informatica dos

ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE

CHIMBORAZO

FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

INFORMATICA II

ING. : CARLOS HEBLA

NONBRE : CLARA ALLAUCA

SEMESTRE : TERCERO “1”

SEPTIEMBRE 2013- ENERO 2014

OBJETIVOS ______________________________________________________________ 4

OBJETIVO GENERAL ________________________________________________________ 4

OBJETIVO ESPECIFICO __________________________________________________________ 4

INTRODUCCION __________________________________________________________ 5

1.-CAMPOS CALCULADOS __________________________________________________ 6

2.- FORMULARIOS ________________________________________________________ 7

2.1.- FUNCIONAMIENTO DE LOS FORMULARIOS _____________________________________ 7

2.1.1.-Formularios dependientes ________________________________________________________ 7

2.1.2.- Formularios independientes ______________________________________________________ 7

2.2.-TIPOS DE FORMULARIO _____________________________________________________ 7

2.2.1.- UN FORMULARIO BASADO EN MÁS DE UNA TABLA O CONSULTA ________________________ 7

2.2.1.1.- Formulario Plano _____________________________________________________________ 7

2.2.1.2.- Formulario Jerárquico _________________________________________________________ 8

2.2.1.3.- Formulario Sincronizado _______________________________________________________ 8

2.2.2.- UN FORMULARIO CON VARIAS PÁGINAS O FICHAS _____________________________ 8

2.2.2.1.- Formulario Con Varias Páginas __________________________________________________ 8

2.2.2.2.-Formulario Con Fichas __________________________________________________________ 8

2.2.2.3.-Formulario Emergente _________________________________________________________ 8

2.2.3.-UN FORMULARIO DEL PANEL DE CONTROL ____________________________________ 8

2.2.4.-UN FORMULARIO EN UNA VISTA TABLA DINÁMICA O GRÁFICO DINÁMICO __________ 8

3.-CONSULTAS ___________________________________________________________ 9

3.1.-TIPOS DE CONSULTAS EN MICROSOFT ACCESS ___________________________________ 9

3.1.2.- CONSULTAS DE SELECCIÓN _______________________________________________________ 9

3.1.3.- CONSULTAS DE PARÁMETROS ______________________________________________ 9

3.1.5.- CONSULTAS DE ACCIÓN ___________________________________________________ 9

3.1.5.1.-Consulta de eliminación ________________________________________________________ 9

3.1.5.2.-Consulta de actualización ______________________________________________________ 10

3.1.5.3.-Consulta de datos anexados ____________________________________________________ 10

3.1.5.4.-Consulta de creación de tabla ___________________________________________________ 10

3.1.6.-CONSULTAS SQL _______________________________________________________________ 10

4.- MACROS ____________________________________________________________ 10

4.1.- Creación de una macro. ___________________________________________________ 10

4.2.-Macros para mostrar tablas, formularios e informes. ___________________________ 11

4.3.-Macros para confirmar la exclusión de registros. _________________________________ 13

4.4.-Macros para convalidar datos. ______________________________________________ 14

4.5.-Macro de activación inmediata. _____________________________________________ 16

4.6.-Grupo de Macros. _________________________________________________________ 17

5.-INFORMES. ___________________________________________________________ 19

5.1.- Informes generados por asistentes __________________________________________ 19

5.2.-Creación de informes. _____________________________________________________ 22

CONCLUSIONES _________________________________________________________ 25

RECOMENDACIONES _____________________________________________________ 25

TERMINOLOGIA _________________________________________________________ 26

Bibliografía____________________________________________________________ 27

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Identificar de una manera más acertada la utilización de los programas de

Access y utilizarlos de la mejor manera .

OBJETIVO ESPECIFICO

Elaborar mediante el programa Access diversos trabajos que faciliten la

utilización de este programa.

Identificar cuál de las herramientas son de fácil entendimiento y fácil

utilización.

Conocer las características de las tablas de Access e identificar cómo crear una

tabla en la misma.

INTRODUCCION

La presente investigación se refiere a las bases de datos en la cual podremos llegar a

conocer más a fondo su utilización funcionamiento y estructura, para realizar esto es

necesario obtener la mayor información posible de las bases de datos partiendo

desde su historia.

Las bases soncualquier conjunto de datos organizados para su almacenamiento en la memoria

de un ordenador o computadora, diseñado para facilitar su mantenimiento y acceso de una

forma estándar. Los datos suelen aparecer en forma de texto, números o gráficos.

Cuando se usa una base de datos, los datos se almacenan en Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista de nombres, direcciones de correo electrónico y números de teléfono.

En esta investigación se encontrara información general acerca de las tablas en Microsoft Access 2010 y se describen las características de tabla nuevas Además, se explica cómo crear una tabla.

Para empezar a diseñar una base de datos, debe planear todas sus tablas y decidir de qué modo se relacionarán entre sí.

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INFORMATICA II Página 6

1.-CAMPOS CALCULADOS

Los campos calculados permiten utilizar, en las columnas de la vista de diseño de la consulta, información que no proviene de un campo, sino de una operación con valores de otros campos.

Tenemos listados, el producto, el precio de la unidad y también las unidades en existencias.

Supongamos que necesitemos conocer cuál es el valor total de los artículos que tenemos en el almacén.

Sería sencillo calcular, el total de seria el resultado de multiplicar las "Unidades En Existencia" por el "Precio Unidad" de cada artículo.

Vamos a hacerlo, o mejor dicho, vamos a dejar que Access lo haga por nosotros.

Como ya sabemos utilizar el asistente, vamos a aprender ahora a hacerlo desde la ventana de diseño.

El primer paso, como siempre es acudir a la ventana de base de datos abrir la ventana de las consultas.

Y desde aquíVamos a pulsar la opción crear una consulta en vista de diseño.

En la ventana "Mostrar tabla" seleccionaremos la tabla "Productos"

Y una vez seleccionada, pulsaremos agregar.

En la venta de "Consulta de selección", en su sección superior, aparecerá la tabla que hemos escogido "Productos", con todos los campos que la componen.

Nosotros solo necesitaremos "Nombre Producto”, "Descripción Producto", "Precio Unidad" y "Unidad En Existencias".

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2.- FORMULARIOS

En Access, un formulario es la ventana a los datos almacenados en el equipo. Mediante un

formulario, puede agregar datos a la base de datos, o ver, modificar y eliminar datos

existentes.

Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas

de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver sólo

algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos

usuarios un formulario con sólo esos campos, les será más fácil usar la base de datos.

Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de

automatizar las acciones frecuentes.

Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que

buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultará más agradable y

más eficaz trabajar con una base de datos, además de ayudar a evitar que se introduzcan

datos incorrectos

2.1.- FUNCIONAMIENTO DE LOS FORMULARIOS

En Access, puede crear dos tipos de formularios: formularios dependientes e independientes.

2.1.1.-Formularios dependientes Un formulario dependiente se crea cuando se desea

especificar, modificar y trabajar de alguna otra manera con datos que están almacenados en

una tabla o consulta.

2.1.2.- Formularios independientes Los formularios independientes no están conectados

a ninguna tabla o consulta de una base de datos. No se puede especificar ni ver los datos de la

base de datos mediante un formulario independiente. Algunos ejemplos de un formulario

independiente son los paneles de control y cuadros de diálogo. Un panel de control es un

formulario que aparece cuando se abre una base de datos y que muestra un menú de tareas.

2.2.-TIPOS DE FORMULARIO

2.2.1.- UN FORMULARIO BASADO EN MÁS DE UNA TABLA O CONSULTA

Utilizar el Asistente para formularios es la forma más simple y rápida de crear un formulario

que combine datos de más de una tabla o consulta. Al utilizar el Asistente para formularios

para seleccionar campos de más de una tabla o consulta, Access crea un formulario plano,

formulario jerárquico o formulario sincronizado, y escribe una instrucción SQL para enlazar el

formulario con su origen de registros. La instrucción SQL indica qué tablas, consultas y

campos se han de utilizar.

2.2.1.1.- Formulario Plano Un formulario simple que contiene controles enlazados con

diferentes tablas y consultas.

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2.2.1.2.- Formulario Jerárquico Un formulario que tiene uno o varios formularios

incrustados. Un formulario incrustado se denomina asimismo subformulario. Los

subformularios son útiles cuando desea mostrar datos de tablas que tienen una relación uno a

varios.

2.2.1.3.- Formulario Sincronizado Puede que desee presentar los datos jerárquicamente

sin utilizar un subformulario. Por ejemplo, si tiene un formulario con varios controles, quizás

no le quede suficiente espacio para un subformulario. En ese caso, puede utilizar el Asistente

para formularios para crear formularios sincronizados.

2.2.2.- UN FORMULARIO CON VARIAS PÁGINAS O FICHAS

2.2.2.1.- Formulario Con Varias Páginas Se puede crear un formulario con varias páginas

utilizando el control de salto de página. Dicho control marca un salto horizontal entre los

controles o grupos de controles de un formulario.

2.2.2.2.-Formulario Con Fichas Se puede crear un formulario con fichas utilizando el control

ficha. Usar un control ficha es el método más fácil y efectivo para crear un formulario de varias

páginas.

2.2.2.3.-Formulario Emergente Se puede crear un formulario emergente para presentar la

información a un usuario o para pedirle datos. Un formulario emergente permanece visible

sobre otros formularios abiertos, incluso cuando otro formulario está activo. Un formulario

emergente puede ser modal o sin modo. Un formulario emergente modal se denomina

asimismo cuadro de diálogo personalizado.

Con un formulario emergente sin modo, se puede tener acceso a otros objetos y comandos de

menú mientras el formulario permanece abierto.

2.2.3.-UN FORMULARIO DEL PANEL DE CONTROL

Al utilizar el Asistente para bases de datos para crear una base de datos, Access crea

automáticamente un panel de control que le ayuda a desplazarse por la base de datos. El panel

de control tiene botones en los que se puede hacer clic para abrir formularios e informes salir

de Access o personalizar el panel de control. Se puede crear un panel de control similar al que

crea el Asistente para bases de datos mediante el Administrador del panel de control.

2.2.4.-UN FORMULARIO EN UNA VISTA TABLA DINÁMICA O GRÁFICO

DINÁMICO

Se puede abrir un formulario enlazado en la vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico. En estas

vistas, se puede agregar o mover campos a diferentes áreas de las vistas para cambiar el

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diseño o la presentación de los datos. También se puede ordenar, filtrar y agrupar los datos

mostrados en estas vistas.

3.-CONSULTAS

Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes, también

pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y páginas de acceso a

datos.

3.1.-TIPOS DE CONSULTAS EN MICROSOFT ACCESS

3.1.2.- CONSULTAS DE SELECCIÓN

Una consulta de selección es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de consulta obtiene los

datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede

actualizar los registros (con algunas restricciones). También puede utilizar una consulta de

selección para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de

totales.

3.1.3.- CONSULTAS DE PARÁMETROS

Una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de

diálogo propio que solicita información, por ejemplo, criterios para recuperar registros o un

valor que desea insertar en un campo.

Las consultas de parámetros también son útiles cuando se emplean como base para

formularios, informes y páginas de acceso a datos. Por ejemplo, puede crear un informe de

ingresos mensuales basado en una consulta de parámetros. Al imprimir el informe, Access

muestra un cuadro de diálogo que solicita el mes para el que se desea obtener el informe.

3.1.4.-CONSULTAS DE TABLA DE REFERENCIAS CRUZADAS

Las consultas de referencias cruzadas se utilizan para calcular y reestructurar datos de

manera que su análisis sea más sencillo. Las consultas de referencias cruzadas calculan una

suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de

información : uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la

parte superior.

3.1.5.- CONSULTAS DE ACCIÓN

Una consulta de acción es una consulta que realiza cambios o desplazamientos de muchos

registros en una sola operación. Hay cuatro tipos de consultas de acción:

3.1.5.1.-Consulta de eliminación Elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminación para quitar productos que ya no se

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fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminación, siempre se eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros.

3.1.5.2.-Consulta de actualización Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos lácteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una determinada categoría. Con una consulta de actualización, puede cambiar los datos de las tablas existentes.

3.1.5.3.-Consulta de datos anexados Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una tabla con información acerca de estos clientes. Para evitar tener que escribir toda esta información en la base de datos, desea anexarla a la tabla Clientes.

3.1.5.4.-Consulta de creación de tabla Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o más tablas. Las consultas de creación de tabla son útiles para crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos de Microsoft Access o una tabla histórica que contenga registros antiguos.

3.1.6.-CONSULTAS SQL

Una consulta SQL es una consulta creada con una instrucción SQL. Puede utilizar el Lenguaje de consulta estructurado (SQL o Structured Query Language) para consultar, actualizar y administrar bases de datos relacionales, como Access.

4.- MACROS

Macro es una especie de rutina que puede ser ejecutada en respuesta a algún evento que ocurre en el sistema.

Por ejemplo, podemos accionar una rutina cuando una exclusión de registro estuviera para ser efectiva y esta

rutina puede exigir confirmación por el usuario.

4.1.- Creación de una macro.

Para crear una macro se selecciona Macros en la ventana Base de Datos y se acciona el botón Nueva. Para alterar una macro se utiliza el botón Diseño y para ejecutar una macro (en general para testear) se utiliza el botón Ejecutar. La ventana para el montaje de una macro está detallada en la figura 8.1.

Tabla PROYECTO DE MACRO

Esta ventana muestra una macro constituida de 4 acciones. Esa macro será activada en un formulario (detallado más adelante) a través del accionar de un botón y va a presentar en la pantalla una ventana tipo hoja de datos correspondiente a la tabla PADRÓN DE DEPARTAMENTOS. Como se observa, para la acción Abrir Tabla tenemos que especificar 3 parámetros: cuál es la tabla a ser abierta, de que forma ella es exhibida (hoja de datos),

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y cuál es la acción del usuario que será admitida sobre la ventana exhibida (solamente lectura).

La acción Abrir Tabla es inmediatamente seguida de la acción de posicionamiento de la ventana recién abierta porque deseamos elegir su dimensión y posición. La opción Desplazar tamaño especifica la dimensión (largo y alto) y posición (derecha, abajo) en relación a la pantalla; las dos acciones iniciales de esta macro: Eco y reloj de arena proveen un control adicional sobre el proceso de presentación de la tabla. La acción Eco debe tener el parámetro Eco activo especificado como siendo no. Esto indica que

eventuales procesos intermediarios que ocurren durante el montaje de la tabla en la pantalla no serán exhibidos. En general no hay realmente interés en exhibir esos procesos. Mientras tanto, como esto puede significar que durante un breve espacio de tiempo el usuario quedará sin ningún tipo de respuesta en la pantalla, se acciona la acción Reloj de arena para mostrar el icono correspondiente hasta que la tabla a sea definitivamente presentada en la pantalla.

Vale recordar que la ventana de montaje de macros funciona análogamente a las ventanas de construcción de tablas.

TABLA BARRA DE HERRAMIENTAS

Podemos redimensionar las columnas, seleccionar y mover líneas, eliminarlas y redimensionar sus alturas. Eventualmente puede ser hasta necesario incrementar dos columnas adicionales de nombres de macros y de condiciones. Esto es hecho vía condiciones y grupos de macros y es visto en los ejemplos que siguen.

4.2.-Macros para mostrar tablas, formularios e informes.

A partir de la tabla PADRÓN DE EMPLEADOSfue desarrollado anteriormente un formulario de columna simple. Esa misma tabla dio origen a un formulario en formato

tabular presentado adelante y que será utilizado para mostrar algunos recursos implementables a través de macros. La construcción de ese formulario puede ser hecha a través de un asistente y no será detallado aquí. La figura 8.3. muestra el formulario en uso presentando los datos de la tabla en la forma de columnas. Al frente del formulario aparece la ventana con la tablaPADRÓN DE DEPARTAMENTOS accionada a través del botón deptos. del formulario.

Tabla datos para tabular

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El botón deptos. no es incluido por el asistente generador de formulario. Él es incorporado por el proyectista en la ventana de proyecto vía cuadro de herramientas. Al botón debe ser atribuido un texto para la leyenda. Conviene también atribuir un nombre (interno) al control/botón.

Finalmente es necesario especificar cual acción el debe ejecutar cuando fuese picado con el Mouse. Para eso se especifica el nombre de la macro con las acciones deseadas en la propiedad Al hacer clic del botón. La macro mostrada en el ítem anterior fue la macro asociada al evento al hacer clic conforme se puede observar en la ventana del proyecto correspondiente en al figura 8.4.

Si el botón Asistente de controles de la barra de herramientas estuviera activado, el proceso será un poco diferente. En la primera ventana de diálogo que aparece luego del diseño del botón de comando, la categoría a ser seleccionada es Miscelánea y acción es Ejecutar macro. La próxima pantalla pide la definición de la macro que va a ser utilizada para el control, que en nuestro caso es mostrar PADRÓN DE DEPARTAMENTOS. En la pantalla siguiente se debe elegir Texto y digitar el nombre del botón (correspondiente a la leyenda) y picar Avanzar. Después se elige un nombre que va a ser atribuido al control,

para uso interno del Access y picar Concluir.

La macro funciona presentando en la pantalla la ventana de la tabla PADRÓN DE DEPARTAMENTOS. La activación de una ventana se sobrepone a las otras que por ventura estuvieran activas. Cualquier ventana puede ser movida, minimizada, cerrada y redimensionada.

Tabla PANTALLA DE PROYECTO

Mientras tanto esto interpone un problema si cerramos la ventana del formulario sin cerrar la ventana de la tabla Efectivamente esta continúa abierta.

A pesar de ella poder ser cerrada manualmente, se puede forzar su cierre si la ventana del formulario fuera cerrada.

Para esto construimos la macro "cerrar padrón" construida de una acción de cerrar. La acción tiene dos parámetros: el tipo de objeto a cerrar (en nuestro caso la tabla) y el nombre del objeto.

Esa macro es especificada en la propiedad / Evento del formulario que ocurre cuando él es cerrado (Al Cerrar): Al cerrar, antes del formulario ser cerrado ahora es ejecutado a la acción de cerrar la tabla, es la tabla activa o no en la pantalla. La figura 8.5 muestra la macro que fue descripta.

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Tabla MACRO SERRAR PATRON

4.3.-Macros para confirmar la exclusión de registros. En el formulario anterior también se incluye una macro para enviar un mensaje de aviso cuando un registro fuera excluido y exigir confirmación. Al intentarse borrar (vía tecla DEL) un registro seleccionado será mostrado un cuadro de mensaje con dos botones: si y no conforme figura 8.6.

Tabla MACRO CONFIRMAR EXCLUCION

Esa ventana de aviso es mostrada a través de la llamada de función interna Cuadro de Mensaje ("confirma exclusión"; 52,"") donde el primer parámetro es el mensaje a ser exhibido, el segundo indica los botones a ser exhibidos y el tercero es el título del cuadro de mensaje. La forma exacta de determinar el segundo parámetro puede ser vista en el Help correspondiente de la función. El se constituye en una suma de valores: 4 para exhibir botones si y no, 48 para el icono de exclamación es cero para que el primer botón sea asumido como patrón. El botón que fuera accionado determina el resultado que la función devuelve: 6 para el botón si y 7 para el botón no.

Como la función retorna un valor optamos en este formulario por emplear un control tipo cuadro de texto con función auxiliar de apenas almacenar el valor resultante de la función. En la ventana de proyecto ese control debe ser creado en el encabezado a la derecha. Él

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es un control invisible en la ventana del formulario por tener la propiedad Visible posicionada en No. Además de eso, es obligatorio atribuir un nombre a él pues el nombre será referenciado en la macro, en nuestro caso el nombre elegido fue aux.

La macro será accionada cuando ocurra el evento Al excluir del formulario. Ella deberá realizar dos acciones: mostrar el cuadro de mensaje (y obtener el resultado de la llamada de la función) y enseguida debe testear si el valor resultante determina o no el cancela miento de la ejecución. Como una condición está comprendida y es necesario incrementar la columna de condiciones (picar en el botón de la barra de herramientas el botón condiciones)en la ventana de la macro conforme lo detallado en al figura 8.7.

Tabla VENTANA DE PROYECTO

La acción Definir Valor posee dos parámetros: para donde debe ir el valor calculado (cuadro de texto aux.) y cuál es la expresión a ser calculada (CuadroMsj ("eliminar";52;""). Ejecuta esa acción si pasa el test del contenido del cuadro aux. En la columna condición. Si el test da el resultado verdadero, será ejecutada la acción especificada en la columna acción. En caso, que se desee cancelar el evento en curso, por lo tanto, se utiliza la acción Cancelar Evento.

Construida la macro y atribuido un nombre a ella ("confirmar exclusión") se puede incorporar su llamada al evento correspondiente del formulario. Para eso se debe abrir la ventana de propiedades del formulario y especificar el nombre de la macro en la propiedad/evento. Al excluir.

Conviene recordar que es patrón de Access solicitar confirmación a cada remoción de registros. Mientras tanto, ese mensaje puede ser desactivado par todo ambiente vía menú Herramientas Opción Modificar/Buscar, activando en confirmar la opción Cambios en los registros.

4.4.-Macros para convalidar datos.

El formulario desarrollado exige que el usuario digite la sigla del departamento. Si el no recuerda ese código, puede inspeccionar la tabla correspondiente accionando el botón de encabezado. Pero, de cualquier manera, es siempre él quien digita el código en cuestión y es importante que este código se confirme con algún código del padrón correspondiente.

Para garantizar que esto ocurra podemos crear una macro asociada al cuadro de texto de la sigla y que será activado inmediatamente antes de ocurrir la actualización. La macro debe verificar si el valor digitado consta en el padrón correspondiente. Si no consta debe

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emitir un mensaje de aviso y cancelar la actualización. Para que el test pueda ser hecho es necesario que el control (cuadro de texto) posea un nombre, en nuestro caso se le atribuye el nombre sigla a la propiedad sigla Nombre del control.

Para verificar si la información consta de los otros padrones utilizamos la función interna Dbúsq. Se debe especificar tres argumentos tipo texto en la llamada de esta función:

El nombre del campo de donde será obtenido el valor que ella va a retornar

El nombre de la tabla donde la búsqueda es hecha.

La condición que debe ser testada y que posiblemente es hecha sobre otro campo de la tabla.

En el caso el test incorporado a la macro está especificado a continuación. En la ventana de la macro no es posible ver todo el texto del test por razones de espacio.

EsNulo (DBúsq ([Nombre del Departamento];[Padrón de Departamentos];[Sigla del Departamento]=[sigla]))

Por lo tanto la función busca la tabla PADRÓN DE DEPARTAMENTOS. En esta tabla ella hace la búsqueda sobre la columna [sigla del departamento] hasta localizar la primera línea donde el valor sea igual al contenido del cuadro de texto [sigla]. Esta línea determina el valor en la columna [nombre del departamento] que será devuelto como resultado de la llamada de la función. Si en ninguna línea el test fuera satisfecho entonces la búsqueda no tubo suceso y la función retorna valor nulo.

En la macro en cuestión estamos apenas interesados en saber si un valor fue localizado o no. Realmente no nos interesa el nombre del departamento en caso de que localice alguno. De esta forma, la acción en la macro correspondiente al verificar si la función retornó nulo pues, en este caso, deseamos mostrar un mensaje de aviso vía acción Cuadro De Mensage seguido de la acción CancelarEvento. Como son dos acciones a ser ejecutadas en caso que el texto dé verdadero, debemos colocar reticencias (...) en la columna condición correspondiente.

Observar que para la acción Cuadro De Mensage tenemos que indicar el texto del mensaje, si queremos o no un aviso sonoro y el tipo de icono que deba ser mostrado junto con el mensaje. Finalmente, el nombre de la macro (validación de la sigla del departamento) es especificado en la propiedad Antes de Actualizar del cuadro de texto de la sigla del departamento.

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Tabla MACRO DE VALIDACION

.

4.5.-Macro de activación inmediata.

Podemos desear que al abrir la Base de datos en el menú archivo, se accione una ventana de formulario denominada pantalla base donde consten botones que accionan las principales tareas de este sistema. En el ejemplo actual, apenas a título de ilustración, están reunidas las funciones en torno de la consulta, entrada de datos y visualización de los informes. La ventana del formulario está presentada a continuación. Detalles de su construcción son presentados en el próximo ítem.

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Tabla FORMULARIO PANTALLA BASE

Para accionar esta pantalla creamos una macro que abre el formulario pantalla base. Esta macro no presenta novedades. Para que su activación sea inmediata debemos atribuirle un nombre patrón al Access auto exec. La macro está presentada a continuación.

Tabla PANTALLA PROYECTO

4.6.-Grupo de Macros.

La ventana / formulario pantalla base posee una serie de botones. Básicamente a cada uno de ellos está asociada a una macro de única acción que corresponde al abrir la pantalla, formulario o informe correspondiente. En nuestro caso tendríamos que crear 8 macros y denominar a cada una; esto causaría cierta confusión en la ventana de la Base de Datos. Para simplificar podemos reunir las diversas macros en una única ventana conforme muestra la figura.

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Tabla PANTALLA BASE

Se trata de una ventana que reúne un grupo de macros. Para eso fue necesario incrementar una columna para el nombre de la macro y emplear nombres más cortos y por lo tanto mnemotécnicos. Este nombre será especificado en la propiedad/evento Al picar el botón correspondiente a través de la siguiente sintaxis: nombre del grupo. Nombre de la macro, por ejemplo, en el botón empleados se especifica botones de la pantalla base abremp. El Access trata de buscar el nombre de la macro en el grupo y ejecuta sus acciones hasta encontrar el nombre de otra macro en la columna de nombres.

El formulario pantalla base merece algunas observaciones pues él no se parece a un formulario común. Esto se debe al hecho de que todos los controles están en el encabezado del formulario. Para este encabezado se especificó el color de fondo gris. Además de eso, las siguientes propiedades del formulario fueron especificadas:

Título pantalla base

Permitir ediciones no (desactiva Permitir edición)

Barras de desplazamiento ninguna (quita barras de desplazamiento)

Vistas permitidas formulario (desactiva botón hoja de datos)

Permitir filtros no (desactiva botones de filtros).

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5.-INFORMES. Los informes constituyen un recurso específico para la presentación de informaciones en papel impreso. El origen de estas informaciones puede ser una tabla o consulta. Además de eso, es posible incluir en el informe elementos gráficos para hacerlo mas atractivo. Como será visto, los informes también incluyen medios para agrupar y agregar datos.

5.1.- Informes generados por asistentes

Para mostrar cómo se genera un informe a través del asistente será utilizado el ejemplo que imprime la relación de empleados y sus salarios por cargo dentro de cada departamento.

También deseamos imprimir el total de salarios por cargo y por departamento, como así también el total general de la empresa. El informe final generado es presentado en al figura7.1.

FIGURA 7.1 Informa Empsal por cargo por depto. (versión final).

Como es un informe que involucra informaciones con origen en las tres tablas de la base de datos, debemos crear inicialmente una consulta que comprenda todas las informaciones necesarias. En la consulta fueron utilizadas leyendas mnemotécnicas para facilitar las elaboraciones posteriores:

Sigla del departamento (depsig) Nombre del departamento (depnom) Código del cargo (carcod) Nombre del cargo (carnom) Número del empleado (empnum) Nombre del empleado (empnom) Salario del Cargo (carsal)

La pantalla del proyecto de esta consulta consta de la figura 7.2 observar que ya fue indicado el orden adecuado de clasificación: sigla del departamento, código del cargo y nombre del empleado. Mientras tanto, esto no es obligatorio para generar el informe, el asistente efectivamente rehace esa clasificación.

El informe en su versión original fue generado por el asistente del informe, opción seleccionada en la ventana Nuevo informe. En esta ventana también debe ser elegida la consulta empsal por cargo por depto cuyos registros irán a componer el informe generado. El asistente hace 6 preguntas comentadas a continuación.

1. Cuales campos son deseados en el informe. Incluir todos en el orden en que irán apareciendo las líneas. Depsig, depnom, carcod, carnom, empnum, empnom y carsal.

2. Si son deseados niveles de grupo. Ciertamente son pues deseados totalizar salarios por cargo dentro de cada departamento. De esta forma los niveles de grupo en orden de prioridades son: depsig y carcod.

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Tabla CONSULTA EMPSAL

Cuál es el orden de clasificación y Opciones de resumen informativo que se desea. El orden se refiere a la clasificación de las líneas de detalle: por empnom. Resumen se refiere a que será totalizado y en qué nivel: suma de carsal mostrado a nivel de detalle y resumen.

Como se desea ordenar/distribuir el informe. El esquema mas adecuado a la versión final es el Esquema por nivel.

Cuál es el estilo deseado de fuentes y arte gráfica. : Negrita. Cuál es el título que debe ser atribuido al informe; empsal por cargo por depto

(versión original).

El informe generado por el asistente puede ser visto accionado por el botón Ver en la ventana Base de datos. Una parte de él es presentada en la figura 7.3 después de algunos ajustes manuales realizados en su estructura que puede ser vista en la figura 28 estos ajustes fueron hechos para reducir su ancho y permitir mejor visualización en las ventanas presentadas.

Como se observa, el informe posee la estructura deseada pero presenta muchas diferencias con relación a la versión final. Entre otras cosas observamos que los campos no están distribuidos conforme lo deseado y posee medidas (largo) inadecuadas. Hay títulos en exceso, resúmenes no requeridos y no aparecen las líneas de separación que identifican los grupos en la versión final.

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Tabla INFORME EMPSAL

Todo eso tendrá que ser resuelto manualmente en la ventada de diseño. Para correr menos riesgos se sugiere que el usuario saque una copia del informe (vía Edición/copiar / pegar en la ventana base de datos) antes de iniciar esta actividad. En resumen las alteraciones realizadas fueron:

Mover para el encabezado del informe el cuadro de texto de la fecha actual identificada por la función Ahora() en el pié de página. Ese movimiento puede ser por arrastre o vía Edición/cortar/pegar. Para apoyar la fecha a la derecha del cuadro accionar le botón correspondiente en la barra de herramientas. También incluir en el área del encabezado del informe un rótulo con el texto "(versión final)".

Quitar del encabezado de página los rótulos no deseados y alterar otros para los textos "departamentos" y "cargo".

a. Mover para el encabezado depsig el cuadro de texto depnom.

b. Mover par el encabezado carcod el cuadro de texto carnom.

Tabla EMPSAL

En la línea de detalle redistribuir y redimensionar los cuadros de texto que restan: empnum, empnom, carsal.

En el pié cardcod quitar los cuadros de texto de resumen no deseados manteniendo el cuadro que calcula la suma de carsal.

Ídem en el pié depsig.

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Quitar la numeración de páginas del pié de la página y eliminar su área.

En el pié del informe quitar el rótulo del total general y reposicionar la suma de carsal.

Redimensionar a la derecha las líneas rectas que aparecen en el encabezado del informe y encabezado de página. Copiar una de esas líneas para el pié depsig y para el pié del informe volver su espesor más fino. Esas líneas queda poco visibles en la ventana estructura porque se confunden con otros elementos gráficos de la pantalla.

También es necesario copiar o generar una línea recto en el pié carcod cuidando para llegar a su tamaño a la izquierda correctamente.

todos los objetos más a la derecha en la ventana diseño fueros reposicionados, debe tener sobrado espacio (fondo blanco) que puede ser reducido por arrastre de su relleno. Si permanecieran objetos en esta área el arrastre no se concretaría.

Reducir el tamaño vertical de las diversas áreas del informe de modo que las líneas impresas queden más juntas.

Aceptar las fuentes de los cuadros de texto y rótulos. En el ejemplo fueron empleadas fuentes arial, de tamaño 9 y 10, con y sin negrita. Además de eso, todos los colores generados por el asistente fueron convertidos en negro.

Realizados los ajustes fue obtenida la ventana de diseño que corresponde al informe en su versión final. La ventana de estructura de la versión final aparece en la figura 7.5.

Tabla EMPSAL VERSION FINAL

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5.2.-Creación de informes.

Para crear un informe sin auxilio del asistente se selecciona Informe y Nuevo en al ventana de base de datos. En la ventana Nuevo informe se especifica la tabla o consulta que servirá de base para el informe y se selecciona la opción Vista diseño. A título de ejemplo será detallada la creación del informe de empleados por cargo a partir de la tabla PADRÓN DE EMPLEADOS. El informe final generado aparece en la figura 7.6.

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Tabla EMPLEADOS POR CARGO

Después de picar OK aparece la ventana de diseño del informe. Conviene especificar inicialmente cual será la organización del agrupamientos y clasificación de los campos comprendidos. Para esto se acciona el menú Ver opción Ordenar y agrupar o se acciona el botón correspondiente en la barra de herramientas. En respuesta aparece la ventana Ordenar y agrupar.

En esta ventana se indica que habrá agrupamiento por código del cargo y los cargos deben ser listados en orden Ascendente. Por otro lado, dentro de cada cargo los empleados deben ser clasificados según su nombre (en verdad el nombre no constituirá grupo).

Para el código del cargo deseamos la inclusión de una línea adicional al final de cada grupo (pié de grupo), pero no deseamos la línea adicional en el inicio (encabezado de grupo). Además de eso, el agrupamiento debe ser hecho por el código del cargo por entero y el segundo algunos caracteres iniciales, por lo tanto elegimos Agrupar cada Valor. Para esta opción el número de caracteres es irrelevante y no precisa ser especificado. Como para el nombre del empleado no deseamos agrupamiento alguno, no indicamos ni en el encabezado ni en el pié las propiedades del grupo.

Después de cerrar esta ventana el sistema incorpora la línea adicional de pié de código del cargo a la ventana de estructura.

Ahora podemos detallar los campos que deseamos disponer en la ventana. Para esto, basta exhibir la ventana de campos y seleccionar el número y nombre del empleado y código del cargo (vía tecla CTRL). Se arrastra la selección para la línea de detalle. Los campos van acompañados de sus rótulos que precisan ser seleccionados, recortados y pegados en la línea de encabezado de página. A continuación, se debe definir la posición correcta de los cuadros, su dimensión y tipo de fuente. También falta incluir un título y accesorios estéticos.

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Tabla CLASIFICAR Y AGRUPAR EMPLEADOS POR CARGO

Para evitar la repetición del código del cargo en cada línea se debe seleccionar su cuadro de texto en la línea detalle, mostrar su lista de propiedades e indicar si para la propiedad Ocultar duplicados.

Para obtener la columna que numera los empleados dentro de cada grupo se debe adicionar un campo calculado en la línea de detalle. Habrá un cuadro de texto (quite el rótulo asociado) y digite la expresión =1. Esto indica, en principio, que su valor será siempre uno. Para obtener el efecto de cuenta o de acumulación basta exhibir su lista de propiedades e indicar Sobre grupo para la propiedad Suma parcial. Esto indica el sistema que a cada nuevo registro el valor del campo es sumado al valor anterior antes de ser impreso.

Para obtener la acumulación o total de empleados al final de cada grupo se adiciona un cuadro de texto calculada en la línea de pié de cargo. En su rótulo se digita el texto "total " y en el cuadro de texto se digita =suma(+1). Esto indica al sistema que la expresión entre paréntesis (+1) debe ser acumulada a cada, nuevo, registro impreso y cuando el grupo termina será impreso el total vigente y el acumulador será puesto en cero antes de iniciar el próximo grupo.

Para numerar las páginas basta incrementar la línea de pié de página un cuadro de texto con la expresión =[Página]. Será accionada la función interna del sistema (página) que devuelve el número de página corriente. Ese texto aparece en la parte inferior de la página impresa pero no fue posible mostrarlo en la ventana de informe anteriormente presentada. Un medio más simple de incrementar la numeración de páginas en el informe es a través del menú Insertar opción Número de página. En la ventana de diálogo que aparece enseguida, es posible elegir la opción, el tipo y el alineamiento de la numeración.

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CONCLUSIONES En conclusión puedo decir que los formularios es una herramienta más fácil y de gran entendimiento y utilización.

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Microsoft Access contiene también muchas formas para poder mantener un orden con la información como las tablas y los formularios al igual que también cuenta con elementos que ayudan a los usuarios.

Que Access nos muestra una de las varias formas para tener ordenado una lista de clientes , productos y de muchas cosas mas que necesitemos guardar de una manera fácil.

RECOMENDACIONES

Que mediante un debate dentro del curso y con ayuda del docente nos permita identificar cual es la herramienta de fácil aplicación.

Que este tema sea estudiado un poco más al fondo ya que hay algunas cosas que necesitamos que sean aclaradas por medio del docente.

Que se siga implementando más en nuestro conocimiento acerca de todos los programas que la informática nos ofrece ya que nos sirve para nuestra vida estudiantil y para nuestro futuro profesional.

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TERMINOLOGIA

SQL : Structured Query Language

PADRÓN; Lista de los habitantes de una población hecha por las autoridades.

JERARQUICO: orden . subordinación .

DINAMICA : que manifiesta gran energía o capacidad de desarrollar una actividad .

PARÀMETROS : dato o factor que se toma en cuenta para analizar o valorar una situación.

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Bibliografía

http://www.aulaclic.es/access-2010/t_13_3.htm

http://www.aulaclic.es/access-2010/t_13_3.htm...



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