informe de auditoria n°10 - gobierno transparente

INFORME DETALLADO DE AUDITORIA Página 1 de 12

Unidad de Auditoría Interna

SANTIAGO, octubre 16 de 2014

INFORME DETALLADO DE AUDITORIA Nº 30

Materia: Unidad Regional de Administración y Finanzas

Centro de Responsabilidad: Dirección Regional de Magallanes

I. INTRODUCCIÓN 1. Antecedentes. En cumplimiento del Plan Anual de Auditoría Interna para el presente año, se efectuó una auditoría a la Unidad Regional de Administración y Finanzas (URAF), desarrollado en la Dirección Regional de Magallanes, cuyo resultado se da cuenta en el presente Informe. Esta auditoría, corresponde a los objetivos institucionales, se realizó de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. El examen ha sido realizado sobre muestra seleccionada en forma aleatoria, por lo tanto las observaciones y recomendaciones resultantes son aplicables a todas las materias relacionadas. 2. Objetivos. 2.1. Objetivo General. Examinar el apego a la normativa legal, manuales e instrucciones para la ejecución de los procesos, subprocesos y etapas definidas, respecto de los riesgos que impactan los objetivos de la URAF; y su mitigación a través de los controles. 2.2. Objetivos específicos para los puntos críticos identificados.

1. Verificar la oportunidad y exactitud en los montos cancelados por gastos de Servicios Básicos

2. Validar que los gastos se imputen correctamente de acuerdo a su concepto. 3. Validar la oportunidad en las solicitudes y rendiciones de los fondos regionales 4. Validar la ejecución de arqueos periódicos 5. Validar la oportunidad en la tramitación de las pólizas de seguro para los funcionarios 6. Validar la existencia de inventarios de activo fijo a nivel regional 7. Validar la existencia de gestiones por parte del Encargado (a) URAF respecto de las

diferencias de inventario. 8. Verificar la oportunidad en la formalización de altas y bajas de los activos fijos 9. Validar la existencia de arqueos a Documentos en custodia efectuados a nivel regional 10. Validar que el registro en el sistema sea oportuno 11. Validar que los datos ingresados en el sistema sean correctos 12. Validar que se cumpla con las normas de seguridad de la información. 13. Validar la existencia del correcto resguardo de los documentos 14. Validar que los funcionarios que administran los documentos posean póliza de seguro

3. Alcance de la Auditoría. De acuerdo con el Plan Anual de Auditoría, el alcance fue una muestra seleccionada de las operaciones realizadas durante el año 2014.

Nuestra auditoría fue desarrollada mediante la utilización de herramientas tales como, entrevistas, observaciones y procedimientos establecidos en nuestro programa de trabajo que estimamos apropiados para obtener la evidencia necesaria para respaldar nuestras observaciones y comentarios.



4. Oportunidad de realización de la Auditoría. Esta auditoría realizada a URAF tiene carácter de Especial, a petición del Director Nacional del Servicio. Considerando una duración de 160 horas, asignadas a 1 auditor, cabe representar que las horas estimadas para el presente trabajo no son cronológicas ni corridas, encontrándose condicionadas a la entrega oportuna de antecedentes. La presente auditoría se inició el 25 de agosto de 2014, a partir de la elaboración del Programa de Auditoría, seguidos por la ejecución de los procedimientos, pruebas establecidas, redacción y coordinación del informe, estimando su término para el 12 de septiembre de 2014.

Concepto Estimación de fechas

Horas Estimadas

Programación 25.08.2014 29.08.2014

32

Ejecución de la Auditoría 01.09.2014 05.09.2014

80

Elaboración de Informe 08.09.2014 12.09.2014

48

Total de Horas 160

5. Equipo de trabajo.

En el desarrollo de la presente auditoría se designó para la elaboración y ejecución de ésta, a la auditora Sra. Sheila Venegas Silva, de profesión Ingeniero Administración Financiera, quien se desempeña como auditor interno del Servicio. A su vez, la supervisión estuvo a cargo de la Sra. Laura Ubillús Reyes, en su calidad de Encargada de la Unidad de Auditoría Interna del SENCE. 6. Metodología y procedimientos generales de la auditoría. La metodología aplicada para la realización del presente trabajo correspondió en las siguientes etapas:

Planificación de auditoría en base a riesgos determinados con aplicación de la metodología contenida en el documento técnico N° 24.

Ejecución de la auditoría con aplicación de los procedimientos y técnicas propias de la función.

Evaluación y análisis de los resultados obtenidos.

Detección de nuevas evidencias, tras resultados de pruebas.

Conclusiones.

Emisión del Informe con formulación de observaciones y recomendaciones, aplicando para tal efecto el Documento Técnico Nº 25 – Versión 0.5 e indicando un plazo de respuesta para la realización del seguimiento posterior.

7. Limitaciones al alcance. Durante el proceso de recopilación de antecedentes, no se presentaron limitaciones por parte de la Dirección Regional de Magallanes respecto a la ejecución del examen de auditoría interna.



II. INFORME DETALLADO DE AUDITORÍA De acuerdo a los procedimientos de auditoría programados para la presente auditoría, se observó lo siguiente: 1.- Falta de actualización de datos de las boletas de pago de gastos básicos de la Dirección Regional. Criticidad: Baja Resultados y/o hallazgos de auditoría. Según nuestra revisión a los pagos de gastos básicos de la Dirección Regional de Magallanes y a la evidencia comprobatoria recabada en la misma, se pudo observar que las boletas de gastos básicos se encuentran sin nombre de titular de la cuenta y no a nombre de SENCE o del dueño del inmueble.

Muestra de los antecedentes descritos anteriormente se encuentra en Anexo Nº 1 del presente Informe de Auditoría Interna. Efectos Potenciales de los Resultados y/o Hallazgos de Auditoría.

Daño a la imagen del servicio. Recomendaciones de Auditoría. La Directora Regional deberá instruir a la Encargada de URAF Región de Magallanes, el envío de carta certificada al dueño del inmueble, solicitando formalmente los cambios de titular de las cuentas de gastos básicos. 2.- Falta de actualización y seguridad del activo fijo de la Dirección Regional. Criticidad: Media Resultados y/o hallazgos de auditoría. De acuerdo a revisión efectuada al manejo del activo fijo existente en la Dirección Regional de Magallanes, se pudo detectar lo siguiente:

Falta de actualización de inventario, donde no existen ubicaciones en distintos bienes del activo fijo.

Falta de actualización de planchetas murales de inventario en las dependencias de la Dirección Regional.

Falta de candados de seguridad de notebooks destinados a visitas en terreno que se encuentran en la Dirección Regional.

Efectos Potenciales de los Resultados y/o Hallazgos de Auditoría.

Detrimento del Patrimonio Público.

Sanciones por parte de organismos fiscalizadores.

Recomendaciones de Auditoría. La Directora Regional deberá:

Gestionar la actualización del inventario de los activos fijos de la Dirección Regional, agregando al actual inventario la ubicación de bienes.



Se deberán actualizar y mantener visibles planchetas de inventario de activo fijo en cada dependencia de la Dirección Regional, realizando periódicamente su actualización.

Gestionar adquisición de candados de seguridad para todos los equipos computacionales móviles con su respectiva asignación.

3.- Debilidades presentadas en el manejo de pólizas de fidelidad funcionaria. Criticidad: Alta Resultados y/o hallazgos de auditoría En la revisión realizada al manejo de pólizas de fidelidad funcionaria de la Dirección Regional de Magallanes, se pudo detectar lo siguiente:

Falta de pólizas de Fianza de valores fiscales en la Dirección Regional de las funcionarias Lucrecia Gallardo Cardenas y Maribel Márquez Hernández. No han sido enviadas desde Nivel Central.

Efectos Potenciales de los Resultados y/o Hallazgos de Auditoría.


Sanciones por parte de organismos fiscalizadores. Recomendaciones de Auditoría La Directora Regional deberá solicitar formalmente y a través de un oficio al Departamento de Administración y Finanzas, el envío de las pólizas de funcionarios faltantes en la Dirección Regional. 4.- Existencia de documentos valorados vencidos mantenidos en custodia. Criticidad: Media Resultados y/o hallazgos de auditoría De acuerdo a la revisión efectuada a la custodia de documentos valorados que maneja la Dirección Regional de Magallanes, se pudo comprobar la existencia de pólizas, vale vista y boletas de garantía que se encuentran vencidas. Se trata de

Tipo de Documento Cantidad de Doctos Monto

Boletas de Garantía 16 $ 25.865.000 Vale vista 1 $ 995.000

Pólizas 25 -

TOTAL DOCTOS 30 -

Cabe señalar que el total de boletas en custodia son 22, de las cuales 16 se encuentran vencidas. En el caso de las pólizas se encuentran vencidas 25 de un total de 46 documentos. Respecto al vale vista vencido es el único documento de este tipo que se encuentra en la Dirección Regional, el cual se encuentra ingresado en el sistema como boleta de garantía. Muestra de los antecedentes descritos anteriormente se encuentra en Anexo Nº 2 del presente Informe de Auditoría Interna. Efectos Potenciales de los Resultados y/o Hallazgos de Auditoría.




Sanciones por parte de organismos fiscalizadores.

Daño a la imagen del Servicio.

Recomendaciones de Auditoría La Directora Regional deberá gestionar conjuntamente con los encargados de programa la devolución de los documentos que se encuentran vencidos.

III. ACCIONES TOMADAS PREVIAS AL INFORME

Durante la ejecución de la auditoría, la encargada de URAF solicitó al Nivel Central el envío de copias de pólizas de funcionarios faltantes, las cuales llegaron vía correo electrónico.

IV. RETROALIMENTACIÓN Y ASEGURAMIENTO AL PROCESO DE GESTIÓN

DE RIESGOS

En la visita a la Dirección Regional de Magallanes, se observaron debilidades en el tratamiento de riesgos. Respecto a esto y en consideración que el control interno involucra a todo el personal de la institución, es importante que todos conozcan los riesgos identificados para cada una de las etapas y quienes son los responsables de aplicar los controles establecidos. A su vez, se recomienda a la Directora Regional, gestionar una capacitación para los funcionarios en estos temas, lo que contribuirá de gran manera al logro de los objetivos institucionales, minimizando los riesgos, lo cual ayudará a mantener información confiable y asegurar el cumplimiento de la Ley.

V. CONCLUSIONES

Como resultado de los diferentes procedimientos de auditoría aplicados, dentro del límite del alcance de nuestro trabajo, nos permitió obtener como conclusión general que el Sistema de Control interno Requiere Mejoras para mitigar la exposición a los riesgos.

VI. PLAZO DE ENTREGA

El plazo de entrega de los compromisos asociados a cada una de las observaciones a la Unidad de Auditoría Interna, será de 08 días hábiles contados desde el día de recepción del Informe.

Auditor que elaboró: Auditor que aprobó:

Sheila Venegas Silva Laura Ubillús Reyes

Firma: Firma:



VII. ANEXOS

Anexo 1: Muestra de Observación Nº 1: Falta de actualización de datos de las boletas de pago de gastos básicos de la Dirección Regional. Boletas de gastos básicos se encuentran sin nombre de titular y no a nombre de SENCE o del dueño del inmueble.



Anexo 2: Muestra de Observación Nº 4: Existencia de documentos valorados vencidos mantenidos en custodia

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