“encargado de almacen”andresberroacarrion.com/archivos infotep/encargado de almacen.pdf ·...

“Encargado de Almacen”

Facilitador:

Ing. Andres Berroa Carrión

OBJETIVOS:

Encargado de Almacén

• También denominado encargado-supervisor-coordinador de almacén, es el profesional que realiza las labores de control y registro de acuerdo a su especialidad, de entradas y salidas de materiales, equipos, productos, alimentos, herramientas, mercaderías, equipos de telecomunicaciones y otros bienes propiedad o en custodia de la empresa, de su almacenamiento.

• También es el responsable de verificar y tramitar la documentación para el reabastecimiento oportuno en los almacenes, de acuerdo a las ordenes y políticas de la empresa.


• Como jefe de almacén, debe tener una capacidad técnica y conocimiento específicos en lo que se refiere no solo a la función de organización del almacén donde trabaja sino al conocimiento del equipo, del instrumental, del material administrativo de dicho sector.

• Para asumir otras funciones, debe tener capacidad de organización para planear un sistema de control y procurar que se lleve a cabo hasta en su últimos detalles, y el sentido de responsabilidad y la disciplina para comprender que es necesaria la oportuna provisión de los artículos y material de consumo propio del puesto, con el objeto de que este pueda proporcionar una prestación a la empresa eficiente.

FUNCIONES Y TAREAS

Personal del Almacén • El almacén es responsable de guardar las

mercancías, conservándolas en condiciones optimas para su utilización.

• La función de almacenaje es laboriosa y compleja. Es por ello que la empresa tiene que examinar las soluciones de problemas en almacén según dos aspectos esenciales.

• Las Normas, Políticas y Procesos.

• Perfil del personal de Almacén.

• Desarrolla actitudes y valores que le permitan integrarse al medio laboral de manera adecuada.

• Conceptualiza las generalidades del almacenamiento, de acuerdo a los procedimientos.

• Aplica los principios de seguridad en los almacenes, de acuerdo a los procedimientos.

• Aplica los procesos de recepción de mercancías, según instrucciones.

• Realiza la codificación de las mercancías del almacén, de acuerdo a las explicaciones.

• Localiza los artículos del almacén, según procedimientos.

• Maneja de materiales del almacén, de acuerdo a las instrucciones.

• Realiza despachos de mercancía del almacén, de acuerdo a las normas establecidas.

• APTITUDES Y CUALIDADES REQUERIDAS

El acceso a los puestos de ejecución en el Almacén requiere, condiciones

particulares, disponer de buena condición física.

En algunos casos, se requieren conocimientos técnicos, de construcción, de

automóviles, así como habilidades en gestión, matemáticas y bachillerato

aprobado, podrán ser apreciados al momento de contratar personal en

determinado almacén.

ENCARGADO DE ALMACÉN

ANALISTA

DIGITADOR

ENCARGADO DE

RECEPCIÓN

AYUDANTES

ENCARGADO DE

DESPACHOS

AYUDANTES

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

DE UN ALMACÉN

El ejercicio de administrar un Almacén está intrísicamente unido a todos los conceptos de la “Administración de Empresas”.

El adecuado papel directivo del Encargado, Supervisor o Gerente del Almacén sólo se logra cabalmante cuando éste cumple con los Conceptos y Principios de la Administración.

LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN

ORIENTAR RECURSOS

• MATERIALES… ( Tierra ),

• HUMANOS… ( Trabajo ),

• FINANCIEROS… ( Capital ) y

• TECNOLÓGICOS AUTOMATIZADOS,

DE MANERA EFICIENTE y EFICÁZ,

HACIA OBJETIVOS y METAS

ESPECÍFICOS PRE-ESTABLECIDOS,

BUSCANDO SATISFACER NECESIDADES HUMANAS


SUPER VISAR

> DESDE ARRIBA > POR ENCIMA DE

> VER > OBSERVAR

OBSERVAR DESDE LA POSICIÓN SUPERIOR FISICA y ORGANIZACIONAL TODO CUANTO OCURRE EN UN PROCESO DE TRABAJO. DIRIGIR, GUIAR, HACER CUMPLIR.

SUPERVISAR


La capacidad de poder observar el TODO de cualquier situación, problema o proceso operacional para entonces definir en sus PARTES realizaciones, soluciones, avances, logros de resultados GARANTIZA UNA EXITOSA GESTIÓN.


SUPERVISAR

PASOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACIÓN

ORGANIZACIÓN

COORDINACIÓN

DIRECCIÓN

EJECUCIÓN

CONTROL

- Definición de lo que ocurrirá en el futuro

- Orden lógico - Un lugar para cada cosa

- Interrelación coherente entre dichos elementos

- Guía, definición de rumbo - Mando

- REALIZACIÓN de todo lo planeado

- Evaluación, comprobación, corrección

CONCEPTOS BÁSICOS DE

ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

El Encargado del Almacén es el RESPONSABLE del personal de su propia área. Su labor COMPLEMENTA y SOPORTA al Gerente de Recursos Humanos o Encargado de Personal en todo relativo al personal, sus necesidades, asignación de funciones, evaluaciones a su desempeño y demás aspectos concernientes a la administración de su personal.


MOTIVAR

MOTIVACIÓN MOVER A LA ACCIÓN

Mover con eficacia a alguien hacia la ACCIÓN. La ejecución de labores está ligada a factores que inducen positivamente al trabajador a realizarlas. Cuando estos factores estan presentes se experimenta un impulso entusiasta que identifica al trabajador con la empresa y garantiza la fidelidad.


CONCEPTOS BÁSICOS DE


ELEMENTOS MOTIVADORES

• Definición clara de OBJETIVOS: Explicarlos, valorarlos y establecer claramente las prioridades. • Definición clara del CONTENIDO DEL PUESTO… dar a conocer su importancia. • Reconocer y PREMIAR los LOGROS significativos. • Permitir que los SUBALTERNOS OPINEN y SUGIERAN.


• Buscar ROMPER RUTINAS y AMPLIAR FRONTERAS. • Ambiente positivo de trabajo. • Inspirar agrado, respeto, consideración, buena comunicación. • Promover la identificación de grupo… VALORAR EL TRABAJO EN EQUIPO.



• Evitar la crítica destructiva, la comparación o el reproche en grupo. • Explicar la desaprobación o reproche de modo que el empleado sepa qué hizo mal y de cómo evitarlo.

• Implementar programas de GUÍA y EVALUACION DEL DESEMPEÑO. • Implementar programas de CAPACITACION CONTÍNUA. • Explicar y participar activamente en la función social de la empresa.



Selección de Personal

Descripción de Puestos

Asignación de Funciones

Designación de Responsabilidades

Evaluación del Desempeño

CONCEPTOS BÁSICOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL


• El éxito de una empresa o de un departamento depende de la CALIDAD DE LA INFORMACION que le llega y que maneja su personal, para trabajar y poder TOMAR DECISIONES adecuadamente.

• El proceso de TOMA DE DECISIONES debe estar soportado sobre bases firmes… CONFIANZA en la Información.

REPORTES A SUPERIORES… A LA GERENCIA

ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN

• Se necesita saber constantemente hacia donde va el negocio, el departamento y al mismo tiempo, el empleado en su desempeño.

• TODO ELLO SOLO SE LOGRA A TRAVES DE UN PROCESO CONSTANTE DE REPORTES A RECIBIR DE LOS SUBALTERNOS… y de reportar a superiores.

REPORTES A SUPERIORES… A LA GERENCIA


CONCEPTO CÍCLICO DE LOS REPORTES

Reportes Diarios, Semanales, Mensuales, Trimestrales, Semestrales, Anuales.

Datos estadísticos, de compras, ventas, carga de trabajo, movimientos de la mercancía… ayudará tanto a la evaluación del desempeño, como al control del personal y la mercancía.


“INVENTARIOS FÍSICOS”

Primera Parte:

LA ADMINISTRACION DEL INVENTARIO

Realización de un conteo a la mercancía administrada por un Almacén, con el objetivo de REVISAR QUE LAS CANTIDADES y VALORES DE LA MERCANCÍA PRESENTE EN EL MISMO COINCIDE CON LAS CANTIDADES y VALORES GUÍAS QUE ESTÁN CONTENIDAS EN SU “REGISTRO” y cuya coincidencia mostraría la ADECUADA ADMINISTRACIÓN DE ESE INVENTARIO


INVENTARIOS FISICOS

• Primero que nada hay que separar el Inventario Físico tomado directamente por el Almacén, del Inventario Físico oficial y técnicamente legal de la Empresa

• La responsabilidad de su realización descansa en la función contable responsable de los activos de la empresa

• En algunas empresas existe una “Sección de Inventarios” perteneciente al Departamento de Contabilidad

• El Almacén PARTICIPA activamente en la realización del Inventario Físico como contra-parte de la responsabilidad sobre el Inventario

• El Almacén juega un papel de primer orden en las diferentes etapas que implica: PREPARACIÓN, REALIZACIÓN, INVESTIGACIONES y las CORRECCIONES que se derivan de la realización del Inventario Físico


INVENTARIOS FISICOS

Gerente de Contabilidad Gerente de Invent. Físico

Encargado Identific.

Supervisor Técnico

Encargado Inventarios Supervisor Contable

Ayudantes Generales

Equipo de Digitación

Equipo de Conteo

Equipo de Investigaciones

y Re-conteos


Supervisor Físico

Apoyo Logístico (Informática)

Apoyo

Administrativo

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE UN INVENTARIO FISICO

- PREPARACIÓN

- REALIZACIÓN

- INVESTIGACIONES

- AJUSTE CONTABLE

- CORRECCIONES GENERALES

ETAPAS QUE COMPONEN EL INVENTARIO FÍSICO

PREPARACION

Existen dos aspectos claves en la PREPARACIÓN del Inventario Físico:

• ASPECTO FÍSICO

- Básicamente le corresponde al Almacén

• ASPECTO CONTABLE DE SU EJECUCIÓN

- Este le corresponde a la “Sección de Inventarios” del Departamento de Contabilidad

ASPECTO FISICO

• Asegurarse de que absolutamente TODA la mercancía esté correcta y debidamente identificada, tanto físicamente – (ETIQUETADA) – como en sus registros maestros en el Sistema

• PUESTA AL DIA DE TODO PROCESO PENDIENTE: Entradas, Salidas, Devoluciones de Clientes, Reclamos a Proveedores, Transferencias, etc.

• Asegurarse de que todas las LOCALIZACIONES estén debidamente indicadas, tanto físicamente en los tramos, como en todos los registros de la mercancía en el Sistema

• Adecuación del Almacén en cuanto a organización física

• Definir la disponibilidad de planos de orientación, tanto para facilitar su planificación y realización, como para la orientación del personal que participará en el mismo.

•Condiciones óptimas de limpieza, iluminación y señalizaciones.

ASPECTO CONTABLE

• Preparación del PLAN ANUAL DE EJECUCIÓN DE LOS INVENTARIOS FÍSICOS

• Determinación de la METODOLOGÍA que se va a utilizar para realizarlo, tanto en cuanto a su COBERTURA, como a su TOMA FÍSICA

• Definición del costo para realizar dicho Inventario Físico (incluye costo aproximado de pérdidas por ventas detenidas)

• Definición y Confección de tarjetas y/o listados a utilizar

• Entrenamientos correspondientes al personal que participará en cada parte o etapa del Inventario Físico

INVENTARIOS FISICOS

MÉTODOS

- SEGÚN SU COBERTURA - SUGUN SU TOMA FISICA

INVENTARIOS FISICOS

SEGÚN SU COBERTURA-

PARCIAL - Determinados ítems o sectores seleccionados

por muestreo o en forma específica. CÍCLICO - Varios Inventarios Físicos parciales que dentro

de un periodo contable permiten cubrir la totalidad de la mercancía (Cycle Count). TOTAL - Toda la mercancía de una sola vez.

INVENTARIOS FISICOS

- SEGÚN SU TOMA FÍSICA -

RASTREO TOTAL

VERIFICACION DE LA MERCANCIA

INVENTARIOS FISICOS

INVENTARIOS FISICOS

–SEGÚN SU TOMA FISICA-

RASTREO TOTAL

• Tarjetas o formularios EN BLANCO para llenarlos con los datos de la mercancía encontrada en el área seleccionada. • VENTAJA: No se omiten lugares ni mercancía • DESVENTAJAS: Toma más tiempo; Es más costoso; Existe un alto riesgo de errores en los datos tomados; Implica más de un “Conteo” y mayores validaciones manuales.


INVENTARIOS FISICOS

MÉTODOS –SEGÚN SU TOMA FISICA- VERIFICACION DE LA MERCANCIA

• Tarjetas o listados PREVIAMENTE LLENADOS con los datos básicos de identificación de la mercancía: - Código de Referencia

- Descripción - Localizaciones - Códigos de clasificación

• No se recomienda que sean llenadas manualmente, sino IMPRESAS DEL COMPUTADOR • Estas TARJETAS O LISTADOS DE VERIFICACION DEBEN IMPRIMIRSE EN ORDEN SECUENCIAL POR LA LOCALIZACION indicada en el Sistema para toda la mercancía.

REALIZACIÓN

INVENTARIOS FISICOS

REALIZACION

• Antes del inicio del Inventario Físico el Supervisor de Inventarios (Contabilidad), conjuntamente con el Auditor, cuidadosamente toma los últimos números de todos los documentos operacionales, determinando un corte numérico en la secuencia de los mismos. •Se “congelará” toda la mercancía afectada, para impedir que se realicen transacciones sobre ella, durante el Inventario Físico. • Las parejas para el conteo regular inician el Inventario Físico a la orden dada por el Supervisor Contable. • NO DEBEN PARTICIPAR EN EL CONTEO REGULAR los tres supervisores mencionados en el Organigrama para Inventarios Físicos.

INVENTARIOS FISICOS

• Antes del inicio de la digitación de los resultados en el Sistema el Supervisor del Inventario confirma, conjuntamente con el Auditor, que dicho archivo no contiene ninguna información anterior.

• Los digitadores deberán poder iniciar la grabación de datos durante la toma del Inventario Físico, ha medida que las parejas terminan con el sector asignado.

• El Supervisor del Inventario deberá poder emitir el listado comparativo, aún parcialmente, mientras se digita la información resultante de la toma física.

• LAS DIFERENCIAS ENCONTRADAS SON LAS QUE PRODUCIRAN, DE SER NECESARIO, UN SEGUNDO CONTEO, ESPECÍFICAMENTE SOBRE ELLAS (¿ ó un tercer, o cuarto conteos, etc. ?)

INVESTIGACIÓN

INVENTARIOS FISICOS

INVENTARIOS FISICOS

INVESTIGACION

• El Supervisor del Inventario decide enfunción de la capacidad del Sistema, si la etapa de INVESTIGACION se hará paralela al Conteo Principal (según se explica antes), o si se inicia esta etapa al FINAL de los conteos físicos y digitación en el Sistema.

• Aunque los “Segundos o Terceros CONTEOS” se realicen durante la ejecución de la etapa de REALIZACIÓN, en realidad forman y deben cosiderarse pertenecientes a la INVESTIGACIÓN.

INVENTARIOS FISICOS

INVESTIGACION

De todos modos, con la CONCLUSIÓN DE LA TOMA FISICA ocurren dos nuevas situaciones: 1. Se inicia formalmente la ETAPA FORMAL DE INVESTIGACIÓN 2. El Gerente del Inventario AUTORIZARÁ A PARTIR DE ESTE PUNTO, el retorno a las operaciones regulares de Entradas, Salidas, etc.

INVENTARIOS FISICOS

INVESTIGACION

Para cualquier RE-CONTEO adicional en esta etapa, se debe tomar en cuenta que se deben:

1. SUMAR LAS SALIDAS PRODUCIDAS 2. RESTAR LAS ENTRADAS PRODUCIDAS El objetivo es colocar al investigador al momento de

la EJECUCIÓN del Inventario Físico

INVENTARIOS FISICOS

INVESTIGACION

Dependiendo de las anomalías encontradas y el alcance que necesariamente debe tomar la investigación, esta etapa pudiera ameritar de una revisión exhaustiva de los registros de Entradas y Salidas ocurridos en los últimos días, semanas o meses (a veces años), así como de información de los resultados de otros Inventarios Físicos anteriores.

Esta etapa no tiene límite específico en el tiempo, ya que el Gerente de Inventarios pudiera tomar la decisión de concluir las investigaciones para fines de AJUSTES CONTABLES en base a las diferencias positivas y negativas encontradas y CONTINUAR INTERNAMENTE, LAS BÚSQUEDA DE LAS CAUSAS QUE LAS PRODUJERON

INVENTARIOS FISICOS

INVESTIGACION

Debe tomarse muy en cuenta que los diseños del ARCHIVO DE REGISTRO en el Sistema preveen y permiten GRABAR MÁS DE UNA VEZ UN MISMO ÍTEM en función de la cantidad de registros producidos durante el Inventario Físico e indicados en varias tarjetas o registros en listados, debido a la duplicación de las COLOCACIONES que pudieran existir PARA UN MISMO ÍTEM.

AJUSTES CONTABLES

ETAPAS QUE COMPONEN EL

INVENTARIO FÍSICO


INVENTARIOS FISICOS


INVENTARIOS FISICOS

ETAPAS QUE COMPONEN EL INVENTARIO FISICO

AJUSTES CONTABLES

• Proceso mediante el cual se cambian los registros anteriores de un Inventario por la nueva situación encontrada como resultado del Inventario Físico realizado

• Este proceso se realiza exactamente como el registro de un asiento de ajuste contable, implicando al mismo tiempo un traspaso de información en el Sistema

• A partir de ese proceso, vuelven a IGUALARSE LOS REGISTROS FíSICOS y CONTABLES del Registro del Inventario

• El registro que queda sobre el Inventario Físico debe ser preservado para una posible continuación de las investigaciones, además de utilizarlo en las correcciones posteriores.

CORRECCIONES

ETAPAS QUE COMPONEN EL

INVENTARIO FÍSICO


INVENTARIOS FISICOS


INVENTARIOS FISICOS

ETAPAS QUE COMPONEN EL INVENTARIO FISICO

CORRECCIONES • Correcciones en las IDENTIFICACIONES • Correcciones en las COLOCACIONES –Versus– Correcciones de LOCALIZACIONES en el Sistema: LIMPIEZA DE LAS DUPLICACIONES • Correcciones de CODIGOS • Separación de Mercancía DAÑADA, VENCIDA, etc., con sus respectivos Ajustes al Inventario • Nuevos Ajustes en función de situaciones detectadas.

• “KPI’s”

- Key Performance Indicators - Indicadores Claves del Desempeño

Los KPI’s son las herramientas creadas en la Gestión de la Cadena de Abastecimiento (Supply Chain Management) para medir el desempeño de cada uno de los eslabones de dicha cadena. A continuación veremos los más importantes indicadores relativos a la evaluación del desempeño del Inventario y de la labor Operacional del personal involucrado en el mismo.

CLASIFICACION Y ANALISIS DEL INVENTARIO



DETERMINACION DE MINIMOS Y MAXIMOS

OBJETIVO PRINCIPAL:

• Mantener el nivel de abastacimiento y por lo tanto los niveles del costo del inventario DENTRO de un margen que al mismo tiempo evite su agotamiento y/o su sobre-almacenamiento innecesario.

• Contribuirán al reabastecimiento ANTES DE SU AGOTAMIENTO TOTAL. • Nos sirven de guía para actuar a tiempo en caso de aumentos o disminuciones en su consumo. • Nos basaremos en sus datos estadísticos. • Proyectaremos PARA CUANTOS MESES DESEAMOS CREAR UNA PROVISIÓN.

• MD = Meses Deseados

• PMV = Promedio Mensual de Ventas

Fórmula Básica: Mí = MD ( PMV )

PMV = Cantidades Vendidas en determinado período

Cantidad de meses de ese período



DETERMINACION DEL MINIMO


• x = Valor adicional para aumentar MD

• PMV= Promedio Mensual de Ventas

Fórmula Básica: Mx = ( MD + x ) ( PMV )

Fórmula Opcional: Mx = MD ( PMV ) + y

• y = Valor porcentual adicional para aumentar MD



DETERMINACION DEL MAXIMO

R I = Sumatoria C V

P M I

• C V = Costo Total de Ventas en determinado período.

• PMI = Promedio Mensual del Costo del Inventario en ese mismo período.

PMI = Sumatoria del Costo del Inventario en un período

Cantidad de meses de ese período

R I = Sumatoria C V

Sumatoria C I / 12



KPI´S DEL INVENTARIO

DETERMINACION DE LA ROTACION DEL INVENTARIO

Las políticas de inventario, en general, deben mantener un elevado índice de rotación, por eso, se requiere diseñar políticas de entregas muy frecuentes, con tamaños muy pequeños. Para poder trabajar con este principio es fundamental mantener una excelente comunicación entre nosotros y el proveedor y de manera todavía más importante, entre nosotros y el cliente.




DETERMINACION DE LA ROTACION DEL INVENTARIO

Proporción entre el inventario final y las ventas promedio del último período. Indica cuantas veces dura el inventario que se tiene:

DMI = IF x 30 Días

P M V

Altos niveles en ese indicador muestran demasiados recursos empleados en inventarios que pueden no tener una materialización inmediata y que

esta corriendo con el riesgo de ser perdido o sufrir obsolescencia.

• IF = Inventario Final a Costo en determinado período (Mes)

• PMV = Promedio Mensual de Ventas al Costo




INDICE DE DURACION DE LA MERCANCIA EN EL INVENTARIO

Consiste en conocer el costo de MANTENER cada metro cuadrado en la bodega:

CM2 = Costo Total Operativo x 100

Espacio Total del Almacén en M2

Sirve para costear el valor unitario del metro cuadrado y así poder negociar valores de arrendamiento y también para compararlo con los índices de

otras bodegas similares.




COSTO POR METRO CUADRADO

Consiste en relacionar el costo del almacenamiento y el número de unidades almacenadas en un período determinado:

CAU = Costo Total de Almacenamiento

Número de Unidades Almacenadas

Sirve para comparar el costo por unidad almacenada y así decidir si es más rentable subcontratar el servicio de almacenamiento o tenerlo

propiamente.




COSTO DE ALMACENAMIENTO POR UNIDAD

Porcentaje de manejo por unidad sobre los gastos operativos del centro de distribución:

CUD = Costo Total Operativo x 100

Unidades Despachadas

Sirve para costear el porcentaje del costo de manipular una unidad de carga en la bodega o Centro de Distribución.




COSTO DE UNIDADES DESPACHADAS

Consiste en conocer el nivel de efectividad de los despachos de mercancías a los clientes en cuanto a los pedidos enviados en un período determinado:

NCD = Número de Despachos Cumplidos x 100

Número Total de Despachos Requeridos

Sirve para medir el nivel de cumplimiento de los pedidos solicitados al centro de distribución y conocer el nivel de agotados que maneja la

bodega.




NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE LOS DESPACHOS

• Área Total DISPONIBLE

• Área Total OCUPADA

• Total Costo Operativo Mensual

• Factor Ocupacional “A”

• Factor Ocupacional “B”

• Factor Eficiencia del Espacio




MEDICION DE LA EFICIENCIA DEL ESPACIO

Factor Ocupacional “A” = Total Costo Operativo Mensual

Área Total Disponible

Factor Ocupacional “B” = Total Costo Operativo Mensual

Área Total OCUPADA

Factor Eficiencia del Espacio = Factor Ocupacional “B”

Factor Ocupacional “A”




MEDICION DE LA EFICIENCIA DEL ESPACIO

“PLANIFICACIÓN Y RENOVACIÓN

DE LA EXISTENCIA”

Cuarta Parte:


• Son todos aquellos factores o elementos que inciden directamente sobre los

resultados de un proceso y son inherentes al proceso o a la empresa.

• Están a nuestro alcance.

• Podemos medirlos, evaluarlos, analizarlos y controlarlos.

• Se contemplan con facilidad dentro de una Planeación.

• Su estabilidad o variación dependen de nosotros y de la empresa.

• Costos internos,

• Gastos operacionales,

• Salarios,

• Aspectos controlables en los procesos de requisición y pedidos

• Capacidad de los Softwares para SUGERIR PEDIDOS

• Entrenamientos al personal


REPOSICION DEL INVENTARIO

VARIABLES ENDOGENAS

• Son todos aquellos factores o elementos que son AJENOS a nuestro entorno

y a la empresa.

• No recibimos suficientes datos para evaluarlos.

• No ejercemos ningún control,

• Muchas veces resultan impredecibles,

• Otras veces su predicción implica una gama de opciones

• Situaciones económicas, fiscales y monetarias del Sistema Nacional

• Riesgos de pérdidas (ejemplo de las Aduanas)

• Decisiones de Suplidores y de Autoridades envueltas

• Eventos imprevistos, como huelgas, ciclones, etc.



VARIABLES EXOGENAS

Cantidad Sugerida = M D ( PMV ) - CD - CO


• PMV = Promedio Mensual de Ventas

• CD = Cantidades Disponibles en el Sistema

• CO = Cantidades Ordenadas



FORMULA AUTOMATIZADA PARA LA SUGERENCIA DE PEDIDOS

“RECEPCIÓN

DE LA

MERCANCÍA”

• DOCUMENTO DE RECEPCIÓN

• Recepción de la carga

• Control del Furgón

• Descarga y colocación en el Área de Recepción

• Desembalaje

• Verificación de Datos

• Clasificación

• Revisión Cuantitativa

• Revisión Cualitativa

• Identificación - Etiquetado

RECEPCION DE MERCANCIAS

PROCESO DE RECEPCION DE LA MERCANCÍA

• Reportes y Registros

• Entrega al Área de Almacenaje

• Tratamiento de los faltantes y sobrantes

• Reportes del almacén

• Ajustes contables de faltantes y sobrantes

PROCESO DE RECEPCION DE LA MERCANCÍA

• Definir su Autorización y las Reglas que rigen su aceptación

• Definición rigurosa de documentos y procesos de incorporación al Almacén que corresponda

• Revisión minuciosa de la Mercancía

• Decisión sobre su destino inmediato ¿ Vuelve al Almacenaje “al inventario principal”, o se elimina ?

• Si vuelve al inventario, producir la correspondiente ENTRADA

• Si se trata de un cambio, asegurarse de la FACTURACIÓN o SALIDA de la sustituta

CONTROL DE DEVOLUCIONES

Clasificación de Materiales

Cuando la cantidad de artículos es

muy grande , se hace imposible

identificarlos por sus respectivos

nombres, marcas, tamaños, etc.

Para facilitar la administración del

Stock se deben de clasificar los

artículos de acuerdo a un sistema

racional que permita el procedimiento

de almacenaje adecuado, flexibilidad y control eficiente en el almacén.

Clasificación de Materiales

Clasificar un material es

agruparlo de acuerdo a sus

- Dimensiones

- Forma

- Peso

- Tipos

- Características

- Utilización

La clasificación de materiales

debe de hacerse de modo que

cada género de material ocupe un lugar en específico.

CLASIFICACIÓN A B C Las letras A, B y C representan

clasificaciones diferentes de importancia descendentes.

Los criterios de clasificación debe de reflejar la dificultad para manejar o controlar los artículos de la clasificación.

También las clasificaciones se realizan de acuerdo al impacto de los costos sobre estos artículos así como también la rentabilidad de los mismos.

• ENTREGA Salida de Mercancía • Salida / Entrega / Despacho • Se le considera al despacho la actividad final de la cadena de

operaciones del almacén.

• Documentos mas usados en el proceso de salida

• Requisición de materiales

• Conduce de Salida

• Salida de almacén

• Facturas

• Conduce de transportación

• Control de repartición de mercancía.

• ENTREGA Salida de Mercancía

Principios Básicos que se deben seguir para las SALIDAS DE MERCANCÍAS

• Las salidas deben originarse siempre en base a solicitudes escritas y autorizadas.

• Deben ser automatizadas para la ejecución de su registro en línea.

• En caso de realizar una salida sin su registro debe de procesarse en el menor tiempo posible para que el sistema esté actualizado.

• Los documentos que sirven de apoyo deben ser pre numerados y con las copias necesarias que garanticen su control y supervisión posterior.

• ¿Qué es el Picking?

Proceso de recogida de mercancía del almacén, extrayendo

unidades o conjuntos empaquetados de mercancías para la

preparación de pedidos en los almacenes.

Aux. Almacén a Producto: El auxiliar se desplaza físicamente a lo largo del

almacén para la selección de las mercancías solicitadas por el cliente.

Producto a Aux. Almacén: El auxiliar no se desplaza físicamente, sino que

los productos se desplazan mecánica o automáticamente a la zona de

preparación de pedidos.

• TAREAS DEL PICKING

1- Desplazamiento del personal por el Almacén.

2. Búsqueda y localización de las mercancías a extraer.

3. Identificación de los productos a extraer.

4. Operación de extracción – unidad de manipulación.

5. Control de Stock.

OBJETIVOS EFICIENTIZAR OPERACIÓN

* Minimizar recorridos.

* Minimizar manipulaciones.

* Generar rapidez.

* Asegurar cero errores. * Control de las operaciones.

OBJETIVOS:

1.-Comprender los ingredientes esenciales de la comunicación efectiva. 2.-Explicar y demostrar algunas razones del porqué no es fácil la comunicación. 3.-Desarrollar habilidad para comunicarse efectivamente.

NECESIDAD DE UNA COMUNICACIÓN EFECTIVA

Anécdota: Un día, un vecino y su esposa llegar a mi casa y dijeron, “Stan, me gustaría que usted y su esposa vinieran este sábado entre la 1:00 y las 5:00 P:M. para una fiesta hawaiana” Yo contesté, “Boyer”, estaremos encantadps. ¿Debemos ir de disfraces?” “Seguro”, contestó Boyer, “Vayan como gusten”. Habiendo pasado tres semanas del verano anterior en una isla tropical, decidimos usar nuestros pareos_un tipo de sarong usado por los nativos de Tahití cuando los turistas están observando__, Creí que habría por lo menos algunos cuantos cobardes que no se atreverían a asistir en trajes de los mares del Sur, pero para consternación nuestra descubrimos que nadie más los portaba, éramos los únicos en la fiesta que estábamos medio vestidos.

Tímidamente me encaminé hacia Boyer y pregunté apenado, “¿No dijo que iba a ser una fiesta hawaiana y que vistiéremos así?” De pronto Boyer estalló en una risa incontrolable. Cuando por fin se calmó y enjuagó las lágrimas que le habían brotado por la risa, explicó: “Stan, le dije que iba a ser una fiesta de vino (wain pronunciado en inglés) no una fiesta hawaiana__y cuando usted preguntó por la ropa, le dije, “Vengan como gusten”.

“Comunicar con eficacia es transmitir una energía que representa seguridad en sí mismo, valores, confianza y libertad. Comunicarse con eficacia es comunicarse consigo mismo y enviarse los mensajes que lo impulsarán a desarrollar todo su potencial.” Elias Benzadon “Para comunicar con eficacia hay que comprender que todos somos diferentes en cuanto a nuestro modo de percibir el mundo, y utilizar esa comprensión como guía en nuestra comunicación con los demás” Anthony Robbins

COMUNICACIÓN. DEFINICIONES

EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN

RECEPTOR

decodifica

(canal) EMISOR

encodifica

transmisión

transmisión

canal mensaje

LA COMUNICIACIÓN UN PROCESO BIDIRECCIONAL

MENSAJE

TRANSMISOR RECEPTOR

RECEPTOR TRANSMISOR

RETROALIMENTACION

TIPOS DE COMUNICACIÓN

VERBAL

*El lenguaje es el medio de comunicación

*Es el contenido de lo que comunicamos a través de las palabras (lo que se dice

NO VERBAL

*Es la manera como nos comunicamos con nuestro cuerpo, sin palabras ni sonidos, por ejemplo: la postura física, los gestos, las señas, etc.

LA AUTOESTIMA Y LA COMUNICACIÓN

La autoestima y la comunicación están íntimamente relacionadas, según sea mi autoestima es la forma como me comunico. La autoestima es el valor que me doy a mi mismo. esta directamente relacionado con los hábitos de pensamiento, que son las actitudes. Es la voz interna que me da la capacidad de reconocer los elementos positivos personales y saber integrar lo negativo que tenemos, esto invariablemente nos hace capaces de RECONOCER LO BUENO EN LOS DEMÁS Y SABER PERDONAR SUS ERRORES.

CONGRUENCIA Y CLARIDAD DE LA COMUNICACIÓN A TRAVÉS DE LOS MENSAJES VERBALES Y NO

VERBALES

1.-Los mensajes a nivel no verbal pueden: a) Reforzar los mensajes verbales. b) Contradecir o modificar las expresiones verbales. c) Contradecir o modificar las expresiones no verbales. 2.- Los mensajes a nivel verbal pueden: a) Explicar la intención de sus mensajes. b) Modificar dos o más mensajes opuestos enviados en

secuencia por el mismo canal. 3.- Los mensajes en nivel contextual. a) Refuerzan o descalifican las expresiones verbales y no

verbales del hablante.

BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN

1.- Mensajes a nivel verbal. a) Cambiar el tema con anticipación o evitarlo; b) Sobregeneralizar; c) Realizar preguntas excesiva; d) Simpatizar, disculpar o proporcionar una palabra falsa tranquilizante; e) “Lectura de mente”, diagnóstico, interpretación; f) Hablar extensamente de hechos históricos negativos en una relación; g) Pocas respuestas; h) Fracasar al expresar opiniones; i) Interacción dominante verbal; j) Hablar de una manera categórica: yo estoy en lo correcto tu estas mal; y k) Estar o no de acuerdo en exceso.

BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN

2.- Conductas a nivel no verbal. a) Ignorar a las personas; b) Alejarse de un miembro de la familia; c) Ponerse la cara roja; d) Nerviosismo; e) Cambiar la postura; f) Señalar con el dedo; g) Levantar la voz; y h) Mirar con expresiones amenazadoras.

EL TRANSMISOR

1.- Cómo expresar los pensamientos y sentimientos con los demás? *Tomar en cuenta que a las personas con las que usted se comunica son sensibles, pensantes valiosas y únicas. *Ser responsable de sus pensamientos, sentimientos y acciones aun y cuando estos revelen a usted. sentimientos agradables o desagradables. Ejemplo: Yo (siento, pienso, quiero) ___________ porque

EL TRANSMISOR

2.- El mensaje “Yo”, una estrategia de comunicación efectiva.

“El mensaje Yo básicamente es hablar de mí, no de ti.”

Nuestras conversaciones suelen ir acompañadas de emociones, pero acostumbrarnos quedarnos en la corteza; nos focalizamos en el contenido conceptual (ideas) y muy poco captamos y menos aún reflejamos y manejamos los sentimientos, que forman la espina dorsal de la comunicación.

EL TRANSMISOR

Por ejemplo:

Mensaje Tú

Mensaje Yo

1. “Mi vecina es una sangrona.”

1. “Yo no me siento agusto con mi vecina.”

2. “El Sr. Pérez es muy creído.”

2. “Me siento inferior ante el Sr. Pérez.”

3. “Eres un desconsiderado.”

3. “Cuando trabajas tanto y llegas tarde, me siento sola porque te extraño.”

EL TRANSMISOR

Después de cada frase, si preguntamos ¿Quién? y la respuesta es yo, el mensaje que estamos enviando es mensaje “Yo”, si no es así, el mensaje es “Tú”.

El mensaje tú casi siempre empieza con la palabra tú o aunque no se mencione viene implícita en la frase. Este mensaje: acusa, critica, culpa, es un ataque verbal y es irrespetuoso.

Pero cuando se dice sencillamente como nos sentimos a causa de algún comportamiento inaceptable, el mensaje se convierte en un mensaje yo: “Se centra en mí, no en otro.”

EL TRANSMISOR

3.- Pasos a seguir para estructurar un mensaje “Yo”.

*Describe el comportamiento o situación que está interfiriendo o molestando: “Cuando llegas tarde a las citas y no me avisas…”

*Establece los sentimientos con respecto a las consecuencias que el comportamiento produce: “me da mucho coraje…”

*Indica la consecuencia: “porque pierdo mucho tiempo”

EL TRANSMISOR

*Comportamiento o situación = Cuando

*Sentimiento = Yo siento

*Consecuencia = Porque, te pediría o negociar

EL TRANSMISOR

“Cuando subes tanto la voz, me siento aturdida, asustada, no sé que contestar, me dan ganas de correr, de decirte cosas ofensivas y la verdad no quiero pelear.”

No es necesario seguir el orden, ni que siempre contenga una manifestación de sentimiento: “No puedo oír el teléfono, cuando hay tanto ruido”, suena muy diferente a: “Cállense estoy hablando por teléfono.”

EL TRANSMISOR

Hay que tener cuidado al querer utilizar el mensaje “Yo” sólo para transmitir mensajes negativos y olvidar los positivos, por ejemplo:

“Ayer que oí como te reías en compañía de tus amigos me sentí tan feliz que hasta mi estado de ánimo cambió.”

Antes de enviar un mensaje “Yo” tengo que estar alerta para darme cuenta de que es lo que está sucediendo realmente dentro de mí y ser muy honesto.

EL TRANSMISOR

Los mensajes yo ayudan a que los demás se den cuenta de lo que nos sucede, permiten que asuman la responsabilidad de su propio comportamiento, indican que existe la confianza de que pueden manejar la situación de manera constructiva.

Se necesita valor y seguridad interior para transmitir un mensaje yo sincero, porque existe el riesgo de que la otra persona nos conozca como realmente somos.

EL TRANSMISOR

Mensaje tú: “Estás equivocada cuando dices que eres tonta.”

Mensaje yo: “Cuando te escucho hablar así, me siento frustrada, porque no encuentro las palabras adecuadas para decirte que no lo eres.”

Mensaje tú: “Encima de que tienes la culpa, ¡te enojas!

Mensaje yo: “Cuando te enojas así, me siento incómoda, inquieta y me desespero que no podamos negociar y llegar a un acuerdo.”

SABER ESCUCHAR: LA CLAVE DE LA COMUNICACIÓN EFECTIVA

*Con el oído__________captar todo lo que me dice; *Con los ojos_________descifrar el lenguaje corporal;

*Con atención________la expresión de la mirada, el rostro, el movimiento de las manos, las posiciones cambiantes del cuerpo; *Con el corazón_______comprender a quien trae el problema y es parte de el.

1. Enfóquese en la otra persona. Mírela directamente a los ojos. Observe sus expresiones faciales, su lenguaje corporal.

PASOS PARA INCREMENTAR SU HABILIDAD DE ESCUCHA

2. Bloquee los pensamientos de contradicción. Resista la tentación de contestar mentalmente a lo que están diciendo. La mente trabaja cuatro veces más rápido que la velocidad a la que se habla, así que es muy fácil divagar.


3. Haga preguntas, trate de asegurarse de que entiende lo que le dicen. Vea si hay algún mensaje escondido.


4. Repítale a la persona lo que usted cree haber entendido y negocie cualquier mal entendido (Usted dice que…? ¿Le he entendido que…?¿Es esto correcto?


IMPORTANCIA DE LOS MENSAJES PARA EL DESARROLLO DE LA AUTOESTIMA Y DE LA

COMUNICACIÓN EFECTIVA

MENSAJES POSITIVOS:

*Validan el valor potencial de la persona; *Consideran los errores no como fallas, sino como oportunidades para crecer personalmente; *Expresiones físicas de afecto; *Expresiones verbales de afecto; *Atención verbal y no verbal a los mensajes de los demás; *Atención de los miembros a las actividades en donde los otros (compañeros, amigos, familiares) estan comprometidos.

IMPORTANCIA DE LOS MENSAJES PARA EL DESARROLLO DE LA AUTOESTIMA Y DE LA

COMUNICACIÓN EFECTIVA

MENSAJES NEGATIVOS:

*Reprimen *Culpan *Evalúan *Critican *Humillan *Invalidan la experiencia de los miembros

“SI PONES EN PRÁCTICA LOS PASOS DE SABER ESCUCHAR TE ASOMBRARÁS DE VER CÓMO MEJORAN TUS RELACIONES FAMILIARES Y

LABORALES.”

CIERRE DE SESIÓN

¿De qué me di cuenta?

¿Qué aprendí?

¿Se cubrieron mis expectativas?

¿Cómo me sentí?

“encargado de almacen”andresberroacarrion.com/archivos infotep/encargado de almacen.pdf ·...

Documents