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INFORME DE AUDITORÍA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE

Bogotá D.C. febrero de 2020

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INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA ----------------------------------------------- 3 1.1 Objetivos Específicos ----------------------------------------------------3

2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA ----------------------------------------------- 3 3. PROCESO AUDITADO ------------------------------------------------------ 4 4. MARCO LEGAL O ANTECEDENTES -------------------------------------------5

4.1 Antecedentes (si aplica) -------------------------------------------------5

4.2 Marco Legal (si aplica) --------------------------------------------------- 7

5. ASPECTOS GENERALES ---------------------------------------------------- 8 5.1 Términos del Informe (si aplica) ----------------------------------------- 8

5.2 Responsabilidad -------------------------------------------------------- 9

5.3 Plan General de Auditoria ----------------------------------------------- 9

6. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA -------------------------------------------- 9 7. EVALUACIÓN DE LAS MEJORAS (SI APLICA) -------------------------------- 45 8. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ------------------------------------------- 45

8.1 Aspectos Conformes (si aplica) ----------------------------------------- 45

8.2 No Conformidades Reales (si aplica) ------------------------------------ 46

8.3 Oportunidades de Mejora (si aplica) ------------------------------------ 46

9. CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA ---------------------------------------- 48

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1. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

Evaluar la existencia, aplicación y efectividad del control interno contable desarrollado por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE y su Fondo Cuenta FONDO PAZ durante la vigencia 2019, con el propósito de garantizar razonablemente la producción de información financiera que cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel de que trata el Régimen de Contabilidad Pública.

1.1 Objetivos Específicos

1. Verificar el conocimiento y aplicación de las políticas contables de operación, en lo relacionado con la identificación, clasificación, medición inicial, registro, medición posterior y presentación de los hechos financieros que se generan en las diferentes dependencias del DAPRE.

2. Evaluar el flujo, la completitud y oportunidad de la información financiera hacia el área

contable de la Entidad y la idoneidad de los documentos que soportan los hechos económicos.

3. Verificar la oportunidad de la presentación, trasmisión y publicación de los estados

financieros e informes financieros y contables conforme lo dispone la Contaduría General de la Nación.

4. Verificar que se haya establecido los riesgos contables y la existencia de controles que permitan su mitigación.

2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Para el desarrollo de la presente auditoría, se definió como alcance el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2019, analizando los siguientes estados financieros, así:

a- Estado de situación financiera a 31 de diciembre de 2019 comparativo. b- Estado de resultados del 1 de enero al 31 de diciembre de 2019 comparativo. c- Estado de cambios en el patrimonio del 1 de enero al 31 de diciembre de 2019

comparativo. d- Notas a los estados financieros a 31 de diciembre de 2019.

Aunque el juego completo de estados financieros de acuerdo a lo establecido en el anexo de la Resolución 484 de 2017 incluye el estado de flujo de efectivo, se aclara que, la Contaduría General de la Nación, mediante Resolución 033 del 10 de febrero de 2020, dispuso que el primer estado de flujo de efectivo bajo el Marco Normativo para Entidades de Gobierno, se presentará a partir del periodo contable del año 2022, y será comparativo a partir del año 2023. por tal motivo, para la presente auditoría no fue considerado dentro del alcance.

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3. PROCESO AUDITADO El proceso auditado corresponde al de Gestión Financiera – Proceso Contable; para el desarrollo de la auditoría, se programó la verificación entre otras, de las siguientes dependencias, procesos y actividades, así:

DEPENDENCIA PROCESO ACTIVIDAD

ÁREA FINANCIERA

CONTABLE

Políticas operacionales: existencia, conocimiento y aplicación

Etapa de reconocimiento (identificación, clasificación, medición inicial, registro y medición posterior) de los hechos económicos, así como los factores del riesgo asociado en esta etapa.

Etapa de revelación (presentación de estados financieros y notas a los estados financieros), así como, los factores de riesgo asociados en esta etapa.

Etapa de rendición de cuentas e información a partes interesadas del proceso contable, así como, los factores de riesgo asociado en esta etapa.

ÁREA FINANCIERA

TESORERÍA Y CENTRAL DE

CUENTAS

Políticas operacionales: existencia, conocimiento y aplicación.

Conciliaciones bancarias, presentación y cumplimiento obligaciones tributarias.

Verificar el control, autorización, acceso y roles del sistema complementario de gestión financiera.

TALENTO HUMANO

NÓMINA


Registro y control de las operaciones relacionadas con los beneficios a empleados y el cobro de incapacidades a las EPS.

Flujo, completitud, oportunidad, conciliación y soportes de los hechos económicos reportados a contabilidad.

Verificar el control, autorización, acceso y roles del sistema complementario KACTUS.


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SECRETARÍA JURÍDICA

PROCESO LITIGIOSO

Verificación del registro, control y provisión de las demandas a favor y en contra de la entidad.


Verificar el control, autorización, acceso y roles del sistema complementario EKOGUI.

FONDO PAZ

CONTROL DE RECURSOS


Verificar el registro y control de los recursos asignados al Fondo de Programas Especiales para la Paz.


CONSEJERÍAS PRESIDENCIALES

CONTROL DE RECURSOS


Verificar el registro y control de los recursos asignados a la Consejería Presidencial de Primera Infancia.


RECURSOS FÍSICOS

ADMINISTRACIÓN PROPIEDADES,

PLANTA Y EQUIPO


Operaciones, registro y control de las propiedades, planta y equipo.


Verificación toma física de inventarios.

Verificar el control, autorización, acceso y roles del sistema complementario ALADINO.

4. MARCO LEGAL O ANTECEDENTES

4.1 Antecedentes Con la expedición de la Ley 1314 de 2009, “POR LA CUAL SE REGULAN LOS PRINCIPIOS Y NORMAS DE CONTABILIDAD E INFORMACIÓN FINANCIERA Y DE ASEGURAMIENTO DE INFORMACIÓN ACEPTADOS EN COLOMBIA, SE SEÑALAN

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LAS AUTORIDADES COMPETENTES, EL PROCEDIMIENTO PARA SU EXPEDICIÓN Y SE DETERMINAN LAS ENTIDADES RESPONSABLES DE VIGILAR SU CUMPLIMIENTO” la cual tiene como objetivo principal expedir normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información, que conformen un sistema único y homogéneo de alta calidad, comprensible y de forzosa observancia. La Contaduría General de la Nación mediante Resolución 533 de 2015, adoptó el Marco Normativo aplicable para entidades de gobierno, norma que le aplica al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, los cuales fueron incorporados al Régimen de Contabilidad Pública. Con la expedición de la Resolución 484 de 2017, la Contaduría General de la Nación, dispuso que el primer periodo de aplicación, fue el comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de 2018, por lo cual, los primeros estados financieros comparativos, correspondían a los del periodo 2019. El DAPRE, adoptó sus políticas contables a partir de las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno, las cuales se han ido actualizando a medida que han surgido nuevas necesidades de información, ya sea por la aplicación de alguna normatividad que regula alguna materia en especial o a la identificación de nuevas transacciones originadas en las dependencias del DAPRE, por lo cual, al cierre de la vigencia 2019, la versión vigente de las políticas contables es la 7. Así mismo, es importante señalar, que la Contaduría General de la Nación, consideró necesario actualizar las demás normas que le fueran aplicables a los nuevos marcos contables definidos; por tanto, mediante Resolución 193 de 2016, incorporó en los Procedimientos Trasversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable, el cual tiene como finalidad, medir la efectividad de las acciones mínimas de control que deben realizar los responsables de la información financiera de las entidades públicas y garantizar, razonablemente, la producción de información con las características fundamentales de relevancia y representación fiel, definidas en el marco conceptual, de acuerdo con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública. Para lo anterior, la Oficina de Control Interno del DAPRE, programó el desarrollo de la auditoría No. 3 donde se planeó la aplicación y diligenciamiento del formulario por medio del cual, se hacen las valoraciones cuantitativas y cualitativas de la existencia y el grado de efectividad de los controles asociados con el cumplimiento del Marco Normativo de las Entidades de Gobierno, las actividades de las etapas del proceso contable, la rendición de cuentas y la gestión del riesgo contable.

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

A partir de lo contenido en el anexo de la Resolución 193 de 2016, se han definido los siguientes objetivos del Control Interno Contable:

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a) Promover la generación de información financiera con las características fundamentales de relevancia y representación fiel, en procura de contribuir con el logro de los propósitos del Sistema Nacional de Contabilidad Pública. Dichas características incluyen: gestión eficiente, transparencia, rendición de cuentas y control.

b) Establecer políticas que orienten el accionar administrativo de la entidad en cuanto a la

producción de información financiera que, acorde con lo contenido en el marco normativo aplicable a entidades de gobierno, propendan por el cumplimiento de las características fundamentales de relevancia y representación fiel definidas en el Régimen de Contabilidad Púbica.

c) Verificar la efectividad de las políticas de operación para el desarrollo de la función contable

y comprobar la existencia de indicadores que permitan evaluar permanentemente la gestión y los resultados de la entidad.

d) Promover la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades

relacionadas con el proceso contable.

e) Garantizar que los hechos económicos de la entidad se reconozcan, midan, revelen y

presenten con sujeción al Régimen de Contabilidad Pública.

f) Gestionar los riesgos del proceso contable a fin de promover la consecución de las características fundamentales de relevancia y representación fiel de la información como producto del proceso contable.

g) Definir e implementar los controles que sean necesarios para que se lleven a cabo las diferentes actividades del proceso contable de forma adecuada.

h) Garantizar la generación y difusión de información financiera uniforme, necesaria para el

cumplimiento de los objetivos de toma de decisiones, control y rendición de cuentas, de los diferentes usuarios.

i) Evaluar periódicamente la ejecución del proceso contable a fin de formular las acciones de mejoramiento pertinentes y verificar su cumplimiento.

j) Establecer los elementos básicos de evaluación y seguimiento permanente que deben realizar los jefes de control interno, o quien haga sus veces, respecto de la existencia y efectividad de los controles al proceso contable necesarios para optimizar la calidad de la información financiera de la entidad.

k) Garantizar que la operación del proceso contable cumpla las normas definidas en el marco normativo aplicable a entidades de gobierno y las diferentes disposiciones de orden constitucional, legal y regulatorio que le sean propias.

4.2 Marco Legal

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Constitución Política de Colombia: Artículo 269. En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley.

Ley 87 de 1993 “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”.

Decreto 1499 de 2017, Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015.

Resolución 533 del 8 de octubre de 2015 “por la cual se incorpora en el Régimen de Contabilidad Pública, el Marco Normativo para Entidades de Gobierno” de la Contaduría General de la Nación.

Resolución 620 del 26 de noviembre de 2015, “Por la cual se incorpora como parte del Régimen de Contabilidad Pública, el Catálogo General de Cuentas para Entidades de Gobierno” de la Contaduría General de la Nación.

Resolución 693 de 6 de diciembre de 2016 “Por la cual se modifica el cronograma de aplicación del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, incorporado al Régimen de Contabilidad Pública mediante Resolución 533 de 2015, y la regulación emitida en concordancia con el cronograma de aplicación de dicho Marco Normativo”.

Resolución 706 del 16 de diciembre de 2016 “Por el cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación”.

Resolución 193 del 5 de mayo de 2016 “Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Trasversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable”.

Resolución 484 del 17 de octubre de 2017 “Por la cual se modifican el anexo de la Resolución 533 de 2015 en lo relacionado con las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos del Marco Normativo para Entidades de Gobierno y el artículo 4º de la Resolución 533 de 2015, y se dictan otras disposiciones".

Resolución 033 del 10 de febrero de 2020 “Por la cual se modifica el parágrafo l del artículo 2Q de la Resolución 484 de 2017, modificatoria del artículo 4P de la resolución S33 de 2015, en lo relacionado con el plazo de presentación del Estado de Flujos de Efectivo de las Entidades de Gobierno”

5. ASPECTOS GENERALES

5.1 Términos del Informe

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Se utilizará para el presente Informe, los términos y definiciones establecidos en el Manual de Auditoría Interna (M-EM-01), los cuales deben ser tenidos en cuenta para su entendimiento y posterior formulación de los planes de mejoramiento, a saber:

No Conformidad Real – NCR: Incumplimiento de un requisito legal, técnico, de organización o cliente. Se constituye cuando existe evidencia objetiva del incumplimiento.

Oportunidad de Mejora – OM: Acción para mejorar un procedimiento, proceso o actividad. Se constituye como una Recomendación.

5.2 Responsabilidad

Es responsabilidad del auditor la planeación, coordinación, ejecución y cierre de la evaluación al Proceso de Gestión Financiera del DAPRE, dentro de la cual se desarrollan pruebas de recorrido y se adelanta la verificación de los diferentes procesos y procedimientos, con el objetivo de obtener la evidencia necesaria del conocimiento, aplicación y oportunidad de las diferentes políticas adoptadas por la Entidad.

5.3 Plan General de Auditoría La Oficina de Control Interno del DAPRE en cumplimiento de su rol de evaluador independiente, con MEM20-00001478 del 24 de enero de 2020, remitió el Plan General de Auditoría con el cual informó el objetivo, alcance y actividades a ejecutarse. 6. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA Se efectuó la verificación de los factores de riesgo asociados con el Marco Normativo aplicable a las Entidades de Gobierno, las políticas contables definidas por el DAPRE y el desarrollo de las diferentes etapas en las que se enmarca el proceso contable, la rendición de cuentas y la gestión del riesgo de índole contable, así: 6.1 Elementos del Marco Normativo, verificación de las políticas contables, de operación y los factores de riesgos.

El DAPRE, tiene documentadas sus políticas contables en el Manual de Políticas Contables del DAPRE M-GF-01 versión 7, elaboradas a partir del marco normativo aplicable a entidades de gobierno, emitido por la Contaduría General de la Nación mediante Resolución 533 de 2015, Resolución 620 de 2015 y como documento fuente, el anexo de la Resolución 484 de 2017 “normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos de las Entidades de Gobierno”. Con relación a las políticas de operación, se pudo evidenciar que, en desarrollo del proceso de Gestión Financiera, los funcionarios pertenecientes a las dependencias que son proveedores de información insumo del proceso contable, tienen conocimiento de las políticas adoptadas y

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por tanto les dan aplicación y cumplimiento en el desarrollo de sus funciones, como se observó en las dependencias y grupos de: Central de cuentas registro y control de las cuentas por pagar. Pagaduría registro y control del efectivo y equivalentes al efectivo. Talento Humano relacionado con la identificación, y medición de los beneficios a

empleados a través de la nómina, seguimiento y control en el cobro de incapacidades. Secretaría Jurídica el proceso de identificación, medición, registro y control de las

demandas en contra y a favor del DAPRE. Fondo Paz con referencia al registro y control contable de los recursos asignados. Consejería Presidencial para la Niñez y Adolescencia: control de recursos del programa

“de cero a siempre”. Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer: Control de recursos asignados. Consejería Presidencial para la Gestión y Cumplimiento: Control de los recursos

asignados a través del crédito BID 4848. Grupo de Recursos Físicos, identificación, medición, registro, control de los bienes de la

Entidad, cálculo de estimaciones como depreciación y deterioro. Grupo de Contabilidad en lo relacionado con el procesamiento de la información,

elaboración, revelación, presentación y publicación de los Estados Financieros a partes interesadas.

Frente a los factores de riesgos se evidenció lo siguiente:

ELEMENTOS

MARCOS

NORMATIVOS FACTORES DE RIESGO REFERENCIA VERIFICADA

POLÍTICAS

CONTABLES

1. Adopción inapropiada del marco normativo del DAPRE.

2. Falta de definición de políticas contables para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos.

3. Aplicación de las políticas contables que

desbordan lo establecido en el marco normativo aplicable al DAPRE o que son permitidas por este para el reconocimiento,

El DAPRE adoptó el Marco Normativo aplicable a Entidades de Gobierno en el cual se enmarca. Las políticas contables, fueron adoptadas a partir de las Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos de las entidades de gobierno en el Manual de políticas contables de código M-GF-01 versión 7. Las políticas contables son acordes con las disposiciones de la Contaduría General de la Nación y la necesidad misional y de información del DAPRE, las

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medición, revelación y presentación de los hechos económicos.

4. Definición inadecuada de las políticas

contables que no contribuyen a una representación fiel.

cuales son conocidas por los funcionarios involucrados en el proceso contable dándole aplicación en forma adecuada. Las políticas definidas, están dirigidas a la representación fiel de la información financiera del DAPRE.

POLITICAS DE

OPERACIÓN

5. Ausencia de una política o procedimiento mediante el cual todos los hechos económicos ocurridos en cualquier dependencia del DAPRE sean informados y soportados de manera oportuna al área contable.

6. Carencia de políticas y procedimientos para realizar conciliaciones, cruce de información y tomas físicas que garanticen el registro físico y contable de los activos, pasivos, ingresos, gastos y costos; y su medición monetaria confiable.

7. Falta de definición de políticas y

procedimientos que orienten el proceso contable del DAPRE.

8. Ausencia de políticas y procedimientos de cierre integral de las operaciones, que impacten la información financiera.

9. Carencia de políticas y procedimientos para la elaboración y presentación oportuna de los estados financieros a los usuarios de la información.

10. Falta de políticas, directrices, procedimientos, lineamientos o similares que propenden por la depuración contable permanente y la sostenibilidad de la calidad de la información.

El DAPRE, definió sus políticas de operación de acuerdo con su necesidad de información y a partir de la misionalidad que cumple, de tal forma que le permite cubrir el proceso contable desarrollado por la entidad, lo cual se puede evidenciar en los siguientes documentos, así:

Manual de políticas cantables del DAPRE M-GF – 01 v7.

Procedimiento Presentación de Estados Financieros P-GF-07

Procedimiento para conciliaciones P-GF-10

Resolución 093 de 2019 Comité técnico para depuración contable.

Manual para el manejo y control de los bienes V13 M-GA-03

Procedimiento de nómina.

Procedimiento jurídico.

Instrucciones para cierres contables.

Caracterización del Proceso de Gestión Financiera.

Elaboración, presentación y publicación de los estados financieros.

6.2 Verificación de las etapas del proceso contable de reconocimiento, medición

posterior y revelación y los factores de riesgos asociados

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Durante la vigencia 2019 el DAPRE reconoció sus hechos económicos conforme al Marco Normativo aplicable a las Entidades de Gobierno y en aplicación de las Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos de las entidades de gobierno; así mismo, los demás conceptos, doctrina y procedimientos expedidos por la Contaduría General de la Nación aplicables a la Entidad y conforme a las políticas y procedimientos internos adoptados. A continuación, se presentan las diferentes etapas del proceso contable y la verificación de los factores de riesgo.

ETAPA

SUBETAPA

FACTORES DE RIESGO

REFERENCIA VERIFICADA

RECONOCIMIENTO

IDENTIFICACIÓN

11. Ocurrencia de hechos económicos no considerados en el Régimen de Contabilidad Pública ni definidos en la doctrina contable pública.

12. Interpretación errónea del hecho económico de acuerdo con el marco normativo aplicable.

13. Registros globales de

hechos económicos.

14. Aplicación incorrecta de los principios de contabilidad pública

El DAPRE definió sus políticas contables a partir de las normas para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de los hechos económicos aplicable a las entidades de gobierno, atendiendo su necesidad de información de acuerdo con su misionalidad y en cumplimiento del proceso contable desarrollado, lo cual permite evidenciar que los hechos económicos son interpretados en forma adecuada, no se presentan registros globales y se aplican correctamente los principios contables, lo que garantiza que los riesgos planteados no sean de ocurrencia en la Entidad.

CLASIFICACIÓN

15. Utilización del catálogo general de cuentas desactualizado.

16. Utilización Inadecuada de cuentas y subcuentas.

17. Aplicación inadecuada del

criterio de clasificación del hecho económico establecido en el marco normativo que corresponde al DAPRE.

El DAPRE, desarrolla su proceso contable a través de la plataforma SIIF Nación, el cual es administrado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y sobre el cual la Contaduría General de la Nación define en forma directa las matrices contables, las cuentas, subcuentas y auxiliares que deben utilizar las entidades, por lo tanto, el sistema mantiene actualizado el Catálogo General de Cuentas y garantiza la utilización adecuada de cuentas y subcuentas y los criterios correctos para la

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clasificación de los hechos económicos, con lo cual se mitigan esos riesgos.

MEDICIÓN INICIAL

18. Dificultad para la medición monetaria fiable del hecho económico.

19. Selección incorrecta del criterio de medición inicial aplicable al hecho económico,

20. Interpretación incorrecta de la norma aplicable a la medición del hecho económico.

21. Errores de los cálculos realizados en el momento de la medición.

De acuerdo con el marco normativo para entidades de gobierno y las políticas adoptadas por el DAPRE, la medición de los hechos económicos se realiza por el costo y a partir de un soporte idóneo; en tal sentido, no se presenta dificultad para la medición adecuada de los hechos económicos y los riesgos asociados a la medición se encuentran cubiertos según lo definido en las políticas para evitar su materialización.

REGISTRO

22. Alteración de la numeración consecutiva de los comprobantes de contabilidad.

23. Descripción inadecuada del hecho económico en el documento fuente.

24. Registro inoportuno de

hechos económicos.

25. Omisión del registro de algún hecho económico.

26. Imputación del hecho

económico en una cuenta o código diferente al que le corresponde.

27. Registro del hecho

económico por un valor superior o inferior al que corresponde.

28. Registro de hechos

económicos sin su respectivo soporte.

El proceso contable en el DAPRE, se desarrolla a través del sistema SIIF Nación, administrado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, motivo por el cual, la numeración es consecutiva y automática, el registro se hace en orden cronológico y la imputación contable es la adecuada; con la utilización de este sistema, se mitiga el presente riesgo. Los demás sistemas complementarios utilizados por el DAPRE como el ALADINO, EL KACTUS y de Gestión Financiera, cuentan con las normas y políticas de seguridad informática que garantiza un uso adecuado por los diferentes usuarios según sus funciones y roles desempeñados, lo que permitió la renovación de la certificación bajo la norma NTC-ISO 27001 para la vigencia 2019. Los procedimientos internos de conciliaciones, cruces de cuentas y confrontación de información, se hacen mensualmente, lo que permite que la información fluya en forma oportuna y que además cuenten con los soportes idóneos.

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MEDICIÓN POSTERIOR

29. Selección incorrecta del criterio de medición posterior aplicable al hecho económico.

30. Omisión de la medición posterior del hecho económico cuando la entidad está obligada a ello.

31. Realización de cálculos errados o aplicación de criterios de medición posterior que no corresponden con la norma aplicable a la entidad.

A partir de las normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos de las entidades de gobierno, se definieron en las políticas del DAPRE, los criterios y los hechos económicos que serían objeto de medición posterior, y las metodologías a utilizar según lo dispuesto por las normas citadas; por tanto, la ocurrencia de estos riesgos se encuentra cubierto por lo definido en la política.

REVELACIÓN

PRESENTACIÓN

DE ESTADOS

FINANCIEROS

32. No generación ni

presentación de estados

financieros.

33. Presentación inoportuna de

estados financieros a los distintos

usuarios.

34. Omisión en la publicación de

los estados financieros.

35. No utilización de la

información financiera para la

toma de decisiones.

36. Inconsistencia entre las cifras

presentadas en los estados

financieros y los saldos reflejados

en los libros de contabilidad.

37. Omisión de explicación de

cuentas materialmente

significativas.

Se evidencia en el manual de políticas contables del DAPRE M-GF – 01 v7, el contenido de la política y los lineamientos para el cumplimiento del deber formal y legal correspondiente a la elaboración, presentación y publicación oportuna de los estados financieros de la Entidad. Así mismo, se puede comprobar el uso interno de la información financiera para la toma de decisiones en particular para la planeación y brindar información a los diferentes usuarios externos de la información. Se pudo verificar, que el DAPRE definió los criterios que permiten verificar la consistencia de las cifras presentadas en los estados financieros y las reflejadas en los libros de contabilidad, de igual forma, se comprueba la elaboración de notas a los estados financieros donde contienen las explicaciones necesarias de todas las cuentas que conforman los estados financieros.

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6.3 Rendición de cuentas e informes a partes interesadas y los factores de riesgos

asociados.

Para la Rendición de Cuentas, el DAPRE da cumplimiento de los propósitos del Sistema Nacional de Contabilidad Pública en particular el de Rendición de Cuentas, incluido en el referente teórico y metodológico de la regulación contable pública del Régimen de Contabilidad Pública, y en concordancia con lo previsto sobre el tema en la Ley 489 de 1998, “las entidades presentarán, en las fechas en las que se realice la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, el Estado de Situación Financiera y el Estado de Resultados al 31 de diciembre del año anterior, en concordancia con la estrategia de Buen Gobierno.” En tal sentido, se evidenció que en la Rendición de Cuentas dentro del tema “presupuesto”, se incluye lo correspondiente a la ejecución presupuestal y los estados financieros con corte a diciembre del año respectivo informado. A continuación, se presenta lo referente a la Rendición de Cuentas e informes a partes interesadas y la verificación de los factores de riesgo.

ELEMENTO

FACTORES DE RIESGO

REFERENCIA VERIFICADA

41. No presentación de estados

financieros en la rendición de

cuentas.

Se evidencia en las memorias de la

rendición de cuentas realizada por

el DAPRE en el año 2019, que,

dentro del tema Presupuesto, se

PRESENTACIÓN

DE NOTAS A LOS

ESTADOS

FINANCIEROS

38. Revelación insuficiente en las

notas a los estados contables.

39. Omisión de la revelación de

las variaciones significativas de

un periodo a otro.

40. Revelación en notas a los

estados contables, de

información que no corresponde

con los hechos económicos

expuestos en la estructura de los

estados financieros.

Se evidencia en las notas a los estados financieros elaboradas por el DAPRE y que corresponde al cierre contable a 31/12/2019, que contienen la información necesaria y completa de acuerdo con la estructura de los estados financieros y los hechos económicos referidos corresponden a los realizados por la Entidad. Se comprobó, que las notas fueron elaboradas de forma comparativa entre los cierres de las vigencias 2018 y 2019. Por lo anterior, este riesgo es mitigado y es de no ocurrencia en el DAPRE.

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RENDICIÓN DE

CUENTAS E

INFORMACIÓN A

PARTES INTERESADAS

42. Diferencias entre la información

presentada en los estados

financieros y la información

reportada a la CGN y a otros

usuarios.

43. Falta de explicación de variaciones

importantes entre periodos.

presentaron los estados financieros

del cierre correspondiente al año

2018, así mismo, se pudo verificar

que la información presentada

correspondió a la reportada a la

Contaduría General de la Nación y a

la publicada en la página web de la

Entidad.

De igual forma, se verificó que las

notas que acompañan los estados

financieros presentados en la

rendición de cuentas, explican las

cifras contenidas y las variaciones

presentadas con el periodo

anterior.

6.4 Verificación de la Gestión del Riesgo Contable El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, acorde con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG del DAFP y el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia SIGEPRE, ha implementado la metodología de riesgo establecida para las entidades, en especial las directrices definidas en la GUIA para P-GF-07, las cuales se articularon al proceso contable del DAPRE, mediante los riesgos identificados en el Proceso de Gestión Financiera, los cuales son controlados a través del aplicativo SIGEPRE. A continuación, se presenta el análisis de los factores de riesgos:

ELEMENTO FACTORES DE RIESGO REFERENCIA VERIFICADA

GESTIÓN DEL RIESGO

CONTABLE

44. Falta de identificación de los riesgos de índole contable.

45. Carencia de medición o valoración del impacto de la materialización de los riesgos contables.

46. Ausencia de un mapa de riesgos de índole contable.

47. No determinación de una instancia responsable que gestione el riesgo contable.

48. Omisión en la divulgación de los riesgos de índole contable a los funcionarios de la entidad.

El DAPRE realizó lo siguiente:

Establecimiento de las políticas de riesgo en el Manual M_GF-01 numeral 5.2.

Mapa de resigo del Proceso Financiero ajustado el riesgo en el SIGEPRE, donde se encuentra estructurado en identificación, análisis, valoración,

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49. Deficiencia en el seguimiento y control para la concreción, mitigación y neutralización del riesgo.

seguimiento y monitoreo.

Utilización de la metodología de riesgos del DAFP y de la entidad.

Seguimiento y monitoreo trimestral en el SIGEPRE y tres Subcomités de Coordinación de control interno realizados en el 2019.

6.5 Verificación de las operaciones, registro y control de la propiedad, planta y Equipo. Dentro de las pruebas de recorrido programadas, se incluyó el Grupo de Recursos físicos, donde se verificó el desarrollo de las operaciones de las propiedades, planta y equipo, su registro y control de los bienes muebles (devolutivos y de consumo controlado) en forma individualizada de la entidad, a través del aplicativo ALADINO. Se observó que el sistema complementario ALADINO, no permite generar reportes del estado de los bienes con corte a una fecha anterior. Esta debilidad fue evidenciada, cuando se solicitó la generación de un listado de bienes al cierre 31/12/2019 y la información que presentaba el informe no correspondía a la fecha requerida, sino que correspondía a la fecha de generación del informe. Para verificar la información a 31/12/2019, fue necesario recurrir a otros tipos de consulta por parte de la Coordinadora del Grupo de Recursos Físicos y con ayuda de operaciones desarrolladas en Excel, comprobar lo requerido. Así mismo, con relación al movimiento de bienes, se observó que cuando estos cambian de condición y por ende de cuenta contable, lo que puede ser originado por transacciones como: salida de la bodega al servicio ó reintegro del servicio a bodega, o una baja, o un traspaso, donde el movimiento contable afecta a más de dos cuentas, el correspondiente informe de este movimiento solo refleja 2 cuentas contables, y a través de otras consultas realizadas en el área contable, se obtiene la información adicional que permite verificar y registrar la totalidad de las transacciones que generó el movimiento, lo cual, ocasiona desgaste administrativo y de tiempo; adicionalmente, aumenta el riesgo de que no toda la información quede registrada en la contabilidad. Adicionalmente, se evidenció, que algunas tareas o funciones propias del área, no se pueden ejecutar a no ser que se tenga la asistencia de un delegado de la empresa propietaria del ALADINO, lo que compromete la oportunidad de la información y la adecuada aplicación de la política. Esta situación se evidenció en razón a que por lo menos una vez al año se debe revisar, la vida útil, la depreciación, el valor residual y el deterioro, actividad que se desarrolló en el mes de octubre de 2019; sin embargo, el ajuste de la vida útil, tan solo se pudo realizar a partir del mes de enero de 2020, lo cual ya no era oportuno y por tanto, se presentan en recursos físicos

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y por su conducto en la contabilidad, bienes totalmente depreciados, lo cual no es razonable bajo el Marco Normativo. De igual forma, se observó, que la Coordinadora del Grupo de Recursos Físicos, es la única funcionaria que sabe cómo operar el sistema ALADINO, lo que representa un riesgo para la Entidad; se suma a esto que no se tienen manuales del usuario que, en un caso dado, permitan dar continuidad a las operaciones en el sistema. De igual forma, y para efectos de verificar la toma física de inventarios, se seleccionaron como muestra 9 dependencias del DAPRE, así: Recursos Físicos, Oficina Alto Comisionado para la Paz, Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer, Consejería Presidencial para la Estabilización y Consolidación, Consultorio Odontológico, Grupo de Servicios Generales, Sala de Cine, Hato Grande y la Casa de Huéspedes Ilustres; como resultado del ejercicio realizado, se observó lo siguiente.

Se evidenció que los listados sistematizados no están actualizados en estas dependencias.

Existen bienes que físicamente están en las dependencias, pero no están en el listado.

Se efectúan traslados de bienes entre dependencias y no se actualizan los listados.

Existen bienes que en el listado tienen descripciones generales que no permiten identificar plenamente a que bienes se refieren. Ejemplo de ello, son los descritos como “utensilios de cocina en plata” existentes en Hato Grande y en la Casa de Huéspedes Ilustres, pero no especifica si se trata de cucharas, tenedores, cuchillos y demás bienes de esta clase que se tiene para la prestación del servicio de estas dos dependencias.

En la Casa de Huéspedes ilustres, se pudo verificar que existen físicamente un total de 478 utensilios de cocina en plata, sin embargo, en los listados, tan sólo aparecen registrados un total de 340 de estos bienes, por lo cual, se debe efectuar una revisión por parte del Grupo de Recursos Físicos para identificar si se trata de un sobrante o si fueron llevados de otras dependencias y por tanto proceder a la actualización de los listados.

Especialmente en la casa de huéspedes ilustres, existe una gran cantidad de bienes ya obsoletos que se encuentran fuera de servicios y depositados en 2 cuartos, los cuales se deben proceder a su baja.

6.6 Verificación del registro y operación de las Demandas en contra y a favor de la Entidad. Se verificaron en la Secretaría Jurídica, los procesos de las demandas en contra y a favor de la entidad, donde se observó que existen un total de 1.021 demandas en contra del DAPRE, de las cuales, y de acuerdo con la evaluación del riesgo efectuada por los apoderados, 86 fueron calificadas como de alto riesgo de pérdida, motivo por el cual fueron provisionadas en la contabilidad; las restantes 935 demandas, fueron calificadas con riesgo medio y bajo, por lo cual, se encuentran reveladas en cuentas de orden, en cumplimiento a lo dispuesto por la Agencia para la Defensa Jurídica del Estado en la Resolución 353 de 2016 y la Resolución 116 de 2016 de la Contaduría General de la Nación.

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Adicionalmente se observó, que se cuenta con una base de datos en Excel, con la cual se adelanta la medición inicial y posterior de los procesos y permite la actualización financiera del dinero en el tiempo según lo definido en las normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos financieros de las entidades de gobierno y a lo definido en la política de la Entidad, la cual sirve como fuente de información con destino al Grupo de Contabilidad facilitando adelantar cruces y verificación de la información en forma oportuna para su adecuado registro, revelación y presentación. No obstante, lo anterior, se evidenció que la provisión de los procesos calificados como de alto riesgo por parte del apoderado, en el sistema EKOGUI no está presentando el valor de la provisión contable conforme a lo reflejado en los estados financieros de la Entidad; esto se debe a la migración de la información efectuada por la Agencia para la Defensa Jurídica del Estado de la versión 1.0 a la versión 2.0 del EKOGU. Se identificó, que las demandas compartidas con otras entidades públicas cuya cuantía o participación del DAPRE es menor, el sistema presenta como provisión, el valor de la entidad que más alta o mayor participación tenga en el proceso. Por lo anterior, al cierre del periodo contable 2019, el sistema EKOGUI presenta como provisión, valores diferentes a los reconocidos, presentados y revelados en los estados financieros de la Entidad, sin embargo, se aclara que las cifras contenidas en los estados financieros son las reales y las mismas se encuentran soportadas en la base de datos alterna que maneja la Secretaría Jurídica de la Entidad. Así mismo, es preciso mencionar que la funcionaria encargada de esta gestión, conoce las políticas contables definidas por el DAPRE y desarrolla su función de acuerdo con lo establecido en el Manual de Trámites Administrativos para Conciliaciones Prejudiciales y Procesos Judiciales M-GJ-01, que contempla la metodología para determinar el nivel de riesgo de los procesos y el valor a registrar para cada caso, el cual se encuentra documentado en el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia – SIGEPRE; por lo tanto, la Secretaria Jurídica informa mensualmente al Grupo de Contabilidad, el estado de los procesos, los valores a provisionar, las actualizaciones correspondientes en forma oportuna, adecuada y se realiza la correspondiente conciliación suscribiendo el acta que evidencia la actividad desarrollada. De igual forma se evidenció que, tanto el aplicativo EKOGUI como la base de datos en Excel, cumplen los controles de seguridad informática implementados, los cuales permiten minimizar la materialización de los factores de riesgos. 6.7 Verificación proceso contable del Fondo de Programa Especiales para la Paz “FONDO PAZ”. El DAPRE tiene dentro de su estructura, un Fondo Cuenta denominado Fondo de Programas Especiales para la Paz, creado en virtud de la Ley 368 del 5 de mayo de 1997. El Fondo fue reglamentado con el Decreto 2429 de 1997, compilado en el Decreto 1081 de mayo de 2015. Así mismo, en el Artículo 9° de la Ley 368 de 1997, se determinó la “Creación y naturaleza jurídica”, como una cuenta especial del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, sin personería jurídica, administrada como un sistema separado de cuentas y tienen por objeto la financiación de programas de paz encaminadas a fomentar la reincorporación a la

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vida civil de grupos alzados en armas, que demuestren su voluntad de incorporarse a la vida civil mediante su desmovilización y la dejación de armas. El cumplimiento de su objeto, significa el manejo y administración de recursos a cargo de su director y por tanto la realización de operaciones presupuestales y financieras que requieren registros contables a través del sistema SIIF Nación, para lo cual, cuenta con un Contador Público que genera, controla y responde por la información y tiene la obligación de cumplir con lo establecido en el M-GF-01 Manual de Políticas Contables, y las asignadas por la normatividad aplicable en la materia. Los reportes financieros y contables que prepara Fondo Paz, deben ser suscritos por el Director del Fondo y el contador que los preparó, los cuales son enviados al Área Contable del DAPRE y agregados a través del sistema SIIF Nación para conformar los Estados Financieros de la Entidad. De acuerdo con lo anterior, se pudo evidenciar, que los funcionarios encargados de desarrollar el proceso contable en FONDO PAZ, conocen y dan aplicación a las políticas, directrices y criterios definidos en el manual de políticas contables M-GF-01 Versión 7. Sin embargo, se evidenció, que al cierre del ejercicio contable 2019, no se registró en forma oportuna, la ejecución del convenio de asociación 2014-19 suscrito con la Fundación Panamericana para el Desarrollo Colombia - FUPAD correspondiente al mes de diciembre de 2019 por valor de $4.080.271.225, lo cual puso en riesgo, la completitud de los registros contables de la Entidad. 6.8 Verificación proceso contable en las Consejerías Presidenciales para la Niñez y Adolescencia, Equidad de la Mujer y Gestión y Cumplimiento. Se adelantó la verificación del manejo y control de los recursos a cargos de las Consejerías Presidenciales anteriormente enunciadas en donde se pudo evidenciar lo siguiente:

Los funcionarios encargados de la recepción, revisión y entrega de la información generada por las Consejerías con destino al Área Contable, conocen las políticas contables adoptadas por la Entidad y contenidas en el manual M-GF-01 V7, en lo relacionado a la identificación, clasificación, medición y registro de los hechos económicos generados por estas dependencias.

Conocen lo relacionado al flujo de la información y la oportunidad de entrega de los soportes para ser registrado dentro del proceso contable.

Mensualmente, participan en el proceso de conciliación y cruces de cifras con funcionarios del Grupo de Contabilidad en donde se suscriben las actas correspondientes.

No obstante, lo anterior, se evidenció que la Consejería Presidencial para la Niñez y Adolescencia, no entregó en forma oportuna, la información de la ejecución de los recursos a su cargo correspondiente al mes de diciembre de 2019, los cuales son administrados a través de FINDETER, considerando que el plazo establecido era el 31 de enero de 2020 y se recibió por parte del Grupo de Contabilidad el día 12 de febrero de 2020, fecha en la cual, se realizaba el cierre contable por parte del SIIF Nación, comprometiendo con ello, la calidad, completitud y representación fiel de la información financiera de la Entidad.

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6.9 Talento Humano En desarrollo de la auditoría, se adelantó verificación al procedimiento de nóminas, prestaciones sociales y cobro de incapacidades a las EPS a cargo de la oficina de Talento Humano, en donde se evidenció lo siguiente:

Los procesos relacionados con nóminas y prestaciones sociales, se adelanta a través del sistema complementario KACTUS, el cual genera la información y soportes necesarios para el reconocimiento de los beneficios a empleados en forma mensual, los cuales son reportados al Grupo de Contabilidad en la oportunidad establecida en el manual de políticas.

Los funcionarios encargados de los procesos de nómina, prestaciones sociales y cobro de las cuentas por cobrar por incapacidades a las EPS, conocen las políticas contables adoptadas por la Entidad y contenidas en el manual M-GF-01 V7, en lo relacionado a la identificación, clasificación, medición y registro de los hechos económicos generados por estas dependencias.

Así mismo, conocen lo relacionado al flujo de la información y la oportunidad de entrega de los soportes para ser registrado dentro del proceso contable.

Mensualmente, participan en el proceso de conciliación y cruces de cifras con funcionarios del Grupo de Contabilidad suscribiendo las actas correspondientes.

El sistema complementario KACTUS, cuenta con las claves de aseso de acuerdo con el perfil requerido por los funcionarios cumpliendo con las políticas de seguridad de la información.

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE A continuación, se presenta la matriz de calificación del Sistema de Control Interno Contable del DAPRE, el cual fue trasmitido a través del CHIP el 27/02/2020 en cumplimiento de la Resolución 706 de 2016, así:

CODIGO NOMBRE CALIFICA

CION OBSERVACIONES

PROMEDIO POR

CRITERIO (Unidad)

CALIFICACION TOTAL

(Unidad)

1 ELEMENTOS DEL MARCO NORMATIVO

4,91

1.1.1

1. LA ENTIDAD HA DEFINIDO LAS POLÍTICAS CONTABLES QUE DEBE APLICAR PARA EL RECONOCIMIENTO, MEDICIÓN, REVELACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS DE ACUERDO CON EL MARCO NORMATIVO QUE LE CORRESPONDE APLICAR?

S.I

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República definió sus políticas contables a partir de las normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos del marco normativo aplicable a las Entidades de Gobierno expedido por la Contaduría General de la Nación mediante Resolución 484 de 2017.

1,00

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1.1.2

1.1. ¿SE SOCIALIZAN LAS POLÍTICAS CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO CONTABLE?

S.I

Se efectuaron socializaciones de las políticas con las diferentes áreas involucradas en el proceso contable, lo cual se pudo corroborar con lista de asistencia a las sesiones de trabajo programadas.

1.1.3

1.2. ¿LAS POLÍTICAS ESTABLECIDAS SON APLICADAS EN EL DESARROLLO DEL PROCESO CONTABLE?

S.I

Se pudo evidenciar en las diferentes áreas involucradas en el proceso contable, la aplicación de las políticas, particularmente en la Gestión Financiera, Recursos Físicos, Talento Humano, Pagaduría, Secretaría Jurídica, FONDO PAZ y demás dependencias que generan información para el proceso contable.

1.1.4

1.3. ¿LAS POLÍTICAS CONTABLES RESPONDEN A LA NATURALEZA Y A LA ACTIVIDAD DE LA ENTIDAD?

S.I

Las políticas contables se elaboraron de acuerdo con la naturaleza de la entidad y con su necesidad de información a partir del marco normativo aplicable a entidades de gobierno, adoptado mediante Resolución 533 de 2015 expedido por la Contaduría General de la Nación

1.1.5

1.4. ¿LAS POLÍTICAS CONTABLES PROPENDEN POR LA REPRESENTACIÓN FIEL DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA?

S.I

Las políticas contables atienden la necesidad y flujo de información del proceso contable del DAPRE y propende por el cumplimiento de la característica de representación fiel de la información financiera, motivo por el cual durante la vigencia 2019 se efectuaron 3 actualizaciones con el objetivo de cubrir nuevos hechos económicos que se identificaron en la Entidad.

1.1.6

2. ¿SE ESTABLECEN INSTRUMENTOS (PLANES, PROCEDIMIENTOS, MANUALES, REGLAS DE NEGOCIO, ¿GUÍAS, ETC) PARA EL SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DERIVADOS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA INTERNA O EXTERNA?

S.I

Existen planes de mejoramiento elaborados por el Área Financiera y se efectúa seguimiento, tanto por el área comprometida como por la Oficina de Control Interno en forma trimestral; se evidenciaron los documentos que soportan el seguimiento correspondiente.

1,00

1.1.7

2.1. ¿SE SOCIALIZAN ESTOS INSTRUMENTOS DE SEGUIMIENTO CON LOS RESPONSABLES?

S.I

Se observó que estos instrumentos se socializan al interior del Área Financiera, y en el SIGEPRE se actualizan y documentan según la periodicidad prevista en los planes de mejoramiento.

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1.1.8

2.2. ¿SE HACE SEGUIMIENTO O MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO?

S.I

La Oficina de Control Interno y el área comprometida en los planes de mejoramiento, efectúan seguimiento y adoptan las acciones necesarias para su cumplimiento; adicionalmente con el Área Financiera durante la vigencia 2019, se desarrollaron 3 subcomités de Control Interno, donde se presentaron los avances correspondientes.

1.1.9

3. ¿LA ENTIDAD CUENTA CON UNA POLÍTICA O INSTRUMENTO (PROCEDIMIENTO, MANUAL, REGLA DE NEGOCIO, ¿GUÍA, ¿INSTRUCTIVO, ETC.) TENDIENTE A FACILITAR EL FLUJO DE INFORMACIÓN RELATIVO A LOS HECHOS ECONÓMICOS ORIGINADOS EN CUALQUIER DEPENDENCIA?

S.I

En el manual de políticas contables, se incluyó el numeral 4 Distribución de responsabilidades frente al proceso contable, en el cual se establecen responsabilidades y se define el flujo de información desde las dependencias que generan información considerada insumo para el proceso contable y se establecen los formatos, oportunidad y medios en los cuales deben ser entregados al Área de Contabilidad.

0,91

1.1.10

3.1. ¿SE SOCIALIZAN ESTAS HERRAMIENTAS CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?

S.I

Se pudo evidenciar que el Grupo de Contabilidad mediante reuniones de trabajo adelantadas con los funcionarios pertenecientes a las dependencias que generan información para el proceso contable, se socializa el manual de políticas contables; adicionalmente los funcionarios de contabilidad, mantienen una permanente comunicación con los encargados en cada dependencia vía correo electrónico. Cuando se van a realizar actualizaciones en las políticas, se involucra al área que generó el ajuste.

1.1.11

3.2. ¿SE TIENEN IDENTIFICADOS LOS DOCUMENTOS IDÓNEOS MEDIANTE LOS CUALES SE INFORMA AL ÁREA CONTABLE?

S.I

En el manual de políticas contables, se definieron los documentos idóneos que permiten el flujo de información hacia el área contable, los cuales están relacionados en el numeral 15 Documentos asociados, los cuales se encuentran publicados en el SIGEPRE a disposición de los funcionarios comprometidos en el proceso y para consulta de los demás interesados.

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1.1.12

3.3. ¿EXISTEN PROCEDIMIENTOS INTERNOS DOCUMENTADOS QUE FACILITEN LA APLICACIÓN DE LA POLÍTICA?

PARCIALMENTE

En cada proceso que genera información fuente para el proceso contable, cuenta con los manuales de procedimientos internos alineados con las políticas contables lo cual facilita su aplicación, estos se encuentran publicados en el SIGEPRE y son de conocimiento por los funcionarios de cada dependencia; no obstante lo anterior, se evidenció por parte de 2 dependencias de la Entidad que no dieron aplicación a la oportunidad y completitud de la información, lo que generó desgaste administrativo adicional al Grupo de Contabilidad.

1.1.13

4. SE HA IMPLEMENTADO UNA POLÍTICA O INSTRUMENTO (DIRECTRIZ, PROCEDIMIENTO, GUÍA O LINEAMIENTO) SOBRE LA IDENTIFICACIÓN DE LOS BIENES FÍSICOS EN FORMA INDIVIDUALIZADA DENTRO DEL PROCESO CONTABLE DE LA ENTIDAD?

S.I

La Entidad cuenta con el Manual para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes de Propiedad del Departamento publicado en el SIGEPRE bajo la identificación M-GA-03 versión 13, el cual se encuentra alineado con el Manual de Políticas Contables y contiene la directriz para la identificación, medición, registro y control en forma individualizada de los recursos físicos considerados como inventarios, propiedades, planta y equipo e intangibles.

0,86

1.1.14

4.1. ¿SE HA SOCIALIZADO ESTE INSTRUMENTO CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?

S.I

La Coordinadora del Grupo de Recursos Físicos, participó en la elaboración de las políticas contables de operación y se evidenció que durante la vigencia 2019, gestionó la actualización del manual de procedimientos con el objetivo de mejorar algunos procedimientos internos por lo cual se pasó de la versión 11 que estuvo vigente al cierre del 2018 a la versión 13 actualmente vigente.

1.1.15 4.2. ¿SE VERIFICA LA INDIVIDUALIZACIÓN DE LOS BIENES FÍSICOS?

PARCIALMENTE

El área de Recursos Físicos, y en cumplimiento a lo establecido en el Manual M-GA-03, realizó durante la vigencia 2019, actividades de toma física de los bienes dependencia por dependencia, donde se confrontan las existencias físicas individual de los bienes al servicio del DAPRE incluyendo también a los bienes que se encuentran en el almacén. Sobre esta actividad se pudo verificar en una muestra de 10 dependencias, que se presenta una desactualización de la información; adicionalmente el aplicativo ALADINO, no facilita una adecuada consulta para verificaciones y conciliaciones de información.

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1.1.16

5. ¿SE CUENTA CON UNA DIRECTRIZ, GUÍA O PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS CONCILIACIONES DE LAS PARTIDAS MÁS RELEVANTES, A FIN DE LOGRAR UNA ADECUADA IDENTIFICACIÓN Y MEDICIÓN?

S.I

En las políticas contables de operación, se contemplan las diferentes conciliaciones periódicas que se deben realizar entre el Grupo de Contabilidad y las demás áreas que generan información para el proceso contable. En el SIGEPRE se encuentran publicados los formatos establecidos para tal fin, así como las conciliaciones realizadas.

1,00

1.1.17

5.1. ¿SE SOCIALIZAN ESTAS DIRECTRICES, GUÍAS O PROCEDIMIENTOS CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?

S.I

Se pudo evidenciar que se realizan socializaciones de las directrices definidas para el proceso de conciliaciones entre las diferentes dependencias con el área de contabilidad; así mismo, se observó que en forma mensual se adelantan las conciliaciones necesarias entre el Grupo de Contabilidad y las demás dependencias que generan información para el proceso contable.

1.1.18

5.2. ¿SE VERIFICA LA APLICACIÓN DE ESTAS DIRECTRICES, GUÍAS O PROCEDIMIENTOS?

S.I

De acuerdo con la periodicidad definida en las políticas contables, en forma mensual se realizan las conciliaciones pertinentes, para lo cual se verificó además de los formatos establecidos, la existencia de actas suscritas entre el Grupo de Contabilidad con los funcionarios involucrados de las demás dependencias que generan información para el proceso contable.

1.1.19

6. SE CUENTA CON UNA DIRECTRIZ, GUÍA, LINEAMIENTO, PROCEDIMIENTO O INSTRUCCIÓN EN QUE SE DEFINA LA SEGREGACIÓN DE FUNCIONES (AUTORIZACIONES, REGISTROS Y MANEJOS) DENTRO DE LOS PROCESOS CONTABLES?

S.I

Se cuenta con el Manual de Funciones tanto de orden general como desagregadas, donde se identifica claramente la segregación y los diferentes roles que cumplen los funcionarios del Área Financiera y en particular los del Grupo de Contabilidad.

1,00

1.1.20

6.1. ¿SE SOCIALIZA ESTA DIRECTRIZ, GUÍA, LINEAMIENTO, PROCEDIMIENTO O INSTRUCCIÓN CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?

S.I

La Coordinadora del Grupo de Contabilidad, realiza reuniones de trabajo con los funcionarios que integran el grupo, donde se socializan las funciones y se efectúa seguimiento a las responsabilidades asignadas; se destaca que los funcionarios del Grupo de Contabilidad han tenido continuidad, lo cual es una fortaleza del área.

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1.1.21

6.2. ¿SE VERIFICA EL CUMPLIMIENTO DE ESTA DIRECTRIZ, GUÍA, LINEAMIENTO, PROCEDIMIENTO O INSTRUCCIÓN?

S.I

En reuniones de trabajo, se efectúa seguimiento de las funciones y responsabilidades por parte de la Coordinadora del Grupo; adicionalmente, en desarrollo de la auditoria, se interactuó con cada funcionario según las funciones asignadas, con lo cual se verificó el cumplimiento de las funciones y roles asignados dentro del grupo de contabilidad.

1.1.22

7. SE CUENTA CON UNA DIRECTRIZ, PROCEDIMIENTO, GUÍA, LINEAMIENTO O INSTRUCCIÓN PARA LA PRESENTACIÓN OPORTUNA DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA?

S.I

El manual de políticas contables, tiene definido en el numeral 12 Plazos, la oportunidad con la cual debe ser presentada por las diferentes dependencias la información financiera al Grupo de Contabilidad. Así mismo, se tiene definido la periodicidad y oportunidad con la cual se debe presentar la información financiera a los diferentes usuarios como es el caso de la administración, entes de control y ciudadanía en general según lo establecido en la Resolución 706 de 2016 y 182 de 2017 de la Contaduría General de la Nación.

1,00

1.1.23

7.1. ¿SE SOCIALIZA ESTA DIRECTRIZ, GUÍA, LINEAMIENTO, PROCEDIMIENTO O INSTRUCCIÓN CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?

S.I

Se evidenciaron actividades de socialización dirigidas al personal comprometido en la elaboración y presentación de la información financiera del DAPRE y Fondo Paz.

1.1.24

7.2. ¿SE CUMPLE CON LA DIRECTRIZ, GUÍA, LINEAMIENTO, PROCEDIMIENTO O INSTRUCCIÓN?

S.I

Se pudo evidenciar que durante el año 2019, la información financiera fue presentada a las partes interesadas en forma oportuna y de acuerdo con las fechas programadas por la Contaduría General de la Nación.

1.1.25

8. ¿EXISTE UN PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR A CABO, ¿EN FORMA ADECUADA, EL CIERRE INTEGRAL DE LA INFORMACIÓN PRODUCIDA EN LAS ÁREAS O DEPENDENCIAS QUE GENERAN HECHOS ECONÓMICOS?

S.I

Una vez son conocidas las fechas de cierre por parte de la Contaduría General de la Nación, al interior de la Entidad, se emite un correo electrónico por parte del Área Financiera - Grupo de Contabilidad, donde se establecen las fechas de cierre contable para las dependencias del DAPRE en forma mensual. Adicionalmente en el Manual de Políticas Contables, en el numeral 12 Plazos, se estableció la oportunidad con la cual las diferentes dependencias deben entregar la información al Grupo de Contabilidad.

0,86

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1.1.26

8.1. ¿SE SOCIALIZA ESTE PROCEDIMIENTO CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?

S.I

Las fechas de cierre son socializadas a través del correo electrónico el cual es dirigido a todas las dependencias que generan información financiera y a los funcionarios comprometidos directamente en los cierres.

1.1.27 8.2. ¿SE CUMPLE CON EL PROCEDIMIENTO?

PARCIALMENTE

Por parte del Grupo de Contabilidad, los cierres son efectuados en forma oportuna y la información es trasmitida dentro de los plazos señalados por la Contaduría General de la Nación. Sin embargo, se evidenció que para el cierre 2019, 2 dependencias de la entidad, reportaron de forma tardía a información, incumpliendo lo establecido en la Política Contable, lo que ocasionó un mayor desgaste administrativo por parte de Contabilidad.

1.1.28

9. LA ENTIDAD TIENE IMPLEMENTADAS DIRECTRICES, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS O LINEAMIENTOS PARA REALIZAR PERIÓDICAMENTE INVENTARIOS Y CRUCES DE INFORMACIÓN, QUE LE PERMITAN VERIFICAR LA EXISTENCIA DE ACTIVOS Y PASIVOS?

S.I

En el Manual de Políticas Contables, se definieron los lineamientos necesarios que permite realizar en forma mensual, cruces y conciliaciones de las cifras, de tal forma que se verifique la existencia de activos y pasivos, para lo cual se toma la información de los sistemas complementarios como es el caso del KACTUS, ALADINO, GESTIÓN FINANCIERA, CONTRATOS y EKOGUI. Adicionalmente, para el caso de Recursos Físicos, se cuenta con los lineamientos contenidos en el Manual para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes, donde se disponen las periocidades con la cual se deben efectuar los inventarios y verificación de existencia de los bienes.

0,86

1.1.29

9.1. ¿SE SOCIALIZAN LAS DIRECTRICES, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS O LINEAMIENTOS CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?

S.I

Los lineamientos definidos en las políticas contables, son socializados por el Área Financiera hacia las demás dependencias que generan información para el proceso contable y en forma particular a los diferentes funcionarios involucrados en el proceso contable.

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1.1.30

9.2. ¿SE CUMPLE CON ESTAS DIRECTRICES, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS O LINEAMIENTOS?

PARCIALMENTE

En las pruebas de recorrido adelantadas, se pudo evidenciar que se desarrollaron actividades de verificación de inventarios en las diferentes dependencias de acuerdo con lo definido en el Manual para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes; sin embargo, al realizar la verificación en una muestra de 10 dependencias, se evidenció que falta actualizar los listados sistematizados con las existencias físicas reales en esas dependencias, por lo cual, se concluyó que no se cumplieron los lineamientos adoptados por la Entidad en el Grupo de Recursos Físicos. En las demás dependencias verificadas, se evidenciaron los cruces y conciliaciones realizadas entre Talento Humano y el Área Contable referente a los beneficios a empleados a corto plazo, conciliación y verificación de la constitución de cuentas por pagar, conciliaciones bancarias, conciliaciones y cruces de cuentas con la Secretaría Jurídica y demás dependencias que generan información para el proceso contable.

1.1.31

10. ¿SE TIENEN ESTABLECIDAS DIRECTRICES, PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES, O LINEAMIENTOS SOBRE ANÁLISIS, DEPURACIÓN Y SEGUIMIENTO DE CUENTAS PARA EL MEJORAMIENTO Y SOSTENIBILIDAD DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN?

S.I

En el Manual de Políticas Contables, se incluyó el numeral 5.7 Sostenibilidad Contable, donde se impartieron las directrices, lineamientos y demás instrucciones relacionados con el análisis, depuración y seguimientos de cuentas; adicionalmente, mediante Resolución 0093 de 2019, se conformó el Comité de Sostenibilidad Contable, con lo cual se busca el mejoramiento y sostenibilidad de la calidad de la información.

1,00

1.1.32

10.1. ¿SE SOCIALIZAN ESTAS DIRECTRICES, PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES, O LINEAMIENTOS CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?

S.I

Las directrices definidas para el mejoramiento y sostenibilidad de la información contable fueron socializadas a los funcionarios involucrados en el proceso en diferentes secciones de trabajo lideradas por el Grupo de Contabilidad del DAPRE.

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1.1.33

10.2. ¿EXISTEN MECANISMOS PARA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE ESTAS DIRECTRICES, PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES O LINEAMIENTOS?

S.I

Los mecanismos de verificación se encuentran encaminados a la realización de cruces, conciliaciones y verificaciones en forma mensual por parte de los funcionarios del Grupo de Contabilidad con las diferentes áreas de la Entidad que generan información para el proceso contable. Adicionalmente, en las notas a los estados financieros e informes financieros y contables, se evidencia la razonabilidad y consistencia de las cifras presentadas, por lo cual se concluye que se da cumplimiento a las directrices definidas. Para el año 2019, no fue convocado el comité de Sostenibilidad Contable.

1.1.34

10.3. ¿EL ANÁLISIS, LA DEPURACION Y EL SEGUIMIENTO DE CUENTAS SE REALIZA PERMANENTEMENTE O POR LO MENOS PERIÓDICAMENTE?

S.I

El análisis y el seguimiento de la información se efectúa en forma permanente, motivo por el cual, en forma mensual se realizan cruces de información, conciliaciones de cifras con las diferentes dependencias, seguimiento a las instrucciones que se imparten por el área contable lo cual es soportado en los diferentes formatos que se tienen aprobados para estas actividades y que se encuentran publicados en el SIGEPRE. Para el caso de la depuración de la información durante el año 2019, no se presentaron eventos que ameritaran la convocatoria del comité según las directrices establecidas para tal fin.

1.2.1.1.1

11. ¿SE EVIDENCIA POR MEDIO DE FLUJOGRAMAS, U OTRA TÉCNICA O MECANISMO, ¿LA FORMA COMO CIRCULA LA INFORMACIÓN HACIA EL ÁREA CONTABLE?

S.I

Dentro del proceso de Gestión Financiera, se tiene definido el documento de código P-GF-07 versión 9, donde, mediante flujograma, se presenta la forma de como circula la información desde las dependencias que generan información hacia el proceso contable.

1,00

1.2.1.1.2

11.1. ¿LA ENTIDAD HA IDENTIFICADO LOS PROVEEDORES DE INFORMACIÓN DENTRO DEL PROCESO CONTABLE?

S.I

El DAPRE identificó las siguientes dependencias como proveedores de información para el proceso contable, así: Área Administrativa, Área Financiera, Recursos Físicos, Talento Humano, Fondo Paz, Consejería Presidencial para la Niñez y Adolescencia, Secretaría Jurídica, Consejería Presidencial de Gestión y Cumplimiento, Control Interno Disciplinario, Responsables de Caja Menor. Adicionalmente, si durante la vigencia se presentan eventos en otras dependencias, de igual forma deberán dar cumplimiento a lo adoptado en las políticas contables.

P á g i n a 30 | 48



1.2.1.1.3

11.2. ¿LA ENTIDAD HA IDENTIFICADO LOS RECEPTORES DE INFORMACIÓN DENTRO DEL PROCESO CONTABLE?

S.I

De acuerdo con lo definido en el Manual de Políticas Contables y el Procedimiento de código P+GF-07 V9, el Grupo de Contabilidad es la receptora de la información generada por las dependencias dentro del proceso contable.

1.2.1.1.4

12. ¿LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE INDIVIDUALIZADOS EN LA CONTABILIDAD, BIEN SEA POR EL ÁREA CONTABLE, ¿O BIEN POR OTRAS DEPENDENCIAS?

S.I

Los derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizadas en la Contabilidad; no se presentan partidas globales; adicionalmente, se tienen controles individuales en las dependencias que tienen a su cargo el control de los mismos; en el caso de las propiedades, planta y equipo por recursos físicos en el sistema complementario ALADINO. Los beneficios a empleados en el Área de Talento Humano a través del sistema complementario KACTUS. Las demandas a favor y en contra en la Secretaría Jurídica a través del aplicativo EKOGUI y en el sistema SIIF Nación los demás pasivos y cuentas por cobrar que tiene la Entidad.

1,00

1.2.1.1.5

12.1. ¿LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES SE MIDEN A PARTIR DE SU INDIVIDUALIZACIÓN?

S.I

La medición de los derechos y obligaciones se hacen en forma individual de acuerdo con lo establecido en las políticas contables. No existen mediciones realizadas a grupos o partidas globales.

1.2.1.1.6

12.2. ¿LA BAJA EN CUENTAS ES FACTIBLE A PARTIR DE LA INDIVIDUALIZACIÓN DE LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES?

S.I

La baja en cuentas se presentan al comité de bajas y se aprueban en forma individual, según consta en las actas que soportan el proceso y en los registros efectuados en los diferentes sistemas complementarios.

1.2.1.1.7

13. ¿PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS, SE TOMA COMO BASE EL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD?

S.I

El DAPRE aplica en su integridad el Marco Normativo aplicable a Entidades de Gobierno según la Resolución 533 de 2015, así mismo sus políticas fueron definidas a partir de las normas para el Reconocimiento, Medición, Presentación y Revelación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno según el anexo de la Resolución 484 de 2017.

1,00

1.2.1.1.8

13.1. ¿EN EL PROCESO DE IDENTIFICACIÓN SE TIENEN EN CUENTA LOS CRITERIOS PARA EL RECONOCIMIENTO DE LOS HECHOS ECONÓMICOS DEFINIDOS EN LAS NORMAS?

S.I

Los hechos económicos del DAPRE, son identificados y reconocidos según las políticas contables definidas a partir de las Normas para el Reconocimiento, Medición, Presentación y Revelación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno, marco normativo que le aplica a la Entidad.

P á g i n a 31 | 48



1.2.1.2.1

14. SE UTILIZA LA VERSIÓN ACTUALIZADA DEL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS CORRESPONDIENTE AL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD?

S.I

El DAPRE es una Entidad SIIF Nación, por lo tanto, el Catálogo General de Cuentas utilizado, obedece al dispuesto por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y este es actualizado directamente por la Contaduría General de la Nación.

1,00

1.2.1.2.2

14.1. ¿SE REALIZAN REVISIONES PERMANENTES SOBRE LA VIGENCIA DEL CATÁLOGO DE CUENTAS?

S.I

El Grupo de Contabilidad, consulta en forma permanente la página web de la Contaduría General de la Nación para verificar si se han publicado nuevas versiones del catálogo de cuentas o si mediante resoluciones se han modificado, adicionado o eliminado cuentas.

1.2.1.2.3

15. SE LLEVAN REGISTROS INDIVIDUALIZADOS DE LOS HECHOS ECONÓMICOS OCURRIDOS EN LA ENTIDAD?

S.I

Los hechos económicos ocurridos en cualquier dependencia del DAPRE, se registran en forma individualizada a través del sistema SIIF Nación o en los sistemas complementarios que se maneja, no se efectúan registros de partidas en forma global.

1,00

1.2.1.2.4

15.1. ¿EN EL PROCESO DE CLASIFICACIÓN SE CONSIDERAN LOS CRITERIOS DEFINIDOS EN EL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD?

S.I

Para el proceso de clasificación, el DAPRE aplica los criterios definidos en el Manual de Políticas Contables fue elaborado a partir de las Normas para el Reconocimiento, Medición, Presentación y Revelación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno de acuerdo con el anexo de la Resolución 484 de 2017, Marco Normativo que le aplica a la Entidad según Resolución 533 de 2015.

1.2.1.3.1

16. LOS HECHOS ECONÓMICOS SE CONTABILIZAN CRONOLÓGICAMENTE?

S.I

El DAPRE utiliza como sistema oficial para el registro de sus hechos económicos el SIIF Nación, el cual administra el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y opera en tiempo real, garantizando que los registros se hacen cronológicamente.

1,00

1.2.1.3.2

16.1. ¿SE VERIFICA EL REGISTRO CONTABLE CRONOLÓGICO DE LOS HECHOS ECONÓMICOS?

S.I

Durante el proceso de análisis de la información contable, a través de los libros auxiliares generados desde el sistema SIIF Nación, se verifica que los hechos económicos estén registrados en forma cronológica de acuerdo con los documentos soportes.

P á g i n a 32 | 48



1.2.1.3.3

16.2. ¿SE VERIFICA EL REGISTRO CONSECUTIVO DE LOS HECHOS ECONÓMICOS EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD?

S.I

Considerando que los hechos económicos son registrados a través del sistema SIIF Nación, el cual es administrado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, los mismos se realizan en forma consecutiva lo cual es verificado en el análisis de la información contable, a través de los libros auxiliares.

1.2.1.3.4

17. LOS HECHOS ECONÓMICOS REGISTRADOS ESTÁN RESPALDADOS EN DOCUMENTOS SOPORTE IDÓNEOS?

S.I

El DAPRE tiene definido los documentos que dan soporte idóneo a los registros de los hechos económicos, los cuales pueden ser de origen externo o interno y producidos por otras áreas diferentes a la contables según corresponda al tipo de transacción que se está contabilizando.

1,00

1.2.1.3.5

17.1. ¿SE VERIFICA QUE LOS REGISTROS CONTABLES CUENTEN CON LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO O EXTERNO QUE LOS SOPORTEN?

S.I

De acuerdo con lo definido por el DAPRE, todo registro contable debe estar debidamente soportado, por lo tanto antes de efectuar el correspondiente registro, se verifica la existencia del mismo y que además cumpla con todos los requisitos y características establecidas para cada tipo de transacción.

1.2.1.3.6 17.2. ¿SE CONSERVAN Y CUSTODIAN LOS DOCUMENTOS SOPORTE?

S.I

Los documentos soportes que dan origen a los registros contables, tienen establecidos la correspondiente TRD establecidos en el DAPRE y se conservados y custodiados según lo establecido en la normatividad de archivo y correspondencia de la Entidad.

1.2.1.3.7

18. ¿PARA EL REGISTRO DE LOS HECHOS ECONÓMICOS, SE ELABORAN LOS RESPECTIVOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD?

S.I

El Área de Contabilidad, elabora los comprobantes de contabilidad de acuerdo con el hecho económico que corresponda. Así mismo, como la entidad opera bajo la plataforma de SIIF Nación una vez se registran los hechos económicos los comprobantes contables se generan en forma automática por el sistema.

1,00

1.2.1.3.8

18.1. ¿LOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD SE REALIZAN CRONOLÓGICAMENTE?

S.I

Teniendo en cuenta la operatividad del sistema SIIF Nación, los comprobantes de contabilidad son generados en forma automática y cronológicamente de acuerdo con el registro de los hechos económicos.

1.2.1.3.9

18.2. ¿LOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD SE ENUMERAN CONSECUTIVAMENTE?

S.I

Como los comprobantes de contabilidad son generados a través del sistema SIIF Nación mediante asientos automáticos o manuales, estos son numerados en forma automática, consecutiva y cronológica.

P á g i n a 33 | 48



1.2.1.3.10

19. LOS LIBROS DE CONTABILIDAD SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE SOPORTADOS EN COMPROBANTES DE CONTABILIDAD?

S.I

Los libros de contabilidad son generados de acuerdo a la operatividad del sistema SIIF Nación, por tanto, todos los registros en los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en comprobantes de contabilidad.

1,00

1.2.1.3.11

19.1. ¿LA INFORMACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD COINCIDE CON LA REGISTRADA EN LOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD?

S.I

En razón a que los hechos económicos son registrados a través del sistema SIIF Nación y los libros de contabilidad son generados desde el mismo sistema, se garantiza que la información de los libros de contabilidad coincide con la registrada en los comprobantes de contabilidad.

1.2.1.3.12

19.2. EN CASO DE HABER DIFERENCIAS ENTRE LOS REGISTROS EN LOS LIBROS Y LOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD, ¿SE REALIZAN LAS CONCILIACIONES Y AJUSTES NECESARIOS?

S.I

Considerando que algunos hechos económicos se realizan a través de transacciones automáticamente, como es el caso de la cadena presupuestal de gastos o de ingresos, se puede presentar una imputación contable errada, por lo que, en forma mensual, se efectúa el análisis de la información y mediante asientos manuales se registran las reclasificaciones o ajustes pertinentes. Por lo anterior, no se presentan diferencias entre los registros en los libros y los comprobantes de contabilidad.

1.2.1.3.13

20. EXISTE ALGÚN MECANISMO A TRAVÉS DEL CUAL SE VERIFIQUE LA COMPLETITUD DE LOS REGISTROS CONTABLES?

S.I

Mensualmente se realizan actividades de cruces, conciliaciones o confrontaciones entre las dependencias que son proveedoras de información para el proceso contable con el Grupo de Contabilidad del DAPRE, en las cuales, se verifica que efectivamente todos los hechos económicos generados en la Entidad hayan sido informadas a contabilidad y registradas.

1,00

1.2.1.3.14 20.1. ¿DICHO MECANISMO SE APLICA DE MANERA PERMANENTE O PERIÓDICA?

S.I

Se pudo verificar en actas suscritas por la dependencia responsable y el grupo de contabilidad, que la actividad de conciliaciones y cruce de cuentas se efectúa en forma permanente (mensual).

P á g i n a 34 | 48



1.2.1.3.15

20.2. ¿LOS LIBROS DE CONTABILIDAD SE ENCUENTRAN ACTUALIZADOS Y SUS SALDOS ESTÁN DE ACUERDO CON EL ÚLTIMO INFORME TRIMESTRAL TRANSMITIDO A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN?

S.I

Dentro del Manual de Políticas Contables definidas, se estableció en el numeral 6.6 Documentos y Libros de Contabilidad, que dentro de los cinco días hábiles siguientes al cierre contable del sistema SIIF Nación efectuado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público se deberán imprimir los libros contables; por lo tanto se pudo verificar que la política se cumple y los libros de contabilidad están de acuerdo con el último trimestre trasmitido a la Contaduría General de la Nación.

1.2.1.4.1

21. LOS CRITERIOS DE MEDICIÓN INICIAL DE LOS HECHOS ECONÓMICOS UTILIZADOS POR LA ENTIDAD CORRESPONDEN AL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD?

S.I

Los criterios de medición inicial definidos en el Manual de Políticas y aplicados por el DAPRE corresponde al costo, el cual fue establecido a partir del marco conceptual del Marco Normativo aplicable a las Entidades de Gobierno grupo al cual pertenece la Entidad.

1,00

1.2.1.4.2

21.1. ¿LOS CRITERIOS DE MEDICIÓN DE LOS ACTIVOS, PASIVOS, INGRESOS, GASTOS Y COSTOS CONTENIDOS EN EL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD, SON DE CONOCIMIENTO DEL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO CONTABLE?

S.I

Los diferentes criterios definidos en Manual de Políticas fueron socializadas a los funcionarios involucrados en el proceso contable en diferentes secciones de trabajo, reuniones, conferencias y demás actividades realizadas por el área contable del DAPRE.

1.2.1.4.3

21.2. ¿LOS CRITERIOS DE MEDICIÓN DE LOS ACTIVOS, PASIVOS, INGRESOS, GASTOS Y COSTOS SE APLICAN CONFORME AL MARCO NORMATIVO QUE LE CORRESPONDE A LA ENTIDAD?

S.I

El Manual de Políticas Contables y demás criterios que aplica el DAPRE, fueron definidos a partir del anexo de la Resolución 484 de 2017 aplicable a Entidades de Gobierno, el cual es el marco normativo aplicable a la Entidad, según lo expedido por la Contaduría General de la Nación mediante Resolución 533 de 2015.

1.2.2.1

22. ¿SE CALCULAN, ¿DE MANERA ADECUADA, LOS VALORES CORRESPONDIENTES A LOS PROCESOS DE DEPRECIACIÓN, AMORTIZACIÓN, AGOTAMIENTO Y DETERIORO, ¿SEGÚN APLIQUE?

S.I

El cálculo de las estimaciones correspondientes a depreciación, amortización y deterioro son calculados de manera adecuada por la Entidad y acorde con lo definido en el Manual de Políticas Contables.

0,91

P á g i n a 35 | 48



1.2.2.2

22.1. ¿LOS CÁLCULOS DE DEPRECIACIÓN SE REALIZAN CON BASE EN LO ESTABLECIDO EN LA POLÍTICA?

S.I

Se estableció en el Manual de Políticas Contables que la depreciación de las propiedades, planta y equipo se efectuarán por el método de línea recta y se establecieron criterios referente a la metodología, fecha de inicio, valor depreciable, vida útil y valor residual, lo cual es cumplido por el Grupo de Recursos Físicos y su cálculo es el adecuado.

1.2.2.3

22.2. ¿LA VIDA ÚTIL DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO, Y LA DEPRECIACIÓN SON OBJETO DE REVISIÓN PERIÓDICA?

PARCIALMENTE

La vida útil de las propiedades, planta y equipo son revisadas en forma anual durante el mes de octubre de cada vigencia, actividad que se cumplió según lo definido en el Manual de Políticas Contables; sin embargo, se observó, que los ajustes definidos en esta revisión, no se efectuaron dentro de la vigencia 2019, sino que se aplicaron a partir del 1 de enero de 2020. La depreciación se revisa en forma mensual.

1.2.2.4

22.3. ¿SE VERIFICAN LOS INDICIOS DE DETERIORO DE LOS ACTIVOS POR LO MENOS AL FINAL DEL PERIODO CONTABLE?

S.I

En cumplimiento a lo definido en el Manual de Políticas Contables, los indicios de deterioro de los activos, fueron verificados en el mes de octubre de 2019.

1.2.2.5

23. SE ENCUENTRAN PLENAMENTE ESTABLECIDOS LOS CRITERIOS DE MEDICIÓN POSTERIOR PARA CADA UNO DE LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS?

S.I

En el Manual de Políticas Contables definidas por el DAPRE, fueron plenamente establecidos los criterios de medición posterior para cada uno de los elementos de los estados financieros, los cuales fueron verificados su cumplimiento.

1,00

1.2.2.6

23.1. ¿LOS CRITERIOS SE ESTABLECEN CON BASE EN EL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD?

S.I

De acuerdo con la Resolución 533 de 2015 expedida por la Contaduría General de la Nación, el DAPRE aplica el marco normativo para Entidad de Gobierno; en tal sentido a partir de este marco normativo fueron establecidos los criterios de medición posterior que aplica la Entidad.

1.2.2.7

23.2. ¿SE IDENTIFICAN LOS HECHOS ECONÓMICOS QUE DEBEN SER OBJETO DE ACTUALIZACIÓN POSTERIOR?

S.I

En el Manual de Políticas Contables, se identificaron los hechos económicos que son objeto de actualización posterior como es el caso de las provisiones.

P á g i n a 36 | 48



1.2.2.8

23.3. ¿SE VERIFICA QUE LA MEDICIÓN POSTERIOR SE EFECTÚA CON BASE EN LOS CRITERIOS ESTABLECIDOS EN EL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD?

S.I

El Marco Normativo que aplica el DAPRE, es el definido en la Resolución 533 de 2015 para Entidades de Gobierno, se verificó que los criterios de medición posterior fueran definidos a partir de lo normado para este grupo de entidades; así mismo, se pudo verificar que la medición se efectuó con base en lo definido en el Manual de Políticas Contables.

1.2.2.9

23.4. ¿LA ACTUALIZACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS SE REALIZA DE MANERA OPORTUNA?

S.I

Se pudo evidenciar, que las actualizaciones de los hechos económicos identificados y que requieren actualización, se efectuaron en forma oportuna por parte del área comprometida e informada al Grupo de Contabilidad.

1.2.2.10

23.5. ¿SE SOPORTAN LAS MEDICIONES FUNDAMENTADAS EN ESTIMACIONES O JUICIOS DE PROFESIONALES EXPERTOS AJENOS AL PROCESO CONTABLE?

S.I

Las estimaciones efectuadas por el DAPRE, son soportadas en debida forma y corresponden a: depreciación, amortizaciones y deterioro de las propiedades, planta y equipo; son soportadas por los cálculos efectuados a través del aplicativo ALADINO el cual está a cargo del área de Recursos Físicos. En el caso de beneficios a empleados a corto plazo, se realizan a través del sistema complementario KACTUS administrado por Talento Humano. Las provisiones de las demandas a favor y en contra de la Entidad, se efectúa a través de una plantilla en Excel a cargo de la Secretaría Jurídica.

1.2.3.1.1

24. SE ELABORAN Y PRESENTAN OPORTUNAMENTE LOS ESTADOS FINANCIEROS A LOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA?

S.I

Se verificó con las certificaciones de transmisión generado por el CHIP, que los Estados Financieros son elaborados y presentados en forma oportuna a los diferentes usurarios de la información financiera; así mismo, se verificó la publicación efectuada en la página web de la Entidad para consulta de las partes interesadas en la información. Para los usuarios internos los estados financieros son entregados una vez se efectúan los cierres establecidos por la Contaduría General de la Nación.

1,00

P á g i n a 37 | 48



1.2.3.1.2

24.1. ¿SE CUENTA CON UNA POLÍTICA, DIRECTRIZ, PROCEDIMIENTO, GUÍA O LINEAMIENTO PARA LA DIVULGACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS?

S.I

En el Manual de Políticas Contables, se definió en el numeral 5.5 Publicación de Información Contable, los lineamientos necesarios para la divulgación a las partes interesadas de los Estados Financieros en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1952 de 2019, Ley 1712 de 2011, Ley 734 de 2002, y Resolución 182 de 2017 de la Contaduría General de la Nación.

1.2.3.1.3

24.2. ¿SE CUMPLE LA POLÍTICA, DIRECTRIZ, PROCEDIMIENTO, GUÍA O LINEAMIENTO ESTABLECIDA PARA LA DIVULGACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS?

S.I

Se pudo evidenciar, de acuerdo con los soportes presentados en el Grupo de Contabilidad, que la entidad cumple con lo definido en la política relacionado con la publicación de la información contable, tanto los Estado Financieros al cierre de cada vigencia como la información financiera y contable intermedia en forma mensual, las cuales se hicieron en forma oportuna según la normatividad aplicable.

1.2.3.1.4

24.3. ¿SE TIENEN EN CUENTA LOS ESTADOS FINANCIEROS PARA LA TOMA DE DECISIONES EN LA GESTIÓN DE LA ENTIDAD?

S.I

De acuerdo con lo evidenciado, la Alta Dirección del DAPRE, consulta los estados financieros para efectos de rendición de cuentas, planeación y adquisición o reposición de bienes, así mismo, para efectos de dar respuestas a entes de control y organismos nacionales e internacionales relacionadas con ayudas e inversiones de recursos recibidos para proyectos específicos especialmente relacionados con el proceso de paz.

1.2.3.1.5

24.4. ¿SE ELABORA EL JUEGO COMPLETO DE ESTADOS FINANCIEROS, CON CORTE AL 31 DE DICIEMBRE?

S.I

Para el cierre de vigencia de 2019, el DAPRE elaboró a corte 31 de diciembre el juego completo de estados financieros de acuerdo con Marco Normativo Contable que se aplica en atención a las instrucciones impartidas por la Contaduría General de la Nación en las Circulares 706 de 2016, 182 de 2017 y Resolución 484 de 2017 que consistía en un estado de situación financiera, un estado de resultados, un estado de cambio del patrimonio y las notas a los estados financieros. Para el caso del estado de flujo de efectivo, no se elaboró en atención a lo dispuesto en la Resolución 033 de 2020 de la Contaduría General de la Nación, donde se dispuso que el primer Estado de Flujo de Efectivo se presentará a partir del periodo contable del año 2022 y será comparativo a partir del año 2023.

P á g i n a 38 | 48



1.2.3.1.6

25. LAS CIFRAS CONTENIDAS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS COINCIDEN CON LOS SALDOS DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD?

S.I

De acuerdo con lo verificado, se pudo corroborar que los saldos presentados en los Estados Financieros corresponden o coinciden a los saldos de los libros de contabilidad los cuales fueron impresos desde el SIIF Nación al cierre de la vigencia 2019.

1,00

1.2.3.1.7

25.1 SE REALIZAN VERIFICACIONES DE LOS SALDOS DE LAS PARTIDAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS PREVIO A LA PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS?

S.I

Se pudo evidenciar que los saldos de las partidas que conforman los estados financieros son de constante análisis y verificaciones por parte de los funcionarios del Grupo de Contabilidad; esta actividad se cumple cuando en forma mensual y en particular en el cierre de vigencia se efectúan cruce de información, conciliaciones y verificaciones de cifras con las dependencias proveedoras de información con destino al proceso contable, actividades se cumplen previo a los cierres y por ende previo a la presentación de los estados financieros.

1.2.3.1.8

26. SE UTILIZA UN SISTEMA DE INDICADORES PARA ANALIZAR E INTERPRETAR LA REALIDAD FINANCIERA DE LA ENTIDAD?

S.I

Por tratarse de una Entidad de Gobierno, no se utilizan indicadores de orden financiero que permitan analizar o interpretar una realidad financiera; se utilizan indicadores que miden y establecen los diferentes grados de eficiencia, eficacia, efectividad y transparencia que caracteriza este tipo de entidades a partir de la cadena presupuestal de gasto según lo asignado mediante Ley de presupuesto, ejecutado a través del Sistema SIIF Nación.

1,00

1.2.3.1.9

26.1. ¿LOS INDICADORES SE AJUSTAN A LAS NECESIDADES DE LA ENTIDAD Y DEL PROCESO CONTABLE?

S.I

Considerando que el DAPRE es una entidad de gobierno y por tanto aplica el marco normativo expedido por la Contaduría General de la Nación para esta clase de entidad, los indicadores definidos se ajustan y cubren la necesidad de la Entidad y del proceso contable que se desarrolla.

1.2.3.1.10

26.2. ¿SE VERIFICA LA FIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN UTILIZADA COMO INSUMO PARA LA ELABORACIÓN DEL INDICADOR?

S.I

La información utilizada para elaborar y evaluar los diferentes indicadores es tomada directamente de los estados financieros y de la ejecución presupuestal generada a través del SIIF Nación; por tanto la información utilizada como insumo cuenta con total fiabilidad puesto que es información verificada en diferentes escenarios y por diferentes dependencias.

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1.2.3.1.11

27. LA INFORMACIÓN FINANCIERA PRESENTA LA SUFICIENTE ILUSTRACIÓN PARA SU ADECUADA COMPRENSIÓN POR PARTE DE LOS USUARIOS?

S.I

En desarrollo de la verificación del Control Interno Contable, se evidenció que los Estados Financieros están acompañados de las correspondientes notas, las cuales contienen las explicaciones suficientes que permiten ilustrar a los usuarios de la información y facilitar su comprensión de las cifras presentadas.

1,00

1.2.3.1.12

27.1. ¿LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS CUMPLEN CON LAS REVELACIONES REQUERIDAS EN LAS NORMAS PARA EL RECONOCIMIENTO, MEDICIÓN, REVELACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS DEL MARCO NORMATIVO APLICABLE?

S.I

De acuerdo con lo verificado, se pudo comprobar que las notas que acompañan los estados financieros del DAPRE al cierre 2019, cumplen con las revelaciones requeridas en las normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos de las entidades de gobierno.

1.2.3.1.13

27.2. ¿EL CONTENIDO DE LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS REVELA EN FORMA SUFICIENTE LA INFORMACIÓN DE TIPO CUALITATIVO Y CUANTITATIVO PARA QUE SEA ÚTIL AL USUARIO?

S.I

Las notas que acompañan los estados financieros del 2019, contienen las revelaciones suficientes de acuerdo con lo requerido por las normas del marco normativo de entidades de gobierno y explican suficientemente las cifras de los elementos de los estados financieros, lo que le permite al usuario entender y comprender la información financiera de la Entidad.

1.2.3.1.14

27.3. ¿EN LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS, SE HACE REFERENCIA A LAS VARIACIONES SIGNIFICATIVAS QUE SE PRESENTAN DE UN PERIODO A OTRO?

S.I

Se verificó que en las notas de los Estados Financieros del 2019, se presentaran en todos sus aspectos, las variaciones significativas de los elementos de los Estados Financieros, las cuales fueron determinadas al comparar los saldos del cierre del año 2018 con las del año 2019; es de mencionar que el año 2019 es el primer periodo comparativo que presentan las Entidades que aplican el Marco Normativo para Entidad de Gobierno.

1.2.3.1.15

27.4. ¿LAS NOTAS EXPLICAN LA APLICACIÓN DE METODOLOGÍAS O LA APLICACIÓN DE JUICIOS PROFESIONALES EN LA PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN, CUANDO A ELLO HAY LUGAR?

S.I

Las notas que acompañan a los estados financieros del 2019 elaboradas por el DAPRE, explican las metodologías aplicadas por la Entidad para efectos del cumplimiento del Manual de Políticas Contables y en particular lo relacionado con las estimaciones de la depreciación, amortización, deterioro, y provisiones.

P á g i n a 40 | 48



1.2.3.1.16

27.5. ¿SE CORROBORA QUE LA INFORMACIÓN PRESENTADA A LOS DISTINTOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN SEA CONSISTENTE?

S.I

Las notas, son elaboradas por el Grupo de Contabilidad a partir de los saldos que presentan las diferentes cuentas y subcuentas de los Estados Financieros; adicionalmente contienen los diferentes niveles de detalles suministrados por las dependencias que generan información para el proceso contable; por tanto, la Entidad corrobora la consistencia de las cifras.

1.3.1

28. PARA LAS ENTIDADES OBLIGADAS A REALIZAR RENDICIÓN DE CUENTAS SE PRESENTAN LOS ESTADOS FINANCIEROS EN LA MISMA? SI NO ESTÁ OBLIGADA A RENDICIÓN DE CUENTAS ¿SE PREPARA INFORMACIÓN FINANCIERA CON PROPÓSITOS ESPECÍFICOS QUE PROPENDAN POR LA TRANSPARENCIA?

S.I

El Grupo de Contabilidad del DAPRE en cumplimiento a lo previsto en la Ley 489 de 1998 y en cumplimiento de los propósitos del Sistema Nacional de Contabilidad Pública en particular el de Rendición de Cuentas, presenta, para efectos del desarrollo de la audiencia pública de Rendición de Cuentas, los Estados Financieros de Propósito General acompañados de sus correspondientes Notas Contables, en concordancia con la estrategia de Buen Gobierno.

1,00

1.3.2

28.1. ¿SE VERIFICA LA CONSISTENCIA DE LAS CIFRAS PRESENTADAS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS CON LAS PRESENTADAS EN LA RENDICIÓN DE CUENTAS O LA PRESENTADA PARA PROPÓSITOS ESPECÍFICOS?

S.I

El DAPRE, elabora y entrega a la Oficina de Planeación de la Entidad, los Estados Financieros de Propósito General para que sean incluidos dentro de la rendición de cuentas, actividad que es verificada en diferentes etapas previas a la audiencia, donde se verifica que las cifras a presentar a la ciudadanía sean consistentes con las contenidas en los estados financieros.

1.3.3

28.2. ¿SE PRESENTAN EXPLICACIONES QUE FACILITEN A LOS DIFERENTES USUARIOS LA COMPRENSIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA PRESENTADA?

S.I

Se evidenció que los Estados Financieros entregados a la Oficina de Planeación quien es la encargada en el DAPRE de organizar la rendición de cuentas, son los de propósito general acompañados de las notas a los mismos, las cuales contienen las explicaciones y revelaciones necesarias para facilitar a los diferentes usurarios la comprensión de la información presentada.

1.4.1

29. EXISTEN MECANISMOS DE IDENTIFICACIÓN Y MONITOREO DE LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE?

S.I

En el Manual de Políticas Contables, se incluyó el numeral 5.2 Política para la Administración de los Riesgos del Proceso Contables, donde se definieron e identificaron los riesgos y se establecieron los mecanismos de monitoreo de los mismos, los cuales son evaluados en forma trimestral por el Área Financiera y la Oficina de Control Interno.

1,00

P á g i n a 41 | 48



1.4.2 29.1. ¿SE DEJA EVIDENCIA DE LA APLICACIÓN DE ESTOS MECANISMOS?

S.I

Se evidenciaron en el SIGEPRE, las actividades desarrolladas por el Área Financiera y los documentos que soportan la aplicación y seguimientos que se realizan a los riesgos de índole contable, por parte de los funcionarios involucrados en el proceso contable.

1.4.3

30. ¿SE HA ESTABLECIDO LA PROBABILIDAD DE OCURRENCIA Y EL IMPACTO QUE PUEDE TENER, EN LA ENTIDAD, LA MATERIALIZACIÓN DE LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE?

S.I

Se verificó en el mapa de riesgos definidos para la Gestión Financiera, el establecimiento de la probabilidad de ocurrencia y el impacto que ocasionaría al DAPRE si se llegara a materializar alguno de los riesgos de índole contable.

1,00

1.4.4

30.1. ¿SE ANALIZAN Y SE DA UN TRATAMIENTO ADECUADO A LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE EN FORMA PERMANENTE?

S.I

Se verificó en el SIGEPRE, que en forma permanente se efectúa análisis y monitoreo a los riesgos de índole contable a los cuales se da un tratamiento adecuado.

1.4.5

30.2. ¿LOS RIESGOS IDENTIFICADOS SE REVISAN Y ACTUALIZAN PERIÓDICAMENTE?

S.I

De acuerdo con lo documentado en el SIGEPRE, los riesgos de índole contable definidos en el DAPRE, son objeto de monitoreo en forma constante; así mismo, son actualizados cuando se cuenta con información que así lo amerite.

1.4.6

30.3. ¿SE HAN ESTABLECIDO CONTROLES QUE PERMITAN MITIGAR O NEUTRALIZAR LA OCURRENCIA DE CADA RIESGO IDENTIFICADO?

S.I

Se evidencian en el proceso de Gestión Financiera, los controles y los responsables de los mismos que permiten mitigar la ocurrencia de los riesgos de índole contable identificados y establecidos por el DAPRE.

1.4.7

30.4. ¿SE REALIZAN AUTOEVALUACIONES PERIÓDICAS PARA DETERMINAR LA EFICACIA DE LOS CONTROLES IMPLEMENTADOS EN CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE?

S.I

Según lo evidenciado en el SIGEPRE, con el monitoreo y seguimiento que se realiza al mapa de riesgos de la Entidad y en particular a la Gestión Financiera, se desarrollan procesos de autoevaluación que permiten evidenciar la eficacia de los controles implementados en las diferentes actividades del proceso contable.

1.4.8

31. LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO CONTABLE POSEEN LAS HABILIDADES Y COMPETENCIAS NECESARIAS PARA SU EJECUCIÓN?

S.I

De acuerdo con lo evidenciado en el Grupo de Contabilidad, los funcionarios involucrados en forma directa en el proceso contable, poseen las habilidades, competencias y experiencia que permiten garantizar la ejecución de sus funciones sin poner en riesgo la calidad exigida en el proceso contable.

1,00

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1.4.9

31.1. ¿LAS PERSONAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESO CONTABLE ESTÁN CAPACITADAS PARA IDENTIFICAR LOS HECHOS ECONÓMICOS PROPIOS DE LA ENTIDAD QUE TIENEN IMPACTO CONTABLE?

S.I

Se comprobó que los funcionarios involucrados en el proceso contable, cuentan con la capacitación necesaria que les permite identificar los hechos económicos del DAPRE; adicionalmente tienen continuidad en el cargo y están en constante actualización liderada por la Contadora de la Entidad, lo que garantiza que el proceso se desarrolle en forma adecuada y oportuna.

1.4.10

32. DENTRO DEL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN SE CONSIDERA EL DESARROLLO DE COMPETENCIAS Y ACTUALIZACIÓN PERMANENTE DEL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO CONTABLE?

S.I

Se observa en el plan de capacitación institucional que dicho plan está orientado a la actualización permanente para sus funcionarios y propende que sea dirigida a los temas relacionados con sus funciones, lo que permite que el personal involucrado en el proceso contable participe de este plan y su actualización sea la adecuada; adicionalmente se pudo verificar, la participación de los funcionarios del Grupo de Contabilidad en diferentes capacitaciones desarrolladas por la Contaduría General de la Nación, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y DIAN, especialmente.

1,00

1.4.11 32.1. ¿SE VERIFICA LA EJECUCIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN?

S.I

Es política del DAPRE que en forma periódicamente se efectúe seguimiento a la ejecución de los diferentes planes de la Entidad incluido el plan de capacitación.

1.4.12

32.2. ¿SE VERIFICA QUE LOS PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN DESARROLLADOS APUNTAN AL MEJORAMIENTO DE COMPETENCIAS Y HABILIDADES?

S.I

El Área de Talento Humano, anualmente solicita a las diferentes dependencias, informen sobre las necesidades de capacitación que requieren los funcionarios; con base en esas necesidades se elabora el plan de capacitación. En tal sentido el plan está encaminado a mejorar las competencias y habilidades de los funcionarios.

2.1 FORTALEZAS

Respaldo y apoyo de la alta dirección de la Entidad para el proceso contable. Definición de políticas acorde con las necesidades de la Entidad en atención al Marco Normativo aplicable. Compromiso institucional, conocimiento y disposición por parte de los funcionarios comprometidos en forma directa con el proceso contable. Controles adecuados. Habilidades, competencia y liderazgo por parte del Área Financiera - Grupo de Contabilidad. Capacitación oportuna brindada a los funcionarios involucrados en el proceso contable. Disposición y apoyo con recursos financieros para la optimización y ajustes de sistemas

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complementarios de información en particular el KACTUS.

2.2 DEBILIDADES

Se identificó que el sistema de información complementario ALADINO, mediante el cual se controlan los bienes de la Entidad, no está ofreciendo una seguridad adecuada de la información general, por lo cual se han tenido que adoptar controles adicionales para verificar cálculos y resultados. Adicionalmente, no facilita la consulta de información en fechas anteriores, ni la generación de información adecuada según los movimientos de los bienes con destino al Grupo de Contabilidad y se identificó una alta dependencia del Grupo de Recursos Físicos con la empresa propietaria del sistema para poder aplicar procesos como cierres, ajustes de vida útil, deterioro, y ajustes del valor residual. Así mismo, se identificó que el sistema EKOGUI en su versión 2.0 el cual es administrado por la Agencia de Defensa Jurídica del Estado, no está presentando adecuadamente el valor de las provisiones de los procesos en contra de la Entidad cuando la demanda es compartida con otras entidades y el porcentaje de participación en la demanda del DAPRE es menor que las demás entidades, por lo cual, se controla la información mediante una base de datos en Excel.

2.3 AVANCES Y MEJORAS DEL PROCESO DE CONTROL INTERNO CONTABLE

El Manual de Políticas Contables es revisado en forma permanente y cuando se ha evidenciado la necesidad se procede a su actualización; durante la vigencia 2019, se efectuaron 3 actualizaciones originadas en la emisión de nueva normatividad y por recomendación de la Oficina de Control Interno, de tal forma que garantice el cumplimiento de las normas dispuestas por el Marco Normativo aplicable a Entidades de Gobierno. Lo anterior, muestra un mejoramiento continuo que propende por garantizar de manera permanente la depuración y sostenibilidad de la calidad de la información para que cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel.

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2.4 RECOMENDACIONES

Evaluar un cambio o mejoramiento del sistema complementario ALADINO del Grupo de Recursos Físicos, de tal modo que facilite la obtención de información y ofrezca una confianza razonable sobre los cálculos y resultados obtenidos. Además, que genere la información completa requerida por el Grupo de Contabilidad disminuyendo el desgaste administrativo que se presenta en esa dependencia. Se recomienda revisar los perfiles de los funcionarios del Grupo de Recursos Físicos y si es el caso efectuar reubicaciones internas, de tal forma que se cuente con apoyos que faciliten el cumplimiento de las funciones de ese grupo. Actualmente sólo la coordinadora del Grupo de Recursos Físicos conoce en forma adecuada el funcionamiento del sistema complementario ALADINO, por lo cual se hace necesario capacitar a otros funcionarios en este sistema. Solicitar a la empresa propietaria del sistema ALADINO, la entrega de manuales de usuario, como respaldo al normal manejo del sistema en un caso de ser requerido. Por parte de la Secretaría Jurídica, gestionar ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, el ajuste del sistema EKOGUI versión 2.0, de tal forma que la información presentada en este sistema, corresponda a la información contenida en los Estados Financieros de la Entidad.

El resultado obtenido, fue de 4.91, por lo que se conceptúa que el Control Interno Contable en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República es EFICIENTE. Anexo certificación de transmisión a la Contaduría General de la Nación en forma oportuna.

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7 EVALUACIÓN DE LAS MEJORAS (SI APLICA) N/A 8 RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

8.2 Aspectos Conformes

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Definición de las políticas de acuerdo al Marco Normativo que le aplica a la Entidad y la actualización oportuna de las mismas en atención a nueva normatividad o necesidad de información identificada.

Conocimiento y aplicación del manual de políticas contables definidas en la entidad, por

parte de las dependencias y funcionarios que generan información con destino al proceso contable.

Una adecuada aplicación de las políticas de operación en lo relacionado a la identificación, clasificación, medición, registro, presentación y revelación de los hechos económicos generados en el DAPRE.

Oportunidad en la presentación y publicación de los estados financieros e información financiera y contable a las partes interesadas, de conformidad con lo dispuesto en las Resoluciones 182 de 2017 y 706 de 2016 emitidas por la Contaduría General de la Nación.

Adecuada revelación y consistencia de las cifras en las notas a los estados financieros, lo cual facilita la compresión y entendimiento por parte de los usuarios de la información.

Definición del mapa de riesgo y adecuado seguimiento por parte de la Gestión Financiera y Oficina de Control Interno, lo cual ha permitido la mitigación del riesgo contable sin que hasta la fecha se haya materializado.

8.3 No Conformidades Reales

No Conformidad Real No. 1- Desactualización de los listados sistematizados con relación a las existencias físicas Los inventarios físicos no están acordes a los listados sistematizados del Grupo de Recursos Físicos, la anterior situación se evidenció en las dependencias de Recursos Físicos, Oficina Alto Comisionado para la Paz, Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer, Consejería Presidencial para la Estabilización y Consolidación, Consultorio Odontológico, Grupo de Servicios Generales, Sala de Cine, Hato Grande y la Casa de Huéspedes Ilustres. Incumpliendo con lo dispuesto en el numeral 4.2.4 Inventario de Bienes en Uso, del Manual para el Manejo y Control de los Bienes del DAPRE versión 13. Esta No Conformidad es al Área Administrativa – Grupo de Recursos Físicos trasversal a la Gestión Financiera. No Conformidad Real No. 2 Falta de revisión y actualización de la vida útil de los bienes en forma oportuna Debilidades en la revisión de la vida útil y ajuste dentro del periodo contable de algunos bienes del Fondo de Programas Especiales para la Paz, como se evidencio en una muestra de 400 bienes, en donde 139 bienes que representan el 34.75% están totalmente depreciados y continúan en servicio. Se llevó a cabo la revisión de vida útil y los resultados

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fueron enviados al Grupo de Recursos Físicos, sin embargo, la actualización de la vida útil no fue oportuna en razón a que se hizo a partir del 1º de enero de 2020 y no en el periodo 2019. Incumpliendo con lo dispuesto en el Manual de Políticas Contables en el numeral 7.4.6 Depreciación. No Conformidad Real No. 3 Suministro información incompleta por parte del sistema ALADINO El soporte del movimiento de los bienes es emitido en forma incompleta cuando se afectan más de dos cuentas contables por parte del sistema ALADINO, lo cual es evidenciado en transacciones como: salida de la bodega al servicio, reintegro del servicio a bodega, una baja o un traspaso; generando desgaste administrativo y de tiempo en el área contable, requiriendo consultas adicionales para obtener y verificar la totalidad del movimiento que genera dichas transacciones. Incumpliendo con el numeral 5.6 Control y archivo de documentos del Manual de Políticas Contables versión 7. Esta No Conformidad es del Área Administrativa – Grupo de Recursos Físicos, trasversal a Gestión Financiera. No Conformidad Real No. 4 Falta de información oportuna y completa No se entregó en forma oportuna y completa la información financiera correspondiente a la ejecución de recursos entregados en administración a FINDETER y a la Fundación Panamericana para el Desarrollo Colombia – FUPAD, como se evidenció en la Consejería Presidencial para la Niñez y Adolescencia en donde la información fue remitida el 12 de febrero cuando el plazo establecido era el 31 de enero de 2020 y en el Fondo de Programas Especiales para la Paz no se registró en forma oportuna la ejecución del convenio de asociación 2014-19 suscrito con la Fundación Panamericana para el Desarrollo Colombia - FUPAD correspondiente al mes de diciembre de 2019 por valor de $4.080.271.225, lo cual

puso en riesgo, la completitud de los registros contables de la Entidad. Incumpliendo con el numeral 7.6 Recursos Entregados en Administración del Manual de Políticas Contables versión 7. Esta no conformidad es trasversal a la Consejería Presidencial para la Niñez y Adolescencia y al Fondo de Programas Especiales para la Paz.

8.4 Oportunidades de Mejora 1- Gestionar por parte de la Secretaría Jurídica ante la Agencia para la Defensa Jurídica del

Estado, el ajuste de la información de las provisiones que está presentando el sistema EKOGUI en las demandas en contra del DAPRE pero que es compartida con otras entidades públicas, para que el sistema presente la información del DAPRE de tal forma que cruce con la contenida en los estados financieros de la Entidad.

2- Solicitar a la empresa propietaria del sistema complementario ALADINO, la entrega de los

manuales del usuario del sistema y adelantar capacitaciones a otros funcionarios que

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tengan el perfil correspondiente en la operación de este sistema de tal forma que se garantice la continuidad de las transacciones que se desarrollan como insumo para el proceso contable.

9 CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA Evaluado el Sistema de Control Interno Contable del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República – DAPRE durante la vigencia fiscal de 2019, se observó que la Entidad viene aplicando el Marco Normativo para Entidades de Gobierno y sus políticas contables y procedimientos establecidos corresponden a las normas emitidas por la Contaduría General de la Nación para este Marco Normativo, en las etapas de reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos de la Entidad. Así mismo, se concluye, que la información presentada y revelada en los estados financieros, corresponde a la contenida en los libros de contabilidad al 31 de diciembre de 2019 comparativo con el cierre del año 2018. Además, contiene todos los hechos económicos generados por la Entidad en el periodo evaluado, por lo cual, la información cumple con las características fundamentales de relevancia y representación fiel según lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública. Adicionalmente, se concluye, que la información financiera del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República – DAPRE-, contribuye con el propósito del Sistema Nacional de Contabilidad Pública de gestión eficiente, transparencia, rendición de cuentas y control. De igual forma, se observó que los controles adoptados, han evitado, la materialización de los riegos asociados al proceso contable. Una vez evaluado el Sistema de Control Interno Contable y desarrollado el cuestionario dispuesto para tal fin por parte de la Contaduría General de la Nación en el anexo de la Resolución 193 de 2016, el resultado obtenido, fue de 4.91, por lo que se conceptúa que el Control Interno Contable en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República es EFICIENTE.

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