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INFORME DE GESTIÓN

PERÍODO: ENERO – DICIEMBRE 2015

SECTOR: ADMINISTRACIÓN GENERAL

DEPENDENCIA EJECUTORA: REGISTRO DE LA PROPIEDAD DEL DISTRITO METROPOLITANO DE

QUITO.

1. INFORME DE GESTIÓN

MARCO JURÍDICO

El marco jurídico de los servicios registrales consta en la Constitución de la República, el Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización, COOTAD, y en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, DINARDAP. En cumplimiento al marco jurídico, la Municipalidad del Distrito Metropolitano de Quito, emitió la Resolución No. A0017 del 09 de junio del 2011, mediante la cual dispone la creación de la Unidad Especial denominada “Registro de la Propiedad del Distrito Metropolitano de Quito”, dotada de autonomía administrativa, financiera y funcional, adscrita a la Administración General del MDMQ.

2. EJES DE LA GESTIÓN DEL REGISTRO DE LA PROPIEDAD

MODERNIZACIÓN SERVICIO AL USUARIO VISIÓN SOCIAL Fotos y Diseño: Archivo Comunicación Social

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Modernización:

Desde enero de 2015, se inició la implementación del Proyecto de Modernización de los procesos registrales institucionales y su automatización.

Diseño: Archivo Comunicación Social - Robot Kirtas escanea más de 3.000 páginas por hora Quito es la primera ciudad en Ecuador que gracias al Registro de la Propiedad enfrenta dos retos en su gestión registral; digitalizar y desmaterializar los libros que registran los bienes inmuebles del Distrito Metropolitano de Quito, bajo un enfoque de “Folio Real”. Por decisión del Alcalde Mauricio Rodas, en diciembre de 2014 se inició un proceso de modernización que involucra la digitalización y desmaterialización de las actas y libros que reposan en los archivos del RPDMQ. A la par se desarrolla un sistema informático que traerá muchos beneficios a los usuarios. Diariamente ingresan al Registro alrededor de 1.300 solicitudes de certificados y 200 solicitudes de

inscripción, a la fecha el Registro de la Propiedad ha digitalizado cerca de medio millón de actas y

más de 7.000 libros registrales.

El Registro de la Propiedad de Quito es pionero en la incorporación de la firma electrónica en la

inscripción de bienes inmuebles; un salto en la tecnología y la técnica para dar un mejor servicio

ciudadano en ahorro de tiempo y dinero; y todo desde la comodidad de su casa o lugar de trabajo.

El Servicio al Usuario: De conformidad con la política y disposiciones del Alcalde y la Administración General, de priorizar la atención ciudadana, y el uso eficiente de los recursos financieros; se revisa permanentemente los procesos internos; lo que ha permitido reducir tiempos de respuesta, que representa un 95% en la optimización de tiempos de entrega de productos de Certificaciones e Inscripciones. El “Índice de satisfacción al usuario” es del 86% (Corte al 31 de diciembre de 2015).

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Foto: Comunicación Social - Atención en el Balcón de Servicios

El 2015 se orientaron acciones y sistemas específicos, en el marco de la modernización y automatización integral de los servicios registrales, con énfasis en los siguientes propósitos:

Gestionar los servicios registrales por procesos.

Acercar los servicios registrales al usuario y atender en forma rápida sus requerimientos.

Aplicar criterios de eficiencia, eficacia y efectividad, consistentes con su relación costo/beneficio.

Involucrar a los principales actores de la cadena de valor del macro proceso de transferencia de dominio, con inclusión del sector privado.

Generar datos consistentes y suficientemente respaldados.

Proveer información segura y de calidad.

Disponer en tiempo real de información precisa y necesaria para la generación y entrega de los productos registrales.

En el marco del desarrollo del sistema registral se establecieron estrategias que son un referente en diversos países del mundo:

Digitalización, indexación, organización de libros físicos e información en formato digital.

Acceso a servicios registrales vía internet, mediante pago en línea y servicio de Courier.

Introducción del uso de mapas catastrales digitales.

Aplicación del mecanismo de información basado en Folio Real.

Implementación de planes, programas y procedimientos de control de calidad de la información.

Implementación de formularios, procedimientos y regulaciones claras, precisas y comprensibles, con la finalidad de evitar inconvenientes a los usuarios del RPDMQ y reducir costos operativos, con el propósito de incrementar la equidad en el acceso a los servicios registrales.

La utilización de nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones, para optimizar los procesos registrales.

La implementación de procesos técnico-jurídicos, que aporten a la sostenibilidad de la calidad de la información.

El establecimiento de mecanismos de rendición de cuentas, para la transparencia de la gestión registral.

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Visión Social:

INSCRIPCIÓN DE ESCRITURAS INDIVIDUALES DE BARRIOS REGULARIZADOS

Más de 6.992 familias de barrios regularizados en el cantón Quito, inscribieron 1.748 títulos de

propiedad de sus bienes inmuebles en el Registro de la Propiedad; a través de una atención

personalizada y prioritaria servidores municipales con experiencia y conocimiento en materia

registral, conjugada con el derecho civil, y la ejecución de procesos, no solo dan una atención ágil

a estos barrios, sino que, garantizan la seguridad jurídica que demanda este tipo de servicios. A la

cabeza de este proyecto está la Secretaría de Coordinación Territorial y Participación Ciudadana,

con la Unidad Regula tu Barrio, sin embargo; el Registro de la Propiedad, apoya en el proceso

hasta que se inscriban todos los títulos de propiedad (Luego de cumplidos los procedimientos), la

gestión en el proceso dura 4 días hasta la entrega final al usuario.

Foto: Comunicación Social - Entrega de Escrituras al sur de Quito

OFICINAS MÓVILES MUNICIPALES: REGISTRO DE LA PROPIEDAD DE QUITO MÁS CERCA DE LA COMUNIDAD Calderón, Alangasí, Amaguaña, El Quinche, Nayón, Puéllaro, Pintag fueron las parroquias donde de

la mano de la Dirección Metropolitana de Servicios Ciudadanos, el Registro de la Propiedad acercó

el servicio municipal registral sobre trámites de certificación y revisión de escrituras, hacia estas

parroquias, que geográficamente se encuentra distante del Balcón de Servicios Registral; cerca de

300 ciudadanos de estas parroquias fueron atendidos en sus trámites, sobre todo en necesidades

de inscripción.

Las principales funciones de este nivel de atención son: Información especializada, ejecutar

trámites complejos de su ámbito de competencia, procesos de atención derivados de la revisión

de escrituras. El tiempo de atención se adaptó a la complejidad de la petición de servicio

solicitado; (no fue mayor a 15 minutos).

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La comunidad recibió asesoría y servicio en sus parroquias de residencia, se receptaron su solicitud

de trámites de certificación y se asesoró sobre sus requerimientos referente a inscripciones, se

realizó la revisión legal de escrituras, y se instruyó sobre el uso de la web

www.registrodelapropiedad.quito.gob.ec para llenar solicitudes de certificados vía on line.

Foto: Comunicación Social - Atención en Puéllaro

Foto: Comunicación Social - Atención en Alangasí

Fuente: Comunicación Social - Comentario de usuario atendido en El Tingo

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FIRMA DE CONVENIOS INSTITUCIONALES Se han firmado 67 convenios institucionales con: inmobiliarias, bancos, estudios jurídicos, instituciones públicas y constructoras; y para el caso de notarías alrededor de 86 convenios para la convalidación de certificados. 3- PORTAFOLIO DE PRODUCTOS

El cuadro abajo, describe los 16 productos y servicios que brinda el RPDMQ a la ciudadanía; 2 de ellos son de entrega inmediata, en tanto que 11 han reducido sus tiempos de entrega, lo que representan en porcentaje el 81,25% en la optimización de entrega al usuario.

Fuente: Servicios Ciudadanos RPDMQ

Elaborado: Planificación RPDMQ

4- RESULTADOS ALCANZADOS ALINEADOS A LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS I. PRIMER OBJETIVO: INCREMENTAR LA SEGURIDAD JURÍDICA Y PONER EN VALOR LOS ACTOS REGISTRALES RELACIONADOS CON LA PROPIEDAD INMOBILIARIA EN EL DMQ, GARANTIZANDO SU GESTIÓN DOCUMENTAL Y UN SERVICIO DE EXCELENCIA A LA CIUDADANÍA. Dentro de este objetivo se presenta la demanda total o el ingreso de los trámites que la Institución atendió durante el periodo del año 2015.

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Foto: Comunicación Social

a) DIRECCIÓN DE CERTIFICACIONES Ingreso de Demanda Total de Certificados Durante el periodo analizado se puede observar que existe un ingreso total de 303.462.

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PRODUCTOS INTERNOS

Validación de Certificados

Diseño: Comunicación Social La validación es un proceso interno, en el cual se verifica si la información que consta en el certificado utilizado para la transferencia no ha variado. Esto ha permitido disminuir tiempos al proceso de transferencia de dominio que culmina con la inscripción en el Registro de la Propiedad, y le ahorra tiempo y dinero al usuario. b) DIRECCIÓN DE INSCRIPCIONES

Foto: Comunicación Social – Dirección Inscripciones- Revisión Legal

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REVISION LEGAL Previa a la inscripción de escrituras, se realiza su revisión legal cuyo resultado puede tener dos status; el primero es emitir las observaciones sobre los documentos e información faltante y el segundo es la proforma. Ingreso de Demanda Total Ingreso total de 92.963 con un promedio de ingreso mensual de 7.747 trámites. Dentro de este proceso se registran sub productos:

Demanda General

Servicio Corporativo

Actos y contratos de alto impacto

Proforma Directa

Servicio Corporativo: Revisión legal de actos o contratos atendidos en 24 horas y máximo 4 días para inscripión. Para evitar solicitud de documentos innecesarios el RPDMQ capacitó a los profesionales del Derecho. Recogió y unificó los criterios de documentos que se deben solicitar, a través de la creación del libro “Guía de requisitos esenciales para la inscripción de actos o contratos” Instituciones públicas y privadas pueden acceder al servicio corporativo firmando el acuerdo de adhesión, como lo hicieron:

1. Organizaciones barriales 2. Instituciones financieras, 3. Instituciones del sector público 4. Constructoras y promotoras inmobiliarias, 5. Corredores de bienes raíces.

El siguiente cuadro muestra la cantidad de trámites de Inscripción atendidos en el servicio corporativo.

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Fuente: Dirección de Inscripciones RPDMQ Elaborado: Planificación RPDMQ

Actos y Contratos de Alto Impacto: Conscientes de la necesidad de trabajar para satisfacer las exigencias de la ciudadanía se estableció un proceso de revisión de actos y contratos calificados como de alto impactoparasu revisión legal y proforma en el mismo día:

1. Hipotecas de lote de terreno sencillas (sin posesión efectiva, sin declaratoria de propiedad horizontal, derechos y acciones)

2. Cesión de hipoteca 3. Cancelación de prohibición 4. Cancelación de hipoteca con encargo fiduciario 5. Regularización de excedentes y diferencias de áreas 6. Fraccionamiento 7. Unificación 8. Reestructuración parcelaria 9. Declaratorias de propiedad horizontal 10. Reglamento a la declaratoria de propiedad horizontal 11. Arrendamientos 12. Anticresis 13. Adjudicaciones IERAC, INDA, MAGAP 14. Prescripción adquisitiva de dominio 15. Auto de adjudicación en remate 16. Testamentos 17. Servidumbre 18. Adosamientos 19. Aclaratorias a compra ventas, hipotecas, donaciones

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Ingreso total de 9.643 con un promedio de ingreso mensual de 804 trámites.

Fuente: Dirección de Inscripciones RPDMQ Elaborado: Planificación RPDMQ

Proforma Directa: En el balcón de servicios se realiza la revisión legal de manera directa y se proforma inmediatamente para su ingreso al proceso, estos son:

1. Cancelaciones de Hipoteca 2. Posesiones Efectivas 3. Cancelaciones de Patrimonio Familiar 4. Cancelaciones de Usufructo 5. Cancelaciones de Uso y Habitación

Ingreso total de 15.543 con un promedio de ingreso mensual de 1.295 trámites.

Fuente: Dirección de Inscripciones RPDMQ Elaborado: Planificación RPDMQ

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INSCRIPCIÓN Es el proceso de levantamiento de asientos y creación de las partidas de inscripción. Demanda Total Ingreso total de 57.876 con un promedio de ingreso mensual de 4.823 trámites. Este proceso registra sub productos:

Demanda General

Servicio Corporativo

Fuente: Base de Datos SGI de los Despachos realizados / Dirección de Inscripciones RPDMQ Elaborado: Planificación RPDMQ

c) SERVICIOS CIUDADANO Servicio de Courier

Foto: Comunicación Social - Servicio Puerta a puerta

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Este servicio fue creado con el fin de entregar trámites registrales a domicilio, durante el periodo de gestión se han entregado alrededor de 16.097.

Fuente: Servicios Ciudadanos RPDMQ Elaborado: Planificación RPDMQ

PRIMER LUGAR EN ATENCIÓN Y EXCELENCIA De un millón, ciento veinte y un mil , cuatrocientos veinte y nueve (1.121.492), usuarios a nivel municipal, el Registro de la Propiedad se ubica en primer lugar de atención, con el 38% de participación; el segundo lugar lo ocupa la Zonal Centro con el 16%. En el Registro de la Propiedad un usuario espera un tiempo de 7 minutos con 59 segundos, para ser atendido, tiempo que ubica a la institución en el segundo lugar entre las dependencias municipales.

Fuente: QLIKVIEW Elaborado: Servicios Ciudadanos RPDMQ

El 90,10% califica como Excelente el nivel de satisfacción

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Fuente: Servicios Ciudadanos RPDMQ Elaborado: Planificación RPDMQ

VENTANILLAS DE ATENCIÓN:

Entrega Certificados

Entrega Inscripciones

Inscripciones (Revisión Legal)

Rectificaciones

Citas Inscripciones

Judicial

Entrega de Rectificaciones

Suspensiones

Proforma

Revisión Directa

Universal

Convenios con Notarías Suscripción de convenios con 60 notarías para validación de certificaciones

Fuente: Asesoría Interinstitucional RPDMQ Elaborado: Asesor Interinstitucional RPDMQ

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Atención especializada a “Usuarios” cuya actividad económica está directamente vinculada con la actividad inmobiliaria registral

Fuente: Asesoría Interinstitucional RPDMQ Elaborado: Asesor Interinstitucional RPDMQ

II. SEGUNDO OBJETIVO: INCREMENTAR LA RENTABILIDAD SOCIAL DEL RPDMQ, MEDIANTE LA CALIDAD DEL SERVICIO Y EL USO EFICIENTE DEL PRESUPUESTO

INFORMACIÓN FINANCIERA Ingresos vs gastos La recaudación del año 2015 fue de USD$ 16´652.720,49, los cuales se depositan diariamente en la cuenta bancaria del Municipio de Quito. Los gastos finalizaron en 7´975.110,55, con una ejecución presupuestaria del 98%con corte al 31 de diciembre del 2015.

EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA (FECHA DE CORTE 31 DIC. 2015)

PROYECTO PRESUPUESTO INICIAL

PRESUPUESTO CODIFICADO

PRESUPUESTO COMPROMETIDO PRESUPUESTO DEVENGADO

GESTIÓN DEL

RPDMQ 6´090.000 8´149.419,66 8´122.474,31 7´973.785,64

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Conclusiones

- La “Implementación del Proyecto de Modernización” con un resultado del 98%

devengado, permite evidenciar una eficiente ejecución de recursos.

- El Registro de la Propiedad se encuentra en proceso de aprobar un modelo de gestión y

estatuto orgánico por procesos, alineado al nuevo direccionamiento estratégico.

- Es necesario finalizar los trámites de expropiación para que el Registro de la Propiedad

cuente con instalaciones adecuadas para brindar un servicio de calidad y calidez.

Recomendaciones

- Mantener la ejecución y fiscalización del Proyecto de Modernización Integral del Registro

de la Propiedad de acuerdo con los requerimientos de los términos técnicos y de la calidad

en los tiempos previstos.

- Aprobar por parte de la Administración General el nuevo modelo de gestión del Registro

de la Propiedad, estructura organizacional, así como también el nuevo estatuto orgánico

por procesos, los cuales sustituirán la Resolución A0017 vigente.

- Aprobar y asignar los recursos necesarios para implementar la propuesta de homologación

en las escalas remunerativas del personal del Registro de la Propiedad, que requieren ser

reajustadas con el propósito de eliminar las inequidades existentes, que afectan en el

clima organizacional que se refleja en un alto índice de rotación.

Pablo Falconí Castillo

REGISTRADOR DE LA PROPIEDAD (E)

REGISTRO DE LA PROPIEDAD DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO