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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN

Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoría únicamente a la Organización y no será

divulgado a terceros sin autorización de la Organización

ES-P-SG-02-F-025 Versión 17

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1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1. ORGANIZACIÓN

INSTITUTO PARA EL DEPORTE Y LA RECREACIÓN DE SABANETA - INDESA

1.2. SITIO WEB: www.indesa.gov.co

1.3. LOCALIZACIÓN DEL SITIO PERMANENTE PRINCIPAL:

Calle 76E Sur 46B-82, Sabaneta - Antioquia, Colombia

Si la certificación cubre más de un sitio permanente donde se realicen actividades del sistema de gestión, indicar la localización de cada uno.

Dirección del sitio permanente

(diferente al sitio principal)

Localización (ciudad - país)

Actividades del sistema de gestión, desarrollados en este sitio, que estén cubiertas en el alcance

Ninguna

1.4. ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN:

Servicio de orientación deportiva en procesos de deporte formativo, recreativo y competitivo a través de escuelas del deporte y procesos de orientación en salud por medio de la educación física, la recreación y el fomento de estilos de vida saludable para la comunidad.

Requisitos no aplicables: 8.3 Diseño y desarrollo de los productos y servicios

Service in sports orientation, in the process of development sport, recreational and competitive sports through schools and orientation in health through physical education classes, recreational classes and healthy daily live activities for the community.

1.5. CÓDIGO IAF: 39

1.6. CATEGORÍA DE ISO/TS 22003: No aplicable

1.7. REQUISITOS DE SISTEMA DE GESTIÓN: ISO 9001:2015

1.8. REPRESENTANTE DE LA ORGANIZACIÓN

Nombre: Óscar Alexander Guevara Saavedra

Cargo: Gerente

Correo electrónico [email protected]

1.9. TIPO DE AUDITORÍA: Inicial o de Otorgamiento Seguimiento Renovación Ampliación Reducción Reactivación Extraordinaria Actualización Migración (aplica para ISO 45001)

Aplica toma de muestra por multisitio: Si No

Auditoría combinada: Si No

Auditoría integrada: Si No

http://www.indesa.gov.co/

mailto:[email protected]





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1.10. Tiempo de auditoría FECHA Días de auditoría)

Etapa 1 (Si aplica) No aplicable

Preparación de la auditoría en sitio y elaboración del plan 2019-12-11 0.5

Auditoría en sitio 2019-12-17 y 18 1.5

1.11. EQUIPO AUDITOR

Auditor líder Humberto Sylva Sánchez

Auditor

Experto Técnico Stiven López Tobón

1.12. DATOS DEL CERTIFICADO DE SISTEMA DE GESTIÓN

Código asignado por ICONTEC SC CER657815

Fecha de aprobación inicial 2018-12-19

Fecha de próximo vencimiento: 2021-12-18

2. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

2.1. Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de gestión.

2.2. Determinar la capacidad del sistema de gestión para asegurar que la Organización cumple los requisitos

legales, reglamentarios y contractuales aplicables en el alcance del sistema de gestión y a la norma de

requisitos de gestión

2.3. Determinar la eficacia del sistema de gestión para asegurar que la Organización puede tener

expectativas razonables con relación al cumplimiento de los objetivos especificados.

2.4. Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión.

3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

3.1. Los criterios de la auditoría incluyen la norma de requisitos de sistema de gestión, la información documentada del sistema de gestión establecida por la organización para cumplir los requisitos de la norma, otros requisitos aplicables que la organización suscriba y documentos de origen externo aplicables.

3.2. El alcance de la auditoría, las unidades organizacionales o procesos auditados se relacionan en el plan de auditoría, que hace parte de este informe.

3.3. La auditoría se realizó por toma de muestra de evidencias de las actividades y resultados de la Organización y por ello tiene asociada la incertidumbre, por no ser posible verificar toda la información documentada.

3.4. Se verificó la capacidad de cumplimiento de los requisitos legales o reglamentarios aplicables en el alcance del sistema de gestión, establecidos mediante su identificación, la planificación de su cumplimiento, la implementación y la verificación por parte de la Organización de su cumplimiento.

3.5. El equipo auditor manejó la información suministrada por la Organización en forma confidencial y la retornó a la Organización, en forma física o eliminó la entregada en otro medio, solicitada antes y durante el proceso de auditoría.





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3.6. Al haberse ejecutado la auditoría de acuerdo con lo establecido en el plan de auditoría, se cumplieron los objetivos de ésta.

3.7. ¿Se evidenciaron las acciones tomadas por la Organización para solucionar las áreas de preocupación, reportadas en el informe de la Etapa 1? (Se aplica solo para auditorías iniciales o de otorgamiento): Si No NA .

3.8. ¿En el caso del Sistema de Gestión auditado están justificados los requisitos no aplicables acordes con lo requerido por el respectivo referencial? Si No NA .

8.3 Diseño y desarrollo de los productos y servicios. La prestación de los servicios se hace de

acuerdo con programas establecidos y de acuerdo con necesidades de la comunidad.

7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones. Para la prestación de los servicios no se utilizan dispositivos

o equipos de medición que demanden un control metrológico sobre su precisión y exactitud.

3.9. ¿Se auditaron actividades en sitios temporales o fuera del sitio de acuerdo al listado de contratos o proyectos entregado por la Organización?: Si No NA .

3.10. ¿En el caso de los esquemas en los que es aplicable el requisito de diseño y desarrollo del producto o servicio (Por ejemplo, el numeral 8.3, de la norma ISO 9001:2015), este se incluye en el alcance del certificado?: Si No NA .

3.11. ¿Existen requisitos legales para el funcionamiento u operación de la Organización o los proyectos que realiza, por ejemplo, habilitación, registro sanitario, licencia de funcionamiento, licencia de construcción, licencia o permisos ambientales en los que la Organización sea responsable?: Si No NA .

La institución está constituida por el Acuerdo del Concejo Municipal 024 del 6 de noviembre de 1996, por el cual se crea el Instituto para el Deporte en Sabaneta -INDESA- y con el Acuerdo del Concejo Municipal 001 de 6 de febrero de 1997 se establece la naturaleza jurídica del instituto.

Con el Acuerdo de Junta Directiva 001 del 13 de agosto de 2016 se expiden los Estatutos de Funcionamiento, vigente hasta el 31 de diciembre de 2019.

3.12. ¿Se evidencian cambios significativos en la Organización, desde la anterior auditoría, por ejemplo, relacionados con alta dirección, estructura organizacional, sitios permanentes bajo el alcance de la certificación, cambios en el alcance de la certificación diferentes a ampliación o reducción, entre otros? Si No .

En caso afirmativo, cuáles: Se cambia, recientemente, la persona encargada de coordinación del sistema de gestión de la calidad.

3.13. ¿Si la organización realiza actividades del alcance en turnos nocturnos que no pueden ser visitadas en el turno diurno, estas fueron auditadas en esta auditoría? Si No NA .

3.14. ¿Se encontraron controlados los procesos de origen externo (outsourcing), cuyo resultado incide en la conformidad del producto y/o servicio que afectan la satisfacción del cliente? Si No NA .

En caso afirmativo relacione los procesos de origen externo en la siguiente tabla:

Proceso de origen externo:

Se tiene establecido un convenio para la prestación de servicios de apoyo a los deportistas en los requerimientos para la participación en torneos deportivos, como: apoyo logístico, alimentación, imagen institucional, implementación deportiva, juzgamiento a eventos, mantenimiento de escenarios deportivos y hospedaje.





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3.15. ¿Se presentaron, durante la auditoría, cambios que hayan impedido cumplir con el plan de auditoría inicialmente acordado con la Organización? Si No .

En caso afirmativo, cuáles: Por solicitud de la organización se hizo cambio en el plan de auditoría para centrar la atención en los procesos misionales. En cambio de los procesos recursos e infraestructura física y gestión jurídica y contractual, se auditaron los procesos de deporte competitivo y actividad física y desarrollo humano.

3.16. ¿Existen aspectos o resultados significativos de esta auditoría, que incidan en el programa de auditoría del ciclo de certificación? Si No .

3.17. ¿Quedaron puntos no resueltos en los casos en los cuales se presentaron diferencias de opinión sobre las NC identificadas durante la auditoría? Si No NA .

3.18. ¿Aplica restauración para este servicio? Si No NA .

3.19. Se verificó si la Organización implementó o no, el plan de acción establecido para solucionar las no conformidades menores pendientes de la auditoría anterior de ICONTEC y si fueron eficaces.

NC Descripción de la no conformidad (se relaciona el numeral de la norma y la evidencia del incumplimiento)

Evidencia obtenida que soporta la solución

¿Fue eficaz la acción? Si/No

1 8.4.2.

la organización debe asegurarse de que los procesos, productos y servicios suministrados externamente no afectan de manera adversa a la capacidad de la organización de entregar productos y servicios conformes de manera coherente a sus clientes.

La organización debe:

a) Asegurarse de que los procesos suministrados externamente permanecen dentro del control de su sistema de gestión de la calidad

b) Definir los controles que pretende aplicar a un proveedor externo y los que pretende aplicar a las salidas resultantes

d) Determinar la verificación, u otras actividades necesarias para asegurarse de que los procesos, productos y servicios suministrados externamente, cumplen los requisitos.

No se evidencian los controles establecidos para asegurar que el convenio con FEDELIAN, para la

Se liquidó Contrato firmado con FEDELIAN.

Los servicios se prestan con Edu Habitat, Empresa de Desarrollo Urbano y Hábitat E.I.C.E. para operaciones de logística, inicia 8 de noviembre de 2019.

Se ha establecido el control de supervisión para contratación y suministro de servicios y se hace de acuerdo con los avances en la prestación de los servicios.

Al finalizar cada contrato se hace acta de liquidación.

Sí





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prestación de servicios externos, cumpla con los requisitos establecidos en dicho convenio. No se tienen actas de supervisión para el cumplimiento del convenio durante lo trascurrido del año 2018.

2 6.1.2.

la organización debe planificar:

a) Las accione para abordar riesgos y oportunidades b) La manera de:

1. Integrar e implementar las acciones en sus procesos del sistema de gestión de la calidad 2. Evaluar la eficacia de estas acciones

No se evidencian las evaluaciones de eficacia de los controles asociados a los riesgos

No se han identificado oportunidades asociadas a los riesgos.

Se monta matriz de “Gestión de riesgos y oportunidades” F-GEM-16.

Se identifican oportunidades en matriz de riesgos y oportunidades para cada proceso. Asimismo, se ha elaborado una matriz DOFA para los procesos misionales como parte para el plan operativo.

Sí

4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA

Como resultado de la auditoría, el equipo auditor declara la conformidad y eficacia del sistema de gestión auditado basados en el muestreo realizado. A continuación, se hace relación de los hallazgos de auditoría.

4.1 Hallazgos que apoyan la conformidad del sistema de gestión con los requisitos.

El cumplimiento del plan de acción trazado para el cuatrienio, con resultados que superan las metas propuestas, demuestran capacidad de gestión y de accionar del equipo de trabajo, logrando un beneficio importante para la comunidad del municipio.

La instauración del programa “La noche de los mejores”, como medio para resaltar los valores y talentos deportivos del municipio, donde se presentó un número significativo de deportistas, con 333 postulados, y se destacaron 214, a quienes se les entregaron incentivos económicos para cada uno según el Acuerdo Municipal, permite estimular a la juventud a superarse en sus proyectos deportivos.

La labor del proceso de deporte competitivo para mejorar los resultados de períodos anteriores permitió obtener un logro superior del medallero, en el cuatrienio anterior se obtuvieron 47 medallas y se pasa a 311 medallas recibidas en estos últimos cuatro años; además, se alcanza el puesto 6° en 2019 cuando se había llegado máximo al 11° lugar en los Juegos Departamentales.





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La gestión para el desarrollo de las actividades del proceso de actividad física responde a las necesidades de la ciudadanía y brinda la oportunidad de tener programas para el aprovechamiento de los escenarios deportivos del municipio.

4.2 Oportunidades de mejora

La determinación de requisitos de necesidades y expectativas de partes interesadas para revisar el enfoque, considerando la relación de la organización con cada una de ellas, y para seguimiento y medición de cumplimiento, con la definición, en lo posible, de indicadores que permitan evaluar el desempeño y tomar acciones que contribuyan al mejoramiento en la satisfacción progresiva de sus necesidades y expectativas.

Los objetivos trazados para los procesos vale precisarlos, con base en lo que se espera y no en la misión de éstos, de manera que tales objetivos permitan orientación para la definición de los indicadores para la gestión y la mejora de la eficacia, con miras a lograr la estrategia de la organización.

La definición de los formatos utilizados como ficha de ingreso y seguimiento al gimnasio, en el proceso de actividad física, y el control en el diligenciamiento de manera completa para cada persona, con el fin de conocer es estado físico del usuario, de modo que permita orientar con seguridad a las personas en el desarrollo de las actividades dirigidas.

El control de temperatura de aire en el ambiente de la piscina con instrumento de medición, no de manera subjetiva, teniendo en cuenta que existe la temperatura del aire y la sensación térmica que puede ser diferente de acuerdo con las condiciones climáticas.

El almacenamiento de productos químicos usados en el tratamiento del agua de la piscina para asegurar que se encuentran correctamente identificados y dispuestos de manera que no se pueda presentar contaminación o reacciones por incompatibilidad de productos. Asimismo, asegurar que se retiran los envases vacíos y se disponen adecuadamente para evitar confusiones y mantener el orden en al área de almacenamiento.

El mantenimiento de la información de los productos de tratamiento del agua de la piscina para asegurar que se tienen a disposición y a la vista las fichas de seguridad de los productos químicos, con el propósito de saber cómo actuar en caso de derrames o de tener contacto con ellos.

Las auditorías internas para determinar un procedimiento con base en los lineamientos de la norma ISO 19011:2011, con el fin de generar el enfoque por procesos y del ciclo P/H/V/A para el mejoramiento; además, para asociar los riesgos de los procesos y los resultados de las auditorías en la programación de las auditorías internas y, adicionalmente, para estructurar las competencias de los auditores internos en la realización de las auditorías y en la detección de oportunidades de mejora del sistema de gestión de la calidad.

La valoración de los riesgos y el análisis ponderado para determinar el grado de situaciones potenciales de riesgo y para hacer seguimiento y medición, como parte de la gestión del riesgo, con una frecuencia establecida, además, evaluar el impacto de las acciones tomadas para reducir los niveles de riesgo en el tiempo. Evaluar la posibilidad de adoptar un modelo como el establecido por el Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFT, o los lineamientos de la norma ISO 31000, gestión de riesgos - principios y directrices.

La definición y formulación de los indicadores de los procesos, con fórmulas adecuadas y metas retadoras, para asegurar que sean coherentes con lo que se propone la organización y la realidad de los procesos, que sean los necesarios y adecuados en la medición de eficacia, eficiencia y efectividad,





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de acuerdo con los objetivos trazados de cada proceso, con la disposición de recursos y con los resultados esperados de manera que se utilicen en fortalecer y mejorar la gestión para la optimización del proceso.

La práctica para el análisis de no conformidades de auditoría interna para diferenciar entre la corrección que se hace de cada no conformidad para eliminarla y las acciones correctivas planteadas para atacar sus causas. Conviene revisar el formato utilizado en la toma de acciones para las no conformidades de auditoría para identificar, en la práctica, tanto las correcciones como las acciones correctivas.

5. INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL DESEMPEÑO Y LA EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN

5.1. Análisis de la eficacia del sistema de gestión certificado

5.1.1. Incluir las reclamaciones o quejas válidas del cliente en los sistemas de gestión que aplique durante el último año.

En 2018 se presentan 17 quejas y 2 reclamos y en 2019 se fueron 18 quejas.

Principales quejas o reclamaciones recurrentes

Principal causa Acciones tomadas

3 Problemas con matrículas en natación Se hacen acuerdos con los entrenadores para nivelara los grupos. Se busca mejorar el proceso de matrícula con programa digital.

2 Demora en apertura del gimnasio Se toman medidas para asegurar la apertura del gimnasio en horario establecido.

2 Malestar con cancha de tenis Se hacen requerimientos para majora de escenarios deportivos.

11 Quejas por motivos varios, de las cuales se presentan 4 en actividad física, 4 en escenarios deportivos, 2 en gerencia y 1 en deporte competitivo y tesorería

Se da respuesta a cada queja de acuerdo con el motivo que la genera.

5.1.2. En los casos que aplique verificar que la Organización haya informado a ICONTEC durante los plazos especificados en el Reglamento ES-R-SG-001 eventos que hayan afectado el desempeño del sistema de gestión certificado, relacionados con el alcance de certificación que sean de conocimiento público. El auditor verificará las acciones pertinentes tomadas por la Organización para evitar su recurrencia y describirá brevemente cómo fueron atendidas.

No aplicable.

5.1.3. ¿Existen quejas de usuarios de la certificación recibidas por ICONTEC durante el último periodo evaluado? (Aplica a partir del primer seguimiento)?: Si No .





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5.1.4. ¿Se evidencia la capacidad del sistema de gestión para cumplir los requisitos aplicables y lograr los resultados esperados?: Si No .

5.1.5. ¿Se concluye que el alcance del sistema de gestión es apropiado frente a los requisitos que la Organización debe cumplir? (consultar ES-P-SG-02-A-001): Si No .

5.2. Relación de no conformidades detectadas durante el ciclo de certificación

El ciclo de certificación inicia con una auditoría de otorgamiento o renovación, a partir de esta indicar contra cuáles requisitos se han reportado no conformidades.

Auditoría Número de no conformidades Requisitos

Otorgamiento Una (1) Mayor, dos (2) menores 10.3, 8.4.2 y 6.1.2

1ª de seguimiento del ciclo Dos (2) Mayores, cuatro (4) menores

8.7.1, 9.3, 7.1.2, 7.1.6, 7.2.1 y 9.2

2ª de seguimiento del ciclo

Auditorias especiales (Extraordinaria, reactivación, ampliación)

No aplicable

¿Se evidencia recurrencia de no conformidades detectadas en las auditorías de ICONTEC en el último ciclo de certificación? Si No NA .

5.3 Análisis del proceso de auditoría interna

Se ha establecido la realización de auditorías internas a intervalos, con frecuencia de una vez por año. El último ciclo de auditorías fue realizado entre el 3 y el 29 de julio de 2019 a los procesos, con excepción del proceso de evaluación y mejoramiento, y a los requisitos del sistema de gestión de la calidad aplicables, excepto los de 9.2, de acuerdo con los criterios de la norma ISO 9001, versión 2015. Para la ejecución se asignaron auditores internos que no tienen las competencias adecuadas y según los criterios establecidos por la organización. Los tiempos empleados para las auditorías han sido apropiados para evaluar el desempeño del sistema. La planificación de las auditorías la realizan los auditores de acuerdo con el programa establecido, además, se siguen los criterios de la norma ISO 19011 como orientación para la programación y ejecución. Para las no conformidades de auditoría se han definido oportunamente acciones de corrección y determinado las acciones correctivas para evitar que vuelva a ocurrir.

5.4 Análisis de la revisión del sistema por la dirección

No se realizó la revisión por la dirección de acuerdo con la frecuencia anual establecida. No se realizó durante 2019, lo que condujo a verificación complementaria. La revisión por la dirección fue realizada el 2 de marzo de 2020, se dio cubrimiento a todos los elementos de entrada, de acuerdo con los criterios establecidos en la norma, con análisis de los resultados, teniendo en cuenta la información existente que fue precaria debido a que la administración anterior no dejó información suficiente. En la revisión se analizan las entradas, se concluye sobre los resultados y se determinan las acciones y recursos necesarios para el mantenimiento del sistema de gestión.

6. USO DEL CERTIFICADO DE SISTEMA DE GESTIÓN Y DE LA MARCA O LOGO DE LA CERTIFICACIÓN

6.1. ¿El logo o la marca de conformidad de certificación de sistema de gestión de ICONTEC se usa en publicidad (página web, brochure, papelería, facturas, etc…)? Si No NA .

6.2. ¿La publicidad realizada por la Organización está de acuerdo con lo establecido en el reglamento ES-R-SG-001 y el Manual de aplicación E-GM-001? Si No NA .





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6.3. ¿El logo o la marca de conformidad se usa sobre el producto o sobre el empaque o el envase o el embalaje del producto, o de cualquier otra forma que denote conformidad del producto? Si No NA .

6.4. ¿Se evidencia la adecuación de la información contenida en el certificado (¿vigencia del certificado, logo de organismo de acreditación, razón social registrada en documentos de existencia y representación legal, direcciones de sitios permanentes cubiertos por la certificación, alcance, etc.? Si No .

7. RESULTADO DE LA REVISIÓN DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS PARA LAS NO CONFORMIDADES MAYORES DETECTADAS EN ESTA AUDITORÍA, MENORES QUE GENERARON COMPLEMENTARIA Y, MENORES DETECTADAS EN ESTA AUDITORÍA QUE POR SOLICITUD DEL CLIENTE FUERON REVISADAS

¿Se presentaron no conformidades mayores? Sí No .

¿Se presentaron no conformidades menores de la auditoria anterior que no pudieron ser cerradas en esta auditoría? Sí No .

¿Se presentaron no conformidades menores detectadas en esta auditoría que por solicitud del cliente fueron revisadas durante la complementaria? Sí No .

En caso afirmativo diligencie el siguiente cuadro:

Fecha de la verificación complementaria: 9 de marzo de 2020.

NC Descripción de la no conformidad (se relaciona el numeral de la norma y la evidencia del incumplimiento)

Evidencia obtenida que soporta la solución

¿Fue eficaz la acción? Si/No

No conformidades mayores identificadas en esta auditoría

1 8.7.1. No se asegura que las salidas que no sean conformes con los requisitos se identifican y se controlan para tomar las acciones adecuadas a la naturaleza de la no conformidad y en su efecto sobre la no conformidad de los productos.

No se tiene información documentada de salidas no conformes de los procesos de escuelas de deporte, deporte formativo y recreativo, deporte competitivo y actividad física y desarrollo humano para determinar la naturaleza de las no conformidades, del tratamiento y de las acciones siguientes al tratamiento en caso de requerirse

Se tiene formato para registro de “Control de Servicio no conforme” F-GEM-02, definido en procedimiento “Gestión de riesgos y oportunidades” PD-GEM-01 versión 1,

Se realiza plan de capacitación al Comité Primario, líderes y coordinadores de los procesos, sobre salidas no conformes. Se evidencia Acta de comité, planificación, listado de asistencia, presentación y guía de capacitación.

Sí





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hacer corrección o determinar una concesión.

2 9.3. No se ha realizado la revisión

del sistema de gestión de la

calidad para asegurarse de su

conveniencia, adecuación,

eficacia y alineación con la

dirección estratégica de la

organización.

No se ha llevado a cabo la revisión por la dirección, a intervalos planificados, de acuerdo con los requisitos establecidos en la norma ISO 9001, versión 2015.

En el último año no se ha realizado la revisión por la dirección del sistema de gestión de la calidad de acuerdo con lo establecido, para evaluar el desempeño del sistema y asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continua con el direccionamiento estratégico de la organización. La última revisión por la dirección se realizó el 14 diciembre de 2018.

Se realizó revisión por la dirección del 2 de marzo de 2020 con base en información de lo avanzado en el año ya que no se obtuvo información pertinente de la administración anterior.

Se realiza una planeación periódica para desarrollar el informe de revisión por la dirección con frecuencia de cuatro meses, con el fin hacer seguimiento al desempeño del sistema de gestión de la calidad.

Se da a conocer el procedimiento de revisión por la dirección a la alta dirección.

Sí

No conformidades pendientes de la auditoría anterior que no se solucionaron

1 6.1.2.

la organización debe planificar:

a) Las accione para abordar riesgos y oportunidades b) La manera de:

1. Integrar e implementar las acciones en sus procesos del sistema de gestión de la calidad 2. Evaluar la eficacia de estas acciones

No se evidencian las evaluaciones de eficacia de los controles asociados a los riesgos

Se define matriz de riesgos con acciones para tratamiento de riesgos por procesos.

En cada matriz de riesgos por proceso se determinan las oportunidades.

En los informes de análisis de los procesos para la definición del plan de acción anual se incluye matriz DOFA con las oportunidades para cada proceso.

Si





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No se han identificado oportunidades asociadas a los riesgos.

No conformidades detectadas en esta auditoría que fueron cerradas

No aplicable

8. RECOMENDACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR DE ACUERDO CON EL ES-R-SG-001

SI NO

Se recomienda otorgar la Certificación del Sistema de Gestión

Se recomienda mantener el alcance del certificado o del Sistema de Gestión

Se recomienda renovar el certificado del Sistema de Gestión

Se recomienda ampliar el alcance del certificado del Sistema de Gestión

Se recomienda reducir el alcance del certificado

Se recomienda reactivar el certificado

Se recomienda actualizar el certificado del Sistema de Gestión

Se recomienda migrar el certificado del Sistema de Gestión

Se recomienda restaurar el certificado, una vez finalice el proceso de renovación

Se recomienda suspender el certificado

Se recomienda cancelar el certificado

Nombre del auditor líder: Humberto Sylva Sánchez Fecha 2019 03 11





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9. ANEXOS QUE FORMAN PARTE DEL PRESENTE INFORME

Anexo 1 Plan de auditoría ES-P-SG-02-F-002 (Adjuntar el plan a este formato y el ES-I-SG-08-F-001, cuando aplique)

Anexo 2 Información específica de esquemas de certificación de sistema de gestión NA

Anexo 3 Correcciones, análisis de causa y acciones correctivas. Aceptación de la organización firmada.

ANEXO 1

PLAN DE AUDITORÍA

Se adjunta.

ANEXO 2 No aplicable.

ANEXO 3 - CORRECCIONES, CAUSAS Y ACCIONES CORRECTIVAS.

● Se recibió la propuesta de correcciones, análisis de causas y acciones correctivas para la solución de no conformidades el 11 de febrero de 2020 y recibieron observaciones por parte del auditor líder.

● Las correcciones, análisis de causas y acciones correctivas propuestas por la organización, fueron aceptadas por el auditor líder el 26 de febrero de 2020.

Se adjunta plan de acciones.

PLAN DE AUDITORÍA EN SITIO


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EMPRESA: INSTITUTO PARA EL DEPORTE Y LA RECREACIÓN DE SABANETA - INDESA

Dirección del sitio: Calle 76E Sur 46B-82, Sabaneta - Antioquia, Colombia

Representante de la organización:

Óscar Alexander Guevara Saavedra Teléfono 320 777 9466

Cargo: Gerente Correo electrónico [email protected]

Alcance: Servicio de orientación deportiva en procesos de deporte formativo, recreativo y competitivo a través de escuelas del deporte y procesos de orientación en salud por medio de la educación física, la recreación y el fomento de estilos de vida saludable para la comunidad.

CRITERIOS DE AUDITORÍA ISO 9001:2015

Documentación del Sistema de Gestión

Tipo de auditoría :

INICIAL U OTORGAMIENTO SEGUIMIENTO RENOVACIÓN AMPLIACIÓN REDUCCIÓN

REACTIVACIÓN EXTRAORDINARIA ACTUALIZACIÓN

Aplica toma de muestra por multisitio: Si

No

Existen actividades/procesos que requieran ser auditadas en turno nocturno:

Si

No

Con un cordial saludo, enviamos el plan de la auditoría que se realizará al Sistema de Gestión de su organización. Por favor indicar en la columna correspondiente, el nombre y cargo de las personas que atenderán cada entrevista y devolverlo al correo electrónico del auditor líder. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoría le agradezco invitar a las personas del grupo de la alta dirección y de las áreas/procesos/actividades que serán auditadas.

En cuanto a las condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su organización, por favor informarlas previamente al inicio de la auditoría y disponer el suministro de los equipos de protección personal necesarios para el equipo auditor.

La información que se conozca por la ejecución de esta auditoría será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor de ICONTEC.

El idioma de la auditoría y su informe será el español.

Los objetivos de la auditoría son:

Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de gestión.

Determinar la capacidad del sistema de gestión para asegurar que la organización cumple los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables al alcance del sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión.

Determinar la eficacia del sistema de gestión para asegurar que la organización puede tener expectativas razonables con relación al cumplimiento de los objetivos especificados.

Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión.

Las condiciones de este servicio se encuentran indicadas en el Reglamento de certificación de sistemas de gestión R-SG-001.

Auditor Líder: Humberto Sylva Sánchez - HSS Correo electrónico [email protected]

Auditor: Auditor

Experto técnico: Stiven López Tobón – SLT





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Fecha/ Sitio (si hay más

de uno)

Hora de inicio de la actividad

de auditoría

Hora de finalización

de la actividad

de auditoría

PROCESO / REQUISITOS POR AUDITAR

EQUIPO AUDITOR

CARGO Y NOMBRE (Todas las personas que serán entrevistadas en la

auditoría)

2019-12-17

8:00 8:30 Reunión de apertura

SLT - HSS

8:30 10:00

Proceso escuelas del deporte: 7.1.3, 7.1.4, 7.1.5.2, 8.1, 8.2.1, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3, 8.5.4, 8.5.5, 8.5.6, 8.6, 8.7.1, 8.7.2, 9.1.3, 10.2, 10.3

Manuela Prisco Londoño - Promotora de escuelas del deporte

10:00 11:30

Proceso deporte formativo y recreativo: 7.1.3, 7.1.4, 8.1, 8.2.1, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3, 8.5.4, 8.5.5, 8.5.6, 8.6, 8.7, 9.1.3, 10.2, 10.3

Juan Pablo Sánchez Álvarez – Coordinador de deporte formativo y recreativo Andrés Felipe Gallego – Promotor de deportes

11:30 13:00

Proceso deporte competitivo: 7.1.3, 7.1.4, 8.1, 8.2.1, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3, 8.5.4, 8.5.5, 8.5.6, 8.6, 8.7, 9.1.3, 10.2, 10.3

Rogelio Ospina Orlas - Coordinado Deporte competitivo

13:00 14:00 Receso

14:00 16:30

Proceso Actividad física y desarrollo humano: 7.1.3, 7.1.4, 8.1, 8.2.1, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3, 8.5.4, 8.5.5, 8.5.6, 8.6, 8.7, 9.1.3, 10.2, 10.3

Carlos Alberto Díez Castañeda - Coordinador actividad física

16:30 17:00 Balance parcial

2019-12-18

8:00 8:30

Proceso orientación en salud: 7.1.3, 7.1.4, 8.1, 8.2.1, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3, 8.5.4, 8.5.5, 8.5.6, 8.6, 8.7, 9.1.3, 10.2, 10.3

HSS

Alejandro Mejía Castañeda

8:30 10:00

Proceso direccionamiento organizacional: comprensión de la organización y su contexto, necesidades y expectativas de las partes interesadas, revisión por la dirección: 4.1, 4.2, 4.3, 5.1, 5.2, 5.3, 6.2, 6.3, 7.1.1, 9.3.1, 9.3.2, 9.3.3, 9.1.3, 10.3

Oscar Alexander Guevara Saavedra - Gerente

10:00 11:00

Proceso evaluación y mejoramiento: aplicación de requisitos legales y reglamentarios, satisfacción del cliente, quejas y reclamos, acciones para abordar riesgos y oportunidades, auditorías internas de calidad, acciones correctivas, planes de mejora: 6.1, 8.2.1, 9.1.3, 9.1.2, 9.2, 10.2.1, 10.2.2, 10.3

Juan Camilo Gol López – Comunicador Diana Hernpandez – Auxiliar comunicaciones



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Fecha/ Sitio (si hay más

de uno)

Hora de inicio de la actividad

de auditoría

Hora de finalización

de la actividad

de auditoría

PROCESO / REQUISITOS POR AUDITAR

EQUIPO AUDITOR

CARGO Y NOMBRE (Todas las personas que serán entrevistadas en la

auditoría)

2019-12-18

11:00 11:30

Verificación de procesos de origen externo (outsourcing), cuyo resultado incide en el producto o servicio y que hacen parte del alcance de certificación

HSS

Revisión de acciones para las no conformidades de auditoría anterior. Revisión del uso de la publicidad del certificado

Balance y preparación del informe

Auditor líder y equipo auditor

11:30 12:00 Reunión de cierre Todas las personas entrevistadas en la auditoría

Observaciones:

Favor coordinar la logística para el desplazamiento del equipo auditor, para llegar hasta el sitio de auditoría y para su regreso, así como para los desplazamientos que sean necesarios para el desarrollo de la auditoría.

Igualmente, indicarnos los requisitos que debe cumplir el equipo auditor para garantizar el ingreso a los sitios de auditoría (restricciones físicas, elementos de protección personal, presentación personal, etcétera).

Para el inicio de la auditoría, favor suministrar al equipo auditor en medio electrónico y/o en medio físico la siguiente información: Estadísticas de producto no conforme interna 2017 a 2019 Estadísticas de quejas y reclamos de los clientes 2017 a 2019 Resultados de logros frente a los objetivos de calidad 2017 a 2019

Durante la auditoría se evaluará el cumplimiento de los requisitos relacionados con requisitos del sistema de gestión de la calidad y sus procesos (4.4), información documentada (7.5), roles, responsabilidad y autoridad (5.3), comunicación interna (7.4), provisión de recursos (7.1.1, 7.1.2, 7.1.3), ambiente para operación de los procesos (7.1.4), seguimiento, medición, análisis y evaluación (9.1.1, 9.1.3), mejora continua (10.3) en la auditoría de cada proceso.

Así mismo se verificará el cumplimiento de los aspectos reglamentarios establecidos en el “Reglamento de la certificación ICONTEC de sistema de gestión” R-SG-01, versión 6, y en el “Manual de aplicación” M-SG-01-A con respecto a quejas y reclamos y el uso de las marcas ICONTEC e IQNET.

Para el balance diario de información del equipo auditor le agradecemos disponer de una oficina o sala, así como también de acceso a la documentación del sistema de gestión.

Fecha de emisión del plan de auditoría: 2019-12-11


Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoría únicamente a la Organización y no será divulgado a

terceros sin autorización de la Organización.


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INSTITUTO PARA EL DEPORTE Y LA RECREACIÓN DE SABANETA - INDESA

SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA No.

1 de 6

X No - Conformidad Mayor Norma(s):

ISO 9001:2015

Requisito(s):

No - Conformidad Menor 8.7.1

Descripción de la no conformidad:

No se asegura que las salidas que no sean conformes con los requisitos se identifican y se controlan para tomar las acciones adecuadas a la naturaleza de la no conformidad y en su efecto sobre la no conformidad de los productos.

Evidencia:

No se tiene información documentada de salidas no conformes de los procesos de escuelas de deporte, deporte formativo y recreativo, deporte competitivo y actividad física y desarrollo humano para determinar la naturaleza de las no conformidades, del tratamiento y de las acciones siguientes al tratamiento en caso de requerirse hacer corrección o determinar una concesión.

Corrección Evidencia de Implementación

Fecha

Según el numeral 8.7 del control de las salidas no conformes, de la norma ISO 9001:2015 y como cumplimiento al numeral 8.7.2 de conservar la información documentada del punto c, se hace planes de mejoramiento con gestión de la evaluación de las diferentes salidas de los procesos misionales como son: El cumplimiento de Indicadores, listado de asistencia, encuestas de satisfacción y PQRS, implementando casos de estudios para conocer la causa raíz de hallazgos encontrados o mejoramiento en el sistema, garantizando un control documental que asegure que la información este ordenada y asegurada por cada área.

Existen registros de planeaciones, asistencia, inscripciones, planificación de sesiones de entrenamiento.

Formato Caso de Estudio F-GEM-22, planes de mejoramiento F-GEM-09 y Actas de información

04/02/2020

Descripción de la (s) causas (s)

Se realiza un caso de estudio, implementando herramientas de análisis como es: 5w +1H para definir la descripción del fenómeno, Espina de pescado y 5 por qué, con el propósito de implementar unos planes de acción para garantizar la seguridad de la información saliente de los procesos misionales.





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Acción correctiva Evidencia de Implementación

Fecha

La metodología utilizada para la captación de registros es con base en los procedimientos y formatos.

Registro F-GDO-34 Entrega de comunicaciones internas.

Mes de enero y

febrero del 2020

Capacitar a líderes de procesos acerca de las salidas no conformes.

Acta de comité F-DO-03 y Lista de asistencia F-GC-12

16/04/2020

Capacitar a todos los líderes del sistema en la administración de la información de cada proceso.

Acta de comité F-DO-03 y Lista de asistencia F-GC-12

6/02/2020





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Planificar auditorías internas de control interno Plan de auditorías internas F-CI-13

31/01/2020

Realizar un acuerdo planificado para que se realice empalmes cada que se egrese un personal.

Dejar un informe de gestión e incluir en el contrato de prestación de servicios una cláusula de entrega de información al personal responsable o al gerente.

22/06/2020

Revisión mensual de indicadores de gestión y semestral las encuestas de satisfacción al usuario

Cuadro mando de indicadores y formatos de encuestas de satisfacción (F-GEM-10)

Indicadores 12/03/ 2020

Encuestas 18/06/2020

Realizar seguimiento y verificación a la ejecución de los planes de acción y mejoramiento del sistema

Formato Caso de Estudio (F-GEM-22) y planes de mejoramiento F-GEM-09

27/02/2020

Realizar seguimiento evaluativo a todos los contratistas Informe de supervisión y vigilancia (F-GJC-11) y planes de mejoramiento F-GEM-09

27/02/2020

Realizar plan de capacitación a los procesos. Plan de capacitaciones (F-GRI-21), lista de asistencia (F-GRI-22) y Encuesta de satisfacción (F-GRI-35)

21/02/2020





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X No - Conformidad Mayor Norma(s):

ISO 9001:2015

Requisito(s):

No - Conformidad Menor 9.3


No se ha realizado la revisión del sistema de gestión de la calidad para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia y alineación con la dirección estratégica de la organización.

No se ha llevado a cabo la revisión por la dirección, a intervalos planificados, de acuerdo con los requisitos establecidos en la norma ISO 9001, versión 2015.

Evidencia:

En el último año no se ha realizado la revisión por la dirección del sistema de gestión de la calidad de acuerdo con lo establecido, para evaluar el desempeño del sistema y asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continua con el direccionamiento estratégico de la organización. La última revisión por la dirección se realizó el 14 diciembre de 2018.


Fecha

Realizar una verificación de documentación por cada carpeta física y digital validando la revisión por la dirección y planear en la programación de actividades del Sistema de Gestión Integral (F-GEM-14) cuatrimestralmente, llevarla a cabo en los meses de abril, agosto y diciembre del 2020, con el propósito de desarrollar planes de acción y de mejora continua.

Revisar carpeta del informe de la revisión del año anterior para tomar como ejemplo el informe a realizar la persona responsable de este procedimiento.

NOTA: Se realizará en el mes de marzo una revisión por la dirección correspondiente al primer trimestre del año 2020, ya que la administración pasada no la realizó, se garantiza que para el 09/03/2020 este la revisión por la dirección realizada, adicionalmente según la programación del programa de actividades se realizará cuatrimestralmente del 2020.

Formato Caso de Estudio (F-GEM-22), Acta de revisión por la dirección (F-DO-08) y Actas de información

09/03/2020





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Se realiza un caso de estudio, implementando herramientas de análisis como es: 5w +1H para definir la descripción del fenómeno, espina de pescado y 5 por qué, con el propósito de implementar unos planes de acción para garantizar la revisión por la dirección.

L


Fecha

Realizar una planeación periódica para desarrollar el informe de revisión por la dirección.

Revisión por la dirección (F-DO-08) y Programa de actividades del SGI (F-GEM-14)

Cada 4 meses (abril,

agosto y diciembre) del 2020

(Se hace dos parciales y una general en el año)

Realizar plan de mejoramiento dependiendo de los resultados que arroje los últimos informes realizados a la revisión por la dirección garantizando el seguimiento y control de esta.

Planes de mejoramiento (F-GEM-09) y revisión por la dirección (F-DO-08)

30/04/2020





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Realizar verificación contractual de los perfiles asociados a cada cargo y planes de mejoramiento para toma de acciones. Porque debe haber una persona idónea en el tema y en la norma ISO 9001:2015.

Planes de mejoramiento (F-GEM-09) e informe de auditorías.

24 y 25 de febrero del 2020

Realizar capacitación a la persona responsable para la realización de la revisión por la dirección, dejar documentado el procedimiento y darlo a conocer, la persona responsable de la elaboración del informe es el Gerente con el apoyo de control interno, coordinadora de calidad, secretaria y todos los líderes del proceso

Procedimiento para la revisión por la dirección (PD-DO-03), como evidencia a la capacitación se realizará listado de asistencia y acta de comité.

16/04/2020





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No - Conformidad Mayor Norma(s):

ISO 9001:2015

Requisito(s):

X No - Conformidad Menor 7.1.2


No se asegura que se determinen y proporcionen las personas necesarias para la implementación eficaz del sistema de gestión de la calidad y para la operación y control de sus procesos.

Evidencia:

No se tiene una persona disponible en sitio, capacitada en salvamento y rescate, para atender situaciones en caso de emergencia cuando se realizan actividades de servicio al público en la piscina, de acuerdo con lo establecido en la ley 1209 de 2008. No se ha establecido mantener personal de rescate salvavidas en la piscina cuando se permite el uso de ésta en prácticas acuáticas.


Fecha

Contratar el personal idóneo, capacitada con certificación de curso del manejo de piscinas y salvamento acuático.

Contrato de prestación de servicios con certificación y Formato Caso de Estudio F-GEM-22

10/02/2020


Se realiza un caso de estudio, implementando herramientas de análisis como es: 5w +1H para definir la descripción del fenómeno, Espina de pescado y 5 por qué.





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Fecha

Realizar seguimiento y control al personal responsable sobre la actualización de la certificación de salvamento acuático.

Revisión del contrato con el certificado correspondiente vigente.

Realizar auditoría a la zona húmeda con los respectivos formatos.

14/02/2020 30 /06/2020

Realizar capacitación sobre la normatividad Ley 1209 del 2008 y de la ISO 9001:2015 a el personal responsable de la piscina.

Plan de capacitaciones (F-GRI-21), lista de asistencia (F-GRI-22), Encuesta de satisfacción (F-GRI-35) y registro fotográfico en el informe de gestión

27/03/2020

Implementar indicador de seguridad de incidentes y accidentes en los diferentes escenarios deportivos de INDESA.

Indicador de Gestión (F-GEM-08)

28/02/2020





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Implementar un procedimiento para actuar en emergencias y un plan de rescate y salvamento a través de la persona encargada de Sistema de Seguridad y salud en el trabajo.

Manual de procedimiento y el listado de documentos maestros.

31/03/2020

Cotizar torre de rescate aplicada a la zona de piscina del Instituto.

Cotización del recurso. 30/06/2020





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ISO 9001:2015

Requisito(s):



No se asegura que los conocimientos necesarios para la operación de los procesos se mantenga y se ponga a disposición en la medida que sea necesario.

Evidencia:

Ante el retiro de la persona que fungía como Subdirector de las Escuelas de deporte, en el momento de la auditoría, no se encontró la documentación ni la información relacionada con la operación del proceso de escuelas de deporte; asimismo, no había una persona que asumiera las funciones para la dirección y coordinación del proceso.

En la auditoría no se vieron controles de operación de las escuelas de José Félix de Restrepo y Aula Ambiental, asimismo no se encontró el desarrollo de actividades ni el control de asistencia a las actividades de las escuelas, con excepción de Hogar María Auxiliadora Lita Posada y La Doctora.


Fecha

Realizar una verificación de documentación por cada carpeta física validando la información del año anterior 2019 con el Coordinador responsable del área del deporte y dejando como inventariado la documentación encontrada físicamente y digital.

Formato Caso de Estudio (F-GEM-22) y actas de inventario de la información.

05/02/2020







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Fecha

Realizar un diagnóstico semestral a la coordinación de escuela de deporte.

Entrega de comunicaciones internas F-GDO-34

03/02/2020

Entregar al coordinador de escuelas del deporte el proceso, el procedimiento, los indicadores de gestión, la matriz de riesgos y los formatos.

Entrega de comunicaciones internas F-GDO-34

03/02/2020

Hacer seguimiento y control a indicadores de gestión. Acciones preventivas, correctivas y de mejora (F-GEM-01) e Indicador de Gestión (F-GEM-08)

12/03/2020

Garantizar que la subdirección realice el control documental del proceso correctamente.

Lista de chequeo de Auditorías internas (F-GEM-04) e informe de auditorías.

16/04/2020





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ISO 9001:2015

Requisito(s):



No se asegura que el personal que realiza trabajos que afectan el desempeño y eficacia del sistema de gestión de la calidad sea competente basándose en formación apropiada.

Evidencia:

No se evidencia que se mantengan información documentada de las competencias de formación y experiencia de las Auditoras Internas que realizaron las auditorías internas al sistema de gestión de la calidad entre el 3 y el 29 de julio de 2019.


Fecha

Realizar el plan de auditorías internas según la programación, se ejecutará mes a mes lo planificado, con sus correspondientes formatos de documentación por cada área con fin de garantizar el buen desarrollo del proceso generando planes de mejoramiento, planes de acción con seguimiento y control.

Formato Caso de Estudio F-GEM-22, Plan de auditorías de control interno vigencia 2020 (F-CI-13) Lista de chequeo de Auditorías internas (F-GEM-04) e informe de auditorías.

06/02/2020







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Fecha

Realizar seguimiento y control a planes de mejoramiento frente a los hallazgos encontrados.

Plan de mejoramiento (F-GME-19) y Caso de estudio (F-GEM-22)

Todos los meses a partir de

febrero del 2020,

depende de los

resultados de

auditorías internas o externas y

si es necesario

aplicar caso de estudio.





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Realizar Capacitación sobre herramientas de análisis, porque no todo el personal las conoce y se requiere para implementarlas en cualquier situación que se presenten en el Instituto.

Plan de capacitaciones (F-GRI-21), lista de asistencia (F-GRI-22) y Encuesta de satisfacción (F-GRI-35)

30/03/2020

Revisar contratación mensual de los informes de supervisión y vigilancia frente al cumplimiento de las actividades del objeto contractual, con el fin de verificar el cumplimiento de la documentación de los requisitos contractuales.

Revisión contratación, informe de gestión de hallazgos encontrados y auditorías internas.

28/02/2020





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ISO 9001:2015

Requisito(s):

X No - Conformidad Menor 9.2


No se asegura que se lleven a cabo las auditorías internas a intervalos planificados para proporcionar información acerca de si el sistema de gestión de la calidad es conforme con los requisitos propios de la organización y los requisitos de la norma ISO 9001, versión 2015.

Evidencia:

No se ha realizado auditoría al proceso de evaluación y mejoramiento con base en los requisitos de la versión 2015 de la norma ISO 9001.

No se incluyó la auditoría interna de este proceso en las auditorías internas realizadas entre el 3 y el 29 de julio de 2019.

Asimismo, no se evidencia que se haya realizado auditoría al proceso de evaluación y mejoramiento en las auditorías internas de 2018.


Fecha

Incluir en el plan de auditorías los procesos de control interno y evaluación y mejoramiento con el propósito de identificar posibles hallazgos, aplicar el plan de mejoramiento y el plan de acción.

Formato Caso de Estudio (F-GEM-22), Plan de auditorías interno (F-CI-13) y programa de actividades del SGI (F-GEM-14)

Con los registros del sistema de gestión de la calidad como son: Planes de mejoramiento y acciones.

07/02/2020

10/02/2020





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Fecha

Realizar auditorías internas cruzadas entre el área de control interno y SGI de la Calidad.

Plan de auditorías interno (F-CI-13), lista de chequeo de Auditorías internas (F-GEM-04) e informe de auditorías

10/06/2020

Retroalimentación entre las áreas mediante la reunión de líderes del sistema de gestión de la calidad.

Acta de comité (F-DO-03)

16/04/2020

Realizar diagnóstico y acta de comité de la información encontrada de cada área del año 2019.

Acta de comité (F-DO-03)

10/02/2020

informe de auditorÍa de sistemas de gestiÓn …

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