informe de avances en la organización y mantenimiento de los archivos de trámite, concentración e...
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Informe de Avances en la Organización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la
SCT
Enero, 20111
Contar con un sistema de archivos que garantice el acceso oportuno a la información, transparente la gestión pública y favorezca la rendición de cuentas en cumplimiento a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y a las disposiciones normativas en materia de organización y conservación de archivos.
Organización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT
Objetivo
¿Donde Estamos?
¿Donde Estamos?
Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental validado.
Asesoría y capacitación a más de 1,500 servidores públicos en la instalación y depuración de expedientes.
Registro en el Sistema Automatizado de Archivos del lFAI de alrededor de 500,000 expedientes a nivel nacional.
Conformación del Archivo Histórico de la SCT.
Organización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT
¿Qué tenemos que hacer?
Continuar con el registro en el Sistema Automatizado del IFAI.
Realizar las transferencias primarias hacia el archivo de concentración.
Depurar la documentación que carece de valores documentales, para realizar el proceso de baja definitiva.
Actualizar los inventarios generales de los archivos de concentración.
Organización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT
Organización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT
ESTADÍSTICA GENERALREGISTRO DE EXPEDIENTES
SISTEMA AUTOMATIZADO DE INTEGRACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVÍSTICO DEL IFAI
UNIDAD ADMINISTRATIVADICIEMBRE
2008DICIEMBRE
2009DICIEMBRE
2010
Oficina del C. Secretario* 254 525 11,533
Subsecretaria de Infraestructura y sus Direcciones Generales 389 3,790 5,264
Subsecretaria de Transporte y sus Direcciones Generales 516 3,828 6,873
Subsecretaria de Comunicaciones y sus Direcciones Generales 118 447 1,271
Oficialia Mayor y sus Direcciones Generales 549 13,675 23,232
Coordinación General de Puertos y Marina Mercante y sus Direcciones Generales 697 6,000 7,460
Coordinación General de Centros SCT y sus Direcciones Generales 116 2,053 1,264
31 Centros SCT 4,282 170,689 445,416
TOTAL 6,921 201,007 502,313
*Incluye Unidad de Asuntos Jurídicos, Dirección General de Comunicación Social, Dirección General de Vinculación y Dirección General de Planeación.
AVANCES EN SERIES CON REGISTROS
UNIDAD ADMINISTRATIVA
SERIES IDENTIFICADAS EN
EL CUADRO GENERAL DE
CLASIFICACION
DICIEMBRE 2010
SERIES CON REGISTROS DE EXPEDIENTES
AVANCE PORCENTUAL
OFICINA DEL C. SECRETARIO 12 7 58%
DIRECCIÓN GENERAL DE VINCULACION 31 25 81%
UNIDAD DE ASUNTOS JURÍDICOS 42 15 36%
DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL 25 12 48%
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN 29 22 76%
SUBSECRETARÍA DE INFRAESTRUCTURA 25 25 100%
DIRECCIÓN GENERAL DE CARRETERAS 47 32 68%
DIRECCIÓN GENERAL DE CONSERVACIÓN DE CARRETERAS 34 31 91%
DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIOS TÉCNICOS 56 44 79%
DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO CARRETERO 38 22 58%
SUBSECRETARÍA DE TRANSPORTE 26 16 62%
DIRECCIÓN GENERAL DE AERONÁUTICA CIVIL 72 25 35%
DIRECCIÓN GENERAL DE AUTOTRANSPORTE FEDERAL 56 14 25%
DIRECCIÓN GENERAL DE TRANSPORTE FERROVIARIO Y MULTIMODAL 54 18 33%
DIRECCIÓN GENERAL DE MEDICINA PREVENTIVA EN EL TRANSPORTE 33 23 70%
SUBSECRETARÍA DE COMUNICACIONES 27 11 41%
COORDINACION DE LA SOCIEDAD DE LA INFORMACION Y EL CONOCIMIENTO 27 26 96%
DIRECCIÓN GENERAL DE POLÍTICAS DE TELECOMUNICACIONES 45 1 2%
UNIDAD DE LA RED PRIVADA DEL GOBIERNO FEDERAL 30 23 77%
COORDINACIÓN GENERAL DE PUERTOS Y MARINA MERCANTE 25 24 96%
DIRECCIÓN GENERAL DE PUERTOS 41 33 80%
DIRECCIÓN GENERAL DE MARINA MERCANTE 57 22 39%
DIRECCIÓN GENERAL DE FOMENTO Y ADMINISTRACIÓN PORTUARIA 28 24 86%
COORDINACIÓN GENERAL DE CENTROS SCT 28 19 68%
DIRECCIÓN GENERAL DE EVALUACIÓN 25 16 64%
OFICIALIA MAYOR 25 22 88%
DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y ORGANIZACION DE PRESUPUESTO 53 15 28%
DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS 80 5 6%
DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES 66 53 80%
UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 22 18 82%
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT
TRANFERENCIAS PRIMARIAS AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN 2010
UNIDAD ADMINISTRATIVANúmero de
transferenciasCajas
transferidas
Número de expedientes transferidos
Peso aproximado
Oficina del C. Secretario* 75 480 12,382 9,861
Subsecretaría de Infraestructura y sus Direcciones Generales
19 159 1,481 2,929
Subsecretaría de Transporte y sus Direcciones Generales
55 585 11,380 12,236
Subsecretaría de Comunicaciones y sus Direcciones Generales
12 58 389 1,160
Oficialía Mayor y sus Direcciones Generales
64 906 7,169 17,219
Coordinación General de Puertos y Marina Mercante y sus Direcciones Generales
44 176 1,195 4,055
Coordinación General de Centros SCT y sus Direcciones Generales
24 34 253 680
TOTAL 293 2,398 34,249 48,140
*Incluye las siguientes áreas: Unidad de Asuntos Jurídicos, Dirección General de Comunicación Social, Dirección General de Vinculación , Dirección General de Planeación.
TRANFERENCIAS PRIMARIAS AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN 2010
UNIDAD ADMINISTRATIVANo. DE
TRANSFERENCIASCAJAS
TRANFERIDAS
NÚMERO DE EXPEDIENTES
TRANSFERIDOS
PESO APROXIMADO
OFICINA DEL SECRETARIO 18 176 4,342 3,510
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN 25 62 1,119 1,205
DIRECCIÓN GENERAL DE VINCULACIÓN 12 58 16 1,016
UNIDAD DE ASUNTOS JURÍDICOS 20 184 6,905 4,130
DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL
0 0 0 0
COORDINACIÓN GENERAL DE CENTROS SCT
24 34 253 680
DIRECCIÓN GENERAL DE EVALUACIÓN 0 0 0 0
SUBSECRETARÍA DE INFRAESTRUCTURA 0 0 0 0
DIRECCIÓN GENERAL DE CARRETERAS 2 5 78 90
DIRECCIÓN GENERAL DE CONSERVACIÓN DE CARRETERAS
0 0 0 0
DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIOS TÉCNICOS
0 0 0 0
DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO CARRETERO
17 154 1,403 2,839
SUBSECRETARÍA DEL TRANSPORTE 8 213 3,089 4,790
DIRECCION GENRAL DE AERONÁUTICA CIVIL
22 116 2,114 2,320
DIRECCIÓN GENERAL DE AUTOTRANSPORTE FEDERAL
13 101 1,549 2,026
DIRECCIÓN GENERAL DE TRANSPORTE FERROVIARIO Y MULTIMODAL
0 0 0 0
DIRECCIÓN GENERAL DE MEDICINA PREVENTIVA EN EL TRANSPORTE
12 155 4,628 3,100
SUBSECRETARÍA DE COMUNICACIONES 11 49 384 980
COORDINACIÓN DE LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO
0 0 0 0
DIR. GRAL. DE POLÍTICAS DE TELECOMUNICACIONES Y RADIO DIFUSIÓN
1 9 5 180
UNIDAD DE LA RED FEDERAL 0 0 0 0
COORDINACIÓN GENERAL DE PUERTOS Y MARINA MERCANTE
9 39 245 780
DIRECCIÓN GENERAL DE PUERTOS 26 120 524 2,935
DIRECCIÓN GENERAL DE MARINA MERCANTE
0 0 0 0
DIRECCIÓN GENERAL DE FOMENTO Y ADMINISTRACIÓN PORTUARIA
9 17 426 340
OFICIALÍA MAYOR 16 89 2,426 1,655
DIR. GRAL. DE PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO
13 490 1,360 9,276
DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS
12 214 2,423 4,028
DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES
23 113 960 2,260
UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES
0 0 0 0
TOTAL 293 2,398 34,249 48,140
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT
DONACIÓN DE PAPEL DE TRABAJO AL CONALITEG 2010
UNIDAD ADMINISTRATIVA TONELADAS
Oficina del C. Secretario* 3.6
Subsecretaría de Infraestructura y sus Direcciones Generales 2.9
Subsecretaría de Transporte y sus Direcciones Generales 21.9
Subsecretaría de Comunicaciones y sus Direcciones Generales 2.9
Oficialía Mayor y sus Direcciones Generales 23.7
Coordinación General de Puertos y Marina Mercante y sus Direcciones Generales 0.2
Coordinación General de Centros SCT y sus Direcciones Generales 1.3
Centros SCT 20.0
TOTALES 76.4
*Incluye Unidad de Asuntos Jurídicos, Dirección General de Comunicación Social, Dirección General de Vinculación y Dirección General de Planeación.
Donación de Papel al CONALITEG 2010
UNIDAD ADMINISTRATIVA KILOS
OFICINA DEL C. SECRETARIO 979
DIRECCIÓN GENERAL DE VINCULACION 255
UNIDAD DE ASUNTOS JURÍDICOS 782
DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL 0
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN 1,538
SUBSECRETARÍA DE INFRAESTRUCTURA 0
DIRECCIÓN GENERAL DE CARRETERAS 2,108
DIRECCIÓN GENERAL DE CONSERVACIÓN DE CARRETERAS0
DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIOS TÉCNICOS 0
DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO CARRETERO 788
SUBSECRETARÍA DE TRANSPORTE 0
DIRECCIÓN GENERAL DE AERONÁUTICA CIVIL 1,836
DIRECCIÓN GENERAL DE AUTOTRANSPORTE FEDERAL 18,672
DIRECCIÓN GENERAL DE TRANSPORTE FERROVIARIO Y MULTIMODAL1,440
DIRECCIÓN GENERAL DE MEDICINA PREVENTIVA EN EL TRANSPORTE0
SUBSECRETARÍA DE COMUNICACIONES 986
DIRECCIÓN GENERAL DE POLÍTICAS DE TELECOMUNICACIONES1,348
COORDINACION DE LA SOCIEDAD DE LA INFORMACION Y EL CONOCIMIENTO0
UNIDAD DE LA RED PRIVADA DEL GOBIERNO FEDERAL 536
OFICIALIA MAYOR 14,701
DIR. GRAL. DE PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO 0
DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS 2,618
DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES 6,377
UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 0
COORDINACIÓN GENERAL DE PUERTOS Y MARINA MERCANTE0
DIRECCIÓN GENERAL DE PUERTOS 0
DIRECCIÓN GENERAL DE MARINA MERCANTE 0
DIRECCIÓN GENERAL DE FOMENTO Y ADMINISTRACIÓN PORTUARIA170
COORDINACIÓN GENERAL DE CENTROS SCT 1,342
DIRECCIÓN GENERAL DE EVALUACIÓN 0
31 CENTROS SCT 20,000
TOTAL 76,476
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT
ACTUALIZACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT
Nombre de la serie documental no mayor de 60 caracteres
Subseries (en caso de existir)
Breve descripción no mayor de 250 caracteres
Indicar en caso de que sea: legal, Contable o Administrativa
Indicar si es confidencial o reservada
Años de guarda en el archivo de trámite
Años de guarda en el archivo de Concentración
Si tiene posible valor Histórico
Datos necesarios para la incorporación de nuevas series documentales
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT
ARCHIVO HISTORICO
Es importante mencionar que en el Archivo de Concentración a nivel central, se ha integrado el Archivo Histórico de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes, cuyo periodo abarca de 1867 a 1990, contenidos en aproximadamente 40,000 expedientes y esta constituido por los siguientes fondos documentales:
• Fondo Documental: Secretaría de Estado y del Despacho de Fomento, Colonización, Industria y Comercio. abarca el periodo de 1867 a 1891
• Fondo Documental: Secretaría de Comunicaciones y Obras Públicas. abarca el periodo de 1892 a 1958
• Fondo Documental: Secretaría de Comunicaciones y Transportes. abarca el periodo de 1959 a 1990
Adicionalmente se está conformando un acervo documental con temas de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes.
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT
Participación en Eventos
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT
¿Hacia donde vamos?
¿Hacia donde vamos?
Contar con un Sistema Moderno de Archivos.
Mejorar la imagen de las Unidades Administrativas y reducir el peso de las oficinas.
Estandarizar y homogenizar la operación de los archivos de trámite y concentración.
Dar cumplimiento a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y a la normatividad en materia de organización y conservación de archivos.
Organización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT
Reunión de Organización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración de la SCT
Enero, 20111