inst i tu c ional) ; e l 24% son cal i f icados com o r egulares; yun 6%, def ic ientes, es decir , no aport an n ingn va lor a la gest in. En este sent ido , lasd irecc iones y dependencias han adquir ido compromisos de mejora que in f luyan sobre losfactor es de riesgos, considerando su viabi l idad y razonabil idad de ejecucin .

Cabe sealar qu e e l proceso SEVRI se l lev a cabo bajo la coord inacin, asesoram iento yacom paamient o de los fun c ionarios de l Departam ento d e Cont ro l In terno, logrando atender e l100% de las dependencias de este M in ister io . Es decir , 56 un idades admin is t ra t ivas que in t egranel n ive l d i rect ivo, departam enta l , un idades y rganos desconcentrados, han p art ic ipando en e lpr oceso SEVRI-2012 .

En este sent ido , una part ic ipac in d e l 100% de dependencias con m edidas de adm in ist r acin d er iesgos respond e a l cum pl im iento d e l ind icador 11.5.1 de l Objet ivo 11.5, que estab lece m ejorarla apl icacin de los sistemas de control interno y los procesos de desarrol lo organizacional conel prop si to d e coadyuvar a l cump l imient o de los ob je t ivos inst i t uc ionales .


4/18


4

M etodo loga

La metodologa ut i l izada es la denominada Gerencia de Riesgos que exigen las DirectricesGenerales para el establecimiento y funcionamiento del Sistema Especf ico de Valoracin deRiesgos (SEVRI) D-3-2005-CO-DFOE, emitidas por la Contralora General de la Repblica, queinvolucra los componentes de un marco orientador y las act iv idades de identi f icacin, anlis is,evaluacin, administracin, revisin, documentacin y comunicacin de los riesgosinst i tu cionales relevant es.

El pr oceso para l levar a cabo el SEVRI-M TSS del 20 12 con sta de cuat ro m atr ices, las cualesdeben ser to t a lment e comp letadas; estn ub icadas en un l ibro de Excel con cuatro hojas que seencuentran v incu ladas entre s , de manera que a l a l imentar la pr imera matr iz ,au tom t icamente las m at r ices dos y t res son en lazadas con d icha in fo rmac in .

El pro ceso SEVRI-M TSS 2012 d io inicio el 17 d e junio del pr esente ao, con la pr om ulgacin dela ci rcu lar N 002-2012, em it ida por la Seora M in ist r a de Trabajo y Seguridad Social , Licda.Sandra Piszk; m ediante la cual d i r ige e l marco or ientador con los parm etro s y l ineam ientosque d ieron in icio a l pro ceso inst i tuc ional .

Poster iorm ente, durant e e l m es de ju l io de 2012, los func ionarios de l Depart ament o de Cont ro lIn terno procedieron a im part i r t a l leres y asesoram ientos en tod as las dependencias de este

M inisterio sobr e la Aplicacin de la M eto dolo ga del Sistem a Especf ico de Valoracin deRiesgos, con la f ina l idad de promover un ambiente de apoyo y un i formar e l proceso a n ive linst i tuc ional .

Tomando com o referencia los l ineam ientos em it idos por e l jerarca de este M in ister io , un n ive lde r iesgo inst i t uc ional aceptable es e l punto de gravedad del r iesgo que la inst i tuc in estd ispuesta a enfrent ar. Para estos efecto s, se ha determ inado para e l M in ister io de Trabajo ySeguridad Social que u n n ive l de r iesgo m enor a l 30% es aceptable cuando e l r iesgo presentavulnerabi l idad ba ja ( imp acto y pro babi l idad ba ja f rent e a los contro les ex istent es).

El r iesgo alto n o ser aceptad o para nin guna de las act iv idades que ejecuta el M inisterio deTra b ajo ; p o r lo t a n to , si a lgu n a a ct i v id a d l le ga ra a u b i ca rse e n esto s n i ve le s, re q u ie renestab lecer un p lan de t ra tamien tos de r iesgos que m in imicen su im pacto y , por ende , m e jo rensu rend im ien to .


5/18


5

El presente cuadro descr ibe los parm etro s que def in i la m etodo loga para la cal i f icacincuantit at iva y cuali tat iva, ut i l izados en el proceso de valoracin de los riesgos ident i f icados.

Cuadro N 1

Cost a Rica, M TSS: Parm et ro s de Valo racin , Pro bab ilid ad e Im pact o, SEVRI-2012

cualitativa cuantitativa

Casi certeza 9 -10

Probable 7 - 8

Moderado 5 - 6

Poco Comn 3 - 4

Improbable 1 - 2

cualitativo cuantitativo

Insignificante 1 - 2

Menor 3 - 4

Moderado 5 - 6

Mayor 7 - 8

Crtico 9 - 10

PARAM ETROS DE PROBABILID AD

DESCRIPCION

DESCRIPCION

PROBABILIDAD

Se espera que ocurra en la mayora de las circunstancias

Probablemente ocurrir en la mayora de las circunstancias

Podra ocurrir en algn momento

Puede ocurrir solo en circunstancias excepcionalesPudo ocurrir en algn momento

PARAMETROS DE IMPACTO

Perdida financiera mayor, perdida de capacidad de produccin con impacto social mayor

Enorme perdida financiera, gran impacto a la sociedad

IMPACTO

Baja perdida financiera; impacto social menor. Sin perjuicios a la sociedad.

Perdida financiera media, impacto social medio

Perdida financiera alta, impacto social alto

Fuente de in formac in M arco or ien tador 2012

Adic ionalm ente, se incorpo ra en este pro ceso la evaluacin d e los cont ro les existent es, quefac il i ta e l escenario de anlisis de l r iesgo, considerando las m edidas ex istent es para laadm inistracin de las am enazas.

Cuadro N 2

Cost a Rica, M TSS: Parm et ro s par a la evalu acin de las m edid as de cont ro l, SEVRI-2012

M edidas de contro l

CalificacinCuali t at ivo Cuan t it at ivo Descr ipcin d el con t r o l

Excelente 5 Co n t ro le s q ue n o r eq u ie re n m o d if icacio n es y agr egan val or a lagest in.

M uy Bueno 4 Co nt r oles ap ro piad os p er o p ued en ser m ejo res. Su valo ragregado puede m ejorar.

Bueno 3 Co nt ro les ap ro piad os p ar cialm e nt e y qu e r eq uier en dem ejoras. Su va lor agregado debe m ejorar.Regular 2 Co nt ro les n o m u y ap ro piad os y r eq uier en de m ejo ras. N o

dan valor agregado.Deficiente 1 Co n t ro le s n o ap r op iad o s o b st acu lizan la ge st i n r eq u ie re n

ser mo dif icados. No dan valor agregado.

Fuente de in formac in M arco or ien tador 2012


6/18


6

Result ado s del Proceso Insti t ucio nal SEVRI-M TSS-2012

Los result ados que se m uestran son acom paado s por la evaluacin de los niveles de riesgos yde los contro les existent es, mediant e un anl isis cuali ta t ivo y cuant i ta t ivo d e l va lor agregadoque o f recen los con t ro les, en t rm inos de consecuencia y p robab il idad segn los even tosidenti f icados.

Se presentan los resu ltados inst i tuc ionales, obt en idos con una part ic ipacin de l 100% de lasdependencias que in t egran este M in ister io , es decir , 56 instancias adm in ist ra t ivas que han sidoagrupadas en nueve Direcciones, cuatro rganos desconcentrados, un Programa y tresunidades de Staff , y que han cum pl ido con la presentacin de las m atr ices para la va loracinde l r iesgo .

Por consiguient e, y de confo rm idad con el anlisis y la tabulacin de los datos presentad os porcada depend encia bajo la apl icacin de las m atrices del Sistem a Especf ico de Valoracin deRiesgos SEVRI-M TSS 201 2, se det erm inar on lo s siguient es result ado s:

Ident i f icacin del Riesgo

La ident i f icacin d e los riegos es la prim era act iv idad del Sistem a Especf ico de Valor acin deRiesgos. En e l la se log ran de te rm inar las c ircunstanc ias o even tos que podr an , en a lgnm om ento , a fectar los ob je t ivos inst i tu c ionales, y son e l re f le jo de los resu l tados obt en idos encada dependencia.

Se ha det erm inado que los r iesgos ident i f icados con mayor f recuencia estn ub icados, conform ea su c lasi f icacin, com o r iesgos operat ivos, de d i reccin y tecnolg icos y de in for m acin,f inancieros y de r iesgo en la Evaluacin Estra t g ica. A cont inuacin, son det a l lados en respuestaa los procesos de rendic in d e cuentas inst i t uc ionales que nos ocupan en este pro ceso.

Riesgos Operativos: Este riesgo f ue iden ti f icado en el 88% de las dependen cias. Es el r iesgoque surge diariamente en la medida que se procesan las transacciones. Se ref iere ainef iciencia de oper aciones, info rm acin inexacta, pr ocesos inadecuado s e insuf icient es; eluso inapro piado e inef iciente de los recursos es el r iesgo de q ue la puesta en m archa de la

pol t ica Inst i t ucional est cond icionada por pro cesos y procedim ient os inadecuado s.

El Ri esgo d e o p o rt u n id ad i nt e gr a lo s r i esgo s o p er at i vo s i de n t if ica do p o r quincedependencias, re fer ido a u n p lazo excesivo entr e e l in ic io y e l t rm ino de un p roceso, poroper aciones inef icient es. Am enaza la capacidad de la Inst i t ucin para pr odu cir servicios enf o r m a o p o r t un a.


7/18


7

Por otra parte, destaca el r iesgo Jurdico, donde once dependencias hacen referencia a laposib i l idad de su m ater ia l izacin, sign i f ica la posib i l idad de t r ansgresin de l pr inc ip io de

legalidad. Tambin, se ref iere a la cantidad y a la magnitud de cambios (variabi l idad)ocurr idos en esos aspecto s y que afect an el logr o de obj et ivo s. Se asocia a leyes laborales,p ro teccin de in fo rm acin , p roced im ien tos y leyes econmicas.

Por o t r a parte , en cuanto a r iesgos operat ivos, e l r iesgo Recurso Hum ano fue ident i f icadopo r diez dependencias. Este r iesgo consiste en no se lecc ionar, m ot ivar, ub icar y or ientar alos recursos hum anos para e l logro de los ob je t ivos de l M in ister io .

Riesgos de Direccin: El 59% de las dependencias han identi f icado riesgos asociados agest in d e d i reccin; son r iesgos que im pl ican que t anto los t i tu lares subor d inados com o

los funcionarios no sean b ien d i r ig idos o excedan los l m i tes de sus responsabi lidades. Endiez dependencias se p resen ta , con mayor f recuenc ia , e l r iesgo de com petenc ia ma ldef in ida, que puede causar conf l ic tos in ternos de competencia y ext ra l imi tac in en laactuacin u om isiones de fun ciones.

Este r iesgo destaca con m ayor pr eocupacin en la Direccin Nacional de Inspeccin Generaldel Trabajo y la Direccin de Asuntos Laborales, referido a las labores de conci l iacinlabora l , dond e en a lgunas c i rcunstancias, debido a la l im i tac in d e personal y recursosmateriales, intervienen las dos dependencias, acompaado esto de debil idades en lacoord inacin tcn ica y admin is t ra t iva sobre e l personal que e jecuta d icha labor.

Riesgos Tecnolgicos y de la Inf orm acin : El 53% lo ocupa la determ inacin de los r iesgosde que las tecnologas ut i l izadas en e l M TSS no op eran como se pretend a, exponen lastr ansacciones y op eraciones imp ort antes a riesgos po ten ciales de pr dida o uso indeb ido, yarriesgan la habil id ad del M TSS para sostener los procesos operat ivos. Esta clasif icacin depeligro fue iden ti f icada por lo s siguient es riesgos especf icos de esta rea:

Riesgos en la in f raestru ctura: fue ident i f icado por nueve depen dencias, y est asociado a laausencia de una est ruc tu ra in fo rm t ica e fect iva (hardw are , sof tware, redes, personas ypro cesos) para sopo rt ar las necesidades presentes y futu ras; se relaciona con los pr ocesosde def inen, desarro l lan, m ant ienen y oper an un ento rno de procesamient o de in for m acin

y las aplicacion es asociad as.

A lo anter ior se une e l r iesgo en operac iones de red y computac ionales, que ochodependencias dete rm inan , asoc iado a l re fuerzo de que los sistem as de in fo rm acin yentornos de red estn operados en un esquema seguro y proteg ido, y que lasresponsabi lidades de pr ocesamient o d e in for m acin son e jecutadas por personal operat ivode f in ido , eva luado y mo n i to reado .


8/18


8

En este contexto, la Direcc in Nacional de Pensiones, la Direccin d e AsignacionesFam il iares, PRONAM YPE, la Direccin Nacional de Em pleo , el Depart am ent o de Info rm tica,

y Asunt os Labora les, entr e ot ras dependencias, han destacado la ident i f icacin de susriegos a part ir del Riesgo Tecnol gico y de la Info rm acin, riesgos de info rm acin precisa ycom plet a y riesgos de acceso.

Riesgos Financieros: El 47% de las depen dencias ident i f ican riesgos relacionado s con elf lu jo de efect ivo y los pe l igros f inancieros de que no sean m anejados ef ic ientem ente param axim izar la d isponib i l idad de l e fect ivo.

En cuanto a los r iegos f inancieros, destaca que o cho dependen cias han logrado ident i f icar e lRiesgo Presupu estario de no asociar cor rect am ent e los obj et ivo s, las m etas y los planes con

la d isponib i l idad de fond os; o b ien, que por contro les insuf ic ient es, def icientes o ausent es,e l presupuesto no se adm in ist re apro piadament e e impida a lcanzar los ob je t ivos y lasmetas. Sobresalen en este apartado la Direccin Nacional de Pensiones, la Direccin deAsignaciones Famil iares, PRONAM YPE, la Direccin de Segurid ad Social y la Dir eccinAdm in ist ra t iva y Of icia la M ayor.

Riesgo de Evaluacin Estratgica: Por l t imo , e l 35% sea lan que no se iden t i f i can conm ucha fr ecuencia los riesgos asociados a la planif icacin que d an or igen al M TSS y que leperm i ten equ ipara r c la ram ente sus ob je t ivos y metas en e l en to rno que lo rodea . Sinem bargo, destacan algunas debi lidades en la fal ta de in form acin conf iab le y de capacidadpara el anlisis, que podr an afectar negativam ent e la habil idad de la inst i tu cin.

Cabe destacar, en este pro ceso de iden ti f icacin, el r iesgo de Seguridad Am bient al y SaludOcupacional, v incu lado a pro m over y m antener e l ms a l to n ive l de b ienestar f sico, ment a ly social de los tr abajador es. Se enfo c bsicamen te en las Inspecciones Regionales y en laUnidad M dica Inst i t uc ional , y se or ient en la ident i f icac in de posib les enferm edades enfuncionarios, producto de los mantenimientos en tanques de agua, uso de inst rumentosergon m icos, presencia de caros, debil idad en la i lum inacin, o po sibles obstrucciones enlas reas de acceso, entre o t ro s aspectos; de jando de lado la prob lemt ica de l a i reacondic ionado como un hecho o r iesgo m ater ia l izado que est siendo adm in ist r ado por lasautoridades superiores.


9/18


9

El presente grf ico comp lement a con su i lust r acin los datos obt en idos a l respecto.Gr a f i c o 1 . C o s t a R ic a , M TS S : I d e n t i f i c a c i n d e R ie s g o s d e t e r m in a d o s p o r D e p e n d e n c ia s 2 0 1 2

88% Depe nde ncias

59% Depe nde ncias

53% Dependencias

47% Depe nde ncias

35% D ependenc ias

Grafco 1. Cost a Rica,M TSS: Ide nf icacin d e Riesgosdeterm inados por Dependencias, 2012

Operat ivos

Direccin

Tecnolgicos y de inform acin

Financieros

Evaluacin Estrat gica

Clasificacin d e Riesgos

Fuente de inf orm acin: Departamen to de Cont rol Int erno, dat os sum inistrados po r las dependencias SEVRI, 2012

El grf ico N1 i lustra los resultados comentados en la fase de identi f icacin de riesgos.Ut i l izando datos cuant i t a t ivos, se puede af i rmar que e l 88% de las dependencias hanid en t i f ica d o r i esg os o p e rat i vos e n el q u eh a ce r d ia r io ; e l 5 9 %, lo s r i esg os d e Di recci n e n eldesempeo de sus func iones; 53% de te rm inados en tecno lg icos y de in fo rm acin ; segu idospor un 47% de dependenc ias que com prueban r iesgos f inanc ie ros, y por l t imo , e l 35% de lasdependencias sea lan r iesgos en la evaluac in es t ra tgica , o r ien tada al cump l im ien to deobjet ivos inst i tucionales.

En resumen, el r iesgo que se presenta con mayor frecuencia en las dependencias es el r iesgoOperat ivo, que cont em pla r iegos de opo rtu n idad, jurd icos, de recursos hum anos y fa l las en e l

serv icio que dem andan, pues un 88% de las dependencias lo ident i f ican.


10/18


10

Evaluacin d el nivel d e riesgos

La identi f icacin de dichos riesgos se acompaa con el anlis is de la consecuencia de eventossegn su im pacto y probabi l idad de ocurrencia , que def ine e l resu l tado de la ca l if icac in de ln ive l de r iesgo, e l cual se presenta a cont inu acin basado en los resu l tados obt en idos en cadadepen dencia adm inistrat iva agrup ada segn los niveles organizacionales que la integran.

Grfico 2. Costa Rica, MTSS: Nivel de Riesgospor Depende nciasInsti tucional es SEVRI-2012

-5

5

15

25

35

45

55

65

75

37

1219

24 2529

31 3237

38

43 4345

50

5058 6 2

Grfico 2. Costa Rica, M TSS: Nivel de Riesgos por Depend encias

Inst i tucionales

SEVRI-2012Alto

M oderad o

Bajo

N iv e l d e R ie s g o s p o r d e p e n d e n c ia s I n s t i t u c io n a le s S E V R I - 2 01 1

Fuente de inf orm acin: Departamen to de Cont rol Int erno, dat os sum inistrados po r las dependencias SEVRI,2012

El g rf ico N 2 m uest ra , u t i l i zando da tos cuan t i ta t i vos, , e l n ive l de r iesgo en que se ub ica cadadependencia, con los cuales se determin un promedio ponderado de l 37%, equivalente amoderado, el resul tado inst i tuc ional . El r iesgo presenta vulner abil idad m oder ada cuando elim pacto es a l to y la probabi l idad es ba ja , o cuando e l imp acto es ba jo con pr obabi l idad a lta

f rent e los contro les ex istent es.

Asimismo, se observa en el grf ico un nivel de riesgo bajo del 12% en e l Depar tamento deSalarios, y contr asta con el nivel de riesgo alto d el 62% en la Direccin Genera l de AsignacionesFam il iares. Por lo dem s, to das las direcciones han sido coinciden tes en la clasif icacin d eriesgos moderados.


11/18


11

No tod as las dependencias ubicadas en estos n ive les de r iesgo requir iero n estab lecer u n p lan det ra tam ien tos de r iesgos que min imicen su im pacto , m s b ien necesi tan comprobac iones

peri dicas para asegurar qu e se m antien en la ef ic iencia de las m edidas de contr ol y un b alanceadecuado en tre pr obabi l idad ba ja e imp acto m oderado de la ocurrencia de los r iesgos, ta l com ose analiza en la fase siguient e del Sistem a Especf ico de Valor acin de Riesgos.

Evaluacin d e los Cont roles

Una vez ident i f icados los r iesgos ms re levantes, se pro cede a rea l izar la eva luacin decontro les, que consist i en e jecutar e l Anl isis de Riesgos f rent e a los Cont ro les ex istent es, locual faci l i ta el escenario del anlis is de r iesgos considerando las m edidas existen tes para laadm in ist r acin de t a les r iesgos.

Se presenta a continuacin la evaluacin de los controles existentes en trminos deconsecuencia y pro babil idad. Es decir, se analiza el valor agregado qu e ofr ecen los cont roles alpro ceso y procedim ient os que real iza cada direccin.

Gr f i c o 3 C o s t a R ic a , M TS S : E v a lu a c i n d e lo s C o n t r o le s I n s t i t u c io n a le s 2 0 1 2

6% Muy Buenos6% Sin Evaluar

Gr fico N.3 Cost a Rica, MTSS: Evaluacin d e los Con tr oles Ins tit ucionales ,

2012

58% Buenos

24% Regulares


El g rf ico N 3 perm i te v isua liza r la cal if i cacin Inst i tuc ional que se le da a los con t ro lesexis tentes, obten iendo un 58% de contro les buenos, es decir , contro les apropiadosparc ialm ente y cuyo valor agregado a la gest in inst i tuc ional puede m ejorar. Seguido de un24% de contr o les con ca l i f icacin r egular, def in idos como contro les no m uy aprop iados y querequieren de m ejoras porq ue otor gan valor agradado a la gest in.


12/18


12

Asimismo, se obt ienen resul tados de l 6% de contro les Muy Buenos; adems de un 6% decontroles Deficientes que no resultan apropiados y obstacul izan la gest in, para lo que

requieren ser mod i f icados, por lo cual e l p lan de mejor as prop uesto se or ienta a mejorar suvalor.El sigu iente grf ico perm ite com plem entar los resu l tados obten ido s en la eva luacin de loscont ro les de cada depen dencia, real izando un a aut oevaluacin de las depen den cias que deb enm ejorar e l va lor agregado que pro porc ionan los cont ro les.

Gr f i c o 4 . C o s t a R ic a , M TS S : E v a lu a c i n d e C o n t r o le s p o r D e p e n d e n c ia s 2 0 1 2 d e C o n t r o le s p o r D e p e n d e n c ia s

3, 0

3, 0

4,0

3, 0

1,5

3, 5

0, 0

3, 0

2, 5

3, 0

3, 0

3, 0

3, 6

4,0

2, 0

3, 0

2, 0

2, 0

Resul tad o M TSS

Salar ios

PRONAM YPE

Asunto s Laborales

Prensa

Plani f icacin

Tr ibunal Adm . Seg.Soc.

Gnero

C ont ra lo r i a

Inspeccion

Empleo

Pensiones

Adm in i s t ra t i va

Asunto s Jurdicos

cso

Seg. Social

DESAF

Financiero

Grfico N 4. Costa Rica, M TSS: Evaluacin de Con tr oles po r Dep end encias

2012

Buenos

Regulares

Deficientes


El grf ico N4 perm ite v isual izar la cal i f icacin que cada dependencia le proporc iona a loscon t ro les existen tes , ob ten iendo un resu ltado inst i tuc ional de con t ro les aprop iadosparc ialm ente, y cuyo valor agregado a la gest in inst i tuc ional puede mejorar.

De 56 dependencias adm in ist ra t ivas que in tegran e l M in ister io de Trabajo, agrupadas end iecisie te dependencias segn su n ive l o rgan izaciona l, dos cal i f ican sus con t ro les como m uy

buenos, que son contro les apropiados; d iez dependencias cal i f ican sus contro les de buenos, esdecir , aprop iados parc ialm ente po rque requ ieren de m ejoras; y cinco dependencias def inen suscon t ro les como no m uy aprop iados y que no o to rgan va lo r a l p roceso , es deci r , son con t ro lesregulares y def ic ientes que requieren ser mejor ados.


13/18


13

En este contexto d e evaluacin, cada dependencia, segn su auto evaluacin de contro les, sepropone un m e jo ram ien to o rep lan teamien to de estos , de m anera que le perm i ta v isua liza r los

controles como act ividades que agregan valor a la gest in y no que representen obstculos enel quehacer d iar io .

Clasificacin del Riesgo

Por consigu iente, la Clasi f icacin de los r iesgos en trm inos inst i tuc ionales se obt iene delresu ltado de confro ntar e l imp acto y la probabi l idad con los contr o les ex istent es ap l icab les adependencias que in t egran e l M in ister io de Trabajo y Seguridad Social .

De d icho anl isis y tabulac in d e los datos que se ut i l izan com o insumo d e in form acin y

valoracin de riesgos, se obt iene el siguient e grf ico:Grfico 5. Costa Rica, MTSS: Clasificaci n del Nivel de RiesgosInstitu cionales SEVRI-2012

Al to

6,25%

M oderado

62,5%

Bajo

31,25%

Grfico N 5. Costa Rica, M TSS: Clasif icacin de l Ni vel de

Riesgos

Inst it ucio nal SEVRI-2012

Clasificacin del Nivel de Riesgos Inst it ucion al SEVRI-2011Fuente de inf orm acin: Departamen to de Cont rol Int erno, dat os sum inistrados po r las dependencias SEVRI,2012

El grf ico N 5 ind ica que e l 62,5% de los r iesgos inst i t uc ionales son c lasi f icados com omoderados, que requieren de comprobaciones per id icas para asegurar que se mant ienen laef ic ienc ia de las m edidas de cont ro l or ientadas a m in im izar e l im pacto. El 31,25% de los r iesgosson bajos (dar les necesario propo rc ionarles seguimient o constant e con e l f in de que norepr esenten u na event ual am enaza para la inst i t ucin); el 6,25% de los riesgos son clasif icadoscom o a l tos, pues re f le jan un im pacto y prob abi l idad a l ta f rente a los contro les ex istent es y no


14/18


14

son acep tab les por la inst i tuc in , requ ie ren un t ra tam ien to de l r iesgo que m in imice su impac toy , p o r e n d e, m e jo re su re n d im ie n to .

Adm inistracin de Riesgos

Una vez concluidas las fases ant erior es del pr oceso de valoracin de r iesgos inst i tu cionales, conbase en e l anl isis de pr obabi l idad e im pacto f rent e a los contro les ex istent es, se determ inan losr iesgos que requ ie ren un p lan de act iv idades para su t ra tamien to , de m anera que perm i taaum entar e l cum pl imient o de o b jet ivos y reducir los r iesgos pr ior i t ar ios.

El r iesgo inst i tuc ional se ub ic en un r ango p rom ed io de l 37%, considerado m oderado , y no tod asla dependencias requirieron establecer un plan de administracin de riesgo, sino que algunas,

por sus resu l tados, demandan comprobac iones per id icas para asegura r que se m ant iene laef iciencia de los contr oles sobr e los pro cesos y objet ivos analizados.

Cuando se real iza el anlis is individual de los riesgos clasif icados como moderados y altos querequieren m edidas de admin is t rac in de r iesgos, se ut i l izar com o m edida pal iat iva la opcindenom inada Evi tar e l r iesgo , que consiste en atacar los factores de r iesgo asociados a laprob abi l idad y a las consecuencias de un evento antes de que ocurr a.

Por tant o, la DESAF, con un n ive l de r iesgo a l to de l 62%; la Direccin de Seguridad Social , con un58% de riesgo m oder ado; el Consejo de Salud Ocupacional y la Direccin de Asunt os Jurdicos,con un 50% de n ive l de r iesgo m oder ado, son a lgunas de las instancias que p resenta com prom isode mejoras para admin is t rar y min imizar los impactos que los r iesgos puedan eventualmenteocasionar en su d esem peo.

El siguient e cuadro cont iene algunas acciones de mejo ras que se ha prop uesto a las Direccionesque, por sus resultados en los n ive les de r iesgo, t ienen e l comp rom iso de m in im izar:


15/18


15

Cuadro N 3

Costa Rica, M TSS: M edid as de Ad m inist racin de Riesgos DESAF, 2012

M e d id a d eAdmin is t rac in

Act ivid ad para gest ion ar Riesgo Inst anciaResponsable

Evitar el Riesgo

Gestionar ante la CCSS y autoridades superioresmin imizar los t iempos de t rmite para g i ro derecursos.

DESAFCont inuar con la implementac in de l s is tema deevalu acin d e pr ogr am as sociales de la DESAF y, encoord inacin con e l IMAS, la implementac in de lsistem a nacional de infor m acin social.

Se gest io nar ant e el M inisterio de Hacienda paraque se transfieran al FODESAF los recursos demanera oportuna. Coord inar con la rectora de lsector soc ial la def in ic in de la un idad e jecutor a delos program as def in idos en la ley.

Fuent e de info rm acin: Departam ent o de Cont rol Int erno , dat os sum inistrad os po r la DESAF, pro ceso SEVRI-

2012

Cuadro N 4Costa Rica, M TSS: M edid as de Ad m inist racin d e Riesgos

Direccin d e Segur idad Social, 2012

M e d id a d eAdmin is t rac in

Act ividad p ara gest io nar Riesgo Inst anciaResponsable

Evitar el Riesgo Promover l ineamientos para def in i r lascompetencias y mbi to de acc in de conformidadcon la Ley 7600

SeguridadSocial

M od ificar Riesgo Vincular e l tem a de Equiparac in d e Oport un idadescon el Plan de Accin de la Pol t ica de SeguridadSocial.

Fuente d e inform acin: Departam ento de Cont rol Intern o, datos sum inistrados por la Direccin de Segur idad

Social pr oceso SEVRI- 2012


16/18


16

Cuadro N 5

Cost a Rica, M TSS: M edid as de Adm inist racin d e Riesgos del Con sejo de Salud Ocup acional,

2012

M ed ida de

Administracin

Act iv idad para gest ionar Riesgo Inst ancia

Responsable

Modi f i car

Riesgo

Ejecucin de pro yectos f inanciados con el INS.Consejo d e

SaludOcupacional

Actual izacin de t res reglam ent os y dos prop uestas deReglamento.Propuesta de Ley Marco del Consejo de SaludOcupacional.

Fuente d e inform acin: Departam ento de Cont rol Int erno, datos sum inistrados por el Consejo de Salud

ocupacion al, proceso SEVRI- 2012

Cuadro N 6

Cost a Rica, M TSS: M edid as de Ad m inist racin de Riesgos,

Direccin d e Asunt os Jur dicos, 2012

M ed ida de

Administracin

Act iv idad para gest ionar Riesgo Inst ancia

Responsable

Modi f i car

Riesgo

Establecer gua con contenido y estructura parap ron un ciam ien t os. Direccin de

AsuntosJurdicos

Sistema automat izado de Reglamentos In ternos yConsult as po r correo .Taller de capacitacin para concient izar sobre normasintern acionales de l t rabajo.

Fuente de infor macin: Departamen to de Cont rol Interno , datos sum inistrados por la Direccin de Asunt os

Jur dicos, pro ceso SEVRI- 201 2

Es importante destacar que todas las Direcciones y Departamentos han def inido acciones dem e jo ra, tom ando en cuen ta una v iab i l idad y razonab i lidad p resupuesta r ia que les perm i ta suaplicacin segn los riesgos pr iori t arios ident i f icados, int egrando d e esta m anera el pro ceso deplan i f icacin y va loracin de r iesgos en un a act iv idad Inst i tu c ional que re f le ja un m ejor m odelo

de Planif icacin Operat iva Inst i t ucional.

Cabe sealar que los com prom isos adquir ido s por las d i ferent es dependencias para laadm in ist r acin de l r iesgo, segn su grado de in f luencia sobre los facto res de r iesgosident i f icados, se encuent ran a disposicin en cada uno de los registr os que int egran el pro cesoy constan en e l Depart ament o de Cont ro l In terno , que ser e l responsable de seguir sucumpl imien to .


17/18


17

Conclusiones

El anlis is del Proceso de valoracin de Riesgos 2012, ha permit ido generar informacininst i t uc ional grac ias a la part ic ipac in de l 100% de las d i recciones y dependencias que in t egrane ste M in ist e r i o , u b i c n do lo e n u n n ivel d e r ie sg o cu a li t at i vo mo d e rad o d e l 3 7 %, lo q u erepresen ta un pun t o m ed io de impac to y p robab i l idad f ren te a los con t ro les existen tes,clasif icndose en niveles de riesgos aceptables segn los parm etr os def inido s.

Se ha determ inado que los r iesgos ident i f icados con mayor f recuencia se ubican conform e lasiguiente clasificacin:

Riesgos Operat ivos: En un 88% de las depen dencias, es el r iesgo que surge diariam ent e

en la m edid a que se pro cesan las tr ansacciones. Se ref iere a inef iciencia de op eraciones,informacin inexacta, procesos inadecuados e insuf icientes, uso inapropiado einef ic iente d e recursos; en f in , es el r iesgo de que la pu esta en m archa de la po l t icainst i t uc ional est cond ic ionada por procesos y procedim ientos inadecuados.

Riesgos de Direccin : Un 59% de los r iesgos ident i f icados im pl ican que tanto lost i t u lares subor d inados como los func ionarios, no son bien d i r ig idos y exceden los l m i tesde sus responsabi lidades. El r iesgo de com petencias m al def in idas, que pueden causarconf l ic tos in ternos de competencia y ext ra l imi tac in en la actuacin u omis iones defunciones, se presentan con m ayor f recuencia en diez dependencias.

Riesgos Tecnolgicos y de la Informacin: El 53% iden t i f ican los r iesgos de que lastecnologas ut i l izadas en e l M TSS no estn operando com o se pretenda, estnexponiendo las transacciones y operaciones importantes a riesgos potenciales deprd ida o u so indebido, y estn arr iesgando la habi lidad de l M in ister io para sostener losprocesos operat ivos.

Riesgo de Presupuesto: El 47% de las dependencias determ inan en su gest in el r iesgode no asociar correctamente los objet ivos, las metas y los planes con la disponibi l idadde fondos, o b ien , que por con t ro les insu f icien tes, de f icien tes o ausen tes, elpresupuesto n o se adm in ist r e adecuadamen te e imp ida alcanzar los ob je t ivos y las

metas.

Riesgo de Evaluacin Estratgica : Po r lt imo , e l 3 5 % id en t i f ica e l r i esg o q u e n o seanaliza con m ucha f recuencia entre las dependencias, y que son to dos los r iesgosasociados a la planif icacin qu e da origen al M TSS y que le p erm iten recon ocerc laram ente sus ob jet ivos y m etas en e l ento rno que lo rodea. Sin em bargo, destaca con


18/18


18

algunas debil idad es la falta de infor m acin confiable y de capacidad para el anlisis, quepodr an afectar negat ivament e la habi l idad de la inst i t uc in.

Por o t ra part e , durante este pr oceso d e va loracin de r iesgos se rea l iz una evaluacin de loscontro les, que fac i l it e l anlisis de r iesgos en t rm inos de consecuencia y probabi l idad en e lcontexto de la ef ic iencia de los controles y su valor agregado a la gest in inst i tucional. Sepresenta com o m ayor resu l tado e l 58% de contro les buenos, es decir , contro les apropiadosparc ialm ente y cuyo valor agregado a la gest in inst i tuc ional puede m ejorar. Seguido de un24% de contro les con ca l i f icac in regular, que son contro les no muy apropiados y querequieren m ejoras porq ue ot organ va lor agregado a la gest in.

Asim ismo , se o b t ie n en re su l t ad o s de l 6 % d e co n t ro les M u y Bu e n o s y u n 6 % d e co n t ro lesDef icientes que no son apropiados, obstacul izan la gest in y requieren ser m odi f icados, por lo

cual el p lan de m ejoras que se propon e se or ient a a mejor ar su va lor.

En este sent ido , se requiere h acer una m ayor sensib i l izacin dent ro de cada d i recc in que leperm ita ident i f icar y estab lecer cont ro les a part i r de su aport e o va lor a la gest in, y n o so loestab lecer contro les que podran eventualmente estar obstacul izando e l cumpl imiento deobjet ivos de m anera caprichosa.

Cabe destacar, adem s, que la capacitac in y e l acom paamient o rea l izado en mat er ia devaloracin de riesgos continuar siendo la base para la formulacin de los riesgos de cadadependencia que integran la valoracin inst i tucional. En este sentido, se requiere de mayoracom paamient o y asesoram iento hasta tanto los t i tu lares subor d inados se fami l iar icen ycomprom etan con e l p roceso .

Por l t imo , e l p roceso de va lo racin de r iesgos sigue respa ldando la e jecucin yfun cionam ient o en los objet ivos plasmado s por la inst i t ucin a tr avs de su anlisis, evaluaciny adm in ist r acin, garant izando razonablem ente su cum pl imient o.

informe de valoración de riesgos institucionales

Documents