informe de actividades de auditorÍa interna anual 2014 ... · identificación de una no...

SIGC-SUA

Auditoría Interna Anual. Ciclo de Gestión 2014

Enero 2015

INFORME DE ACTIVIDADES DE AUDITORÍA INTERNA ANUAL 2014. PROCESO CLAVE PC 07. Gestión de apoyo a la actividad investigadora y a la transferencia de los

resultados de investigación. FECHA DE REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA: 09/02/2015, SGI. 09/02/2015 UNAD

AUDITORES :

Luis Espinosa de los Monteros Moreno. Coordinador. Manuel Jaenes Bermúdez. Antonio Porcuna Contreras. Marina Gómez Torres (Observadora)

RESPONSABLES DE UNIDAD:

Rosa María Martín Mesa. Servicio de Gestión de la Investigación Joaquín Segura Martin. Responsable de Calidad de la Unidad Funcional de

Negociados de Apoyo a Departamentos, Institutos y Centros de Investigación.

INFORME EJECUTIVO DE RESULTADOS DE AUDITORÍA. 1. VERIFICACIÓN DE NO CONFORMIDADES/ACCIONES CORRECTIVAS. No existen No conformidades pendientes de verificación y cierre.

2. GESTIÓN DE LOS PROCESOS. Se verifica la conformidad de la gestión de los procesos auditados. Se realizan las siguientes observaciones y recomendaciones de mejora:

1. PC 07.22. Gestión de expedientes de prestación de servicios de investigación. (OTRI).

Observación. La fecha de formalización del contrato es anterior a la fecha de solicitud de compatibilidad y a las

fechas de los informes del Director de la OTRI y de la Vicerrectora de Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación, se recomienda que los trámites pertinentes deben ajustarse a la secuencia temporal del procedimiento establecido. Recomendaciones para la mejora.

Se recomienda, a consideración del Servicio, que para este tipo de contratos con una duración de dos años, la facturación de los servicios tenga carácter anual en vez de hacerse a la finalización del total de periodo de ejecución, con objeto de que la Universidad pueda reconocer y cobrar derechos por el trabajo realizado.

Se valora muy positivamente el nuevo formato electrónico para tramitar la solicitud de autorización de compatibilidad y se recomienda que esté disponible, junto al resto de procesos electrónicos, en la web de la e-administración

Sistema Integrado de Gestión de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaén. Página 1 de 31

SIGC-SUA


Enero 2015

3. INDICADORES DE LOS PROCESOS. Se verifica las mediciones de los indicadores correspondientes al ciclo de gestión 2014 y el grado de

cumplimiento de los objetivos establecidos, así como de los compromisos de calidad integrados. A excepción de dos indicadores y un compromiso calidad asociado.

I.[PC 07.21]-26. Porcentaje de actividades de difusión realizadas respecto al total previsto en el Plan Anual de Actuación que se hayan ejecutado. En este caso en relación con la observación de Auditoría Interna Anual 91-201-AIA, se va a proponer para el ciclo de gestión 2015 un nuevo indicador adaptado a la gestión de la OTRI en este ámbito, I.[PC 07.22]-31 Porcentaje anual de contratos redactados en los que se hayan producido incidencias o reclamaciones por errores u omisiones en su clausulado (cualquiera que sea su naturaleza) Compromiso asociado: Conseguir que el porcentaje anual de reclamaciones o quejas por errores en la redacción de los contratos de prestación de servicios sea igual o inferior a un 2% Se recomienda a consideración del Servicio que se valore para éstos incumplimientos, si fuese necesario la utilización de las herramientas que proporciona el sistema de gestión de la calidad, como es la identificación de una No conformidad y el correspondiente plan de mejoras, que permita al SGI asegurar el cumplimiento de los resultados de indicadores y en su caso compromiso de calidad asociado. 4. RESULTADOS DE RETROALIMENTACIÓN DE LOS GRUPOS DE INTERÉS. Encuestas post-servicio. Se verifica la gestión de los de los resultados de encuestas post-servicios 2014, el análisis de realizado por el Servicio. La encuesta EPS_SGI04. OTRI - Encuesta EBC (Transferencia de Resultados), si bien se ha realizado, no se ha estimado realizar informe al ser contestada por un solo usuario. Gestión de Quejas y Sugerencias: Se verifica la conformidad de la gestión de la sugerencia recibida en el segundo semestre en 2014, y la mejora que se ha realizado. 5. SEGUIMIENTO, VALORACIÓN E IMPLANTACIÓN DE PROPUESTAS DE MEJORA, INDICACIONES INFORMES DE AUDITORÍA INTERNA E INFORME DE AUDITORÍA EXTERNA (2013) Y SEGUIMIENTO DE LOS RESULTADOS DE LOS PROCESOS. 5.1. VERIFICACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES Y OBSERVACIONES INDICADAS EN EL INFORME DE AUDITORÍA EXTERNA Y AUDITORÍA INTERNA ANUAL INTERNA, ASÍ COMO LA IMPLANTACIÓN DE LAS MEJORAS DE LOS PROCESOS (2013).


SIGC-SUA


Enero 2015

Se verifica e informa del análisis y en su caso la aplicación por el Servicio, de las Oportunidades de

mejoras, Riesgo del Sistema indicadas en el Informe de Auditoría Externa, así como de las observaciones y recomendaciones de auditoría Interna anual 2013.

Se verifica el proceso de implantación de las propuestas de mejora de los procesos planteadas en 2014

por el Servicio. 5.2. ANÁLISIS DE LOS SERVICIOS/UNIDADES ADMINISTRATIVAS SOBRE EL SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS Y SU RELACIÓN CON LAS MEJORAS IMPLANTADAS O A REALIZAR.

Las mejoras realizadas han tenido un impacto positivo en la gestión del SGI y en la prestación de los servicios. Utilizan su sistema de información, realiza análisis de los resultados y establece mejoras en la prestación de los servicios cuando procede.


SIGC-SUA


Enero 2015

INFORME DETALLADO DE RESULTADOS DE AUDITORÍA NOMBRE DE LA UNIDAD: Servicio de Gestión de la Investigación 2. GESTIÓN DE LOS PROCESOS.

ACTIVIDADES DE AUDITORÍA.

PROCESO ESPECÍFICO PC.07.111. Gestión de las Oportunidades de Financiación y Gestión de Propuestas de Solicitudes de Subvenciones e Incentivos para el Desarrollo de Actividades Investigadoras y Movilidad de Personal Investigador.

RESPONSABLE/S AUDITADO/S

Lourdes Castro Ortega. Gestora de Investigación

AUDITORES Luis Espinosa de los Monteros Moreno. Marina Gómez Torres

OBJETIVOS DE AUDITORÍA AUDITADOS

Conformidad de la gestión de los procesos y la prestación de servicios con los requisitos del sistema.

VERIFICACIÓN:

EL proceso de auditoría se inicia a las 9:00 horas del día 09/02/2015 con la reunión inicial en las dependencias del Servicio de Investigación. Evidencias. Actividades de verificación. Se realiza la verificación del proceso a través de los expedientes y registros asociados. 1. Se verifica la trazabilidad del proceso a través del Portal del investigador (PI) en Universitas XXI y el expediente en soporte en papel de la Acción 6 Financiación de primeros proyectos del Plan de Apoyo de la UJA a la I+D+I 2014-2015. Fecha de publicación de la convocatoria 30/04/14, con descripción de la convocatoria en el PI, se consulta correo electrónico enviado con fecha 30/04/14 a los investigadores con información sobre la convocatoria. Se consulta solicitud de siglas AAMM con DNI 26.472856V de fecha 28/05/14 en PI y soporte papel. Listas provisional y definitiva de admitidos y excluidos de fecha 07/07/14 y 28/07/14 respectivamente, donde aparece el solicitante. Se informa que está pendiente de la resolución definitiva. PROPUESTA OBSERVACIÓN Se verifica la conformidad de la gestión del proceso y los registros asociados.


SIGC-SUA


Enero 2015


PROCESO ESPECÍFICO PC 07.112 Gestión de las ayudas o subvenciones a grupos de investigación, a proyectos de investigación y para la investigación de carácter específico y/o individual.


Roberto Fornes de la Casa. Jefe de Sección de Investigación Básica




VERIFICACIÓN:

Evidencias. Actividades de verificación. Se realiza la verificación del proceso a través de los expedientes y registros asociados. 1. Se verifica la trazabilidad del proceso a través del Expediente 2011/00095/001 Modelo energético basado en la utilización masiva de energías renovables en Jaén, Proyecto de Investigación de Excelencia convocatoria 2009, investigador principal, siglas JTC. En el expediente consta escrito de Gerente y del Servicio de Asuntos Económicos con reconocimiento de derecho económico y disponibilidad presupuestaria, de fecha 27/04/11. En el expediente consta aceptación de un recurso de reposición contra resolución de la convocatoria presentado por el investigador. En UXXI el registro de alta del expediente. Se consulta ficha de instrucciones de ejecución del proyecto y asignación de centros de gasto enviado al IP de fecha 28/04/11. Se verifica la presentación de la justificación con fecha 29/06/12 según consta en el escrito enviado a la Consejería de Economía, Innovación, Ciencia y Empleo. Con fecha 12/01/15 justificación final del proyecto. 2.- Se verifica la trazabilidad del proceso a través de la reclamación realizada por organismo financiador a la justificación del expediente 2008/003/4/001, acción complementaria organización de un Congreso de 2008, responsable siglas MJCA Con fecha 25/02/11 se envía el expediente de justificación, con fecha 30/05/14 comunicación del Ministerio de Economía y Competitividad solicitando la devolución del importe correspondiente y su motivación. Con fecha 30/06/14 escrito del Vicerrectorado de Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación, subsanando el requerimiento del Ministerio sobre la justificación realizada. Con fecha 29/01/15 escrito del Ministerio sobre el acuerdo de inicio de reintegro.


SIGC-SUA


Enero 2015

Con fecha 9/02/15 correo electrónico con escrito del Servicio de Gestión de la Investigación al Investigador principal para realizar alegaciones. A fecha de auditoría se continua la tramitación del expediente de reclamación. PROPUESTA OBSERVACIÓN Se verifica la conformidad de la gestión del proceso y los registros asociados.


PROCESO ESPECÍFICO

PC 07.121 Gestión de las convocatorias de programas de recursos humanos para la investigación. PC 07.123. Gestión para la Incorporación de Colaboradores en Actividades de Investigación.


Raquel Molina García. Jefa de Negociado de RRHH.




VERIFICACIÓN:

Evidencias. Actividades de verificación. PC 07.121 Gestión de las convocatorias de programas de recursos humanos para la investigación. Se realiza la verificación del proceso a través de los expedientes y registros asociados. 1. Se verifica la trazabilidad del proceso a través de la Convocatoria de Ayudas Pre-doctorales PIF del Plan Propio de la UJA. Consta el listado de grupos de investigación que cumplen con los requisitos y publican convocatoria. Resolución de la convocatoria de fecha 19/12/13, publicada en BOJA el 03/01/14, correo electrónico de fecha 03/01/14 a los investigadores interesados con información de la publicación de la resolución. Se verifica listado provisional de admitidos, con causa de subsanación en su caso. Se consulta solicitud de siglas PCG con DNI 26254815Q y se verifica todas las autorizaciones pertinentes y el informe de valoración. A continuación se verifica listado provisional de adjudicación de resolución de fecha 28/03/14 y con fecha de registro 31/03/14, con adjudicación de la plaza a la solicitud de siglas PCG y de suplente siglas MMP con DNI 77359772P. Listado definitivo de adjudicación de fecha 01/04/14 con registro de 02/04/14.


SIGC-SUA


Enero 2015

Se verifica ficha informativa sobre obligaciones, se recaba documentación necesaria al beneficiario, renuncia de la adjudicataria y comunicación por correo a la suplente MMP con fecha 26/09/14, indicándole su adjudicación, consta copia del contrato y documento de confidencialidad rubricado. 2.- PC 07.123. Gestión para la Incorporación de Colaboradores en Actividades de Investigación. Se verifica la trazabilidad del proceso a través del expediente 2014/CL015 de fecha 14/02/14, del Centro de estudios avanzados de energía y medioambiente, solicitud del Investigador siglas GAP, de contratación de Personal con contrato laboral temporal con cargo a créditos de Investigación. Se verifica autorización del Vicerrectorado de Investigación y del Gerente, consta la fiscalización de control Interno. En el expediente consta resolución de convocatoria de fecha 05/03/14, y fecha de registro 07/03/14, se realizó una rectificación de la convocatoria por resolución 10/03/14 con fecha de registro 11/03/14. Listado definitivo de admitidos con fecha 21/04/14. Se continua verificando el proceso con la con la convocatoria de la comisión de selección con fecha 28/04/14, consta el Acta de Valoración de la comisión, asignando la máxima puntuación al solicitante con siglas JIFC. En la resolución de la convocatoria aparece como beneficiario el solicitante con la máxima puntuación, consta la prórroga del contrato. PROPUESTA OBSERVACIÓN Se verifica la conformidad de la gestión del proceso y los registros asociados.


SIGC-SUA


Enero 2015


PROCESO ESPECÍFICO PC 07.22 Gestión de expedientes de prestación de servicios de investigación

RESPONSABLE/S AUDITADO/S Rafael Jiménez López. Jefe de Sección de Investigación Aplicada.

AUDITORES Manuel Jaenes Bermúdez. Antonio Porcuna Contreras.



VERIFICACIÓN:

EL proceso de auditoría se inicia a las 9:00 horas del día 09/02/2015 con la reunión inicial en las dependencias del Servicio de Gestión de la Investigación Evidencias. Actividades de verificación. Se realiza verificación del proceso a través de los registros y expedientes asociados. Se realiza la trazabilidad del proceso PC 07.22 Gestión de expedientes de prestación de servicios de investigación a través de un expediente tramitado por la Oficina de Transferencias de Resultados de Investigación (OTRI), de acuerdo con el siguiente detalle: Expediente: 2921 Denominación: Contrato específico de colaboración entre la Fundación Campus Científico-Tecnológico de Linares y la Universidad de Jaén para la prestación de servicios de consultoría y asistencia. Entidad contratante: Fundación Campus Científico-Tecnológico de Linares. Investigador responsable: D. Nicolás Ruiz Reyes. Importe: 110.715 € (IVA incluido). Fecha de solicitud de compatibilidad: 21-01-2014 Fecha del informe del Director del Departamento: 23-01-2014 Fecha del informe del Director de la OTRI: 23-01-2014 Fecha de la autorización de la Vicerrectora de Investigación: 23-01-2014 Fecha de contrato: 01-01-2014 Plazo de ejecución del contrato: dos años. Desde enero de 2014 a diciembre de 2015 Una de las cláusulas del contrato establece que la facturación de los servicios se realizará a finales de 2015, por lo tanto al día de la fecha no se ha emitido ninguna factura. PROPUESTA OBSERVACIÓN: Se verifica la integridad de los datos, la medición de los indicadores asociados y el proceso de obtención de los cálculos; sin embargo se realizan las siguientes indicaciones: 1. La fecha de formalización del contrato es anterior a la fecha de solicitud de compatibilidad y a las fechas de los informes del Director de la OTRI y de la Vicerrectora. Aunque el contrato es firmado por el Rector, en representación de la Universidad, y no requiere autorizaciones previas, los trámites pertinentes deben ajustarse al procedimiento establecido.


SIGC-SUA


Enero 2015

2. Se propone también que la OTRI recomiende para este tipo de contratos con una duración de dos años, que la facturación de los servicios tenga carácter anual en vez de hacerse a la finalización del total de periodo de ejecución, con objeto de que la Universidad pueda reconocer y cobrar derechos por el trabajo realizado. 3. Se valora muy positivamente el nuevo formato electrónico para tramitar la solicitud de autorización de compatibilidad y se recomienda que esté disponible, junto al resto de procesos electrónicos, en la web de la e-administración.


PROCESO ESPECÍFICO PC 07.22 Gestión de expedientes de prestación de servicios de investigación

RESPONSABLE/S AUDITADO/S Fermín Lucena Muñoz. Técnico de la OTRI.

AUDITORES Luis Espinosa de los Monteros Moreno



VERIFICACIÓN:

Evidencias. Actividades de verificación. Se realiza verificación del proceso a través de los registros y expedientes asociados. 1.-Se verifica la trazabilidad del proceso a través del Expediente 2013/130 de solicitud de protección mediante patente de fecha 23/10/13 del investigador con siglas PPH, nombre de la patente: Sistema de concentración de haces de rayos de luz. Se verifica la selección del agente de la propiedad industrial, informe del Técnico de la OTRI de fecha 04/12/13. Consta en informe solicitud de patente, basado en el estudio emitido por el agente de la propiedad industrial Clarke Monet. En la Comisión de Investigación 03/02/14 se acuerda ratificar el procedimiento de solicitud de la patente. Con fecha 27/01/14 se presenta el expediente ante la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM). Con la misma fecha se comunica por correo electrónica al investigador la presentación de la Patente ante la OEPM 2.- Se verifica la trazabilidad del proceso a través del Expediente 2014/136 de solicitud de protección mediante patentes de fecha 11/14/14 del investigador con siglas JLGB, nombre de la patente: Dispositivo autonivelado para el levantamiento GNSS de elementos lineales.


SIGC-SUA


Enero 2015

Se verifica la selección del agente de la propiedad industrial, informe del Técnico de la OTRI de fecha 18/07/14, agente seleccionado Estudio Herreros asociados y el informe emitido por el mismo sobre la solicitud de patente. Se emite informe de solicitud de patente de fecha 31/10/14 Se verifica la selección del agente de la propiedad industrial, informe del Técnico de la OTRI de fecha 18/07/14, con el VºBº del Director de la OTRI. En la Comisión de Investigación del 16/01/15 se acuerda ratificar el procedimiento de solicitud de la patente, según consta en el borrador del Acta de la sesión. Con fecha 23/12/14 se presenta el expediente ante la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM). Con la misma fecha se comunica por correo electrónica al investigador la presentación de la Patente ante la OEPM. PROPUESTA OBSERVACIÓN: Se verifica la conformidad de la gestión del proceso y los registros asociados.


SIGC-SUA


Enero 2015

3. INDICADORES DE LOS PROCESOS.

ACTIVIDADES DE AUDITORÍA

PROCESO ESPECÍFICO PC 07. Gestión de apoyo a la actividad investigadora y a la transferencia de los resultados de investigación.


Rosa María Martín Mesa. Jefa del Servicio de Gestión de la Investigación

AUDITORES

Luis Espinosa de los Monteros Moreno. Coordinador. Manuel Jaenes Bermúdez. Antonio Porcuna Contreras. Marina Gómez Torres (Observadora)


Medición y seguimiento de los indicadores de los procesos y compromisos de calidad integrados y el grado de consecución de los objetivos planificados.

Proceso

PC 07.111 Gestión de las oportunidades de financiación y gestión de propuestas de solicitudes de subvenciones e incentivos para el desarrollo de actividades investigadoras y movilidad de personal investigador.

Servicio/Unidad SIGC-SUA

Servicio de Gestión de la Investigación

Indicador Objetivo Periodicidad de

medición

Medido Cumplido Observaciones (en caso de no medición)

Análisis de causas de incumplimiento (en su caso) Sí No Sí No

I.[PC 07.111]-01 Porcentaje de convocatorias difundidas dentro de los 4 días hábiles posteriores a su publicación o identificación.*

>= 85% Continua

X 96%

I.[PC 07.111]-02. Porcentaje sobre el número de convocatorias a las que se presentan solicitudes del total de convocatorias difundidas.

No procede

Semestral X 73%

I.[PC 07.111]-03. Número total de solicitudes presentadas.

No procede

Continua

X 403

I.[PC 07.111]-04. Número total de ayudas concedidas.

No procede

Semestral X 208

Valoración de auditoría

Se verifica la medición de los indicadores y cumplimiento de los objetivos que tienen establecidos, así como los compromisos de calidad asociados

*Indicadores con Compromiso de calidad asociado.


SIGC-SUA


Enero 2015

Proceso

PC 07.112 Gestión de las ayudas o subvenciones a grupos de investigación, a proyectos de investigación y para la investigación de carácter específico y/o individual.




medición



I.[PC 07.112]-05. Porcentaje del número de cuentas justificativas realizadas en el plazo establecido sobre el total de cuentas justificativas rendidas.*

>=90% Continua

X 96,03%

I.[PC 07.112]-06. Porcentaje de cuentas justificativas rendidas al Organismo financiador sin requerimientos o reclamación sobre el total de las realizadas.*

>=80% Continua

X 89,89%

I.[PC 07.112]-07. Número total de Justificaciones realizadas en el año natural.

No procede

Semestral X 277


Se verifica la medición de los indicadores y cumplimiento de los objetivos que tienen establecidos, así como los compromisos de calidad asociados.

*Indicadores con Compromiso de calidad asociado. Proceso PC 07.121 Gestión de las convocatorias de programas de recursos humanos para la investigación. Servicio/Unidad SIGC-SUA



medición

Medido Cumplido Observaciones (en caso de no

medición)


I.[PC 07.121]-09. Porcentaje de convocatorias difundidas dentro de los 4 días hábiles posteriores a su publicación o identificación.*

>=85 % Continua X 90%


>=90% Anual X 100%

I.[PC 07.121]-11. Porcentaje de cuentas

>=80% Continua X 100%


SIGC-SUA


Enero 2015

justificativas rendidas al Organismo financiador sin requerimientos o reclamación sobre el total de las realizadas.* I.[PC 07.121]-12. Porcentaje sobre el número de convocatorias a las que se presentan solicitudes del total de convocatorias difundidas.

No procede

Semestral X 50%


No procede

Semestral X 113


No procede

Semestral X 48



*Indicadores con Compromiso de calidad asociado. Proceso PC 07.122 Gestión de los programas de Personal Investigador en Formación y Postdoctoral. Servicio/Unidad SIGC-SUA



medición


medición)


I.[PC 07.122]-15. Porcentaje de convocatorias difundidas dentro de los 4 días hábiles posteriores a su publicación o identificación.*


I.[PC 07.122]-16. Porcentaje sobre el número de convocatorias a las que se presentan solicitudes del total de convocatorias difundidas.

No procede

Anual X 50%


No procede

Semestral X 129


No procede

Semestral X 16





SIGC-SUA


Enero 2015

Proceso PC 07.123 Gestión para la incorporación de colaboradores en actividades de investigación. Servicio/Unidad SIGC-SUA



medición



I.[PC 07.123]-19. Porcentaje de convocatorias tramitadas para la incorporación de personal colaborador con cargo a créditos de investigación en régimen de beca y/o contrato laboral, en el plazo de 45 días naturales contados desde la fecha de autorización de la convocatoria hasta la fecha de resolución de adjudicación.*


I.[PC 07.123]-20. Número de solicitudes de convocatoria tramitadas.

No procede

Anual X 108




Proceso PC 07.124 Gestión de ayudas para el perfeccionamiento y la formación del personal que desarrolla actividades de investigación.




medición


medición)



>=90% Continua

X 90,77%

I.[PC 07.124]-22. Porcentaje de cuentas justificativas rendidas al Organismo financiador sin requerimientos o reclamación sobre el total de las realizadas.*

>=80% Continua X 100%





SIGC-SUA


Enero 2015

Proceso PC 07.21 Gestión de la promoción y difusión de la oferta científica/tecnológica. Servicio/Unidad SIGC-SUA Servicio de Gestión de la Investigación

Indicador Objetivo Periodicidad de medición


medición)


I.[PC 07.21]-23. Número de declaraciones de interés de ofertas y demandas gestionadas.

No procede

Semestral X 158

I.[PC 07.21]-24. Media de tiempo de respuesta a las empresas respecto a una demanda solicitada en el transcurso del plazo máximo de 20 días hábiles.

<=20 días Semestral

X 5,24

I.[PC 07.21]-25. Porcentaje de demandas transmitidas a los grupos en el transcurso del plazo máximo de 10 días hábiles. *

>=95% Semestral X 100%

I.[PC 07.21]-26. Porcentaje de actividades de difusión realizadas respecto al total previsto en el Plan Anual de Actuación que se hayan ejecutado.

>=95% Anual X 88,89% De la planificación, las actividades no realizadas no son imputables a la gestión del SGI; no existencia de demanda o en su caso la no realización del evento. Se informa la propuesta para 2015, de un nuevo indicador que sustituye al actual.


Se verifica la medición de los indicadores y cumplimiento de los objetivos que tienen establecidos, así como los compromisos de calidad asociados excepto del indicador, I.[PC 07.21]-26. Porcentaje de actividades de difusión realizadas respecto al total previsto en el Plan Anual de Actuación que se hayan ejecutado. Se realiza la siguiente observación: Si bien en relación con la observación de Auditoría Interna Anual 91-201-AIA se va a proponer para el ciclo de gestión 2015 un nuevo indicador adaptado a la gestión de la OTRI, en este ámbito, se recomienda a consideración de la Unidad que se valore, para éste u otros incumplimientos, si fuese necesario la utilización de las herramientas que proporciona el sistema de gestión de la calidad, como es la identificación de una No conformidad y el correspondiente plan de mejoras, que permita al SGI asegurar el cumplimiento de los resultados del indicador.



SIGC-SUA


Enero 2015

Proceso PC 07.22 Gestión de expedientes de prestación de servicios de investigación. Servicio/Unidad SIGC-SUA Servicio de Gestión de la Investigación



medición)


I.[PC 07.22]-27. Porcentaje de solicitudes de autorización de compatibilidad resueltas en el plazo máximo de 15 días previsto en la carta de servicios*

>=95% Semestral X 98,9%

I.[PC 07.22]-28. Plazo medio mensual de resolución de las solicitudes de autorización de compatibilidad.

<= 10 días

Semestral X 7,38

I.[PC 07.22]-29. Porcentaje de borradores de contrato/convenio elaborados y facilitados al interesado en el plazo máximo de 20 días previsto en la carta de servicios.*

>= 95% Semestral

X 98,9%

I.[PC 07.22]-30. Plazo medio mensual de elaboración/revisión de los contratos por los que se regulan la prestación de los servicios reclamados

<= 15 días

Semestral X 6,83

I.[PC 07.22]-31. Porcentaje anual de contratos redactados en los que se hayan producido incidencias o reclamaciones por errores u omisiones en su clausulado (cualquiera que sea su naturaleza)*

<= 2% Semestral

X

3,2%

El resultado global obtenido en la medición de este indicador es del 3,2%, por lo que se incumple el objetivo establecido de menos 2%. En cualquier caso la medición se realiza sobre el borrador de los contratos y se propone a la Unidad, por si lo considera oportuno, la revisión de este indicador o, en su caso, una nueva redefinición para que aporte un mayor valor añadido a la gestión.

I.[PC 07.22]-32. Porcentaje de facturas emitidas en el plazo máximo de 8 días previsto en la carta de servicios.*

>= 95% Semestral X 98,4%

I.[PC 07.22]-33. Plazo medio mensual de emisión de las facturas vinculadas a los contratos y convenios suscritos

<=7 días Semestral X 1,30

I.[PC 07.22]-34. Porcentaje de facturas emitidas en las que se hayan producido incidencias o

<= 4% Semestral X 0,53%


SIGC-SUA


Enero 2015

reclamaciones, cualquiera que sea su naturaleza, por errores en su contenido.* I.[PC 07.22]-35. Número de expedientes de contratación de servicios al amparo del Art. 83 LOU gestionados.

No procede

Anual X 205

I.[PC 07.22]-36. Número de facturas emitidas vinculadas a contratos y convenios Art. 83 LOU.

No procede

Anual X 341


Se verifica la medición de los indicadores y cumplimiento de los objetivos que tienen establecidos, así como los compromisos de calidad asociados excepto del indicador I.[PC 07.22]-31. Porcentaje anual de contratos redactados en los que se hayan producido incidencias o reclamaciones por errores u omisiones en su clausulado (cualquiera que sea su naturaleza) y su compromiso asociado Se realiza la siguiente observación: Se recomienda a consideración de la Unidad que se valore, para éste incumplimiento, si fuese necesario la utilización de las herramientas que proporciona el sistema de gestión de la calidad, como es la identificación de una No conformidad y el correspondiente plan de mejoras, que permita al SGI asegurar el cumplimiento de los resultados del indicador y su compromiso asociado.

*Indicadores con Compromiso de calidad asociado. Proceso PC 07.23 Gestión de la protección de la propiedad industrial. Servicio/Unidad SIGC-SUA Servicio de Gestión de la Investigación




I.[PC 07.23]-37. Número de solicitudes gestionadas (comunicaciones de invención).

No procede

Semestral X 23

I.[PC 07.23]-38. Número de solicitudes de protección tramitadas (ante los registros de la OEPM, propiedad intelectual, etc.).

No procede

Semestral X 9

I.[PC 07.23]-39. Porcentaje de informes preliminares de evaluación emitidos antes del transcurso del plazo máximo de 10 días hábiles desde que se disponen de los informes de patentabilidad.*


I.[PC 07.23]-40. Porcentaje de solicitudes de protección presentadas ante los

>=80%

Semestral X 100%


SIGC-SUA


Enero 2015

registros de propiedad industrial o intelectual antes del transcurso del plazo máximo de 7 días hábiles desde que se dispone de la memoria redactada y está disponible toda la información sobre inventores y cotitulares .* I.[PC 07.23]-41. Porcentaje de comunicaciones a inventores y cotitulares sobre la solicitud ante los registros de propiedad industrial o intelectual antes del transcurso del plazo máximo de 7 días hábiles desde la fecha de registro*




*Indicadores con Compromiso de calidad asociado. Proceso PC 07.24 Gestión de la creación de empresas de base tecnológica. Servicio/Unidad SIGC-SUA Servicio de Gestión de la Investigación



medición)


I.[PC 07.24]-42. Número total de nuevos expedientes de creación de empresas

No procede

Semestral X 4

I.[PC 07.24]-43. Empresas creadas.

No procede

Semestral X 2

I.[PC 07.24]-44. Porcentaje de documentación de propuesta de empresa a partir de la actividad de investigación elaborada antes del transcurso del plazo máximo de 15 días hábiles desde la firma del preacuerdo de condiciones de transferencia y relaciones entre la empresa y la UJA.*


I.[PC 07.24]-45. Número de proyectos o ideas de negocio maduros.

No procede

Semestral X 2 La OTRI propone la eliminación o redefinición de este indicador orientándolo a obtener datos del número total de propuestas de creación de empresas, que es el indicador siguiente.

I.[PC 07.24]-46. Número total de propuestas de creación de empresas.

No procede

Semestral X 2


SIGC-SUA


Enero 2015

I.[PC 07.24]-47. Porcentaje de informes sobre Aportación de la UJA elaborados antes del transcurso del plazo máximo de 15 días hábiles desde la presentación de la propuesta de creación por parte de los promotores.*




*Indicadores con Compromiso de calidad asociado. 4. RESULTADOS DE RETROALIMENTACIÓN DE LOS GRUPOS DE INTERÉS.


Verificación de los resultados de retroalimentación de los grupos de interés (Encuestas post-servicio).

Proceso PC07. Gestión de apoyo a la actividad investigadora y a la transferencia de resultados de investigación. Servicio/Unidad SIGC-SUA Servicio de Gestión de la Investigación.

Código/Encuesta postservicio Realizada Resultados

Valoración de la realización y análisis de resultados por el

Servicio/Unidad

Mejoras realizadas

Valoración de auditoría de las mejoras implantadas Sí No Sí No Sí No

EPS_SGI01. Encuesta dirigida a las empresas o entidades contratantes (Transferencia de Resultados).

X X

Alta satisfacción una tasa de respuesta 43,96% que se considera adecuada

X

EPS_SGI02. Encuesta dirigida a los investigadores (Transferencia de Resultados).

X X

Alta satisfacción, con una tasa de respuesta alta

X

EPS_SGI03. Gestión económica-administrativa y de rendición de la cuenta justificativa de proyectos I+D y de ayudas a la investigación de carácter individual (Investigación).

X

X Si bien se ha obtenido una alta satisfacción, la tasa de respuesta ha sido baja

X

EPS_SGI04. OTRI - Encuesta EBC (Transferencia de Resultados).

X

X

Si bien la encuesta se ha realizado, no se ha considerado adecuado realizar informe por ser contestada sólo por un usuario

X

EPS_SGI05. OTRI - Encuesta IPR (Transferencia de Resultados).

X X

100% de tasa de respuestas, y una alta satisfacción

X

EPS_SGI06. Encuesta postservicio de gestión de oportunidades de financiación. Proyectos de I+D+i y ayudas a la investigación (Investigación).

X X

Alta satisfacción, una tasa de respuesta elevada, se han identificado numerosos comentarios con felicitaciones a los gestores de investigación

X

EPS_SGI07. Comercialización . Sociedad (Transferencia de Resultados).

X X

Alta satisfacción, con una tasa de respuesta media. Comentarios con felicitaciones al personal del

X


SIGC-SUA


Enero 2015

SGI

EPS_SGI08. Encuesta comercialización. Investigadores (Transferencia de Resultados).

X X

Alta satisfacción. Comentario felicitando al personal del SGI

X

EPS_SGI09. Encuesta postservicio de convocatorias del reglamento de colaboradores con cargo a créditos de investigación (Investigación).

X X

Se tienen identificadas las causas de insatisfacción en determinados ítems, el tiempo de tramitación de las convocatorias, se están realizando acciones con otros servicios que intervienen en el proceso

X

Se están acometiendo acciones de coordinación con otros servicios para acortar el tiempo de tramitación.

EPS_SGI10. Encuesta postservicio de convocatorias de programas de RRHH para la incorporación en actividades de investigación (Investigación).

X X

Alta satisfacción una tasa de respuesta media

EPS_SGI11. Encuesta postservicio de gestión de oportunidades de financiación. Gestoras (Investigación).

X X

Alta satisfacción con una tasa de respuesta alta, con numerosas sugerencias y felicitaciones

X


Se verifica la gestión de los de los resultados de encuestas post-servicios 2014, el análisis de realizado por el Servicio. La encuesta EPS_SGI04. OTRI - Encuesta EBC (Transferencia de Resultados), bien se ha realizado no se ha estimado realizar informe al ser contestada por un solo usuario.


Verificación de los resultados de retroalimentación de los grupos de interés (quejas/sugerencias).


Quejas Respuesta en plazo

Procede actuación Valoración por el Servicio/Unidad

Mejoras realizadas


-----

Quejas Informales: Canal de Entrada. Valoración y Mejoras.

Valoración de auditoría No se han presentado tanto quejas formales como informales.


Sugerencias Respuesta en plazo

Procede actuación Valoración por el Servicio/Unidad

Mejoras realizadas


Sugerencia nº 2061, de X X El SGI ha tomado en X Se ha publicado en la


SIGC-SUA


Enero 2015

4/12/2014. …deberían aparecer todas las resoluciones firmadas de todas las acciones pasadas del plan de apoyo a la investigación en todas sus acciones. Esta información debería estar siempre disponible, si bien en casos de extrema antigüedad (10 años o más), podrían estar compendiadas en un solo archivo comprimido, para aquellas más recientes deberían estar publicadas junto a las bases de ese año, y toda la documentación que se emitió.

consideración la sugerencia, ya que aporta más transparencia y visibilidad al procedimiento, si bien mantener en la web el histórico se considera poco operativo por la extensión de la información en página web. Como interesado puede solicitar puede solicitar la información que estime oportuna, de acuerdo con la legislación vigente.

web de del SGI las resoluciones de concesión del Plan de Apoyo a la I+D+I.

Sugerencias Informales: Canal de Entrada. Valoración y Mejoras.

No se han presentado sugerencias informales.

Valoración de auditoría Se verifica la gestión de la sugerencia y la implantación de la mejora derivada de la misma.

5. SEGUIMIENTO, VALORACIÓN E IMPLANTACIÓN DE PROPUESTAS DE MEJORA, INDICACIONES INFORMES DE AUDITORÍA INTERNA E INFORME DE AUDITORÍA EXTERNA (2013) Y SEGUIMIENTO DE LOS RESULTADOS DE LOS PROCESOS. 5.1. VERIFICACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES Y OBSERVACIONES INDICADAS EN EL INFORME DE AUDITORÍA EXTERNA Y AUDITORÍA INTERNA ANUAL INTERNA, ASÍ COMO LA IMPLANTACIÓN DE LAS MEJORAS DE LOS PROCESOS (2013).


Verificación del grado de valoración e implementación de las propuestas de mejoras de los procesos, riesgos, oportunidades de mejora y observaciones del Informe de Auditoría Externa de Seguimiento y del

Informe de Auditoría Interna, así como la implantación de las mejoras de los procesos.

Código: 23-2014 Naturaleza: Riesgos del Sistema

Proceso: PC 07 Gestión de Apoyo a la Actividad Investigadora y a los Resultados de Investigación Unidad/es: Servicio de Gestión de la Investigación

Descripción: La baja participación en las encuestas de satisfacción de OTRI podría poner en duda los buenos resultados obtenidos.

Actuaciones realizadas: “Hemos modificado recientemente el protocolo para la


SIGC-SUA


Enero 2015

realización de encuestas de satisfacción de usuarios vinculado al proceso PC 07.22 y hemos revisado y simplificado los cuestionarios que veníamos utilizando. Al colectivo de empresas, que es el que presenta un porcentaje de respuesta más bajo, se le está remitiendo un cuestionario de tan solo tres preguntas. No obstante, advertimos de la complejidad de mejorar los porcentajes de respuesta debido fundamentalmente a dos motivos: 1. Situación de saturación general que se percibe entre los usuarios en relación a esta materia 2. El hecho de que un gran porcentaje de los usuarios es reincidente en la reclamación de nuestros servicios (tanto profesores como empresas) y suelen contestar tan solo a la primera encuesta que remitimos.”

Resultados de seguimiento: Se verifica actuaciones realizadas Verificación, si procede: Se verifica implantación.

Código: 24-2014 Naturaleza: Oportunidad de mejora

Proceso: PC 07 Gestión de Apoyo a la Actividad Investigadora y a los Resultados de Investigación

Unidad/es: Servicio de Gestión de la Investigación

Descripción: Podría ser oportuno buscar alternativas que permitan la generación de EBTs, puesto que en los últimos tiempos no se ha constituido ninguna en el amparo de la UJA.

Actuaciones realizadas:

A mediados de mayo se realiza un diagnóstico de situación, determinándose que, en general, todos los promotores están interesados en obtener un reconocimiento de la UJA. Los principales obstáculos encontrados son los siguientes: 1. Necesidad de firmar acuerdos de transferencia que suponen un desembolso a la empresa. Se establecen pautas claras para la determinación de las contraprestaciones a favor de la universidad. 2. Incompatibilidades del personal para tener un porcentaje superior al 10% y desempeñar cargos en empresas. Está pendiente de mantener reuniones con el Servicio de Personal que permita establecer una guía sobre alternativas. 3. Burocracia excesiva. Uno de los objetivos de gestión para el año 2014 era revisar el procedimiento. Así se ha hecho. 4. Precisan apoyo técnico y asesoramiento específico. No se han incorporado nuevos recursos. 5. Opinan que la UJA no apuesta (Falta de apoyo institucional efectivo. No existe una estrategia clara. No se sienten respaldados). Se han creado nuevos instrumentos de apoyo como la dotación de espacios en Magisterio. El objetivo es que puedan ser ocupados durante 2015. 6. Falta cultura y conocimiento sobre el tratamiento de la propiedad industrial e intelectual en la UJA. Se ha de seguir trabajando para que el PDI sea consciente del valor de su conocimiento.


SIGC-SUA


Enero 2015

7. Escasez de experiencia, cultura y actitud emprendedora. Se han realizado talleres sobre generación de negocios durante el año. 8. Falta integración en red, compartir herramientas, etc. Pendiente poner en marcha acciones que permitan organizarse en red y disposición de herramientas compartidas. 9. Mala situación económica general. Impulso de programas de validación de productos, modelos de negocio, etc. Se celebran talleres y se mantiene la convocatoria de apoyo a prototipos y experiencias piloto. Se propone creación de un FABLAB.

Resultados de seguimiento: Se verifica actuaciones realizadas y otras en marcha o en proceso de realización.

Verificación, si procede: En proceso de implantación

Código: 25-2014 Naturaleza: Oportunidad de mejora

Proceso: PC 07 Gestión de Apoyo a la Actividad Investigadora y a los Resultados de Investigación


Descripción: Se anima a terminar de explotar el Portal de la Investigación con un módulo de gestión económica de los proyectos y los contratos.


Se han inciado actuaciones, durante el año 2014 la Vicerrectora tomó la decisión de incluir en la plataforma UXXI-INVESTIGACIÓN los expedientes de contratos del artículo 83 LOU/LOUMLU. Una vez que tengamos integradas todas las actividades investigadoras, continuaremos con el proceso hasta conseguir la implementación total de las prestaciones de UXXI-INVESTIGACIÓN, entre las que se encuentra la integración de la económica. Actuaciones de planificación conjunta de OCU/SGI/OTRI para el trasvase de información de INVESTIGA (plataforma actual de OTRI) a UNIVERSITAS-XXI-INVESTIGACIÓN

Resultados de seguimiento: Se verifica actuaciones realizadas

Verificación, si procede: En proceso de realización.

SEGUIMIENTO DE ACTUACIONES DEL INFORME DE AUDITORIA INTERNA 2013 Código: 86-2014-AIS Naturaleza: Indicadores

Proceso: PC 07.123 Gestión para la incorporación de colaboradores en actividades de investigación.

Unidad/es: Servicio de Gestión de la Investigación (SGI).


SIGC-SUA


Enero 2015

Descripción:

Sobre el indicador I.[PC 07.123]-19 Porcentaje de convocatorias tramitadas para la incorporación de personal colaborador con cargo a créditos de investigación en régimen de beca y/o contrato laboral, en el plazo de 45 días naturales contados desde la fecha de autorización de la convocatoria hasta la fecha de resolución de adjudicación. Se recomienda establecer una sistemática que permita verificar la fecha de autorización de la convocatoria, que inicia el cómputo del plazo de 45 días naturales.

Actuaciones realizadas: Se ha realizado la sistemática y nos permite tener más detalle de control del plazo.

Resultados de seguimiento: Se verifica en documentos ciclo 2014 Verificación, si procede: Implantado.

Código: 87-2014-AIS Naturaleza: Encuestas post-servicios: metodología

Proceso: PC 07. GESTIÓN DE APOYO A LA ACTIVIDAD INVESTIGADORA Y A LA TRANSFERENCIA DE RESULTADOS DE INVESTIGACIÓN.


Descripción: Con carácter general para todas las encuestas post-servicio, se propone a consideración de la Unidad, establecer una metodología para garantizar el anonimato de los encuestados.

Actuaciones realizadas: Se ha realizado, actualmente todas las encuestas post-servicio se realizan a través de la plataforma del SPE.

Resultados de seguimiento:

Resultados de las encuestas enviados por el SPE

Verificación, si procede: Implantado.

Código: 88-2014-AIS Naturaleza: Plan de Comunicación del SIGC-SUA: sistematización

Proceso: PC 07. GESTIÓN DE APOYO A LA ACTIVIDAD INVESTIGADORA Y A LA TRANSFERENCIA DE RESULTADOS DE INVESTIGACIÓN.


Descripción: Con carácter general, se recomienda una sistematización del control de las evidencias de las comunicaciones y su ajuste a las fichas de comunicación.

Actuaciones realizadas: En la auditoria del Plan de comunicación se resaltó como un buen sistema de evidencias.

Resultados de seguimiento: Se verifica sistematización y control de las comunicaciones

Verificación, si procede: Implantado.


SIGC-SUA


Enero 2015

Código: 89-2014-AIA Naturaleza: Gestión de los Procesos: documentación Proceso: PC 07.22. Gestión de expedientes de prestación de servicios de investigación. (OTRI). Unidad/es: Servicio de Gestión de la Investigación (SGI).

Descripción:

Se considera como factor positivo la base de datos elaborada para la gestión de los contratos, no obstante, se podría plantear por esta Unidad la eliminación progresiva de la documentación en soporte papel y su archivo en formato digital, puesto que este tipo de expediente facilita este soporte.


En su momento y ahora damos las gracias por la recomendación, pero consideramos que tenemos en soporte papel lo que realmente necesitamos, ya que no disponemos de una herramienta informática que nos diera cabida a expedientes virtuales completos.


Verificación, si procede: No procede

Código: 90-2014-AIA Naturaleza: Gestión de Procesos: tramitación Proceso: PC 07.22. Gestión de expedientes de prestación de servicios de investigación. (OTRI). Unidad/es: Servicio de Gestión de la Investigación (SGI).

Descripción: La OTRI también podría valorar la tramitación de este proceso de forma electrónica a través de la Plataforma de e-Administración, por lo menos en varias fases de trámites internos en las que intervienen únicamente Unidades de la Universidad.


El SGI y la OTRI en particular valoramos y entramos en su momento en la Plataforma de e-Administración, después de casi dos años de trabajo tuvo que abandonarse ya que la misma no está preparada para realizar el proceso de gestión que necesita este tipo de expedientes.


Si bien no se ha realizado a través de e-Administración, el SGI ha implementado formularios vía web para la realización de trámites internos.

Verificación, si procede: Si bien no se ha realizado a través de la e-Administración se verifica la implantación de las medidas complementarias por parte del SGI


SIGC-SUA


Enero 2015

Código: 91-2014-AIA Naturaleza: Indicadores Proceso: PC 07.21 Gestión de la promoción y difusión de la oferta científica/tecnológica. Unidad/es: Servicio de Gestión de la Investigación (SGI).

Descripción:

Indicador I.[PC 07.21]-26 Porcentaje de actividades de difusión realizadas respecto al total previsto en el Plan Anual de Actuación que se hayan ejecutado. Este indicador presenta una desviación significativa respecto al valor del cumplimiento del objetivo. En este sentido se trasmite la siguiente recomendación a consideración por la Unidad: El indicador está formulado en términos de cumplimiento de la totalidad de las actividades planificadas según instrucciones de dirección, por lo que las desviaciones del objetivo representan actividades no realizadas. Para estos supuestos y en ámbito de gestión de este proceso, se recomienda a la Unidad que valore, proponga y consulte la identificación de métodos que permitan planificar y medir la gestión y que puedan ser posibles de realizar, o que por diversas causas exijan la revisión de la planificación inicial. En este sentido, se ha de favorecer que las mediciones porcentuales sobre el cumplimiento de la planificación representen más el grado de gestión y actividad posible que realiza anualmente el Servicio. Se recomienda que el Servicio de Gestión de la Investigación valore la adopción de mejoras que se estimen necesarias a efectos del cumplimiento del valor del objetivo del indicador, si este responde al ámbito de la gestión, y si el porcentaje y el valor del objetivo está referido a las actividades de difusión con respecto al Plan Anual de Actuación de responsabilidad de Dirección, recomendamos que se considere por la Unidad la conveniencia de establecer un objetivo, tal como se indica en la ficha del indicador, por no corresponderse al ámbito medible de la gestión técnica.


Explicamos en su momento a los auditores que este Indicador detectamos que estaba mal formulado, porque la ejecución de la actividad no es una ejecución de gestión sino que está condicionada por diferentes factores: actividad de Fomento planificada por la dirección de la OTRI, convocatoria del evento, recursos económicos, etc. En 2014 se han reformulado los indicadores de la OTRI y han sido adaptados a nuestra actividad propia y exclusiva de gestión.


En 2014 resultado del indicador incumplido. El SGI va a proponer un nuevo indicador en este ámbito, en el ciclo de gestión 2015

Verificación, si procede: Se verifica implantación para ciclo 2015.


SIGC-SUA


Enero 2015

FICHAS DE MEJORAS PROPUESTAS. IMPLANTACIÓN DE MEJORAS DE LOS PROCESOS.

Código: 44-2014 Naturaleza de la mejora: Gestión externa. Proceso: PC 07.123.- Gestión para la incorporación de colaboradores en actividades de investigación Unidad/es: Servicio de Gestión de la Investigación

Descripción: Mejora de la información a la Comisión de Selección para la resolución de los concursos de méritos.

Causa: Cuando se valoran las solicitudes en las Comisiones de Selección se ha presentado la necesidad de comprobar por parte de la Comisión si los solicitantes han realizado contratos o becas de apoyo en la UJA y para qué actividad han sido contratados previamente

Objetivo: Facilitar las tareas de la Comisión de Selección y que dispongan de mayor información para la toma de decisiones en la adjudicación.

Recursos: Obtener de Universitas XXI-INV el objeto de los contratos o becas realizadas y el área y departamento donde se ha desarrollado la actividad

Responsable: Jefa de Servicio de SGI, Responsable de Gestión RRHH de SGI Previsión de resultados: Facilidad en la valoración de la experiencia profesional previa de los candidatos en la UJA

Prioridad: Alta Fecha de Autorización de la Gerencia: Abril 2014

Desarrollo temporal: Inicio: mayo 2014 Finalización: continua

Descripción de resultados obtenidos: Facilitar a los investigadores el curriculum de los candidatos a plazas de colaboradores. Expedientes en los que se haya presentado algún candidato que haya sido colaborador anteriormente

Verificación de resultados en auditoría, si procede: Se verifica implantación

Código: 45-2014 Naturaleza de la mejora: Gestión externa.

Proceso: PC 07.122 Gestión de los programas de personal investigador en formación y postdoctoral. PC 07.124 Gestión de ayudas para el perfeccionamiento y la formación del personal que desarrolla actividades de investigación.


Descripción: Procedimiento para la presentación de documentación requerida al Personal Investigador en Formación (PIF).

Causa:

Al solicitar la presentación de documentación al Personal Investigador en Formación, se detecta que, en algunos casos no se produce la entrega de la documentación requerida y, en otros no obtenemos respuestas a comunicaciones vía e-mail enviada. Por lo que hemos valorado remitir la misma demanda de información al tutor de los PIF, solicitándole que le informe de la necesidad de que realicen la entrega de la documentación en los plazos requeridos.

Objetivo: Mejorar la recopilación de documentación al Personal Investigador en Formación Recursos: Recursos humanos del SGI y recursos informáticos Responsable: Responsable de Gestión RRHH de SGI Previsión de resultados: Obtener la documentación o información solicitada en el plazo establecido

Prioridad: Alta Fecha de Autorización de la Gerencia: Abril 2014 Desarrollo temporal: Inicio: primer Finalización: continua


SIGC-SUA


Enero 2015

semestre 2014

Descripción de resultados obtenidos: Mejora parcial en el cumplimiento de la obligación de entrega de la documentación


Código: 46-2014 Naturaleza de la mejora: Gestión interna en cooperación con otro servicio.

Proceso: PC 07.12 Gestión de los programas de incorporación y perfeccionamiento de los recursos humanos en las actividades investigadoras


Descripción: Procedimiento de recopilación de copias de los contratos laborales tramitados por el Servicio de Personal y Organización Docente

Causa:

A la firma de cada contrato, desde el Negociado de RRHH del SGI, solicitamos al Servicio de Personal y Organización Docente que nos remitan copia de los contratos firmados, ya que tenemos que enviarla a las entidades financiadoras. Tenemos retrasos y olvidos en la remisión por lo que hemos considerado que tenemos que ver con ellos un procedimiento para que dicha entrega se haga siempre de forma efectiva

Objetivo: Que el SGI pueda cumplir con la remisión de las copias a las entidades financiadoras de los contratos en tiempo y forma

Recursos: Recursos humanos del SGI y del SP Responsable: Responsable de Gestión RRHH de SGI Previsión de resultados:

Cerrar un procedimiento para que el Servicio de Personal cumpla con la obligación de la remisión de este documento


Desarrollo temporal: Inicio: primer semestre 2014

Finalización: continua

Descripción de resultados obtenidos: Mejora en el cumplimiento de la obligación de entrega de la documentación



SIGC-SUA


Enero 2015

Código: 47-2014 Naturaleza de la mejora: Gestión externa.

Proceso: PC 07.122- Gestión de los programas de personal investigador en formación y postdoctoral


Descripción: Continuación de la mejora propuesta para 2013. Solicitar al Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, informar de los anticipos que realizan, a los Servicios de Gestión de la Investigación, con detalle de beneficiarios y periodo de los adelantos realizados.

Causa: Obtener la información detallada que necesitamos para la gestión económica de las ayudas y su posterior justificación

Objetivo: Conocer realmente la información que se manda del MECy D a la Universidad y la persona o servicio receptora de esa información

Recursos: Humanos del SGI Responsable: Jefa de Servicio de SGI, Responsable de Gestión RRHH de SGI Previsión de resultados: información detallada de beneficiarios y pagos del MECyD


Desarrollo temporal: Inicio: primer semestre 2014

Finalización: continua

Descripción de resultados obtenidos: Resueltas las incidencias. Actualmente solicitamos información y el MECD nos la remite en tiempo real

Verificación de resultados en auditoría, si procede: Implantado

Código: 48-2014 Naturaleza de la mejora: Gestión interna en cooperación con otro servicio. Proceso: PC 07.123 Gestión para la Incorporación de Colaboradores en Actividades de Investigación. Unidad/es: Servicio de Gestión de la Investigación

Descripción: Procedimiento para la firma del Documento de Confidencialidad por parte del Personal Contratado Laboral temporal con cargo a Créditos de Investigación

Causa:

El personal laboral que se incorpora a actividades de investigación debe firmar este documento al inicio de su prestación laboral. Como la firma del contrato laboral se hace en el Servicio de Personal, y puede incorporarse el candidato o algún suplente en el caso de renuncias, y puede hacerse en la fecha prevista o en una posterior si solicita aplazamiento, el SGI no dispone en tiempo real de la información de a qué persona y en qué día debemos enviarle el Documento para su firma. Con esta mejora pretendemos fijar un procedimiento común de preaviso por Personal, o de que ellos recopilen la firma del documento en el momento de la firma del contrato laboral.

Objetivo: La formalización en tiempo y forma del documento de confidencialidad Recursos: Recursos humanos de ambos Servicios. Responsable: Responsable de Gestión RRHH de SGI Previsión de resultados:

Documento de confidencialidad de todos los contratados laborales en cada año natural formalizado en tiempo y forma.

Prioridad: Alta Fecha de Autorización de la Gerencia: Abril 2014 Desarrollo temporal: Inicio: primer Finalización: continua


SIGC-SUA


Enero 2015

semestre 2014

Descripción de resultados obtenidos:

Se ha solucionado parcialmente, en el Servicio de Personal se gestionan contratos con perfil investigador y otros que se consideran PAS, aunque para nosotros son todos contratado del Reglamento de Colaboradores. En unos casos, las recopilan y nos las envían porque tienen menos contratos y en el otro los remiten al SGI. Se ha mejorado, tenemos menos incidencias

Verificación de resultados en auditoría, si procede: Implantado

Código: 49-2014 Naturaleza de la mejora: Servicio.

Proceso: PC 07.112 Gestión de las Ayudas o Subvenciones a Grupos de Investigación, a Proyectos de Investigación y para la Investigación de Carácter Específico y/o Individual.


Descripción: Preaviso a los investigadores principales de actividades subvencionadas del plazo límite de ejecución de gastos y crédito disponible

Causa:

El SGI y la UNAD, en el año 2012 acordaron colaborar con el objeto de disminuir el reintegro de subvenciones en las actividades de investigación. En este sentido se ha hecho un seguimiento de las cantidades reintegradas y a la vista de la evolución de las mismas se ha decidido que la UNAD realizará un preaviso a los investigadores.

Objetivo: Que los investigadores sean más conscientes de los plazos y situación económica de sus actividades, con el objetivo de que cumplan con lo previsto en la Memoria de las mismas.

Recursos:

Los Negociados de Apoyo a Departamentos a través del Outlook, tres meses antes de la finalización de la actividad investigadora y, si la actividad es plurianual 10 meses antes de la finalización de la actividad, remitirá un mail informando de los remanentes y fechas fin de las actividades

Responsable: Negociados de Apoyo a Departamentos Previsión de resultados: Minoración de reintegros a las entidades financiadoras.

Prioridad: Media Fecha de Autorización de la Gerencia: Abril 2014 Desarrollo temporal: Inicio: Finalización:

Descripción de resultados obtenidos:

La mejora ha sido muy significativa, hemos disminuido el importe de los Reintegros en 41.889,18€. En el año 2013 se reintegró 120.183,21€ y en el año 2014 un total del 78.294,02€. Disminución importante sobre todo si tenemos en cuenta que estamos en proceso recaudador de la financiadoras y que cada vez se fiscalizan más las justificaciones remitidas.

Verificación de resultados en auditoría, si procede: Implantado.


SIGC-SUA


Enero 2015

5.2. ANÁLISIS DE LOS SERVICIOS/UNIDADES ADMINISTRATIVAS SOBRE EL SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS Y SU RELACIÓN CON LAS MEJORAS IMPLANTADAS O A REALIZAR.


Análisis de las Unidades sobre el seguimiento de los procesos: indicadores, encuestas, quejas y sugerencias, otros sistemas de información y su relación con las mejoras implantadas o a realizar

Proceso PC 07. Gestión de apoyo a la actividad investigadora y a la transferencia de los resultados de investigación

Servicio/Unidad SIGC-SUA Servicio de Gestión de la Investigación Desde el punto de vista de la Unidad, cómo la implantación de las propuestas de mejora, observaciones de auditoría interna y externa del ciclo anterior 2013 han tenido impacto en los resultados del ciclo actual (2014).

Las mejoras realizadas han tenido un impacto positivo en la gestión del SGI y en la prestación de los servicios, como se puede evidenciar en los resultados de satisfacción de sus usuarios en las

encuestas Post-servicio, del ciclo 2014.

Cómo la Unidad alinea su sistema de información (indicadores, encuestas, quejas y sugerencias, grupos focales, etc.) para realizar propuestas de mejora a lo largo del presente ciclo (2014) o para el siguiente (2015, a través del informe de seguimiento de procesos).

El SGI utiliza su sistema de información, para identificar mejoras e implantarlas, pendientes de reflejar los informes de seguimiento de procesos.


Las mejoras realizadas han tenido un impacto positivo en la gestión del SGI y en la prestación de los servicios. Utilizan su sistema de información, realiza análisis de los resultados y establece mejoras en la prestación de los servicios cuando procede.


informe de actividades de auditorÍa interna anual 2014 ... · identificación de una no...

Documents