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INFORME DE PASANTÍA PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE
ADMINISTRADOR DEPORTIVO
“APOYO Y OPTIMIZACIÓN DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
Y EJECUCIÓN DE EVENTOS DEL ÁREA DE CAPACITACIÓN Y
PRÁCTICAS DEL IDRD”
Autor:
HÉCTOR BUITRAGO GONZÁLEZ
20131001008
Director Interno:
MIGUEL ÁNGEL GARCÍA REYES
Docente
Director Externo:
EDNA LILIANA GAMBA ELÍAS
Profesional Contratista IDRD
Bogotá D.C. Julio 2018
Universidad Distrital Francisco José de Caldas
Proyecto Curricular Administración Deportiva
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AGRADECIMIENTOS
Primeramente, a Dios por permitirme estudiar y trabajar en lo que más me gusta que es el
deporte, y por guiarme a la consecución de mis metas.
A mis padres y hermana por apoyarme en mi decisión de estudiar Administración Deportiva, por
ser mi ejemplo a seguir y por formarme como una persona responsable y con valores, gracias a
ellos trabajo día a día para cumplir mis sueños.
A la Universidad Distrital Francisco José de Caldas por acogerme y principalmente al Proyecto
Curricular Administración Deportiva y sus docentes, por enseñarme la importancia del deporte
en el mundo actual, y por permitirme alcanzar mi sueño de trabajar y vivir vinculado al deporte,
que es mi más grande pasión.
Al IDRD y el Área de Capacitación y Prácticas Educativas por abrirme las puertas y permitirme
tener la experiencia de trabajar en una entidad tan reconocida e importante en el ámbito
deportivo nacional, aplicando los conocimientos adquiridos durante estos últimos 5 años.
A mis directores de tesis Edna Gamba y Miguel Ángel García, por guiarme durante este
proceso, y poner a mi disposición las herramientas para cumplir este proyecto.
A mis compañeros de carrera, con quienes inicié el sueño de ser Administrador Deportivo y con
los cuales compartí infinidad de momentos y recuerdos en estos 10 semestres, LO LOGRAMOS!
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CONTENIDOS
1. INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………………... 7
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA……………………………………………………… 8
3. JUSTIFICACIÓN……………………………………………………………………………… 9
4. OBJETIVOS…………………….……………………………………………………………. 10
4.1. FUNCIONES……………………………………………………………………………. 11
4.2. METAS E INDICADORES…………………………………………………………….. 12
5. MARCO CONCEPTUAL………………………………………………………………….… 13
5.1. MARCO LEGAL……………………………………………………………………….. 14
6. METODOLOGÍA……………………………………………………………………………. 15
6.1. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES………………………………………………… 16
7. GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIÓN…………………………………………….. 17
7.1. EL ÁREA DE CAPACITACIÓN Y PRÁCTICAS EDUCATIVAS………………......... 18
8. ACTIVIDADES REALIZADAS…………………………………………………………….. 20
8.1. BASE DE DATOS……………………………………………………………………… 20
8.2. ANÁLISIS DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS………………………………….. 21
8.3. CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN DEPORTIVA…………………. 35
8.4. ANÁLISIS DEL CICLO DE PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN EN LOS CURSOS
OFERTADOS……………………………………………………………...…………………… 39
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8.5. CURSO FUNDAMENTOS DEL ENTRENAMIENTO DEPORTIVO………………… 57
9. CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE TRABAJO……………………………………………… 59
10. RESULTADOS, ALCANCES Y LIMITACIONES………………………………………... 60
11. CONCLUSIONES…………………………………………………………………………... 61
12. RECOMENDACIONES……………………………………………………………………. 63
13. BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………………………. 64
14. ANEXOS……………………………………………………………………………………. 65
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1: Metas e Indicadores………………………………………………………………….. 12
Cuadro 1: Marco Legal………………………………………………………………………….. 14
Cuadro 3: Cronograma de Actividades…………………………………………………………. 16
Cuadro 4: Programa del Curso Fundamentos de Administración Deportiva….………………… 36
Cuadro 5: Programa del Curso Fundamentos del Entrenamiento Deportivo……………………. 57
Cuadro 6: Cumplimiento de Indicadores………………………………………………………... 59
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ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1: Organigrama del IDRD……………………………………………………………….. 18
Figura 2: Captura de pantalla Base de Datos……………………………………………………. 20
Figura 3: Mapa de procesos inicial del área…………………………………………………….. 26
Figura 4: Propuesta nuevo mapa de procesos…………………………………………………… 33
Figura 5: Correo de Invitación enviado a las Ligas……………………………………………… 37
Figura 6: Base de Datos Asistencia al Curso Fundamentos de Administración Deportiva…….. 38
Figura 7: Carta de invitación a ponentes………………………………………………………… 44
Figura 8: Diapositiva utilizada en el curso……………………………………………………… 45
Figura 9: Banner Curso Fundamentos del Entrenamiento Deportivo…………………………… 58
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo 1: Carta de aprobación de la pasantía por parte del IDRD……………………………….. 65
Anexo 2: Oficio aprobación anteproyecto y pasantía por parte del Consejo Curricular………… 66
Anexo 3: Certificado de Organizador del Curso Fundamentos de Administración Deportiva…. 67
Anexo 4: Certificado de Organizador del Curso Fundamentos del Entrenamiento Deportivo… 68
Anexo 5: Formato de Entrega de Documentos pasantía………………………………………... 69
Anexo 6: Formato de Control de Horas y Evaluación de la pasantía por parte del IDRD……... 70
Anexo 7: Formato de Evaluación Desempeño por parte del director externo………………….. 73
Anexo 8: Certificado pasantía por parte del IDRD……………………………………………... 74
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1. INTRODUCCIÓN
El Instituto Distrital de Recreación y Deporte (IDRD) es una entidad pública adscrita a la
Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Fundado en el año
de 1978, y cuyo principal objetivo es generar y fomentar espacios para la recreación, el deporte,
la actividad física y la sostenibilidad de los parques y escenarios, mejorando la calidad de vida, el
sentido de pertenencia y la felicidad de los habitantes de Bogotá D.C.
El Instituto se divide en 5 subdirecciones: Administrativa y financiera, Contratación, Técnica
de construcciones, Técnica de parques, y Técnica de recreación y deportes. La pasantía sobre la
cual se llevará a cabo el presente informe se denomina “Apoyo y optimización de las funciones
administrativas y ejecución de eventos del Área de Capacitación y Prácticas del Instituto Distrital
de Recreación y Deporte”, el anteproyecto correspondiente fue aprobado en la sesión 04 del
Consejo Curricular del Proyecto Administración Deportiva el día 19 de febrero de 2018.
El trabajo se desarrolló dentro del Área de Capacitación y Prácticas Educativas, perteneciente
a la Subdirección Técnica de Recreación y Deporte, la cual tiene a su cargo las funciones de
supervisión de los convenios entre el Instituto y distintas Universidades, la organización de cursos
de Administración Deportiva y temas afines, el control de los procesos de servicio social mediante
la modalidad de validación de horas de entrenamiento, dirigido a los deportistas de rendimiento,
así como los procesos de prácticas realizados en el instituto por estudiantes universitarios y del
SENA.
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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El área de capacitación y prácticas se encarga de llevar a cabo los procesos de recepción de
solicitudes, validación de horas, y entrega de certificados de servicio social de estudiantes de
décimo y undécimo grado de colegios públicos y privados de Bogotá, que practican algún deporte
y entrenan durante 3 o más días a la semana, estas horas de entrenamiento se validan como horas
de servicio social. Así mismo es el área encargada de recibir y asignar a las distintas áreas y
subdirecciones del instituto a los estudiantes universitarios y del SENA que van a realizar su
práctica profesional o pasantía, y de la organización de cursos y capacitaciones en Administración
Deportiva y temas afines, que se ofrecen al público en general y son requisito para llevar a cabo
funciones administrativas en entidades deportivas.
Sin embargo, y como se mencionó en la introducción, esta área del Instituto solo cuenta con
dos contratistas, y la cantidad de solicitudes recibidas relacionadas con los casos anteriormente
explicados es tan grande que se genera un constante represamiento de trabajo, pues todos los
trámites realizados deben ser correctamente indexados y manejados por la plataforma "Orfeo", en
la cual se llevan a cabo todos los procesos del Instituto, teniendo en cuenta las especificaciones
descritas en la resolución 334 de 2014, expedida por el Instituto, la cual rige todos estos
procedimientos.
Sumado a esto se encuentran los procesos de planeación, ejecución y certificación de los cursos
y capacitaciones gratuitos que ofrece el IDRD, los cuales son muy concurridos y solicitados, por
lo que constantemente los trabajadores de esta área se ven sobrecargados, es por esto que
semestralmente realizan la convocatoria de pasantías, para recibir el respectivo apoyo en la
ejecución de las tareas anteriormente descritas.
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De esta forma se hace necesario el realizar un análisis de los procedimientos llevados a cabo en
el área para proponer mejoras y cambios que permitan agilizar trámites, llevar un mejor control de
las actividades, diseñar de bases de datos acordes con las necesidades y crear formatos que
permitan simplificar el trabajo, también realizar la planeación, organización y control de los cursos
ofrecidos por el Instituto, y hacer recomendaciones con el objetivo de proponer mejoras a aplicar
en los eventos futuros.
3. JUSTIFICACIÓN
El Área de Capacitación y Prácticas Educativas es compuesta actualmente por 2 contratistas
profesionales, los cuales tienen dentro de sus principales funciones llevar a cabo los programas de
Servicio Social Estudiantil Obligatorio (SSEO) vinculados a programas del Instituto, como lo son
el de Ciclovía, Validación de Tiempo de Entrenamiento (VTE), y Exoneración.
Asimismo, como se describió en la Introducción, el Área lleva a cabo la organización de cursos
de capacitación en temas relacionados con Administración Deportiva. Esta es una de las
obligaciones descritas en las funciones de los contratistas, más específicamente en el numeral 11,
el cual dice “Planear, coordinar y ejecutar el desarrollo de los cursos de administración deportiva
exigidos por la norma como parte de los requisitos para el reconocimiento deportivo (escuelas de
formación deportiva, clubes deportivos de Bogotá, ente otros)1.”
La tarea del administrador deportivo a lo largo de la pasantía fue apoyar el desarrollo de estas
funciones, para evitar su represamiento y mejorar los tiempos de respuesta.
1 Instituto Distrital de Recreación y Deportes, Obligaciones de los Contratistas, Área de Capacitación y Prácticas Educativas.
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4. OBJETIVOS
Objetivo General
Optimizar y apoyar el desarrollo de las funciones del Área de Capacitación y Prácticas
Educativas del Instituto Distrital de Recreación y Deporte.
Objetivos Específicos
Responder eficazmente a las solicitudes recibidas cumpliendo con los tiempos
establecidos.
Apoyar los procesos de planeación y ejecución de los cursos de Fundamentos de
Administración Deportiva y temas a fines llevados a cabo en el Área.
Desarrollar una base de datos que simplifique el proceso de cruce de información y
generación de certificados.
Analizar los procesos desarrollados en el área para proponer cambios que mejoren la
eficiencia.
Analizar el ciclo de planeación y ejecución de los cursos ofertados y proponer
recomendaciones a nivel organizacional que mejoren la calidad de la oferta.
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4.1 FUNCIONES
Las siguientes son las funciones desarrolladas dentro del marco de la pasantía, estas mismas
fueron llevadas a cabo de manera exitosa y a lo largo de este informe serán evidenciadas de manera
más detallada.
1. Servicio Social Estudiantil Obligatorio.
1.1. Atención al cliente, orientación en cuanto al procedimiento y tiempos.
1.2. Recepción de solicitudes radicadas en la entidad.
1.3. Resolver las respectivas solicitudes, dando respuesta en los tiempos estipulados.
1.4. Analizar los procesos relacionados con esta tarea y proponer mejoras que optimicen los
tiempos.
1.5. Verificar los estándares de calidad de los procedimientos realizados.
2. Validación de tiempo de entrenamiento.
2.1. Entrega de formatos y explicación de la metodología al cliente.
2.2. Control y verificación de la información recibida.
2.3. Generación y entrega de certificados de validación de las horas de entrenamiento como
servicio social.
3. Cursos de Fundamentos en Administración Deportiva.
3.1. Llevar a cabo la planeación y organización de los cursos ofertados.
3.2. Recibir las inscripciones al curso y crear una base de datos.
3.2. Apoyar la logística durante la ejecución de los cursos, así como controlar la asistencia al
evento.
3.3. Verificar la información y generar los certificados de asistencia.
3.4. Subir los certificados a la plataforma del instituto.
3.5. Determinar los aspectos a mejorar aplicando un análisis del proceso de planeación y ejecución.
3.6. Proponer mejoras que permitan ofrecer cursos de mejor calidad.
4. Apoyo a convenios interinstitucionales.
4.1. Estar presente en las reuniones que sea necesario.
4.2. Llevar el registro o acta de la reunión.
4.3 Seguimiento a los convenios interinstitucionales existentes actualmente con 16 universidades
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4.2. METAS E INDICADORES
Por cada uno de los 5 objetivos específicos se plantearon una o varias metas, el cumplimiento
de estas se comprueba mediante los indicadores utilizados para llevar el control en cada una.
Metas Indicadores
OB.1 – M.1: Generar y entregar certificados de
Servicio Social.
OB.1- M.1: Número de certificados entregados
/ Número de certificados generados.
OB.2 - M.1: Llevar a acabo el proceso de
planeación y ejecución del curso.
OB.2 - M.1: Número de cursos planeados /
Número de cursos ejecutados.
OB.2 - M.2: Generar y subir los certificados de
los asistentes a la plataforma.
OB.2 - M.2: Número de certificados subidos a
la plataforma / Número de certificados
realizados.
OB.3 - M.1: Generar una base de datos para el
manejo eficiente de la información.
OB.3 - M1: Base de datos desarrollada.
OB.4 - M.1: Hacer un diagnóstico de los
procesos que se realizan.
OB.4 - M.1: Informe del diagnóstico realizado.
OB.4 - M.2: Proponer cambios que permitan
mejorar la eficiencia de los colaboradores y
simplifiquen los procedimientos.
OB.4 - M.2: Entrega de propuesta.
OB.5 - M.1: Analizar la planeación y ejecución
de los cursos ofertados.
OB.5 - M.1: Informe del análisis realizado.
OB.5 - M.2: Proponer cambios dentro del ciclo
de organización de los cursos ofertados.
OB.5. M.2: Entrega de propuesta.
*Cuadro 1: Metas e Indicadores de la Pasantía. Fuente: Elaboración propia.
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5. MARCO CONCEPTUAL
Base de Datos: Colección no redundante de datos que son compartidos por diferentes sistemas de
aplicación. (Howe, 1983).
Gestión Deportiva: Aquel conjunto de actividades y medios necesarios para una correcta
utilización de los espacios del deporte con la meta de permitir a los usuarios el desarrollo de sus
actividades en las mejores condiciones posibles, adoptando las medidas recomendables con
criterios de economía, entendiendo esta última palabra en el sentido más complejo del término; es
decir, empleo racional de los recursos disponibles para obtener los máximos resultados. (Comité
Olímpico Nacional Italiano, citado por Otero Lamas, 2008).
Mejora Continua: Instrumento para contribuir a la capacidad de lograr los objetivos de la
organización. Se podrá implementar cualquier actividad de mejora según la disponibilidad de
recursos que tenga la entidad en cada momento. (Norma ISO 9001, 2008).
Optimizar: Buscar la mejor manera de realizar una actividad. (RAE, 2017).
Procesos: Conjunto de tareas relacionadas en forma lógica, que se desarrollan para obtener un
resultado definido. (Davenport, 1990).
Proceso Administrativo: Es la base de la administración y busca la consecución de metas
organizacionales en forma adecuada y eficaz planeando, organizando, dirigiendo y controlando
los recursos. (Daft, 2004).
Revisión: Actividad que garantiza la conveniencia, adecuación y eficacia de la cuestión objeto de
revisión, para lograr los objetivos establecidos. (Norma ISO 9001, 2008).
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5.1. MARCO LEGAL
NORMA CONCEPTO
Artículo 52 de la Constitución
Política de Colombia
El ejercicio del deporte, sus manifestaciones recreativas,
competitivas y autóctonas tienen como función la formación
integral de las personas, preservar y desarrollar una mejor
salud en el ser humano. El deporte y la recreación, forman
parte de la educación y constituyen gasto público social.
Ley 181 de 1995
Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del
Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo
Libre y la Educación Física y se crea el Sistema Nacional del
Deporte.
Decreto Ley 1228 de 1995
Por el cual se revisa la legislación deportiva vigente y la
estructura de los organismos del sector asociado con el objeto
de adecuarlas al contenido de la Ley 181 de 1995.
Acuerdo N° 4 de 1978 del
Consejo de Bogotá
Por el cual se crea el Instituto Distrital para la Recreación y el
Deporte.
Resolución N° 334 del 16 de
Junio de 2014 del Instituto
Distrital de Recreación y Deporte
Por medio de la cual se reglamentan las Prácticas Educativas
y el Servicio Social Estudiantil Obligatorio en el Instituto
Distrital de Recreación y Deporte IDRD.
Resolución N° 4210 del 12 de
Septiembre de 1996 del
Ministerio de Educación Nacional
Por el cual se establecen reglas generales para la organización
y el funcionamiento del Servicio Social Estudiantil
Obligatorio.
*Cuadro 2: Marco Legal. Fuente: Elaboración propia.
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6. METODOLOGÍA
Las funciones aprobadas en el anteproyecto se realizaron todas de manera presencial, en la sede
del IDRD (Calle 63 #59ª-06). Abarcando el periodo comprendido entre el 19 de febrero y el 18 de
mayo del presente año, en una jornada de 8 horas diarias, de lunes a viernes de 9:00 am a 5:00 pm.
A lo largo del periodo de pasantía se realizaron las labores de carácter más operativo, así mismo
se ejecutaron en una primera etapa el análisis y diagnóstico de los procesos del área, el cual se
anexará a este informe, dicho trabajo se entregó el día 11 de abril a la directora externa del
anteproyecto, la contratista Edna Liliana Gamba. Posteriormente se entregó el informe parcial de
la pasantía, el día 17 de abril.
Finalmente se llevó a cabo el diagnóstico del proceso de planeación y ejecución en la
organización del curso Fundamentos de Administración Deportiva – realizado del 2 al 5 de abril -
este documento fue presentado el día 3 de mayo. Cumpliendo de esta manera con el cronograma
aprobado en el anteproyecto.
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6.1 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
DEL 19 DE FEBRERO AL 18 DE MAYO DE 2018
N° ACTIVIDAD
SEMANAS
FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2
1 Aprobación del anteproyecto por parte del Consejo
2 Realización de la pasantía
3 Análisis de procesos y procedimientos
4 Organización del curso Fundamentos de Administración Deportiva
5 Elaboración del diagnóstico de procesos y procedimientos
6 Realización del curso Fundamentos de Administración Deportiva
7 Entrega de propuesta de mejora
8 Elaboración informe parcial de la pasantía
9 Entrega de informe parcial de la pasantía
10 Análisis del ciclo de planeación y ejecución de los cursos ofertados
11 Elaboración del diagnóstico del ciclo de organización de los cursos
12 Entrega de propuesta de mejora
13 Elaboración del informe de la pasantía y presentación al director interno
14 Aplicación de correcciones
CONVENCIONES
Pasantía
Análisis de procesos
Organización curso *Cuadro 3: Cronograma de Actividades. Fuente: Elaboración propia.
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7. GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIÓN2
Razón Social: Instituto Distrital de Recreación y Deporte – IDRD NIT: 860061099-1
Fecha de Fundación: Febrero 8 de 1978. Mediante el Acuerdo N° 4 del Concejo de Bogotá.
Dirección: Calle 63 #59ª-06 Teléfono: 6605400
Misión: Generar y fomentar espacios para la recreación, el deporte, la actividad física y la
sostenibilidad de los parques y escenarios, mejorando la calidad de vida, el sentido de pertenencia
y la felicidad de los habitantes de Bogotá D.C.
Visión: El IDRD, en el año 2020, habrá generado cambios comportamentales en el beneficio de
la población de Bogotá D.C. y será líder en el desarrollo de innovadores programas recreativos y
deportivos, y en la oferta de parques y escenarios, con altos estándares de calidad, apoyado en una
eficiente gestión institucional.
Objetivos Estratégicos:
Mejorar la cobertura y las condiciones de infraestructura de los parques y escenarios para
el uso y el disfrute de la población de Bogotá D.C.
Impulsar la participación activa de los habitantes de Bogotá en los servicios recreativos y
deportivos ofrecidos por la entidad, fomentando el buen uso y aprovechamiento del tiempo
libre.
Brindar apoyo a la preparación y participación de los deportistas del registro de Bogotá
para posicionarlos en las competencias nacionales e internacionales.
Fortalecer la eficiencia administrativa como eje del desarrollo de la entidad.
2 Tomado de la página web del IDRD: https://www.idrd.gov.co/transparencia/organizacion
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7.1. EL ÁREA DE CAPACITACIÓN Y PRÁCTICAS EDUCATIVAS
El área de Capacitación y Prácticas Educativas hace parte de la Subdirección Técnica de
Recreación y Deportes del Instituto Distrital de Recreación y Deporte (IDRD) de Bogotá, esta área
se encarga de llevar a cabo los procesos de recepción de solicitudes, validación de horas, y entrega
de certificados de servicio social de estudiantes de décimo y undécimo grado de colegios públicos
y privados de Bogotá, que practican algún deporte y entrenan durante 3 o más días a la semana,
estas horas de entrenamiento se validan como horas de servicio social.
Así mismo es el área encargada de recibir y asignar a las distintas áreas y subdirecciones del
instituto a los estudiantes universitarios y del SENA que van a realizar su práctica profesional o
pasantía, y de la organización de cursos y capacitaciones en Administración Deportiva y temas
afines, que se ofrecen al público en general y son requisito para llevar a cabo funciones
administrativas en entidades deportivas.
*Figura 1: Organigrama del IDRD. Fuente: Página web http://www.idrd.gov.co/sitio/idrd/content/organigrama
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En administraciones anteriores el área llegó a estar constituida por 10 personas, lo que facilitaba
la división de procesos y el desarrollo de tareas, además de permitir un margen de alcance mucho
mayor en cuanto a la población beneficiada por las actividades desarrolladas en el Instituto, pero
debido a cambios de administración, asensos y demás, el área ha ido perdiendo personal, y algunos
procesos se han visto afectados, llegando incluso a ser necesaria la asignación de estos a otras
áreas, para que sigan siendo llevados a cabo.
Actualmente esta área cuenta con dos contratistas únicamente, Edna Gamba y Mario Casadiego,
y la cantidad de solicitudes recibidas relacionadas con los casos anteriormente explicados es tan
grande que se genera un constante represamiento de trabajo, pues todos los trámites realizados
deben ser correctamente indexados y manejados por la plataforma "Orfeo", en la cual se llevan a
cabo todos los procesos del Instituto, teniendo en cuenta las especificaciones descritas en la
resolución 334 de 2014, expedida por el Instituto, la cual rige todos estos procedimientos.
Sumado a esto se encuentran los procesos de planeación, ejecución y certificación de los cursos
y capacitaciones gratuitos que ofrece el IDRD, los cuales son muy concurridos y solicitados, por
lo que constantemente los trabajadores de esta área se ven sobrecargados, es por esto que
semestralmente realizan la convocatoria de pasantías, para recibir el respectivo apoyo en la
ejecución de las tareas anteriormente descritas.
Debido al poco personal disponible, en los últimos años procesos como el de servicio social en
la modalidad Ciclovía han sido manejados por áreas distintas, sin ser una obligación de estas. Y
algunas metas en cuanto a la cantidad de cursos dictados, o de personas capacitadas no se han
podido cumplir debido a la falta de personal y la sobrecarga de trabajo.
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8. ACTIVIDADES REALIZADAS
Con el fin de dar cumplimiento a los objetivos anteriormente expuestos, y teniendo en cuenta
las metas e indicadores expresados en el anteproyecto y aprobados por el Consejo Curricular, se
desarrollaron unas actividades macro, dentro de las cuales se abarcan varias de las funciones
desarrolladas en el área.
A continuación, se evidencia cronológicamente el desarrollo de dichas actividades, así como
las conclusiones y recomendaciones presentadas en los análisis de procedimientos y del proceso
de planeación y ejecución de los cursos ofertados.
8.1. BASE DE DATOS
Como se contempló en los objetivos iniciales de la pasantía, se elaboró una base de datos para
llevar un control más claro sobre cada proceso radicado para VTE, y para manejar eficientemente
la información, la siguiente es una captura de pantalla de la base de datos.
*Figura 2: Captura de pantalla base de datos. Fuente: Elaboración propia.
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En esta base de datos se ingresan los datos reportados en el sistema Orfeo una vez la persona
trae el soporte de que ya completó las 120 horas exigidas en la resolución 334, estos datos son:
nombre, apellidos, y número de documento de la persona a la que se le validarán sus horas de
entrenamiento como servicio social, el número de radicado de la solicitud, la fecha de radicado, el
proceso que solicita (VTE o Exoneración), el funcionario que generó el certificado, la fecha en la
que lo generó, el funcionario que hizo entrega del certificado y la fecha.
Con estos datos el sistema arroja automáticamente el estado de la solicitud, para saber si el
certificado ya se generó, y si está en espera de ser recogido o si ya se entregó, adicionalmente se
lleva un control de los días que pasaron entre la recepción de la solicitud y la generación del
certificado, y entre la generación del certificado y la entrega del mismo.
De esta forma se lleva un control claro de los tiempos y eficiencia, tanto por proceso, como por
funcionario. Esta base de datos se encuentra en la plataforma Google Drive, esta compartida y es
alimentada por los contratistas y el pasante del área.
8.2. ANÁLISIS DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
A continuación se presenta un extracto con los puntos más importantes del documento
entregado a los directores interno y externo, que contiene el respectivo análisis, así como las
conclusiones y recomendaciones.
Objetivo General
Analizar los procesos concernientes al Área de Capacitación y Prácticas Educativas del IDRD
para determinar posibilidades de mejora.
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Objetivos específicos
Realizar un informe donde se evidencie la forma en que se viene desarrollando el área.
Analizar mapas de procesos y obligaciones del área y proponer cambios que mejoren los
tiempos.
Generar recomendaciones que permitan mejorar la eficiencia de los funcionarios del área
al momento de llevar a cabo sus respectivas funciones.
Objeto del Área
Prestar servicios profesionales para la gestión y seguimiento de los procesos de capacitación,
alianzas estratégicas en los temas concernientes al deporte, recreación, actividad física, parques y
equipamientos recreativos y deportivos, así como la consecución de convenios interinstitucionales
públicos y privados para el desarrollo de: prácticas educativas, sociales, comerciales, pasantías,
entre otras, de acuerdo con la misionalidad del IDRD.
Obligaciones de los contratistas
1. Articular con las entidades que deseen realizar convenios interinstitucionales para el fomento
y promoción del deporte, recreación, actividad física, parques y equipamientos recreativos y
deportivos, con el fin de orientar las acciones de capacitación y prácticas educativas y apoyar la
supervisión de los mismos en conjunto con la coordinación del área.
2. Consolidar y organizar la información de las diferentes presentaciones y necesidades de
atención al cliente interno y externo de acuerdo con los lineamientos dados por la coordinación del
área.
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3. Orientar y atender al cliente interno y externo con la información oportuna de los
procedimientos de los diferentes programas del área, en especial la revisión de los documentos de
servicio social, estudiantil cuando sea necesario y demás prácticas académicas y sociales.
4. Realizar las visitas y/o convocatorias institucionales necesarias para el cumplimiento de su
objeto contractual, de acuerdo con las indicaciones impartidas por la coordinación del área.
5. Gestionar y aplicar las herramientas de capacitación y motivación necesarias para el
desarrollo de los talleres con los diferentes grupos en los que se requiera su intervención como
contratista, de los cuales deberá entregar las fichas técnicas, su contenido y evaluación del
desarrollo.
6. Elaborar el cronograma de gestión y/o visita institucional para los procesos de vinculación y
asignación en servicio social estudiantil obligatorio y/o prácticas educativas, de acuerdo a los
lineamientos impartidos por la coordinación del área.
7. Preparar y desarrollar las inducciones y capacitaciones requeridas en los programas de
prácticas estudiantiles, universitarias y sociales, desarrollados por el área, acordes con los
parámetros establecidos por la coordinación, cuidando el nivel técnico, pedagógico y material a
emplear.
8. Efectuar la entrega personal de la asignación de los estudiantes a los programas del IDRD
para su respectiva práctica, con los documentos entregados por la coordinación del área y/o quien
esta designe, los cuales debe verificar previamente según parámetros establecidos y entregar
informe de cada grupo designado, dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la entrega.
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9. Llevar un seguimiento de los practicantes asignados a los programas y/o proyectos del IDRD,
con el fin de garantizar el cumplimiento y efectividad de los mismos, haciendo las sugerencias
oportunas.
10. Consolidar la información dada por la coordinación del área e implementar los
procedimientos y reglamentos establecidos para cada una de las prácticas, garantizando el
conocimiento de los mismos por parte de la comunidad interesada y remitirlos a la oficina de
sistemas organización y métodos para la correspondiente publicación en Internet, de común
acuerdo con la coordinación del área encargada.
11. Planear, coordinar y ejecutar el desarrollo de los cursos de administración deportiva
exigidos por la norma como parte de los requisitos para el reconocimiento deportivo (escuelas de
formación deportiva, clubes deportivos de Bogotá, ente otros).
12. De acuerdo a los lineamientos e indicaciones oportunas de la coordinación del área,
consolidar mensualmente la información estadística y preparar informe general para la
subdirección correspondiente.
13. Conocer las obligaciones de los contratos y/o convenios asignados y generar indicadores de
gestión para llevar su porcentaje de cumplimiento, de acuerdo con las indicaciones dadas por la
coordinación del área y normatividad vigente.
14. Conocer y consolidar la información y programación de los cronogramas de las diferentes
actividades del área de capacitación y prácticas educativas, los cuales serán proporcionados por la
coordinación del área. (teniendo la claridad del programa o acción a realizar, instituciones y
participantes a tender, horarios, fechas y lugares).
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15. Proponer proyectos de formación para el fortalecimiento de la participación, afianzamiento
de valores sociales y ciudadanos, identidad y sentido de pertenencia con la población estudiantil
inscrita en los diferentes programas desarrollados en el área y/o equipo de trabajo, de acuerdo con
los parámetros indicados por la coordinación.
16. Informar y presentar a la coordinación el interés de las entidades en la elaboración de
posibles convenios interinstitucionales, en los que tenga injerencia el área, los que requiera la
subdirección técnica de recreación y deportes y la Dirección General del IDRD.
17. Apoyar la elaboración y entrega de los certificados de los practicantes, servidores sociales
y participantes de los programas de capacitación y prácticas educativas en los diferentes eventos
del IDRD.
18. Promover y coadyuvar el voluntariado deportivo y recreativo que requiera la entidad y el
Distrito Capital para el apoyo en la realización de eventos designados por la Dirección General del
IDRD.
19. Realizar actividades logísticas, operativas y de apoyo a los eventos desarrollados por el
Instituto, según programación especial del IDRD cuando sea requeridos por las instancias
superiores y/o la coordinación del área.
Análisis
Teniendo en cuenta las 19 funciones anteriormente descritas, las cuales corresponden a las
obligaciones que asumen los contratistas del área, es posible realizar una división en macro
procesos, los cuales, a su vez, se componen de algunas de las funciones enlistadas previamente.
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Estos procesos serían: servicio social obligatorio, organización de los cursos de administración
deportiva, y convenios de práctica y apoyo interinstitucionales.
El proceso de servicio social puede ser identificado como el principal proceso del área, esto
debido a que es el proceso que mayor número de solicitudes recibe, y es el único que cuenta con
mapa de procesos para temas de calidad. Las funciones que incluye este proceso son:
Atención al cliente para dar a conocer los requisitos y procedimientos para acceder a la
modalidad de servicio social con el Instituto.
Entrega de formatos y control de radicados en la plataforma Orfeo.
Recepción de horas de entrenamiento o documentos para aplicar a exención.
Generación y entrega de certificados.
A continuación, se presenta el mapa de procesos con el que contaba el área inicialmente.
27
28
*Figura 3: Mapa de procesos inicial del Área. Fuente: Área de Capacitación y Prácticas Educativas.
Si bien las funciones dentro del proceso no son complejas, la gran cantidad de estudiantes que
aplican a este servicio hace que frecuentemente los trabajadores del área se vean sobrecargados, y
que en algunas ocasiones los certificados no se generen a tiempo o salgan con errores y deban ser
corregidos.
Para dar cumplimiento a los objetivos de la pasantía se trabajó en la actualización de este mapa
de procesos, desarrollando así uno nuevo en el que se simplifican las tareas al eliminar actividades
repetidas, y se evita el proceso burocrático reasignando todas las actividades al Área de
Capacitación y Prácticas, así mismo se retoma el proceso de servicio social en la modalidad de
Ciclovía, el cuál venía siendo desarrollado por un área diferente a la de Capacitación y Prácticas,
de esta manera se optimizan los tiempos de respuesta y el control global del proceso por parte de
los miembros del área. Dicho mapa se puede evidenciar en las recomendaciones de esta parte del
trabajo.
En cuanto al proceso de organización de los cursos de administración deportiva, se identificó
que en años anteriores no se venía cumpliendo con la normatividad de duración de 40 horas, este
se desarrollaba en 3 días, completando un total de 21 horas, lo que podía acarrear algún tipo de
sanción al Instituto. Es por esto que, para este año, se ha reformado el curso, añadiendo nuevas
temáticas a las ponencias, y extendiendo su duración, para que, complementando el trabajo y
bibliografía que se deja a los asistentes, se completen las 40 horas, además de hacer entrega de las
29
memorias vía correo electrónico, y mejorar el control de asistencia y posterior certificación. El
único curso que se realizará durante este semestre, y por ende durante el tiempo de esta pasantía,
será durante la primera semana de abril.
La organización del curso se compone de funciones más complejas, y que requieren un mayor
tiempo de dedicación en comparación con el proceso de servicio social.
Definición de temas y aspectos a tratar
Consecución de ponentes
Definición de fechas y separación de espacios
Control de asistencia y generación de certificados
Son procesos que requieren de una buena cantidad de horas, así como de agilidad por parte de
los contratistas para tener alternativas en caso de que algo falle. Para este primer curso, la
organización corrió por cuenta de la contratista Edna Gamba, y el apoyo del suscrito, generándose
represamiento y grandes cantidades de trabajo, evidenciando la falta de personal y de apoyo entre
los miembros del área.
Finalmente, el macro proceso de convenios viene siendo un proceso más de revisión y
evaluación, en este proceso se deben revisar las minutas de los convenios existentes entre el
Instituto y 16 entidades de educación superior, programar reuniones para evaluar el cumplimiento
de objetivos, y determinar si es necesaria un prorroga al convenio. Las instituciones de educación
superior que cuentan actualmente con un convenio con el instituto son:
Universidad Iberoamericana
Universidad Nacional y Facultad de Medicina
Universidad El Bosque y Facultad de Medicina
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Universidad CENDA
SENA
Universidad Manuela Beltrán
Universidad de la Sabana
Universidad INCCA
Universidad Santo Tomás
Universidad Cundinamarca
Universidad del Rosario
Universidad Distrital
FUCS
Este proceso requiere de una mayor disponibilidad de tiempo, para la programación y asistencia
a reuniones con los encargados de cada universidad, por lo que, debido al corto número de personal
en el área, una vez más el trabajo se ve represado, y en algunas ocasiones no se tiene un control
claro sobre el número de pasantes que hay en el Instituto y las áreas en las que están desarrollando
su actividad.
Conclusiones
1. Dentro de las 19 funciones, y los macro procesos proyectados en este análisis, solo el
proceso de servicio social cuenta con su respectivo mapa, haciendo que los demás procesos
queden a la deriva y no sean llevados a cabo de la mejor manera, facilitando la
improvisación.
31
2. El número de colaboradores en el área es muy corto y dificulta cumplir a cabalidad con
todos los objetivos del área, la organización de capacitaciones y oferta de cursos se hace
más lenta, reduciendo el número de población beneficiada.
3. El control de convenios interinstitucionales es otro proceso que se realiza de manera lenta,
y no se tiene una base de datos que permita llevar un registro en tiempo real de la cantidad
de practicantes con los que cuenta el instituto.
4. Debido a malos procesos llevados a cabo por antiguos miembros del área, procesos como
la vinculación de practicantes se han realizado por fuera del área de capacitación, y han
sido asumidos por funcionarios de otras áreas, que no conocen el reglamento ni llevan a
cabo los procesos de una manera adecuada.
5. El proceso de servicio social mediante Ciclovía ha sido asumido por el área de Ciclovía
debido a malas prácticas en años anteriores, siendo que este se encuentra dentro de las
obligaciones del área de Capacitación y Prácticas.
6. En lo referente a temas de gestión documental y de calidad, el área solo cuenta con un mapa
de procesos (el de servicio social), lo que puede generar dificultades para el Instituto al
momento de una auditoría.
7. No existe una correcta división de funciones entre los miembros del área para llevar a cabo
los procesos de manera más eficiente.
Recomendaciones
1. Aumentar la cantidad de colaboradores en el área, para facilitar la distribución de trabajo,
cumpliendo así las distintas funciones y metas de convenios (por ejemplo, cursos ofertados
y personas certificadas) y aumentar el alcance de los programas del instituto.
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2. Reunirse con las distintas áreas del instituto para llevar a cabo una evaluación y
reorganización de procesos, evitando que se sigan presentando casos como el de servicio
social con Ciclovía.
3. Distribuir equitativamente la carga de trabajo entre los contratistas del área, determinar que
procesos y funciones debe llevar a cabo cada persona y trabajar de manera conjunta para
cumplir las metas.
4. Abrir convocatorias semestrales, en las que cada área definiera si necesita o no practicantes,
que cantidad, y que funciones llevarían a cabo, y posterior a esto pasar un oficio al área de
capacitación y prácticas para que esta lleve a cabo el proceso de vinculación de practicantes
conociendo con anterioridad las funciones y el lugar en el que se desempeñarán, y la
cantidad de estudiantes que serán recibidos por el instituto.
5. Facilitar la asignación y préstamo de equipos de cómputo para pasantes y practicantes, así
como un carnet o identificación que facilite su ingreso al instituto.
6. Desarrollar una base de datos que permita llevar un registro de los practicantes, las
funciones que desarrolla, y el área en el que se está desempeñando.
7. Mejorar los tiempos de respuesta y actualizar los canales de comunicación del área (página
web, correo electrónico), para facilitar el servicio al cliente.
8. Desarrollar los mapas de procesos faltantes de todas las funciones del área, teniendo en
cuenta los macro procesos identificados en el análisis, para cumplir con los estándares de
calidad y facilitar la ejecución y evaluación de los mismos.
9. Establecer convenios de cooperación con más instituciones de educación superior, para
fortalecer los procesos de apoyo a las distintas áreas mediante practicantes.
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10. Llevar a cabo controles periódicos de las funciones realizadas por cada miembro del área,
así como su asistencia al lugar de trabajo y puntualidad en el desarrollo de tareas, y tomar
las medidas respectivas en caso de que sea necesario.
11. Tomar como referencia y empezar a trabajar bajo las actividades descritas en el siguiente
mapa de procesos.
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*Figura 4: Propuesta nuevo mapa de procesos del área. Fuente: elaboración propia.
35
8.3. CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN DEPORTIVA
Durante la semana del 2 al 5 de abril se llevó a cabo en las instalaciones del IDRD (Salón b) el
curso Fundamentos de Administración Deportiva, al cual asistieron presidentes de clubes
deportivos, ligas y federaciones, deportistas, entrenadores, estudiantes de carreras afines al sector
deporte y recreación, y público en general.
La jornada del curso durante los 4 días fue de 8:00 am a 4:00 pm, y se presentaron un total de
12 ponencias, en diversos temas concernientes al deporte. El promedio de asistencia al curso fue
de 80 personas por día, y se certificaron 75 personas, que asistieron a mínimo el 80% del curso.
La planeación del curso inicio desde la primera semana de marzo, dentro de las actividades
realizadas están:
Definición de fechas, horarios y separación del espacio
Definición de temas a tratar en el curso
Consecución de ponentes
Elaboración de la publicidad y convocatoria vía correo
Elaboración de una base de datos de las personas inscritas por la página del Instituto
Organización de hojas de vida y presentaciones enviadas por los ponentes
Registro fotográfico y de asistencia
Una vez terminado el curso determinar porcentaje de asistencia y generar los certificados
correspondientes.
Adicional a esto, durante el proceso de planeación se trabajó en el análisis de la organización y
ejecución del curso, con el objetivo de generar recomendaciones de mejora para los próximos
cursos a realizar, este informe se entregó el día 3 de mayo.
36
Como aspecto a destacar se encuentra la colaboración de los docentes Rafael Bautista y Sorayda
Martínez como ponentes del curso, un hecho importante debido a que el proyecto Administración
Deportiva empieza a ser tenido en cuenta por el IDRD para este proceso.
A continuación se evidencian el cronograma del curso y la convocatoria realizada.
IDRD - SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECREACIÓN Y DEPORTES Área de Capacitación y Prácticas Educativas
CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN DEPORTIVA PROGRAMA - 2 AL 5 DE ABRIL DE 2018
FECHA HORARIO TEMA PONENTE
8:00 AM - 8:30 AM INSTALACIÓN DE LA CAPACITACIÓN Subdirector Técnico de Recreación y Deportes Profesional Capacitación y Prácticas Educativas STRD
Día 1 Lunes
Abril 2 de 2018
8:30 AM - 10:30 AM APROVECHAMIENTO ECONÓMICO EN ESPACIOS PÚBLICOS DEPORTIVOS Dra. MARIA ALEXANDRA GUTIERREZ Profesional Área Promoción y Servicios IDRD
10:30 AM - 12.30 MD POLÍTICA PÚBLICA DEPORTE, RECREACIÓN Y ACTIVIDAD FÍSICA Dr. JOSE MARIA LEITON Profesional Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte
2:00 PM - 4:00 PM TRÁMITE DE RECONOCIMIENTO DEPORTIVO Dra. CLAUDIA MARIA MARTÍN Oficina Asesora Jurídica IDRD
Día 2 Martes
Abril 3 de 2018
8:00 AM - 10:00 AM PROCESOS FINANCIEROS EN ORGANISMOS DEPORTIVOS Dr. EDER TREJOS ARROYAVE Dirección de Inspección, Vigilancia y Control - Coldeportes
10:00 AM - 12:00 MD EMPRENDIMIENTO EN ORGANIZACIONES DEPORTIVAS JHONATHAN RODRÍGUEZ REY Programa Emprendimiento SENA
2:00 PM - 4:00 PM PRINCIPIOS DE LA METODOLOGÍA DEL ENTRENAMIENTO DEPORTIVO Mg. CARLOS ANDRÉS VILLARRAGA Docente Universidad INCCA
Día 3 Miércoles
Abril 4 de 2018
8:00 AM - 10:00 AM LEGISLACIÓN DEPORTIVA Mg. GIOVANNY OLARTE AMADO Apoyo Eventos - Recreación IDRD
10:00 AM - 12:00 MD DEPORTE PARALÍMPICO Lic. HERRY KNUDSON OSPINA Profesional Área de Deportes IDRD
2:00 PM - 4:00 PM ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS Y CULTURALES Dr. RAFAEL BAUTISTA CANO Docente Proyecto Curricular Administración Deportiva Universidad Distrital
Día 4 Jueves
Abril 5 de 2018
8:00 AM - 10:00 AM PERSONERÍA JURÍDICA Dra. LORRAINE MARTÍNEZ Profesional Subdirección de Regulación y Personas Jurídicas - SCRD
10:00 AM - 12:00 MD CIENCIAS DEL DEPORTE Lic. FERNANDO ARDILA Universidad de Cundinamarca
2:00 PM - 4:00 PM MARKETING DEPORTIVO Lic. SORAYDA MARTÍNEZ MONROY Docente Proyecto Curricular Administración Deportiva Universidad Distrital
4:00 PM CLAUSURA Capacitación y Prácticas Educativas STDR *Cuadro 4: Programa del curso Fundamentos de Administración Deportiva. Fuente: Elaboración propia.
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CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN DEPORTIVA
El Instituto Distrital de Recreación y Deporte IDRD, mediante
El Área de Capacitación y Prácticas Educativas
Tiene el gusto de invitarlo al curso
FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN DEPORTIVA
Fecha: 2-3-4-5 de Abril de 2018
Horario: 8:00 a.m. a 4:00 p.m. Lugar: Instalaciones IDRD (Calle 63#59A - 06), Salón B
Se entregará certificado de participación
Inscripción a través de la página www.idrd.gov.co mediante el banner que será publicado en los próximos días
Cupos limitados
*Figura 5: Correo de Invitación enviado a las ligas. Fuente: Elaboración propia.
38
Una vez terminado el curso se procedió a elaborar un modelo en Excel para contrastar las firmas
en las listas y determinar el porcentaje de asistencia al curso, para de esta manera saber que
personas se certifican y cuáles no cumplieron con el mínimo de 80 horas. Una vez determinadas,
se procedió a generar los certificados utilizando el formato del instituto y a subirlos a la página
web para que los asistentes los pudieran descargar, evitando así que tuvieran que desplazarse hasta
el instituto para reclamarlos.
A continuación se anexa un pantallazo de dicha base de datos, elaborada por el pasante Héctor
Buitrago González.
*Figura 6: Base de datos asistencia al curso Fundamentos de Administración Deportiva. Fuente: Elaboración propia.
Una vez subidos los certificados a la plataforma, se procedió a comprimir las distintas
presentaciones en PDF y enviarlas a los correos de las personas que obtuvieron su certificado.
Finalmente se enviaron las cartas de agradecimiento y certificados a los correos de los ponentes,
y se elaboró un informe del curso por parte del contratista Mario Casadiego, en el que se mostraron
los resultados de la encuesta de satisfacción, determinando así los temas más solicitados para
montar las próximas capacitaciones.
De esta manera concluyó como tal todo el proceso del organización del curso. Al final del
informe se anexa el certificado de organizador entregado por parte del IDRD.
39
8.4. ANÁLISIS DEL CICLO DE PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE LOS CURSOS
OFERTADOS
A continuación se muestran los apartes más importantes contenidos en el informe entregado el
día 3 de mayo a los directores interno y externo, como lo son el análisis, conclusiones, y
recomendaciones presentadas dentro del diagnóstico realizado.
Objetivo General
Realizar un análisis detallado del proceso de planeación y ejecución del curso Fundamentos de
Administración Deportiva para determinar aspectos a mejorar en la organización de próximos
cursos.
Objetivos Específicos
Verificar las actividades realizadas dentro del proceso de planeación del curso.
Analizar la ejecución del curso, cumplimiento de tareas y desarrollo en general, para
determinar aspectos a mejorar.
Generar una serie de recomendaciones que permitan mejorar el proceso y la calidad de los
cursos ofertados a futuro.
Cursos ofertados
Durante el periodo de pasantía completado hasta el momento de la elaboración de este informe,
solo se llevo acabo el ciclo de planeación y ejecución completo en un curso, el cual se denominó
“Fundamentos de Administración Deportiva”. Este curso se llevó a cabo los días 2, 3, 4, y 5 de
abril de 2018, en la jornada de 8:00 a.m. a 4:00 p.m., completando un total de 32 horas teóricas,
compuestas por 12 ponencias. El lugar en el que se realizó el curso fue el Salón B, ubicado en las
40
instalaciones del IDRD (Calle 63 #59ª-06), y contó con una asistencia promedio de 80 personas
por día.
Al momento de realizar este informe se está realizando el proceso de planeación del próximo
curso a ofertar, el cual se denominará “Fundamentos del Entrenamiento Deportivo”, este curso
está proyectado para los días 15, 16, y 17 de mayo, sin embargo, y debido a los tiempos estipulados
en el cronograma, en este informe solo se tendrá en cuenta el primer curso mencionado.
Dentro de lo contemplado por la coordinación del Área de Capacitación y Prácticas Educativas
esta la realización de 2 cursos semestrales en el tema de Administración Deportiva, teniendo en
cuenta que la certificación de asistencia a estas capacitaciones es un requisito que los directivos de
los clubes deben presentar para obtener su respectivo reconocimiento deportivo, y así poder
participar en los campeonatos y eventos organizados por las diferentes ligas y federaciones.
Adicional a esto se realizan cursos para profundizar temas específicos solicitados por los
asistentes al curso de administración deportiva, estos temas se seleccionan teniendo en cuenta la
retroalimentación dada por los asistentes mediante la encuesta que se responde al final del curso.
Es por esto que al momento de este informe se está organizando el curso de entrenamiento
deportivo, pues este fue el tema más solicitado en dicha encuesta.
Planeación del curso
Si bien el curso Fundamentos de Administración Deportiva se llevó a cabo durante la primera
semana del mes de abril, el proceso de planeación inició un mes antes, con la definición de las
fechas y separación del salón utilizado para el desarrollo del curso.
41
Dentro de la planeación del curso se generaron distintos subprocesos que se llevaron a cabo de
manera simultánea por los organizadores del curso, los contratistas Edna Gamba y Mario
Casadiego, y el pasante Héctor Buitrago. Estos procesos fueron:
Definición de los temas a tratar en el curso
Consecución de ponentes
Elaboración del programa del curso
Entrega de invitaciones a los ponentes
Elaboración de la publicidad
Convocatoria vía correo
Habilitar la inscripción por la página web del instituto
Elaboración de una base de datos de las personas inscritas por la página del Instituto
Organización de hojas de vida y presentaciones enviadas por los ponentes
A continuación, se describirán detalladamente las actividades y como se llevó a cabo cada uno
de estos procesos.
Temas a tratar y consecución de ponentes
Para la definición de los temas de las ponencias se tuvo en cuenta el programa de los cursos
realizados en años anteriores por el instituto, concretamente los cursos realizados en junio de 2017
y noviembre de 2016. Adicional a esto se consultó vía internet el pensum de las universidades que
ofrecen la carrera en el país, estas son la Universidad Distrital Francisco José de Caldas con su
proyecto curricular Administración Deportiva, y la Universidad Sergio Arboleda con su pregrado
en Gerencia Deportiva.
42
Una vez definidas las temáticas a tratar, se procedió a definir los perfiles para los ponentes, en
primera instancia se verificó a nivel interno que personas de las que trabajan en el instituto habían
apoyado con ponencias la realización de cursos anteriores, y se consultó la posibilidad de que
colaboraran nuevamente con su ponencia, de esta forma se concretaron ponentes del IDRD y de la
Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, para los temas:
Aprovechamiento Económico en Espacios Públicos Deportivos, con la Dra. Maria
Alexandra Gutiérrez, Profesional del Área de Promoción y Servicios del IDRD.
Política Pública, Deporte, Recreación y Actividad Física, a cargo del Dr. José María Leiton,
Profesional de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte.
Trámite de Reconocimiento Deportivo, con la Dra. Claudia María Martín, Profesional de
la Oficina Asesora Jurídica del IDRD.
Legislación Deportiva, con el Mg. Giovanny Olarte, Profesional de apoyo de eventos y
recreación del IDRD.
Deporte Paralímpico, a cargo del Licenciado Henry Knudson Ospina, Profesional del Área
de Deportes del IDRD.
Personería Jurídica, con la Dra. Lorraine Martínez, Profesional de la Subdirección de
Regulación y Personas Jurídicas del IDRD.
Para los temas que seguían vacantes se contactó a las universidades con las cuales el instituto
cuenta con convenio de cooperación, para que asignaran algún docente que manejara el tema, es
así como la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, la Universidad INCCA de Colombia,
la Universidad de Cundinamarca, y el SENA, apoyaron la realización del curso con la designación
de docentes para ser ponentes, los temas que cubrieron dichas universidades fueron:
43
Emprendimiento en Organizaciones Deportivas, con Jonhathan Rodríguez del programa
de emprendimiento del SENA.
Principios de la Metodología del Entrenamiento Deportivo, con el Mg. Carlos Andrés
Villarraga, docente de la Universidad INCCA de Colombia.
Organización de Eventos Deportivos y Culturales, a cargo del Dr. Rafael Bautista Cano,
docente de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Ciencias del Deporte, con el Licenciado Fernando Ardila, de la Universidad de
Cundinamarca,
Marketing Deportivo, con la Licenciada Sorayda Martínez Monroy, de la Universidad
Distrital Francisco José de Caldas.
Una vez definidos los ponentes, se realizó el envío de la invitación formal vía correo
electrónico, la cual fue firmada por Javier Augusto Medina Parra, Subdirector Técnico de
Recreación y Deportes, dependencia a la cual está adscrita el Área de Capacitación y Prácticas
Educativas.
Invitaciones ponentes
A continuación se anexa una de las invitaciones que fue enviada a los ponentes del curso vía
correo electrónico, estas cartas se enviaron en formato pdf.
44
*Figura 7: Carta de invitación a ponentes. Fuente: Área de Capacitación y Prácticas.
45
Presentaciones de los ponentes
Siguiendo los estándares de calidad y promoviendo siempre la imagen institucional del IDRD,
a los ponentes, adjunto con la carta de invitación, se les envió la plantilla oficial del curso en
formato power point, para que montaran sus respectivas presentaciones.
Así mismo, este formato fue utilizado para montar la hoja de vida de los ponentes, para apoyar
la presentación de los mismos antes de iniciar las respectivas ponencias.
A continuación se anexa una delas diapositivas utilizadas en la presentación de los ponentes
del curso.
*Figura 8: Diapositiva utilizada en el curso. Fuente: Elaboración propia.
46
Ejecución del curso
El curso se llevó a cabo sin ningún contratiempo y dentro de los tiempos estipulados. A lo largo
de las jornadas se alternó la presencia de los3 organizadores, para llevar un registro fotográfico,
tomar la asistencia, recibir y presentar a los ponentes, y manejar las presentaciones desde el
computador.
Primer día, lunes 2 de abril
El primer día del curso contó con la asistencia de 72 personas, un número mayor al esperado,
teniendo en cuenta que solo hubo una semana de convocatoria por la web, y fue la semana de
semana santa.
Al inicio del curso se dieron las palabras de bienvenida por parte de la contratista encargada
del Área de Capacitación, Edna Gamba, también se indicio el proceso de certificación (asistencia
mínima al 80% del curso), y el envío de las memorias una vez terminado el curso.
Las ponencias de este día fueron:
HORA TEMA PONENTE
8:00 am Instalación de la capacitación Profesional Capacitación y Prácticas
Educativas
8:30 am – 10:30 am Aprovechamiento económico en espacios públicos
deportivos
Dra. Maria Alexandra Gutiérrez
Profesional Área de Promoción y Servicios
IDRD
10:30 am – 12:30 md Política Pública Deporte, Recreación y Actividad Física Dr. José María Leiton
Profesional Secretaría Distrital de Cultura,
Recreación y Deporte
2:00 pm – 4:00 pm Trámite de Reconocimiento Deportivo Dra. Claudia María Martín
Oficina Asesora Jurídica IDRD
Segundo día, martes 3 de abril
La asistencia en este día fue de 82 personas, las ponencias se desarrollaron en completa
normalidad. Estas fueron.
47
HORA TEMA PONENTE
8:00 am – 10:00 am Procesos Financieros en Organismos Deportivos Dr. Eder Trejos Arroyave
Dirección de Inspección, Vigilancia y
Control - Coldeportes
10:00 am .12:00 md Emprendimiento en Organismos Deportivos Jhonathan Rodríguez Rey
Programa Emprendimiento SENA
2:00 pm – 4:00 pm Principios de la Metodología del Entrenamiento
Deportivo
Mg. Carlos Andrés Villarraga
Docente Universidad INCCA
Tercer día, miércoles 4 de abril
Durante el tercer día del curso asistieron un total de 84 personas, siendo este el día de mayor
asistencia. Las ponencias se desarrollaron en completa normalidad, estas fueron.
HORA TEMA PONENTE
8:00 am – 10:00 am Legislación Deportiva Mg. Giovanny Olarte Amado
Apoyo Eventos – Recreación IDRD
10:00 am .12:00 md Deporte Paralímpico Lic. Henry Knudson Ospina
Profesional Área de Deportes IDRD
2:00 pm – 4:00 pm Organización de Eventos Deportivos y Culturales Dr. Rafael Bautista Cano
Docente Universidad Distrital
Cuarto día, jueves 5 de abril
El último día del curso contó con la asistencia de 80 personas, las ponencias se desarrollaron
en completa normalidad. Al finalizar las mismas se dieron las palabras de agradecimiento a cargo
de la profesional encargada del Área de Capacitación y Prácticas Educativas, la contratista Edna
Gamba, también se explicó a los asistentes como descargar su certificado de participación desde
la página web del IDRD, y el envío de las memorias a los correos de las personas certificadas.
HORA TEMA PONENTE
8:00 am - 10:00 am Personería Jurídica Dra. Lorraine Martínez
Subdirección de Regulación y Personas
Jurídicas - SCRD
10:00 am – 12:00 am Ciencias del Deporte Lic. Fernando Ardila
Universidad de Cundinamarca
2:00 pm – 4:00 pm Marketing Deportivo Lic. Sorayda Martínez Monroy
Docente Universidad Distrital
4:00 pm Clausura Profesional Capacitación y Prácticas
Educativas
48
Registro fotográfico
Instalación del Curso Fundamentos de Administración Deportiva:
Presentación del curso a cargo de Edna Gamba:
49
Presentación de Ponentes a cargo de Mario Casadiego:
Ponencia Aprovechamiento Económico en Espacios Públicos Deportivos:
50
Ponencia Emprendimiento en Organizaciones Deportivas:
Presentación Ponencia Legislación Deportiva:
51
Análisis del Proceso
A lo largo de las etapas anteriormente descritas se fue llevando un control de los procesos
realizados para la organización y ejecución del curso Fundamentos de Administración Deportiva,
para desarrollar el respectivo análisis y posteriores conclusiones.
Como punto de partida del análisis se debe tener en cuenta que este fue el primer curso
organizado por la contratista Edna Gamba, pues en los cursos desarrollados en años anteriores solo
prestó poyo más no se involucró en el proceso de planeación, también es importante tener en cuenta
que el contratista Mario Casadiego no se involucró en el proceso de planeación, y durante la
ejecución solo prestó apoyo en la presentación de los ponentes y en el registro fotográfico. Es por
esto que se presentó un desequilibrio en la carga de trabajo, la contratista Edna Gamba y el pasante
Héctor Buitrago desarrollaron la mayoría de tareas relacionadas con el curso.
Como primer componente está el proceso de planeación, teniendo en cuenta que dentro de los
objetivos del área está el brindar 2 capacitaciones en el tema de administración deportiva por
semestre, queda claro que el proceso inició muy tarde, a comienzos del mes de marzo, por lo que
durante este primer semestre solo se va a realizar uno de los cursos. Adicional a esto, y debido a
distintos compromisos, el curso se programó para la semana siguiente a semana santa, lo que sin
duda tuvo un impacto en el número de asistentes, pues la convocatoria al curso fue colgada en la
página del IDRD el viernes previo a semana santa, y muchas personas no se enteraron del evento
por estar de viaje.
También hubo dificultades con algunos de los ponentes que confirmaron hasta último momento
su asistencia, que en caso de haber sido una respuesta negativa hubiera derivado en un
inconveniente mayor, pues no se contemplaron ponentes alternos en caso de que alguno de los ya
52
confirmados se hubiera ausentado. Lo que hubiera afectado la calidad del curso y hubiera generado
molestias en los asistentes.
Relacionado con esto, y como se indicó anteriormente, la convocatoria por correo electrónico
y página web se hizo muy sobre el tiempo, pues para lanzarla se esperó a tener todos los ponentes
confirmados, un hecho que generó molestias en ciertas personas que no se informaron a tiempo
del inicio del curso y no pudieron asistir el primer día.
Pasando a la etapa de la ejecución, se presentaron retrasos en el inicio del curso, pues los
equipos audiovisuales no estaban listos, y tuvieron que ser configurados sobre el tiempo. Otro
hecho negativo fue la falta de un monitor para montar las presentaciones antes de proyectarlas al
público, debido a esto los asistentes observaron el acceso al correo institucional, y el proceso de
descargar y abrir las presentaciones, algo que molestó a algunos de los ponentes.
En cuanto a las ponencias, la mayoría de estas no iniciaron a la hora estipulada, y algunos
ponentes se demoraron más de las 2 horas programadas, haciendo retrasar la charla siguiente, el
inicio de la jornada de la mañana (8:00 am), y de la tarde (2:00pm) no se realizó puntual en ninguno
de los días.
También durante la ejecución hubo problemas con la persona encargada de presentar a los
ponentes, el contratista Mario Casadiego, quien llegaba retrasado para la ponencia de la tarde,
haciendo que otra persona tuviera que cubrirlo. A lo largo del curso, en la mayoría de ponencias
en el auditorio solo hacía presencia el pasante, teniendo que lidiar con varias situaciones de manera
simultánea, se evidencio falta de apoyo y trabajo en equipo por parte de los miembros del área.
Otro hecho a resaltar es la falta de apoyo por parte del instituto durante la realización del curso,
ni siquiera a los ponentes se les brindó algún souvenir de recuerdo, o alguna bebida durante la
presentación, fue necesario que los contratistas pagaran de su bolsillo las botellas de agua, que fue
53
lo único que se les brindó a los ponentes. Adicional a esto, a los asistentes no se les ofreció ni
siquiera un tinto, generando cierto malestar.
Fuera de estas situaciones, la ejecución del evento salió según lo planeado y sin mayores
contratiempos, la calidad de las ponencias fue buena, y los comentarios recibidos por parte de los
asistentes mediante la encuesta de satisfacción fueron positivos, estos hicieron énfasis a mejora en
cuanto a calidad y organización respecto a cursos de años anteriores.
El proceso posterior a la realización del curso se llevó a cabo de manera rápida, pues menos de
10 días hábiles después de la clausura del curso ya se encontraban disponibles todos los
certificados de asistencia en la plataforma, y ya se habían enviado las memorias a los correos de
los asistentes.
Cabe resaltar que los formatos de Excel elaborados por el pasante y utilizados para el registro,
control de asistencia y certificación del curso, quedan disponibles para próximos cursos y
capacitaciones, optimizando los tiempos y facilitando el trabajo de los organizadores, pues es una
herramienta con la que no contaban anteriormente.
Conclusiones
En líneas generales los procesos de planeación y ejecución en cuanto a la organización del
curso Fundamentos de Administración Deportiva fueron llevados a cabo de manera exitosa
y sin mayores contratiempos.
La cantidad de asistentes y personas certificadas fue buena, teniendo en cuenta la poca
difusión de la convocatoria, y las fechas en que se realizó el curso.
El número de colaboradores en el área es muy corto y dificulta cumplir a cabalidad con
todos los objetivos del área, la organización de capacitaciones y oferta de cursos se hace
más lenta, reduciendo el número de población beneficiada.
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Si bien la calidad del curso fue buena en términos de contenido y organización, la atención
a los asistentes fue bastante aceptable, teniendo en cuenta que no se ofrecieron productos
como bebidas aromáticas o tinto durante el curso.
La cantidad de población interesada y asistentes potenciales a los cursos es muy grande, la
convocatoria y los tiempos en los que esta se hace se deben planear estratégicamente para
tener el mayor número de asistentes posible.
La repartición de tareas relacionadas con la organización del curso es inequitativa, mientras
un miembro del área realiza la mayor cantidad de tareas, otros no se involucran en ningún
momento al proceso.
Recomendaciones
1. Involucrar a todas las personas del área, así como practicantes, en planeación de los próximos
cursos, para tener una repartición más equitativa de la carga de trabajo, y mejorar los tiempos
invertidos en la fase de organización del curso.
2. Realizar la convocatoria por lo menos unas 2 semanas previas al curso, utilizando la página
web del IDRD, los correos registrados en las bases de datos de asistentes a cursos anteriores, y el
correo institucional de los funcionarios del instituto, para lograr una mayor difusión y aumentar el
número de asistentes y personas certificadas.
3. Programar las fechas de los cursos estratégicamente, teniendo en cuenta fechas festivas y
eventos que puedan afectar la asistencia o desarrollo del mismo.
4. Contar con ponentes alternos para tener una respuesta en caso de que se presenten
eventualidades con los ponentes confirmados, si alguno no puede asistir, debe haber otra persona
que esté capacitada para cubrirlo y llevar a cabo la ponencia.
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5. Solicitar un monitor desde el cuál se puedan descargar y arreglar las presentaciones y demás
sin que los asistentes vean todo el proceso, que el proyector se conecte únicamente cuando ya este
todo listo. De esta manera se elimina la posibilidad de filtración de información o hackeo a correos.
6. La persona encargada de manejar los equipos audiovisuales debe conocer el funcionamiento
del videobeam y como conectar los cables de sonido e internet, para evitar contratiempos y
demoras en el inicio de las ponencias.
7. Es importante que el auditorio cuente en todo momento con la presencia de un miembro
encargado de la organización del curso, adicional a la persona que está manejando la parte
audiovisual, para poder dar respuesta a cualquier inquietud o eventualidad que se presente.
8. Se debe tener en cuenta la puntualidad al momento de iniciar las distintas ponencias,
cualquier retraso va a afectar las presentaciones siguientes y va a reducir el tiempo de las mismas.
También se debe revisar el tiempo que se da para el almuerzo, pues muchas personas manifestaron
que 2 horas es demasiado.
9. Teniendo en cuenta la falta de apoyo por parte del instituto para proveer cortesías con los
ponentes como souvenirs, bebidas y demás, y con los asistentes, se deben buscar convenios con
empresas que estén interesadas en ofrecer sus productos de manera gratuita, a cambio de la
promoción y divulgación de su marca.
10. Revisar la posibilidad de realizar el registro de asistencia a cada jornada de manera virtual,
mediante el uso de computadores manejados por algún miembro de la organización, de esta forma
se evitan casos de personas que firmen por otros y la información se sube a la base de datos de
manera inmediata, mejorando los tiempos de trabajo al evitar el proceso de revisar cada lista y
pasar el contenido al computador.
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11. Tener listo el auditorio desde antes del inicio del curso, para evitar hacer el montaje de
pendones o equipos audiovisuales con los asistentes ya ingresando.
12. Aumentar la cantidad de contratistas del área, para mejorar los procesos de planeación y
ejecución de los cursos, pues con solo 2 personas y un practicante se dificulta el desarrollo de
tareas y se presenta un represamiento de trabajo.
13. Tener un modelo de encuesta de satisfacción estandarizado, que sirva para los distintos
cursos y no tenga que ser modificado y pasar por una nueva aprobación para cada curso.
14. Subir informes y notas sobre los cursos llevados a cabo en la sección de capacitación y
prácticas de la página web del IDRD, esto sirve como rendición de cuentas, información a la
comunidad y aumenta el número de personas interesadas para próximas capacitaciones.
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8.5. CURSO FUNDAMENTOS DEL ENTRENAMIENTO DEPORTIVO
La última actividad realizada durante el periodo de la pasantía fue el curso de Fundamentos del
Entrenamiento Deportivo, este curso se empezó a planear teniendo en cuenta la encuesta de
satisfacción respondida por los asistentes al curso Fundamentos de Administración Deportiva. El
proceso de planeación de este curso inició durante la segunda semana de abril.
El curso tuvo lugar los días 15, 16 y 17 de mayo, y contó con una asistencia mayor al curso
previo, pues el promedio de asistencia por día fue de 170 personas, de las cuales se certificaron
155. La jornada fue de 8:00 am a 4:00 pm, y contó con un total de 9 ponencias.
*Cuadro 5: Programa Curso Fundamentos del Entrenamiento Deportivo. Fuente: Elaboración propia.
La convocatoria se realizó vía correo electrónico a las ligas registradas en la base de datos del
IDRD, y a los correos de los asistentes que se certificaron en el pasado curso de administración
deportiva. El siguiente fue el banner elaborado para dicho curso.
FECHA HORARIO TEMA PONENTE
Día 1 Martes
Mayo 15 de 2018
8:00 AM INSTALACIÓN DEL CURSO Capacitación y Prácticas Educativas STRD
8:00 AM - 10:30 AM
PRINCIPIOS DEL ENTRENAMIENTO DEPORTIVO Mg. CARLOS ANDRÉS VILLARRAGA
Docente Universidad INCCA
10:30 AM - 12.30 MD
METODOS DEL ENTRENAMIENTO DEPORTIVO Lic. DARÍO MENDOZA ROMERO
Profesional Área de Deportes IDRD
2:00 PM - 4:00 PM ENTRENAMIENTO DEPORTIVO EN EDADES
INFANTILES Lic. JAIRO ANDRÉS VARGAS GONZÁLEZ
Docente Universidad INCCA
Día 2 Miércoles
Mayo 16 de 2018
8:00 AM - 10:00 AM
BASES FISIOLOGICAS DEL ENTRENAMIENTO DEPORTIVO
Lic. JUAN PABLO MEDELLÍN Fisíologo Unidad de Ciencias Aplicadas al Deporte -
UCAD
10:00 AM - 12:30 MD
CONTROL BIOMÉDICO Dr. JUAN DIEGO PÁRRAGA BOTERO
Doctor Unidad de Ciencias Aplicadas al Deporte - UCAD
2:00 PM - 4:00 PM NUTRICIÓN GUILLERMO LÓPEZ - MÓNICA MARÍA FLOREZ Nutricionistas Unidad de Ciencias Aplicadas al
Deporte - UCAD
Día 3 Jueves
Mayo 17 de 2018
8:00 AM - 10:00 AM
DEPORTE PARALÍMPICO Lic. HENRY KNUDSON OSPINA - Lic. DEISY COY
Profesionales Área de Deportes IDRD
10:00 AM - 12:30 MD
FISIOTERAPIA OMAR GUERRERO OSMA
Coldeportes
2:00 PM - 4:00 PM PSICOLOGÍA DEPORTIVA FELIPE ANDRÉS GÓMEZ
Psicólogo Unidad de Ciencias Aplicadas al Deporte - UCAD
4:00 PM CLAUSURA Capacitación y Prácticas Educativas STRD
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*Figura 9: Banner Curso Fundamentos del Entrenamiento Deportivo. Fuente: Elaboración propia.
Una vez terminado el curso se procedió a verificar el porcentaje de asistencia para certificar a
las personas que cumplieron con mínimo el 80%, para esto se utilizó el mismo formato en Excel
utilizado en el curso anterior.
Posteriormente los certificados generados se subieron a la plataforma del Instituto, y las
ponencias se pasaron a formato PDF, se comprimieron, y fueron enviadas a los correos de las
personas que se certificaron.
Con esta actividad se da por terminado el periodo de pasantía, completando un total de 400
horas laboradas. Al final del informe se anexa el certificado de organizador entregado por parte
del IDRD.
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9. CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE TRABAJO
Teniendo en cuenta los objetivos, metas e indicadores estipulados para la pasantía, así como el
cronograma de trabajo, se puede evidenciar un cumplimiento total de las actividades proyectadas
en el anteproyecto aprobado por el Consejo Curricular dentro de los tiempos establecidos.
Indicador Cumplimiento Fuente de verificación
OB.1-M.1: Número de certificados
entregados / Número de certificados
generados.
11/11 * 100 = 100% Base de Datos “Control
de Radicados” del Área
de Capacitación y
Prácticas
OB.2-M.1: Número de cursos
planeados / Número de cursos
ejecutados.
2/2 * 100 = 100% Área de Capacitación y
Prácticas.
Informe final Pasantía.
OB.2-M.2: Número de certificados
subidos a la plataforma / Número de
certificados realizados.
75/75 * 100 = 100% Área de Capacitación y
Prácticas.
Informe Parcial Pasantía.
OB.3-M1: Base de datos desarrollada.
1/1 * 100 = 100% Área de Capacitación y
Prácticas.
Informe Parcial Pasantía.
OB.4-M.1: Informe del diagnóstico
realizado.
1/1 * 100 = 100% Trabajo “Análisis de
Procesos del Área de
Capacitación y Prácticas
Educativas IDRD”.
OB.4-M.2: Entrega de propuesta.
1/1 * 100 = 100% Anexo “Formato de
Entrega de
Documentos”.
OB.5-M.1: Informe del análisis
realizado.
1/1 * 100 = 100% Trabajo “Análisis del
Ciclo de Planeación y
Ejecución en los Cursos
Ofertados del Área de
Capacitación y Prácticas
Educativas del IDRD”.
OB.5. M.2: Entrega de propuesta. 1/1 * 100 = 100% Anexo “Formato de
Entrega de
Documentos”. *Cuadro 6: Cumplimiento de Indicadores. Fuente: Elaboración propia.
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Según lo estipulado en el Acuerdo 038, durante la pasantía se debe cumplir con un mínimo de
384 horas laboradas, en un plazo no mayor a 6 meses. En este caso se registró un total de 400
horas, completadas durante 4 meses (febrero, marzo, abril y mayo). La jornada de trabajo fue de
lunes a viernes de 9:00 am a 5:00 pm, y en las semanas en las que se desarrollaron los cursos de
Administración Deportiva y de Entrenamiento Deportivo, la jornada laboral comenzó a las 7:00
am.
La evaluación por parte del director externo de la pasantía, la contratista Edna Liliana Gamba,
se registra en 2 formatos, uno entregado por el instituto junto con el formato de control de horas,
y el dispuesto por la Unidad de Extensión de la Facultad de Medio Ambiente y Recursos Naturales.
Estos 2 formatos, junto con el formato de control de horas, pueden ser verificados en los anexos
del presente informe.
10. RESULTADOS, ALCANCES Y LIMITACIONES
Dentro del trabajo desarrollado en el IDRD se logró dar respuesta a todas las solicitudes
recibidas dentro del programa de servicio social, al ser comienzo de año, la mayoría de estas
solicitudes fueron para iniciar el proceso, como se puede ver en los indicadores, solo se generaron
11 certificados, los cuales correspondieron a personas que habían realizado el proceso el año
pasado, pero que hasta este año trajeron los formatos correspondientes.
Respecto a la organización de los cursos y capacitaciones, se cumplió con la meta del área de
organizar 2 cursos por semestre, en este caso fueron los de Administración Deportiva y
Entrenamiento Deportivo, mediante los cuales se certificó a un total de 240 personas.
A nivel personal, el trabajo desarrollado en el IDRD me permitió poner en práctica habilidades
gerenciales y sociales, así como los contenidos vistos a lo largo de la carrera, considero que mi
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etapa como pasantes fue gratificante, pues se desarrolló dentro de un ambiente de trabajo agradable
y en el que se me permitió no solo tener la experiencia de trabajar en una institución tan importante
para el deporte en nuestra ciudad, sino también el poder crecer a nivel profesional y conocer de
primera mano la realidad del deporte nacional, cosas que solo se consiguen una vez fuera del aula
de clase.
En cuanto a las limitaciones, la principal fue la falta de un equipo computo en el área de trabajo,
el Instituto solo brinda equipos a sus contratistas y personales de planta, por lo que los pasantes y
practicantes deben tener un computador portátil que puedan llevar cada día, esto supone una
dificultad e incluso pone en riesgo a los estudiantes teniendo en cuenta las condiciones de
inseguridad que tiene la ciudad.
Adicional a esto está el hecho de que no se entrega un carnet o alguna identificación para los
pasantes, por lo que se limita su acceso al instituto y distintas dependencias, así como el uso de las
fotocopiadoras, el restaurante, y los parqueaderos para bicicletas.
En líneas generales estas limitaciones no fueron un gran obstáculo para el desarrollo de las
funciones de la pasantía, y se está trabajando para brindar estas facilidades a los próximos
practicantes que lleguen a desarrollar sus labores en el instituto.
11. CONCLUSIONES
Esta práctica constituyó mi primera experiencia laboral, y considero fue muy gratificante
y productiva, pues conocí el ambiente de trabajo, tuve contacto con personas con mucha
experiencia en el sector deportivo, y me desenvolví en escenarios como la atención al
cliente, organización de eventos, trabajo en oficina, entre otros.
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El trabajo con los 2 contratistas que forman el área de Capacitación y Prácticas se desarrolló
dentro de un ambiente de cooperación y respeto, brindándome la posibilidad de aportar
ideas y tener influencia en la toma de decisiones, desarrollando habilidades de trabajo en
equipo y asertividad.
Los objetivos y actividades proyectados para la pasantía se cumplieron a cabalidad y dentro
de los tiempos establecidos, siempre contando con la supervisión del director externo, e
informando periódicamente al director interno del proyecto.
El principal objetivo del proyecto era mejorar la eficiencia del área en el desarrollo de sus
actividades, con la elaboración de la base de datos para el control de radicados y
certificados, y los formatos que le quedan al área para controlar la asistencia a los cursos y
certificación, se da cumplimiento a este objetivo, según lo indicado por la directora externa
del proyecto Edna Gamba.
La base de datos generada es utilizada a diario por los 2 contratistas del área, y ha sido
tenida en cuenta en la elaboración de informes internos para la obtención de estadísticas y
tiempos de respuesta reportados al respectivo subdirector de los funcionarios.
El análisis de procesos, sus respectivas recomendaciones y el nuevo mapa de procesos
fueron tomadas en cuenta por la contratista encargada del Área de Capacitación, Edna
Gamba, y presentadas al Subdirector de Recreación y Deporte del Instituto para solicitar
un aumento en el número de contratistas que apoyan las actividades del área.
Durante la organización de los cursos y capacitaciones puse en práctica los conocimientos
adquiridos a lo largo de la carrera en distintas materias, principalmente las relacionadas a
eventos deportivos y legislación, así como lo hecho en las distintas salidas pedagógicas.
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Se mejoró la comunicación y apoyo entre el IDRD y la Universidad Distrital, pues los
directores interno y externo de esta pasantía son también los encargados del convenio entre
ambas instituciones. A lo largo del periodo de pasantía aumentó el número de solicitudes
del IDRD para practicantes del proyecto de Administración Deportiva de la universidad,
la carrera y el perfil profesional de los estudiantes es más tenida en cuenta, y se espera
poder aumentar el número de pasantes y egresados de la carrera que trabajen en el instituto.
Las labores desarrolladas en el marco de la pasantía demuestran la idoneidad de los
estudiantes de Administración Deportiva, sus aptitudes y capacidades para trabajar en el
sector público deportivo, así como la importancia de mantener estos convenios que
permitan adquirir experiencia laboral por parte de los estudiantes para atender y dar
respuesta a las necesidades del sector.
12. RECOMENDACIONES
Mantener una comunicación constante y clara entre los encargados del convenio entre el
IDRD y el proyecto curricular Administración Deportiva, para dar respuesta a las
solicitudes de pasantes y mejorar así el posicionamiento de la carrera en el sector público
deportivo.
Desarrollar un mayor número de convenios por parte de la carrera con instituciones afines
al sector deportivo, para aumentar la oferta para las personas que quieren aplicar a la
modalidad de grado en pasantía, esto teniendo en cuenta la dificultad que tuve al momento
de conseguir donde hacer la pasantía, debido a que la universidad no ofrecía ninguna
posibilidad.
Al IDRD, para que desarrolle políticas claras de requisitos para los pasantes que van a
apoyar las distintas áreas del instituto, teniendo en cuenta principalmente a los estudiantes
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de Administración Deportiva de la Universidad Distrital, pues la mayoría de practicantes
en las áreas administrativas del instituto son estudiantes de carreras como Actividad Física
o Entrenamiento Deportivo, los cuales no están formados ni completamente capacitados
para cumplir con estos roles.
Al proyecto curricular Administración Deportiva, para que realice convocatorias de manera
constante y con la suficiente difusión para que los estudiantes conozcan a tiempo las
posibilidades para aplicar a una pasantía en entidades como el IDRD.
Apoyar más a los estudiantes que quieren aplicar a la modalidad de grado en pasantía por
parte del proyecto, mediante el aumento del número de convenios, la celeridad en los
trámites que se deben realizar en la universidad, así como la aprobación del respectivo
anteproyecto por parte del Consejo Curricular.
13. BIBLIOGRAFÍA
ORFEO JADE, Sistema de Gestión Documental. Recuperado de:
https://orfeo.idrd.gov.co/index.php
COLDEPORTES, 2013, Legislación Deportiva Comentada. Recuperado de:
http://www.coldeportes.gov.co/coldeportes/biblioteca_deportiva/libros_inspeccion_vigilancia_3916/legislacion_deportiva_comentada
IDRD, Direccionamiento Estratégico. Recuperado de:
https://www.idrd.gov.co/sitio/idrd/content/direccionamiento-estrategico
GARCÍA, Manuel; QUISPE, Carlos; PÁEZ Luis. 2003. Mejora Continua de la Calidad en los
Procesos. Revista Web Universidad Nacional Mayor de San Marcos, pp. 89-94. Perú.
CARRO PAZ, Roberto; GONZÁLEZ GÓMEZ, Daniel. Administración de la Calidad Total.
Universidad Nacional de Mar del Plata. Argentina.
MARÍN, Diego; CANO, Carlos; ZEVALLOS, Manuel; MORA, Ricardo. 2009. Determinantes del
Análisis y Diseño Organizacional Universidad Jorge Tadeo Lozano. Colombia.
DEMING, W. Edwards. 1989. Calidad, Productividad y Competitividad: La Salida de la Crisis.
65
14. ANEXOS
Anexo 1: Carta de aprobación de la pasantía por parte del IDRD.
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Anexo 2: Oficio aprobación anteproyecto y pasantía por parte del Consejo Curricular.
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Anexo 3: Certificado de Organizador del Curso Fundamentos de Administración Deportiva.
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Anexo 4: Certificado de Organizador del Curso Fundamentos del Entrenamiento Deportivo.
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Anexo 5: Formato de entrega de documentos pasantía.
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Anexo 6: Formato de control de horas y evaluación de la pasantía por parte del IDRD.
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Anexo 7: Formato de Evaluación Desempeño por parte del director externo.
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Anexo 8: Certificado pasantía por parte del IDRD.