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Subdirección jurídica 1336
ARCHIVO SUPERINTENDENCIA FIANCIERA DE COLOMBIA
Lugar y Fecha de elaboración: Bogotá D.C 25 de mayo de 2012 ELABORADO POR: luisa Fernanda Yepes Gutiérrez OBJETIVOS
1. Dar a conocer la problemática de la dependencia 2. Plantear soluciones ante la problemática 3. Proponer alternativas para un mejor equipamiento del archivo
CAPITULOS
1. QUE ES EL ARCHIVO
Es el conjunto de documentos producidos, recibidos, y tramitados en razón de
las actividades propias las cuales deben ser conservados como testimonios de
tales actividades, de a cuerdo con las tablas de retención documental (TRD)
definidas para cada dependencia y aprobadas por el comité de archivo.
Cada dependencia tiene su propio archivo ya que cada una tiene sus propias
funciones y llegan a archivar lo que entra y sale de la dependencia como en
dirección jurídica de la superintendencia financiera de Colombia
Se deberá verificar en el cronograma de transferencias la fecha de recibo de
los documentos de la respectiva dependencia
Los expedientes se organizaran de acuerdo a las directrices establecidas y
teniendo en cuenta las tablas de retención documental de la dependencia
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No se transferirá documentos depositada en grandes contenedores
como: AZ, cajas diferentes a las empleadas para almacenamiento de
archivos, paquetes entre otros.
En caso de dudas en cuanto a la forma de organizar los expedientes,
se deberá consultar con el grupo de gestión documental
tres aspectos importantes del proceso de gestión documental
El catalogo de tramites debe estar alineado con los procesos
definidos para la entidad
Todo documento radicado debe ser digitalizado
Las dependencias deben organizar sus archivos de oficina de
acuerdo con las tablas de retención documental TRD aprobadas
para la entidad
2.. Clases de archivo que se maneja en la S.F.C (SUPERINTENDENDIA FINANCIERA DE COLOMBIA)
ARCHIVO DE GESTION: comprende toda la documentación en cualquier soporte, la cual es sometida a continua utilización y consulta administrativa por parte de las oficinas productoras u otras que la soliciten ARCHIVO CENTRAL: son los documentos en papel y otros soportes que han sido transferidos por las distintas dependencias de la entidad. ARCHIVO HISTORICO (permanente): son los documentos que de acuerdo con las tablas de retención o tablas de valoración documental deben ser conservados permanentemente , por su valor histórico, por dar información sobre el origen desarrollo y transformación institucional y por su valor para la investigación la ciencia y la cultura
3. COMO SE ARCHIVA SISTEMA ALFABETICO Consiste en ordenar los nombres o temas teniendo en cuenta el abecedario este sistema es directo por que consulta las carpetas solamente leyendo el nombre el archivo alfabético en el sistema que utiliza la frecuencia de la ordenación de las carpetas este sistema tiene ventajas
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SISTEMA NUMERICO Consiste en la ordenación de documentos de acuerdo con numero o códigos el numero de código puede ser una parte del documento en si mismo (directo) o puede asignarse al documento por la persona responsable del archivo( indirecto o codificado ) SISTEMA CRONOLOGICO Por medio de la cual se ordenan los documentos y carpetas de acuerdo con la sucesión lógica de las fechas. En un método archivo y se emplea en el ordenamiento de documentos en las carpetas individuales . para efecto del vencimiento y cobro en movimientos bancarios, registros judiciales y notariales etc. Es un orden que sigue de la A –Z o puede ser por fechas radicados nombres ciudad esto lleva un consecutivo por la cual no cambiara y siempre se llevara de manera ascendente o como lo requiere la empresa o la dependencia. 4. ÁREA FÍSICA DEL ARCHIVO 1. Archivo Central o Archivo Pasivo a más de contar con la oficina de labores Administrativas que incluyen equipos y materiales necesarios para el desarrollo de las actividades diarias y la mesa de consulta, deberá disponer de un depósito de documentos que estará ubicado en lo posible en la planta baja del edificio, ya que soportará un gran peso por la acumulación de documentos. 2. Se debe contar con un sistema de detección y extinción de incendios. 3. .Las entidades públicas que carezcan de espacio físico y necesiten conservar los archivos, podrán arrendar depósitos de archivos a empresas especializadas a través de contratos, estableciendo en una de las cláusulas que el arrendador se responsabiliza de su custodia y la administración de la información a través de un coordinador nombrado por el arrendatario.
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5. PROBLEMÁTICA
3.2 ILUMINACION
La iluminación del archivo es fluorescente pero no tiene la misma capacidad
para brindar la iluminación suficiente para los archivos
3.2 POLVO
En el archivo no hay la limpieza suficiente el polvo esta frecuentemente hay
falta de compromiso para el cuidado del archivo además el archivo no cuenta
con el aire acondicionado o filtros para que ingrese el aire
3.5 VENTILACIÓN
El archivo no tiene sistema de ventilación para la refrigeración de los
documentos y para la persona que se encuentra en el archivo este a gusto
ejecutando el trabajo
El sistema de ventilación empleado y, en particular, la distribución de las
entradas de aire limpio y salidas de aire viciado deberán asegurar una
efectiva renovación del aire del local de trabajo.
El sistema de ventilación debe mantenerse en buen estado y un sistema
de control deberá indicar toda avería siempre que sea necesario para la
salud de los trabajadores.’’ Estos son una serie de riesgos ambientales que se
tiene a nivel laboral no solo la iluiminacion ventilacion el ambiente termico el
ruido y el espacio de trabajo estos son implementos que son necesarios para la
salud. El cuerpo humano no debe tener cambios tan drasticos ya que estamos
expuesto a enfermedades laborales
Hay una ley donde dice los trabajadores no deberán estar expuestos de forma
frecuente o continuada a corrientes de aire cuya velocidad exceda los
siguientes límites:
1.º Trabajos en ambientes no calurosos: 0,25 m/s.
2.º Trabajos sedentarios en ambientes calurosos: 0,5 m/s.
3.º Trabajos no sedentarios en ambientes calurosos: 0,75 m/s
El calor puede emitir una serie de toxicos hacia el cuerpo Nuestro organismo
necesita mantener su temperatura interna dentro de un estrecho margen de
oscilación, entre 36 y 37ºC, sin pérdida de bienestar. Temperatura interna
depende de dos factores:
El calor que genera el propio organismo.
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El intercambio de calor entre la superficie del cuerpo y el medio que la rodea.
La temperatura interna está regida por un sistema termorregulador
que la mantiene constante. Cuando esto se tiene que hacer en condiciones
desfavorables es a costa de pérdidas de bienestar y salud. Enel caso de un
ambiente caluroso, la respuesta del organismo va desde la simple sensación
de malestar y otras manifestaciones, como disminución del rendimiento o
cambios emocionales.
La organización del archivono no correponde o no se le da el uso necesario
para lo que es establecido ante la ley no tiene lo enceres y no se utiliza el
espacio asignado para cada documento se utiliza mas de lo normal y hay una
varierdad de cosas que no corresponde al archivo y esta ciedno utilizado un
espacio la cual debera ser un espacio utilizados por cosas importantes y de la
oficina
SOLUCIONES FRENTE A LA PROBLEMÁTICA
3.1 Iluminación
Si el Archivo tiene ventanas por donde ingresan los rayos solares, debe
colocarse cortinas metálicas semis abiertas y fijas para que la luz solar que
incida sea siempre indirecta, tenue y siempre la misma (hay que tomar en
cuenta que el beneficio de esta iluminación es para los documentos), si no se
cuenta con este tipo de cortinas, se puede comprar los adhesivos plásticos de
vidrio. Se recomienda la utilización de lámparas fluorescentes.
Hay una serie de tipos de iluminación donde podrán ser utilizados en los
archivos de la empresa o en la dependencia para darle un mejor uso a los
bienes que nos brinda la empresa
Nivel de iluminación: para las tareas habituales de la oficina se
recomienda un nivel de iluminación en la zona de trabajo del orden de
500 luz
Distribución de luminancias: se debe mantener un equilibrio para la
elaboración de trabajos o la actividad que se baya a realizar en el
archivo se recomienda que la iluminación no sea
mayor a 10:1
Debe haber algún protector ante la pantalla del computador ya que
puede estar haciendo efecto en nuestros ojos y podremos tener alguna
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enfermedades por no tener el cuidado necesario ante nuestro puesto de
trabajo
3.4 Polvo
Debe efectuarse una limpieza permanente de los documentos con aspiradora,
nunca con paño húmedo ni plumero, además será preferible acondicionar filtros
por donde ingresa el aire.
3.5 Ventilación
Es necesario garantizar la ventilación por lo que puede disponerse de aire
acondicionado o corrientes provocadas.
La ventilación consiste en la introducción de aire fresco en un determinado
espacio. Es un medio para el control del calor y de los contaminantes
existentes en la atmósfera de los centros de trabajo.
No sirve cualquier sistema de ventilación. La ventilación nunca debe crear
corrientes de aire molestas. Así, por ejemplo, si se dispone de mucha
ventilación localizada, se necesitará aportar aire suficiente al local para evitar
corrientes
Es importante adoptar un buen programa de mantenimiento de los sistemas de
ventilación y de los aparatos de aire acondicionado. Su defectuoso
funcionamiento, además de las molestias propias de una insuficiente
renovación del aire, puede provocar la proliferación y La temperatura depende
de la época del año los limites recomendados son los siguientes
En verano de 23 a 26ºC
En invierno de 20 a 24º C
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ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO La organización del archivo debería ser mejor planteada o mejor trabajada ya que es el espacio donde se archivan todos los documentos que entran a la dependencia o todos los documentos que hace las dependencias para otras entidades o otras dependencias de la misma empresa. Se debería manejar un mejor uso de espacio para la organización y hacer el uso correspondiente de cada espacio asignado para el documento El polvo en el archivo si se quiere así en un futuro es tener compromiso y tener la suficiente limpieza para los documentos que se almacenan diariamente donde se le dará un buen uso al archivo y tendrá el cuidado necesario para la salud y los requerimientos que la ley exige para el puesto de trabajo Donde no son solo documentos que se archiva o entra a las dependencias también son expedientes de los abogados cuando van a sus comisiones o a los juzgados. A continuación seria el esquema del archivo que se quiere para la administración y almacenamiento de los documentos y la estructura de el archivo que se quiere para un futuro
CONCLUCIONES Según lo plateado ante las conclusiones que se tomaron de la problemática hacer un mejor ambiente de el archivo no solo para remodelarlo si no par a que el trabajador se sienta mas a gusto en su puesto de trabajo. Como factor principal iluminación, ventilación y organizar de una manera adecuada el archivo. Ya sobre el polvo eso ya va en el trabajador que haga un buen uso de los implementos que le brinda la superintendencia y que halla una buena organización tanto en la limpieza y en ejecutar un trabajo organizado y responsable LUISA FERNANDA YEPES GUTIERREZ Transcriptor: Edgar Andrés Gutiérrez