informe de auditorÍa de sistemas de gestiÓn · informe de auditorÍa de sistemas de gestiÓn...
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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
ES-P-SG-02-F-025 Versión 13
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1. INFORMACIÓN GENERAL
ORGANIZACIÓN
INSTITUCION UNIVERSITARIA PASCUAL BRAVO
SITIO WEB: www.pascualbravo.edu.co
LOCALIZACIÓN DEL SITIO PERMANENTE PRINCIPAL: Calle 73 No 73 A 226 MEDELLÍN – ANTIOQUIA - COLOMBIA
Dirección del sitio permanente (diferente al sitio principal)
Localización (ciudad - país)
Actividades del sistema de gestión, desarrollados en este sitio, que estén cubiertas en el alcance
N.A
ALCANCE DE LA CERTIFICACION:
Prestación de servicios educativos de docencia, investigación y extensión académica
Provision of educational services in education, investigation and academic extension
CÓDIGO IAF: 37 Educación
REQUISITOS DE SISTEMA DE GESTION: ISO 9001:2008 – NTCGP1000:2009
GERENTE O DIRECTOR DE LA ORGANIZACIÓN
Nombre: YANETH PATRICIA VALENCIA TERREROS,
Cargo: JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
Correo electrónico [email protected]
TIPO DE AUDITORIA: Inicial o de Otorgamiento Seguimiento Renovación Ampliación Reducción Reactivación Extraordinaria Actualización
Aplica toma de muestra por multisitio: Si No
Auditoría combinada: Si No
Auditoría integrada: Si No
FECHA Días de auditoría)
Preparación de la auditoría y elaboración del plan 2017-05-11 0,5
Auditoría en sitio 2017-05-26 2,0
EQUIPO AUDITOR
Auditor líder BEATRIZ HELENA MACHADO GIRALDO
Auditor CLAUDIA PATRICIA LOPEZ
Experto Técnico N.A
DATOS DEL CERTIFICADO DE SISTEMA DE GESTIÓN
Código asignado por ICONTEC SC 7134-1 GP 180-1
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1. INFORMACIÓN GENERAL
Fecha de aprobación inicial 2010-07-28 2010-07-28
Fecha de próximo vencimiento: 2019-07-29 2019-07-29
2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de gestión.
Determinar la capacidad del sistema de gestión para asegurar que la Organización cumple los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables en el alcance del sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión
Determinar la eficacia del sistema de gestión para asegurar que la Organización puede tener expectativas razonables con relación al cumplimiento de los objetivos especificados.
Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión
3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
Los criterios de la auditoría incluyen la norma de requisitos de sistema de gestión, la información documentada del sistema de gestión establecida por la organización para cumplir los requisitos de la norma y documentos de origen externo aplicables.
El alcance de la auditoría, las unidades organizacionales o procesos auditados se relacionan en el plan de auditoría, que hace parte de este informe.
La auditoría se realizó por toma de muestra de evidencias de las actividades y resultados de la Organización y por ello tiene asociada la incertidumbre, por no ser posible verificar toda la información documentada.
Se verificó la capacidad de cumplimiento de los requisitos legales o reglamentarios aplicables en el alcance del sistema de gestión, establecidos mediante su identificación, la planificación de su cumplimiento, la implementación y la verificación por parte de la Organización de su cumplimiento.
El equipo auditor manejó la información documentada suministrada por la Organización en forma confidencial y la retornó a la Organización, en forma física o eliminó la entregada en otro medio, solicitada antes y durante el proceso de auditoría.
Al haberse ejecutado la auditoría de acuerdo con lo establecido en el plan de auditoría, se cumplieron los objetivos de ésta.
En el caso de Sistema de Gestión de la Calidad están justificadas las exclusiones acorde con lo requerido en el numeral 1.2 de la norma ISO 9001:2008, o la no aplicabilidad de algún requisito acorde con lo requerido en el numeral 4.3 de la norma ISO 9001:2015 o en el numeral 1 de las ISO/TS 22002 en sus diferentes partes?
Si No NA
¿Se auditaron actividades en sitios temporales o fuera del sitio (Por ejemplo instalaciones de cliente, proyectos (de acuerdo al listado de contratos o proyectos entregado por la Organización)?: Si No NA
¿En el caso de los esquemas en los que es aplicable el requisito de diseño y desarrollo del producto o servicio (Por ejemplo el numeral 8.3 de la norma ISO 9001:2015 ó 7.3 de la norma ISO 9001:2008), este se incluye en el alcance del certificado?:
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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
Si No NA Los requisitos de diseño se verificaron en la Facultad Producción y Diseño, concretamente en el
programa Diseño Textil y Producción de Moda, Procedimiento para diseño instruccional de módulos académicos de aprendizaje – MAA GDOI-PR-42 Trazabilidad en Seminario de Investigación I cambio nombre de asignatura Patronaje Experimental.
¿Existen requisitos legales para el funcionamiento u operación de la Organización o los proyectos que realiza, por ejemplo habilitación, registro sanitario, licencia de funcionamiento, licencia de construcción, licencia o permisos ambientales en los que la Organización sea responsable?: Si No . NA Resolución N° 1237 Marzo 16 de 2007 Ministerio de Educación Nacional, “por la cual se resuelve el
cambio de carácter académico a Institución Universitaria, solicitado por el Instituto Tecnológico Pascual Bravo.
Acuerdo Académico N°10 Diciembre 28 de 2016 Por medio del cual se adopta el Proyecto Educativo Institucional de la Institución Universitaria Pascual Bravo.
Resolución N° 002 de marzo 20 de 2002 Por medio de la cual se actualiza el sistema de investigación tecnología e innovación de la IU Pascual Bravo.
Programa
(Denominación) Código SNIES
Registro Calificado SACES Vigencia Observaciones Entidad
Resolución Fecha Código Fecha
Tecnología Electrónica- Presencial
2078 4828 Marzo 14 de
2016 26321
Noviembre 24 de 2002
Acreditación de Alta Calidad
CNA
Tecnología en Producción Industrial
2713 193 Enero 15 de
2013 853
Enero 15 de 2020
MEN
Tecnología en Mecánica Industrial-Presencial
102470 4862 30-Abril 30
de 2013 25245
Abril 30 de 2020
MEN
Tecnología en Mecánica Industrial-Distancia
103834 19482 Nov 14 de
2014 854
Noviembre 14 de 2021
MEN
Tecnología Eléctrica
2076 1151 Enero 31 de
2017 40808
Septiembre 30 de
2023
Acreditación Alta Calidad
CNA
Ingeniería Industrial
90413 2500 Abril 8 de
2001 18095
Abril 7 de 2001
Visita de pares académicos
para renovación Mayo 18-19-y 20,a la espera
de informe
MEN
Ingeniería Mecánica
90728 6959 Agosto 6 de
2010 18086
Agosto 05 de 2017
Visita de pares académicos
para renovación Mayo 18-19-y 20,a la espera
de informe
MEN
Ingeniería Eléctrica
54862 8411 Abril 28 de
2016 38128
Abril 27 de 2023
MEN
Tecnología en Sistemas
Electromecánicos 102695 1138
Enero 31 de 2015
856 Enero 30 de 2022
Acreditación Alta Calidad
CNA
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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
Tecnología en Bioelectrónica
9732 16763 Diciembre 20 de 2012
749 Diciembre 19 de 2019
MEN
Tecnología en Mecánica
Automotriz-Presencial
9508 16762 Diciembre 20 de 2012
751 Diciembre 19 de 2019
MEN
Tecnología en Mecánica
Automotriz-Distancia
9509 5971 Mayo 20 de
2013 25093
Mayo 19 de 2020
MEN
Tecnología en Gestión del
Diseño Grafico 105662 10715
Junio 01 de 2016
17335 Mayo 31 de 2023
MEN
Tecnología en Animación Digital
103524 11667 Julio 22 de
2014 32179
Julio 21 de 2021
MEN
Tecnología en Desarrollo de
Software 102570 7429
Junio 14 de
2013 24986
Junio 13 de 2020
MEN
Tecnología en Desarrollo de
Software-Virtual 103168 3892
Marzo 22 de 2014
103168 Marzo 21 de 2021
MEN
Tecnología en Sistemas
Mecatrónicos-Presencial
102691 9107
Julio 18 de 2013
849 Julio 18 de
2020 MEN
Tecnología en Sistemas
Mecatrónicos-Distancia
103002 14850 Octubre 22
de 2013 847
Octubre 21 de 2020
MEN
Tecnología en Operación Integral
del Transporte- Virtual
103227 5486 14-abr-14 29085 14-abr-21 MEN
Tecnología en Gestión del
Diseño Textil y de Modas
105738 15813 03-ago-16 17080 03-ago-23 MEN
Especialización en Gestión de Proyectos-Presencial
91081 1577 Febrero 28
de 2011 19903
Febrero 27 de 2018
MEN
Especialización en Gestión de
Proyectos-virtual 103001 15885
Noviembre 08 de 2013
29099 Noviembre 07 de 2020
MEN
Tecnología en Gestión del
Mantenimiento Aeronáutico
104794 11336
Julio 17 de 2015
34672 Julio 16 de
2022 MEN
Profesional en Gestión del
Diseño 105918 19801
Octubre 18 de 2016
36795 Octubre 17
de 2023 MEN
Tecnología en Gestión de
Mantenimiento Electromecánico -
Distancia
105101 18369
Noviembre 10 de 2015
35870 Noviembre 09 de 2022
MEN
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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
Técnica Profesional en Mantenimiento
Electromecánico -Distancia
105097 18361 Noviembre 10 de 2015
35848 Noviembre 09 de 2022
MEN
Tecnología en Supervisión de
Sistemas Eléctricos de
Potencia -Distancia
104859 12932 Agosto 21 de 2015
33215 Agosto 20 de 2022
MEN
Técnica Profesional en Mantenimiento
Electromecánico -Distancia
105097 18361 Noviembre 10 de 2015
35848
Noviembre 09 de 2022
MEN
Tecnología en Supervisión de
Sistemas Eléctricos de
Potencia -Distancia
104859 12932 Agosto 21 de 2015
33215 Agosto 20 de 2022
MEN
Técnico Profesional en
redes Eléctricas de Distribución de Energía-Distancia
104858 12931 Agosto 21 de 2015
33215 Agosto 20 de 2021
MEN
¿Se evidencian cambios significativos en la Organización, desde la anterior auditoría, por ejemplo relacionados con alta dirección, estructura organizacional, sitios permanentes bajo el alcance de la certificación, entre otros? Si No En caso afirmativo, cuáles:
¿Se auditaron actividades en turnos nocturnos? Si No NA En caso afirmativo descríbalas,
¿Se encontraron controlados los procesos de origen externo (out sourcing), cuyo resultado incide en el producto o servicio y que hacen parte del alcance de certificación Si No NA .
¿Se presentaron, durante la auditoria, cambios que hayan impedido cumplir con el plan de auditoría inicialmente acordado con la Organización? Si No En caso afirmativo, cuáles:
¿Existen aspectos o resultados significativos de esta auditoría, que incidan en el programa de auditoría
del ciclo de certificación?
Si No
¿Quedaron puntos no resueltos en los casos en los cuales se presentaron diferencias de opinión sobre las NC identificadas durante la auditoría? Si No NA
• ¿Aplica restauración para este servicio?
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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
Si No NA
4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
4.1 OPORTUNIDADES DE MEJORA
Generales
Las caracterizaciones de los procesos a fin de revisarlas y nutrirlas con las directrices del horizonte
institucional, evaluar la correspondencia entre objetivos e indicadores, revisar la métrica de los
indicadores, precisar la relación entre procesos, revisar las actividades, fortalecer y afianzar la
planeación y mostrar la coherencia con el ciclo PHVA.
El modelo de seguimiento, medición, análisis y mejora, con la finalidad de establecer claramente la
conexión entre indicadores y objetivos de proceso, trascender de indicadores de cumplimiento a
mediciones que den cuenta de la eficacia y efectividad - impacto del proceso-
Gestión de Direccionamiento Estratégico
En la revisión por la dirección es importante mejorar:
La información sobre la auditoría interna de calidad, a fin de presentar con mayor claridad los
resultados de los hallazgos de manera concreta, que permitan ubicar de manera diferencial y para
cada proceso los hallazgos identificados como no conformidad y oportunidad de mejora, generar
información útil como entrada de la misma, revisar y analizar tendencias.
En el tema de riesgos hace falta incluir los resultados relacionados con los riesgos más críticos y el
estado de implementación de los métodos de control definidos.
En el análisis que se realiza de los indicadores es importante no solo incluir las causas por las cuales
no se cumple la meta, sino también en los casos en que se cumple la meta pero el resultado no alcanza
al 100%, analizar los motivos y que acciones se pueden tomar para que el próximo resultado mejore.
La sinergia interinstitucional, a fin de fortalecer la implementación de acciones con miras a las
certificaciones ISO 14001 - ISO 45001, desde un trabajo articulado, concertado y de intercambio de
recursos.
La estructura por procesos, a fin de fortalecer la gestión de la calidad y su aplicación a través de la
organización por procesos, determinar la secuencia e interacción de los mismos, demostrar trazabilidad
en su capacidad de interrelación entre las entradas requeridas y las salidas esperadas para el logro de
políticas y objetivos establecidos, de tal forma que permita asegurar la integración de los requisitos del
sistema de gestión de la calidad en los procesos de la IU, promoviendo la toma de conciencia del
enfoque basado en procesos y el pensamiento basado en riesgos.
Gestión de atención al usuario
Considerar colocar una ayuda visual sobre el módulo de turnos, que indique el tipo de trámites que se
realizan en las opciones financiera, admisiones, personal y otros, de manera que el usuario tenga
claridad al momento de tomar el ficho de atención.
Buscar la manera de que la calificación del servicio que se realiza de manera electrónica en los módulos
del CIS, sea confidencial, para que el usuario no se sienta intimidado en el momento de calificar.
Es importante siempre acompañar la evaluación de la percepción del cliente con la planificación de la
cantidad de usuarios a encuestar (muestra, % error y nivel de confianza), según el tipo de encuesta a
aplicar, de manera que se cuente con un resultado que sea representativo y estadísticamente confiable
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4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
Gestión de Auditoria
Hacer énfasis a los auditores en que reporten hallazgos que generen valor al proceso, que sean
relevantes para el logro de sus resultados, y realmente ameriten realizar una análisis de causas para
determinar un plan de acción; de esta manera el proceso recibirá los hallazgos como una opción para
mejorar el proceso y no simplemente como un requisitos más a cumplir.
Cuando se hace seguimiento a los planes de acción derivados de las auditorías internas y se encuentra
que un plan de acción no es eficaz, es determinante que se realice un nuevo análisis y un nuevo plan
de acción, y dejar registrada la explicación del por qué no fue eficaz.
Revisar el indicador de cumplimiento de los planes de mejoramiento, ya que actualmente se mide sobre
la base de todas las acciones propuestas y no sobre las cuales deberían estar cerrados en el momento
de la medición, y por tanto el resultado arrojado no es real.
En el programa de auditoria interna, donde se detallan los procesos a auditar y las fechas de auditoría,
incluir a parte del auditor líder los nombres de los auditores acompañantes, para facilitar la trazabilidad.
Es importante mejorar el planteamiento de los planes de acción, en cuanto a análisis de causas y
definición de planes de acción, de forma que las causas no sean disculpas o causas superficiales y os
planes de acción sean certeros.
Gestión Talento Humano
La evaluación de eficacia de las capacitaciones se realiza de manera aleatoria, ya que siempre asisten
gran cantidad de personas, es importante especificar una muestra que sea representativa, y en el
informe de eficacia mostrar de los capacitados cuantos fueron evaluados eficaces.
Es importante que desde la planificación de las necesidades de capacitacion se identifique el propósito
u objetivo por el cual se dictaran las mismas y acorde con ello determinar el método más adecuado para
evaluar si la formación fue eficaz.
Considerar llevar un control de la realización de las evaluaciones de eficacia de las capacitaciones, si
se realizó o no, como se realizó y a cuantas personas se evalúo.
Docencia
La verificación y validación del diseño curricular, a fin de fortalecer la capacidad de asegurar que los
resultados cumplen con los requisitos de los elementos de entrada. La determinación de la importancia
de la validación del diseño, como insumo para la revisión y adecuación del currículo y la planeación
académica, asegurándose que sus resultados tienen la capacidad de satisfacer los requisitos previstos.
Tecnología e Innovación
Los requisitos de diseño y desarrollo, a fin de fortalecer la comprensión, interpretación y aplicación (qué
es diseño y cómo aplica) de cada una de las etapas definidas en el referencial de norma en el proceso,
ya que la IU considera que es requiso trasversal del proceso. En este sentido, se requiere hacer más
explícita la definición de las etapas, la planeación, las entradas y resultados, revisión, verificación,
validación y control de los cambios en el diseño y el desarrollo.
La información documentada del proceso, a fin de determinar aquella útil al mismo, las
responsabilidades y autoridades inherentes al logro de las acciones de su ciclo PHVA. Incluir diseño e
interacción con otros procesos.
La propiedad intelectual y derechos de autor, si bien se evidencian avances en cuanto a mejoras en la
documentación, con revisión constante de requisitos que permitan la protección de la propiedad
intelectual, es necesario robustecer este tema en articulación con el área jurídica y la identificación de
riesgos civiles.
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4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
Gestión de Laboratorios
Actualización de reglamentos, difusión de los mismos y ubicación en cada laboratorio, a fin de posibilitar
en el estudiantado mecanismos de adopción que refuercen permanentemente las orientaciones y
directrices al respecto.
4.2 HALLAZGOS QUE APOYAN LA CONFORMIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN CON LOS
REQUISITOS.
La legitimidad y reconocimiento que se aprecia en la Institución, componentes vitales que permiten
renovar su compromiso con la comunidad, con su entorno y con sus públicos de interés, a la vez que
aporta a la sociedad en que la que opera y desarrolla su finalidad social.
La valoración que se otorga al sistema de gestión de la calidad, porque ayuda a afrontar los cambios, la
ejecución, el sostenimiento y la posibilidad de adaptarse a las demandas de su entorno, considerándolo
como una herramienta útil para la dinámica institucional.
Se ha fortalecido el equipo de trabajo de la institución con la definición de nuevos cargos que lideran
ares criticas como laboratorios y diseño.
El fortalecimiento de la cultura organizacional en el seguimiento de las metas del plan de desarrollo con
mayor frecuencia, para la identificación de alertas que permitan tomar acciones oportunas.
La comunicación con la comunidad educativa, porque se promueven estrategias de difusión que
permiten comunicación y generan conocimiento de las directrices institucionales.
La búsqueda, desarrollo y difusión del conocimiento en los campos de las humanidades, la ciencia, las
artes, la técnica y la tecnología, ya que se evidencia un horizonte claro de formación y fortalecimiento
de la enseñanza técnica y tecnológica, con aportes significativos a la sociedad y el sector productivo.
La clasificación de grupos de investigación ante Colciencias porque se cuenta con 3 Grupos
categorizados en C y 2 grupos reconocidos, dando cuenta de avances y logros significativos en la
materia
La gestión del proceso de laboratorios, porque se logra evidenciar información documentada y ajustada
con proyección de certificación (hoja de vida de cada equipo – seguimiento al mantenimiento –
consumibles insumos – laboratorios adecuados a las necesidades de aprendizaje - capacidad en la
infraestructura - recursos y ambientes de aprendizaje de punta y con cumplimiento de normativa-
relación sector productivo y relación con procesos de investigación, de docencia y extensión)
5. INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL DESEMPEÑO Y LA EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION
5.1. Análisis de la eficacia del sistema de gestión certificado
Incluir la tendencia anual de las reclamaciones o quejas validas del cliente en los sistemas de gestión que aplique. (Aplica a partir de la primera auditoria de seguimiento) (La tendencia se observa en la relación del número de quejas vs número de clientes o contratos) Las PQRDF se reportan en la página web, chat, línea telefónica, correo electrónico institucional,
presencial
2015 2016 2017
No Quejas 42 83 23
Causas más representativas
Docentes 9. Otros 7.
Servicios institucionales 6. Infraestructura 4.
Otros 17. Acceso a plataforma en
línea 9. Matrículas 7.
Docentes 3. Pago de matrícula -
semestre 2. Servicio y atención
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5. INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL DESEMPEÑO Y LA EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION
Servicio y atención funcionarios 7.
funcionarios 2. Carné institucional 1.
No Reclamos 26 28 7
Causas más representativas
Pago de matrícula - Semestre 6.
Infraestructura 2. Otros 2.
Servicios e infraestructura 2.
Recursos dados por la institución 4. Matrículas 3.
Notas 3. Docentes 2.
Devoluciones 2 Cancelaciones 1 Certificaciones 1
Grados institucionales 1
Tendencias de la medición del nivel de satisfacción:
La organización hace seguimiento a la percepción de los clientes de manera permanente a través
de encuestas físicas entregadas en las diferentes dependencias de la institución y a través del botón
electrónico ubicado en el Centro integrado de servicios.
2015 2016
Satisfacción del cliente (medio físico)
98,02% 99,22%
Satisfacción del cliente (medio electrónico)
100% 100%
En los casos que aplique verificar que la Organización haya informado a ICONTEC durante los plazos especificados en el Reglamento ES-R-SG-001 eventos que hayan afectado el desempeño del sistema de gestión certificado, relacionados con el alcance de certificación que sean de conocimiento público. El auditor verificará las acciones pertinentes tomadas por la Organización para evitar su recurrencia y describirá brevemente como fueron atendidas.
¿Existen quejas de usuarios de la certificación recibidas por ICONTEC durante el último periodo evaluado? (Aplica a partir del primer seguimiento)? Si No NA
Se evidencia la capacidad del sistema de gestión para cumplir los requisitos aplicables y lograr los resultados esperados? : Si No Si la respuesta es negativa, por favor describa brevemente la situación:
OBJETIVOS INDICADOR META 2015 2016
1. Lograr un sistema educativo articulado, coherente y contextualizado en los diferentes niveles de formación que permita la formación integral de los estudiantes de la Institución Universitaria Pascual Bravo, en un contexto democrático, pacífico y pluralista.
Suma del producto obtenido entre los porcentajes de eficacia anual de cada una de las metas correspondientes a este objetivo y la respectiva ponderación de cada meta
100% 70,70% 64,70%
2. Desarrollar y fortalecer los procesos de investigación, tecnología e
Suma del producto obtenido entre los porcentajes de eficacia anual de cada una de las metas correspondientes a
100% 87,70% 85,70%
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5. INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL DESEMPEÑO Y LA EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION
innovación, con el propósito de fomentar un pensamiento crítico e innovador, de acuerdo con el contexto de la Institución Universitaria Pascual Bravo.
este objetivo y la respectiva ponderación de cada meta
3. Desarrollar la extensión y la proyección social, mediante la construcción de un proceso orientado al fortalecimiento de la sociedad, a partir de la transferencia del conocimiento.
Suma del producto obtenido entre los porcentajes de eficacia anual de cada una de las metas correspondientes a este objetivo y la respectiva ponderación de cada meta
100% 99,40% 100%
4. Desarrollar, implementar y aplicar medios y Tecnologías de Información y Comunicaciones para el fortalecimiento de los procesos institucionales de docencia, investigación, extensión y gestión administrativa, acorde con los lineamientos estatales, las directrices institucionales y las innovaciones tecnológicas vigentes.
Suma del producto obtenido entre los porcentajes de eficacia anual de cada una de las metas correspondientes a este objetivo y la respectiva ponderación de cada meta
100% 85,70% 100%
5. Consolidar la presencia de la Institución Universitaria Pascual Bravo en el ámbito regional, nacional e internacional, mediante la prestación de servicios culturales y académicos, fortaleciendo así la movilidad nacional e internacional, y la realización de alianzas estratégicas y convenios de cooperación+A18
Suma del producto obtenido entre los porcentajes de eficacia anual de cada una de las metas correspondientes a este objetivo y la respectiva ponderación de cada meta
100% 75,70% 80,90%
6. Implementar la cultura del liderazgo, bajo los principios éticos y procesos de gestión transparentes.
Suma del producto obtenido entre los porcentajes de eficacia anual de cada una de las metas correspondientes a este objetivo y la respectiva ponderación de cada meta
100% 100% 100%
7. Proteger la seguridad y salud de todos los trabajadores, mediante la mejora continua del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) de la
Implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
40% N.D. 36,60%
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5. INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL DESEMPEÑO Y LA EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION
Institución. (En construcción).
¿Los riesgos identificados por la Organización, en el alcance de su sistema de gestión, se han controlado de manera eficaz? Si No En caso positivo la eficacia de control se basa en disminuir la probabilidad del riesgo? Si No .
¿Se concluye que el alcance del sistema de gestión es apropiado frente a los requisitos que la Organización debe cumplir? (consultar ES-P-SG-02-A-001) Si No .
5.2. Recurrencia de no conformidades detectadas en auditorías previas del ciclo de certificación
A partir de la auditoría de otorgamiento o renovación, indicar contra cuáles requisitos se han reportado no conformidades y si existe recurrencia a algún requisito en particular
Auditoria Número de no conformidades Requisitos
Otorgamiento / Renovación 0 N.A
1ª de seguimiento del ciclo 0 N.A
2ª de seguimiento del ciclo
¿Se evidencia recurrencia de no conformidades detectadas en las auditorías de ICONTEC en el último ciclo de certificación? Si No NA .
5.3 Análisis del proceso de auditoría interna
Sobre la gestión del proceso de auditorías internas en la organización, se concluye:
¿El procedimiento es adecuado y se acoge a las directrices de la ISO 19011? Si No parcialmente . Las auditorías están enfocadas como un proceso que permite la verificación del estado de conformidad del sistema de gestión de calidad, siendo adecuado al requisito del numeral 8.2.2 de la ISO 9001:2008 y NTCGP1000:2005 y los lineamientos de la NTC ISO 19011:2012.
¿Se establecen programas y planes de auditorías adecuados? Si No . Se tiene definido realizar un programa anual de auditorías internas al sistema de gestión de calidad, la última fue realizada en septiembre de 2016 en estos se auditaron todos los procesos. Es importante identificar en el programa para cada proceso que auditor se designó como responsable.
¿Los tiempos asignados para evaluar los procesos son acordes con las necesidades de la organización? Si No .
¿El o los ciclos de auditoría interna, cubre todos los procesos, requisitos y sitios permanentes o temporales de la organización? Si No .
¿La competencia del equipo auditor es adecuada?
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5. INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL DESEMPEÑO Y LA EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION
Si No . Se cuenta con un grupo de 24 auditores internos formados; se verifico la evidencia que soporta las
competencias de los auditores que realizaron las auditorías.
Anualmente se realiza una capacitacion de refuerzo a los auditores internos, para fortalecer las competencias del equipo auditor.
¿La conclusión de sus reportes alimenta la revisión de la dirección para la toma de decisiones? Si No parcialmente . Se presenta un informe de los resultados de las auditorías y las conclusiones generales, para la revisión por la dirección.
5.4 Análisis de la revisión del sistema por la dirección
¿Se evidenció cubrimiento de las entradas para la revisión, resultados o salidas de la dirección de acuerdo con los requisitos de la norma? Si No parcialmente
¿Existen entradas adicionales o resultados adicionales a los requeridos por la norma? Si No
¿Se evidencia relación de la revisión por la Dirección con el proceso de Mejora continua? Si No parcialmente
La revisión por la dirección se realiza anualmente, la última revisión fue realizada en abril de 2017, en la cual participaron los líderes de los procesos.
6. USO DEL CERTIFICADO DE SISTEMA DE GESTION Y DE LA MARCA O LOGO DE LA CERTIFICACION
¿El logo o la marca de conformidad de certificación de sistema de gestión de ICONTEC se usa en publicidad (página web, brochure, papelería, facturas, etc…)? Si No NA .
¿La publicidad realizada por la Organización está de acuerdo a lo establecido en el reglamento ES-R-SG-001 y el Manual de aplicación ES-M-SG-001? Si No NA .
¿El logo o la marca de conformidad se usa sobre el producto o sobre el empaque o el envase o el embalaje del producto, o de cualquier otra forma que denote conformidad del producto? Si No NA
¿Se evidencia la adecuación de la información contenida en el certificado (vigencia del certificado, logo de organismo de acreditación, razón social registrada en documentos de existencia y representación legal, direcciones de sitios permanentes cubiertos por la certificación, alcance, etc.?
Si No .
7. ANEXOS QUE FORMAN PARTE DEL PRESENTE INFORME
Anexo 1 Plan de auditoría ES-P-SG-02-F-002 X
Anexo 2 Información específica de esquemas de certificación de sistema de N.A
Anexo 3 Correcciones, análisis de causa y acciones correctivas N.A
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7. ANEXOS QUE FORMAN PARTE DEL PRESENTE INFORME
Anexo 4 No conformidades firmadas por el cliente. N.A
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ANEXO 1 - PLAN DE AUDITORIA
EMPRESA: INSTITUCION UNIVERSITARIA PASCUAL BRAVO
Dirección del sitio : Calle 73 No 73 A 226 MEDELLÍN- ANTIOQUIA-COLOMBIA
Representante de la organización:
YANETH PATRICIA VALENCIA TERREROS,
Cargo: JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
Correo electrónico [email protected] 4480520 ext 1041
Alcance: Prestación de servicios educativos de docencia, investigación y extensión académica
CRITERIOS DE AUDITORÍA: ISO 9001:2008 + NTCGP1000:2009 + la documentación del Sistema de Gestión
Tipo de auditoría :
INICIAL U OTORGAMIENTO SEGUIMIENTO RENOVACION AMPLIACIÓN
REDUCCIÓN REACTIVACIÓN EXTRAORDINARIA ACTUALIZACIÓN
Aplica toma de muestra por multisitio:
Si
No
Existen actividades/procesos que requieran ser auditadas en turno nocturno:
Si
No
Con un cordial saludo, enviamos el plan de la auditoría que se realizará al Sistema de Gestión de su organización. Por favor indicar en la columna correspondiente, el nombre y cargo de las personas que atenderán cada entrevista y devolverlo al correo electrónico del auditor líder. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoría le agradezco invitar a las personas del grupo de la alta dirección y de las áreas/procesos/actividades que serán auditadas.
Para la reunión de apertura le solicitamos disponer de un proyector para computador y sonido para video, si es necesario, (sólo para auditorías de certificación inicial y actualización).
En cuanto a las condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su organización, por favor informarlas previamente al inicio de la auditoría y disponer el suministro de los equipos de protección personal necesarios para el equipo auditor.
La información que se conozca por la ejecución de esta auditoría será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor de ICONTEC.
El idioma de la auditoría y su informe será el español.
Los objetivos de la auditoría son:
Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de gestión.
Determinar la capacidad del sistema de gestión para asegurar que la organización cumple los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables al alcance del sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión.
Determinar la eficacia del sistema de gestión para asegurar que la organización puede tener expectativas razonables con relación al cumplimiento de los objetivos especificados.
Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión. Las condiciones de este servicio se encuentran indicadas en el Reglamento de certificación de sistemas de gestión R-SG-001.
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Auditor Líder: Beatriz H. Machado G. (BM) Correo electrónico [email protected]
Auditor: Claudia Patricia Lopez (CL) Auditor
Experto técnico: N.A
Fecha/ Sitio (si hay más de uno)
Hora de inicio de la actividad
de auditoría
Hora de finalización
de la actividad
de auditoría
PROCESO / REQUISITOS POR AUDITAR
EQUIPO AUDITOR
CARGO Y NOMBRE (Todas las personas que serán entrevistadas en la auditoría)
2017-05-26
Viernes
08:00 08:30 Reunión de apertura
BM-CL
Doctores: Mauricio Morales Saldarriaga, Rector. Juan Guillermo Rivera Berrio, Vicerrector Académico, Yaneth Valencia Terreros, Jefa Oficina Asesora de Planeación, Liliana Patricia Restrepo Villa, Vicerrectora Administrativa, Lina Betancur Lotero, Jefa Oficina Asesora de Comunicaciones José Leonardo Ramírez Echavarría, Director Operativo de Investigación, Jhoana Quiroz Gil, Directora Operativa de Extensión, Juan Guillermo Mazo Gonzáles, Director Internacionalización, Bayron Álvarez Arboleda, Decano Facultad de Ingeniera, Lucas Restrepo Vélez, Decano Facultad de Producción y Diseño. Yon Alejandro Vásquez Álvarez, Jefe Oficina Asesora de Control Interno, Chiquinquirá Arboleda Gaviria, Directora Gestión Talento Humano, Yuly Santos Herrera, Directora Administrativa Gestión Financiera.
08:30 10:30 Gestión de Direccionamiento Estratégico 4.1, 5, 5.6
Doctores: Mauricio Morales Saldarriaga, Rector. Juan Guillermo Rivera Berrio, Vicerrector Académico, Yaneth Valencia Terreros, Jefa Oficina Asesora de Planeación, Liliana Patricia Restrepo Villa, Vicerrectora Administrativa, Lina Betancur Lotero, Jefa Oficina Asesora de Comunicaciones, Yon Alejandro Vásquez Álvarez, Jefe Oficina Asesora de Control Interno
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Fecha/ Sitio (si hay más de uno)
Hora de inicio de la actividad
de auditoría
Hora de finalización
de la actividad
de auditoría
PROCESO / REQUISITOS POR AUDITAR
EQUIPO AUDITOR
CARGO Y NOMBRE (Todas las personas que serán entrevistadas en la auditoría)
10:30 12:30 Gestión de atención al usuario 7.2, 8.2.1
BM Doctor Juan Pablo Arboleda Gaviria, Sra. Doris Astrid Agudelo Espinal.
10:30 12:30 Docencia 7.1, 7.2, 7.3, 7.5, 8.2.4
CL
Doctor Juan Guillermo Rivera Berrio, Vicerrector Bayron Álvarez Arboleda, Decano Facultad de Ingeniera, Lucas Restrepo Vélez, Decano Facultad de Producción y Diseño. Felipe Andrés Jaramillo Ardila
12:30 13:45 Receso
13:45 15:15 Gestión de Auditoria 8.2.2
BM
Doctor Yon Alejandro Vásquez Álvarez, Jefe Oficina Asesora de Control Interno
15:15 17:00 Gestión Talento Humano 6.2
Doctoras: Liliana Patricia Restrepo Villa, Vicerrectora Administrativa, Chiquinquirá Arboleda Gaviria, Directora Gestión Talento Humano
13:45 15:30 Tecnología e Innovación 7.1, 7.2, 7.3, 7.5, 8.2.4
CL
José Leonardo Ramírez Echavarría, Director Operativo de Investigación,
15:30 17:15 Gestión de Laboratorios 7.1, 7.2, 7.5, 8.2.4
Doctores: Juan Guillermo Rivera Berrio, Vicerrector Académico, Bayron Álvarez Arboleda, Decano Facultad de Ingeniera, Lucas Restrepo Vélez, Decano Facultad de Producción y Diseño. Luis Felipe Velasquez Estrada, Jefe de laboratorios
17:00 17:15
Verificación del uso del logo en los diferentes medios de publicidad usados por la empresa.
BM Doctora Lina Betancur Lotero, Jefa Oficina Asesora de Comunicaciones
17:15 17:30 Preparación informe de auditoría
BM-CL Auditor líder y equipo auditor
17:30 18:00 Reunión de cierre
Observaciones:
Es política de ICONTEC, como organismo de certificación, para controlar el riesgo contra la imparcialidad, el no autorizar la presencia de personas de organizaciones de consultoría, en las auditorías de certificación.
Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por la empresa.
Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están pendientes, y se hará seguimiento a los aspectos por mejorar planteados en la auditoria anterior de ICONTEC.
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Fecha/ Sitio (si hay más de uno)
Hora de inicio de la actividad
de auditoría
Hora de finalización
de la actividad
de auditoría
PROCESO / REQUISITOS POR AUDITAR
EQUIPO AUDITOR
CARGO Y NOMBRE (Todas las personas que serán entrevistadas en la auditoría)
Durante el proceso de la auditoria se verificará el cumplimiento de los aspectos reglamentarios contemplados en las condiciones y términos de referencia del certificado ICONTEC de gestión de la calidad es-r-sg-01, y en el manual de imagen y aplicación del certificado de gestión de la calidad (es-m-sg-001).
La auditoría debe ser acompañada por una persona de la organización o guía, cuyas funciones serán: pueden estar presentes durante las actividades de auditoría realizando actividades tales como las de establecer contactos y asistir con la ejecución del cronograma de entrevistas, colaborar en los acuerdos para las visitas de ubicaciones específicas de la organización, asegurar que las reglas relacionadas a los procedimientos de protección del personal y seguridad de las instalaciones son conocidas y respetadas por el equipo auditor, testificar la auditoria en nombre de la organización y proveer información aclaratoria cuando así sea solicitado por el equipo auditor. De la misma manera, los guías no deben dar respuestas relacionadas con el sistema de gestión como si ellos fueran los responsables del área que se está auditando si no lo son.
Favor devolver este plan diligenciado con los nombres y cargos de las personas que van a recibir la auditoria, al e-mail [email protected]
Cualquier duda favor comunicarse al celular: 310 460 28 21
Para el balance diario de información del equipo auditor le agradecemos disponer de una oficina o sala, así como también de acceso a la documentación del sistema de gestión.
Los requisitos comunes que serán auditados en todos los procesos, son: 4.2.3, 4.2.4, 5.2, 6.1, 8.2.3, 8.4, 8.5
Fecha de emisión del plan de auditoría: 2017-05-11
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ANEXO 3 - CORRECCIONES, CAUSAS Y ACCIONES CORRECTIVAS.
CORRECCIONES, ANALISIS DE CAUSA Y ACCIONES CORRECTIVAS
# Descripción de la no
conformidad / Evidencia
Clasificación (mayor o menor)
Requisito(s) de la norma, en caso de
auditoría combinada o integrada indicar la
designación de la norma
Corrección propuesta / Evidencia de la
Corrección y fecha de implementación
Análisis de causas (indicar la(s) causa (s) raíces)
Acción correctiva propuesta/ /Evidencia de
la Acción correctiva y fecha de implementación
N.A
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Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoría únicamente a la Organización y no será divulgado a terceros sin autorización de la Organización.
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8. RESULTADO DE LA REVISION DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS PARA LAS NO CONFORMIDADES MAYORES DETECTADAS EN ESTA AUDITORIA, MENORES QUE GENERARON COMPLEMENTARIA Y, MENORES DETECTADAS EN ESTA AUDITORIA QUE POR SOLICITUD DEL CLIENTE FUERON REVISADAS
NC Descripción de la no conformidad (se relaciona el numeral de la norma y la
evidencia del incumplimiento)
Evidencia obtenida que soporta la solución
¿Fue eficaz la acción? Si/No
N.A
9. RECOMENDACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR DE ACUERDO CON EL ES-R-SG-001
SI NO
Se recomienda otorgar la Certificación del Sistema de Gestión
Se recomienda mantener el alcance del certificado o del Sistema de Gestión X
Se recomienda renovar el certificado del Sistema de Gestión
Se recomienda ampliar el alcance del certificado del Sistema de Gestión
Se recomienda reducir el alcance del certificado
Se recomienda reactivar el certificado
Se recomienda actualizar el certificado del Sistema de Gestión
Se recomienda restaurar el certificado, una vez finalice el proceso de renovación
Se recomienda suspender el certificado
Se recomienda cancelar el certificado
Nombre del auditor líder: BEATRIZ HELENA MACHADO G. Fecha 2017 06 02