MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE ADQUISIN

INDICEINTRODUCCIN1OBJETIVOS21.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS31.11.1 DEFINICIN31.21.2 IMPORTANCIA42.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS DE BIENES42.1DEFINICIN42.2IMPORTANCIA42.3ALCANCE52.4VENTAJAS52.5PARTES QUE INTEGRAN UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS63.RESPONSABLES DE PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION74.PRINCIPALES PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE COMPRAS94.1PLANIFICACION DE COMPRA94.2SELECCIN DE PRODECIMIENTO DE COMPRA144.3PROCESO DE DEFINICIN DE CRITERIOS Y EVALUACION DE LAS OFERTAS184.4RECEPCION DE BIENES Y SERVICIOS Y DISTRIBUCIN244.5MANEJO DE INCIDENTES314.6PROCEDIMIENTO DE PAGOS32CONCLUSIONES35

Introduccin

Las compras son casi tan antiguas como la historia del hombre, empezaron cuando el hombre dio en trueque (en cambio) algunas de sus pertenencias por una propiedad ajena, la misma ha sido muy bsica para el progreso y la riqueza del hombre, ya sea personal o como parte de sus funciones ya organizada como grupo. Dentro del mbito empresarial, es en 1961 cuando se empieza hablar de la administracin de materiales, en EE.UU. En Latinoamrica, dicha administracin era incipiente en cuanto a su manejo, ya que el 90% de las empresas que operaban eran simplemente departamentos de coloca pedidos, las requisiciones llegaban con proveedores ya escogidos, negociaciones ya elaboradas por otras personas, faltando solo el papeleo administrativo que realizaba el llamado departamento de compras. Actualmente los procedimientos que utilizan las organizaciones empresariales al realizar sus compras de bienes en general para cumplir con sus objetivos, constituyen parte importante en el desenvolvimiento de las mismas. Por ello es vital, la implementacin de un Manual de Procedimientos en la adquisicin de bienes y servicios. De tal forma que, si los procedimientos de compras que emplea la empresa se llevan a cabo en una forma metdica y profesional, los resultados que se obtendrn sern ptimos, lo que significa lograr una maximizacin en las utilidades de las empresas para alcanzar el propsito fundamental de las mismas. La importancia de tener un Manual de Procedimientos de compras es cada vez ms importante, ya que permite un control adecuado de la adquisicin de los bienes y servicios, as como analizar los procesos de manera ms detallada, y por ende se realiza una compra exitosa, manteniendo el equilibrio laboral.En el presente trabajo se detallara la importancia, ventajas, esquema de dicho manual as como los procesos que involucra la adquisicin de bienes y servicios y que estn sealados en dicha herramienta de gestin.

Objetivos

Conocer la sistemtica a seguir para llevar a cabo la formalizacin de las solicitudes de necesidades de bienes, as como de la posterior tramitacin de los pedidos, teniendo como resultado final la entrada de productos que cumplen con todo lo requerido por la organizacin. Aportar a la Corporacin un marco metodolgico para la correcta gestin tanto de contratos, como de sus proveedores. Describir las actividades necesarias para gestionar la adquisicin de productos, teniendo en cuenta el qu, cmo y cundo de las mismas. Obtener informacin confiable, veraz y oportuna que ayude a una buena toma de decisiones, a travs de una mejor gestin en el proceso de compras. Proporcionar la informacin necesaria para realizar un buen control interno en el proceso de compras.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN LA ADQUISICIN DE BIENES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS1.1 DEFINICINUn manual de procedimientos, especfica de manera detallada cada una de las tareas que se deben realizar, con el fin de efectuar los objetivos organizacionales trazados por la empresa , generalmente indica en su descripcin; quin, cmo, dnde, cundo y para qu han de realizarse las operaciones.

Debe reunir informacin especfica y certificada sobre los la naturaleza y fines de una serie de procedimientos de operaciones de la organizacin, con sus respectivos flujogramas.

1.2 IMPORTANCIA Ilustrar cmo se debe de realizar el trabajo a los nuevos colaboradores Aprovechar al mximo los recursos humanos y materiales, con los que cuenta la organizacin. Que la informacin sea suficiente, oportuna y veraz. Evitar que exista duplicidad en la ejecucin de las funciones y ayudar a la coordinacin del trabajo. Delimitar responsabilidades por fallas o errores. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo. Reducir los costos al aumentar la eficiencia general. Aumentar la eficiencia de los colaboradores, indicndoles lo qu deben hacer y cmo deben hacerlo.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS DE BIENES DEFINICINEs una gua que establece los lineamientos y pasos necesarios para la adquisicin de bienes y la contratacin de servicios por parte de las distintas unidades consumidoras que conforman la empresa, adems establece responsabilidades de cada uno de los integrantes que intervienen en los distintos procedimientos que se desprenden de este proceso a fin de procurar una gestin eficaz y efectivaIMPORTANCIAAsegura que en cada ocasin que se requiera materiales, este ser de aproximada o exactamente la misma calidad y precio que en la ocasin anterior. Es uno de los manuales ms importantes dentro de la organizacin de una empresa, ya que su falta, repercute en otros departamentos inmediatamente, siendo uno de los elementos de la estructura orgnica de la misma.ALCANCEEl presente Manual de Procedimientos va dirigido al rea de la empresa que se dedica al proceso de adquisicin de bienes y servicios, es decir que va dirigido al rea de logstica (departamento de compras). Este manual incorpora a los participantes de dicho proceso desde las unidades solicitantes, la recepcin y entrega de los bienes y servicios solicitados hasta el envo del INFORME DE RECEPCIN a la direccin de finanzas, para el trmite de pago al proveedor.El manual incorpora materias tales como la planificacin de compras, seleccin de procedimientos de Compra, formulacin de bases de licitacin, criterios y mecanismos de evaluacin, uso del sistema mercado pblico y autorizaciones que se requieren para las distintas etapas del proceso de compra que aplican a todas las unidades de la Corporacin.VENTAJAS Ayuda a evaluar y a elegir proveedores adecuados y rutas de provisin. Mantener un estricto control de inventarios, adems de esto. Obtener el producto de calidad pagando precios razonables bajos, lo que se traduce en una excelente organizacin y comunicacin, que ayuda crear ventajas competitivas para la empresa en cuestin. Encontrar fuentes de suministro y mantener buenas relaciones con las mismas. Asegura la buena actuacin del proveedor, en lo que se refiere a la rpida entrega de los materiales y calidad aceptable. Introduce nuevos procedimientos, adems de controles adecuados y una buena poltica de compra. Mantiene informada a la alta gerencia de los nuevos materiales que van saliendo, que pueden afectar a la actualidad o el buen funcionamiento de la compaa.

PARTES QUE INTEGRAN UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRASELEMENTOSDEFINICION

INTRODUCCIONEn esta seccin se incluye una breve descripcin de la importancia de contar con el manual para lograr el desarrollo de las actividades debidamente encuadradas, as como contar con una gua escrita que cubra los aspectos de organizacin y operacin de compras.

CONTENIDOSe refiere a la divisin del manual en sus diversos captulos. Incluye: Antecedentes o referencia. Objetivos. reas involucradas. Definicin de trminos. Resumen. Responsabilidad de las reas involucradas. Desarrollo o trmite. Anexos.

ORGANIZACIN Y POLITICASLineamientos integrantes, tales como cuadros de organizacin, descripcin de funciones, listas de obligaciones, etc., con los cuales se asignan por escrito los deberes, responsabilidades y autoridad, correspondientes a todos los individuos componentes de la gerencia. Se incluyen las polticas emanadas por la gerencia.

PROCEDIMIENTOSLos procedimientos representan el aspecto ms abundante dentro del manual, ya que establecen la secuencia de los pasos que han de seguir las operaciones de la gerencia, tratando de simplificar y orientar las labores respectivas.

INSTRUCCIONES TCNICASSon aquellas que cubren mtodos de operacin y estn delimitadas a cubrir los aspectos de un rea especfica.

En conclusin, en la actualidad el poseer no solo un departamento, sino un manual de compras es un factor decisivo para efectos del xito de cualquier organizacin.RESPONSABLES DE PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION

a) Jefe de la Unidad de Abastecimiento y Logstica: El jefe de la unidad est encargado de administrar el rea, garantizar que tanto los procesos de abastecimiento y logstica, como la gestin tcnica de los recursos materiales y bienes inmobiliarios responda en tiempo y forma a los estndares definidos y requerimientos de clientes internos, supervisar al equipo responsable, entre otros.b) Ejecutivos de la Unidad de Abastecimiento y Logstica: Los ejecutivos de la unidad, estn encargados de gestionar eficientemente el proceso de adquisicin de bienes materiales, realizacin de formularios de contratacin, supervisiones, seguimiento de procesos, gestin de rdenes de compra, gestin de pago de facturas, gestin con mobiliario, gestin de contratos con proveedores, gestin de seguros, entre otras actividades.c) Administrativos de la Unidad de Abastecimiento y Logstica: Los administrativos de la unidad deben brindar soporte operativo para garantizar la correcta ejecucin de las actividades del rea y la gestin de sistemas de documentacin, que aseguren la entrega correcta y oportuna de informacin requeridos por su jefatura, miembros del equipo o clientes.d) Encargado de Bodega: El encargado de Bodega corresponde a un Administrativo de la Unidad de Abastecimiento y Logstica que debe realizar tareas enfocadas principalmente a la gestin de inventario, bodegaje, recibo de materiales, distribucin de materiales, entre otras.e) Secretaria de la Unidad de Abastecimiento y Logstica: La secretaria de la unidad debe llevar a cabo las tareas de apoyo administrativo respecto de las labores de las jefaturas y profesionales que se desempean en su unidad. Entre sus tareas principales estn: recepcionar la correspondencia entrante (documentacin, correo electrnico, o aquella recibida directamente) y registrar la correspondencia saliente, de acuerdo a los procedimientos y plazos establecidos, asegurar un correcto manejo de la documentacin de la gerencia, almacenar copias y antecedentes, asegurar un respaldo de lo emitido, entre otras.

PRINCIPALES PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE COMPRASPLANIFICACION DE COMPRADEFINICIONSignifica definir: Qu necesita la organizacin, cunto necesita, para cundo lo necesita y con qu recursos; dentro de un perodo de tiempo determinado. En otras palabras es la definicin de las principales necesidades que tendr la empresa durante un ao calendario en trminos de cantidad y oportunidad, es decir, fecha en que se necesitar.

Tambin, la Planificacin de Compras permite identificar los potenciales proveedores y organizar de mejor manera el trabajo al interior de la Plataforma de Compras.

ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIN DE COMPRASACTIVIDADDESCRIPCION

DEFINICION DE REQUERIMIENTO

1. Revisar stocks.2. Ver datos histricos (lo comprado y consumido el ao pasado).3. Reunin de trabajo con quienes necesitan insumos estratgicos (usuarios internos).4. Revisar cumplimiento Plan anterior.

SELECCIN DEL MECANISMO DE COMPRA

Determinar tipo de compra y tiempos que demorar el proceso. Se crea lista y detalle con las compras a realizar.

REUNION EQUIPO DE TRABAJO

Reunin de encargado de compras con sus Jefes para validar sus previsiones y revisar si existen nuevos proyectos. Se actualiza lista de compras.

VALIDACION PRESUPUESTARIA

Se valida la aprobacin presupuestaria para la lista de compras.

ELABORACION DEL PLAN

Se elabora un plan de compras con sus actividades de seguimiento e identificacin de responsables. (Programa de ejecucin de actividades).

EJECUCION DEL PLAN

Puesta en marcha del plan de compras.

SEGUIMIENTO DEL PLAN

Seguimiento en el ao del Plan Anual de Compras en base a programa

DATOS A TOMAR EN CUENTA: La planificacin no podr realizarse exitosamente si Abastecimiento funciona como oficina de emergencias dedicada a apagar incendios, lo que necesariamente implicar insatisfaccin de los usuarios, estrs y tensiones entre unidades y funcionarios. La planificacin de compras slo es posible si existe un compromiso organizacional de todas las partes. Considerar los stocks de productos que tenemos cuando planificamos.

PLAN ANUAL DE COMPRASLa planificacin de Compras de la empresa se materializa en el Plan Anual de Compras el cual permite optimizar cada vez ms los mtodos de compra llevados a cabo por la Plataforma de Compras mejorando los resultados en trminos de eficacia, eficiencia y transparencia.DEFINICINEs un documento que pronostica las compras anuales de nuestro organismo, el momento en que se comprarn o contratarn y su valor estimado.CONTENIDOEst formado por una lista de los bienes y/o servicios que se contratarn. Este plan como mnimo debe tener: Descripcin del bien o servicio a contratar El objeto de la contratacin o adquisicin. El valor estimado de la contratacin o adquisicin. El tipo de proceso que corresponde al valor estimado y al objeto. La fuente de financiamiento. Tipo de moneda. Los niveles de centralizacin o desconcentracin de la facultad de adquirir contratar.Datos adicionales: Usuarios principales Si es una compra simple o estratgica Cronograma del proceso para las compras complejasVENTAJAS Precios competitivos para los compradores. Menores costos administrativos. Se realizan menos actividades de compra y, por tanto, menos papeleo, rdenes de compra, coordinaciones (ya sea va telefnica, correo electrnico u otra), menos revisiones de la entrega del producto o servicio, etc. Compras oportunas. Tener lo que necesitamos para cuando lo necesitamos. Esto implica ser capaz de responder a los requerimientos de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo que evidentemente aumenta su satisfaccin. Adecuada distribucin de la carga de trabajo de los recursos humanos en el tiempo. Al contar con un buen Plan, es posible programar y distribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de evitar la ocurrencia de perodos con grandes sobrecargas de trabajo. Enfrentar mejor las situaciones de crisis. Tener ordenados y planificados los recursos de manera de saber de cuales disponemos para otras actividades. Menores costos de inventario, ya que con un adecuado Plan ser posible definir pedidos con un tamao y con una frecuencia que permita disminuir los stocks y sus costos asociados. Permite ayudar a conseguir los objetivos estratgicos de la institucin. Controlar y trasparentar los gastos.

RESUMEN DE ACTIVIDADES

MBITO DE APLICACINEl procedimiento de Planificacin de Compras se aplica a todas las reas de la empresa que realizan sus adquisiciones a travs de la Plataforma de Compras. Por esto, cada Unidad Compradora debe realizar sus adquisiciones ajustndose a lo establecido en el Plan Anual de Compras. Sin perjuicio de lo anterior, la Plataforma de Compras permitir, semestralmente, incluir modificaciones en el Plan Anual de Compras de la empresa.Cada unidad de la Corporacin es responsable de elaborar el plan anual de su unidad compradora, no obstante en materias tales como bienes de uso y consumo corriente y mobiliario la Unidad de Abastecimiento y Logstico realiza la planificacin en forma centralizada, de acuerdo a lo definido en procedimiento de Solicitud de requerimientos.

En resumen, una buena planificacin nos permite adems controlar el proceso de abastecimiento, analizar las desviaciones y as poder tomar mejores decisiones a futuro.

SELECCIN DE PRODECIMIENTO DE COMPRADEFINICIONCorresponde a la definicin del procedimiento de compra a utilizar de acuerdo a las caractersticas y naturaleza de la compra o contratacin.Para esto se debe a tener en cuenta el tipo de compra a realizar: Tipos de comprasLas compras tienen su origen en las necesidades y stas pueden ser: Compras especiales:Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso (ordenador, mquina, mobiliario, vehculos, etc.); es decir, no compramos materiales para transformar o artculos para la venta.La caracterstica general de estas compras es que la inversin es grande y la decisin de compra es consultada con los usuarios del bien.

Compras anticipadas:Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendr lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar en artculos bsicos o con algunos tipos de mercanca. Tambin podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto.

Compras estacionales:Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artculos. La previsin de estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del ao anterior.

Compras rutinarias:Son las compras que se hacen en pequeas cantidades, con entrega diaria de mercanca. Su caracterstica es atender las necesidades del da a da con una inversin de bajo riesgo.

Compras oportunidad: La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasin de comprar a precios de ganga; la inversin supone un riesgo, que si el resultado es positivo dar un beneficio extra.

Compras de urgencia:Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solucin estratgica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene que mantenerse al ritmo de los cambios rpidos en la moda.Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma rpida, no se dispone de tiempo para comparar presupuestos.

Aspectos a tener en cuenta en el proceso de compras: Dentro de la gestin de compras se deben incluir todas aquellas compras que inciden en el cumplimiento de los requisitos del producto. Trabajar en el cumplimiento de entrega, las especificaciones del producto, los plazos acordados, los precios, etc. Una gestin eficaz del proceso de compras brinda confianza en los clientes internos, externos e interesados. Es indispensable que para la gestin de compras sea ms importante el cumplimiento de los requisitos antes que fijarse en el precio. Es importante que se tengan estrategias de compras dentro de la empresa y que estas se tengan documentadas. Quien maneje las compras en la empresa no debe abandonar al proveedor hasta el momento que se le pague para conservar la buena relacin. Prever lo que puede suceder en el cumplimiento del contrato por parte del proveedor y de la empresa para ello se debe dejar muy claro en caso de algn problema o incumplimiento que se debe hacer, si hay plizas de cumplimiento o sanciones, etc. Se debe pedir lo que realmente se necesita.AMBITO DE APLICACINEl procedimiento que se escoja, aplica para todas aquellas compras o contrataciones que requiere realizar una empresa conforme a la Normativa de la misma.MAPA DE AMBITO: PROCESO DE COMPRASUn procedimiento es un conjunto de acciones u operaciones que se realiza para obtener un resultado. Tomando en cuenta esta definicin se presenta a continuacin una serie de pasos para la realizacin de un proceso de compra:

Anlisis de las necesidades:El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestin.

Seleccionar el producto especfico:Esta seleccin se debe realizar en base a la necesidad que se desea cubrir.

Asignar a un equipo de compra:Se asigna un equipo para administrar el proceso de compra, incluyendo finalizar la lista de especificaciones tcnicas requeridas para el producto y el proceso de solicitud de cotizacin y realizacin del contrato. Especificaciones tcnicas:Realizar una lista de especificaciones tcnicas requeridas para asegurar que el producto cumpla las necesidades de la empresa.

Presupuesto para la compra:Establecer un presupuesto para la compra dependiendo del rango de precios identificado en la investigacin hecha en el paso 3.

Investigar a proveedores potenciales:Investigar los diversos tipos de productos que cubren la necesidad junto con sus proveedores para identificar el modelo ms durable al mejor precio.

Solicitar cotizacin:Solicitar cotizaciones de los fabricantes y proveedores del producto identificado que cubra todas las especificaciones tcnicas requeridas.

Adjudicacin del contrato:Seleccionar a un proveedor de entre las cotizaciones enviadas y realiza el contrato de compra.

PROCESO DE DEFINICIN DE CRITERIOS Y EVALUACION DE LAS OFERTASDEFINICIONEs el proceso que permite establecer los criterios objetivos que sern considerados para decidir una adjudicacin, atendido la naturaleza de los bienes y servicios que se licitan, la idoneidad y calificacin de los oferentes y cualquier otro antecedente que la Unidad Compradora (o rea de compras) considere como relevante para efectos de la Adjudicacin.CRITERIOS DE EVALUACINSon las unidades de medida que nos permiten evaluar y con ello adjudicar, las ofertas enviadas por los proveedores.Los Criterios de Evaluacin tienen por objetivo seleccionar a la mejor oferta o mejores ofertas, de acuerdo a los aspectos tcnicos y econmicos establecidos en las bases de cada empresa. Estos criterios debern considerar uno o ms factores y podrn incorporar, en caso de estimarlo necesario, uno o ms subfactores.UTILIDAD DE LOS CRITERIOS DE EVALUACIN Nos permite comparar y evaluar entre los proveedores la mejor oferta determinndonos a quien adjudicar. Nos determinan cules sern los elementos por los que se evaluar la oferta, visualizando el proveedor cul es la orientacin que busca el comprador. Nos permiten la transparencia del proceso de eleccin del proveedorNOTA: En la confeccin de las Bases de Licitacin deben estar contenidos los criterios de evaluacin con los cuales posteriormente se confeccionarn los cuadros comparativos de las ofertas.EJEMPLOS DE CRITERIOS DE EVALUACINPodemos encontrar criterios tales como:

PRECIO CALIDAD: Ej. Certificaciones, ttulos, consistencia de materiales, etc. EXPERIENCIA: Ej. Aos de la empresa en el rubro, experiencia de los profesionales, etc. CARACTERSTICAS TCNICAS: Ej. Capacidad de produccin, tiempo de vida til, uso de energa, etc. DISPONIBILIDAD DE SERVICIO TCNICO: Ej.: cercana, cantidad, horarios, etc. COSTO DE REPUESTOS E INSUMOS: ej.: Costo de la energa consumida, costo de mantencin, etc. GARANTA EN CASO DE FALLAS: ej. meses de garanta, servicio tcnico, etc. TIEMPO DE RESPUESTA O ENTREGA: ej. Tiempo de despacho, tiempo de respuesta del servicio tcnico, etc. CONDICIONES DE EMPLEO Y REMUNERACIONES: ej.: contratacin de discapacitados, duracin de contratos, existencia de incentivos.

PROCESO DE EVALUACIN DE LAS OFERTAS

a) CIERRE DEL PROCESO DE OFERTAS: En este instante el comprador no puede tener contacto con el proveedor. Se pueden recibir antecedentes durante la evaluacin siempre que estn considerados en las bases y que se evale este atraso con menor puntaje. Hasta antes del cierre el comprador puede hacer modificaciones a las Bases de Licitacin slo mediante el acto administrativo respectivo. Se puede modificar cuando son aclaraciones, otorgando ms plazo a los proveedores si se necesita.

b) REVISION DE OFERTAS Validacin de ofertas y visualizacin por el resto de proveedores.c) EVALUACIN ADMINISTRATIVAConsiste en revisar que los documentos solicitados en las Bases de Licitacin estn contenidos en los documentos presentados al cierre de las ofertas (adems de plazos, mecanismos de consulta, criterios de evaluacin, clusulas del contrato, etc. d) EVALUACION TCNICA Revisar que las especificaciones del bien o servicio explicitado en las Bases de Licitacin estn contenidas en los documentos presentados al cierre de las ofertas. (Ej: Experiencia de la empresa, cantidad de proyectos realizados, caractersticas del producto) e) EVALUACIN ECONMICAAnalizar la alternativa ms eficiente en cuanto a precio de las ofertas presentadas. f) CUADRO DE PONDERACION OFERTAS PRESENTADASSe ordenan las ofertas con sus evaluaciones tcnicas y econmicas para luego asignarles los puntos establecidos segn los Criterios de Evaluacin.

g) CONCLUSION Y ADJUDICACIONSe finaliza el proceso de evaluacin con el nombre e identificacin del oferente adjudicado, sealando finalmente quienes autorizan la evaluacin.AMBITO DE APLICACINEste proceso de Definicin de Criterios y Evaluacin de las Ofertas es obligatorio aplicar en todos los procesos de adquisicin que realice alguna unidad de la empresa o la Plataforma de Compras en tanto decida utilizar el mecanismo de Licitacin o Cotizacin.Las bases de licitacin debern establecer las condiciones que permitan alcanzar la combinacin ms ventajosa entre todos los beneficios del bien o servicio por adquirir y todos sus costos asociados, presentes y futuros. Estas condiciones no podrn establecer diferencias arbitrarias entre los proponentes, ni slo atender al precio de la oferta.

DIAGRAMA DE FLUJO

RECEPCION DE BIENES Y SERVICIOS Y DISTRIBUCINDEFINICIONLa Unidad se encarga de recepcionar los bienes comprados, almacenarlos y distribuirlos a las diferentes Unidades que ingresaron sus requerimientos.PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN/ENTREGA1. El encargado de bodega recibe del proveedor los bienes, materiales o suministros junto a la copia de la Factura y la Orden de Compra.2. Compara la Orden de Compra contra la Factura (modelos, marcas, seriales, precios y cantidades solicitadas) y chequea fsicamente.3. En caso de tener observaciones, indica al proveedor las inconsistencias y no recibe los bienes, materiales o suministros.4. En caso de no tener observaciones, recibe los bienes, materiales o suministros y registra en el sistema los datos de la Factura.5. Elabora la Orden de Recepcin conforme a travs del sistema, En caso que la entrega sea de forma parcial lo indica en la orden.6. Imprime cuatro (4) ejemplares de la Orden de Recepcin, y realiza entrega de los bienes, materiales o suministros a la Unidad Solicitante de acuerdo a su normativa interna.7. Recaba la firma del Jefe o Director de la Unidad Solicitante. En los ejemplares de la Orden de Recepcin y en la Factura.8. Realiza el fotocopiado de tres ejemplares (3) de la Factura.9. Enva un ejemplar de la Orden de Recepcin y copia de la Factura al Centro de Compras, una a la Unidad Solicitante, al Almacn y el original a Departamento de Finanzas.10. Luego de la recepcin de documentos se entrega la mercadera solicitada.DIAGRAMA DE FLUJODentro del proceso de Recepcin/ Entrega, encontramos los Procesos de:

A. RECEPCIN DE BIENES INVENTARIABLES: Objetivo del Proceso: Realizar la recepcin en bodega de los bienes que han sido comprados. Entradas al Proceso: Recibo de documentacin y materiales en bodega. Salidas al Proceso: Almacenamiento de los Bienes. Dueo del Proceso: Encargado de Bodega.

PROVEEDORENCARGADO DE BODEGAOFICINA DE PARTES

INICIO

OC

RECEPCIN DE ORDEN DE COMPRA

DESPACHO DE MATERIALES

1

2

21ARCHIVA FOTOCOPIAS DE FACTURASFIRMA RECEPCIN CONFORME, FOTOCOPIA DOCUMENTOSREVISA OC, FACTURAS Y MATERIALES RECIBIDOS21RECEPCIN DE BIENES Y RECIBE FACTURAS

RECIBE/DESPACHA FACTURAS

1

2

B. ALMACENAMIENTO BIENES: Objetivo del Proceso: Almacenar bienes en trnsito, con el fin de diferenciarlo de los materiales que estn en stock. Entradas al Proceso: Recibo de materiales en bodega. Salidas al Proceso: Almacenamiento de los Bienes. Dueo del Proceso: Encargado de Bodega.ENCARGADO DE BODEGA

INICIO

RECEPCIN DE MATERIALES

CLASIFICACIN DE MATERIALES

ALMACENAMIENTO EN ESTANTERA MATERIALES EN TRANSITO EN ESPERA DE DISTRIBUCIN

REGISTRA INGRESO PARA CONTROL DE STOCK

B.1) TOMA DE INVENTARIOS Objetivo del Proceso: Contrastar con el inventario existente en sistema. Entradas al Proceso: Decisin de realizar la toma del inventario. Salidas al Proceso: Realizacin del contraste y realizacin de informe. Dueo del Proceso: Administrativo Abastecimiento y Logstica.

JEFE DE ABASTECIMIENTOENCARGADO DE INVENTARIOADMINISTRATIVOABASTECIMIENTO

INICIO

ESTABLECE FECHA PARA LA TOMA DE INVENTARIO

COMUNICA A ENCARGADO DE INVENTARIO E INICIA PROCESO

RECIBE INFORME

INF.

INF.PREPARA INFORME Y ENVA A JEFE DE UNIDADCONTRASTA CON INVENTARIO EXISTENTE EN EL SISTEMAPLANIFICA Y PROGRAMA EL DESARROLLO LOGSTICO DE LA TOMA DE INVENTARIO

VISITA A TERRENO PARA LA TOMA DE INVENTARIO

C. DISTRIBUCIN BIENES. Objetivo del Proceso: Distribuir en forma adecuada y diferenciada los bienes, identificando as la ubicacin de los Bienes catalogados como crticos. Entradas al Proceso: Designacin del Bien catalogado como crtico. Salidas al Proceso: Recepcin del bien por parte del solicitante. Dueo del Proceso: Administrativo Abastecimiento y Logstica.ENCARGADO DE INVENTARIOUNIDAD SOLICITANTE

INICIO

ELABORA HOJA DE ASIGNACIN DEL BIEN E IMPRIME DOS COPIAS

ASIGNACION

ARCHIVA HOJA DE ASIGNACIN

ASIGNACION

ASIGNACIONFIRMA HOJA SE ASIGNACIN RECIBO CONFORMEASIGNACIONRECIBE BIEN Y HOJA DE ASIGNACIN

MANEJO DE INCIDENTESDEFINICIONCorresponde al procedimiento, para la recepcin y solucin de eventuales problemas que se generen en el desarrollo de un proceso de contratacin de bienes y/o servicios.AMBITO DE APLICACINEste procedimiento es aplicable a todos los incidentes que puedan ocurrir en las diferentes reas solicitantes de materiales.PRINCIPALES INCIDENTESLos principales incidentes que suelen ocurrir son dos bsicamente:a) El proveedor entrega mercadera no estipulada en la orden de compraLos proveedores suelen muchas veces equivocarse al momento de entregar un material, por eso es muy importante que en la recepcin de materiales los documentos pertinentes, como son la orden de compra y la factura sean comparados y verificados (marcas, series, precios y cantidades). En estos casos, quien recepcione la mercadera y los documentos deber devolver inmediatamente la mercadera y la factura, para que se hagan las correcciones respectivas.b) Quien emite la orden de compra comete errores en el detalleEste problema tambin es muy comn, por eso es importante que antes de enviar las rdenes a los proveedores, stas sean debidamente revisadas. Hay casos en los que el error no es detectado a tiempo y cuando los materiales solicitados por las diferentes Unidades, no coinciden con lo que pedan, resulta muy difcil solicitar devolucin de dinero pagado o cambio de mercadera. PROCEDIMIENTO DE PAGOSDEFINICINEl procedimiento de Pago consiste en cancelar a los distintos proveedores por la mercadera solicitada. Se detalla en las Normas de Procedimiento de PagoNORMAS EN EL PROCEDIMIENTO DE PAGO1.- El encargado de tesorera ser responsable de controlar el proceso de pago de proveedores de la Empresa.

2.-Es responsabilidad del encargado de tesorera informar al Jefe de Administracin y finanzas la situacin de deudas adquiridas por la Empresa y solicitar su aprobacin.

3.-El encargado de Adquisiciones no podr solicitar la emisin de cheques sin el comprobante de egreso y los documentos anexos obligatorios (Factura de compra)

4.-El encargado de tesorera realizar las gestiones de pago de acuerdo al plan de condiciones de venta establecido por Jefe de Administracin y el respectivo proveedor.

5.-En el caso de adelanto de pago de deber mantener el documento original en espera de la recepcin o finiquito de la obra segn sea el caso.

6.-El encargado de adquisiciones informar a los beneficiarios de pagos, de acuerdo al informe suministrado por el encargado de tesorera

7.- El encargado de tesorera deber emitir mensualmente un listado de los pagos realizados mensualmente con su respectiva copia del comprobante de egreso, al encargado de contabilidad para su respectiva conciliacin y contabilizacin.

PROCEDIMIENTO DE PAGORESPONSABLEACTIVIDAD

ENCARGADO DE ADQUISICIN1.- Recibe documentos boleta, factura o gua correspondiente de acuerdo a la adquisicin realizada

2.- Procede a la emisin de comprobante de egreso, adjuntando documentacin obligatoria, para solicitar la emisin de cheques al encargado de tesorera

3.- Informar a los proveedores la fecha de cancelacin de los documento en tesorera

ENCARGADO DE TESORERA1.- Gestionar los pagos solicitados por el encargado de adquisiciones, previa revisin de documentacin obligatoria.

2.- Informar al jefe Administracin y Finanzas la situacin de las deudas y solicitar la aprobacin de pago

3.- Informar al encargado de adquisiciones la fecha de pago de los proveedores

4.- Mantener el documento original en espera de finiquito de recepcin en caso de pago adelantado.

5.- Enviar mensualmente lista de pagos realizados al encargado contabilidad

ENCARGADO DE CONTABILIDAD1.- Recibir listados de pago de encargado de tesorera, para su conciliacin y contabilizacin.

Conclusiones hhhhh