INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTOLos proyectos y la direccin de proyectos se llevan a cabo en un entorno ms amplio que el del proyecto en s. La comprensin de este contexto contribuye a asegurar que el trabajo se lleva a cabo de acuerdo con los objetivos de la organizacin y se gestiona de conformidad con las prcticas establecidas en la organizacin. dentro del ciclo de vida del proyecto. En esta seccin son tratadas las siguientes secciones principales: Influencia de la Organizacin en la Direccin de Proyectos Interesados del Proyecto y Gobernabilidad Equipo del Proyecto Ciclo de Vida del ProyectoInfluencia de la Organizacin en la Direccin de Proyectos La cultura, estilo y estructura de una organizacin influyen en la forma en que se llevan a cabo sus proyectos. Tambin pueden influir en el proyecto el nivel de madurez de la direccin de proyectos de la organizacin y sus sistemas de direccin de proyectos. Cuando en el proyecto participan entidades externas, como las que forman parte de una unin temporal de empresas o de un convenio de colaboracin, el proyecto ser influenciado por ms de una organizacin.Culturas y Estilos de Organizacin Las organizaciones son estructuras sistemticas de entidades (personas y/o departamentos) destinados a lograr un objetivo, el cual puede implicar el emprendimiento de proyectos. Las experiencias comunes de los miembros de la organizacin son las que conforman la cultura de la misma; la mayora de las organizaciones han desarrollado culturas nicas a travs de la prctica y el uso comn a lo largo del tiempo.Las experiencias comunes incluyen, entre otras tenemos: Visin, misin, valores, creencias y expectativas compartidas; Normas, polticas, mtodos y procedimientos; Sistemas de motivacin e incentivos; Tolerancia al riesgo; Percepcin del liderazgo, jerarqua y relaciones de autoridad; Cdigo de conducta, tica laboral y horario de trabajo; y Entornos operativos.La cultura de la organizacin es un factor ambiental de la empresa, tal y como se describe en la Seccin Las culturas y estilos se aprenden y se comparten, y pueden llegar a ejercer una gran influencia en la capacidad del proyecto para alcanzar sus objetivos. El director del proyecto debe por lo tanto comprender los diferentes estilos y culturas de la organizacin que pueden influir en un proyecto. El director del proyecto necesita saber quines toman las decisiones o influyen dentro de la organizacin y trabajar con ellos para aumentar la probabilidad de xito del proyecto.Comunicaciones en la Organizacin El xito en la direccin de proyectos de una organizacin depende en gran medida de un estilo de comunicacin efectivo dentro de la organizacin. Las capacidades de comunicacin dentro de la organizacin tienen gran influencia en la forma en que se llevan a cabo los proyectos.Los interesados y miembros del equipo del proyecto tambin pueden utilizar comunicaciones electrnicas (incluido correo electrnico, mensajera de texto, mensajera instantnea, redes sociales, videoconferencia y conferencia por Internet y otros medios electrnicos)) para comunicarse formal o informalmente con el director del proyecto.Estructuras de la Organizacin La estructura de la organizacin es un factor ambiental de la empresa que puede afectar a la disponibilidad de recursos e influir en el modo de dirigir los proyectos Las estructuras abarcan desde una estructura funcional hasta una estructura orientada a proyectos, con una variedad de estructuras matriciales entre ellas.Influencia de la Estructura de la Organizacin en los ProyectosLa Tabla 2-1 muestra las caractersticas clave de los principales tipos de estructuras de una organizacin en relacin con los proyectos.

La organizacin funcional clsica, como muestra el Grfico 2-1, consiste en una jerarqua donde cada empleado tiene un superior claramente definido. En el nivel superior los miembros de la plantilla se agrupan por especialidades, tales como produccin, comercializacin, ingeniera y contabilidad. A su vez, las especialidades pueden subdividirse en unidades funcionales especficas, como la ingeniera mecnica y la ingeniera elctrica. Cada departamento de una organizacin funcional realizar el trabajo del proyecto de forma independiente de los dems departamentos.

Las organizaciones matriciales, como se muestra en los Grficos 2-2 a 2-4, reflejan una mezcla de caractersticas de las organizaciones funcionales y de las orientadas a proyectos.Las organizaciones matriciales pueden clasificarse como dbiles, equilibradas o fuertes, dependiendo del nivel relativo de poder e influencia entre gerentes funcionales y directores de proyecto. Las organizaciones matriciales dbiles mantienen muchas de las caractersticas de una organizacin funcional, y el rol del director del proyecto es ms bien el de un coordinador o facilitador. Un facilitador de proyectos trabaja como ayudante y coordinador de comunicaciones. El facilitador no puede tomar o hacer cumplir las decisiones de manera personal. Los coordinadores de proyectos tienen poder para tomar algunas decisiones, gozan de cierta autoridad y dependen de un gerente de nivel superior. Las organizaciones matriciales fuertes tienen muchas de las caractersticas de la organizacin orientada a proyectos: tienen directores de proyecto con dedicacin plena y con una autoridad considerable, as como personal administrativo dedicado a tiempo completo. Si bien la organizacin matricial equilibrada reconoce la necesidad de contar con un director del proyecto, no le confiere autoridad plena sobre el proyecto ni sobre su financiamiento.

En el extremo opuesto a la organizacin funcional, se encuentra la organizacin orientada a proyectos, como se muestra en el Grfico 2-5. En una organizacin orientada a proyectos, los miembros del equipo a menudo estn ubicados en un mismo lugar. La mayor parte de los recursos de la organizacin estn involucrados en el trabajo de los proyectos y los directores de proyecto tienen bastante independencia y autoridad. A menudo se utilizan tcnicas de colaboracin virtual para lograr beneficios similares a los de los equipos ubicados en un mismo lugar. Las organizaciones orientadas a proyectos suelen contar con unidades organizacionales denominadas departamentos, sin embargo pueden reportar directamente al director del proyecto o bien prestar servicios de apoyo a varios proyectos.

Muchas estructuras organizacionales incluyen los niveles estratgico, de mandos intermedios y operativos. El director del proyecto puede interactuar con los tres niveles, dependiendo de factores tales como: La importancia estratgica del proyecto, La capacidad de los interesados para influir en el proyecto, El grado de madurez en la direccin de proyectos, Los sistemas de direccin de proyectos, y Las comunicaciones en la organizacin.Esta interaccin determina caractersticas del proyecto, tales como: El grado de autoridad del director del proyecto, La disponibilidad y la gestin de los recursos, La entidad que controla el presupuesto del proyecto, El rol del director del proyecto, La composicin del equipo del proyecto.

Activos de los Procesos de la Organizacin Los activos de los procesos de la organizacin son los planes, los procesos, las polticas, los procedimientos y las bases de conocimiento especficos de la organizacin ejecutora y utilizados por la misma. Estos incluyen cualquier objeto, prctica o conocimiento de alguna o de todas las organizaciones que participan en el proyecto y que pueden usarse para ejecutar o gobernar el proyecto.Procesos y Procedimientos Los procesos y procedimientos de la organizacin para realizar el trabajo del proyecto incluyen, entre otros:Inicio y Planificacin: Guas y criterios para adaptar el conjunto de procesos y procedimientos estndar de la organizacin con el fin de que satisfagan las necesidades especficas del proyecto. Plantillas (p.ej., plantillas de registro de riesgos, de estructura de desglose del trabajo, de diagramas de red del cronograma del proyecto y de contratos).

Ejecucin, Monitoreo y Control: Procedimientos de control de cambios, con la descripcin de las etapas durante las cuales se modificarn los estndares, polticas, planes y procedimientos de la organizacin ejecutora. Procedimientos de control financiero (por ejemplo, informes de tiempo, revisiones requeridas de gastos y desembolsos, cdigos contables y provisiones contractuales estndar) Requisitos de comunicacin de la organizacin (p.ej., tecnologa especfica de comunicacin disponible, medios de comunicacin autorizados, polticas de conservacin de registros y requisitos de seguridad)Cierre: Guas o requisitos de cierre del proyecto (p.ej., lecciones aprendidas, auditoras finales del proyecto, evaluaciones del proyecto, validaciones del producto y criterios de aceptacin).Base de Conocimiento Corporativa La base de conocimiento de la organizacin para almacenar y recuperar informacin incluye estos elementos: Bases de conocimiento de la gestin de configuracin, que contienen las versiones y lneas base de todos los estndares, polticas y procedimientos de la organizacin ejecutora. Bases de datos financieras con informaciones tales como horas de trabajo, costos incurridos, presupuestos y cualquier dficit presupuestario del proyecto. Informacin histrica y bases de conocimiento de lecciones aprendidas (p.ej., registros y documentos del proyecto, toda la informacin y documentacin de cierre del proyecto. Archivos de proyectos anteriores (p.ej., lneas base del alcance, costo, cronograma y medicin del desempeo, calendarios de proyecto, diagramas de red del cronograma del proyecto, registros de riesgos, acciones de respuesta planificadas e impacto del riesgo definido).Factores Ambientales de la Empresa Los factores ambientales de la empresa se consideran entradas para la mayor parte de los procesos de planificacin, pueden mejorar o restringir las opciones de la direccin de proyectos, y pueden influir de manera positiva o negativa sobre el resultado. Los factores ambientales de la empresa varan ampliamente en cuanto a tipo o naturaleza. Los factores ambientales de la empresa, incluyen entre otros: La cultura, estructura y gobierno de la organizacin; La distribucin geogrfica de instalaciones y recursos; Los estndares de la industria o gubernamentales (p.ej., reglamentos del organismo de control, cdigos de conducta, estndares de producto, estndares de calidad y estndares de fabricacin); Los recursos humanos existentes (p.ej., habilidades, disciplinas y conocimientos como los relacionados con el diseo, el desarrollo, las leyes, las contrataciones y las compras); La gestin de personal (p.ej., pautas de seleccin y retencin de personal, revisin del desempeo de los empleados y registros de capacitacin, poltica de incentivos y horas extras y registro de horas trabajadas); Los sistemas de autorizacin de trabajos de la compaa; Las condiciones del mercado; La tolerancia al riesgo por parte de los interesados.

FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

INTERESADOS Y GOBIERNO DEL PROYECTOLos interesados del proyecto (Stakeholders), son aquellos que deben ser gestionados de manera ptima para mantener una comunicacin efectiva de acuerdo a sus expectativas.En trminos sencillos, pueden describirse como: Toda persona, grupo u organizacin que pueda afectar o ser afectado de manera positiva o negativa por las acciones, objetivos o polticas de un proyecto La gestin de los interesados puede llevarse a cabo en forma manual o con el soporte de un sistema informativo que facilite su comunicacin, participacin y visibilidad del proyectoInteresados del proyecto son: Sponsor Clientes y usuarios Vendedores Socios comerciales Grupos en la organizacin Administradores funcionales Otros: gobierno, entidades financieras, consultores, etc.

La gestin de los interesados puede levarse a cabo en forma manual o con el soporte de un sistema informtico que facilite comunicacin, participacin y visibilidad del proyecto.Identificacin de interesadosEs crtico para el xito del proyecto identificar a los interesados en las etapas tempranas del proyecto, analizar los niveles de inters, sus expectativas individuales, as como su capacidad de influencia en el proyecto.La salida ms importante de este proceso es el registro de interesados. Este registro debe incluir la siguiente informacin: Identificacin: nombre, rol, organizacin, datos de contactos. Informacin de evaluacin: requerimientos, expectativas, influencia potencial en el proyecto. Clasificacin del interesado: interno/externo, a favor/ neutral/ en contra

EQUIPO DEL PROYECTOEl equipo del proyecto incluye al director del proyecto y al grupo de individuos que actan conjuntamente en la realizacin del trabajo del proyecto para alcanzar sus objetivos. Los equipos de proyecto incluyen roles tales como:Personal de direccin de proyectos. Son los miembros del equipo que realizan actividades de direccin del proyecto tales como elaboracin del cronograma, preparacin del presupuesto, presentacin de informes y control, comunicaciones, gestin de riesgos y apoyo administrativo. Este rol puede ser realizado o apoyado por una oficina de direccin de proyectos (PMO). Personal del proyecto. Son los miembros del equipo que llevan a cabo el trabajo de crear los entregables del proyecto. Expertos de apoyo. Los expertos de apoyo realizan actividades requeridas para desarrollar o ejecutar el plan para la direccin del proyecto. stas pueden incluir roles tales como contratacin, gestin financiera, logstica, asuntos legales, seguridad, ingeniera, pruebas o control de calidad.Dependiendo del tamao del proyecto y del nivel de apoyo requerido, los expertos de apoyo pueden asignarse para trabajar a tiempo completo o simplemente participar en el equipo cuando se requieren sus habilidades especficas. Representantes del Usuario o del Cliente. Los miembros de la organizacin que aceptarn los entregables o productos del proyecto pueden designarse como representantes o enlaces para asegurar la coordinacin adecuada, asesorar acerca de los requisitos o validar la aceptabilidad de los resultados del proyecto. Vendedores. Los vendedores, tambin llamados proveedores, suplidores o contratistas, son compaas externas que celebran un contrato para proporcionar componentes o servicios necesarios para el proyecto. A menudo se asigna al equipo del proyecto la responsabilidad de supervisar el desempeo y la aceptacin de los entregables o servicios de los vendedores. Cuando los vendedores asumen una gran parte del riesgo asociado a la entrega de los resultados del proyecto pueden tener un rol significativo en el equipo del proyecto. Miembros de empresas socio. Se puede asignar como miembros del equipo del proyecto a miembros de los socios de negocios para garantizar una coordinacin adecuada. Socios de negocios. Los socios de negocio son tambin compaas externas, pero tienen una relacin especial con la empresa, obtenida en ocasiones mediante un proceso de certificacin. Los socios de negocios proporcionan experiencia especializada o desempean un rol especfico, tales como una instalacin, personalizacin, capacitacin o apoyo.

Composicin de los Equipos de Proyecto

Dedicado. En un equipo dedicado, la asignacin de todos o de la mayor parte de los miembros del equipo del proyecto es para trabajar a tiempo completo en el mismo. El equipo del proyecto puede estar ubicado en un mismo lugar o ser virtual y normalmente reporta de forma directa al director del proyecto. Esta es la estructura ms sencilla para un director de proyecto, ya que las lneas de autoridad son claras y los miembros del equipo pueden concentrarse en los objetivos del proyecto.

Tiempo Parcial. Algunos proyectos se establecen como trabajo adicional temporal, en estos tanto el director del proyecto como los miembros del equipo trabajan en el proyecto pero permanecen en sus respectivas organizaciones y continan llevando a cabo sus funciones normales. Los gerentes funcionales mantienen el control sobre los miembros del equipo y los recursos asignados al proyecto, y el director del proyecto suele continuar realizando otras tareas de gestin. Los miembros de equipos a tiempo parciales tambin pueden ser asignados a ms de un proyecto al mismo tiempo.

Las composiciones de equipos de proyecto dedicados y a tiempo parciales pueden existir bajo cualquier estructura organizacional. Los equipos de proyecto dedicados son comunes en las organizaciones orientadas a proyectos, donde la mayor parte de los recursos de la organizacin participa en el trabajo de los proyectos y los directores de proyectos tienen un alto grado de independencia y autoridad. Los equipos de proyecto a tiempo parcial son comunes en organizaciones funcionales, mientras que las organizaciones matriciales utilizan equipos de proyecto tanto dedicados como a tiempo parcial. Otros miembros que tienen una participacin limitada en diversas etapas de un proyecto pueden considerarse como miembros del equipo del proyecto a tiempo parcial.

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Un conjunto de fases de un proyecto, que generalmente son secuenciales, cuyos nombres y nmeros son determinados por la necesidad del control de la organizacin u organizaciones involucradas en el proyecto. Un ciclo de vida puede documentarse con una metodologa

Estructura Genrica Del Ciclo De Vida Del Proyecto

Al inicio del proyecto: La capacidad de influir en las caractersticas finales del producto del proyecto, sin afectar significativamente al costo, es ms alta al inicio del proyecto y va disminuyendo a medida que el proyecto avanza hacia su conclusin. La idea de que el costo de los cambios y de corregir errores suelen aumentar sustancialmente segn el proyecto se acerca a su fin.

Relacin del ciclo de vida del producto y ciclo de vida del proyecto

Ciclo de vida del producto:

Consta de fases del producto, secuenciales y superpuestas. Muchas fases son tratadas como proyectos

Ciclo de vida del proyecto

Contenido dentro de uno o ms ciclo de vida del producto Todo proyecto tiene un propsito u objetivo

Fases del Proyecto

Son divisiones dentro del proyecto Son un elemento del ciclo de vida del proyecto la estructura de fases divide al proyecto en subconjuntos lgicos para facilitar su direccin, planificacin y control

Relacin entre fases

Relacin secuencial:

En una relacin secuencial, una fase slo se inicia cuando se completa la fase anterior.

Relacin de superposicin En una relacin de superposicin, una fase se inicia antes de que finalice la anteriorCiclo de vida predictivos Los ciclos de vida predictivos son aquellos en los cuales el alcance del proyecto, el tiempo y costo requeridos para lograr dicho alcance, se determinan lo antes posible en el ciclo de vida del proyecto.