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INFORME DE AUDITORIA

FOR-EG-07 Versión:02

Vigente desde: Julio 18 de 2014

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AUDITORIA AL PROCESO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS / SUBPROCESO DE ALMACEN VIGENCIA 2015

Abril de 2016




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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION……………………………………………….. . 3

2. ALCANCE………………………………………………………… 4

3. OBJETIVOS……………………………………………………… 5

4. MARCO LEGAL…………………………………………………... 6

5. METODOLOGÍA…………………………………………………7-8

6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA INTERNA …………… 9-17

7. OBSERVACIONES GENERALES………………………….18-20 7.1 FORTALEZAS 7.2 DEBILIDADES

8. RECOMENDACIONES……………………………………….21-22

9. RESULTADO AVANCE PLAN DE MEJORAMIENTO…………………………………………… ..23-30

10. CONCLUSIONES…………………………………………………31




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1 .INTRODUCCIÓN

En cumplimiento de la Ley 87 de 1.993, Decreto 1537 de 2001, Plan de acción vigencia 2016 de la Oficina de Control Interno del Municipio de Neiva, de acuerdo a la normatividad vigente y en desarrollo y ejecución de nuestros roles, se practico auditoria al proceso de Servicios Administrativos /subproceso de Almacen vigencia 2015 a febrero de 2016, y la evaluación y seguimiento al plan de mejoramiento suscrito como resultado de la auditoría interna practicada en el 2014.

Nuestro objetivo principal es evaluar y conceptuar acerca del desempeño del almacen de esta Entidad Territorial en el desarrollo de su función administrativa y de gestión, durante el periodo señalado, centrándose con este informe en la evaluación de la eficiencia y eficacia para así tener un concepto mas claro sobre el desempeño del almacen , en cumplimiento de los procedimientos que regulen recepción, custodia, control y entrega de bienes públicos que tienden al mejoramiento continuo y con ello una efectiva gestión y administración de los recursos físicos, de forma que se vea reflejado en la calidad y bienestar de la comunidad neivana.




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2. ALCANCE

El presente alcance de Auditoria al subproceso de almacen y evaluación, seguimiento al plan de mejoramiento resultado de la auditoría vigencia 2014 efectuada en el 2015, suscrito por el Subproceso de Almacen, enfocado en el cumplimiento de las acciones de mejoramiento suscritas y en el plazo establecido para lo mismo en aras de mitigar las debilidades e implementar las acciones preventivas y correctivas que propendan por el mejoramiento continuo.




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3. OBJETIVOS

3.1. GENERAL

Nuestro objetivo principal es evaluar y conceptuar acerca del desempeño del almacen de esta Entidad Territorial en el desarrollo de su función administrativa y de gestión, realizando la evaluación y seguimiento y determinando el grado de cumplimiento y avance de las acciones de mejoramiento y actividades formuladas por los responsables de dichas acciones en el plan de mejoramiento suscrito por el almacen ante la oficina de control interno como resultado de la auditoría efectuada en la vigencia 2014.

3.2. ESPECÍFICOS

- Facilitar el cumplimiento de los objetivos de todas las áreas de la Entidad. - Unificar criterios para la correcta ejecución de las funciones asignadas. - Analizar el grado de avance y seguimiento al cumplimiento de las acciones

de mejora, verificando la efectividad y metas propuestas.




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4. MARCO LEGAL

-Constitución política de Colombia

-Ley 87 de 1.993 Articulo 3 Literal d)

-Directivas presidenciales No.08 de 2003 y 03 de 2012

-Ley 594 de 2000

-Manual de almacen




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5. METODOLOGÍA

La Auditoria se desarrollo en las instalaciones del primer piso donde funciona el almacen municipal e inspección de la Bodega de elementos servibles e inservibles ubicada en el barrio Bogotá de la ciudad de Neiva, se utilizaron técnicas de auditoria como observación directa, inspección ocular, entrevista personalizada y revisión de documentos etc.

Se tomo como practica directa la realización y confrontación de los elementos que tiene a cargo algunos servidores públicos, tomando alguna muestra., Como también la realización de prueba selectiva de elementos que se encuentran y manejan a diario en el almacen.

Teniendo en cuenta que uno de los objetivos del almacen es el desarrollo de las actividades orientadas a prestar un servicio eficiente y oportuno del suministro y entrega de los elementos requeridos por las dependencias para el cumplimiento de sus funciones y a su vez encargado de recepcionar, custodiar, entregar y controlar los inventarios que se encuentran al servicio de las diferentes dependencias de la alcaldía de Neiva.

Para efectos de la evaluación y cumplimiento en el avance e implementación de las acciones de mejoramiento propuestas en el plan de mejoramiento suscrito ante la oficina de Control Interno del Municipio de Neiva vigencia 2014, se tuvo en cuenta la efectividad de las mismas, de acuerdo a las evidencias y/o soportes verificados y términos proyectados para la ejecución de las acciones de mejoramiento, el cual se realizo de acuerdo a la siguiente calificación:

MEDICION DEL ESTADO DE LA ACTIVIDAD

NIVEL DEL RIESGO RANGO

Cumplida BAJO >70=100%

Cumplida parcialmente MEDIO >30<=70%

Pendiente ALTO 0 <= 30%




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BAJO: Cuando la actividad de mejoramiento se haya cumplido de manera total en

las condiciones predefinidas.

MEDIO: Cuando la actividad de mejoramiento se haya cumplido de manera parcial

en las condiciones predefinidas.

ALTO : Cuando la actividad de mejoramiento no se haya cumplido en las

condiciones predefinidas




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6. RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL El Almacen General del Municipio de Neiva es una dependencia que se encuentra bajo la supervisión de la Secretaria General y Administrativa hasta diciembre de 2015 funciono con: - Almacenista de planta - Profesional Universitario de planta - Cuatro contratistas. A partir del 2016 funciona con: -Almacenista de planta Quien se desempeñaba como Profesional Universitario en 2015, pasó a desempeñar el cargo en la actualidad como almacenista General. Teniendo en cuenta que el proceso de gestión de servicios administrativos subproceso de almacen como proceso de apoyo en la Administración Municipal es una dependencia que requiere de personal de apoyo toda ves que tiene como objetivo el desarrollo de las actividades orientadas a prestar un servicio eficiente y oportuno del suministro de los elementos necesarios requeridos por las dependencias para el cumplimiento de su función administrativa y a su vez encargada de recepcionar, custodiar, entregar y controlar los inventarios del municipio de Neiva que se encuentran en las diferentes dependencias del mismo, buscando asegurar con antelación que los bienes y materiales necesarios estén a disposición en el almacen, es por ello que para cumplir con el objetivo debe planear, organizar, dirigir, supervisar, ejecutar y controlar la recepción y almacenamiento de los bienes y asegurar su normal funcionamiento. El almacén de Neiva es una dependencia que no cuenta con instalaciones apropiadas ni espacio para cumplir su objetivo, se observa desorden en cuanto a la recepción de inservibles pues en el segundo piso al fondo y a la entrada del mismo almacén se hallan elementos a la vista de los internos y de los visitantes dando mala imagen. Se cuenta con una bodega en el barrio Bogotá la cual mediante observación directa se encuentran gran cantidad de elementos como:




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maquinaria pesada (cargadores, volquetas, retroexcavadoras, vehículos camionetas, aproximadamente 150 motocicletas), entre otros. Además allí mismo se encuentran elementos servibles como las esculturas de los pasos del san juanero Huilense y un tanque séptico de 20.000 litros que no ha sido entregado a la comunidad del área rural. También se encuentran elementos como aires acondicionados que manifiesta el almacenista que son de la procuraduría y otros elementos de la Registraduria. ACTIVIDADES DEL AREA DE RECURSOS FISICOS Y ALMACEN El responsable del Área de Recursos físicos es el encargado de coordinar con sus inmediatos colaboradores, las siguientes actividades de acuerdo al manual de almacen: “ Analizar la rotación de inventaros y establecer puntos de control (máximos y mínimos de pedidos) para cada elemento, de acuerdo con sus características, a fin de garantizar el suministro oportuno por parte del Almacén Municipal y determinar la cantidad óptima de almacenamiento. Velar porque los servidores públicos del Municipio de Neiva dispongan de los elementos y equipos necesarios para el cumplimiento de sus funciones. Apoyar al Secretario General en los procesos de contratación relacionados con la entrega y recibo de bienes en comodato, coordinando con el almacenista General .con la elaboración e informar al Almacén general lo pertinente para la entrega o recibo físico de los bienes. Responder por los bienes entregados para el desarrollo de sus funciones y velar para que los bienes entregados a su grupo de trabajo sean utilizados para los fines del estado. Ayudar a fomentar entre los servidores públicos la cultura de autocontrol frente al uso y cuidado de los bienes a ellos asignados, para el cumplimiento de los objetivos organizacionales. Difundir entre los servidores públicos los lineamientos señalados en el presente manual”. “EL ALMACEN : liderado por el Almacenista General del Municipio de Neiva, será el responsable de adelantar las siguientes acciones: Planear, organizar, dirigir, supervisar, ejecutar y controlar la recepción y almacenamiento de los bienes.




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Recibir y dar ingreso a los bienes adquiridos a través de los diferentes ordenadores del gasto, los procedentes de donaciones, traspasos, reintegros, recuperación, reposición, sobrante, contratos de comodato, etc., así como la salida, egreso o entrega de bienes, previo el cumplimiento de las normas legales y fiscales que regulan estos procesos. Organizar, clasificar, localizar o almacenar los bienes del Municipio, conforme a lo señalado en el presente manual y suministrar o distribuir los elementos devolutivos y de consumo que requieran las diferentes dependencias del MUNICIPIO DE NEIVA, cuando se encuentren disponibles en bodega, aplicando los controles aquí señalados, velando por la correcta distribución a los usuarios o destinatario finales y velar por la organización y aseo de las instalaciones de almacén de acuerdo a las normas de seguridad industrial. Mantener actualizados los registros de los inventarios: en depósito de elementos devolutivos y de consumo; inventario individual y consolidado de bienes devolutivos en servicio así como el Inventario consolidado de bienes de propiedad del Municipio, conforme a los lineamientos señalados por los entes de control y las disposiciones legales vigentes. Elaborar semestralmente el listado de elementos que se deban dar de baja por cualquiera de los conceptos aquí señalados (inservibles, obsoletos, innecesarios, por traspaso, etc.), tramitar la baja y coordinar con el Secretario General su disposición final mediante comercialización, donación, destrucción o cualquier otra modalidad, de acuerdo con las normas señaladas en la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios y a las disposiciones señaladas en el presente manual. Remitir al Despacho de la Secretaría General, un listado mensual de los bienes objeto de aseguramiento que hayan ingresado al almacén, para que sean incluidos dentro de las pólizas de seguros contratadas. Llevar registros diarios de entrega de elementos de consumo para producir anualmente un informe de consumo por dependencias. Adoptar medidas de seguridad necesarias para la adecuada conservación y manejo de existencias e informar al superior inmediato sobre cualquier medida preventiva. Elaborar como mínimo una vez al año el inventario físico pormenorizado de los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Municipio de Neiva y presentarlo para efectos contables y de los entes de control. Registrar diariamente en el kárdex los bienes adquiridos manteniendo actualizados los registros (descripción, código, localización, unidad de medida, puntos de control, etc.). Parágrafo : Los servidores públicos que en las instituciones educativas desempeñen las funciones de almacenistas deben cumplir los mismos procedimientos, actividades y funciones señaladas en el presente manual para el




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almacenista General del Municipio de Neiva. Los movimientos y registros contables se realizarán de acuerdo con lo establecido por las Normas de la Contaduría General de la Nación, según se trate de Bienes de Consumo, devolutivos e inmuebles (Propiedad, Planta y Equipo)”. Es repetitivo que los inventarios individuales que cada servidor público tiene a cargo se encuentran desactualizados faltando controles internos en su custodia. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE ALMACEN El almacen es el área mas importante para el suministro de elementos y materiales necesarios de apoyo para la administración, de acuerdo al manual de almacén (sin adoptar) disponible en página web institucional. Cuenta con procedimientos claros para la asignación y reasignación de elementos de consumo o devolutivos, procedimientos para bajas de almacen, procedimientos para los inventarios de los bienes del Municipio, etc. Los manuales de funciones y procedimientos son herramientas fundamentales del sistema de control interno por cuanto facilitan el control, ordenan y agilizan las actividades que se desarrollan en cumplimiento de las funciones que apuntan al logro de los objetivos de la entidad. BODEGAS DE ALMACEN La dependencia de Almacen es la responsable de la recepción, organización, custodia, manejo, deposito, conservación, administración, suministro y distribución de los bienes de propiedad del municipio de Neiva, por tal razón debe contar con una infraestructura e instalaciones adecuadas para proteger los bienes contra hurtos daños o deterioros. Como también debe contar con implementos apropiados para el debido almacenamiento de las mercancías, como estanterías y estibas y demás. Las instalaciones donde actualmente funciona el almacen de Neiva, no se encuentra apto para la recepción, organización, custodia, manejo, conservación y administración de los bienes propiedad del municipio de Neiva, hechos que a futuro pueden ocasionar detrimento patrimonial, ya que se presentan falencias al no garantizar la seguridad e integridad de los elementos que se encuentran allí como se puede evidenciar .(ver anexo registro fotográfico) .




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Se puede observar que los bienes que se encuentran en bodega están almacenados en forma inadecuada lo cual puede ocasionar riesgos como daño de los bienes que reposan en el almacen , Además los bienes que se compran estos deben ser entregados al almacen ,careciendo de zona de cargue y des cargue solo se cuenta con un parqueadero del los vehículos que transportan al señor alcalde y por seguridad para el manejo adecuado de todos los bienes, sitio muy pequeño para almacenar los bines induciendo a que sea el proveedor quien entregue los bienes a su destino .para posteriormente ser recibidos por el almacenista toda vez que por seguridad solo deben ingresar únicamente los vehículos que transportan al señor Alcalde. BAJAS DE INSERVIBLES DE ALMACEN Son los egresos o salidas definitivas de bienes inservibles no utilizables o innecesarias en deposito, ya sea por no estar en condiciones adecuadas para prestar el servicio o por encontrarse en situaciones de desgaste y obsoletos para su uso. Los inservibles causan efectos antieconómicos a la entidad, por tal motivo se deben evacuar estos elementos, ya sea a través de venta mediante subasta pública por martillo, donación o destrucción total. ENTRADAS AL ALMACEN El proceso de entrada al almacen se inicia con el ingreso de bienes muebles e insumos, ya sean adquiridos por la administración central o recibidos por cualquier otro medio, como convenio, comodato, reposición, devolución, donación, préstamo y sobrantes, para ser distribuidos a las diferentes dependencias bajo la actividad de consumo o devolución. Para el ingreso o recepción de un contrato se debe revisar y verificar que cada uno de los elementos este acorde y cumpla con los requisitos estipulados con el objeto contractual. Para la vigencia 2015 se realizaron 387 entradas por activos fijos y/o devolutivos y 950 por consumo Para el 2016 con corte al 13 e Abril de 2016 del 626 al 629 de consumo y de consumo. Selectivamente se analizaron los siguientes ingresos:




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-Ingreso No.388 del 29 de Diciembre de 2016 por valor de $29.406.000. Ingreso generado por el contrato No.1818-muebles y mobiliario y equipos tecnológicos para el OCAD. – Entregados a servidor publico de planeación –CARLOS ALBERTO IBAGON Ingreso de activos No.338 del 03 de agosto de 2015 por valor de 77.785.279 –BODEGA ACTIVOS FIJOS BIENES MUEBLES – pero ya fueron entregados a los puntos vive digital. Contrato de compra venta No.370 de 2015 celebrado entre el municipio de Neiva y soluciones profesionales inteligentes s.a.s Objeto : Adquirir elementos hardware y software para el control y vigilancia del transito y movilidad en la ciudad de Neiva. Valor: 274.626.163. Plazo: 3 meses contados a partir del acta de inicio No se tiene movimiento de almacen solo ingreso No.376 del 18 de –Diciembre de 2015 Se observa incumplimiento de la ley general de archivo en cuanto a los documentos de movimiento de almacen entrada salida o disponibilidad en bodega no son archivados de manera consecutiva debidamente firmados por quien entrega y/o recibe los mismos, ni en las carpetas adecuadas de acuerdo a la ley general de archivo.

ASIGNACION DE CONSUMO O DEVOLUTIVOS Las asignaciones de los elementos de almacen se producen con destino a las dependencias y funcionarios de la administración municipal para el desarrollo de sus funciones, para terceros en desarrollo de convenios para satisfacer necesidades contempladas en planes y programas. En el 2015 el almacen municipal de Neiva expidió 387 asignaciones devolutivos y por consumo 950 y para el 2016 a 13 de abril se han expedido 13 asignaciones devolutivas y por consumo 4 los cuales se encuentran consecutivamente elaborados en el sistema. Se evidencio que se esta utilizando el formato llamado traslado sin considerar que el traslado según manual de almacen es una figura que se hace objetivamente cuando se traslada uno o varios elementos entre dependencias , mas no cuando




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se entrega un elemento del almacen a una persona para su custodia y responsabilidad. Como se pudo evidenciar en los traslados No. 3016-3001-3019-2888-2922-2926 INVENTARIO GENERAL Inventarios son los bienes tangibles e intangibles como también los muebles e inmuebles, adquiridos por el Municipio de Neiva, con la intención de ser consumidos en las actividades de sus procesos o para suministrarlos en forma gratuita a la comunidad en desarrollo de las funciones. El propósito es velar por el correcto manejo de los bienes, por eso se deben realizar inventarios permanentes para llevar un control del inventario general y de esta forma poder determinar los faltantes y sobrantes y ordenar su calificación y depuración contable, aprovechando los nuevos retos con la introducción cambiante a normas internacionales NIIF. Es de anotar que se observa diferencias entre el almacén y contabilidad a fecha marzo 30 de 2016 informes especiales subcuentas de activos así: Descripción Saldo almacen Saldo contable Propiedad planta y equipo

123.029.026.790 247.969.140.553.87

Terrenos 65.333.872.44 85.079.530.172.37 Construcciones en curso

2.719.921.917 3.311.759.452.07

Edificaciones 12.974.643.077 75.856.263.456.69 Maquinaria y equipo 4.283.363.174.90 3.869.544.459 Equipo comunicación y computo

3.206.233.467.45 2.084.820.186

INVENTARIOS INDIVIDUALES Son los elementos devolutivos o de consumo que le asignan a cada uno de los funcionarios públicos de la administración Municipal de Neiva, para el cumplimiento de las funciones en el cargo para el cual fue nombrado.




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El almacen maneja un archivo en carpetas AZ donde reposan el A22 de cada funcionario el cual se observo desorganización y desactualización de los mismos. La firma de los inventarios por parte de cada servidor público implica responsabilidad administrativa, disciplinaría y fiscal y por lo tanto serán responsables directa e individualmente por la pérdida, daño o deterioro de los mismos, excepto que provengan de desgaste natural. Se tomo una muestra de algunos funcionarios de la administración municipal y se realizo revisión de los inventarios individuales encontrándose desactualizados: .MIGUEL IGNACIO AYA .AMPARO CORONADO .JHON ROSADO .HELMAN GONZALEZ .AURORA CAMPOS .CARLOS ALBERTO IBAGON .CARMEN TORRES .DIOSELINA VILLANUEVA La depuración e inventarios generales e individuales se encuentran desactualizados. De acuerdo a lo manifestado por el almacenista aun no se ha efectuado entrega a los nuevos jefes de dependencias que fueron nombrados a partir del primero de Enero de 2016. Se celebro el contrato No.1826 de 2015 contratista CONSORCIO MOBILIARIO NEIVA. 2015, cuyo objeto es la adquisición de menaje, elementos y electrodomésticos para restaurantes escolares, equipos tecnológicos y mobiliario para las Instituciones Educativas oficiales de la Secretaria de Educación del Municipio de Neiva. El Plazo de ejecución del citado contrato es de tres meses contados a partir del acta de inicio, se ha venido entregando los elementos por parte del contratista sin presencia del almacenista, y el recibido lo ha efectuado según documentos firmados por los rectores de las diferentes Instituciones Educativas. También en el mismo se observo que los equipos de computo los entrego e instalo en la secretaria de educación.




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Se observa incumplimiento del objeto contractual toda vez que es claro que son para las instituciones educativas los elementos y bienes contratados. También se observa la falta de planeación y análisis de la demanda de los artículos toda vez que se agotan y no se hace análisis de consumo para mantener estok de inventarios como: placas de inventario para control, papelería, etc. Se observa la falta de planificación en la entrega de pedidos volviendo a la práctica de entrega de elementos por unidad y a diario. POLIZAS -Se adquirió la póliza No. 1001064 con la aseguradora la previsora Asegura daños materiales combinados. -Seguro de manejo global sector oficial póliza No.3000893 con amparos de manejo, delitos contra la administración publica y fallos con responsabilidad fiscal. Se observa que el manejo de fondos de caja menor esta asegurada por un valor de $22.000.000. y a partir del 22 de febrero este monto es de $40.000.000. Respecto a la acción de mejora de puntear diariamente la información de los bienes ingresados al sistema se ha avanzado en este control, es necesario continuar con esta práctica. ANALISIS DE RIESGOS Respecto a los riesgos de gestión se recomienda la actualización, solicitando a calidad la incorporación de los nuevos , igualmente efectuar los controles internos existentes en aras de administrar y mitigar los riesgos detectados en el desarrollo de la auditoria. Se recomienda el análisis e incorporación de riesgos anticorrupción.




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7. OBSERVACIONES GENERALES

7.1 FORTALEZAS -Se implemento el formato de verificación de productos comprados el FOR-SA-13 permitiendo efectuar un mayor control y verificación especifica de los bienes que se compran. -Disposición del almacenista frente a las observaciones que se han comunicado en desarrollo de la misma auditoria.

7.2 DEBILIDADES

1- El almacen no cuenta con personal de apoyo para el desarrollo de las funciones como actividades orientadas a prestar un servicio eficiente y oportuno del suministro de los elementos necesarios y requeridos por las dependencias y a su vez encargada de recepcionar, custodiar, entregar y controlar los inventarios de la alcaldía de Neiva.

2- El Manual de almacén como herramienta de gestión para la administración

de los bienes del municipio de Neiva no se encuentra firmado ni adoptado mediante acto administrativo.

3- El espacio físico es inadecuado para el almacenamiento de los bienes de consumo e inservibles que se encuentran en la bodega donde funciona el almacén. Las instalaciones no se encuentran aptas para la recepción, organización y administración de los bienes propiedad del municipio, hechos que pueden generar en el futuro posible detrimento patrimonial.




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4- No se efectúa el movimiento de almacén como entrada, salida de bienes a su destino.

5- No se tiene claridad frente a la utilización del formato de traslado, ya que es utilizado para la entrega de elementos o bienes que se compran.

6- La depuración se viene efectuando pero es lenta, aún existen diferencias en cuentas de activo entre contabilidad y almacén.

. 7- Se evidencio mediante observación directa que en la bodega del barrio Bogotá existe gran cantidad de elementos inservibles como maquinaria pesada, vehículos, motocicletas, los cuales deben gestionar con celeridad su venta o destrucción, con el fin de depurar el inventario. También se encuentran algunos elementos servibles que no han sido entregados para que cumplan con el objeto para lo cual fueron adquiridos como: Tanque séptico. 8-Se observa incumplimiento de la ley general de archivo en cuanto a los documentos de movimiento de almacen entrada salida o disponibilidad en bodega de manera consecutiva debidamente firmados por quien entrega y/o recibe. 9-Se continúa con la falta de comunicación interna entre las áreas de talento humano y almacen sobre los movimientos de personal de planta como contratistas para efectos de entrega y recibo de los elementos y bienes a cargo. 10-Falta control para la entrega de elementos, pues los mismos se entregan sin la solicitud de cada jefe de dependencia. 11-No se efectúan controles internos como es la realización de pruebas selectivas periódicamente, verificando existencias y si es el caso faltantes o sobrantes de elementos y bienes con el fin de ir ajustando el inventario. 12- No hay celeridad en ajustar la información y depuración contable, pues No existe un cronograma de trabajo con plazo y responsabilidades. 13-Los inventarios físicos generales e individuales se encuentran desactualizados. Respecto a desactualización de inventario llamado responsabilidad de activos que tiene asignado cada servidor público, por la falta de aplicabilidad de los procedimientos como es el caso de retiro de elementos para arreglo y retiro de elementos o por compras efectuadas por caja menor o por traslado de




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funcionarios a otras dependencias, no se informa y siguen apareciendo a cargo de los mismos sin ser realidad. Como es el caso de la impresora comprada para la Secretaria de Educación, que fue legalizada en el desarrollo de la auditoria habiéndose comprado en diciembre de 2015. 14-Se está en proceso de recibo de los bienes y elementos comprados según contrato no.1826 cuyo objeto es la adquisición de elementos de menaje y electrodomésticos para restaurantes escolares, equipos tecnológicos y mobiliario para I.E. oficiales de la Secretaria de educación. Pero se pudo evidenciar que en la Secretaria de educación fueron instalados algunos equipos de cómputo, incumpliendo el objeto contractual. 15- No hay planeación para la entrega de elementos, se observó la entrega a diario de resmas de papel solo con solicitud verbal sin autorización del jefe de la dependencia. 16-Para la vigencia 15-Dic-2015 a 30 de Junio-2016 el fondo fijo de caja menor esta amparada por valor de $22.000.000. Pero a partir de febrero de 2016 se incrementó el valor de caja menor es de $40.000.000. Encontrándose sin amparo. 17-El Kardex de inventario se encuentra desactualizado 18-Mapa de riesgos de gestión y de corrupción desactualizado




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8. RECOMENDACIONES

-Se recomienda de manera urgente personal de apoyo con conocimiento, para la ejecución de los procesos y sus procedimientos asociados a la administración y gestión de bienes conduzcan a su mejoramiento en todos los frentes de trabajo como: ingreso de bienes a la entidad, salida de bienes al servicio, baja de elementos, aseguramiento protección y cuidado de bienes, actualización y seguimiento de inventarios, evaluación de la gestión de recursos físicos. etc.

- Se recomienda usar un esquema de organización ( mejorar y optimizar las instalaciones), para que la gestión de los recursos físicos señalados estén en óptimas condiciones de almacenamiento, cargue, descargue, entregas en las dependencias, administración de inventarios, custodia y seguridad

-Aplicar la Ley 594 de 2000 respecto al archivo de los documentos de manera ordenada y consecutivamente tal como lo dispone la misma Ley.

-Se recomienda la articulación entre las dependencias de la Alcaldía de Neiva principalmente el área de Talento Humano con el Almacén, comunicando los movimientos de personal para efectos de entrega y recibo de bienes o elementos de trabajo a cargo de los funcionarios.

- Como mecanismo de control se recomienda realizar pruebas selectivas periódicamente verificando las existencias reales de los bienes en inventario.

-Se recomienda celeridad en los ajustes de la información contable para lo cual se debe fijar un plan de trabajo con cronograma y responsabilidades entre las áreas de contabilidad y almacén.

- Actualizar el inventario físicos general e individual de los bienes en aras que la información sea real y confiable.




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-Respecto al cumplimiento del plan de mejoramiento suscrito en la vigencia 2015 se deben Adoptar medidas correctivas debidamente planeadas y realizables en el tiempo establecido con el fin de mitigar los eventos de riesgo identificados.

-Actualizar y adoptar el Manual de Almacén mediante acto administrativo como herramienta de gestión para la buena administración de los bienes del Municipio de Neiva.

- Se debe utilizar el formato de traslado para la entrega de los bienes entre servidores de una misma u otra dependencia.

- Se recomienda celeridad en gestionar el procedimiento a realizar para baja de bienes inservibles con el fin de evitar mayor deterioro de los mismos.

- Efectuar entrega expedita de los bienes que se adquieren para que cumplan su fin (Tanque séptico).

-Proceder al cumplimiento de la Ley 594 de 2000 respecto al archivo de documentos.

-Se recomienda el cumplimiento de recibo y entrega de bienes u elementos para su destino de acuerdo a lo contratado.

-Se debe planificar y organizar la entrega de elementos de oficina a las diferentes dependencias del Municipio en forma periódica.

- Se debe realizar análisis de las cantidades de consumo que tiene cada dependencia de acuerdo a su misión, personal con el fin de apoyar las adquisiciones que debe realizar el Municipio.

- El aseguramiento de los recursos y bienes del Municipio se debe ajustar y actualizar de acuerdo a los montos ordenados.

- Se recomienda la actualización diario del Kardex de inventario.

-Se recomienda la actualización del mapa de riesgos de riesgos de gestión y el análisis para la incorporación de los de corrupción.




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9. RESULTADO DEL AVANCE AL PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2014 SUSCRITO EN 2015

HALLAZGO No.1 : No se realizan pruebas selectivas de inventario, la información no se puntea, y tampoco se hace seguimiento a la misma, lo que evidencia falta de controles que permiten mantener actualizado el inventario del municipio. ACCIONES DE MEJORAMIENTO: -Realizar pruebas selectivas de elementos devolutivos. DESCRIPCIÓN DE LA META: -Realizar cinco pruebas selectivas durante el segundo semestre de la vigencia 2015 de elementos devolutivos. RESULTADO DEL SEGUIMIENTO: Manifiesta el almacenista que no se le fue entregado documentos donde se evidencie la realización de pruebas selectivas en la vigencia 2015 y que en la presente vigencia no se han realizado. Se concluye que no se cumple las acciones de mejora y el nivel de riesgo es alto según el rango de calificación no hay efectividad y su cumplimiento es del 0% a 29 de Abril de 2016. HALLAZGO No. 2: Se evidencio que en el informe de responsabilidades de activos fijos, asignado a cada uno de los funcionarios de planta de la Alcaldía de Neiva, presenta inconsistencias en el 72.73% de la muestra seleccionada. ACCIONES DE MEJORAMIENTO: -Actualizar y verificar el inventario de los bienes asignados a cada servidor publico. DESCRIPCION DE LA META: Revisar y realizar selectivamente el inventario al 40% de los servidores públicos y contratistas del Municipio de Neiva, asignando y verificando la instalación de las placas de inventario respectivas. RESULTADO DEL SEGUIMIENTO: De acuerdo a la inspección ocular realizada, existen elementos asignados a cada servidor público que no han sido plaqueteados, debido que el inventario se encuentra desactualizado como: en la




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Secretaria de Educación, Oficina de Control interno, Departamento Administrativo de Planeación, entre otros CONCLUSION: Efectuando la verificación correspondiente de acuerdo a la muestra seleccionada y verificada se concluye que no hay grado de avance de esta actividad se encuentra pendiente en un nivel de riesgo alto, toda vez que no se observa acciones efectivas, la actividad persiste y continua pendiente. HALLAZGO No. 3 : El proceso de saneamiento contable ha sido lento, no se ha finiquitado lo referente a activos y bienes inmuebles en el termino establecido en las acciones de mejoramiento plasmadas en el plan de mejoramiento auditado, lo que ocasiona una posible sub o sobre-estimación de los valores asegurados, según póliza global vigente, como también estados financieros de la entidad territorial. ACCIONES DE MEJORAMIENTO: -Agilizar el proceso de control y depuración de los bienes inmuebles con el fin de asegurar con valores reales los mismos. -Realizar la parametrizacion de las amortizaciones de los bienes de uso público -Contratación de un grupo especializado e interdisciplinario para realizar el levantamiento del inventario físico de los bienes inmuebles, propiedad, planta y equipo y bienes de uso publico. DESCRIPCION DE LA META: -Aseguramiento de los bienes estimando valor real de los bienes asegurados. -Se verificara y aplicara las amortizaciones a los bienes de uso público del Municipio de Neiva. -Levantamiento del inventario físico de los bienes inmuebles, propiedad planta y equipo y bienes de uso público del municipio. RESULTADO DEL SEGUIMIENTO: - De acuerdo al avance realizado con cortea marzo de 2016 se continúan con diferencias entre los módulos de contabilidad y almacén en la cuenta 16, propiedad planta y equipo. -La parametrizacion del modulo de activos fijos (almacén), está generando la amortización de bienes de uso público, pero los ingresados por contabilidad aún no han aplicado toda vez que no fueron ingresados por almacén, porque el sistema no lo permitía. Considerando que los errores han sido causados por dinámica gerencial




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Respecto a la contratación de un equipo interdisciplinario para realizar el levantamiento del inventario físico de los bienes inmuebles, propiedad planta y equipo y bienes de uso público del municipio aun no ha sido contratado por lo tanto no ha tenido avance esta acción de mejora. CONCLUSION: El proceso de saneamiento y depuración contable continua lento la conciliación e incorporación de saldos ha tenido un avance aproximadamente del 40% de cumplimiento parcial cuyo nivel de riesgo es medio. Respecto a las demás acciones de mejora no se ha tenido avance como es el caso de la parametrizacion de la amortización de los bienes de uso público y la contratación de un equipo interdisciplinario para el levantamiento del inventario. HALLAZGO No. 4 : Se evidencia falta de control a la entrega de los bienes de consumo o elementos que a diario se suministran a los funcionarios. Estos se entregan con la solicitud verbal, la anterior debilidad se reflejo, debido a que se solicito a la líder del subproceso hacer entrega del reporte el cual respalda la entrega de elementos a los funcionarios y esta no se pudo anexar para este caso específicamente manifestando que estos se entregaban según la necesidad de manera personal, lo que origina una inadecuada administración de los riesgos asociados al procedimiento evaluado. ACCIONES DE MEJORAMIENTO : -Controlar la entrega de todo bien que sale del almacen . DESCRIPCION DE LA META: - Elaborar de forma inmediata la entrega de los bienes el comprobante de entrega debidamente firmada en cuanto lo recibe. RESULTADO DEL SEGUIMIENTO : No hay organización para la entrega de bienes, se pudo evidenciar que a diario son entregados elementos de oficina como tonner para impresoras, resmas de papel , lapiceros y otros CONCLUSION : la acción de mejoramiento no se ha efectuado, no hay planeación de entrega de los consumos evitando practicas desordenadas en la administración de elementos. Lo que conlleva a debilidad en los controles internos para el manejo de elementos y responsable de la custodia y sitio donde se almacenan los elementos. Se concluye que la acción de mejoramiento no se cumple, lo que representa un nivel de riesgo alto.




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HALLAZGO No.5 : Teniendo en cuenta que se encontró un plan de trabajo con el 90% de las actividades desarrolladas y sustentadas con evidencias correspondientes a la vigencia 2013, existe ausencia de análisis de medición, a través de indicadores de gestión, reflejados estos mediante , ficha técnica, los cuales permiten medir el impacto de las actividades de manera efectiva respecto al logro de los objetivos propuestos del subproceso evaluado. ACCIONES DE MEJORAMIENTO: diseñar internamente, indicadores de gestión como herramienta de medición en el subproceso de almacen. DESCRIPCION DE LA META: Diseño de indicadores subproceso de almacén. RESULTADO DEL SEGUIMIENTO: No se diseñan internamente indicadores de gestión como herramienta que sirve para la medición de cumplimiento de los objetivos del subproceso. CONCLUSION: La acción de mejoramiento no se cumple. HALLAZGO No. 6: No se encuentra actualizada la póliza de daños materiales en su amparo “Dineros dentro y fuera de caja “conforme lo establece la resolución No.009 de 2014 por el cual se apertura, reglamenta y determina el funcionamiento de la caja menor del Municipio de Neiva para la vigencia 2014 en su artículo segundo resuelve la cuantía para el manejo de la caja menor por valor de $ 20.000.000. ACCIONES DE MEJORAMIENTO: Actualizar anualmente la póliza de daños materiales en su amparo” dineros dentro y fuera de caja”. DESCRIPCION DE LA META: -Solicitar la inclusión en la póliza de daños materiales como valor de los dineros dentro y fuera de caja, teniendo en cuenta el incremento del valor de la caja menor establecida para cada vigencia fiscal. RESULTADO DE SEGUIMIENTO: La póliza de aseguramiento de daños materiales en su amparo “dineros dentro y fuera de caja” fue incrementada su valor teniendo en cuenta que la caja menor tiene un valor de incremento del 10% cada año, lo cual para el 2015 el valor del fondo de caja menor es de $22.000.000.




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CONCLUSION: la acción de mejora se cumplió el nivel de riesgo es bajo HALLAZGO No.7: No hay efectividad respecto a la comunicación interna sobre movimientos de personal tanto de planta como contratistas para efectos de entrega y recibo de bienes a cargo. ACCIONES DE MEJORAMIENTO: -Circularizar a todas las dependencias de la administración municipal sobre la exigencia de la entrega y recibo de elementos a cargo de los funcionarios tanto de planta como contratista al jefe de la dependencia o inmediato. DESCRIPCION DE LA META: Elaborar un circular con instrucciones especificas. RESULTADO DEL SEGUIMIENTO: No se ha elaborado circular con instrucciones específicas cuando existan traslados de personal u otro movimiento, para la entrega del inventario que tiene a cargo cada servidor público y que es responsable de los bienes ante el almacenista de la secretaria general. CONCLUSION: El hallazgo persiste y el nivel de riesgo es alto según el rango de calificación establecido. HALLAZGO No. 8 : No hay controles internos para la entrega de elementos de manera planeada incentivando el desorden entregando elementos sin el visto bueno del jefe de la dependencia. ACCIONES DE MEJORA: -Establecer controles internos para la entrega de elementos. DESCRIPCION DE LA META: -Toda entrega de elementos debe estar soportada por un requerimiento escrito del jefe de la dependencia. RESULTADO DEL SEGUIMIENTO: Se continúa con la práctica de entrega de elementos de consumo sin el requerimiento del jefe respectivo. CONCLUSION: la acción de mejoramiento no se cumple, con un nivel de riesgo alto. Por falta de controles internos.




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HALLAZGO No.9 : No se efectúan pruebas selectivas de elementos de consumo que se encuentran en depósito, como mecanismo de control que evitan se presenten faltantes o sobrantes de elementos. ACCIONES DE MEJORAMIENTO: efectuar pruebas selectivas de los elementos de consumo que se encuentran en la bodega o depósito. DESCRIPCION DE LA META: -Realizar dos pruebas selectivas al mes de los elementos en deposito. RESULTADO DEL SEGUIMIENTO: No se efectuó pruebas selectivas según lo manifestado por el almacenista. CONCLUSION: El hallazgo persiste y el riesgo es alto HALLAZGO No. 10: Proceso de depuración contable lento el cual requiere un cronograma de trabajo con plazo establecido y responsables de las actividades. ACCIONES DE MEJORAMIENTO: Elaborar un cronograma de trabajo para agilizar el proceso de depuración contable. DESCRIPCION DE LAS METAS: Elaborar un cronograma de trabajo RESULTADO DE SEGUIMIENTO: No se ha elaborado cronograma de trabajo CONCLUSION: El hallazgo persiste y es alto el nivel del riesgo. HALLAZGO No.11: No hay celeridad respecto a la conciliación y ajustes de saldos de la información contable y de almacen (inventarios). ACCIONES DE MEJORAMIENTO: Conciliar y ajustar los saldos contables y de almacen. DESCRIPCION DE LA META: Conciliar y ajustar saldos RESULTADO DEL SEGUIMIENTO: Se ha iniciado el proceso de ajuste y depuración de la información.




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CONCLUSION: el proceso se ha iniciado pero el nivel de riesgo es alto porque aún persiste la información sin conciliar y ajustar. HALLAZGO No.12: Falta el levantamiento físico y real del inventario de bienes inmuebles de la alcaldía de Neiva. ACCIONES DE MEJORAMIENTO: Efectuar el levantamiento del inventario de los bienes inmuebles de la alcaldía de Neiva. DESCRIPCION DE LAS METAS : Inventario actualizado de bienes inmuebles. RESULTADO DEL SEGUIMIENTO: No se ha efectuado la acción de mejora CONCLUSION: El inventario de los bienes inmuebles no se ha actualizado el riesgo persiste y el niveles alto.

No. de

HALLAZGO VIGENCIA 2014

CUMPLIDOS CUMPLIDOS PARCIALMENTE

PENDIENTES

1 X

2 X

3 X

4 X

5 X

6 X

7 X

8 X

9 X

10 X




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11 X

12 X

TOTAL CUMPLIMIENTO

1 2 9

Como se observa en la Tabla de resultado final, el Plan de Mejoramiento resultado de la auditoría interna al subproceso de almacén vigencia 2014 suscrito en la vigencia 2015, arroja un resultado de avance así : de un total de 12 hallazgos , las acciones de mejora de uno (1) fue cumplida equivalentes al 8.33% aproximadamente ;dos (2) cumplidos parcialmente, equivalentes a un 16.67% aproximadamente; 9 pendientes de cumplir, equivalentes a un 75 % aproximadamente, se concluye que el nivel de riesgo del plan de mejoramiento evaluado con un 8.33%de cumplimiento es alto . Se evidencia que las acciones de mejoramiento propuestas no se ejecutaron con efectividad y que requieren replantearse en un nuevo plan de mejoramiento.




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10. CONCLUSIONES

-Como beneficio de la Auditoría realizada al almacén general del Municipio de Neiva se describen un sin número de observaciones que generan recomendaciones que al ser aplicadas contribuyen al mejoramiento de los procesos y procedimientos adelantados por el almacén en el cumplimiento de custodia, conservación, manejo y entrega de bienes a la administración municipal y cada una de las dependencias.

-Persisten los hallazgos contenidos en el plan de mejoramiento vigencia 2013 y 2014 y que en la práctica son repetitivos en su totalidad por lo tanto los riesgos continúan vigentes.

-Teniendo en cuenta que el plan de mejoramiento es una herramienta que consolida las acciones de mejoramiento necesarias para corregir desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones que se generan de las observaciones formales están deben diseñarse por que sean realizables en el tiempo programado.

Elaboró: Reviso:

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GLORIA ESPERANZA RUBIANO TRUJILLO. MARION XIMENA SERRANO TAFUR

Profesional Universitaria Jefe Oficina de Control interno




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ANEXO REGISTRO FOTOGRAFICO BODEGA BARRIO BOGOTA

Esculturas pasos del baile del sanjuanero huilense




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MOTOCICLETAS PARA DAR DE BAJA POR DETERIORO E INSERVIBLES




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ELEMENTOS DINSERVIBLES




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informe de auditoria - alcaldianeiva.gov.co almacen.pdf · informe de auditoria for-eg-07...

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