informacion y control de gestion (parte i)

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““Información y Información y Control de GestiónControl de Gestión””

Planificación Estratégica - Factores Criticos de ÉxitoTICs aplicadas a los Procesos

Hospital Italiano de Córdoba23 y 24 de Noviembre del 2007

Lic. Jorge A. GuerraLic. Jorge A. Guerra

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2LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR

¿ QUÉ ES PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO ?

Es el proceso mediante el cual una organización determina de dónde viene, en qué situación está, a dónde quiere ir y cómo

y cuándo llegará allí, se denomina Planeamiento Estratégico.

ANTES

HOY MAÑANA

¿CÓMO? ¿CUANDO?

Información y Control de GestiónInformación y Control de Gestión



PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICAMISION – VISION - OBJETIVOS

Misión.Es el enunciado que sintetiza los principales propósitos principales propósitos estratégicos de la Empresaestratégicos de la Empresa, así como los valores esencialeslos valores esenciales que deberían ser conocidos, comprendidos y compartidos por todos los individuos que conforman una organización.

Los propósitos y valorespropósitos y valores de la organización tienen como finalidad generar un compromiso compartido

dentro de la cultura organizacional.

Las políticas y normaspolíticas y normas definen los conceptos de productividad, eficiencia, calidad y rentabilidad,, los cuales configuran, conjuntamente con el liderazgo y posicionamiento, los factores clave del éxito que determinan el cumplimiento de la imagen objetivo.




Visión.Es la idealización del futuro de la empresa.

Cuando hay claridad conceptual acerca de lo que se quiere construir a futuro, se puede enfocar la capacidad de dirección y ejecución hacia su logro de manera constante.

Objetivos.Son aquellos para cuyo cumplimiento se ha creado la

Organización.

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICAMISION – VISION - OBJETIVOS




MISIONLa Misión del “Nombre de la Institución” es entregar servicios integrales

de salud a la población, para resolver especialmente problemas sanitarios complejos, de forma oportuna, eficiente y amable, con los

mayores niveles de calidad sustentables..

VALORES1. Solidaridad y vocación de servicio.

Cumplimiento de los compromisos contraídos, lealtad, valor de la palabra, esfuerzo permanente, honestidad y respeto por las personas, las instituciones y la comunidad.

2. Excelencia. Basada en la calidad de nuestra gestión. Nuestros esfuerzos están centrados en lograr la satisfacción de nuestros pacientes, sus familiares, las companías a quienes damos servicio, así como compañeros y proveedores.

3. Responsabilidad y compromiso. Ante nuestros pacientes, nuestros financiadores y ante la comunidad en que vivimos.




VALORES (cont.)1. Confianza.

Creemos en nuestro personal, en su capacidad profesional , en su honestidad y en su desarrollo.

2. Creatividad. Nos caracterizamos por la constante innovación en la forma de generar, desarrollar y compartir el conocimiento, a fin de mantenernos como una institución inteligente que aprende y se nutre de las experiencias de todos sus integrantes, sin miedo al cambio, en la búsqueda permanente de nuevas formas de lograr los objetivos.

3. Participación. Compartimos nuestras ideas bajo un ambiente de diálogo y tolerancia que promueve el intercambio de conocimientos y experiencias.

4. Tradición docente asistencial.




VISIÓN1. Ser un hospital centrado en los usuarios.

2. Contar con funcionarios calificados, de trato amable y comprometidos con la misión del hospital.

3. Contar con una planta física que responda a las necesidades de todos los usuarios.

4. Fortalecer la relación docente asistencial.

5. Ser un centro de vanguardia en atención de salud del área.

OBJETIVO1. El compromiso, la orientación al cliente y la voluntad de mejora

continua son los objetivos permanentes que marcan la ventaja competitiva del “Nombre de la Institución”.

2. El “Nombre de la Institución”, es un centro sanitario líder en el sector, que genera, difunde e intercambia conocimientos científicos.




Cuando el MAÑANAMAÑANA se convierte en el HOYHOY

Si no se la creen, vean este video, les costará mucho decir: NO PUEDO...NO PUEDO...

http://www.youtube.com/watch?

v=LnLVRQCjh8c




ANALISIS ESTRATÉGICO

Análisis de la Situación Interna.

Consiste en examinar su F.O.D.AF.O.D.A: Fuerzas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, a fin de maximizar el aprovechamiento de las oportunidades y mejorar los aspectos en los cuales existe vulnerabilidad.

Análisis del Entorno.

Consiste en identificar las situaciones que pueden

influir positiva o negativamente.




VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Detectar Nuevas Oportunidades de Negocio. Identificar Amenazas o Problemas que pueden surgir en el Mediano y Largo Plazo. Exponer en forma clara los Objetivos establecidos por la Alta Gerencia. Facilitar el alineamiento a los Objetivos finales de la Organización. Definir la forma en que se concretarán los Objetivos:

• Asignando los Recursos.

• Sirviendo como Guía hacia los Objetivos establecidos.

• Integrando a los Equipos.

• Coordinando esfuerzos: Humanos y Económicos.

• Evitando pérdida de tiempo y dinero por dispersión de esfuerzos.

• Estableciendo el Sistema de Información.

• Estableciendo un Sistema de Control de Gestión.




SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

Administración por Objetivos.• Se orienta a la obtención de resultados obtención de resultados . • Le da mucha importancia a la participación y delegación de participación y delegación de autoridadautoridad .• Busca alto nivel de motivaciónalto nivel de motivación en el personal.• Requiere definir los resultados a alcanzarresultados a alcanzar.

Características de las Metas.• AmbiciosasAmbiciosas: elevadas pero de cumplimiento posible.

• Expresadas en términos de resultadoExpresadas en términos de resultado: del producto obtenido.

• CongruentesCongruentes: en el largo plazo con los objetivos de la Organización.

• DefinidosDefinidos: en calidad, cantidad, costo o plazo.

• Tendientes al mejoramiento permanenteTendientes al mejoramiento permanente: el proceso de Planeación-Ejecución-Control es visto como uno de aprendizaje continuo.




SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DEL DESEMPEÑO

Es un sistema de gestión que partiendo de la Administración por partiendo de la Administración por ObjetivosObjetivos, intenta realizar un análisis continuo del desempeño análisis continuo del desempeño de la organización y sus miembrosde la organización y sus miembros, de modo tal que la revisión y mejora posibiliten alcanzar la Misión establecida. alcanzar la Misión establecida.

La Razón: Lo que se observa MEJORAMEJORA. Lo que se mide MEJORAMEJORA. Lo que recibe atención de la dirección MEJORAMEJORA.




SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DEL DESEMPEÑO

Elementos necesarios:

1.1. Definición clara de los ObjetivosDefinición clara de los Objetivos Los Objetivos difusos, que no tienen precisión, sólo sirven para dilapidar los esfuerzos .

2.2. Competencias.Competencias. Características, habilidades, conocimientos y valores que debe reunir el personal para desempeñarse exitosamente .

3.3. Creación de condiciones adecuadas.Creación de condiciones adecuadas. Recursos físicos e intelectuales necesario.

4.4. Monitoreo y feedback.Monitoreo y feedback.Permite guiar a la conducción, perfeccionando los conocimientos y realizaciones de cada integrante.

5.5. Indicadores de desempeño.Indicadores de desempeño.El Sistema de Administración por Objetivos, permiten establecer cuales serán los indicadores.




FACTORES CRITICOS DE EXITO

Son acontecimientos o variablesacontecimientos o variables que tienen un efecto importante sobre la organización en lo referente a sus

posibilidades de alcanzar los objetivos establecidosalcanzar los objetivos establecidos.

Sin ellos no se pueden lograr los objetivos !!!!Sin ellos no se pueden lograr los objetivos !!!!

Se requiere comprenderlos

CARACTERISTICASCAUSAS MAGNITUD





IMPACTO

• Positivos• Negativos

PREDECIBILIDAD

• Previsibles• No Previsibles

RADICACION

• Internos• Externos

Clasificación





IdentificaciónEs necesario definir claramente:• Qué Productos o Servicios ofrecemos.

• A qué Mercado.

• Cómo identificar el Mercado: zona, poder adquisitivo, género, etc.

• Qué tipo de Producto o Servicio similar hay en el Mercado.

• Qué competidores existen hoy o pueden existir.

• Qué Tecnología hay disponible.

• Determinación de los Recursos necesarios.

• Qué factores inciden para el mayor o menor éxito de los competidores.

La RentabilidadRentabilidad, es el poderoso factor de éxito, a partir del cual obtendrán mayor o menor prioridad los restantes

factores de éxito.




IDENTIFICAR FACTORES CRITICOS DE EXITO

Método: Análisis respecto de Organizaciones exitosas similares (Benchmarking)

Organizaciones que por tener características similarescaracterísticas similares y por su éxitopor su éxito, pueden ser tomadas como modelo de gestión y como referente y punto de comparación.

• Organizaciones• Costo.• Calidad.• Tiempo de respuesta.• Aprovisionamiento.• Comercialización.• Investigación.• Desarrollo de nuevas técnicas.

Se pueden hacer evaluaciones,

particularmente en los procesos críticos sobre

las variables





Método: Análisis respecto de Organizaciones de Acreditación

Certificación de calidad, que se logra mediante la evaluación externa realizada por una instituciones objetivas e independientes.

Consiste en la verificación de un conjunto de estándares elaborados por consultores y expertos, provenientes de diferentes sociedades científicas.

El ITAESITAES, Instituto Técnico para la Acreditación de los Establecimientos de Salud, ofrece a los centros asistenciales de todo el país un modelo de evaluación externa específico conocido como Acreditación Hospitalaria.





Método: Análisis de Actividad

Analizar y mejorar los Procesos que agregan valorAnalizar y mejorar los Procesos que agregan valor, evitan la dispersión de esfuerzos y recursos

Logística InternaLogística Interna.. Gestión de Stock y distribución interna.

Servicio de Diagnóstico.Servicio de Diagnóstico. Laboratorio, Imágenes.

Internación.Internación. Admisión, servicio de hotelería, egresos.

Turnos.Turnos.Centralización – Call Center

Atención Ambulatoria.Atención Ambulatoria. Consultorios Externos.

Back Office.Back Office. Facturación, Archivo, Mantenimiento, Lavadero, Cocina, Proveedores, Recursos Humanos.

Quirófanos.Quirófanos. Mercadotecnia y ventas.Mercadotecnia y ventas. Marketing y Comercialización





Método: Análisis de Actividad

• Aumentar la Producción para alcanzar economías de escala

• Definición de programas de investigación y desarrollo.

• Mejoramiento de los Productos o Servicios.

• Mejorar la Imagen ante los Clientes.

De esta manera se identifican Factores Críticos tales como:





Método: Análisis Funcional

Cuál es el aporte o contribuciónCuál es el aporte o contribución de cada Sector, puesto o individuo clave de la Organización

• Sectores operacionales.

• Perfil de Recursos (financieros, físicos y humanos)

• Plan Estratégico de la Organización .

• Proyectos Específicos.

• Capacidades Estratégicas (debilidades y fortalezas)

• Manuales de Funciones de cargo

Analizar a partir de los

Datos extraídos de





Método: Análisis de la Competencia

Identificar Sectores del MercadoIdentificar Sectores del Mercado donde tengamos mayores posibilidades de éxito.

Criterios básicos para penetrar en un MercadoCriterios básicos para penetrar en un Mercado• Competencia en función de Costos.

• Diferenciación del Servicio ofrecido: edilicias, accesibles, con profesionales reconocidos, etc.

• Evaluación financiera acerca del retorno que producirán.

• Tendencias Políticas, Económicas.etc.





Método: Análisis de Riesgos

En cada Análisis descrito, deben estudiarse los Riesgosestudiarse los Riesgos que implican.

La correcta evaluación de los riesgos que se asumencorrecta evaluación de los riesgos que se asumen al aprovechar las oportunidades existentes, podemos considerarla una ventaja competitivaventaja competitiva.

La idea es, reducir el nivel de riesgoreducir el nivel de riesgo mediante un análisis de las causasanálisis de las causas que lo provoca, de forma tal de correr sólo el riesgo necesariocorrer sólo el riesgo necesario.




BREAK





TICS APLICADA A LOS PROCESOS

Historia Clínica Electrónica

Telemedicina Comunicaciones

Firma Digital

Internet Intranet

La Información ha experimentado un desarrollo explosivo de la mano de la Tecnología aplicada.




¿ Es posible una Organización sin papeles ?¿ Es posible una Organización sin papeles ?

¿ Es posible automatizar los Procesos ?¿ Es posible automatizar los Procesos ?

¿ NO ?¿ NO ?

Hoy en día la respuesta es:Hoy en día la respuesta es:

¿ SI ?¿ SI ?

NI NI

Pero, sin dudas, la tendencia es:Pero, sin dudas, la tendencia es: SISI

o




IncrementoIncremento en todos los niveles de: ProductividadProductividad, EficienciaEficiencia y Ahorro de CostosAhorro de Costos

“ “ HACER MAS CON MENOS MEJORANDO LA CALIDAD Y LA COMPETITIVIDAD “HACER MAS CON MENOS MEJORANDO LA CALIDAD Y LA COMPETITIVIDAD “

¿ Cómo ?¿ Cómo ?

Aprovechando el enorme potencial que encierran las Tecnología de InformaciónTecnología de Información. (Internet, Workflow, Firma Digital, Bases de Datos, Procesadores de Texto, etc.),

La TecnologíaTecnología no debe ser usada solamente para automatizar los procesos. Debe ser utilizada para cambiar fundamentalmente la forma en que las

instituciones desarrollan sus procesos (RINGENIERÍA DE PROCESOS).

Una buena ideaUna buena idea

Y entonces ?Y entonces ?

DESPAPELIZACION - FundamentosDESPAPELIZACION - Fundamentos




DESPAPELIZACIONDESPAPELIZACIONDesventaja del Archivo en PapelDesventaja del Archivo en Papel

Gastos de almacenaje.

Múltiples Archivos: manipulación, depuración y localización)

Pérdida de Tiempo en la búsqueda de documentos.

Retraso en firmas y autorizaciones.

Elevados costos, Extravío de documentos, ¡¡ Exceso en fotocopias !!.

Duplicidad de trabajo, Archivos duplicados.

Falta de seguridad y confiabilidad, Uso cooperativo.

Altos costos de administración, Velocidad de respuesta, Ecología.

Seguimiento y control de documentos.




Ventajas de Digitalizar DocumentosVentajas de Digitalizar Documentos

Elimina el extravío de documentos.

Permite un rápido y fácil acceso a la información y a los Documentos.

Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos.

Controla el acceso a la información por niveles de seguridad. (FD)

Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color).

Resguarda la documentación. Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o Disco de Computadora.

Protege la información teniendo respaldo de la información (Back Up).

Agiliza y eficientaza el servicio a clientes (CRM)




Ventajas de Digitalizar DocumentosVentajas de Digitalizar Documentos

Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet .

Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos

Reduce costos de operación.

Incrementa la productividad.

Permite simultaneidad de usuarios al mismo documento.

Diferentes Sistemas Operativos acceden a los archivos digitales.

Bajo costo de almacenamiento

Elimina costos de impresión, fotocopiado de documentos




Digitalizar Digitalizar DocumentosDocumentos

¿Qué significa digitalización?¿Qué significa digitalización?

Es la forma como una imagenEs la forma como una imagen(texto, fotos, formas, sonido, movimiento...)(texto, fotos, formas, sonido, movimiento...)

se pueden convertir en un idioma comprensible para los se pueden convertir en un idioma comprensible para los computadores.computadores.




Herramientas que permiten la digitalizaciónHerramientas que permiten la digitalización

ScannerScanner

Plano De Mano De Rodillo

FuncionamientoFuncionamiento: :

Similar al de una fotocopiadora, la información existente en la hoja de papel que se está escaneando, se traduce a una sucesión de 1 y 0, lenguaje comprensible para la computadora.


http://images.google.com.ar/imgres?imgurl=http://www.winschule.de/scanner.gif&imgrefurl=http://www.winschule.de/&h=295&w=583&sz=25&tbnid=MVbk6pwCRzYJ:&tbnh=66&tbnw=130&start=8&prev=/images%3Fq%3DScanner%26hl%3Des%26lr%3D%26sa%3DG

http://images.google.com.ar/imgres?imgurl=http://www.thesupplynet.com/images/4120C-scanner.jpg&imgrefurl=http://www.thesupplynet.com/fujitsu-scanner-parts.cfm&h=206&w=240&sz=7&tbnid=M_YJMEqUv1cJ:&tbnh=89&tbnw=104&start=52&prev=/images%3Fq%3DScanner%26start%3D40%26hl%3Des%26lr%3D%26sa%3DN




ScannerScannerTipos de salidaTipos de salida: :

JPG: Es el formato que más comprime la imagen pero pierde un poco de calidad. GIF: El formato GIF tiene una buena resolución pero ocupa algo más. TIF: es el que mejor calidad de imagen da, pero es de los que más ocupan. BMP: es el más estándar, pero es uno de los que más espacio ocupan.

Si se está escaneando TEXTO, se puede asociar al funcionamiento del scanner, un software OCROCR (Optical Character RecognitionOptical Character Recognition o reconocimiento óptico de caracteres), mediante el cual lee las imágenes digitales, busca conjuntos de puntos que se asemejen a letras o a caracteres, y como resultado deja un texto en cualquiera de los Editores.





Cámaras, Filmadoras y CelularesCámaras, Filmadoras y Celulares

Permite tomar fotos digitales, grabar audio, filmar, transferir archivos vía Internet.




Formato digital “PDF”Formato digital “PDF”

Es un estándar mundial para la distribución e intercambio seguro y fiables de documentos electrónicos.

Manteniendo exactamente el mismo aspecto que las páginas originales.

Todo el mundo puede abrir archivos PDF (software gratuito Adobe Reader).




Objeto OLEObjeto OLE

Son objetos tales como gráficos, texto, imágenes, creados en otras aplicaciones, que se pueden incrustar o vincular como campo de una Base de Datos.

La tecnología OLE (Object Linking and Embedding) es una manera de compartir archivos entre aplicaciones que nos permitirá transferir información de una a otra. A través de esta tecnología podremos, por ejemplo, insertar un objeto gráfico en un formulario de Access como si fuera un campo más.




¿ Qué es WORKFLOW ?¿ Qué es WORKFLOW ?

““Es una Herramienta Tecnológica que permite Automatizar y Es una Herramienta Tecnológica que permite Automatizar y Controlar completamente los Procedimientos“Controlar completamente los Procedimientos“

NOS OFRECE LA FACILIDAD DE MODELAR Y GESTIONARMODELAR Y GESTIONAR LOS PROCESOS.



Algunos procesos requieren un direccionamiento secuencial automatizado.La tarea es direccionada electrónicamente de una persona a otra, de unaubicación a otra.Otros procesos requieren procesamiento concurrente o paralelo.El trabajo puede ser direccionado concurrentemente a través de varios departamentos para completar enteramente las funciones requeridas. Los programas de workflow deben proveer la capacidad de esperar por la terminación de todas las tareas necesarias, colocar los resultados todos juntos y presentarlos a la persona siguiente en el proceso.

Hay procesos que requieren direccionamiento condicional Necesidad de intervención gerencial o la aprobación previa antes que la tarea pase el próximo puesto si se da una determinada condición (por ejemplo: el monto de la operación)

WORKFLOW - Direccionamiento InteligenteWORKFLOW - Direccionamiento Inteligente



WORKFLOW - WORKFLOW - Modelando WorkflowModelando Workflow

Conceptos y terminologías utilizadas entre los distintos productos de Workflow.

Tareas

Cada tarea es un conjunto de acciones o actividades manejadas como una sola unidad. Generalmente son desempeñadas por una única persona dentro de los roles que pueden realizar dicha tarea.

Personas (Usuarios)

Son los encargados de realizar las tareas.

Roles

Cada Rol representa las distintas competencias que existen en el Sistema y se define independientemente de las personas físicas a las cuales se les van a asignar dichos roles. Una persona puede tener más de un rol.

Rutas

Define la secuencia de pasos a seguir por los documentos (o información).



SOLUCIONES QUE AUTOMATICEN LASOLUCIONES QUE AUTOMATICEN LAGESTION DECUMENTALGESTION DECUMENTAL

AYUDAN A LAS ORGANIZACIONES A:AYUDAN A LAS ORGANIZACIONES A:

MEJORAR EL FLUJO DEL TRABAJO

ACELERAR LA PRESTACION DE SERVICIOS

MEJORA LA CALIDAD

MEJORA LA PRODUCTIVIDAD

MEJORA LA COMPETITIVIDAD



FIRMA DIGITAL EN MEDICINA

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FIN 1RA. PARTE

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