Informe de Gestión Consejo de Administración y Gerencia

Señores: ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE ASOCIADOS COTRAUTOL Ciudad

Presentamos un fratemal saludo a todos los asambleístas.

Dando cumplimiento a los estatutos de ta Cooperativa y de conformidad con las normas legales vigentes art. 46 y 47 de la Ley 222 de 1995 Código de Comercio y la Ley 603 de 2000, el Consejo de Administración y la Gerente de Cotrautol presentan a la Asamblea General Ordinaria de Asociados el Informe de Gestión en donde se describen las actividades más relevantes ejecutadas durante el año 2018.

APORTES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG.

1.1 LOGROS

1.1.1 TRANSPORTE DE ALTA CALIDAD

El pasado mes de Septiembre de 2018, ICONTEC internacional otorgó a la empresa COTRAUTOL las certificaciones bajo la NTC ISO 9001:2015 (Calidad) y NTC OHSAS 18001:2007 (Seguridad y Salud Ocupacional), con el siguiente alcance: "Prestación del Servicio Público de Transporte Terrestre automotor mediante las siguientes modalidades: Especial para movilizar estudiantes (Escolares), empleados o transporte empresarial, turistas nacionales o extranjeros y grupos específicos de usuarios (Particulares) en el territorio nacional, y urbano de pasajeros en la ciudad de Ibagué, Tolíma".

Fuente: Boletín Informativo 10-2018 Pubiished on Nov 27, 2018 - icontecjntemacional

https://issuu.com/icontec internacional/docs/boletin-informativo-l 0-2018

1.1.2 AVAL PLAN ESTRATÉGICO DE LA SEGURIDAD VIAL- (PESV)

La autoridad de tránsito Municipal de la ciudad otorgó a Cotrautol el AVAL con observaciones al PESV de acuerdo a las Resoluciones 01565 del 06 de Junio de 2014 y 01231 del 05 de Abril de 2016 con una calificación de 90.9%.

1.1.3 MEJORA DEL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN E L TRABAJO

Cotrautol alcanzó un nivel de cumplimiento del 9 1 % con respecto a la Resolución 1111 de 2017 "Por la cual se definen los Estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para empleadores y contratantes", y un cumplimiento del 88% con respecto a los requisitos legales establecidos en el Libro 2 Parte 2 Titulo 4 Capitulo 6 Decreto 1072 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo". Evaluación realizada y certificada por la ARL AXA COLPATRIA en Diciembre de 2018.

O R A D O A V A N C E R A D A R T O T A L

R E S U L T A D O G E S T I O N S G S 8 T B A J O D E C R E T O

1072/201S

R E S U L T A D O S E S T A N D A R E S

MINIMOS RESOLUCIÓN 1111

D E 2017

1.1.4 DISMINUCIÓN DE ACCIDENTALIDAD LABORAL

En el año 2018 se disminuyó la accidentalidad de los trabajadores en un 48% con respecto al año 2017:

C O M P A R A T I V O ACCIDENTALIDAD

A Ñ O S 2017-2018

• Aixi(íentes de trabajo

Fuente: Reporte de accidentes de trabajo ARL año 2018.

1.1.5 DISMINUCIÓN DE SINIESTRALIDAD VIAL

La Síniestralidad vial de los vehículos afiliados a la Cooperativa en la modalidad de urbano, en el año 2018 disminuyó en un promedio del 29% con respecto al año 2017, en todos los eventos: Caída de Ocupante, choque con lesionado, atropello | peatón y estrello. |

' ' i

Comparativo Síniestralidad Servicio Urbano 2017-2018

• SERVICIO URBANO 2018 24 ^ 39 ^ 5 ¡ 1 3 9

• SERVICIO URBANO 2017 BSERVICtO URBANO 2018

Gráfica 1. Comparativo síniestralidad servicio urbano 2017 - 2018

V

1.2 LINEAS DE GESTIÓN

0' C O H T H O L . S A L I D A S T IO

C O N F O R M E S P R O C E S O S

M I S I O N A L E S

M E O I C I O H . S A T I S F A C C i O M

U S U A R I O S / C U E N T E S

SISTEMA DE GESTION DE

CALIDAD I D E N T I F I C A C I O N N E C E S I D A D E S Y

E X P E C T A T I V A S P A R T E 5

H J T E R E 5 A O A S

r O C S T K m D E R t E S O O S

O r a R A C t O N A L C S P O R P R O C E S O S

T R A T A M I E N T O P O R S F

U S U A R I O S C L I E N T E S 1

m r o R M A C i o t í D O C U M E N T A D A

- I H T K A N E T ATENCIÓN

REQUISITOS C U M P L I M E N T O USUARIOS -

CUENTES

C O N F O R T

I

Exámenes médicos ocupacionales.

Diagnóstico condiciones de salud.

Seguimiento a recomendaciones y restricciones médicas

Análisis puestos de trabajo

Pausas activas

Semana de la Salud

Reporte e investigaciones de enfenmedades laborales

Calibración de alcohosensor- Pruebas de Alcoholimetría

Control de comparendos - Plataforma web

Control de velocidad en vías - G P S

Gestión de riesgo publico (red de apoyo, botón de pánico)

Reporte e investigación de incidentes y accidentes de trabajo

Lecciones aprendidas de incidentes y accidentes de trabajo

- Señalización industrial y vial en nuestras sedes.

Suministro y mantenimiento de elemento de proteccción personal y equipos de protección

contra caidas.

Inspecciones de segundad.

Seguimiento a reportes de actos y condiciones inseguras.

Mantenimiento a equipos y vehículos.

Fichas infonmativas

Carteleras infonnativas.

Pantalla LCD

Actualización Web

Piezas comunícacionales

m

Gestión Fonnación •Inducciones - Charlas de segundad •Capacitaciones in situ •Capacitaciones virtuales plataforma AXA COLPATRIA •Capacitaciones extemas PIC ARL Axa Colpatria •Actividades para la toma de conciencia Vial

Gestión Higiene industriai •Control Integral de plagas ! •Manejo integral de residuos peligrosos y no peligrosos | •Control vertimiento ARND (Aguas residuales no domésticas) | •Mediciones de higiene industrial. •Mantenimientos locativos, iluminación, ventilación entre otros

Gestión de Emergencias •Conformación brigada de emergencia (Evacuación, Primeros auxuiios. atención derrames y contra incendios).

•Dotación de equipos de emergencia en la sedes. •Mantenimiento y reposición de equipos de emergencia. •Participación y desarrollo de Simulacros de emergencia.

Gestíón de Comités •Reuniones mensuales COPASST. •Reuniones bimestrales comité de seguridad vial. •Reuniones trimestrales comité de convivencia laboral. •Reuniones periódicas comité de calidad.

V

Gestión de Riesgos •Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles operacionales (Trabajadores, contratistas y visitantes).

•Reglamento de higiene y seguridad industrial

Gestíón de la Mejora Continua • Ejecución de acciones de mejora (corrección, acción

preventiva, acción correctiva). • Realización de auditorías internas. • Revisión por la dirección. • Auditoría externa - Ente certificador.

SERVICIO E S P E C I A L

2.1 MANTENIMIENTO DE HABILITACIÓN.

Mediante Resolución N. 000035 de! 18 de mayo de 2018, COTRAUTOL mantiene la habilitación en la modalidad de Transporte Público Terrestre Automotor Especial, de conformidad con el Decreto 1079 del 26 de mayo de 2015, modificado por el Decreto 431 del 14 de marzo de 2017, emitida por el Ministerio de Transporte Territorial Tolima.

2.2 USO DE PLATAFORMA RODANDO EN LINEA- FUEC.

En el mes de Mayo de 2018, se contrató la implementación de la plataforma RODANDO EN LÍNEA Software como servicio, permitiendo el uso de la plataforma virtual para la administración de diferentes procesos operativos, mediante ambiente web operando a través de acceso a internet, que dispone con los siguientes módulos: Cuadro de Mando, Módulo de Clientes, Módulo de Usuarios de la Plataforma, Módulo de Vehículos, Módulo de Colaboración Empresarial, Módulo de Contratos y Extractos, Reportes y Alertas.

V

Es de resaltar que la implementación de esta plataforma ha facilitado la expedición de los FUEC las 24 horas del día, ya que este documento cuenta con firma digital y un código QR, que es un código de barras que almacena datos codificados, lo cual permite verificar mediante el escaneo de este código con la cámara de celular la autenticidad del FUEC (se debe descargar la aplicación para leer el código QR), ya que al escanear el código muestra toda la información del FUEC y debe coincidir con el que lleva el conductor.

2.3 FACTURACIÓN

Según la gráfica 2. Facturación Servicio Especial 2017 vs 2018, durante el año 2018 se logró una facturación total de $1.367.052.320, significando un aumento del 194.8% con respecto a la cifra total obtenida durante el período de 2017.

Facturación Servicio Especial 2017 vs2018

— A Ñ O 2017 — — A Ñ O 2018 j i

Gráfica 2. Facturación Servicio Especial 2017 vs 2018

2.4 DESVINCULACION PARQUE AUTOMOTOR

Se gestionó la desvinculación de siete (7) buses afiliados en la modalidad de sen/icio especial, Cotrautol no tenía control operacional de estos automotores en virtud a que algunos se encontraban fuera de Ibagué desconociendo su ubicación y otros no cumplían con todos los requisitos exigidos por la empresa para laborar; aunque en repetidas ocasiones se emitieron sendos oficios exigiendo el cumplimiento de la norma.

PARQUE AUTOMOTOR SERVICIO ESPECIAL SUf CONTROL OPERACIONAL

No • A S E

ViMCULO No

INTERNO P U C A M O K L O PROPIETARIO

RECUPERACIÓN DE CARTERA

PERIODO DE MOROSIDAD

DfAS ESTADO DEL VEHICULO ANTt LA COOPERATIVA

> BUS 818 XVN-G36 2005 LEONEL GARCIA RAMOS -RESOLUCIÓN N. 000019 DEL 05 DE ABRIL DE 2018,

DESVINCULACION ADMINISTRATIVA

SUS 2934 T6N-678 RICARDO PRADO MORALES CERTIFICADO DE DESVINCULACION DE VEHICULO POR

COMUN ACUERDO DE FECHA09 DE iUUO DE 2018

BUS S71 UFQ-371 t998 LUIS HERNAN CASTELLANOS TORRES 5.736.052 250 CERTIFICADO DE DESVINCULACION DE VEHÍCULO POR COMUN ACUERDO DE FECHA 04 DE OCTUBRE DE 2018

BUS 875 INt - 042 2007 ALEJANDRA GARCIA FON NEGRA 4,000,000 840 CERTIFICADO DE DESVINCULACION DE VEHÍCULO POR COMUN ACUERDO DE FECHA04 DE OCTUBRE DE 2018

BUS 2440 WBD-238 1998 GUERLY FERNANDO CASTELLANOS 6,509,601 169 CERTIFICADO DE DESVINCULACION DE VEHÍCULO POR

COMUN ACUERDO DE FECHA 19 DE SEPTIEMBRE DE 2018

BUS 895 SYS-ll» 2004 HUGO ALBERTO PACHECO MONTERO - 580 SOLICITUD DE5VICULAC1ÓN ADMINISTRATIVA -

DESVINCULACtÓN SEGÚN RESOLUCIÓN 000090 DEL 13 OE DICIEMBRE DE 2018.

BUS 2430 )CVL-152 1998 LIGIA LOSADA DE NAVARRETE 273 SOLICITUD OESVICUIACIÓN ADMINISTRATIVA RADICADO EN EL MINISTERIO EN FECHA 17 DE OCTUBRE DE 2018. EN

PROCESO

Por lo anterior, COTRAUTOL mitigó el riesgo jurídico, económico y operacional que tenía frente a la afiliación de estos vehículos sin el cumplimiento total de los requisitos, además de recuperar una cartera de difícil cobro por valor de $16.245.653

2.5 CONTRATOS Y CONVENIOS.

Durante el 2018 se realizó contrato de colaboración empresarial con la Cooperativa de Transportes Velotax para todas las temporadas vacacionales, se firmó contrato con COMFENALCO TOLIMA, Funerales la Verde Esperanza, y se realizó Otro sí al contrato de Serfuncoop "Los Olivos". Igualmente se realizaron contratos de prestación de servicios ocasionales, los más constantes son EISSA COLOMBIA S.A.S. UNION TEMPORAL TRANSPORTE SENA y UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA.

2.6 RENOVACIONES.

En el mes de marzo del 2018 se realizó la inscripción del Registro Único de Proponentes, y se realizó la renovación los Registros Nacional de Turismo de Transporte Terrestre Automotor Especial y la Agencia de Viajes Operadora.

En el mes de junio del 2018 se tramitó ante el Ministerio de Transporte el documento único de transporte de turismo, el cual nos autoriza realizar operaciones de transporte terrestre Turístico en la República del Ecuador, para 17 buses autorizados.

2.7 CUMPLIMIENTO

Durante el año 2018 se realizaron controles necesarios para cumplir con lo exigido en el decreto 431 del 14 de marzo de 2018, entre los requisitos más representativos para mantener la habilitación, fueron:

- Capacitación del personal. - Selección del personal de conductores idóneos. - Seguimiento y reporte mensual a la superintendencia de puertos y

Transporte de las infracciones a las normas de tránsito y transporte. - Instalación de GPS. - Contratación del personal de conductores para cada uno de los

vehículos afiliados y propios, y contratación de conductores relevadores (segunderos), para viajes con duración mayor a 8 años.

- Realización de pruebas de alcoholimetría al personal de conductores. - Revisiones preventivas a los vehículos y realización de

preoperacionales.

2.8 COMPRA DE VEHÍCULOS SERVICIO E S P E C I A L

En cumplimiento al Decreto 431 de 2017, Artículo 2.2.1.6.7.1. Capacidad transportadora. Las empresas de transporte público terrestre automotor especial deberán acreditar, como mínimo, su propiedad sobre el 10% del total de los vehículos que conforman su capacidad operacional. Para la acreditación del porcentaje mínimo de vehículos exigidos de propiedad de la empresa, se otorgarán los siguientes plazos:

- 31 de Diciembre de 2017: Acreditar el 5% - 31 de Diciembre de 2018: Acreditar el 8% - 31 de Diciembre de 2019: Acreditar el 10%

Por lo anterior COTRAUTOL adquirió el segundo vehículo en el año 2018 que inicio su operación en abril del mismo año, hizo la solicitud para el tercer vehículo que, según la capacidad operacional actual de la Cooperativa le corresponde tener a 31 de diciembre de 2019 y dar cumplimiento a este requisito.

ESTACIÓN DE SERVICIO SERVICOTRAUTOL

3.1 CONTRATO T E R P E L :

De los 14.400.000 galones de combustibles establecidos en el contrato con Terpel, la Cooperativa ha ejecutado el 13.77% equivalente a 1.982.469 galones comprados desde octubre de 2017 a diciembre 31 de 2018. El incentivo para nuestra Cooperativa por esta compra asciende a $56.768.224 (2017) y $245.342.145 (2018), para un incentivo total igual a $302.110.419 durante la ejecución del contrato.

3.2 VENTAS DE COMBUSTIBLE

De acuerdo a la gráfica 3 y 4, Comparativo de ventas ACPM / Gasolina 2017 vs 2018, se observa un aumento promedio de ventas equivalentes a 3000 gis de ACPM y 850 gis de gasolina mes a mes para el periodo comprendido entre Abril y diciembre 2018 comparados con el mismo periodo de tiempo del 2017; mostrando una considerable recuperación con respecto al 1er trimestre del año 2018, cuyo promedio de ventas en ambos combustibles se encontraban por debajo en 915 gis tanto para el caso del ACPM como la gasolina comparados con el mismo periodo de tiempo del 2017. Lo anterior como resultado de la implementación del programa estratégico que se ha venido desarrollando en la estación de servicio.

Comparativo de ventas ACPM 2017 vs 2018 120,000.00

115,000.00

110,000.00

o 105,000.00

100,000.00

95,000.00

90,000.00

VENTAS AÑO 2017 ACPM — V E N T A S AÑO 2018 ACPM

Gráfica 3. Comparativo de ventas ACPM 2017 vs 2018

Comparativo de ventas Gasolina 2017 vs 2018 30,000.00

27,000.00

t 24,000.00 c e? 21,000.00

15,000.00

- ^ V E N T A S AÑO 2017 GASOLINA VENTAS AÑO 2018 GASOLINA

Gráfica 4. Comparativo de ventas Gasolina 2017 vs 2018

3.3 PROGRAMA PITS (Profesionalismo, Imagen, Trabajo en equipo y Servicio):

SERVICOTRAUTOL pertenece al programa PITS de Terpel, con duración de 12 meses y cuyo plan de incentivos va dirigido a administradores e isleros de la estación de Servicio.

El programa PITS es evaluado a través del Cliente incógnito e Imagen. La primera, realizada por un proveedor de Terpel, consiste en una visita mensual no programada para validar aspectos de nuestra EDS como son: Protocolo, actitud, baños, seguridad, limpieza de la EDS e iluminación. La gráfica 5 ilustra los resultados 2018.

5.0

Puntaje obtenido por mes_C!íente incógnito Programa PITS 2018

4.49 4.67 4.72 ^ 4.72 ".9 4.88

3.0

2.0

1.0

0.0

i

Gráfica 5. Puntaje obtenido por mes_Cliente incognito_Programa PITS 2018

Imagen, es evaluada trimestralmente por un proveedor de Terpel mediante visita no programada. Aquí se verifica el cumplimiento a los siguientes pilares: Baños, Islas, Surtidores, Exhibidores, Canopi, aviso en H, jardines y materas, canecas de reciclaje, señalización de seguridad, iluminación, uniformes, oficina administrativa, entre otros. Las calificaciones obtenidas durante el 2018, sobre 5 cómo puntaje más alto fueron:

MES PUNTAJE

Julio - Septiembre 4.82

Octubre - Diciembre 4.92

Como resultado de las calificaciones del programa PITS más la variable Compras, Terpel clasifica a las EDS en tres escuderías ORO, PLATA Y GENERAL. A lo que Cotrautol, para el Segundo, Tercer y Cuarto Trimestre del año 2018 logró el calificativo de Escudería Plata y se ha mantenido en ella; mejorando el GoodwIII de nuestra EDS.

3.4 FIDELIZACION C L U B T E R P E L

Servicotrautol se unió al programa Terpel de ÍVlillas, instaló el módulo respectivo al programa Servipunto con las respectivas licencias y permisos para su funcionamiento, disminuyendo costos y evitando tiempos muertos para la estación, renovando las herramientas tecnológicas que facilitan los procesos a los vendedores, y utilizando este módulo como una estrategia para incrementar ventas.

Se dio inicio al público formalmente el 26 de octubre de 2018, a Diciembre Terpel califica a Cotrautol en el 1er lugar de fidelización de s u s estaciones de la ciudad de Ibagué afiliadas al programa con el 56% del 100% de las ventas realizadas.

3.5 PROGRAMA ESTACIÓN S E G U R A

Terpel realiza anualmente a las EDS afiliadas e inscritas en este programa una auditoria para validar una operación segura y amigable con el medio ambiente. Inspección efectuada por la mayorista el 12 de diciembre de 2018, en la que Cotrautol no obtuvo no conformidades mayores que suspendieran la operación de la EDS.

3.6 CASETA DE LODOS Y R E S P E L

Dando cumplimiento a la normatividad del Decreto 4741 de 2005, Cotrautol realizó la caseta de Lodos y Respel para el manejo integral de residuos peligrosos (RESPEL). En esta caseta se dispondrán todos los materiales contaminados con hidrocarburos y/o derivados (aserrín, papel periódico, trapos, mangueras de surtidores, pistolas, filtros, consumibles de los surtidores, envases de aceite, entre otros).

3.7 REMODELACIÓN BAÑOS

Se hizo la remodelación total de los baños para damas y caballeros habilitados para los clientes de la EDS.

3.8 NORMATIVIDAD

- En el mes de marzo de 2018, ICONTEC realizó el seguimiento anual del certificado EDSL-387-1 de la estación de servicio el cual estuvo conforme a lo solicitado por el ente evaluador, la próxima visita será para el 21 de febrero de 2019.

- En cumplimiento a la Resolución 3368 de 2014 se certificó un Coordinador de alturas a través de Comfenalco y se recertificaron en Avanzado en alturas tres (3) vendedores de la EDS habilitados para la realización de estas actividades.

- Se radicó el plan de contingencias de la EDS el cual está en proceso de validación con CORTOLIMA.

3.9 CAPACITACIÓN

La EDS Servicotrautol capacitó a su personal en todos los aspectos de la operación y normatividad vigente a través de la ARL Axa Colpatria, Fendi petróleo, Terpel, Proveedores y charlas internas en:

TEMA FECHA CAPACITADOR

Programa escuela de isleros modulo formativo líquidos, modulo operación segura,

módulo a tu servicio.

2017-2018 Terpel

Hoja de seguridad productos de aseo.

Nov 19 y 22 de 2018 Proveedor Casa Best

Riesgo Público Oct18y25 de 2018 Policía Frente de

Seguridad

Pian de saneamiento OctIQde 2018 Fendipetroleo -

Soldicom

Sensibilización sobre manejo adecuado de RESPEL

Oct19de 2018 Fendipetroleo -

Soldicom

Plan de contingencia, manejo de extintores y primeros

auxilios Agosto 30 de 2018 Axa Colpatria

Plan de contingencia y simulacro- incendio y

derrame Agosto 14 de 2018 Axa Colpatria

Generalidades SGSST (Política, misión, visión,

peligros, comités, brigadas) Agosto 10 de 2018 Coordinadora EDS

Procedimientos y fichas técnicas combustible

Julios de2018 Gerente Cotrautol, Coordinadora EDS

Conformación brigadas emergencia

Julio 5 de 2018 Participación de todo el

personal de la EDS

Brigadísta por un día Mayo de 2018 Axa Colpatria

Descontaminación sitios afectados por Hidrocarburos Abril de 2018 Fendipetroleo -

Soldicom

Protocolo de servicios, seguridad y procedimientos

EDS Abril de 2018 Coordinadora EDS

Brigadas de emergencia, RESPEL, manejo extintor,

evaluación SG SST 2017

Axa Colpatria, proveedores,

coordinación EDS

3.10 ACTIVIDADES COMERCIALES

Durante el trascurso del año se realizaron varias actividades comerciales con apoyo de Distertol y Simoniz para incentivar la venta de lubricantes y aditivos. En el mes de diciembre se entregaron 450 bayetillas y 45 obsequios a los principales clientes y conductores afiliados a otras empresas que tanquean en Servicotrautol.

Se realizaron tres (3) rifas para premiar la fidelidad de los clientes entregando 3 bonos de $100.000 en combustible para carro, 4 bonos de $50.000 para moto y 2 mini componentes a conductores de busetas (premio ganado por conductores de Cotrautol).

3.11 G E N E R A L E S

Control de combustible de tanqueo diario de cada uno de los vehículos afiliados, minimizando el tiempo utilizado por el recurso humano anteriormente realizado de forma manual y ahora con aplicativo.

- Compra de dotación directamente por Tienda Terpel logrando entre un 15 % y 20% de descuento.

- Uso eficiente del stock de aseo y papelería, haciendo un sustancial ahorro en el papel de impresión de islas (rollo de 30 metros con copia en papel químico), se empezó a utilizar rollo bond a una copia (rollo de 40 metros) y se parametrizó el sistema para que sólo salga tiquete con las ventas a crédito.

- Se simplificó el proceso de liquidación diaria, disminuyendo tiempo en el área de la estación, ahorro en el gasto de nómina y en papelería.

- Se implemento y está en ejecución el programa de mantenimiento correctivo y preventivo de la EDS.

CONTRATOS Y/O CONVENIOS

4.1 MOVISTAR

En el mes de Agosto de 2018, se firmó contrato con MOVISTAR renegociando el valor de las líneas móviles (telefonía celular no GPS) que utiliza la Cooperativa y algunos asociados, logrando disminuir el valor mensual de los planes y aumentando la cobertura de internet, representando un ahorro mensual de $1.658.842 y anual de $19.906.104; adicionalmente le reconocen a la cooperativa el valor de $10.123.600 durante la vigencia de 2019 como incentivo.

En el mes de Junio de 2018, se cancelaron líneas innecesarias, se reasignaron líneas fijas y móviles, representando para la Cooperativa un ahorro en el segundo semestre de 2018 por valor de $5.666.167.

4.2 CONVENIO DE COOPERACIÓN EMPRESARIAL, INVERLIMA -COTRAUTOL.

Inverlima participó conjunta y económicamente en el Contrato de Prestación de Servicios suscrito con "CASDE S.A.S.", con una representación del 35%.

4.3 CONTRATO DE ARRENDAMIENTO INVERLIMA - COTRAUTOL.

Se suscribió contrato de arrendamiento del bien inmueble de la Cra. 5 N. 87-25 Barrio las Margaritas de la ciudad de Ibagué, propiedad de Inverlima S.A.S por un periodo de 9 años contados a partir del año 2018.

4.4 CONTRATO DE TRANSPORTE DE COMBUSTIBLE INVERLIMA -COTRAUTOL

Se suscribió contrato de servicio de transporte de combustible líquido por un periodo de 8 años contados a partir de Enero de 2019.

4.5 COMPRA DE ACCIONES

Cotrautol adquirió 4 acciones en la empresa Inversiones y Multiservícios del Tolima S.A.S.

4.6 CONVENIO INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR PÚBLICA AUTORIZADA POR E L MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

COTRAUTOL suscribió el Convenio para la Financiación de Cupos y Programas en la Universidad del Tolima - "UT" por valor de $7.562.000, tomados de los fondos sociales de educación y solidaridad.

SERVICIO URBANO

5.1 MANTENIMIENTO REQUISITOS DE HABILITACIÓN

La Secretaria de Transito transporte y de la movilidad de la ciudad de Ibagué, Solicito a Cotrautol la información referente a los requisitos de habilitación mediante oficio N. 017747 en fecha 13 de Marzo de 2018 y oficio N. 045632 en fecha 28 de Mayo de 2018; Cotrautol suministró oportuna y completa respuesta a lo solicitado, demostrando que mantiene los requisitos habilitantes estipulados en el Decreto 1079 de 2015.

5.2 REGLAMENTO INGRESO DE VEHÍCULOS USADOS

El Consejo de Administración aprobó el reglamento de ingreso de vehículos usados de otras empresas legalmente constituidas y debidamente habilitadas de la ciudad de Ibagué a "COTRAUTOL", en la modalidad de servicio público de transporte colectivo municipal de pasajeros considerando que este servicio ha venido teniendo una evolución que Implica grandes retos asociados al ingreso de los sistemas estratégicos de transporte, como solución a los problemas de movilidad, un hecho que puede representar profundas modificaciones respecto a ta operación y visión de COTRAUTOL.

Con el fin de mejorar la participación de la Cooperativa en el transporte colectivo municipal en la ciudad de Ibagué que viene asociado a posibles ingresos en beneficio de la Cooperativa, se hace necesario reglamentar el ingreso de automotores provenientes de otras empresas habilitadas en el sector; considerando que de acuerdo al Decreto 1115 del 31 de octubre de 2016, proferido por la Alcaldía Municipal de Ibagué, en su artículo 4 introduce la figura de rotación (Vinculación y desvinculaciones) de las unidades vehiculares de las empresas habilitadas que hacen parte del convenio empresarial, siempre y cuando cumplan con el tope máximo global autorizado y registrado en la ciudad por la Secretaría de Tránsito, Transporte y Movilidad.

5.3 REGLAMENTO FONDO FOMENTO Y REPOSICIÓN DE EQUIPOS

El Consejo de Administración modifico EL REGLAMENTO DEL FONDO DE FOMENTO Y DE REPOSICIÓN DE EQUIPOS en sesión Ordinaria según consta en acta N° 1532 Celebrada el 02 de Noviembre de 2018, derogando y dejando sin efecto el anterior reglamento contando con la participación activa de los miembros de este fondo.

5.4 MANEJO OPERACIONAL

La Secretaria de Tránsito transporte y de la Movilidad realiza la programación de los vehículos, enviada por correo electrónico de forma diaria al operador y a Cotrautol. La Cooperativa revisa de manera permanente esta programación y presenta formalmente las inquietudes, inconsistencias y/o sugerencias a la Autoridad competente; de igual forma socializa esta información con el comité de apoyo logístico creado por el Consejo de Administración con el fin de coadyuvar a la gerencia en la toma de decisiones operativas y en el ingreso de conductores.

Cotrautol dispone de una sala de control y monítoreo a través de la cual realiza el seguimiento a los vehículos afiliados de forma tecnológica que cuenta con los dispositivos de GPS y botón de pánico, informando oportunamente a los propietarios las anomalías presentados en la operación cómo son perdida de vuelta, excesos de velocidad, realizar recorridos no autorizados, utilizar el vehículo en días de PYP para uso personal entre otros, y se toman las acciones disciplinarias a que haya lugar.

El parque automotor de Cotrautol esta amparado con todos los seguros y exigencia de ley, las tarjetas de operación fueron expedidas en Julio de 2018 con vigencia de dos años, toda la información referente a cada vehículo se encuentra en el sistema CTEC.

5.5 IMPLEMENTACIÓN TECNOLOGIA

Cotrautol se encuentra realizando pruebas piloto para la instalación de cámaras y dispositivos tecnológicos que permitan identificar las causas de los accidentes de los trabajadores y de los usuarios y así tener evidencia de los hechos frente a una denuncia en contra de la Cooperativa; la instalación de estas herramientas también permite identificar el cumplimiento de los trabajadores a las indicaciones dadas por la empresa.

El proyecto que inició el Consejo de Administración en el año 2017, referente a la instalación de GPS y botón de pánico permite el seguimiento satelital de los vehículos en pro de la seguridad de los usuarios y colaboradores, además del control operacional en los automotores que cuentan con esta tecnología; la Cooperativa continuara en el desarrollo de este proyecto.

5.6 RECONOCIMIENTO

La Policía Nacional confiere reconocimiento a COTRAUTOL por su apoyo invaluable y colaboración a la gestión realizada en beneficio de la convivencia y seguridad ciudadana, como empresa afiliada a la red de apoyo de la METIB.

TERMINAL PUERTA ALCALÁ

6.1 REASIGNACIÓN DE TERMINAL

La Secretaria de Transito transporte y de la movilidad expidió la Resolución N. 001036 de fecha 28 de Junio de 2018, Por la cual se reglamenta la reasignación de un terminal de rutas de servicio público de transporte colectivo municipal de pasajeros en el municipio de Ibagué, resolviendo establecer para las rutas N. 8, 15, 17 y 23 el terminal de Cotrautol Puerta de Alcalá. El operador SITSA interpuso el recurso de reposición, de apelación y a la fecha se encuentra en el área jurídica de la Alcaldía.

6.2 AMPLIACIÓN DE SERVICIOS

El terminal Puerta de Alcalá, siendo el mejor de transporte publico colectivo municipal de pasajeros de la ciudad, ha ampliado los servicios que se brindan allí de manera directa e indirecta como es el restaurante, lavadero, taller de electricidad, monta llantas, mecánica, almacén de repuestos, taller de latonería y pintura, parqueadero diurno y nocturno mejorando los ingresos por arrendamiento de este predio.

ACTIVIDADES S O C I A L E S

7.1 CELEBRACIÓN DESAYUNO SANJUANERO

El 23 de Junio de 2018, recibimos con agrado a los asociados y propietarios de nuestra cooperativa para celebrar el Típico desayuno San Juanero, quienes disfrutaron de una música en vivo, más de 20 premios y una deliciosa tamalada; evento que se llevó a cabo con el apoyo de nuestros aliados estratégicos.

7.2 CELEBRACIÓN DÍA DEL CONDUCTOR

El 16 de Julio de 2018, se celebró el día de la Virgen dei Carmen un homenaje a nuestros conductores, compartiendo un delicioso desayuno, un detalle (mug), premiaciones y rifas, con recursos económicos de la Cooperativa y aportes de los proveedores.

7-3 DÍA DE LA FAMILIA COTRAUTOL

En la semana comprendida entre el 27 de Noviembre al 01 de Diciembre de 2018, disfrutamos con los colaborares de la Cooperativa y sus familias la despedida de fin de año en el centro recreacional Comfenalco; más de 800 personas asistieron al evento, se entregaron los regalos a los hijos de los colaboradores, la tarjeta navideña, premios a los conductores, refrigerios, se hicieron actividades lúdicas de integración, y se dejó a disposición el uso del complejo deportivo y recreacional. Tuvimos un exitoso evento gracias a la colaboración de la caja de compensación familiar y algunos proveedores que se vincularon a nuestra celebración.

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V

REGISTRO NACIONAL DE B A S E S DE DATOS

8.1 RNBD DE COTRAUTOL

El RNBD fue creado mediante la Ley 1581 de 2012 o Régimen General de Protección de Datos Personales, aplicable al tratamiento de información personal contenida en cualquier base de datos realizado por personas naturales o jurídicas de naturaleza pública o privada. Esta norma, igualmente, designó a la SIC como Autoridad de Protección de Datos para garantizar que en su tratamiento se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos dispuestos en la ley y le atribuyó la administración del RNBD.

El Decreto 0090 del 18 de enero de 2018 otorgó nuevos plazos para el cumplimiento del Registro de bases de datos ante la SIC, de acuerdo a los activos totales, por lo que a COTRAUTOL le correspondía realizar el registro a más tardar el 30 de noviembre de 2018.

De acuerdo al trabajo que se viene realizando y al inventario de bases de datos, cuya responsabilidad es de COTRAUTOL, el pasado 30 de noviembre se realizó el RNBD, obteniéndose por parte de la SIC las respectivas constancias de radicación, para un total de 14 bases de datos; está en proceso la implementación, así como la integración del proceso a todas las dependencias de la Cooperativa.

ANÁLISIS DEL ESTADO DEL RESULTADO INTEGRAL Y ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA.

9.1 ANÁLISIS RELEVANTES

Por el año 2018, Cotrautol, empresa de la economía solidaria, sin ánimo de lucro, con régimen tributario especial, especializada en el sector del transporte constituida el 05 de Julio de 1963, presento ingresos totales para el año 2018 de $21.109.518.416 pesos, representaron un incremento del 10.11% con relación al año anterior; el estado de cuenta del saldo que adeuda la Cooperativa a los fondos para el año 2018 es de $879.437.675 pesos, representaron una disminución del 26.56% con relación al año anterior; el estado de la cartera de Facturas-planillas, combustible, servicio especial, arrendamiento y agencia de viajes para el año 2018 fue de $450.656.025 pesos, representaron una disminución del 46.85% con relación al año anterior; los créditos de bancos y otras

obligaciones financieras a corte 2018 fue de $397.692.192 pesos, representando una disminución del 26.57% con relación al año anterior; de conformidad a la buena gestión realizada por el Consejo de Administración y la gerencia, COTRAUTOL presenta un excedente al 2018 de $261.185.665 pesos, con incremento del 245.41% con relación al año anterior, denotando de manera directa una mejora en los excedentes por lo menos en los últimos cinco años.

COTRAUTOL - INFORME DE GESTIÓN 2018 VARIACIÓN 2018 VS 2017

COTRAUTOL 2025 201S 2017 2018 ABSOLUTA RELATIVA

INGRESOS 18,016,699,426 17,929,324,459 19,172,095,023 21,109,518,416 1,937,423,393 10.11%

ESTADO DE CUENTA - SALDO ADEUDADO POR LA COOPERATIVA A LOS FONDOS

1,258327,586 1,336,084,677 1,197.480,430 879,437,675 318,042,755 -26.569É

CARTERA (FACTURAS/COMBUSTI BLE/SERVICIO ESPECIAL/ARRENDAMIENTO/AGENCIA DE VIAJES)

64€,00&,5e2 668,844/474 847,899,172 450,656,025 397,243,147 -46.85%

CREDITOS DE BANCOS Y OTRAS OBLIGACIONES FINANCIERAS

325,542,288 396,918,619 541.629,930 397,692,192 143,937,738 -26.57%

EXCEDENTES 29,528,695 36,271,418 75,615,625 296,500,132 220,884,507 292.11%

Fuente: Estados Financieros COTRAUTOL comparativos aAo 2015 vs 2016,2016 vs 2017 y 2017 vs 2018

Lo demás referente a este ítem se encuentra en las NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS TERMINADOS EN LOS AÑOS 2018 Y 2017.

ACONTECIMIENTOS IMPORTANTES ACAECIDOS DESPUÉS DEL EJERCICIO.

10.1 ACTUALIZACIÓN REGIMEN TRIBUTARIO E S P E C I A L

Cotrautol en su calidad de COOPERATIVA perteneciente al Régimen Tributario Especial debe realizar el proceso de actualización en la página web de la Dian de conformidad con REFORMA TRIBUTARIA - LEY -1819 - 29 / 12 / 2016 PARTE III RÉGIMEN TRIBUTARIO ESPECIAL y REGLAMENTACIÓN DECRETO 2150 - 20 / 1 2 / 2017. De acuerdo al plazo definido por la administración tributaria, la Cooperativa debe surtir este trámite hasta el 22 de Marzo de 2019.

10.2 EXONERACIÓN APORTES PARAFISCALES

El Estatuto Tributario en su artículo 114-1 establece la exoneración del pago de aportes parafiscales a favor del Servicio Nacional del Aprendizaje (SENA), del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y las cotizaciones al Régimen Contributivo de Salud, a las sociedades y personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, correspondientes a los trabajadores que devenguen, individualmente considerados, menos de diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

Esta exoneración, antes de la expedición de la Ley 1943 de 2018, y según la Dirección de Impuesto y Aduanas Nacionales -DIAN, no era aplicable para las cooperativas, situación que fue debatida ampliamente en el pasado y que, incluso, fue objetada por el sector cooperativo mediante demanda al Decreto 2150 de 2017.

Sin embargo, el artículo 118 de la Ley 1943 de 2018 modificó el parágrafo 2° del artículo 114-1 del Estatuto Tributario y, con ello, da total claridad sobre las entidades que no pueden acogerse a la exención en el pago de los mencionados aportes parafiscales.

Por lo anterior, Cotrautol puede acogerse a esta exoneración representando un ahorro mensual del 13.5% del salario a partir del 01 de Enero de 2019.

10.3 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

En virtud a la obligación que tiene Cotrautol de declarar y pagar IVA, deberá expedir factura electrónica, inicialmente a partir del 1° de enero del 2019 fecha que fue postergada y aún no definida, de conformidad a REFORMA TRIBUTARIA -L E Y - 1 8 1 9 - 2 9 / 1 2 / 2 0 1 6 .

Para la implementación de la facturación electrónica se realizó el pago de licencia de uso de software del módulo de facturación electrónica y se contrató por medio de Syscafe con el proveedor tecnológico The factory HKA 10.000 transacciones de facturación electrónica hasta cuando se realice la totalidad de las transacciones y certificado digital por vigencia de 2 años.

10.4 AUDITORIA EXTERNA

El Consejo de Administración contrato Auditoria Externa efectuada a la cuenta Caja principal de la Cooperativa, elegida y aprobada en fecha 18 de Enero de 2019, según consta en Acta N. 1544, informe recibido a satisfacción por el mismo órgano de Administración, el cual no fue posible cotejar con el mismo infomie de la Revisoría Fiscal debido a que no lo suministro por escrito.

DENUNCIAS EN P R O C E S O

11.1 Conforme a la Denuncia Instaurada en el año 2013 bajo el NUC N. 73001-6000^32-2013-02051-00 Numero Interno 49183 por el delito FALSEDAD MATERIAL EN DOCUMENTO PUBLICO se encuentra en el Juzgado Octavo Penal del Circuito con Funciones de Conocimiento de Ibagué - Tolima en proceso de Audiencia de juicio oral la que ha sido aplazada a solicitud del abogado representante del Acusado.

11.2 Referente a la Denuncia Instaurada en el año 2014 bajo el NUC N. 73001-6000-432-2014-00922 Numero Interno 55499 por el delito FALSEDAD EN DOCUMENTO PRIVADO y HURTO AGRAVADO se encuentra en el Juzgado Quinto Penal del Circuito de Conocimiento de Ibagué - Tolima en proceso de audiencia Concentrada la que ha sido aplazada a solicitud de los abogados representantes de los procesados.

11.3 Denuncia Instaurada en el año 2015 bajo el NUC N. 73001-6000-432-2015-00171 por la presunta conducta punible de HURTO AGRAVADO POR LA CONFIANZA, se encuentra en etapa de indagación.

11.4 Denuncia Instaurada en el año 2019 bajo el radicado N. 20190140044202 Noticia Criminal N. 730016099093201901261, por las presuntas conductas punible de HURTO AGRAVADO POR LA CONFINZA EN MODALIDAD DE CONCURSO HOMOGENEO SUCESIVO y FALSEDAD EN DOCUMENTO PRIVADO, fue asignada a la Fiscalía N. 77 Unidad de Intervención Temprana.

EVOLUCIÓN P R E D E C I B L E DE LA SOCIEDAD

La Cooperativa continuará trabajando por el fortalecimiento de los centros de negocios, propenderá por fortificar el acercamiento con los asociados y sus familias con fines comunes y principios de solidaridad, esfuerzo propio y ayuda Mutua, con la finalidad de satisfacer necesidades individuales y colectivas, mediante la realización de las actividades propias del objeto social de Cotrautol.

Para el año 2019, Esperamos mantener la certificación Otorgada en estándares de calidad y seguridad y salud en el trabajo, fortalecer la gestión de ventas y servicios en aras de robustecer la Cooperativa, igualmente lograr la apertura de un punto directo para expedición de Soat a todo tipo de vehículo como otro centro de negocio.

El Consejo de Administración ha identificado falencias jurídicas en el Estatuto de la Cooperativa Cotrautol aprobado en la Asamblea General Extraordinaria de Asociados el 08 de Octubre de 2016, por lo que sugiere a los nuevos órganos de dirección que se realice revisión jurídica con un abogado en especialidad cooperativa, permitiendo que la legislación interna que rige de manera general el funcionamiento de Cotrautol esté acorde a la norma vigente.

OPERACIONES C E L E B R A D A S CON L O S ASOCIADOS Y/O CON LOS ADMINISTRADORES.

13.1 PRESTAMOS

Cotrautol realizó préstamos a asociados en el periodo 2018 así:

ocxipeRAiivA oe TKANSPORTADORES Da saviczo rcr. 890700190-4

CAmHlA ASOCIADOS

TBKBtO NOMBRE

"UlZOSOOl Préstamos Categoría A 14,218,304 COBAL£DA CASTIBLANCO JOSE ANTONIO 14,225,190 COEALfDA CASTIBIANCO JOSE JOAQUIN

5,829,441 COBAL£DA LUNA CESAR AUGUSTO ! 65,782,580 COBALEDA RIOS ALEXY

14,222,483 GOMEZ GIRALDO RBNALDO DE JESUS í 38,234,985 LUNA DE COBALEDA ARGENK

93,377,657 MARTINEZ QUINGUEREJO MOISES I 93,356,327 MORENO ORJUELA J A R

93,355,764 ORTIZ GUZMAN ABELARDO Z I 93,368,065 ROJAS BOHORQUEZ JUAN CARÜOS

i 36,154,079 ROJAS DE VILLA FLOR MARIA _ ~ 'Z 93,372,069 ROYS RUBIO EU SAMUEL

W 2 0 5 0 0 2 Deuda fticturafl ^ — " „ ZIT 14,244,778 REYES CASTIUJO JUAN BAUTISTA

URBANO DB. TOLIMA LTDA.

PAG VALOR OTORGADO

12% 17/07/18 7,351,000 1290 21/03/18 7,500,000 1298 17/07/18 3,678,000 1289 08/03/18 7,200,000 1295 17/07/18 6,300,000 1297 17/07/18 6,766,000 1303 31/08/18 6,000,000 1292 21/03/18 7,224,000 1304 31/08/18 7,688,000 1291 21/03/18 4,700,000 1294 25/05/18 3,000,000 1302 31/08/18 7,359,000

1299 31/08/18 9,267,234

PROPIEDAD INTELECTUAL Y DERECHOS DE AUTOR POR PARTE DE LA SOCIEDAD.

14.1 CUMPLIMIENTO

La propiedad intelectual, a los derechos de autor, a las licencias necesarias para el funcionamiento de la Cooperativa, así como las obligaciones laborales y pago de seguridad social se encuentran al día.

El registro de la marca COTRAUTOL se encuentra vigente hasta Agosto de 2024.

Cordialmente,

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN. GILBERTO URIBE CHACON Presidente Consejo Adniinistración

PAULA KATERINE RAMOS NAVARRO Gerente