indice - humansmart€¦ · una vez creados los puestos, podrá exportar la información en excel....

INDICE 1. GENERALIDADES TÉCNICAS ............................................................................................................................................... 3

1.1. Navegadores de internet recomendados. ................................................................................................................. 3

2. INGRESO A LA APLICACIÓN ............................................................................................................................................... 3

3. MÓDULO DE PUESTOS ...................................................................................................................................................... 4

3.1. Alta de puestos ......................................................................................................................................................... 4

3.2. Eliminar y/o editar puesto......................................................................................................................................... 4

3.3. Exportar a Excel ........................................................................................................................................................ 5

3.4. Carga masiva de puestos........................................................................................................................................... 5

3.5. Conductas observables “para el puesto” ................................................................................................................... 6

4. MÓDULO DE PERSONAL .................................................................................................................................................. 12

4.1. Carga masiva del personal ...................................................................................................................................... 13

4.2. Alta de personal individual ...................................................................................................................................... 15

4.3. Exportar a Excel la BD de personal .......................................................................................................................... 16

4.4. Filtro por departamentos ........................................................................................................................................ 16

4.5. Búsqueda individual de personal ............................................................................................................................ 17

4.6. Baja de un colaborador ........................................................................................................................................... 17

4.7. Editar los datos de un colaborador ......................................................................................................................... 17

4.8. Agregar conductas observables a la persona (conductas de desarrollo) ................................................................. 18

4.9. Asignación de Objetivos de desarrollo .................................................................................................................... 21

4.10. Eliminar/editar un objetivo desde la cuenta de coordinador/administrador. .......................................................... 22

4.11. Envío de usuario y contraseña por correo. .............................................................................................................. 22

5. MÓDULO CONDUCTAS.................................................................................................................................................... 23

5.1. Agregar conductas observables a la lista precargada. ............................................................................................. 23

5.2. Editar conductas observables de la lista precargada ............................................................................................... 25

5.3. Eliminar conductas observables de la lista precargada............................................................................................ 26

5.4. Agregar competencias ............................................................................................................................................ 27

5.5. Eliminar competencias ............................................................................................................................................ 29

6. MÓDULO CONFIGURACIÓN ............................................................................................................................................ 30

6.1. Administración de Periodos .................................................................................................................................... 31

6.2. Criterios de evaluación para conductas................................................................................................................... 34

6.3. Distribución de pesos (Objetivos – Competencias). ................................................................................................. 36

6.4. Matriz de desempeño y potencial (Nine - box). ....................................................................................................... 37

6.5. Categorías de desempeño general. ......................................................................................................................... 40

6.6. Alineación estratégica. ............................................................................................................................................ 42

7. MÓDULO AVANCES ......................................................................................................................................................... 45

8. MÓDULO LOGOTIPO ....................................................................................................................................................... 47

8.1. Cargar logotipo de la empresa. ............................................................................................................................... 47

9. MÓDULO DE CORREOS ................................................................................................................................................... 48

10. MÓDULO PERIODOS ................................................................................................................................................... 51

10.1. Consulta de Resultados individuales por persona (periodos evaluados). ................................................................. 51

10.2. Abrir periodo de evaluación cerrado. ...................................................................................................................... 54

10.3. Exportar a Excel o PDF, resultados individuales. ...................................................................................................... 55

11. MÓDULO NINE – BOX ................................................................................................................................................. 55

11.1. Consulta de Nine-Box, individual por persona (periodos evaluados). ...................................................................... 55

11.2. Exportar a PDF, resultados de Nine - Box. ............................................................................................................... 58

12. MÓDULO DE REPORTES .............................................................................................................................................. 58

12.1. Consulta de reporte de resultados por área. ........................................................................................................... 58

12.2. Exportar a PDF el reporte de resultados por áreas. ................................................................................................. 60

13. SALIR DE LA APLICACIÓN ............................................................................................................................................. 60

1 www.humansmart.com.mx

Última actualización 06/03/17

1. INTRODUCCIÓN A LOS MÓDULOS

El sistema Smart Performance está constituido por los siguientes módulos:

1.1. Módulo de Puestos

En este módulo podrá cargar los puestos de su organización.

1.2. Módulo de Personal

Para hacer la carga de su personal, ya sea individual o masivamente, deberá ingresar a éste módulo, también

podrá asignar conductas de desarrollo específicas para la persona (adicionales a las asignadas al puesto) y sus

objetivos de desarrollo.

1.3. Módulo de conductas

Éste módulo está destinado a la administración de las competencias; dar de alta una nueva competencia, así

como, eliminar las que no se encuentren dentro de lo que requiere medir en su personal.

1.4. Módulo Configuración

Desde éste módulo podrá realizar distintas configuraciones importantes para el funcionamiento correcto del

sistema:

- Administración de sus periodos; dar de alta, activar, cerrar, editar y/o eliminar.

- Administración de los criterios para evaluar conductas; editar o eliminar los que se encuentran

precargados y/o agregar nuevos.

- Administrar la distribución de peso para los objetivos y para las competencias.

- Configuración de “la matriz de desempeño y potencial” de acuerdo a sus necesidades, podrá utilizarla con

los rangos que se encuentran precargados o hacer modificaciones según los requerimientos internos de

su organización.

- Administrar las categorías o ponderación para el desempeño que se tomarán en cuenta para los

resultados; alta de categorías, edición de las que ya se encuentran precargadas o eliminar categorías.

- Finalmente, podrá agregar los conceptos alineados a la estrategia organizacional, éste es uno de los

puntos más importantes para que toda la organización pueda asignar objetivos, ya que éstos deben de

generarse a partir de los objetivos generales de la organización.

1.5. Módulo Avances

Por medio de este módulo podrá revisar avances de evaluación de los puestos que tienen personal a cargo.

http://www.humansmart.com.mx/



1.6. Módulo Logotipo

Para una mejor identificación con el sistema, Smart Performance le brinda la opción de agregar su logo al

realizar la carga, que lo podrá realizar por medio de este módulo.

1.7. Módulo Correos

Podrá generar un mensaje personalizado respecto a su organización, de tal manera que el mensaje recibido

por sus colaboradores, se ajuste a su entorno habitual. El sistema Smart Performance cuenta con diversas

plantillas que podrá editar y utilizar para el envío automático de los correos.

1.8. Módulo Periodos

En éste módulo podrá consultar el historial, por periodo cerrado, de los resultados obtenidos por su personal.

1.9. Módulo Nine - Box

Podrá hacer la consulta de la Nine - Box de cada uno de los colaboradores individualmente.

1.10. Módulo Resultados

Podrá consultar los resultados graficados del personal que haya sido evaluado, ya sea por departamento o de

todo el personal de su organización, por periodo cerrado.




1. GENERALIDADES TÉCNICAS

1.1. Navegadores de internet recomendados.

Podrá ingresar de forma exitosa en los navegadores de internet: Chrome y Firefox. Se recomienda No hacerlo

desde internet Explorer.

En caso de que no tenga ninguno de estos navegadores activos en su computadora, puede descargarlos

en los siguientes links de forma gratuita:

Chrome: http://www.google.com.mx/chrome/browser/desktop/index.html

Firefox: https://www.mozilla.org/es-MX/firefox/new/

Nota: en caso de que ingrese con Internet Explorer, dependiendo de la versión algunas funcionalidades

no estarán disponibles en el sistema.

2. INGRESO A LA APLICACIÓN

2.1. Para acceder a la plataforma de Smart Performance, por favor ingrese al siguiente link:

http://smart-performance.humansmart.pro/empresas.php

2.2. Ingrese el usuario y contraseña que le fue asignado y presione el botón “Entrar”.


http://www.google.com.mx/chrome/browser/desktop/index.html

https://www.mozilla.org/es-MX/firefox/new/

http://smart-performance.humansmart.pro/empresas.php



3. MÓDULO DE PUESTOS

3.1. Alta de puestos

3.1.1. Selecciona el botón “Nuevo puesto”.

3.2. Eliminar y/o editar puesto

3.2.1. Una vez creados los puestos, usted podrá editar o editar eliminar los puestos creados de acuerdo a

su necesidad.

3.1.2. Agrega los datos que se solicitan y presiona

“Aceptar” para que sea agregado el puesto.




3.3. Exportar a Excel

Una vez creados los puestos, podrá exportar la información en Excel.

3.3.1. Presiona el botón “Exportar a Excel”.

3.4. Carga masiva de puestos

Podrá realizar la carga masiva de puestos por medio de un archivo de Excel convertido a .CSV

3.4.1. Presione el botón “Cargar con Excel”.

3.4.2. Siga las instrucciones que se le indican:

3.4.3. Una vez creado su archivo, puede buscarlo en donde lo almacenó y arrastrarlo al espacio que se le

indica.




3.4.4. O hacer la búsqueda de su archivo, por medio del botón “Examinar”.

3.5. Conductas observables “para el puesto”

Nota:

- Le recordamos que ésta asignación de conductas es “al puesto” y no a la persona. En caso de que requiera

asignar alguna conducta adicional a la persona, favor de ir al módulo de “personal”.

- Es recomendable asignar entre 13 y 15 conductas observables al puesto, ya que de asignar más, puede

perderse el objetivo principal del mismo.

- Es importante que la asignación la realice el personal de RRHH en conjunto con el encargado(a) del área

a la que pertenece el puesto en cuestión.

3.5.1. Asignación de conductas.

- Ingrese al ícono de “conductas” (el ícono de la lupa).




- En la nueva ventana que se abre, encontrará una lista desplegable de puestos, sin embargo, estará

seleccionado justo el puesto al que ingresó:

3.5.2. Selección de grupo de competencias.

- Para la selección de las conductas observables, deberá seleccionar primero el grupo de las competencias

a las que pertenecen las conductas observables que asignará al puesto.

- Como podrá observar en la imagen, las competencias se encuentran agrupadas en 5 áreas (Directivas,

liderazgo, personales, profesionales y sociales), de las cuales deberá hacer la selección de acuerdo a su

objetivo:

Cuando no se han

agregado conductas

observables le aparecerá

la leyenda indicándolo.




3.5.3. Selección de una competencia.

- Una vez seleccionado el grupo de competencias, se desplegará una segunda lista, en la cual se encuentran

las competencias pertenecientes al grupo seleccionado. En la siguiente imagen, del lado izquierdo

encontrará el grupo de competencias profesionales seleccionadas, y del lado derecho se despliega la lista

de competencias que pertenecen a dicho grupo.

- En ésta lista, seleccionará la competencia que requiere medir en el puesto en cuestión.

Nota: al momento de seleccionar las competencias, es importante tener en mente las competencias que

realmente son necesarias y que aportan valor al puesto, omitiendo las que no son relevantes.

Para la asignación de competencias es necesario que se pregunte ¿cuál es el objetivo principal del puesto?

y ¿cuáles competencias son necesarias para cumplir ese objetivo?




- Definición de competencia. Una vez seleccionada la competencia, automáticamente verá el apartado con

la definición de la competencia seleccionada:

3.5.4. Asignación de conductas observables al puesto.

- Cuando ya ha seleccionado la competencia, se desplegará la lista de conductas observables, en donde

podrá hacer su selección marcando con una palomita del lado izquierdo, la(s) conducta(s) que agregará

para el puesto:

- Una vez hecha la selección, deberá guardar los cambios.

Nota: recuerde que la recomendación es seleccionar entre 13 y 15 conductas observables, estas deben de

ser las que aporten más valor al puesto.

3.5.5. Eliminación de conductas observables seleccionadas.




Cuando haya hecho la selección de las conductas observables, podrá consultarlas en la misma

pantalla y las podrá eliminar si así lo requiere:

3.5.6. Adicionar conducta observable.

El sistema Smart Performance cuenta con conductas observables precargadas para cada una de las

competencias, sin embargo, usted podrá agregar una nueva conducta observable mediante el botón

“Nueva conducta”.

1) Seleccione el grupo al que

pertenece la competencia y la

competencia específica en donde

agregará la conducta observable.

2) Seleccione la competencia a la cual

pertenecerá la nueva conducta

observable que agregará.




3.5.7. Matriz de competencias.

- En la matriz de competencias, podrá consultar la cantidad de conductas observables que se han asignado

por competencia, ingresando al botón “Matriz de competencias”.

- Ésta consulta la podrá hacer de todos los puestos de la organización:

- O de los puestos pertenecientes a un área en específico:

3) Automáticamente le aparecerá la

definición de la competencia

seleccionada.

4) Redacte la nueva conducta observable

y presione el botón de “Agregar”.




Nota: recuerde que es recomendable asignar entre 13 y 15 conductas observables.

- La información que usted consulta en este apartado, podrá exportarla a Excel, mediante el botón

“Exportar a Excel”.

Para regresar al listad de puestos, presione el botón “Página anterior”, y posteriormente, el botón de

“Listado de puestos”:

4. MÓDULO DE PERSONAL

Podrá observar que, en el

puesto de Contador General, se

encuentra asignada 1 conducta

observable de la competencia

“Administración de Conflictos”,

2 conductas observables de la

competencia “Análisis de

Problemas y Solución de

Problemas”, 2 conductas

observables de la competencia

“Definición de prioridades”, etc.




4.1. Carga masiva del personal

Podrá realizar la carga de su personal, por medio de un archivo de Excel convertido a .csv

En caso de que ya no cuente con espacios disponibles, favor de contactar al proveedor.

1) Presione el botón “Carga masiva”.

2) Al ingresar, aparecerán las indicaciones para realizar la carga del archivo:

Nota: es muy importante que la fecha de ingreso tenga el formato: aaaa-mm-dd, ejemplo 2015-01-15

3) Para convertir su archivo de Excel a .csv, debe de realizar los siguientes pasos:

Al ingresar a éste apartado, le aparecerá un mensaje

indicando la cantidad de espacios que tiene disponibles

para cargar colaboradores.




- En una hoja de Excel agrega las columnas que se le indican en “Especificaciones del archivo .csv”.

- Una vez lleno su archivo de Excel con los datos requeridos (nombre, puesto, correo, supervisor,

fecha_ingreso), guarda el archivo “guardar como”.

- Cuando se abra la ventana para guardar su archivo, debajo de “Nombre de Archivo”, encontrará “tipo”,

estará seleccionada la opción “Libro de Excel”, al presionarlo se desplegará una lista, en donde usted

deberá seleccionar “CSV (delimitado por comas)”.

- Finalmente presiona “Guardar”.

4) Una vez que esté guardado su archivo, regrese al sistema para hacer la carga.

- Seleccione su archivo, presionando el botón “Seleccionar archivo” y posteriormente “Cargar a la BD”




- Cuando realice la carga le aparecerá el aviso si ésta fue exitosa, si no fue exitosa o si únicamente se

cargaron algunos colaboradores de no tener espacios disponibles también le aparecerá el mensaje.

- Y finalmente, aparecerá el nombre de su base de datos cargada en el sistema:

5) Para consultar la carga del personal agregado, regrese al módulo de “Personal” presionando el botón

Menú anterior.

4.2. Alta de personal individual

1) Estando dentro del módulo de “Personal”, para agregar a un nuevo colaborador a la lista que ya se

encuentra cargada en el sistema, presione el botón “Nuevo colaborador”.




4.3. Exportar a Excel la BD de personal

Una vez que ya está su base de datos completa, podrá exportarla a Excel si así lo requiere.

- Presiona el botón “Exportar a Excel”:

4.4. Filtro por departamentos

- Podrá consultar la información de su personal, haciendo un filtro por departamentos:

2) Llene todos los campos requeridos y presione “Aceptar”,

para que el nuevo colaborador sea agregado.




4.5. Búsqueda individual de personal

1) Ingrese el nombre del colaborador que desea filtrar y presione el botón “Buscar”.

4.6. Baja de un colaborador

Para eliminar a un colaborador de la base de datos, deberá realizarlo desde el ícono de Eliminar,

correspondiente al colaborador que desea dar de baja:

4.7. Editar los datos de un colaborador

1) Para editar los datos de algún colaborador, debe de ingresar en el ícono color verde:

2) Para quitar el

filtro, presione el

botón “Borrar”




4.8. Agregar conductas observables a la persona (conductas de desarrollo)

Una vez que se hayan agregado las conductas al puesto, podrá asignar conductas observables que desea

medir específicamente de una persona. Estas conductas que agregue, son adicionales a las ya asignadas al

puesto.

Las conductas de desarrollo se deberán asignar solamente a los colaboradores que estén en proceso de

evaluación para una promoción de puesto o delegación de mayor responsabilidad.

Nota: únicamente el personal que cuente con conductas de desarrollo y/u objetivos de desarrollo asignados,

podrá consultar su Nine – box en su cuenta individual. Si requiere mayor información de Nine Box consulte

el módulo 10. NINE-BOX.

2) Posteriormente, realice el cambio necesario y presione el

botón “Guardar cambios”.

3) El nombre de la empresa y el usuario no son editables.




1) Ingrese al ícono color rosa, al posicionar el mouse aparecerá la leyenda “Agregar conductas de desarrollo”:

2) Aparecerá la lista de conductas observables asignadas previamente al puesto, en el que se encuentra

específicamente la persona a la que se le asignarán conductas observables adicionales:

Posteriormente, realice el mismo procedimiento para la asignación de conductas observables al puesto,

pero ahora lo asignará a una persona específicamente.

3) Seleccione el grupo de competencias:

4) Seleccione la competencia:




5) Seleccione las conductas observables que desea agregar.

6) Finalmente, presione “Guardar cambios” para que las conductas de desarrollo seleccionadas sean

agregadas.

7) Una vez guardados los cambios, podrá consultar el total de las conductas que se estarán midiendo en ésta

persona en específico (incluirá las conductas asignadas inicialmente al puesto más las conductas de

desarrollo que se agregaron a la persona). Las conductas de desarrollo, tendrán la indicación “De

desarrollo y las conductas que fueron asignadas al puesto dirán “Puesto”:




8) Para regresar a la lista del personal y continuar con la asignación, lo hace mediante el botón “Página

anterior”.

4.9. Asignación de Objetivos de desarrollo

Los objetivos de desarrollo deben de estar orientados al desarrollo profesional del colaborador. Es decir,

estos objetivos se deberán asignar solamente a los colaboradores que estén en proceso de evaluación

para una promoción de puesto o delegación de mayor responsabilidad.

Solamente los colaboradores que cuenten con objetivos de desarrollo y/o conductas de desarrollo podrán

consultar su Nine – box en su cuenta individual.

Éstos objetivos podrán ser sugeridos por el supervisor y validados por el personal de RRHH o el

encargado de administrar la cuenta de Coordinador.

1) Presione el ícono color azul.

Nota: para agregar objetivos de desarrollo, previamente se debe de haber asignado objetivos y contar con

el periodo abierto, de lo contrario, aparecerá el siguiente mensaje:




2) Seleccione mediante un clic, la casilla correspondiente al objetivo que registrará como “objetivo de

desarrollo”.

Al estar palomeado, ya estará asignado como objetivo de desarrollo.

4.10. Eliminar/editar un objetivo desde la cuenta de coordinador/administrador.

1) Podrá eliminar o editar un objetivo como una función adicional de la cuenta de Coordinador, sin embargo,

es recomendable consultarlo previamente con el supervisor que lo asignó.

2) Para continuar con la configuración y envío de correo al personal con su usuario y contraseña, presione el

botón “Regresar a lista de personal”.

4.11. Envío de usuario y contraseña por correo.

1) Para realizar el envío del usuario y contraseña a cada colaborador, lo podrá realizar desde el sistema,

presionando el ícono del “sobre”:




2) Ejemplo del contenido del correo que le llegará al colaborador:

5. MÓDULO CONDUCTAS

En éste módulo encontrará el banco de conductas observables, asociadas al grupo correspondiente de

competencias. Éstas las podrá editar, eliminar, o agregar nuevas si es que lo requiere para su organización.

5.1. Agregar conductas observables a la lista precargada.

1) Presione el botón de “Nueva conducta”.




2) Seleccione el grupo de competencias a la

cuál pertenecerá la nueva conducta

observable que agregará.

3) Posteriormente, elija la competencia a la cuál

pertenecerá la nueva conducta observable.

Cuando realice éste paso, automáticamente

aparecerá la definición de la competencia

elegida.




Nota: recuerde que las conductas observables son acciones/comportamientos que se pueden medir o

comprobar, si la oración que describe no presenta ésta característica, es conveniente replantearla.

5.2. Editar conductas observables de la lista precargada

- Al seleccionar la competencia, aparecerá la definición de ésta, misma que podrá editar si lo considera

necesario.

1) Seleccione el grupo de competencias. 2) Posteriormente seleccione la competencia.

1)

4) Finalmente, redacte la conducta

observable que desea agregar y presione

el botón de “Agregar”.




3) Después de seleccionar la competencia, podrá consultar la lista de conductas. Para realizar la edición,

presione el ícono verde.

4) Por default aparece la información del grupo de competencias, así como, las competencias a la que

pertenece la conducta que está editando.

5.3. Eliminar conductas observables de la lista precargada

Para eliminar una conducta observable, una vez que haya hecho la selección de “Grupo de competencias”,

posteriormente la selección de la “competencia” y le aparezca la lista de las conductas observables

asociadas a dicha competencia, presione el ícono de “Eliminar” y ésta conducta será eliminada.

5) Realiza la modificación que desea en la redacción de la

conducta observable y presiona “Guardar cambios” para

que la información sea agregada.




5.4. Agregar competencias

En caso de que alguna competencia que requiera incluir en su medición de objetivos no se encuentre como

precargada, la puede agregar a la lista.

1) Seleccione el grupo al que pertenecerá la

competencia.

2) Presione el ícono azul




3) Introduzca la competencia que va a agregar y

presione el botón de “Agregar”.

5)

4) Ingrese la definición de la competencia que va

a agregar.

6)




5.5. Eliminar competencias

Podrá eliminar una competencia incluyendo todas las conductas observables de la misma, que se

encuentran precargadas.

1) Presione el botón de “Eliminar competencia”.

2) Seleccione la competencia que desea eliminar.

5) Redacte la conducta observable que estará dentro

de la competencia que va a agregar y presione

“Agregar”.




3) Cuando haya elegido la competencia a eliminar, presione “Eliminar” y ésta competencia junto con su lista

de conductas observables, será eliminada permanentemente.

Nota: es importante que elimine competencias única y exclusivamente si no asignará ninguna conducta

observable asociada a ésta competencia.

6. MÓDULO CONFIGURACIÓN

En éste módulo realizará la configuración de la mayoría de las funciones vitales para el funcionamiento

adecuado del sistema.

En éste módulo, encontrará una lista desplegable con distintas opciones a elegir para su configuración:




6.1. Administración de Periodos

En éste apartado podrá dar de alta sus periodos, activar, desactivar, editar, y/o eliminar el periodo.

Es importante que, como coordinador (administrador) del sistema, cree periodos para que todo el

personal pueda asignar y/o realizar su respectiva evaluación.

En caso de que usted no cree el periodo, su personal con colaboradores a cargo, no podrá hacer la

asignación de objetivos.

6.1.1. Alta de nuevo periodo.

1) Presione el botón de “nuevo”.




6.1.2. Editar periodo (cambiar inactivo/activo).

1) Si requiere editar algún dato del periodo creado, presione el ícono color verde, destinado a la edición de

la información.

2) En la ventana que se abre, ingrese el nombre del nuevo

periodo que está creando.

3) Posteriormente, ingrese la fecha de inicio del periodo y la

fecha de cierre. Puede crear sus periodos mensual,

bimestral, semestralmente, etc. de acuerdo a su

necesidad organizacional.

4) Seleccione el estatus del periodo, si permanecerá “activo”

o “inactivo”. Es necesario que para que su personal pueda

asignar objetivos dentro de ese periodo, permanezca

activo. Si es un periodo que no estará en uso por el

momento, puede crearlo en estatus “inactivo”.

5) Cuando tenga todos los campos llenos, presione “Aceptar”

y el nuevo periodo estará creado.




2) Puede modificar el nombre del periodo, así como el rango de días (fecha inicial – fecha final) destinada

para el periodo y también podrá activar o desactivar el periodo.

- Al realizar los cambios necesarios, presione “Aceptar”.

6.1.3. Eliminar periodo.

- En caso de que haya creado un periodo por error o no lo necesite, puede eliminarlo presionando el ícono

color rojo, que es para “eliminar”.




6.2. Criterios de evaluación para conductas.

En este apartado deberá de asignar el peso a los criterios de evaluación de las conductas. Cada criterio

deberá tener varios niveles.

En Smart Performance, se encuentran precargados 2 aspectos de los cuales tienen 3 niveles cada uno;

Calidad de actuación: Actuación de nivel deficiente (0), nivel aceptable (1) y muy sobresaliente (2),

Frecuencia: Sólo a veces presenta la conducta (1), Siempre presente la conducta (2) y No presenta la

conducta (0).

Calidad en la

actuación de

la conducta

Frecuencia con

la que se

repite la

conducta

Peso que se asigna

a cada nivel




Puede utilizar éstos dos criterios y lo niveles precargados, o puede agregar, cambiar o quitar criterios y de

igual forma, agregar, cambiar o quitar niveles.

6.2.1. Editar criterio de evaluación.

- Presiona el ícono color verde.

- Modifique el/los dato(s) que requiere cambiar (el criterio, la descripción y/o el peso) y Presione aceptar

para que los datos sean almacenados.

6.2.2. Eliminar criterio de evaluación.

- Seleccione el ícono color rojo, para eliminar permanentemente el criterio.




6.2.3. Agregar nuevo criterio de evaluación.

- Presione el botón de “nuevo”.

- Ingrese los datos del nuevo criterio y presione el botón de “aceptar” para que sean agregados.

6.3. Distribución de pesos (Objetivos – Competencias).




- Es importante que asigne el peso que tendrán los objetivos y las competencias. El total debe de sumar

100, por lo que tendrá que distribuir el peso entre estos dos conceptos.

Nota: Para decidir qué cantidad asignar a cada concepto, debe de saber principalmente, para la

organización qué tiene mayor importancia; si las competencias o los objetivos.

- Una vez definido, presione “Guardar cambios”.

Nota: el peso que usted asigne en este apartado, estará relacionado con la actividad de evaluación del

personal, ya que evalúa tanto competencias (conductas observables) como objetivos y en base al peso

que asigne a cada concepto, es la calificación que obtendrá el colaborador evaluado.

6.4. Matriz de desempeño y potencial (Nine - box).

100




6.4.1. Información general de la Matriz de desempeño y potencial

- La matriz de desempeño y potencial maneja una tabla similar a un plano cartesiano, en donde

horizontalmente se maneja el “Desempeño demostrado” del personal y verticalmente se muestra el

“potencial demostrado” por el personal para poder hacer un cambio de puesto o tener un crecimiento

profesional.

- Al presionar en cada cuadrante, obtendrá su descripción general.

- La tabla se lee de abajo hacia arriba

siguiendo su misma letra (C, B, A)

teniendo en cuenta en el primer

cuadrante (3C) al personal con más

bajo desempeño y con un limitado

potencial de crecimiento, y en el

cuadrante 9 (1A) al personal con un

excelente desempeño y un amplio

potencial para desempeñarse como

un líder o tener mayores

responsabilidades.




6.4.2. Asignación de rangos para la matriz de desempeño y potencial.

- En el sistema se encuentran precargados los rangos, sin embargo, podrá modificarlos de acuerdo a la

necesidad de su organización.

- Es indispensable mantener la continuidad entre los rangos, al ir cambiando de nivel.




- Una vez realizados los cambios necesarios, presiona el botón de guardar cambios.

6.5. Categorías de desempeño general.

En éste apartado podrá asignar las categorías para el desempeño de su personal. Smart Performance tiene

precargadas 5 categorías, mismas que usted podrá editar, eliminar y/o agregar nuevas.




6.5.1. Editar una categoría.

1) Presione sobre el ícono de color verde.

2) Realice el cambio del aspecto a modificar; el nombre de la categoría o los límites superior o inferior y

presione aceptar para que se realice la modificación.

6.5.2. Eliminar una categoría.

- Para eliminar una categoría permanentemente, presione el ícono color rojo.




6.5.3. Agregar una nueva categoría.

1) Presione el botón “Nuevo”.

2) Ingrese los datos de la nueva categoría y presione “Aceptar” para que la nueva categoría sea almacenada.

6.6. Alineación estratégica.




Éste es uno de los aspectos más importantes para configurar, debido a que, todos los objetivos asignados a

cada uno de sus colaboradores, tendrán que regirse por lo que ingrese en este apartado.

La alineación estratégica se deberá de establecer en conjunto con el director general, ya que se requiere

conocimiento de la visión de la empresa y hacia dónde se dirige.

6.6.1. Agregar concepto de la alineación estratégica.

1) Presione el botón de “Nuevo”.

2) Ingrese el concepto.




Una vez que haya agregado todos sus conceptos, podrá modificar o eliminar aquel que considere que no

es viable.

6.6.2. Editar concepto de la alineación estratégica.

1) Presione sobre el ícono de color verde.

2) Realice el cambio del aspecto a modificar, ya sea el concepto o la descripción y presione “Aceptar” para

que se realice el cambio.

3) Agregue la descripción de ese concepto, es decir, el

significado o a lo que se refiere el concepto, y

finalmente presione “Aceptar” para que el

concepto sea agregado.




6.6.3. Eliminar concepto de la alineación estratégica.

1) Presione sobre el ícono color rojo para eliminar permanentemente el concepto.

7. MÓDULO AVANCES

Puede revisar por periodo, cuáles colaboradores han sido evaluados y cuáles a no han sido evaluados.




4) En la tabla le aparecerá el estatus “abierto o cerrado” del periodo, y si ya fue o no evaluado, podrá

consultar la calificación.

5) Puede exportar a Excel los datos obtenidos.

1) Seleccione el periodo del cual

realizará la consulta.

2) Seleccione el supervisor (puede

seleccionar VER TODOS).

3) Presione el botón de “Aplicar filtro”.




8. MÓDULO LOGOTIPO

8.1. Cargar logotipo de la empresa.

1) Siga las indicaciones de los requerimientos de la imagen a cargar, que se encuentran al inicio.

2) Para hacer la carga de su logotipo, puede arrastrarlo desde donde lo haya guardado:

O realizar la búsqueda del mismo presionando el botón “Examinar”:




3) Al momento de que su Logotipo fue cargado exitosamente, verá en la parte inferior una barra de color

verde que le indicará el porcentaje cargado:

4) Su logotipo lo podrá visualizar en la parte superior izquierda de éste módulo únicamente, sus

colaboradores podrán ver su logo en sus cuentas individuales.

5) Una vez cargado el logotipo, podrá eliminarlo o descargarlo si así lo de sea, yendo a la parte inferior

“Archivos Cargados”:

9. MÓDULO DE CORREOS

Smart Performance maneja 5 plantillas para envío de correos:

- Correos enviados al asignar periodos.

- Correos enviados al editar periodos.




- Correos enviados al evaluar periodos.

- Correos enviados al vencer periodo de evaluación.

- Envío de claves y contraseñas.

En éste módulo podrá editar el contenido de cada una de éstas plantillas, de acuerdo a la necesidad de

su empresa.

Dentro del contenido de cada plantilla se manejan “Etiquetas” mismas que deberá respetar ya que éstas

tomarán el valor correspondiente donde sean colocadas.

1) Seleccione la etiqueta que desea modificar, de la lista desplegable en donde encontrará las 5 opciones.

2) Puede editar el título (asunto) del correo. Es importante que respete la etiqueta que se encuentra entre

corchetes, ya que ésta sustituirá la información correspondiente, cuando los correos sean enviados

automáticamente.




3) Redacte el contenido, respetando las etiquetas. Puede mover las etiquetas de lugar y colocarlas justo en

donde desea que aparezca la información que sustituirán:

4) Podrá dar formato a su redacción, mediante la barra de herramientas:

[nombre_periodo] Etiqueta que

sustituirá el nombre del periodo activo

[evaluado] Etiqueta que sustituirá el

nombre del colaborador que será evaluado. [nombre_periodo]

Etiqueta que sustituirá el

nombre del periodo en

que será evaluado el

colaborador.

[evaluador]

Etiqueta que

sustituirá el

nombre del

supervisor. [tabla_periodo_activo] y [tabla_conductas_puesto]

Etiquetas que sustituirán las tablas correspondientes a los

objetivos asignados en el periodo activo, así como, las

conductas observables asignadas al mismo periodo.




5) Cuando tenga el contenido redactado, presione el botón “Guardar cambios”, para que la información que

modificó quede almacenada.

6) Podrá enviar un correo de prueba para visualizar como lo estaría recibiendo el personal.

- Presione el botón “Enviar correo de prueba” e ingrese los datos requeridos.

Nota: éste procedimiento lo deberá realizar por cada una de las plantillas precargadas si desea hacer

alguna modificación.

10. MÓDULO PERIODOS

En éste módulo podrá hacer la consulta de resultados individuales por colaborador de los periodos que ya

se encuentran inactivos y que previamente fueron evaluados.

10.1. Consulta de Resultados individuales por persona (periodos evaluados).




1) Seleccione el área en la que se encuentra la persona de la que desea realizar la consulta.

2) De la siguiente lista desplegable, seleccione el nombre de la persona de la cual consultará los

resultados.

3) Finalmente, seleccione el periodo que desea consultar de la persona seleccionada. Recuerde que el

periodo debe de estar inactivo y evaluado para poder obtener los resultados.

- Consulta del resultado general por persona. En este resultado, se toman en cuenta los dos aspectos

evaluados; objetivos y conductas observables, específicamente del periodo seleccionado.




- Consulta de resultados de los objetivos individuales (por periodo).

Como podrá observar, tanto en la evaluación de objetivos como de conductas, hay una columna que dice

“Resultado obtenido, Puntaje Obtenido” y otra que dice “Resultado sugerido, Puntaje sugerido”.

Esto es debido a que el evaluado podrá hacer una sugerencia de calificación (como se muestra en el

rectángulo color verde), sin embargo, el supervisor puede poner esa u otra puntuación de acuerdo a lo

que considere viable para el evaluado (rectángulo azul).

- Consulta de resultado de las conductas observables.




10.2. Abrir periodo de evaluación cerrado.

En caso de que por error algún supervisor cerró un periodo sin evaluar algún objetivo o conducta, o con alguna

calificación incorrecta, el coordinador podrá re-abrir dicho periodo:

1) Seleccione el departamento.

2) Seleccione el nombre del colaborador, del periodo que se va a re-abrir.

3) Seleccione el periodo que va a re-abrir.

4) En la parte inferior central (debajo de las conductas a evaluar), encontrará un botón que dice “Re-abrir

periodo de evaluación”. Presione dicho botón y quedará abierto de nuevo para que el supervisor pueda

ingresar a realizar la evaluación.




10.3. Exportar a Excel o PDF, resultados individuales.

Presione el botón “Exportar a PDF”.

Presione el botón “Exportar a PDF”.

11. MÓDULO NINE – BOX

Para consultar el nivel en el que se encuentra su personal dentro de la Nine-Box, de acuerdo a los resultados

obtenidos en sus evaluaciones, lo podrá realizar desde éste módulo.

Nota: únicamente el personal que cuente con conductas de desarrollo y objetivos de desarrollo asignados, la

encontrará en éste módulo.

11.1. Consulta de Nine-Box, individual por persona (periodos evaluados).




Nota: recuerde que sólo podrá consultar la nine – box de los colaboradores que se les hayan evaluado

objetivos y competencias enfocadas al desarrollo profesional, de lo contrario, no aparecerá ningún periodo.

Una vez realizada la selección, podrá consultar el puntaje obtenido por la persona evaluada, en donde se

incluyen 3 resultados:

- Calificación Global del periodo. En este se incluye competencias y conductas del puesto, así como las de

desarrollo.

- Calificación del puesto. En este se incluye conductas y objetivos del puesto.

- Calificación de desarrollo. Incluye objetivos y competencias de desarrollo.

- Nivel obtenido en el periodo.

1) Seleccione el nombre de la persona, y el

periodo de la cual consultará el nivel en la

Nine – Box.

2) Posteriormente, seleccione el periodo del

cual desea consultar la Nine – Box. Recuerde

que éste debe de estar Inactivo/cerrado.




Al presionar sobre el nivel, podrá consultar la descripción de la casilla en la que se encuentra.

Posteriormente, podrá ubicar a la persona

evaluada en el cuadrante correspondiente de

acuerdo a su resultado global.

La matriz Nine-Box permite identificar la

relación de desempeño mostrado y potencial

de crecimiento del evaluado.

Para saber en cuál nivel se encuentra la

persona, lo podrá ubicar por medio de un

círculo verde con una palomita blanca.




Nota: cabe mencionar que los rangos tomados para asignar los niveles, son los que previamente tendrá que haber

configurado en el módulo de “Configuración”.

11.2. Exportar a PDF, resultados de Nine - Box.

Presione sobre el botón “Exportar a PDF”.

12. MÓDULO DE REPORTES

En éste módulo podrá obtener un reporte de los resultados por área, con sus gráficas correspondientes.

12.1. Consulta de reporte de resultados por área.

1) Seleccione el tipo de filtro que realizará, podrá hacerlo por promedios individuales por puesto y por

departamento, así como por promedios globales por puesto y por departamento.




2) Seleccione el área de la cual desea obtener el reporte.

3) Posteriormente, seleccione el periodo del cual consultará los resultados.

4) Presione el botón “Generar resultados”.




Las gráficas que obtendrá serán similares a las siguientes.

12.2. Exportar a PDF el reporte de resultados por áreas.

Presiona el botón Exportar a PDF.

13. SALIR DE LA APLICACIÓN

Para salir de la aplicación, podrá hacerlo desde el ícono de la puertita que

encontrará en la parte central inferior del menú principal.

En cada módulo en la parte superior, encontrará un botón para realizar ésta

acción.


indice - humansmart€¦ · una vez creados los puestos, podrá exportar la información en excel....

Documents