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INFORME DE CONTROL INTERNO

SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL CORTE JUNIO DE 2017

OFICINA DE CONTROL INTERNO

Equipo de Trabajo

Laura Catalina Cifuentes Monroy – Profesional Administrativo en Misión Liliana del Pilar Prieto Soto – Jefe de Control Interno

Edgar Correa Lopez - Profesional Gestión Administrativa (calidad)

Julio de 2017

Medellín

METROPARQUES E.I.C.


SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL PRIMER SEMESTRE DE 2017

El Autocontrol es el resultado de lo que hacemos repetitivamente. La excelencia entonces, no es un acto, sino un hábito.

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 3

2. OBJETIVO ..................................................................................................................... 3

3. ALCANCE ...................................................................................................................... 3 4. CONCLUSIÓN .............................................................................................................. 3

5. RECOMENDACIONES ............................................................................................... 4

6. RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO ........... 5 6.1 PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL ....................................................... 5

6.2 PLAN DE MEJORAMIENTO CONTRALORIA ......................................................... 8

6.3 PLAN DE MEJORAMIENTO CONTROL INTERNO ............................................... 9

6.4 PLAN DE MEJORAMIENTO CALIDAD ................................................................... 17




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1. INTRODUCCIÓN

El plan de mejoramiento se constituye en un objetivo del proceso de mejora continua, y por tanto, en una de las principales fases a desarrollar dentro del mismo. La elaboración de dicho plan requiere el respaldo y la implicación de todos los responsables de los procesos En el siguiente informe se presentan los avances realizados a corte del mes de junio de 2017 del Plan de Mejoramiento Institucional a la alta Dirección de la Empresa y los servidores responsables de los procesos.

2. OBJETIVO

Verificar el avance reportado con corte a junio de 2017, de las actividades establecidas en el Plan de Mejoramiento Institucional y analizar la efectividad de las acciones de mejora propuestas por los diferentes procesos responsables de dichas acciones como el Sistema Integral de Gestión, Auditorias de la Contraloría General de Medellín y Control Interno.

3. ALCANCE

Seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional debidamente consolidado con corte a junio 30 de 2017.

4. CONCLUSIÓN

El éxito del plan de mejoramiento tanto del cumplimiento de sus acciones como del seguimiento depende de lo que cada responsable realice, este debe ser periódico evitando que las acciones se venzan a fin de año sin hacer el respectivo avance para este seguimiento las áreas de los procesos de compras y sistemas no realizaron el seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional. A las acciones propuestas en el plan de mejoramiento planteado debe siempre especificar la importancia que tiene la acción correctiva o preventiva en términos de eficacia y eficiencia, esto con el fin de que estas apunten a subsanar los hallazgos encontrados. Como se puede evidenciar en aquellas acciones que por esta dependencia no fueron cerradas debido a que no fueron eficaces toda vez que se continúan presentando o la acción propuesta no subsana el hallazgo planteado.




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5. RECOMENDACIONES Con el propósito de generar valor agregado al seguimiento y verificación que realiza Control Interno al cumplimiento del Plan de mejoramiento Institucional se sugiere a los responsables de sus ejecuciones las siguientes recomendaciones que le permitan alcanzar la efectividad de las acciones de mejora propuestas y lograr la corrección de los hallazgos:

La Empresa no está prestando atención a las recomendaciones de los

informes de Control Interno, por ello se cierran algunas acciones por la ineficacia de las áreas frente a estas.

Se debe mejorar en la redacción de las acciones de los planes de

mejoramiento, toda vez que se evidencian acciones que no conllevan a subsanar los hallazgos.

Se deben establecer parámetros y lineamientos para entender cuando es

contrato y/o orden de compra

Teniendo en cuenta que los seguimientos se están realizando cada tres meses se recomienda que al planear la fecha de cumplimiento estén entren un rango de un mes superior a las fechas de corte con el fin de que no se presenten vencimientos en el PMI después de haber enviado el seguimiento de acciones en la cuales se halla solicitado cierre.

Es importante que en el registro de los avances se de lectura a todos los

avances registrados con anterioridad con el fin de evitar perder la coherencia entre la acción inicialmente formulada y la oportunidad de mejora identificada.

Cuando se formulen planes de mejoramiento, es importante que los líderes

de proceso soliciten acompañamiento de los responsables de planeación y calidad con el fin de apoyar el análisis de causas para la efectiva formulación de acciones.

La Empresa debe realizar una capacitación externa en plan de mejoramiento en la que se enseñe a construir, hallar la causas y acciones porque cada vez se presentan mayores debilidades.

El plan de mejoramiento y los respectivos seguimientos deben ser elaborados por el líder responsable del proceso, que es quien conoce las




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debilidades del proceso en caso de ser un segundo debe tener el mismo conocimiento del proceso que el líder y haber participado de todas las capacitaciones.

Las acciones que no se cerraron de Control Interno deben ser reformuladas en el plazo y si es del caso en su acción de mejora, en aras del mejoramiento continuo en cada uno de los procesos de la Empresa.

6. RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

6.1 PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL

El plan de mejoramiento unificado consta de doscientos treinta y nueve (239) acciones susceptibles de mejora, de las cuales se cerraron el 46% para ciento nueve (109) acciones, el 10% están vencidas equivalentes a 24 acciones y el 44% restantes están vigentes, esto es ciento seis (106) acciones. Es de resaltar que el 54% (13) de las acciones vencidas son las que al evaluar la eficacia se evidencio que esta no cumple como se detalla en el Plan de mejoramiento de Control Interno y el 46% (11) restante se vencieron por plazo.

PMI PRIMER SEMESTRE

Estado Hallazgos Participación

Vigentes 106 44%

Vencida 24 10%

Cerradas 109 46%

Totales 239 100%

Plan de Mejoramiento Institucional por origen

ORIGEN

CGM 16 7%

CI 34 14%

SIG-AE 41 17%

SIG-AI 59 25%

SIG-R 65 27%

SIG-RC 8 3%

SIG-RD 12 5%

SIG-I 4 2%

Totales 239 100%




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Plan de Mejoramiento Institucional por origen y estado

ORIGEN VIGENTES VENCIDOS CERRADA TOTAL

CGM 8 0 8 16

CI 6 16 12 34

SIG 92 8 89 189

Totales 106 24 109 239

Cumplimiento de la efectividad de la acción: Equivale al porcentaje de evaluación de la efectividad de la acción, es decir, si el cumplimiento de la acción propuesta si subsano la debilidad encontrada. Cada que se realice una autoevaluación si el avance así lo justifica cambia el porcentaje de la acción, es decir se genera un nuevo valor de avance.

ESTADO DE LA ACCIÓN

ORIGEN CA CB CM CERRADA TOTAL

CGM 0 1 7 8 16

CI 4 12 6 12 34

SIG 4 2 94 89 189

Totales 8 15 107 109 239

Plan de Mejoramiento Institucional una vez realizado el seguimiento a la efectividad y retirar las acciones cerradas excepto las de la Contraloría General de Medellín.




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Es de resaltar que el ciento nueve (110) acciones cerradas fue producto del trabajo en equipo de la alta dirección, los líderes de proceso y Control Interno: Control Interno mediante un banner mensual en la intranet informaba el estado

de las acciones vencidas mes a mes, como medio de sensibilización.

Desde la Gerencia General se dio la instrucción de revisar las acciones vencidas y si era del caso ampliar el plazo y/o cambiar la acción.

Los líderes de proceso gestionaron los plazos e hicieron el debido seguimiento




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6.2 PLAN DE MEJORAMIENTO CONTRALORIA

El plan de mejoramiento de la Contraloría General de Medellín tiene diez y seis (16) acciones, de las cuales 50% están vigente y las demás cerradas; es de resaltar que fueron cerradas por el área de Control Interno al evaluar su cumplimiento y efectividad, pero no se retiran del plan hasta que el ente auditor no las cierre.

De las acciones vigentes el 6% (1) presenta cumplimiento medio, ya que su cumplimiento está en el rango del 31% al 60%, el 44% tiene un cumplimiento bajo pues no reportan ningún avance ni documentos soportes para que esta dependencia haga un seguimiento, así mismo estas acciones vigentes se vencen en diciembre de 2017.

Hay que tener en cuenta que a las acciones planteadas por los lideres responsables se les debe hacer un monitoreo constante para evitar el riesgo de que se venzan sin hacer nada.




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6.3 PLAN DE MEJORAMIENTO CONTROL INTERNO

Se verificaron tanto los registros de las actividades como los avances, en el seguimiento que realizaron cada uno de los responsables de las acciones según el Plan de Mejoramiento y se hizo el respectivo seguimiento por esta dependencia el cual brinda las herramientas necesarias para cerrar las acciones o por lo contrario no cerrar las que los lideres indican que se encuentran al 100%.

6.3.1. Acciones que no se cierran al evaluar eficacia. Una vez efectuado el respectivo seguimiento y verificado la eficacia de las acciones se cierran el 38% (13) de ella, es de anotar que los lideres solicitaron cerrar 24 acciones, el 54% (11) no se cerraron. A continuación, se detallan los seguimientos de las acciones que se contemplan en el plan de mejoramiento dado que no se observa mejora o porque las cerraron al cumplir con la acción, pero esta no fue eficaz. Las siguientes acciones no se cierran toda vez que son reiterativas en la

Auditoria Especial de Contratación que se está realizando y quedan con un cumplimiento de efectividad del 90%, 40%, 40% y 40% respectivamente:

Soporte 744: Ejecución presupuestal no clara de los convenios. Soporte 725: Diferencia en Valor Unitario del mismo producto y el mismo

proveedor. Soporte 728: Facturas no Claras en su Concepto y Valor. Soporte750: Inconsistencia en la selección de proveedores




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Soporte 878: En cuanto a la Seguridad de las taquillas y cuya acción de mejora es que se debe realizar la modificación del espacio de las taquillas del Parque Norte por medio de cubículos individuales modulares para cada una de las taquillas, las adecuaciones realizadas no cumplen al 100% con la seguridad requerida, según se observó en la visita a las taquillas no cuentan con las especificaciones necesarias para la seguridad, continúan juntas y los cajones donde se guardan los brazaletes y el dinero no son seguros, quedando con un cumplimiento de efectividad del 50%.

Soporte 737: Facturación a los clientes: esta acción de la auditoria al proceso

general de contratación con radicado 2016302894 la confundieron con la acción de la mejora de la auditoria al proceso de facturación “No cobro de todas las actividades o servicios y períodos dejados de cobrar; la acción de mejora para ambas es casi que la misma, es por ello que la acción no se cierra y debe ser replanteada.




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Al hablar de facturación a los clientes en la auditoria, se refiere cuando un contrato vale $xxx y se factura por encima por actividades adicionales o extras las cuales no quedan claras y visibles en la factura. Quedando con un cumplimiento de efectividad del 0%.

Soporte 911: No cobro de todas las actividades o servicios y períodos dejados de cobrar. (este se refiere al cobro de servicios públicos a terceros).




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Se ha verificado el Procedimiento Facturar y Administrar Cartera de Cuentas por Cobrar “PRAGF-01” que establece que para el cobro de los servicios públicos se adjunta al memorando el formato hoja de cálculo de servicios públicos “FRAGM-07” pero en el SIG este formato no corresponde, este se llama “Formato Vereficación de Equipos de Medición de Temperatura”, adicionalmente al revisar el memorando de facturación correspondiente al periodo del 14 de mayo al 14 de junio, se le adjunta el formato seguimiento a contrato 180 acueducto “ Coliseo Carlos Mauro Hoyos”, formato que no tiene nada que ver con el SIG, quedando con un cumplimiento de efectividad del 50%.

Es de anotar que el cobro se está, se está haciendo mucho después de la fecha límite de pago afectando notablemente el flujo de caja.




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Soporte 640: No se está realizando el respectivo seguimiento por parte de la

alta dirección a las acciones tomadas por los responsables de proceso, en pro del mejoramiento continuo, originadas por las observaciones realizadas en las comunicaciones emitidas por los clientes. Se actualizó el procedimiento PREMC-06 Procedimiento gestionar comunicaciones de los clientes, en el cual, se actualizó el tratamiento que se le dará a las quejas de los funcionarios y se modificó la actividad 4.9. No se han cumplido con los seguimientos, adicionalmente el procedimiento en su actividad 4.9 dice que se realizará Cada dos meses, la comunicadora y el Coordinador del Sistema Integral de Gestión se reunirán con los responsables de los procesos misionales, para evaluar las PQRS recibidas" y aun no se ha hecho este proceso. quedando con un cumplimiento de efectividad del 40%.

Soporte 909: ICG no concuerda con los convenios y/o contratos. La acción no se cierra toda vez que evaluaron el ICG con todos los logísticos que manejan los convenios, y llegaron a la conclusión que está entorpeciendo la labor de las personas que lo utilizaban. Se está cotizando con un programador para realizar un software especial para este tipo de convenios (administración delegada), hasta tanto esta situación se resuelva y las licencias del ICG sean




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redistribuidas a usuarios que lo requieran no se cierran. Quedando con un cumplimiento de efectividad del 50%.

Lo que confirma que la acción planteada no es la correcta por lo que la Empresa debe dar una capacitación con personal especializado, que enseñe a todos los líderes y segundos como hallar las causas que están generar la debilidad y como atacarlas de forma tal que los planes de mejoramiento que se construyan sean eficientes y efectivos en el cumplimiento de los objetivos.

Soporte 731: Autorización de pago de facturas sin informes de supervisión, para subsanar la debilidad realizaron una reinducción, la cual no fue efectiva debido a que se continúan presentando pagos sin realizar los informes como se observa en el siguiente cuadro, quedando con un cumplimiento de efectividad del 40%.

Soporte 912: Incumplimiento del procedimiento PRAGF-01 Procedimiento facturar administrar cartera cuentas por cobrar. Esta acción no se cierra debido a que aún no se ha iniciado con la implementación de dicho formato, quedando con un cumplimiento de efectividad del 40%.




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Nota: Las acciones que no se cerraron quedan automáticamente vencidas por lo que las deben replantear en plazo y si es del caso en acción de mejora, lo no es claro cómo le hacen seguimiento a una oportunidad de mejora que no tiene acción de mejora y además la cierran. La Gerencia General debería tener una dependencia o una persona que revise todos los planes de mejoramiento antes de ser presentados al ente auditor con el fin de evitar las dificultades que se están presentando, toda vez que es ella la responsable de él y Control Interno no deben emitir un concepto frente a su construcción porque no pueden ser juez y parte, pues es a esta dependencia a quien le corresponde hacer el respectivo seguimiento.

OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO Y/O DESCRIPCIÓN DE

LA NO CONFORMIDAD (Real o Potencial)

ACCIONES DE MEJORA Y/O DESCRIPCIÓN DE

LA ACCIÓN

CONSECUTIVO

DE SOPORTES

FECHA DE

INICIO

FECHA DE

TERMINACIÓN

TIEMPO DE

EJECUCIÓN

PLAZO

TIEMPO

RESTANTE

PARA EL

VENCIMIENTO

No se está realizando el respectivo seguimiento por parte de la alta

dirección a a las acciones tomadas por los responsables de

proceso, en pro del mejoramiento continuo, originadas por las

observaciones realizadas en las comunicaciones emitidas por los

clientes.

Se incluirá dentro del Comité de Calidad, un

seguimiento a las acciones preventivas y

correctivas realizadas por los responsables de

proceso con respecto a las comunicaciones

presentadas por los clientes.

640 15-ene.-16 30-jun.-17 532 -41

Diferencia en Valor Unitario del mismo producto y el mismo

proveedor 725 08-ago.-16 28-feb.-17 204 -163

Facturas no Claras en su Concepto y Valor

1. Circularizara a los proveedores con el fin de

especificar como deben facturar

2. Devolver la facturas que no cumplan con los

requisitos de especificidad

728 08-ago.-16 28-feb.-17 204 -163

Autorización de pago de facturas sin informes de supervisión

Realizar una reinducción con todos los

supervisores sobre las autorizaciones de pago y la

importancia del cumplimiento en la entrega de

informes y la certificación de recibo a satisfacción.

731 01-sep.-16 30-jun.-17 302 -41

Facturación a los clientes

Complementar el procedimiento de facturación, en

donde se incluya todo lo relacionado con la

facturación de servicios públicos a terceros y a su

vez la creación de un formato para estandarizar la

liquidación de los mismos.

737 31-ago.-16 30-jun.-17 122 -41

Ejecución presupuestal no clara de los convenios

1. Cada coordinador de convenio debe implementar

el Software ICG como herramienta que refleje toda

la operación logística e información presupuestal

de cada contrato a cargo. Igualmente emplear el

informe de supervisión de los convenios donde se

registra la información financiera de las

actividades.

744 10-ago.-16 30-dic.-17 507 142

Inconsistencia en la selección de proveedores

1. Se cambiara el procedimiento para la evaluación

de proveedores sea mas objetivo y así mismo el

instrumento

750 10-ago.-16 28-feb.-17 202 -163

En cuanto a la Seguridad de las taquillas la cual se encuentra como

una oportunidad de mejora en el plan de mejoramiento y cuya

acción de mejora es que se debe realizar la modificación del

espacio de las taquillas del Parque Norte por medio de cubículos

individuales modulares para cada una de las taquillas, aún no se ha

realizado dichas adecuaciones.

Realizar la adecuación de las taquillas del parque

Norte878 01-sep.-16 31-mar.-17 211 -132

ICG no concuerda con los convenios y/o contratos

Evaluar con la participación de las áreas

involucradas y Gerencia general, la pertinencia o

no del Software ICG para el control de los

convenios.

909 15-ene.-17 30-jun.-17 166 -41

No cobro de todas las actividades o servicios y períodos dejados de

cobrar

Solicitar la elaboración de la facturación pendiente

Realizar un instructivo estandarizado para la

liquidación de cobro de servicios públicos

911 15-ene.-17 30-mar.-17 74 -133

Incumplimiento del procedimiento PRAGF-01 Procedimiento

facturar administrar cartera cuentas por cobrar

Revisar el procedimiento facturar administrar

cartera cuentas por cobrar e identificar y hacer los

ajustes necesarios.

Dar cumplimiento a lo establecido en el

procedimiento en cuanto a la devolución de

memorando de facturación si no tiene cumplidos

los requisitos; para lo cual se enviará un

memorando recordando esta instrucción al area de

facturación.

912 15-ene.-17 30-may.-17 135 -72




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6.3.2. Acciones Cerradas por ineficacia de la acción planteada Las siguientes acciones de mejora se cierran toda vez que la acción propuesta no alcanza a ser efectiva o el área encargada no le dio la importancia que amerita

a. Oportunidad de mejora: nov.30, Memorando de la Jefe de la UEN A&B con radicado 201508985, dando sugerencias basadas en la normatividad como por ejemplo que el mesón debe ser en aluminio y no en granito. Adicionalmente En la descripción de la OC No.26621 hace referencia al Memorando 201501203, pero este memorando es de la Jefe de la UEN A&B para facturar al contrato de la U de A, nada tiene que ver con la reforma del Punto de hidratación. Orden de compra 26621.

Acción de mejora: Se evaluará el punto de hidratación su estado y Se devolverán todos los memorandos que no sean claros.

b. Oportunidad de mejora: En cuanto al manejo de los brazaletes, se

encontró que no se tiene en cuenta la numeración que tienen estos para realizar control de las ventas y el inventario. Acción de mejora: Consultar a compras sobre las opciones de brazaletes que se impriman al momento de entregarle al cliente, para tener así un control del consecutivo.

c. Oportunidad de mejora: Al verificar las tiqueteras de la Ciclovía que son válidas por tres meses faltan los siguientes consecutivos 547- 548- 549- 1230- 1232- 1234- 1341- 1747, adicionalmente de la tiquetera de parqueadero mensual el número 760. Sin embargo, se envió correo por parte del jefe del parque informando sobre este faltante. Acción de mejora: Enviar correo dando la instrucción al personal de cajas y al personal de almacén indicando que toda novedad en los consecutivos debe ser informada al almacén y este a su vez lo remite a compras para la correspondiente reclamación al proveedor. No hay claridad si estos faltantes alguna vez entraron a la Empresa o se envió las respectivas instrucciones a los taquilleros para rechazar estos.




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6.4 PLAN DE MEJORAMIENTO CALIDAD

Después de evaluado y analizado el plan de mejoramiento recibido, con sus acciones programadas, desarrolladas y verificadas la respectiva evidencia se procedió a dar cierre a las siguientes acciones: De un total 130 acciones que representan el 100% se cerraron el 68% para 88 acciones, quedando abiertas 42 para el 32%. Acciones por auditoria interna 23 Acciones por Auditoria Externa 25 Acciones por Riesgos 23 Acciones por revisión de la dirección 8 Acciones por corrupción 8 Acciones por indicadores 1 De las acciones derivadas de las matrices de riesgos en cada proceso, fueron cerradas en su totalidad dado que al actualizar las matrices se formularon nuevas acciones; en algunos casos continua la misma acción porque el riesgo continuo en el mapa de calor amarillo, naranja o rojo. La Acción cerrada por resultado del indicador, del proceso Gestión comercial y de mercadeo se da porque al cierre del año 2016 se logró resultados financieros positivos para la empresa justificada en el incremento de los ingresos operacionales.




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En los procesos misionales se verifico la eficacia de las acciones por lo que se aprueba el cierre, es de anotar que el proceso de alimentos y bebidas continúa con un porcentaje alto de acciones abiertas y esto obedece a que no se ha realizado la intervención en infraestructura en el centro de producción por carencia de recursos.




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Las acciones cerradas por auditoria interna corresponden a las formuladas en el año 2016. Y quedan pendientes sin cerrar 42 acciones equivalente a un 32.3% distribuidas así:

En los procesos estratégicos los procesos Gestión planeación y desarrollo organizacional y gestión Mercadeo.




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En general, las acciones que continúan abiertas están proyectadas para cumplirlas a 31 de diciembre, es importante resaltar que el resultado del indicador de mejoramiento continuo arrojó en el segundo trimestre un resultado de cumplimiento del 87,3 % saliendo del límite de control que es el 90%.

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