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CONTRALORIA GENERAL DE BOYACÁ DIRECCION OPERATIVA DE ECONOMIA Y FINANZAS

Control Fiscal Técnico y Participativo para Boyacá

Calle 19 N° 9-95 piso 5°. Teléfono: 7 422011. Fax: 7426396

www.cgb.gov.co – [email protected]

FONDO PENSIONAL TERRITORIAL DE BOYACA

INFORME A 31 DE DICIEMBRE DE 2011

PABLO ENRIQUE HUERTAS PORRAS Contralor General de Boyacá

ANA DEISY RODRIGUEZ SAENZ Directora Operativa de Economía y Finanzas

Elaborado por: LIZBETH LILIANA CRISTANCHO CASAS

TUNJA, JULIO DE 2012 FONDO PENSIONAL TERRITORIAL DE BOYACA


1 Control Fiscal Técnico y Participativo para Boyacá



INFORME A 31 DE DICIEMBRE DE 2011

Tabla de contenido

1. INTRODUCCION..………………………………………………………………………...3

2. OBJETIVOS………………………………………………………………………………..4

2.1 Objetivo General……………………………………………………………………………4

2.2 Objetivos Específicos………………………………………………………………………4

3. JUSTIFICACION…………………………………………………………………………..5

4. PRESENTACION DE LA ENTIDAD…………………………………………………….6

4.1 Misión………………………………………………………………………………………..6

4.2 Visión………………………………………………………………………………………...6

4.3 Naturaleza Jurídica…………………………………………………………………………6

4.4 Funciones del TPB……………………………………………………………………..…..6

4.5 Recursos Económicos……………………………………………………………………..7

5. ANTECEDENTES…………………………………………………………………………8

6. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA…………………………………………………….9

6.1 Subdirección Técnica……………………………………………………………….……10

6.1.1 Bonos y Cuotas Partes de Bonos Pensiónales……………………………….10

6.1.2 Cuotas Partes por Pagar……………….………………………………………..12

6.1.3 Cuotas Partes por Cobrar……………………………………………................14

6.1.4 Cesantías………………………………………………………………………….17

6.1.5 Auxilios Funerarios………………………………………………………….……19

7. OFICINA ASESORA JURÍDICA……………………………………………………….23

8. NÓMINA ………………………………………………………………………………….27

9. ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA…………………………………………………..31

9.1 Administracion del Riesgo……………………………………………………………….33

9.2 Procedimientos-SIG………………………………………………………………………33

10. SISTEMAS DE INFORMACIÓN………………………………………………………..34





10.1 Pasivocol………………………………………………………………………………34

10.2 Software Orión………………………………………………………………………..36

10.3 Software Orfeo………………………………………………………………………..37

11. RELACIÓN DE ARCHIVOS……………………………………………………………..37

11.1 Tablas de retención documental……………………………………………………38

12. NORMOGRAMA…………………………………………………………………………38

13. MANEJO CONTABLE…………………………………………………………………..39 13.1 Ingresos………………………….…………………………………………………….39

13.2 Egresos…………………………….……………………………………………….….40

13.3 Presupuesto…………………………………………………………………………...48

14. CONCLUSIONES…………………………………….…………………………………..49

15. RECOMENDACIONES…………………………………………………………………..50

16. ANEXOS…………………….…………………………………………………………….51





INTRODUCCION

Colombia presenta importantes problemas en el tema relacionado con las pensiones que los trabajadores del país pretenden recibir cuando terminen su etapa productiva en materia laboral, derivado de la falta de planeación y proyección para los desembolsos que han de realizarse en determinado momento excediendo los recursos captados y que no han sido provisionados. Boyacá es uno más de los departamentos que posee trabajadores, los cuales luego de cumplir los requisitos que exige la ley, deben percibir desembolsos de la gobernación con ocasión de los rubros equivalentes al porcentaje de pensión y demás prestaciones con retroactividad a las que tiene derecho. Con la entrada en vigencia de la ley 100 de 1993, el 01 de enero de 1996 el Fondo Pensional Territorial de Boyacá asumió los pasivos pensiónales, prestacionales y cesantías, de la extinta caja de Previsión Social de Boyacá, de aquellas personas que de acuerdo a la ley tenían el tiempo de servicio, sin cumplir el requisito de la edad y no cotizaron al Sistema General de Pensiones en ninguna otra entidad pública o privada. El Fondo Pensional Territorial de Boyacá tiene como función gestionar el recaudo de las cuotas parte a las que tiene derecho con ocasión de aquellos pensionados a cargo del departamento de Boyacá que laboraron o realizaron aportes a en otras entidades, además de reconocer la obligación derivada de las cuotas parte por pagar, cesantías, bonos pensiónales, auxilios funerarios y la nomina Pensional. A demás fue facultado para realizar el manejo de las pensiones, en materia de educación, de aquellas personas (maestros) que se sujetaron al proceso de nacionalización haciendo el puente entre la nación y aquellos docentes que prestaron sus servicios en el departamento de Boyacá y que deben ser pensionados con recursos de la nación.





2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL Realizar un estudio al Fondo Pensional Territorial de Boyacá con el fin de conocer la situación financiera a 31 de diciembre de 2011 respecto a sus competencias. 2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Conocer las actividades que realiza el Fondo Pensional Territorial de Boyacá, derivadas de

las obligaciones prestacionales heredadas de la extinta Caja de Previsión Social de

Boyacá.

Determinar la variación que presentaron los pagos de las cesantías, bonos pensiónales,

cuotas partes por pagar, nomina de pensionados y auxilio funerarios en los últimos 5 años.

Establecer los montos que se han recaudado desde el 2007 hasta el 2011 referente a las

cuotas partes por cobrar a favor del Fondo Pensional Territorial de Boyacá.

Analizar los registros contables y presupuestales que realiza la Gobernación de Boyacá

derivados de las operaciones netas del Fondo Pensional Territorial de Boyacá.





3. JUSTIFICACION

La Caja de Previsión Social de Boyacá fue liquidada en el año 2001 tras presentar insolvencia económica, poseía aportantes en materia pensional y debieron ser trasladados forzosamente al seguro social, creándose así el Fondo Territorial de Boyacá. La dirección del Fondo Pensional Territorial de Boyacá está a cargo del Gobernador de Boyacá y desde el año 1995 mediante la Ordenanza 017 de 1995, dicho fondo se encuentra adscrito a la Secretaria de Hacienda de la Gobernación de Boyacá por no poseer personería jurídica. Las pensiones, cesantías, auxilio funerario y bonos pensiónales, a demás de las cuotas partes por pagar y por cobrar que estaban a cargo de la antigua Caja de Previsión de Boyacá ahora están a cargo del Fondo Pensional Territorial de Boyacá realizando los ajustes y sucesiones a que haya lugar haciendo referencia a aquellas personas que a la entrada en vigencia de la Ley 100/1993 el 01 de enero de 1996, tenían el tiempo de servicio, sin cumplir el requisito de la edad y no cotizaron al Sistema General de Pensiones en ninguna otra entidad pública o privada. Por tanto se hace necesario realizar un estudio de la situación financiera del fondo y un análisis del comportamiento y la gestión en cada uno de los procedimientos en el reconocimiento y pago de prestaciones económicas y sociales. Es importante mencionar que tratándose de una unidad especial adscrita a la Secretaría de Hacienda del Departamento de Boyacá, se tomara como base la información correspondiente a la vigencia 2011para el estudio elaborado por la Contraloría General de Boyacá.





4. PRESENTACION DE LA ENTIDAD

El Fondo Pensional Territorial tiene como función principal administrar las obligaciones prestacionales y pensiónales, derivadas de la afiliación y aportes de los trabajadores públicos a la antigua caja de previsión social de Boyacá (entidad liquidada), para amparar los riesgos de vejez, muerte y desempleo. Por una parte discute o concurre con entidades públicas y privadas, administradoras de recursos destinados a la cobertura en seguridad social en pensiones, las cargas de aseguramiento. Así mismo atiende solicitudes de afiliados a la antigua caja, en calidad de beneficiarios de derechos derivados de los mencionados aportes. 4.1 MISION

La unidad especial Fondo Pensional Territorial de Boyacá adelanta las acciones oportunas con el fin de atender el reconocimiento y pago tanto de las prestaciones sociales como de las obligaciones propias de su naturaleza. 4.2 VISION

La unidad especial Fondo Pensional Territorial de Boyacá, se constituye como un ente con reconocimiento nacional por su capacidad para responder oportunamente a las solicitudes de sus afiliados, pensionados y entidades con las cuales interactúa. 4.3 NATURALEZA JURIDICA

El Fondo Pensional Territorial de Boyacá es una cuenta especial del Departamento de Boyacá, sin personería jurídica, adscrita a la Secretaria de Hacienda (Decreto 1296/1994, Ordenanza 17/1995 y Decreto 0796/1995). El régimen presupuestal y fiscal aplicable al Fondo de Pensiones de Boyacá será en lo pertinente el vigente para el departamento de Boyacá y sus entidades territoriales. 4.4 FUNCIONES DEL FPTB

Sustituir el pago de pensiones de jubilación, vejez, invalidez y de sustitución a cargo de la

Caja de Previsión Social de Boyacá.

Pago de pensiones de aquellas personas que hayan cumplido el tiempo de servicio pero

no han llegado a la edad siempre cuando no se encuentren afiliados a otra administradora

de régimen de pensiones.

Exigir el cabal cumplimiento de la mesada pensional (Art. 142 de la Ley 100/1993).

Llevar informes y base de datos de los pensionados y de cada uno de los procedimientos

realizados.

Velar porque las entidades sustituidas en el pago de pensiones cumplan con las

transferencias por concepto de pasivo pensional.





Tramitar y liquidar las cuotas partes pensionales por cobrar y por pagar del Departamento.

Liquidar y pagar los bonos pensiónales ( Art. 123 de la Ley 100/1993)

Tramitar el reconocimiento y pago del auxilio funerario.

Realizar la defensa judicial del Departamento en los procesos administrativos, laborales y

coactivos relacionados con el sistema Pensional.

4.5 RECURSOS ECONOMICOS

Las reservas pensiónales de la Caja de Previsión Social de Boyacá.

Sumas presupuestadas para pagos de pensiones por parte del departamento.

Las cuotas partes por cobrar.

Por lo menos el 5% de los recursos adicionales que se reciban a partir de 1997 por parte

del Departamento, de conformidad con el Art. 145 de la Ley 100/1993 (Impuesto de renta y

contribución sobre la producción de las empresas de la industria petrolera de en la zona de

Cusiana – Cupiagua).

Patrimonio autónomo que hubiera constituido la Caja de Previsión Social de Boyacá.

Los demás recursos que se asignen en el presupuesto del departamento.

Producto de la venta pro-estampilla de seguridad social (el 100% del valor recaudado),

Proestampilla Procultura (el 20% del valor recaudado) y Proestampilla Prodesarrollo (el

20% del valor recaudado).

Valor de los rendimientos y utilidades de las inversiones que se generen, de conformidad

con la ley1.

5. ANTECEDENTES

1 Plan Operativo de Acción 2011, Fondo Pensional Territorial de Boyacá.





El Fondo Pensional Territorial de Boyacá nace por efecto de la entrada en vigencia de la

ley 100/1993 (Art. 151), que creó el Sistema de Seguridad Social Integral.

Antes de la citada ley, la seguridad social de los trabajadores del sector público, estaba a cargo de CAJANAL, de las entidades de previsión social del orden territorial (Departamentales y Municipales) y en general de los fondos de previsión social públicos (CAPRECON, FERROCARRILES NACIONALES, FOMPRECON, etc.).

Las prestaciones que tenían a cargo las entidades de previsión social son: Pensiones, cesantías Auxilios varios, Indemnizaciones y servicio médico asistencial.

Las prestaciones sociales y económicas del sector privado, estaban en cabeza del Instituto de Seguros Sociales y en materia de cesantías en los fondos privados (Ley 50/1990).

Con la entrada en vigencia de la ley 100/1993, desaparecen la mayoría de las entidades de previsión del sector público y se unifica el reconocimiento y pago de las pensiones y los servicios de salud de todos los trabajadores tanto del sector público como del sector privado, creando para tal fin las administradoras del régimen de prima media como prestación definida y los fondos privados de pensiones, así como las EPS e IPS.

Las cesantías no fueron contempladas en el nuevo régimen de seguridad social, razón por la cual esta prestación tiene un diferente tratamiento para el sector público y privado.

Son cuentas especiales, sin personería jurídica adscritas a la Secretaria de Hacienda de la Gobernación de Boyacá cuyos recursos se administran mediante encargo fiduciario o están asignados a las funciones de administración a cualquier entidad perteneciente al respectivo ente territorial.

6. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA:





El Fondo Pensional Territorial administra las obligaciones prestacionales y pensionales, derivadas de la afiliación y aporte de los trabajadores públicos a la antigua Caja de Previsión Social de Boyacá (liquidada), para amparar los riesgos de vejez, muerte y desempleo. Por una parte discute o concurre con entidades públicas y privadas, administradoras de recursos destinados a la cobertura en seguridad social en pensiones, las cargas de aseguramiento. Así mismo atiende solicitudes de afiliados a la antigua Caja, en calidad de beneficiarios de derechos derivados de los mencionados aportes. A continuación se hace una breve presentación de cada una de las áreas del Fondo Pensional Territorial de Boyacá, en adelante, F.P.T.B. y un breve resumen de las actividades desarrolladas a 31 de diciembre de 2011:

6.1 SUBDIRECCIÓN TÉCNICA

•PAGO DE OBLIGACIONES PENSIONALES

•PROCESOS JUDICIALES

•LABORALES

•ADMINISTRATIVOS

•COACTIVOS

•BONOS Y CP DE BONOS

•CUOTAS PARTE POR PAGAR

•CUOTAS PARTE POR COBRAR

•LIQUIDACIONES PRESTAIONALES-PENSIONALES

•CESANTIAS

•AUXILIOS FUNERARIOS1.

SUBDIRECCION TECNICA

2. OFICINA ASESORA JURIDICA

3. NOMINA4. ARCHIVO





La Subdirección Técnica determina la cuantía de los derechos y obligaciones de los afiliados, como de las entidades participantes del sistema general de seguridad social en pensiones según las solicitudes presentadas por parte de los usuarios externos, de las cuales se realiza el estudio y reconocimiento de la prestación para luego ser remitido a la tesorería Departamental para su cancelación. A continuación se discriminan los asuntos a cargo de esta área:

6.1.1 Bonos y cuotas partes de bonos pensionales:

Aporte destinado a contribuir con el capital para financiar la pensión del afiliado al Sistema General de Pensiones que con anterioridad a su traslado hubiese estado vinculado como servidor público. El F.P.T.B. emite, reconoce y paga bonos pensionales y sus cuotas partes, de conformidad con las solicitudes que realizan las Administradoras de Pensiones tanto del Régimen de Prima Media con Prestación Definida (Bonos Tipo “B y C”) y Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad (Bonos Tipo “A”) dentro de los términos que establece la norma, para los casos de redención anticipada por invalidez, muerte y devolución de saldos o redención normal por vejez. La siguiente relación presenta el comportamiento de los Bonos Pensiónales cancelados por el Departamento de Boyacá en los últimos cinco años

2:

BONOS PENSIÓNALES

PERIODO VALOR

DICIEMBRE 30 DE 2007 2.275.038.000

DICIEMBRE 30 DE 2008 5.642.657.000

DICIEMBRE 30 DE 2009 4.990.312.392

DICIEMBRE 30 DE 2010 612.361.000

DICIEMBRE 30 DE 2011 2.904.766.000

2 Ver Anexo No. 2 Pagos Vigencia 2011





Los bonos pensiónales que han sido cancelados durante los últimos 5 años han presentado variaciones importantes en un año respecto al siguiente, pues mientras que para el año 2007 se pagaron $2.275.038.000 para el año siguiente se evidencio un incremento del 148%; paro los dos años siguientes se presento una disminución considerable haciéndose más notoria en el año 2010 pues el reporte de pagos para ese año alcanzo $612.361.000 siendo así el más bajo registrado. Para el año 2011 se registraron pagos por $2.904.766.000 presentando nuevamente un incremento en los pagos de los bonos pensiónales derivado principalmente por el atraso en el cobro de los bonos por parte del ISS.

En la actualidad no existe un cálculo técnico del tipo y el monto de los bonos pensiónales a cargo del F.P.T.B., así como su fecha posible de redención. Sin embargo, el valor que el F.P.T.B. debe asumir por concepto de bonos pensiónales tiende a disminuir anualmente, en la medida en que se amortiza este pasivo con ocasión de la redención anticipada o normal que precisa el pago de bonos

3.

Durante el año 2011 se elaboraron actos administrativos (resoluciones) por un valor de $2.967.940.602.54 por concepto de Bonos Pensiónales de los cuales efectivamente fueron cancelados $2.904.766.000 a 31 de diciembre de 2011

4 mas $383.488.000 cancelados con

recursos del FONPET para los cuales se realizo acto administrativo en el 2010 y su pago se logro en el 2011, quedando en trámite de pago para el 2012 $63.174.602,54.

3 Es posible que para el año 2012, el valor por concepto de bonos aumente, debido al atraso del ISS en el

cobro de los bonos a su favor desde el año 2010. 4 Ver Anexo No. 2 Pagos Vigencia 2011 y Anexo No. 3 Bonos Pensiónales Cancelados año 2011.

DICIEMBRE 30 DE 2007





BONOS PENSIONALES 2,275,038,000 5,642,657,000 4,990,312,392 612,361,000 2,904,766,000

0

1,000,000,000

2,000,000,000

3,000,000,000

4,000,000,000

5,000,000,000

6,000,000,000

BONOS PENSIONALES





BONOS EMITIDOS Y CANCELADOS EN EL 2011

RECURSOS DEPTO RECURSOS FONPET TOTAL

$ 2.904.766.000,00 $ 383.488.000,00 $ 3.288.254.000,00

Con el ánimo de proveer el capital necesario para cancelar los bonos redimidos en cada vigencia fiscal se adelantó el proyecto que pretendía determinar el valor anual por bonos pensionales a cargo del Departamento de Boyacá, recabando información imprescindible en los actores pertinentes

5. No obstante, no se alcanzó el objetivo, por cuanto el Ministerio de Hacienda, como

máximo generador de información en el tema de pasivos pensiónales –bonos pensiónales- contestó en comunicación No. 2-2011-005989, radicada el 3 de marzo de 2011:

“según el artículo 14 del Decreto 1406 de 1999, la información respecto de las bases de datos del Sistema General de Seguridad Social Integral, tienen el carácter de información reservada y por tanto no podemos revelarla”.

Esta función se encuentra a cargo de una profesional especializada

6, con amplia experiencia en

análisis y liquidación de bonos y cuotas partes de bonos pensiónales, con claridad respecto de la responsabilidad disciplinaria, fiscal y penal que implica el ejercicio de esta función.

6.1.2 Cuotas partes por pagar El F.P.T.B. tiene la obligación de concurrencia en la financiación de pensiones de sus ex afiliados, de conformidad con las reglas jurídicas pertinentes

7. Los recursos con los cuales se cancelan

estas prestaciones provienen de recursos propios del Departamento los cuales ingresan como fuentes de: Ingresos Corrientes de Libre Destinación, Registro 50%, Estampillas de Pro Seguridad, Estampillas Pro Cultura, Estampillas Pro desarrollo y Sistema General de Participaciones para el convenio nacionalizado (Pensiones Cesantías y Auxilios Funerarios)

8. A continuación se presenta

una relación de los pagos por Cuotas Partes Pensiónales de los últimos cinco años9:

CUOTAS PARTES PAGADAS - EMBARGOS

POR COACTIVOS

PERIODO VALOR

DICIEMBRE 30 DE 2007 519.908.158

DICIEMBRE 30 DE 2008 37.375.086.603

DICIEMBRE 30 DE 2009 1.400.497.758

DICIEMBRE 30 DE 2010 10.475.171.875

DICIEMBRE 30 DE 2011 3.340.127.994

5 Administradoras de Pensiones, los 1.100 potenciales emisores que corresponden a Entidades

Territoriales, Ministerios e Institutos Descentralizados, Universidades, Superintendencias y ocasionalmente afiliados al Sistema de Seguridad Social. 6 Profesional especializada Martha Montoya, cuyo perfil se relaciona en el Anexo No.1 Perfiles del equipo de

trabajo. 7 Anexo No. 4 Relación de cuotas partes por pagar por entidades con corte a 31 de diciembre de 2011

8 Decreto 1296 de 1994, artículo 5o.; Ordenanza 14 de 1970

9 Ver anexo N. 2. Pagos vigencia 2011





Las cifras relacionadas en la grafica anterior muestran que para los últimos 5 años el pago de las cuotas partes por pagar realizado por el F.P.T.B. ha sido variable alcanzando en el año 2008 su nivel de exigibilidad más alto con $37.375.086.603 y en el 2009 presento un descenso considerable al registrar un pago de $1.400.497.768; para el año 2011 el pago total fue de $3.340.127.994.

Para el año 2011 se estableció una clasificación de la cartera por pagar de Cuotas Partes Pensiónales calculando las deudas en un grupo de obligaciones que han sido aceptadas por ajustarse estrictamente al marco legal, tanto en requisitos como en cuantía; otro grupo de obligaciones se encuentran en etapa de depuración con las entidades acreedoras, mientras que algunas han sido objetadas porque no se ajustan al marco legal pertinente, dando origen a discusiones de tipo jurídico y en algunos casos judicial. A continuación se refleja la relación de Cuotas Partes por Pagar a 31 de diciembre de 2011

10:

CLASIFICACION No. ENTIDADES VR. A 31-12-11

ACEPTADAS 26 $ 8.193.764.304,00

EN DEPURACION 10 $ 10.162.769.684,00

EN DISCUSIÓN 22 $ 54.279.111.338,00

TOTAL 58 $ 72.635.645.326,00

10

Anexo No. 4 Relación de cuotas partes por pagar por entidades con corte a 31 de diciembre de 2011






CUOTAS PARTES PAGADAS -EMBARGOS POR COACTIVOS

519,908,158 37,375,086,603 1,400,497,758 10,475,171,875 3,340,127,994

0

5,000,000,000

10,000,000,000

15,000,000,000

20,000,000,000

25,000,000,000

30,000,000,000

35,000,000,000

40,000,000,000

CUOTAS PARTES PAGADAS - EMBARGOS POR COACTIVOS





De las cuotas partes por pagar cobradas fueron aceptadas 26 para realizar el pago equivalentes a $ 8.193.764.304, sin embargo existen desacuerdos con 22 entidades que exigen el pago de cuotas partes interpuestas derivadas de diferencias en su liquidación y de factores salariales.

A pesar de haber aceptado para el pago un 45% de las cuotas parte exigidas, existe una estricta depuración de la deuda por cuanto se presentan problemas para el reconocimiento del 55% de las cuotas partes por pagar las cuales son rechazadas en su mayoría por diferencias en las liquidaciones y factores salariales o cumplimiento de requisitos para su pago según la ley 1066 de 2006. De lo anterior se pretende demostrar que en ocasiones se presentas cuotas partes inexactas o inexistentes. El análisis de las cuentas de cobro para pago se realiza dentro de los términos legales establecidos para el efecto con la capacidad de respuesta adecuada, ya sea para objeción o para pago de las deudas. Esta función se encuentra a cargo de profesionales

11, con amplia experiencia en análisis y

liquidación cuotas partes pensiónales, del régimen ordinario y de los regímenes especiales12

.

6.1.3 Cuotas partes por cobrar

El FPTB a 31 de diciembre de 2011 presenta 123 entidades concurrentes, a las cuales se les ha realizado el recobro de cuotas partes pensionales y con las que se viene realizando los tramites de cobro persuasivo según el manual de cartera establecido para el Departamento de Boyacá según el decreto 331 del 2007. Se han establecido tres categorias de calificación de cartera

13; i) Regularizada: Aquella que el

deudor considera una obligación clara y exigible, y para su recaudo solo se requiere esperar los

11

Profesionales del área de las ciencias administrativas, económicas y sociales, algunos de planta y otros vinculados por orden de prestación de servicios, cuyos perfiles se relacionan en el Anexo No.1 Perfiles del equipo de trabajo. 12

Existe una capacidad de respuesta oportuna a los cobros realizados, la cual está en coordinación con la

estrategia legal para contrarrestar cobros indebidos. 13

Anexo No. 5 Relación de cuotas partes por cobrar por entidades

45%

17%

38%

CUOTAS PARTES POR PAGAR A 31-12-2011

ACEPTADAS EN DEPURACION EN DISCUSIÓN





tramites administrativos de pago por parte de la entidad; ii) En discusión: Aquella sobre la cual se han presentado objeciones o recursos por parte del deudor y se encuentra en análisis antes de iniciar el cobro coactivo; iii) Dificil recaudo: Aquella que, por prescripción, o por la calidad o condiciones particulares del deudor, puede sufrir dificultades practicas de cobro. Este ultimo caso, se ejemplifica en el cobro a entidades públicas en proceso de liquidación, tales como Cajanal, Incora, Caja Agraria, Ferrocarriles Nacionales de Colombia, Fiduprevisora, o cobros contra entidades de previsión de gran tamaño que gozan de condiciones oligopólicas o marcos legales discriminatorios, como el caso de Caprecom, Fonprecon, Foncep, ISS, entre otros. El cobro de la cartera regularizada es responsabilidad de la Subdirección Técnica; La claridad de la exigibilidad de la cartera en discusión, es responsabilidad del área jurídica, hasta tanto logre regularizarse. La cartera de dificil recaudo exige estrategias interdisciplinarias y de negociación para establecer mediante acuerdos o acciones legales la recuperación de algún porcentaje de la misma. A continuación se relaciona el estado de la Cuotas Partes por Cobrar a 31 de diciembre de 2011

14:

CLASIFICACION N°

ENTIDADES VALOR A 31-12-11 PROVISION DE

CARTERA % SUBTOTAL CARTERA

PROVISIONADA

REGULARIZADAS 99 $ 3.803.021.543,09 100 $ 3.803.021.544,09

DIFICIL RECAUDO 8 $ 58.848.465.520,47 50 $ 29.424.232.760,24

EN DISCUSION 13 $ 5.892.925.915,07 30 $ 1.767.877.774,52

TERMINO OBLIGACION 3 $ - 0 $ 0,00

TOTAL 123 $ 68.544.412.978,63 $ 34.995.132.078,85

Dentro de las cuentas por cobrar las más significativas corresponden a Cajanal en liquidación por valor de $23.662.468.449,77 correspondiente al 34.5% del valor total de la cartera; y Fiduprevisora- Fondo Magisterio, por valor de $34.000.137.199,05, correspondiente al 49,6% del valor total de la cartera

15.

En el cuadro presentado anteriormente, tambien se relacionan tres (3) obligaciones que durante la vigencia 2011 terminaron su obligacion referente a cuotas parte exigidas por el F.P.T.B por fallecimiento de los pensionados y ausencia de sustitucion. En el flujo de caja aparece un ingreso efectivo de $3.042.986.179.76 millones de pesos

16, que

constituye el recaudo efectivo con corte a 31 de diciembre de 2011, correspondiente a obligaciones vencidas y regularizadas para el año 2011; con base en los análisis trimestrales del flujo se

14

Anexo No. 5 Relación de cuotas partes por cobrar por entidades con corte a 31 de diciembre de 2011 15

El Fondo Pensional cobró en 2011 el 100% de la deuda por Cuotas Partes Pensiónales, logrando la

depuración de la cartera por ese concepto. 16

Ver anexo N. 19. Ejecución General de Ingresos vs Gastos por Recurso vigencia 2011 (recurso 1036)





demostro que el recaudo se mantuvo gracias a la rotacion de cobro persuasivo de cartera cada 30 dias. Dentro de la regularización de cartera se incluyó el recaudo de las cuotas partes derivado de acuerdos de pago suscritos con algunos deudores durante el año 2010, por lo cual consideramos importante presentar un breve resumen del comportamiento de los mismos

17:

TOTAL ACUERDOS DE PAGO FIRMADOS 2010 $ 1.220.368.578,60

RECAUDO FIRMA DE ACUERDO 2010 $ 285.695.652,55

CUOTAS DE ACUERDOS CANCELADOS EN EL 2010 $ 58.950.003,06

RECAUDO ACUERDOS DE PAGO AÑO 2011 $ 530.142.510,34

PENDIENTE DE RECAUDAR AÑO 2011 $ 345.580.412,65

CUOTAS DE ACUERDOS INCUMPLIDOS DEFINITIVAMENTE 2011 (MONGUA, CHITA Y AQUITANIA) $ 231.033.256,27

ACUERDOS A RELIQUIDAR (GARAGOA) $ 114.547.156,38

Cuando se presenta mora en el pago de las cuentas de cobro, se procede a realizar Liquidaciones oficiales de deudas, que constituyen el titulo ejecutivo para iniciar los cobros coactivos. El manual de cartera

18 establece que debe iniciarse cobro coactivo cuando existan acuerdos incumplidos o

mora en el pago de cuentas de cobro, superior a 90 dias. En ese orden de ideas, durante el año 2011 se realizaron 89 Resoluciones de Liquidaciones Oficiales, adelantadas contra 74 entidades deudoras, por valor de $1.172.729.258,61. El avance de este proceso es el siguiente: 74 liquidaciones se encuentran en cobro coactivo, 4 pendientes por enviar a dicha dependencia, 1 se revoco por corrección de cuentas, 3 se revocaron por pago, 1 en espera de resolución de revocatoria parcial, 1 en estudio por posible cruce de cuentas, 2 están en espera de resolver recurso, 1 en la cual la deuda fue cancelada por la entidad, 1 se resolvió el recurso con res. 367 de 21/10/2011 y 1 en espera de documentos para posible pago

19.

Las cuentas de cobro se realizan por mes vencido, dentro de los veinte primeros días del mes siguiente. Esta función se encuentra a cargo de profesionales

20, con amplia experiencia en análisis

y liquidación cuotas partes pensiónales, del régimen ordinario y de los regímenes especiales.

17

Ver Anexo No.6. Acuerdos de Pago – flujo. 18

Ver anexo No. 7. Decreto 331 de 2007 19

Ver Anexo No.8 relación de liquidaciones oficiales realizadas durante el año 2011. 20

Profesionales del área de las ciencias administrativas, económicas y sociales, algunos de planta y otros vinculados por orden de prestación de servicios, cuyos perfiles se relacionan en el Anexo No.1 Perfiles del equipo de trabajo.





6.1.4 Cesantías El F.P.T.B. dentro de sus actividades administra el Fondo de Cesantias de Boyacá, en el cual la Gobernacion Departamental deposita esta prestacion a favor de los servidores publicos que laboraron en el departamento y que no se han retirado para cotizar a ningun otro fondo publico o privado. Existe un pasivo prestacional que año tras año se ha venido cancelando en la medida de las solicitudes presentadas por los beneficiarios. En el siguiente cuadro se relaciona la deuda derivada de los aportes por concepto de cesantías departamentales presentando el siguiente comportamiento

21:

CESANTIAS DEPARTAMENTALES

PERIODO VALOR

DICIEMBRE 30 DE 2007 1.789.237.929

DICIEMBRE 30 DE 2008 1.165.946.317

DICIEMBRE 30 DE 2009 429.860.096

DICIEMBRE 30 DE 2010 1.901.312.623

DICIEMBRE 30 DE 2011 1.672.517.539

21

Datos suministrados por la Subdirección Técnica del FPTB de informe de Gestión a 30 de octubre de 2010

y complementado con información a 31 de diciembre de 2011 suministrada por la Tesorería Departamental.






CESANTIAS 1,789,237,929 1,165,946,317 429,860,096 1,901,312,623 1,672,517,539

0

200,000,000

400,000,000

600,000,000

800,000,000

1,000,000,000

1,200,000,000

1,400,000,000

1,600,000,000

1,800,000,000

2,000,000,000

CESANTIAS





La grafica anterior muestra el historial de la deuda correspondiente a cesantias de 2007 a 2011, en la que para los 3 primeros años relacionados tuvo una tendencia a disminuir, miestras que para el año 2010 aumento considerablemente pasando de $429.860.096 en 2009 a 1.901.312.623 en 2010. Para el año 2011 disminuyo un 12% respecto al año anterior. A continuación se presenta un cuadro resumen del pasivo en materia de cesantias con base en los salarios actualizados con corte a 31 de diciembre de 2011

22:

PASIVO PRESTACIONAL EN MATERIA DE CESANTIAS CON RETROACTIVO DE LA ADMINISTRACION CENTRAL E INSTITUTOS DESCENTRALIZADOS Y ADMINISTRATIVOS DE EDUCACIÓN

ENTIDAD

Total de afiliados

Afiliados Actuales a

AFCB

Traslados y Retirados

Traslado F.N.A.

sin Cancelar

Pasivo afiliados FCB

TOTAL PASIVOS $

CONTRALORIA GENERAL DE BOYACÁ 56 4 52 77.384.016 77.384.016

GOBIERNO CENTRAL - EMPLEADOS PUBLICOS 213 45 162 6 1.153.182.187 1.153.182.187

GOBIERNO CENTRAL - TRABAJADORES OFICIALES 80 4 76 184.993.066 184.993.066

CENTRO DE REHABILITACION INTEGRAL DE BOYACÁ 23 1 22 30.427.403 30.427.403

INFIBOY 20 13 7 116.361.051 116.361.051

ITBOY 55 5 50 110.169.816 110.169.816

TOTAL PASIVO CESANTIAS DPTO 31/12/2011 447 72 369 6 1.672.517.539 1.672.517.539

EDUCACIÓN

GOBIERNO CENTRAL - SECRETARIA EDUCACION 177 47 130 1.187.267.612 1.187.267.612

CESANTIAS NACIONALIZADOS ADMINISTRATIVOS 550 345 205 7.763.617.397 7.763.617.397

TOTAL PASIVO EDUCACIÓN 31/12/2011 8.950.885.009

GRAN TOTAL 10.623.402.548

El cuadro anterior muestra al gobierno central e institutos descentralizados que durante el 2011 relacionan cesantías con retroactividad presentando un pasivo por $ 1.672.517.539, además de la administración de educación con un pasivo por valor de $10.623.402.548. Las cesantías que administra el Fondo están constituidas por el aporte realizado por los servidores públicos de la Gobernación de Boyacá y los educadores tanto del Departamento de Boyacá como los que se acogieron al proceso de nacionalización y prestaron sus servicios dentro del

22

Ver Anexo No 20. Pasivo Pensional en materia de Cesantías con retroactividad de la administración Central

e institutos descentralizados y administrativos de educación.





departamento; para estos últimos la nación es quien apropia y gira los recursos económicos a la tesorería departamental para su pago. Esta función se encuentra a cargo de un profesional y un técnico administrativo

23, con amplia

experiencia en análisis y liquidación de cesantías, del régimen ordinario y de los regímenes especiales.

6.1.5 Auxilios Funerarios La ley establece como monto del auxilio, el valor de una mesada pensional, sin embargo, el auxilio no puede ser inferior a cinco salarios minimos legales mensuales vigentes ni superior a diez (SMLMV)

24.

De acuerdo con el Informe rendido por la Subdirección Técnica para el período comprendido entre 01 de enero al 31 de diciembre de 2011

25, se han liquidado 49 solicitudes de auxilios funerarios por

la Subdirección Técnica, han sido reconocidos y cancelados 19 auxilios funerarios departamentales y 9 auxilios funerarios nacionalizados, las 21 solicitudes restantes se encuentran en trámite de pago para ser canceladas en la vigencia 2012. Auxilios Funerarios De acuerdo a lo informado por la Subdirección Técnica de las 49 solicitudes de auxilios funerarios objeto de gestión en el año 2011, existen pendientes de resolver y pagar 21 solicitudes, reflejándose la siguiente situación:

23

Profesional Vilma Torres y técnico Luz Marina Cuesto, funcionarias de planta, cuyos perfiles se relacionan en el Anexo No. 1 Perfiles del equipo de trabajo. 24

REPUBLICA DE COLOMBIA. Ley 100 de 1993. Art.5 25

Ver Anexo 9. Auxilios Funerarios de Enero a Diciembre de 2011.





De las 21 solicitudes pendientes de tramitar correspondientes al 43% del total de solicitudes de auxilios funerarios, 2 estan pendientes de elaborar acto administrativo (9%), 3 se encuentran en trámite de firmas de los actos administrativos (14%), 1 está en trámite de notificación (5%), 1 se encuentra en presupuesto (5%) y 14 han sido enviadas a juridica (67%), tal como se muestra en la siguiente gráfica:

AUXILIOS FUNERARIOS PENDIENTES DE TRAMITAR

SOLICITUDES PARA ELABORAR A.A. 2

SOLICITUDES EN TRAMITE DE FIRMAS 3

SOLICITUDES EN PRESUPUESTO 1

SOLICITUDES PARA NOTIFICAR 1

SOLICITUDES ENVIADAS A JURIDICA 14

TOTAL SOLICITUDES 21

49

2821

TOTAL AUXILIOS FUNERARIOS DE ENERO A DICIEMBRE DE 2011

TOTAL SOLICITUDES 2011

RECONOCIDOS Y CANCELADOSEN TRAMITE





En la grafica anterior se relacionan los procesos que hacen parte del trámite de los auxilios funerarios a que tienen derecho los familiares o pagadores de los gastos funerarios de un afiliado al F.P.T.B. Para el año 2011 el 9% de las solicitudes fueron remitidas para elaborar acto administrativo para su pago, el 14% de las solicitudes quedaron en trámite para ser firmadas, el 67% de las solicitudes fueron enviadas a la oficina jurídica, el 5% son solicitudes para notificación, mientras que el 5% restante se paso a presupuesto.

El siguiente cuadro explica la situación en la liquidación, reconocimiento y pago de los Auxilios Funerarios:

AUXILIOS FUNERARIOS DEPARTAMENTALES DE VIGENCIA 2010 PAGADOS EN 2011 $ 26.082.326

AUXILIOS FUNERARIOS DEPARTAMENTALES PAGADOS VIGENCIA 2011 $ 48.618.474

AUXILIOS FUNERARIOS NACIONALIZADOS PAGADOS DE VIGENCIA 2010 PAGADOS EN 2011 $ 4.997.989

AUXILIOS FUNERARIOS NACIONALIZADOS PAGADOS VIGENCIA 2011 $ 26.900.199

AUXILIOS FENERARIOS RECONOCIDOS $ 106.598.988

AUXILIOS FUNERARIOS EN TRAMITE PARA PAGO EN EL 2012 $ 26.016.757

GRAN TOTAL AUXILIOS FUNERARIOS LIQUIDADOS $ 132.615.745

Las solicitudes de Auxilios Funerarios que fueron liquidadas equivalen a $132.615.745,oo, de los cuales ha sido cancelado un total de $106.598.988,oo, correspondiente al 80,38% de las solicitudes entre auxilios funerarios departamentales y nacionalizados. De los auxilios funerarios reconocidos el 45,6% corresponden a departamentales vigencia 2011, 24,5% departamentales vigencia 2010, para un total de 70,1% de Auxilios funerarios

9%

14%

5%

5%67%

AUXILIOS FUNERARIOS PENDIENTES DE TRAMITAR

SOLICITUDES PARA ELABORAR A.A.

SOLICITUDES EN TRAMITE DE FIRMAS

SOLICITUDES EN PRESUPUESTO

SOLICITUDES PARA NOTIFICAR

SOLICITUDES ENVIADAS A JURIDICA





Departamentales, el restante 29,9% de los auxilios funerarios corresponde a 4,7% nacionalizados vigencia 2010 y 25,2% nacionalizados 2011; como se muestra en la siguiente grafica.

De otro lado, como es imposible determinar la tasa exacta de mortalidad de los pensionados, se utilizaron los datos de decesos durante el año 2011, para calcular el valor mínimo y máximo de auxilios que podrían pagarse en el 2012

26, siempre y cuando se mantenga la tasa de mortalidad del

año inmediatamente anterior.

AUXILIOS FUNERARIOS

DEPARTAMENTAL NACIONAL TOTAL VARIACION MENSUAL

DEPARTAMENTO

VARIACION MENSUAL

NACIONALIZADOS

ENERO 1721 1051

FEBRERO 1713 1047 8 4

MARZO 1709 1046 4 1

ABRIL 1705 1046 4 0

MAYO 1699 1043 6 3

JUNIO Y ADICIONAL 1702 1043 -3 0

JULIO 1702 1041 0 2

AGOSTO 1702 1040 0 1

SEPTIEMBRE 1702 1039 0 1

OCTUBRE 1694 1038 8 1

NOVIEMBRE Y ADICIONAL 1695 1034 -1 4

26

Para el efecto se calculó un aumento del salario mínimo para el año 2012, del 4%, tal y como lo prevé el

DANE.

AUXILIOS FUNERARIOS DEPARTAMENTALES PAGADOS VIGENCIA

201024%

AUXILIOS FUNERARIOS DEPARTAMENTALES PAGADOS VIGENCIA

201146%

AUXILIOS FUNERARIOS NACIONALIZADOS

PAGADOS VIGENCIA 2010 5%

AUXILIOS FUNERARIOS NACIONALIZADOS

PAGADOS VIGENCIA 201125%

AUXILIOS FUNERARIOS RECONOCIDOS





DICIEMBRE 1692 1033 3 1

SUBTOTAL 29 18 47 29 18

AUX. FUNERARIO MINIMO $ 77.662.000 $ 48.204.000

AUX. FUNERARIO MAXIMO $ 155.324.000 $ 96.408.000

Durante el primer trimestre de 2011 se realizó un estudio jurídico y financiero para analizar la conveniencia de contratar un seguro colectivo de servicios exequiales para cubrir el cien por ciento del riesgo de nuestros pensionados. Las ventajas de esta figura consisten en la determinación cierta del valor anual a cargo del Departamento (Valor de la prima), eliminación de fraudes y eliminacion del procedimiento interno. Una vez analizada la conveniencia de la modalidad de aseguramiento, se remitieron los documentos soportes a la Dirección de Contratación, no obstante el volumen de procesos contractuales retrasaron el cronograma de inicio y ejecución del contrato, inviabilizandolo, en la medida en que se aumentaba el riesgo al disminuir el plazo en el que el contratista podría diferir el riesgo mientras mantiene la cobertura de la misma población. Esta función es compartida entre la Subdirección Técnica y la Oficina Asesora Jurídica, ésta última es la encargada de determinar la procedencia del pago una vez verificada la documentación aportada por el peticionario, y en consecuencia niega la solicitud o elabora la resolución de pago; en este último evento, se envía a la Subdirección Técnica para que realice la liquidación económica y continúe el trámite interno hasta su pago

27.

En la Subdirección Técnica, la liquidación se encuentra a cargo de un técnico administrativo

28, con

amplia experiencia en análisis y liquidación de prestaciones económicas, del régimen ordinario y de los regímenes especiales.

7. OFICINA ASESORA JURÍDICA

La Oficina Asesora Jurídica determina los marcos legales de cada una de las prestaciones que reconoce el FPTB, así como las estrategias de defensa de los intereses del FPTB, tanto en actuaciones administrativas como judiciales, y la vigilancia y sustanciación de los procesos judiciales en los cuales hace parte el FPTB. Básicamente la Oficina Jurídica atiende dos grandes grupos de trámites: i) Prestaciones Económicas y pensionales, y ii) Procesos judiciales y coactivos. Para ello cuenta con un grupo de abogados con experiencia en materia de derecho público administrativo, seguridad social, experiencia litigiosa y elaboración de conceptos y documentos legales.

29

27

Ver anexo N. 21 Informe de Gestión Subdirección Técnica FPTB año 2011 28

Contratista Yesid Buitrago, cuyo perfil se relacionan en el Anexo No.1. Perfiles del equipo de trabajo. 29

Ver anexo No.10 donde se relacionan los perfiles de los abogados que conforman la oficina jurídica a 31 de

Diciembre de 2011.





En el siguiente cuadro se relacionan las prestaciones económicas tramitadas ante la Oficina Asesora Jurídica, organizadas por grupos de solicitudes, según se trate de cesantías, auxilios funerarios, derechos pensionales y otros

30:

PE

NS

ION

ES

PENSION DE JUBILACION 3

PENSION DE SOBREVIVIENTES 3

PENSION POR APORTES 1

RELIQUIDACION DE PENSION 16

INDEMNIZACION SUSTITUTIVA 5

SUSTITUCION PENSIONAL 46

REAJUSTES Pensiónales 4

ACRECENTAMIENTO DE MESADA 4

MESADAS NO COBRADAS 4

RETROACTIVO 1

CESANTIA

CESANTIAS PARCIALES 38

CESANTIAS DEFINITIVAS 3

RELIQUIDACION CESANTIAS 37

TRASLADO FONDO NACIONAL DEL AHORRO 5

AUX. FUNERARIOS AUXILIOS FUNERARIOS 49

BO

NO

S

CUOTA DE CONCURRENCIA 37

BONO PENSIONAL 32

CUOTA PARTE DE BONO PENSIONAL 5

OTROS

RECURSOS 6

COSTAS PROCESALES 1

Durante el año 2011 se tramitaron 87 derechos pensiónales, 83 solicitudes de cesantías, 49 solicitudes de auxilios funerarios, 74 solicitudes de bonos y entre las demás solicitudes 7. A continuación se presenta una breve relación del volumen de procesos y la apropiación de la contingencia de pérdida de los mismos durante el año 2011:

30

Ver Anexo No.11 Informes Oficina Asesora Jurídica

CANTIDAD VR. PRETENCION GASTOS PROCESALES SUBTOTAL % DE ÉXITO APROPIACION APROP. ANUAL

ADMINISTRATIVOS 63 1.487.237.784,00$ 148.723.778,40$ 2.126.130.483,19$ 42% 786.604.450,20$ 98.325.556,27$

COACTIVOS 43 14.573.683.761,03$ 1.181.181.508,59$ 15.955.098.865,16$ 43% 9.024.098.353,70$ 1.804.819.670,74$

LABORALES 38 849.278.159,00$ 84.927.816,00$ 947.193.413,59$ 21% 452.934.528,24$ 90.586.905,65$

TUTELAS 4 -$ -$ -$ 70% 1.000.000,00$ -$

PETICIONES 66 -$ -$ -$ 0% -$ -$

OTROS 0 -$ -$ -$ 0% -$ -$

SUBTOTAL 214 16.910.199.704,03$ 1.414.833.102,99$ 19.028.422.761,94$ 44% 10.264.637.332,14$ 1.993.732.132,66$

PROCESOS EN CONTRA DEL FPTB ENERO - MARZO 2011





A 30 de diciembre de 2011 se controlan 190 riesgos de litigios administrativos, laborales y coactivos en contra del FPTB que representan un valor de $18.328.855.473,12 con una probabilidad ponderada de éxito del 45% que ha sido distribuido contablemente en el presupuesto del Departamento, permitiendo establecer la apropiación general en caso de pérdida en los procesos y la apropiación anual respectiva para evitar el impacto negativo en las finanzas departamentales. Adicionalmente, se relacionan los procesos iniciados por el FPTB, tendientes a defender sus intereses:

Finalmente se relacionan las acciones judiciales que debe iniciar el FPTB en el corto plazo, en defensa de los intereses de la entidad.



COACTIVOS 68 16.207.889.379,47$ 1.311.831.926,72$ 17.718.879.509,98$ 43% 10.351.072.556,33$ 2.070.214.511,27$

LABORALES 38 825.678.159,00$ 82.567.816,00$ 941.233.713,59$ 29% 438.238.528,24$ 87.647.705,65$

TUTELAS 11 -$ -$ -$ 70% 1.000.000,00$ -$

PETICIONES 143 -$ -$ -$ 0% -$ -$

OTROS 0 -$ -$ -$ 0% -$ -$

SUBTOTAL 326 18.685.805.322,47$ 1.559.623.521,12$ 20.991.226.612,10$ 47% 11.608.179.719,80$ 2.260.095.796,32$

PROCESOS EN CONTRA DEL FPTB ABRIL - JUNIO 2011



COACTIVOS 69 16.235.248.256,69$ 1.314.752.516,84$ 17.749.158.977,31$ 39% 10.375.296.130,20$ 2.075.059.226,04$

LABORALES 35 758.452.548,14$ 75.845.254,80$ 866.451.889,26$ 27% 400.847.616,07$ 80.169.523,21$

TUTELAS 22 -$ -$ -$ 70% -$ -$

PETICIONES 214 -$ -$ -$ 0% -$ -$

OTROS 0 -$ -$ -$ 0% -$ -$

SUBTOTAL 399 18.551.541.251,83$ 1.546.381.816,34$ 20.803.760.683,69$ 44% 11.556.497.994,06$ 2.281.648.030,22$

PROCESOS EN CONTRA DEL FPTB JULIO - OCTUBRE 2011



COACTIVOS 70 16.003.308.477,98$ 1.294.453.354,58$ 17.475.120.150,28$ 39% 10.309.433.228,24$ 2.061.886.673,85$

LABORALES 34 753.252.548,14$ 75.325.255,00$ 860.459.590,74$ 27% 397.851.466,81$ 79.570.293,36$

TUTELAS 4 -$ -$ -$ 70% -$ -$

PETICIONES 22 -$ -$ -$ 0% -$ -$

OTROS 0 -$ -$ -$ 0% -$ -$

SUBTOTAL 190 18.328.855.473,12$ 1.527.008.054,28$ 20.515.077.596,14$ 45% 11.427.212.961,84$ 2.231.448.000,56$

PROCESOS EN CONTRA DEL FPTB OCTUBRE - DICIEMBRE 2011

ACCION CANT. VR. PRETENSION COSTAS SUBTOTAL % DE ÉXITO POSIBLE RECAUDO

ADMINISTRATIVOS 41 1.159.511.000,00$ 115.951.100,00$ 1.275.462.100,00$ 70% 892.823.470,00$

COACTIVOS* 76 4.232.270.602,59$ 423.227.060,25$ 4.655.497.662,84$ 70% 3.258.848.363,99$

LABORALES 1 14.451.802.834,00$ 1.445.180.283,00$ 15.896.983.117,00$ 70% 11.127.888.181,90$

SUBTOTALES 118 19.843.584.436,59$ 1.984.358.443,25$ 21.827.942.879,84$ 15.279.560.015,89$

* Los coactivos estaba proyectado un mayor numero de procesos pero por la regularización y pago de la cartera disminuyen.

igualmente debe tenerse en cuenta que la cartera que venia cobrandose era de más de 10 años.

ACCIONES INICIADAS 2011





El porcentaje de éxito que permite hallar la apropiación adecuada para cada proceso puede consultarse en los anexos soportes del cálculo, no obstante los valores anteriormente presentados son un ponderado del riesgo por naturaleza del proceso. Para llevar un adecuado control del riesgo jurídico, la oficina cuenta con el software ORION, el cual se debe alimentar con la información pertinente y actualizada, no obstante el manejo de este software se explicará suficientemente en el capítulo III SISTEMAS DE INFORMACION”. De conformidad con la información reportada por la Oficina Asesora Jurídica y conforme a su nota aclaratoria, en cuanto al reporte de los procesos físicos y a la cantidad de proceso se evidencia que de los procesos administrativos el 48% no presenta expediente físico en el archivo de procesos, mientras que el 50% de los procesos laborales no se encuentra el expediente físico en el FPTB, conforme a la información remitida los proceso se encuentran en su mayoría actualizados en el Sistema ORION.

Es necesario resaltar que ORION no permite hacer seguimiento de los procesos coactivos, que constituyen el mayor riesgo jurídico del FPTB, lo cual ha sido manifestado en sus oportunidades a la Dirección de Sistemas de la Gobernación de Boyacá. No obstante se insiste en la necesidad de adaptar el software para el seguimiento de los procesos coactivos y de esta forma mitigar éste riesgo. De otra parte, se anexa informe de la Oficina Asesora Jurídica

31, relacionado con el cumplimiento

del Plan de acción 2011, donde se establecen las tasas de avance de los proyectos: i) Gestión de reconocimiento de prestaciones económicas dentro de los términos legales; ii) Elaboración de Instructivos y Guías para la liquidación y reconocimiento de Prestaciones económicas y emisión y pago de bonos pensionales; iii) Acciones Judiciales.

31

Ver Anexo No.11. Informes Oficina Asesora Jurídica.

ACCION CANT. VR. PRETENSION COSTAS SUBTOTAL % DE ÉXITO POSIBLE RECAUDO

ADMINISTRATIVOS 139 4.271.243.248,00$ 318.509.239,84$ 4.589.752.487,84$ 70% 3.212.826.741,49$

COACTIVOS* (3) 32 504.327.970,25$ 40.346.237,62$ 544.674.207,87$ 30% 163.402.262,36$

LABORALES 9 13.183.343.948,07$ 765.631.459,57$ 13.948.975.407,64$ 70% 9.764.282.785,35$

SUBTOTALES 148 17.958.915.166,32$ 1.124.486.937,03$ 19.083.402.103,35$ 13.140.511.789,20$

ACCIONES POR INICIAR 2012

CLASE DE

PROCESOCANTIDAD FISICO CARGADOS SIN REGISTRAR ACTUALIZADOS

ADMINISTRATIVOS* 60 31 100 1 59

LABORALES 52 26 48 4 48

COACTIVOS 69 69 0 69 0

TUTELAS** 5 2 5 0 5

SUBTOTAL 186 138 153 74 112

* HACE FALTA DEPURAR PROCESOS EN EL SISTEMA ORION QUE HAN SIDO ARCHIVADOS Y TERMINADOS

** SE ENCUENTRAN TERMINADAS - FALTA REMITIR A PROCESOS TERMINADOS.

ACTUALMENTE NO CURSA TUTELA EN CONTRA DEL FPTB

PROCESOS A CARGO DEL FPTB





8. NOMINA Relación de la nomina de pensionados departamentales de 2007 a 2011

32.

NÓMINA DE PENSIONADOS DEPARTAMENTALES

PERIODO NUMERO DE

PENSIONADOS VALOR

DICIEMBRE 30 DE 2007 1859 $ 21.181.754.800

DICIEMBRE 30 DE 2008 1810 $ 21.689.475.673

DICIEMBRE 30 DE 2009 1770 $ 23.277.824.441

DICIEMBRE 30 DE 2010 1723 $ 22.908.864.179

DICIEMBRE 30 DE 2011 1692 $ 24.112.859.039

Como se puede observar existen variaciones significativas del número de pensionados entre un año y otro, esto como consecuencia del fallecimiento del titular del derecho cuando la cifra disminuye mientras que el aumento obedece a la inclusión de los sustitutos.

Como se muestra en la grafica anterior en el año 2009 se cancelaron $23.277 millones de pesos por 1.770 pensionados Departamentales, $1.588 millones más que en el 2008 que hace parte del aumento ordenado por la ley, los sustitutos que no habían efectuado la solicitud a su derecho y las reliquidación que se generaron durante la vigencia. Para el año 2010 se observa una disminución

32

Ver Anexo No. 12. Relación de Nomina 2007-2011






NÓMINA DE PENSIONADOS DEPARTAMENTALES $ 21,181,754,800 $ 21,689,475,673 $ 23,277,824,441 $ 22,908,864,179 $ 24,112,859,039

$ 20,000,000,000

$ 20,500,000,000

$ 21,000,000,000

$ 21,500,000,000

$ 22,000,000,000

$ 22,500,000,000

$ 23,000,000,000

$ 23,500,000,000

$ 24,000,000,000

$ 24,500,000,000

NÓMINA DE PENSIONADOS DEPARTAMENTALES





del pago en $369 millones y para el año 2011 el valor de la nomina aumento en un valor de $ 1.203.994.860 a pesar de que el numero de pensionados disminuyo en razón al aumento porcentual a las mesadas pensiónales según el Ministerio de Hacienda, por las reliquidaciones de pensión, entre otros.

Relación de la nomina de pensionados nacionalizados de 2007 a 201133

.

NÓMINA DE PENSIONADOS NACIONALIZADOS

PERIODO NUMERO DE

PENSIONADOS VALOR

DICIEMBRE 30 DE 2007 1088 $ 17.520.848.056

DICIEMBRE 30 DE 2008 1074 $ 18.294.517.905

DICIEMBRE 30 DE 2009 1064 $ 19.613.120.052

DICIEMBRE 30 DE 2010 1053 $ 19.738.594.639

DICIEMBRE 30 DE 2011 1033 $ 20.140.362.121

La grafica muestra que al 30 de diciembre de 2011, se ha cancelado un total de 20.140 millones de pesos por 1.033 pensionados nacionalizados. La tendencia de los últimos 5 años fue ascendente demostrando así que a pesar de la disminución en el numero de pensionados nacionalizados el valor de la nomina a incrementado a razón del reajuste en los salarios y a que a pesar del fallecimiento de algún beneficiario este cuenta con sustitutos, quienes pasan a recibir dicha mesada.

33

Ver Anexo No. 12. Relación de Nomina 2007-2011






NÓMINA DE PENSIONADOS NACIONALIZADOS $ 17,520,848,056 $ 18,294,517,905 $ 19,613,120,052 $ 19,738,594,639 $ 20,140,362,121

$ 16,000,000,000

$ 16,500,000,000

$ 17,000,000,000

$ 17,500,000,000

$ 18,000,000,000

$ 18,500,000,000

$ 19,000,000,000

$ 19,500,000,000

$ 20,000,000,000

$ 20,500,000,000

NOMINA DE PENSIONADOS NACIONALIZADOS





A continuación se presenta una relación de los pensionados activos a diciembre de 2011, discriminados por nivel de ingreso, donde se ubica al grueso de la población en las categorías que devengan menos de dos salarios mínimos legales mensuales vigentes. Pensionados nacionales:

INTERVALOS CANTIDAD DE PENSIONADOS

%

HASTA 2 SMLMV 480 46

ENTRE 2-3 SMLMV 213 21


MAYORES A 4 SMLMV 207 20

TOTAL 1033 100

La grafica anterior presenta el intervalo del valor de los ingresos que percibe cada pensionado por concepto de nomina; el 46% se ubica en los que recibe hasta dos SMLMV, el 21% está dentro de quienes reciben entre dos y tres SMLMV, el 13% recibe entre tres y cuatro SMLMV y en 20% restante recibe más de cuatro SMLMV por concepto de mesada pensional.

46%

21%

13%

20%

NOMINA PENSIONADOS NACIONALIZADOS 2011

HASTA 2 SMLMV

ENTRE 2-3 SMLMV

ENTRE 3-4 SMLMV

MAYORES A 4 SMLMV





Pensionados departamentales:

INTERVALOS CANTIDAD DE PENSIONADOS

%

HASTA 2 SMLMV 1236 73



MAYORES A 4 SMLMV 69 4

TOTAL 1692 100

La grafica anterior presenta la ubicación de los pensionados departamentales dentro del intervalo del valor de los ingresos que perciben por concepto de nomina; el 73% se ubica en los que recibe hasta dos SMLMV representando este el grueso de la población, el 19% está dentro de quienes reciben entre dos y tres SMLMV, el 4% recibe entre tres y cuatro SMLMV y en 4% restante recibe más de cuatro SMLMV por concepto de mesada pensional. VALOR DE LA NOMINA DE PENSIONADOS EN EL 2011 Y PROYECCION DEL VALOR DE LA NOMINA PARA 2012 Para el 2012 se proyecto un aumento en la nomina del 4% sobre lo efectivamente pagado a diciembre de 2011

34, no obstante existen contingencias que pueden alterar estos valores, como por

ejemplo, sentencias judiciales que obliguen a reconocer el status de pensionado, mayores valores

34

Ver Anexo No.12. Relación de nómina 2007-2011 departamentales - nacionales

73%

19%

4%4%

NOMINA PENSIONADOS DEPARTAMENTALES 2011

HASTA 2 SMLMV

ENTRE 2-3 SMLMV

ENTRE 3-4 SMLMV

MAYORES A 4 SMLMV





reliquidados a los actuales pensionados, tasa de aumento de la mesada pensional diferente a la calculada en el presente cuadro.

PENSIONADOS CANTIDAD

VALOR NOMINA 2011 PROYECCION INCREMENTO PARA EL 2012 MENSUAL

MESADA ADICIONAL JUN-

NOV ANUAL

DEPARTAMENTALES 1692 1.873.373.921 6.669.482.431 24.112.859.039 25.077.373.401

NACIONALIZADOS 1033 1.482.558.788 5.589.556.493 20.140.362.121 20.945.976.606

SUBTOTAL 2725 3.355.932.709 12.259.038.924 44.253.221.160 46.023.350.006

El cuadro anterior muestra el valor efectivamente pagado por concepto de nomina pensional departamental y nacional a cargo del F.P.T.B. en la vigencia 2011 y el valor que se proyecto pagar para el 2012. Por los pensionados departamentales se pago un valor de $24.112.859.039 y por los pensionados nacionalizados fue de $20.140.362.121 y de acuerdo al incremento que se estima, para este caso del 4%, el valor a pagar para el 2012 será de $25.077.373.401 por nomina departamental y $20.945.976.606 por nomina nacionalizada. La Oficina de Nómina, se encuentra a cargo de un técnico administrativo, y dos contratistas

35, con

amplia experiencia en elaboración y liquidación de nómina, reporte de novedades, archivos de gestión y depuración de bases de datos.

9. ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

El insumo para el trabajo de todas las dependencias del FPTB se encuentra en la información que reposa en el archivo; por ello dentro del Plan de acción se consolidó el “Proyecto de Gestión documental”, con cinco puntos definidos, a cargo de un equipo de trabajo altamente comprometido

36, cuyo avance se explica a continuación:

a. Implementación del programa Orfeo para la trazabilidad de la gestión del F.P.T.B.; y b)

Capacitación al personal sobre el manejo de sus actividades en el programa Orfeo. El software ORFEO es un sistema avalado por el Gobierno Nacional

37 que permite hacer

trazabilidad de la documentación que ingresa o que produce el F.P.T.B.. Desde inicios de la vigencia 2011 se solicitaron los equipos necesarios para la implementación del programa ORFEO, pese a ello, no fueron suministrados por parte de la Dirección de Sistemas de la Gobernación de Boyacá.

35

Funcionaria Lucia Liberato y la ingenieros de sistemas contratista, Miryam Segura cuyos perfiles se relacionan en el Anexo No.1. Perfiles del equipo de trabajo. 36

Personal con experiencia o formación en archivística, algunos de planta y otros vinculados por orden de

prestación de servicios, cuyos perfiles se relacionan en el Anexo No.1 Perfiles del equipo de trabajo. 37

Sistema de Gestión creado y desarrollado por la Superintendencia de Servicios Públicos. Superintendencia

galardonada con el premio Nacional de Alta Gerencia por el desarrollo del programa ORFEO.





Ante el escaso avance del sistema ORFEO, por lo que se ha visto la necesidad de implementar el software para el manejo de correspondencia llamado – DROP BOX- que permite compartir la información con todas las oficinas, quedando encargado para dichas labores el contratista MANUEL ACOSTA. En virtud a la falta de implementación del sistema en mención, no tenía sentido prestar la respectiva capacitación al personal sobre el manejo de las actividades en el software ORFEO. El F.P.T.B. suplió la ausencia de ORFEO, implementando un proceso de trazabilidad manual de la información, tal y como se relaciona en el anexo elaborado para el efecto

38, conocido y aplicado

por los funcionarios de planta y por los contratistas del F.P.T.B., en el formato “Gestión de Comunicaciones” disponible en Isolucion versión 1 código: AD-PD7- FO1 de fecha de 26/04/2011

39.

b. Implementación de las tablas documentales para ser aplicadas en los procedimientos del F.P.T.B.

El F.P.T.B., adelantó las gestiones necesarias para proponer, en conjunto con todos sus funcionarios, las Tablas de Retención Documental que efectivamente envuelven la totalidad de los trámites y actividades a su cargo, estas tablas fueron aprobadas por el Decreto 2436 de 2007, y el FPTB dentro del marco del mismo ha gestionado la actualización de las mismas como consta en oficios de 07 de febrero, y 06 y 07 de abril de 2011

40, e inmediatamente fueron implementadas en

la práctica. La organización de la ventanilla única de correspondencia, permite aplicar las tablas de retención documental desde el ingreso mismo de la correspondencia, y con base en ellas se inicia el proceso de trazabilidad de documentación al interior del F.P.T.B., que a su vez permite el cumplimiento de las normas de gestión documental en los archivos de gestión. En el capítulo IV del presente informe, se explica detalladamente el proceso de análisis e implementación de las Tablas de Retención Documental.

c. Implementación del programa ORION para el control de procesos y actuaciones judiciales. Teniendo en cuenta que los asuntos que se pretenden controlar con este sistema de información son los derivados de los procesos jurídicos, la alimentación y verificación de la información pertinente está a cargo de la Oficina Asesora Jurídica. En consecuencia, la aplicación del mismo se detalla tanto en el numeral 2 del Capítulo I, así como en el capítulo III Sistemas de información.

d. Organización del archivo de historias laborales y expedientes de prestaciones económicas de conformidad con la Ley 594 de 2000, sobre archivos y demás normas reglamentarias y técnicas

38

Ver Anexo No.13 junto con sus soportes, elaborado por el contratista Manuel Acosta. 39

Ver Anexo No. 14. 40

Ver Anexo No. 15.





Actualmente se encuentran organizados cerca de 27.356 expedientes, que corresponden a un nivel de organización del 83%. Para completar una organización del 100%, se deben organizar 5.718 expedientes, meta que se espera alcanzar a diciembre de 2011. Es importante resaltar que el saldo de expedientes por intervenir han sido guardados por años en bolsas, sin intervención técnica, por tanto requieren un proceso especial que implica: i) Retirar la documentación de las bolsas y airear, ii) Identificar su estado, iii) Clasificar, eliminar material metálico, eliminar duplicidad, perforar a tamaño oficio, iv) Legajar en carpetas, elaborar el respectivo rotulo; v) Ubicar en el espacio asignado para el efecto. A pesar del esfuerzo y la inversión de recursos y tiempo, aún subsisten limitaciones de espacio de trabajo, de almacenamiento de expedientes y de suministros para el adecuado manejo del archivo, así como de una sistematización adecuada que agilice la consulta y evite la pérdida o el deterioro de los documentos que conforman los expedientes. Por último se brindó capacitación a los funcionarios del Archivo del FPTB, respecto del formato único de inventario y su diligenciamiento, que permite tener un mayor control de la entrada y salida de la documentación y garantizar la cadena de custodia sobre los expedientes laborales. Cada uno de los datos suministrados en el presente informe, pueden consultarse en los anexos elaborados por las áreas técnica y jurídica del FPTB, debidamente soportados por los funcionarios que los elaboraron y avalados por los responsables de cada área.

9.1 Administración del riesgo.

Como conclusión de la gestión efectuada por el Fondo Pensional en la vigencia 2011, teniendo en

cuenta que sus procedimientos están enfocados a la administración de un pasivo pensional, debe

señalarse que el riesgo en el manejo de ese pasivo se mitigo en un 35% respecto del año

inmediatamente anterior.

9.2 Procedimientos – SIG

El Sistema Integrado de Gestión de la Gobernación de Boyacá adoptó las directrices de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC GP 1000:2009 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y cubrió los procesos identificados en la Administración Central de la Gobernación de Boyacá, dentro de los cuales se encuentra el Proceso de Gestión Financiera y Fiscal, que se ubica en el nivel de apoyo

41.

Los criterios y métodos necesarios para asegurar que tanto la operación como el control de estos procesos sea eficaz y eficiente, se encuentran definidos en los diferentes manuales,

41

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. Manual De operaciones. Disponible en Sistema ISOLUCION. 2011.





procedimientos, instructivos, guías y formatos del proceso referenciados en el Listado Maestro de Documentos. Por su parte, el Plan de Acción Operativo del año 2011, establece las acciones de mejoramiento de los procedimientos a cargo del FPTB, a través de proyectos de gestión y de apoyo dentro del Sistema Integrado de Gestión (MECI- NTCGP1000:2009). En ese sentido se creó el proyecto de Gestión: “Sistema Integrado de Gestión ISOLUCION”, dentro del cual se determinaron las siguientes actividades generales: Actividades A. y C.

A. Implementación de los formatos en el desarrollo de los procedimientos del Fondo

Pensional Territorial De Boyacá; y;

C. Capacitación sobre ISOLUCIÓN y aplicación de los formatos en las actividades Del

Fondo Pensional Territorial de Boyacá.

10. SISTEMAS DE INFORMACIÓN 10.1 Pasivocol

El Ministerio de Hacienda y Crédito Público ha diseñado una metodología para cuantificar el Pasivo Pensional de las entidades territoriales. Para esto, se desarrollaron dos programas de computador conocidos como PASIVOCOL y PASIVONAL. El primero de ellos permite ingresar las historias laborales de los funcionarios activos, pensionados, beneficiarios y retirados de las entidades territoriales, unidades centrales y descentralizadas; el segundo permite con la información de PASIVOCOL, validar y generar los cálculos actuariales, en concordancia con lo señalado por el artículo 9o de la Ley 549 de 1999 y el Decreto 1308 de 2003. Para el caso particular, la Gobernación de Boyacá debe reportar informes individuales por cada una de las entidades descentralizadas o Secretarías de forma individual y el Ministerio compila toda la información en una sola unidad Gobernación de Boyacá

42,

En ese orden de ideas, cada Secretaría y cada entidad descentralizada digitalizaba su información sobre historias laborales en la plataforma del Ministerio de Hacienda con un avance lento por falta de herramientas tecnológicas y personal técnico en el área, en consecuencia no se daba

42

Las entidades descentralizadas que reportan información: i) Instituto Financiero de Boyacá (INFIBOY), ii)

Instituto de Transito de Boyacá (ITBOY), iii) Lotería de Boyacá, iv) Licorera de Boyacá en Liquidación, v) Caja de Previsión Social de Boyacá en Liquidación, vi) Indeportes Boyacá, vii) Casa del Menor; De la administración central se reporta discriminada la información de la Dirección de Talento Humano Gobernación de Boyacá subdividida en: Secretaría de Educación, Fondo Pensional Territorial de Boyacá, Talento Humano Gobernación y Archivo Departamental.





cumplimiento oportuno a la entrega de informes, no generaban cruce de información entre entidades lo que permitía un alto porcentaje de de repetición. Durante este Gobierno, por directrices del Secretario de Hacienda, el FPTB realizó la coordinación del proyecto y el acompañamiento a cada una de las entidades obligadas a presentar informes de Pasivocol, para lo cual capacitó su equipo de trabajo en el Ministerio de Hacienda, quienes hicieron la réplica en cada entidad y la sensibilización a los directores de cada área a fin de asignar personal para este proyecto. Con los cronogramas de trabajo establecidos y pactados, se logró el cumplimiento de las metas y la entrega de los informes durante el año 2010 y 2011, dentro de los plazos establecidos por el Ministerio de Hacienda, obteniendo el cálculo actuarial para el Departamento como consta en las actas firmadas por el Gobernador de Boyacá

43.

La información del personal activo de la Gobernación es gestionada por la Oficina de Talento Humano, y se encuentra actualizada y depurada; la información de los pensionados y sus sustitutos es presentada por el FPTB, igualmente fue depurada y ajustada a la realidad, de acuerdo con la nómina de pagos a 31 de diciembre de 2010; La información de la Secretaría de Educación de Boyacá llevo mayor tiempo en depuración, pues las bases de datos incluían simultáneamente las historias laborales de docentes y de administrativos; adicionalmente, en algunos casos no existía documentación, sin embargo se designaron tres personas a cargo de este proceso quienes lograron organizar y entregar la información en el tiempo establecido; Por su parte, el Archivo Departamental calculaba un total de 24.000 historias laborales por digitalizar pero no contaba con las herramientas necesarias, por tal motivo las dos personas contratadas para este proyecto se trasladaron a las instalaciones del FPTB donde reposa el archivo de personal que ha solicitado cesantías al Departamento. Durante el 2011 se digitalizaron la totalidad de historias laborales, debidamente depuradas, al cruzar la información de personal retirado de la Gobernación y eliminar los registros duplicados, ya sea debido a que algunas personas nuevamente se vincularon a la planta de Personal del Departamento, o que se hayan pensionado con otras entidades, aun a pesar de ello, se entregaron oportunamente los informes. Para el próximo año se recomienda la actualización de datos e historias laborales que reposan a cargo de Talento Humano, del FPTB y de la Secretaría de Hacienda con los sueldos y novedades del año 2011; los datos del Archivo Departamental no requieren actualización o reporte de novedad, debido a que es precisamente archivo inactivo.

43

En relación con este proyecto puede consultarse una carpeta donde se encuentran los informes

presentados, las actas y la correspondencia respectiva.





10.2 Software Orión El sistema de información Orión es un software suministrado por la Gobernación de Boyacá, que permite hacer seguimiento a los procesos judiciales en los cuales sea parte la Gobernación. La Dirección de Sistema es la encargada de administrar el Software, pero es responsabilidad de las sectoriales su alimentación. Conforme a lo manifestado en el informe de la Oficina Asesora Jurídica del FPTB, fueron capacitados profesionales y técnicos de la Oficina Asesora Jurídica, con diferentes permisos, según sea el caso: i) Para crear proceso un profesional y técnico judicial

44 y ii) para actualizar y

consultar procesos 5 profesionales y 3 técnicos judiciales45

, tal y como consta en las actas celebradas para tal fin, así mismo se logró el suministro permanente de servicio de internet y la instalación del software en varios equipos de computo. Este programa es una herramienta informática que le ha permitido al F.P.T.B. controlar las actuaciones Judiciales de los abogados dentro de cada uno de los procesos administrativos, laborales y ejecutivos laborales realizando las siguientes actividades:

Durante el primer trimestre del año 2011 se recopilaron en los diferentes despachos judiciales, copias de los expedientes para consolidar el archivo físico ORION, que se encuentra ubicado en la oficina Jurídica del F.P.T.B, A la fecha existen 58 expedientes físicos de los cuales, 31 corresponden a procesos administrativos y 27 a procesos ordinarios y ejecutivos laborales; los procesos se encuentran en su respectiva carpeta, debidamente rotulados, bajo custodia y responsabilidad de los abogados de la Oficina Asesora Jurídica, quienes realizan las actualizaciones pertinentes. De acuerdo con el informe rendido por la Oficina Asesora del FPTB, “Tal como aparece en el reporte del Sistema Orion los procesos jurídicos del Fondo Pensional Territorial de Boyacá, no se encuentran totalmente actualizados (…)”, así mismo no informaron las razones por la cuales no se encuentra completo el archivo físico de los expedientes. Los criterios bajo los cuales debe ingresarse la información esta estandarizados y pueden consultarse en el Manual del Usuario, el cual fue socializado por la Dirección de Sistemas, y al cual se hicieron los comentarios y sugerencias pertinentes, que no fueron acogidos. En consecuencia, a la fecha, según el informe de la Oficina Asesora Jurídica, el FPTB se encuentra al día en la alimentación de116 procesos procesos jurídicos de los que hace parte el FPTB, quedando pendiente por depurar 40 procesos administrativos y 4 procesos Laborales sin registrar.

44

Danilo Cepeda y Eduardo Barrera, cuyos perfiles pueden consultarse en los anexos 1 y 10. 45

Jaime Uribe Chacón, Libia Amparo Pérez, Mario Fernando Gómez Salamanca, Eliana María Cristancho, Laura Patricia Perico, Yecid Forero, Miriam Higuera y Javier Andrés Romero, cuyos perfiles pueden consultarse en los anexos 1 y 10.





10.3 Software Orfeo Teniendo en cuenta que el avance en la implementación de este sistema de información no es significativo, nos limitamos a reiterar lo informado en el numeral 4 del capítulo I, relacionado con el área de Archivo y Correspondencia del FPTB.

11. Relación de Archivos 11.1 Tablas de retención documental

A continuación relacionamos las diferentes etapas y actividades evacuadas en cada una de ellas para lograr la implementación de las Tablas de Retención Documental.

ETAPA I

En primer lugar, se compiló la información institucional para establecer los criterios de ordenación para la aplicación de las Tablas de Retención Documental, y con ella se elaboró el diagnostico de los archivos de Gestión, respecto de la identificación de algún tipo de ordenación de la documentación, la existencia de las unidades de conservación adecuadas y del espacio físico suficiente para ubicar la documentación.

ETAPA II

Del resultado del diagnostico, el grupo de Gestión Documental estableció la necesidad de realizar las siguientes actividades:

i. Entrevista con los funcionarios de cada una de las dependencias productoras de

documentos del FPTB con el fin de ajustar y actualizar las TRD aprobadas mediante acuerdo Nº 032 de 2006.

ii. Análisis de las series y Subseries establecidas en las tablas de retención documental, para determinar si era adecuada, de acuerdo con las necesidades y en cumplimiento de la función pública del FPTB.

iii. Realización de jornadas de capacitación a los funcionarios del FPTB, en materia de Gestión Documental.

iv. Diseño de folleto practico sobre proceso de Gestión Documental, que contiene los pasos básicos para ordenar y clasificar la documentación, marcar las carpetas, así como recomendaciones para mantener en buen estado la documentación en archivos de gestión, y reglas de aplicación de tablas de retención documental.

ETAPA III

Del análisis e interpretación de la información recolectada, se hizo necesario establecer nuevas series y subseries, con sus respectivos tipos documentales, con base en las entrevistas realizadas, los procedimientos y funciones de cada una de las áreas del FPTB.





ETAPA IV

Las tablas de retención actualizadas fueron presentadas para su aprobación u observaciones pertinentes, ante el comité conformado por la Secretaria General. Una vez se obtuvo el visto bueno del Comité, se socializaron las TRD actualizadas para incentivar su aplicación, teniendo como lineamiento el acuerdo No.032 de 2006 expedido por la Gobernación de Boyacá. El proceso de capacitación, socialización y sensibilización archivística y de Aplicación de las TRD, se llevaron a cabo mediante la elaboración de instructivos y folletos de ilustración de los procesos archivísticos, entregados a cada uno de los funcionarios y apoyo técnico por parte del grupo de Gestión Documental en cada una de las áreas del FPTB. De esta forma, el FPTB, logró beneficiarse de las siguientes ventajas

46:

- Facilitan el manejo de la información. - Contribuye a la racionalización de la producción documental. - Permite proporcionar un servicio eficaz y eficiente. - Facilita el control y acceso a los documentos, a través de los tiempos de retención en ella

estipulados. - Garantiza la selección y conservación de los documentos que tienen carácter - permanente. - Regula las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. - Sirve de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos

ETAPA V

Finalmente se elaborará el cronograma de seguimiento con el fin de verificar la aplicación de las TRD en cada una de las áreas, y si es necesario, establecer un plan de mejoramiento en el corto plazo (vigencia 2011).

Frente al tema de Gestión Documental puede consultarse la Carpeta sobre el tema que reposa en el FPTB.

12. NORMOGRAMA

Tal y como se estableció en el capítulo II, la construcción del Normograma por parte de los funcionarios y contratistas permite presentar el consolidado que se anexa al presente informe

47.

46

Ley 594 de 2000, Acuerdo No 39 de octubre 31 de 2002 art. 1 y s.s. 47

Ver Anexo No.16, Normograma





13. MANEJO CONTABLE Según el decreto 1687 de 2001, la contabilidad del F.P.T.B. se lleva en una cuenta especial dentro del sistema contable general de la administración central de la Gobernación de Boyacá de acuerdo con su régimen contable y las disposiciones legales que al respecto se expidan. La contabilización de las transacciones y operaciones económicas derivadas de las actividades realizadas por el F.P.T.B. se registran de la siguiente manera siguiendo las normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia y las normas respecto de la contabilidad pública. Esta función está a cargo de un funcionario vinculado a la oficina de contabilidad

48 de la Gobernación de

Boyacá. 13.1 INGRESOS CUOTAS PARTE POR COBRAR Causación:

Cuenta Contable Denominación Debito Crédito

1470 OTROS DEUDORES

147008 Cuotas Partes de Pensiones

1470080301 Cuotas Partes de Pensiones XXX

4808 OTROS INGRESOS ORDINARIOS



4808030301 Cuotas Partes de Pensiones/FTP XXX

Cuando se generan intereses por mora derivados del no pago de las cuotas partes por cobrar se produce el siguiente registro:


1470080302 Intereses de Mora XXX

4808030302 Intereses de Mora XXX

48

Funcionaria ALPHA MARIA CRUZ, contratista externa Gobernación de Boyacá





Si derivado de un proceso de cuotas partes se generan costas procesales en la etapa coactiva, el valor se lleva a las siguientes cuentas:


1470080303 Costas Procesales XXX

4808030303 Costas Procesales XXX

Para el momento del pago el registro es el siguiente:


111005030114 Banco de Bogotá 61611623-2 XXX


13.2 EGRESOS CESANTIAS Causación:


2715 OTROS DEUDORES



250502 OTROS INGRESOS ORDINARIOS XXX

En el momento del pago el registro será:


250502 OTROS INGRESOS ORDINARIOS XXX

11100503 Banco de Bogotá XXX





AUXILIO FUNERARIO Causación:


2720 Provisión para Pensiones

272003 Cálculo Actuarial de Pensiones Actuales XXX

2510 Pensiones y Prestaciones Económicas por Pagar

251004 Auxilio Funerario XXX

El registro en el momento del pago será:


251004 Auxilio Funerario XXX


BONOS PENSIONALES Causación:


2721 Provisión para Bonos Pensiones

272101 Liquidación Provisional de Cuotas Partes de Bonos Pensiónales XXX

2625 Bonos Pensiónales

262501 Cuotas Partes de Bonos Pensiónales Emitidos XXX

Registro en el momento del pago:


262501 Cuotas Partes de Bonos Pensiónales Emitidos XXX






PROCESOS JUDICIALES Causación:


2710 Provisión para Contingencias

271005 Litigios XXX

2460 Créditos Judiciales

246002 Sentencias XXX

Las cuentas que se afectan en el momento del pago serán:


246002 Créditos Judiciales XXX


CUOTAS PARTES POR PAGAR Causación:


2720 Provisión para Pensiones

272007 Cálculo Actuarial Cuotas Partes por Pagar XXX

2510 Pensiones y Prestaciones Económicas por Pagar

251006 Cuotas Partes Pensiónales XXX

El registro en el momento del pago será:


251006 Cuotas Partes Pensiónales XXX


Con base en la información contable relacionada anteriormente tenemos, que durante el año 2011 los saldos en las cuentas de balance y de resultados

49 que son afectadas por las operaciones que

realiza el F.P.T.B. fueron:

49

Ver Anexo N° 17 Cuentas contables FPTB





GOBERNACION DE BOYACA - CUNTAS CONTABLES DEL FPTB

CODIGO CUENTA VALOR

11100503 CUENTA CORRIENTE BANCARIA FTP 3.854.768.713,36

1110050301 BANCO BOGOTA 1.179.605.417,18

111005030113 Bogotá 61611622-4 (Estampillas Proseguridad FTP) 386.586.515,76

111005030114 Bogotá 61611623-2 Cuotas Partes FTP 653.449.521,51

111005030117 Bogotá 61611600-0 Gobierno Central FTP 139.569.379,91

1110050340 BANCO AGRARIO 2.660.677.995,42

111005034018 Agrario 1503706805-2 FTP Bonos Cuotas 2.547.227.310,42

111005034019 Agrario 150300457-4 Centralizadora 113.450.685,00

1110050382 BANCO AV VILLAS 14.485.300,76

111005038201 AV Villas 701-28430-9 Bonos Cuotas Partes FTP 14.485.300,76

111005040101 Bogotá 61611624-0 Fondo de Convenios Nacionalizados

3.628.209.185,84

111005044096 Agrario 1503-000229-7 FCN 68.849.449,26

11100603 CUENTAS DE AHORRO FTP 1.516.101.552,88

1110060305 BANCAFE 30,00

111006030501 Bancafe 08448-8 ( 159150-9) FTP 30,00

1110060382 BANCO AV. VILLAS 356.114.038,24

111006038201 AV Villas 701-28428-3 Dpto/Boyaca/Bonos Pensionales FTP

356.114.038,24

1110060399 INFIBOY 1.159.987.484,64

111006039901 Infiboy 010135-7 Sustitución y Registro 1.159.987.484,64

14700803 Cuotas Partes Pensionales (FTP) 6.697.147.872,36

1470080301 Cuotas Partes Pensionales 6.631.055.676,33

1470080302 Intereses por Mora 66.092.196,03

14701303 Embargos Judiciales FTP 113.159.151,33

1470130301 Embargos Judiciales 103.159.151,33

1470130399 Embargos Judiciales / Investigacion Administrativa 10.000.000,00

14708303 Otros Intereses FTP 4.015.977,21

14709003 Otros Deudores FTP 0,00

24251803 Aportes Fondos Pensionales (1%) (FTP) 5.564.600,00

2425180301 Aportes a Fondos Pensionales/FTP 5.970.000,00

2425180302 Aporte a Fondos Pensionales/Solidaridad -405.400,00





24251903 Aportes/Seguri/Social/Salud/FTP 697.378.940,70

2425190301 Aportes a Seguridad Social en Salud 356.421.010,00

2425190399 Aportes/Seguridad/Social/Salud/Investigacion Administrativa

340.957.930,70

24252303 Fondos de Empleados FTP 8.918.160,00

2425230303 Aportes Empleados FTP 8.918.160,00

24252403 Embargos Judiciales FTP 110.155,00

2425240301 Embargos Judiciales 110.155,00

24252903 Chaques/No Cob/o/por/Reclamar FTP 198.040.307,00

24253503 Libranzas FTP 50.259.274,00

2425350301 Libranzas 50.259.274,00

24259003 Otros Acreedores FTP 1.159.200,64

2425900301 Otros Acreedores 1.159.200,64

25100203 Retroactivos/reintegros/pensionales FTP 326.224,00

25100503 Mesadas/pens/no/reclamadas FTP 642.471.495,66

26250103 Cuotas/Partes/Bonos/Pensionales/Emitidos/ FTP 204.070.000,00

27100503 Litigios FTP 2.231.448.000,56

27101503 Mecanismos/Alter/Soluc/Conflict/FTP 66.194.510,00

27200703 Calculo/Actuarial/Cuotas/Partes/de/Pensiones/ FTP 8.193.764.304,00

27200803 Cuotas Partes de Pensione por Amortizar FTP -8.193.764.304,00

27210103 Liq/Provi/de/Cuotas/Partes/de/Bonos/Pensionales/FTP 1.942.408.216,00

29050201 Impuestos Sector Central 5.963.323.758,36

2905020101 Fondo Territorial de Pensiones 1.298.774.482,82

31050203 Departamento FTP 16.624.745.586,02





41102703 Estampillas FTP 841.904.006,69

4110270301 Estampillas Pro-Seguridad Social 841.904.006,69

48052203 Intereses Sobre Depositos FTP 71.695.221,51


48080303 Cuotas Partes PensionalesFTP 8.192.521.955,15


4808030302 Intereses por mora 717.179.284,79

4808030303 Costas Procesales 1.070.334,94

48100803 Recuperaciones FTP 1.244.025.219,30

48052204 Intereses Sobre Depositos/ FCN 210.705.861,20

48058404 Rendimientos CDT/FCN 136.885.054,54

51012404 Cesantias FCN 138.980.516,00

5101240417 Cesantias/Activos/Nales/FCN 138.980.516,00

51021103 Amortizacion Calculo actuarial de cuotas Partes de Pensiones

4.677.422.077,48

51021203 Amortizacion de la liquidacion Provisional de Cuotas Partes Bonos Pensionales

2.818.763.602,54

51021303 Amortizacion de Cuotas Partes de Bonos Pensionales emitidos

25.667.000,00

51116603 Costas Procesales/FTP 700.000,00

53141103 Mecanismos Altern/Soluc/FTP 5.075.283,48

58089003 Otros gastos ordinarios/FTP 47,00

58059003 Otros gastos Financieros FTP 2.397.504,95

58059004 Otros Gastos Finacieros FCN 116.082,00

58010903 Creditos Judiciales/FTP (Intereses) 1.127.175.962,11

53140103 Litigios FTP 2.410.180.328,31

58159004 Provisiones/Depreciaciones/Amortizaciones/FCN 765.327.355,29

58159303 Otros Gastos/FTP 14.367.607.866,14





58159304 Otros Gastos/FCN 2.329.962,88

Las cuentas contables relacionadas anteriormente poseen una codificación específica para el F.P.T.B. en la cual se relacionan todas aquellas partidas derivadas de las actividades que se desarrollan en función de sus actividades, son llevadas de forma independiente debido al control que se ejerce con ocasión a las obligaciones pensiónales. Dentro de la cuenta efectivo de la Gobernación de Boyacá, existen 11 cuentas bancarias

50

constituidas para el manejo de los recursos económicos del F.P.T.B. derivados de los derechos y obligaciones; cada una de las cuentas tiene un manejo específico y de acuerdo a esto se tiene:

CUENTAS BANCARIAS DEL FPTB

CODIGO CUENTA VALOR CONCEPTO

11100503 CUENTA CORRIENTE BANCARIA FTP

3.854.768.713,36

1110050301 BANCO BOGOTA 1.179.605.417,18

111005030113 Bogotá 61611622-4 (Estampillas Pro-seguridad FTP)

386.586.515,76 Recaudo por estampilla pro-seguridad, equivalente al 20% como apropiación para el F.P.T.B. según Ordenanza 17 de 1995

111005030114 Bogotá 61611623-2 Cuotas Partes FTP

653.449.521,51 Recaudo de las Cuotas partes por cobrar y pago de las obligaciones referentes a cuotas partes por pagar.

111005030117 Bogotá 61611600-0 Gobierno Central FTP

139.569.379,91

Pago de las obligaciones de los pensionados departamentales, auxilios funerarios y descuentos de la nomina de pensionados que tienen cuenta en el banco de Bogotá.

1110050340 BANCO AGRARIO 2.660.677.995,42

111005034018 Agrario 1503706805-2 FTP Bonos Cuotas

2.547.227.310,42 Recaudo de Bonos cuotas partes pensiónales.

111005034019 Agrario 150300457-4 Centralizadora 113.450.685,00

Pago de las obligaciones de los pensionados departamentales, auxilios funerarios y descuentos de la nomina de pensionados que tiene cuenta en el banco agrario.

1110050382 BANCO AV VILLAS 14.485.300,76

111005038201 AV Villas 701-28430-9 Bonos Cuotas Partes FTP

14.485.300,76 Esta cuenta se encuentra inactiva.

111005040101 Bogotá 61611624-0 Fondo de Convenios Nacionalizados

3.628.209.185,84 Recaudo y Pago de las obligaciones de los pensionados nacionalizados, que tiene cuenta en el banco de Bogotá.

50

Ver Anexo 18. Estado de bancos y conciliaciones bancarias.





111005044096 Agrario 1503-000229-7 FCN 68.849.449,26 Recaudo y Pago de las obligaciones de los pensionados nacionalizados, que tiene cuenta en el banco agrario.

11100603 CUENTAS DE AHORRO FTP 1.516.101.552,88

1110060305 BANCAFE 30,00

111006030501 Bancafe 08448-8 ( 159150-9) FTP 30,00 Cuenta con saldo mínimo y en proceso de depuración.

1110060382 BANCO AV. VILLAS 356.114.038,24

111006038201 AV Villas 701-28428-3 Dpto/Boyaca/Bonos Pensionales FTP

356.114.038,24 Esta cuenta se encuentra inactiva.

1110060399 INFIBOY 1.159.987.484,64

111006039901 Infiboy 010135-7 Sustitución y Registro

1.159.987.484,64 Esta cuenta se encuentra inactiva.

Las cuentas bancarias que se relacionan del banco AV Villas presentan saldos de 356.114.038,24 y 14.485.300,76, sin embargo estas se encuentran inactivas por falta de movimiento a razón del manejo principal de las cuentas del banco Bogotá; actualmente se esta en proceso de depuración de cada una de las cuentas bancarias, indagando por la naturaleza de los recursos con los cuales fueron creadas, a fin de cancelar algunas cuentas bancarias y trasladar los saldos a las cuentas que actualmente presentan mayor movimiento. Los recursos presupuestales que son asignados por la Gobernación de Boyacá, se consignan a la cuenta corriente del banco de Bogotá 61611600-0 Gobierno Central FTP; estos son redistribuidos entre la anterior cuenta y la cuenta del banco Agrario 150300457-4 Centralizadora, para el pago de las obligaciones pensiónales de acuerdo al número de pensionados departamentales que tiene cuenta en una de las dos entidades financieras.





13.3 PRESUPUESTO La gobernación de Boyacá destina recursos para el FPTB a través de la secretaría de Hacienda del Departamento de la siguiente manera

51:

CODIGO DEL

RECURSO

RECURSO O FUENTE DE FINANCIACION DEL FPTB

DEFINICION TOTAL INGRESO A 31 DE DICIEMBRE

DE 2011

1004 50% IMPUESTO DE REGISTRO

Los recursos son destinados al pago de las mesadas pensionales, bonos y cuotas partes a cargo del FPTB

$ 6.462.826.741,69

1013 ESTAMPILLA PRO-SEGURIDAD SOCIAL

Creada mediante Ordenanza 07 de 1995

$ 999.356.466,16

1026 ESTAMPILLA PRO-CULTURA Del total del recaudo de esta estampilla se destina el 20% para el pago de mesadas pensionales

$ 3.178.003.520,94

1028 ESTAMPILLA PRO-DESARROLLO

ordenanza n. 31 del 2005 por la cual se adopta la contribución de la estampilla Pro-Desarrollo del Departamento de Boyacá

$ 5.707.735.823,58

1036 BONOS CUOTAS PARTES Este rubro corresponde al recaudo de cuotas partes por cobrar a las Entidades concurrentes.

$ 3.994.354.514,52

1053 CESANTIAS

Este rubro corresponde al recaudo por concepto de cesantías consignado por las Entidades Descentralizadas con afiliados al Fondo de Cesantías del Departamento.

$ 614.527.113,00

1247 BONOS Pensiónales (FONPET)

Este saldo es derivado de los recursos girados por el FONPET al Departamento en el año 1995 para el pago de Bonos Pensiónales.

$ 57.644.734,91

14. CONCLUSIONES

51

Anexo N. 19. Ejecución General de Ingresos vs Gastos por Recurso vigencia 2011, Informe mensual de ejecución Presupuestal.





El F.P.T.B. es una cuenta adscrita a la Secretaria de Hacienda de la Gobernación de Boyacá, sin personería jurídica y dedicada a la administración del pasivo pensional.

El F.P.T.B. se encarga de la liquidación y pago de cuotas partes pensiónales exigidas por las entidades y municipios con los cuales tiene obligación de acuerdo a los pensionados departamentales que laboraron en cada una de ellas.

A cargo del FPTB está el pago de la nomina de pensionados departamentales que se realiza con recursos girados por el departamento y de la nomina de pensionados nacionalizados que es cancelada con recursos de la nación que se giran al departamento y se destinan para tal fin.

La disminución año a año de los pensionados a cargo del F.P.T.B. es mínima a razón de la tasa de mortalidad baja y a la inclusión de sustitutos que pasan a exigir el derecho pensional.

El manejo y registro contable es realizado por la oficina de contabilidad de la Gobernación de Boyacá, basado en informes mensuales de ingresos e informes generales remitidos trimestralmente.

15. RECOMENDACIONES





En el análisis efectuado al FPTB se puede evidenciar que se hace necesaria la oportuna gestión para exigir el pago de las cuotas partes por cobrar, debido a que este ingreso es una de las fuentes principales de sostenimiento del F.P.T.B., haciendo uso adecuado del manual de cartera del Departamento (decreto 331 de 2007) en lo que concierne al cobro persuasivo; toda vez que existen cuentas de cobro con más de 360 días de vencimiento.

El archivo documental y sistemático debe alimentarse oportunamente para llevar un registro exacto de los procesos, lo cual facilita la oportuna verificación de la información.

Debe existir reciprocidad y retroalimentación de información oportuna entre el FPTB y la Gobernación de Boyacá (tesorería, presupuesto, contabilidad) a fin de facilitar el cruce de cuentas.

Adelantar los procedimientos de envió oportuno a la oficina de Cobro Coactivo de las cuentas por cobrar vencidas con sus respectivos soportes, para evitar la prescripción de deudas y facilitar el recaudo de estas cuentas.

Para mejorar la gestión de cobro persuasivo y recaudo de cuotas partes pensionales, se recomienda realizar el cobro telefónico como lo indica el decreto 331 de 2007 a cada una de las Entidades deudoras.

Se sugiere que sean digitalizados los expedientes para facilitar la consulta en línea simultánea de los mismos mediante la implementación del software de gestión ORFEO.

Establecer mecanismos de control digital que permitan hacer un seguimiento detallado de las actividades descritas en los procedimientos de reconocimiento de prestaciones económicas, auxilios funerarios, cesantías, liquidación, emisión reconocimiento y pago de bonos pensionales, y consulta de cuotas partes pensionales.

16. ANEXOS





NUMERO ANEXO Pag.

Anexo 1…………………………………………………………………………………. 12

Anexo 2…………………………………………………………………………………. 10

Anexo 3…………………………………………………………………………………. 11 Anexo 4…………………………………………………………………………………. 12 Anexo 5…………………………………………………………………………………. 14

Anexo 6…………………………………………………………………………………. 16

Anexo 7…………………………………………………………………………………. 16

Anexo 8…………………………………………………………………………………. Anexo 9…………………………………………………………………………………. Anexo 10………………………………………………………………………………... Anexo 11………………………………………………………………………………... Anexo 12………………………………………………………………………………… Anexo 13………………………………………………………………………………… Anexo 14………………………………………………………………………………… Anexo 15………………………………………………………………………………… Anexo 16………………………………………………………………………………… Anexo 17………………………………………………………………………………… Anexo 18………………………………………………………………………………… Anexo 19………………………………………………………………………………… Anexo 20………………………………………………………………………………... Anexo 21………………………………………………………………………………...

16 19 23 24 27 32 32 32 38 42 46 48 18 23

informe de empalme - cgb...tramitar y liquidar las cuotas partes pensionales por cobrar y por pagar...

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