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División de Educación Superior Departamento de Financiamiento Institucional

Informe de Cierre Convenio de Desempeño

Nombre: “Consolidar orgánica y metodología institucional para la formulación, ejecución y evaluación de impacto de Convenios de Desempeño”

Ámbito: Creación de capacidades para diseñar, postular e implementar programas y convenios basados en criterios de desempeño.

Código: FSM 1310 20-12-2013

Período de ejecución: Fecha de inicio legal, 20/12/2013-Fecha de cierre20/12/2016 Fecha de presentación del informe:20/02/2016

“Consolidar orgánica y metodología institucional para

la formulación, ejecución y evaluación de impacto de

Convenios de Desempeño” FSM1310

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ÍNDICE

1 Estado de avance Convenio de Desempeño a la fecha de término de ejecución .......................................................................................... 3 1.1 Cumplimiento de actividades e hitos por objetivos del Convenio de Desempeño ........................................................................................... 3 1.2 Cumplimiento de indicadores, a la fecha de término de la ejecución del Convenio de Desempeño ............................................................. 26 1.3 Resumen ejecución de recursos del Convenio de Desempeño ($ Nominales) ............................................................................................... 32 1.4 Cuadro de gastos comprometidos .................................................................................................................................................................. 33 1.5 Análisis de la Ejecución Financiera .................................................................................................................................................................. 33

2 Aspectos relevantes sobre implementación del Convenio de Desempeño ................................................................................................ 39 2.1 Organización responsable del Convenio de Desempeño. ............................................................................................................................... 39 2.2 Logros del Convenio de Desempeño. .............................................................................................................................................................. 41 2.3 Mecanismos de sustentabilidad e institucionalización de acciones del Convenio. ........................................................................................ 43 2.4 Cumplimiento de compromisos derivados de la implementación del Convenio ........................................................................................... 43 2.5 Dificultades para el avance .............................................................................................................................................................................. 44 2.6 Desafíos ........................................................................................................................................................................................................... 45

3 Percepción sobre la implementación y avance de Logros del Convenio de Desempeño ............................................................................. 46 3.1 Percepción de autoridades universitarias ....................................................................................................................................................... 46 3.2 Percepción de académicos .............................................................................................................................................................................. 48 3.3 Percepción de estudiantes .............................................................................................................................................................................. 49 3.4 Percepción de funcionarios ............................................................................................................................................................................. 50 3.5 Percepción de actores externos ...................................................................................................................................................................... 52

4 Anexos obligatorios ................................................................................................................................................................................ 53 5 Anexos complementarios de la Institución (Opcional) .............................................................................................................................. 53

5.1 Medios de Verificación: Objetivos Específicos. ............................................................................................................................................... 53 5.2 Medios de Verificación: Indicadores. .............................................................................................................................................................. 54 5.3 Anexos complementarios. ............................................................................................................................................................................... 54




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1 Estado de avance Convenio de Desempeño a la fecha de término de ejecución

1.1 Cumplimiento de actividades e hitos por objetivos del Convenio de Desempeño

Objetivo General del Convenio de Desempeño: “Desarrollar capacidad para asegurar la calidad de las iniciativas que se propongan

como plan de mejora, en particular respecto de compromisos que se asuma con organismos del Estado, estableciendo mecanismos de

alineamiento institucional y medición objetiva del cumplimiento de objetivos”.

Se ha propuesto fortalecer la orgánica de la Institución y, en particular, de la Vicerrectoría Académica (VRA), involucrada en la formulación,

ejecución y evaluación de impacto de instrumentos tipo Convenio de Desempeño, tanto con unidades internas como con el MINEDUC.

Dada la naturaleza de los compromisos asumidos en este tipo de proyecto, se estima necesario asegurar el liderazgo de la VRA en la gestación de

iniciativas ligadas a la estrategia institucional, propiciando a su vez la participación de la comunidad académica en la creación y permanente

perfeccionamiento de propuestas innovadoras. Es relevante lograr que la comunidad perciba a la VRA como una ayuda efectiva a la hora de

gestionar proyectos de alta envergadura, bajo compromisos de desempeño, permitiendo que el esfuerzo de Unidades Académicas, Docentes y

Administrativas se focalice en acciones claves para el logro del resultado esperado.

Para ello se propone fortalecer recurso humano, rediseñar procesos e implementar un sistema de información que facilite la operación,

integrando actores diversos de la Administración Central y Unidades Académicas y Docentes.

Objetivo Específico 1: “Asegurar el rol de liderazgo asumido por la Vicerrectoría Académica respecto de los Convenios de Desempeño,

a través del fortalecimiento de su operación que permita la efectiva canalización de iniciativas de mejora, resguardando la coherencia

con lineamientos institucionales, para conformar un portfolio de proyectos en constante perfeccionamiento”.

El principal resultado del Objetivo Específico 1 es sentar las bases parala elaboración del Modelo de Gestión de Convenios de Desempeño USM1,

lo que constituye a un procedimiento amplio y genérico para el diseño e implementación de este tipo de proyectos a nivel Institucional.

1Ver Anexo C-5, con la propuesta borrador del Modelo que se encuentra en desarrollo.




4

Finalmente, se espera implementar un Sistema de Gestión de Convenios de Desempeño, que le permita a la Institución administrar todo

proyecto ligado ala planificación estratégica.

Hitos – Objetivo Específico 1

Descripción Hito / Actividades

Fecha programada Fecha cumplimiento

EFECTIVA Logrado al 20/12/2016

Medios de Verificación definidos en PM

Inicio Término actividad

cumplimiento de hito Término actividad

Cumplimiento de hito

Hito 1: Contratación de un Profesional con experiencia en gestación y ejecución de proyectos innovadores en la VRA.

mar-14 abr-14 feb-15 Si

(1) Llamado a concurso. (2) Contrato. - Definir Perfil de Cargo mar-14 mar-14 jul-14 Si

- Concurso mar-14 abr-14 nov-14 Si

- Contratar abr-14 abr-14 feb-15 Si

Hito 2: Establecer un Plan de Acción detallado orientado a alcanzar un modelo institucional de gestión y seguimiento de CD.

mar-14 jun-14 may-15 Si (1) Plan de Acción para establecer un modelo

institucional de gestión y seguimiento de CD.

- Planificación de actividades mar-14 mar-14 may-15 Si

- Socialización a través del Comité Ejecutivo Académico

jun-14 jun-14 N/A N/A

Hito 3: Asistencia Técnica 1: Levantamiento de procesos asociados a CD.

may-14 abr-15 dic-15 Si

(1) Informe de Asistencia Técnica.

(2) Acta de Recepción.

- Determinación de Términos de Referencia

may-14 may-14 oct-14 Si

- Búsqueda de candidatos may-14 may-14 ene-14 Si

- Entrevistas may-14 jun-14 N/A N/A

- Selección jun-14 jun-14 abr-15 Si

- Desarrollo de la Asistencia Técnica jul-14 sep-14 dic-15 Si

- Evaluación y Recepción oct-14 oct-14 dic-15 Si




5


Descripción Hito / Actividades Fecha programada

Fecha cumplimiento EFECTIVA Logrado al

20/12/2016 Medios de Verificación

definidos en PM Inicio

Término actividad cumplimiento de hito

Término actividad Cumplimiento de hito

Hito 4: Asistencia Técnica 2: Rediseño de procesos asociados a CD

2.

may-14 abr-15 dic-15 Si

- Determinación de Términos de Referencia

sep-14 sep-14 N/A N/A

- Búsqueda de candidatos sep-14 sep-14 N/A N/A

- Entrevistas sep-14 oct-14 N/A N/A

- Selección oct-14 oct-14 N/A N/A

- Desarrollo de la Asistencia Técnica nov-14 mar-15 N/A N/A

- Evaluación y Recepción abr-15 abr15 N/A N/A

Hito 5: Asistencia Técnica 3: Implementación de plataforma.

3

mar-15 nov-15 abr-17 Parcial

(1) Informe de requerimientos y diseño de arquitectura.

(2) Informe de testing. (3) Acta de recepción.

- Convocatoria Asistencia Técnica mar-15 mar-15 sep-16 Si

- Búsqueda de candidatos mar-15 abr-15 sep-16 Si

- Entrevistas abr-15 may-15 - N/A

- Selección may-15 may-15 oct-16 Si

- Análisis de requerimientos may-15 jun-15 - N/A

- Diseño jun-15 jun-15 - N/A

- Adquisición de equipos may-15 jun-15 nov-14 Si

- Implementación jun-15 sep-15 dic-16 Parcial

- Testing oct-15 oct-15 mar-17 No

- Marcha blanca oct-15 nov-15 abr-17 No

- Recepción oct-15 nov-15 mar-17 No

2 Se debe recordar que la Asistencia Técnica 1 y 2 (originales) de este objetivos fueron fusionadas dada su relación entre los resultados esperados (junio 2014).

3La Asistencia Técnica Nº3 ha sido adjudicada a inicios del mes de diciembre a la Empresa U-Planner, a la fecha se lleva un 41% de avance de las actividades a desarrollar.




6

Análisis Cualitativo del Avance del Objetivo Específico 1:

Las principales acciones realizadas con fecha corte 20/12/2016 en este objetivo son:

Hito 1: Contratación de un Profesional con experiencia en gestación y ejecución de proyectos innovadores en la VRA.(100%) Durante el primer semestre de ejecución del PM, se define el perfil de Ingeniero Asesor acorde a las necesidades de la institución el cual

tiene por objetivo contribuir técnicamente a la Vicerrectoría Académica en la gestión integral de los convenios de desempeño (internos y

externos). Este perfil fue diseñado de manera que sus funciones no estuviesen presentes en otras unidades y/o personas. Debido a ello

se trabajó con unaComisión Técnica(de Convenios de Desempeño)conformada por representantes de la Vicerrectoría Académica (VRA),

Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos (VREA) y Dirección General de Planificación y Desarrollo (DGPD).

Definido el perfil de contratación, se realiza el primer llamado a concurso, el cual fue dado por desierto en julio del 2014 debido,

principalmente, a que los concursantes no cumplieron con el perfil solicitado. En noviembre del mismo año, se efectúa el segundo

llamado a concurso, luego de realizar un ajuste en el perfil del cargo. El Sr. Ricardo Pruneda fue seleccionado para el cargo, comenzando

a trabajar en marzo del 2015, cabe informar que el profesional, el 6 de julio, notificó su renuncia indeclinable aduciendo motivos

personales para no continuar en el proyecto.

Se analizó la situación global del PM, determinando contratar un ingeniero ayudante a modo permanente en la Secretaría Ejecutiva VRA

y absorber las funciones restantes entre los integrantes de la misma Unidad. Principalmente, el perfil del Asesor Metodológico (Objetivo

Nº2) fue ajustado según las funciones “liberadas” y las necesidades de la Vicerrectoría Académica4.

En el mes de octubre 2015 se incorpora al equipo el Sr. Gonzalo Marambio, estudiante egresado de Ingeniería Comercial, su aporte a la

unidad fue excelente, dadasu capacidad analítica y de gestión. El 12 de junio del 2016, el Sr. Marambio presenta su renuncia ya que ha

encontrado trabajo como ingeniero en una importante empresa de la región metropolitana. Debido a ello, se realiza un nuevo concurso

para cubrir la vacante, la cual es obtenida por el Sr. Felipe Martínez, estudiante egresado de Ingeniería Civil Mecánica, quien comienza a

trabajar como apoyo al proyecto el 01 de agosto finalizando el 31 de diciembre del 2016. Ambos ayudantes profesionales lograron las

expectativas requeridas para el cargo propuesto ayudando intensamente en el desarrollo de las actividades del proyecto y de la

Vicerrectoría Académica.

4Ver Anexo C-2: Modificación de funciones y solicitud de dotación “Asesor Metodológico VRA”, Sr. Cristian Fliess.




7

Hito 2: Establecer un Plan de Acción detallado orientado a alcanzar un modelo institucional de gestión y seguimiento de Convenios de Desempeño.(100%) Durante el primer semestre de ejecución del PM, se realizó un proceso de socialización del proyecto entre las diversas unidades

administrativas de la institución que participan en la elaboración de Convenios de Desempeño, donde se acordó conformar laComisión

Técnica, la que está integrada por representantes de las unidades administrativas de la instituciónque participan en la formulación,

ejecución, seguimiento y control de Convenios de Desempeño.

En marzo de 2015, con la incorporación del profesional Sr. Ricardo Pruneda se revisaron distintos modelos teóricos de gestión de

carteras de proyectos, control y seguimiento de proyectos, gestión de calidad e indicadores de gestión. Del mismo modo, bajo el

lineamiento de hacer partícipe a los interesados en el proyecto es que se han sostenido reuniones para alinear e identificar expectativas

y necesidades que el proyecto puede abarcar, tanto en el modelo como también en la plataforma.

De este modo, fue posible consolidar un Plan de Acción(ver Anexo A-3) en el cual se detallan las actividades realizadas y por desarrollar

para la definición y aprobación del Modelo Institucional de Gestión de Convenios de Desempeño UTFSMy elSistema de Gestión de

Proyectos Académicos. Cabe señalar que el Plan se han ido actualizando con el avance del proyecto mismo.

Si bien este hito está totalmente cumplido, es necesario continuar con la elaboración del Modelo de Gestión de Convenios de

Desempeño(véase Anexo C-5), es decir con las actividades del Plan. Hoy en día se posee un borrador del modelo y, gracias a las

propuestas de la AT Nº1, se ha podido avanzar en la definición de los procesos relacionados con la administración de los instrumentos

tipo Convenio de Desempeño. La dificultad se encuentra en nivelar y consolidar una metodología común entre los procesos de gestión de

los convenio de desempeño internos y externos, ya que poseen niveles de maduración diferentes.

Hito 3: Asistencia Técnica 1: Levantamiento de procesos asociados a Convenios de Desempeño.(100%) En el año 2014, con la conformación de la Comisión Técnica fue posible definir los Términos de Referencia de la Asistencia Técnica Nº1,

junto con determinar que lo más adecuado era solicitar una fusión entre los dos primeros servicios, debido a: (1) están muy ligados sus

productos; (2) se considera que se requiere experiencia concreta en estas temáticas; (3) además, permite acortar los plazos de

cumplimiento de dichas actividades. El incluir a otras unidades administrativas ha permitido generar un espacio de trabajo colaborativo

donde ha sido posible analizar todas las aristas de la situación.




8

En junio del año 2014 se realiza el requerimiento, quedando nombrada la Asistencia Técnica Nº1 como “Mejoramiento y Optimización

de Procesos Asociados a Convenios de Desempeño”, y el procedimiento de selección se definió según procedimiento de “Selección

Basada en Criterios de Calidad de los Consultores”.

Luego de consensuar con los ejecutivos de MECESUP los detalles de los términos de referencia fue posible, en noviembre del año 2014,

realizar el llamado donde se obtuvieron 7 expresiones de interés de empresas consultoras. Para enero del año 2015, se realizó el pedido

de propuesta a la empresa seleccionada la cual no cumplió con los requerimientos y hubo que solicitar a la segunda empresa su

propuesta de trabajo. Para la negociación y firma de contrato fue necesaria la aprobación del procedimiento anterior por parte de los

ejecutivos de MECESUP, proceso que tuvo una extensión fuera de lo normal.

Finalmente, en junio del año 2015 se da inicio al desarrollo de la Asistencia Técnica 1 con la empresa consultora PENSUM, este hito

finalizó en diciembre del mismo año con la presentación de los resultados a altos directivos de la institución y equipos de profesionales,

además se entrega el informe con la “propuesta plan de mejoras”. Con dicho apartado del informe se ha definido el “Plan de

Mejoramiento y Optimización de Procesos” ligados a Convenios de Desempeño5.

Hito 4: Asistencia Técnica 2: Rediseño de procesos asociados a Convenios de Desempeño.(100%) Como se ha comentado, en junio del año 2014, fue solicitada y aprobada la fusión de esta Asistencia Técnica con la descrita en el hito

anterior (véase Anexo C-8).

Hito 5: Asistencia Técnica 3: Implementación de plataforma. (85%) Durante el año 2015, se sostuvieron reuniones con distintas unidades para conocer sus necesidades respecto a las potencialidades que

podría suplir la Plataforma de Gestión de Proyectos Académicos. En paralelo, Institucionalmente seaprueba la implementación de un

sistema informático de gestión administrativo-financiero, tipo ERP.

Debido a ello, se conversó con la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos (VREA) al respecto y se llegó a un acuerdo de

trabajo, en donde se destinarían los fondos del ítem Servicio de Consultoría (AT3: Implementación de Plataforma, $44.700.000.-) para la

compra de equipamiento, tales como servidores y red-storage6. Mientras la VREA se comprometía a incorporar dentro del sistema ERP

5Ver Anexo C-7: Plan de Mejoramiento y Optimización de Procesos Asociados a Convenios de Desempeño.

6Ver Anexo C9: Solicitud de Reitemización de Recursos Nº4 (21/12/2015).




9

un módulo específico que permitiría a la institución agrupar la información necesaria para realizar el seguimiento y control de los

Convenios de Desempeño, acorde al levantamiento de información realizado.

Durante el primer semestre del año 2016, se realizaron varias reuniones para definir las necesidades del FSM13107 en lo que implica la

gestión de proyecto, además se entregó información a la VREA para que conocieran las funcionalidades mínimas requeridas. A mediados

de año, el Vicerrector de Asuntos Económicos y Administrativosle informa al Vicerrector Académico que el Sistema ERP, en esta etapa de

implementación, no podrá tener un módulo específico para la gestión de proyectos. Se adjunta en Anexo C-11 Memorandum de la VREA

informando la decisión.

Debido a lo anterior, en agosto del año 2016, se solicita reitemización de los fondos desde compra de equipamiento tecnológico a servicio

de consultoría, por el monto original, y se comienza a trabajar en los términos de referencia8. Para tener un desarrollo más eficiente se

realiza la contratación directa (con recursos institucionales) de un ingeniero experto en procesos y sistemas de información, el cual

permite al equipo generar los Términos de Referencia acorde a las necesidades del proyecto y a los requerimientos mínimos

institucionales, además de acortar los tiempos de elaboración del documento.

En septiembre, con la aprobación de la Unidad de Adquisiciones del Ministerio de Educación, fue posible hacer el llamado de expresiones

de interés a la Asistencia Técnica N°3 “Sistemade Gestiónde Proyectos Académicos”9, a la cual 6 empresas cumplieron con los requisitos

mínimos de postulación y fueron evaluadas según el procedimiento de “Selección Basada en Criterios de Calidad de los

Consultores”.Finalmente, en diciembre del 2016 se da inicio al desarrollo de la Asistencia Técnica Nº3con la empresa consultora U-

Planner10, este hito finalizará en abril del 2017 con el término de la puesta en marcha de la Plataforma de Gestión.

Actualmente, la consultora se encuentra en el proceso de levantamiento de requerimientos y factibilidad de diseño, el Informe Nº1ha

sido entregado el 18 de enero11 y en reunión de seguimiento se informa que se lleva un 41% de avance de la asesoría (ver Anexo C-32).

7Ver Anexo C-10: Levantamiento de necesidades para Plataforma de Gestión de Convenios de Desempeño.

8Ver Anexo C-12: Solicitud de Reitemización de Recursos Nº6 (02/08/2016).

9Ver Anexo C-13: Aviso de Expresiones de Interés AT3.

10Ver Anexo C-14: Contrato con U-PLANNER.

11Ver Anexo A-30.




10

Quedando para desarrollar durante las vacaciones institucionales adaptar la plataforma a los requerimientos acordados, por lo tanto, en

marzo ya podremos tener habilitado el sistema y, con ello, iniciar el período de marcha blanca.

En el año 2014, siguiendo la programación presupuestaria se realizó la adquisición del servidor que soportará la plataforma, para ello se

sostuvieron reuniones con la Dirección de Tecnologías de la Información (DTI). Hoy en día el equipo está operativo para la institución,

además con fondos de la contraparte del proyecto se ha realizado la adquisición de un “switch”, con el fin de aumentar la velocidad de

conexión de los usuarios finales a las aplicaciones de los sistemas de la Universidad.

Estrategias y actividades para revertir los resultados.

En general,todas las actividades comprometidas en el Convenio de Desempeño respecto al Objetivo Específico N°1 fueron

logradas,quedando pendiente el desarrollo de la Asistencia Técnica N°3. A la fecha, U-Planner ha entregado el primer informe de la

asesoría donde se presentan el levantamiento de requerimientos y factibilidad de diseño, con la aprobación de este documento es

posible comenzar con el diseño del sistema.




11

Objetivo Específico 2: “Aplicar evaluación de impacto sobre las iniciativas comprometidas a través de Convenios de Desempeño, bajo

un modelo estructurado e incorporando el seguimiento de indicadores clave, con independencia del equipo de ejecución de los

proyectos”.

Instituciones como la UTFSM deben mantener sistemas de aseguramiento de la calidad que le indique los caminos correctos, la implementación

de un sistema de Evaluación de Impacto de Convenios de Desempeños y, en general, proyectos con similares características permitirá enfocar los

esfuerzos en realizar proyectos donde se visualice una transformación en el público objetivo. Es a través de el Objetivo Específico Nº2 donde se

instaurará el proceso de Evaluación de Impacto en el Modelo de Gestión de Convenios de Desempeño y en el Mapa de Procesos, con el objetivo

de asegurar la calidad de los proyectos implementados como a implementar.









Hito 1: Contratación de un Profesional con experiencia en modelamiento y técnicas de evaluación de impacto.

mar-14 jun-14 nov-14 Si (1) Llamado a concurso.

(2) Perfil del Cargo estándar. (3) Contrato.

Definir Perfil de Cargo mar-14 mar-14 ago-14 Si

Concurso mar-14 may-14 oct-14 Si

Contratar may-14 jun-14 nov-14 Si

Hito 2: Benchmarking. jun-14 nov-14 sep-15 Si (1) Estudio prospectivo. (2) Informe de Benchmarking. Definición de objetivos de la investigación jun-14 jun-14 nov-14 Si

Conformación de equipo jun-14 jun-14 dic-14 Si

Análisis prospectivo jun-14 ago-14 dic-14 Si

Identificación de casos de interés jul-14 ago-14 dic-14 Si

Preparación estadía jul-14 ago-14 jul-15 Si

Visita Experto Internacional (Asistencia Técnica Nº2)

- - abr-15 Si

Estadía Nacional sept-14 sept-14 jul-15 Si

Estadía Internacional sept-14 oct-14 ago-15 Si




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Conclusiones (Benchmarking) oct-14 nov-14 sep-15 Si

Hito 3: Implementar Modelo de Evaluación de Impacto.

jun-14 oct-15 oct-16 Parcial (1) Informe de Evaluación de

Impacto. (2) Informe de Evaluación de

Impacto de CD Internacionalización de

Doctorado12

. (3) Manual de Evaluación de

Impacto de CD.

Evaluación metodología UTFSM 2011 jun-14 jul-14 nov-14 Si

Benchmarking jun-14 nov-14 sep-15 Si

Prototipo 1 nov-14 mar-15 mar-16 Si

Evaluación Prototipo 1 mar-15 mar-15 mar-16 Si

Prototipo 2 mar-15 jun-15 dic-16 Si

Evaluación Prototipo 2 jun-15 jun-15 dic-16 Si

Piloto Convenio Desempeño Internacionalización de Doctorado

ago-15 oct-15 dic-16 Si

Mejoramiento continuo del Modelo nov-15 - - N/A

Hito 4: Publicación de resultados parciales de seguimiento, por parte de la Unidad de Análisis Institucional.

mar-14 dic-15 dic-16 No (1) Publicación electrónica de

resultados del piloto de Evaluación de Impacto e

Indicadores de Desempeño comprometidos.

Levantar indicadores de desempeño comprometidos

mar-14 nov-14 dic-16 No

Publicar seguimiento de indicadores de desempeño comprometidos, 2014.

dic-14 ene-15 dic-16 No

Obtener resultado piloto de Evaluación de Impacto

ago-15 oct-15 N/A N/A

Publicar por medio electrónico resultado piloto de Evaluación de Impacto.

dic-15 dic-15 dic-16 No

12Se destaca que no es técnicamente posible realizar evaluación de impacto del Convenio de Desempeño PMI FSM1204 “Internacionalización de Doctorado” ya

que es necesario que tenga a lo menos 3 años de haber finalizado. Debido a lo anterior, se esta realizando el pilotaje al Convenio de Desempeño de los Proyectos CIAC (MECE 2).




13








Hito 5: Proponer al Consejo Académico modificación de reglamentos.

mar-15 dic-15 dic-16 Parcial (1) Actas de Consejo

Académico.13

Preparar propuesta de reglamentos de: Evaluación de Desempeño Académico y Premio por Desempeño.

mar-15 jun-15 dic-16 Parcial

Presentar ante Consejo Académico jul-15 dic-15 dic-16 Parcial


Las principales acciones realizadas con fecha corte 20/12/2016en este objetivo son:

Hito 1: Contratación de un Profesional con experiencia en modelamiento y técnicas de evaluación de impacto.(100%) Durante el primer semestre de ejecución del PM, se define el perfil de Asesor Metodológico acorde a las necesidades de la institución, el

cual tiene por objetivo contribuir técnicamente a la unidad en la gestión integral de la evaluación de impacto a Convenios de Desempeño

u otros proyectos de gran envergadura. Este perfil fue diseñado para que sus funciones no estuviesen replicadas en otras unidades y/o

personas, debido a ello se trabajó con la Comisión Técnica.

Definido el perfil de contratación, se realiza el primer llamado a concurso en septiembre del 2014, el cual se desarrolló bajo los

procedimientos institucionales y de MECESUP. En noviembre del mismo año se incorpora a la unidad el Sr. Cristian Fliess, su inserción e

involucramiento con la institución y el PM fueron excepcionales. Aquello ha permitido avanzar adecuadamente en todas las actividades

de este objetivo específico, junto con ser un aporte a todas las actividades que se desarrollan dentro de la Vicerrectoría Académica.

13Se entrega certificado del Acta de aprobación dado que no son públicas.




14

Hito 2: Benchmarking.(100%) El estudio prospectivo se encuentra finalizado, es por ello que ya se están realizando las acciones comprometidas para organizar las

visitas nacionales e internacionales del benchmarking. Se ha generado el instrumento para levantamiento de las mejores prácticas

nacionales y se dispone del método de análisis de información. Se busca conocer el sistema de seguimiento de indicadores, plataformas

tecnológicas y buenas prácticas realizadas para el levantamiento de los indicadores. Asimismo, conversar con las unidades operativas

encargadas de los procesos de evaluación de impacto y unidades encargadas la integración de indicadores cualitativos y cuantitativos.

Para ello se programaron las siguientes visitas:

Universidad de Católica del Norte: se realiza el 30-junio reunión con el Sr. Rodrigo Alda, Vicerrector Académico y parte de su Staff, de la UTFSM participó la Srta. Constanza Morales y el Sr. Cristian Fliess (ambos de la Secretaría Ejecutiva VRA).

la Universidad de Chile: se realiza el 13-marzo reunión con el Sr. Pablo Duarte Secretario Ejecutivo del Consejo de Evaluación, de la UTFSM participaron los profesionales de la Secretaría Ejecutiva VRA, con el objetivo de entablar contacto y conocer lo que han desarrollado en evaluación de impacto. De esta manera, y con el apoyo del Sr. Duarte se programa visita de bench para el 24 y 25 de agosto, se programan varias reuniones con distintos actores relevantes de la Universidad, participan de la UTFSM profesionales de la Unidad de Coordinación de Proyectos Académicos (UCPAI) y de la Secretaría Ejecutiva VRA.

Universidad de Santiago de Chile: se realiza el 18-agosto reunión con el Sr. Luis Meza, Director de Desarrollo Institucional y Sandra Salinas, encargada Unidad de Coordinación Institucional, participan de la UTFSM profesionales de la Unidad de Coordinación de Proyectos Académicos (UCPAI) y de la Secretaría Ejecutiva VRA.

Mientras que en el ámbito internacional se visita el Tecnológico de Monterrey-México, fueron 5 días de actividades desde el 03 de agosto, se conocieron distintas áreas de la institución con más de 5 reuniones diarias. Participaron de la UTFSM el Sr. Hugo Alarcón, Director de Enseñanza y Aprendizaje, la Sra. Julia Bustamante, Coordinadora de la UCPAI, la Srta. Constanza Morales, Secretaria Ejecutiva VRA y el Sr. Cristian Fliess, Asesor Metodológico de la Secretaría Ejecutiva VRA.

Se cuenta con los informes de levantamiento de buenas prácticas, donde se establecen las mejores prácticas encontradas respecto al

sistema de indicadores, métodos de integración de procesos de evaluación cualitativa y cuantitativa. Asimismo, se conocieron las

mejores prácticas referidas a la facilitación del cambio en la cultura organizacional. Finalmente, se identifican las mejores prácticas, que

podrían resultar de interés para replicar en la UTFSM.




15

Complementariamente, en abril del 2015, se realizó la Asistencia Técnica Nº2 individual denominada “Desarrollo de los elementos

teóricos y operacionales para el fortalecimiento de las capacidades institucionales de la evaluación de Impacto en los sistemas de gestión

institucional de la Academia” permite apoyar a los 3 objetivos específicos. Este servicio estuvo dividido en un trabajo presencial y no-

presencial, el primero consistió en una serie de talleres y charlas dedicados a generar un espacio de análisis entre las altas autoridades

superiores, acerca de la utilidad y pertinencia de la metodología de evaluación de impacto para los modelos de desarrollo estratégico

institucional. Donde el expositor profundizó en los elementos teóricos y casuísticos de alta dirección estratégica, relacionada a los

diversos factores a los que las organizaciones deben hacer frente como parte de la implantación de sistemas de convenios de

desempeño.

Las temáticas trabajadas con los distintos estamentos y grupos fueron: metodologías de gestión para establecer el valor creado y/o

impacto de los proyectos, gestión del cambio organizacional para la gestión del valor creado y medición del mismo, metodologías para la

definición de los grupos de interés y beneficiarios, elementos de estrategia organizacional para la gestión del impacto y metodologías

para posicionamiento competitivo y la sostenibilidad de la estrategia.

Como resultado de la asistencia técnica se cuenta con un informe técnico, en el que el consultor, ha establecido un conjunto de

recomendaciones técnicas para el mejoramiento y consolidación a los sistemas de gestión de Convenios de Desempeño. Entre los

aspectos más destacados del informe se tiene que; 1) para el Staff Directivo recomendaciones en metodologías de estrategia y

comunicación internas para implementar un proceso de medición del impacto y a su vez guías técnicas para desarrollar procedimientos

de alineación del impacto, operaciones y estructura organizativa con los planes de desarrollo estratégico, 2) para los directivos de

departamento, jefes de proyecto y profesionales recomendaciones para establecer alianzas organizativas que permitan fortalecer los

impactos de los convenios de desempeño y también la importancia de la conducción de los sistemas de información para la toma de

decisiones y diagnósticos que funden los convenios de desempeño.

Finalmente, el consultor junto con el diagnóstico realizado a los convenios de desempeño, hizo entrega de un instrumento para las

unidades profesionales a cargo de la gestión de convenios de desempeño. El instrumento consiste en una matriz de diseño técnico,

financiero y metodológico para el levantamiento de indicadores de impacto destinado al trabajo directo con los grupos de interés.




16

Hito 3: Implementar Modelo de Evaluación de Impacto. (100%) Con el Asesor Metodológico inserto en el equipo de trabajo, fue posible ajustar la programación de actividades del objetivo específico

Nº2 y re-definir algunos errores técnicos-conceptuales que se poseían respecto a evaluaciones de impacto. Es importante destacar que

no será posible realizar el prototipo en el PMI FSM1204 de Internacionalización de Doctorados, ya que toda evaluación de impacto para

su realización requerirá necesariamente, a lo menos 2 años de finalización del proyecto. Debido a ello, es que se ha decidido trabajar con

3 proyectos que conforman el CIAC (FSM0813, FSM1124, FSM1206), ya que presenta las mejores condiciones técnicas de factibilidad

para la aplicación de esta metodología.

Para realizar los prototipos de prueba del modelo de evaluación de impacto se han definido 2 servicios de consultoría individuales14. La

primera fue adjudicada el 04 de diciembre al Sr. Pablo Cabrera, Magíster en Estadística de la PUCV y profesor de Matemáticas, de la

misma institución; posee basta experiencia en consultorías estadísticas a proyectos con vínculo con instituciones de Educación Superior.

Se realizaron 3 reuniones de coordinación con el equipo FSM1310, equipo CIAC y consultor, de esta manera se ha entablado un

programa de actividades y las responsabilidades de cada actor, se espera finalizar a mediados de marzo 2016 con el servicio. Con los

resultados obtenidos se ha realizado el levantamiento de un modelo estadístico que permite disponer de un set de estadígrafos

necesarios para realizar el análisis integrado de datos cuali-cuanti destinado a la medición de impacto de convenios de desempeño.

El segundo prototipo se adjudicó a mediados del 2016, a la Sra. Inés Guerrero, académica de larga trayectoria adscrita al Departamento

de Estadísticas de la PUCV. Luego de la entrega del primer informe comprometido, la consultora informa que no podrá continuar con la

asesoría por temas de salud (ver Anexo C-17).

Las actividades pendientes fueron resueltas gracias al esfuerzo extra del Asesor Metodológico VRA, quien realizó la revisión y validación

del contenido del instrumento, junto con la aplicación de la encuesta y focus group para levantamiento de información complementaria

necesaria para el análisis del grupo de proyectos. También se utilizaron fondos para realizar la Asistencia Técnica N°7 individual con el

objetivo de llevar a cabo la validación de confiabilidad y la realización del análisis descriptivo de los resultados obtenidos de los

instrumentos aplicados15.

14 En Anexo C-15 y C-16 se encuentran los contratos de ambas asesorías.

15Ver Anexos C-18, C-19, C-20 y C-21, que describen con detalle las actividades que se realizaron.




17

Con la evaluación de impacto piloto realizada al CIAC, fue posible validar algunos elementos del proceso, por lo cual el Manual para la

Evaluación de Impacto16ha sido definido en su totalidad.Este será un gran aporte no sólo para definir los impactos de los Convenios de

Desempeño posteriores a su cierre, también permitirá de facilitar la formulación de los proyectos, en su definición de indicadores y

público objetivo, seguimiento y control, entre otros.

Sumado a lo anterior y con el propósito de cumplir con lo solicitado por el Analista de MECESUP durante su visita, se ha solicitado en el

proceso presupuestario institucional 2017 el plan de desarrollo denominado “Implementación de Modelo de Evaluación de Impacto a

Convenios de Desempeño” (ver Anexo C-23) y así avanzar hacia una etapa de operación en régimen. Para ello se aplicará el modelo

completo de evaluación de impacto a una selección de cuatro convenios de desempeño, se seleccionaron aquellos proyectos que

cerraron durante los dos últimos años, se encuentran en proceso de ejecución o han sido adjudicados durante los últimos 12 meses. Los

proyectos propuestos son los siguientes:

1. PM FSM1407 “Plan de integración de estrategias para el desarrollo de habilidades de comunicación oral y escrita en inglés en la

UTFSM”.

2. PM FSM1204 “Internacionalización de los programas de Doctorado en Ciencias Físicas, Biotecnología y Electrónica”.

3. PMI FSM1312 “Plan de Mejoramiento Institucional para el Fortalecimiento de la Formación Técnica de UTFSM, hacia una

Formación Técnica articulada y pertinente”.

4. PMI FSM1402 “Incremento sustantivo de la innovación basada en ciencia para lograr su competitividad global en ámbitos de

producción científica y de impacto reconocido, considerando acciones y desarrollo de herramientas transversales para acelerar

los procesos de oferta y demanda tecnológica involucrados”.

Hito 4: Publicación de resultados parciales de seguimiento, por parte de la Unidad de Análisis Institucional. (0%) Este hito por ser de seguimiento depende operativamente del Objetivo Específico Nº1 esto, principalmente, por que técnicamente las

evaluaciones de impacto no poseen resultados parciales ya que se realizan post-cierre de proyecto.

En abril del año 2015 se esperaba realizar la primera publicación de los resultados de seguimiento, pero al comenzar a realizar el

levantamiento y definición de las métricas se llegó al consenso de que era necesario trabajar más a fondo respecto a cuáles serán los

16Ver Anexo A-12




18

indicadores que la institución considera de desempeño. En este hito hubo un retraso debido a que, recientemente, el Consejo Superior17

ha aprobado los indicadores del Plan Estratégico Institucional.

Las actividades de este hito han sido complejas de resolver, principalmente, debido a que el universo de indicadores no es estable ya que

cada proyecto ha definido sus métricas y realiza su seguimiento según los criterios iniciales determinados, actividad que debiese a futuro

ser definida por una entidad central, ya sea la Vicerrectoría Académica y/o la Dirección General de Planificación y Desarrollo. De otro

modo, no es factible hacer una publicación de indicadores y resultados con tanta variabilidad, ya que podría confundir a la comunidad

más que informar de los avances obtenidos.


Es debido a lo anteriormente expuesto, que este hito no ha sido cumplido, quedando como tarea para la Vicerrectoría Académica

generar y solicitar los espacios para resolver estas dificultades.

Hito 5: Proponer al Consejo Académico modificación de reglamentos.(50%) Este hito responde a la estrategia: Incorporar a la evaluación anual de desempeño académico y a los criterios de promoción de la Carrera

Académica el cumplimiento e impacto a Convenios de Desempeño suscritos por la Institución.

La Institución se encuentra en un proceso de cambio y actualización de su reglamentación, se han analizado los mecanismos de

aseguramiento de la calidad y trabajando en mejorar los procesos y procedimientos existentes, junto con los reglamentos que los

soportan. Específicamente, en lo que respecta a la gestión del talento académico y docentes se ha actualizado el proceso de Evaluación

de Desempeño Docente-Académico (EDDA)18, regido por reglamentación ad hoc, extendiendo su alcance toda la Institucional, su

objetivo principal es salvaguardar que todas las tareas y obligaciones de los profesores de la Institución se efectúen con eficiencia y

calidad, de manera que su contribución sea un aporte al cumplimiento de los objetivos de su Unidad y de la Universidad. De esta manera,

a través del Compromiso Anual e Informe de Actividades se identifican las principales actividades de los profesores y su distribución

horaria a cada una de ellas, incluida la participación en proyectos internos y externos (Fondef, Fondecyt, Corfo y Mecesup), con ello

17 Cuerpo colegiado de mayor jerarquía y responsable de la estrategia general de la Institución.

18 El reglamento de Evaluación de Desempeño Docente-Académico ha sido promulgado con Decreto de Rectoría Nº131/2016 se encuentra en el Anexo C-23.




19

conocer las áreas de desempeño de cada profesor y su unidad. La distribución de carga debe cumplir con el Modelo de Carga

Institucional recientemente formalizado.

Lo anterior permite evaluar el trabajo realizado durante el año por los académicos y docentes dando origen a un incentivo denominado

“Premio por Desempeño Académico y Docente”. El espíritu de este reconocimiento es premiar a los profesores que contribuyen, en

forma destacada, por sobre su carga normal, al desarrollo de la Universidad, para ello se han definido un set de criterios que permiten

una evaluación transversal de las actividades del profesor. Para Casa Central y Campus Santiago se conforma una Comisión que se

encarga de la definición de dichos criterios (con actualización anual), mientras que las Sedes han definido autónomamente la distribución

del premio ya que no se regían al Proceso EDDA. De esta manera, sería posible contar con un instrumento único y alineado que permita

visualizar a los profesores que aportan notablemente al quehacer institucional, este trabajo será realizado durante el año 2017 teniendo

a disposición los resultados del EDDA 2016, necesarios para hacer los modelamientos.


Si bien este hito ha sido logrado de manera parcial, se espera tener durante el 2017 la totalidad de las actividades comprometidas.

También se debe tener presente que se han avanzado en otros instrumentos de gestión de talento académico y docente, junto con la

creación de la Dirección de Desarrollo del Recurso Humano Académico y Docente de dependencia directa del Vicerrector Académico.




20

Objetivo Específico 3: “Mejorar la vinculación y sinergia de las Unidades Académicas con la orgánica central asociada a los Convenios

de Desempeño, incorporando a la comunidad académica y estableciendo los enlaces técnicos necesarios para la correcta formulación

y ejecución de las iniciativas”.

Los “Ingenieros de Apoyo a la Gestión” son los enlaces técnicos en la interacción de las unidades administrativas y de servicios con el quehacer

de las Unidades Académicas y Docentes (o Departamentos), es por ello que las actividades de este objetivo se centran en estos profesionales, en

la búsqueda de generar, a través de un diálogo permanente, oportunidades comunes y ámbitos de desarrollo (Sinergias).

Para ello se proponen 4 acciones:

Definir el perfil de cargo de los Ingenieros de Apoyo a la Gestión.

Definir un Manual de Contenidos para el proceso de inducción de los Ingenieros de Apoyo a la Gestión.

Conformar un Comité de Gestión de Unidades (CGU) con los Ingenieros de Apoyo a la Gestión.

Realizar Talleres de Buenas Prácticas en temáticas relacionadas con labores de gestión departamental.

Además, se propone incrementar la presencia de profesionales de apoyo a la gestión en las Unidades Académicas y Docentes de Casa Central y

Campus Santiago.









Hito 1: Contratación de Profesionales de Gestión en las Unidades Académicas, 1er año.

ene-14 jun-14 jun-15 Si (1) Llamado a concurso.

(2) Perfil del Cargo estándar. (3) Contrato.

- Socialización del proyecto ene-14 mar-14 mar-14 Si

- Diseño de Perfil de Cargo estándar mar-14 mar-14 oct-14 Si

- Concurso abr-14 abr-14 may-15 Si

- Contrataciones may-14 jun-14 jun-15 Si

Hito 2: Contratación de Profesionales de Gestión en las Unidades Académicas, 2do

abr-15 jun-15 jul-15 Si (1) Llamado a concurso.

(2) Perfil del Cargo estándar.




21








año. (3) Contrato.

- Concurso abr-15 abr-15 jun-15 Si

- Contrataciones may-15 jun-15 jul-15 Si

Hito 3: Conformar Comité de Gestión de Unidades Académicas - Docentes

abr-14 dic-15 may-15 Si (1) Listado de temas

prioritarios. (2) Actas del Comité. - Convocar miembros abr-14 abr-14 abr-15 Si

- Establecer priorización de temas para el primer año

abr-14 may-14 may-15 Si

- Reuniones mensuales abr-14 dic-15 - N/A

Hito 4: Inducción de profesionales de gestión a los procesos de gestión de CD.

may-14 jun-14 ago-15 No (1) Manual de contenidos de

inducción.

- Diseñar contenidos may-14 may-14 sep-15 Si

- Establecer procedimiento de inducción

may-14 may-14 jul-16 Si

- Jornada de Inducción Comité de Gestión

jun-14 jun-14 sep-15 Si

Inducción permanente de nuevos profesionales de gestión de Unidades Académicas.

jun-14 - - N/A

Hito 5: Taller de Buenas Prácticas para la Gestión de CD, 2014.

jun-14 nov-14 may-15 Si (1) Programa Taller. (2) Presentaciones.

Organización jun-14 nov-14 abr-15 Si

Selección Consultor y firma contrato - - abr-15 Si

Taller nov-14 nov-14 abr-15 Si

Visita de expertos nov-14 nov-14 abr-15 Si

Recepción Informes

- - may-15 Si




22








Hito 6: Taller de Buenas Prácticas para la Gestión de CD, 2015.

jun-15 nov-15 abr-16 SI (1) Programa Taller. (2) Presentaciones.

Organización jun-15 nov-15 abr-16 Si

Selección Consultor y firma contrato - - abr-16 Si

Taller nov-15 nov-15 abr-16 Si

Visita de expertos nov-15 nov-15 abr-16 Si

Recepción Informes - - may-16 Si


Las principales acciones realizadas con fecha corte 20/12/2016en este objetivo son:

Hito 1 y 2: Contratación de Profesionales de Gestión en las Unidades Académicas.(100%) Para la formulación del perfil se solicitó a la Dirección de Recursos Humanos, perfiles de las últimas contrataciones desarrolladas que

estuviesen ligados a apoyar la gestión de las unidades académicas-docentes. De esta manera, se trabajó en un perfil que cubriera todas

las actividades y aristas que ejecutan estos profesionales.

En el proceso presupuestario institucional del 2014 (mes de octubre), se elevó la solicitud de incremento en la dotación de personal

ligado a incorporar profesionales de apoyo a la gestión en unidades académicas-docentes para que, de esta manera, generar enlaces

técnicos y un diálogo permanente entre las unidades y la administración. Durante este proceso se alcanza la validación del perfil.

Para marzo del 2015 se obtuvo la aprobación de las contrataciones de los Ingenieros de Apoyo a la Gestión y los departamentos que

serían beneficiados con este proceso. Cabe destacar que una de las contrataciones fue asignada al Departamento de Obras Civiles, la cual

corresponde a una regularización de situación contractual de la Srta. Michele Urrutia, quien estaba contratada con fondos propios de la

unidad. Durante el primer semestre 2015, se realizaron los 3 concursos pendientes, los cuales se concretaron de la siguiente manera:

1. Srta. Carolina Méndez de la Académica de Ciencias Aeronáuticas, comenzó el 01 de junio del 2015.




23

2. Sr. Abelardo Cuenca del Depto. de Ingeniería Eléctrica, comenzó el 01 de julio del 2015. 3. Sra. Isabel Providel del Depto. Física, comenzó el 07 de julio del 2015.

Por otro lado, el Departamento de Informática posee un profesional que ejecuta las funciones de ingeniero de apoyo a la gestión, pero

no es un cargo formalizado dentro de la institución ya que depende de fondos de un plan de desarrollo anual, donde la continuidad

depende año a año.

Hito 3: Conformar Comité de Gestión de Unidades Académicas.(100%) El 17 de abril del 2015 se realiza la primera convocatoria a los Ingenieros de Apoyo a la Gestión de las Unidades Académicas y Docentes,

a los cuales se les presentan los objetivos y alcances del proyecto FSM1310, junto con la importancia de conformar este Comité de

Gestión de Unidades (CGU). Los participantes mostraron una favorable acogida a la invitación y agradecieron esta nueva instancia de

coordinación y trabajo, con ello se dio inicio a las actividades del CGU.

Se acordó realizar las sesiones el tercer viernes de cada mes y generar una carpeta compartida con la información presentada y actas de

las reuniones. A la fecha se han realizado dos convocatorias con las siguientes tabla de trabajo:

1. Reunión Nº2: viernes 15 de mayo 2015. Tabla: (1) Proceso de Nueva Oferta Académica; (2) Proyectos MECESUP vigentes; y (3) Revisión y calendarización de temas a abordar en las futuras reuniones.

2. Reunión Nº3: viernes 17 de junio 2015. Tabla: (1) Proyecto Ingeniería 2030; (2) temas varios. 3. Reunión Nº4: viernes 25 de septiembre 2015. Tabla: (1) Análisis del proceso de Inducción. 4. Reunión Nº5: viernes 23 de octubre 2015. Tabla: (1) Proceso presupuestario 2016. 5. Reunión Nº6: viernes 27 de noviembre 2015. Tabla: (1) Propuesta de mejora al proceso de Inducción. (2) Modelo de Carga. 6. Reunión Nº7: viernes 18 de diciembre 2015. Tabla: (1) Modelo de Carga. 7. Reunión Nº8: martes 12 de diciembre 2015. Tabla: (1) Síntesis del año. 8. Reunión Nº9: jueves 19 de mayo 2016. Tabla: (1) Evaluación del Taller Nº2-2016. (2) Levantamiento de temáticas para el CGU. 9. Reunión Nº10: viernes 10 de junio 2016. Tabla: (1) Modelo de Carga Institucional. 10. Reunión Nº11: viernes 15 de julio 2016. Tabla: (2) Modelo de Carga Departamentos (OC, IMM, ELO). (2) Revisión Informe de

Gestión Departamental. 11. Reunión Nº12: viernes 19 de agosto 2016. Tabla: (1) Taller de ERP-VREA. 12. Reunión Nº13: viernes 22 de septiembre 2016. Tabla: (1) Revisión comentarios de los Informe de Gestión Departamental. (2)

Percepción de Impacto sobre la implementación del Comité y de los talleres (FSM1310, Objetivo Específico Nº3). 13. Reunión Nº14: viernes 28 de octubre 2016. Tabla: (1) Taller de “Autoevaluación y Calidad”, nuevos criterios CNA-Chile.




24

Hito 4: Inducción de profesionales de gestión a los procesos de gestión de Convenios de Desempeño. (100%)

Durante la sesión Nº4 del Comité de Gestión de Unidades (septiembre 2015) se realizó un análisis del proceso de inducción actual, cabe

señalar que la Institución no tiene un proceso formalizado por lo que las experiencias de cada funcionario varía según su jefatura y

compañeros de trabajo. De este modo fue posible realizar un levantamiento de los tópicos de interés y posibles estrategias de mejoras,

finalmente se conforma una comisión que consolida la información en el Manual de Contenidos para la Inducción de

profesionales(véase Anexo A-25).

Cabe señalar, dentro de los programas del Plan Estratégico Institucional 2014-2018 se encuentra la mejora del proceso de inducción, por

lo tanto, la Dirección de Recursos Humanos está preparando un instrumento online en el cual se contenga toda la información relevante

y que el usuario pueda acceder.

Hito 5: Taller de Buenas Prácticas para la Gestión de CD, 2014.(100%) El 30 de abril del 2015, se realizó el primer taller de buenas prácticas, dirigido por el Dr. Humberto Cantú y su temática fue “Convenios de

Desempeño: La Evaluación de Impacto en los sistemas de gestión de la calidad”, desde se buscó profundizar los elementos conceptuales

y operativos de la evaluación de impacto como herramienta de gestión para medir la efectividad de los proyectos, junto con propiciar un

espacio de diálogo entre los participantes respecto de la temática.

La jornada tuvo lugar en el auditorio principal de la Casa Central de la Universidad y participaron Directores de Departamentos e

Ingenieros de Apoyo a la Gestión19.

La selección del experto fue realizado a través la Asistencia Técnica Nº2 “Desarrollo de los elementos teóricos y operacionales para el

fortalecimiento de las capacidades institucionales de la evaluación de Impacto en los sistemas de gestión institucional de la Academia”

(véase Anexo C-25). Se modificó la figura de las visitas de expertos a servicios de consultoría individuales, con el objetivo de tener más

instancias de trabajo en conjunto con ellos, y generar documentación de utilidad para el desarrollo de los resultados del programa

(modelos).

19Ver Anexo A-26 con el Programa del Taller y Anexo-27 con la presentación del expositor. Además se realizó una nota de prensa institucional UTFSM, la cual se puede encontrar

en el Anexo C-27.




25

Hito 6: Taller de Buenas Prácticas para la Gestión de CD, 2015.(100%) Luego de las buenas relaciones entabladas con otras instituciones de educación superior, se consideró replantear el taller interno de

buenas prácticas ampliando el perfil de participantes. Debido a ello se realizó el Workshop denominado: “hacia una cultura universitaria

de Impactos”.

El 25 y 26 de abril del 2016, se realizó el segundo taller de buenas prácticas, dirigido por el Dr. Ariel La Paz y su temática estaba ligada a

robustecer las prácticas institucionales destinadas al monitoreo de indicadores de efectividad20. La selección del experto nacional fue

realizada a través de la Asistencia Técnica Nº4 “Fortalecimiento de las capacidades institucionales para los procesos de seguimiento y

control de gestión institucional” servicio de carácter individual (véase Anexo C-28).

Taller jornada 1: Conducción de la jornada, destinado al levantamiento y elaboración de conclusiones significativas durante la jornada del workshop, se considera como participantes a las Unidades de Coordinación Institucional, Unidades de Efectividad Institucional y Direcciones de Evaluación Institucional, Proyectos Institucionales de Evaluación de Impacto pertenecientes a distintos planteles de educación superior invitados del País. Se realizaron 5 presentaciones: 2 de la Universidad de Chile, Universidad de la Frontera, Universidad Arturo Prat y la UTFSM21.

Taller jornada 2: Taller práctico-experiencial, destinado a capacitar de los profesionales de apoyo a la gestión, VRA, VREA y DGPD vinculados al proyecto, en los elementos teóricos y operacionales del seguimiento, monitoreo y evaluación del impacto en la gestión de sistemas de información institucional. La jornada fue liderada por el Dr. Ariel La Paz, quien expuso la temática “Sistemas de Información para el seguimiento y monitoreo de la Gestión Institucional” (véase presentación en Anexo A-29).

Dada la envergadura de la actividad, más de 70 participantes, y las temáticas abordadas se realizó una evaluación global del evento

plasmadas en el “Informe de evaluación y cierre del Workshop” (Anexo C-31). En general, la mayoría de quienes respondieron la encuesta

online, evalúan positivamente el workshop, identificando que aporto a ampliar los conoc imientos de los participantes UTFSM y también

externos.

20Ver Anexo A-28 con el Programa del Taller.

21En Anexo C-29 se podrán encontrar las 5 presentaciones de la primera jornada. Por otro lado, en el Anexo C-30 se encuentra la nota de prensa institucional UTFSM realizada.




26

1.2 Cumplimiento de indicadores, a la fecha de término de la ejecucióndel Convenio de Desempeño

Indicadores

N° Nombre Indicador

Línea Base

Meta Año 1

Valor Efectivo

Año 1

Meta Año 2

Valor Efectivo

Año 2

Meta Año 3

Valor Efectivo

Año 3

Valor proyectado al término

de la vigencia

Logrado al 20/12/2016

Medios de Verificación adjunto al

presente informe 2012 2014 2015 2016

1 CD suscritos con MINEDUC. 1 3 12 5 17 6 12 7 Si Listado MINEDUC-DFI.

(Anexo B-1)

2 Instrumentos de alineamiento interno tipo CD.

13 18 14 22 14 25 21 28 No Total de Convenios

Firmados.(Anexo B-2)

3 Unidades Académicas con instrumentos de alineamiento interno tipo CD vigentes.

8 10 13 12 13 14 16 16 Si

Nº Unidades Académicas con

Convenios Firmados.(Anexo B-3)

4 Planes de Mejora Institucional y CD con impacto evaluado.

0 0 0 1 0 3 3 5 Si Informe de resultados

Evaluación de Impacto.(Anexo B-4)

5 Unidades Académicas con Profesional de Gestión contratado.

8 10 11 12 15 14 15 16 Si Contratos. (Anexo B-5)

6 Publicación de seguimiento de indicadores de desempeño comprometidos por la UTFSM.

0 1 0 2 0 3 - 4 No Publicación electrónica.




27

Análisis Cualitativo del Avance de Indicadores

1. CD suscritos con MINEDUC. Desde la postulación a la fecha, la UTFSM ha tenido un alto rendimiento en la adjudicación de proyectos Mecesup3, se visualiza para el

futuro una disminución en lo que respecta a la adjudicación de proyectos, principalmente por la baja del número de convocatorias. Se

suma a ello que en el 2015 se han cerrado 3 PM, 1 PMI y 2 BNA. Cabe destacar que se han incorporado los Programas PACE y FDI los

cuales son gestionados de igual modo que los otros proyectos dirigidos por el Ministerio de Educación.

Se especificado el criterio de definición de este indicador, en el cual sólo se contabilizan los proyectos en ejecución en el año presentado.

Valores Efectivos

- 1 2 3

2013 2014 2015 2016

Total 5 12 17 12

Tipo de Convenio

PMI FSM1204, UBB1203 FSM1204, UBB1203,

FSM1312 FSM1204, UBB1203, FSM1312, FSM1402

UBB1203, FSM1312, FSM1402

FF FSM1299 FSM1299 FSM1299 FSM1299

PM

FSM1310, FSM1307, FSM1304, FSM1303

FSM1310, FSM1307, FSM1304, FSM1303, FSM1407, FSM1408,

FSM1412

FSM1310, FSM1407, FSM1408, FSM1412

BNA FSM1206 FSM1313, FSM1206 FSM1414, FSM1313, FSM1206 FSM1510, FSM1414

BASAL FSM1298 FSM1398 FSM1498 FSM1598

PACE

FSM1477 FSM1577 FSM1677

La Institución junto a estudiantes postularon a la convocatoria FDI 2015, donde se adjudicaron 6 proyectos de estudiantes. Mientras que

para la convocatoria FDI 2016, sólo hubo 1 proyecto adjudicado a desarrollar por estudiantes.

Finalmente, la institución ha suscrito Convenio de Desempeño con CORFO en el programa denominado Nueva Ingeniería para el 2030, en

el cual la UTFSM va en consorcio con la Universidad Católica de Chile, específicamente con su Facultad de Ingeniería.




28

2. Instrumentos de alineamiento interno tipo CD y Unidades Académicas con instrumentos de alineamiento interno tipo CD vigentes. Dentro de los Convenios de Desempeño Internos encontramos los Convenios y Acuerdos Académicos, los cuales forman parte de una

estrategia de cambio, que tienen como objetivo el alineamiento de la misión departamental con los lineamientos institucionales

definidos en su Plan Estratégico.

Se puede comentar que para el mes de junio del 2016 se firmaron 3 acuerdos pendientes con Departamentos de la Sede de Viña del Mar,

además se firmaron 2 acuerdos pendientes con Departamentos la Sede de Concepción. Además se aprobaron por proceso de nueva

Oferta Académica 2017, la apertura de 2 nuevos programas, Técnico Universitario en Telecomunicaciones y Redes y Técnico Universitario

en Energías Renovables, los cuales ya poseen su acuerdo académico firmado.

Por otro lado, la Dirección General de Planificación y Desarrollo se encuentra evaluando la oportunidad de firmar convenios académicos

con todas las unidades académicas y docentes con el objeto de formalizar los planes de desarrollo de los departamentos.

Cabe señalar que con la promulgación del Reglamento Orgánico de Sedes hubo una re-estructuración de las Unidades Docentes, debido

a ello este indicador ha sido actualizado con este cambio. A continuación se presenta el listado de Convenios de Desempeño Internos

vigentes:

Unidad Académica o Docente Vigentes

Fecha de Firma

1 Departamento de Obras Civiles 1 Acuerdo Académico. Extensión carrera Ingeniería Civil en Campus Santiago – San Joaquín.

21-02-10

2 Convenio de Desempeño. Tiene por objetivo posicionar el Departamento de Obras Civiles como un referente nacional e internacional a través del fortalecimiento de su actividad académica en Docencia, Investigación y Extensión.

21-02-10

2 Departamento de Ingeniería Eléctrica 3 Acuerdo Académico. Extensión carrera Ingeniería Civil Eléctrica en Campus Santiago – San Joaquín.

21-01-10

3 Departamento de Ingeniería Mecánica 4 Acuerdo Académico. Extensión carrera Ingeniería Civil Mecánica en Campus Santiago – San Joaquín.

21-02-10

4 Departamento de Física 5 Acuerdo Académico. Extensión del Departamento en Campus Santiago – San Joaquín.

29-03-10

5 Departamento de Ingeniería Química y Ambiental

6 Acuerdo Académico. Extensión carrera Ingeniería Civil química en Campus Santiago – San Joaquín.

20-05-10

6 Departamento de Electrónica 7 Acuerdo Académico. Apertura de la carrera de Ingeniería Civil 27-03-12




29

Unidad Académica o Docente Vigentes

Fecha de Firma

Telemática.

7 Departamento de Ingeniería Metalúrgica y de Materiales

8 Acuerdo Académico. Apertura de la carrera de Ingeniería Civil de Minas.

27-11-14

9 Departamento de Electricidad, Sede Concepción

9 Acuerdo Académico. Apertura de la carrera de Técnico Universitario en Automatización y Control.

03-05-10

10 Departamento Construcción y Prevención de Riesgos, Sede Concepción

10 Acuerdo Académico. Apertura de la carrera de Ingeniería en Prevención de Riesgos Laborales y Ambientales.

18-01-11

11 Departamento de Electrónica e Informática, Sede Concepción

11 Acuerdo Académico. Apertura de la carrera de Técnico Universitario en Robótica y Mecatrónica.

19-10-16

12 Acuerdo Académico. Apertura de la carrera de Técnico Universitario en Telecomunicaciones y Redes.

17-11-16

12 Departamento de Química y Medio Ambiente, Sede Concepción

13 Acuerdo Académico. Apertura de la carrera de Técnico Universitario en Control del Medio Ambiente.

17-11-16

13 Departamento Construcción y Prevención de Riesgos, Sede Viña del Mar

14 Acuerdo Académico. Apertura de la carrera de Ingeniería en Prevención de Riesgos Laborales y Ambientales.

23-09-10

14 Departamento de Diseño y Manufactura, Sede Viña del Mar

15 Acuerdo Académico. Apertura de la carrera de Ingeniería en Fabricación y Diseño Industrial.

23-09-10

15 Departamento de Electrotecnia e Informática, Sede Viña del Mar

16 Acuerdo Académico. Apertura de la carrera Técnico Universitario en Telecomunicaciones y Redes.

23-09-10

16 Departamento de Mecánica, Sede Viña del Mar

17 Acuerdo Académico. Apertura de la carrera de Técnico Universitario Minería y Metalúrgico.

23-09-10

18 Acuerdo Académico. Apertura de la carrera de Técnico Universitario en Diseño y Producción Industrial en Moldes y Matrices.

07-07-16

19 Acuerdo Académico. Apertura de la carrera de Técnico Universitario en Mantenimiento Industrial.

07-07-16

20 Acuerdo Académico. Apertura de la carrera de Técnico Universitario en Energías Renovables.

22-11-16

17 Departamento de Química y Medio Ambiente, Sede Viña del Mar

21 Acuerdo Académico. Apertura de la carrera de Técnico Universitario en Gestión de Calidad en Alimentos.

12-07-16




30

3. Planes de Mejora Institucional y CD con impacto evaluado. En julio del 2011, se publica el primer estudio técnico en el marco del proyecto MECESUP2 FSM0713, denominado “Evaluación de

Impacto de Proyectos MECESUP de Pregrado, periodo 1999-2004”. De todos modos, esta evaluación no cumple con la metodología

formulada durante el desarrollo del proyecto por lo que no ha sido considerada como línea base.

En diciembre del presente año, se ha dado por finalizada el desarrollo de los dos pilotos comprometidos en el Objetivo Específico Nº2

logrando con ello la evaluación de impacto de 3 proyectos que conforman el CIAC (FSM0813, FSM1124, FSM1206), ya que presentaban

las mejores condiciones técnicas de factibilidad para la aplicación de esta nueva metodología.

4. Unidades Académicas con Profesional de Gestión contratado. Se han contabilizado aquellos ingenieros que cumplen funciones similares y has sido contratados por fondos centrales o fondos propios

de la unidad, no se han contabilizado aquellos contratados por planes de desarrollo anuales dado que no se visualiza continuidad. Este es

el caso del Departamento de Química que durante el 2013 y 2014 al Sr. Alejandro Sanhueza, mientras que el Departamento de

Informática desde el 2015 está trabajando con la Srta. Daniela Larenas como apoyo al director.

A continuación se presenta un diagrama que relaciona a las unidades con los ingenieros de apoyo a la gestión contratados a la fecha.

Unidad Académica o Docente 2014 2015 2016

1 Departamento de Industrias 2 PARDO ROBERTO TOLEDO EDGARD

2 PARDO ROBERTO TOLEDO EDGARD

2 PARDO ROBERTO TOLEDO EDGARD

2 Departamento de Ingeniería Comercial1 - 1 URRUTIA ANDREA 1 URRUTIA ANDREA

3 Departamento de Obras Civiles 1 URRUTIA MICHELE 1 URRUTIA MICHELE 1 URRUTIA MICHELE

4 Departamento de Química 0 - 0 - 0 -

5 Departamento de Ingeniería Mecánica 1 HERRERA JOCELYN 1 HERRERA JOCELYN 1 HERRERA JOCELYN

6 Departamento de Arquitectura 1 ARAYA JUAN PABLO 1 ARAYA JUAN PABLO 1 ARAYA JUAN PABLO

7 Departamento de Ingeniería Metalúrgica y de Materiales 1 ALVAREZ CECILIA 1 ALVAREZ CECILIA 1 ALVAREZ CECILIA

8 Departamento de Electrónica 2 IBACACHE MARIA SANHUEZA GABRIELA

2 IBACACHE MARIA SANHUEZA GABRIELA

2 IBACACHE MARIA SANHUEZA GABRIELA

9 Departamento de Matemática 1 SANCHEZ ROBERTO 1 SANCHEZ ROBERTO 1 SANCHEZ ROBERTO




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Unidad Académica o Docente 2014 2015 2016

10 Departamento de Ingeniería Química y Ambiental 1 MEDINA YOLANDA 1 MEDINA YOLANDA 1 MEDINA YOLANDA

11 Departamento de Física 0 - 1 PROVIDEL ISABEL 1 PROVIDEL ISABEL

12 Departamento de Ingeniería Eléctrica 0 - 1 CUENCA ABELARDO 1 CUENCA ABELARDO

13 Departamento de Informática 0 - 0 - 0 -

14 Departamento de Educación Física, Deportes y Recreación 0 - 0 - 0 -

15 Departamento de Estudios Humanísticos 0 - 0 - 0 -

16 Academia de Ciencias Aeronáuticas 0 - 1 MENDEZ CAROLINA 1 MENDEZ CAROLINA

17 Ingeniería en Diseño de Productos 1 MORALES ANA 1 MORALES ANA 1 MORALES ANA 1 Departamento aprobado el 23 de enero del 2015 por Consejo Superior (DR Nº003/2015)

5. Publicación de seguimiento de indicadores de desempeño comprometidos por la UTFSM. Este hito está concatenado al desarrollo de actividades externas al proyecto, ya que es necesario contar con la definición de los indicadores que

la institución considera de desempeño. (Mayor información en el Hito 4 del Objetivo Específico Nº2).




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1.3 Resumen ejecución derecursos del Convenio de Desempeño ($ Nominales)

Ítem

(1) Gasto presupuestado $ (2) Gasto $: efectivo, comprometido, total; al término

ejecución 20/12/2016

$ Saldo no gastado al

término de ejecución

Mineduc Institución Total

Mineduc Institución

Mineduc Institución Total (a) EFECTIVO

(b) (c = a+b) TOTAL

(d) (e) (f = d+e) TOTAL

COMPROMETIDO

EFECTIVO COMPROMETIDO

Bienes $ 22.610 $ 1.500 $ 24.110 $ 22.610 $ 0 $ 22.610 $ 1.682 $ 0 $ 1.682 $ 0 -$ 182 -$ 182

Obras menores $ 39.421 $ 3.500 $ 42.921 $ 17.663 $ 21.758 $ 39.421 $ 0 $ 871 $ 871 $ 0 $ 2.629 $ 2.629

Servicios de consultoría $ 88.122 $ 500 $ 88.622 $ 45.773 $ 42.349 $ 88.122 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 500 $ 500

Servicios de no consultoría $ 0 $ 500 $ 500 $ 0 $ 0 $ 0 $ 333 $ 0 $ 333 $ 0 $ 167 $ 167

Total gastos adquiribles $ 150.153 $ 6.000 $ 156.153 $ 86.046 $ 64.107 $ 150.153 $ 2.015 $ 871 $ 2.886 $ 0 $ 3.114 $ 3.114

Formación de RRHH $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

Transporte $ 3.762 $ 1.000 $ 4.762 $ 3.762 $ 0 $ 3.762 $ 220 $ 0 $ 220 $ 0 $ 780 $ 780

Seguros $ 136 $0 $ 136 $ 136 $ 0 $ 136 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

Viáticos $ 4.875 $ 55 $ 4.930 $ 4.875 $ 0 $ 4.875 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 55 $ 55

Costos de inscripción $ 0 $ 500 $ 500 $ 0 $ 0 $ 0 $ 380 $ 0 $ 380 $ 0 $ 120 $ 120

Honorarios $ 5.800 $ 500 $ 6.300 $ 5.600 $ 200 $ 5.800 $ 300 $ 0 $ 300 $ 0 $ 200 $ 200

Sueldos $ 28.103 $ 86.950 $ 115.053 $ 28.586 $ 0 $ 28.586 $ 86.905 $ 1.433 $ 88.338 -$ 483 -$ 1.388 -$ 1.871

Gastos pedagógicos y de aseguramiento de la calidad

$ 1.187 $ 2.000 $ 3.187 $ 883 $ 304 $ 1.187 $ 566 $ 285 $ 851 $ 0 $ 1.149 $ 1.149

Mantenimiento y servicios $ 3.074 $ 3.795 $ 6.869 $ 3.074 $ 0 $ 3.074 $ 2.757 $ 183 $ 2.940 $ 0 $ 855 $ 855

Servicios básicos $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

Impuestos, permisos y patentes

$ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

Total gastos recurrentes $ 46.937 $ 94.800 $ 141.737 $ 46.916 $ 504 $ 47.420 $ 91.128 $ 1.901 $ 93.029 -$ 483 $ 1.771 $ 1.288

Total $ $ 197.090 $ 100.800 $ 297.890 $ 132.962 $ 64.611 $ 197.573 $ 93.143 $ 2.772 $ 95.915 -$ 483 $ 4.885 $ 4.402

Cabe mencionar, que a la fecha se encuentra pendiente la gestión interna (institucional) de un abono por concepto de remuneraciones, por un

total de 483M.-, con lo que se subsana el excedente presentado en UCI del mes de Diciembre 2016.




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1.4 Cuadro de gastos comprometidos

Ítem/Gasto comprometido $ totales N°

pagos Mes o período de pago (mes/año) o

(mes/año: inicio, término) Tipo documento

Fecha documento

Obras

Remodelación Edificio A $ 21.758.370 1 Marzo 2017 Contrato 12-12-2016

Total gasto Obras $ 21.758.370

Servicios de Consultoría

Asistencia Técnica N°3 $ 41.698.999 5 Entre Enero 2017 y Abril 2017 Contrato 12-12-2016

Asistencia Técnica N°7 $ 650.000 1 Diciembre 2016 Contrato 04-11-2016

Total gasto servicio consultoría $ 42.348.999

Contrataciones

Ayudante Profesional SEVRA $ 400.000 2 Noviembre y Diciembre 2016 Contrato 01-08-2016

Total gasto Contrataciones $ 400.000

Gastos Pedagógicos

Materiales de Oficina $ 304.050 1 Marzo 2017 Orden de Compra 20-12-2016

Total Gastos Pedagógicos $ 304.050

TOTAL COMPROMETIDO $ 64.811.419

Los documentos mencionados con anterioridad, fueron enviados en formato original al MINEDUC, por concepto de rendición financiera

correspondiente al 4° trimestre 2016.

1.5 Análisis de la Ejecución Financiera

Solicitudes de Reitemización: Las modificaciones a presentar permiten salvaguardar el fiel cumplimiento de los objetivos del programa.

Reitemización de Recursos Nº1 (21/11/2014).

- En noviembre del 2014 se solicitó reitemización de recursos realizando traspaso de gastos recurrentes a gastos adquiribles. Lo anteriormente expuesto es producto del proceso de contratación de los objetivos específicos Nº1 y Nº2. El saldo correspondiente a estas contrataciones asciende a la suma de $39.784.000.- los cuales se solicitaron su utilización para la realización de 2 remodelaciones y la adquisición de bienes varios, con el fin de mejorar y fortalecer la infraestructura de la




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Vicerrectoría Académica para el correcto funcionamiento de ésta, mejorando así la distribución de espacios físicos de las distintas unidades albergadas en ésta.

- Además se solicito la adquisición de Material Bibliográfico y Equipamiento Computacional para uso de los miembros pertenecientes a la unidad.

- En lo que respecta a gastos recurrentes, se tenía contemplado para el ítem Mantenimiento y Servicios un monto de $800.000.- para lo referido a catering. A lo largo del proyecto ha surgido la necesidad de adquirir materiales varios (Papelería, tintas, entre otros), por lo que se solicitó habilitar el ítem Gastos Pedagógicos de Aseguramiento de la calidad por un monto de $500.000.- desglosado del ítem anteriormente señalado.

Reitemización de Recursos Nº2(19/01/2015).

- Dada las nuevas miradas al programa y el análisis en torno al presupuesto y actividades del segundo año de ejecución, es que se han planteado nuevas modificaciones presupuestarias, debido además a la falta de recursos para ciertas actividades consideradas importantes para la ejecución del proyecto.


- Solicitud de reitemizar desde el ítem Sueldos al de Honorarios, con el objetivo de habilitar la opción de contratar al Ingeniero Ayudante, esto en vista de la renuncia de uno de los profesionales del proyecto.


- Dada la extensión por un año del PM y los remanentes de los fondos ejecutados, fue necesario analizar las necesidades actuales y identificar las nuevas oportunidades para el proyecto y la institución.

- Se solicita destinar fondos a mejorar los espacios de trabajo de la Administración Central, a través de la habilitación de una de las dos salas del edificio principal (A-102 y A-104).

- Extensión del pago de sueldos del Asesor Metodológico hasta que el proceso institucional de provisión de personal cierre, 3 meses.

- Se solicita destinar el total de fondos del ítem Servicio de Consultoría (AT3: Implementación de Plataforma, $44.700.000.-) para la compra de equipos de almacenamiento, tales como servidores y red-storage. De este modo, la institución tendrá el soporte tecnológico necesario para la implementación del sistema ERP de gestión.

- Se solicita la redistribución de recursos presentes en gastos recurrentes. - Se considera la continuidad de actividades del Comité de Gestión de Unidades Académicas y Docentes que tiene programada

reuniones mensuales.




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- Por otro lado, se considera la realización de un evento de mayor envergadura para el primer semestre del 2016 (Workshop del OE Nº3), por lo que se deben tener recursos para la organización y ejecución del mismo.


- Se solicita reitemización de los recursos dada la existencia de remanentes de gastos ya ejecutados que generan diferencias entre los recursos programados y los comprometidos. La suma de esos montos ($7.787.369.-) se destina a costear las obras menos ha realizar en la sala A-102.

- Se solicita redistribución de fondos del ítem Transporte a Sueldos, debido que se ha informado que los costos de patronal de la contratación del “Asesor Metodológico VRA” puden ser cargadas a fondos del Mecesup.


- Debido a que el sistema ERP de Gestión no sería capaz de abordar todos los requerimientos presentados desde el equipo del proyecto, se solicita destinar los fondos del ítem Bienes y destinarlos a realizar el Servicio de Consultoría comprometido inicialmente (AT3: Sistema de Gestión de Proyectos Académicos, $44.700.000.-).


- Se solicita unificar el procedimiento de remodelación de la Sala A-102, ya que el FSM1299 costearía la remodelación de la Sala A-104, ambos espacios colindantes y que se conectarán con un panel móbil para la realización de actividades de mayor envergadura.


- Dada la renuncia de la Consultora en la Asistencia Técnica Nº6, resulta necesario solicitar como medida de mitigación reitemizar los fondos para la realización de una Consultoría Individual que haga los análisis pendientes.

- Junto a ello, se solicita abonar al ítem Obras los recursos extras liberados.


- Se solicita reasignar saldo de recursos a ítem Obras, debido a remanente asociado a la Asistencia Técnica Nº3 “Sistema de Gestión de Proyectos Académicos”, la cual tuvo un costo inferior al presupuestado.


- Se solicita reasignar saldo del ítem Sueldos a gastos pedagógicos de aseguramiento de la calidad y de mantenimiento y servicios.




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Errores cometidos al presupuestar. Asistencia Técnica 3: Implementación de Plataforma:

- Este servicio ha sido programado para ser ejecutado en marzo 2015, sin embargo, el presupuesto establecido fue dividido en los 2 años de ejecución del proyecto. A modo de ordenar el presupuesto y por la falta de recursos existentes si esta fuese separada en años, es que se solicitará el traspaso de los recursos al año N°2, es decir, los $19.700.000.- existentes para ésta, sean traspasado al año 2.

Benchmarking.

- La actividad principal del Benchmarking es el proceso de visitas a instituciones nacionales e internacionales, programadas en el Año 1, se ha podido visualizar una incongruencia presupuestaria frente a dicha actividad, ya que se han dividido en 2 los fondos para visitas nacionales, con partes en cada año de ejecución. Dado el retraso general del programa no se han generado mayores complicaciones, debido a que se utilizarán de ambos fondos para realizar las visitas nacionales.

Ejecución presupuestaria a la fecha. Bienes:

Considera adquisición de equipos computaciones, bibliografía, software y mobiliario.

- 1 servidor de alto desempeño valorizado en $3,5 millones requerido para sostener la plataforma informática propuesta, de los cuales la Dirección de Tecnologías de la Información aportó con $2,05 millones para adquirir un equipo de mejor calidad y eficiencia, según los parámetros institucionales.

- equipos computacionales, específicamente la adquisición de 10 Notebook, valorizados en $530 mil en promedio cada uno, además se adquirieron 3 equipos CPU all-in-one valorizados en $566 mil pesos en promedio cada uno. Compras que han permitido renovar los equipos antiguos y asignar a las contrataciones nuevas equipos de trabajo.

- 5 pantallas de 27’’ LED, valorizadas en $180 mil pesos. - 1 Smart-TV para habilitar sala de reuniones, valorizada en $500 mil pesos. - 3 impresoras multifuncionales, valorizada en $150 mil pesos. - 1 fotocopiadora multifuncional, con 1 año de garantía, valorizado en $1.014.142.- - Software especializados (SPSS y Atlas-Ti) para análisis cualitativos y cuantitativos ligados a las evaluaciones de impacto de

Convenios de Desempeño. - Material bibliográfico especializado en temas concordantes con el quehacer de las unidades dependientes de la Vicerrectoría

Académica. - Mobiliario para la habilitación de espacios físicos pertenecientes a la Vicerrectoría Académica.




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- Otras compras: accesorios para poder utilizar los equipos computacionales nuevos, tales como mouse, teclados, entre otros.

Obras menores:

- Remodelaciones menores en oficinas y espacios comunes de la Vicerrectoría Académica para mejorar los espacios de trabajo de los funcionarios.

Servicios de Consultoría:

- Asistencia Técnica Nº1 “Mejoramiento y Optimización de Procesos Asociados a Convenios de Desempeño”: Consultoría de Empresa de 14 semanas de ejecución efectiva, valorizada y devengada en $32,5 millones. Se adjudicó a la Empresa Consultora PENSUM, y a la fecha se encuentran en el proceso de levantamiento de información.

- Asistencia Técnica Nº2 “Desarrollo de los elementos teóricos y operacionales para el fortalecimiento de las capacidades institucionales de la evaluación de Impacto en los sistemas de gestión institucional de la Academia”: Consultoría individual de 4 semanas de ejecución efectiva, valorizada y devengada en $4,8 millones.

- Asistencia Técnica Nº4 “Fortalecimiento de las capacidades institucionales para los procesos de seguimiento y control de gestión institucional”: Consultoría individual de 4 semanas de ejecución efectiva, valorizada y devengada en $2,4 millones.

- Asistencia Técnica Nº5 “Consultoría Estadística para prototipo 1 del modelo de evaluación de Impacto”: Consultoría individual de 4 semanas de ejecución efectiva, valorizada y devengada en $4,3 millones.

- Asistencia Técnica Nº6 “Consultoría Estadística para prototipo 2 del modelo de evaluación de Impacto”: Consultoría individual de 6 semanas de ejecución efectiva, valorizada y devengada en $1,5 millones (Firma del contrato en Julio 2016).

- Asistencia Técnica Nº7 “Análisis Estadístico de Piloto Modelo de Evaluación de Impacto”: Consultoría individual de 4 semanas de ejecución efectiva, valorizada y devengada en $1 millón (Firma del contrato en Noviembre 2016)

Transporte, Seguros y Viáticos:

- Estadía en el extranjero para 4 personas durante la actividad de benchmarking internacional, por 5 días efectivos de trabajo, a la ciudad de Monterrey-México, en total valorizado en pasajes, viático y seguro un total de $7,62 millones de pesos.

- Asume presupuesto total valorizado de $3,5 millones para transporte de miembros del proyecto para visitas y/o estadías nacionales que tengan directa relación con las actividades del proyecto, por ejemplo Benchmarking Nacional.

Salarios:

- Se han ejecutado los gastos asociados a las contrataciones comprometidas por el período del proyecto.

Mantenimiento y servicios:

- Considera un presupuesto total de $1.6 millones para librería, suministros y cafetería durante dos años.




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Contraparte:

- Con fondos de la contraparte se han realizado las 4 contrataciones consideradas para las Unidades Académicas y Docentes, comprometido desde julio del 2015 un total de $85.800.000.- en total.

- Los fondos restantes de contraparte, han sido utilizados para la adquisición de bienes y para realizar gastos recurrentes. Fundamentar la existencia de gastos comprometidos y referirse a eventuales factores de riesgo en su ejecución.

Servicios de Consultoría:

- Asistencia Técnica Nº3 “Sistema de Gestión de Proyectos Académicos”: Consultoría de Empresa de 9 semanas de ejecución efectiva, valorizada y devengada en $41,69 millones. Se adjudicó a la Empresa Consultora Taneq S.P.A (U planner), el contrato fue firmado el 12 de diciembre del 2016, comenzando la asesoría el 26 de diciembre, y a la fecha se encuentran en el proceso de levantamiento de información. A la fecha de entrega del presente informe, la empresa ya realizó el levantamiento y factibilidad técnica del sistema a implementar (ver Anexo A-30).

Obras menores:

- Remodelación de espacios del edificio principal de la institución (Salas A-102 y A-104) con el objetivo de dar mayor versatilidad al uso de las mismas, con esto se apoyará a la administración y a la docencia.




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2 Aspectos relevantes sobre implementación del Convenio de Desempeño

2.1 Organización responsable del Convenio de Desempeño.

Organigrama

Vicerrector Académico/Director

Eugenio González

Directora Ejecutiva

Constanza Morales

Ayudante Profesional Asesor Metodológico VRA

Cristian Fliess

Asesor Académico

Hugo Alarcón

Asesor Académico

Mario Toledo

Asesor Académico

Celin Mora

Ingeniero Asesor VRA

Sandra Estay

Ingeniero de Apoyo a la Gestión UCPAI

Paulina Yañez

Comité Técnico FSM1310

VRA-VREA-DGPD

Unidad de Coordinación de Proyectos Académicos Institucionales (UCPAI-UCI)

Julia Bustamante

Contraloría General UTFSM

Jaime Undurraga




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Cambios en la organización

En el primer año del proyecto surgen varios cambios en la organización del mismo que llevaron a ciertos retrasos en su ejecución.

El Sr. Marcello Visconti, Vicerrector Académico y Director del FSM1310, en abril del año 2014, indica que debe dejar el cargo ya que

desea enfocarse en su campaña para las elecciones de rector de la UTFSM. Debido a ello, el Sr. Juan de la Fuente que en ese entonces

poseía el cargo de Director General de Docencia asume el cargo de Vicerrector Académico hasta el cambio de rectoría.

Luego en mayo, el Sr. Gabriel Jara, Secretario Ejecutivo de la VRA y Director Ejecutivo del FSM1310, asume el cargo de Jefe de

Planificación en la Sede Viña del Mar. Debido a ello asume su vacante la Srta. Constanza Morales, Ingeniera Civil Industrial.

Con el cambio de Rectoría, en octubre del 2014, cambian las autoridades institucionales, asumiendo la Vicerrectoría Académica el Sr.

Eugenio González, académico del Departamento de Mecánica con alta trayectoria dentro de la Institución.

Durante su mandato se crea la Unidad de Coordinación de Proyectos Académicos Institucionales, a cargo de la Sra. Julia Bustamante,

quien asume el rol de ser la contraparte con el Ministerio de Educación, en lo que respecta a proyectos MECESUP. Su equipo lo

conforman profesionales con basta experiencia y capacidad para apoyar en la ejecución y realizar seguimiento y control a los proyectos.

Mecanismos de seguimiento

En relación a los mecanismos de seguimientos, se tiene lo siguiente:

1) Control y Seguimiento Interno: la Unidad de Coordinación de Proyectos Académicos Institucionales, es la encargada de realizar el

seguimiento y control administrativo, financiero, procedimental y de objetivos del mismo, por lo que cada uno de los procedimientos

asociados al proyecto tuvieron que ser analizados y autorizados por esta unidad.

Por otro lado, al momento de acercarse la fecha de cierre, el Contralor General de la Universidad, el Sr. Jaime Undurraga, solicita una

auditoría al proyecto, la cual fue respondida dentro de los plazos establecidos de manera satisfactoria.

2) Control y Seguimiento Externo: El MINEDUC en conjunto con el Banco Mundial, durante la ejecución de este proyecto y a través de sus

respectivas unidades, realizó 3 tipos de seguimiento a través de sus distintas áreas.

a. La Unidad de Adquisiciones, a cargo de la Sra. Verónica Pinilla, realizó en al menos una ocasión, visitas de seguimiento de

procedimientos asociados al convenio.

b. La Unidad de Finanzas, a cargo del Sr. Marcelo Vargas, realizan hasta el día de hoy el seguimiento financiero mediante

documentación original de facturas, contratos, órdenes de compras y otros.




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c. Finalmente el analista del MINEDUC del presente convenio de desempeño, el Sr. Fernando Frick, realizó visitas de seguimiento de

objetivos e indicadores en más de una oportunidad.

2.2 Logros del Convenio de Desempeño.

En el objetivo específico Nº2 durante noviembre del 2014, se incorpora al equipo del proyecto el Sr. Cristian Fliess quien analiza la propuesta de actividades planteada inicialmente y formula las modificaciones metodológicas pertinentes que permitieran la plena congruencia y viabilidad para la ejecución del objetivo. Además, logra una rápida inserción en la Unidad, su actitud y conocimiento en modelos de evaluación de impacto e Instituciones de Educación Superior han permitido avanzar eficientemente en las actividades comprometidas en los diversos objetivos, ha sido un excelente aporte en la ejecución global del programa.

En el objetivo específico Nº3 durante julio del 2014, se incorpora al equipo del proyecto la Srta. Sandra Estay Ingeniera Asesora perteneciente a la Secretaría Ejecutiva de la Vicerrectoría Académica, sin ser esta coordinación una actividad específica de sus funciones adopta con excelente actitud la tarea, su conocimiento cabal de la institución le permiten avanzar sin mayores inconvenientes en la realización de las actividades.

Favorable incorporación de las Unidades en el desarrollo del PM, este proceso ha permitido generar espacios de conversación y colaboración en torno a las temáticas involucradas en el programa, generando una efectiva instalación en la institución.

Con la Asistencia Técnica Nº1 “Mejoramiento y Optimización de Procesos Asociados a Convenios de Desempeño”se obtuvo un orden frente a los procesos involucrados y una propuesta de plan de mejoras (Anexo C-7) para actualizar aquellos procedimientos que se ven con debilidades y formalizar aquellos que no poseen una ruta clara, con ello se podrán definir claramente las funciones y responsabilidades de las unidades involucradas. Además, se ha comenzado a trabajar en la construcción y definición del Modelo de Gestión de Convenios de Desempeño y su mapa de procesos.

Se ha realizado el Benchmarking(Anexo A-9)nacional e internacional permitiendo, de esta manera, diseñar el modelo de evaluación de impacto y definir buenas practicas de gestión, específicamente en la revisión de sistemas de seguimiento de indicadores, plataformas tecnológicas y buenas prácticas realizadas para el levantamiento de los indicadores.

Realizada la investigación previa, se avanzó en la realización del análisis estadístico del Modelo de Evaluación de Impacto con la definición de 2 asesorías (finalmente estas actividades se realizaron con 3 Asistencias Técnicas) y, además,fue posible comenzar a trabajar en la elaboración del Manual del mismo proceso. Hoy, es posible indicar que se posee el "Reporte Final de Impacto - Piloto CIAC"(Anexo A-11) donde se evaluaron 3 proyectos que aportaron al Centro.

La Institución durante el estos últimos años estuvo realizando grandes cambios en su reglamentación, tanto orgánica como de procesos, referente a este proyecto se ha realizado la actualización del Reglamento de Evaluación de Desempeño Docente Académico (Anexo A-13), quedando pendiente para el año 2017 la definición de los nuevos criterios del Premio por Desempeño.




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A la fecha los hitos y actividades del objetivo específico 3 se han realizado según con la reprogramación de actividades gracias a que no están concatenados temporalmente con las otras actividades. A saber, se concretaron los procesos de contratación de los cuatro ingenieros de apoyo a la gestión, se conformó el “Comité de Gestión de Unidades Académicas y Docentes”, se están realizando las reuniones del mismo que han logrado alta motivación de los profesionales.

Desde el primer contacto con el Sr. Humberto Cantú, Director de la Escuela de Negocias, Ciencias Sociales y Humanidades del Tecnológico de Monterrey, se generó una optimista aceptación por invitarnos a conocer la experiencia que posee la institución en el ámbito de implementación de estrategias para la gestión de calidad y convenios de desempeño (Taller 1, Anexo A-26/27).

Las estadías nacionales han generado un vínculo y apertura a poder evaluar otras eventuales estadías de colaboración bidireccional. Es debido a lo anterior que el taller de buenas prácticas definido como una actividad interna UTFSM en el Objetivo Específico 3, se ha ampliado el Workshop con invitados de otras instituciones.

Finalmente, se ha realizó elWorkshop “hacia una cultura universitaria de Impactos” con la participación deactores de la UTFSM, de otras universidades, de MECESUP y expertos en impacto, las actividades fueron dirigidas por el académico el Sr. Ariel La Paz (Taller 2, Anexo A-28/29).

Con la implementación de la ERP de Gestión liderada por la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos (VREA) se ha empezado a ajustar y mejorar la eficiencia de varios procesos de soporte a los proyectos, tales como contratación de personal, remuneraciones, adquisiciones, pago de facturas, licitaciones de toda índole, recuperaciones de gastos, pago de servicios, entre otros. Se debe hacer referencia al Plan de Mejoramiento y Optimización de Procesos (Anexo C-7) ya que varios programas serán impactados con esta mejora institucional.

Actualmente, se está desarrollando última asesoría de empresa en donde se busca implementar un “Sistema de Gestión de Proyectos Académicos” (Anexo C-14), de esta manera será posible llevar el seguimiento del ciclo de vida completo de un convenio de desempeño, desde que es una idea de proyecto, pasando por su adjudicación, ejecución, cierre, finalizando con su evaluación de impacto años posteriores a su término. Se ha obtenido excelente aceptación del sistema en las unidades administrativas, logrando sumar en la toma de requerimientos a la Dirección General de Planificación y Desarrollo, Dirección de Presupuesto y Unidad de Autoevaluación y Calidad, las cuales han propuesto otros tipos de proyectos estratégicos ha ser gestionados a través de la plataforma.

Por otro lado, se ha remodelado y habilitado espacios de la Vicerrectoría Académica, que permiten, hoy en día, tener un mejor aprovechamiento de las oficinas y lugares comunes. También, se están remodelando 2 salas para mejorar los espacios de actividades de gestión y docencia.




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2.3 Mecanismos de sustentabilidad e institucionalización de acciones del Convenio.

La Institución ha aprobado la contratación de 4 ingenieros de apoyo a la gestión para las unidades académicas y docentes. La labor realizada por este proyecto ha permitido que no sólo la Vicerrectoría Académica considere este puesto como estratégico dentro de los departamentos, además otras áreas han comenzado a entablar relación directa con los profesionales, ya que son ellos los asesores expertos de la unidad en lo que es gestión. El perfil y cargo se ha validado, es reconocido.

La incorporación del cargo “Asesor Metodológico” a la Vicerrectoría Académica ha significado agregar un nuevo enfoque de trabajo, se han profesionalizado temáticas de evaluación de desempeño, indicadores de impacto, etc. Se ha aprobado la continuidad del cargo y sus funciones han sido reconocidas como aporte a la labor de la Institución en miras de ser más eficientes en la asignación de recursos con objetivos claros de desempeño. Se espera continuar con la evaluación de impacto de proyectos, no sólo tipo Convenio de Desempeño.

El Modelo Gestión de Convenios de Desempeño nos permitirá como Institución mejorar nuestros procesos y procedimientos, este es un desafío que hemos adquirido y que deberá seguir madurando en el futuro.

El Modelo de Evaluación de Impacto será un sistema que nos permitirá conocer que tan efectivos y eficientes hemos sido en el diseño y ejecución (y sustentabilidad) de un proyecto estratégico, de esta manera las autoridades y profesionales podrán prospectar más y mejores ideas para el desarrollo de la Institución.

El Comité de Gestión de Unidades Académicas y Docentes ha sido una instancia muy provechosa, no sólo en plantear temáticas de interés, además se han entablado relaciones y confianzas de trabajo. Sin duda se continuarán realizando posterior al cierre del proyecto.

Se debe señalar que el FSM1310 se encuentra inserto en el Plan Estratégico Institucional 2014-2018 a través del programa denominado “Implementación de Convenios de Desempeño en Unidades Académicas, Docentes y Administrativas” perteneciente al área de Gestión Institucional; el cual tiene por resultado aumentar la calidad y productividad en el desempeño de las unidades.

2.4 Cumplimiento de compromisos derivados de la implementación del Convenio

En la siguiente página web se puede acceder a todos los proyectos UTFSM vigentes de MECESUP, esto se debe a una política institucional de agrupar todos los proyectos con fondos externos en un mismo sitio, para facilitar la comunicación y la búsqueda de información. El enlace es el siguiente:http://www.vra.usm.cl/fondos-externos/.

En el enlace anterior es posible encontrar toda la información del presente convenio de desempeño (http://www.vra.usm.cl/fondos-externos/convenios-de-desempeno-externos/plan-de-mejoramiento-de-programa-pm/fsm1310/).Se ha cumplido con los procedimientos de servicios de consultorías y de contratación, tanto internos como del Banco Mundial, según lo estipulado en el Manual de Operaciones del Programa Mecesup3.

http://www.vra.usm.cl/fondos-externos/

http://www.vra.usm.cl/fondos-externos/convenios-de-desempeno-externos/plan-de-mejoramiento-de-programa-pm/fsm1310/

http://www.vra.usm.cl/fondos-externos/convenios-de-desempeno-externos/plan-de-mejoramiento-de-programa-pm/fsm1310/




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En el siguiente link: http://www.usm.cl/universidad/rectoria/informes-de-gestion/se encuentran los Informes de Gestión Institucional, en los cuales se detallan los principales hitos, actividades e indicadores de interés durante ese año. El último Informe de Gestión es el referido al año 2015.

La Unidad de Análisis Institucional depende de la Dirección General de Planificación y Desarrollo, la cual posee 1 jefe de unidad, 1 ingenieros en gestión de la información, 1 estadística, 1 socióloga, 1 analista de datos y 2 profesional de análisis.

2.5 Dificultades para el avance

La primera dificultad fue lograr la adecuada instalación del proyecto superando los cambios de dirección del PM, situación que provocó retrasos en la ejecución de los primeros hitos y con ello en el grueso de las actividades. El Cambio en el Gobierno Universitario durante el periodo marzo – octubre del 2014, lo que significó un retraso en la instalación del proyecto en la Vicerrectoría y por ende también un retraso en la ejecución durante el primer año. A saber, durante el periodo mencionado hubo dos cambios de Vicerrector y un cambio de Secretaria Ejecutiva. En tal sentido, hubiera resultado contraproducente instalar las capacidades esperadasen el proyecto a una estructura orgánica que se esperaba que fuera también reestructurada, de modo contrario se hubiera perdido. No obstante, toda vez que se contó con las nuevas autoridades, prontamente, se inició la ejecución del proyecto y fueron completados los primeros hitos de los tres objetivos específicos del proyecto. Debido a lo anterior, es que el PM comenzó a mostrar un avance sostenido a partir el cuarto trimestre.

Se ha logrado cumplir con los hitos y objetivos pero también será un desafío lograr el cumplimiento de los indicadores, donde existen factores externos que influyen fuertemente. El primero es la baja considerable de convocatorias ministeriales a postular proyectos, lo que afecta al número de proyectos adjudicables.

Ajuste de dirección en la re-itemización presupuestaria solicitada durante enero 2015 se otorga una redefinición y dirección clara de las actividades para asegurar el cumplimiento de los lineamientos estratégicos del PM. Lo anterior, emerge como resultado derivado del inicio de la ejecución del proyecto, en específico por la instalación de las nuevas capacidades profesionales y humanas. El proceso de re-itemización redistribuyó los fondos con el objetivo de fortalecer las actividades débiles o metodológicamente inconsistentes, vistas hasta ese momento en el proyecto y, así con todo, asegurar el fiel cumplimiento de los objetivos propuestos. No obstante, esta reitemización también tuvo un efecto ralentizador para la conducción del proyecto, toda vez que implicó analizar, rediseñar actividades, modificar el plan propuesto y solicitar autorización.

La renuncia del Sr. Ricardo Pruneda genera dificultades para el avance, de todas maneras se logra redefinir las funciones de los profesionales de la Secretaría Ejecutiva VRA y, además, se contrata a un Ingeniero Ayudante. Estas acciones han permitido corregir tempranamente la falta y no retrasar el desarrollo de las actividades.

http://www.usm.cl/universidad/rectoria/informes-de-gestion/




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Se debe realizar una priorización de las actividades del Consejo Superior debido al Proceso de Autoevaluación Institucional provocando retrasos en la aprobación de los indicadores del Plan Estratégico Institucional. Cabe destacar, que la UTFSM aumentó a seis los años de acreditación institucional en todas las áreas sometidas a evaluación.

2.6 Desafíos

El principal desafío es instaurar en la UTFSM una cultura de evaluación de impacto, la cual irá acompañada para el año en curso con la evaluación de 4 Convenios de Desempeño (FSM1407, FSM1204, FSM1312, FSM1402). (ver Anexo C-23)

Se debe continuar con la definición del Modelo de Gestión de Convenios de Desempeño, junto con ello definir la metodología de funcionamiento de los convenios de desempeño internos, la cual se ha mantenido en pausa por que se necesita proyectar acertadamente fondos a comprometer.

Finalmente, todos los hitos fueron logrados y desarrollados con el mayor esfuerzo, quedando sólo 1 pendiente. El desafío que se tendrá desde ahora en adelante es seguir trabajando en las directrices y objetivos del FSM1310, ya que aparecen nuevas tareas fruto de este proyecto. El equipo del proyecto deberá durante el 2017 aprobar, implementar y socializar los modelos y los planes de mejora de una manera eficaz en la institución, con el fin de resguardar su continuidad en el tiempo. Es necesario un alineamiento entre todas las áreas involucradas que permita y asegure una adecuada instalación de estos nuevos instrumentos.




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3 Percepción sobre la implementación y avance de Logros del Convenio de Desempeño

3.1 Percepción de autoridades universitarias

Eugenio González - Vicerrector Académico

El Proyecto FSM1310 ha sido de gran aporte para la Vicerrectoría Académica en el desarrollo de nuevas capacidades internas, logrando fortalecer

aspectos clave en las unidades. Gracias al FSM1310 se ha avanzado en aspectos cruciales en la gestión de proyectos, entre los que destacan la

formulación, ejecución, seguimiento y cierre de proyectos. Actualmente está en desarrollo la consolidación del Modelo de Gestión de Convenios

de Desempeño, trabajo que ha requerido largos análisis con el fin de entender los efectos de implementar un sistema de este tipo dentro de la

Institución. No obstante, se ha avanzado en los otros aspectos que involucran al proyecto.

El principal logro del FSM1310, es sin duda el haber instaurado un Modelo de Evaluación de Impacto en la Institución. Con este sistema la

Universidad tendrá la capacidad de mejorar cada aspecto del ciclo de los proyectos (de cualquier índole), permitiendo comprender desde el día

“cero” el impacto que éste podría lograr con su implementación y su aporte al cumplimiento de la misión y visión institucional. Al Hablar de

“Evaluación de Impacto”, se incorpora implícitamente el desafío de generar un cambio cultural dentro de la universidad, ya que a través de esta

nueva mirada prima el grado de transformación alcanzado en el público objetivo de un proyecto en específico, y no los resultados inmediatos

obtenidos.

Durante el periodo del proyecto FSM1310 se han enfrentado diversos desafíos, en donde el equipo del proyecto ha sabido buscar nuevas

estrategias para seguir avanzando al ritmo que el MINEDUC requiere y sortear con éxito las etapas planteadas. Un ejemplo concreto del beneficio

que este proyecto ha incorporado a la Institución, es la futura puesta en marcha de una plataforma de gestión de proyectos (U-Planner), que sin

duda alguna podrá ayudar a liderar cada uno de los proyectos estratégicos que pertenezcan a la Vicerrectoría Académica, tanto de carácter

interno como de carácter externo. Es tal el beneficio que esta iniciativa brinda, que otras direcciones de la Universidad han decidido sumarse,

creando altas expectativas en la mejora de gestión en el seguimiento y control de proyectos.

Finalmente, al desarrollar los aspectos mencionados, el proyecto FSM1310 ha generado nuevos retos en la Universidad, retos que serán tomados

con el mismo compromiso y dedicación que se tomó el FSM1310, pero con la ventaja que la Institución ahora cuenta con una base sólida en esta

materia que permitirá lograr dichos desafíos de la mejor manera. La Universidad espera que, a través de este mejoramiento, se logre posicionar




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como un actor relevante y como un ejemplo a seguir para otras Instituciones de Educación Superior, destacando nacional e internacionalmente

en la gestión universitaria de la misma forma que lo hace en las áreas académicas y de investigación.

Irene Ortega - Directora General de Planificación y Desarrollo

La ejecución del proyecto FSM1310, si bien considera un alcance original focalizado en instalar una metodología de medición, seguimiento y

evaluación de impacto de los eventuales Convenios de Desempeño que la UTFSM pudiese implementar, desde la perspectiva de la gestión

institucional, consideramos que su alcance excede positivamente lo inicialmente propuesto.

En primer lugar, el desarrollo de la consultoría PENSUM, logra develar diversas áreas de mejora de procesos, que permiten no solo extender las

posibilidades de medición, seguimiento y evaluación de impacto a múltiples proyectos con financiamiento interno y externo, sino que además

efectúa un conjunto de sugerencias y propuestas que inciden en la mejora continua de procesos de gestión, tanto a nivel operativo, táctico y

estratégico.

Por otro lado, la incorporación de la herramienta U-Planner, desde las oportunidades de modernización y eficiencia de la gestión, y la posibilidad

de sumar el seguimiento del Plan Estratégico Institucional en forma automatizada y colaborativa, representa una ganancia que originalmente el

proyecto FSM1310 no necesariamente evidenciaba para nuestra Dirección.

Finalmente, la red de colaboración que el proyecto establece, al enlazar a los profesionales Ingenieros de Gestión de Unidades Académicas

UTFSM, constituye una instancia valorable, pues permite concentrar capacidades que se alinean frente a procedimientos comunes, y que a la

vez son gestionables, como equipo humano calificado, en apoyo a la gestión que se instala como política institucional hacia las Unidades.

Agradecemos como Dirección, tanto la oportunidad desde MECESUP de desarrollar el proyecto, como al equipo ejecutivo por persistir en el

cumplimiento de los objetivos, y sumar a Direcciones que se fueron visualizando como áreas que podrían sumarse a los beneficios del desarrollo

del proyecto.

Julia Bustamante – Coordinadora Unidad de Coordinación de Proyectos Académicos Institucionales

El Plan de Mejoramiento (PM FSM1310) ha sido un gran aporte a nuestra unidad ya que nos permitió visualizar desde la mirada de un externo las

fortalezas y debilidad de nuestros procesos internos. Además nos permitió compartir buenas prácticas con unidades similares a la nuestras en

otras instituciones, lo cual nos benefició en forma mutua, ya que siempre es buena la retroalimentación en pro de la mejora continua.




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Los talleres y seminarios que se llevaron a cabo también fueron un aporte y no solamente para nuestra unidad, sino que también para todas

aquellas unidades en los cuales los procesos de evaluación se tornan fundamentales.

Además de lo ya mencionado nos permitirá como unidad organizarnos de una manera más eficiente y eficaz con la implementación del Sistema

de Gestión de Proyectos. Tenemos fe que con esta nueva herramienta nuestros esfuerzos serán focalizados en aquellos proyectos o aspectos que

se encuentren más débiles.

3.2 Percepción de académicos

Osvaldo Sarabia - Director Academia de Ciencias Aeronáuticas

La incorporación de un Ingeniero de apoyo ha sido de gran ayuda para obtener, ordenar y difundir información que ha hecho posible mejorar la

gestión académica. En efecto, la Ingeniero de apoyo entrega información pertinente a los Jefes de carrera y al Director que suscribe, con

oportunidad para mejorar la gestión. Al mismo tiempo participa de las reuniones de coordinación donde entrega sus conocimientos y

experiencia. Finalmente ha sido un gran aporte al proceso de acreditación de las carreras, a la mantención de la ISO 9000 y a la asesoría que ha

prestado para la elaboración del Plan Estratégico de la ACA. El principal cambio es que hoy en día, la ACA mantiene actualizados sus KPI con lo

que es posible medir y mejorar la gestión.

La Ingeniera Carolina Méndez se ha integrado de muy buena forma a la Academia y es reconocido por los miembros de la ACA su aporte al mejor

funcionamiento de ésta.

Pablo Lezana –Director del Departamento de Ingeniería Eléctrica (ene 2015 – dic 2016)

Definitivamente la incorporación del Ingeniero de Apoyo a la Gestión ha sido un aporte. Las principales contribuciones del Ingeniero Abelardo

Cuenca pueden resumirse de la siguiente forma:

- Creación de sistema de órdenes de trabajo para Pañol/Taller del Departamento, tanto en Casa Central (CC) como en Campus

Santiago San Joaquín (CSSJ). En etapa de puesta en marcha.

- Mejoras al software para manejo de inventario en CC y ampliación del sistema a CSSJ. Implementado.

- Apoyo en todo lo administrativo para la realización de la conferencia internacional SICEL 2015.

- Coordinación de las actividades en CSSJ mediante visitas semanales.




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- Elaboración de borrador “Plan de Desarrollo 2014-2018 Departamento de Ingeniería Eléctrica”.

- Apoyo en el proceso de Evaluación de Personal no Académico del Departamento.

- Estandarización de procedimientos en Pañol/Taller del Departamento.

- Mayor coordinación y estandarización de procedimientos con CSSJ.

Si bien Abelardo no ha interactuado con muchos profesores, la percepción de parte de los que si lo han hecho ha sido muy positiva,

particularmente de parte del Delegado departamental en CSSJ, el colega Johny Montaña (con quién colaboró en la organización del SICEL 2015) y

mía.

Alfonso Zerwekh – Director del Departamento de Física (nov 2015 – oct 2016)

Indudablemente la incorporación de un Ingeniero de Apoyo a la Gestión, ha sido un real aporte para el Departamento. Ha dinamizado la gestión

y ha aliviado la carga del Director, haciendo posible que se lleven adelante proyectos de manera oportuna y en tiempos que no serían factibles

sin la presencia del Ingeniero de Apoyo a la Gestión. La gestión se ha agilizado porque se han aliviado otras instancias.

Los profesores han visto que temas que estaban pendientes ahora se han podido atacar de forma ordenada y eficiente.

3.3 Percepción de estudiantes

Los estudiantes no incumbentes directos del proyecto, de todas maneras fueron encuestados y entrevistados a través de focus group en la

realización de los pilotos en la realización de la evaluación de impacto del CIAC, es posible ver los resultados en los siguientes anexos:

Anexo A-11 "Reporte Final de Impacto - Piloto CIAC"

Anexo C-21 Acta focus group del prototipo 2 (Segunda Parte), Asesor Metodológico VRA.

Anexo C-22 Acta focus group de Evaluación de Impacto Piloto CIAC, Asesor Metodológico VRA.




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3.4 Percepción de funcionarios

Kiaring Hasan –Coordinadora del área Planificación e instrumentos de Desarrollo Institucional, DGPD

El proyecto FSM1310 fue un gran a porte para la Institución, ya que si bien sus objetivos apuntaban al mejoramiento del proceso de Convenios

de Desempeño, éste se perfiló para constituir una mejora en muchos de los procesos que la UTFSM debe llevar a cabo en el ámbito de la Gestión

Institucional. Como parte de la Dirección General de Planificación y Desarrollo (DGPD), la visualización de la relevancia y urgencia en el

ordenamiento y empoderamiento de la Gestión de Proyectos, es un elemento que colabora sustantivamente en nuestro quehacer, facilitando el

avance e implementación de los instrumentos de gestión que debemos llevar a cabo para el desarrollo de la Institución en su más amplio

espectro, lo cual se observa desde la operación a la socialización y culturalización de los principales actores de nuestra organización.

Destaco principalmente la incorporación de los Ingenieros de Apoyo a la Gestión en los Departamentos Académicos, por la colaboración que han

brindado como gestores y facilitadores de información. Además, la adquisición de U-Planner que plasmará los resultados del diagnóstico y todos

los esfuerzos que se han puesto para el éxito de este proyecto.

Como Coordinadora del área de Planificación e Instrumentos de Desarrollo Institucional de la DGPD felicito y agradezco a quienes han llevado a

cabo el desarrollo de este proyecto, puesto que ha significado un avance hacia el mejoramiento de la Gestión Institucional y al cambio de

paradigma funcional.

Abelardo Cuenca – Ingeniero de Apoyo a la Gestión, Departamento de Ingeniería Eléctrica

La percepción que tengo como Ingeniero de Apoyo a la Gestión del proyecto FSM1310, principalmente nos ha facilitado y/o permitido:

- Percibir el liderazgo de la VRA al interior de la institución.

- Percibir logros tendientes a la integración de distintos actores: Administración Central, Unidades Académicas, incluidos otros

Campus y Sedes; mediante la incorporación de Ingenieros de Apoyo a la Gestión en las distintas unidades y/o de Sistemas de

Información actualizados.

- Conocer la realidad de otras Áreas o Unidades de la Universidad; potenciando la Sinergia de la institución mediante el

intercambio de experiencias: problemas y soluciones; en función de buscar lineamientos institucionales.

- Apoyar para que los Departamentos se mantengan alineados con la estrategia de la institución, sus políticas y normativas.




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- Facilitar la participación de las Unidades Académicas en la aplicación de nuevas ideas institucionales u objetivos, que en su

implementación han requerido un período de prueba, seguimiento, monitoreo y medición objetiva de cumplimientos.

- Conocer otras experiencias y la forma en que diversas instituciones universitarias han abordado la solución de problemas

similares a los de nuestra institución.

- Conocer posibles soluciones a problemáticas propias de la institución, mediante la organización y realización de charlas o talleres

con expertos.

Carolina Méndez – Ingeniero de Apoyo a la Gestión, Academia de Ciencias Aeronáuticas

Creo que la labor del Ingeniero de Apoyo es un aporte esencial que contribuye al crecimiento y desarrollo del departamento. A través de

distintas labores (como asesorías en su plan estratégico y/o de desarrollo, planificación de actividades de la ACA, generación de índices y

sistemas de control), se logra un monitoreo permanente de las gestiones realizadas y los resultados obtenidos. Esto último contribuye a la

correcta y oportuna toma de decisiones.

Respecto al “Comité de Gestión de Unidades”, creo que ha sido súper beneficioso para todos quienes asistimos, ya que podemos compartir

experiencias acerca de la gestión en los distintos ámbitos que se desempeña un ingeniero de apoyo. Por otro lado, tenemos un equipo anfitrión

que nos orienta y entrega información relevante para avanzar en nuestros propósitos.Para mí ha sido muy enriquecedor participar de las

reuniones, sobre todo en un inicio cuando ingresé a la ACA a cargo de estas labores. El equipo que participa contribuye a un clima de

colaboración y apoyo entre pares, como mencioné antes, compartir experiencias es esencial ya que a partir de otros trabajos, podemos hacer

sugerencias o bien tomar como ejemplos las buenas prácticas y replicarlas dentro de nuestra Unidad.

Cecilia Álvarez – Ingeniero de Apoyo a la Gestión, Departamento de Ingeniería Metalúrgica y de Materiales

Creo que nuestra labor como profesionales ha permitido mejorar en variados aspectos la gestión de las Unidades, particularmente en mi caso,

creo que las funciones que realizo aportan sustancialmente en el desarrollo del DIMM, y brindan continuidad cuando se hace cambio de

Dirección. Al incorporarme al Departamento, básicamente los cambios visualizados se refieren al control que se lleva tanto en temas

presupuestarios, de proyectos, y de gestión en general. Se han optimizado los recursos, y los proyectos se han alineado con el plan de desarrollo.




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Roberto Pardo - Ingeniero de Apoyo a la Gestión, Departamento de Industrias

Considero relevantes min funciones y actividades para el desarrollo del Departamento y para facilitar la gestión del Director, pues se apoya en

tareas tanto de índole administrativa, académica y financiera. Y se apoya en tareas clase como planificación estratégica. Los cambios son,

principalmente, en Apoyo fundamental para una política de mejora continua, que anteriormente era difícil de incorporar por el director dada la

multiplicidad de tareas que debe cumplir como profesor y sumado a las tareas de la dirección.

El “Comité de Gestión de Unidades” es una instancia de cooperar con la mejora de gestión de la institución, además de ser un lugar para

compartir buenas prácticas.Lamentablemente no he podido participar como quisiera de las reuniones dado que hay una sobrecarga laboral, sin

embargo las veces que he asistido ha sido enriquecedor.

3.5 Percepción de actores externos

No aplica.




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4 Anexos obligatorios

1. Planilla Excel Indicadores Banco Mundial (excepto PMI HACS, ESR e INNES)

2. Planilla Excel Indicadores relativos a cada iniciativa.

3. Planilla Excel Formato de Inventarios CD (consolidado)

4. Planilla de información complementaria

5. Lista de Bienes y Servicios ejecutada 2016 (en formato habitual)

5 Anexos complementarios de la Institución (Opcional)

5.1 Medios de Verificación: Objetivos Específicos.

Anexo A-1 Llamado a Concurso "Ingeniero Asesor VRA". Anexo A-2 Contrato "Ingeniero Asesor VRA", Sr. Ricardo Pruneda.

Anexo A-3 Plan de Acción para establecer Modelo de Gestión de Convenios de Desempeño. Anexo A-4 Informe Final AT1, Consultora PENSUM. Anexo A-5 Acta de Recepción Final AT1.

Anexo A-6 Llamado a Concurso "Asesor Metodológico VRA". Anexo A-7 Contrato "Asesor Metodológico VRA", Sr. Cristian Fliess.

Anexo A-8 Informe Prospectivo (OE2).

Anexo A-9 Informe de Benchmarking.

Anexo A-10 Informe de Evaluación de Impacto (Prototipo 1 y 2).

Anexo A-11 "Reporte Final de Impacto - Piloto CIAC". Anexo A-12 Manual de Evaluación de Impacto de Convenios de Desempeño.

Anexo A-13 Certificado del Aprobación de Actualización del Reglamento Evaluación de Desempeño Docente Académico (EDDA). Anexo A-14 Llamado a Concurso "Ingeniero de Apoyo a la Gestión, Academia de Ciencias Aeronáutica". Anexo A-15 Llamado a Concurso "Ingeniero de Apoyo a la Gestión, Depto. Obras Civiles".

Anexo A-16 Perfil de Cargo "Ingeniero de Apoyo a la Gestión" (Solicitud Dotación VRA).

Anexo A-17 Contrato "Ingeniero de Apoyo a la Gestión, Academia de Ciencias Aeronáutica", Sra. Carolina Mendez. Anexo A-18 Contrato "Ingeniero de Apoyo a la Gestión, Depto. Obras Civiles", Sra. Michelle Urrutia.




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Anexo A-19 Llamado a Concurso "Ingeniero de Apoyo a la Gestión, Depto. Física".

Anexo A-20 Llamado a Concurso "Ingeniero de Apoyo a la Gestión, Depto Ing. Eléctrica".

Anexo A-16 Perfil de Cargo "Ingeniero de Apoyo a la Gestión" (Solicitud Dotación VRA).

Anexo A-21 Contrato "Ingeniero de Apoyo a la Gestión, Depto. Física", Sra. Isabel Providel. Anexo A-22 Contrato "Ingeniero de Apoyo a la Gestión, Depto Ing. Eléctrica", Sr. Avelardo Cuenca. Anexo A-23 Listado de temas prioritarios CGU - Mayo 2015.

Anexo A-24 Actas Asistencia Comités (2015 - 2016).

Anexo A-25 Manual de Contenidos para Inducción de Profesionales. Anexo A-26 Programa Taller Nº1, 2015.

Anexo A-27 Presentación Taller Nº1, Expositor Humberto Cantu.

Anexo A-28 Programa Taller Nº2, 2016. Anexo A-29 Presentación Ariel La Paz, Presentaciones Workshop.

Anexo A-30 Informe Nº1: Iniciación, análisis y diseño de la solución.

5.2 Medios de Verificación: Indicadores.

Anexo B-1 Convenios de Desempeño suscritos con MINEDUC. Anexo B-2 Convenios y Acuerdos Académicos suscritos con Departamentos Anexo B-3 Listado de Departamentos con Convenios y/o Acuerdo Académico vigente. Anexo B-4 "Reporte Final de Impacto - Piloto CIAC". Anexo B-5 Certificado de Contratos de Ingenieros de Apoyo a la Gestión en Departamentos.

5.3 Anexos complementarios.

Anexo C-1 Carta de Renuncia Voluntaria "Ingeniero Asesor VRA", Sr. Ricardo Pruneda.

Anexo C-2 Modificación de Funciones y solicitud dotacion "Asesor Metodologico VRA", Sr. Cristian Fliess.

Anexo C-3 Contratación Ayudante Profesional SEVRA, Sr. Gonzalo Marambio.

Anexo C-4 Contratación Ayudante Profesional SEVRA, Sr. Felipe Martínez.

Anexo C-5 Borrador Modelo de Gestión Convenios de Desempeño UTFSM. Anexo C-6 Aviso de Expresiones de Interés AT1.

Anexo C-7 Plan de Mejoramiento y Optimización de Procesos Asociados a Convenios de Desempeño.




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Anexo C-8 Solicitud de No Objeción para Fusión de AT1 y AT2.

Anexo C-9 Solicitud de Reitemización de Recursos Nº4 (21/12/2015).

Anexo C-10 Levantamiento de necesidades para Plataforma de Gestión de Convenios de Desempeño.

Anexo C-11 Memo VREA-VRA Sistema ERP de Gestión Institucional.

Anexo C-12 Solicitud de Reitemización de Recursos Nº6 (02/08/2016).

Anexo C-13 Aviso de Expresiones de Interés AT3.

Anexo C-14 Contrato AT3.

Anexo C-15 Contrato AT5 (prototipo 1), Consultor Pablo Cabrera.

Anexo C-16 Contrato AT6 (prototipo 2, primera parte), Consultora Inés Guerrero.

Anexo C-17 Renuncia del Consultor a continuar la AT6, Consultora Inés Guerrero.

Anexo C-18 Plan de mitigación del Prototipo 2.

Anexo C-19 Instrumentos de Evaluación de Impacto (encuesta de percepción).

Anexo C-20 Contrato AT7 (prototipo 2, seguna parte), Consultora Bárbara Urrea.

Anexo C-21 Acta focus group del prototipo 2 (Segunda Parte), Asesor Metodológico VRA.

Anexo C-22 Acta focus group de Evaluación de Impacto Piloto CIAC, Asesor Metodológico VRA.

Anexo C-23 Plan de Desarrollo 2017 - Implementación Modelo de Evaluación de Impacto CD.

Anexo C-24 Decreto de Rectoría promulga Reglamento de Evaluación de Desempeño (DR131).

Anexo C-25 Informe Final AT2, Consultor Humberto Cantú.

Anexo C-26 Información enviada a participantes del Taller Nº1.

Anexo C-27 Nota de Prensa USM - Taller Nº1, 2015.

Anexo C-28 Informe Final AT4, Consultor Ariel La Paz.

Anexo C-29 Ponencias Workshop, Día 1.

Anexo C-30 Nota de Prensa USM - Taller Nº2, 2016.

Anexo C-31 Informe de evaluación y cierre Workshop.

Anexo C-32 Estado de Avance UTFSM U-Strategy (19.01.17).

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