Unidad 3 Importancia e Impacto de los proyectos informáticos 3.1 Introducción

La ejecución de proyectos informáticos es de suma importancia y gran impacto para las organizaciones, ya que es difícil imaginar hoy en día, una organización que pueda gestionar grandes volúmenes de datos y operaciones sin el uso de tecnología informática. Sin embargo, la visión del apoyo estratégico de las tecnologías de la información a la organización, no se detiene en la gestión de datos o altos volúmenes de información y sus operaciones. Va más allá, debe dirigirse a la innovación, a la producción de sistemas que apalanquen los aspectos estratégicos del negocio, y que además de apoyar e inducir la difusión de la información, logren una transformación de la cultura institucional que facilite el cumplimiento de los objetivos misionales con total enfoque en el servicio y alto nivel de satisfacción de las necesidades y expectativas de clientes internos y en especial, de los ciudadanos. 3.2 Importancia de los proyectos informáticos El soporte angular de la importancia de los proyectos informáticos, radica en que los mismos se constituyen en instrumento para la gestión de datos e información misional, para el establecimiento de líneas de base que nos permitan identificar plenamente las condiciones actuales de las necesidades para satisfacer o problemas por resolver, a la vez que su alineamiento estratégico garantiza un aporte efectivo el cumplimiento de la misión y visión de la organización. Conforme con lo anterior, los proyectos informáticos no deben entenderse como tareas operativas, recurrentes o de carácter básico instrumental, sino como una decisión estratégica de la entidad para adelantar actividades que respondan a necesidades de sistematización o automatización de tareas u operaciones, mejoramiento de procesos de apoyo y misionales, dinamización de procesos de evolución o acciones estratégicas para cumplir a cabalidad, la misión y superación de las expectativas de clientes internos y ciudadanos. Otro aspecto que marca la relevancia de los proyectos informáticos en las organizaciones de hoy, lo constituye las actuales dimensiones de la sociedad a la cual nos dirigimos, la sociedad de la información y la sociedad del conocimiento. Estamos hablando de una sociedad que cada vez hace un mayor uso y utilización inteligente de las tecnologías de la información y que por lo tanto, demandan servicios ágiles, eficaces y oportunos, mediados por los mecanismos virtuales, a los cuales no pueden ser ajenas las entidades.

3.3 Impacto en las organizaciones (interno) Desde el punto de vista del impacto interno en las organizaciones, la implementación de proyectos informáticos debe pretender:

1. La gestión efectiva de datos e información que facilite el normal funcionamiento de la entidad

2. La optimización de procedimientos internos con base en herramientas que automaticen su ejecución, y en consecuencia, reduzcan la carga operativa

3. La implementación de sistemas de gestión documental que además de preservar la información institucional, sirva como instrumento para reducir el uso de papel en las entidades.

4. El apoyo permanente y sistemático de cada uno de los procesos de apoyo 5. La reducción de costos operacionales de la entidad 6. La consolidación de la cultura informática de la entidad

Vale la pena anotar que un proyecto informático, puede apuntar a uno o más de los objetivos previamente señalados.

3.4 Impacto en el servicio (externo)

Desde el punto de vista del impacto externo en las organizaciones, la implementación de proyectos informáticos debe pretender:

1. La gestión efectiva de datos e información que permita establecer la línea

de base de los aspectos que atiende la entidad 2. La optimización de procedimientos que soportan trámites y servicios

prestados por la entidad, con soporte en herramientas que automaticen su ejecución, y en consecuencia, reduzcan la carga operativa

3. La implementación de aplicaciones y sistemas de gestión documental que agilicen y automaticen el trámite de solicitudes, quejas y reclamos.

4. La reducción de costos operacionales de la entidad, derivados de la prestación de los servicios a su cargo

5. El apoyo a la ejecución de estrategias de servicio multicanal, es decir, a por medio de canales presenciales (ventanillas, supermercados de servicios, etc.), y no presenciales (telefónico, kioscos de autoservicio, Internet, soluciones móviles, etc.), con tecnología que facilite su interoperabilidad y trazabilidad.

En materia de implementación de proyectos informáticos con impacto externo, es un referente de obligatorio cumplimiento, el acatamiento de las disposiciones que haya dispuesto el Gobierno nacional en el marco de la estrategia “Gobierno en Línea”, como instrumento para facilitar la relación del ciudadano con el Estado.

3.5 Beneficios y retos

Mediante los proyectos informáticos, en especial aquellos que se materializan en la implementación de sistemas de información, la entidad puede obtener beneficios dentro de los cuales se resaltan los siguientes:

1. Generación de información y conocimiento sobre los ámbitos de competencia de la entidad, como soporte en la formulación de políticas públicas, planes, programas y proyectos

2. Provisión de mecanismos de modelamiento, proyección y análisis de acciones particulares a cargo de la entidad

3. Gestión de las operaciones de la entidad 4. Optimización de recursos y mayores niveles de eficiencia y eficacia 5. Cumplimiento de requerimientos de los sistemas integrados de gestión, en

materia de información 6. Reducción en los tiempos de respuesta internos y externos 7. Optimización de las comunicaciones internas y externas 8. Optimización de productos y servicios al ciudadano 9. Provisión de nuevos canales y medios de atención al ciudadano 10. Visibilidad y transparencia en la gestión

No obstante lo anterior, la implementación de proyectos informáticos tiene los siguientes retos:

1. Lograr una articulación de carácter estratégico de las soluciones con componente tecnológico, con la misión y visión de la entidad.

2. Cumplir el objetivo de cada proyecto, teniendo en cuenta: a. El presupuesto previsto b. El alcance establecido c. El plazo otorgado d. La gestión de sus riesgos inherentes, y e. La satisfacción de las expectativas de sus actores asociados.

3. Lograr la participación activa de los usuarios, interesados y patrocinadores del proyecto, gestionando sus expectativas.

4. Disponer y adoptar las tecnologías adecuadas para materializar soluciones efectivas a las necesidades de la entidad.

5. Romper barreras, paradigmas arraigados y la resistencia al cambio 6. Impactar favorablemente los procesos y procedimientos asociados 7. Garantizar la seguridad de la información 8. Transformar la cultura organizacional