informe de gestion - i.e maria auxiliadora · 2021. 2. 17. · informe de gestion versiÓn: 1...

INFORME DE GESTION VERSIÓN: 1

VIGENCIA: 14/09/2015

INSTITUCIÓN EDUCATIVA MARÍA AUXILIADORA PÁGINA: 1 de 1

NOMBRE DEL PROCESO: GESTION DE LA EVANGELIZACION Año lectivo: 2020

1. Resultados de auditorías internas y de certificación: La gestión Evangelizadora en el año 2020 finalizo sin No conformidades, pero a partir de la auditoría interna se hicieron algunas observaciones frente a los informes de las encuestas que se realiza de la propuesta pastoral y sobre el procedimiento y desarrollo para el Área de ERE.

2. Retroalimentación de la Encuesta de Satisfacción:

En la encuesta de satisfacción del 2020 se valora los procesos de la gestión Evangelizadora al manifestar satisfacción con todas las actividades realizadas por la gestión durante año aun en medio de la virtualidad, como lo muestra el siguiente cuadro.

Personas encuestadas Total encuestados

Porcentaje de satisfacción

Padres de familia 338 95%

Docentes y administrativos 42 71%

Estudiantes 417 96%

Según la encuesta realizada un 95% de los padres del colegio están satisfechos con la formación espiritual, salesiana y en valores que se le brinda a sus hijas, expresan que a pesar de la pandemia se pudo continuar en la virtualidad esta formación y hacerlos partícipes a ellos de las diferentes actividades programadas, aunque comentan que se mejore la transmisión de las Eucaristías y se motive con anterioridad para que puedan ellos participar




Por otra parte, los resultados de la encuesta de satisfacción de los docentes y Administrativos es de un 71% y expresan que todos los docentes se apropien de la pastoral ya que es el eje transversal y que sería bueno articular algunas actividades de algunos proyectos para reducir las actividades y más en la virtualidad.

Por otro lado el resultado de satisfacción de las estudiantes es de 96% expresando que las estrategias para llegar a un en medio de la virtualidad estuvieron muy bien, les agrada participar de las propuestas desde pastoral, pero expresan que deben ser más motivadas, dinámicas y difundidas.

En la encuesta de satisfacción realizada los diferentes miembros de la comunidad educativa manifiestan un agradecimiento por la formación cristiana, salesiana y en valores que se brinda en la Institución.

La encuesta 2020 arroja resultados positivos por parte de docentes, estudiantes, y padres de familia, aunque se reconoce que por motivos de la pandemia, el trabajo de evangelización que se realizó virtual no es el mismo que estando en la prespecialidad, aun así se valoran los diferentes espacios que se brindan en la comunidad educativa para el crecimiento y fortalecimiento de la

ACTIVIDADES PORCENTAJE DE ACEPTACIÓN ENTRE LOS MIEMBROS DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA

PROPUESTA PASTORAL 97%

RETIROS 94%

VALORES SALESIANOS 97%

FIESTAS SALESIANAS 95%

GRUPOS JUVENILES MJS 88%

PROYECTO DE VIDA 95 %

VIVENCIA MARIANA 90%

BUENOS DIAS/TARDES 91%

EUCARISTIÁS 91%

SACRAMENTOS 92%




fe de sus integrantes. Proponen continuar formando y fortaleciendo la Espiritualidad en las estudiantes y demás miembros de la comunidad educativa.

3. Desempeño de los procesos:

Los procesos que lidera la gestión de la Evangelización de acuerdo a la evaluación institucional arrojan resultados satisfactorios de mejoramiento continuo, aunque se requiere el cambio de lugar de los retiros espirituales y más fortalecimiento e integración del MJS y de los demás grupos apostólicos que lo integran.

La autoevaluación institucional realizada indica buen empoderamiento de la comunidad educativa en algunos procesos de la gestión Evangelizadora, se

resalta que a pesar de la situación vivida por la pandemia se dio continuidad desde la virtualidad a los procesos, buscando un mejoramiento continuo a

las actividades propuestas por la gestión.

Con relación a la celebración de los sacramentos (Eucaristía y reconciliación) se sugiere continuar fortaleciendo estos sacramentos, buscando estrategias

que les permita a toda la comunidad educativa tener un mayor acercamiento de estos en sus vidas.

Se valora la creatividad de los docentes en los buenos días y buenas tardes, aunque se recomienda en bachillerato mayor difusión de estos para que

las estudiantes puedan disfrutar más de estas importantes prácticas salesianas.

PROCESO Año lectivo

2018

Año lectivo

2020

PROPUESTA PASTORAL 4.0 4.0

IDENTIDAD SALESIANA 3.8 3.4

PROYECCIÓN APOSTÓLICA 3.8 3.0

SACRAMENTOS 4.0 4.0

RESULTADO DE LA GESTION 96% 68 %




4. Estado del mapa de riesgos del proceso

N° DESCRIPCIÓN DEL RIESGO

INDICADOR RESULTADOS

2020

1

Debido a la pandemia y al trabajo que se realizó virtual no se pudo llevar a cabo en su totalidad lo planeado en la gestión Evangelizadora.

% de la

participación de

toda la comunidad

educativa en las

actividades

correspondientes

al desarrollo de la

propuesta

pastoral.

*3 de las 4 rutas de la Propuesta Pastoral se han evaluado hasta el momento con sus

respectivas actividades, haciendo participe en la mayoría de actividades a la comunidad

educativa.

*Con respecto a los desarrollos curriculares de ERE, se hicieron algunos ajustes, en el 3 y 4

periodo se enfocó más hacía el proyecto de vida y en las guías transversales

*Se ha realizó el seguimiento y la evaluación de planes de mejoramiento para las estudiantes

que obtenían bajo desempeño de ERE en cada periodo, en el segundo periodo obtuvieron

desempeño bajo 18 estudiantes, recuperaron 17 estudiantes y en el tercer periodo 24

estudiantes, de las cuales recuperaron 22, las 2 restantes estarán pendiente para su

recuperación.

*Se atendió en confesión a los grupos del bachillerato en preparación a las fiestas salesianas y

los retiros espirituales, participando un 80% de estudiantes durante el primer periodo, en los

demás periodos no se realizó este sacramento debido a la situación del confinamiento.

*Se realizó la preparación al Sacramento de la Primera comunión, con la modalidad de la catequesis familiar, se prepararon 28 niñas y se preparó una joven externa al sacramento de la confirmación.

2 Por la situación de la pandemia faltó articulación de los grupos salesianos que promueven el Liderazgo, Compromiso cultural, apostólico y Social de las estudiantes

Proyecto Elaborado

Se siguió con el Proyecto del MJS pero por motivos de la pandemia solo se pudo continuar con

un grupo de Liderazgo, este grupo cuenta con su respectivo proyecto y cronograma de

actividades, articulando los valores de la Espiritualidad salesiana, de acuerdo a su propósito,

semanalmente se realiza un encuentro formativo con las niñas del colegio que se preparan para

ser líderes y ejercerlo dentro y fuera de la institución.

El proyecto de Solidaridad se elaboró el documento y se visitó la vereda en la cual se iba a

ejecutar, pero por motivos de la situación del COVID-19 no se realizó dicho proyecto.

Se realizó virtual y mensualmente la catequesis a los padres de familia de las niñas de primera

comunión, y durante el año se hizo acompañamiento a estas familias de la institución.




Recomendaciones para la mejora:

• Continuar brindando oportunidades de mejoramiento en todo lo que compete a la Gestión de la Evangelización, atendiendo las sugerencias dadas en la encuesta de satisfacción realizada por los miembros de la comunidad educativa como por ejemplo:

• Integrar más la pastoral a los demás procesos y proyectos de la institución

• Que las actividades de la pastoral en la virtualidad sean compartidas, participativas y dinámicas

• Brindar formación salesiana y cristiana a los docentes para que se apropien de la pastoral.

_____________________________________________

SOR RUBIELA GUERRERO GRASS

COORDINADORA GESTIÓN DE LA EVANGELIZACIÓN




NOMBRE DEL PROCESO: GESTION ACADEMICA Año lectivo: 2020

1. Resultados de Auditorías internas y de certificación:

En la auditoría interna del primer semestre se encontró que:

✓ Se recomienda normalizar el formato de registro de las bitácoras, con el fin de definir la información que se requiere consignar en ellas y facilitar el proceso de análisis de las mismas.

✓ Se recomienda establecer fechas de actualización a los planes de áreas para cada vigencia. ✓ Se requiere mejorar el procedimiento de diseño y desarrollo incluyendo la identificación de los registros que se deben conservar en

cada fase identificada. ✓ Se recomienda revisar la matriz de comunicaciones y ajustarla según las nuevas herramientas aplicadas durante la contingencia.

Las anteriores son observaciones que quedaron en la auditoria, los cuales se van a socializar y evaluar con los docentes con el fin de mejorar

el proceso sin actividades adicionales.


La encuesta de satisfacción del año 2020 se realiza a una muestra en la cual participaron estudiantes, padres de familia y

docentes/administrativos, esta presenta una buena percepción de los encuestados en relación a la gestión de las coordinaciones.

De otra parte, la gestión académica tiene un buen nivel de satisfacción en todos los procesos evaluados lo que indica una pequeña

reducción puesto que en el año 2019 fue excelente en los siguientes gráficos se puede observar la percepción clasificada en estudiantes,

padres de familia y docentes/administrativos y el consolidado




Estudiantes

Padres de familia

Docentes y administrativos




En las respuestas de las encuestas se evidencia mas que una falencia, un desconocimiento de algunos aspectos; al igual no hay coherencia

con algunas respuestas y lo que se realizó durante el año; como es el aspecto de la flexibilidad, puesto que este punto en promedio

cuenta con una calificación del 3,33 ya que flexibilidad se dio durante todo el año y mas aun con la virtualidad una evidencia de esto es

el indice de perdida para este año fue de 22 estudiantes y el del año pasado fueron 73. En relacion al desconocimiento tanto de los

conceptos, procedimientos y ejecución de los proyectos se establece adecuar espacios para resocializacion.




Estudiantes




Padres de familia




Docentes y administrativos




Consolidado





Según la encuesta de satisfacción 2020 se evidencia que se tiene diferentes percepciones por las 3 partes en donde los docentes tienen

mayor conocimiento de lo que se pregunta diferente a lo que sucede con padres de familia y estudiantes ya que se percibe desconocimiento

frente a las preguntas.

4. Estado del mapa de riesgos del proceso: se hace seguimiento a los riesgos y se entrega un informe periódico al consejo académico, esta estrategia ayuda a controlar los riesgos de la gestión y a disminuir su impacto en la prestación del servicio. Los resultados de la medición son positivos como se muestra en el cuadro. Adicionalmente en el cuarto periodo se realizo un encuentro para revisión y socialización de los casos críticos de las diferentes asignaturas con el acompañamiento de la docente orientadora, esta gestión empezó




en el tercer periodo con un archivo de Excel en el cual se identificaron los casos y para el cuarto periodo se pudo no solo realizar un encuentro sino realizar un informe, los docentes piden continuar con esta actividad.

5. Recomendaciones para la mejora: En los periodos y cuando se ejecute una actividad de cada proyecto se debe hacer énfasis en qué es, cuál es su finalidad, y a que pertenece (proyectos transversales)

________________________________

MARIA TERESA DUQUE

Coordinadora (E)




NOMBRE DEL PROCESO: GESTION COMUNITARIA Año lectivo: 2020

5. Resultados de auditorías internas y de certificación: La gestión comunitaria en el año 2020 finalizó sin no conformidades, pero si con acciones de mejora. (Ver matriz de gestión de cambios)

6. Retroalimentación de la Encuesta de Satisfacción: La encuesta de satisfacción en el 2020 valora los procesos: la gestión comunitaria al manifestar un 95,54% de agrado con todas las actividades realizadas por la gestión comunitaria y la gestión académica en la básica primaría. Todo esto teniendo en cuenta que durante el año lectivo se tuvieron que realizar cambios de mejora mediante ajustes por la contingencia provocada a raíz de la pandemia COVID-19.

Gestión comunitaria



Padres de familia 338 92,94%

Docentes y administrativos 42 96,73%

Estudiantes 417 88,67%

De los diferentes procesos de la gestión. Gestión académica – Básica primaria



Padres de familia 338 97,63%

Docentes y administrativos 42 100%

Estudiantes 417 97,60%





La autoevaluación Institucional presenta una tendencia positiva y hacia el mejoramiento continuo en cada uno de los procesos que corresponden a la Gestión Comunitaria. A continuación, un cuadro comparativo

4. Estado del mapa de riesgos:

GESTION COMUNITARIA

DESCRIPCIÓN DEL RIESGO INDICADOR SEGUIMIENTO

Relaciones conflictivas

entre miembros de la

comunidad educativa Manual Socializado.

• Se socializó con los padres en las primeras reuniones del año (Febrero 04, 05, 06 y 10- Ver agenda semanal)

•

• La socialización para estudiantes fue realizada en 4 direcciones de grupo (20, 21, 22, 23 y 29 de febrero – Ver agenda semanal)

PROCESO Año 2017

Año 2018 Año 2019

Año 2020

Accesibilidad 3.7 3.5 2.0 3.2

Proyección a la comunidad 3.7 4.0 2.3 3,7

Participación y convivencia 5.0 3.7 4.0 4,0

Prevención de riesgos 3.3 4.0 2.7 2,3

RESULTADO DE LA GESTION Un 29% en apropiación y

un 71% en mejoramiento

continuo

Un 21% en apropiación y


Un 29% en pertinencia, un

36% en apropiación y

un 36% en mejoramiento.

Un14% en pertinencia, un

21% en apropiación y


continuo




No. Actividades Realizadas

por el Comité de

convivencia

•

Inadecuado manejo de

situaciones como:

(VIH/SIDA, ETS, embarazo

adolescente, violencia

intrafamiliar, abuso sexual,

físico y psicológico,

consumo de sustancias

psicoactivas y bebidas

alcohólicas. etc.)

No Actividades Realizadas/

Programadas

• 14 talleres de autoestima (Primaria) • 15 talleres de Lúdica y recreación (Bachillerato) • 3 talleres autonomía (Bachillerato) • 51 talleres de prevención de SPA (Primaria y bachillerato) • 17 talleres de manejo de TICS (Primaria y bachillerato) • 19 talleres de I.E. (Primaria y bachillerato) • 1 taller de comunicación asertiva (Bachillerato)

Inadecuado manejo en la

atención de una

emergencia.

Informe de Simulacros

Realizados.

Porcentaje de la comunidad

educativa que conoce el

plan de riesgos escolares

Dada la situación de pandemia COVID 19y el paso que se dio de la presencialidad

a la virtualidad en el proyecto de atención y prevención de desastres solo se

alcanzaron a realizar dos reuniones (Acta 1 y 2) por esta razón a partir del mes

de junio se pasó a la actualización y socialización del plan de prevención de

riesgos escolares, organización de brigadas y a la participación en capacitaciones

virtuales para los docentes.

Inadecuada atención a la

población vulnerable y/o

perteneciente a grupos

minoritarios

Informes Presentados Informes presentados por la docente orientadora por periodo académico.




8. Recomendaciones para la mejora:

• En cuanto a los resultados arrojados por la encuesta a padres de familia y a docentes y administrativos en la gestión académica de la básica primaria, se evidencia la necesidad de implementar algunas acciones correctivas a saber:

- Hacer mayor difusión del manual de convivencia. - Buscar incentivar un mejor trato para mejorar el ambiente escolar.

• En cuanto a los resultados arrojados por la encuesta a padres de familia y a docentes y administrativos en la gestión comunitaria se evidencia la necesidad de implementar algunas acciones correctivas a saber:

- Incentivar la participación de las estudiantes en las diferentes actividades programadas. - Aumentar control en las escuelas de padres. Que se realicen por grupo y no por niveles. - Mejorar la comunicación con las docentes. - Establecer canales fijos de comunicación con todos los entes de la comunidad educativa. - Garantizar una mejor comunicación con información veraz y oportuna.

• En cuanto a los resultados arrojados por la encuesta estudiantes en la gestión comunitaria se evidencia la necesidad de implementar algunas acciones correctivas a saber:

- Implementar la lúdica dentro del proceso de aprendizaje.

_________________________________ SIRLENY ARISTIZABAL A. COORDINADORA CONVIVENCIA




NOMBRE DEL PROCESO: GESTION DIRECTIVA Año lectivo: 2020

6. Resultados de Auditorías internas y de certificación: La gestión directiva cuenta con algunas acciones de mejora establecidas a partir de la DOFA y de las observaciones generadas en la revisión por la dirección y la auditoría interna. Se ha priorizado la actualización del PEI a las nuevas políticas educativas y de calidad teniendo en cuenta las necesidades y expectativas de las partes

interesadas y las exigencias de la Pandemia por COVID_19, acción que se encuentra abierta dada la complejidad en la revisión del documento completo.

En estado abierta se encuentra también la necesidad de Ampliar la oferta educativa a la media académica,

7. Retroalimentación de la Encuesta de Satisfacción: La encuesta de satisfacción del año 2020 se socializa con la siguiente muestra

ESTAMENTO encuestados

Padres de familia 338

Docentes/administrativos 42

Estudiantes 417

Los resultados de la encuesta de satisfacción indican un 98,3%, de satisfacción respecto a la gestión realizada por la rectora. En comparación con el año anterior, se evidencia aceptación y el nivel de satisfacción se eleva en 1 punto. El 93,3% manifiesta conocimiento y aceptación del horizonte institucional, muy acorde con los resultados obtenidos en el año anterior. Se evidencia satisfacción en cuanto al desempeño del gobierno escolar de la Institución, considerando en nivel eficiente la gestión dada por el consejo directivo y académico, así como la del consejo estudiantil, la personera y contralora. Es destacable que el 99% de las encuestadas considera la imagen favorable que proyecta la institución, 2 puntos por encima de la obtenida en el 2019. De igual manera hay una percepción muy positiva de los procesos institucionales como la relación con el entorno y otras instituciones, el SGC, la atención a PQR, la vinculación de exalumnas y los logros obtenidos por la institución.




8. Desempeño de los procesos según la autoevaluación institucional:

PROCESO

Año lectivo 2019

Año lectivo 2020

Direccionamiento estratégico y horizonte institucional 3 4

Gestión estratégica 3 4

Gobierno escolar 3.5 4

Cultura institucional 3 3.5

Clima escolar 4 3.5

Relaciones con el entorno 3 4

TOTAL 35% en mejoramiento

continuo

85% en mejoramiento

continuo




La autoevaluación institucional realizada indica un buen desempeño de los procesos correspondientes a la gestión directiva. La gestión directiva ha dado continuidad a los procesos institucionales certificados, dada la contingencia presentada en el servicio educativo, se tuvo un plan de atención inmediata que permitió tener a la comunidad educativa siempre informada y se dio continuidad a los procesos adaptando horarios y modalidades de atención.

Frente al direccionamiento estratégico, se evidencia una apropiación del horizonte institucional. Hay claridad en las metas institucionales y seguimiento de los indicadores propuestos. La pandemia no fue obstáculo para la continuidad de los procesos y con respecto al 2019 se avanzó en la apropiación de la política de inclusión para lo cual se facilitaron espacios de capacitación de toda la comunidad educativa y seguimiento de los procesos. Se tuvo un fortalecimiento en la formación de los docentes en lo referente al uso de las nuevas tecnologías de la información.

En convenio con la cámara de comercio se adquirió la plataforma G SUITE for education, para complementar y facilitar el trabajo de los docentes en la virtualidad.

Al inicio de la pandemia se creó el blog: https://mauxidqrectoria.wixsite.com/mauxi y posteriormente la página web: http://www.mariaauxiliadorasalesianas.edu.co de igual manera se mantiene actualizado el Facebook institucional: IE maría Auxiliadora Dosquebradas En la gestión estratégica la gestión se encuentra en mejoramiento continuo dado el buen seguimiento que se realiza de los proyectos transversales, programas de capacitación, y la propuesta pedagógica institucional. Se cuenta además con un sistema de información interna y externa que facilita la toma de decisiones, el trabajo en equipo y la corresponsabilidad en las tareas. Frente al gobierno escolar se destaca la buena programación y seguimiento de los estamentos. Existe buena planificación y registro de los acuerdos mediante las actas. Se reconoce además la buena gestión del consejo de padres y dada la contingencia en la prestación del servicio, no siempre fue posible realizar reuniones sistemáticas y cumplir con el plan de trabajo. El clima escolar evidencia mejoramiento continuo y es necesario revisar el manejo de conflictos y de casos difíciles a fin de alcanzar un mejor desempeño en estos aspectos. En las relaciones con el entorno la gestión directiva se encuentra en mejoramiento continuo dadas las buenas relaciones con padres de familia, autoridades educativas y demás instituciones. Se ha participado activamente en la elaboración y revisión del proyecto Dosquebradas talentosa y diversa, haciendo la socialización respectiva con los docentes y generando en la comunidad disposición frente a este proyecto.

https://mauxidqrectoria.wixsite.com/mauxi

http://www.mariaauxiliadorasalesianas.edu.co/




9. Gestión de riesgos y oportunidades:

DESCRIPCION DEL

RIESGO ACCIONES INDICADOR

SEGUIMIENTO

Deterioro de la imagen

institucional.

Aplicación de

encuesta de

satisfacción

semestral.

Rendición de cuentas

semestral

2 encuestas en el año

Informes de rendición

de cuentas

Debido a los cambios generados en la

normalidad institucional, no se

aplicarán 2 encuestas de satisfacción.

En el mes de junio se aplicó 1

encuesta referente a la alternancia y

a la percepción de la comunidad

frente a los ajustes realizados por la

institución por la contingencia de

Covid-19

Entre el 3 y 13 de noviembre se aplicó

la encuesta de satisfacción.

El 9 de diciembre se socializa la

rendición de cuentas con toda la

comunidad educativa.

Incumplimiento de los

objetivos estratégicos

(Misión, Visión,

Objetivos de Calidad)

Contratar Asesoría

permanente para el

SGC, mantenimiento

de la certificación

SGC certificado

Se cuenta con el certificado de calidad:

SGCISO064. El seguimiento a la

certificación se aplaza para el primer

trimestre del 2021, por solicitud del

comité de calidad dada la contingencia

en la prestación del servicio por la

pandemia COVID 19




Falta de reconocimiento

de las acciones del

gobierno escolar

Seguimiento al

gobierno estudiantil

mediante actas y lista

de chequeo.

Informes del gobierno

estudiantil. Resultados

de la Lista de chequeo

Se cuenta con el seguimiento al

gobierno estudiantil de parte del

proyecto de Democracia. (ver carpeta

y actas)

La lista de chequeo evidencia

adaptación de las líderes del

Gobiernos estudiantil a la modalidad

virtual. Se evidencia además el no

cumplimiento de algunas funciones

debido a la pandemia y a la modalidad

virtual. (ver lista de chequeo)

Política de inclusión no

operativa

Identificación de las

estudiantes con NEE.

Seguimiento a las

adecuaciones

curriculares Verificación en el

SIMAT.

Listado de estudiantes

atendidas

Desde mayo y en junio se ha venido

trabajando en los ajustes y/o cambio

de la base SIMAT-Discapacidad, lo cual

tiene como objetivo depurar las

categorías de discapacidad, de

acuerdo a los nuevos lineamientos del

MEN. A la fecha se han logrado 17

actualizaciones y/o migraciones a

otras categorías, dos nuevos ingresos

y 3 estudiantes que no aplica para

discapacidad-99. (ver SIMAT)




Se ha capacitado al personal docente

en Inclusión educativa. (ver actas D.I e

informes de profesional de apoyo)

Se cuenta con el informe de atención

a estudiantes realizado por la docente

orientadora (ver anexo)

Otras acciones emprendidas en la Gestión directiva son: 1. La firma del convenio con la universidad libre para la pasantía de la estudiante de trabajo social quien apoya los procesos institucionales. 2. La participación de docentes en las capacitaciones de Cloud Labs, nodos pedagógicos y en la Estrategia pedagógica en talento digital e

industrias creativas para la educación media. 3. A nivel de mantenimiento e infraestructura se hizo una mejora en el laboratorio de biología, se adecuó el espacio de biblioteca y de los

espacios institucionales haciendo jornadas de aseo, limpieza y revisión de recursos para generar un ambiente más agradable. De igual manera se hizo redistribución de las oficinas de psicología, secretaria y archivo.

4. Se hizo un contrato de mantenimiento para revisar las 180 tabletas que existían en la institución y estaban subutilizadas. Esta gestión permitió entregar 70 tabletas que hoy están sirviendo como herramienta de aprendizaje de las estudiantes.

5. Se programó y lideró cada una de las semanas de desarrollo institucional con objetivos y tareas bien definidas las cuales se evidencian en las actas respectivas.

6. Se ha hecho parte activa del programa: intervención de medidas en seguridad vial – pequeñas grandes obras a la cual pertenecen la institución Santa Juana, Guadalupe y Hogar Nazareth.

7. Se gestionó con el secretario de educación un recurso de $16.000.000 para la dotación de recursos educativos y material didáctico para la biblioteca escolar.

10. Recomendaciones para la mejora: Revisar desde el inicio del año, las tareas y la planificación, para realizar un mayor control sobre la ejecución de las mismas en las diferentes dependencias. Analizar la efectividad de las acciones de mejora generando alianzas externas que retroalimenten el seguimiento y efectividad del SGC. Revisar la cultura institucional relacionada con las comunicaciones y PQRSFD. Analizar la aplicación de la encuesta de satisfacción 2021, para replantear algunos aspectos donde se evidencia desconocimiento de varios procesos.

Luz Carime Cortés Salazar Rectora (E)




NOMBRE DEL PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA Año lectivo:2020

11. Resultados de Auditoria interna 2020: La Gestión Administrativa como resultado de la auditoria externa, no tuvo hallazgo de no conformidad, se presentaron 2 observaciones de tipo correctivo, así:

N° No conformidad Resultados de las acciones

emprendidas Abiertas Cerradas

6

Observación: requisito 8.5.3 OBS. Se debe mejorar la seguridad

de los archivadores que garantizan

la custodia en los registros de los

documentos personales de las

alumnas, deben permanecer bajo

llave y el extintor debe estar a una

altura máxima de 1.50 metros para

facilitar su accesibilidad

x





En la Gestión administrativa el 90.5 % de la población encuestada se encuentra en un nivel de satisfacción entre excelente y bueno.




El mayor porcentaje de satisfacción percibido por la comunidad encuestada es el de la portería con un promedio de 98% entre excelente y bueno, seguidamente por el servicio de secretaria con 94% entre excelente y bueno, pagaduría con un 93 % entre excelente y bueno y por último el de biblioteca con un 82% entre excelente y bueno.




La población encuestada se encuentra en un porcentaje de del 98.8% entre muy satisfecho y satisfecho, se evidencia-

0

10

20

30

40

50

60

MUY SATISFECHO SATISFECHO POCO SATISFECHA

TRATORECIBIDO PERSONAL ADMINISTRATIVO

ESTUDIANTES PADRES DE FAMILIA DOCECNTES




El 95.3% de la comunidad encuestada evidencia transparencia y control en el uso de los recursos. Teniendo en cuenta el porcentaje total de la población encuestada se evidencia que existe un alto grado de satisfacción, se sugiere que para el año 2021 el servicio de biblioteca implemente planes de mejoramiento en la prestación del servicio, para mejorar el porcentaje de satisfacción.


VIGENCIA

AÑO 2018 AÑO 2019

Año 2020

PROCESO

1.EX

ISTE

NC

IA

1.P

ERTI

NEN

CIA

3.A

PR

OP

AIC

ION

4.M

EJO

RA

MIE

NTO

CO

NTI

NU

O

1.EX

ISTE

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OP

AIC

ION

4.M

EJO

RA

MIE

NTO

CO

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NU

O




La

autoevaluación para el año 2020 comparada con la autoevaluación 2019, se mantuvo en un rango muy similar, donde la mayor calificación de veinte, se

encuentra en mejoramiento continuo.

Para la vigencia 2021, al momento de formular el plan de mejoramiento, se debe considerar la política de estímulos y la de apoyo a la investigación,

además de realizar un procedimiento que permita identificar la responsabilidad de la Institución y de la Comunidad Hijas de María Auxiliadora, como

arrendataria, para el mantenimiento de la planta física, su socialización y aplicación.

14. Estado del mapa de riesgos del proceso

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 2020 – SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS

SEGUIMIENTO Y MEDICION

Ap

oyo

a la

ge

stió

n

acad

émic

a.

3

2

1

3

Ad

min

istr

ació

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s 2

5

1

1

5

1

1

5

Ap

oyo

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nan

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tab

le

4

4 4

Tale

nto

H

um

ano

10

10

1

1

0

8

TOTAL

2

22

1

1

2

20

1

2

1

20




RIESGO GESTIÓN REALIZADA

RESULTADOS INDICADOR OBSERVACIONES

Daño o pérdida de

archivo académico de las

estudiantes No. De libros escaneados/total de

libros existentes

La ejecución del plan de acción que se hace evidente en el plan de mejoramiento no se realizó por la

falta de presencialidad debido a la emergencia sanitaria.

Se elabora nuevo plan de acción el cual queda comprobado en el acta de la reunión de archivo No. 002 del 2020

Daño y/o perdida de los

bienes muebles e

inmuebles. Check List Cronograma.

No se evidencia el seguimiento al cronograma de mantenimiento por la falta de presencialidad en la institución, se retomará las principales actividades en noviembre y diciembre para tener lista la institución para un regreso a clase. Actividades programadas: contrato de fumigación y recarga y mantenimiento de extintores, contrato de mantenimiento.

Inadecuada asignación

de los recursos

presupuestales No. Auditorias

No se ha realizado auditoria, se planifica hacerla en enero del 2021para obtener una visión de la gestión financiera de la vigencia 2020.

Daño o pérdida

información financiera No. de copias de seguridad

35 copias de seguridad, el 85 % de

copias de seguridad cotando 41

semanas hasta el 15 de noviembre

Las copias de seguridad están en Dropdox: tesorería/copias Sagi.

15. Informe financiero: EJECUCION DE INGRESOS

CODIGO RUBRO INGRESOS

PRESUPUESTO

VIGENTE

TOTAL

EJECUTADO

2020

SALDO POR

EJECUTAR

1 INGRESOS OPERACIONALES $ 129,385,866.38 $ 128,598,066

$

787,800.47

1.1 VENTA DE SERVICIOS

$

904,800.00

$

115,000.00 789800.00$




1.1.19 CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

$

124,800.00

$

115,000.00

$

9,800.00

1.1.24 FOTOCOPIAS

$

780,000.00 00.00$ 780000.00$

1.2 INGRESOS POR TRANSFERENCIAS $ 110,033,632.00

$

110,033,632.00 $ -

1.2.1.3 TRANSFERENCIA S.G.P

$

105,033,632.00

$

105,033,632.00 00.00$

1.2.1.4 TRANSFERENCIAS MUNICIPALES $ $ 00 $ -

1.3 RECURSOS DE CAPITAL $ 18,447,434.38

$

18,449,433.91 -1999.53$

1.3.2 RENDIMIENTOS FINANCIEROS

$

30,000.00

$

31,999.53

-$

1,999.53

1.3.4 RECURSOS DEL BALANCE

$

17,601,449.00

$

17,601,449.00 00.00$

1.3.7

RECUPERACION EN COMISIONES

FINANCIERAS

$

815,985.38

$

815,985.38 $ -




Se ejecutó 99.39 % de ingresos proyectados; no se recogió el ingreso de la fotocopiadora, pues para el 2020 no se prestó este servicio.

EJECUCION DE EGRESOS 2020: CODIGO RUBROPRESUPUESTAL PRESUPUESTO FINAL EJECUTADO 2020 SALDOPOR EJECUTAR

2 GASTOS DE FUINCIONAMIENTO $ 129,333,866.38 $ 74,145,516.00 $ 55,188,350.38

2.1.1 SERVICIOS PERSONALES $ 30,550,000.00 $ 26,531,275.00 $ 4,018,725.00

2.1.1.1 REMUNERACION POR SERVICIOS TECNICOS $ 16,300,000.00 $ 16,081,275.00 $ 218,725.00

2.1.1.2 SERVICIOS PROFESIONALES $ 14,200,000.00 $ 10,450,000.00 $ 3,750,000.00

2.1.1.3 JORNALES $ 50,000.00 $ - $ 50,000.00

2.1.2 GASTOS GENERALES $ 98,283,866.38 $ 47,613,177.00 $ 50,670,689.38

2.1.2.01 MANTENIMIENTO $ 16,230,000.00 $ 8,500,000.00 $ 7,730,000.00

2.1.2.02 COMPRA DE EQUIPO $ 27,471,449.00 $ 9,880,000.00 $ 17,591,449.00

2.1.2.03 MATERIALES Y SUMINISTROS $ 16,349,27000 $ 4,581,819.00 $ 16,767,451.00

2.1.2.05 SERVICIOS PUBLICOS $ 11,367,162.00 $ 7,621,358.00 $ 3,745,804.00

2.1.2.06 COMUNICACION Y TRANSPORTE $ 50,000.00 $ - $ 50,000.00

2.1.2.07 PAGO DE SEGUROS Y POLIZAS $ 3,850,000.00 $ 3,800,000.00 $ 50,000.00

2.1.2.08 IMPRESOS Y PUBLICACIONES $ 7,415,985.38 $ 5,880,000.00 $ 1,535,985.38

2.1.2.09 GASTOS DE VIAJE $ 150,000.00 $ - $ 150,000.00

2.1.2.13 REALIZACION DE EVENTOS DEPORTIVOS Y CULT $ 1,400,000.00 $ 1,350,000.00 $ 50,000.00

2.1.2.14 CAPACITACION $ 1,000,000.00 $ 1,000,000.00 $ -

2.1.2.16 ESTUDIOS Y PROYECTOS $ 8,000,000.00 $ 5,000,000.00 $ 3,000,000.00

2.1.3 GASTOS FINANCIEROS $ 500,000.00 $ 1,064.00 $ 498,936.00

2.1.3.01 COMISIONES SERVICIOS FINANCIEROS $ 500,000.00 $ 1,064.00 $ 498,936.00




Se ejecutó el 57, 33% del presupuesto de egresos, se deja aproximadamente cincuenta y cinco millones ($ 55.000.000) como recursos del balance para el 2021, el cual se dejará destinado para las necesidades de las áreas como apoyo a los proyectos y dotación en compra de equipo (computadores y sillas para el área directiva, mobiliario para dos (2) salones, dos (2) video beem, dos (2) tableros móviles y apoyo para el protocolo de bioseguridad.

16. Evaluación a proveedores: Los proveedores que se evaluaron en la vigencia son:

• Plataforma académica SAGA

• Luisa Fernanda Marín (Mantenimiento correctivo equipos de cómputo, redes, equipo de comunicación y sistema de cámaras)

• Cámara de Comercio: Asesoría y/o orientación para la adquisición de la plataforma G-suite y puesta en funcionamiento, la creación de la página Web y su dominio

La Calificación de los proveedores fue muy alta, por su buen servicio y el lleno total de los requisitos.

Sugerencias para la mejora:

1. Se hace necesario revisar el plan de estímulos y ejecutarlo




2. Reactivar el COVISO y ejecutar sus políticas y/o procedimientos. 3. Realizar un procedimiento donde se identifique la responsabilidad del mantenimiento de la institución y la Comunidad Educativa.

Yovanna Patricia Díaz forero Líder Gestión Administrativa y financiera

informe de gestion - i.e maria auxiliadora · 2021. 2. 17. · informe de gestion versiÓn: 1...

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